MANUAL DE USUARIO

TOURING Y AUTOMOVIL CLUB DEL PER S.A.

VERSIN:
SAP BUSINESS ONE 8.82

TALLER
FLOTA Y MANTENIMIENTO
Setiembre 2012

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CONTENIDO
Pag.
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OPCIONES GENERALES
1. Acceso al sistema.
2. Men principal.
3. Barra de herramientas.
4. Uso de la tecla [ENTER] y [TAB]
5. Bsqueda de datos en formularios.
6. Vista mapa de relaciones.

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PROCESOS TALLER
1. REGISTRO DE ARTCULOS PARA EL TALLER
1.1. Registro de artculos inventariables.
1.1.1. Repuestos
1.2. Registro de artculos no inventariables.
1.2.1. Modelo de vehculos.
1.2.2. Servicio preventivo de kilometraje.
1.2.2.1. Creacin de servicio preventivo.
1.2.2.2. Lista de materiales.

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2. TARJETA DE EQUIPO DEL CLIENTE

2.1. Registro de marca de vehculos.
2.2. Registro de vehculos.

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3. LLAMADAS DE SERVICIOS (RDENES DE TRABAJO)

3.1. Descripcin del formulario de rdenes de trabajo.
3.1.1. Cabecera del formulario.
3.1.2. Campos de usuario.
3.2. Pestaas
3.2.1. Tipo de orden de trabajo.
3.2.2. Requerimientos.
3.2.3. Actividades.
3.2.4. Soluciones.
3.2.5. Resolucin.
3.2.6. Documentos.
3.3. Registro de orden de trabajo
3.3.1. Proceso general del taller.
3.3.2. Creacin de la orden de trabajo.
3.3.2.1. Seleccin de vehculos.
3.3.2.2. Tipo de mantenimiento de la orden de trabajo.
3.3.2.3. Ingreso de requerimiento.
3.3.2.4. Registro del kilometraje del vehculos.
3.4. Registro de actividades
3.4.1. Asignacin de mecnicos.
3.4.2. Asignacin de Responsable de control de calidad.

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3.4.3. Registro del nmero del documento creado en el Addon de requerimientos.

3.4.4. Registro de compras por caja chica.
4. SOLICITUD DE REPUESTOS AL ALMACN

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4.1. Registro de OV
4.1.1. Mantenimiento correctivo.
4.1.2. Mantenimiento preventivo.
4.1.3. Alerta de generacin de pedido de repuestos al almacn.

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OPCIONES GENERALES
1. ACCESO AL SISTEMA
Para acceder al sistema SAP Business One, se debe de activar el cono del escritorio que
indica el nombre del sistema SAP Business One, o a travs del botn del sistema
operativo: inicio \ programas \ SAP Business One\ SAP Business One; mostrndose de
esta manera la ventana de logueo del sistema donde se debe de ingresar el nombre del
usuario y su contrasea correspondiente.
La ventana de logueo nos muestra 3 datos importantes: Nombre de la sociedad, ID de usuario y clave de
acceso; es importante mencionar que el dato del nombre de la sociedad indica la base de datos a la que
se conecta el usuario. Esta ventana nos muestra el botn modificar sociedad el cual permite elegir la
sociedad a la que una desea ingresar por ejemplo la de produccin o una de prueba.

Debe de ingresar el
nombre y clave de
usuario.

Se debe de seleccionar la sociedad

a la cual desea conectarse y luego
ingresar el usuario y contrasea
respectivo.

2. MENU PRINCIPAL
La ventana principal del sistema est compuesta por el men principal (horizontal y vertical),
y la barra de herramientas; para el trabajo propiamente del taller las opciones del men sern
las siguientes:
Inventarios; el cual permite registrar los cdigos de artculos a registrar para el taller.
Produccin; es en este men que se configuraran las listas de materiales para los
servicios de mantenimiento preventivo de los modelos de vehculos.
Servicios; en este men se encuentran la opciones para el registro de vehculos y
creacin de las llamadas de servicios u rdenes de trabajo.
Informes; muestras los distintos informes estndares existentes en el sistema.

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Barra de Herramientas

Menu principal

3. BARRA DE HERRAMIENTAS

SAP Business One presenta una barra de herramientas que interacta con todos los formularios o
ventanas existentes en el sistema, esta cuenta con una serie de botones que sern de gran utilidad
mientras se trabaje en el sistema; a continuacin mencionamos alguno de ellos:
Vista previa e impresin de documentos, estos botones nos permiten ver la vista preliminar de
impresin de los documentos creados o por crear en SAP, as mismo el botn de impresin realiza la
impresin directa del documento en un formato previamente configurado.
Exportar datos, este botn nos permite exportar a formato TXT o XLS cualquier listado existente
en el sistema, ya sea el resultado de una consulta o el listado de algn formulario o ventana activa, una
vez activado el botn este solicitar una ruta donde a de generarse el archivo.
Bsqueda, este botn activa el modo bsqueda de cualquier formulario o ventana activa. Al
activar este botn ntese que los campos de datos del formulario se tornan de color amarillo esto nos
indica que se pueden ejecutar bsquedas a partir de ellos.
Nuevo documento, este botn activa el modo de creacin de cualquier formulario o ventana
activa del sistema.
Botones de desplazamiento, son una serie de 4 botones los cuales indican: primer

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registro, registro anterior, registro siguiente y ltimo registro, estos botones nos permitirn
desplazarnos entre los documentos creados en el sistema, basta con ubicarse en un formulario como
por ejemplo una llamada de servicio y utilizar estos botones para navegar entre los distintos
documentos creados.
Documento base y documento destino, estos botones indican si el documento o
formulario activo ha sido creado desde un documento base (por ejemplo si una entrega fue creada
desde un pedido de cliente), o si posee un documento destino (por ejemplo si una entrega posee una
devolucin), estos botones por lo general se encuentra desactivados y se activan nicamente cuando el
documento posee un documento base o destino.

