Especificaciones Técnicas San Antonio Del Tachira

ESPECIALIZACION TECNOLOGICA EN GESTION Y SEGURIDAD DE
BASES DE DATOS
Validacin de tcnicas de migracin y herramientas ETCL
FICHA :1007729
INSTRUCTOR LIDER: Yair Enrique Tache Niebles
INTEGRANTE: CARLOS ANDRES PLAZA MARRUGO
LA EXCELENCIA UN COMPROMISO DE TODOS
Elemento
Instancias
1)
2)
Ambientes
Despliegue
1)
2)
3)
4)
y
Licencias
Nmero
de
Usuarios
Descripcin
3 instancias independientes:
Servicios Registrales
Centro de Arbitraje y Conciliacin
3) Gestin Interna (Transversal a
toda la Entidad)
Para cada una de las instancias solicitadas
se
deben implementar 4 ambientes:
Desarrollo,
Pruebas
Preproduccin
Produccin.
Se debe cotizar 1 modelo obligatorio y
1
opcional:
Licenciamiento a perpetuidad:
Costo
inicial
y
costo
de
mantenimiento
anual,
suscripcin anual; para todos los

ambientes
(obligatorio).
El
mantenimiento
debe
incluir
actualizaciones durante los tres
(3) aos siguientes a partir del
despliegue de la solucin.
Servicio en la nube: Costo
mensual de alquiler de la licencia
y la plataforma para todos los
La solucin ser utilizada
por 500
usuarios
para lectura/escritura, en donde la
concurrencia oscila entre el 40% y 50%.
La solucin ser utilizada por un nmero
ilimitado de usuarios para consulta.
Almacenamient
o
Actualmente se tienen almacenados 2TB

de
informacin en NAS y 5TB en EMC Centera
Caractersticas
Bsicas
Son de obligatorio cumplimiento las

capacidades incluidas en el Anexo 1, en
particular se deben cotizar los mdulos
que permitan:
1. Almacenamiento Documental
2. Captura e Indizacin
Aclaraciones
Para la calificacin se
tendr
en cuenta el costo total de
propiedad a 3 aos (TCO)
de ambas opciones.
Para el modelo obligatorio
se debe incluir dentro de la
solucin propuesta un
presupuesto del costo de
la infraestructura como
servicio requerido para
soportar
los
requerimientos
incluidos
en este pliego.
El nmero de usuarios
para
cada una de las instancias
se encuentra distribuido de
la siguiente forma:
Servicios
Registrales: 300
usuarios
Centro de arbitraje
y conciliacin: 50
La usuarios
solucin
debe
integrarse
con la plataforma EMC
Centera y se debe incluir,
dentro de la solucin
propuesta, el costo de
almacenamiento
en nube.
Deben
ser cotizadas
todas
las capacidades descritas.
Se deben tener en cuenta
las
capacidades
de
Gestin Documental segn
la ley general de archivo
del Archivo General de la
Nacin y
lo
dispuesto
3. OCR y alimentacin automtica de

Metadatos
4. Visualizacin
de
documentos
(incluyendo tipos de archivo de
audio, video y planos en Autocad y
Visio), con capacidades de
marcado, subrayado y notas.
5. Mecanismos
de
Aprovisionamiento.
Se
deben
proveer
al
menos
dos
mecanismos:
aprovisionamiento
en lnea, y aprovisionamiento
masivo (via batch)
6. Parametrizacin commercial off
the shelf (COTS), "Funcionalidad
Productizada incluida en la oferta
bsica", de la normativa del
Caractersticas
7. Se requieren adicionalmente
Adicionales
los siguientes mdulos:
(mdulos
8. Digitalizacin
/
opcionales)
Digitalizacin Certificada
9. Conectores SAP
10. Herramienta para la
implementacin de flujos
personalizados
11. Soporte BPMN 2.0
12. Mecanismos de Firma digital
/ Electrnica
13. Mdulo
de
Correspondencia integrado a la
solucin
Instalacin
Se deben proveer servicios de instalacin

y configuracin de la herramienta para la
opcin de licencias a perpetuidad o
suscripcin anual, para las tres instancias
solicitadas. La configuracin de Series
Documentales solo aplica para Servicios
Registrales y CAC.
Integracin
En el anexo de integracin se detalla la

arquitectura propuesta, as como los
protocolos de integracin requeridos.
Se debe proveer servicios de integracin
para las tres instancias solicitadas.
Superintendencia
de Industria y Comercio en
la resolucin 8934 de 2014
y la
resolucin 723 de 2015.
Estas
caractersticas
(mdulos
opcionales) deben estar
soportadas pero NO deben
ser incluidas en el precio
ofertado (oferta bsica).
Sin embargo, se solicita
explcitamente
proveer
costo
referencial
para
estas caractersticas.
Se
debe
cotizar
licenciamiento, despliegue
(On-Premise
y
IaaS),
integracin,
soporte,
Alcance de la
configuracin: Se deben
configurar hasta 40 series
documentales,
con hasta 5
sub-series
conteniendo hasta 30 tipos
documentales y hasta 40
metadatos
cadauna
Se
debe por
proveer
interfaz CMIS 1.1 para la
mayora de interacciones,
y se deben contemplar
servicios de integracin
para los casos descritos
sean
cubiertos
por
el estndar.
Conversin
Migracin
Soporte
y Garanta
Capacitacin
Se deben convertir todos los documentos

existentes TIFF IV a PDF/A 1 hasta el
momento de realizar la conversin
(aproximadamente 117 millones de
imgenes hasta Marzo/2015). Estas
imgenes estn almacenadas en EMC
Se debe migrar/generar la metadata de
cada documento en el momento de
conversin.
Se debe proveer soporte y operacin por 1

mes despus de la salida a produccin. Se
solicita garanta de tres (3) aos a partir de
la entrada en produccin de la primera
instancia contra fallas del producto y las
personalizaciones (parametrizaciones y
configuraciones) implementadas.
Se deben brindar servicios de capacitacin
a:
15 desarrolladores
45 usuarios de negocio/facilitadores Se
debe incluir el temario propuesto y la
intensidad horaria.
Se debe incluir y proveer el material
impreso y digital de capacitacin para los
participantes.
Mdulo
de
Correspondenc
Se deben cotizar los

servicios y herramientas
necesarios
para
esta
actividad.
Se debe presentar un plan
de
migracin
que
contemple un crecimiento
de 75000 pginas diarias.
Los metadatos deben ser
autocontenidos.
Durante el primer mes se
deber
realizar
transferencia
de
conocimiento sobre todos
los procesos necesarios
para
garantizar
la
disponibilidad
de
la
solucin
y
los
La
capacitacin
a
desarrolladores se enfoca
en
capacidades
de
integracin y migracin
(APIs, carga masiva y en
lnea al ECM). La de
usuarios de negocio en
todos los casos de uso
posibles
sobre
la
herramienta.
Se debe implementar el mdulo de

Gestin de Correspondencia de la CCB de
acuerdo con la especificacin funcional
hecha por la entidad.
Estructura de Costos
El proveedor debe diligenciar el Anexo PROPUESTA ECONMICA donde se detalla el costo
total de la oferta.
El proveedor puede ofrecer un esquema de licenciamiento perpetuo con sus respectivos
contratos de soporte para los aos 2 y 3 (tems 1, 2 y 3) o por suscripcin (tem 4), solo uno
de los dos. En caso de ser por Suscripcin, debe indicar el costo total de la suscripcin por
tres (3) aos.
El proveedor debe incluir en su oferta la Infraestructura de hardware que soporta la solucin
On-Premise instalada y configurada. Opcionalmente puede ofrecer Infraestructura como
servicio (Iaas) en caso de estar en capacidad de proveerla e indicar el costo por tres (3)
aos.
A continuacin se detallan los requerimientos descritos.
a. Herramienta
i. Requerimientos Funcionales
La herramienta debe cumplir con los requerimientos mnimos indicados en el
Anexo Requerimientos Mnimos ECM que se adjunta, para lo cual el proveedor
deber responder a cada requerimiento el cumplimiento respectivo.
Adems se requiere:
1. Cumplir con los requisitos definidos por las buenas prcticas para herramientas de
gestin documental establecidos en la norma ISO 16175, el modelo de requisitos para
gestin de documentos electrnicos (MoReq) y por los requisitos vigentes aplicables
para aplicaciones de gestin documental definidos por el Archivo General de la Nacin,
el Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y la SIC.2. Los requerimientos funcionales se presentan detallados en el anexo tcnico de esta
solicitud y fundamentalmente estn enfocados a soportar el siguiente modelo funcional
de alto nivel: La creacin o captura de documentos, el mantenimiento durante todas las
fases del ciclo de vida de documentos, su difusin y consulta, la administracin de la
herramienta de gestin documental y la implementacin de las polticas,
procedimientos, codificacin, cuadros de clasificacin y tablas de retencin
documental.
3. Gestin ciclo de vida del documento
4. Captura o creacin (Digitalizacin no incluida). Creacin de documentos en los
contextos definidos (Formatos, orgenes), con la estructura de acuerdo con las
clasificaciones establecidas y con su contenido original.
5. Mantenimiento. Gestin para que los documentos sean fiables y autnticos, con la
implementacin de los controles y la seguridad definida. Debe permitir la
implementacin de la trazabilidad y audibilidad necesaria de acuerdo con la
clasificacin de los documentos.
6. Visualizacin. Proveer un conjunto de funcionalidades que permitan la bsqueda, la
recuperacin, presentacin de un documento durante todo su ciclo de vida y
reproduccin por mecanismos de impresin.
7. Administracin de usuarios y perfiles. Facilitar la Integracin Directorio Activo,
administrar los niveles de acceso, mantenimiento de grupos de usuarios.
8. Administracin de Polticas: Implementar y configurar la metadata de los documentos,
las polticas de mantenimiento por los tiempos establecidos, las clasificaciones y
reclasificaciones de los documentos, los procedimientos de reasignacin.
9. Gestin de Procesos (no incluido pero soportado). La solucin debe tener integrada
nativamente una herramienta de modelamiento de proceso y permitir su ejecucin
integrndose con las funcionalidades disponibles en el ciclo de vida de un documento.
As mismo, debe permitir la integracin con flujos de trabajo existentes en otras

herramientas o soluciones.
ii. Requerimientos No Funcionales
1. La solucin ofrecida debe proveer una arquitectura que permita operar con las
caractersticas necesarias para un sistema de misin crtica como lo es la gestin
documental para la entidad. En particular se deben cumplir los requerimientos de:
2. Escalabilidad: Capacidad de soportar un aumento de carga en pico y/o sostenido
debido a condiciones coyunturales o de negocio (tanto en usuarios como en nmero y
complejidad de transacciones), de manera que la adicin de recursos necesarios como
memoria, procesador o ancho de banda no sea un proceso traumtico ni oneroso. La
solucin deber garantizar escalabilidad en repositorios nicos de informacin, es
decir, la escalabilidad de la solucin no debe depender del volumen de datos o del
tamao del almacenamiento fsico.
3. Disponibilidad: Capacidad de mantener la operacin y acceso de los servicios

