PROCEDIMIENTO PARA IMPORTAR REGISTROS DE Excel

A LOS CATLOGOS DE Aspel-SAE

Generalmente las empresas al comienzo de un nuevo ao requieren depurar cierta informacin de

sus sistemas administrativos con el fin de hacer ms eficiente el control y operacin de est. Otras
empresas, deciden cambiar su sistema a Aspel-SAE pero quieren trasladar parte de esa
informacin a l.
Generalmente las empresas extraen su informacin y la guardan en hojas de Excel, realizando
en ellas la depuracin necesaria. Cuando se tiene este caso, sugerimos la siguiente alternativa
para poder incorporar dicha informacin a los catlogos de Aspel-SAE.
Para ejemplificar el proceso, se ha elegido el archivo de Inventarios, ya que generalmente es uno
de los catlogos ms importantes que requieren las empresas incorporar sin tener que volver a
capturar.
A continuacin se indican los pasos a seguir para realizar la importacin de la informacin de una
hoja de Excel a un archivo de inventarios en formato Paradox que Aspel-SAE pueda
reconocer.
Pasos a seguir en el sistema Aspel-SAE.

Se recomienda crear un directorio temporal por ejemplo en C:\Temp

En este directorio debe crearse la base de datos desde el men Utileras / Control de
Archivos / botn Instal-Auto. Como sabemos, siempre que se crea una nueva base en
Aspel-SAE 4.0 sta se crea en tipo Paradox.

Las columnas que no contengan informacin del archivo fuente (Hoja de Excel ) pueden
quedarse vacas en el archivo destino(INVE01.DB), sin embargo, algunos campos deben
contener forzosamente un valor, este se puede consultar dando de alta un producto con
solo los datos de Clave y Descripcin.

Posteriormente abrir la tabla INVE01.DB con Microsoft Access y verificar los campos que
requieren tener un valor para realizar la importacin correcta de Excel a Aspel-SAE.

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Se debe considerar que los campos son de diferentes tipos y de cierta longitud, para ello,
se anexa el Layout de las tres principales tablas de Aspel-SAE-4.0
Tabla de Catlogo de inventarios
Tabla : INVEXX.DB

CAMPO
NUM_REG
CLV_ART
STATUS
DESCR
NUM_SERIE
UNI_MED
UNI_EMP
LIN_PROD
CTRL_ALM
IMPUESTO1
IMPUESTO2
PROVEEDOR1
PROVEEDOR2
TIEM_SURT
STOCK_MIN
STOCK_MAX
TIP_COSTEO
TIPO_CAMB
PRECIO1
PRECIO2
PRECIO3
PRECIO4
PRECIO5
FCH_ULTCOM
COMP_X_REC
FCH_ULTVTA
PEND_SURT
EXIST
COSTO_PROM

TIPO

TAMAO

Numrico
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Numrico
Texto
Texto
Numrico
Numrico
Texto
Texto
Numrico
Numrico
Numrico
Texto
Texto
Numrico
Numrico
Numrico
Numrico
Numrico
Fecha/Hora
Numrico
Fecha/Hora
Numrico
Numrico
Numrico

Entero largo
16
1
40
1
2
Doble
5
10
Doble
Doble
5
5
Entero
Doble
Doble
1
1
Doble
Doble
Doble
Doble
Doble
dd/mm/aaaa
Doble
dd/mm/aaaa
Doble
Doble
Doble

CAMPO
ULT_COSTO
VTAS_ANL_C
VTAS_ANL_M
OBS_INV
TIPO_ELE
UNI_ALT
FAC_CONV
APART
EXISCONG
BLOTE
BPEDIMENTO
BSECAPTIF
NUM_MON
DB8INVFIS
PESO
VOLUMEN
CAMPOSTRU1
CAMPOSTRU2
CAMPOSTRU3
CAMPOINTU
CAMPODBL4
CAMPODBL8
COMPSANLC
COMPSANLM
CVEESQIMP
PREFIJO
TALLA
COLOR
CLV_ALTER

TIPO

TAMAO

Numrico
Numrico
Numrico
Numrico
Texto
Texto
Numrico
Numrico
Numrico
Numrico
Numrico
Numrico
Texto
Numrico
Numrico
Numrico
Texto
Texto
Texto
Numrico
Numrico
Numrico
Numrico
Numrico
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto

Doble
Doble
Doble
Entero largo
1
2
Doble
Doble
Doble
Entero
Entero
Entero
2
Doble
Doble
Doble
10
15
25
Entero
Doble
Doble
Doble
Doble
2
8
8
8
16