4. USO DE LA TECLA [ENTER] Y [TAB]

Es importante indicar el uso de estos 2 botones en el sistema SAP, ya que se debe de tener especial
cuidado al usar alguno de ellos:
La tecla [ENTER] se utiliza en el sistema para crear, actualizar o buscar documentos estas
acciones se ejecutan de inmediato al presionar este botn indistintamente de campo donde se
encuentre el cursor o puntero.
La tecla [TAB] se utiliza para poder desplazarse entre los campos del formulario donde se est
trabajando.

5. BSQUEDA DE DATOS EN FORMULARIOS

SAP Business One permite ejecutar bsquedas de distintas maneras estas se realizan desde cualquier
formulario del sistema, a continuacin se explican 3 de ellas:

Utilizando el botn buscar desde la barra de herramientas del sistema (activa el modo de
bsqueda del formulario).
o En este caso debe de ingresar algn dato en cualquiera de los campos (de color
amarillo), y luego presionar la tecla [ENTER] para ejecutar la bsqueda; de encontrar
una coincidencia con el valor buscado el sistema mostrar el documento o registro
encontrado, de encontrar ms de una coincidencia el sistema mostrar un listado
indicando los registro hallados.
o De no estar seguro del valor a buscar puede utilizar el smbolo del asterisco (*) como
comodn y luego presionar la tecla [ENTER] para ejecutar la bsqueda; el sistema
mostrar un listado con todos los documentos o registros existentes en el sistema.

Desde el modo de creacin de documentos, si bien es cierto este es un modo exclusivo para
crear documentos, SAP Business One permite realizar bsquedas para facilitar el ingreso o
seleccin de los datos a crear para esto se debe de seguir las mismas instrucciones que la
opcin anterior con la diferencia que no se debe de presionar la tecla [ENTER] y en su
reemplazo se debe de utilizar la tecla [TAB].

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Se debe de ingresar el dato deseado
a buscar o un asterisco luego
ejecutar la bsqueda, si se encuentra
ms de una coincidencia el sistema
mostrar un listado de lo contrario
mostrar el registro hallado.

Bsquedas formateadas, estas son bsquedas configuradas que han sido asignadas a
un campo o dato en particular, dentro de un formulario o ventana del sistema; estos
pueden devolver un valor o una lista de valores al ser ejecutados.

Su identificacin es muy sencilla ya que se muestran con la imagen de una lupa al un

lado del recuadro del dato al cual ha sido asignado y se ejecutan dando un clic sobre
ellos.

6. VISTA MAPA DE RELACIONES

Esta es una til herramienta que nos muestra SAP Business One, el cual se ejecuta a partir de un
documento, a continuacin un ejemplo de su modo de empleo:

Se debe de estar ubicado en un documento para nuestro ejemplo una orden de venta o pedido
de repuestos al almacn, luego en un rea libre (dentro del formulario), se debe de dar un clic
derecho y elegir la opcin Mapa de relaciones el cual mostrar una ventana con los
documento relacionados al documento desde el cual se ejecuto el mapa de relaciones.
Una vez mostrado el mapa de relaciones se observa lo siguiente:
o La orden de venta desde donde se ejecuta el mapa de relaciones posee como
documento destino una entrega.
o La orden de venta y la entrega se encuentran relacionados a una llamada de servicio u
orden de trabajo.

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Es posible abrir los documentos que se muestran dentro del mapa de relaciones, para esto basta con
ubicarse en uno de los cuadros que representan a los documentos y dar doble clic y el sistema mostrar el
documento indicado.

Clic derecho y
elegir Mapa
de relaciones.

Doble clic para

mostrar el
documento.

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PROCESOS TALLER
1. REGISTRO DE ARTCULOS PARA EL TALLER
Existen 2 posibles tipos de artculos a registrar con el fin de ser
utilizados para la operatividad del taller de mantenimiento, estos
son:
Artculos inventariables.
Artculos no inventariables o de servicio.
Para registrar cualquiera de estos tipos de artculos se debe de
acceder a la ventana de Datos Maestros de Artculo a travs del
men Inventarios \ Datos Maestros de Artculo del men
principal (vertical).
1.1. REGISTRO DE ARTCULOS INVENTARIABLES
Estos artculos son aquellos que sern almacenados y por lo tanto se llevar con control
de stock, unidad de medida de almacenamiento y distribucin de los mismos.
1.1.1. REGISTRO DE REPUESTOS
Para registrar un artculo como repuesto se debe de tener en cuenta ciertas consideraciones y
datos a ser llenados en el formulario de datos maestros de artculo:
1. Cdigo del artculo: es el identificador de cada repuesto, este dato es nico e irrepetible en
el sistema.
2. Descripcin del artculo: descripcin en espaol.
3. Clase de artculo: es el tipo de articulo a registrar, para el caso de los repuestos se ha de
seleccionar la opcion Artculos.
4. Grupo de artculo: son los grupos contables, para el taller se han configurado los siguientes
grupos para los repuestos:
Comb.y lubricantes
Insumos varios
Rep de vehiculos
Mant. De vehculos
5. Articulo de inventario: Activado.
6. Articulo de venta: Activado.
7. Artculos de compra: Activado.
8. Activos fijos.
9. Sujeto a impuesto: Activado.
10. Impuesto indirecto: Activado.
11. Unidad de medida de compras: UN
12. Impuesto compras: IGV
13. Unidad de medida de ventas: UN
14. Impuesto ventas: IGV

