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Opciones de OTLOOK

Contenido
ManejodeCALENDARIO.....................................................................................................................2
IngresoalCalendario.......................................................................................................................2
AdministracindeCitas..................................................................................................................3
NuevaCITA..................................................................................................................................3
InvitarausuariosalaCITA..........................................................................................................3
RecordatoriodeCita...................................................................................................................4
Periodicidad.................................................................................................................................4
AdministracindeReuniones.........................................................................................................5
NuevaREUNION..........................................................................................................................6
Asistenteparaprogramacin......................................................................................................6
OpcionesdeAsistentes...............................................................................................................7
RecordatoriodeCita...................................................................................................................7
Periodicidad.................................................................................................................................8
AceptacindeReunionesoCitas....................................................................................................9
AdministradordeTareas...................................................................................................................10
NuevaTarea..................................................................................................................................11
VolverCorreosenCitas,ReunionesoTareas...................................................................................12
Recordatorios....................................................................................................................................12

Manejo de CALENDARIO

Ingreso al Calendario
OUTLOOK nos permite manejar un calendario para la programacin de actividades o reuniones
que planifiquemos. Para ingresar a ver nuestro calendario se debe seleccionar CALENDARIO,
como se muestra en la siguiente pantalla:

Al ingresar a esta opcin se nos muestra un calendario, puede ser diario, semana, semanas o mes,
dependiendo como se seleccione en la seccin de organizar.

Para Crear una nueva Reunin o CITA, se tiene en el men la seccin NUEVO donde se
selecciona que es lo que se desea crear.

Administracin de Citas
Cita es una actividad que el usuario define, la cual se desarrolla en un periodo de tiempo, en un
lugar definido y puede o no tener invitados. Toda cita que se cree es marcada en el calendario.

Nueva CITA
Luego de seleccionar una nueva CITA se presenta la siguientes pantalla, donde se registran los
datos de la CITA

Una CITA es una actividad que la puede realizar solo o puede invitar a otros participantes, sse
debe registrar:

Asunto, que es un titulo para la actividad


Ubicacin, o lugar donde se realizara la CITA
La fecha y hora de inicio
La fecha y hora final,
Se tiene una casilla para marcar si la CITA es todo el dia
Se tiene el cuerpo de la cita donde se puede registrar a mas detalle las actividades a
realizar en la CITA.

Una ves registrada la cita, se tiene algunas opciones adicionales que pueden ayudar con la misma

Invitar a usuarios a la CITA


Invitar a participantes a la CITA, presionando el siguiente botn

El sistema habilita la seccin de Para donde se registra los correos de los invitados a la CITA,
como se muestra a continuacin

A cada uno de los invitados que se coloque, se les enviara de forma automtica un mal con la
invitacin a la CITA.
En el Botn de asistente para programacin, se puede ver la disponibilidad de tiempo de los
invitados, nos muestra el calendario de cada uno y si ya tiene una CITA o REUNION, pactada
previamente

Recordatorio de Cita
Se puede hacer que Outlook nos recuerde que tenemos una cita, al momento de crear se tiene los
botones para activar el recordatorio y que tiempo antes quiero que me recuerde.

Si no se cambia, Outlook nos recordara 15 minutos antes de la cita, este recordatorio tambin
aplica para los invitados que aceptaron una cita.

Periodicidad
Esta funcin del Outlook nos permite hacer una cita peridica o que se repite cada cierto tiempo en
un rango de das, por ejemplo si durante una semana todos los das a las 9:00 A.M. se tiene una
reunin, puedo programar la misma y que Outlook me haga recuerdo todos los das

Al presionar el botn, se nos presenta una pantalla como la siguiente:

Donde indicamos la hora de inicio, la hora final y la duracin, luego le indicamos a Outlook como se
repite, diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente.

Diariamente, me permite indicar cada cuantos das se repite o si es todos los das.
Semanalmente, permite seleccionar cada cuantas semanas se repite y el dia de la semana
en que se realiza
Mensualmente, puede seleccionar el dia del mes y si es todos los meses, o puede indicar
una refer5encia al da (primer viernes del mes)
Anualmente, puede indicar el da y el mes, o referencial a un dia del un mes (primer
viernes del mes de abril)

El recordatorio de Outlook aplicara para cada una de las citas.

