Anlise da Aplicao Informtica:

SIFARMA
(Documento adaptado de trabalho realizado por Pedro Ivo Mota, Maro 2004)

ndice

1. Identificao da Aplicao Escolhida ................................................... 2

2. Descrio do Contexto de Utilizao...................................................... 3
3. Articulao com outras aplicaes....................................................... 4
4. As encomendas ................................................................................... 4
5. Classificao da Aplicao ................................................................... 4
6. Papel Desempenhado pela aplicao na organizao .......................... 5
6.1 Sistemas Viveis ................................................................................. 5
6.2 Conhecimento Organizacional ............................................................. 6
6.3 Processo de Tomada de Deciso.......................................................... 7

1.

Identificao da Aplicao Escolhida

1. Nome Comercial
SIFARMA
1.1

Verso Actual
7.3

1.2

Plataforma Tecnolgica
Windows95/98/NT
Base de Dados Oracle

1.3

Ano de Lanamento
1987

1.4

N de Instalaes Activas
1989

1.5

Principais Caractersticas

O SIFARMA nasceu h 15 anos fruto da tentativa de facilitar a actividade farmacutica, no

que dizia respeito unicamente ao processamento de vendas.
Ao longo dos anos, esta aplicao foi sofrendo uma evoluo gradual que lhe permitiu
manter-se na vanguarda de aplicaes farmacuticas, quer no que diz respeito resposta
s necessidades crescentes das farmcias, quer no que concerne s novas tecnologias,
linguagens de desenvolvimento e respectivas plataformas.
Vendas

Actualizao de Stocks

Gerao de Encomendas

Incremento de facturao a entidades

Registo de valores em caixa

Encomendas

Aprovar encomendas

Enviar encomendas a fornecedores

Processar a sua recepo

Gesto de Bnus de fornecedor

Gesto de devolues a fornecedores e a sua regularizao nos stocks

Comunicao a fornecedores via modem ou rdis

Organizao automtica de receitas em lotes de 30

Integrao de receitas devolvidas

Gesto automtica de sequencia de lotes

Facturao detalhada

Facturao

Emisso mensal de:

o

Verbetes de identificao de lote

Resume de letras

Factura a entidade

Documento para ANF

Guia de Proveitos

Relao mensal de produtos de protocolo

Fim do dia

Emisso de documentos internos contabilsticos

Documentos emitidos diariamente

Lista de produtos vendidos

Dirio de gesto

Detalhe de vendas

Talo recapitulativo dirio

Lista de irregularidades

Regularizao

de

movimentos

dirios

com

correco

automtica

de

movimentos relacionados.
Inventrios

Listagem de inventrio

Preparao de inventrio

Produtos sem consumo

Prazos de Validade

Contagem fsica

Recolha de quebras

Gesto de produtos

Estatsticas

2. Descrio do Contexto de Utilizao

O Sifarma uma aplicao desenvolvida para a gesto diria de uma farmcia, no que diz respeito
a entrada e sada de mercadoria e todas as tarefas com ela relacionadas, no tendo como o
objectivo a gesto a outros nveis como sejam a gesto de pessoal, tesouraria e outros.
Assim o Sifarma faz a gesto do produto desde a sua entrada at a sada e de acordo com as suas
especificidades (se ou no medicamento de venda livre, se ou no para-farmacia, se ou no
psicotrpico), gerando stocks mnimos e mximos e de acordo com as sadas prope encomendas
para aprovao posterior pelo responsvel. Para alem disso faz tambm a gesto dos prazos de
validade e a etiquetagem de produtos de venda livre cujos cdigos de barras no vem nas
embalagens. sada do produto temos a possibilidade de fazer vrios tipos de venda de acordo
com o tipo de cliente, de acordo com o tipo de organismo a que o cliente pertence e temos ainda a
possibilidade de imprimir etiquetas de prescrio para o receiturio, simultaneamente e se o
programa estiver parametrizado para isso (depende da permisso do utilizador) possvel ver
contra-indicaes e interaces medicamentosas da venda que se esta a efectuar.

No BackOffice possvel tirar algumas estatsticas interessantes do ponto de vista da gesto como
sejam:

3.

Sazonalidade de produtos

Horrios de maior afluncia

Produtos mais vendidos

Peso dos diferentes organismos no volume de facturao

Vendas por empregado

Articulao com outras aplicaes

O Sifarma uma aplicao estanque e como tal at ao momento no articulvel com outro tipo
de aplicaes, tanto mais que no modulvel do ponto de vista comercial.

4. As encomendas
A funcionalidade escolhida para este trabalho Encomendas. Como atrs foi referido depois de
parametrizada a aplicao do ponto de vista de cdigos de produtos, cdigos de arrumao,
definio de stocks mnimos e mximos, prazos de validade e fornecedor de eleio para cada
produto (o numero mdio de referncias actualmente existentes numa farmcia ronda os 7000) a
aplicao gera as prprias encomendas. Estas so analisadas pelo menos duas vezes por dia pelo
responsvel

das

compras

depois

de

feito

ajuste

necessrio

enviado

para

fornecedor/distribuidor por modem em horrios estabelecidos para o efeito.