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15. Tipo de existencia: Mercaderas

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16. Tipo de unidad de medida: Unidades

17. Marca de repuesto: Seleccionar una marca en particular.
18. Cdigo familia: Elegir el adecuado.
19. Cdigo Sub-Familia: Elegir el adecuado.
20. Servicio KM.: NO
21. Modelo Veh. Taller: NO

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1.2. REGISTRO DE ARTICULOS NO INVENTARIABLES

Son artculos de tipo servicio, los cuales son creados con distintos fines de uso para el
taller, estos son:
Artculos de tipo servicio de mantenimiento correctivos.
Artculos de tipo servicios para el registro de modelo de vehculos.
Artcullos de tipo servicios para el mantenimiento preventivo de kilometraje.
La configuracin de este tipo de artculos es bsicamente la misma que los artculos
inventariables por lo tanto tomaremos como la plantilla lo mencionado para los artculos
inventariables y hemos de indicar en adelante los valores correctos para ciertos datos.
1.2.1. MODELO DE VEHCULOS
Son aquellos servicios que se han de crear con el fin de ser considerados como
modelos de vehculos, para ser utilizadosen el registro de vehculos del taller en la
tarjera de equipo del cliente. Para registrar este tipo de artculos se debe de tener las
siguientes consideraciones:
1. Cdigo del artculo: este es el identificador del artculo, para el caso de los
modelos de vehculos el cdigo debe de poseer la siguiente momenclatura:
MVT001, donde:
M , indica modelo.
V, indica vehculo.
T, indica taller.
001, son los dgitos reservados para el correlativo de este tipo de
artculos.
2. Grupo de artculos: Mant. De vehculos.
3. Artculo de inventario: Desactivado.
4. Artculo de Venta: Activado.
5. Artculo de compra: Desactivado.
6. Tipo de existencia: Otros.
7. Tipo unidad de medida: Unidades.
8. Marca repuestos: elegir la marca correspondiente; este dato es de vital
importancia para este tipo de artculos ya que de acuerto a la marca que se
seleccione se han de realizar ciertos filtros en las tareas propias del taller.
9. Servicio Km.: No.
10. Modelo Veh. Taller: Si, es de suma importancia el valor de este dato ya que
a traves de el se ha de mostrar ciertos listados que se ejecutarn desde la
taerjeta de equipo de cliente o desde la orden de trabajo.

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1.2.2. SERVICIO PREVENTIVO DE KILOMETRAJE

Los servicios preventivos de kilometraje son aquellos servicios estndares que se
realizan cada 5,000 kilmetros de recorrido de un vehculo y estos varan de
acuerdo a la marca y modelo de cada unidad.
Los servicios preventivos de kilometraje son una serie de tareas y repuestos a
cambiar o ejecutar sobre una un vehculo, estos servicios son elaborados por el
fabricante del vehculo, pero luego pueden ser ajustados por el taller de ser
necesario; para configurar estos servicios de mantenimiento en el sistema SAP
Business One se debe de configurar una estructura de tipo cabecera-detalle:
1. Cabecera: Crear un servicio preventivo (artculo no inventariable o
de tipo servicio).
2. Detalle: Crear una lista de materiales, asignado al servicio
preventivo.
Cabe indicar que en el sistema SAP Business One solo se han de configurar los
repuestos a utilizar dentro del servicio preventivo, esto con el fin de poder generar
documentos de solicitud de repuestos directamente al almacn.
1.2.2.1.
CREACION DE SERVICIO PREVENTIVO
Para este fin se debe de registrar un artculo de tipo servicio o no inventariable
el cual se ha de considerar como cabecera de la estructura para el servicio de
kilometraje; se debe de tener en cuenta las siguientes consideraciones:

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5 ____________
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1. Cdigo del artculo: este es el identificador del artculo, para el caso de

servicios preventivos el cdigo debe de poseer la siguiente
momenclatura: P005000CANFUS4D34.
Donde:
P , indica preventivo.
005000, son 6 dgitos reservados para el kilometraje que
representa el artculo registrado en este caso 5,000 km.
CANFUS4D34, indica el modelo del vehculos al cual se hace
referencia.
2. Descricipcin del artculo: este debe de seguir la siguiente estructura:
Serv. Prev. 5000 CANTER FUSO 4D34

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1.2.2.2.

Donde:
Primero se debe de indicar el servicio de kilometraje.
Luego la descripcin entera y excta del modelo del vehculo.
Grupo de artculos: Mant. De vehculos.
Artculo de inventario: Desactivado.
Artculo de Venta: Activado.
Artculo de compra: Desactivado.
Tipo de existencia: Otros.
Tipo unidad de medida: Unidades.
Marca repuestos: elegir la marca correspondiente al modelo del
servicio de kilometraje.
Servicio Km.: SI, este dato es de suma importancia ya que gracias a el
se podrn listar los servicios de Kilometraje registrados en el sistema.
Modelo Veh. Taller: No.