ofrecidos por la plataforma con periodos de indisponibilidad no programada iniciales de
0,1 y hasta 0,001 % (de 99,9% a 99,999% de disponibilidad)
4. Seguridad: La solucin debe proveer niveles de seguridad acordes con estndares
internacionales que permitan la proteccin de la informacin, su confidencialidad e
integridad, as como impedir los ataques conocidos tanto internos como externos. La
solucin debe ofrecer la posibilidad de administrar las claves de cifrado por parte del
usuario.
5. Interoperabilidad (Integracin): Al convertirse en la herramienta transversal de soporte
documental, la solucin debe estar en capacidad de integrarse al core del negocio
mediante estndares de interoperabilidad como Web Services y RESTful services. Se
tendr en cuenta tambin el conjunto de conectores a herramientas conocidas de uso
en la entidad, como SAP. El estndar CMIS 1.1 ser la base de integracin.
6. Despliegue (Nube, On-Premise): Es fundamental que la herramienta permita ser
instalada On-Premise y en nube (IaaS), as como opcionalmente poseer ofertas de
plataforma como servicio (PaaS). En este sentido, la solucin debe estar optimizada
para garantizar una integracin, con el core del negocio, flexible y eficiente en
consumo de recursos de red, as como tolerante a la latencia.
7. Usabilidad: El sistema debe estar en capacidad de presentar al usuario una interfaz
probada, consistente y que siga estndares de facilidad de uso.
8. Extensibilidad: La solucin debe poder adaptarse a los cambios en los requerimientos
funcionales que sean necesarios por las definiciones de negocio, ya sea a travs de
parametrizacin o extensin de funcionalidad mediante servicios y APIs.
9. Capacidad Dimensionamiento: Inicialmente la solucin debe proveerse para un
estimado de 400 usuarios, y sin embargo es importante considerar una oferta
competitiva de licenciamiento que permita el acceso masivo de usuarios pblicos, con
potencial en los ciudadanos Colombianos.
10.Rendimiento La CCB podr solicitar una prueba de concepto para medir la capacidad
de rendimiento y estabilidad de la solucin en caso de ser necesario antes de realizar
la contratacin.
11.El cumplimiento de normatividad archivstica se validar con una visita a un cliente que
tenga el producto ofrecido en produccin.
b. Servicios
TODOS
LOS
SERVICIOS
PROFESIONALES
DEBEN
SER
OFRECIDOS
DIRECTAMENTE POR EL FABRICANTE DE LA SOLUCION O TRAVES DE UN CANAL
CERTIFICADO QUE GARANTICE EXPERIENCIA COMPROBADA EN LA ENTREGA DE
SERVICIOS.
Instalacin. La solucin a contratar deber ser debidamente instalada por el fabricante. La
CCB dispondr de la Infraestructura necesaria para la instalacin de la solucin en los
diferentes ambientes.
Parametrizacin y Configuracin. El proceso de parametrizacin y configuracin de la
solucin deber obedecer a las mejores prcticas que garanticen el buen desempeo, pero
adems al cumplimiento normativo que la Cmara dispondr a travs de su poltica y
directrices definidas ms adelante. Se deber incluir en este tem adems, todos los
procesos para respaldar y restaurar la informacin en caso de ser necesario. La solucin
deber ser configurada para que adems de guardar documentos electrnicos en nube,
tambin permita guardar dichos documentos electrnicos On-Premise, inclusive en
soluciones de almacenamiento de contenido fijo, EMC CENTERA. Se deben parametrizar y
configurar las TRD de Servicios Registrales y el CAC, cada una de ellas con entre 15 y 20
series documentales, cada serie puede tener de 2 a 5 sub-series y cada sub-serie puede
tener de 20 a 30 tipos documentales. El nmero de metadatos por tipo documental oscila
entre 30 y 40.
Operacin y Mantenimiento (1 mes). El proveedor deber realizar la operacin y el
mantenimiento de la solucin durante el perodo de un (1) mes contado a partir de la
entrada en el ambiente Productivo de la primera instancia (Registros Pblicos). Durante
este perodo deber realizar transferencia de conocimiento sobre todos los procesos
necesarios para garantizar la disponibilidad de la solucin y los procedimientos de reinicio
en caso de fallas que conlleven a la salida de Produccin.
Esfuerzos de integracin. Se anexa el documento de integraciones en donde se detallan
las diferentes funcionalidades a integrar as como los protocolos que deben soportarse. Se
solicitar certificacin del proveedor indenova sobre la integracin con la plataforma
eSigna, para todos los servicios implementados actualmente sobre la herramienta.
Conversin y Migracin - El proveedor seleccionado deber realizar todo el proceso de

conversin del archivo (imgenes en formato .TIFF IV) que hoy se encuentra almacenado
en el sistema EMC CENTERA, junto con su metada la cual se encuentra en las bases de
datos DB2 y Microsoft SQL SERVER, al formato PDF/A 1a. A continuacin se presentan
las cifras de la informacin que debe ser migrada, teniendo en cuenta que esta informacin
tiene un crecimiento diario. En la migracin se debe diagnosticar y garantizar la integridad
de las imgenes origen y presentar un reporte.
Distribucin porcentual del crecimiento de 75.000 pginas diarias

Volumetra de cantidad de pginas por instancia:
Instan
ci a
Cantidad
de
Paginas
Abril
2015
CAC
Cantida
d de
Docume
nt os
Abril
2015
322.997
5.416.006
G.
Intern
a
Regist
ro s
Total
Cantida
d de
Paginas
Junio
2015
Cantida
d de
Docume
nt os
Junio
2015
326.118
Crecimie
nt o
Bimens
ual
Paginas
(Abril a
junio de
2015)
3%
Crecimie
nt o
Bimens
ual
Docume
nt os
(Abril
a
junio
1%
5.589.317
880.440
1.005.555
6%
12%
2.682.940
16.445.38
116.079.62
16.875.45
3%
3%
3
2
112.621.78
1
0
17.648.820
124.351.8
18.207.125
3%
3%
7
120.550.93
8
5
Soporte (ANS: Acuerdos de Nivel de Servicio).- El proveedor deber prestar servicio de
soporte tcnico ante eventuales fallas en la modalidad 7x24. Para tal efecto deber
especificar una lnea telefnica a la cual la CCB se comunicar para reportar el incidente.
As mismo es necesario presentar las modalidades de prestacin de este servicio con sus
correspondientes ANS, y la categorizacin de las fallas. El proveedor deber estar en
disposicin de prestar el soporte de forma remota o en sitio, dependiendo de la severidad
lo cual deber especificar en la propuesta.
La solucin debe contar con soporte local en Bogot.
2.513.149
ESQUEMA DE SOPORTE
Categorizacin de incidencias:
Trivial: Problema de visualizacin.
Leve: Mnima prdida de funcionalidad.
Grave: Gran prdida de funcionalidad que no implica afectacin a

usuarios externos.
Crtico: Cadas, prdidas de datos o comportamiento anormal grave

de la aplicacin, que impliquen la imposibilidad de atender un proceso
que afecte a usuarios externos de la Cmara de Comercio.
Estado de los incidentes:
Abierta: Cuando la incidencia es reportada por la CCB.
Asignada: Cuando la incidencia es tomada por un funcionario del

proveedor para su gestin.
En Resolucin: Cuando ha sido diagnosticada la causa de la

incidencia y se procede a su correccin.
Resuelta: Cuando se ha corregido la incidencia.
Cerrada: Cuando la CCB ha validado que la incidencia se corrigi

satisfactoriamente.
Acuerdo de Nivel de Servicio:
Entre Abierta y Asignada:

o
Crtica: 30 minutos
Otros: 2 horas
Entre Asignada y En Resolucin

o
Crtica: 30 minutos
Otros: 12 horas
Entre En Resolucin y Resuelta

o
Crtica: 1 hora1
Otros: 36 horas
Garanta.- Se solicita garanta de tres (3) aos contra fallas del producto y las
personalizaciones (parametrizaciones y configuraciones) implementadas.
Capacitacin.- El proveedor deber realizar transferencia de conocimiento as:
i. Para el grupo de Desarrolladores.- Se indicarn las prcticas para abordar nuevas
integraciones
ii. Para el grupo de usuarios finales.- Se ensear la utilizacin de todas las opciones
asociadas al ciclo de vida del documento desde el momento en que pasa del papel
al medio electrnico hasta la fase de archivo y conservacin.
Para estas incidencias, se entiende que la solucin que se dar permitir desbloquear el trabajo
que no se pueda ejecutar, aunque la resolucin definitiva pueda llegar a requerir actuaciones de la
plataforma.
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA LA SELECCIN DE SOFTWARE DE GESTION

DOCUMENTAL
REQUISITO
Descripcin-El sistema permite
ESTRUCTURA DE CLASIFICACION
2
3
4
5
6
7
9
10
11
12
13
14
15
Permite imponer limitacin sobre el nmero de metadatos

estimados sobre los documentos, carpetas o subcarpetas
Requer
imiento
s de
Metada
tos
16
1
7
Permite el uso de una estructura de clasificacin de la

informacin
Permite la definicin de una estructura de clasificacin de la
informacin en el que los documentos se puedan representar
en jerarquas como mnimo en tres niveles
Permite restringir el nmero de niveles de la estructura de
clasificacin de la informacin
Permite definir mecanismos de asignacin de nombres a los
diferentes niveles de la estructura de clasificacin de la
informacin
Permite que los usuarios administradores o quienes tengan
asignados los permisos correspondientes, puedan crear
nuevos niveles dentro de la estructura de clasificacin
Posee una interfaz grfica que permita la navegacin de los
documentos y de la estructura de clasificacin de la
informacin
Posee
una interfaz grfica que permita la seleccin,
recuperacin y presentacin de los documentos y sus
contenidos por medio del mecanismo descrito
Permite la definicin y uso simultneo de varios sistemas de
clasificacin de la informacin (estructura de carpetas,
estructura de categorias, thesauros, navegacin por palabras
clave, entre otros)
Permite la reubicacin de una carpeta (o conjunto de
carpetas) o documento, a un lugar distinto dentro de la
estructura de clasificacin
Permite luego de la reubicacin garantizar que se mantegan
los metadatos y dems atributos (permisos)
Permite a los usuarios administradores, trasladar partes de la
Permite registrarse en la pista de auditora, cuando se realice
la reubicacin de una carpeta (o conjunto de carpetas) o
documento
Permite
el registro de las razones por las que se realiza la
reubicacin de cualquier elemento de la estructura de
clasificacin y almacenarlo como una propiedad o metadato
Permite evitar la eliminacin de carpetas o documentos, a
menos que se trate del creador del mismo o del usuario
administrador
Permite
que un documento pueda estar ubicado en diferentes
partes de la estructura de clasificacin, sin que esto signifique
la duplicacin del documento
Permite en la configuracin del sistema que se definan varios

conjuntos de elementos de metadatos adecuados para los
distintos niveles dentro de la estructura de clasificacin
1
8
1
9
2
0
2
1
2
2
2
3
2
4
2
5
2
6
2
7
2
8
2
9
3
0
3
1
3
2
3
3
3
4
3
5
3
6
3
7
3
8
Permite que el administrador en el momento de la

configuracin, decida, cules de los elementos de los
metadatos son obligatorios y cules opcionales, as como los
que podrn ser objeto de bsqueda
Permite el formato Alfabtico de elementos de metadatos
Permite el formato Alfanumrico de elementos de metadatos
Permite el formato Numrico de elementos de metadatos
Permite el formato de Fecha de elementos de metadatos
Permite el formato Lgico (Si/No, Verdadero/falso) de
elementos de metadatos
Permite estructuras de metadatos normalizados para la
Gestin de Informacin/Gestin Documental tales como
Dublin
PermiteCore
estructuras de metadatos normalizados para la
Gestin de Informacin/Gestin Documental tales como ISAD
(G)
Permite estructuras de metadatos normalizados para la
Gestin de Informacin/Gestin Documental tales como
ISDIAH
Permite la extraccin automtica de metadatos de los
documentos al momento de la captura o cargue al sistema
Permite que el administrador defina qu elementos de los
metadatos se pueden introducir y mantener mediante la
entrada de datos desde el teclado y cules se escogern de
una lista desplegable
Permite que los metadatos se asignen o hereden
automticamente a los niveles inferiores de una determinada
carpeta y/o subcarpeta .Esta funcionalidad podr ser
activada/desactivada por el administrador en caso de ser
necesario.
Permite obtener los valores de los metadatos a partir de
tablas de referencias y/o de llamadas a otras aplicaciones de
softwarela validacin de los elementos de los metadatos
Permite
mediante algoritmos de verificacin de dgitos
Permite que cualquier elemento de metadatos se pueda
utilizar como campo en una bsqueda no estructurada (por
ejemplo, una bsqueda de texto libre)
Siempre que un elemento de un metadato se almacene en
formato de fecha, el sistema permite realizar bsquedas que
reconozcan el valor de la fecha
formato numrico, el sistema permite realizar bsquedas que
reconozcan el valor del nmero
formato alfanumrico, el sistema permite realizar bsquedas
que reconozcan el valor alfanumrico
formato alfabtico, el sistema permite realizar bsquedas que
reconozcan el valor alfabtico
Permite restringir la capacidad de realizar modificaciones en
los valores de los metadatos
Permite adquirir metadatos, creados por el software que crea
el documento
Permite adquirir metadatos, creados por el usuario, en el

