EXAMEN ESPECIAL RELACIONADO CON LA ADQUISICIN DE

BIENES Y SERVICIOS DEL REA DE LOGSTICA DE LA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA

1. ORIGEN DEL EXAMEN

El Examen Especial relacionado con la Adquisicin de Bienes y
Servicios, del rea de Logstica de la Municipalidad Provincial de Piura,
perodo del 02 Enero del 2010 al 31 diciembre del 2010.
Se ha realizado en cumplimiento al Plan Anual de Control para el ao
2010, aprobado mediante
Resolucin
de Alcalda
N119-2010A/MPP del 29 febrero 2010 y Resolucin de Sub Contralor N 0692010-CG del 31.Marzo.2010.
2. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL
La Municipalidad Provincial de Piura, es una entidad con personera
jurdica de derecho pblico y goza de autonoma poltica, econmica
y administrativa en los asuntos de su competencia.
Su organizacin y funcionamiento se encuentra normado por la Ley
No. 23853, Ley Orgnica de Municipalidades y tiene como
finalidad planificar, ejecutar e impulsar un conjunto de acciones
con el objeto de proporcionar el desarrollo integral y armnico
de su jurisdiccin.
La Municipalidad Provincial de Piura, para el cumplimiento de sus
funciones cuenta con una Estructura Orgnica Administrativa,
aprobada mediante Edicto Municipal No. 007-99-C/CPP
de
fecha 13.Ago.1999,
la misma que est conformada por
rganos de Gobierno, rgano de Control,
rganos de
Asesoramiento y Apoyo, y rganos de Ejecucin.
3. NATURALEZA Y OBJETIVOS
La presente accin de control constituye una auditoria de gestin
relacionado con la Adquisicin de Bienes y Servicios, efectuado
por el rea de Logstica, perodo del 02 Enero al 31 Diciembre
2010, cuyos objetivos son los siguientes:

Establecer la eficiencia de los controles internos implementados

para cautelar el buen uso de los recursos pblicos en las
adquisiciones de Bienes y Servicios
Evaluar el proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios
efectuados, con o sin proceso licitario (incluyendo los sujetos a
exoneracin), a fin de verificar su sustento legal, y si fueron

efectuados en trminos de transparencia, economa y

oportunidad, y si los mismos son utilizados para los fines que
fueron previstos y se encuentren en condiciones adecuadas que
no signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro

4. ALCANCE DEL EXAMEN

El Examen Especial se enmarc dentro de las Normas de Auditora
Gubernamental (NAGU), y comprendi la evaluacin selectiva de la
documentacin relacionada con los diferentes procesos de seleccin,
para la adquisicin de bienes y servicios efectuados por del rea de
Logstica de la Municipalidad Provincial de Piura, corresponde periodo
del 02 Enero del 2010 al 31 diciembre del 2010,

5. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ENTIDAD

Las nomas aplicables y reglamentarias aplicables a la entidad bajo
examen son las siguientes:
Ley N 23853. Nueva Ley Orgnica de Municipalidades y sus
modificatorias.
Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado No. 1017 y su reglamento
Ley Anual del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal
2010.
Ley N 27209, Ley de Gestin Presupuestaria del Estado.
Decreto. Legislativo.
N 276. Ley de Bases de la
Carrera
Administrativa
y
de Remuneraciones del Sector
Pblico.
6 . INFORMES A EMITIRSE Y FECHAS DE ENTREGA
Como resultado del examen especial, se emitir el informe de
auditoria de acuerdo con la NAGU 4.40 Contenido del Informe,
dentro 56 das que durara el Examen Especial relacionado con
la Adquisicin de Bienes y Servicios, del rea de Logstica

7 INFORMACIN ADMINISTRATIVA
7.1 Personal Requerido
Para el desarrollo del examen se ha previsto la participacin del personal
que se detalla a continuacin:
Nombres y apellidos
Cargo en la Comision
CPC Elmer Dias
Supervisor
CPC David Puma
Jefe de Comision
Ing Raul Perez
Auditor Integrante
Adicionalmente se requerir la participacin de un abogado para
la revisin de los hallazgos de auditoria, en los que exista
presuncin de responsabilidad civil o penal (NAGU 4.50)
7.2 Presupuesto De Tiempo
El tiempo estimado que demandara la realizacin de la auditoria es de 56
dias utiles distribuidos de la siguiente manera:
Actividad

