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Comisin de Transparencia y Acceso a la Informacin

Pblica del Estado de Campeche

A. Oficio de solicitud
Nombre del Ente Pblico, as como de la unidad para
quien se promueve la baja o transferencia.
Periodo cronolgico de la documentacin que se
presenta para su dictamen.

Denominacin del rea y ubicacin donde se


encuentra el material documental.
Indicacin de que han prescrito los valores
primarios de los documentos en cuestin.

Peso aproximado de la documentacin en kilogramos


(ver tabla de conversin).

Nombre, cargo y telfono del responsable del


archivo de concentracin

B. Inventario de baja o transferencia secundaria


Elementos obligatorios:
a) Logotipo del Ente Pblico
b) Nombre del Ente Pblico
c) Nombre de la unidad administrativa
d) Nombre del rea de procedencia del archivo (direccin de rea, subdireccin, departamento o equivalentes)
e) Nmero secuencial (que indicar la secuencia de los elementos que conforman el inventario)
f) Nombre del expediente o breve descripcin de contenido
g) Cdigo de clasificacin que identifique a la seccin, serie y expediente
h) Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o varios)
i) Periodo de trmite (aos extremos que abarca la documentacin)
j) Vigencia documental (conforme al catlogo de disposicin documental del Ente Pblico o conforme a disposiciones
jurdicas preestablecidas). De ser el caso, la vigencia documental incluir el nmero de aos correspondiente a un
tanto igual al periodo de reserva, siempre y cuando la suma total sea mayor, para lo cual se har la indicacin
pertinente
k) Hoja de cierre: deber incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y firmas citados a continuacin: El
presente inventario consta de _______ (hojas) y ampara la cantidad de ______
expedientes de los aos de _____________ (periodo), contenidos en
_____________ (legajos o cajas), con un peso aproximado de __________ (kg)
Nombre y firma de los que formularon el inventario
Nombre y firma del visto bueno del titular del rea productora de la
Documentacin

C. Archivo contable
Copia del oficio e inventarios con el sello que autoriza su baja, expedidos por la Secretara de Finanzas del Estado.

D. Ficha tcnica de prevaloracin


Elementos:
Funciones o atribuciones
Carcter de la funcin o atribucin
Valor de los archivos
Antecedentes
Datos de los archivos
Metodologa de valoracin
Nota. Podrn integrarse varios inventarios en una sola ficha tcnica de prevaloracin

Declaratoria de prevaloracin

Av. Ruiz Cortines Nm. 18 y Luis lvarez Barret


Edificio Ah-Kim-Pech, Locales 106 y 107 c.p. 24014,
San Francisco de Campeche, Camp.,
Telfono 12-7-17-80.
www.cotaipec.org.mx

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Pblica del Estado de Campeche

LOGOTIPO DEL ENTE PBLICO


A. OFICIO DE SOLICITUD
C.D.O. GONZALO E. BOJORQUEZ RISUEO
Comisionado Presidente de la
Comisin de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del
Estado de Campeche
Presente.

Me permito someter a la autorizacin de la Comisin de Transparencia y Acceso a


la Informacin Pblica, a su cargo, la transferencia (secundaria o baja) de los
archivos que a continuacin se describen:

a. Nombre del Ente Pblico, as como de la unidad para quien se promueve la


baja o transferencia.
b. Periodo cronolgico de la documentacin que se presenta para su
dictamen.
c. Peso aproximado de la documentacin en kilogramos (ver tabla de
conversin).
d. Denominacin del rea y ubicacin donde se encuentra el material
documental.
e. Indicacin de que han prescrito los valores primarios de los documentos en
cuestin.
f. Nombre, cargo y telfono del responsable del rea coordinadora de
archivos o responsable del archivo de concentracin, segn sea el caso.

Lugar y fecha

TITULAR DE LA DEPENDENCIA

Av. Ruiz Cortines Nm. 18 y Luis lvarez Barret


Edificio Ah-Kim-Pech, Locales 106 y 107 c.p. 24014,
San Francisco de Campeche, Camp.,
Telfono 12-7-17-80.
www.cotaipec.org.mx

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Pblica del Estado de Campeche

