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Manual
European standard operating procedure (SOP)
methodology reflecting European best practice
within the area addressing
the quality and safety of blood.
English German
Publication notice:
This manual has been developed by the participants of the EU-Q-Blood SOP Project co-funded by
the European Commission, Health and Consumer Protection Directorate General, Public Health and
Risk Assessment Directorate, Grant Agreement No. 2004217. (2006-2007)
The manual gives valuable information and guidance on the structure of documents related to quality
management systems. The content of this manual will therefore by included in the EU co-funded
project on developing common criteria and standards for the inspection of blood establishments.
Further information on this manual including updated versions, national training courses or seminars
organised by the project participants is available from the project Website of EUBIS (European
blood inspection system) (www.EUBIS-europe.eu).
EuBIS
European Blood Inspection System
Co-funded by the EC
Disclaimer:
The content of this manual does not necessarily reflect the views of the European
Commission. Neither the Commission nor any person acting on its behalf can be
held responsible for any use that may be made of the information in this report.
The editors and project participants assume no responsibility for the use to which
this manual is made.
ii
Edited in cooperation with the Project Participants / Herausgegeben gemeinsam mit den Projektteilnehmern
DRK-BSDBH
Germany (Project
Coordinator)
BTS - Iceland
EBS - Estonia
EFS - France
FMP - Romania
HBRK - Belgium
HNBT - Hungary
IBT - Malta
IHBP - Poland
ISS - Italy
MOH - Cyprus
-
(Ministry of Health of the Republic of Cyprus - Medical and Public
Health Services)
NBS - United
Kingdom
NBT - Bulgaria
(National
Center of Hematology and Transfusiology)
NBTS - Ireland
Sanquin - The
Netherlands
SNBTS - United
Kingdom
VFN - Czech
Republic
Advisory Board (Martin Gorham, Jeroen de Wit, Magdalene Letowska, Angus Macmillan Douglas).
Supported by the European Blood Alliance (EBA) /
mit Untersttzung der European Blood Alliance (EBA)
Copyright
iii
iv
PREFACE
Ensuring the quality and safety of blood continues to be a major preoccupation within the
framework of public health on the national and European level. The introduction of
advanced technologies for the collection, processing and testing of blood during the last
decade has resulted in extremely high quality and safety standards of blood and blood
components. Increasing importance has been addressed to establish effective quality
management systems for blood establishments. Those systems enable to optimise the
control and monitoring of the complex and sophisticated processes covered by modern
blood establishments. A key element of quality systems is to define a common quality
policy, using standard process or operating procedures as an important tool for
transposition.
The objective of this manual is to set out a methodology for establishing such standard
operating procedures (SOPs) based on the European Commissions directive
requirements related to ensuring the quality and safety of blood. It is the result of a
collaborative effort of representatives from 16 institutions participating in a project cofunded by the European Commission (Grant Agreement N 2004217) within the
framework of its Public Health Programme (Decision N1786/2002/EC). Initiated and
coordinated by the Red Cross Blood Donor Service Baden-Wrttemberg Hessia in
Frankfurt am Main, Germany, this project aimed to develop a manual that would assist
blood services to implement or improve their standard operating procedures and that
would reflect, in the view of project participants, European best practice.
It is hoped that this EU-SOP Manual will contribute to the understanding and
management of quality processes in blood services and assist blood establishments in
preparing for the inspection of their services related to the implementation of quality
relevant elements required by European Union legislation. In this context, the manual
includes a master SOP template and SOP examples illustrating the structure and the
process to develop SOPs.
The project coordinators herewith express their sincere appreciation to the participating
institutions and their representatives, as well as to the team of advisors, in particular
Martin Gorham, Dr. Jeroen deWit, and Angus Macmillan Douglas for their continued
cooperation, collaboration and support throughout the life of this undertaking. Their
willingness to share their expertise and experience at the national level on the use of the
manual is gratefully acknowledged. The project participants also express their gratitude
for the constructive cooperation with the representatives of the European Commission,
Tapani Piha and Dr. Eduardo Fernandez-Zincke as well as the support of Frances
Delaney. Finally, the project participants would like to acknowledge the support given by
the European Blood Alliance at present and in sustaining the future dissemination of the
Projects deliverables and the continual development of its ideas.
v
This 1st Edition of the manual is presented on behalf of the project participants. An
electronic form can be ordered via the Project Website (www.EUBIS-europe.eu).
(Project Leader)
vi
VORWORT
Die Sicherheit und Qualitt von Blut und Blutbestandteilen ist von groer Bedeutung fr
das ffentliche Gesundheitswesen auf nationaler und Europischer Ebene. In den
zurckliegenden Jahrzehnten hat die Einfhrung modernster Verfahren zur Gewinnung,
Verarbeitung und Testung von Blut- und Blutbestandteilen zu einem hohen Qualitts- und
Sicherheitsstandards in diesem Bereich gefhrt. Eine zunehmende Bedeutung kommt
der Etablierung von effektiven Qualittsmanagementsystemen innerhalb der
Blutspendeeinrichtungen zu. Diese Systeme ermglichen die berwachung der teilweise
komplexen Ttigkeitsbereiche und Arbeitsablufe. Ein wichtiger Bestandteil solcher
Qualittsmanagementsysteme ist die Festlegung von einheitlichen Qualittszielen und
die Beschreibung der hierfr erforderlichen Vorgehensweisen in Form von
standardisierten Verfahrens- und Arbeitsanweisungen.
Das vorliegende Handbuch soll einen praktischen Leitfaden geben fr die Etablierung
von Standardarbeitsanweisungen (engl. Standard operating procedure = SOP) in
Blutspendeeinrichtungen basierend auf der durch die Europische Kommission
erlassenen Direktiven fr Blut und Blutbestandteile. An der Ausarbeitung waren Experten
von Blutspendeeinrichtungen sowie Gesundheitsministerien aus 16 EU-Mitgliedslndern
beteiligt. Die Arbeitsgruppe war Teil eines durch die Europische Kommission
gefrderten Projektes (Grant Agreement N 2004217), das nach Initiative und unter
Leitung des Blutspendedienstes Baden-Wrttemberg Hessen des Deutschen Roten
Kreuzes in Frankfurt am Main durchgefhrt wurde. Die Frderung hierfr erfolgte durch
das Aktionsprogramm der Europischen Gemeinschaft im Bereich der ffentlichen
Gesundheit (Beschluss N1786/2002/EG).
Vorrangiges Ziel des Handbuches ist es zu einem besseren Verstndnis von Qualittsrelevanten Prozesses auf Ebene von Arbeitsanweisungen in Blutspendeeinrichtungen
zufhren sowie Blutspendeeinrichtungen die Mglichkeit zu geben, bestehende
Arbeitsanweisungen an die Anforderungen der Europischen Direktiven anzugleichen. In
diesem Zusammenhang kann der vorliegende Leitfaden Blutspendeeinrichtungen auch
bei der Vorbereitung auf Inspektionen entsprechend den Vorgaben der Europischen
Direktiven genutzt werden. Hierzu versucht das Handbuch anhand von Muster-SOPs
sowie mit praktischen Beispielen die Vorgehensweise zur Erstellung von
Arbeitsanweisungen zu veranschaulichen.
Die von den Projektteilnehmern auf Basis langjhriger Erfahrungen mit
Qualittsmanagementsystemen erarbeiteten Empfehlungen verstehen sich somit als
Hilfestellung
zur
Umsetzung
einheitlicher
Europischen
Sicherheitsund
Qualittsstandard im Bereich von Blut und Blutbestandteilen wie sie in den Direktiven der
Europischen Kommission vorgegeben werden.
vii
(Projektleiter)
(Projektkoordinator)
viii
ANNEXES ............................................................................................................................94
ANNEX I TERMINOLOGY (DEFINITIONS) .................................................................................................................. 94
ANNEX II - PARTICIPATING INSTITUTIONS AND INDIVIDUALS ...................................................................................... 107
ANNEX III - REFERENCES ........................................................................................................................................ 111
ANNEX IV - PROJECT-PUBLICATIONS ...................................................................................................................... 113
ix
ANHANG ............................................................................................................................216
ANHANG I BEGRIFFSBESTIMMUNGEN .................................................................................................................... 216
ANHANG II TEILNEHMENDE INSTITUTIONEN UND PERSONEN.................................................................................. 231
ANHANG III - REFERENZEN ..................................................................................................................................... 235
ANHANG IV - PROJEKT-BEZOGENE PUBLIKATIONEN................................................................................................. 237
CHAPTER 1
Introduction
This manual setting out a European standard operating procedure (SOP) methodology
is the outcome of a project entitled EU-Q-Blood SOP.1 The project was co funded by the
European Commission under its 2003-2008 Programme of Community action in the field
of public health2, which identified the enhancement of the quality and safety of blood and
blood components as one of its actions and support measures. This SOP manual,
developed by a consortium of blood establishments having considerable expertise in
quality management systems, reflects, in the view of the project participants, European
best practice for developing high standards of quality and safety for the collection,
processing, storage and distribution of blood and blood components. Its aim is to provide
the tools by which a blood establishment can build up its own standard operating
procedures (SOPs), as well as provide a logical framework which hopefully can be used
by all institutions in a variety of different logistical and functional situations.
Background
In 2002, the European Union established a legislative foundation for setting a high level
of quality and safety of human blood and blood components with the adoption of Directive
2002/98/EC3. This was followed in 2004 and 2005 by three European Commission
Directives setting out the technical implementing measures for issues that are identified in
that Directive. The first deals with certain technical requirements for blood and blood
components (2004/33/EC4), the second with traceability and the notification of serious
adverse reactions and events (2005/61/EC5) and the third with standards and
specifications related to a quality system for blood establishments in the European Union
(2005/62/EC6).
Directive 2002/98/EC places a major obligation on Member States and their identified
competent authorities to carry out regular inspections and control of all blood
establishments on their territory (Article 8). In addition, it requires all blood establishments
to establish and maintain a quality system based on the principles of good practice
(Article 11).
1
Project Objectives
The specific objectives of the EU-Q-Blood-SOP Project were to:
1. assess the existence of SOP manuals and guidelines currently used in the 16
blood services involved in the project in order to identify (a) international and
national SOP manuals already in place and (b) the current inspection practice;
2. develop a manual to assist blood establishments to develop and implement their
own SOPs;
3. test this new SOP methodology among the partner institutions;
4. distribute this manual to (a) the participating blood establishments and (b) to
disseminate the results to any interested blood establishments throughout the
7
2004/192/EC: Commission Decision of 25 February 2004 adopting the work plan for 2004 for the implementation of the programme
of Community action in the field of public health (2003 to 2008), including the annual work programme for grants (Text with EEA
relevance). Official Journal of the European Union L 60, 27.2.2004, p.58.
8
Community action in the field of public health (2003-2008). Work plan 2005.
Methodology
Following submission of the project proposal to the European Commission, its approval,
and the completion of project negotiations, the Project coordinators prepared a survey
questionnaire designed to find out the current status of SOPs, their structures and any
manuals or regulations already in place in the various participating institutions and
countries. It was divided into four different sections specifically addressing questions
related to (i) basic validation, (ii) principal management requirements, (iii) areas of work,
where SOPs are in place, i.e. donor recruitment, testing, management, logistics, etc. and
(iv) the way that risks are identified and managed. Specific questions sought the
identification of international and national SOP manuals already in place [e.g. American
Association of Blood Banks (AABB)], being used or legally required. One question sought
to determine whether the blood establishments have been inspected by government
authorities and at what intervals. The awareness of inspections as required by Directive
2002/98/EC where relevant was also solicited.
Based on the results of the questionnaire, differences and commonalities in the approach
to quality management and specific related aspects were identified and summarized in a
survey report (www.EUBIS-europe.eu). It identified some of the perceived high risk
areas in blood collection, preparation, laboratory testing, storage and distribution with 7 of
15 (47%) participating blood establishments of the view that their present SOP system
required change in the light of the European blood legislation, These were mainly
participants from the Member States that joined the EU in 2004 and from the Applicant
Countries (Bulgaria and Romania joined the EU in 2007). Four of 15 (27%) participants (2
from Applicant Countries and 2 from the 15 pre-2004 EU Member States) indicated that
their blood establishments were not inspected by governmental authorities. The
responses also led to the identification of critical areas in transfusion medicine that
needed to be addressed by the projects working groups.
Following compilation of the responses to the questionnaire, a start-up meeting of the
project participants was convened at which the projects work plan was reviewed, the
survey results discussed and agreed, and four working groups established to address the
entire range of blood establishment responsibilities from the donor interview to logistic
and managerial responsibilities in blood supply. Nominated experts from each of the
participating blood establishments were assigned to each working group and in January
2006 began their work. The structure of the working groups and their area of coverage
are presented in Table 1.1.
Test site
Cyprus
- Blood Collection
- Donor Identification
- Donor acceptability/selection/interview
- Disinfection and Sterility of blood components
- Labelling and Identification
Areas of
Interest and
Risk identified
Test site
Malta
Areas of
Interest and
Risk identified
Additional
Guidelines
Areas of
Interest and
Risk identified
Participating blood establishments agreed on the common quality elements for SOPs
(Chapter 3). They emphasized that while the SOP level can be sufficient to describe work
processes, they have to be incorporated in a quality management system in accordance
with the relevant requirements of Directive 2002/98/EC (Article 11(1) and Annex I Part B)
(Figure 1.1). In several cases, blood establishments are also required to follow additional
requirements according to specific regulations defined by good manufacturing practice
(GMP) and/or the standards of the International Organisation for Standardisation (ISO) for
setting-up a quality manual (linked to ISO) or site-master-file (linked to GMP). In these
cases it will be advisable to cross-reference the directive requirements to those standards
in order to harmonize the quality management system.
Background Summary
The aim of the EU-Q-Blood-SOP project was not to provide an operating procedure to be
used in an institution, but rather to provide the tools by which one can build a standard
operating procedure (SOP). The resulting product is an SOP-manual that provides a
methodology for creating an SOP comprising the basic quality elements. It is intended to
set out a practical template aimed at assisting blood establishments prepare for
governmental inspections as required by Directive 2002/98/EC. It could also be used to
adapt existing procedures to comply with current EU requirements. This SOP
methodology comprises precise quality requirements, requisites and quality terms linked
to the EU Directives and is based on GLP/GMP-standards that have to be specified
(filled-out) in order to complete the documents. These quality requirements are presented
in a modular fashion, in order to tailor the SOPs to meet local circumstances.