Dias utiles

1. Planeacion y programacin
2. Trabajo de campo:
Evaluacion de aclaraciones
Redaccion del Informe

10
28
07
05

Supervision del informe

04
Sustentacion ante el jefe 01
de
rea
3. Elevacion del informe
01
TOTAL
56

Nde
personas
03
03
03
02

Total H/H

Total H/H

8
8
8
7

240
672
168
70

01
02

5
4

20
8

02

14
1192

PROGRAMA DE AUDITORIA - AREA DE LOGISTICA

PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO GENERAL
Evaluar la adquisicion de bienes y servicios
efectuados mediante licitacion publica y
adjudicacion de menor cuantia,con el
proposito de determinar si fueron cumplidas
la normatividad legal aplicable ,si fue
realizada en terminos de transparencia
,economia y oportunidad
CRITERIOS
TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado y su
Reglamento
Procedimientos administrativos para
adjudicaciones de menor cuantia
OBTENCION DE INFORMACION Y
TRABAJO PRELIMINAR
Obtenga la informacion basica que
regula el proceso de adquisicion de
bienes , tal como la siguiente :
Ley de Contrataciones y
Adquisiciones para el sector publico y
su Reglamento
Normas Internas aprobadas por la
entidad
Normas Tecnicas de Control Interno
Guias para la auditoria de
adquisiciones de la Contraloria
General
Prepare una narrativa sobre los
criterios fundamentales establecidos
para conducir el proceso de
adquisiciones
Solicite a la entidad un relacion de las
adquisiciones de bienes y servicios
realizadas en el ao a examinar,
clasificadas por bienes: Licitacion
publica, adjudicacion directa selectiva y
menor cuantia ; y servicios , incluyendo
su descripcion , fecha y monto.
Con base a la informacion sobre el

HECHO
POR

HORAS/
AUDITOR

JJM

JJM

DDF
JKL

4
4

total de adquisiciones y
contrataciones,efectue la seleccin de
las operaciones que seran examinadas,
para cuyo efecto solicite la
documentacion correspondiente a tales
procesos
Solicite el plan anual de adquisiciones y
contrataciones y verifique que se haya
elaborado conforme a la disposiciones
establecidas por la OSCE

HJK

PROGRAMA DE AUDITORIA - AREA DE LOGISTICA

PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
PROCEDIMIENTOS

HECHO
POR

HORAS/
AUDITOR

verifique que el plan anual de

adquisiciones haya sido aprobado por
el funcionario competente de la
entidad

solicite la informacion relacionada

con las modificaciones efectuadas al
plan anual de adquisiciones y
contrataciones y verifique si contaron
con la aprobacion del funcionario
competente de la entidad
Solicite copia de la resoluciones
emitidas por la entidad para designar
a los comits especiales que tuvieron
a cargo los procesos de adquisiciones
y contrataciones en el ao materia
de examen
Solicite la informacin obtenida por
el area competente para la
determinacin del valor referencial
y aquella referida a disponibilidad
presupuestal
Verifique que el expediente de
contratacin haya sido aprobado por
el funcionario competente de la
entidad
Verifique si el Comit Especial
elaboro las bases administrativas de
la licitacin y estas fueron
aprobadas por el funcionario
competente de la entidad
Verifique si la entidad cumpli con

JJM
DDF

4
2

remitir a SEACE la informacin

relacionada con el proceso licitario y
las actas de aprobacin del Comit
Especial, incluso el cronograma ,valor
referencial. Igualmente, verifique si
la entidad obtuvo el respectivo
cdigo del proceso de parte de la
Contraloria General.
Verifique si la convocatoria del
proceso licitario se efectuo conforme
a las formalidades legales y los
montos se encuentran dentro de
los limites establecidos por Ley , asi
como fueron absueltas las consultas
formuladas por los postores
participantes

JKL

16

PROGRAMA DE AUDITORIA - AREA DE LOGISTICA

PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
PROCEDIMIENTOS
Verifique si la apertura del sobre
N1 (propuesta tecnica), se realizo en
acto publico, ante la presencia del
notario y el Comit Especial y como
observador el representante de la
oficina de Control Interno

HECHO
POR

HORAS/
AUDITOR

24
Verifique los resultados obtenidos por
el Comit Especial en la evaluacin
tcnica , en el informe correspondiente
Verifique si de cumpli con el
requisito de la apertura del sobre N2
(propuesta econmica ) en acto
publico
Verifique si fue suscrita el acta de
otorgamiento de buena pro por el
Comit Especial
Determine si los montos y las
caractersticas de los bienes y/o
servicios incluidos en el acta de
adjudicacin ,fueron transferidos en
forma correcta al respectivo contrato a
suscribirse entre la entidad y el
proveedor y la orden de compra .

8
8

 Verifique si la compra de bienes y

servicios menudos o con cargo a
fondo para pagos en efectivo o fondo
fijo de caja chica en el periodo a
examinar no excedieron una Unidad
Impositiva Tributaria
Verifique si la evaluacin de propuesta
en las adquisiciones de menor cuantia
examinadas , se adecuo a lo dispuesto
en el articulo 95 del reglamento de la
Ley N26850,en cuanto a quela
evaluacin favorable procede en el
caso que la propuesta satisfaga la
especificaciones de las bases

Verifique si las convocatorias de los

procesos de seleccin de menor
cuantia que excedieron las 4 UIT,
fueron comunicadas a PROMPYME
para los fines pertinentes

JJM

DDF

16

JKL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

AREA DE LOGISTICA

SI
A INTREGRIDAD Y VALORES ETICOS
1. Los empleados de la entidad distinguen entre un
comportamiento aceptable o no aceptable, y saben a quien
reportar cuando identifican alguna
conducta inapropiada?

