Cdigo: PCD-MC-RD-524

PROCESO DE MEJORA CONTINUA

ETAPA DE EVALUACIN DE LA GESTIN DE LA ENTIDAD
A LC A LD A MAYO R
D E B O G O T D .C .
Secretara

PROCEDIMIENTO DE REVISIN POR LA DIRECCIN

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Fecha: 20-AGO-09

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Integracin Social

1. Objetivo del procedimiento

Realizar la revisin del Sistema Integrado de Gestin, con el fin de verificar la conveniencia, adecuacin, eficiencia, efectividad y eficacia
continua del sistema de la Secretaria Distrital de Integracin Social.
2. Glosario:
Conveniencia: grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas organizacionales.
Adecuacin: grado en el que las disposiciones planificadas permiten cumplir con los requisitos, polticas y objetivos de la entidad.
Eficiencia: es la relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados
Efectividad: es el nivel de impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos
utilizados y disponibles.
Sistema Integrado de Gestin: sistema creado con el propsito orientar y fortalecer la gestin, direccionar y alinear conjuntamente los
requisitos de la norma del Sistema de Gestin de Calidad, Sistema de Control Interno en el marco del Modelo Estndar de Control
Interno, del Sistema de Desarrollo Administrativo, y del Plan Institucional de Gestin Ambiental, con la direccin estratgica de la
entidad con el fin de garantizar su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y la optimizacin de recursos y procesos.
Transparencia: La gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que
las entidades garanticen el acceso a la informacin pertinente de sus procesos facilitando el control social.
Procesos: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos
de entrada en resultados.

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3. Condiciones generales
1-) Cada seis meses debe aplicarse este procedimiento.
2-) Para suministrar la informacin de entrada para la revisin por la direccin, los lideres de proceso debern tener en cuenta los
siguientes insumos y diligenciar el formato de reporte de desempeo del proceso:
a. Cronograma entrega informes de evaluacin de la Secretaria Distrital de Integracin Social.
b. Resultados de auditorias internas y externas. Los resultados de las auditorias internas deben incluir el nivel de cumplimiento de
los requisitos de las normas que conforman el Sistema Integrado de Gestin.
c. Retroalimentacin del Cliente (medicin de la satisfaccin del cliente).
d. Anlisis de desempeo de los procesos segn sus indicadores.
e. Informe de Quejas y Soluciones
f. Anlisis de conformidad del producto o servicio.
g. Mapa de riesgos por procesos.
h. Estado de acciones correctivas y preventivas (Administracin de acciones correctivas y preventivas).
i. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin.
j. Cambios que podran afectar el Sistema Integrado De Gestin.
k. Adecuacin y conveniencia de la poltica y objetivos de calidad.
l. Recomendaciones para la mejora.
3-) El Informe de Revisin por la Direccin deber enmarcarse en la mejora continua del Sistema Integrado de Gestin, a partir del
reporte de desempeo del proceso, las recomendaciones del Comit Directivo y el criterio, anlisis y conclusiones individuales, en los
siguientes sentidos:

La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado De Gestin y sus procesos (acciones de mejora
continua de los procesos, frente al resultado de las auditorias y de la medicin de sus indicadores y controles).
La mejora del servicio en relacin con los requisitos del cliente (qu y cmo se mejoran los servicios prestados para la
satisfaccin del cliente).
Las necesidades de recursos (cmo se garantizan los recursos financieros, humanos, tecnolgicos, fsicos, de
informacin y de tiempo para la mejora continua del Sistema Integrado de Gestin).

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4. Relacin con otros procedimientos y procesos

Todos los procesos
de la entidad
Todos los procesos
de la entidad

Informacin de
entrada para revisin
del Sistema
Integrado de Gestin

Revisin por la
Direccin

Documento de
Revisin del Sistema
Integrado De Gestin

Procedimiento
Acciones de mejora

CONVENCIONES:

Procedimiento principal

Procedimiento o instancia relacionada

Proceso relacionado

Insumo o producto

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5. Diagrama de flujo del procedimiento

REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIN (DADE)

LDERES DE PROCESO

LDER DEL PROCESO DE

MEJORA CONTINUA

CONSEJO DIRECTIVO

JEFE OFICINA DE
CONTROL INTERNO

INFORMACIN

PHVA

Inicio

1. Solicitud de la
informacin de entrada para
la revisin del Sistema
Integrado de Gestin.
2. Preparar la informacin
para la revisin segn lo
establecido en el numeral 3
de este procedimiento.