B. Inventario de baja o transferencia secundaria


Elementos obligatorios:
a) Logotipo del Ente Pblico.
b) Nombre del Ente Pblico.
c) Nombre de la unidad administrativa.
d) Nombre del rea de procedencia del archivo (subdireccin, departamento o
equivalentes).
e) Nmero secuencial (que indicar la secuencia de los elementos que conforman
el inventario).
f) Nombre del expediente o breve descripcin de contenido.
g) Cdigo de clasificacin que identifique a la seccin, serie y expediente.
h) Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o
varios).
i) Periodo de trmite (aos extremos que abarca la documentacin).
j) Vigencia documental (conforme al catlogo de disposicin documental del Ente
Pblico o conforme a disposiciones jurdicas preestablecidas). De ser el caso, la
vigencia documental incluir el nmero de aos correspondiente a un tanto igual al
periodo de reserva, siempre y cuando la suma total sea mayor, para lo cual se
har la indicacin pertinente.
k) Hoja de cierre: deber incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y
firmas citados a continuacin:
El presente inventario consta de _______ (hojas) y ampara la cantidad de
______ expedientes de los aos de _____________ (periodo), contenidos en
_____________ (legajos o cajas), con un peso aproximado de __________ (kg).
Nombre y firma de los que formularon el inventario.
Nombre y firma del visto bueno del titular del rea productora de la
documentacin.
Inventarios genricos.- Cuando los archivos cuya baja o transferencia se
promueve sean de contenido semejante, se aceptar que stos sean descritos por
caja. Ejemplos:
Juicios sucesorios
Auditoras
Licencias
Permisos de importacin
Actas del Comit de Adquisiciones
Expediente clnico
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Edificio Ah-Kim-Pech, Locales 106 y 107 c.p. 24014,
San Francisco de Campeche, Camp.,
Telfono 12-7-17-80.
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La descripcin deber contener la mayor cantidad de informacin posible acerca


de los expedientes contenidos en la caja correspondiente. Ejemplos:
60 expedientes sobre juicios sucesorios con el cdigo respectivo.
40 expedientes de auditoras de recursos humanos y contabilidad con el cdigo
respectivo.
60 expedientes de archivo clnico con el cdigo respectivo.

Elaboracin del inventario de archivos para baja de


documentacin contable
Los inventarios de archivos contables conformados con documentos originales
sern elaborados por separado para su trmite previo ante la Secretara de
Finanzas del Estado, segn el caso.
La documentacin de carcter contable o financiero original (libros de contabilidad,
auxiliares, documentos contabilizadores, documentacin comprobatoria y
justificatoria) deber apegarse a las disposiciones legales establecidas en la
materia. Su trmite de baja o transferencia requiere el dictamen previo de la
Institucin citada; para obtenerlo, se enva solicitud por escrito con el inventario
respectivo adjunto.

C. Archivo Contable
Anexar copia del oficio, cdula e inventarios con el sello que autoriza su baja,
expedidos por la Secretara de Finanzas del Estado, segn el caso, con rbricas
originales del rea generadora.

Av. Ruiz Cortines Nm. 18 y Luis lvarez Barret


Edificio Ah-Kim-Pech, Locales 106 y 107 c.p. 24014,
San Francisco de Campeche, Camp.,
Telfono 12-7-17-80.
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D. FICHA TCNICA DE PREVALORACIN


Elementos:
Funciones o atribuciones
Especificar las funciones que dieron origen a la informacin que contienen los
archivos dispuestos para baja o transferencia, de acuerdo con el reglamento
interior del Ente Pblico o el documento equivalente.

Carcter de la funcin o atribucin


Indicar si el contenido de los archivos se deriva de funciones sustantivas, de
logstica o de administracin interna.

Valor de los archivos


Sealar por qu los archivos deben conservarse de forma permanente o por qu
deben darse de baja, dentro del contexto institucional.

Antecedentes
Proporcionar antecedentes sobre cualquier dictamen previo en el caso de series o
grupos de archivos con contenido semejante, con la fecha y nmero del acta de
baja correspondiente.

Datos de los archivos


Proporcionar el nmero de expedientes y cajas, el peso aproximado y los metros
lineales de los archivos, as como datos adicionales relacionados con su estado
fsico.

Metodologa de valoracin
Indicar los mtodos de valoracin secundaria que se hayan llevado a cabo y si se
efectu alguna transferencia al archivo histrico del Ente Pblico.

NOTA: Podrn integrarse varios inventarios en una sola ficha tcnica de


prevaloracin.

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Edificio Ah-Kim-Pech, Locales 106 y 107 c.p. 24014,
San Francisco de Campeche, Camp.,
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FICHA TCNICA DE PREVALORACIN (ejemplo)


UNIDAD
ADMINISTRATIVA

Departamento de Recursos Financieros.

