THE US FEDERAL GOVERNMENT

A VIABLE CUSTOMER FOR SPANISH COMPANIES

US FEDERAL GOVERNMENT CONTRACTING FOR FOREIGN OR NON-US FIRMS

Presented By: JENNIFER SCHAUS, Washington, DC

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REVISED: July 2015

El Gobierno Federal de los Estados Unidos es el mayor comprador de bienes y servicios

en el mundo, gastando ms de $ 450 mil millones al ao. El Gobierno Federal compra los
productos y los servicios. Los productos van desde pasta de dientes para equipos de
oficina y artillera. Tambin necesitan los servicios de varios profesionales que van desde
arquitectos, enfermeras, sacerdotes, peluqueras, consultores y profesionales de la
seguridad ciberntica tecnologa de la informacin. Para las empresas estndar de
"business-to-business", la venta al Gobierno Federal de Estados Unidos es una forma de
diversificar la cartera de clientes y reducir los riesgos a la intemperie las fluctuaciones de
la economa, en particular dado el voltil clima Unin Europea. Adems, una vez que
usted es un contratista federal estadounidense establecido y ha realizado
satisfactoriamente dentro de los trminos y condiciones del contrato, el cumplimiento de
los gobiernos de la declaracin de trabajo "- incrementa su probabilidad de repeticin de
negocios estable, con un aumento de los mrgenes (aunque delgado) en los contratos
multianuales . A pesar de sus mrgenes de beneficio pueden no ser las ms altas de este
sector tan competitivo, los presupuestos un tanto predecibles y los patrones de compra
(una vez que est "en") puede ser un factor de motivacin para muchas empresas para
establecer contratos con el gobierno. Otro factor de motivacin es saber que se le
garantiza el pago por parte del gobierno. A veces, sin embargo, puede ser un obstculo en
los plazos previstos en el colector. Esto por lo general se puede evitar asegurndose de
que usted entreg, precisamente, en los trminos y condiciones y que su factura coincide
exactamente con la orden de compra emitida por el Gobierno. Hay matices particulares
que deben ser atendidas.
El "quin" del Gobierno de los EE.UU.
El gobierno de Estados Unidos est compuesto de mltiples organismos y miles de
compradores de productos y servicios de amplio alcance. La mayora de las agencias del
gobierno federal de Estados Unidos estn con sede en el rea de Washington DC, pero
tambin tienen oficinas en todo el pas y el mundo en el que tambin se hacen las
compras. Por ejemplo, el ejrcito de Estados Unidos tiene bases en muchos pases
extranjeros. Si bien se puede vender a prcticamente todo el mundo mediante la
utilizacin de la tecnologa, es beneficioso tener una presencia fsica en el rea
metropolitana de Washington DC ya que es donde se encuentran la mayora de los
tomadores de decisiones. Esto se puede lograr mediante el empleo de un equipo de ventas
a tiempo completo, retenido consultor, grupo de presin, una empresa asociada o alguna
combinacin de los mismos. Muchas empresas de oficina a tiempo parcial han crecido en
los ltimos aos, ofreciendo una direccin de Washington DC, nmero de telfono,
servicio de contestador y unas horas al mes para utilizar una sala de conferencias
compartida y cubculo. Esto ayuda a aliviar las preocupaciones del gobierno de riesgos
adversos que son crebles y tienen una presencia real.
Hay grandes oficinas gubernamentales en todo el pas y si usted tiene un servicio o
producto para un nicho de mercado, tales como bases militares o uno de los laboratorios
nacionales u otra institucin especializada, a continuacin, se pueden situar fcilmente su
equipo de ventas ms cercano a el final- usuario.
Cuando el gobierno compra:

El gobierno de Estados Unidos el ao fiscal se extiende en escala 1 10 hasta 09 30 ciclo,

