GUA PARA ASEGURAR LA

COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

Clave: 800/16000/DCO/GT/036/10
Revisin: 1
Fecha: 01/01/2010

ELABORA

PROPONE

AUTORIZA

Ing. Miguel A. Miranda Mendoza

Gerencia de Disciplina Operativa
y Ejecucin del Sistema SSPA

Ing. Luis F. Betancourt Snchez

Subdireccin de Disciplina
Operativa, Seguridad, Salud y
Proteccin Ambiental

Ing. Carlos R. Murrieta Cummings

Director Corporativo
de Operaciones

1 de enero de 2010

1 de enero de 2010

1 de enero de 2010

Lineamientos y Guas Tcnicas 35

Clave: 800/16000/DCO/GT/036/10
Revisin: 1
Fecha: 01/01/2010

GUA PARA ASEGURAR LA

COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

CONTENIDO

CAPTULO
1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Objeto

1.2. mbito de aplicacin

1.3. Definiciones

1.4. Referencia normativa

37
37
37
37

2. DISPOSICIONES ESPECFICAS

2.1. Comunicacin interna

2.2. Comunicacin externa

38
38

3. DISPOSICIONES FINALES

3.1. Interpretacin

3.2. Supervisin y control

39
39

4.

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DISPOSICIONES TRANSITORIAS

5. ANEXOS

Anexo I. Ejemplos de informacin que puede comunicarse

Anexo II. Herramientas de comunicacin

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PGINA

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1.1. Objeto
Establecer las directrices para mantener una comunicacin adecuada y oportuna con trabajadores, prestadores de
servicio y partes interesadas en relacin con la Poltica SSPA, los aspectos ambientales y el Subsistema de
Administracin Ambiental en el centro de trabajo o instalacin.

1.2. mbito de aplicacin

La presente gua es de aplicacin general en centros de trabajo e instalaciones de Petrleos Mexicanos y Organismos
Subsidiarios. En ella se definen los requerimientos y las caractersticas que se deben cumplir para asegurar y mantener una adecuada comunicacin con las partes interesadas relativas a la Poltica SSPA, los aspectos ambientales y el
Subsistema de Administracin Ambiental en el centro de trabajo o instalacin.
No aplica para las solicitudes de informacin de las dependencias gubernamentales que sean manejadas cotidianamente por las reas de SSPA de cada centro de trabajo, las cuales debern ser atendidas conforme a los procedimientos correspondientes.

1.3. Definiciones
Parte interesada. Persona o grupo que tiene inters o est afectado por el desempeo ambiental de una organizacin.

1.4. Referencia normativa

E6

1. DISPOSICIONES
GENERALES

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.

NMX-SAA-14004-IMNC-2004 (ISO 14001:2004). Sistemas de gestin ambiental-Requisitos con orientacin para su
uso. Requisito 4.4.3.
NMX-SAA-14004-IMNC-2004 (ISO 14004:2004). Sistemas de gestin ambiental-Directrices generales sobre principios, sistemas y tcnicas de apoyo. Requisito 4.4.3.
ISO-14063 Environmental management-Environmental communication-Guidelines and examples. First edition 2006.

