DISEO DE

SISTEMAS
CONTABLES

Ing.

Gastn Gallegos.
Sptimo Semestre B
Inv. Polticas del Departamento de Crdito
y Cobranzas.
GRUPO GYFECSA
INTEGRANTES

Andreina Ortega
Ftima Medina
Ginger Gender
Diego Vargas
Sonia Naula
Evelyn Macas
Yulexi Angulo
Ao Lectivo.
2015-2016

POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO

Y COBRANZA

Objetivo.
Esta poltica tiene por objeto, establecer los pasos a seguir para otorgar crdito a
los clientes y de igual forma revocarlo en caso de ser necesario, as como el
proceso de las devoluciones de los clientes.
Los objetivos ms comunes que utiliza la empresa para otorgar un crdito a los
clientes son:
Lograr el mayor volumen de venta se espera que el aumento de los gastos de
la cobranza y en las cuentas malas se vean contrarrestando con el
incremento esperado en la utilidad de las ventas a crdito.
Buscar la optimizacin de las ventas pero controlando la cobranza. Esto logra
con un otorgamiento generoso en el crdito pero con las polticas y
procedimientos rgidos en la cobranza.
Tener la ms alta seguridad con polticas de cobro benignas .Deben
establecerse polticas rgidas de crdito y ofrecer un trato generoso en el
cobro.
Maximizar la seguridad financiera de la empresa. Para lograr este punto se
debe establecer polticas, procedimientos controles rgidos de cobranza tanto
en el otorgamiento de crdito como en la cobranza.
El ejecutivo del departamento de crdito debe emplear el crdito como un
medio para nivelar la rentabilidad con la liquidez es decir si concede mucho
crdito la rentabilidad de la empresa aumentara, pero disminuir la liquidez
porque el efectivo se encuentra en manos de los clientes y viceversa al
disminuir el crdito, aumenta la liquidez, disminuye las ventas y por
consecuencia la utilidad

Alcance.
Esta poltica tiene alcance a todas las ventas a credito que se realicen originadas
por el objeto social de la sociedad.

IMPORTANCIA
La importancia del cobro porque las cuentas por cobrar son el resultado de un
incremento importante de colocacin de los productos en el mercado, a travs de
las ventas a crdito.
Por lo tanto la disponibilidad de liquidez para el capital de trabajo de la empresa
depende de una gestin eficaz de la cobranza como resultado del manejo
adecuado de nuestros ingresos.
Para cumplir con el objetivo de Rentabilidad, desde el punto de vista Financiero,
debemos darle mayor Rotacin a nuestro Capital. Esta rotacin puede verse

afectada ante la dificultad que puedan presentar nuestros clientes para atender
adecuadamente el servicio de la deuda. El cobro efectivo debe ser de prioridad en
toda gestin empresarial. Por eso el anlisis y evaluacin de la gestin de cobro en
forma peridica es vital para la salud financiera de la empresa

POLITICAS DE CRDITO Y COBRANZA.

A)- Polticas de captacin de nuevos clientes y aprobacin a crdito:
1. Toda captacin de nuevo cliente deber estar soportada con el formulario de
apertura de clientes, debidamente llenado con todos sus datos expresos, firmado
por el cliente con su respectivo sello del establecimiento. El vendedor y
coordinador de la ruta deben de firmar el formulario una vez revisado el contenido
del mismo como seal de conformidad.
2. Todo cliente con firma unipersonal mantendrn las condiciones de contado.
3. Para obtener crdito debe haber cumplido con tres compras de contado y en
efectivo de un mnimo de seis mil dlares , y ser aprobado por la coordinacin de
ventas, administracin y finanzas.
4. Para cancelar con cheque es indispensable las referencias bancarias y
comerciales vigentes para la aprobacin de la aceptacin de cheques.
B)- Polticas de ventas a crdito:
1. La direccin de la empresa, ha establecido como poltica de ventas a crdito, un
plazo mximo quince (15) das continuos; condicin especial para los clientes con
polticas de pagos en un da especfico como por ejemplo cadenas.
2. EL coordinador de ventas deber solicitar a crdito y cobranza el expediente del
cliente que solicita el crdito, posteriormente realiza la visita correspondiente para
actualizar los datos suministrados: condiciones del local, registr de comercio,
trayectoria, as como de su opinin personal, este debe de entregarlo con un
informe detallado al dpto. de crdito y cobranza.
3. La solicitud de condicin a crdito al estar respaldada con el informe emitido por
el coordinador y complementado con la gestin de administracin, debe proceder
la aprobacin o no, en un plazo no mayor de cinco (5) das continuos.
C) Polticas generales.