FUNCIONES O
ATRIBUCIONES

DE CONFORMIDAD CON SU REGLAMENTO INTERIOR


XII. Administrar los recursos financieros del (Ente Pblico) a
travs de la programacin y control presupuestal asegurando
el adecuado flujo de recursos, su registro, control contable y
cumplimiento normativo.
Reglamento Interior del (Ente Pblico)

SUSTANTIVAS

CARCTER DE LA FUNCIN
LOGSTICAS
ADMINISTRACIN
INTERNA

APOYO
INFORMATIVO

VALORES DE LOS ARCHIVOS


CONSERVACIN PERMANENTE
BAJA DEFINITIVA
NO
LA PRESENTE BAJA DEFINITIVA DE LAS
116
CAJAS
CON
DOCUMENTACIN
ADMINISTRATIVA SE PROMUEVE POR LAS
SIGUIENTES RAZONES:

1.-CUMPLI CON SU TIEMPO DE GUARDA


DE CONFORMIDAD CON EL CATALOGO DE
DISPOSICIN DOCUMENTAL
2.-

3.ANTECEDENTES
ACTA DE BAJA:

Av. Ruiz Cortines Nm. 18 y Luis lvarez Barret


Edificio Ah-Kim-Pech, Locales 106 y 107 c.p. 24014,
San Francisco de Campeche, Camp.,
Telfono 12-7-17-80.
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FECHA:

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DATOS DE LOS ARCHIVOS


CANTIDAD DE
EXPEDIENTES

CANTIDAD
DE CAJAS

PESO
APROXIMADO (EN
KG.)

METROS LINEALES

ESTADO FSICO
DE LOS
DOCUMENTOS

METODOLOGA DE
VALORACIN
POR
CATALOGO

POR MUESTREO

OBSERVACIONES

ELABORA

Vo. Bo.

ARCHIVO DE TRMITE

ARCHIVO DE
CONCENTRACIN

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TABLA DE CONVERSIN DE UNIDADES DE MEDIDA DE ARCHIVO

Con base en el siguiente clculo


Un metro lineal pesa entre 15 y 70
kilogramos de archivo, por lo tanto, la
media equivale a 40 kilogramos.
Un metro lineal mide entre 0.80 y 0.16
metros cbicos de archivo, por lo tanto
la media equivale a 0.12 metros
cbicos.
Un kilogramo de archivo mide entre
0.01 y 0.03 metros lineales de archivo,
por lo tanto, la media equivale a 0.020
kilogramos.
Un kilogramo de archivo mide entre
0.0008 y 0.003 metros cbicos de
archivo, por lo tanto la media equivale
a 0.00165 kilogramos.
Una tonelada de archivo mide entre 10
y 30 metros lineales, la media equivale
a 20 toneladas.
Una tonelada de archivo mide entre
0.80 y 2.6 metros cbicos de archivo,
por lo tanto, la media equivale a 1.667
toneladas
Un metro cbico de archivo mide entre
8 y 16 metros lineales de archivo, por
la tanto, la media es 12 metros
cbicos.
Un metro cbico de archivo pesa entre
400 y 800 kilogramos, por lo tanto, la
media es de 600 metros cbicos.

Para
convertir
de:
Metros
lineales de
archivo
Metros
lineales de
archivo

a:

Kilogramos
de archivo

Se debe
multiplicar
por:
40

Metros
cbicos de
archivo

0.42

Kilogramos
de archivo

Metros
lineales de
archivo

0.020

Kilogramos
de archivo

Metros
cbicos de
archivo

0.00165

Toneladas
de archivo

Metros
lineales de
archivo
Metros
cbicos de
archivo

20

Toneladas
de archivo

1.667

Metros
cbicos de
archivo

Metros
lineales de
archivo

12

Metros
cbicos de
archivo

Kilogramos
de archivo

600

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E. DECLARATORIA DE PREVALORACION DE
ARCHIVOS PBLICOS
Los inventarios que respaldan los archivos cuya baja se promueve constan de
_______ fojas que amparan archivos procedentes de: nombre de la(s) unidad(es)
administrativa(s).
La baja se promueve con base en el (cumplimiento del periodo de guarda o por
catlogo de disposicin documental vigente) (anotar la fecha de ltima
actualizacin y, de ser el caso, indicar alguna otra disposicin jurdica que avale el
procedimiento y si se trata de archivos con valor administrativo, jurdico o
contable).
Se llev a cabo un procedimiento de prevaloracin, cuya ficha tcnica se anexa, y
___ (especificar aqu si se detectaron o no) __ expedientes o series con valor
histrico, mismos que se han marcado en los inventarios para su transferencia (al
archivo histrico del ente pblico, o al Archivo General del Estado. Al revisar
expedientes contra inventarios se observ que estos ltimos reflejan el contenido
de los expedientes (en caso negativo, explicar qu acciones se tomaron para
determinar si existan o no valores secundarios y explicar cul fue el resultado de
las acciones tomadas), en virtud de ser archivos carentes de valores cuya baja
procede.
As mismo, se declara que en la documentacin no estn contenidos originales
referentes a activo fijo, obra pblica, valores financieros, aportaciones a capital,
emprstitos, crditos concedidos e inversiones en otras entidades, as como
juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de responsabilidades
pendientes de resolucin o expedientes con informacin reservada cuyo plazo de
conservacin no ha prescrito, conforme a disposiciones aplicables.
Fecha y Lugar
Elabor

Vo. Bo.

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE
LA DOCUMENTACIN

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE


CONCENTRACIN

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