con los picos normalmente ocurre al final del cuarto trimestre, debido a un sistema de
"usarlo o perderlo". Si hay dlares no asignados y cierra el ao, hay una alta probabilidad
de que los compradores, incluyendo tanto los directores de programa y Oficiales
Contratantes comprarn sus artculos / servicios durante estos ltimos meses de julio,
agosto y septiembre. Hay otros factores, adems del "fin de ao dlares que desempea
un papel en la decisin del gobierno de adjudicar un contrato para su organizacin. La
construccin de relaciones, como en las operaciones regulares de negocio a negocio y
algunos mediados de transacciones de consumidor a empresa de dlar alto, es tambin
parte importante y crucial del proceso de venta.
Venta al gobierno no sucede durante la noche. Hay una gran inversin de tiempo en el
ciclo de ventas, y como se mencion anteriormente, el gobierno es un cliente de aversin
al riesgo. Este intervalo de tiempo puede variar de 12 a 36 meses - a veces ms corto o
ms veces ms. Usted puede hacer 10 o ms llamadas telefnicas antes de llegar al
contacto del gobierno apropiado. (Los datos pblicos est disponible para asegurar la lista
de llamadas de marketing y los nombres de los compradores que compran sus artculos
junto con la informacin titular y previsin presupuestaria.) Una vez que llegue a la
persona de contacto adecuada, es posible que tenga muchas reuniones con su cliente
potencial antes de que lo hacen a la cierto que toma las decisiones que decide si y cuando
se necesita su producto / servicio y si va a ser financiado.
De esas reuniones, presentaciones y demostraciones se puede evaluar si existe una
necesidad de su producto / servicio en ese organismo o departamento o si va a crear esa
necesidad. Algunos vendedores y las mujeres pueden estar en desacuerdo y sentir que el
representante de ventas es responsable de crear la necesidad, pero a veces, cuando
interacte con el gobierno puede estar en un modo reactivo y accede a la solicitud formal o no. En ambos casos se proporcionarn algo de inteligencia en sus posibilidades
para la adjudicacin y los plazos estimados.
Si est respondiendo a una solicitud de llamada formalmente una solicitud, es importante
saber (o pedir), donde el gobierno est en el proceso de toma de decisiones. Si hay una
llamada formal de informacin o a Fuentes de mucha demanda (SS) o solicitud de
informacin (RFI) para los productos / servicios que se proporcionan, entonces el
gobierno est llevando a cabo una bsqueda para determinar qu productos / servicios
estn disponibles que satisfagan sus necesidades especficas . Tambin pueden estar
interesados en determinar si un tipo especfico de negocio puede cumplir con los
trminos y condiciones, tales como una pequea empresa, una situada en una zona
histricamente sin utilizacin de Negocios (HUBZone), propiedad de minoras, en
desventaja, propiedad de veteranos, y / o mujeres negocio de propiedad. (Ms
informacin sobre lo que califica como una pequea empresa se puede encontrar en el
sitio web de la Administracin de Pequeos Negocios de http://www.SBA.gov o
http://www.JenniferSchaus.com Por lo tanto, estas fuentes se busca, o RFI de grandes
oportunidades para proporcionar informacin sobre su rea de especializacin, resaltar
los resultados anteriores con otras agencias gubernamentales, proporcionar informacin
de precios o estimaciones, y ayudar a ayudar a la agencia emisora determinar existe la

necesidad de contratar con su organizacin y la demostracin de cualquiera de los

componentes de valor agregado que poseen. el conseguir en durante las fases iniciales de
la bsqueda gobierno - Fuentes de mucha demanda o RFI - proceso es muy ventajoso.
Si sus productos / servicios se encuentre en el programa Administracin de Servicios
Generales (GSA), esto es una ventaja clara y se debe incluir en su respuesta. La GSA
Schedule es una "licencia de caza" o "boleto para el baile gobierno" y permite al gobierno
a acelerar su compra de usted. Este es un contratista breve lista de pre-examinados de
ambos servicios (precios por hora) y productos. Las empresas extranjeras que son
capaces de ser mantener las Listas de GSA sin embargo, deben asegurarse de que sus
productos son TAA (Ley Trade Agreement) compatible. Esta lista TAA cambia de vez en
cuando sobre la base de las relaciones exteriores de Estados Unidos. El gobierno federal
(y algunos gobiernos estatales y locales) pueden comprar fcilmente como se hara en
Amazon en http://www.gsaAdvantage.gov examinados para las empresas con los precios
negociados previamente. Ms informacin acerca de convertirse en un soporte de GSA
Schedule se puede encontrar en http://www.GSA.gov o http://www.JenniferSchaus.com
solicitud formal del gobierno tambin puede venir como Solicitud de Propuestas (RFP),
Invitacin a hacer una oferta (ITB) y Solicitud de Cotizacin (RFQ). Se requieren estas
solicitudes formales (o RFP y RFQ) para compras de $ 25.000 a ser publicados en
www.FedBizOpps.gov Este sitio web le permite buscar oportunidades por muchos
criterios, entre ellos la agencia y tambin producto / servicio. Muchas de estas
oportunidades no estn simplemente "poner a licitacin" sin tener un adjudicatario
previsto. Las empresas que han sido continuamente la creacin de redes, que asisten a
ferias y presentan sus capacidades para el gobierno durante 6-24 meses +, tienen ms
probabilidades de los jugadores clave en la creacin de la necesidad de su solucin que
provoc la RFP. Estos RFP normalmente comenz como un aviso Fuentes de mucha
demanda o un RFI. La Declaracin de Trabajo (SOW) en los tiempos RFP muchos estn
escritos con un lenguaje adaptado para una compaa especfica, un grupo selecto de
contratistas o empresas especialmente designadas incluidos los titulares del programa
GSA, pequeas empresas o categoras de retirada de tierras dentro de la pequea
comunidad de negocios (es decir. veterano de la propiedad). Estas solicitudes son un
simple recordatorio de que la construccin de relaciones es el componente clave para
ganar el negocio.
Debido a que el gobierno no puede aceptar regalos o ser tomado para el almuerzo o cena,
habilidades bsicas de ventas y conocer su producto / servicio dentro y por fuera son
absolutamente pertinentes para su xito en este mercado vertical. Conocer las reglas del
juego que se encuentra en la contratacin administrativa de las FAR, el Reglamento
Federal de Adquisiciones http://www.acquisition.gov es esencial. Una fuerza de ventas
educados y se determinarn en un slido equipo de gestin es importante. La fuerza de
ventas debe ser implacable y creativa para romper a travs de las paredes del gobierno y
la bsqueda de campeones por sus soluciones. Deben estar bien conectados a diferentes
niveles - la parte superior, media e inferior - y presentan su solucin como una forma de
hacer las cosas "ms fcil" para el gobierno, sin poner en peligro su seguridad laboral.

