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Trabajo Final Aplicado a Argus Soluciones Integrales

Andrs Rodolfo Ruiz Otlora
Municipio de Villavicencio, Secretara de Educacin
Ingrid Nathalia Rodrguez Acero
Municipio de Villavicencio, Secretara de Movilidad
Zayda Yiscenia Garca Guevara
Kava Obras S.A.S.
Jose Luis Pez Perdomo
Mossel Ltda

3472101_2016-1: Gerencia
Instructor: Jaime H. Martnez Daz
06 de junio de 2016

TRABAJO FINAL APLICADO

2
Contenido

Resumen..............................................................................................................................5
Informacin general de la empresa......................................................................................6
Breve historia de la empresa............................................................................................6
Misin de la empresa.......................................................................................................7
Visin de la empresa........................................................................................................7
Principios y Valores corporativos....................................................................................7
Organigrama de la empresa.............................................................................................8
Principales actividades que realiza..................................................................................9
Funcin de Planeacin.........................................................................................................9
Objetivos establecidos...................................................................................................10
Diagnstico empresarial................................................................................................10
Anlisis de las 8 pes...................................................................................................10
Anlisis de factores empresariales.............................................................................10
Anlisis matricial.......................................................................................................11
Estrategias formuladas...................................................................................................16
Polticas y reglas establecidas que favorecieron el cumplimiento del plan...................16
Beneficios obtenidos por la empresa con la aplicacin del plan..................................17
Funcin de Organizacin...................................................................................................17
Descripcin de la estructura organizacional de la empresa y departamentalizacin.....17

TRABAJO FINAL APLICADO

Usos de manuales, procesos procedimientos y dems herramientas que faciliten la

organizacin de la empresa........................................................................................................18
Cultura organizacional de la empresa............................................................................19
Funcin de Direccin.........................................................................................................19
Descripcin de la funcin de direccin.........................................................................19
Procesos de comunicacin.............................................................................................19
Mecanismos de motivacin...........................................................................................20
Clima organizacional.....................................................................................................21
Funcin de Control............................................................................................................22
Control de documentos..................................................................................................22
Control de registros........................................................................................................22
Auditora interna y recertificacin.................................................................................22
Alcance del sistema de gestin integral.........................................................................23
Participantes...................................................................................................................23
Beneficios y resultados..................................................................................................24
Papel del Gerente...............................................................................................................24
Conclusiones y recomendaciones......................................................................................25
Recomendaciones..............................................................................................................26
Bibliografa........................................................................................................................27

TRABAJO FINAL APLICADO

Trabajo final aplicado a Argus Soluciones Integrales

Resumen
Argus Soluciones Integrales empresa creada en la segunda dcada del siglo 21, con el propsito
de cubrir las necesidades en cuanto a la implementacin y mejora de sistemas de gestin en las
empresas del sector petrolero en el departamento del meta y departamentos cercanos; el boom
petrolero y las necesidades de las empresas proveedoras de insumos y servicios a estas mismas,
hacen viable su sostenimiento y crecimiento. Sin embargo, y afortunadamente, una crisis en
dicho sector los llevo a cambiar su horizonte y nos presentan como giraron hacia esa nueva
direccin.
Mediante la aplicacin de las herramientas y tcnicas para llevar los sistemas de gestin, fueron
estructurndose convirtindose en pioneras en este tipo de empresas y certificadas para dicho
propsito.
En trminos generales, la empresa cuenta con una Visin clara, tiene su Misin definida y
objetivos claros, acompaados de todas las funciones especficas de la administracin, pues los
sistemas de gestin se paramtrizan dentro de la planeacin, organizacin, direccin y control de
los distintos procesos establecidos en las organizaciones, el presente documento es un extracto de
diversos informes realizados por socios propietarios y por la amable solucin a un cuestionario
similar al planteado para el desarrollo del presente trabajo Final, en donde de manera sucinta,
relacionan dichas funciones y muestran de una manera prctica como lo han venido
desarrollando en Argus.
Adicionalmente, mostramos como es el papel del gerente en la empresa y entregamos unas
conclusiones y recomendaciones.