momento del cargue del documento al sistema
Permite adquirir metadatos, creados por otros sistemas o
aplicaciones con las que el documento est ligado
El sistema debe permitir la creacin de metadatos por
agrupaciones exigidas por la ISO 23081 y la Gua de
expediente electrnico de Gobierno en Lnea para su
diligenciamiento a nivel de expediente y tipo documental.
El sistema debe permitir la creacin, al menos, los siguientes
formatos de elementos de metadatos: alfabtico;
alfanumrico; numrico; de fecha; lgico (esto es, S/NO,
VERDADERO/FALSO).
Debe permitir agregar dinmicamente a cada expediente
electrnico, metadatos personalizados propios del negocio.
El sistema debe validar y controlar la entrada de los
metadatos mnimos obligatorios.
3
9
4
0
4
1
4
2
4
3
4
4
Permite soportar metadatos para las carpetas y los

documentos organizados en la estructura de clasificacin
4
6
4
7
4
8
4
9
5
0
5
1
5
2
5
3
5
4
5
5
5
6
5
7
5
8
5
9
6
0
Carpetas y Documentos
4
5
Permite la asignacin de un nmero de referencia, numrico

o alfanmerico para las carpetas y/o documentos y que sea el
identificador nico de la carpeta o documento dentro del
sistema manejar un mecanismo que asigne texto como ttulo
Permite
a las carpetas y/o documentos
Permite grabar la fecha de creacin de una carpeta o
documento (en cualquier parte de la estructura de
clasificacin) e incluirla en los metadatos del mismo.
Siempre que se cree una carpeta o documento, Permite
incluir de forma automtica en los metadatos los atributos
relacionados con la posicin de la carpeta o documento
dentro de la estructura de clasificacin
Debe permitir al administrador o usuarios con privilegios en el
sistema crear expedientes en el sistema.
Los expedientes electrnicos deben crearse vinculando la
TRD de la dependencia que lo va a gestionar. La TRD debe
establecer la disposicin final del expediente.
El expediente electrnico debe permitir elegir un usuario
responsable de su gestin y un ttulo del mismo.
Los expedientes del sistema deben tener vinculado tipos
documentales obligatorios y opcionales para cargar.
El sistema debe asignar un nmero de identificacin nico
para el expediente, cuyo nmero debe ser parametrizable por
el administrador del sistema.
El sistema debe permitir parametrizar el tiempo de
vencimiento de los prstamos documentales.
El sistema debe ofrecer una funcionalidad que permita solicitar
el prstamo de expedientes.
El sistema debe permitir aceptar o rechazar el prstamo.
E sistema debe controlar la devolucin del prstamo.
El sistema debe registrar en el histrico del expediente el
registro de la operacin en torno al proceso de prstamo
Permite controlar las ubicaciones fisicas de los expedientes,
con metadatos tales como estante, cara, entrepao etc
Permite que el administrador restrinja el acceso a carpetas,

documentos y metadatos a determinados usuarios del
sistema asociar el perfil del usuario con ciertos atributos que
Permite
determinan las caractersticas, los campos de metadatos y
los documentos a los que el usuario tendr acceso
Permite vetar el acceso al sistema cuando no se aplique un
mecanismo de autenticacin aceptado y atribuido al perfil del
usuario
Permite vetar el acceso a carpetas y/o documentos
Permite restringir el acceso a funciones como la lectura,
modificacin y eliminacin de documentos y/o metadatos
Permite vetar el acceso despus de una fecha concreta
Permite proporcionar las mismas funciones de control tanto
para perfiles como para usuarios
Permite definir grupos de usuarios asociados a un conjunto
de carpetas y documentos
Permite la creacin de grupos de usuarios
6
1
6
2
6
3
6
4
6
5
6
6
6
7
6
8
6
9
7
0
7
1
7
2
7
4
7
5
7
6
7
7
7
8
7
9
8
0
8
1
Pista de auditora
7
3
Permite que un usuario pertenezca a ms de un grupo

Permite que slo los usuarios administradores creen
usuarios, establezcan perfiles de usuario, permisos y asignar
usuarios a grupos
Si un usuario lleva a cabo una bsqueda de texto completo,
el sistema jams deber incluir en los resultados carpetas o
documentos a los que el usuario no tenga derecho a acceder.
El sistema permite realizar este bloqueo
Registrar todos los accesos.
Permite mantener una pista de auditora inalterable, capaz de
capturar y almacenar de forma automtica los datos sobre
todas las acciones relacionadas con los documentos y la
capturar y almacenar de forma automtica los datos sobre los
usuarios que inician o realizan la accin
capturar y almacenar de forma automtica los datos sobre la
fecha y hora de la accin
Permite rastrear de forma automtica y sin ninguna
intervencin manual todas las acciones realizadas en el
sistema, y almacenar los datos sobre estas en la pista de
auditora
Permite mantener la pista de auditora durante el tiempo
necesario, que cubrir al menos el ciclo de vida de los
documentos a los que hace referencia
Permite incluir en la pista de auditora, todas las acciones que
afecten a grupos de documentos, documentos individuales,
carpetas y subcarpetas, estructura de clasificacin y
metadatos de cualquiera de los elementos anteriores
Permite capturar y almacenar en la pista de auditora datos
sobre fecha y hora del cargue del documento
sobre la reclasificacin de los documentos en otro nivel de la
8
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8
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9
8
Recuperacin
8
7
Copias de Seguridad y
8
6

sobre cualquier modificacin a los metadatos de la estructura
de clasificacin, carpetas, subcarpetas y documentos
sobre la fecha y la hora de creacin, modificacin y
eliminacin de metadatos
sobre los cambios realizados en los privilegios y permisos
que se le asignan a los usuarios sobre la estructura de
clasificacin y los documento
sobre la eliminacin de carpetas o documentos.
Permite exportar la pista de auditora a medios externos al
sistema, sin que esto repercuta en la pista almacenada en el
sistema
Permite hacer reportes e informes de las acciones sobre la
estructura documental, carpetas y documentos
Permite hacer los reportes e informes mencionados en el item
anterior permitiendo su organizacin por fechas o secuencias
cronolgicas, usuarios y elemento sobre el que se realiz la
accin
Permite contar con procedimientos automticos para copias
de seguridad y restauracin encaminados a realizar copias
peridicas de seguridad de todos elementos dentro del
sistema (carpetas, documentos, metadatos, usuarios, roles,
permisos, configuraciones especficas)
Permite programar rutinas de copias de seguridad en las que
pueda especificar con qu frecuencia se realizar la copia de
seguridad
pueda escoger los elementos o espacios especficos sobre
los que se har la copia de seguridad
pueda seleccionar un medio de almacenamiento al que se
destinar la copa de seguridad.
Dado que la integridad de los datos no debe verse afectada
en modo alguno por la restauracin de la copia de seguridad,
el sistema permite restringir al administrador la restauracin
de las copias de seguridad
Permite restringir al administrador la actualizacin de las
copias de seguridad, manteniendo la plena integridad de los
datos
En
caso de presentarse fallas durante la restauracin de las
copias de seguridad, el sistema permite notificar sobre el fallo
y los detalles del mismo, para que el administrador tome las
decisiones necesarias para subsanar los errores
El sistema permite identificar los documentos vitales
Permite la restauracin de los documentos vitales y los
dems en operaciones separadas
Permite restringir el acceso a las funciones del sistema segn
el perfil del usuario
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Permite la actualizacin de las TRD

Permite la almacenar las versiones de las TRD
TRD (Tabla de Retencin Documental)
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Autenticid
ad
9
9
Permite impedir que los usuarios o los administradores

modifiquen el contenido de los documentos, excepto cuando
los cambios sean completamente necesarios en desarrollo
del proceso
Permite la parametrizacin de las TRD
Permite ajustar los tiempos de retencin

Permite generar alertas al aproximarse la finalizacin del
tiempo de retencin
Permite la impresin de las TRD en el formato AGN
Permite que los campos de fecha final de los registros del
inventario se crucen con los tiempos de retencin
Permite realizar el clculo de los tiempos de retencin por
expediente y no por carpeta
Permite generar el reporte e impresin del "formato de
transferencia" de documentos al archivo central
Permite generar el reporte e impresin del "acta de
eliminacin" de los documentos a eliminar segn la TRD
Permite la interoperabilidad mencionada en el Articulo No 18
del Acuerdo 004 de 2013 del AGN
Permite la carga de diversas TRDs En linea y por lotes
Permite importar y exportar TRDs
El sistema debe permitir crear tipos documentales y a estos
se puedan vincular metadatos creados, tomndolos de una
matriz de metadatos ordenados por categoras.
La vinculacin de metadatos para un tipo documental debe
ser una accin altamente usable y fcil de gestionar.
Debe permitir vincular a un tipo documental plantillas que se
puedan utilizar para generar documentos en la plataforma.
Debe permitir al usuario administrador crear las relaciones
para configurar la TRD a nivel se seccin, subseccin, serie
subserie, tipos documentales y a estos asignar tiempos de
retencin.
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1
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9
Debe permitir al administrador del sistema generar un

reporte de las secciones que se encuentran pendiente por
configurar TRD.
El sistema no debe restringir la cantidad de niveles de
jerarquas para crear las TRD.
El sistema debe garantizar que los documentos electrnicos
de archivo que se capturen se asocien a una TRD
configurada en el sistema.
Permite incluir una gama de funciones aplicables a los
metadatos asociados a los diferentes niveles de la estructura
de clasificacin y al contenido de los documentos por medio
de parmetros definidos por el usuario, a partir de los cuales
se localizarn y recuperarn los documentos y/o sus
metadatos, y se acceder a ellos, de forma individual o en
grupo
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7
Bsqueda
El sistema permite la bsqueda en todos los niveles de la

estructura de clasificacin, a los que se tenga permiso, de
documentos y sus metadatos asociados .
Permite la bsqueda de texto completo sobre los documentos
almacenados en el sistema
Permite que el usuario especifique la bsqueda con
combinaciones de metadatos y/o contenidos del documento
buscado
Permite la bsqueda de texto libre y metadatos de forma
integrada y coherente
Permite la bsqueda de metadatos usando "comodines" que
permitan la expansin hacia atrs, hacia adelante e interna
Por ejemplo, al buscar "proy*" el sistema debera arrojar
como resultado los documentos que contegan "proyecto". Y al
buscar "c*n" se obtendra "comisin"
Permite la bsqueda por proximidad, con lo cual se puede
precisar la distancia entre dos palabras
Permite la bsqueda dentro de un documento,
independientemente del nivel de la estructura de clasificacin
en el que se encuentre
Permitir la bsqueda a partir del nombre o ttulo del
documento
Permitir la bsqueda a partir del nmero de documento
Permite mostrar el nmero total de resultados de una
bsqueda en la pantalla del usuario y permite que ste
visualice dichos resultados o bien refine sus criterios de
bsqueda y realice otra solucitud de bsqueda
Permite que en los resultados de bsqueda se presenten
nicamente las carpetas y documentos a los que el usuario
tiene acceso de acuerdo a los niveles de permisos definidos
Permite que las carpetas y documentos mostrados en la lista
de resultados, puedan ser seleccionados y abiertos, con un
clic o bien pulsando una tecla
Permitir que el usuario grabe y reutilice las bsquedas
Permite a los usuarios refinar (restringir) sus bsquedas
Por ejemplo, un usuario podra iniciar una nueva bsqueda a
partir de la lista de resultados de una de las bsquedas
guardadas.
Permite restringir los resultados de bsqueda por intervalos
de tiempo
Permite a los usuarios y administradores configurar los
formatos de presentacin de los resultados de las bsquedas,
incluyendo caractersticas y funciones como la eleccin del
orden en que se muestran los resultados de la bsqueda
incluyendo caractersticas y funciones como la definicin del
nmero del resultados que se muestran en pantalla en la
visualizacin de la bsqueda
incluyendo caractersticas y funciones como la determinacin
del nmero mximo de resultados de una bsqueda
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Visualizacin de
documentos.
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4
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1
4