1. Los pedidos con condiciones especiales debern ser discutidos por el

coordinador de venta y la gerencia de ventas y aprobados por la direccin
comercial, una vez aprobado se debe informar a la coordinacin de crdito y
cobranzas, gerencia y si es indispensable a Dpto. De facturacin y caja.
2. Las actualizaciones de clientes deben de ser llenado nuevamente el formulario,
como si fuera una apertura, en los casos de: cambio de domicilio, cambio de
telfonos, cambio de razn social, cambio de dueo o administrador, en caso de
cambio de dueo debe venir anexo a la actualizacin el nuevo registro de
comercio, y en caso de cambio de administrador una carta de notificacin.
3. En caso de aumento de limite de crdito se llenara el formato con nombre
cliente, cdigo, limite al cual se quiere llevar al cliente, explicacin del
otorgamiento del aumento, revisada y firmada por el coordinador y gerencia de
ventas, coordinacin de crdito y cobranzas analizara al cliente, su
comportamiento de pago, su trayectoria como cliente y antigedad.
4. Los descuentos financieros solo sern otorgados en el termino de vencimiento
que tenga la factura quince (15) das continuos, de ser otorgados fuera de fecha,
ser responsabilidad del represntate de ventas, ya que le ser cargado a su
cuenta. En caso de ser otorgado el descuento fuera de fecha, deber ser
autorizado por la gerencia administrativa, se tomara como fecha de entrega la
fecha de recepcin.
5. Los clientes que tengan condicin de treinta das (30) das de crditos no
gozaran de descuento por pronto pago, solo tendrn el beneficio de este descuento
si este cancela quince (15) das continuos antes de la fecha de vencimiento de la
factura.
6. Todo descuento otorgado por pronto pago ser anulado si la cancelacin emitida
es con cheque y este es devuelto por motivos imputables al cliente.
7. El cliente que tenga una o ms facturas vencidas no podr ser merecedor del
pronto pago sobre una factura ms reciente sin antes cancelar la factura ms
antigua.
8. Es de carcter obligatorio realizar el depsito de la cobranza, sea esta en
efectivo o en cheque el mismo da, en la cuentas de la empresa.
9. Las facturas y cheques devueltos no debern ser recuperados con cheques
cuando el cliente es reincidente en cheques devueltos y facturas morosas.
10. Toda comunicacin que se emita a los clientes deber estar avalada y
autorizada por la Gerencia General.

D) Polticas sobre pagos con cheque.

1. Los cheques pos datados no podrn exceder de la fecha de vencimiento de la
factura y obtener el descuento.
2. Los cheques devueltos debern ser notificados y remitido al rea comercial para
su cobro, el Cheque devuelto deber recuperarse en un mximo de 48 horas
continuas despus de recibir el fsico. El pago podr ser en (deposito) con cheque,
cheque de gerencia a nombre de la empresa, no debern ser recuperados con
cheques cuando el cliente es reincidente.
3. Todo cheque devuelto debe de ir acompaada con una notificacin detallada que
se entregara al cliente explicando; los motivos, cargo por gastos administrativos
(nota de debito), esta debe ser sellada y firmada por el cliente,
4. De no cancelar el cheque al momento de su presentacin se deben colocar las
causas, motivos y Riesgo de la no cancelacin por parte del Coordinador.
5. Crdito y cobranza debe realizar la revisin y el anlisis de los motivos de la no
cancelacin, una vez realizadas las conclusiones se emitir al cliente una segunda
notificacin la cual tendrn cinco (5) das laborales para la recuperacin del cheque
devuelto.
6. Pasado diez (10) das continuos de gestin de cobranza del cheque sin recibir la
cancelacin y soportado con las respectivas notificaciones se debe proceder a
enviar esta cuenta al departamento legal. El cual determinara cuales son los
procesos legales correspondientes a seguir.
7. Cuando se reciba tres cheques devueltos en un periodo de noventa das (90
das), automticamente se cambiara la condicin de pago en efectivo (deposito), y
se suspende el crdito hasta (90 das), y revisin del cliente para un nuevo
otorgamiento de crdito.
8. Al recibir un cheque devuelto se deber cargar $ 50,00 por gastos
administrativos, y este recargo solo podr ser exonerado por la coordinacin de
crdito y cobranzas bajo los siguientes parmetros:
* .Que sea la primera devolucin de cheque, siempre y cuando no sea la
primera compra.
* Que haya sido depositado antes de la fecha pautada.
* Que presente error de endoso por parte de la empresa.
* Que su devolucin obedezca al motivo presentar por taquilla.
* Cualquier otro motivo que no sea imputable al cliente.