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Informacin general de la empresa

Breve historia de la empresa
Argus Soluciones Integrales fue creada el 19 de Enero de 2012 por Victor Benavides
Romero, Ginna Katherine Salas y Ernestina Romero Sandoval, concebida como una empresa
familiar y con manejo de confianza. Desde el principio se concibi con la idea de generar
soluciones a los clientes en cuanto a la implementacin y mejora de sistemas de gestin,
principalmente sistemas de Calidad ISO 9001; Sistema de gestin ambiental ISO 14001 y
sistema de seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001.

Desde el primer ao, los principales clientes eran microempresas que dependan del
sector petrolero ubicadas en el Departamento del Meta, sin embargo se presentaron 3
condiciones para que a partir del ao 2014 se cambiar la estrategia de la empresa: 1. El trabajo
con microempresarios era desgastante y poco rentable, las empresas (clientes) no ponan de su
parte y se generaban atrasos y sobrecostos en los proyectos. 2. El mercado petrolero estaba
cayendo y 3. Se encontr una gran oportunidad a travs de sistemas de gestin de calidad en la
gestin pblica NTC GP 1000:2009 y Modelo Estndar de Control Interno MECI.

A partir de mediados del ao 2014, la empresa se dedic a atender empresas del sector
pblico tales como: Gobernacin del Meta, Contralora Departamental del Meta, Ministerio de
Ambiente y Desarrollo Sostenible; Unidad de planeacin Minero Energtica, DIAN y
superintendencia de Industria y comercio. Para lograr la contratacin con el estado fue necesario
ampliar la capacidad de profesionales a la ciudad de Bogot y fortalecer la capacidad para
participar en procesos de contratacin Pblica.

TRABAJO FINAL APLICADO

Desde el ao 2013 fue certificada por Cotecna en ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2007,
siendo de las empresas pioneras en el pas certificadas en dos sistemas de gestin para servicios
de: Asesora, capacitacin y auditoras internas, as mismo siendo nica en la regin del Meta en
tener esta certificacin. (Benavides , 2016)
Misin de la empresa
Ofrecer soluciones integrales y confiables a nuestros clientes en el mejoramiento
continuo de su gestin empresarial para promover su competitividad. (Argus, 2015, pg. 4)
Visin de la empresa
Ser la empresa lder a nivel nacional para el ao 2017 en el fomento del mejoramiento
continuo en la gestin de las empresas pblicas y privadas de diferentes sectores de la
economa. (Argus, 2015, pg. 5)
Principios y Valores corporativos
Los valores corporativos esgrimidos por la organizacin se encuentran detallados en
(Argus, 2015, pg. 6)

Respeto.

Por nuestros clientes, compaeros de trabajo y por nosotros mismos.

Apoyo.

Todos nos colaboramos y apoyamos como equipo ya que el cumplimiento de objetivos

compromete a todos.

Creatividad.

Ofrecer soluciones a nuestros clientes y a nivel interno con creatividad, buscando mejorar
continuamente realizando actividades innovadoras.

TRABAJO FINAL APLICADO

Disciplina.

Cumplir a los clientes y compaeros de trabajo en todos los mbitos comprometidos.

Todo enfocado en agregar valor.

Productividad.

Realizar nuestras actividades enfocados en optimizar tiempos, actividades y recursos,

generando impactos positivos en la empresa y en los clientes.
Organigrama de la empresa.
El organigrama de la empresa utiliza los conceptos de departamentalizaciones modernas,
en un esquema circular, en cuyo centro se encuentra la Junta de Socios, y en su periferia se tiene
a los Responsables, que agrupa a los colaboradores y socios estratgicos.

Figura 1 Organigrama de Argus Soluciones Integrales. Copyright 2015 Argus Soluciones Integrales reimpreso con
permiso.