Hay una gran variedad de fuentes para el representante de ventas para obtener contactos.
Networking 'dentro de la circunvalacin' es importante y hay una abundancia de lugares
para uno que atender, ya que algunos son industria basada. Adems,
http://www.FedBizOpps.gov publicar informacin sobre los Das de la industria. Estas
son las "puertas abiertas" para las pequeas empresas organizadas por la agencia en
particular OSDBU, Oficina de la Unidad de Pequeas y negocios en desventaja. Estos
son OSDBU de los defensores pequeos negocios. Como se mencion anteriormente, hay
empresas comerciales que se agregan los datos del gobierno y venden listas - incluyendo
nombres e informacin de contacto para los compradores dentro del gobierno.
Hay varios niveles de los representantes de ventas que una empresa puede perseguir. El
candidato ideal y puede ser un individuo previamente empleado por el gobierno en una
agencia donde hay una gran necesidad de sus servicios. Hay lmites y leyes en materia de
contratacin de las personas en esta capacidad que pueden tener los contactos para ayudar
a su organizacin. A veces, dependiendo del tamao de su organizacin, estas personas
pueden sentarse en el Consejo de Administracin o ser su gur principal de ventas al
gobierno. Estas personas normalmente comprenden el gobierno, (esperemos que su
producto o servicio que ofrece) y han sido el cliente y comprender los procesos por los
cuales las compras pblicas.
Una vez ms, dependiendo de su tamao de la empresa, el presupuesto y los objetivos
para el mercado del gobierno, es posible que desee un equipo de ventas completo o slo
quieren ir con cuidado en este campo. Hay muchos sabores y grados de representacin de
ventas en Washington, DC. Hay agentes que venden para usted, su presencia en Estados
Unidos y pedir un alto porcentaje de comisin y sin una iguala mensual. La estructura
ms comn en las ventas podra estructurar un contrato para incluir una iguala mensual y
comisiones. Todava otros slo pueden cobrar un honorario fijo y se limita a ciertas reas
de su especializacin, tales como la redaccin de propuestas para un nmero determinado
de horas al mes. La mayora de los individuos tendr una cierta rea de especializacin o
conexiones en organismos especficos.
Las ferias comerciales son abundantes, as y algunos son especficos del gobierno (La
Administracin de Servicios Generales Expo, conferencias Small Business
Administration), otros son especficos de la industria (es decir. FOSE y GovSec y FPED). Estos son los lugares oportunos para cumplir con los compradores del gobierno y
pasar tiempo con ellos, ya que tienen prohibido aceptar regalos, almuerzo, cena salidas /
golf, etc. Pueden ser una empresa costosa, pero hay formas creativas de reducir su costo.
Algunas de las conferencias estn en busca de expertos de la industria y la materia como
altavoces para las sesiones de trabajo. Al convertirse en uno de los altavoces, se obtiene
una mayor exposicin, una audiencia en vivo, la libertad de prensa en los folletos de
conferencias y una mayor atencin y traccin en su stand. Con ms traccin, esto se
convierte en ventas bsicas y es un juego de nmeros.
Es una que se da en el proceso de ventas se cumplen los controles de carretera y es el
trabajo del equipo de ventas para superar estos obstculos. Un (B2G) representante de
ventas efectiva entre empresas y gobierno va a penetrar en el gobierno en una variedad de

