Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior

Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario

unidad de los sistemas y

procedimientos.

Aut
ores:
Fabiana
Garca C.I: 24.718.798
Jaime
Carrasquero C.I: 13.381.529
Ivan Salazar C.I: 10.796141
Edwuard Garcia C.I: 26.338.777
Jose Virriel C.I: 22.417116
Fernando Escalona C.I: 19.480.454
Valencia, mayo 2015

Unidad de sistemas y procedimientos

La unidad de sistemas y procedimientos, es la unidad departamental
dentro de la organizacin que se encarga de conocer todos los
problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de
procedimientos, que surjan de la adecuacin de los diversos sistemas
formales a los objetivos determinados por la direccin superior, y
proponer las soluciones que correspondan para mejorar el grado de
eficiencia que aquellos posean. Apoyndose en las tcnicas
especficas corrientes, por propia iniciativa, por encargo de algn
sector directivo o dentro de un plan general de trabajo.
En el trabajo administrativo diario los sistemas y procedimientos
juegan un papel muy importante, ya que por su diseo y operacin
deben responder a la forman en que se harn las cosas, los medios
que se utilizan para llevar a cabo las tareas asignadas y la
metodologa de los procesos y trabajos empleados
Las funciones en al rea de sistemas y procedimientos son las
siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Estudio de la Estructura
Anlisis de las funciones
Estudio de los procedimientos
Diseo de formularios
Redaccin de manuales
Ordenamiento de oficina

Area de asesoria para el diseo de sistemas administrativos

Subgerencia de procesos administrativos
OBJETIVOS:
Revisar y mantener actualizados los procedimientos y polticas
institucionales que regulan, cada unidad administrativa de la
empresa a los esquemas de operacin que demanda su dinmica de
operacin, optimizando el uso de los recursos materiales y
tecnolgicos y la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para
lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las actividades.

FUNCIONES:
Determinar tcnicamente en coordinacin con los usuarios, la
posibilidad de automatizar los procedimientos, indicando claramente
las prioridades reales de acuerdo a los volmenes de trabajo y
manejo de informacin.
Elaborar los sistemas administrativos, polticas y
procedimientos de las unidades administrativas de la empresa.
Analizar los sistemas integrales de operacin de las unidades
administrativas existentes para determinar el grado de
eficiencia y optimizacin de tareas.
Implantar los sistemas administrativos y procedimientos de
nueva estructuracin y realizar las pruebas y ajustes de
operacin necesarias para su desarrollo.
Elaborar y actualizar los manuales de polticas y procedimientos
de las unidades administrativas de la empresa y darlos a
conocer en la pgina institucional publicada por medio de
Intranet de la empresa.
Autorizar la elaboracin del diseo de las formas continuas
institucionales para su posterior reproduccin.
Contribuir a la modernizacin de la operacin de los procesos a
travs del diseo de mtodos y de sistemas integrales de
administracin.

Organizacin y mtodos

Se hace necesario para estudiar los problemas de estructura y

funcionamiento de la Administracin, cumpliendo como funcin
aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y
mtodos empleados por los servicios que dirigen. La necesidad principal
se cubre en el momento de asegurar el mximo de eficiencia y mediante
la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin.

Ventajas de organizacin y mtodos

Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y puede
tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse
de abandonar otras responsabilidades.

Desventajas o limitaciones

Desarrolla las facultades crticas, es decir, interrogar lo que se

hace y porque se hace.
La carencia de un programa de Organizacin y Mtodos en las
dependencias pblicas y muchas veces en las privadas, no
permite el desarrollo de las actividades con la mxima
eficiencia.
Hay una gran escasez de personal calificado para trabajar en el
departamento de Organizacin y Mtodos.
La resistencia al cambio del personal que labora en las
organizaciones.

Caractersticas
Tiene tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin
ninguna presin.
Es independiente de la unidad que est capacitado para hacer
apreciaciones objetivas.
Tiene suficiente adiestramiento en tcnicas especializadas que son
complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

Objetivos de organizacin y mtodos

Conceptuar la organizacin como la funcin que se sustenta en
buscar los medios prcticos para distribuir las funciones en las
distintas unidades orgnicas del servicio administrativo respectivo.

Determinar el grado de eficiencia y rentabilidad de cada rea

funcional.
Conceptuar al mtodo como el proceso de reflexin que permite
enfocar y abordar el problema de la organizacin.
Servir de vinculacin entre el rgano central de administracin y las
dependencias en la ejecucin de prioridades del mejoramiento.
Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin
y los problemas que de ellos se derivan.
Cambiar la actitud y comportamiento de las personas en el marco de
la modernizacin administrativa.

Funciones de organizacin y mtodos

Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el
funcionamiento de la organizacin.
Adecuar la organizacin y las funciones de acuerdo con el
departamento en el que se trabaje.
Asesorar a los departamentos que los soliciten en cuanto a la
interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas.
Dictaminar el asesoramiento de los trabajos que debe realizar
la organizacin en cada uno de los departamentos.
Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que
permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las
actividades de todo el recurso humano.

Ubicacin de organizacin y mtodos dentro de la empresa

Segn la funcin de asesora debe ubicarse en el mximo nivel
jerrquico.
Segn la funcin de apoyo administrativo, se puede ubicar a
nivel lineal.
Segn la funcin de los proyectos se puede ubicar en cualquier
nivel jerrquico.

Organizacin de tipo lnea staf

Es el resultado de la combinacin de la organizacin lineal y la

funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de
organizacin y reducir sus desventajas formando la llamada
organizacin jerrquica-consultiva.
La organizacin lnea-staf ha sido la forma de organizacin ms
ampliamente aplicada y utilizada en todo el mundo hasta el
momento.
En primer lugar, los niveles son costosos. A medida que aumentan, se
destinan cada vez ms esfuerzo y dinero a la administracin debido a
los gerentes adicionales, el staf que los asesora y la necesidad de
coordinar las actividades departamentales, ms los costos de las
instalaciones para ese personal. En segundo lugar, los niveles
departamentales complican la comunicacin. Una empresa con
muchos niveles tiene mayores dificultades para comunicar. Objetivos,
planes y polticas en sentido descendente por la estructura
organizacional que aquella en que el gerente general se comunica
directamente con sus empleados.
Criterios Para Diferenciar Lnea Y Staf
Generalmente todos los rganos de lnea estn orientados hacia el
exterior de la organizacin donde se sitan sus objetivos, mientras
que los rganos de staf estn orientados hacia dentro para asesorar
a los dems rganos, sean de lnea o de staf.

Las principales funciones del staf son:

Servicios
Consultora
Monitoreo
Planeacin y control

Ventajas de la organizacin lnea-staf:

Asegura asesora especializada e innovadora, y mantiene el
principio de la autoridad nica.
Actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y los
rganos de staf.
Desventajas de la organizacin lnea- staf:

 La organizacin lnea-staf presenta algunas desventajas y

limitaciones que no afectan las ventajas que ofrece.
El asesor de staf es generalmente un tcnico con preparacin
profesional, mientras que el nombre de lnea se forma en la
prctica.
El asesor generalmente tiene mejor formacin acadmica, pero
menor experiencia.
El personal de lnea puede sentir que los asesores quieren
quitarle cada vez mayores porciones de autoridad para
aumentar su prestigio y posicin.

Ejemplo:
Los rganos de produccin y de ventas representan las actividades
bsicas y fundamentales de la organizacin: las actividades metas los
dems rganos complementarios y secundarios representan las
actividades medio. Si se produce algn cambio en los objetivos de la
organizacin, la estructura lnea-staf tambin lo cambiar.