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Principales actividades que realiza

Prestacin de servicios de asesora, auditoras y formacin en sistemas de gestin.
(Benavides , 2016)

Funcin de Planeacin.
Argus llev a cabo el diseo, desarrollo y aplicacin parcial de un Plan de Mercadeo.
Partiendo de la informacin suministrada por la misma organizacin y el entorno, se elabor
un diagnostico empleando un anlisis interno y externo de la empresa que permiti evidenciar
la situacin del momento de la empresa. Se utilizaron como herramientas las siguientes matrices
evaluativas. (Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, & Snchez Suescn, 2014)
MEFE: La Matriz de Evaluacin de los Factores Externos

MEFI: La Matriz de Evaluacin de los Factores Internos

DOFA: La matriz es una herramienta analtica que permite estudiar las

debilidades internas, oportunidades externas, fortalezas internas y amenazas
externas
MPC: Permite identificar los factores claves de xito en la industria, y
compararlos con los competidores ms representativos del mercado.
PEYEA: Para conocer la tendencia de las estrategias a llevar a cabo por la
empresa.
BCG: Matriz que se realiza para evidenciar el rol y la participacin de cada UEN,
para as generar estrategias acordes con los flujos de efectivo.

TRABAJO FINAL APLICADO

Objetivos establecidos
Elaborar un plan de mercadeo para fortalecer la planeacin estratgica.

Diagnstico empresarial
Anlisis de las 8 pes.
En el anlisis de las 8 Ps del marketing se evidenci que la empresa cuenta con una
aplicacin de todas, pero este proceso no se encuentra constituido formalmente, ya que no tiene
un plan de mercadeo desarrollado para ser ejecutado (Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, &
Snchez Suescn, 2014, pg. 24)

Las 8 pes, son caractersticas del negocio aplicables a la empresa.

Producto

Precio

Promocin

Punto de venta

Post venta

Procesos

Personas

Presupuesto

Anlisis de factores empresariales

Los factores empresariales que se identificaron y se analizaron fueron:

TRABAJO FINAL APLICADO

Direccionamiento estratgico

Mejoramiento continuo

Gestin comercial

Prestacin del servicio

Gestin del talento humano

Gestin contable

10

o Segmento del mercado y clientes potenciales

o Diferenciacin
o Anlisis de la competencia
o Anlisis de ventas
Por tanto la empresa ha decidido dar un rumbo nuevo a su mercado meta dirigindose a las
empresas gubernamentales y grandes empresas privadas que le ofrecen un ritmo de trabajo
dinmico y puntual con un mayor beneficio monetario. Dando as una mayor rentabilidad a
mediano plazo. (Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, & Snchez Suescn, 2014, pg. 33)

Anlisis matricial.
MEFE
Tabla 1 Matriz de evaluacin del factor externo, Copyright (Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, & Snchez
Suescn, 2014, pg. 34). Reimpreso con permiso.

MATRIZ DE EVALUACIN DEL FACTOR EXTERNO

Factor: Lista de principales oportunidades y amenazas
Clasificaci Ponderad
Factores externos claves

Ponderacin

TRABAJO FINAL APLICADO

11

1. Cambio en la normatividad ISO 9001, 14001 OHSAS

O 18001
O
2. Crecimiento de la industria minero energticas
O
3. Beneficios tributarios por el tipo de sociedad
4. Crecimiento en la demanda de servicios de sistemas de

0,18
0,18
0,05

4
4
3

0,72
0,72
0,15

O calidad en el sector gubernamental

A
5. Informalidad del sector
A
6. Bajos precios de la competencia
A
7. Empresas nacionales compitiendo en el sector regional
8. Inflacin salarial por el incremento de la explotacin del