niveles - el usuario final, el director (s) del programa y los individuos que tienen de
compra o autoridad influyente. A veces hay problemas mayores que podran ayudar o
dificultar un producto / servicio de que lleguen al mercado o acompaamiento a cabo tal
vez. Grupo de presin y de relaciones pblicas profesionales en el rea de Washington
DC tambin pueden desempear un papel en ayudar a la generacin de fondos para su
solucin. Estos profesionales trabajan en los niveles de gobierno - sobre todo en el
Capitolio donde pueden ayudar a las facturas de influencia y los crditos para los
servicios y productos especficos. Sus tarifas pueden ser ms altos que un representante
de ventas con experiencia de gobierno, sino que tambin sern capaces de ofrecer para
usted a un nivel diferente (ms poltica). Estos individuos pueden haber trabajado
previamente para o con senadores, representantes y / o en otros funcionarios elegidos. La
mayora de las empresas de xito tendrn conexiones en ambos lados del escenario
poltico que los mantiene fuerte a veces cuando hay un cambio en el poder a cualquier
nivel dentro del gobierno. Aunque estas empresas pueden ser fuentes potentes para
aprovechar, no son una bala de plata. Todas estas herramientas grupo de presin, el
equipo de ventas, consultores, agentes y redactores de propuestas, debe ser utilizado en
conjunto para sacar el mximo provecho de su 'cacera'.
La regla 80/20 se aplica en los contratos gubernamentales. El ochenta por ciento de los
contratos se otorgan a los 20 principales contratistas. Estos son los principales
contratistas de las grandes empresas y son bien conocidos, tales como Lockheed Martin,
Northrop Grumman, Raytheon, SAIC, BAE, etc. Estas organizaciones suelen mantener
una oficina vnculo para pequeas empresas. Puede ser beneficioso para cumplir con
estas oficinas, regstrese en su pequea base de datos de proveedores de negocios y
proporcionar una sinopsis de sus productos / servicios. Muchas veces, cuando el gobierno
est trabajando para cumplir con la retirada de tierras de su pequeo negocio objetivos
contratacin (24%) de estas organizaciones se vern obligados a cumplir con los
objetivos de negocio tambin pequeas (36%). Resultados de la agencia en la forma en
que cumplen estas metas se pueden encontrar en el cuadro de mando de la SBA en el sitio
web de la SBA o al http://www.JenniferSchaus.com Esta informacin tambin debe
desempear un papel importante en su estrategia cuando la orientacin de las agencias.
Usted puede emplear los recursos para determinar si hay un mercado en el gobierno de
Estados Unidos para su producto / servicio. Las empresas comerciales pueden ser
contratados para hacer esto para usted y las bsquedas pueden llevarse a cabo para
determinar la cantidad de su producto / servicio se ha comprado en los ltimos aos
fiscales, que pueden ser segmentados por trimestre y la compaa Nombre. Tambin es
til para buscar los competidores y comprender su posicin en el mercado para
determinar su cuota de potencial. Los presupuestos gubernamentales no son secretos y
esta informacin es pertinente (y disponible) cuando se centra en el cliente de destino.
Con esta informacin, es posible determinar que ciertos organismos pueden ser ms
adecuados y equipados para comprar sus soluciones que otros. Al estrechar su cliente
objetivo para los 3 mejores agencias mejor alineados para su producto / servicio en base a
su presupuesto, su presupuesto y sus contactos dentro de la agencia, puede posicionarse
estratgicamente para el xito. Crear una declaracin de capacidades y el apoyo a la

literatura orientada hacia el gobierno, ayudar al comprador a entender cmo su solucin

ayudar a ellos.

Cada administracin, republicano o demcrata tiene metas y reas de inters especfico.

Algunos de stos estn determinados por los acontecimientos mundiales (guerras y crisis
econmica, etc.) y otros son simplemente reas que consideren importantes (es decir. Los
productos ecolgicos y ambientales). Al ser conscientes de estas cuestiones, la lectura de
revistas especializadas y publicaciones especficas del gobierno, se puede obtener una
comprensin ms clara de mentalidad y desafos de sus clientes, siendo por lo tanto ms
capaz de proporcionar una solucin. Al unirse a las asociaciones en Washington DC
relacionados con su industria se beneficiar de un defensor de base local, construido en
un equipo de relaciones gubernamentales (por lo general un hecho en las asociaciones)
que trabajan en su nombre y la posible colaboracin con otras empresas del mismo
sector. Del mismo modo, unindose a una cmara internacional, espaola-estadounidense
Cmara de Comercio puede tambin beneficiarse de la construccin de relaciones con los
EEUU socios basados que estn en el espacio de contratos con el gobierno federal.
Tambin hay asociaciones dedicadas exclusivamente a la contratacin Gobierno Federal
de Estados Unidos a partir del cual las empresas pueden obtener recompensas, relaciones
y encontrar socios de trabajo en equipo para la contratacin del gobierno.
Para las empresas extranjeras, el establecimiento de una presencia de Estados Unidos no
es absolutamente necesario, pero puede ser beneficioso. La mayora de los contratos del
gobierno de los Estados Unidos han sido adjudicadas a las empresas estadounidenses que
se encuentren fsicamente dentro del rea metropolitana de DC. (Parte de esto se debe a la
Ley de America Comprar, BAA). habilidades bsicas de ventas nos dicen que el negocio
se gana y se adjudic a la empresa / persona donde hay una relacin. Con el fin de
construir esas relaciones, el representante de ventas y / o el consultor para su empresa
debe estar ubicado cerca de la que toma las decisiones y donde el trabajo se lleva a cabo,
a veces dos lugares diferentes. La tecnologa de hoy en da nos ha permitido
videoconferencia, correo electrnico y comunicarse de una manera en la que no tiene que
estar fsicamente presente. Cuando se trata de un cliente de aversin al riesgo, es una
buena prctica que estar fsicamente all. Adems, las empresas extranjeras tambin
pueden considerar el establecimiento de una filial en Estados Unidos tienen a una persona
jurdica y mayor presencia en los EE.UU..