Administracin de Reuniones
Reunin, es una actividad que el usuario define, la cual se desarrolla en un periodo de tiempo, en
un lugar definido, con invitados y en una sala. Toda reunin que se cree es marcada en el
calendario.

Nueva REUNION
Luego de seleccionar una nueva REUNION se presenta la siguientes pantalla, donde se registran
los datos de la REUNION

En esta pantalla se registra los siguientes datos:

Para, se detalla a cada uno de los invitados a la reunin, se registra el correo del invitado.
Al finalizar el registro de la reunin se enva un mail a cada uno de los invitados.
Asunto, se registra un asunto o descripcin de la reunin
Ubicacin, se registra la ubicacin donde se llevar acabo la reunin
La fecha y hora de inicio y final de la reunin, pudiendo colocar que la misma se llevara
a cabo todo el da.

Asistente para programacin


Con esta opcin Outlook nos muestra la disponibilidad de horario de los invitados a la reunin, por
cada uno de ellos muestra su calendario y de manera grfica nos muestra si esta disponible o ya
tiene pactada otra actividad en el horario de esta reunin.

Esta funcin solo se aplica para los casos en que el invitado cuenta con una cuenta de Outlook y
se tenga acceso al calendario.

Opciones de Asistentes.
En esta seccin Outlook nos muestra algunas funcionalidades que se pueden utilizar para trabajar
con los asistentes.

Cancelar Invitacin, permite cancelar una invitacin a una reunin que se organizo.
Libreta de direccin, que nos permite seleccionar invitados o asistenes, como cuando se
enva un correo electrnico.
Comprobar nombre, verifica si el nombre que colocamos es una direccin de correo valida
en nuestras libretas.
Opciones de respuesta, nos permite solicitar que el usuario rresponda la invitacin y
tambin se puede dar permiso para que el invitado modifique el horario o lugar de la
reunin.

Recordatorio de Cita
Se puede hacer que Outlook nos recuerde que tenemos una cita, al momento de crear se tiene los
botones para activar el recordatorio y que tiempo antes quiero que me recuerde.


Si no se cambia, Outlook nos recordara 15 minutos antes de la cita, este recordatorio tambin
aplica para los invitados que aceptaron una cita.

Periodicidad
Esta funcin del Outlook nos permite hacer una reunion peridica o que se repite cada cierto
tiempo en un rango de das, por ejemplo si durante una semana todos los das a las 9:00 A.M. se
tiene una reunin, puedo programar la misma y que Outlook me haga recuerdo todos los das

Al presionar el botn, se nos presenta una pantalla como la siguiente:

Donde indicamos la hora de inicio, la hora final y la duracin, luego le indicamos a Outlook como se
repite, diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente.

Diariamente, me permite indicar cada cuantos das se repite o si es todos los das.

Semanalmente, permite seleccionar cada cuantas semanas se repite y el dia de la semana


en que se realiza
Mensualmente, puede seleccionar el dia del mes y si es todos los meses, o puede indicar
una refer5encia al da (primer viernes del mes)
Anualmente, puede indicar el da y el mes, o referencial a un da del un mes (primer
viernes del mes de abril)

El recordatorio de Outlook aplicara para cada una de las reuniones.

Aceptacin de Reuniones o Citas


En esta seccin, se mostrara las opciones que ofrece Outlook para el momento que somos
invitados a una reunin o cita.
Cuando como usuario es invitado a una reunin o CITA, nos llegara un correo electrnico similar al
siguiente:

El asunto del correo es el que se coloc como asunto en la reunin o CITA, como se aprecia el
icono que muestra no es el clsico sobre de un mail. Al abril el mail se abre la pantalla de la cita o
reunin, con los siguientes botones.