The Manual aims to deliver practical guidance on the basic structure for preparing
Standard Operating Procedures (SOPs). Example SOPs, drafted by the working groups
focusing on selected areas that have been chosen from the areas of highest risk, are
presented in Chapter 4. These examples are intended to assist those who are aiming to
adapt their local SOPs using the guidelines given in this manual. The aim is to provide a
logical framework which can be used by all institutions in a variety of different logistical
and functional situations.
Donor recruitment
Directive 2005/62/EC6 sets out the standards and specifications related to a quality
system for blood establishments, based on Directive 2002/98/EC, which will help to
ensure the safety of blood throughout the European Union. Recital 3 states that
A quality system for blood establishments should embrace the principles of
quality management, quality assurance, and continuous quality
improvement, and should include personnel, premises and equipment,
documentation, collection, testing and processing, storage and distribution,
contract management, non-conformance and self-inspection, quality control,
blood component recall, and external and internal auditing. (refer to
Directive 2005/62/EC)
A quality system for blood establishments is considered to be a key element in the
implementation of good practice.
A quality management system is used for the purposes of compliance with regulations
and guidelines. It should ensure a systematic approach towards quality and the
implementation and maintenance of a quality system. It should involve all persons and
processes in the blood establishment (Annex 1.1) and lead to a system for the evaluation
of processes and to continuous quality improvement.
There are no absolute criteria for framing the quality management system. In general, it
comprises a number of tools defined by the individual institution, in order to allow for the
flexibility to adjust to various regulations and guidelines. In meeting the requirements of
Directive 2005/62/EC, individual Member States must take into account their own
additional specific regulations and guidelines.
According to Directive 2005/62/EC quality systems for blood establishments should be
based on good practice (GP).
In order to ensure the highest quality and safety for blood and blood
components, guidance on good practice should be developed to support the
quality system requirements for blood establishments taking fully into
account the detailed guidelines referred to in Article 47 of Directive
2001/83/EC so as to ensure that the standards required for medicinal
products are maintained. (Recital 5)
Such good practice guidelines for blood establishment are to be developed by the
European Commission (Article 2, Para 2) taking fully into account the principles and
guidelines of Good Manufacturing Practice (GMP) (see terminology, Annex I)
Annex I requires that the quality system ensures that all critical processes are specified in
suitable instructions. The system must be reviewed by management at regular intervals to
verify its effectiveness and measures introduced if deemed necessary (Section 1.1 Para.
3).
In order to fulfil these requirements, a blood establishment needs to establish a
documentation system. It should be organized at different levels of document
responsibility with the top level being those legislative instruments (e.g. legislation and
laws), regulations and guidelines the individual blood establishment has to follow (refer to
chapter 2, Figure 2.1). These regulations should be incorporated into the quality
management system and be reflected throughout the entire quality documentation
system.
A description of the quality system itself should be presented in the document level
directly below. Documentation on the manual and/or site-master file (See Definitions) has
to be in accordance with Article 11(1) of Directive 2002/98/EC9. In addition, standard
operating procedures (SOPs) have to be prepared by the blood establishment10. These
SOPs are an important part of the quality system and have to cover all the
establishments critical activities.
10
In preparing the site master file and the SOPs, the blood establishment needs to address
the main aspects of the quality system standards and specifications set out in the Annex
of Directive 2005/62/EC:
- General Principles (Part 1)
- Personnel and Organisation (Part 2)
- Premises (Part 3)
- Equipment and Materials (Part 4)
- Documentation (Part 5)
- Blood collection, testing and Storage (Section 6), including
6.1 Donor Eligibility, 6.2 Collection, 6.3 Laboratory testing, 6.4 Processing and
validation, 6.5 Labelling, 6.6 Release of blood and blood components
- Storage (Section 7)
- Contract Management (Part 8)
- Non-Conformance (Part 9), including
9.1 Deviations, 9.2 Complaints, 9.3 Recall, 9.4 Corrective and preventive actions
- Self-inspection, audits and improvements (Part 10)
10
11
Regulations / Laws
Quality Manual
(Site Master File)
Figure 2.1: Document structure of the EU-Q-SOP-manual with SOP levels covered by
the Project manual. The figure represents the hierarchy of documents used by a quality
management system following good quality standards as defined by the Directive
2002/98/EC and its technical annexes. The Quality Manual or Site Master File should
be established according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC.
12
by the
quality
person
use of
13
Action
Description
Preparation Phase
1
Identify the objective and scope of the SOP and draft a title
Chapter 3.1
Identify the competent user and assign responsibility for Chapter 3.2
writing the SOP
Writing Phase
Chapter 3.3
Design a process flow chart and describe each step of the Chapter 3.4
work process in this flow-chart
Training and implementation Phase
Chapter 3.5
Chapter 3.6
for testing the product quality (e.g. leukocyte count,) and the release parameters of the
blood component to be included in the SOP. He involves the person responsible for
storage and logistics of blood components in order to ensure they make any changes
required to their SOPs. He has completed the second phase.
Finally, the competent user puts in place a process to allow for a change to be made to
the SOP. This is known as the change control process and includes the training of staff in
the new procedure before it is implemented. The third phase has been completed.
3.1. Identify the objective and scope of the SOP and draft a title (Step 1)
Before drafting the SOP, its objective has to be defined. Then the area of activity covered
by the SOP (i.e. its scope) needs to be identified.
The objective and scope of the SOP must be compatible with the objective and structure
of the institution. This can be facilitated by using an organogram and job descriptions.
In a small blood establishment, simple hand drawn organogram can be used. In a larger
institution, a computer software tool (e.g. Visio) may be used to develop these
organogram. The organogram will help identify the activities covered by each SOP. It will
also help in the identification of the personnel responsible for drafting it (3.2). The line
management of the area concerned should work with the Quality professional in carrying
out this process. Once the objective and scope of the SOP are clear, its drafting will be
easier.
Each SOP must fit into the quality system of the institution concerned. Modern quality
management systems will use either a site master file and/or quality manual, in
combination with SOPs, to describe general procedures, process procedures, testing or
analytical procedures, production procedures, donor recruitment procedures, blood
component storage and issuing procedures, etc. These procedures can be classified as
follows:
- General / operational procedures (e.g. covering a department/unit or institution)
- Complex processes (e.g. blood component production and quality control, requiring
multidisciplinary drafting)
- Simple processes
General / operational procedures are very often used to describe the organization of
processes throughout a department or institution / blood establishment. These can be
processes on the registration of samples or blood components entering the blood
establishment, regulation for general hygienic conditions applied throughout the
production department or regulations defined to handle non-conformance. These SOPs
are often assigned to senior academic-level personnel and authorized by the department
director and or institutional director.
15
3.2. Identify the competent user and assign responsibility for writing (Step 2)
The personnel who are authorized to write and sign SOPs should be defined in a
procedure on document writing and authorisation. The decision should be based on the
SOP content and level of importance reflecting the hierarchy of the blood establishment.
For example, an SOP describing the management structure of a blood establishment
should be written by the senior management and should be authorized by the institution
director him/herself, while an SOP used to describe the testing procedure for ABO blood
grouping can be written by the responsible senior laboratory technician and authorized by
the laboratory director.
The competent user is the person who works in the area covered by the SOP and who is
adequately trained for this purpose. The identification of competent user will vary with
respect to the scope and purpose of the SOP (Table 3.2).
16
Operational
Function
Executive
Level (Document)
Department
Level (Staff)
Managerial
Decision Making
SOP number
version number
Include the number and location of authenticated copies in the SOP or alternatively
maintain a distribution list.
17
Note: detailed information concerning the EUBIS Master SOP can be found in Chapter
4.1 and 4.2.
Third, design a flow-chart (Chapter 3.4), where possible. This will identify working steps
and decision points and will assist in describing the work process consistently throughout
the document.
Human nature dictates that people support what they help to create. A team-work
approach in writing SOPs can enhance the training process in their use. Managers or
Department Directors should ensure there is input from those staff and relevant experts
who will be affected by the SOP. By enlisting the talents of their personnel and technical
experts / senior consultants, the competence of relevant staff will be improved and better
SOPs produced. This will foster teamwork between personnel and managers / directors.
This approach has been proven to be very effective. In small and medium blood
establishments the whole team may be located at one site. But in large blood
establishments, the team may be situated on more than one site and the quality system
will need to establish a more sophisticated training programme.
Fourth, validate the draft SOP using qualified personnel. In the case of general or
operational procedures, this validation could be carried out by senior management. This
validation phase will allow for fine tuning and revisions can be introduced as required.
Upon completion of the validation submit the SOP to the appropriate line manager for
authorization. When ever possible the drafting and authorization of an SOP should be
carried out by at least two independent persons. The authorization process will include
the signature by the appropriate senior line manager. In addition, SOPs addressing
pharmaceutical blood products need authorization by a qualified person.
Standard operational proceedings (SOPs) need to follow strict guidelines in order to
control the precision and actuality of their content. Different types / categories of SOPs
have to be integrated in a quality system in order to assist in consistency between
documents. The quality function / or quality management department itself (see also
Chapter 2), is responsible for ensuring that basic document standards are defined, that
all personnel responsible for writing SOPs are trained to these standards and that finally
these standards are fulfilled when SOPs are issued or revised.
These standards are described in general in an SOP by itself or are integrated in the
description of the quality system included in the quality manual or site master file.
3.4. Design a flow chart and describe each step of the work process (Step 4)
Flow charts are an ideal way to describe step-wise a process including the critical
decision points. Inclusion of the responsible persons for those decision points defines the
action performed under practical work conditions and ensures that best practice is
followed throughout the various processes performed by blood establishments.
18
The use of a standard set of symbols for drawing flow charts is highly recommended.
These symbols are provided by standard commercial computer software11 or will be
included in special software available for drawing flow charts12. The standard set of
symbols is as follows:
The drawing of flow charts for the regular users (SOP writer) is most conveniently split
into two
11
12
19
20
2.
Testing
1.
Reception
of request
3.
No testing
4.
Selection
of units
yes
1a.
Request
1b.
Registration
of request
5.
Issuing
units
Stop
2.
Testing
1c. Test
sample?
no
3.
No testing
Figure 3.3.1. Example of a flow chart using international symbols to describe the testing
request for blood component.
Using this example it is also important to define in which direction flow charts are oriented
(horizontal or vertical). There are no official recommendations and this decision will be
based on the personal practicability of flow charts used by each blood establishments.
Most users prefer to use a vertical orientation of flow charts since it allows to line-up more
steps on a single page and may facilitate to cross-reference sub-processes.
In order to facilitate the reading of these flow charts by the SOP user, it is helpful to
include a brief description of the action represented in each step and to link this to the
responsible person for this action.
21
Action
1
1a
Reception of request
Check if the request is complete and valid
- address of the customer
- type of test requested
- testing material and labelling
Register the sample information in your
laboratory information system (LIMS)
In case all information is complete proceed to step 2,
if the request/test material/sample identification is
incomplete go to step 3
technician
technician
No testing performed.
Document the type of non conformance and
return relevant information to the customer
technician +
physician
1b
1c
Responsibility
technician
technician
The ability to describe complex processes using standard flow chart symbols is presented
by another example using the SOP describing the process on how the produce a platelet
apheresis concentrate (Table 3.3.1). The example includes the guidelines and standards
for writing a SOP that have been set-up in the EUBIS master SOP (Chapter 4.1). Critical
decision points to be used for risk analysis are marked by red dots (
).
This SOP has been worked-out by the working group 3 of the Project (Chapter 4.4.3).
22
Table 3.3.1: Example on how to translate a flow chart (working group 3 Apheresis) to
international symbols.
_______________________________________________________________________
Start
by including the requirements set-out by the EU blood legislation
2002/98/EC, Art 18 Eligibility of donors
2004/33/EC, Art 3 Information required from the donor
Art 4 Eligibility of donors
2005/61/EC, Art 2 Traceability
2005/62/EC complete
Donor
Selection
Donation /
Apheresis
Blood
Component
processing and
testing
C1
Patient
Stop
C2
23
pos
A
Deferral
no
no
DonorSelection
yes
Consent
Yes/no
yesno
yes
Pre
donation
testing
Pos/
Neg
neg
Donation
A.1
24
DonorDischarge
no
no
no
Collection Set
/Medicinal
components
A.1
Repair
Service
Batch
Recall
Apheresis
Equipment
Yes/No
yes
Phlebotomy
Yes/No
Log-books
Log-books
Yes/No
yes
yes
Donation /
Apheresis
no
Document
Yes/No
yes
25
Test
samples
Product
C1
C2
Disconnect /
Discharge
Donor
Stop
C.2
C.1
Product
Test
samples
no
blood components
not released
Specificati
on/Qualiy
Yes/No
no
yes
blood components
not released
Product process
yes
Mandatory
Testing
- Blood Group
- Infectious
disease markers
Additional Test
(e.g. HLA/HPA)
Component release
Post quarantine Storage
Issuance / Distribution
Sample
archiving
SO
SOP
SO
SOP
Quarantine Storage
26
REGULATIONS
QUALITY MANUAL (Policies)
PROCESSES (General procedures :
operational, support, management)
SOP Standard Operating Procedure
RECORDS
Forms are considered as documents and the same requirements apply. Records
management should be properly described in a separate procedure or as part of the
change control general procedure.
The change control system has to differentiate between two different types of documents.
27
Internal documents:
Controlled documents: they are distinguished and they are copies of the master
document (in a paper based system)
External documents:
They must be controlled and the control system formally described in a specific
procedure.
External documents comprise all relevant national or international legislation, norms or
guidelines referred to by the quality management system. These external documents
should be controlled using a document record list including the respective document
identification.
The change control system has to incorporate the following quality elements
o Change control procedure
o SOP compiling procedure
o Auditing procedure
o Training procedure
o Records and archive procedure
28
users
3. Approval of
the change
no
yes
4. Registration of the document
(in the quality system)
document controller
users
users / quality /
relevant manager
7. Signature
no
users / quality /
relevant manager
yes
8. Making controlled document
available with an effective date
document controller
quality
11. Training
users
12. Implementation
users
13. Audit
quality
quality
End
29
Activity
Responsibility
users / manager
users
change control
committee
document
controller
users
users / quality /
relevant manager
users / quality /
relevant manager
Signature
30
Activity
Responsibility
document
controller
10
users /
document
controller
Storage
quality
users
Training
Depending on validation requirements, training on draft
could occur early in the process.