LISTA DE MATERIALES

Las listas de materiales se utilizan para registrar

artculos que estn compuestos de otros artculos
como los servicios de mantenimiento, un pack u
oferta; por ejemplo: un pack de mantenimiento el
cual puede estar compuesto de artculos y/o
servicios.
Las listas de materiales son creadas a partir de un
cdigo o artculos base, en el caso del taller un
servicio de mantenimiento preventivo, utilizaremos
esta opcin del sistema para completar la
estructura (detalle) de nuestros servicios de
mantenimiento preventivo, para esto debemos de
ingresar al formulario lista de materiales desde el
men produccin\ lista de materiales.
Una vez cargado el formulario es importante indicar los datos que este
presentan as como su correspondiente registro:
1. Cdigo del artculo: este es el cdigo del servicio preventivo (el cual se
cre en el punto anterior), el usuario puede ingresar manualmente
este dato o en su efecto, posicionarse en el cuadro del dato y ejecutar
la bsqueda signada, el cual mostrar todos los servicios de
mantenimiento preventivo registrados.

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2. Tipo lista de materiales: seleccionar Modelo, al crear la lista de

materiales de este tipo nos permitir editar los artculos involucrados
cuando se genere un documento de solicitud al almacn.
3. Lista de precios: lista de precios principal.
4. Modelo del vehculo: este es un dato sumamente importante por lo
tanto debe de tener siempre un valor.

4 _________________________________________

5. Detalle:
5.1. Cdigo de artculo; este es el identificados de los artculos que
componen el servicios de kilometraje, es decir los cdigos de
repuestos comprometidos en el servicio.
5.2. Cantidad, cantidades a utilizar.
5.3. Unidad de medida, de los repuestos.
5.4. Almacn, se debe de tener en cuenta que el almacn que se
configure en la lista de materiales aparecer por defecto cuando
se creen los pedidos al almacn.
5.5. Mtodo de emisin, este es un dato que se utiliza para determinar
la manera del manejo de los tems dentro de la lista de materiales,
este puede ser de 2 tipos:
Manual, el cual se utiliza para los artculos inventariables
como los repuestos, filtros, lubricantes.

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Notificacin, se utiliza para los artculos no inventariables

como los servicios o en este caso los para la mano de obra
y materiales.
5.6. Lista de precios: lista de precios principal.

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_________________________ 3

2 _______________________________

____ 5.1 ____

__ 5.2 __ __ 5.3 __ __ 5.4 __ ___ 5.5___ ___ 5.6___

2. TARJETA DE EQUIPO DEL CLIENTE

La tarjeta de equipo de cliente es la ventana donde se ha de registrar los vehvulo indicando su
propietario o rea usuaria. De una manera simple se puede describir a la tarjeta de equipo del
cliente como la tarjeta de propiedad de cada vehculo ya que contempla la mayora de datos
que contiene este documento.
Para acceder debe de ingresar al menu Servicios / Tarjeta de equipo de cliente.

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2.1. REGISTRO DE MARCA DE VEHCULOS

Antes de registrar un vehculo se debe de tener en cuenta si el modelo y marca del
vehculo existe en el sistema, en caso de no estar registrada la marca del vehculo esta
debe de ser creada a travez de una tabla de usuario diseada con este fin:
Ingresar al menu herramientas de la barra de menus / ventanas definidas por
usuarios/ SYP_MARCA ARTCULOS MARCA.

Luego se mostrar una venana donde se

ha de ingresar las marcas faltantes, para
esto ubquese al final de la tabla e
ingrese en el campo code el nmero
correlativo
que
corresponda
y
porteriormente ingrese el nombre de la
marca, para finalizar elija actualizar.

2.2. REGISTRO DE VEHCULOS

Como ya se menciono anteriormente, los vehculos se registran a travs de la tarjeta de
equipo de cliente, es importante tener en cuenta que para registrar un vehculo se debe
contar necesariamente con datos ya registrados en el sistema estos son:
Modelo del vehculo.
rea usuario o propietario.
Marca del vehculo.
Clase del vehculo.
Para registrar los vehculos se deben de ingresar obligatoriamente los siguientes datos de
la tarjeta de equipo del cliente:

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1. Modelo del vehculo, ejecute la bsqueda formateada a este dato para listar los
modelos registrados en el sistema, de no encontrar el modelo deseado este debe
de ser registrado (como ya se explico anteriormente).
2. rea Usuaria: es el rea a la cual actualmente se encuentra asignado el vehculo,
puede usar la busca formateada asignada a este campo.
3. VIN: se encuentra en la tarjeta de propiedad, es un dato nico e irrepetible.
4. Placa: placa actual del vehculo.
5. Nro. Tarjeta de propiedad
6. Nro. Chasis: se encuentra en la tarjeta d propiedad.
7. Nro. Motor: se encuentra en la tarjeta d
propiedad.
8. Cdigo AM: es el cdigo asignado por Touring y
Automvil Club del Per para cada una de sus
unidades.
9. Cdigo AM anterior.
10. Clase del Vehculo: denota el tipo del vehculo
pudiendo ser automvil, camin, camioneta,
motocicleta, etc.
11. Condicin del vehculo: indica el estado actual
del vehculo (Operativo, baja contable, robado,
etc.).
12. Tipo de combustible: es importante indicar el
dato exacto del combustible ya que este dato
ser usado posteriormente como validacin
para el registro del consumo del combustible de
las unidades.
13. Nro. Tarjeta combustible: este dato se utiliza
en el registro del consumo de combustible.
14. Nro. RTV
15. Fecha Vencimiento RTV: este dato debe siempre se contener un valor. Posee una
alerta asignada, la cual se ejecuta antes de la fecha indicada.
16. Nro. SOAT
17. Fecha vencimiento SOAT: este dato debe siempre se contener un valor. Posee
una alerta asignada, la cual se ejecuta antes de la fecha indicada.
18. Nro. MTC
19. Fecha vencimiento MTC: este dato debe siempre se contener un valor. Posee una
alerta asignada, la cual se ejecuta antes de la fecha indicada.
20. Km. Vehculo: Es un dato de suma importancia ya que indica el km con el que
registra el vehculo y a partir del cual se realizarn una serie de validaciones y
alertas.