compra de gobierno puede - y tambin estn basarse en una variedad de factores,

incluyendo el precio y la calidad. Los contactores entorno actual (2016) del gobierno se
encuentran en LPTA, el precio bajo tcnicamente aceptable. Esto significa que los
contratos se otorgan en base a precio ms bajo, independientemente de las firmas de
rendimiento pasado o experiencia. Esto permite a los nuevos jugadores en el sector que
no tienen experiencia en la contratacin del gobierno que sea. Normalmente se sacrifica
la calidad, a veces los contratos son cancelados debido a un mal funcionamiento o la
quiebra de la empresa debido a no ser capaces de mantener su modelo de negocio de
"contratos de compra" en o por debajo del margen.

Las empresas extranjeras debern garantizar una DUNS (Datos del Sistema Universal de
Numeracin) de Dun & Bradstreet Corporation al http://www.DnB.com A partir de ah,
deben registrarse en el Sistema de Gestin Premio en el que http://www.SAM.gov
requerir de entrada de la informacin bsica de la empresa, incluyendo sus NAICS
industria Cdigos (North American Industry Classification System) y en la mayora de
los casos, un nmero de identificacin fiscal (NIF). Las empresas extranjeras pueden
trabajar con un agente registrado en los EE.UU., establecer una filial en Estados Unidos o
explorar otras alternativas para obtener un TIN.
Las empresas extranjeras tendrn que prestar mucha atencin a la Ley de Acuerdo de
Comercio y la Buy American Act. El TAA se centra ms en el pas de origen en relacin
con la fabricacin y productos - cmo y donde el producto final est compuesto. La BAA
da principalmente preferencia a las empresas estadounidenses ms entidades extranjeras
en los contratos. Ciertas excepciones aplican incluyendo algunos materiales de
construccin, as como precios y soluciones nicas. Otras excepciones BAA se
relacionan con el gobierno de Estados Unidos la adquisicin de bienes no
estadounidenses que no son razonablemente disponible comercialmente en los EE.UU.. *
Por favor, consulte la Seccin 25 del Reglamento Federal de Adquisiciones y tambin el
sitio web de la Administracin de Servicios Generales para obtener informacin
actualizada y el lenguaje en relacin con la Ley de Ley de Comercio y el Acuerdo de
Compra Latina para las empresas extranjeras, ya que estas regulaciones estn
experimentando cambios en el momento de esta publicacin. http://acquisition.gov/far/
En conclusin, el Gobierno de Estados Unidos es el mayor comprador mundial de bienes
y servicios. Es un mercado complejo y competitivo, pero no es imposible tener xito. El
establecimiento de su negocio como un proveedor gubernamental y ganar negocio es
competitivo y complejo pero posible y muy rentable para muchos. Conocer esas reglas y
la identificacin de expertos conocedores del gobierno para guiarlo a travs del
rompecabezas de gobierno - puede ser el diferencial de ser otro vendedor de gobierno y
ser el proveedor de soluciones de gobierno exitoso y preferido.

The United States Federal Government is the largest purchaser of goods and services
in the WORLD, spending over $450 Billion annually. The Federal Government buys
both products and services. The products range from toothpaste to office supplies
and artillery. They also need the services of various professional ranging from
architects, nurses, priests, hairdressers, consultants and information technology
cyber security professionals. For standard business-to-business companies, selling
to the US Federal Government is a way to diversify the customer portfolio and
mitigate risk weathering the fluctuations in the economy, particularly given the
volatile European Union climate. Additionally, once you are an established US
Federal contractor and have performed satisfactory within contract terms and
conditions, fulfilling the governments the statement of work - increases your
likelihood for steady repeat business, with increased margins (albeit slim) in multiyear contracts. Although your profit margins may not be the highest in this
competitive sector, the somewhat predictable budgets and buying patterns (once you
are in) can be a motivating factor for many businesses to establish government
contracts. Another motivating factor is knowing that you are guaranteed payment
from the government. Sometimes, however there may be a hurdle upon the time
frames in collecting. This can usually be circumvented by ensuring that you
delivered precisely on the terms and conditions and that your invoice exactly
matches the Purchase Order issued by the Government. There are particular
nuances that must be adhered to.
The WHO of the US Government
The US government is comprised of multiple agencies and thousands of buyers of
wide ranging products and services. Most US federal government agencies are
headquartered in the Washington DC area, but also have offices across the country
and the world where purchases are also made. For example, the US military has
bases in many foreign countries. While you can sell to virtually anyone by utilizing
technology, it is beneficial to have a physical presence in the Washington DC
metropolitan area as this is where the majority of the decision makers are located.
This can be accomplished by employing a full-time sales team, retained consultant,
lobbyist, a partner company or some combination thereof. Many part-time office
firms have grown over the years by offering a Washington DC address, phone
number, answering service and a few hours per month to use a shared conference
room and cubicle. This helps alleviate concerns from the risk adverse government
that you are credible and have a real presence.
There are large government offices all over the country and if you have a service or
product for a niche market such as a military bases or one of the national
laboratories or other specialized institution, then you can easily situate your sales
team closer to the end-user.
WHEN THE GOVERNMENT BUYS:
The US government fiscal year runs on an October 1 to September 30 cycle, with the
peaks typically occurring at the end of the fourth quarter due to a use it or lose it
system. If there are unallocated dollars as the year closes, there is a high
probability that the buyers, including both Program Managers and Contracting
Officers will purchase your items/services during these final months of July, August
and September. There are other factors besides the end of year dollars that plays a
role in governments decision to award a contract to your organization. Relationship
building, as in regular business-to-business transactions and some mid to high dollar
consumer-to-business transactions, is also significant and crucial part of the sales
process.