Training has to be formally documented.
12
users
Implementation
Each
concerned
department
must
implementation of controlled document.
ensure
quality
Audit
Independent audit of the effective implementation of the
document must be carried out at appropriate intervals.
14
quality
Archive / disposal
Obsolete master documents are retained and stored
appropriately for the defined period.
Obsolete controlled documents are destroyed.
31
Documentation
Key forms and templates for document control system:
After completion of the writing and review process of the SOP document,
authorization / approval of this document does not automatically imply that the SOP can
be effectively used by the relevant personnel. A very important step in implementing the
new or revised document will be training of the relevant personnel. This last step in the
SOP development process is often neglected. Training and retraining of all personnel is
the only mechanism to ensure that the SOP and the quality relevant criteria it contains will
secure best practice in the blood establishment. Even with very detailed flow charts and
process descriptions, it is necessary to train all personnel. Otherwise, individuals will
interpret the meaning of procedures in different ways, leading to inconsistency in work
routines and performance.
The European blood legislation13 requires that
- All personnel in blood establishments shall receive initial and continued training
appropriate to their specific tasks. Training records shall be maintained.
Training programmes shall be in place and shall include good practice.
- The contents of training programmes shall be periodically assessed and the
competence of personnel evaluated regularly.
Formally this requires that a system of basic information is given to each individual when
starting to work in the blood establishment. This basic training should include the quality
policy of the institution, theory and practice of the EU blood directives, Good
Manufacturing Practice as well as Good Laboratory Practice. The basic training must
include training appropriate to the specific work processes based on the job description or
task12.
13
32
The periodical training may be best achieved using a training plan and a record for
evaluation. Training plans can be organized on different working levels, e.g. a working
team, the department or the institution. In all cases it should be approved either by the
department/institution head or the head of quality.
Training courses are an ideal tool to share between the personnel involved the logic why
procedures must be performed correctly not just what to do or how to do it. These
courses should be used to explain the overall quality policy reflected by these documents.
It should be the ultimate goal to convince personnel that these SOPs are not only written
paper-work taking off their time, rather that these SOPs are intended to help the
personnel work according to the best quality standards. This will result in optimal blood
products issued for the therapeutic use in patients and/or optimal diagnostics to saveguard patients from infections transmitted by blood products. Personnel involved in
transportation and storage should be trained since they are a key element in the process
chain of blood component production. It will be important for the success of the training
that despite the limited content of individual SOPs the personnel is able to understand the
integration of this content in the overall operational procedure of the blood establishment.
The trainer has the important function to explain and demonstrate both why and how
each step in the SOP is performed. This can be combined with a practical demonstration,
where the personnel will get the change to practice the procedure under the supervision
of the trainer. People are much more likely to follow procedures exactly, when they
understand why they are important. In some cases, e.g. change of production process
from standard component production to leukocyte depleted component production, it will
be helpful to include an external expert, e.g. from the filter-blood-bag company, in
assisting the training course.
The training programme should also reflect the idea that training SOPs will improve the
professional competence of the individual and enhance his or her personal job
qualification including the ability to contribute to future procedure improvements. The
trainer will provide positive feedback as the learner masters parts of the procedure and
patiently revisits those parts that need improvement.
Training records should be kept and archived. The training record must include the
names and signatures of the personnel present. The record should also contain the
content of the training. This can be realized be including the SOP number of the trained
document, additional presentation material (e.g. PowerPoint slides, hand-outs) used
and/or a written summary by the trainer. SOPs should be only released after the training
of the personal is documented. All personnel not present during the initial training have to
be trained before using the SOP. The latter will require a reliable system in
documentation. Very often a training matrix is used for this purpose, whereby information
is interchanged between the working department and the employment department to
monitor the presence of personal.
33
SOP Document-Code
Personal
(Names)
34
This chapter presents the proposed standard operating procedure EUBIS Master SOP.
This standard format has been designed by the participants in order to give a practical
example on how a SOP may be designed. It is based on the essential elements to be
addressed when setting-up a format and writing an SOP.
The following basic standards for documents should / must be included in each SOP:
Section A: Purpose / Scope / Role
- Title (Objective and Purpose)
- Scope (Area of application)
- Roles covered by the SOP
Section B: Authorization and change control
- Document number (see also EUBIS Document-Code)
- Version (see also EUBIS Document-Code)
- Page number
- Distributor (Number of copies)
- Document category (see also EUBIS Document-Code)
(e.g. WP Working procedure; PP Production procedure, TP Testing procedure, EP
Equipment procedure, WS Worksheet, RF Registration form, GP General procedure,
OP Operational procedure, QM Quality manual)
- written/revised by1
- written/revised date
- Effective date
- Expiration date2
- reviewed by1
- reviewed date
- Authorization date
- authorized by1
- authorization date
- Changes Description: (compared to the previous version)
1
2
35
Section F: Annex
- Literature
- References
- Definitions (Terminology)
- related SOP documents
- related worksheets or files
These basic elements comprise principle requirements included in an SOP (Figure 4.1).
An example (EUBIS Master Document) for the practical use of these elements in
structuring a SOP are given at the end of this chapter or can be downloaded from the
Projects Website (www.EUBIS-europe.eu).
The use of flow-charts is important in order to define a certain process or topic that has
to be described in an SOP. These flow-charts should be flexible enough to allow for local
adaptation. However, important specific requirements should be used in order to
harmonize the procedure to be used in a quality management system. These are defined
as follows:
-
36
- Scope
Define the Institution, department or unit issuing the SOP. This description should be
precise and minimal (e.g. Donor screening unit and/or department). This description may
be linked to the structural descriptions given in the Quality Manual or Site-Master-File
according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC
SOP
including
the
This information can be alternatively given in the site-master file and/or handbook
according to the organisational chart and/or job description.
Authorisation and change control is a critical mechanism for controlling documents, which
ensured availability of only those documents that needed to be currently in use with
systematic removal of the previous documents.
For guidelines on change control of new/revised documents please refer to Chapter 3.5.
The authorization must include the effective and expiry date of the document. In addition,
the date of writing and respective dates of review and authorization have to be included.
These dates must document the name and signature of the responsible person for these
actions. The responsibilities should be defined in the quality manual or site master file. It
is also essential to include the distributor of the SOP and to include a clear system for
marking copies (see below).
Despite the fact, that it is not compulsory to include an expiry date on the SOP, the quality
system must define the review interval for all documents including SOPs. This interval is
usually annually and should not exceed two years. The review is targeted to improve the
quality as well as to incorporate the changes in responsible personnel,
general/operational processes, equipment, reagents, premises and methodology (donor
collection, analytic testing, etc.). A review may lead to revision indicated by an
37
appropriate revision number (new version number). All revised documents will follow the
same validation and authorization process as for a new SOP (Chapter 3.5).
The following code should give an example on how to set-up such an identification
system:
EUBIS Document-Code :
38
The original of the SOP should be kept in the quality management office, while authorized
copies are given to the relevant personal using the SOP. A system to identify authorized
copies has to be established (e.g. copies printed on a special paper or using a colour
stamps).
39
Section E: Documentation
41
Section F: Annex
The Annex of the SOP will be used to include all attachments relevant for this SOP.
These can be the following items:
- Literature
Literature may be used to cite test principles for laboratory methods used including those
that are included in large automated test equipment (e.g. donor screening by EIA
technology using the PRISM).
- References
References can be included in the case of manuals of manufacturers used to describe a
common commercial test kit. Reference can be also equipment book, such as is used for
operating centrifuges, apheresis machines or laboratory test equipment.
These references should be cited using the exact description of the manufacturers
manual including the version number or the publishing/release date.
- Definitions (Terminology)
- related SOP documents (e.g. Equipment log-books)
- related worksheets or files
Records and/or protocols used for documentation, e.g. form sheets used in this SOP,
cleaning and disinfection plan, donor recall record.
Besides the European legislation on blood, the content of the SOP will be linked to
international or national guidelines as relevant to the subject of the SOP (e.g. GMPguidelines. In some European countries (e.g. Germany) one may also have also national
legislation (e.g. Transfusion and Pharmaceutical Law that will affect the writing of SOPs).
There are several important requirements to be referred to in the SOP as follows:
- Directive 2002/98/EC
- Quality Manual / Site Master File (according to Annex I Part B, Art 11(1), Directive
2002/98/EC)
In order to facilitate the writing of SOPs in particular for those blood establishments, that
may have a heterogenic SOP system or that want to modify their existing SOP systems to
include the relevant requirements of the European blood legislation, the manual includes
of EUBIS Master-SOP format, that can be downloaded as an original Word.doc from the
project homepage (EUBIS-europe.eu) or ordered by the editors of the manual.
Quality Manual or Site Master File
Directive 2002/98/EC
Quality Manual*
Site Master File*
*According to Annex I Part B, Art 11(1), Directive 2002/98/EC
Commission Directive 2004/33/EC
Commission Directive 2005/61/EC
Commission Directive 2005/62/EC
National Legislation
Guidelines
SOP-Level
1. Objective
2. Area of application
3. Roles covered by the SOP (job description, personnel responsibilities)
4. Description Operating Procedure
4.1 Process Flow Chart
4.2 Define Critical Points (Risk analysis)
4.3 Description of the work activities
5. Procedure for Non Conformance (Commission Directive 2005/62/EC - Art. 9)
6. Documentation
7. Annex (Literature / References / Terminology)
44
45
46
47
Directive 2004/9/EC lays down the obligation of the Member States to designate the authorities responsible for GLP inspections in
their territory. It also comprises reporting and internal market (= mutual acceptance of data) requirements. The Directive requires that
the OECD Revised Guides for Compliance Monitoring Procedures for GLP and the OECD Guidance for the Conduct of Test Facility
Inspections and Study Audits must be followed during laboratory inspections and study audits. Directive 2004/9/EC has replaced
Directive 88/320/EEC as of 11 March 2004.
Directive 2004/10/EC requires Member States to take all measures necessary to ensure that laboratories carrying out safety studies
on chemical products comply with the OECD Principles of Good Laboratory Practice. Directive 2004/10/EC replaces Directive
87/18/EEC.
48
laboratory method or the maintenance of equipment (e.g. centrifuge) used to perform this
test. Practically this can be achieved by cross-linking test-SOPs together with equipmentSOP and log-books and to use this information for calibration lists.
The following list in Table 4.3.1 and 4.3.2 should give a check-list to compare ones SOP
system with these basic principles. Further SOP examples using the EUBIS SOP format
General
are given
at theProcedure
end of this Chapter. As mentioned before, these SOP examples should
GP-EU-005
Equipment
Operating
Procedure
(EP)
give an outline for those institutions which may start
from scratch,
other institutions
which
Equipment
may want
to compare
their
existing documents with the check-list
andNumber
others may find
Measuring
and Test
List
that their SOP systems extends these quality principles.
Equipment Operation
Equipment Number
Reagent and Test Kits
Equipment
Personnel Responsibility
Calibration Plan
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
EU-SOP-WP001
/ Version 1.0
EU-SOP-WP002
/ Version 1.0
WG 1
15
WG 2
4.4.3
4.4.4
EU-SOP-WP003
/ Version 1.0
EU-SOP-WP004
/ Version 1.0
WG 3
WG 4
15
Working group 1 members: Petra van Krimpen, Sanquin - The Netherlands; Jane Hassan, Instituto Superiore di Sanita - Italy; Zoe
Sideras, Ministry of Health - Cyprus; Sveinn Gudmundsson, Blood transfusion service at the Icelandic National University Hospital Iceland
16
Working group 2 members: Alan Slopecki and Angus McMillan Douglas, The National Blood Authority (England and North Wales) United Kingdom, Inge Buyse, Het Belgische Rode Kruis - Belgium, Svetla Bakalova, National Center of Hematology and
Transfusiology - Bulgaria, Carmen Tatu, Blood transfusion service at the University of Medicine and Pharmacy Victor Babes
Timisoara - Romania
17
Working group 3 members: Christian Seidl, DRK Blutspendedienst Baden-Wrttemberg-Hessen - Germany, Petr Turek, University
Hospital of Prague and General Teaching Hospital Prague - Czech Republic, Klara Baroti-Toth, Hungarian National Blood Transfusion
Service - Hungary, Alex Aquilina, National Blood Transfusion Service - Malta, Elzbieta Lachert, Institute of Hematology and Blood
Transfusion, Warshaw - Poland
18
Working group 4 members: Leslie Sobaga, Etablissement Francais du Sang (EFS) - France (WG-Leader), Tatjana Plahova and
Riima Nidas, North-Estonian Blood Centre - Estonia, Marie OConnell, The Blood Transfusion Service Board - Ireland, Anne Forrest,
Scottish National Blood Transfusion Service - Scotland
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
ANNEXES
Definition
Source
Accreditation
Vienna
Forum
Additive solution
2004/33/EC
Allogeneic
donation
2004/33/EC
Apheresis
2004/33/EC
Apheresis centre
Vienna
Forum
Approved
supplier
Vienna
Forum
Assessment
AABB
Audit
Vienna
Forum
94
Term
Definition
Source
Autologous
donation
2004/33/EC
Autologous
transfusion
2002/98/EC
Batch
Vienna
Forum
Blood
2002/98/EC
Blood component
2002/98/EC
Blood component
release
2002/98/EC
Blood donation
Vienna
Forum
Blood
establishment
2002/98/EC
Blood product
2002/98/EC
Blood transfusion
chain
Vienna
Forum
Buffy coat
2004/33/EC
95
Term
Definition
Source
Calibrate
AABB
Calibration
Vienna
Forum
Certificate
Certification
Vienna
Forum
Change control
AABB
Clean area
Vienna
Forum
Clean room
Vienna
Forum
Closed system
Vienna
Forum
Competence
AABB
Computerised
system
2005/62/EC
Conformance
AABB
96
Term
Definition
Source
Corrective Action
AABB
Cryoprecipitate
A plasma component prepared from plasma, freshfrozen, by freeze-thaw precipitation of proteins and
subsequent concentration and re-suspension of the
precipitated proteins in a small volume of the plasma.