0,1
0,08
0,15
0,18

3
2
1
1

0,3
0,16
0,15
0,18

A sector minero energticas

0,08
1

0,16
2,54

Total

Logra pasar un poco ms de la media con un 2,54 puesto que tiene amenazas de tipo
competitivo a nivel nacional con experiencia en licitaciones y a nivel regional con empresas
informales que compiten con precios bajos, por otro lado tiene grandes oportunidades con el
cambio de la normatividad de los sistemas de gestin de calidad, ya que habra mayor oferta en
la reestructuracin de estos en las empresas que ya los han aplicado (Beltran Albarracin,
Martin Sepulveda, & Snchez Suescn, 2014, pg. 35)
MEFI
Tabla 2 MEFI del proceso de direccionamiento estratgico. Copyright (Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, &
Snchez Suescn, 2014, pg. 36) Reimpresa con permiso.

MEFI - Direccionamiento Estratgico

Factor: Lista de principales fortalezas y debilidades del departamento
F

Factores internos claves

1. Cumplimiento de objetivos trazados
2. Se transmiten al personal las polticas de la

Ponderacin
0,3

Clasificacin
4

Ponderado
1,2

empresa
3. Posee herramientas de comunicacin con cliente

0,15

0,6

interno y externo
4. No se planifica estratgicamente presupuesto

0,15

0,45

asociado a los objetivos

0,4
1

0,4
2,65

Total

TRABAJO FINAL APLICADO

12

la empresa tiene como debilidad muy importante que no ha realizado la planificacin

del presupuesto de acuerdo a los objetivo trazados con el fin de tener mayor control y as tener
la informacin suficiente para realizar una evaluacin de los resultados. Tiene como fortaleza
que la empresa ha logrado los objetivos que se ha propuesto y esto gracias al compromiso de
sus socios, directivos y empleados, este compromiso se evidencia en las polticas dirigidas al
personal y en la comunicacin con su cliente interno y externo. (Beltran Albarracin, Martin
Sepulveda, & Snchez Suescn, 2014, pg. 39)
DOFA
Tabla 3 Matriz DOFA para la generacin de estrategias. Tomada. Copyright (Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, &
Snchez Suescn, 2014, pg. 55). Reimpreso con permiso.

MATRIZ DOFA
DEBILIDADES
Lista de debilidades

FORTALEZAS
Lista de fortalezas

1. Los costos de prestacin de

MATRIZ PARA LA
GENERACIN DE
ESTRATEGIAS

servicios a empresas pequeas

1. Indicadores econmicos positivos

son muy altos

(msculo financiero endeudamiento,

2. No se realiza anlisis de

liquidez, rentabilidad)

informacin financiera

2. Acceso a informacin de

3. Poca capacitacin en temas de licitaciones mediante una herramienta

negociacin

especializada

4. No se han aprovechado otras

3. Poseen respaldo de la certificacin

fuentes para la recoleccin de

ISO 9001 del 2008 y OHSAS 18001

hojas de vida

del 2007
4. Diversificacin de servicios

OPORTUNIDADES

Estrategias (DO)

Estrategias (FO)

TRABAJO FINAL APLICADO

Lista de oportunidades

13
(D1-O2-O3) Expandir

(F1-O2-O3) Aprovechar la ventaja

1. Cambio en la normatividad ISO

su oferta a la industria minero

financiera en las licitaciones del sector

9001, 14001 OHSAS 18001

energtica y al sector

minero energtico y gubernamental.

2. Crecimiento de la industria minero gubernamental por medio de

(F2-O2-O4) Incursionar en le sector

energticas

licitaciones.

minero energtico y gubernamental a

3. Beneficios tributarios por el tipo

(D2-O3) Crear un proceso en la

travs de la utilizacin del software

de sociedad

empresa el cual realice la

especializado de licitaciones.