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3. LLAMADAS DE SERVICIO (ORDENES DE TRABAJO)

Las llamadas de servicio son los formularios que utiliza el sistema SAP Business One para
registrar las rdenes de trabajo, este documento se utiliza como un repositorio el cual
contendr y enlazar todas las actividades y documentos relacionados a una orden de trabajo
en especial.
Para acceder debe de ingresar al menu Servicios/ LLAMADA DE SERVICOS
3.1. DESCRIPCION DEL FORMULARIO DE ORDENES DE TRABJO
El formulario de llamadas de servicio esta estructurado en 3
cabecera, campos de usuario y pestaas.

principales bloques:

3.1.1. CABECERA DEL FORMULARIO

Esta contempla los datos principales del vehculo y propietario o rea usuaria, cabe
indicar que los datos antes mensionados deben de estar previamente registrados en
el sistema para crear la orden de trabajo o en su efecto se han de crean en la
creacin del mismo.
Los datos principales de la cabecera de la orden del trabajo son:

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____________________________________ 4

1 _________________________________________

5 ________________________________________________________________________________

1. Placa del vehculos: tal como su descripcin lo indica es la placa del vehculo,
cabe mensionar que durante proceso de creacin del documento si se
ingresa el nmero de placa el sistema mostrar de forma automtica los
datos del vehculo asi como del rea usuaria o propietario.
2. rea usuaria: Es el rea al cual se encuentra asignado el vehculo, este dato
cuenta con una bsqueda configurada la cual muestra las reas usuarias
disponibles en el sistema.
3. Estado OT: indica el estado actual de la
orden de trabajo, cabe indicar que es de
suma importancia el correcto uso de cada
tipo de estado ya que esto denotar la

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situacin actual del vehculo u orden de trabajo:

Abierto: es el estado por defecto, cada vez que se registre una
orden de trabajo esta de crea con este estado, este estado se
mentiene mientras no se haya ejecutado ninguna tarea operativa
sobre el vehculo.
En proceso: este estado se utiliza o debe de ser cambiado cuando
ya se iniciaron las tareas sobre la llamada de servicio o vehculo.
Pendiente: Se utiliza este estado cuando por algn motivo se ha
detenido los trabajos sobre el vehculo ya sea por falta de
repuestos o cualquier otro inconveniente.
Control de calidad: Este estado denota que se han concluido con
las tareas sobre el vehculo y que se esta realizando el control de
calidad por parte del responsable de la orden de trabajo o algn
mecnico asignado para esta labor.
Cerrado: Se utiliza este estado cuando se han concluido y
verificado todas las tareas a ejecutarse sobre el vehculo y orden
de trabajo correspondiente. Cabe mensionar que este estado
nicamente se puede usar siempre y cuando no existan ningn
documento pendiente o repuestos por entregar enlazados a la
orden de trabajo.
Cancelado: Se utiliza este estado para indicar que se anula la
orden de trabajo.
4. Nro. OT: Es el nmero de orden de trabajo asiganado por el sistema el cual
es correlativo y no es editable.
5. Asunto: Este dato se utiliza a manera de ttulo de la orden de trabajo y debe
de ser usado para indicar una descripcin general de la orden de trabajo; es
un dato obligatorio para crear la orden de trabajo.
3.1.2. CAMPOS DE USUARIO
Los campos de usuario que se utilizan en la orden
de trabajo son los siguientes:
1. Km. Vehculo: es de suma importancia
registrar este dato ya que en base al valor
que se ingresa se han de generar reportes
y alertas en el sistema.
2. Ca. seguro: este dato se ingresa cuando
el vehculo est siendo atendido por la
compaa aseguradora.

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3. Mecnico #1 / Mecnico #2: estos datos indican el primer y ltimo mecnico

asignado a la orden de trabajo.
4. Responsable del control de calidad: indica el nombre del personal asignado
para esta tarea.
5. V.B. Control de calidad: denota que se ejecuto o no el control de calidad.
6. Nro. OT tercero: este dato se utiliza en caso el vehculo este siendo atendido
en un taller externo.
7. Ubicacin vehculos: ubicacin fsica del vehculo.

3.2. PESTAAS
Las pestaas que se muestran en la orden de trabajo denotan una serie de datos y
actividades los cuales se utilizan con el fin describir las acciones a realizar en la orden de
trabajo as como registrar y enlazar actividades y documentos.

3.2.1. TIPO DE ORDEN DE TRABAJO

Esta pestaa contiene los datos que indican el tipo y origen de la ordende trabajo
estos datos son cargados por defecto al ingresar la placa del vehculo:
1. Solicitado por: rea Usuaria
2. Tipo OT: Cliente Taller
3. Tipo Mantenimiento: preventivo / correctivo, por defecto se carga el dato
como correctivo.
4. Asesor de servicio: Se puede seleccionar un asesor de la lista asignada a
este campo. En caso de dejar en blanco el sistema asignar en forma
automtica al usuario conectado al sistema siempre y cuando este se
encuentre registrado como asesor de servicios en la plantilla de empleados.