incluyendo caractersticas y funciones como la grabacin de
los resultados de la bsqueda
incluyendo caractersticas y funciones como la seleccin de
los campos de metadatos que se muestran en la lista de
resultados de la bsqueda
Permite ofrecer una clasificacin de los resultados de la
bsqueda, segn su pertinencia, relevancia, fechas, nombre,
autor, creador, modificador, tipo de documento, tamao, entre
otros
Permite que ninguna funcin de bsqueda revele jams al
usuario informacin como contenido o metadatos, que se le
tengan restringidos por permisos de acceso
Permite bsqueda de texto completo sobre los documentos
almacenados en el sistema
Permite contar con una barra de bsqueda que ubique
documentos a partir de palabras o trminos que se
encuentren en los documentos, sus metadatos o su contenido
Permite mostrar los documentos recuperados mediante una
bsqueda, con independencia de la aplicacin de software
que ha generado el documento, al menos para los formatos
comnesmostrar los metadatos asociados a los documentos
Permite
recuperados mediante una bsqueda
Permite la privisualizacin de documentos del expediente, sin
que eso implique la descarga del documento
Escanear por bandeja
Escanear por automtico
Escanear cara siempre y guardar
Escanear cara doble y guardar
Herramientas de visualizacin (paginar, atrs, adelante,
zoom)
Eliminar paginas antes de guardar
Duplicar documentos para otros registros
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1
No doble digitacin de numero de caja
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Asociacin de documentos ya digitalizados
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Importacin de documentos (texto, HTML)
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6
Aplicacin tome funcionalidades del escner (VRS)

Ajuste de tamao de papel automtico (La aplicacin debe
tomar todas las caractersticas tcnicas del escner para
mejorar la digitalizacin)
Evidencia de digitalizacin(debe permitir realizar captura
en serie y luego indexar para mejor tiempos de
alistamiento)
Opciones de zoom
Digitalizacin masiva
Importacin de documentos desde carpetas compartidas
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4
Admn General
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ADMINISTRACION
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4
El sistema debe permitir el escaneo distribuido: permitir que

los usuarios remotos puedan importar documentos al sistema
por escaneo directo mediante la web a travs de un escner
de escritorio compatible para bajos volmenes.
El sistema debe permitir a usuarios con privilegios el
reemplazo de documentos digitalizados, que por error
humano as lo requiera. Esta accin exige la debida
Permite que los administradores de forma controlada y sin
ningn esfuerzo innecesario, recuperen, visualicen y
reconfiguren parmetros del sistema y opciones escogidas en
el momento de la configuracin, como los elementos que se
indexan, as como la asignacin de usuarios y funciones a
Permite incluir instrumentos de seguridad y caractersticas
que permitan restaurar el sistema a partir de dichas copias y
de la pista de auditora, sin menoscabo de la integridad del
En caso de presentarse errores del sistema, permite a los
administradores "deshacer" transacciones hasta llegar a un
estado en que la integridad de la base de datos quede
garantizada
Permite supervisar el espacio de almacenamiento disponible
y avisar a los administradores cuando convenga intervenir, ya
sea por escasez de espacio, o porque sea necesario alguna
otra medida de tipo administrativo
Permite que los administradores realicen cambios masivos en
la estructura de clasificacin, incluyendo la completa
manipulacin de todos los metadatos y dejando la respectiva
pista de auditora, de forma que sea posible realizar en la
estructura de clasificacin la divisin de niveles de carpetas
estructura de clasificacin la combinacin de dos o ms
estructura de clasificacin el traslado o redenominacin de
una solucin
carpeta debe proveer un componente destinado a la
La
gestin de todos los componentes del ECM. Al menos debe
incluir: Gestin de Configuracin (Administracin del Servicio,
de los Usuarios, etc), Gestin de Fallas, Gestin del
Desempeo (Administracin de Indicadores de Desempo),
Gestin de Seguridad.
La solucin debe proveer al menos dos intefaces para la
Gestin del ECM
y
sus
componentes:
*
Interface
de
El mdulo de Gestin del ECM debe permitir ser integrado a
sistemas de gestin de orden superior (HP Open View, IBM
Tivoli, Infovista, etc). La integracin del mdulo de gestin
ECM y los sistemas de gestin de orden superior debe
garantizarse a travs de mecanismos de interoperabilidad
estndar como SNMP, XML SOAP - REST, etc.
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Informes
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7
Permite que se definan perfiles de usuarios y que a cada

perfil se le asignen varios usuarios
Permite incluir instrumentos de elaboracin de informes a los
que pueda recurrir el administrador como la capacidad de
informar sobre el nmero de documentos y carpetas
informar sobre las estadsticas de las transacciones con
documentos y carpetas
informar sobre las actividades de cada usuario
Permite que los administradores realicen consultas y generen
informes de determinadas carpetas basados en la pista de
auditora
informes de determinados documentos basados en la pista
de auditora
informes de determinados usuarios basados en la pista de
auditora
informes de determinados intervalos de tiempo basados en la
pista de auditora
Permite a los administradores realizar consultas y elaborar
informes sobre la pista de auditora basados en determinadas
categoras de seguridad
informes sobre la pista de auditora basados en determinados
grupos de usuarios
informes sobre la pista de auditora basados en otros
Permiten clasificar y seleccionar datos de los informes
Permite que el administrador restrinja el acceso a los usuarios
a determinados informes
Permite parametrizar indicadores y metas de productividad de
cada proceso
Permite visualizar por grficos tipo tacometro el cumplimiento
de indicadores y sus metas en productividad en cierto
Permite indicar por rangos para que grficamente muestre en
qu rango se encuentra un proceso en cierto momento
Permite generar alertas cuando los indicadores esten fuera
de rango de metas, enviando mensajes de correo electrnico
a responsables de la gestin del proceso
permite tener un tablero de control que presenta estado del
proceso, frente a indicadores y metas
Permite el registro de costo presupuestado de cada actividad
de cada proceso y/o por unidad de medida (documento,
imagen, recorridos)
permite el registro del costo real de cada actividad de cada
proceso y/o por unidad de medida (documento, imagen,
recorridos)
Document
os no
electrnic
os
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Funcionali
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Expedientes hbridos
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0
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0
6
permite generar informe de costo acumulado presupuestado

de un proceso en un periodo de tiempo
permite generar informe de costo acumulado real de un
proceso en un periodo de tiempo
Permite registrar el valor cobrado a cliente de un proceso
bien sea por el proceso total o por unidad de medida
(documento, imagen, recorridos)
permite genera informes de comparacin costo real versus
costo presupuestado y/o cobrado a un cliente para cada
proceso o por unidad de medida (documento, imagen,
recorridos)
Permite para cada proceso configurar fecha inicio y final de
los procesos
Permite configurar la productividad esperada diaria por cada
proceso
Permitir visualizar en una lnea de tiempo y saber el avance
de los procesos programados
Permite generar alertas cuando un proceso esta
incumpliendo las metas programadas
Permite definir carpetas y subcarpetas en el sistema de
clasificacin
Permite que la presencia de registros de documentos fsicos,
se refleje y se gestione del mismo modo que los documentos
electrnicos
Permite que en el sistema de clasificacin las carpetas y
subcarpetas contengan tanto documentos electrnicos, como
fsicos mediante el registro de su informacin
Permite la administracin integrada de carpetas fisicas y
electrnicas de documentos Esto es carpetas o expedientes
hbridos.
Permite que los registros de los documentos fsicos
contengan el mismo ttulo y cdigo de referencia numrica
que el documento electrnico, pero con la indicacin de que
se trata de un registro del documento fsico
Permite registrar informacin bsica de identificacin de los
documentos fsicos, como sus fechas y ubicacin fsica
Permite que los registros de los documentos fsicos hagan
parte integral de los resultados de bsquedas
Permite controlar los documentos fisicos que se han incluido
a traves del ECM en expedientes electronicos
El sistema debe ofrecer una funcionalidad que permita solicitar
el prstamo de expedientes.
El sistema debe permitir aceptar o rechazar el prstamo.
El sistema debe controlar la devolucin del prstamo.
El sistema debe registrar en el histrico del expediente el
Permite controlar las ubicaciones fisicas de los expedientes,
con metadatos tales como estante, cara, entrepao etc
Permite limitar el nmero de pasos que componen una tarea
o flujo de trabajo
El flujo de trabajo permite el uso de correo electrnico como
medio de notificacin de las acciones que se realizan en el
flujo
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1
2
2
2
2
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2
3
2
Permite que los flujos de trabajo inicien o no con un

documento
Permite que en los flujos de trabajo se agreguen ms
documentos de ser necesario
Permite que el administrador pueda definir qu usuarios
podrn reasignar tareas o acciones de un flujo de trabajo y
remitirlas a otros usuarios o grupos de usuarios
La funcin de flujos de trabajo permite consignar en la pista
de auditora todas las modificaciones realizadas sobre los
documentos que se adjuntan al flujo
La funcin de flujos de trabajo permite consignar en la pista
de auditora todas las acciones propias del desarrollo del flujo
La funcin de flujos de trabajo permite incluir una funcin de
recordatorio que avise a los usuarios las fechas de
vencimiento y los detalles de cada flujo, segn corresponda
La funcin de flujos de trabajo permite reconocer como
"participantes" tanto a los individuos como a los grupos de
La funcion de flujos de trabajo permite hacer ruteo de
contenido y de tareas
El acceso a los contenidos es permitido a traves de todo el
sistema de flujos, no restringido a repositorios o actividades
especificas excepto cuando asi sea configurado por
seguridad
Permite
hacer ruteo basado en un motor de reglas de negocio
Permite definir los flujos de trabajo basado en plantillas
Permite la administracion de los flujos creados en una
consola unificada
Permite hacer encadenamiento e integracion de flujos
Permite el ruteo y asignacion de tareas ad hoc
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2
3
2
Permite la creacion grafica de flujos
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Permite ruteo paralelo
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2
4
Permite incluir scripts para logica avanzada

