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DGCOM
S.R.L.

PROCEDIMIENTO
SISTEMA DE GESTION DE
LA CALIDAD

Numero de
Procedimiento 1
NUMERO DE
PAGINAS 1-6

APROBADO POR : GERENTE COMERCIAL

REVISADO POR:GERENTE ADMINISTRATIVO

FECHA: 30/11/15

AUDITORIAS INTERNAS DE
CALIDAD

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AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Cdigo:

DGCOM
S.R.L.
1. OBJETIVO

Describir la metodologa a seguir para la planificacin y realizacin de auditoras internas

de calidad, con el fin de verificar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de
Gestin de la Calidad de DGCOM S.R.L.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la programacin de auditoras internas de calidad y finaliza
con su evaluacin.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicacin eficaz de este procedimiento es el Profesional de Control
de Interno.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que
se cumplen los criterios definidos para la Auditora interna.
Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Conclusiones de la Auditora: Resultados de la Auditora que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la Auditora y todos los hallazgos de la Auditora.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una Auditora.
Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de Auditora y que son verificables.
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la Auditora
recopilada frente a los criterios de Auditora.
Listas de verificacin: Derrotero con los elementos a ser auditados y que permite ir
registrando durante su ejecucin, las diversas observaciones y hallazgos encontrados.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Programa de la Auditora: Conjunto de una o ms Auditoras planificadas para un
periodo de tiempo determinado o dirigidas hacia un propsito especfico.

5. DESCRIPCION

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Actividad

Descripcin
1. Programar las Auditoras Internas
INICIO
de Calidad: El Profesional Universitario
1. Programar las de Control Interno y el Coordinador de
Auditoras
Calidad realizan la programacin de
Internas.
auditoras teniendo en cuenta el estado
e importancia de los procesos y los
resultados de auditoras previas,
diligenciando el formato Programa de
Auditoras Internas de Calidad .

Responsable

Registro

Profesional
Programa de
Universitario de Auditoras
Control Interno Internas de
Se realizan dos ciclos de auditoras
Coordinador de Calidad
durante el ao, para cada ciclo de
Calidad
auditoria se define el auditor lder y los
equipos auditores, teniendo en cuenta
lo establecido Competencias de los
Auditores Internos de Calidad.
Previa aprobacin del Comit de
Calidad se comunica el Programa, a
los lderes de proceso por medio de
oficio.
2. Realizar el Plan de Auditora: El
Equipo Auditor realiza el Plan de
3. Realizar Plan Auditoras segn en el formato Plan
Plan de
de Auditorias. de Auditora Interna de Calidad para
Auditora
cada uno de los procesos, teniendo enEquipo auditor
Interna de
cuenta el programa de auditoras; el
Calidad
Coordinador de Calidad revisa los
planes de auditoras para realizar las
modificaciones necesarias.
3. Revisin del Plan de Auditoria: El
Plan de
lder de cada proceso revisa y realiza
Lderes de Auditoria
ajustes al Plan de Auditoria Interna de
procesos
Interna de
Calidad y lo divulga al personal
Calidad
involucrado.
4. Revisar documentacin: El equipo
auditor solicita al lder de proceso,
4. Revisar
informacin relacionada con el Sistema
Lista de
documentacin de Gestin de la Calidad y con el
Verificacin
proceso a auditar incluyendo la
Plan de
normatividad legal aplicable y prepara Equipo auditor
Auditora
las listas de chequeo diligenciando el
Interna de
formato Lista de Verificacin de tal
Calidad
forma que permita cumplir los objetivos
y el alcance definidos en el Plan de
Auditora Interna de Calidad

Actividad

Descripcin
Responsable Registro
5. Reunin de Apertura: El Auditor principal Lderes de los No aplica

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coordina la reunin de apertura con los lderes de
5. Reunin proceso, funcionarios del proceso auditado y con
de Apertura. el Equipo Auditor.
En la reunin de apertura se exponen los procesos
siguientes temas:
Auditor
Presentacin
del
Equipo
Auditor.
principal
Explicacin de la metodologa de
trabajo para realizar la Auditora.
Equipo auditor
Objetivo de la Auditora.
Horarios para las entrevistas y reuniones.
Disponibilidad de recursos.
Fecha y hora de reunin de cierre.
6. Realizar entrevistas: El Equipo Auditor
6. Realizar recolecta evidencias del funcionamiento del
entrevistas. Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con
el Plan de Auditora de Calidad definido; realiza
entrevistas a los funcionarios de los procesos
Lista de
auditados diligenciando el formato Lista de
Equipo Auditor Verificacin
Verificacin y confronta la entrevista con la
forma como ejecutan las actividades.
Nota: En caso de presentarse alguna dificultad el
equipo auditor debe informar al Coordinador de
Calidad para que realice los ajustes pertinentes.
7. Revisar hallazgos: El Equipo Auditor discute Coordinador
7. Revisar los hallazgos de la Auditora y de acuerdo con las de Calidad
hallazgos. evidencias objetivas encontradas definen las No
Conformidades y observaciones.
Equipo auditor
Actividad
8. Realizar
reunin de
cierre.

