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ORGANIZATI ONAL
AGILITY
MAIO DE 2013
RESUMO EXECUTIVO
No contexto do gerenciamento de projetos e programas organizacionais, as comunicaes so uma competncia fundamental,
quando executadas adequadamente conectam todos os membros de uma equipe de projeto a um conjunto comum de
estratgias, objetivos e aes. A menos que esses componentes sejam compartilhados efetivamente pelos lderes do projeto
e entendidos pelas partes interessadas, os resultados do projeto so prejudicados e os oramentos incorrem em riscos
desnecessrios.
Conforme informado pelo Pulse of the ProfessionTM do PMI em 2013, a capacidade de uma organizao de atender
cronogramas, oramentos e especialmente objetivos de um projeto impacta significativamente sua capacidade de
sobreviver e at de ter sucesso. Conforme tratam a necessidade urgente de melhorar as taxas de sucesso dos projetos,
as organizaes enfrentam um ambiente complexo e arriscado que inclui:
O estudo Pulse tambm revelou que o fator mais crucial de sucesso no gerenciamento de processos a comunicao eficaz
com todas as partes interessadasuma competncia fundamental crtica a todas as organizaes. Em um clima de negcios
complexo e competitivo, as organizaes no podem se dar ao luxo de desconsiderar esse elemento-chave do sucesso dos
projetos e da lucratividade de longo prazo.
Pesquisas de negcios da Forbes, PricewaterhouseCoopers LLC e Towers Watson mostram que as organizaes esto bem
cientes do impacto positivo que a comunicao eficaz tem sobre os projetos, programas e portflios. Entretanto, o que no tem
ficado claro at agora quanto impacto a comunicao ineficaz tem sobre os resultados do projeto e o sucesso subsequente
do negcio. Relatrio Detalhado Pulse of the ProfessionTM do PMI: O Papel Essencial da Comunicao fornece aquele
insight revelador.
O relatrio Pulse of the ProfessionTM do PMI em 2013 revelou
que $135 milhes de dlares esto em risco para cada $1 bilho
de dlares gastos em um projeto. Pesquisa posterior sobre a
importncia da comunicao eficaz revela que surpreendentes
56 por cento ($75 milhes daqueles $135 milhes de
dlares) esto em risco devido a comunicaes ineficazes.
(Ver Figura 1)
$135 MILHES
$75 MILHES
56 POR CENTO
EM RISCO DEVIDO
COMUNICAO
INEFICAZ
TOTAL DE
DLARES
EM RISCO
DLARES EM
RISCO DEVIDO
COMUNICAO
INEFICAZ
2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.
$75 MILHES
% DE PROJETOS
MALSUCEDIDOS ONDE
A COMUNICAO INEFICAZ
FATOR CONTRIBUINTE
(55.7%) 2
% DE PROJETOS
QUE FALHARAM POR
COMUNICAO INEFICAZ
(FATOR CONTRIBUINTE)
(21.0%)
% DE PROJETOS
QUE NO ATINGE
OS OBJETIVOS
(37.7%) 1
% PERDIDO DO
ORAMENTO DE
PROJETOS
FRACASSADOS
(35.9%) 1
% DE CADA DLAR EM
RISCO DEVIDO
COMUNICAO INEFICAZ
(FATOR CONTRIBUINTE)
(7.5%)
A
terceira
pesquisa
global
da
PricewaterhouseCoopers LLC (PwC) sobre o
estado atual do gerenciamento de projetos
revela que, de acordo com os executivos,
a comunicao eficaz est associada a um
aumento de 17 por cento na concluso de
projetos dentro do oramento.
De modo similar, o "Relatrio do Estudo ROI
sobre Mudanas e Comunicao" da Towers
Watson de 2011-2012 mostra que empresas
que possuem prticas altamente eficazes de
comunicao tm probabilidade 1,7 vezes maior
de superar seus concorrentes financeiramente.
ATINGIU
OBJETIVOS
ORIGINAIS
52%
71%
NO PRAZO
DENTRO DO
ORAMENTO
37%
76%
48%
2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.