2004/33/EC
Cryopreservation
2004/33/EC
Deferral
2002/98/EC
Distribution
2002/98/EC
Donor
98/463/EC
EMEA
Error
Expiry date
(products)
Expiration date
Facilities
Fractionation
facility
Good
manufacturing
practice (GMP)
That part of quality assurance that ensures products are EC GMP 2006
consistently produced and controlled to the quality
Chapter 1
standards appropriate to their intended use and as required
by the Marketing Authorisation or product specification.
97
Vienna
Forum
2005/61/EC
Term
Definition
Source
Good practice
2005/62/EC
Granulocytes,
apheresis
2004/33/EC
Haemovigilance
2002/98/EC
Hospital blood
bank
2002/98/EC
Identification
Imputability
2005/61/EC
Inspection
2002/98/EC
Inspection, peer
Inspection, self
Issue
Label
AABB
Labelling
AABB
98
2005/61/EC
Term
Definition
Source
Licensing
Vienna
Forum
Manufacturing
Master document
Material
Medicinal
products derived
from human
blood or human
plasma
2001/83/EC
Mobile site
2005/62/EC
Nonconformance
AABB
Open system
Vienna
Forum
Plasma
2004/33/EC
for use.
99
Term
Definition
Source
Plasma,
cryoprecipitatedepleted for
transfusion
2004/33/EC
Plasma, freshfrozen
2004/33/EC
Platelets
Vienna
Forum
Platelets,
apheresis
2004/33/EC
Platelets,
apheresis,
leukocytedepleted
2004/33/EC
Platelets,
recovered,
pooled
2004/33/EC
Platelets,
recovered,
pooled,
leukocytedepleted
2004/33/EC
Platelets,
recovered, single
unit
2004/33/EC
Platelets,
recovered, single
unit, leukocytedepleted
2004/33/EC
Policy
AABB
Procedure
AABB
Process
AABB
100
Term
Definition
Source
Process control
Vienna
Forum
Processing
2005/62/EC
Product
inspection
Vienna
Forum
Product
instructions
Vienna
Forum
Product release
Vienna
Forum
Qualification
2005/62/EC
Quality
EC GMP 2006
Chapter 1
Quality
assurance
2005/62/EC
Commission
Directive
2003/94/EC
Term
Quality control
Definition
Source
2003/94/EC
2005/62/EC
2005/62/EC
Vienna
Forum
Qualified person
Directive
2001/83/EC
Term
Definition
Source
The
organisational
structure,
procedures,
processes,
and
implementing quality management.
responsibilities,
resources
for
2005/62/EC
Quarantine
2005/62/EC
Recipient
2005/61/EC
Reconciliation
Vienna
Forum
Red cells
2004/33/EC
Red cells in
additive solution
2004/33/EC
Red cells,
apheresis
2004/33/EC
2004/33/EC
2004/33/EC
103
Term
Definition
Source
additive solution
Red cells,
leukocytedepleted
2004/33/EC
Red cells,
leukocytedepleted, in
additive solution
2004/33/EC
Reporting
establishment
2005/61/EC
Role
Sensitivity
Serious adverse
event
2002/98/EC
Serious adverse
reaction
2002/98/EC
Session record
Specification
2005/62/EC
Standard
2005/62/EC
Standard
operating
2005/62/EC
104
Term
Definition
Source
operating
procedures
(SOPs)
Vienna
Forum
Statistical
process control
2004/33/EC
Status
Sterile
Sterile
connecting
device (SCD)
Vienna
Forum
Sterilisation
Vienna
Forum
Sterility
Annex 1, EC
Guide to GMP
Vienna
Forum
Traceability
2005/61/EC
Trace-back
2005/62/EC
105
Term
Definition
Source
2005/62/EC
Washed
2004/33/EC
Whole blood
2004/33/EC
Written
procedures
2005/62/EC
106
Country
Participants
Nominated
Individuals
BE
BELGIQUE /
BELGI
Prof. Andrey
Andreev, MD, PhD,
Director
Svetla Bakalova,
MD, PhD
Quality Assurance
Department
BG
BULGARIA
National Center of
Hematology and
Transfusiology
Plovdivsko Pole Str. 6
1756 SOFIA
CZ
ESK
REPUBLIKA
VSEOBECN FAKULTN
NEMOCNICE V PRAZE
(University Hospital of
Prague)
Vseobecn fakultn
nemocnice (General
Teaching Hospital)
U Nemocnide 2
128 08 PRAHA 2
CY
KYPROS
(Ministry of Health of the
Republic of Cyprus - Medical
and Public Health Services)
Medical Services and Public
Health Services
10 Marcou Drakou,
Pallouriotissa
1449 LEFKOSIA (Nicosia)
107
Country
Participants
DE
DEUTSCHLAND
Nominated
Individuals
Institut fr
Transfusionsmedizin und
Immunhmatologie
Sandhofstrasse 1
60528 FRANKFURT AM
MAIN
Dept.Director
Project Coordinator
PD Dr. med.
Reinhard Henschler
Dr. Esther
Schellenberg
Dr. Veronika Brixner
Saman Hosseini
EE
EESTI
FR
FRANCE
HU
MAGYARORSZG
IE
IRELAND
Phja-Eesti Regionaalhaigla
Verekeskus
Blood Centre
North Estonia Regional
Hospital
J. Stiste tee 19
13419 TALLINN
Dr. Tatjana
Plahhova, MD
Etablissement Franais du
Sang (EFS)
20 avenue du stade de
France
93218 La Plaine Saint-Denis
Cedex
Director
Eszter Miskovits,
MD
108
Country
Participants
IS
Landspitalinn
Hsklasjukrahs
(Icelandic University Hospital)
Iceland
Nominated
Individuals
Torfi Magnusson,
Medical Director and
CEO
Dr. Sveinn
Gudmundsson,MD
Landspitalinn
Hsklasjukrahs
Icelandic University Hospital
Blood Bank
At Barnsstigur
IS-101 REYKJAVIK
IT
ITALIA
Blood Transfusion
Methodology Section
Director
The Blood Bank
Blbankinn ,
President
Department of Hematology,
Oncology and Molecular
Medicine
Viale Regina Elena 299
00161 ROME
LU
Luxembourg
MT
MALTA
25 J. P. Sauvage
L-2514 Kirchberg
Luxemburg
Frances Delaney
Director
NL
NEDERLAND
Stiching Sanquin
Bloedvoorziening
Sanquin Blood Supply
Foundation
Plesmanlaan 125
1066 CX AMSTERDAM
109
Country
PL
POLSKA
Participants
Nominated
Individuals
Instytut Hematologii I
Transfuzjologii
Institute of Haematology and
Transfusion Medicine
Department of Blood
Transfusion
I. Ganghi St.14Chocimska 5
02-776 WARSZAWA
Member of the
Project Advisory
Board
Prof. Dr. Krzysztof
Warzocha, Director
RO
ROMANIA
Universitatea de Medicina si
Farmacie "Victor Babes"
Timisoara.
University of Medicine and
Pharmacy "Victor Babes"
Timisoara.
UK
ENGLAND
UK
SCOTLAND
Martin Gorham,
OBE, CEO
Member of the
Project Advisory
Board
Brigton
Douglastown, Forfar
Scotland, DD8 1TP
President European
Blood Alliance
(EBA)
Angus Macmillan
Douglas, OBE
Member of the
Project Advisory
Board
110
2.
3.
4.
5.
6.
EU documents
7.
8.
PIC/S: Guide to good manufacturing practice for medicinal products, PE 009-2, 1st of
July 2004
9.
PIC/S: GMP guide for blood establishments. PE 005-2, 1st of July 2004
111
Vienna Forum, consensus paper from a European working party on blood safety.
Document can be downloaded from the EUBIS-homepage, www.eubis-europe.eu.
112
Annex IV - Project-Publications
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
113
114
115
ANHANG ............................................................................................................................216
ANHANG I BEGRIFFSBESTIMMUNGEN .................................................................................................................... 216
ANHANG II TEILNEHMENDE INSTITUTIONEN UND PERSONEN.................................................................................. 231
ANHANG III - REFERENZEN ..................................................................................................................................... 235
ANHANG IV - PROJEKT-BEZOGENE PUBLIKATIONEN................................................................................................. 237
116
117
KAPITEL 1
Einfhrung
Dieses Handbuch soll ein Leitfaden zur Erstellung von Standard-Arbeitsanweisungen (im
folgenden Standard Operating Procedures SOP genannt) im Bereich von
transfusionsmedizinischen Einrichtungen sein. Vorrangiges Ziel des Leitfadens ist es
eine einfache und praktische Anleitung zu geben, die sich auf die Vorgaben der
Europischen Gesetzgebung im Bereich von Blut sttzt. Die Inhalte des Handbuches
wurden innerhalb eines durch die Europische Kommission gefrderten Projektes, EU-QBlood-SOP Projekt, erarbeitet.19 Die Frderung erfolgte durch das Aktionsprogramm der
Europischen Kommission im Bereich der ffentlichen Gesundheit (2003-2008)20. Dieses
Programm beinhaltet als einen Schwerpunktbereich die Verbesserung der Qualitt und
Sicherheit von Blutprodukten innerhalb der Europischen Mitgliedstaaten. Die
Projektgruppe setzte sich daher aus Fachexperten, Transfusionsverantwortlichen,
Qualittsmanagementbeauftragten
und
Leitern
verschiedener
nationaler
Blutspendeeinrichtungen zusammen. Das von diesem Konsortium entwickelte Handbuch
fasst auf europischer Ebene erarbeitete gemeinsame Grundlagen in der Umsetzung von
Qualittsanforderungen zusammen. Diese sollen zu einer Verbesserung der Qualittsund Sicherheitsstandards bei der Blutspende, der Verarbeitung und Herstellung von Blut
und Blutbestandteilen, deren Testung und Freigabe sowie Lagerung und Vertrieb
beitragen.
Das Handbuch soll Blutspendeeinrichtungen sowohl als Hilfsmittel bei der Erstellung
eigener SOPs dienen als auch Prinzipien eines Qualittssicherungssystems vermitteln
um den Anwender in die Lage zu versetzen fachlich korrekte Beschreibung
unterschiedlichster logistischen und organisatorischer Ablufe und Prozesse in Form
einer SOP zu beschrieben.
Hintergrund
Die Europische Gemeinschaft hat mit der Verabschiedung der Direktive 2002/98/EG21
im Jahr 2002 gesetzliche Anforderungen fr die Qualitt und Sicherheit von
Blutprodukten innerhalb der Mitgliedstaaten geschaffen. Dieser Direktive folgten in den
Jahren 2004 und 2005 drei weitere Direktiven der Europischen Kommission mit
Ausfhrungsbestimmungen zu den Themen der Direktive 2002/98/EG. Die erste der
Folgedirektiven beinhaltet technischen Voraussetzungen fr Blut und Blutbestandteile,
(2004/33/EG22), die zweite Folgedirektive (2005/61/EG23) beschftigt sich mit der
19
118
Commission Directive 2005/61/EC of 30 September 2005 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards traceability requirements and notification of serious adverse reactions and events. Official Journal of the European
Union, L256, 1/10/2005, p.32.
24
Commission Directive 2005/62/EC of 30 September 2005 implementing Directive 2002/98/EC of the European Parliament and of the
Council as regards Community standards and specifications relating to a quality system for blood establishments. Official Journal of
the European Union, L256, 1/10/2005, p.41.
25
2004/192/EC: Commission Decision of 25 February 2004 adopting the work plan for 2004 for the implementation of the programme
of Community action in the field of public health (2003 to 2008), including the annual work programme for grants (Text with EEA
relevance). Official Journal of the European Union L 60, 27.2.2004, p.58.
119
Projektziele
Die Zielsetzung des EU-Q-Blood-SOP-Projekts sind:
1. Erfassung bereits etablierter Qualittsmanagementstrukturen mit Schwerpunkt auf
die
gewhlte
Dokumentenhierarchie
und
Struktur
von
Standardarbeitsanweisungen sowie eine bersicht der verwendeten Normen,
Standards und Richtlinien innerhalb der 16 beteiligten Blutspendeeinrichtungen.
Diese Bestandsaufnahme sollte eine bersicht (a) bereits angewendeter
internationaler und nationaler Standards fr SOPs und (b) vorhandener Strukturen
zur Kontrolle von Blutspendeeinrichtungen auf nationaler Ebene in Form von
Inspektionen geben.
2. Die Entwicklung eines praktischen Leitfadens fr Blutspendeeinrichtungen in Form
eines Handbuches fr die Strukturierung, Entwicklung und Einfhrung von SOPs
entsprechend den Vorgaben der EU Direktiven sowie unter Einbindung der
Erfahrungen aus den beteiligten Europischen Institutionen.
3. Evaluation des erstellten Leitfadens innerhalb der an dem Projekt beteiligten
Blutspendeeinrichtungen
4. Publikation und Verteilung des erstellten Leitfadens (SOP-Manual) an (a) die am
Projekt teilnehmenden Blutspendeeinrichtungen und (b) Verbreitung der
Ergebnisse an interessierte Blutspendeeinrichtungen innerhalb der Europischen
Union, einschlielich den EFTA-Staaten unter Einbeziehung der Projektpartner als
nationale Ansprechpartner.
Arbeitsprogramm
Nach erfolgter Bewilligung der Frderung des EU-Q-Blood-SOP Projektes durch
Europische Kommission wurde durch des Projektmanagementteam gemeinsam mit den
Projektpartnern und in Abstimmung mit dem Projekt Advisory Board ein Fragebogen zur
Ermittlung der im Projektziel 1 festgelegten Parameter im Hinblick auf die
Dokumentenstruktur und Inspektionsvorgaben entwickelt.
Der Fragebogen wurde in die folgenden vier Bereiche unterteilt: Sektion I
Vorraussetzungen (der einzelnen Teilnehmer), Sektion II Systemanforderungen (bereits
vorhandener Qualittsmanagementsysteme), Sektion III Arbeitsbereiche der beteiligten
Blutspendeeinrichtungen
und
hierfr
vorhandene
Arbeitsanweisungen
(z.B.
Blutentnahme, Laboranalysen, Logistik und Vertrieb), Sektion IV Risikomanagement
120
unterteilt in (a) Liste der Bereiche mit erhhten Sicherheitsanforderungen und (b)
bersicht der Abweichungen und Nebenwirkungen innerhalb der letzten 24 Monate.
