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Emisin
Actualizacin
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GES-P-02
24/03/2014
15/08/2014
M.A.P

Rev.: 1.0

Objetivos y Metas

1. OBJETIVO
Este documento describe las actividades a realizar para el despliegue y el acompaamiento de los
objetivos y metas estratgicas del Grupo Milpo.

Se aplica en la Sede Lima y Unidades Mineras del Grupo Milpo.

3. DEFINICIONES
3.1

GOL (Gestin on Line): Es la herramienta adoptada para gerenciar el despliegue y el

acompaamiento de los objetivos, metas y planes de accin, asegurando el cumplimiento de los
mismos en el Grupo Milpo.

3.2

Objetivos Estratgicos: Son intenciones, propsitos especficos definidos por el nivel

estratgico del Grupo Milpo, relacionados con la Poltica y Plan Estratgico establecidos. Ejm:

Incremento de volumen de mineral tratado;

Aumento de la disponibilidad de equipos mviles;

Reduccin del nmero de incidentes;

Mejora de las relaciones con las comunidades del entorno

Reduccin del consumo de agua

Un determinado objetivo puede llevar al despliegue de metas en diferentes enfoques

(Financieros y Proyectos Especiales relacionados a produccin, costo, comunidad, recursos
humanos, salud, seguridad, ambiente, calidad y responsabilidad social).
Objetivos, metas y planes de accin (incluyendo sus etapas de ejecucin) pueden ser
establecidos para:
Mejorar el desempeo de una actividad, proceso o producto
Sustentabilidad
Proyectos Estratgicos
3.3

Meta: Establece y comunica el nvel esperado de desempeo de la organizacin. El concepto

esencial es de cuantificacin. Una meta bien definida est compuesta por objetivo (informacin
clara de a donde se quiere llegar), valor (cuanto se quiere llegar, o sea, cuantificacin del
objetivo) y plazo (cuando se quiere llegar, o sea, tiempo lmite para lograr el valor).
Para todo objetivo deber haber por lo menos una meta definida. Puede existir mas de una
meta para un objetivo. Cada meta debe tener un indicador definido (de acuerdo con los ndices
establecidos).
Ej.:
Alcanzar 84 % del Indice de Desempeo Ambiental (IDA) en todas las Unidades
Mineras hasta Dic/ 2014.

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2. ALCANCE

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Incrementar volumen de mineral tratado a 17 ktpd en Oct/14 (UM Cerro Lindo).
Lograr una disponibilidad para chancadoras > 91% hasta Dic/14 (UM Atacocha)

3.4 Indicador: Datos o informaciones numricas que son utilizadas para medir un proceso y sus
resultados. Son utilizados para verificar si la empresa est alcanzando sus Objetivos
Estratgicos. Los indicadores de meta gerencian el desarrollo de las metas conforme una
frecuencia definida (mensual, diario). Por ejemplo:

Meta
Alcanzar
produccin
de
concentrado Zn a 287 279 tms
hasta Dic/14

Indicador
Produccin de concentrados
de Zn (tms)

3.5 Plan de Accin: Es la estructura establecida para el cumplimiento de las metas definiendo el
origen de la demanda, actividades/tareas, responsabilidades, plazos, recursos, detalles de
ejecucin, esto es, una secuencia operacional usando el ciclo de PDCA (en ingls Plan, Do,
Check, Action Planeamiento, Implementacin, Verificacin y Accin para correccin)
aplicando el 5W1H (en ingles What, Who, When, Why, Where and How O que, Quien,
Cuando, Por que, Donde y Como o 5W2H con el How Much Cuanto).
4. DOCUMENTOS A CONSULTAR
SSO-P-33

Evaluacin de riesgos

LE-P-04

Identificacin y Evaluacin de cumplimiento de requisitos legales y otros

GES-P-01

Anlisis crtico

GES-P-11

Gestin de Acciones Correctivas y Preventivas

GG-DD-01

Poltica Corporativa

RH-P-08

Evaluacin de Desempeo

5. RESPONSABILIDADES
5.1

Gerente General
Es responsable de la aprobacin del presente procedimiento y propiciar su aplicacin.

5.2

Gerente de Sistemas de Gestion

Es responsable de supervisar la implementacin del presente procedimiento.