2. Independientemente de la Ley de Etica Publica , la

entidad dispone de un codigo de Etica aplicable para las areas
clave de la organizacin?

x
x

3. Si el codigo de Etica existe, es amplio y se refiere a temas

tales como:
conflicto de intereses, pagos irregulares, o uso fraudulento de
informacion
privilegiada?
4 se comunica internamente acerca de la forma de actuar
de los empleados y de los compromisos con la integridad y
etica en las operaciones?
5. se investigan y documentan los casos de violaciones al
codigo de Etica?
6. se adoptan acciones correctivas por las violaciones del

NO

x
x

N/

codigo de Etica
y se comunican para conocimiento general de la entidad?
7. existen controles adecuados para reducir las tentaciones
que pudieran presentarse en areas clave de la entidad?

x
x

SI
B FILOSOFIA ADMINISTRATIVA Y ESTILO DE GESTION
1 EL enfoque de gerrencia es conservador y denota interes
con respecto a
los informes financieros?

2. La administracion esta dispuesta a revelar

informacion detallada a quien lo solicita?

x
x

3. Si el codigo de Etica existe, es amplio y se refiere a temas

tales como:
conflicto de intereses, pagos irregulares, o uso fraudulento de
informacion
privilegiada?
4 La entidad adopta correctivos apropiados cuando se
identifica conductas
no aceptables que podrian afectar el proceso de preparacion
de la informacion financiera?
5. Demuestra la administracion por el control medinte la
ejecucion de procedimientos de control interno,tales como
aprobacion,revision,etc?
6. Esta la administracion satisfecha de que todos los
empleados sean honestos?
7. existe rotacion de los cuadros de funcionarios clave de la
organizacin , en areas operativas,contabilidad,sitemas?

NO

x
x

x
x

N/

SI
C.

NO

ESTRUCTURA ORGANICA

1 EL Organigrama de la entidad se encuentra aprobado por la

instancia pertinente y esta actualizado?

2. Las funciones de las distintas unidades organicas de la

entidad se encuentran asignadas adecuadamente ?

x
x

3. Estan definidos apropiadamente los limites de la autoridad

y responsabilidad funcional en la entidad ?

4 Existe una adecuada separacion de tareas incompatibles

entre las unidades organicas de la entidad ?

D. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILDAD

FUNCIONAL
1.Las funciones que corresponde desarrollar a los
funcionarios gerenciales y el resto de personal se encuentran
adecuadamente descritas en las normas internas de la
entidad?
2. La delegacion de las lineas de autoridad funcional y
responsabilidades del personal de la entidad estan definidad
por escrito?
3 se encuentran implementadas politicas relacionadas con el

x
x

N/

cimplimiento de las funciones asignadas al personal de la

entidad?
4.Tiene la entidad manuales de organizacin y funciones que
describan las
tareas de cada puesto ?
5.Existen ploticas definidas con respecto a conflictos
potenciales de
intereses?

x
x
x

SI
E. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
ADMINISTRACION DE PERSONAL
1 Las politicas de personal garantizan la contratacio de
personal adecuado como para soportar el sistema de control
interno?
2. se somete a verificacion las Hojas de Vida del personal
contratado por la entidad , en cuanto a sus calificaciones y
antecedentes laborales?
3. Los empleados nuevos conocen cuales son sus funciones
y responsabilidades ?

NO

x
x

N/

4 Existe una adecuada separacion de tareas incompatibles

entre las unidades organicas de la entidad ?
5. existen normas internas que describan los requisitos
requeridos para
ocupar los puestos de personal en los grupos profesionales y
tecnicos?
6.Los programas de entrenamiento y capacitacion para el
personal de la
entidad tienen objetivos definidos y se aprueban cada ao y
se cumplen?
7. Se realizan evaluaciones periodicas del desempeo de los
empleados y
estas son consideradas para los ascensos?
8 Es la rotacion del personal de logistica relatiovamnete baja?

x
x
x
x

INFORME DE LA COMISIN AUDITORA

ORIGEN DEL EXAMEN

Que el examen Especial relacionado con la adquisicin de bienes y
servicios del rea de logstica de la Municipalidad Provincial de Piura,
perodo del 02 Enero del 2010 al 31 diciembre del 2010,se ha
efectuado como una accin de control programada dentro del Plan
Anual

OFICIO N 001-2011-OCI
Sr CPC JUAN DIAS MELENDES
ASUNTO : Comunicacin de Hallazgos
REFERENCIA: Comunicacin de Hallazgos, aprobado por RCN162-95-CG y
modificado por Resolucin N 259-2000-CG NAGU 3.60
Es grato dirigirme a usted , en relacin al Examen Especial del rea de
Logistica relacionado con la adquisicin de bienes y servicios de la Municipalidad
Provincial de Piura del ejercicio 2010 que viene efectuando esta comisin Auditora
.Con la finalidad de comunicarle que dicha comisin ha encontrado hechos
presuntamente observables en la gestin examinada las cuales se detallan en los

anexos que adjunto, en tal sentido de acuerdo a lo establecido a la norma de la

referencia agradecer se sirva alcanzar sus aclaraciones y/o comentarios sustentados
documentadamente dentro del 03 dias hbiles de recibido la presente comunicacin ,pa
ra su respectiva evaluacin y