MANEJO DEL ACCESS 2010

Ing. Najarro Bellido

CREACION DE BASE DE DATOS

A. ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS
Crear la Base de Datos: GESTION.ACCDB (los campos clave de cada tabla estn
indicados por los campos que estn en negrita) y guardarlo en la carpeta C:\Mis
Documentos
Tabla: Alumno
Campos
CodAlumno
Apellidos
Nombres
Especialidad
FechaNac
Direccion

Tipo Tamao
Texto 4
Texto 40
Texto 30
Texto 30
Fecha/Hora
Texto 50

Tabla: Notas
Campos
CodAlumno
CodCurso
N1
N2
N3
N4
PROM

Tipo Tamao
Texto 4
Texto 4
Numero Entero
Numero Entero
Numero Entero
Numero Entero
Numero Simple

Tabla: Carga
Campos
Codprofesor
CodCurso

Tipo Tamao
Texto 4
Texto 4

Tabla: Curso
Campos
CodCurso
Descripcion
Ciclo
NHoras

Tipo
Texto
Texto
Texto
Numero

Tabla: Profesor
Campos
Tipo
CodProfesor Texto
Apellidos
Texto
Nombres
Texto
Especialidad Texto
Direccion
Texto
Telefono
Texto

Tamao
4
50
2
Entero

Tamao
4
40
30
40
50
8

NOTA: Relacionar las tablas respectivamente.

ALUMNO

NOTAS

CURSO

CARGA

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PROFESOR

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B. IMPLEMENTACION DE LA ESTRUCTURA:
1. Abrir el Microsoft Access: Inicio >> Todos los Programas >> Microsoft Office
>> Microsoft Office Access 2007

2. Seleccione el icono Base de datos en blanco

3.

En el cuadro Nombre de archivo escribir GESTION.

Asegrese de que sea en la carpeta C:\Mis Documentos dando clic en el icono

para seleccionar la carpeta adecuada.
4. De clic en el botn Crear
5. En la pestaa Tabla1 de clic derecho y en el men flotante escoger la opcin
Vista Diseo

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6. En la ventana que se muestra a continuacin escribir ALUMNO y luego

seleccionar Aceptar

7. Seguidamente empezaremos a implementar la estructura de la tabla ALUMNO,

escribiendo en la columna Nombre del campo: CODALUMNO

Si el tipo de datos no corresponde con el solicitado cmbielo dando clic en la

punta de flecha en la lista desplegable ubicado al costado de su nombre de
campo.
8. En Propiedades del campo en la pestaa General a travs de la propiedad
Tamao del campo establezca el tamao: 4

9. Repitiendo los pasos 7 y 8 implemente toda la estructura pedida:

10. Ahora establecernos el campo clave, ubicndonos en el campo CODALUMNO

dando clic en el botn Clave principal ubicado en la categora Herramientas
de la opcin Diseo:

NOTA: Cuando es ms de una fila el campo clave, primero seleccione sus

campos con el mouse y despus de clic en el botn Clave principal

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11. Para crear otra tabla escoja la opcin Insertar de la cinta de opciones y de la
categora Tablas de clic en el botn Tabla:

12. Repetir los pasos desde el 5 hasta el 10 para construir el resto de las tablas
solicitadas.
C. RELACIONES DE TABLAS
Una vez dividida la informacin en tablas, se necesita una forma de indicar a
Microsoft Access como se debe recuperar conjuntamente dicha informacin de
forma significativa a travs del establecimiento de relaciones
1. Primeramente deben estar cerradas todas las pestaas de sus tablas en
cualquier vista. De no ser as de clic derecho sobre cualquier pestaa y del
men flotante escoger Cerrar todo.
2. De la cinta de opciones escoger Herramientas de base de datos y de la
categora Mostrar u ocultar de clic en el botn Relaciones:

3. De la ventana Mostrar tabla agregar todas las tablas para realizar las
relaciones

4. A continuacin ordene sus tablas para realizar mas cmodamente sus

relaciones:

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5. Para establecer la relacin arrastre el campo que desea relacionar hacia el

campo coincidente de la otra tabla. Microsoft Access mostrara el cuadro de
dialogo Modificar Relaciones. Compruebe los nombres de los campos
mostrados en las dos columnas y editar en caso necesario. Marque el casilla
Exigir integridad referencial. De clic en Crear.