Devido
comunicao ineficaz
PROJETOS MALSUCEDIDOS
PROJETOS BEM-SUCEDIDOS
64%
62%
60%
57% 57%
54%
66%65% 67%
63%63%
59%
68%
65%67%
60%
62%
52%
43%
OBJETIVOS
ORAMENTO
PROFISSIONAIS
CRONOGRAMA
ESCOPO
PATROCINADORES EXECUTIVOS
RESULTADOS
BENEFCIO/ESTRATGIA
2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.
Todos precisam
entender o objetivo de
longo prazo para que
possam saber como
esto contribuindo,
como esto causando
um impacto.
Jennifer Georgius,
Gerente de Programa no
TD Bank
Quando as empresas criam uma ponte entre os que desenvolvem a estratgia e os que devem execut-la, os projetos so
mais bem-sucedidos. As organizaes que informam comunicaes de projeto mais frequentes, particularmente envolvendo
os benefcios para o negcio e a contribuio para a estratgia, apresentam em mdia significativamente mais projetos bemsucedidos do que as organizaes que comunicam as mesmas informaes com menor frequncia. (Ver Figura 6)
84%
81%
82%
65%
60%
54%
66%
63%
64%
62%
62%
59%
57%
56%
79%
66%66%
59%
57%
DENTRO DO PRAZO
PROFISSIONAIS
CLAREZA E
DETALHES SUFICIENTES
TIMELY MA
CONFIGURAES OU
MDIAS ADEQUADAS
LINGUAGEM
NO TCNICA
RESPONSVEIS
PELO NEGCIO
PATROCINADORES
EXECUTIVOS
38%
7%
COMUNICADORAS
ALTAMENTE EFICAZES
COMUNICADORAS
MINIMAMENTE EFICAZES
2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.
Os dados mostram que as organizaes de alto desempenho distinguem-se por ultrapassar todos os aspectos quantificados da
comunicao do projeto, especificamente em relao lacuna e pontos de dificuldade citados anteriormente.
Organizaes de alto desempenho so melhores em comunicar importantes reas tpico de projeto, inclusive objetivos,
oramento, cronograma, escopo, resultados e os benefcios do projeto para o negcio. (Ver Figura 9)
Alm disso, as organizaes de alto desempenho so notavelmente melhores em fazer comunicaes de projeto dentro do
prazo, fornecendo clareza e detalhes suficientes, usando linguagem no tcnica e escolhendo as configuraes ou mdias
adequadas para a entrega. (Ver Figura 10)
As organizaes de alto desempenho usam planos formais de comunicao com maior frequncia e maior eficcia
desempenho so mais de trs vezes mais eficazes se comparados aos das suas concorrentes de baixo desempenho. (Ver
Figura 12)
73%
79%
83%
81%
75%
77%
75%
76%
72%
64%
49%
42%
40%
39%
36%
38%
39%
36%
34%
25%
OBJETIVOS
ORAMENTO
CRONOGRAMA ESCOPO
DE ALTO DESEMPENHO
RESULTADOS
BENEFCIO/ESTRATGIA
DENTRO DO PRAZO
DE BAIXO DESEMPENHO
CLAREZA E DETALHES
SUFICIENTES
DE ALTO DESEMPENHO
LINGUAGEM
NO TCNICA
CONFIGURAES OU
MDIAS ADEQUADAS
DE BAIXO DESEMPENHO
DE ALTO
DESEMPENHO
68%
38%
DE BAIXO
DESEMPENHO
68%
20%
LOW
PERFORMERS
DE ALTO
DESEMPENHO
DE BAIXO
DESEMPENHO
2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.
92%
79%
74%
89%
85%
76%
70%
IDENTIFICAR
REQUISITOS
DO PROJETO
COMUNICAO DE
GERENCIAMENTO
DE PROJETOS
BALANCEAR ESCOPO,
QUALIDADE,
CRONOGRAMA,
ORAMENTO,
RECURSOS E
RISCOS DO PROJETO
HIGH PERFORMERS
GERENCIAR
PARTES
INTERESSADAS
DO PROJETO
66%
MONTAR UMA
EQUIPE DE
PROJETO EFICAZ
LOW PERFORMERS
2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.