3.2.2. REQUERIMIENTOS
Esta pestaa se utiliza para ingresar la descripcin de lo solicitado por la persona que
entrega el vehculo l taller, estos datos deben de ser ingresados de manera ordenada
y enumerada ya que estos datos formarn parte de reportes.

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3.2.3. ACTIVIDADES
La pestaa actividades se utiliza para registrar las siguientes acciones o documentos:
1. Mecnicos: se pueden registrar n mecnicos de acuerdo a los
participantes de la orden de trabajo.
2. Responsable de control de calidad: se asigna para indicar quien fue el
responsable de esta tarea.
3. Registro de facturas de compras: se enlaza el documento de compra
asignado a la orden de trabajo por ejemplo, las compras realizadas por caja
chica.
4. Registro de nmero de requerimiento (Addon de Requerimientos): se
registra como referencia el nmero del requerimiento registrado en el
Addon de requerimientos.

3.2.4. SOLUCIONES
Esta pestaa se utiliza para registrar las soluciones dadas para las tareas registradas
en la orden de trabajo, como por ejemplo los pasos para hallar la solucin o registrar
algn documento como una fotografa posterior a un planchado y pintura.

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3.2.5. RESOLUCION
Es un dato de ingreso libre el cual debe de indicar las soluciones halladas su uso es
similar al de las soluciones sin la opcin de poder manejar archivos.
3.2.6. DOCUMENTOS
Esta pestaa se utiliza para enlazar y crear todos los documentos involucrados en la
orden de trabajo como son las rdenes de venta (pedidos al almacn) y entrega de
repuestos o lubricantes.

3.3. REGISTRO DE ORDENES DE TRABAJO

3.3.1. PROCESO GENERAL DEL TALLER
Antes de registrar una orden de trabajo se debe de conocer el proceso en general de un
mantenimiento ya sea preventivo o correctivo; desde la llegada del vehculo al taller
hasta culminacin de las tareas en la orden de trabajo. A continuacin se explica de
forma general este proceso:
1. Llega el vehculo al taller, el cual es trasladado por un conductor o representante
del rea usuaria del vehculo.
2. El asesor de servicio realiza la toma de inventario del vehculo.
3. El asesor crea una orden de trabajo en el sistemas SAP Business One, indicando la
placa, asunto, tipo y requerimientos o comentarios del conductor del vehculo
respecto a las fallas que este pueda presentar.
4. Luego se asigna a un mecnico responsable de la inspeccin del vehculo a travs
de una actividad.
5. Si el tipo de la orden de trabajo es preventivo el asesor de servicios procede a
registrar una solicitud de repuestos al almacn (al sistema le indicar los
repuestos o artculos involucrados).
6. De ser una orden de trabajo de tipo correctivo se debe de evaluar si se necesita
de la autorizacin del responsable del taller para relizar algn pedido de
repuesto o servicio.
7. Si se necesita de una autorizacin se registra un requerimiento en el addon de
requerimiento y se registra una actividad en la orden de trabajo indicando el
nmero del requerimiento; como parte del proceso de compra y luego de su

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aprobacin se registra en el sistema una oferta de compra , posteriormente la

orden de compra y el ingreso al almacen con su respectiva factura o ejecucin del
servicio de ser el caso.
8. De no necesitar autorizacin el asesor realizar una solicitud de repuestos al
almacn para este caso se debe de ingresar cada artculo al detalle del
documento.
9. Luego ser el mecnico quien se dirija al almacn a solicitar los repuestos, el
personal del almacn realizar la entrega de los repuestos generando para esto
una guia de almacn.
En caso de no contar con stock del repuestos solicitado, cabe la posibilidad de
realizar la compra del mismo disponiendo de efectivo de la caja chica asignada al
almacn; es importante de presentarte este caso registrar la factura de compra y
posteriormente enlazar este documento a la orden de trabajo a travs de una
actividad.
10. Una vez entregados todos los repuestos y realizados todos los servicios y tareas
se procede a cerrar la orden de trabajo.

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3.3.2. CREACIN DE LA ORDEN DE TRABAJO

Como se menciono anteriormente para crear una orden de trabajo en el sistema
SAP Business One se utilizar el formulario llamada de servicios, para acceder a
este se debe de ingresar al menu Servicios/ LLAMADA DE SERVICOS.
Para crear la orden de trabajo se debe de ingresar 4 datos principales:
1. Placa del vehculo.
2. Tipo de mantenimiento de la orden de trabajo
3. Requerimiento de usuario.
4. Registro del kilometraje.
Luego de ingresados estos datos se debe de elegir la opcin crear para registra la
orden de trabajo, cabe mencionar que cuando se carga el formulario este se
activa en modo de creacin.

________________________ 4

1 ___________________________________

3 ______
2 _____________________________

3.3.2.1.

SELECCIN DE VEHCULOS
Este es el primer dato que se debe de ingresar en el formulario de llamada
de servicio ya que de encontrar la placa del vehculo el sistema mostrar
de forma automtica todos los datos relacionados al vehculo.
Si al realizar la bsqueda el sistema encuentra mas de una concidencia con
el valor buscado este mostrar un listado con los vehculos hallados; de no
encontrar ningun registro el sistema mostr un listado vaco a partir del
cual se puede crear un vehculo a travs del boton NUEVO.

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Por ltimo tambien se puede ejecutar la bsqueda formateada asignada al

campo, otra opcin es ingresar el nmero del VIN en el campo respectivo.

Ingresar la placa del vehculo

o presionar sobre el cono de
la lupa para ejecutar la
bsqueda configurada.

