ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES

2.5.1. Objetivos del anlisis

Entre los objetivos principales del anlisis de un Sistema Contable, es el de verificar que la
informacin procesada por el sistema est generndose de acuerdo con los estndares
establecidos por la empresa.
El anlisis de un Sistema Contable debe estar enfocado principalmente hacia el logro de los
siguientes objetivos:
Asegurar la integridad de los datos:
Es garantizar que todas las transacciones estn efectivamente registradas y generadas en la
base de datos; para esto la organizacin debe tener controles establecidos en los diferentes
niveles con el fin de que los datos ingresados abalen las transacciones.
Aseverar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones:
Es confirmar que todas las transacciones se realicen de acuerdo con las normas y leyes
reguladoras localmente as como tambin con los procedimientos internos de la compaa.
Presentar la informacin financiera en forma confiable:
La informacin generada por un Sistema Contable debe ser real y oportuna, los Estados
Financieros deben tener la certeza y confianza, de igual manera esta deben presentarse
razonablemente y de acuerdo con las normas y principios de contabilidad.
Garantizar la oportunidad en la presentacin de la informacin:
Se debe asegurar que se genere y presente oportunamente la informacin contable con el fin
de que las decisiones tomadas por la gerencia sean eficientes y eficaces, soportadas con
informacin adecuada.
REAS DE ANLISIS
Dentro de una organizacin empresarial el Sistema Contable se constituye como una
estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la informacin necesaria de
una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valindose de todos los
recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y
accionistas le permitirn tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la
gestin del negocio. Dentro del funcionamiento de un Sistema Contable, debemos definir
las siguientes reas de anlisis:
1. rea Tecnolgica:

Evaluacin de los controles internos en cuanto a procesamiento electrnico de datos,

profesionales o especialistas que establecern claramente la plataforma e infraestructura
tcnica se soporte el Sistema Contable.
2. Programas:
Consiste principalmente en la habilitacin de programas y herramientas a los diferentes
usuarios y los niveles de visualizacin de la informacin, es decir las condiciones de
accesibilidad.
3. Polticas contables:
Las polticas son guas de realizar actividades con el fin cumplir con los objetivos
operativos y administrativos de toda organizacin, las polticas contables se implementan
con el objetivo de regularizar la actividad contable en lo que se refiere a registros, as como
el tratamiento y presentacin de las distintas transacciones financieras; este tipo de anlisis
dentro de un Sistema Contable debe estar direccionado a la comprobacin de la existencia y
ejecucin correcta precisamente de estas polticas.
4. Estructura organizacional:
Es la identidad que adopta cada organizacin con el fin de ejecutar o desarrollar las
diferentes funciones y actividades; las empresas consideran la necesidad de diferenciar el
trabajo, lo cual genera como consecuencia la especializacin de las actividades incluso
dentro del rea contable. Es importante tener presente que stas cuatro reas en menor o
mayor grado influyen en la marcha y rendimiento del Sistema Contable y que es muy
frecuente en las organizaciones que el personal responsabilice a los sistemas de las fallas o
errores que se presentan en la generacin de datos, sin embargo en la gran mayora de
casos, la informacin errada es consecuencia de una mala gestin de los propios usuarios;
por tal razn tambin deberemos tener presente que para que cualquier organizacin o
empresa funcione eficientemente se requiere de un proceso para la supervisin, el control y
valoracin del buen desempeo de los empleados.
EL TAMAO DE UNA EMPRESA Y LOS PROCESOS CONTABLES
Los procesos contables varan de acuerdo al tamao de las empresas, entre ms grandes son
las organizaciones los procesos contables tienen la tendencia a aumentar, generando ms
controles para disminuir riesgos. Segn el tamao, se acostumbra a clasificar a las empresas

en tres apartados: grandes, medianas y pequeas. En la prctica existen distintos criterios

para delimitar el tamao de las empresas.
Algunos de stos son:
a)
b)
c)
d)
e)

Por el nmero de empleados,

Por el capital que tienen,
Por el volumen de ventas,
Por el volumen de produccin,
Por los beneficios que obtienen.

Segn el criterio que se siga, as ser la escala de medida para establecer si la empresa es
grande, mediana o pequea, si bien tampoco existe dentro de cada criterio una medida fija y
universal aceptada por todos para establecer la clasificacin.
ASPECTOS QUE INFLUYEN EN LOS SISTEMAS Y LA CONTABILIDAD
Los sistemas se basan en los principios, normas, reglamentos y procedimientos establecidos
por la profesin para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una
empresa, uno de los aspectos que influyen en los sistemas y la contabilidad son los cambios
constante que existen en este marco conceptual.
Entre otros factores que influyen a los procesos y sistemas de contabilidad son los
siguientes:
Problemas de software:
La presencia de problemas en su funcionamiento de software y en los resultados que
arrojan son inconveniente que nacen por la mala planificacin y seleccin durante su
proceso de adquisicin o desarrollo, debido a que no fueron evaluados adecuadamente por
directos incluso en un gran nmero de casos estos software son adquiridos o desarrollados
sin contar con la participacin u opinin del personal tcnico del rea contable.
Personal no capacitado: Este es un problema que se presentan en las empresas no
solo en el rea financiera contable sino que generalmente puede aparecer en
cualquier otra rea administrativa u operativa y ocurre bsicamente por las
siguientes dos razones:
Inadecuada evaluacin del personal durante el proceso de reclutamiento y seleccin.
Un deficiente sistema de capacitacin y actualizacin de conocimientos para el
personal activo.
Falta de normas y procedimientos:

Es importante que toda organizacin disponga de sus propias polticas, normas y

procedimientos especialmente en el rea financiera y contable, stas no son ms que
las pautas generales y especficas dadas por la gerencia con el fin de que todas las
operaciones se realicen de la forma y manera que se espera, sin embargo en ciertos
casos la gerencia descuida este detalle, tratando de apoyarse exclusivamente en el
criterio y profesionalismo del personal contable, generndose en muchos de estos
casos falsas expectativas por parte de la propia gerencia.
Servicios externos de contabilidad:
Con el objetivo de abaratar los costos administrativos, estos servicios usualmente
son contratados por las organizaciones y empresas para que externamente se
procese la informacin financiera contable, sin embargo en un alto porcentaje al
final los resultados obtenidos por las empresas contratantes no son los ms reales o
adecuados; es importante que cada organizacin realice un verdadero anlisis costo
beneficio antes de contratar un servicio contable externo.