Neben offenen Fragen, Fragen mit ja/nein Mustern enthielt der Fragebogen auch direkte
Fragen, mit dehnen ermittelt wurde, nach welchen Richtlinien, wie z.B. der American
Association of Blood Banks (AABB), gearbeitet wird und ob es gesetzlich verankerte
Richtlinien fr den Blutspendebereich in dem jeweiligen Partnerland gibt. Durch eine
offene Frage wurde versucht, zu ermitteln ob die Blutspendeeinrichtungen bereits von
nationalen Stellen inspiziert werden und wenn ja in welchen Zeitabstnden. Weiterhin
wurde erfasst, welche Bedeutung Inspektionen entsprechend den Vorgaben der Direktive
2002/98/EG von den an dem Projekt beteiligten Institutionen und Mitgliedslndern
beigemessen wird.
Auf der Basis dieser Umfrage wurden die Unterschiede und Gemeinsamkeiten in den
Qualittsmanagementsystemen
und
damit
verbundene
Sicherheitsund
Qualittsanforderungen ermittelt und in einem bersichtsbericht, EU-Q-Blood-SOP
Survey Report, (www.EUBIS-europe.eu) zusammengefasst. Besondere Risiken liegen
dieser Unfrage zufolge in den Bereichen Blutspende und Verarbeitung, Labortestung,
Lagerung und Vertrieb. Sieben der 15 (47%) teilnehmenden Blutspendeeinrichtungen
waren der Ansicht, dass ihr bestehendes SOP-System angesichts der europischen
Gesetzgebung zum Thema Blutprodukte berarbeitet werden muss. Die hiervon
betroffenen Blutspendeeinrichtungen finden sich berwiegend in Mitgliedsstaaten, die
erst seit 2004 oder 2007 (Bulgarien und Rumnien) in der Europischen Kommission
eingegliedert sind. Vier von 15 (27%) Projekt Teilnehmer (zwei der seit 2004 und die
beiden seit 2007 der EU beigetretenen Staaten) gaben an, dass derzeit keine externen
Inspektionen durch unabhngige Inspektionsbehrden erfolgen.
Aus den Rckmeldungen der Fragebogen (Sektion IV) wurde weiterhin eine
Zusammenstellung der als besonders kritisch und damit Sicherheits-relevanten
Arbeitsbereiche fr das Projekt erstellt. Nach Fertigstellung der Fragebogenauswertung
wurde das Projekt Start-Up Meeting Ende Januar 2006 abgehalten. Dieses Meeting
diente der gemeinsamen Diskussion der erhaltenen Ergebnisse zwischen den
Projektteilnehmern und der abschlieenden Bewertung der in dem Survey
zusammengestellten Daten. Weiterhin wurde der Projektarbeitsplan mit den beteiligten
Projektpartnern festgelegt und die vier Projektarbeitsgruppen gegrndet. Diese
Arbeitsgruppen teilten sich thematisch den gesamten Bereich der Blutspendeeinrichtung
von der Blutspenderuntersuchung und -anamnese bis zu logistischen und
verwaltungsbezogene Aufgaben in der Blutversorgung auf. Fr die einzelnen
Arbeitsgruppen wurde benannte Personen (Nominated Persons) von jeder
Blutspendeeinrichtung benannt, die als Projektexperten mitwirken sollten. Die eigentliche
Projektarbeit fr das SOP Handbuch begann im Januar 2006 und umfasste die in Tabelle
1 dargestellten thematischen Schwerpunkte und Teilnehmer der verschiedenen
Arbeitsgruppen sowie die von jeder Arbeitsgruppe gewhlte Partner fr die Validierung
(Testung) des Handbuches.
121
Testpartner
Zypern
Schwerpunkte
und Risiken
- Blutspende
- Spenderidentifikation
- Zulassung zur Blutspende/ Auswahlkriterien/ Spenderbefragung
- Desinfektion und Sterilitt von Blutprodukten
- Beschriftung und Identifizierung
Testpartner
Bulgarien
Schwerpunkte
und Risiken
Testpartner
Malta
Schwerpunkte
und Risiken
- Apherese-Thrombozytenkonzentrate
- Pool-Thrombozytenkonzentrate
- geteilte Blutprodukte
Zustzlicher
Schwerpunkt
Dokumentenlenkung
-
Schwerpunkte
und Risiken
122
Weiterhin sollen durch die in dem Handbuch vermittelten Kenntnisse und praktischen
Erfahrungen in der Erstellung und im Umgang mit Dokumentensystemen interessierten
Blutspendeeinrichtungen geholfen werden sich auf behrdliche Inspektion vorzubereiten,
wie sie die Direktive 2002/98/EG auf nationaler Ebene vorschreibt.
Das Handbuch soll weiterhin dazu betragen, in Blutspendeeinrichtungen vorhandene
Standardarbeitsanweisungen
bzw.
in
Qualittssicherungssystemen
integrierte
Dokumentensysteme mit den Anforderungen der Direktiven abzugleichen. Hierzu sind in
dem Handbuch die in der Europischen Projektgruppe diskutierten Anforderungen an
qualitativ hochwertige Dokumentensysteme basierend auf den EU Direktiven und
GLP/GMP-Standards
in
bersichtlicher
und
praktisch-orientierter
Form
zusammengefasst.
Diese Qualittsanforderungen sollen bewusst als modulares System verstanden werden,
damit es den einzelnen Blutspendeeinrichtungen ermglicht wird, die spezifischen
Dokumentensysteme an die lokalen Gegebenheiten anzupassen. Die im Kapitel 4
gezeigte Mustervorlage fr die grundstzliche Struktur einer SOP sowie die inhaltlichen
Gliederungen fr Methoden- und Gerte-Arbeitsanweisungen sollen insbesondere den
Institutionen eine Hilfestellung geben, die bisher keine einheitliche Dokumentenstruktur
etabliert haben.
Der vorliegende Leitfaden soll in diesem Zusammenhang auch fr den wenig gebten
Anwender eine einfach verstndliche und praktisch orientierte Anleitung zur Erstellung
von SOPs geben. Die von den vier Projekt-Arbeitsgruppen erstellten Beispiele fr
besonders sicherheitsrelevante Prozesse bauen auf den individuell unterschiedlich
strukturierten SOPs der Projektteilnehmer auf und sollen dadurch eine Hilfestellung zur
Anpassung von lokalen Blutspendeeinrichtung spezifischen SOPs geben. Die
Zurckfhrung der verschieden strukturierte SOP Inhalte auf ein gemeinsames fachliches
Grundmuster hat das Ziel ein logisches Gerst zu schaffen, das durch den Anwender auf
die verschiedensten logistischen, funktionellen oder prozess-spezifische Gegebenheiten
bertragen werden kann.
124
des
ein
Rumlichkeiten (Teil 3)
Dokumentation (Teil 5)
Vertragsmanagement (Teil 8)
Nichtkonformitt (Teil 9)
mit den Unterabschnitten 9.1- 9.4
(9.1 Abweichungen, 9.2 Beschwerden, 9.3 Rckruf, 9.4 Korrektur- und
Vorbeugungsmanahmen)
Das SOP-Handbuch
Das vorliegenden Handbuch gibt einen Leitfaden auf Basis grundlegender
Qualittskriterien fr die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs). Es soll
hierbei eine praktische Anleitung fr die Erstellung dieser Arbeitsanweisungen sein und
Blutspendeeinrichtungen bei der Vorbereitung auf Inspektion durch nationale Behrden
untersttzen. Das Handbuch kann ebenfalls dazu verwendet werden, bereits vorhandene
Dokumentensysteme an die Anforderungen seitens der von Europischen Kommission
erlassenen Richtlinien fr Blut- und Blutbestandteile anzupassen.
Die vorgestellte Dokumentenstruktur fr Standardarbeitsanweisungen wird im Kontext mit
dem
fr
Qualittsmanagementsysteme
erforderlichen
Gesamtaufbau
eines
Dokumentensystems beschrieben. Das Handbuch umfasst die Erstellung einer SOP, ihre
nderung, berarbeitung und Autorisierung sowie die Einfhrung der SOP einschlielich
der erforderlichen Schulungsmanahmen fr Mitarbeiter sowie der Archivierung von
Dokumenten.
Alle Standardarbeitsanweisungen folgen den Qualittsprinzipien, die im des
Qualittsmanagementhandbuch oder Site Master Files festgelegt sind. Hierzu mssen
Verfahrensanweisungen erstellt sein fr die:
- Dokumentenlenkung (Change-control )
- Schulung von SOPs
Die Anforderungen fr diese Verfahren werden in Direktive 2005/62/EG (Teil 5
Dokumentation) beschrieben.
1. ber Spezifikationen, Verfahren und Aufzeichnungen zu jedem von der
Blutspendeeinrichtung ausgefhrten Arbeitsschritt ist eine Dokumentation
einzurichten und auf dem Laufenden zu halten.
2. Die Aufzeichnungen mssen gut lesbar sein und knnen handschriftlich vorliegen,
auf ein anderes Medium wie Mikrofilm bertragen oder in einem
rechnergesteuerten System gespeichert werden.
3. Jede wesentliche Abnderung von Unterlagen ist unverzglich zu registrieren und
von einer hierzu befugten Person zu berprfen, zu datieren und zu
unterzeichnen.
Eine Standardarbeitsanweisung umfasst eine Reihe von Anweisungen um eine Ttigkeit
durchzufhren. Die Einhaltung von Standardarbeitsanweisungen wird daher durch die
Dokumentation die beschriebenen Ttigkeiten berprft. Sorgfltig gepflegte Unterlagen
zu dieser Dokumentation lassen daher auf die Einhaltung der Arbeitsanweisungen
128
Digitale Unterlagen
Manuelle Unterlagen
Die
Erstellung
von
Standardarbeitsanweisungen
fllt
hierbei
in
den
Verantwortungsbereich der Fachabteilung. Die Dokumentenerstellung und Freigabe
erfolgt jedoch in enger Abstimmung mit dem Qualittsmanagementbereich. Ein Hauptziel
bei der Erstellung von Standardarbeitsanweisungen ist es den jeweiligen Sachverhalt, so
detailliert wie ntig gleichzeitig jedoch einfach, klar und verstndlich und somit
benutzerfreundlich darzulegen.
Richtlinien/Gesetze
QM-Handbuch
(Site Master File)
Verfahrensanweisungen (VA)
Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
Dokumentation / Formbltter
129
130
Beschreibung
in
Vorbereitungsphase
1
Einsatz der Muster-SOP als Vorlage zur Erstellung der Kapitel 3.3
Arbeitsanweisung
Kapitel 3.5
Kapitel 3.6
In der Produktionsabteilung einer kleinen Blutspendeeinrichtung soll eine SOP ber die
Herstellung von Erythrozytenkonzentraten erstellt werden.
Der Direktor der Blutbank und die Abteilungsleiter entscheiden, dass eine SOP erstellt
werden soll. Dies kann z.B. das Ergebnis der Einfhrung einer neuen
Sicherheitsmanahme wie z.B. der Leukozytendepletion sein.
Der Leiter der Produktionsabteilung erteilt den Auftrag zur Erstellung der SOP einem
geeigneten Mitarbeiter. Dies ist der erste Schritt zur SOP-Erstellung. Der Mitarbeiter der
Produktionsabteilung erstellt einen SOP-Entwurf unter Zuhilfenahme der Muster-SOP
und bezieht dabei das Wissen anderer Mitarbeiter bei der Beschreibung des
Produktionsprozesses (z.B. Einsatz eines sterilen Multikomponent-Beutelsystems mit
131
integriertem Leukozytenfilter) mit ein. Er erwgt, ob die SOP-Erstellung ggf. durch einen
externen Experten von der Herstellerfirma der neuen Blutbeutel profitieren wrde.
Der Verfasser schliet sich bei der SOP-Erstellung mit Mitarbeitern des
Qualittsmanagementbereiches und mit dem Leiter der Spenderscreening-Abteilung
sowie anderen Bereichen kurz. Er erstellt ein Flow-Chart zur Definition wichtiger
Entscheidungspunkt wie z.B. der Probenziehung fr die Bestimmung der Restleukozyten
und der Freigabeparameter. Weitere Personen, aus den Arbeitsbereichen Lagerung und
Logistik, werden in den SOP-Erstellungsprozess miteinbezogen. Dies soll dazu dienen,
dass die Inhalte der aktuell zu erstellenden SOP mit bereits vorhandenen
Arbeitsanweisungen anderer Bereiche abgestimmt werden oder ggf. auch nderungen
dieser SOPs ggf. durchgefhrt werden. Mit diesem Schritt ist die zweite Phase der SOPErstellung abgeschlossen. Abschlieend wird von dem Anwender gemeinsam mit dem
Vorgesetzten die Autorisierung und Freigabe des Dokumentes veranlasst. Dieser
Prozess wird zusammen mit dem Qualittsmanagementbereich durchgefhrt und schliet
die erforderlichen Manahmen der Dokumentenlenkung sowie der Schulung von
Mitarbeitern ein. Die 3. Phase der SOP-Erstellung ist damit abgeschlossen.
3.1. Festlegung des Aufgabenbereiches der SOP und Entwurf des Titels (Schritt 1)
Vor der Erstellung der SOP muss das Ziel und der Bereich, fr den die SOP gilt definiert
werden.
Ziel und Geltungsbereich der SOP mssen mit den Zielen und der Struktur des Institutes
vereinbar sein. Dies kann durch den Einsatz von Organigrammen und
Arbeitsplatzbeschreibungen geschehen.
In kleineren Blutspendeeinrichtungen knnen einfache, manuell erstellt Organigramme
eingesetzt werden, In greren Einrichtungen kann der Einsatz einer speziellen Software,
z.B. Microsoft Visio, hilfreich sein. Das Organigramm erleichtert die Zuordnung der durch
eine SOP beschriebenen Aktivitten und hilft bei der Ermittlung der Person(en), die sich
fr die SOP-Erstellung eignen (Kapitel 3.2). Die direkt verantwortliche Leitung des
betroffenen Bereiches sollte zusammen mit dem Qualittsmanagement das
Organigramm erstellen. Sobald das Ziel und der Einsatzbereich der SOP definiert sind
fllt die eigentliche SOP Erstellung leichter.
Jede SOP muss in das Qualittsmanagementsystem der jeweiligen Institution passen.