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2. DISPOSICIONES
ESPECFICAS

2.1. Comunicacin Interna

2.1.1. El Equipo de Liderazgo deber establecer, implementar y mantener procedimientos para la comunicacin interna entre los trabajadores de los diferentes niveles y funciones del centro de trabajo o instalacin en relacin con la Poltica SSPA, los aspectos ambientales y el Subsistema de Administracin Ambiental (SAA).
2.1.2. La informacin que se debe comunicar al personal ser aquella que contribuya a mejorar su desempeo, a
concientizarlos acerca de su participacin en la gestin ambiental del centro de trabajo y a mantenerlos informados sobre aspectos sobresalientes que los orienten a alcanzar los resultados deseados alineados a los
objetivos y metas ambientales (Anexo I).
2.1.3. El procedimiento de comunicacin de esta informacin deber incluir a los prestadores de servicios, como
parte de su induccin hacia los valores ambientales de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. Lo
anterior acotado a la decisin del Equipo de Liderazgo del centro de trabajo o instalacin y conforme a lo especificado en el numeral 2.2.1.
2.1.4. Adems, el procedimiento deber establecer el mecanismo para recibir, considerar y responder a preguntas,
sugerencias e inquietudes de los trabajadores. Por ejemplo y sin tratar de ser limitativos: actas de reuniones,
tableros de anuncios, boletines internos, buzones/programas de sugerencias, sitios web, correo electrnico,
reuniones y comits conjuntos (Anexo II).

2.2. Comunicacin Externa

2.2.1. El Equipo de Liderazgo deber definir la informacin que se decide comunicar a las partes interesadas (Anexo I)
y documentar esta decisin, as como el mecanismo para realizarla.
2.2.2. El Equipo de Liderazgo debe establecer y mantener procedimientos para recibir, documentar y responder las
comunicaciones pertinentes de las partes interesadas.

E6

2.2.3. Las solicitudes de informacin en materia ambiental recibidas a travs del Sistema de Solicitudes de
Informacin del Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica, debern ser atendidas conforme a los
procedimientos correspondientes.
2.2.4. Cualquiera que sea la decisin que los centros de trabajo o instalaciones de Petrleos Mexicanos y Organismos
Subsidiarios tomen respecto a realizar una comunicacin externa de forma proactiva deber registrarse. Los
registros generados por la atencin de solicitudes de informacin, se podrn documentar y archivar de acuerdo
con lo que establezca el rea especfica dndole seguimiento hasta su conclusin.
2.2.5. En caso de situaciones de emergencia o incidentes que le pudieran afectar o preocupar a las partes interesadas, el Equipo de Liderazgo en conjunto con la Gerencia Corporativa de Comunicacin Social de Petrleos
Mexicanos debern establecer el proceso de comunicacin correspondiente.
2.2.6. El Equipo de Liderazgo se deber asegurar de que el personal de la Gerencia Corporativa de Comunicacin
Social de Petrleos Mexicanos, responsable de llevar a cabo la comunicacin externa, haya recibido los cursos
de induccin al sistema PEMEX-SSPA y al SAA. De ser necesario, se especificar en el mecanismo desarrollado para tal fin, la obligacin de que un experto ambiental del centro de trabajo acompae y asesore a dicho
personal al momento de llevar a cabo la actividad.
2.2.7. Sin ser limitativos, existen diferentes mtodos de comunicacin externa que pueden fomentar la comprensin
y la aceptacin de los esfuerzos de gestin ambiental de Petrleos Mexicanos y promover el dilogo con las
partes interesadas. Los mtodos de comunicacin incluyen, por ejemplo: discusiones informales, organizacin
de visitas a las instalaciones, grupos de enfoque, foros de dilogos con la comunidad, participacin en eventos
de la comunidad, sitios web y correo electrnico; comunicados de prensa, publicidad y boletines peridicos;
informes anuales y lneas directas de atencin telefnica (Anexo II).
2.2.8. La comunicacin interna y externa en materia ambiental deber de estar alineada a las polticas que dicte la
Gerencia Corporativa de Comunicacin Social de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.
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3. DISPOSICIONES
FINALES

3.1. Interpretacin
Corresponde a la Subdireccin de Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SDOSSPA) de la
Direccin Corporativa de Operaciones (DCO) hacer la interpretacin de los contenidos y requisitos establecidos en
esta gua tcnica.

3.2. Supervisin y control

Es responsabilidad de la SDOSSPA supervisar la aplicacin adecuada de este documento, as como mantenerlo disponible y actualizado.

