Certamen #1 Curso IWN 261 Adm. General de Empresas USM Campus San Joaqun.

Facultad de
Ingeniera, Departamento de Industrias. Mircoles 7 de Mayo 2014 Prof. Fernando Yanine

Nota: Cada pregunta tiene igual ponderacin, 33.333 puntos, todas valen lo mismo. No hay puntos base.

1. Ud. como ingeniero civil de la UTFSM ha sido incorporado como gerente de proyectos a una
importante empresa de Ingeniera nacional que realiza proyectos de ingeniera y construccin y emplea
personal de diversas nacionalidades, y sirve a mercados dentro y fuera de Chile. Lo contratan para
trabajar como gerente de varios proyectos (Project Manager) y apoyar tambin a la labor Ventas y
Servicios Post-Venta. A poco andar Ud. se da cuenta que hay serios problemas de gestin, atrasos en
los distintos proyectos, reclamos, tardanzas en los pagos, malos calculos de costo y errores en las
compras de materiales y servicios, errores en distintas reas con procedimientos que no se cumplen. La
empresa tiene 13 aos en el mercado y ha crecido mucho en los ltimos 6. Aparentemente existen
deficiencias de control y al mismo tiempo de flexibilidad, ambos problemas graves que Ud. deber
enfrentar. Ms aun los proyectos que a Ud. le han asignado estn atrasados y existira adems falta de
recursos producto de presupuestos mal elaborados en las fases de los proyectos.
Ud. se entera tambin que han despedido a 2 gerentes de proyectos antes en menos de 2 aos por
problemas de desempeo y de trato (mal manejo del personal y mal manejo de comunicacin con los
clientes), y que su superior directo, el gerente de Ingeniera y Diseo, est bajo fuerte presin por
obtener resultados pronto. As Ud. se ha incorporado como una suerte de bombero que debe apagar
incendios y enderezar el barco a la brevedad posible. Los reclamos de los clientes le comienzan a llegar
y tanto sus pares como sus subordinados lo empiezan a bombardear con mails y con visitas a su oficina
para que se encargue de diversos problemas y los solucione, tomando decisiones frente a variados
temas que hasta ahora han quedado pendientes de que llegara un nuevo gerente.
Por ltimo Ud. se da cuenta que la gestin es flexible pero catica y en general hay mucho desorden,
informalidad en la toma de decisiones y y todo se pide para ayer. La estructura organizacional de la
gerencia de Proyectos es ms bien plana/horizontal, sin nfasis jerrquico y la empresa tiene 4 niveles:
los socios dueos de la empresa (directores), un gerente general que es uno de estos socios, 3 gerentes:
Construccin, Ingeniera y Diseo, y Logstica. Tambin existen varios jefes de obra y capataces, al
final estan los trabajadores. Los servicios de Arquitectura, Contabilidad, Impuestos y Servicios Legales se
subcontratan. Existira un gran nmero de errores no-forzados en la gestin y si bien existe una visin y
misin claras, con un enfoque de clientes, estos no se ven apoyados en el plano operacional. Ud.
necesita dar directrices, y coordinarse con las distintas reas en decisiones que se deben tomar en
conjunto, que involucran a otras reas y adems se requiere su presencia para ver problemas en la labor
de terreno y tambin supervisar el trabajo de la Oficina de Ingeniera. Explique paso a paso lo que Ud.
har desde un principio para abordar y resolver esta delicada situacin que le han asignado, sealando
claramente como lo har. Fundamente su respuesta en base a lo visto y discutido en clases.
Respuesta: aqu el alumno debiera acordarse y elaborar en razn de todo lo visto y conversado en
clases sobre la gestin y como aproximarse a distintos escenarios, a veces caticos y de gran
complejidad. En este caso particular el alumno debiera comenzar con decir que es necesario, ante todo,
hacer un buen diagnostico de la situacin actual y de todas sus aristas o ramificaciones, dado que l es
nuevo en el cargo y que la gestin a desarrollar y los proyectos que deber supervisar dependen de
todas la reas y no solo de el como gerente de proyecto. Deber entonces revisar minuciosamente todo
el historial para atrs, junto con analizar la situacin actual de los distintos proyectos en toda su
extensin y complejidad. Saber exactamente qu fue lo que fallo, que fue lo que funciono mal y que
malas decisiones hubo con los antiguos gerentes de proyecto y el porqu se dieron las circunstancias y
condiciones para tales errores o fracasos de gestin. buscar entender cual fue la dinmica sistmica que
derivo en aquello para prevenir de raz que ocurra de nuevo. Todo esto debe hacerse en corto tiempo,
ya que la situacin apremia y hay que tomar acciones. Adems Ud. deber reunirse primero con sus
subordinados directos para informarse y formarse una opinin de lo que pasa internamente. Luego lo
har con todos los jefes de rea y los gerentes, adems de sus superiores y buscara no solo discutir la