5. Classificao da Aplicao
De acordo com o SIBC (sistemas de informao baseados em computador) podemos classificar o
Sifarma de acordo com a tabela:
Sigla

SIBC

CIS

Sistema de Interaco com o Cliente

MIS

Sistema de Informao de Gesto

TPS

Sistema de Processamento de Transaces

DSS

Sistema de Suporte deciso

MSS

Sistema de Suporte gesto

CIM

Sistema Inteligente de Inventrio

Help Desk

Sistema de Help desk

Classificamos desta forma a aplicao j que ela nos permite ter um histrico dos clientes da
farmcia

e suas aquisies, uma

rotatividade dos produtos,

uma

taxa de afluncia

ao

estabelecimento, volumes de facturao e histrico de vendas (CIS;MIS;DSS;MSS;CIM;TPS).

Na realidade esta aplicao permite coisas to dispares como a ajuda ao funcionrio se este tem
dvidas, por exemplo quanto s interaces medicamentosas dos produtos que esta a vender, ou

se o produto existe ou no no mercado, quais os seus princpios activos etc., permite na realidade
ter um Help Desk sempre actualizado (o sistema avisa quando h novas actualizaes do
Dicionrio disponveis).

6. Papel Desempenhado pela aplicao na organizao

6.1 Sistemas Viveis
Se so cinco as funes para considerar um sistema vivel, do meu ponto de vista o Sifarma
contempla-as todas a saber:
1. Unidade Produtiva: O sifarma foi produzido por uma entidade que congrega um
grande nmero de farmcias e antes de ser instalado em todas as farmcias
associadas foram estabelecidas protocolos com farmcias pioneiras. Hoje em dia
todas as farmcias podem sugerir alteraes que a ANF (Associao Nacional de
Farmcias) averigua da sua pertinncia e exequibilidade. Para alem disso podemos
e devemos considerar reas de operaes os diferentes postos de venda onde os
produtos so transaccionados
2. Coordenao: A coordenao para alem de ser feita por cada um dos membros da
ANF por via de sugesto de novas funcionalidades e controlo de anomalias dentro
da arquitectura do sistema temos uma maquina que faz a coordenao dos postos
de venda e onde s nela se podem aceder a alguns mdulos como sejam as
encomendas e os inventrios por exemplo.
3. O controlo de facturao vendas e stocks feito num equipamento de BackOffice
apenas por pessoal autorizado que colecta dados dos pontos de venda.
4. Intellingece ou seja feedback entre o ambiente exterior e o da organizao
assegurado pelo registo dos clientes e as suas visitas farmcia bem como os seus
consumos.
5. Definio de politicas. Da anlise dos consumos e da anlise de bnus dados pelos
fornecedores

podemos

determinados produtos.

por

exemplo

estipular

politicas

de

compras

para

6.2 Conhecimento Organizacional

O conceito

de conhecimento

organizacional,

definido

como

tudo

aquilo

que os agentes

organizacionais necessitam de saber para levar a bom porto as suas organizaes o que esta
subjacente a esta anlise. Segundo Bunge este conhecimento pode ser comportamental (saber
fazer), perceptual (o que se obtm pela percepo) e conceptual (resultante da capacidade de
pensar).

Do ponto de vista do conhecimento comportamental no me parece que o Sifarma se enquadre

nem to pouco ser este o objectivo da aplicao, j do ponto de vista perceptual este sim o
conhecimento dominante da aplicao, tanto mais que foi com este objectivo o de saber o
estado/situao da organizao e do seu ambiente envolvente que ela foi concebida. So disso
exemplo o recurso a armazenamento de dados, a utilizao de leitores de cdigos de barras. Se
verificarmos

no

ponto

cinco

deste

trabalho

notamos

uma

classificao

enquadrada

maioritariamente neste tipo de conhecimento MIS, TPS e CIM.

No que diz respeito ao conhecimento conceptual resultante portanto da aplicao de mecanismos
de raciocnio ao conhecimento perceptual pode no Sifarma assumir vrias formas como sejam:

Anlise de final do dia

Analise de horrios de maior ou menor afluncia

Anlise de Stocks

Anlise Estatsticas

6.3 Processo de Tomada de Deciso

Como classifiquei o Sifarma tambm como um help desk parece-me pertinente explicar o papel da
aplicao segundo esta perspectiva. Nesta aplicao possvel identificar contra indicaes
medicamentosas, avaliar e propor alternativas. Por exemplo um doente hemoflico que leva uma
prescrio para a sua patologia de base e que entretanto se queixa de cefaleias e pede uma caixa
de aspirinas o sistema alerta de imediato para esta grave contra-indicao e possvel pesquisar e
propor alternativas.
Esquematicamente:

D eteco na venda de uma

contra indicao

Avaliao de
alternativas
Pesquisa de
Alternativas no
Dicionrio
disponivel

Acompanhamento

Informao ao
Utente /
mdico

Escolha de
novo frmaco
pelo
Farmacutico