Tabla de Catlogo de clientes

Tabla : CLIEXX.DB
CAMPO
NUM_REG
CCLIE
STATUS
NOMBRE
RFC
DIR
POB
CODIGO
TELEFONO

TIPO

TAMAO

CAMPO

TIPO

TAMAO

Numrico
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto

Entero
Largo
5
1
60
15
40
30
5
25

EMAIL
CURP
CVE_ZONA
TELEFONOS
ULT_PAGOD
ULT_VENTD
CAMLIBRE1
CAMLIBRE2
CAMLIBRE3

Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto

60
18
6
75
9
7
10
15
25

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ATENCION
ATEN_COB

Texto
Texto

20
20

REV_PAG
Texto
4
CLASIFIC
Texto
5
DIAS_CRE
Numrico
Entero
FCH_ULTCOM Fecha/Hora dd/mm/aaaa
VEND
Texto
5
DESCUENTO
Numrico
DOBLE
LIM_CRED
Numrico
DOBLE
SALDO
Numrico
DOBLE
VTAS
Numrico
DOBLE
Entero
OBSER
Numrico
Largo
COLONIA
Texto
20
FAX
Texto
25

ULTPAGOF
RETXFLETE

Fecha/Hora dd/mm/aaaa
Texto
1
Entero
CAMLIBRE4
Numrico
Largo
PORCRETEN Numrico
DOBLE
CAMLIBRE5
Numrico
DOBLE
ULT_PAGOM Numrico
DOBLE
ULT_VENTM
Numrico
DOBLE
CAMLIBRE6
Numrico
DOBLE
ZONA
Texto
6
IMPRIR
Texto
1
MAIL
Texto
1
NIVELSEC
ENVIOSILEN
EMAILPRED

Numrico
Texto
Texto

Entero
1
60

Tabla de Catlogo de Proveedores

Tabla : PROVXX.DB
CAMPO

TIPO

TAMAO

TIPO

TAMAO

Numrico

Entero Largo

EMAIL

Texto

60

CPROV

Texto

CURP

Texto

18

STATUS

Texto

CVE_ZONA

Texto

NOMBRE

Texto

60

TELEFONOS

Texto

75

NUM_REG

CAMPO

RFC

Texto

15

ULT_PAGOD

Texto

DIR

Texto

40

ULT_VENTD

Texto

POB

Texto

30

CAMLIBRE1

Texto

10

CODIGO

Texto

CAMLIBRE2

Texto

15

TELEFONO

Texto

25

CAMLIBRE3

Texto

25

ATENCION

Texto

20

ULTPAGOF

Fecha/Hora

dd/mm/aaaa

ATEN_COB

Texto

20

RETXFLETE

Texto

REV_PAG

Texto

CAMLIBRE4

Numrico

Entero Largo

CLASIFIC

Texto

PORCRETEN

Numrico

DOBLE

DIAS_CRE

Numrico

Entero

CAMLIBRE5

Numrico

DOBLE

Fecha/Hora

dd/mm/aaaa

ULT_PAGOM

Numrico

DOBLE

Texto

ULT_VENTM

Numrico

DOBLE

Numrico

Doble

CAMLIBRE6

Numrico

DOBLE

ZONA

Texto

IMPRIR
MAIL

Texto
Texto

1
1

Numrico
Texto
Texto

Entero
1
60

FCH_ULTCOM
VEND
DESCUENTO
LIM_CRED

Numrico

Doble

SALDO
VTAS

Numrico
Numrico

OBSER
COLONIA
FAX

Numrico
Texto
Texto

Doble
Doble
Entero
Largo
20
25

NIVELSEC
ENVIOSILEN
EMAILPRED

Ya con la estructura y registros que se desean importar a Aspel-SAE, se debe copiar la

tabla de Microsoft Access y pegar en una hoja de Excel.

En Excel teniendo los 2 archivos abiertos (informacin a importar y layout), se deber

comenzar a copiar al portapapeles cada columna del archivo que contiene los registros a

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importar y pegarse a la columna que le corresponda en el archivo vaco creado en AspelSAE.

Ya ordenados de acuerdo al Layout pegarlos en el la tabla INVE01.DB que debe de estar

vinculada a Access. Desde la opcin Edicin \Pegar se podr traer la informacin.

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Una vez pegado los registros se tiene que utilizar otra herramienta que permita modificar
archivos de cifras de control, Access tiene ese limitante que no permite modificar ese tipo
de archivos para ellos se ocupa DBD32 (Data Base Desktop) de Borland, se abre el
archivo de control IN0E01.DB y en el campo NUM_REGS, debe escribirse el nmero de
registros que contiene el archivo INVE01.DB

ltimos pasos en sistema ASPEL-SAE.

Acceder a ASPEL-SAE 4.0 Desde el men de Utileras / Control de Archivos y verificar la

tabla que muestre su cifra de control de forma correcta y darle su mantenimiento de
Recuperacin y regeneracin.

Si al trmino del proceso no enva algn dao, dejando el mismo nmero de registros que
se deseaba importar, el archivo no tuvo problemas en su estructura, de lo contrario, ser
necesario hacer una revisin del archivo *.xls

Acceder a la consulta del catlogo de inventarios y comenzar a operar la informacin.

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