4 . Crecimiento en la demanda de

planeacin y anlisis financiero,

(F3-O1) Aprovechar las

servicios de sistemas de calidad en el el cual permita hacer un correcto

actualizaciones en la normatividad

sector gubernamental

anlisis de los beneficios

para incursionar en otras

tributarios.

certificaciones para aumentar el

(D3) Capacitar al personal

respaldo en los servicios ofrecidos.

directivo en temas de

(F4-O1) Crear y comunicar un

negociacin

(D4)

Utilizar ms de una fuente de

servicio especializado en el cambio de

la normatividad.

informacin para la recoleccin

de las hojas de vida.
(O1)Aprovechar el crecimiento
de la demanda por parte las
empresas que necesitan
actualizar sus sistemas de gestin
de calidad, debido al cambio
normativo. Realizando
descuentos a las empresas que ya
han implementado el sistema de
gestin de calidad con Argus.
AMENAZAS

Estrategias (DA)

Estrategias (FA)

TRABAJO FINAL APLICADO

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Lista de amenazas

(D1-A1) Penetrar

(F2- A1) Buscar la mayor cantidad

1. Informalidad del sector

mercados ms especializados.

de oportunidades de negocio a travs

2. Bajos precios de la competencia

(D3-A2-A3) Establecer

de licitaciones pblicas y privadas,

3. Empresas nacionales compitiendo

mecanismos de negociacin

para disminuir la dependencia en el

en el sector regional

procurando relaciones GANA-

sector de empresas medianas y

4. Inflacin salarial por el

GANA, con servicios no

pequeos.

incremento de la explotacin del

estandarizados, sino enfocados

(F1-A2) Incluir dentro de sus

sector minero energtico

en las verdaderas necesidades de

estrategias de negociacin, diferentes

cada cliente, para aumentar las

formas de pago o financiacin.

posibilidades de competitividad

(F3-A3) Incluir en las campaas de

y reducir las limitaciones del

promocin los sellos de respaldo de

precio.

las certificaciones, para capturar la

atencin de ms clientes potenciales y
aumentar la ventaja sobre la
competencia en las negociaciones con
clientes potenciales.

TRABAJO FINAL APLICADO

15

Estrategias formuladas.
De las 10 estrategias formuladas en (Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, & Snchez
Suescn, 2014, pgs. 75-86), se destacan las siguientes:

Creacin de proceso de anlisis y evaluacin financiera

Crear un proceso en la empresa que realice la planeacin y anlisis financiero, y permita

hacer una formulacin de los beneficios tributarios y presupuestales.

Estrategia de capacitacin en negociacin

Capacitar al personal directivo en temas de negociacin y cierre de contratacin.

Estrategia de Penetracin en el mercado minero energtico y gubernamental

1.

Incursionar en el sector minero energtico y gubernamental utilizacin de ms un

software especializado en licitaciones.

2.

Aumentar la diversificacin concntrica, desarrollando servicios empresariales,

que integren y complementen las ventas con los dems servicios.

Polticas y reglas establecidas que favorecieron el cumplimiento del plan
Las polticas implementadas evidencian una seriedad y madurez de la empresa. Su
compromiso con un mejoramiento continuo y el cumplimiento de las reglas y normas
voluntariamente.
Las polticas manejadas por la empresa van dirigidas a dos tipos de clientes internos y
externos, las 3 primeras van dirigidas de manera directa a sus trabajadores las cuales tienen
como objetivo ofrecer un puesto de trabajo agradable y seguro en el cual puedan llevar a cabo
sus labores con el 100% de disposicin y compromiso. Sin embargo al lograr las anteriores se
lograra brindar a los stake holders un trabajo ntegro y completo.

TRABAJO FINAL APLICADO

16

La cuarta poltica es dirigida a los clientes externos y se complementa con las otras tres
por que prioriza la calidad de los servicios ofrecidos.
A continuacin las polticas que llevan a cabo la compaa: (Argus, 2015, pgs. 11-16)

Poltica de no sustancia psicoactivas

Poltica de prevencin de acoso laboral

Poltica de bienestar social

Poltica de gestin integral

Poltica de confidencialidad y anticorrupcin.