Selling to the government does not happen overnight. There is a large time
investment on the sales cycle, and as mentioned earlier, the government is a riskadverse client. This time span can range from 12 to 36 months sometimes shorter
or sometimes longer. You may make 10 or more phone calls before you reach the
appropriate government contact. (Public data is available to secure marketing call
list and names of buyers who purchase your items along with incumbent information
and budget forecast.) Once you reach the right contact person, you may have many
meetings with your potential client before you make it to the true decision maker
who decides if and when your product/service is needed and if it will be funded.
From those meetings, presentations and demonstrations you can assess if there is a
need for your product/service in that agency or department or if you are creating
that need. Some salesmen and women may disagree and feel that the sales rep is
responsible for creating the need, but sometimes when interfacing with the
government you may be in a reactive mode and responding to request formal or
not. Both scenarios will provide some intelligence on your chances for award and
estimated time frames.
If you are responding to a request formally called a Solicitation, it is important to
know (or ask) where the government is in the decision making process. If there is a
formal call for information or a Sources Sought (SS) or Request for Information (RFI)
for products/services that you provide, then the government is conducting a search
to determine what products/services are available that meet their specific need.
They may also be interested in determining if a specific type of business can fulfill
the terms and conditions, such as a small business, one located in a Historically
Underutilized Business area (HUBzone), minority owned, disadvantaged, veteran
owned, and/or women owned business. (More information on what qualifies as a
small business can be found on the US Small Business Administration website at
http://www.SBA.gov or http://www.JenniferSchaus.com Therefore, these Sources
Sought or RFIs are great opportunities to provide information about your area of
expertise, highlight past performance with other government agencies, provide
pricing information or estimates, and assist in helping the issuing agency determine
there is a need to contract with your organization and demonstrating any valueadded components you possess. Getting in during the beginning phases of the
government search -- Sources Sought or RFI -- process is highly advantageous.
If your products/services are listed on the General Services Administration (GSA)
Schedule, this is a clear advantage and should be included in your response. The
GSA Schedule is a hunting license or ticket to the government dance and allows
the government to accelerate their purchase from you. This is a pre-vetted
contractor short list of both services (hourly rates) and products. Foreign companies
are able to be hold GSA Schedules however they must ensure their products are TAA
(Trade Agreement Act) compliant. This TAA List changes from time to time based on
US foreign relations. The federal government (and some state and local
governments) can easily shop as one would on Amazon at
http://www.gsaAdvantage.gov for vetted firms with pre-negotiated prices. More
information about becoming a GSA Schedule holder can be found at
http://www.GSA.gov or http://www.JenniferSchaus.com
Formal request from the government may also come as Request for Proposals (RFP),
Invitation to Bid (ITB) and Request for Quote (RFQ). These formal solicitations (or
RFPs and RFQs) for purchases of $25,000 are required to be published on
www.FedBizOpps.gov This website allows you to search for opportunities by many

