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A. Oficio de solicitud
Nombre del Ente Pblico, as como de la unidad para
quien se promueve la baja o transferencia.
Periodo cronolgico de la documentacin que se
presenta para su dictamen.
C. Archivo contable
Copia del oficio e inventarios con el sello que autoriza su baja, expedidos por la Secretara de Finanzas del Estado.
Declaratoria de prevaloracin
Lugar y fecha
TITULAR DE LA DEPENDENCIA
C. Archivo Contable
Anexar copia del oficio, cdula e inventarios con el sello que autoriza su baja,
expedidos por la Secretara de Finanzas del Estado, segn el caso, con rbricas
originales del rea generadora.
Antecedentes
Proporcionar antecedentes sobre cualquier dictamen previo en el caso de series o
grupos de archivos con contenido semejante, con la fecha y nmero del acta de
baja correspondiente.
Metodologa de valoracin
Indicar los mtodos de valoracin secundaria que se hayan llevado a cabo y si se
efectu alguna transferencia al archivo histrico del Ente Pblico.
FUNCIONES O
ATRIBUCIONES
SUSTANTIVAS
CARCTER DE LA FUNCIN
LOGSTICAS
ADMINISTRACIN
INTERNA
APOYO
INFORMATIVO
3.ANTECEDENTES
ACTA DE BAJA:
FECHA:
CANTIDAD
DE CAJAS
PESO
APROXIMADO (EN
KG.)
METROS LINEALES
ESTADO FSICO
DE LOS
DOCUMENTOS
METODOLOGA DE
VALORACIN
POR
CATALOGO
POR MUESTREO
OBSERVACIONES
ELABORA
Vo. Bo.
ARCHIVO DE TRMITE
ARCHIVO DE
CONCENTRACIN
Para
convertir
de:
Metros
lineales de
archivo
Metros
lineales de
archivo
a:
Kilogramos
de archivo
Se debe
multiplicar
por:
40
Metros
cbicos de
archivo
0.42
Kilogramos
de archivo
Metros
lineales de
archivo
0.020
Kilogramos
de archivo
Metros
cbicos de
archivo
0.00165
Toneladas
de archivo
Metros
lineales de
archivo
Metros
cbicos de
archivo
20
Toneladas
de archivo
1.667
Metros
cbicos de
archivo
Metros
lineales de
archivo
12
Metros
cbicos de
archivo
Kilogramos
de archivo
600
E. DECLARATORIA DE PREVALORACION DE
ARCHIVOS PBLICOS
Los inventarios que respaldan los archivos cuya baja se promueve constan de
_______ fojas que amparan archivos procedentes de: nombre de la(s) unidad(es)
administrativa(s).
La baja se promueve con base en el (cumplimiento del periodo de guarda o por
catlogo de disposicin documental vigente) (anotar la fecha de ltima
actualizacin y, de ser el caso, indicar alguna otra disposicin jurdica que avale el
procedimiento y si se trata de archivos con valor administrativo, jurdico o
contable).
Se llev a cabo un procedimiento de prevaloracin, cuya ficha tcnica se anexa, y
___ (especificar aqu si se detectaron o no) __ expedientes o series con valor
histrico, mismos que se han marcado en los inventarios para su transferencia (al
archivo histrico del ente pblico, o al Archivo General del Estado. Al revisar
expedientes contra inventarios se observ que estos ltimos reflejan el contenido
de los expedientes (en caso negativo, explicar qu acciones se tomaron para
determinar si existan o no valores secundarios y explicar cul fue el resultado de
las acciones tomadas), en virtud de ser archivos carentes de valores cuya baja
procede.
As mismo, se declara que en la documentacin no estn contenidos originales
referentes a activo fijo, obra pblica, valores financieros, aportaciones a capital,
emprstitos, crditos concedidos e inversiones en otras entidades, as como
juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de responsabilidades
pendientes de resolucin o expedientes con informacin reservada cuyo plazo de
conservacin no ha prescrito, conforme a disposiciones aplicables.
Fecha y Lugar
Elabor
Vo. Bo.
FUNCIONARIO RESPONSABLE DE
LA DOCUMENTACIN