3. Analizar y consolidar la
informacin reportada por
los procesos

4. Aprobar el informe
consolidado
5. Analizar el informe de
Revisin por la Direccin y
tomar las decisiones
derivadas de la revisin.

6. Procedimiento de
Acciones de Mejora

1. Memorando

1. P

2. Reporte de desempeo
del proceso

2. H

3.
Informe
preliminar
consolidado del Sistema
Integrado de Gestin.

3. H

4. Informe de Revisin por

la Direccin

4. V

5. Acta de Revisin del

Sistema Integrado de
Gestin

5. V

6. Instrumento de registro y
control de acciones de
mejora

6. A

Fin

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6. Aclaracin de las actividades

Actividad No. 5: En la reunin del Comit Directivo, el (la) Representante de la Direccin debe presentar a ste, el Informe de Revisin
por la Direccin, y solicitar las recomendaciones de decisiones para la mejora.
El Acta de Revisin del Sistema Integrado de Gestin debe incluir los resultados, decisiones, acuerdos alcanzados, recursos necesarios
y las solicitudes de accin de mejora, para lo cual se debe aplicar el procedimiento de acciones de mejora.
La toma de decisiones hace mencin a los compromisos de la Direccin, en el marco de la mejora continua del Sistema Integrado de
Gestin, con base en el Informe de Revisin por la Direccin, en los siguientes sentidos:
a. La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin y sus procesos (acciones de mejora continua
de los procesos, frente al resultado de las auditorias y de la medicin de sus indicadores y controles)
b. La mejora del servicio en relacin con los requisitos del cliente (qu y cmo se mejoran los servicios prestados para la
satisfaccin del cliente).
c. Las necesidades de recursos (cmo se garantizan los recursos financieros, humanos, tecnolgicos, fsicos, de informacin y de
tiempo para la mejora continua del Sistema Integrado de Gestin).

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7.

Posibles productos o servicios no conformes

ACTIVIDAD

PRODUCTO O
SERVICIO

CRITERIO DE ACEPTACIN

2. Preparar la informacin para la

revisin segn lo establecido en el
numeral 3 de este procedimiento

Reporte de desempeo
del proceso.

Completitud.
Totalidad
de
la
informacin de entrada para la revisin
por la direccin, de acuerdo con las
condiciones generales.

Revisin y validacin
informacin
incluida
instrumento.

2. Preparar la informacin para la

revisin segn lo establecido en el
numeral 3 de este procedimiento

Reporte de desempeo
del proceso.

Cumplimiento.
Desarrollo de la
actividad de acuerdo con el cronograma
establecido.

Implementar correctivos y formular

acciones de mejora para evitar que
vuelva a presentarse la no
conformidad.

Instrumento de
registro y control
de acciones de
mejora

3. Analizar y consolidar la
informacin reportada por los
procesos

Anlisis de la informacin
reportada por los
procesos.

Idoneidad.
Contar con el recurso
humano idneo para el anlisis de la
informacin.

Definicin de perfil necesario para

el recurso humano que realizar el
anlisis.

Estudios previos

3. Analizar y consolidar la
informacin reportada por los
procesos

Anlisis de la informacin
reportada por los
procesos.

Cumplimiento.
Desarrollo de la
actividad de acuerdo con el cronograma
establecido.

Implementar correctivos y formular

acciones de mejora para evitar que
vuelva a presentarse la no
conformidad.

Instrumento de
registro y control
de acciones de
mejora

5. Analizar el informe de Revisin

por la Direccin y tomar las
decisiones derivadas de la
revisin.

Toma de decisiones frente

informacin.

Decisin.
Definicin
de
los
compromisos de la Alta Direccin,
como resultado de la revisin del
Sistema Integrado de Gestin.

Realizar una revisin y/o ajuste

previos, de las decisiones tomadas
a fin de que se encuentren
enmarcadas en la mejora continua.

Acta de revisin
del Sistema
Integrado de
Gestin.

NOMBRE

CARGO

Claudia Ximena
Hormaza Lozano
Asesora - Direccin
Anlisis y Diseo
Estratgico.

ELABORO
Benjamn Prez
Acosta
Asesor - Direccin
Anlisis y Diseo
Estratgico.

Yamile Espinosa
Galindo
Asesora - Direccin
Anlisis y Diseo
Estratgico

CORRECCIN

REGISTRO
de la
en
el

Formato de
Reporte de
desempeo del
proceso

REVISO

APROBO

Javier Fernando Mora Andrade

Javier Fernando Mora Andrade

Director - Direccin de Anlisis y

Diseo Estratgico.

Director - Direccin de Anlisis y Diseo Estratgico

(representante de la alta direccin para el Sistema
Integrado de Gestin)

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