criteria, including agency and also product/service. Many of these opportunities are
not simply put out to bid without having an intended awardee. Companies that
have been continually networking, attending trade shows & presenting their
capabilities to the government for 6-24+ months, are most likely the key players in
creating the need for their solution which brought about the RFP. These RFPs
typically began as a Sources Sought notice or an RFI. The Statement of Work (SOW)
in the RFP many times are written with language tailored for a specific company, an
elite group of contractors or for specially designated companies including GSA
Schedule holders, small businesses, or set-aside categories within the small
businesses community (ie. Veteran Owned). These solicitations are a simple
reminder that relationship building is the key component to winning the business.
Because government cannot accept gifts or be taken to lunch or dinner, basic sales
skills and knowing your product/service inside and out are absolutely pertinent to
your success in this vertical market. Knowing the rules of the government
contracting game found in the FAR, Federal Acquisition Regulation
http://www.acquisition.gov is essential. An educated and determined sales force
with a strong management team is important. The sales force must be relentless
and creative in breaking through the government walls and finding champions for
their solutions. They must be well connected at various levels top, middle and
bottom and present their solution as a way to make things easier for the
government, without threatening their job security.
There are a variety of sources for the sales rep to obtain contacts. Networking
inside the beltway is important and there are an abundance of venues for one to
attend to, as some are industry based. Additionally, http://www.FedBizOpps.gov will
publish information on Industry Days. These are open houses for small businesses
hosted by the particular agency OSDBU, Office Of Small & Disadvantaged Business
Unit. These OSDBUs are the small business advocates. As previously mentioned,
there are commercial companies who aggregate government data and sell lists
including names and contact information for buyers within government.
There are various levels of sales reps that a company may pursue. The ideal
candidate and may be an individual previously employed by the government in an
agency where there is a great need for your services. There are limits and laws
surrounding hiring individuals in this capacity who may have the contacts to help
your organization. Sometimes, depending upon the size of your organization, these
individuals may sit on the Board of Directors or be your main government sales guru.
These folks typically understand government, (hopefully your product or service
offering) and they have been the customer and understand the processes by which
the government purchases.
Again, depending upon your company size, budget and objectives for the
government market, you may want a full sales team or just want to tread lightly into
this arena. There are many flavors and degrees of sales representation in
Washington, DC. There are agents who will sell for you, be your US presence and
ask for a high percentage commission without a monthly retainer. The most
common structure in sales would structure a contract to include a monthly retainer
and commission. Still others may only charge a retainer and be confined to certain
areas of their expertise such as proposal writing for a designated number of hours
per month. Most of the individuals will have a certain area of expertise or
connections in specific agencies.

Trade shows are abundant as well and some are government specific (The General
Services Administration Expo, Small Business Administration Conferences), others
are industry specific (ie. FOSE and GovSec and F-Ped). These are opportune venues
to meet the government buyers and spend time with them, since they are prohibited
to accept gifts, lunch, dinner/golf outings, etc. They can be an expensive
undertaking but there are creative ways to reduce your cost. Some of the
conferences are looking for industry and subject matter experts as speakers for the
breakout sessions. By becoming one of the speakers, you gain more exposure, a live
audience, free press on the conference brochures and more attention and traction at
your booth. With more traction, this becomes basic sales and is a numbers game.
It is a given that in the sales process roadblocks are met and it is the job of the sales
team to overcome these obstacles. An effective business-to-government (B2G) sales
representative will penetrate the government at a variety of levels the end-user,
the program manager(s) and the individuals who have purchasing or influential
authority. Sometimes there are higher issues which could help or hamper a
product/service from coming to market or perhaps escorting it out. Lobbyist and
public affairs professionals within the Washington DC area can also play a role in
assisting with generating funding for your solution. These professionals work at the
levels in government primarily on Capitol Hill where they can help influence bills
and appropriations for specific services and products. Their fees may be higher than
a seasoned government sales rep, but will also be able to deliver for you at a
different (more political) level. These individuals may have previously worked for or
with senators, representatives and/or other elected officials. Most successful firms
will have connections on both sides of the political landscape which keeps them
strong at times when there is a change in power at any level within the government.
Although these firms can be powerful sources to leverage, they are not a silver
bullet. All of these tools lobbyist, sales team, consultants, agents and proposal
writers, must be used in collectively to get the most out of your hunting expedition.
The 80/20 rule applies in government contracts as well. Eighty percent of the
contracts are awarded to the top 20 contractors. These prime contractors are large
businesses and are well-known, such as Lockheed Martin, Northrop Grumman,
Raytheon, SAIC, BAE, etc. These organizations usually maintain a small business
liaison office. It can be beneficial to meet with these offices, register in their small
business vendor database and provide a synopsis on your products/services. Many
times, when the government is working to meet their small business set-aside
contracting goals (24%) these organizations will be forced to also meet small
business goals (36%). Results by agency on how they met these goals can be found
on the SBA Scorecard on the SBA website or at http://www.JenniferSchaus.com This
information should also play a part in your strategy when targeting agencies.
You can employ resources to determine if there is a market in the US government for
your product/service. Commercial companies can be hired to do this for you and
searches can be conducted to determine how much of your product/service has been
bought over the fiscal years, which can be segmented by quarter and company
name. It is also useful to search for competitors and understand their position in
the marketplace to determine your potential share. Government budgets are not
secret and this information is pertinent (and available) when focusing on your target
client.
With this information, you may determine that certain agencies may be better suited
and equipped to purchase your solutions than others. By narrowing your target