3.3.2.2.

TIPO DEL MANTENIMIENTO

El mantenimiento para las ordenes de trabajo pueden ser de 2 tipos, los
cuales deben de ser seleccionados a criterio del asesor de servicio o
responsable de la orden de trabajo:
1. Mantenimiento preventivo, se
d en base al kilometraje del
vehculo.
2. Mantenimiento correctivo, se
d cuando se ha de reparar
algn componente del
vehculo.

3.3.2.3.

INGRESO DE REQUERIMIENTO (PESTAA)

Estos datos son los requerimientos u
observaciones iniciales que indica la
persona que lleva el vehculo al taller.
Son el conjunto de errores o fallas
detectadas por el conductor del vehculo, los cuales deben de ser
registrados en la orden de trabajo como parte del inicio de actividades a
realizar.

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3.3.2.4.

REGISTRO DEL KILOMETRAJE DEL VEHICULO

Este es un dato obligatorio para registrar una orden de trabajo, de manera
pre-determinada el sistema muestra en forma automtica el ltimo
kilometraje registrado para el vehculo, el cual debe de ser madificado por
el km real del vehculo a la hora de crear la orden de trabajo.
El sistema valida el valor del kilometraje ingresado no pudiendo ser este
menor o igual al ltimo registrado en el sistema, as mismo el valor del
mismo no puede exeder en mas 5000 km en ltimo valor registrado.

Una Vez registrada la orden de trabajo es posible imprimir el documento para esto se debe de
activar el botn de vista previa de la barra de herramientas, mostrando las opciones de
impresin donde hemos de seleccionar la opcin Llamada de servicio.

Contiene los datos principales de la

orden de trabajo. Imprima 2
ejemplares uno para su archivo o
mecnico y otro como cargo para el
usuario del vehculo.

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3.4. REGISTRO DE ACTIVIDADES

Las actividades se registran sobre ordenes de trabajo ya creadas, es decir se debe de
contar con la orden de trabajo previamente registrada en el sistema a la cual se han de
enlazar las actividades a crear; las actividades se pueden registrar con el fin de asignar a
un mecnico, responsable de control de calidad, documentos de compra, addon de
requerimientos, etc.
De los datos que se muestran en el detalle de actividades se debe de mensionar los
siguientes:
Tipo de actividad: nos indica el motivo por el cual se registro la actividad.
Mecnico asignado: indica del nombre del mecnico.
Nro. Documento: indica el nmero del documento relacionado por ejemplo una
orden de compra o factura de proveedores.
Requerimiento: se utiliza principalmete para ingresar el nmero del documento
creado en el addon de requerimientos.
Creado por: usuario quien cre el requerimiento.

Para registrar una actividad debe de ubicarce en la pestaa Actividad de la llamada de

servicios y activar el boton Actividad.
3.4.1. ASIGNACIN DE MECNICOS
Una vez activado el boton de Actividad aparecer la ventana o formulario de
actividad donde hemos de registrar nuestra actividad propiamente dicha; para
esto se deben de ingresar los siguientes datos:
1. Actividad: tarea.
2. Motivo: Servicios Taller
3. Tipo Actividad: se debe de elegir la
opcin Asignacin mecnico
4. Mecnico:
ejecutar la bsqueda
configurada esta mostrar un listado con
todos los empleados que hayan sido registrados como mecnicos.

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1 ______________________________
2 ______________________________
3 ______________________________

________________________ 4

Una vez ingresados todos los datos se debe de activar el boton crear de la ventana
Actividad y posteriormente dar click en el boton Actualizar de la llamada de servicio.
Nota:
Concluido el registro de la asignacin del mecnico se debe de actualizar el estado de la
orden de trabajo a En proceso, ya que se asume que el mecnico inicia labores.
3.4.2. ASIGNACIN DE RESPONSABLE DE CONTROL DE CALIDAD
Esta accin se realiza una vez concluidas todas las tareas en la orden de trabajo,
la manera de registrar este tipo de actividad es igual a la de la asignacin de un
mecnico con la salvedad que para el dato tipo de Actividad se debe de elegir la
opcin Control de calidad.

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Nota:
Concluido el registro de la asignacin del responsable del control de calidad se
debe de actualizar el estado de la orden de trabajo a Control de calidad.

3.4.3. REGISTRO DEL NMERO DEL DOCUMENTO CREADO EN EL ADDON DE

REQUERIMEINTO.
Como parte del procedimiento del taller cada vez que se registre un requerimiento
para un vehculo en el addon de requerimientos, se debe de crear una actividad que
indique el nmero del requerimiento registrado.
Para registrar una actividad como requerimiento se deben de completar los
siguientes datos:
1.
2.
3.
4.

Actividad: tarea.
Motivo: Servicios Taller
Tipo Actividad: se debe de elegir la opcin Requerimiento Addon
Requerimientos/ notas: en este campo se debe de ingresar el dato excto
del nmero del documento del requerimiento (serie y correlativo).

1 _________________________________________
2 _________________________________________
3 _________________________________________

4 _____________________________________________

Una vez ingresados todos los datos se debe de activar el boton crear de la ventana
Actividad y posteriormente dar click en el boton Actualizar de la llamada de
servicio.