Permite asignar precedencia y prioridad a las tareas del flujo
Permite cambiar la precedencia y prioridad a las tareas del
flujo en ejecucin
Realiza manejo de excepciones y errores
Permite detener un flujo
Permite definir limites de tiempo, escalamiento y reasignacion
basado en timers
Notificacion automatica de los estados de las tareas
configurable
Ejecucion del flujo programada y/o iniciada por eventos
Permite manejar grupos de flujos
Maneja una cola de trabajo de los usuarios y una lista de
tareas
Monitoreo de flujos
Reportes de flujos
Soporte a firmas electronicas dentro del flujo
La funcin de flujos de trabajo permite asociar fechas lmite a
pasos o procesos individuales de cada flujo
Firmas Electrnicas y
Cronolgico Estampado
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Interoperabilidad
2
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6
otros
2
5
2
6
Encripcin
2
5
8
La funcin de flujos de trabajo permite informar de los

elementos atrasados conforme a los lmites
Permite incluir instrumentos de informes exhaustivos que
permitan a los gestores controlar el volmen, los resultados y
las excepciones del proceso
Permite que se incluyan metodos que garanticen la integridad
de la informacin, como las firmas electrnicas
Permite que se incluyan metodos que garanticen la integridad
de la informacin, como el estampado cronolgico
Permite presentar una estructura que facilite la introduccin
de distintas tecnologas de firma electrnica
Permite verificar la validez de una firma electrnica
Permite conservar y mantener como metadatos ciertos
detalles relacionados con el proceso de verificacin de una
firma electrnicia, tales como la prueba de verificacin de la
validez de la firma
firma electrnicia, tales como la autoridad de certificacin que
ha validado la firma
firma electrnicia, tales como la fecha y la hora en que se
realiz la verificacin
Permite contar con funciones que mantengan la integridad de
los documentos dotados de firmas electrnicas (y demostrar
ese mantenimiento), aun cuando un administrador haya
modificado algunos de sus metadatos, pero no el contenido
del documento, con posteriorirdad a la aplicacin de la firma
electrnica al documento en cuestin
Permite almacenar junto con los documentos electrnicos la
firma o firmas asociadas a tal documento
Permite almacenar junto con los documentos electrnicos el
certificado o certificados digitales que validan la firma
Permite almacenar junto con los documentos electrnicos
cualquier refrendo de verificacin aadido por la autoridad de
certificacin, de tal forma que pueda recuperarse con el
registro, y sin menoscabo de la integridad de la una clave
privada encriptar los documentos y hacer imposible su
Permite
consulta por fuera del sistema
Permite garantizar la captura de documentos encriptados
directamente desde la aplicacin de software que posea tal
capacidad
Permite presentar una estructura que introduzca fcilmente
distintas tecnologas de encripcin
Permite interactuar en doble va con otros sistemas de
informacin de la empresa
Permite procesar transacciones en tiempo real, que sean
generadas por otros sistemas externos de aplicaciones
Permite la gestin de procesos para multiples empresas
Permite modelar reportes propios segn la necesidad del
proceso y sin nuevos desarrollos
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2
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0
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1
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2
8
3
Integracion con
otras
aplicacines
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0
2
7
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7
2
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2
7
2
7
2
7
Se debe permitir la gestin de documentos en las diferentes

aplicaciones (traslado de documentos entre aplicaciones,
cambios de ndices, anexo o eliminacin de paginas, ..etc.)
Debe permitir la visualizacin y navegacin sobre los
diferentes aplicaciones y documentos a travs de un
navegador de internet.
Recuperacion de informacin de los ndices de documentos,
numero de paginas, retornar documento.
Se debe permitir realizacin de OCR sobre los documentos
con marcaciones identificadas.
Debe permitir la marcacin y categorizacin de las
marcaciones sobre los documentos.
Tiene asistencia en lnea al usuario 7/24
Permite contar con mensajes de error claros, de forma que el
usuario pueda identificar la falla y darle solucin
Permite proporcionar al usuario final y al administrador en
todo momento, funciones de uso fcil e intuitivo
Siempre que el sistema comprenda el uso de ventanas,
permite que los usuarios las muevan y que modifiquen su
tamao y apariencia y que se guarden estas especificaciones
en un perfil de usuario
Permite integrarse estrechamente con el sistema de correo
electrnico de la entidad, de forma que los usuarios puedan
enviar y recibir correos sin necesidad de salir del sistema
Siempre que se lleve a cabo la funcin anterior, permite que
el sistema enve, en lugar de copias, referencias a tales
elementos de correo
Permite que los usuarios modifiquen o configuren la interfaz
grfica a su gusto. Con elementos de personalizacin
sencillos, que abarquen, al menos las siguientes opciones,
sin limitarse necesariamente
a
estas:
Contenidos
de
los
mens,
Disposicin
de
las
Permite contar con un esquema de clasificacin de la
informacin que se presente en forma grfica y que permita a
los usuarios navegar por este de forma natural y sencilla
Incluye alguna funcin de ayuda sobre el uso del sistema de
clasificacin
Debe ofrecer tiempos de respuesta adecuados para la
realizacin de las funciones habituales en ciertas condiciones
normalizadas,
como:
- Con el 10% de la totalidad de la poblacin prevista de
usuarios conectada
y
activa,
- Con el 100% del volmen total previsto de documentos
gestionados
por
el
sistema,
2
8
4
Disponibilidad del sistema
2
8
5
2
9
0
2
9
Flexibilida
d
2
9
2
Despliegue
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2
9
6
2
9
2
9
2
9
3
0
3
0
3
Debe ser capaz de realizar una bsqueda sencilla en 3

segundos y una bsqueda compleja (combinando criterios) en
mximo 5 segundos, con independencia de la capacidad de
almacenamietno y el nmero de documentos en el sistema
Permitir que una sola implementacin del sistema disponga
de un almacn de documentos electrnicos de al menos 15
teras o de 200 millones de documentos y que preste servicio
al menos a 500 usuarios de forma simultanea.
Debe permitir la expansin controlada del sistema hasta al
menos 5000 usuarios sin perjudicar la continuidad y eficacia
del servicio
Debe ser escalable y no permitir ninguna caracterstica que
impida su uso en organizacin de pequeo o gran tamao,
con un nmero variable de unidades de distinto tamao.
El sistema deber estar disponible las 24 horas del da, 7
das de la semana, 365 das del ao.
El perodo de inactividad previsto del sistema, no debe
superar las 40 horas al ao
El tiempo de inactividad no prevista del sistema, no debe
superar las 10 horas al trimestre.
La disponibilidad debe ser flexible para ofertas de servicio en
nube
Cuando se produzca un fallo del software o del hardware,
debe resultar posible devolver el sistema a un estado
conocido (ms reciente que la copia de seguridad del da
anterior) en menos de 02 horas de trabajo con el hardware
disponible.
El
sistema debe ser diseado y construido con los mayores
niveles de flexibilidad en cuanto a la parametrizacin de los
tipos de datos, de tal manera que la administracin del
sistema sea realizada por un administrador funcional del
El sistema debe ser fcil de instalar en todas las plataformas
de hardware y software de base requeridas, as como permitir
su instalacin en diferentes tamaos de configuracion.
Los plugins y desarrollos personalizados, deben permitir su
fcil instalacin y despliegue.
Debe ser 100% web y su administracin y parametrizacin
debe realizarse desde el navegador. Se deben proveer
interfaces de escritorio opcionales.
Integracion con almacenamiento secundario (para
documentos con acceso infrecuente) en nube y onPremises
Soporte a multiples repositorios
Soporte completo al estandar CMIS 1.1
Funcionalidades publicadas como servicios que soporten al
menos Web Services (SOAP) y REST
Cache de contenidos para acceso frecuente
Almacenamiento y administracion nativas de tipos BLOB
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3
Soporte para NAS
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0
Soporte para DAS
Soporte para SANs
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6
Certificacion JEE
La solucin debe proveer un componente destinado a la
gestin de todos los componentes del ECM. Al menos debe
incluir: Gestin de Configuracin (Administracin del Servicio,
de los Usuarios, etc), Gestin de Fallas, Gestin del
Desempeo (Administracin de Indicadores de Desempo),
Gestin de Seguridad.
La solucin debe proveer al menos dos intefaces para la
Gestin del ECM
y
sus
componentes:
*
Interface
de
comandos
El mdulo de Gestin
del ECM debe permitir ser integrado a
sistemas de gestin de orden superior (HP Open View, IBM
Tivoli, Infovista, etc). La integracin del mdulo de gestin
ECM y los sistemas de gestin de orden superior debe
garantizarse a travs de mecanismos de interoperabilidad
estndar como SNMP, XML SOAP - REST, etc.
Se deben incluir avisos de derechos de propiedad intelectual
en todo el cdigo fuente y en la presentacin de la aplicacin.
La aplicacin debe permitir generar reportes a partir del
estado de los usuarios de manera que sea posible obtener
reportes de usuarios por rangos de fecha de creacin, rangos
de fecha de cambio de estado y estados (habilitado,
deshabilitado y bloqueado).
La aplicacin debe disponer de un mdulo para manejo de
eventos y alertas de seguridad.
Los registros de seguridad deberan contener como mnimo la
siguiente informacin: Tipo de evento (acierto y error), fecha y
hora de generacin del evento, origen (Programa que motiv
el registro de seguridad), cdigo de evento, descripcin del
evento, cdigo de usuario, nombre del equipo y direccin IP.
Estos campos deben poder ser activados o desactivados por
parmetros. Los tipos de evento se describen a continuacin:
Acierto: Cualquier evento que no represente una violacin a
las polticas o controles de seguridad definidos para la
operacin de la aplicacin. Por ejemplo: ingresos vlidos al
sistema,
Error: Cualquier evento que represente un intento de
violacin a las polticas o controles de seguridad definidos
para la aplicacin.
Los archivos que contienen los registros de seguridad
deberan tener un tamao mnimo y mximo definido por
parmetro de acuerdo con los requerimientos de seguridad
establecidos para el aplicativo.
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6
La aplicacin debe contar con un mdulo de consulta de los

registros de seguridad. Este mdulo debe facilitar la
visualizacin por pantalla y la generacin de reportes
impresos mediante la aplicacin de filtros por cada uno de los
campos que componen dichos registros.
Se debe facilitar la administracin de los archivos que
contienen los registros de seguridad permitiendo hacer
depuracin (borrado de registros o de los archivos), hacer
copias de seguridad y definir su rotacin por parmetros de
tiempo de generacin y tamao. Se debe permitir hacer corte
de los archivos de manera programada para generar uno
nuevo de acuerdo con el da especfico del mes y de la
semana y a una hora determinada.
Los archivos que almacenan los registros de seguridad de la
aplicacin deben poder ser exportados a un archivo plano,
separando los campos con un carcter especfico.
Se deben generar registros de control o hashes que permitan
validar la integridad de los registros de seguridad generados.
Se debe permitir definir y controlar por parmetro las
siguientes acciones a realizar con los archivos que contienen
los registros de seguridad:
Sobrescribir registros cuando sea necesario: Se seguirn
escribiendo los nuevos registros cuando el archivo alcance el
tamao mximo definido por parmetro. Cada nuevo suceso
reemplazar al suceso ms antiguo del registro.
Sobrescribir registros de hace ms de [x] das: Conserva
el archivo durante el nmero de das especificados por
parmetro y sobre escribe los registros que tengan una
antigedad superior a dicho nmero de das.
No
sobrescribir
registros:
Se
requiere
depurar
manualmente el archivo que alcance el tamao mximo
definido por parmetro y se impedir la ejecucin de cualquier
accin que implique la adicin de un registro de seguridad.
Todas las actividades de administracin tales como
mantenimiento de usuarios y cambio de parmetros del
sistema, deben quedar registradas en un archivo de log que
permita hacer seguimiento a dichas actividades, el cual debe
poder ser administrado de la misma manera que los dems
archivos con registros de seguridad.
Los reportes generados por la aplicacin deben contener un
rtulo que permita identificar su nivel de clasificacin
(Restringido, Interno, Pblico), de acuerdo con la clasificacin
asignada mediante parmetro al momento de su creacin.
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8
Toda la informacin clasificada como restringida debe ser

almacenada, transmitida y transportada, con procesos de
encripcin o cifrado utilizando algoritmos reconocidos como
IP- SEC, DES, 3DES, AES o SSL, usando llaves de, al
menos, 128 bits.
El intercambio de informacin clasificada como restringida
entre los diferentes mdulos y capas que componen la
aplicacin debe garantizar la proteccin de dicha informacin
haciendo uso de los algoritmos de encripcin o cifrado
mencionados en el punto anterior y con llaves de al menos
128 bits.
La aplicacin debe poseer un mdulo o una opcin para la
administracin de las llaves de encripcin utilizadas en los
algoritmos y procesos de encripcin. En este mdulo se debe
garantizar la confidencialidad de las llaves que en l se
administran y se debe permitir el ingreso de las llaves en,
como mnimo, dos partes independientes.
El sistema debe borrar automticamente toda la informacin
sensible almacenada temporalmente ante terminaciones
exitosas o ante fallas de la aplicacin.
El aplicativo debe permitir controlar por parmetro la emisin
de copias adicionales de los informes que genera.
Deben realizarse validaciones de los valores aceptables para
todos los campos de entrada de datos que lo requieran, a
travs de rangos de fechas permitidos, longitudes de campos,
rangos de valores permitidos, rangos de caracteres
permitidos y validacin de campos numricos, alfabticos y
alfanumricos.
Todas las aplicaciones Web (Web-Oriented) deben permitir el
manejo de protocolos seguros con certificados digitales para
el intercambio de informacin confidencial.
La aplicacin debe permitir restringir la conexin por direccin
IP especfica.
El aplicativo debe utilizar el protocolo de comunicacin TCPIP para la transmisin de informacin desde y hacia los
diferentes componentes que se encuentren distribuidos a
travs de la red, de manera que se garanticen adecuados
niveles de proteccin a los datos.
La aplicacin debe permitir cambiar mediante parmetros, los
puertos por defecto con los cuales se integran sus diferentes
mdulos y capas.
Todas las operaciones o transacciones deben ser
monitoreadas y controladas para garantizar su integridad de
manera que puedan ser identificadas posibles modificaciones
no autorizadas, con o sin intencin.
La aplicacin debe validar la integridad de la informacin que
es transmitida por la red producto de cualquier operacin o
transaccin propia de su funcionalidad.
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La aplicacin debe mantener control sobre las sesiones