Beneficios obtenidos por la empresa con la aplicacin del plan

En su mayora la estructuracin del plan ha permitido unificar la unidad en el propsito
de toda la organizacin, lo cual permite que se tomen decisiones enfocadas en el cumplimiento
de la visin y las polticas de la empresa. (Benavides , 2016)

Funcin de Organizacin
Descripcin de la estructura organizacional de la empresa y departamentalizacin.
Como la empresa est certificada en sistemas de gestin de calidad ISO 9001 y cumple
los requisitos de la OHSAS 18001, no maneja organigrama o reas por departamentos, est
compuesta por procesos, lo cual es una de sus mayores fortalezas ya que cada actividad est
controlada y estandarizada. (Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, & Snchez Suescn, 2014)

TRABAJO FINAL APLICADO

17

Figura 2 Mapa de procesos de Argus Copyright 2015 Argus Soluciones Integrales reimpreso con permiso.

Usos de manuales, procesos procedimientos y dems herramientas que faciliten la

organizacin de la empresa
La estructura documental se ha establecido as: Direccionamiento estratgico, Manual
de calidad, Caracterizacin de procesos, procedimientos e instructivos. Todos los procesos
deben tener su respectiva caracterizacin, procedimientos, instructivos, formatos, matrices y
documentos generales. (Benavides , 2016). Con lo que se cumple con el requisito general que
Argus Soluciones Integrales S.A.S. ha decidido establecer, documentar, implementar y

TRABAJO FINAL APLICADO

18

mantener el sistema de gestin integral conforme a los requisitos NTC ISO 9001:2008, NTC ISO
14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007 (Argus, 2015, pg. 7)
Cultura organizacional de la empresa.
Gestiona sus proyectos a travs de la NTC ISO 9001 y enmarcado en los lineamientos
del PMI descritos en el PMBOK, lo cual permite la organizacin se enfoque a realizar los
proyectos usando metodologas ampliamente aceptadas con resultados muy positivos, as cada
proyecto sea nico, el esfuerzo est enfocado en satisfacer al cliente y crecer con cada
proyecto. (Benavides , 2016)
Funcin de Direccin
Descripcin de la funcin de direccin
La direccin se desarrolla basndose en los 4 principios bsicos de la administracin,
Se planean las tareas u objetivos a desarrollar no solamente el gerente sino con su
personal de confianza o equipo de trabajo, luego se organizan de tal manera que se buscan la
metodologa para la realizacin de estas, Se dirige mediante la aplicacin del modelo para el
desarrollo y se realizan controles permanentes mediante evaluaciones para medir que tan bien se
estn haciendo las cosas y de esta manera realizar una retroalimentacin que permite tomar
decisiones y poner en marcha estrategias de mejoramiento continuo.
Procesos de comunicacin
La empresa soporta sus polticas y procedimientos en el marco normativo de la NTC ISO
9001 y en los lineamientos en gestin de proyectos del PMI PMBOK, que establece
procedimientos claros en materia de comunicacin y gestin de las comunicaciones que buscan
garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la
recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos
(Project Management Institute, 2004) cristalizada en la organizacin con que se cuenta con
un procedimiento de comunicacin, participacin y consulta. (Benavides , 2016)
el (procedimiento) cual permite:
Para la comunicacin
Garantizar la comunicacin interna entre todos los diferentes niveles y funciones
de ARGUS SOLUCIONES INTEGRALES S.A.S.
Garantizar la eficaz comunicacin con contratistas y otros visitantes al sitio de
trabajo.