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3.4.4. REGISTRO DE FACTURAS DE COMPRA

Esta actividad se crea cuando ha sido necesario adquirir un repuesto y/o servicio,
como por ejemplo la compra de algn artculo con dinero de caja chica del
almacn; para esto registra una actividad indicando el porqu y costo de lo
adquirido.
Para registrar este tipo de actividad se deben de completar los siguientes datos:
1. Actividad: tarea.
2. Motivo: Servicios Taller
3. Tipo Actividad: se debe de elegir la opcin Compra de repuestos
4. Requerimientos/ notas: en este campo se debe de ingresar una
descripcin del bien o servicio adquirido ademas de indicar el costo del
mismo.

1 _________________________________________
2 _________________________________________
3 _________________________________________

4 _____________________________________________

Una vez ingresados todos los datos se debe de activar el boton crear de la
ventana Actividad y posteriormente dar click en el boton Actualizar de la llamada
de servicio.
NOTA IMPORTANTE:
La creacin de este tipo de actividad solo indica la informacin de la adquisicin
del repuesto o servicio ms no implica el calculo del costo en el que se incurre;
por tal motivo una vez registrado e ingresado en el sistema el comprobante de
compra (Factura/ Boleta), este debe de ser enlazado a la actividad antes creada.
Para esto siga los siguientes pasos:
1. Ingrese a la actividad creada con el fin de registrar la adquisicin del
repuesto o servicio.

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2. Ubquese en la pestaa Documento Vinculado y realice la siguiente

seleccin de datos:
a) Clase de documento: Factura proveedores.
b) Visualizar documentos relacionados con el socio de negocio:
desactivado.
c) Nmero del documento: de contar con el nmero del documento
puede ingresarlo de lo contrario ejecute la bsqueda configurada
a este campo y luego ubique el documento que desea relacionar.

a ) _________________________________
c ) _________________________________
b ) _________________________________

Una vez ingresados todos los datos se debe de activar el boton actualizar
de la ventana Actividad y posteriormente dar click en el boton Actualizar
de la llamada de servicio.

4. SOLICITUD DE REPUESTOS AL ALMACN

En SAP Business One, para registrar una solicitud de repuestos al almacn se utilizar el
documento de orden de venta OV, este tipo de documento brinda las facilidades para poder
registrar pedidos a nivel de artculos as tambien como de lista de materiales (para nuestro
caso paquetes de mantenimiento por servicio de kilometraje).

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Una vez creado y enlazado el documento a la orden de trabajo el responsable de almacn

podr ubicar este documento para posteiormente generar una entrega de mercaderas a
traves de una gua de almacn.
4.1. REGISTRO DE ORDENES DE VENTA OV
Para crear una orden de venta debe de seguir los siguientes pasos:
1. Ubquese en la pestaa documentos de la orden de trabajo sobre la cual realizar
la solicitud de repuestos al almacn.
2. Luego seleccione el boton Detalle de los Gastos a continuacin seleccione el
boton Documento nuevo.
3. Se mostrar una ventana donde debemos de indicar el tipo de documento a crear;
para etse fin se debe de seleccionar Pedido.

4. Luego el sistema nos muestrar el formulario de ordenes de venta; los datos que
se muestran deben de ser completados en el sigiuente orden:
Campos de usuario:
- Nro. OT, se debe de ingresar de forma manual el nmero
de la orden de trabajo sobre la cual se est trabajando,
esto enlazar de manera interna datos que el sistema
necesita para enlazar los documentos.
- Tipo servicio Taller, este dato posee 2 opciones correctivo y
preventivo.

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Cabecera:
Muestra los datos del rea usaria (cliente), nmero y fechas del
documento. Cabe indicar que el dato del rea usuaria se carga en
forma automtica por tal motivo no es ncesario seleccionarlo.
Detalle:
Este permite el ingreso de los repuestos a solicitar al almacn, los
datos involucrados en el detalle son:
o Cdigo o descripcon del repuestos, el ingreso de estos
datos esta sujeto al campo de usuario tipo servicio del
taller ya que dependiendo de su valor se ejecutarn las
bsquedas que lo ayudaran ha encontrar el artculo a
ingresar; para mayor detalle revise los puntos 4.1.1. y
4.1.2.
o Cantidad a solicitar.
o Almacn, se debe de indicar de que almacn se desea
descargar los artculos.
o Centro de costos, para el caso del taller se debe de
seleccionar 123430 Asistencia Mecnica.
o Unidad del negocio , para el caso del taller se debe de
seleccionar ASISTMEC Asistencia Mecnica.
o Sede, 01-S. Central.

CABECERA
CAMPOS
DE
USUARIO
DETALLE

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4.1.1. MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Para crear una orden de venta para un mantenimiento correctivo se debe de
seleccionar el Tipo servicio taller (campo de usuario), como Correctivo. Esto
indicar al sistema el listado de repuestos a mostran en el detalle de la orden de
venta.

4.1.2. MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Para crear una orden de venta para un mantenimiento preventivo se debe de
seleccionar el Tipo servicio taller (campo de usuario), como Preventivo. Esto
indicar al sistema que muestre el listado de servicios de mantenimiento
registrados para el modelo del vehculo perteneciente a la orden de trabajo.

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4.1.3. ALERTA DE GENERACIN DE PEDIDO DE REPUESTOS AL ALMACN.

Una vez generado el documento de orden de venta el sistema enva una alerta de
forma automtica al personal del almacn para que puedan preparar la entrega de
los repuestos.
Esta alerta posee el nombre de Taller Pedidos Almacn y detalla el nmero de
la orden de venta generada as como el nmero de OT, placa y rea usuaria del
vehculo.

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DOCUMENTACION ADICIONAL
Puede encontrar ms informacin acerca de esta versin de SAP y otras en el siguiente enlace:
http://service.sap.com/smb/sbocustomer/documentation

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