establecidas por las transacciones u operaciones y por los
cdigos de usuario, de manera que se restrinja y controle la
posibilidad de adicionar paquetes o frames por fuera de los
estados que controla dicha tabla. Esta tabla de estados y el
control que se realice sobre ellos deben estar basados en el
estndar del protocolo de comunicaciones utilizado por la
aplicacin.
La aplicacin debe facilitar la actualizacin de los sistemas
operativos y de todo el software base que lo soporta,
mediante los parches, nuevas versiones o paquetes de
servicio publicados o facilitados por los fabricantes.
La aplicacin debe generar mensajes que muestren al
usuario la fecha y hora de su ltimo ingreso, preferiblemente
en la pantalla de Log-In.
Se debe permitir la autenticacin mediante cdigo de usuario
y clave.
La aplicacin debe poseer un mdulo para administracin de
la identificacin, autenticacin y autorizacin.
El mdulo para administracin de la identificacin,
autenticacin y autorizacin debe ser independiente a la
El mdulo de AA (Autenticacin, Autorizacin) debe permitir
ejecutar las siguientes operaciones: creacin, modificacin,
deshabilitacin, eliminacin y desconexin de usuarios,
cambio de contrasea, consulta de usuarios del sistema y
consulta de usuarios conectados.
Para la autenticacin de las aplicaciones o facilidades
catalogadas como crticas para la Entidad, el aplicativo debe
permitir la integracin con servidores de autenticacin
TACCACS y RADIUS, poder integrarse con servicios de
directorios estndar mediante LDAP y poder integrarse con
servicios de autenticacin fuerte como SecureID, de manera
que se d la posibilidad de usar mecanismos de identificacin
y autenticacin de doble y triple factor.
El repositorio de usuarios debe almacenar, al menos, los
siguientes datos: cdigo de usuario, hash de la clave,
nombre, nmero de identificacin, cargo, rea o dependencia,
ubicacin fsica, jefe de, reporta a y rol o perfil. Estos campos
debern ser parametrizables de acuerdo con las necesidades
La deshabilitacin de los cdigos de usuario debe estar
restringida a usuarios con privilegios suficientes para hacerlo.
La aplicacin debe permitir manejar esquemas de delegacin
de administracin de cdigos de usuario.
Los usuarios que vienen instalados por defecto en la
aplicacin para propsitos de instalacin o configuracin
inicial de la aplicacin deben poder deshabilitarse o
eliminarse.
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El sistema debe permitir definir por parmetro y controlar la

longitud mnima de las contraseas.
El sistema debe permitir definir por parmetro y controlar la
longitud mxima de las contraseas.
El sistema debe permitir definir por parmetro y controlar el
nmero de contraseas a recordar (Histrico de contraseas).
El sistema debe permitir definir un diccionario de contraseas
no vlidas y controlar que las contraseas no coincidan con
las existentes en dicho diccionario.
La aplicacin debe controlar mediante parmetro que las
contraseas contengan o no la identificacin del usuario
como una parte de stas.
La aplicacin debe controlar mediante parmetro que la
contrasea contenga o no alguna sucesin lgica de nmeros
o letras.
La aplicacin debe controlar mediante parmetro que
la contrasea pueda o no ser generada de manera aleatoria.
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9
La aplicacin debe controlar mediante parmetro la

complejidad de la contrasea. Cuando se habilita la
complejidad, la contrasea debe tener una combinacin de
caracteres numricos, alfabticos (Maysculas y Minsculas)
y signos o caracteres especiales.
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6
0
Las contraseas nunca pueden ser almacenadas en formato

texto. Deben ser almacenadas por medio de un algoritmo de
encripcin de una sola va reconocido por la industria como
MD5 y SHA. Para estos procesos de cifrado se deben utilizar
llaves cuya longitud mnima sea de 128 bits.
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La aplicacin debe desconectar los usuarios que hayan

permanecido inactivos en el sistema durante un tiempo
definido mediante un parmetro que especifique este tiempo.
La aplicacin debe deshabilitar los cdigos de usuario que no
hayan iniciado sesin en un perodo de tiempo definido
mediante un parmetro que especifique este tiempo.
El sistema debe permitir definir por parmetro y controlar las
siguientes caractersticas de las contraseas: vigencia
mnima, vigencia mxima y tiempo de aviso de vencimiento.
Se debe impedir realizar operaciones en la aplicacin para un
cdigo de usuario con contrasea vencida. Cuando un cdigo
de usuario tenga vencida la contrasea, debe permitir el
ingreso pero deber presentar como nica operacin posible
el cambio de contrasea. Luego de realizarse el cambio de la
contrasea, se permitir la operacin normal del cdigo de
El sistema debe exigir a los usuarios cambiar su contrasea
de manera automtica cuando se presenten las siguientes
condiciones:
a.
Acceso por primera vez al aplicativo.
b.
Expiracin de la vigencia de la contrasea.
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c. Reactivacin o modificacin de la contrasea por parte

del administrador.
La aplicacin deber permitir cambiar la contrasea a
solicitud del usuario validando la vigencia mnima de la
contrasea.
La aplicacin debe poder generar de manera aleatoria las
contraseas de los usuarios ante los eventos de creacin de
un usuario o de cambio de contrasea por solicitud del
administrador.
El aplicativo debe permitir controlar la no repeticin de un
nmero especfico de contraseas, definido por parmetro.
El sistema debe permitir manejar los siguientes estados para
los cdigos de usuario: Habilitado, deshabilitado, bloqueado,
suspendido.
El sistema debe permitir administrar y controlar mediante
parmetros generales para toda la aplicacin y de manera
independiente para cada uno de los usuarios el umbral de
intentos fallidos de conexin. Cuando se alcance al umbral de
intentos fallidos de conexin, el cdigo de usuario deber
pasar a estado deshabilitado.
independiente para cada uno de los usuarios el tiempo para
reiniciar el contador de intentos fallidos. Este tiempo se
validar y se reinicializar el contador de intentos fallidos de
conexin, siempre y cuando no se haya alcanzado el umbral
de intentos fallidos de conexin.
independiente para cada uno de los usuarios el tiempo de
bloqueo al alcanzar el umbral de intentos fallidos de
conexin. El usuario se mantendr deshabilitado mientras no
se complete este tiempo.
independiente para cada uno de los usuarios el tiempo
permitido sin iniciar sesin en la aplicacin. Cuando se
completa este tiempo, la aplicacin deber deshabilitar el
cdigo de usuario.
parmetro la fecha desde la cual se inicia la vigencia de un
cdigo de usuario (da/mes/ao). El sistema debe impedir
iniciar sesin con un cdigo de usuario en una fecha anterior
a la definida por este parmetro.
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parmetro la fecha hasta la cual est vigente un cdigo de
usuario (da/mes/ao). El sistema debe impedir iniciar sesin
con un cdigo de usuario en una fecha posterior a la definida
por este parmetro. Una vez cumplida esta fecha, se deber
cambiar el estado del cdigo de usuario a deshabilitado.
independiente para cada uno de los usuarios el tiempo en
das de permanencia luego de haberse deshabilitado un
cdigo de usuario. Despus de haber transcurrido este
tiempo para un cdigo de usuario deshabilitado, el sistema
deber eliminarlo, considerando las restricciones de
eliminacin definidas para la norma 4.3.6.17. Eliminacin de
cdigos de usuario.
Se debe almacenar la informacin histrica de cualquier
cdigo de usuario eliminado de manera que se facilite la
recuperacin en caso de ser requerida.
La aplicacin debe validar que en caso de ser asignado un
cdigo de usuario previamente usado, se garantice que el
cdigo de usuario anterior ha sido eliminado y que pueda
identificarse plenamente el usuario de toda la informacin
histrica de ambos cdigos de usuario.
El aplicativo debe administrar el acceso a las diferentes
funciones u operaciones mediante perfiles de administracin
y uso, los cuales deben poder ser definidos mediante
parmetros.
La aplicacin debe permitir, como mnimo, la administracin
de los siguientes parmetros para definir los perfiles de
acceso de los usuarios:
a.
Tabla o archivo del aplicativo.
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b. Accin a realizar sobre los archivos u objetos (control total,

adicin, modificacin, eliminacin, lectura, ejecucin,
impresin, creacin-generacin de un nuevo objeto, leer los
atributos de un objeto, editar o modificar los atributos de un
objeto, exportar/importar objetos o archivos asociados a un
objeto, conceder a un cdigo de usuario privilegios sobre un
objeto y definir los privilegios sobre un objeto o archivo).
c. Men o mdulo de la aplicacin.
d. Opcin de la aplicacin.
La aplicacin debe controlar que no se puedan eliminar roles
o perfiles con cdigos de usuario asociados y que no se
puedan crear cdigos de usuarios sin un rol o perfil asociado.
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GESTION Y TRAMITE DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO
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El acceso a la aplicacin se debe controlar de manera que se

impida su ingreso a usuarios con clave vencida o caducada,
usuarios inexistentes, usuarios con clave errada y usuarios
deshabilitados.
La aplicacin debe proporcionar opciones, transacciones o
facilidades para corregir los posibles errores que se puedan
presentar con los datos de la aplicacin y estas operaciones
de correccin deben tener el mismo comportamiento que las
dems opciones de la aplicacin, dejando rastros y
controlando
su uso.
Se debe permitir
definir y controlar mediante parmetros los
rangos de das de la semana en que los usuarios pueden
establecer sesin en la aplicacin, de acuerdo con las
necesidades de la Entidad.
Se debe permitir definir y controlar mediante parmetros los
rangos de horas en que los usuarios pueden establecer
sesin en la aplicacin, de acuerdo con las necesidades de la
Entidad.
El sistema debe permitir agregar documentos electrnicos a
expedientes electrnicos contenidos fuera de la plataforma o
en esta, y vincularlos a un tipo documental del expediente.
Los documentos que componen el expediente, heredan los
tiempos de conservacin establecidos en la TRD.
El sistema debe permitir establecer niveles de seguridad del
expediente, ya sea abierto o confidencial.
El nivel confidencial de un expediente debe permitir elegir
que usuarios tendrn acceso al expediente y debe permitir
elegir qu tipo de acceso, ya sea edicin o lectura. Lo
anterior es aplicable a nivel de expediente y/o tipo
documental.
El
sistema debe permitir agregar a un expediente electrnico,
documentos provenientes de otros expedientes electrnicos
sin que estos impliquen duplicidad del documento.
Cuando es cargado un documento al expediente, el
sistema debe otorgarle un nmero nico de identificacin
en la plataforma.
Debe permitir la incorporacin de documentos electrnicos en
diferentes formatos, de conformidad con la Gua de
Documento Electrnico de Gobierno en Lnea.
El sistema debe permitir crear entradas mltiples para un
documento electrnico de archivo en varios expedientes
electrnicos, sin duplicacin fsica del documento electrnico.
El sistema debe permitir diligenciar metadatos de ubicacin,
que luego van a permitir su ubicacin a nivel de unidades
documentales, para el caso de los expedientes hbridos.
Los valores de control y seguridad de informacin estn
dados por los tipos documentales. Al quedar asociados a un
expediente electrnico, el usuario administrador podr
conservar dicha calificacin o modificar la misma.
El sistema debe permitir cargar documentos adjuntos a los
tipos documentales.
Todas las acciones efectuadas sobre el expediente, deben
ser registradas en un historial de eventos que puede ser
consultado por usuarios que tengan acceso al expediente
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El historial de eventos del expediente electrnico debe