9. Realizar
informe de
Auditoria.

Descripcin
Responsable Registro
8. Realizar la reunin de cierre: El Auditor
Principal realiza la reunin de cierre con los
lderes de proceso, funcionarios de los
procesos auditados y con el equipo auditor.
En la reunin de cierre se tratan los siguientes
temas:
Auditor
Informar y validar a los lderes del
No aplica
Principal
proceso sobre las oportunidades de
mejora y las No conformidades
encontradas.
Solicitar la aplicacin de Acciones
respectivas para los hallazgos
encontrados.
9. Realizar Informe de Auditora Interna de Equipo auditor Informe de
Calidad: El equipo auditor elabora el Informe
Auditora
de Auditora Interna de Calidad con las
Interna de
observaciones,
no
conformidades
y
Calidad
conclusiones, de la respectiva auditora, el cual
es entregado a cada lder de proceso en la

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fecha acordada en el Plan de Auditora Interna
de Calidad , para que se tomen las acciones
pertinentes.
10. Evaluar la auditora: El lder del proceso
Fin
auditado evala en el formato Evaluacin de
10. Evaluar la Auditora, el desempeo del auditor y la
desempeo auditora realizada, resultados que son
del Auditor analizados segn lo establecido en el
Procedimiento para el seguimiento del
Sistema de Gestin de la Calidad.

Lder del
Proceso
Auditado

Evaluacin
del Auditora

6. CONTROL DE REGISTROS

Nombre

Almacenamien
to

Tiempo
Protecci Recuperaci
de
Disposici
n
n
Retenci
n
n

Lugar y
Forma
Responsable
de
Archivo
Computad
Oficina
or Oficina
de
Programa de Coordinador de
de
Ruta de
Calidad /
Auditoras
Calidad
Calidad/
acceso
Magntic
clave de
o
acceso
Oficina Computad
Plan de
de
or Oficina
Auditoras
Coordinador de
Ruta de
Calidad / de Calidad
Internas de
Calidad
acceso
Magntic / clave de
Calidad
o
acceso
Oficina
Archivador
Lista de
Coordinador de
de
Carpeta de
Oficina de
Verificacin
Calidad
Calidad /
Auditoras
Calidad
Fsico
Oficina
Informe de
Archivador
Coordinador de
de
Carpeta de
Auditora Interna
Oficina de
Calidad
Calidad /
Auditoras
de Calidad
Calidad
Fsico
Oficina
Carpeta
Archivador
Evaluacin de la Coordinador de
de
Acciones
Oficina de
auditoria
Calidad
Calidad /
Correctivas y
Calidad
Fsico
Preventivas

2 aos

Se borra

2 aos

Se borra

2 aos

Archivo
Municipal

2 aos

Archivo
Municipal

2 aos

Archivo
Municipal

7. CONTROL DE CAMBIOS
Versin
0.1

Fecha de aprobacin
09/11/2015

Descripcin
Emisin Inicial

9. ANEXOS
ANEXO No. 1 Competencias para Auditores Internos de Calidad.

ANEXO No. 1 COMPETENCIAS PARA AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

Auditor
Interno de
calidad
Educacin

Formacin

Habilidades

Experiencia

Imparcial
Capacidad

Curso
ISO
9001:2008 de 24
horas o ms.
Tecnlogo
como mnimo Curso
de
Auditoras
Internas
de
Calidad 24 horas.

de establecer
relaciones interpersonales
tico, mentalidad abierta,
diplomtico, observador,
perceptivo, seguro de s
mismo.
Mnimo 4 meses de
Capacidad de comunicacin
experiencia laboral
Habilidad y conocimientos
en el sector pblico.
tcnicos
Capacidad de planeacin,
direccin y organizacin
Aplicacin de criterios de
auditora
Aplicacin de tcnicas de
auditora

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