E)-Poltica de cobro en efectivo:

1. El personal de la empresa SIPIA S.A deber seguir los siguientes pasos para
recibir dinero en efectivo:
A. El Representante de ventas debe agotar todas las vas para que el cliente
cancele las facturas en cheque, los entregadores deben comunicarse con el dpto.
De crdito y cobranza al momento que se evidencie que existe un cliente que
cancelara en efectivo.
B. Si la cobranza a realizar corresponde a un cheque devuelto el Representante de
venta debe inducir y comunicarle al cliente que los pagos deben realizarse en
depsito bancario o cancelar va transferencia.
C. Si luego de agotar todos los argumentos y el cliente insiste en cancelar en
efectivo el representante de ventas y/o el entregador deber manejar los
siguientes parmetros:
.-Valor del cheque o factura a Cobrar.
.-Entorno y riesgos existentes que puedan estar latentes al momento de recibir el
efectivo.
.- Comunicarse con su supervisor inmediato para notificar la novedad.
.-El Supervisor deber comunicarse con el dpto. De cuentas por cobrar para
informar la situacin y pedir la autorizacin pertinente. El dpto. De cuentas por
cobrar revisara el histrico del cliente y su comportamiento crediticio para otorgar
un nuevo cobro en cheque o enviar un agente de seguridad a prestar soporte al
vendedor para la cobranza y retiro del efectivo para proceder a depositarlo.
.- Si el personal de SIPIA S.A es autorizado a recibir el efectivo deber realizar
todos los pasos administrativo (llenado de recibo de pago firmado y sellado por el
cliente). Luego dirigirse a la entidad bancaria ms cercana y realizar el depsito
bancario pertinente (este paso es obligatorio).
d. El personal que incumpla esta poltica ser acreedor de un llamada de atencin
por escrito con copia al expediente.
e. Si un vendedor y/o entregador llegara a recibir dinero en efectivo sin la previa
autorizacin y sufre un siniestros ser sancionado con el descuento de la suma
sustrada de su salario y ser causal de despido.
F)-Politica de recuperacin de efectivo:

1. El representante de venta deber velar por la recuperacin del patrimonio de la

empresa, en el tiempo establecido para tal fin (condiciones a crdito). Una vez
cumplido el tiempo de vigencia del documento no recuperado esta cambiara de
estatus y comenzara el periodo de recuperacin.
2. El representante de ventas tiene un lapso de ocho (8) das continuos, posterior
al vencimiento de la factura para gestionar la recuperacin de la deuda del cliente,
obtenindose la firma de haber sido visitado para tal fin (formato gestin de
cobranzas).
3. En caso que el vendedor no pueda realizar la gestin de recuperacin, el
coordinador de venta deber realizar la gestin de cobranza en un periodo de cinco
(5) das continuos, se debe obtener la firma del cliente para comprometer a la
empresa a realizar la cancelacin que adeuda. (formato gestin de cobranzas).
4. En caso de no ser recuperada la deuda por la va normal, el coordinador de
venta de la zona territorial, deber emitir un informe soportado con la evidencia de
gestin de cobranzas y pasar una comunicacin al cliente, que de no ser
recuperado en un lapso de cinco (5) das continuos, ser pasado al departamento
de crdito y cobranza el cual tendr cinco (5) das continuos para una tercera
gestin de cobro.
5. Pasado dieciocho (18) das continuos de gestin de cobranza sin recibir la
cancelacin de la factura y soportado con las respectivas notificaciones se debe
proceder a enviar esta cuenta al departamento legal. El cual determinara cuales
son los procesos legales correspondientes a seguir.
6. El cliente que presente tres (3) atrasos en cobranzas en un periodo de tres
meses, automticamente se cambiara la condicin de pago a efectivo y se
suspender el crdito hasta 90 das continuos, y realizara de nuevo un anlisis
para el otorgamiento de crdito.
G)- Poltica de planificacin de Auditorias.
1. Planificar las auditoras en el departamento de crdito y cobranzas.
2. Revisin de documentos comprobables (clientes), revisin de facturas con
abonos, verificacin de cheques devueltos, entre otros.
3. Las anomalas detectadas sern notificado (a la Gerencia General y Direccin
Comercial de la empresa).
H) Polticas de control