O CAMINHO A SEGUIR
As organizaes que querem melhorar sua comunicao e se tornar de alto desempenho,
devem considerar as seguintes estratgias.
1.
2.
3.
Reconhecer o valor do gerenciamento de projetos, inclusive das
comunicaes no gerenciamento de projetos.
O Pulse informa que a maioria das organizaes subestima o gerenciamento de
projetos, o que resulta em baixo desempenho do projeto. Os resultados mostram que
as de alto desempenho colocam maior importncia nas tarefas de gerenciamento do
projeto, particularmente nas comunicaes do gerenciamento do projeto. Conforme
demonstrado, as comunicaes bem-sucedidas so mais aparentes nas organizaes
de alto desempenho, porque elas reconhecem a importncia e o valor da comunicao
eficaz do gerenciamento do projeto e do prprio gerenciamento do projeto.
4.
Usar prticas padronizadas de comunicao de projeto e us-las de
forma eficaz.
O Pulse informa que a probabilidade de usar prticas padronizadas em toda a
organizao quase trs vezes maior nas organizaes de alto desempenho do que
nas de baixo desempenho, obtendo melhores resultados do projeto no final. Uma
forma padronizada de prtica de gerenciamento de projeto um plano formal de
comunicao, que embora padronizado, deve ser adaptvel e adequado a todas as
partes interessadas. Os resultados mostram que as organizaes de alto desempenho
esto usando planos formais de comunicao de projeto com maior frequncia e maior
eficcia, permitindo-lhes operar com sucesso em um clima empresarial complexo e
competitivo.
Com $75 milhes de dlares em risco devido a comunicaes ineficazes mais de 50 por cento
dos $135 milhes de dlares para cada $1 bilho de dlares gasto fica clara a necessidade
de comunicaes eficazes para o sucesso do projeto e finalmente da organizao. O sucesso
do projeto dependente da comunicao das informaes certas s partes interessadas
adequadas, usando linguagem clara e relevante que entre em ressonncia com a audincia.
Por fim, comunicaes mais eficazes levam a melhor gerenciamento de projetos e programas,
projetos mais bem-sucedidos, alto desempenho e menos dlares em risco.
2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.
COMUNICAES
CONSISTENTES DE PROJETO
A PROJETO LEVAM
A EFICINCIAS
Comunicaes consistentes so crticas
para qualquer projeto bem-sucedido.
O desenvolvimento de protocolos de
comunicaes e a distribuio adequada
de informaes e conhecimento permite
que a equipe atinja os objetivos originais
do negcio com eficincia. Quanto mais
informaes so compartilhadas pela
organizao em relao a um projeto ou
a uma entrega, menores so as chances
de aumento do escopo.
O Chaves para Construir um Escritrio
de
Projetos
Empresarial
Bemsucedido da IBM descobriu: Uma
abordagem consistente de entrega de
gerenciamento de projeto para toda a
IBM que melhore a entrega no prazo e
a qualidade da entrega enquanto reduz
os custos do projeto. A comunicao
simplificada e mais oportuna com
ferramentas, formatos e terminologia
padronizados. Os gerentes de projeto
em toda a IBM beneficiam-se da
experincia dos outros de forma a no
perderem mais tempo reinventando
tcnicas j utilizadas com sucesso.
Relatrio Detalhado Pulse of the ProfessionTM do PMI: A pesquisa O Papel Essencial da Comunicao foi realizada em
maro de 2013 entre 742 profissionais de gerenciamento de projeto com trs ou mais anos de experincia na funo e que
estivessem trabalhando atualmente em tempo integral na funo, e entre 148 patrocinadores executivos e 203 proprietrios
de negcio que tivessem se envolvido em grandes projetos de capital com oramentos totais de $250.000 dlares ou mais
nos ltimos trs anos e estivessem em organizaes com um mnimo de 1.000 empregados pelo mundo.
2013 Project Management Institute, Inc. O Papel Essencial da Comunicao, maio de 2013.
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