client to the top 3 agencies best aligned for your product/service based on their
budget, your budget and your contacts within the agency, you can strategically
positioning yourself for success. Creating a capabilities statement and supporting
literature geared toward the government, will help the buyer in understanding how
your solution will assist them.
Each administration, Republican or Democrat has specific goals and focus areas.
Some of these are determined by world events (wars and economic crisis, etc.) and
others are simply areas that they deem important (ie. green and environmental
products). By being cognizant of these issues, reading trade journals and
government specific publications, you can gain a clearer understanding of your
clients mentality and challenges, thus being better able to provide a solution. By
joining associations in Washington DC related to your industry you will benefit from a
locally based advocate, a built in government relations team (usually a given in
associations) working on your behalf and possible collaboration with other firms in
your industry. Likewise, joining an international chamber, Spanish-American
Chamber Of Commerce you may also benefit from building relationships with US
based partners who are in the federal government contracting space. There are also
associations dedicated solely to US Federal Government contracting from which
companies can reap rewards, relationships and find teaming partners for government
contracting.
For foreign companies, establishing a US presence is not absolutely necessary, but
can be beneficial. Most US Government contracts have been awarded to US
companies who are physically located within the DC metropolitan area. (Part of this
is due to the Buy America Act, BAA). Basic sales skills tell us that business is earned
and awarded to the company/individual where there is a relationship. In order to
build those relationships, the sales rep and/or the consultant for your company
should be located close to the decision maker and where the work is taking place,
sometimes two different places. Modern day technology has allowed us to videoconference, email and communicate in ways where we do not have to physically be
present. When dealing with a risk-adverse client, it is a best practice to physically be
there. Additionally, foreign companies may also consider establishing a US
subsidiary to have a legal entity and stronger presence in the US.
Government purchases can and are also be based on a variety of factors including
price and quality. The current environment (2016) government contactors find
themselves in LPTA, Lowest Price Technically Acceptable. This means contracts are
awarded based on lowest price regardless of the firms past performance or
experience. This allows new players into the sector who have no experience in
government contracting whatsoever. Typically quality is sacrificed, sometimes
contracts are cancelled due to poor performance or the firm going out of business
due to not being able to sustain their business model of buying contracts at or
below margin.
Foreign firms should secure a DUNS (Data Universal Numbering System) from Dun &
Bradstreet Corporation at http://www.DnB.com From there, they should register in
the System for Award Management at http://www.SAM.gov which will require input
of basic company information, including your industry NAICS Codes (North American
Industry Classification System) and in most cases a Tax ID Number (TIN). Foreign
companies can work with a Registered Agent in the US, establish a US subsidiary or
explore other alternatives for obtaining a TIN.

Foreign businesses will have to pay close attention to the Trade Agreement Act and
Buy American Act. The TAA focuses more on country of origin relating to
manufacturing and products how and where the end product is composed. The
BAA primarily gives preference to US companies over foreign entities on contracts.
Certain exceptions apply including some construction materials, pricing and unique
solutions. Other BAA exceptions relate to the US government procuring non-US
goods that are not reasonably available commercially in the US. *Please consult
Section 25 of the Federal Acquisition Regulation and also the General Services
Administration website for current information and language regarding The Buy
America Act and Trade Agreement Act for foreign companies, as these regulations
are undergoing changes at the time of this publication. http://acquisition.gov/far/
In conclusion, The US Government is the worlds largest purchaser of goods and
services. It is an elaborate and competitive market, but it is not impossible to be
successful. Establishing your business as a government vendor and winning
business is competitive and complex yet possible and very profitable for many.
Knowing those rules and identifying government savvy experts to guide you through
the government puzzle - can be the differential in being another government vendor
and being the successful and preferred government solution provider.

Jennifer Schaus runs a government consulting firm in Washington, DC. She is the
founder and principal of Jennifer Schaus and Associates. Ms. Schaus has domestic and
international clients who provide both services and products to the US Federal
Government. Her expertise is in representing clients to compete for US Federal
Contracts, securing Set-Aside certifications and supporting the sales process via
proposal writing, marketing and business development. She is a frequent speaker at
government contracting forums and associations including WIP (Women Impacting
Public Policy), NCMA (National Contract Management Association), APMP
(Association Of Proposal Management Professionals, NDIA/WID (National Defense
Industry Association/Women In Defense), WAVE (Women As Veteran Entrepreneurs) and
more. She has been featured or quoted in The Wall Street Journal, The Washington Post,
The Washington Business Journal, Government Product News and more.
Ms. Schaus holds a BA from Towson University, a Leadership Accelerator Certificate
from UC Berkeley and a Certificate in Executive Leadership from Cornell University.
She sits on the Board of Directors for GovLish a data aggregator of government
acronyms. For more information and to contact Jennifer Schaus & Associates, please
visit: www.JenniferSchaus.com or JSchaus@JenniferSchaus.com or call us + 1 - 2 0 2
3 6 5 0 5 9 8.