Aceptar, que es cuando aceptamos la cita o reunin, se muestran tres opciones para
aceptar;
Editar la respuesta antes de Enviar, que abre una pantalla tipo mail, donde se
puede escribir la respuesta que queremos enviar.
Enviar la respuesta, que enva la respuesta con un mail predefinido donde se
indica que acepto
No enviar Respuesta, que no enva el mail pero marca en nuestro calendario como
que asistiremos.
Provisional, que es cuando aceptamos provisionalmente aceptamos la cita o reunin, no
marca como ocupado ese periodo de tiempo en nuestro calendario. Al igual que aceptar
tenemos tres opciones.
Editar la respuesta antes de Enviar, que abre una pantalla tipo mail, donde se
puede escribir la respuesta que queremos enviar.
Enviar la respuesta, que enva la respuesta con un mail predefinido donde se
indica que acepto provisionalmente
No enviar Respuesta, que no enva el mail pero marca en nuestro calendario como
provisionalmente aceptada.
Rechazar, que es cuando directamente rechazamos la reunin o cita. Al igual que aceptar
tenemos tres opciones.
Editar la respuesta antes de Enviar, que abre una pantalla tipo mail, donde se
puede escribir la respuesta que queremos enviar.
Enviar la respuesta, que enva la respuesta con un mail predefinido donde se
indica que rechazo
No enviar Respuesta, que no enva el mail ni ocupa nuestro calendario

Tambin se tiene los siguientes botones

Proponer una nueva Hora, este botn se utiliza cuando recibimos una invitacin a reunin
o cita y queremos cambiar la hora de la misma, se tiene dos opciones
Provisional y proponer una nueva hora, nos habilita una pantalla para definir la
hora que proponemos y enva un mail con nuestra aceptacin provisional.
Rechazar y proponer una nueva hora nos habilita una ventana para poner la
nueva hora a proponer y enva un mail con la misma.

Administrador de Tareas
Las tareas en outlook son actividades que vamos a realizar que no involucran a otra persona, y
que nos recordara que esta vencida.

Nueva Tarea
Para crear una nueva tarea se presiona el botn de Nueva Tarea y se presenta una pantalla como
la siguiente:

Donde se debe registrar los siguientes datos:

Asunto, es la descripcin resumida de la actividad


Inicio es la fecha desde la cual se tiene que realizar la actividad
Vencimiento, es la fecha en la cual se debe terminar la actividad
Estado, se puede seleccionar el estado en que esta la actividad, este campo se puede ir
cambiando en el transcurso de la misma
Prioridad, se pude manejar diferentes niveles de prioridad, de acuerdo a la necesidad
% Completado, a medida que se vaya avanzando se puede ir registrando este campo.
Aviso. Se puede programar cuando nos avisa Outlook que se esta venciendo la actividad

Tambin se tiene los siguientes botones:

Asignar Tareas, puedo asignar la tarea a otro usuario y le llegara un correo electrnico
con la asignacin
Periodicidad, se puede definir que una tarea sea repetiviva peridicamente, como se
realiz con las reuniones y citas.
Categorizar, a cada tarea se le puede asignar una categora (colres) para ver su avance.
Seguimiento, a cada tarea se le puede asignar un seguimiento de acuerdo a la necesidad,

Una vez creada la tarea, al ingresar a la seccin de tareas, se mostrara una lista con todas las
tareas creadas ordenadas por vencimiento, marcando las vencidas en otro color.

Al ingresar a una tarea se muestra la misma ventana que al momento de crear y se puede aplicar
las mismas opciones que se tena al crear.

Volver Correos en Citas, Reuniones o Tareas


Cualquier correo que se tenga en la bandeja de entrada, puede convertirse en una cita, reunin o
tarea, manteniendo el cuero y asunto del mail. Para convertir el mail en cita o reunin se arrastra el
mail a la seccin de calendario, seleccionamos el mail y mantenindolo seleccionado se lo arresta
a la seccin de calendario, como se muestra

Luego de llevar a calendario, se abre una pantalla, similar a la de reunin o de tarea, donde se
puede rellenar todos los datos como si fuera una reunin, agregar invitados, poner recordatorio,
etc..

Recordatorios
Cuandolatarea,citaoreunin,tienerecordatorioelmismoaparecerenunapantallaemergente
deacuerdoaloprogramado.EncasodetenerelcelularconectadoalcorreodeBelen.com.boel
recordatoriotambinaparecerenlapantalladelcelular.

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