TRABAJO FINAL APLICADO

19

Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes

interesadas externas.
Para la participacin y consulta:
Identificar peligros, valorar riesgos y determinar controles,

Investigar incidentes,

Desarrollar y revistar polticas y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional

Garantizar la consulta, en donde haya cambios que afecten la seguridad y la

salud ocupacional,
La representacin en asuntos de seguridad y salud ocupacional. (Argus, 2015,
pg. 32)
Mecanismos de motivacin
ARGUS SOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. est comprometida a propiciar
condiciones en el ambiente de trabajo que fortalezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad,
la participacin, y la seguridad laboral de nuestros colaboradores a fin de proveer una mayor
eficiencia, eficacia y desempeo laboral, mediante espacios de satisfaccin y productividad.
(Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, & Snchez Suescn, 2014, pg. 20)
SE CUENTA CON UN PROGRAMA DE BIENESTAR con su respectivo cronograma.
(Benavides , 2016)

Clima organizacional
Al tratarse de una organizacin familiar que ejecuta servicios por proyectos, el clima
organizacional es el adecuado. Se realiz una medicin de clima laboral y un diagnstico de
condiciones psicosociales en el ao 2013 con profesionales que ya no trabajan en la empresa.
(Benavides , 2016)
Debido a la madurez del sistema de gestin de la empresa, se evidencia que es para Argus
muy importante la satisfaccin del cliente interno, que se evidencia en los indicadores de clima
organizacional, la empresa cuenta con un buen clima organizacional que les permite llevar

TRABAJO FINAL APLICADO

20

a cabo las labores con un eficiencia y eficacia, esto se evidencia gracias a que sus polticas
estn enfocadas en el cliente interno. (Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, & Snchez
Suescn, 2014, pg. 29)

TRABAJO FINAL APLICADO

21
Funcin de Control

Control de documentos
Enmarcado en la normatividad de la NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, OHSAS 18001 y
los lineamientos del PMBOK, la organizacin estableci un procedimiento para control de
documentos y registros de la siguiente forma:
Se ha planificado el control de documentos mediante el procedimiento de Control de
documentos codificado P-MC-01. Este procedimiento garantiza que los documentos que circulen
en ARGUS SOLUCIONES INTEGRALES (Argus, 2015, pg. 10).
Control de registros
Al igual que el control de documentos, el control de registros se basa en el mismo marco
normativo que:
Para garantizar el control de los registros, se cuenta con el procedimiento de control de
registros codificado P-MC-02, el cual contiene los controles para la identificacin,
almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin de los registros. (Argus,
2015, pg. 11)
Auditora interna y recertificacin
Anualmente se llevarn a cabo las auditoras internas al sistema de gestin integral. Esto
con dos objetivos:

1. Determinar la conformidad del sistema de gestin integral de acuerdo a los

requisitos de las normas Internacionales NTC ISO 9001:2008; NTC OHSAS
18001:2007 y NTC ISO 14001:2004 y otros requisitos establecidos por ARGUS
SOLUCIONES INTEGRALES. Y,
2. Determinar si el sistema de gestin integral se ha implementado y mantiene de
modo eficaz.

TRABAJO FINAL APLICADO

22

Teniendo en cuenta el procedimiento de auditoras internas P-MC-04 se define la

metodologa para programar las auditoras, as mismo se contempla:

Criterios de auditora,

Alcance de auditora,

Frecuencia de la auditora,

Metodologa de la auditora.

Se debe mantener los siguientes registros para evidenciar la auditora:

Programa de auditora,

Plan de auditora,

Lista de verificacin de auditora.

Informe de auditora. (Argus, 2015, pg. 31)

Alcance del sistema de gestin integral

El alcance del sistema de gestin integral y por ende el control establecido en el mismo es
Prestacin de servicios de consultora, asesora, capacitacin, auditora interna en sistemas de
gestin, diseo y administracin de Sistemas de Gestin de la Seguridad y Salud en el trabajo.
(Argus, 2015, pg. 9), haciendo la exclusin de la norma de los controles de los equipos de
seguimiento y medicin, por la naturaleza del negocio de la empresa.
Participantes
Debido a que uno de los objetivos de gestin integral establecidos en (Argus, 2015, pg.
16) establece Lograr la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes a travs