4. DISPOSICIONES
TRANSITORIAS

4.1. Esta gua tcnica entrar en vigor 30 das despus de que la SDOSSPA disponga de las evidencias objetivas
suficientes de que ha sido difundida y comunicada a las Subdirecciones y Auditoras de Seguridad Industrial y
Proteccin Ambiental y las reas con esta funcin en los centros de trabajo o instalaciones de Petrleos
Mexicanos y Organismos Subsidiarios.
4.2. La gua sustituye a cualquier otro documento corporativo que haya sido emitido sobre el particular. Los
Organismos Subsidiarios podrn desarrollar sus propios procedimientos especficos; pero debern ajustarse
como mnimo a las disposiciones establecidas en este documento.
4.3. Cualquier rea de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios usuaria de esta gua podr proponer
modificaciones, las cuales deben ser enviadas a la SDOSSPA para su anlisis e incorporacin, en caso de que
se determine su procedencia.
4.4. La gua ser revisada cada cinco aos o antes si las propuestas de modificacin lo ameritan.

ANEXO I
Ejemplos de Informacin que puede Comunicarse

E6

5. ANEXOS

Cuando una organizacin establece un programa de comunicaciones, debe tener en cuenta su naturaleza y tamao,
sus aspectos ambientales significativos y la naturaleza y necesidades de sus partes interesadas.
Se deben considerar los siguientes pasos en el proceso de la comunicacin como parte de un diagnstico situacional:
a) Recopilar informacin o hacer averiguaciones, incluidas las de las partes interesadas.
b) Determinar la audiencia o audiencias objetivo y las necesidades de informacin y dilogo.
c) Seleccionar informacin pertinente para los intereses de la audiencia.
d) Decidir sobre la informacin que se va a comunicar a la audiencia o audiencias objetivo.
e) Determinar qu mtodos son apropiados para la comunicacin.
f) Evaluar y determinar peridicamente la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso de comunicacin.
Una vez realizado el diagnstico situacional, la informacin sugerida que puede ser comunicada es:
a) Informacin general acerca de la Organizacin.
b) Declaraciones de la Direccin, si aplica.
c) Poltica SSPA, objetivos y metas ambientales.
d) Subsistema de Administracin Ambiental (incluyendo compromiso de los empleados y de las partes interesadas).
e) Los compromisos de la Organizacin con la mejora continua y la prevencin de la contaminacin.
f) La informacin relacionada con los aspectos ambientales de los productos y servicios, transmitida por ejemplo
a travs de declaraciones o etiquetas ambientales.
g) La informacin sobre el desempeo ambiental de la Organizacin incluyendo tendencias (por ejemplo: reduccin
de residuos, responsabilidad extendida sobre el producto, desempeo anterior).

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h) El cumplimiento de la Organizacin con relacin a los requisitos legales y otros requisitos que la Organizacin
suscriba, y las acciones tomadas en respuesta a los casos identificados de no conformidades.
i) Los suplementos e informes anuales de desempeo.
j) La informacin financiera, como por ejemplo reduccin de costos o inversiones en proyectos ambientales.
k) Las estrategias potenciales para mejorar el desempeo ambiental de la Organizacin.
l) La informacin relacionada con incidentes ambientales.
m) Las fuentes de informacin adicional, tales como personas de contacto o sitios web.

ANEXO II
Herramientas de Comunicacin

E6

Comunicacin Escrita
Tcnica

Descripcin

Sitios web

Medio de comunicacin electrnica accesible en lnea para las partes

interesadas tanto internas como externas. Pueden incluirse reportes
completos para ser descargados en lnea, material educativo o ligas
hacia otros sitios, en los cuales los usuarios pueden proveer de
retroalimentacin a la Organizacin.

Reportes ambientales y de
sustentabilidad

Presentacin comprensiva sobre el desempeo ambiental y de acciones

relacionadas al desarrollo sustentable de la Organizacin. Extractos
o resmenes de estos reportes pueden ser incluidos en otros tipos de reportes
de la organizacin, como por ejemplo, los reportes financieros.