permitir ser exportado en un archivo PDF.
El sistema debe permitir que los documentos de archivo
tradicionales y los documentos electrnicos que forman parte
de un expediente mixto, utilicen el mismo ttulo y cdigo de
referencia numrica, con una indicacin aadida que se trata
de un expediente mixto.
Para el caso de expedientes hbridos, debe permitir en el
momento de carga del documento digitalizado al expediente
electrnico, establecer el tipo de formato, para controlar
posteriormente su inclusin en el expediente fsico.
El sistema debe permitir el seguimiento de los expedientes
tradicionales, mediante controles de salida y entrada y
testigos que reflejen la ubicacin del expediente en cada
momento.
El
sistema debe permitir cambiar de usuario responsable de
un expediente electrnico, bajo un proceso supervisado.
El sistema debe permitir generar ndice electrnico del
expediente, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de
1999 y Ley 1437 de 2011.
El ndice electrnico debe permitir exportarse a formato XML.
El sistema debe permitir la incorporacin de la firma
electrnica para la generacin del ndice del expediente
electrnico.
El
ndice electrnico debe permitir cotejar la composicin de
los documentos electrnicos que lo integra, asegurando su
integridad y autenticidad.
El sistema debe permitir realizar transferencia del expediente
electrnico al archivo central del sistema (SGDEA).
El sistema debe permitir editar el nivel de seguridad al
expediente y sus tipos documentales.
Para el caso de los documentos cargados al expediente
electrnico, de naturaleza fsica, el sistema debe presentar un
reporte de los documentos pendientes por incluir en el
expediente fsico para el caso de los expedientes hbridos.
Cuando en la radicacin del documento de entrada, el
usuario de correspondencia asigne el valor de entrega fsica
al usuario responsable del trmite, el sistema debe permitir al
usuario responsable controlar la entrega fsica del
documento, a travs de un reporte que permita la recepcin
de documentos evitando la impresin de planillas o formatos
El sistema debe permitir al usuario del sistema compartir un
expediente electrnico a uno o varios usuarios de cualquier
dependencia, concediendo privilegios para la gestin del
expediente.
El sistema debe permitir al responsable del expediente,
revocar permisos de usuarios cuando este lo considere.
El sistema debe generar un histrico del expediente, donde
registra los usuarios a quienes les han compartido un
expediente electrnico y cuando han sido revocados.
El sistema debe registrar como metadatos la fecha y la hora
de registro de la carga de un documento al expediente
Dentro de los metadatos del expediente electrnico, debe
presentarse metadatos de ubicacin del expediente por cada
tomo que pueda existir del mismo.
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El sistema debe almacenar el histrico de movimientos del

expediente y los usuarios que efectan el ingreso y
modificacin de valores de ubicacin fsica.
El sistema debe permitir autocontener los metadatos en el
documento en formato XMP de acuerdo al estndar PDF/A
El sistema debe permitir mltiples firmas electrnicas o
digitales en los documentos electrnicos
El sistema debe permitir de forma paramtrica la
configuracin del tipo de firma, de certificacin o de
aprobacin
(PDF)
El
sistema debe
permitir la generacin de documentos PDF /A
a partir de documentos ofimticos.
El sistema debe disponer de una opcin o servicio para la
conversin de documentos en otros formatos a PDF/A
Para los casos en los cuales el formato inicial del archivo no
permite su conversin a PDF/A ej.: AVI, MP3, ), es
necesario disponer de una opcin para ensobrado electrnico
que garantic la integridad de los archivos.
El sistema debe proveer un mecanismo para asociar al
cuadro de clasificacin documental desde la plataforma de
correo electrnico, los correos que deben declararse en el
SGDEA.
Los
correos electrnicos que se declaren desde la plataforma
de correo electrnico, deben guardarse en el SGDEA de
forma integra (mensaje, metadatos y anexos).
Permite declarar manualmente un contenido existente como
documento de archivo.
Permite declarar automaticamente un contenido existente
como documento de archivo.
Permite declarar que un contenido sea un documento de
archivo, desde el punto de creacin.
Permite administrar todas las fases de archivo desde su
creacin hasta su disposicin final.
Permite suspender los tiempos de retencin para un conjunto
de series y/o expedientes.
Permite definir eventos de cierre de los expedientes a partir
de los cuales empiecen a aplicar los tiempos de retencin,
tanto manualmente como automaticamente.
Permite hacer referencias cruzadas de expedientes y/o
documentos de archivos.
Los usuarios deben ser capaces de acceder a todos los
expedientes de los que estn autorizados a travs de una
interfaz de usuario comn, rea de trabajo o portal . El
contenido de un registro, todos los metadatos asociados y
cualquier enlace o agregaciones deben estar disponibles a
travs de la espacio de trabajo.
Permite a usuarios autorizados cerrar y reabrir manualmente
expedientes cerrados y agregar documentos, con su
respectiva traza de auditora y metadatos.
Permite hacer transferencias entre las diferentes fases de
archivo manual y automaticamente.
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ARCHIVOS DE GESTION
Transferencias Documentales y Disposicin Final
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Prestamos Documentales
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Permite generar reportes de los expedientes que han

cumplido su tiempo de retencin, a los cuales se les puede
aplicar disposicin final.
ARCHIVOS CENTRALES
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2
Permite migrar los documentos de archivo a otros sistemas

de informacin/conservacin, garantizado toda su fidelidad e
integridad de los metadatos asociados.
El sistema debe ofrecer una funcionalidad que permita
solicitar el prstamo electrnico y fsico de expedientes y
documentos que este contenga.
Los prstamos solicitados deben permitir ser aceptados o
rechazados por el usuario responsable del expediente.
El sistema debe presentar a los usuarios que utilizan esta
funcionalidad, un reporte con los expedientes en prstamos,
solicitados, devueltos y rechazados.
El sistema debe registrar en el histrico del expediente, el
documental.
La solicitud de prstamos documentales al archivo central
debe ser un rol que se agrupa a un perfil de usuario.
El sistema debe permitir a los usuarios del sistema, efectuar
bsquedas de expedientes o documentos transferidos al
archivo central y solicitar en versin fsica y electrnica segn
corresponda.
El sistema debe permitir al Archivo Central que recibe la
solicitud de prstamo, aceptar o rechazar un prstamo fsico,
de radicado o expediente.
El sistema debe generar un reporte de las solicitudes
enviadas y recibidas, prstamos aceptados y devoluciones
entre usuarios.
El sistema debe monitorear el tiempo de conservacin de
los expedientes electrnicos, tomando como base la fecha
del ltimo documento que contiene el expediente, conforme
la disposicin final de la TRD.
El sistema debe notificar al usuario para que inicie la
elaboracin del inventario documental y transferencia, de
acuerdo al calendario de transferencia.
El sistema debe permitir al usuario solicitar ampliacin de
plazo de transferencia. Debe registrarse una observacin que
se debe registrar en el histrico del expediente.
El sistema debe facilitar la generacin del inventario
documental y su aprobacin por archivo central.
El sistema debe permitir realizar modificaciones del inventario
cuando se encuentre errores.
El sistema debe permitir generar el inventario para
aprobacin.
El sistema debe permitir gestionar los inventarios
documentales elaborados y recibidos.
El sistema debe permitir exportar el inventario documental a
Excel.
El sistema debe generar un acta de transferencia, asignando
un nmero de acta, fecha y expedientes transferidos.
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Colaboracin
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0
El nuevo estado del expediente transferido debe ser Archivo

Central.
El sistema debe presentar al archivo central, metadatos que
faciliten la ubicacin fsica para el caso de los expedientes
hbridos.
En la transferencia del expediente electrnico, el sistema no
puede degradar el contenido ni la estructura de sus
documentos electrnicos; conservando todos los vnculos
entre el documento y sus metadatos.
El sistema debe presentar un informe en el que se detalle
cualquier fallo que se haya producido durante la
transferencia, la exportacin o el borrado. El informe deber
indicar cules de los registros que estaba previsto transferir
han generado errores durante la operacin.
El sistema debe monitorear el tiempo de conservacin de
los expedientes electrnicos e hbridos, tomando como base
la fecha del ltimo documento que contiene el expediente
conforme la disposicin final de la TRD para su eliminacin.
Conviene que el sistema permita la destruccin total de
expedientes concretos que segn la TRD as lo indiquen, de
forma que queden eliminados por completo y no se puedan
restaurar con instrumentos especializados de recuperacin de
datos.
El sistema debe ser capaz de conservar los metadatos de
los expedientes electrnicos eliminados, para consultas
posteriores.
El sistema debe generar el acta de eliminacin de los
expedientes eliminados.
Una vez se realice la transferencia del expediente electrnico
al SGDEA, debe asegurar conservacin, autenticidad,
integridad y recuperacin a medio y largo plazo conforme lo
estipulado en la TRD
El sistema debe evitar en todo momento que se elimine un
expediente o cualquier parte de su contenido, salvo en caso
de: destruccin conforme a la norma de conservacin o
eliminacin llevada a cabo por un administrador como parte
de un procedimiento auditado
El sistema debe ser capaz de rastrear de forma automtica
los perodos de conservacin asignados al expediente
conforme la TRD, tomando como fecha final del documento
incorporado ms reciente.
El expediente electrnico debe permitir realizar
empaquetado del mismo en un archivo .ZIP, el cual debe
contener el ndice electrnico y metadatos del expediente
electrnico en formato XML, adems copia de los
documentos contenidos en el expediente.
El sistema debe permitir enviar documentos a usuarios y
estos puedan abrir y editar cuyos cambios deben ser
registrados directamente sobre el documento. En todo caso
debe gestionarse una sola versin del documento.
El sistema debe permitir sobre plantillas de Word la creacin,
asignacin, modificacin, preparacin, aprobacin secuencial.
Todas estas funciones desde la misma plataforma.
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Los plantillas deben contar con un buscador para su fcil

recuperacin.
Gestin de correspondencia
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La plantilla utilizada por el usuario debe alojarse nativamente

en la plataforma, el cual debe permitir la edicin del
documento las veces que el usuario lo requiera.
El sistema debe facilitar los anlisis de antecedentes,
proyeccin de respuesta y tramite que haya lugar hasta
culminacin del asunto.
El sistema debe cumplir en su totalidad con el Acuerdo 060
de 2001.
El sistema debe permitir con los radicados de entrada la
funcin de asignacin simple y mltiple. Ejemplo cuando un
radicado debe ser tramitado por varios usuarios
simultneamente.
El
sistema debe presentar un reporte de los radicados
fsicos pendientes por entregar fsicamente al usuario
Cuando en la radicacin del documento de entrada el
usuario de correspondencia asigno el valor de entrega fsica
al usuario responsable del trmite, el sistema debe en todo
momento el control de la entrega fsica del documento a
travs de un reporte que permita la recepcin de
documentos evitando la impresin de planillas fsicas.
El sistema debe permitir en la radicacin de documentos que
ingresan por correspondencia, la impresin de rtulos de
identificacin para incorporar al documento fsico el cual
incluya cdigos de barras, fecha, hora y usuario radicador.
La radicacin de documentos internos cuyo destino sea
interno o externo se debe realizar desde el rea que los
produce.
Para
los radicados de entrada marcados como fsicos, el
sistema debe permitir la carga del archivo digitalizado. Una
vez digitalizado es enviado al usuario asignado.
El sistema debe contar con un mdulo integrado y
expuesto desde el portal Web de la entidad, que permita
el registro de ciudadanos para la generacin de PQRS.
El sistema debe permitir la validacin de la existencia del
correo electrnico provisto por el ciudadano.
Validado el ciudadano, este puede formular PQRS desde la
Web.
El sistema debe permitir la formulacin de PQRS Annimas.
El ciudadano debe contar con un mdulo que permita
consultar las respuestas emitidas por la entidad.
El sistema debe permitir reasignar un radicado de entrada o
PQRS a otro usuario del sistema, conforme un rbol de
jerarqua.
El sistema debe permitir incluir los radicados de entrada,
salida, internos y PQRS generados desde el mismo sistema.
El sistema debe contar con un buscador de expedientes que
facilite la inclusin de radicados.
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0
El sistema debe permitir con los radicados de entrada y