5.3

Gerentes, Superintendentes y Jefes de rea

Son responsables de ejecutar lo descrito en el presente documento, a fin de garantizar su
cumplimiento.

5.4

Jefe Corporativo de Gestin (Sede Lima) / Facilitador de Gestin (UMs)

Son responsables de apoyar en el seguimiento y verificacin del cumplimiento de este
procedimiento.

5.5

Personal
Es responsable de aplicar y cumplir el presente documento.

Procedimiento

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Incrementar la produccin de concentrados a 152,183 TMS hasta Dic/14

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6. DESARROLLO / PROCEDIMIENTO
6.1

Proceso de Definicin de Objetivos Estratgicos

6.1.1

Definicin de Objetivos Estratgicos

Cada objetivo deber tener una descripcin de modo que sea comprendido de manera uniforme por
toda la organizacin.
La definicin de objetivos y metas alineadas a la Poltica Corporativa, pueden surgir de solicitudes
del Directorio y Gerencia General principalmente, pudiendo incluirse tambin objetivos especficos
de las Unidades Mineras, como resultado de:

Cumplimiento de la Visin y Misin de la organizacin

Demanda de partes interesadas internas (accionistas, dirigentes, colaboradores, clientes

internos);

Demanda de partes interesadas externas (comunidad, proveedores, clientes, organismos

gobernamentales);

Levantamiento de perfil de riesgo (incluyendo las situaciones de emergencia);

Planeamiento estratgico de las principales directrices de la empresa para los prximos

cinco aos;

Presupuesto establecido para el prximo ao;

Metas que no fueron cumplidas el ao anterior y que precisan ser finalizadas el ao

siguiente;

Problemas crnicos conforme GES-P-011 Gestin de Acciones Correctivas y Preventivas

Exigencias Legales, conforme LE-P-04 Identificacin y Evaluacin de Cumplimiento de

Requisitos Legales y otros;

Resultados del anlisis crtico, o sea, decisiones tomadas en las reuniones de anlisis
crtico, conforme GES-P-001

El establecimiento de objetivos y metas originado de factores de riesgo / aspectos ambientales de

seguridad y medio ambiente siguen los criterios de sus respectivos procedimientos SSO-P-33
Evaluacin de Riesgos, MA-P-01 Identificacin de los aspectos ambientales significativos y cuando
involucra a la legislacin LE-P-04 Identificacin y Evaluacin de cumplimiento de Requisitos Legales
y otros, est respaldado por trminos de acuerdo con los rganos competentes.

6.1.2

Establecimiento de Indicadores

Deben ser definidos indicadores para los Objetivos Estratgicos. Los indicadores deben:
ser influenciables, o sea, las personas que los definieron deben ser capaces de lograrlos;
ser confiables y fciles de colectar;
preferentemente medir resultados en vez de medir el cumplimiento de actividades;
ser simples y fcilmente explicables, o sea, deben ser definidos de forma clara y consistente y
las personas deben ser capaces de entender porque los indicadores son importantes para su
trabajo;
6.1.3

Establecimiento de Metas

Para cada indicador de los Objetivos Estratgicos debe ser establecida una meta. Las metas deben:
ser cuantificables;
comunicar claramente el desempeo esperado;
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Despus de la realizacin del Dilogo Estratgico por la Directoria de VM, el Grupo Milpo define sus
objetivos estratgicos.

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posibilitar que las personas comprendan cul es su contribucin a la Estrategia general de la

empresa;
estar orientadas a mejoras de preferencia y no a mantenimiento del desempeo.

Meta 300 (presupuesto al ao siguiente)

Meta 500 (metas de superacin esto definido en el presupuesto)