Modere Qualittsmanagementsysteme nutzen entweder einen Site Master File und/oder
ein Qualittsmanagementhandbuch in Kombination mit SOPs um allgemeine
Arbeitsablufe, Prozeduren, Testungen, Analytische Ablufe, Produktionsablufe,
Spendergewinnung, Lagerung von Blutkomponenten die Ausgabe von Blutprodukten etc.
zu beschreiben.
Die Arbeitsablufe knnen wir folgt klassifiziert werden:
- allgemeine Arbeitsablufe und Verfahrensanweisungen (eine Abteilung oder eine
Einrichtung betreffend)
132
- einfache Arbeitsablufe
Allgemeine Arbeitsablufe / Verfahrensanweisungen werden im Regelfall fr die
Arbeitsorganisation von Prozessen eingesetzt, die die gesamte Blutspendeeinrichtung
betreffen. Solche Prozesse knnen der Probeneingang oder der Eingang von
Blutprodukten, Hygienerichtlinien oder Anweisungen zum Verhalten bei Abweichungen
sein. Diese SOPs werden meist von erfahrenen Mitarbeitern mit akademischen
Hintergrund erstellt und vom Abteilung- oder Institutsleiter autorisiert.
Komplexe Arbeitsanweisungen betreffen Arbeitsprozesse, die mehrere Bereiche der
Blutspendeeinrichtung betreffen. Komplexe Arbeitsanweisungen knnen z.B. die
Beschreibung des Produktionsprozess eines Erythrozytenkonzentrates inklusive der
Stichprobenziehung und Testung fr die Qualittskontrolle sein.
Bei der Erstellung dieser komplexen Arbeitsanweisung ist gegebenenfalls eine enge
Zusammenarbeit zwischen der Produktionsabteilung und der Qualittskontrolle
notwendig um die notwendigen Prozessschritte zu beschreiben. Ein solches Vorgehen
fhrt zu einer Co-Autorisierung der SOP durch die betreffenden verantwortlichen
Personen (z.B. Abteilungsleiter Produktion und Abteilungsleiter Qualittskontrolle und /
oder Institutsleiter).
Einfache
Arbeitsanweisungen
sind
der
hufigste
SOP-Typ.
Einfache
Arbeitsanweisungen beschreiben ein kleines Segment des Arbeitsprozesses einer
Blutspendeeinrichtung en detail. Dieser SOP-Typ kann von kompetenten Mitarbeitern, die
die praktische Arbeit selbst durchfhren, erstellt werden. Die Arbeitsanweisung zur
Durchfhrung der AB0-Blutgruppe z.B. kann durch eine leitende MTA erstellt werden und
durch den Laborleiter autorisiert werden. Beispiele fr diese einfachen
Arbeitsanweisungen sind in Kapitel 4 angegeben.
Mitarbeiter
Leitende
Mitarbeiter
Geschftsfhrung
Dokumentenebene
Abteilungsleitung
Mitarbeiterebene
Management
Entscheidungsprozess
3.3. Einsatz der Master-SOP als Muster zur Erstellung der SOP (Schritt 3)
Der SOP-Entwurf sollte eine einfache und przise Beschreibung des Arbeitsprozesses
beinhalten. Zuerst sollte ein prgnanter und aussagekrftiger Titel fr die SOP gefunden
werden. Anschlieend sollte anhand des SOP-Musters, als Beispiel fr ein
Standardformat (siehe Kapitel 4.2), ein SOP-Entwurf erstellt werden. Hierbei muss die
SOP die folgenden Rubriken enthalten sein:
-
SOP-Nummer
Versionsnummer
Innerhalb der SOP oder durch eine separate Verteilerliste sollte die Anzahl und der
Aufbewahrungsort der autorisierten Kopien vermerkt werden.
134
135
3.4. Entwurf eines Flow-Charts und Beschreibung der einzelnen Schritte (Schritt 4)
Flow-Charts sind eine ideale Mglichkeit, einen Prozess Schrittweise unter
Bercksichtigung der Entscheidungspunkte zu beschreiben. Die Nennung der
verantwortlichen Personen fr die jeweiligen Entscheidungspunkte gewhrleistet das
Beste Praxis im Rahmen der verschiedenen Prozesse der Blutspendeeinrichtung
eingehalten wird. Die Verwendung von international anerkannten Standardsymbolen fr
die Erstellung des Flow-Charts ist hierbei besonders empfehlenswert. Diese Symbole
werden durch Standard-Softwareprogramme26 oder durch Spezialprogramme fr FlowCharts27 vorgegeben. Die Standardsymbole fr Flow-Charts sind wie folgt:
Kommentar
Prozess
Entscheidung
Verweis auf
eine andere
Seite
Dokument
Vorgegebener
Prozess
Archivierte Daten
Endpunkt
Daten
Auswahl
26
27
136
137
2.
Testung
1.
Testanford
erung
3.
Keine
Testung
4. Auswahl
der Blutprodukte
ja
1a.
Anforderung
1b.
Registrierung
des Auftrages
5.Ausgabe
der
P rodukte
2.
Testung
1c.
Blutprobe ?
nein
138
3.
Keine
Testung
Stop
Fr das Bespiel in Abbildung 3.3.1 knnte eine solche Beschreibung wie folgt aussehen:
Arbeitsprozess
Schritt
Ttigkeit
1
1a
1b
1c
Verantwortlichkeit
MTA
MTA + Arzt
Diese SOP wurde durch die Arbeitsgruppe 3 des Projektes erstellt (Kapitel 4.4.3).
Start
unter Einbeziehung der in der EU Blut-Legislative benannten Anforderungen
Spende /
Apherese
Herstellung der
Blutprodukte und
Labortestung
C1
140
C2
Patient
Stop
Positiv
Spenderausschlu
Nein
Nein
Spenderauswahl
Zustimmung
Ja/Nein
Ja/Nein
Ja
Ja
Test vor
der
Spende
Pos/
Neg
Negativ
Spende
A.1
141
Entlassung des
Spenders
Nein
Nein
Nein
Medizinprodukte
A.1
Wartung
Chargenrckruf
AphereseGert
Ja/Nein
Ja
Punktion
Ja/Nein
Ja/Nein
Ja
Ja
LogLog-books
Bcher
Spende /
Apherese
Nein
Dokument
Ja/Nein
Ja
Untersuchungsproben
Produkt
C1
142
C2
Kanlenentfernung /
Spenderentlassung
Stop
C.2
C.1
Produkt
Nein
Blutproben
Spezifikationen /
QualittskontrollParamenter
Nein
Ja/Nein
Ja
Blutprodukte werden
nicht freigegeben
Produktion
Ja
Pflichttests
- Blutgruppe
- Infektionserkrankungen
Zustzliche Tests
(z.B. HLA/HPA)
Quarantnelagerung
Vertrieb / Ausgabe
Rckstellmaterial
SO
SOP
SO
SOP
Blutprodukte werden
nicht freigegeben
143
Zustzliche
Bearbeitungsschritte:
- Bestrahlung
- Einengen
- Waschen
- Teilen
Die Anwender
verantwortlich
sind
fr
die
Implementierung
der
gelenkten
Dokumente
Interne Dokumente:
o
Autorisierte
Kopien:
eindeutig
gekennzeichnete
Originaldokumentes (in einem auf Papier-basierten System)
Kopien
des
Externe Dokumente:
Europischen
Kommission
1.Neuerstellung
oder
nderung
einer
Arbeitsbeschreibung in Abstimmung mit dem Vorgesetzten
Anwender / Vorgesetzter
Anwender
nein
3. Zustimmung zur
nderung
Lenkungsausschu (QM)
Ja
4. Aufnahme des Dokumentes in das
QM-System
QM-Mitarbeiter
Anwender
Anwender / QM /
Vorgesetzer
7. Unterschrift
Nein
Anwender / QM /
Vorgesetzer
Ja
8.Bereitstellung des Dokumentes mit
einem Gltigkeitsdatum
QM-Mitarbeiter
Anwender / QM-Mitarbeiter
QM
11. Schulung
Anwender
12. Implementierung
Anwender
13. Audit
QM
QM
Ende
146
Ttigkeit
Verantwortlichkeit
Anwender /
Vorgesetzter
Initiierung eines
austausches
gelenkten
Dokumenten-
Anwender
Lenkungsausschuss
(QM)
Die
berprfung
und
Zustimmung
des
nderungsantrages muss auch sicherstellen, dass
regulatorische Vorgaben bercksichtigt sind.
4
QM-Mitarbeiter
Anwender
147
Ttigkeit
Verantwortlichkeit
muss
Anwender / QM /
Vorgesetzter
ein
Anwender / QM /
Vorgesetzter
Unterschrift
Bereitstellung des
Gltigkeitsdatum
Dokumentes
mit
einem
QM
Gegebenenfalls
Dokumente
Einsammeln
der
ungltigen
Archivierung
Anwender /
QM
QM
Schulung
Anwender
12
Ttigkeit
Verantwortlichkeit
Implementierung
Anwender
Audit
QM
Archivierung / Entsorgung
QM
Dokumentation
Schlsseldokumente innerhalb des Dokumentenlenkungssystems sind:
Standardmusterdokumente
Gliederung),
149
Auch nach Erstellung, berprfung und Autorisierung der SOP ist nicht automatisch
sichergestellt, das die SOP von allen Anwendern problemlos eingesetzt werden kann. Ein
wichtiger Schritt im Rahmen der Implementierung einer neuen SOP ist daher die
Schulung der neuen / genderten SOP fr alle betroffenen Mitarbeiter. Dieser letzte
Schritt der SOP-Einfhrung wird hufig vernachlssigt. Ein Konzept von Erstschulung,
Nachschulung einschlielich Wiederholungsschulungen zur Auffrischung der Kenntnisse
fr alle Mitarbeiter ist der einzige Weg um sicherzustellen, dass die erstellten SOPs und
die hierin beschriebenen Qualittsrelevanten Manahmen zur kontinuierlichen
Umsetzung bester Qualittsstandards (Best Practise) in Blutspendeeinrichtungen
fhren.
Auch noch so detaillierte Flow-Charts oder Ttigkeitsbeschreibungen in SOPs machen
eine grndliche Schulung der Mitarbeiter berflssig. Andernfalls knnten es dazu
kommen, dass Mitarbeiter die Inhalte der SOP unterschiedlich interpretieren und
nachfolgend Arbeitsablufe individuell unterschiedlich umgesetzt werden. Die
Europische Direktiven13 fr Blut- und Blutbestandteile schreiben vor, das
-
sollten sich nicht auf die rein formellen und technischen Aspekte der Erstellung von SOPs
beziehen sondern vielmehr die Qualittsziele der Blutspendeeinrichtung darstellen und
die Bedeutung von fachlich kompetenten, einfach verstndlichen und einheitlich
strukturierten SOPs fr die Ereichung dieser Qualittsziele verdeutlichen. Dem Anwender
sollte glaubhaft vermittelt werden, dass diese Dokumente nicht ausschlielich fr den
Vorgesetzen oder die Institutsleitung geschrieben werden, sondern dem Anwender selbst
eine wichtige Hilfestellung bei der tglichen Arbeit geben. Die Mitarbeiter sollten SOPs
sollten nicht als brokratische Erfindung verstehen oder mit dem Motto Papier ist
geduldig versehen, sondern diese als wichtiges Werkzeug fr die Umsetzung von hohen
Qualittsstandards akzeptieren. Erst durch eine solche positiv belegte Motivation im
Umgang mit SOPs wird es der einzelnen Blutspendeeinrichtung mglich sein qualitativ
hochwertige Blutkomponenten fr die Patientenversorgung und/oder hochwertige
Diagnostik zur Vermeidung von Infektionsbertragungen durch Blutkomponenten zur
Verfgung zu stellen.
Schulungsmanahmen sollten fr die unterschiedlichsten Mitarbeiterebenen durchgefhrt
werden, hierzu zhlen insbesondere auch die Mitarbeiter die fr den Transport und die
Lagerung von Blutkomponenten verantwortlich. Dieser Bereich ist ein wichtiger
Bestandteil in den Entnahme-, Herstellungs- und Verteilungsprozessen von Blut- und
Blutbestandteilen. Weiterhin sollte bei den Schulungsmanahmen darauf geachtet
werden, dass trotz der teilweise limitierten und Ttigkeits-bezogenen Inhalte einzelner
SOPs die Mitarbeiter diese im Kontext mit dem Gesamtprozess sehen und
entsprechende Kenntnisse der bergeordneten Verfahrensanweisungen besitzen.
Dem Schulungsleiter bzw. den Referenten kommt die wichtige Aufgabe zu, den
Schulungsteilnehmern das Warum und Wie der einzelnen Arbeitsschritte in der SOP
darzulegen. Hierzu knnen auch praktische bungen unter Aufsicht der Schulungsleiter
durchgefhrt werden. Den meisten Mitarbeitern wird es deutlich leichter fallen,
Arbeitsanweisungen genau zu befolgen, wenn sie ein echtes Verstndnis fr den Inhalt
besitzen. In besonderen Fllen, wie z.B. bei der Umstellung des Herstellungsprozesses
von Standard-Erythrozytenkonzentrates zu In-Line filtrierten Leukozyten-depletierten
Erythrozytenkonzentraten, ist es ratsam auch externe Referenten, z.B. von dem
Hersteller der neuen Blut-/Filterbeutelsysteme, in die Schulungsmanahmen zu
integrieren.
Schulungsmanahmen sollten den Mitarbeitern auch vermitteln, dass diese Schulungen
zur Verbesserung der persnlichen Qualifikation des einzelnen Mitarbeiters beitragen.
Gleichzeitig sollten in den Schulungen die Mitarbeiter dazu anregt werden, die erlernten
Kenntnisse fr die zuknftige Verbesserung oder Optimierung von Arbeitsprozessen
einzusetzen. Der Schulungsleiter sollte stets durch positive Rckkopplung mit den
Schulungsteilnehmern die bereits erlernten Kenntnisse prfen und mit pdagogischer
Geduld nicht oder unvollstndig verstandene Inhalte vertiefend erklren.