6. Finalmente se debe obtener las siguientes relaciones:

7. De clic en el botn Guardar para guardar sus cambios en la barra de acceso

rpido
8. Cerrar la ventana de Relaciones

NOTA: Para eliminar una relacin realizar un clic en la lnea perteneciente a la

relacin que desee eliminar. Presionar SUPR o del men Edicin elija Eliminar

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D. INGRESO DE DATOS A LAS TABLAS

De doble clic sobre la tabla construida o en su defecto clic derecho y luego Abrir y
proceda a llenar sus tablas.
Tabla: ALUMNO

Tabla: CURSO

Tabla: PROFESOR

Tabla: NOTAS

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Tabla: CARGA

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E. CONSTRUCCION DE CONSULTAS
Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras.
Tambin se pueden usar como origen de registros para formularios e informes. Esto
quiere decir que podemos crear formularios con los datos de una consulta.

Crear una consulta: ConsNotasAlumnos

Agregue las tablas Notas y Curso de la base de datos GESTION
Seleccione los campos que requerir para el diseo de la consulta:
Notas.CodAlumno
Notas.CodCurso
Curso.Descripcion
Notas.N1
Notas.N2
Notas.N3
Notas.N4
Y un campo calculado:
PROMEDIO: (N1+N2+N3+N4)/4

Crear una consulta: ConsAlumnos

Agregue las tablas Alumnos y Notas de la base de datos GESTION
Seleccione los campos que requerir para el diseo de la consulta:
Alumno.CodAlumno Alumno.Apellidos
Alumno.Nombres
Alumno.Especialidad

CONSULTA: CONSNOTASALUMNOS
1. En la cinta de opciones seleccione la opcin Crear y en la categora Otros de
clic sobre el botn Diseo de Consulta

2. De la ventana Mostrar tabla, agregue las tablas Notas y Curso:

3. De doble clic sobre el campo que desea visualizar de la tabla respectiva para
obtener lo siguiente:

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4. Para implementar un campo calculado vaya usted a la columna libre que sigue
a N4 y escriba: PROMEDIO:(N1+N2+N3+N4)/4

5. Para grabar la consulta de un clic sobre el botn de la barra de acceso rpido

y guarde con el nombre ConsNotasAlumnos seguidamente clic en Aceptar
6. Para ejecutar la consulta de un clic sobre el botn Ejecutar de la opcin
Diseo

Obtenindose lo siguiente:

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CONSULTA: CONSALUMNOS
1. Repetir los pasos 1 y 2 de la consulta anterior. Agregue las tablas Alumno,
Notas de la base de datos GESTION.
2. De doble clic sobre los campos pedidos para el diseo:

3. Seleccione la lnea de relacin, de un clic derecho sobre la lnea y elija

Propiedades de la combinacin, en ella seleccione la opcin:
Incluir TODOS los registros de NOTAS y solo aquellos registros de
ALUMNO donde los campos combinados sean iguales.