Material impreso (reportes,

trpticos y boletines)

Reportes o trpticos.- Breve resumen sobre una instalacin o un proyecto

especfico de inters que muestra los puntos clave desde la perspectiva
ambiental y cmo las partes interesadas pueden participar durante el
desarrollo del mismo.
Boletines.- Actualizacin peridica de las actividades de una instalacin
o un proyecto. Informa y mantiene un vnculo de comunicacin con las
partes interesadas.

Informacin sobre productos o

servicios

Descripcin de los posibles impactos ambientales asociados con un

producto o servicio.

Psters/pantallas digitales

Muestra la descripcin de un proyecto desde un lugar pblico.

Comunicados internos oficiales

Mecanismo formal para dar instrucciones, solicitar y enviar

informacin o atender una solicitud o requerimiento, va documento en
papel o electrnico.

Correo electrnico

Mecanismo para proveer una instruccin, solicitar o enviar informacin y

solicitar un servicio, va electrnica.
Ofrece la oportunidad de enviar copias electrnicas de publicaciones
en papel.

Media/publicidad

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Material promocional pagado a travs de peridicos o revistas.

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Tcnica

Descripcin

Plticas de concientizacin

Plticas impartidas por personal del rea responsable de establecer un

proyecto para concientizacin del personal. Se registra la asistencia del
personal a dichos eventos.

Reuniones pblicas

Una va para presentar informacin e intercambiar puntos de vista.

Consiste bsicamente de presentaciones y una serie de preguntas y
respuestas basadas sobre un tema o proyecto especfico.

Entrevistas con las partes

interesadas/contacto personal

Discutir con la gente en sus hogares, oficinas o en un lugar neutral.

Enfoque grupal

Reunin con un pequeo grupo de partes interesadas con un

conocimiento similar (representantes gubernamentales) para discutir un
tpico particular.

Entrevistas

Una serie de cuestionarios (por lo general conducidos por una organizacin independiente) para recopilar informacin de inters.

Poltica de puertas abiertas, visitas

guiadas, videos

Una poltica de puertas abiertas provee de un medio para que las partes
interesadas puedan discutir sobre temas de inters. Los videos pueden
emplearse como soporte para las explicaciones de la instalacin.

Visitas guiadas bajo la ptica

ambiental

Visitas ofertadas a partes interesadas clave (inversionistas) a las reas o

instalaciones de inters para la Organizacin.

Eventos varios: conferencias,

grupos de trabajo

Con esta serie de tcnicas existe la oportunidad de un sector de las

partes interesadas pueda discutir temas de su inters.

Media/entrevistas de radio
o televisin

Programas diseados para discutir o responder a cuestiones muy

focalizadas de inters general.

Grupos de ciudadanos que

informan a la comunidad

Grupo de personas expertas en temas ambientales, que si bien no

forman parte de la Organizacin, tienen influencia y son reconocidos en
la comunidad.

Mesa de ayuda

Lnea telefnica disponible hacia las partes interesadas para dar

respuesta a sus inquietudes ms comunes.

Organizacin de reuniones con las

partes interesadas

Serie de reuniones para discutir en conjunto con las partes interesadas

temas ambientales de mutua significancia.

Presentaciones de teatro

Empleo del formato teatral para presentar informacin ambiental a las

partes interesadas.

Otro tipo de comunicaciones

Tcnica

Descripcin

Proyectos cooperativos

Proyectos que se llevan a cabo en conjunto con las partes interesadas.

Acuerdos de sustentabilidad

Acuerdos firmados por la Organizacin y una comunidad, con la finalidad

de desarrollar en conjunto proyectos sustentables para las comunidades.

Exhibiciones de arte

Muestras de arte organizadas alrededor del tema ambiental.

Lineamientos y Guas Tcnicas 41

E6

Comunicacin Verbal