Die Schulungsunterlagen mssen die Namen und Unterschriften der geschulten
Mitarbeiter enthalten und anschlieend aufbewahrt und archiviert werden. Aus den
Schulungsunterlagen sollten weiterhin die Themen und den Inhalt der Schulungen
151
hervorgehen. Dies kann durch Angabe der Dokumentennummer der jeweils geschulten
Arbeitsanweisung(en) oder durch zustzliches Schulungsmaterial (z.B. Powerpoint Dias
oder Handouts) oder durch eine schriftliche Zusammenfassung des Trainingsinhalte
durch den Referenten geschehen. SOPs sollten erst nach dokumentierter Schulung der
Mitarbeiter freigegeben werden. Alle Mitarbeiter, die im Rahmen der Erstschulung nicht
anwesend waren mssen vor Gebrauch der SOP nachgeschult werden. Dies erfordert
ein verlssliches Dokumentationssystem. Zu diesem Zweck wird oft eine SchulungsMatrix eingesetzt. Hierdurch kann zwischen der Personalabteilung und der betroffenen
Abteilung ein Abgleich ber die anwesenden Mitarbeiter erfolgen.
SOP Dokumenten-Code
Mitarbeiter
(Namen)
152
153
Teil E: Dokumentation
Teil F: Anhang
- Literatur
- Referenzen
- Definitionen (Terminologie)
- mit geltende SOPs
- mit geltende Formbltter oder Aufzeichnungen
Die oben genannten Angaben sind wesentliche Vorraussetzungen fr die Gliederung
einer Arbeitsanweisung. Unterstrichene Angaben sind als unbedingt erforderlich in jeder
SOP zu integrieren (Abb. 4.1.). Ein Beispiel (EUBIS Muster-SOP) fr den praktischen
Gebrauch dieser qualittsrelevanten Elemente ist am Ende dieses Kapitels aufgefhrt
oder kann von der Projekt-Website (www.EUBIS-europe.eu) herunter geladen werden.
Der Gebrauch von Flow-Charts ist wichtig, um einen bestimmten Arbeitsprozess oder
einen Aufgabenbereich zu definieren, der in der SOP beschrieben werden soll. Diese
Flow-Charts sollten flexibel gestaltet sein, um einfach und verstndlich den
Arbeitsprozess zu veranschaulichen. Im Rahmen des Qualittsmanagementsystems
ergeben sich jedoch einige grundlegende Anforderungen fr die Erstellung von FlowCharts. Diese Anforderungen sind:
-
Dieses Vorgehen bei der Erstellung von Flow-Charts sollte auch verwendet
werden, um zu erarbeiten, ob ein Arbeitsprozess in einer einzelnen SOP oder in
mehreren SOPs beschrieben werden sollte.
154
Nhere Erluterungen zur Erstellung von Flow-Charts finden sich in Kapitel 3.4. Im
Folgenden werden zunchst weitere Erluterungen zu den grundlegenden SOP
Elementen gegeben.
- Anwendungsbereich
Die Blutspendeeinrichtung, das Instituts, die Abteilung oder Einheit, die die SOP
herausgibt. Die Beschreibung des Anwendungsbereichs sollte kurz sein (z.B. Abteilung
fr
Spenderscreening.
Es
ist
hilfreich,
sich
hierbei
auf
die
im
Qualittsmanagementhandbuch oder Site Master File gegebenen Strukturen zu
beziehen (Anhang I Teil B, Art 11(1), Direktive 2002/98/EG
- durch die SOP betroffene
persnliche Verantwortlichkeiten )
Aufgabenbereiche
(Arbeitplatzbeschreibungen,
- berprft am
- freigegeben am
- freigegeben durch1
- Datum der Autorisierung
- nderungen (im Vergleich zur Vorversion)
1
2
156
Der folgende Dokumenten-Code soll als Beispiel fr die Erstellung eines einheitlichen
Dokumenten-Identifikationssystems dienen:
EUBIS Dokumenten-Code :
Code SOP-Nummer - Version
Dokumenten-Code: 2-3 Stellen*
Dokumenten-Nummer: 3 Stellen
Dokumenten-Version: unbegrenzte Anzahl, durch Buchschaben unterschieden (A-Z,
z.B. Version A, ZA, etc.)
Alternative: Zahlen (3 Stellen)
(z.B. engl. Code-System: TP001-A = SOP Test Procedure No. 1, Version A)
Der Dokumenten-Code sollte der durch das Qualittsmanagementsystem
vorgegebenen Dokumentenstruktur folgen und z.B. die folgenden Kategorien
enthalten:
- Qualittsmanagementhandbuch (QM)
- Verfahrensanweisungen (engl. General Procedure = GP)
- Arbeitsanweisungen (engl. Working Procedure = WP)
- Testanweisungen (engl. Test Procedure = TP)
- Arbeitanweisung fr Gerte(engl. Equipment Procedure = EP)
- Herstellungsanweisung (engl. Production Procedure = PP)
- Arbeitsanweisung Informationstechnologie (engl. Intelligent Technology
Procedure = IT)
- Arbeitsanweisung Verwaltung (engl. Administrative Procedure = AP)
- Formbltter (engl. Worksheets = WS)
- Seitenzahl
Die Seitennummerierung muss mit der ersten Seite des Dokumentes beginnen. Jede
Seite muss die Seitenzahl und die gesamte Seitenanzahl enthalten (z.B. 1/8, 2/8, 3/8).
- Verteiler (Anzahl der Kopien)
Das Original der SOP sollte im Qualittsmanagement aufbewahrt werden, die im Verteiler
genannten Stellen erhalten autorisierte Kopien. Es muss ein System zu Kennzeichnung
dieser autorisierten Kopien existieren (z.B. Druck auf speziellem Papier oder Nutzung
eines farbigen Stempels)
- nderungen gegenber der Vorversion
Beschreiben Sie die relevanten nderungen im Vergleich zur Vorversion und die Grnde
fr
die
durchgefhrte
nderung
(z.B.
Vollstndige
berarbeitung
des
157
Produktionsprozesses
aufgrund
der
Einfhrung
von
leukozytendepletierten
Blutprodukten.
Weitere
Einzelheiten
knnen
z.B.
im
Rahmen
der
Schulungsdokumentation fr die neue / berarbeitete SOP angegeben werden.
Teil E: Dokumentation
Die Dokumentation von Arbeitsablufen, Ergebnisberichten und Qualittsaufzeichnungen
ist ein wichtiger Bestandteil eines Qualittsmanagementsystems. Hierdurch wird
gewhrleistet, das alle Arbeitsprozesse standardisiert durchgefhrt werden und das alle
Schritte im Rahmen der Blutspende, Herstellung, Testung, Freigabe, Lagerung und des
Vertriebs von Blutprodukten nachvollziehbar sind.
Alle Aufzeichnungen sollten fr mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden (Direktive
2002/98/EG). Weitere Anforderungen sind in Direktive 2005/62/EG, Paragraph 5 wie folgt
beschrieben:
5. DOKUMENTATION
1. ber Spezifikationen, Verfahren und Aufzeichnungen zu jedem von der
Blutspendeeinrichtung ausgefhrten Arbeitsschritt ist eine Dokumentation
einzurichten und auf dem Laufenden zu halten.
2. Die Aufzeichnungen mssen gut lesbar sein und knnen handschriftlich vorliegen,
auf ein anderes Medium wie Mikrofilm bertragen oder in einem rechnergesteuerten
System gespeichert werden.
3. Jede wesentliche Abnderung von Unterlagen ist unverzglich zu registrieren und
von einer hierzu befugten Person zu berprfen, zu datieren und zu unterzeichnen.
Teil F: Anhang
Im Anhang der SOP werden alle fr die SOP relevanten Dokumente und Anlagen
aufgefhrt. Diese knnen sein:
- Literatur
Literaturstellen fr Testprinzipien von Untersuchungsmethoden einschlielich der
Methoden, die von Analyseautomaten verwendet werden (z.B. Spenderscreening durch
EIA bei Verwendung des PRISM).
- Referenzen
Gebrauchsanweisungen von kommerziellen Test-kit Herstellern knnen als Referenzen
genannt werden. Auch Bedienungsanleitungen bzw. Gertehandbcher fr
160
- Direktive 2004/33/EG
- Direktive 2005/61/EG
- Direktive 2005/62/EG
- Nationale Gesetze
- Nationale Richtlinien
Zusammenfassend lsst sich sagen, dass zur Erreichung von Bester Praxis und somit
hohen Qualittsstandards bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen darauf zu achten
ist, dass die oben genannten Qualittselemente bercksichtigt werden. Diese sind
nochmals in Abbildung 4.1 schematisch zusammengefasst und entsprechend der SOP
Struktur gegliedert.
Um das Schreiben von Arbeitsanweisungen fr jene Bluteinrichtungen zu erleichtern, die
ein heterogenes SOP System haben oder das vorhandene Dokumentensystem ndern
mchten um die relevanten Anforderungen der europischen Blutgesetzgebung zu
integrieren, beinhaltet dieses Handbuch eine Mustervorlage zur Erstellung von
Arbeitsanweisungen (EUBIS-Muster-SOP-Vorlage). Diese Vorlage kann als MS-WordDatei von der Projekthomepage (EUBIS-europe.eu) heruntergeladen werden oder bei
den Herausgebern dieses Handbuches bestellt werden kann.
161
Direktive 2002/98/EG
Qualittshandbuch*
Site-Master-File*
*gem Anhang I Teil B, Art 11(1), Direktive 2002/98/EG
Direktive 2004/33/EG
Direktive 2005/61/EG
Direktive 2005/62/EG
Nationale Gesetze
Richtlinien
SOP-Ebene
1. Ziel
2. Anwendungsbereich
3. durch die SOP beschrieben Aufgabenbereiche und Zustndigkeiten
(Arbeitsplatzbeschreibungen, Verantwortlichkeiten)
4. Beschreibung des Arbeitsprozesses
4.1 Flow-Chart des Arbeitsablaufes
4.2 Definition kritischer Schritte (Risikoanalyse)
4.3 Beschreibung der Arbeitsablufe
5. Verhalten bei Abweichungen (Direktive 2005/62/EG - Art. 9)
6. Dokumentation
7. Anhang (Literatur / Referenzen / Begriffe und Definitionen)
162
163
164
165
166
Directive 2004/9/EC lays down the obligation of the Member States to designate the authorities responsible for GLP inspections in
their territory. It also comprises reporting and internal market (= mutual acceptance of data) requirements. The Directive requires that
the OECD Revised Guides for Compliance Monitoring Procedures for GLP and the OECD Guidance for the Conduct of Test Facility
Inspections and Study Audits must be followed during laboratory inspections and study audits. Directive 2004/9/EC has replaced
Directive 88/320/EEC as of 11 March 2004.
Directive 2004/10/EC requires Member States to take all measures necessary to ensure that laboratories carrying out safety studies
on chemical products comply with the OECD Principles of Good Laboratory Practice. Directive 2004/10/EC replaces Directive
87/18/EEC.
167
Site-Master-File / QM-Handbuch
Abbildung 4.3.1: Beispiel fr die Gliederung von SOPs zur Strukturierung der
Liste der Arbeitsprozesse / Referenzmaterial
Anforderungen
an die Prfmittelberwachung innerhalb eines Qualittsmanagementsystems (GP=General Procedure; EP=Equipment Procedure; WS=Worksheet, siehe
Kapitel 14: Prfmittelberwachung
Kapitel 4.1).
Die Verfahrensanweisung
folgenden Auflistungen in Tabelle 4.3.1 und 4.3.2 sollen als Checkliste zum Vergleich
GP-EU-005
Arbeitsanweisung
(EP)des
des eigenen
SOP-Systems mit diesen grundlegenden
Kriterien dienen. Gerte
Am Ende
Prfmittelnummer
Kapitels
werden
Beispiel-SOPs unter Verwendung des EUBIS-Formates
Verzeichnis
der weitere
Untersuchungen
gegeben. Wie bereits erwhnt, sollen diese SOPs als Vorlage fr
Bedienung
des Gertes
Gertenummerdienen, die ihre SOPs
Blutspendeeinrichtungen
komplett
berarbeiten wollen.
Blutspendeeinrichtungen, die bereits ber ein SOP-System, verfgen knnen ihre SOPs
und Testkits
Formblatt WS-xx-005
anhandReagenzien
der Checklisten
berprfen, andere Blutspendeeinrichtugnen
wiederum haben
Interne / externe Wartung
mglicherweise detailliertere SOPs als die hier gegebenen Bespiele.
Gerte
Kalibierplan
168
Gertebeauftragter
169
Seriennummer
Prfmittelnummer (Inventarnummer)
Baujahr
Kundenservice
Wartungsvertrag
Messprinzip
Messbereich
Genauigkeit
Wartungsmanahmen (intern/extern)
Dokumentation (Gertelogbuch)
Validierung (Qualifizierung)
_______________________________________________________________________________
170
171
172
173
174
175
176
177
EU-SOP-WP001
/ Version 1.0
AG 1
4.4.2
EU-SOP-WP002
/ Version 1.0
AG 2
4.4.3
EU-SOP-WP003
/ Version 1.0
AG 3
4.4.4
EU-SOP-WP004
/ Version 1.0
AG 4
29
Mitglieder der Arbeitsgruppe 1: Petra van Krimpen, Sanquin - The Netherlands; Jane Hassan, Instituto Superiore di Sanita - Italy;
Zoe Sideras, Ministry of Health - Cyprus; Sveinn Gudmundsson, Blood transfusion service at the Icelandic National University Hospital
- Iceland
30
Mitglieder der Arbeitsgruppe 2: Alan Slopecki and Angus McMillan Douglas, The National Blood Authority (England and North
Wales) - United Kingdom, Inge Buyse, Het Belgische Rode Kruis - Belgium, Svetla Bakalova, National Center of Hematology and
Transfusiology - Bulgaria, Carmen Tatu, Blood transfusion service at the University of Medicine and Pharmacy Victor Babes
Timisoara - Romania
31
Mitglieder der Arbeitsgruppe 3: Christian Seidl, DRK Blutspendedienst Baden-Wrttemberg-Hessen - Germany, Petr Turek,
University Hospital of Prague and General Teaching Hospital Prague - Czech Republic, Klara Baroti-Toth, Hungarian National Blood
Transfusion Service - Hungary, Alex Aquilina, National Blood Transfusion Service - Malta, Elzbieta Lachert, Institute of Hematology
and Blood Transfusion, Warshaw - Poland
32
Mitglieder der Arbeitsgruppe 4: Leslie Sobaga, Etablissement Francais du Sang (EFS) - France (WG-Leader), Tatjana Plahova and
Riima Nidas, North-Estonian Blood Centre - Estonia, Marie OConnell, The Blood Transfusion Service Board - Ireland, Anne Forrest,
Scottish National Blood Transfusion Service - Scotland
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194
195
196
197
198
199
200
201
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
ANHANG
Anhang I Begriffsbestimmungen
Begriff
Definition
Referenz
Abweichung
AABB
Additivlsung
2004/33/EG
Akkreditierung
Vienna
Forum
nderungs-
AABB
Apherese
2004/33/EG
AphereseErythrozyten
2004/33/EG
AphereseGranulozyten
AphereseThrombozyten
AphereseThrombozyten,
leukozytendepletiert
kontrolle
216
2004/33/EG
Begriff
Definition
Referenz
Apheresezentrum
Vienna
Forum
Arzneimittel,
hergestellt aus
humanen Blut
oder Plasma
2001/83/EG
Audit
Vienna
Eine systematische unabhngige Prfung, die
Forum
in bestimmten Abstnden und in der
ausreichenden Hufigkeit durchgefhrt wird, um
die Wirksamkeit und die Eignung des
Qualittssystems zu bewerten. Es ist ein
strukturierter Mechanismus fr die
Verbesserung der Praxis.