El sistema de automatizado de facturacin, implementado en la compaa, tiene

controles de bloqueos para los siguientes casos:
1. El cliente que tenga facturas vencidas o cheques devueltos no le ser facturado
hasta tanto no cancele el saldo vencido.
2. Los pedidos cuyo monto que est por debajo de mil dlares, se revisara las
condiciones pertinentes para que puedan ser facturados.
3. Clasificacin de los clientes para su creacin en sistema:
Los representantes de ventas deben colocar la caracterstica del cliente en la
planilla de apertura de cliente.
Los clientes de la empresa estn clasificados de la siguiente manera:
Tipos de clientes:
* Abastos grandes
* Abastos medianos
* Abastos pequeos
* Cadenas regionales
* Cadenas nacionales
* * Centros de abastecimiento
* Confiteras
* Empleados de la empresa
I) Polticas para los nuevos clientes, hasta 1 ao de antigedad cuyas
compras mensuales promedien $5.000 dlares.
I. Se realizarn ventas en efectivo, recibo de cheques y transferencias bancarias en
un plazo no mayor a 2 semanas.
II. Se dar la oportunidad de manejar mercancas a consignacin por un plazo de 2
meses en su primera compra.
III. Posteriormente se aplicarn polticas de devolucin.
J)Polticas para los clientes que cuentan con 1-3 aos de antigedad
cuyas compras mensuales promedien $20.000
I. Se realizarn ventas en efectivo, recibo de cheques y transferencias bancarias en
un plazo no mayor a 2 semanas.
II. Aplican polticas de devolucin.
III. El crdito que se otorgue ser por una cantidad no mayor a $5.000 dlares o el
equivalente al 30% del promedio de sus compras mensuales.
IV. El cliente deber efectuar abonos a su adeudo por lo menos cada 2 semanas o
durante las vsitas del vendedor. Y el abono deber de ser de no menos del 40% de
su adeudo, comprometindose a pagar el resto en un plazo no mayor a lo
establecido (30 das).

V. En caso de incurrir en incumplimiento de pago en el plazo establecido, el cliente

no ser acreedor a un nuevo crdito hasta que liquide por completo su compromiso
anterior en un plazo de hasta 15 dias.
K) Polticas para los clientes que cuentan con 3-5 aos de antigedad o
sus compras mensuales promedien $50.000 dlares.
I. Se realizarn ventas en efectivo, recibo de cheques y transferencias bancarias en
un plazo no mayor a 2 semanas.
II. Aplican polticas de devolucin.
III. El crdito que se otorgue ser por una cantidad no mayor a $15.000 dlares o el
equivalente al 50% del promedio mensual de sus compras.
IV. El cliente deber efectuar los abonos correspondientes a su adeudo por lo
menos cada 2 semanas o durante las visitas del vendedor y stos debern ser de
no menos del 25% de su adeudo.
V. En caso de incurrir en incumplimiento de pago en el plazo establecido, el cliente
no ser acreedor a un nuevo crdito en los siguientes hasta que liquide su
compromiso anterior en un plazo de 20 das.
L)Politicas para los nuevos clientes , hasta 1 ao de antigedad cuyas
compras mensuales promedien $5.000 dlares
I. Se realizarn ventas en efectivo, recibo de cheques y transferencias bancarias en
un plazo no mayor a 2 semanas.
II. Se dar la oportunidad de manejar mercancas a consignacin por un plazo de 2
meses en su primera compra.
III. Posteriormente se aplicarn polticas de devolucin.
M) Polticas para los clientes que cuentan con 1-3 aos de antigedad
cuyas compras mensuales promedien $20.000
I. Se realizarn ventas en efectivo, recibo de cheques y transferencias bancarias en
un plazo no mayor a 2 semanas.
II. Aplican polticas de devolucin.
III. El crdito que se otorgue ser por una cantidad no mayor a $5.000 pesos o el
equivalente al 30% del promedio de sus compras mensuales.
IV. El cliente deber efectuar abonos a su adeudo por lo menos cada 2 semanas o
durante las vsitas del vendedor. Y el abono deber de ser de no menos del 40% de
su adeudo, comprometindose a pagar el resto en un plazo no mayor a lo
establecido (30 das).

V. En caso de incurrir en incumplimiento de pago en el plazo