De clic en Aceptar.
4. En el seccin donde se encuentran las tablas de un clic derecho y del men
contextual escoja Vista SQL

5. Escriba DISTINCT entre SELECT y Alumno.CodAlumno de tal manera que

diga lo siguiente:

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SELECT DISTINCT Alumno.CodAlumno, Alumno.Apellidos, Alumno.Nombres,

Alumno.Especialidad FROM Alumno RIGHT JOIN Notas ON
Alumno.CodAlumno = Notas.CodAlumno;
6. Ejecute la consulta para obtener lo siguiente:

7. No se olvide de grabar su consulta con el nombre ConsAlumnos

F. CONSTRUCCION DE FORMULARIOS
Los formularios se utilizan para mostrar o ingresar de una manera personalizada
la informacin de una base de datos.
I.
Crear el Formulario: FRMNOTASALUMNOS
1. En la cinta de opciones seleccione la opcin Crear y en la categora
Formularios de clic sobre el botn Diseo del Formulario

2. De la opcin Diseo de la categora Herramientas seleccione el botn Hoja de

propiedades.
3. En la propiedad Origen del registro de un clic en la punta de flecha y de la
lista seleccionada escoger el elemento ConsNotasAlumnos.

4. De los controles seleccione el control Cuadro de Texto y luego en la Ventana de

Hoja de Propiedades de la pestaa [Todas] modifique la propiedad:
Etiquetado automtico: No
OJO: Desactive el Asistente para Controles
/* El Cuadro de Texto ya no aparece con su etiqueta */
5. De un clic sobre el botn Agregar campos existentes.

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6. Coloque los campos a travs de la herramienta Lista de Campos arrastrando

con el mouse sobre la seccin Detalle del formulario en el orden mostrado:
Notas.CodCurso
Curso.Descripcion
Notas.N1
Notas.N2,
Notas.N3
Notas.N4
PROMEDIO

7. Seleccione el formulario y modifique las propiedades:

Vista Predeterminada
: Formularios Continuos
Barras de Desplazamiento : Solo Vertical
Botones de desplazamiento: No
8. Ajuste el tamao de la seleccin Detalle
9. De un clic sobre la barra de la seccin Detalle y del men flotante seleccione la
opcin: Encabezado o pie de formulario
10. Utilice la herramienta Etiqueta para crear etiquetas en la seccin Encabezado
del formulario.

11. De clic derecho sobre la pestaa del diseador de formulario y escoja la opcin
Vista Formulario y obtendremos lo siguiente:

12. Grabe el formulario con el nombre FRMNOTASALUMNOS

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II.

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Crear el Formulario: FRMALUMNOS

1. En la cinta de opciones seleccione la opcin Crear y en la categora
Formularios de clic sobre el botn Diseo del Formulario

2. De la opcin Diseo de la categora Herramientas seleccione el botn Hoja de

propiedades.
3. En la propiedad Origen del registro de un clic en la punta de flecha y de la
lista seleccionada escoger el elemento ConsAlumnos.

4. De un clic sobre el botn Agregar campos existentes

5. Coloque los campos a travs de la herramienta Lista de Campos:

CodAlumno, Apellidos, Nombres y Especialidad.

6. Seleccione

la

herramienta

SubFormulario/SubInforme

del

Cuadro

de

Herramientas y colocarlo sobre el formulario

7. Seleccin el objeto SubFormulario/SubInforme y a travs de la ventana de
propiedades configure los siguientes valores:
Objeto Origen
: FRMNOTASALUMNOS
Vincular campos principales: CodAlumno
Vincular campos secundarios: CodAlumno

[De clic sobre

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8. Finalmente nuestro diseo debe mostrar la siguiente presentacin:

9. De clic derecho sobre la pestaa del diseador de formulario y escoja la opcin

Vista Formulario y visualizaremos lo siguiente:

10. Grabe el formulario con el nombre FRMALUMNOS.

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G. CONSTRUCCION DE INFORMES
Permiten el impreso y resumen de grandes cantidades de informacin extrada de
una Base de Datos.