Figura 1: Proceso de Definicin de Objetivos Estratgicos

6.1.4

PE Day

La reunin de Planeamiento Estratgico (PE Day) es realizada aproximadamente entre los meses
de Julio y Agosto. En esta reunin participan los Gerentes Corporativos, Gerentes de rea y
personal de reas de apoyo segn sea necesario (Grupo Milpo) as como los Gerentes de Unidades
Mineras y Superintendentes, cuyo objetivo es la elaboracin del planeamiento quinquenal, con
visin de 5 aos + LOM.
La reunin se inicia con la presentacin de los resultados consolidados del Grupo Milpo de la
primera versin del PE trabajada por las UMs y reas corporativas (realizada por el rea de
Finanzas). Finalizada la presentacin se busca de manera conjunta maximizar las oportunidades
que se tiene de mejorar los resultados mostrados. En esta reunin se unen de forma conjunta todas
las reas y se hace sinergias de las oportunidades que se puede tener entre las interacciones de
stas.
Esta reunin tiene como objetivo obtener el plan quinquenal para los siguientes 5 aos ms la
visin de toda la vida de la Mina (LOM: Life Of Mine). En adicin se presentan dos escenarios:

Escenario As Is: Muestra el resultado consolidado a partir de los parmetros actuales de

produccin considerando slo inversiones de sostenibilidad.

Escenario As Is + Proyectos: Muestra el resultado consolidado considerando tambin los

proyectos de expansin que permitiran el crecimiento e incremento de produccin del
Grupo Milpo.

6.1.5

EBITDA DAY

El EBITDA Day es donde se define el presupuesto meta 300 y tambin su optimizacin (Meta 500).
El primer ao del PE vigente es la base para la definicin del presupuesto de este respectivo ao.
Procedimiento

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La definicin de metas estratgicas de largo plazo (5 aos + Life of Mine (LOM)) ___ se realiza en
el PE Day. En el Ebitda Day se definen las metas de corto plazo:

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Participa el mismo personal del PE Day. En esta reunin se busca plantear estrategias de
optimizacin de recursos y mejora de procesos, a travs del trabajo en equipo, con el fin de definir
un plan (presupuesto) capaz de alcanzar un mejor resultado para la organizacin.

6.2

Proceso de Despliegue o desdoblamiento de Metas

6.2.1 Grupo Milpo

A partir de las metas de los Objetivos Estratgicos definidas en el PE Day (5 aos) y metas de corto
plazo Ebitda Day (prximo ao) se hace el despliegue para la Gerencia General, Gerencias
Corporativas, Gerentes de Lima y Gerentes de Unidades Mineras, con el apoyo del rea de Gestin
Corporativa y Gerencia de DHO y Relaciones Institucionales.
Dependiendo del cargo desempeado se completa el formato RH-P-08-3 Despliegue de Objetivos o
RH-P-08-2 Evaluacin de desempeo (personal en ejecucin) (segn lo definido en el
procedimiento RH-P-08 Gestin del Desempeo) de manera que estn alineados a los Objetivos de
su respectiva gerencia. Este registro se mantiene en cada rea y su seguimiento se realiza en forma
trimestral por cada gerencia.

6.2.2 Unidades Mineras

Se inicia tomando como base las metas del Gerente de la Unidad Minera alineados a los Objetivos
Estratgicos del Grupo Milpo, debiendo stas ser desplegadas hasta nivel de superintendencias y
de preferencia hasta el nivel operacional.
Luego se hace una planificacin para cada rea que incluye desde el levantamiento de la
informacin de las metas del ao, el anlisis GAP (en relacin al ao anterior) y validacin de sus
metas en conjunto con la Gerencia de la Unidad y dems Superintendencias hasta la elaboracin de
los planes de accin que garantizarn el logro de las metas.
Como resultado se elabora un rbol de Metas en cada Unidad Minera, el cul se encuentra
publicado en la Gestin a la Vista.
A fin de garantizar la aplicacin de la metodologa PDCA (Gestin para mejorar) en cada Unidad
Minera se propone el uso de la planilla modelo PDCA, con el cual se siguen las siguientes etapas:
-

Identificacin del problema,

Anlisis del fenmeno, que consiste en la estratificacin de un problema o divisin del problema
con la finalidad de lograr un enfoque o simplificacin del problema

Anlisis de causas (diagrama espina-pescado) se realiza con la finalidad de identificar las

causas que originan el problema y es la continuacin del anlisis de fenmeno,

Priorizacin de las causas, una vez determinadas las causas races se procede a priorizarlas
por votacin u otro criterio que permita priorizacin, y

Establecimiento del Plan de Accin inicial, debe seguir los lineamientos 5W2H o 5W1H y debe
atender las causas priorizadas) para impulsar el resultado actual hasta el desempeo planeado
(meta).