situacin actual, el trabajo conjunto y la relacin con ellos en torno a estado actual de los proyectos y los
problemas con los clientes y los errores o dificultades operacionales existentes, sino tambin se
comunicara con los mismos clientes para conocer su visin y opinin en forma directa.
Luego de todo esto Ud. estar en condiciones de hacer un diagnostico certero, establecer prioridades y
asignar responsabilidades y recursos para cumplir las tareas. Y as poder tomar las decisiones y
emprender acciones para lograr un mayor control y/o una mayor flexibilidad para un mejor desempeo,
dependiendo de la situacin de diagnostico. Todo esto deber hacerlo antes de empezar a tomar
decisiones clave y emprender las acciones a seguir; tambin deber informarse muy claramente y sin
perder detalles, de la opinin y las expectativas de su superior directo y de lo que l y el gerente general
esperan de Ud. Cules son los objetivos de corto y mediano plazos, cuales son las prioridades y los
recursos a su cargo, los plazos y desarrollar planes de contingencia para cada plan de accin. Deber
asegurarse de entender bien cul es la visin y el diagnostico que su superior directo tiene y luego hacer
el suyo propio y contrastar ambos, manteniendo siempre el dialogo constante con las distintas partes a
medida que emprende las acciones, comunicando oportunamente a todos los involucrados, a cada
paso y de diferente forma (la estrategia comunicacional y el lenguaje deben ser acorde a la audiencia).
En todo momento Ud. deber tener el cuenta siempre las prioridades de su rea y los indicadores de
gestin que Ud. debe monitorear y asegurar en su buen desempeo, estos le sern fijadas por su
superior directo y de la empresa en general. Tambin deber hacer una jerarquizacin dentro del plan de
accin para brindar mayor tiempo y recurso a aquellos items de mayor importancia y trascendencia para
su gestin y para el xito de los proyectos bajo su responsabilidad. Deber adems involucrar y
comprometer a sus pares y superiores y alinear a la fuerza de trabajo ejerciendo liderazgo para
que las tareas se hagan y asegurar el buen desempeo y los plazos a cumplir. Por ltimo debiera
tener constante y nutrida comunicacin con los clientes y buscar que tanto estos como sus proveedores
sean partners interesados en sacar adelante de la mejor forma posible las tareas requeridas.
2. Explique las distintas formas de control de gestin vistas en clases y en relacin con el caso de la
pregunta 1. cuales formas de control de gestin empleara mas y porque.
Respuesta: esta pregunta ya fue preguntada en pruebas anteriores, est en una de las pautas de los
certmenes de semestres previos. El alumno debe mencionar que hay 2 formas de control, el control
formal, establecido por los procedimientos e indicadores de gestin con sus mtricas de desempeo
claramente establecidas, y esta tambin el control informal, y elaborar/desarrollar su respuesta
describiendo ambos. Luego deber decir cuales formas de control en base a lo que el caso informa
empleara mas y porque. Puede apoyarse con ejemplos que ilustren la decisin. En general la respuesta
correcta debiera mencionar que hay que privilegiar AMBOS sistemas de control, sin descuidar el
desempeo bajo ningn punto de vista, y utilizar o apoyarse en ambos en todas sus capacidades para
asegurar un buen desempeo de los proyectos.
3. Explique paso a paso el proceso de planificacin y de toma de decisiones visto y conversado en
clases. En otras palabras como debe planificar y tomar decisiones el ingeniero cuando es administrador?
Respuesta: esto fue explicado en detalle en clases, tiene que ver con la PPT que vimos en clases
Ch9_Decision_Making que est en los apuntes del curso. Adems el alumno debe mencionar la
importancia de la priorizacin y de la jerarquizacin en el proceso de toma de decisiones y elaborar en
torno a estas. Hay que mencionar que hay dos aspectos o issues dominantes en la toma de decisiones:
estabilidad y cambio y ambos son necesarios y a menudo difciles de conciliar. Por ello hay que buscar
mecanismos y estilos de gestin organizacional ms participativos y abiertos, que apoyen la
comunicacin y la toma de decisiones en la empresa, y a la vez permitan manejar el cambio en forma
efectiva sin descuidar la estabilidad en el da a da de la empresa. Una de las funciones especficas de la
administracin es la de desarrollar y regular de la manera ms efectiva y eficiente la toma de decisiones
dentro de la organizacin.
El alumno puede tambin mencionar por ejemplo Herbert Simons three phases of decision making:

Intelligence activity, Design activity, Choice activity

 Peter Druckers rational steps in decision making:

Define the Problem

Analyze the Problem

Develop Alternative Solutions

Decide on the Best Solution

Convert decisions into Effective Actions