Ausschluss
2002/98/EG
Bereitstellung
2005/61/EG
Blut
Blutbestandteil
2002/98/EG
Blutprodukt
2002/98/EG
Blutspende
Vienna
Forum
217
Begriff
Definition
Blutspendeeinrichtung
Blutspende
Terminbericht
Bluttransfusionskette
Buffy coat
Charge
Vienna
Bestimmte Menge Ausgangsmaterials,
Forum
Verpackungsmaterials oder Produkts, das in
einem Prozess oder einer Reihe von Prozessen
hergestellt wurde, sodass eine Homogenitt
erwartet werden kann. Fr Blut stellt jede
einzelne Komponente eine Charge dar.
Computergesteuertes
System
Eigenblutspende
2004/33/EG
Eigenblut-
2002/98/EG
transfusion
Referenz
218
2004/33/EG
Begriff
Definition
Referenz
Einrichtungen
2005/61/EG
EMEA
Empfnger
ernste
unerwnschte
Reaktion
2002/98/EG
eine unbeabsichtigte Reaktion beim Spender
oder Empfnger im Zusammenhang mit der
Gewinnung oder Transfusion von Blut oder
Blutbestandteilen, die tdlich oder
lebensbedrohend verluft, eine Behinderung
oder einen Fhigkeitsverlust zur Folge hat,
einen Krankenhausaufenthalt erforderlich macht
oder verlngert oder zu Erkrankungen fhrt
bzw. deren Dauer verlngert
ernster
Zwischenfall
2002/98/EG
jedes unerwnschte Ereignis im
Zusammenhang mit der Gewinnung, Testung,
Verarbeitung, Lagerung und Verteilung von Blut
und Blutbestandteilen, das tdlich oder
lebensbedrohend verlaufen knnte, eine
Behinderung oder einen Fhigkeitsverlust zur
Folge haben knnte, einen
Krankenhausaufenthalt erforderlich macht oder
verlngert oder zu Erkrankungen fhrt bzw.
deren Dauer verlngert
Erythrozyten
2004/33/EG
Erythrozyten in
Additivlsung
2004/33/EG
Erythrozyten,
buffy-coat-frei
2004/33/EG
die Erythrozyten aus einer einzelnen
Vollblutspende, der ein groer Teil des Plasmas
der Spende entfernt wurde. Der Buffy-coat, der
einen groen Teil der Thrombozyten und
Leukozyten der gespendeten Einheit enthlt,
wird entfernt.
219
2005/61/EG
Begriff
Definition
Erythrozyten,
buffy-coat-frei, in
Additivlsung
Erythrozyten,
leukozytendepletiert
2004/33/EG
Erythrozyten,
leukozytendepletiert, in
Additivlsung
2004/33/EG
Etikett
AABB
Fehler
Vienna
Forum
Fraktionierungs-
anlage
Referenz
Freigabe von
Blutbestandteilen
2002/98/EG
Fremdspende
2004/33/EG
gefrorenes
Frischplasma
220
Begriff
Definition
Referenz
Genehmigter
Lieferant
Geschlossenes
System
gewaschen
Gute
Herstellungspraxis (GMP)
Vienna
Forum
gute Praxis
2005/62/EG
Hmovigilanz
Haltbarkeitsdatum
(bei Produkten)
Haltbarkeitsdatum (bei
Testreagenzien)
221
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Herstellung
Identifizierung
Inspektion
2002/98/EG
Inspektion,
Fremd-
Vienna
Forum
Inspektion,
Selbst-
Vienna
Forum
Kalibrieren
Krankenhausblut
-depots
2002/98/EG
Kalibrierung
AABB
Kompetenz
Konformitt
Korrekturmanahme
AABB
Aktivitt zur Elimination der Unsache einer
bestehenden Abweichung oder einer anderen
unerwnschten Situation um eine Wiederholung
zu verhindern
222
AABB
Begriff
Definition
Referenz
Kryokonservierung
2004/33/EG
Kryoprzipitat
2004/33/EG
Kennzeichnung
(Beschriftung)
Material
Meldende
Einrichtung
Mobile
Blutentnahme
Offenes System
Vienna
Ein System, in dem eine Verletzung erfolgte,
aber wo jede Anstrengung unternommen wird, Forum
eine mikrobiologische Verunreinigung durch
das Arbeiten in einer reinen Umgebung
durchzufhren und sterilisiertes Material sowie
aseptische Handhabungsmethoden zu
verwenden. Siehe auch Geschlossenes System
OriginalDokument
223
2005/61/EG
Begriff
Definition
Referenz
Plasma
Plasma,
kryoprzipitatarm, fr Transfusionszwecke
PoolThrombozyten
2004/33/EG
eine konzentrierte Thrombozytensuspension,
die durch die Verarbeitung von Vollblutspenden
und das Poolen der Thrombozyten aus den
Einheiten whrend oder nach der Abtrennung
gewonnen wird.
PoolThrombozyten,
leukozytendepletiert
2004/33/EG
eine konzentrierte Thrombozytensuspension,
die durch die Verarbeitung von Vollbluteinheiten
und das Poolen der Thrombozyten aus den
Einheiten whrend oder nach der Abtrennung
gewonnen wird und von der die Leukozyten
entfernt werden.
Prozedur
AABB
Prozess
AABB
Prozesskontrolle
Produktanweisungen
2004/33/EG
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Produktfreigabe
Vienna
Forum
Produktinspektion
Prozesssteuerung
Qualifikation
Qualitt
Vienna
Forum
Qualittskontrolle
2005/62/EG
Qualittsmanagement
2005/62/EG
Qualittssicherung
2005/62/EG
Qualittssystem
225
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Qualittsberwachung
Vienna
Forum
Qualifizierte
Person
Direktive
2001/83/EC
226
Begriff
Definition
Referenz
Reinraum
Vienna
Forum
Reinraumbereich
Vienna
Forum
Rolle
Rckverfolgbarkeit
2005/61/EG
die Fhigkeit, jede einzelne Einheit von Blut
oder daraus gewonnenen Blutbestandteilen
vom Spender bis zur endgltigen Bestimmung
und umgekehrt zu verfolgen, gleichgltig, ob es
sich dabei um einen Empfnger, einen
Hersteller von Arzneimitteln oder um die
Beseitigung handelt.
Rckverfolgung
2005/62/EG
schriftliche
Verfahren
2005/62/EG
Sensitivitt
Begriff
Definition
Referenz
Spender
98/463/EG
Spezifikation
2005/62/EG
Spezifikation
Vienna
Ein Dokument oder Dokumente, die
Ausgangswaren, Verpackungsmaterial,
Forum
Zwischenprodukte oder Endprodukt hinsichtlich
deren chemischen, physikalischen und
(mglicherweise) seiner biologischen
Eigenschaften zusammen mit den
Testmethoden beschreibt. Eine Spezifikation
beinhaltet normalerweise beschreibende und
numerische Abstze. Im letzteren werden
Standards und erlaubte Toleranzen definiert.
Standard
Standard
Arbeitsanweisung (SOP)
2005/62/EC
Vienna
Forum
Status
steril
Steril-Schlauchschweissgert
(SCD)
228
2004/33/EG
Vienna
Forum
Begriff
Definition
Referenz
Sterilisation
Sterilitt
Annex 1
EC Guide to
GMP
Vienna
Forum
Thrombozyten,
Einzelspende
2004/33/EG
Thrombozyten,
Einzelspende,
leukozytendepletiert
2004/33/EG
Unit
Vienna
Volumen des Blutes oder einer seiner
Forum
Komponenten in einer geeigneten Menge
Antikoagulanz, das von einer einzigen
Blutabnahme von einem Einzelspender stammt.
Validierung
229
2004/33/EG
Begriff
Definition
Referenz
Validierung
2005/62/EG
Verarbeitung
2005/62/EG
Verfahrensweise
Verteilung /
Vertrieb
Vollblut
eine Einzelblutspende.
Zertifikat
Zertifizierung
Vienna
Formale Anerkennung der Einhaltung von
Forum
anerkannten Standards fr Verfahren,
Ttigkeiten oder Dienstleistungen nach einem
Audit durch eine Organisation, die durch eine
behrdlich akkreditierte Einrichtung akkreditiert
wurde.
Zulassung
Zuordnung
230
2004/33/EG
2005/61/EG
Land
Teilnehmer
Nominierte Person
BE
BELGIQUE /
BELGI
Prof. Andrey
Andreev, MD, PhD,
Director
Svetla Bakalova,
MD, PhD
Quality Assurance
Department
BG
BULGARIA
National Center of
Hematology and
Transfusiology
Plovdivsko Pole Str. 6
1756 SOFIA
CZ
ESK
REPUBLIKA
VSEOBECN FAKULTN
NEMOCNICE V PRAZE
(University Hospital of
Prague)
Vseobecn fakultn
nemocnice (General
Teaching Hospital)
U Nemocnide 2
128 08 PRAHA 2
CY
KYPROS
(Ministry of Health of the
Republic of Cyprus - Medical
and Public Health Services)
Medical Services and Public
Health Services
10 Marcou Drakou,
Pallouriotissa
1449 LEFKOSIA (Nicosia)
231
Land
Teilnehmer
DE
DEUTSCHLAND
Nominierte Person
Institut fr
Transfusionsmedizin und
Immunhmatologie
Sandhofstrasse 1
60528 FRANKFURT AM
MAIN
Dept.Director
Project Coordinator
PD Dr. med.
Reinhard Henschler
Dr. Esther
Schellenberg
Dr. Veronika Brixner
Saman Hosseini
EE
EESTI
FR
FRANCE
HU
MAGYARORSZG
IE
IRELAND
Phja-Eesti Regionaalhaigla
Verekeskus
Blood Centre
North Estonia Regional
Hospital
J. Stiste tee 19
13419 TALLINN
Dr. Tatjana
Plahhova, MD
Etablissement Franais du
Sang (EFS)
20 avenue du stade de
France
93218 La Plaine Saint-Denis
Cedex
Director
Eszter Miskovits,
MD
232
Land
Teilnehmer
IS
Landspitalinn
Hsklasjukrahs
(Icelandic University Hospital)
Iceland
Nominierte Person
Torfi Magnusson,
Medical Director and
CEO
Dr. Sveinn
Gudmundsson,MD
Landspitalinn
Hsklasjukrahs
Icelandic University Hospital
Blood Bank
At Barnsstigur
IS-101 REYKJAVIK
IT
ITALIA
Blood Transfusion
Methodology Section
Director
The Blood Bank
Blbankinn ,
President
Department of Hematology,
Oncology and Molecular
Medicine
Viale Regina Elena 299
00161 ROME
LU
Luxembourg
MT
MALTA
25 J. P. Sauvage
L-2514 Kirchberg
Luxemburg
Frances Delaney
Director
NL
NEDERLAND
Stiching Sanquin
Bloedvoorziening
Sanquin Blood Supply
Foundation
Plesmanlaan 125
1066 CX AMSTERDAM
233
Land
PL
POLSKA
Teilnehmer
Nominierte Person
Instytut Hematologii I
Transfuzjologii
Institute of Haematology and
Transfusion Medicine
Department of Blood
Transfusion
I. Ganghi St.14Chocimska 5
02-776 WARSZAWA
Member of the
Project Advisory
Board
Prof. Dr. Krzysztof
Warzocha, Director
RO
ROMANIA
Universitatea de Medicina si
Farmacie "Victor Babes"
Timisoara.
University of Medicine and
Pharmacy "Victor Babes"
Timisoara.
UK
ENGLAND
UK
SCOTLAND
Martin Gorham,
OBE, CEO
Member of the
Project Advisory
Board
Brigton
Douglastown, Forfar
Scotland, DD8 1TP
President European
Blood Alliance
(EBA)
Angus Macmillan
Douglas, OBE
Member of the
Project Advisory
Board
234
EU Dokumente
17. Commission of the European Communities. Good manufacturing practice for
medicinal products in the European Community. The rules governing medicinal
products in the European Community, Volume IV. January 1992.
18. PIC/S: Guide to good manufacturing practice for medicinal products, PE 009-2, 1st of
July 2004
19. PIC/S: GMP guide for blood establishments. PE 005-2, 1st of July 2004
235
Vienna Forum, consensus paper from a European working party on blood safety.
Document can be downloaded from the EUBIS-homepage, www.eubis-europe.eu.
236
2.
3.
4.
5.
6.
7.
237
Announcement / Ankndigung
Additional language Translations of this Manual are in preparation and should be
available at the end of 2007 / beginning 0f 2008 via the website (Eubis-europe.eu)
Weitere Sprachbersetzungen dieses Handbuches werden Ende 2007/Anfang 2008
ber die Homepage (Eubis-europe.eu) zur Verfgung stehen
English French
(Translation: Dr. Leslie Sobaga and Claudine Hossenloop)
Etablissement Franais du Sang (EFS), La Plaine Saint-Denis Cedex
English Czech
(Translation: Dr. Petr Turek)
Thomayer Teaching Hospital
State Institute for Drug Control, Prague
English Bulgarian
(Translation: Dr. Svetla Bakalova)
National Center of Hematology and Transfusiology, Sofia
English Hungarian
(Translation: Dr. Klra Barti-Tth, Ph.D.)
Orszgos Vrellt Szolglat
Hungarian National Blood Transfusion Service, Budapest
238
Supported by the
239