Es indispensable al culminar el plan preguntarse si las acciones planteadas son suficientes para
alcanzar la meta; asimismo el anlisis de fenmeno, anlisis de causas y plan de accin deben
estar vinculados, es decir, el anlisis de causas debe estar referido a lo que se estratific en el
anlisis de fenmeno y los planes de accin deben atender a todas las causas priorizadas.
Todas las metas de mejora de desempeo (PDCA) deben tener planes de accin inicial definidos y
stos deben estar registrados en el GOL.
Procedimiento

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En el Anexo 1 se refleja el proceso de Planeamiento Estratgico del Grupo Milpo.

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Entindase que para las metas de mantener resultados ya alcanzados (SDCA), el cumplimiento de
los respectivos procedimientos de la empresa ya son suficientes para el alcance de la meta, por lo
tanto no requieren planes de accin iniciales; pero siempre debe hacerse la evaluacin para
corroborar que no es necesario contar con un plan de accin.

6.2.3

Anlisis de desvos

Desvo de meta: Es el incumplimiento de la meta trazada en un determinado mes, por lo tanto se

analiza las causas principales y se toma accin de tal manera de cumplir con la meta para el
prximo mes.
Para el tratamiento de desvo de meta se siguen las mismas etapas mencionadas en el tem 6.2.2:
Identificacin del problema,
Anlisis del fenmeno,
Anlisis de causas
Priorizacin de las causas,
Establecimiento del Plan de Accin, en este caso especfico para el desvo de la
meta del mes.

Figura 2: Flujograma del PDCA

Procedimiento

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Todos los indicadores y resultados obtenidos de las metas planteadas son monitoreados en forma
mensual a travs del Software GOL (Gestin On line).

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6.3

Monitoreo y Anlisis del Desempeo

6.3.1. Grupo Milpo

Adems, el Gerente de Sistemas de Gestin prepara la evaluacin de los objetivos de la Gerencia

General (principales objetivos que gobiernan toda la organizacin). Este material es presentado al
Gerente General para su evaluacin.
En funcin a los resultados, la Gerencia General determinar la necesidad de incluirlo en la agenda
de la Reunin de Comit Gerencial a fin de identificar puntos de atencin y estableciendo plazos
para su seguimiento.

6.3.2. Unidad Minera

Mensualmente, los revisan el cumplimiento de sus metas estratgicas a travs del software GOL (
(Superintendentes / Jefes de rea de la Unidad Minera), pudiendo detectar incumplimientos para lo
cual generan desvos segn lo descrito en el tem 6.2.3.
Esta informacin es consolidada por los Facilitadores de Gestin para ser analizada en la Reunin
de Resultados mensual de la Unidad Minera con el Gerente de la Unidad y su posterior sustentacin
en la Reunin de Resultados de Operaciones que se realiza en la Sede Lima al Gerente Corporativo
de Operaciones.
De ser necesario, cada Unidad Minera, a travs de los Facilitadores de Gestin realiza el
seguimiento de los objetivos en las reas crticas a fin de ser reportadas al Gerente de la Unidad
Minera, con una frecuencia menor a la mensual, con el fin de garantizar los resultados del mes.
El monitoreo y anlisis del desempeo de las unidades mineras y Sede Lima debe ser realizado
conforme al procedimiento GES-P-01 Reunin de anlisis crtico.
En el caso de detectarse desvos reiterativos o reincidentes (por la misma causa raz) sern
identificados como Problemas Crnicos y tratados segn lo descrito en el procedimiento GES-P-11
Gestin de acciones correctivas y preventivas
7. REGISTROS / ANEXOS

Anexo 1. Flujo de Planeamiento Estratgico

Anexo 2. Flujo de Despliegue de Metas para Unidades Mineras

Procedimiento

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Cada trimestre las Gerencias Corporativas, Gerentes de rea y Gerentes de Unidades Mineras,
evalan el estado de sus objetivos e identifican acciones para correccin de desvos, caso sea
necesario.

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Anexo1:FlujodePlaneamientoEstratgico

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Anexo 2: Flujo de Despliegue de Metas para Unidades Mineras

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