Crear el siguiente diseo de informe

Escuela Superior Privada de Tecnologa
EST SENATI
Telef. 533-7398

Fecha: 99/99/99
Pgina: 99

BOLETA DE NOTAS
Cdigo: XXX
Apellidos: XXXXXXXXXXXX
Nombres: XXXXXXXXXXXX

Especialidad: XXXXXXXXX

Cdigo Nombre del Curso

UF1
UF2
UF3
UF4
PROM.
-----------------------------------------------------------------------------------XXX XXXXXXXXXX
99
99
99
99
99.99
XXX XXXXXXXXXX
99
99
99
99
99.99
XXX XXXXXXXXXX
99
99
99
99
99.99
1. Para nuestro informe necesitaremos construir una consulta al cual llamaremos
ConsAlumnosNotas. En la cinta de opciones seleccione la opcin Crear y en la
categora Otros de clic sobre el botn Diseo de Consulta.
2. Agregar las siguientes tablas: Alumno, Notas y Curso
3. Incluir los siguientes campos:
Alumno.CodAlumno Alumno.Apellidos
Alumno.Nombres
Alumno.Especialidad Notas.CodCurso
Curso.Descripcion
Notas.N1
Notas.N2
Notas.N3
Notas.N4

4. Implementar un campo calculado:

PROMEDIO: (N1+N2+N3+N4)/4

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5. Grabe la consulta con el nombre: CONSALUMNOSNOTAS

6. A continuacin se creara el informe REPOALUMNOSNOTAS a partir de la
consulta CONSALUMNOSNOTAS. En la cinta de opciones seleccione la opcin
Crear y en la categora Informes de clic sobre el botn Diseo de Informes
7. En la Hoja de Propiedades de la propiedad Origen del Registro despliegue la
lista y seleccione CONSALUMNOSNOTAS.

8. Para nuestro trabajo estableceremos un nivel de agrupamiento, de un clic

derecho sobre la barra de la seccin Detalle y del men flotante escoja la
opcin Ordenar y agrupar

9. Observaremos en la parte baja el siguiente cuadro de dialogo de agrupamiento:

10. De clic en Agregar un grupo. De los elementos mostrados seleccione

CodAlumno

11. Dar clic sobre la punta de flecha al costado de Mas

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12. Establecer los siguientes criterios:

Con una seccin de encabezado
Con una seccin de pie
Mantener todo el grupo junto en una pagina

13. Cerrar el cuadro de dialogo de agrupacin

14. En la seccin Encabezado de pagina colocar etiquetas
Escuela Superior Privada de Tecnologa
EST SENATI
Telef. 533-7398

para lo siguiente:
Fecha:

15. Para colocar la fecha seleccione el control Fecha y hora

16. Configure el cuadro de Fecha y hora como sigue:

17. De clic en Aceptar

18. El objeto aparecer en la seccin Encabezado del informe, arrstrelo con el
mouse hacia la seccin Encabezado de pgina colocando al costado del ttulo
Fecha.
19. Para mostrar la numeracin de pgina recurriremos al control Insertar
numero de pagina.
20. Configure segn el cuadro mostrado:

21. Dar clic en Aceptar.

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22. De los controles seleccione el control Cuadro de Texto y luego en la Ventana

de Hoja de Propiedades de la pestaa [Todas] modifique la propiedad:
Etiquetado automtico: No
OJO: Desactive el Asistente para Controles
/* El Cuadro de Texto ya no aparece con su etiqueta */
23. Coloque etiquetas en la seccin Encabezado CodAlumno tal como se muestra:

BOLETA DE NOTAS
Cdigo:
Apellidos:
Nombres:

Especialidad:

Cod.Curso
Nombre del Curso
UF1
UF2
UF3
UF4
Prom.
--------------------------------------------------------------------------------------24. Y mediante Lista de campos agregue los siguientes campos: CodAlumno,
Apellidos, Nombre, Especialidad:

25. En la seccin Detalle coloque los siguientes campos mediante Lista de

campos: CodCurso, Descripcion, N1, N2, N3, N4, PROMEDIO a la altura de
cada etiqueta colocada en la seccin anterior

26. De clic derecho sobre la pestaa del diseador de informes y escoja la opcin
Vista preliminar y visualizaremos lo siguiente:

27. Grabe el informe: REPOALUMNOSNOTAS

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