TRABAJO FINAL APLICADO

23

de la calidad del servicio que prestamos que involucra a toda la organizacin desde la junta de
socios hasta los responsables en la consecucin de este objetivo.
Beneficios y resultados
En el Plan de Marketing (Beltran Albarracin, Martin Sepulveda, & Snchez Suescn,
2014), se evidenci en el anlisis del MEFI del proceso de Gestin Comercial, que, Poseer
las certificaciones ISO 9001 e ISO 18001 les brinda un respaldo normativo como organizacin
que contrarresta su corta experiencia en el mercado, otra ventaja importante es su portafolio
ya que tienen diversificacin de servicios no solo en el rea de sistemas de gestin de calidad.
La empresa por su buen trabajo realizado cuenta con buenas relaciones pblicas en el sector
empresarial de la regin, al tener el servicio estandarizado por los sistemas de gestin de
calidad les permite tener un correcto acercamiento con los clientes internos y externos.. Lo que
redund en la ejecucin de 18 contratos exitosos en las reas de asesora, capacitacin y auditora
interna. (Benavides , 2016)
Papel del Gerente
El papel que se evidencia de Victor Benavides como Gerente es el de una persona
visionaria, con una tremenda capacidad de liderar y construir su equipo de trabajo. La
conformacin de su grupo de trabajo le ha permitido compensar las deficiencias en las
competencias gerenciales, particularmente en la administracin y la negociacin, reas que han
sido potencializadas por Ginna Salas.
Es adems un gerente equilibrado en los tres planos de accin gerencial, principalmente
porque ha establecido una prioridad en los procedimientos para la comunicacin tanto interna
como externa, que facilita y fertiliza otras competencias y el trabajo en equipo.

Conclusiones y recomendaciones

Se evidencia que Argus Soluciones Integrales S.A.S. es una empresa organizada,

documentada, comprometida con la calidad y el cumplimiento de las normas.

TRABAJO FINAL APLICADO

24

Se evidencia que las directivas tienen capacidades, competencias y compromiso

para realizar una actividad gerencial excelente.
La empresa y sus directivos usan activamente herramientas de diagnstico y sacan
el mejor provecho de estas para ajustar sus polticas, su visin y establecer su
visin de posicionamiento en el mercado.
La bsqueda de un beneficio social de la mano de los beneficios econmicos
evidencian las buenas prcticas de la empresa en miras de brindar un mayor valor
de producto al cliente.

TRABAJO FINAL APLICADO

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Recomendaciones.

Se recomienda tener especial cuidado con el desarrollo del sistema de gestin de la

empresa, evitando que este se vuelva en un sistema complejo y se convierta en
debilidad en vez de una fortaleza.

Es importante cuando se efectan cambios sobre los planes, por ejemplo, el plan de
marketing analizado, es importante, bajo los lineamientos del PMI esgrimidos por la
compaa, realizar un control de cambios, y cuando un objetivo o proyecto se
abandona, es imperativo conservar registro de las lecciones aprendidas. Esto
evidencia una desintegracin entre los requerimientos del sistema integrado de
gestin y los requerimientos de las prcticas del PMI, adoptables ms no certificables.

TRABAJO FINAL APLICADO

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Bibliografa
Argus. (21 de 1 de 2015). Direccionamiento estratgico. Villavicencio, Meta, Colombia.
Argus. (27 de 1 de 2015). Manual de gestin integral. Villavicencio, Meta, Colombia.
Beltran Albarracin, L. J., Martin Sepulveda, A., & Snchez Suescn, F. (2014). Plan de
mrketing de la empresa Argus Soluciones Integrales S.A. Villavicencio: Universidad de
los Llanos, Escuela de Administracin de negocios.
Benavides , V. V. (03 de 06 de 2016). Aplicacin gerencia estratgica en Argus Soluciones
Integrales. (A. R. Ruiz, Entrevistador)
Project Management Institute. (2004). A Guide To The Project Management Body Of Knowledge
(PMBOK Guides). (9781933890517, Trad.) Atlanta: Project Management Institute.