PQRS, la delegacin del mismo a varios usuarios, de tal
forma que cada usuario aporte los documentos y
comentarios necesarios para emitir una sola respuesta.
El sistema debe proveer en la mayor cantidad posible, la
generacin de reportes para las distribuciones fsicas de
documentos, facilitando su control mediante formularios
del sistema y evitando la impresin de planillas de
El sistema debe permitir el clculo de la fecha de
vencimiento de los radicados, cuando este se ha
establecido.
El
sistema debe permitir generar radicados de salida desde
la dependencia productora.
El sistema debe permitir la carga de plantillas de Word para la
generacin de radicados de salida.
Despus de radicado el documento de salida, el sistema debe
convertirlo automticamente a un formato PDF/A.
El sistema debe permitir generar radicados de salidas
digitales y fsicas. Para el primero debe enviarlo al ciudadano
o empresa destinataria.
Cuando se trate de radicados de salida digitales producto de
una respuesta a una PQRS, el sistema debe publicarla en el
sitio Web de la entidad, de tal manera que permita la consulta
al ciudadano de la misma.
Para los radicados de salida fsicos, el sistema debe asignar
un numero temporal hasta tanto no sea entregado a
ventanilla.
Cuando se recibe en ventanilla un radicado de salida fsico, el
sistema debe permitir asignar un nmero definitivo,
generacin del adhesivo y digitalizar el radicado de salida.
El sistema debe permitir la asignacin de rutas de
correspondencia y mensajera con terceros para radicados de
salida en soporte fsico.
El sistema debe permitir la generacin de planillas de envo,
donde se relacione los radicados de salida a distribuir
fsicamente.
El sistema debe permitir establecer cuando ha sido
entregada exitosamente un radicado de salida, en caso tal
permitir su reprogramacin.
El sistema debe enviar en puntos crticos notificaciones al
correo del usuario que tramita un documento.
El sistema debe permitir la personalizacin de los rtulos de
los adhesivos de correspondencia.
ESCENARIOS INTEGRACIN ECM

Para todas las solicitudes de integracin a continuacin (excepto las de redireccin), el proveedor
debe desarrollar un mecanismo alineado con el estndar CMIS en la medida de lo posible, y
sustentar la propuesta de un servicio personalizado en la inexistencia de la funcionalidad en el
estndar. Se solicita cumplir con el estndar CMIS 1.1 incluyendo todas las funcionalidades
excepto las opcionales del estndar http://docs.oasis-open.org/cmis/CMIS/v1.1/cs01/CMIS-v1.1cs01.html
El siguiente grfico muestra las integraciones bsicas que debe proveer la plataforma. Se debe
tener en cuenta que el visor se utilizar principalmente mediante redireccin http, pero para flujos
documentales puede requerirse la interaccin directa con el ECM.
En la siguiente tabla se describen las integraciones mencionadas.

Integracin
Sistem
Protocol
Atributos de
a/
o/
Calidad
Usuari
Mecanis
o
mo
Observaciones
Visualizar
Documentos
Usuario
Final
Crear/Consulta
r/ Actualizar y
Borrar
Documentos
SIREP /
SAP
/ SIMASC
Interfaz WEB
de
visualizacin/
Redireccin
Estndar
CMIS
1.1 WS/REST
Digitalizacin
de
Documentos
Usuario
Final
/
Digitalizad
or
SIREP
Interfaz
WEB /
Aplicacin
Redireccin
WS/REST
SIREP
CMIS 1.1 WS
/REST
LDAP /
Soporte ACLs
SNMP v1,
v2c,
v3
APIs EMC
Centera
Adicin de
Pgina /
Imagen de
Rotulo
Versionamient
o
Autenticaci
ny
Autorizacin
Monitoreo
Almacenamient
o
eSigna
Firmas
Digitales
y
Estampado
Correo
Electronico
Active
Direct
ory
Zenoss
4.2.4
Centera
Usuarios
Externos
TSA, PKI
CMIS /
SOAP/HT
RFC 3161,
FIPS
Buzn de
Correo
SMTP
Usabilidad,
tolerancia a fallos
Deseable interfaz mvil (app)
En promedio 1
TPS con un
mximo de 5 TPS
en Carga de
Digitalizacin.
Carga til
promedio de 600K
y Mxima de
40MB para
Servicios Pblicos
y Gestin interna.
Hasta
5GB
para
Calidad,
Velocidad,
Estabilidad
Se debe proponer el mtodo concreto

dentro del estndar a ser utilizado par
cada integracin
1 TPS / Rotulo
100K
Rotulo en formato TIFF, esta

funcionalidad debe soportarse y se
debe redefinir en proceso de
implementacin
El
esquema debe ser flexible frente a
posibles cambios en el versionamiento
0,1 TPS
Deseable interfaz mvil (app)
1500 usuarios
internos
14TB
A continuacin se detallan algunas de las integraciones descritas.
Deseable interfaz / tablero de

monitoreo
El almacenamiento inicial es centera
pero debe poder cambiarse por
cualquier otro almacenamiento estnd
Segn indicaciones del proveedor
inDenova
Requeridos para la gestin de ndices
electrnicos al momento del evento de
cierre de un expediente.
Notificaciones, puede incluir correo
electrnico certificado, inicialmente
mediante la modificacin de la
direccin destino incluyendo el
gateway
Visor de Documentos
Se requiere que el ECM provea un visor para los documentos que estn almacenados, este visor
debe tener las siguientes herramientas:
Vista por pagina

Zoom
Bsqueda de textos
Marcaciones y Anotaciones
o El visor entregado por el ECM debe tener la capacidad de realizar marcaciones de
tipo resaltado sobre el documento, esta marcaciones deben ser parametrizables,
adicionalmente debe tener la opcin de almacenar anotaciones que se hagan en el
documento. Se debe manejar perfiles de seguridad para el acceso al documento,
no todos los usuarios podrn realizar marcaciones y anotaciones.
o El visor del ECM debe mostrar las marcaciones y anotaciones que se hayan
realizado previamente en el documento.
OCR
o Es necesario que el ECM tenga utilidades para poder realizar operaciones de OCR
(Optical Character Recognition) sobre los documentos que estn almacenados.
Se incluye como integracin, puesto que este visor debe tener una interfaz web, y el ECM debe
permitir realizar una redireccin a esta interfaz con la metadata como parmetro GET.
Verifica Existencia de Documento
Se requiere que el ECM exponga un servicio que permita verificar si un documento existe o no a
partir de una metadata de entrada.
Crear Documento
Es necesario que se exponga un servicio que reciba un documento y una metadata asociada para
que sea almacenada en el ECM.
Eliminar Documento
El ECM debe proveer un servicio para que se elimine un documento a partir de una metadata de
entrada que se le enve y segn la configuracin de perfiles de usuario.
Consultar Documento
Es necesario que el ECM provea un servicio que retorne un documento a partir de una metadata de
entrada.
Digitaliza Documentos
El ECM debe proveer una utilidad mediante la cual se puedan digitalizar los documentos
entregados en las sedes de la CCB para que sean almacenados en el formato estndar que se
defina, estos documentos debe tener asociada una metadata la cual se utilizara para realizar
bsquedas. Se incluye como integracin puesto que la interfaz de digitalizacin debe ser web y el
ECM debe permitir realizar una redireccin a esta interfaz con metadata inicial como parmetro
GET.
Adicin de Pagina (Imagen de Rotulo)
Se requiere que el ECM exponga un servicio que permita adicionar una pgina al inicio o al final de
un documento ya existente, dependiendo de un indicador que especifique la ubicacin. La pgina se
entrega en formato TIF y debe convertirse al formato estandarizado de almacenamiento de

documentos del ECM.
Versionamiento de Documentos
Se requiere que el ECM exponga un servicio mediante el cual se puedan versionar documentos a
partir de una metadata de entrada. El versionamiento que se manejara ser descendente. Ejemplo:
Siempre la versin ms reciente ser la 0, luego seguir la 1 y as sucesivamente. La definicin de
las tablas de retencin documental puede modificar o sugerir un esquema diferente de
versionamiento.
Traslado de Documentos a Centera
Se debe implementar en el ECM un mecanismo mediante el cual se congele la versin del
documento, es decir, que no se permitan ms cambios y se conserve la ltima versin como
definitiva. Este comportamiento debe ser iniciado por el sistema origen mediante un servicio
expuesto por el ECM. Actualmente se tiene implementado el almacenamiento definitivo con
CENTERA.

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ESPECIALIZACION TECNOLOGICA EN GESTION Y SEGURIDAD DE

Validacin de tcnicas de migracin y herramientas ETCL

INSTRUCTOR LIDER: Yair Enrique Tache Niebles

INTEGRANTE: CARLOS ANDRES PLAZA MARRUGO

LA EXCELENCIA UN COMPROMISO DE TODOS

suscripcin anual; para todos los

Actualmente se tienen almacenados 2TB

Son de obligatorio cumplimiento las

3. OCR y alimentacin automtica de

Se deben proveer servicios de instalacin

En el anexo de integracin se detalla la

Se deben convertir todos los documentos

Se debe proveer soporte y operacin por 1

Se deben cotizar los

Se debe implementar el mdulo de

As mismo, debe permitir la integracin con flujos de trabajo existentes en otras

3. Disponibilidad: Capacidad de mantener la operacin y acceso de los servicios

Conversin y Migracin - El proveedor seleccionado deber realizar todo el proceso de

Distribucin porcentual del crecimiento de 75.000 pginas diarias

Trivial: Problema de visualizacin.

Leve: Mnima prdida de funcionalidad.

Grave: Gran prdida de funcionalidad que no implica afectacin a

Crtico: Cadas, prdidas de datos o comportamiento anormal grave

Estado de los incidentes:

Abierta: Cuando la incidencia es reportada por la CCB.

Asignada: Cuando la incidencia es tomada por un funcionario del

En Resolucin: Cuando ha sido diagnosticada la causa de la

Resuelta: Cuando se ha corregido la incidencia.

Cerrada: Cuando la CCB ha validado que la incidencia se corrigi

Acuerdo de Nivel de Servicio:

Entre Abierta y Asignada:

Entre Asignada y En Resolucin

Entre En Resolucin y Resuelta

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA LA SELECCIN DE SOFTWARE DE GESTION

Descripcin-El sistema permite

Permite imponer limitacin sobre el nmero de metadatos

Permite el uso de una estructura de clasificacin de la

Permite en la configuracin del sistema que se definan varios

Permite que el administrador en el momento de la

Permite adquirir metadatos, creados por el usuario, en el

Permite soportar metadatos para las carpetas y los

Permite la asignacin de un nmero de referencia, numrico

Permite que el administrador restrinja el acceso a carpetas,

Permite que un usuario pertenezca a ms de un grupo

Permite capturar y almacenar en la pista de auditora datos

Permite la actualizacin de las TRD

Permite impedir que los usuarios o los administradores

Permite ajustar los tiempos de retencin

Debe permitir al administrador del sistema generar un

El sistema permite la bsqueda en todos los niveles de la

Permite a los usuarios y administradores configurar los

No doble digitacin de numero de caja

Asociacin de documentos ya digitalizados

Importacin de documentos (texto, HTML)

Aplicacin tome funcionalidades del escner (VRS)

El sistema debe permitir el escaneo distribuido: permitir que

Permite que se definan perfiles de usuarios y que a cada

permite generar informe de costo acumulado presupuestado

Permite que los flujos de trabajo inicien o no con un

Permite la creacion grafica de flujos

Permite ruteo paralelo

Permite incluir scripts para logica avanzada

La funcin de flujos de trabajo permite informar de los

Se debe permitir la gestin de documentos en las diferentes