CASO PRCTICO AUDITORIA ADMINISTRATIVA

EXAMEN FINAL
EVALUACIN ADMINISTRATIVA DE LA SUBDIRECCIN DE
RECURSOS HUMANOS DE UNA EMPRESA QUE FABRICA Y
COMERCIALIZA CALZADO INDUSTRIAL
Desde 1990 se estableci en la Va 40, en Barranquilla, departamento
Atlntico, la compaa Calzado Industrial, S.A., cuya principal
actividad es la fabricacin y comercializacin de calzado para la
industria.
En toda su existencia, esta organizacin se ha caracterizado por
contar con estabilidad administrativa y los directores generales que
ha tenido, aunque con un estilo particular, le han dado continuidad a
la operacin en general, lo cual ha permitido que la empresa se
mantenga en un lugar importante a nivel local y nacional. La Dra.
Sonia Carolina Ramrez, Gerente General, es quien ocupa este puesto
desde 1998, y en toda su gestin ha sido partidario de la actuacin
propositiva de sus empleados, el trabajo en equipo, el enfoque de
calidad y excelencia, as como del respeto a los valores.
En el desempeo de su labor, la organizacin ha afrontado
situaciones extremas, que van desde las positivas hasta las de crisis y
supervivencia, las cuales reconoce que no fue fcil afrontar, pero que
se lograron superar debido a que el producto que fabrica es de
calidad, hay atencin esmerada en su distribucin y su fuerza de
trabajo cuenta con una alta tecnificacin. Asi mismo, el ingeniero De
la Hoz considera clave entender a la administracin de la fuerza de
trabajo, por la repercusin obvia en el xito de su producto.
En la reunin bimestral de resultados que recientemente celebr la
Doctora Ramrez con su equipo de trabajo, se abordaron temas
relativos al aspecto financiero, operaciones, mercadotecnia y recursos
humanos. Ah se aprob gran parte de la informacin presentada y se
sealaron puntos de mejora en la cuestin financiera y de recursos
humanos. Para dar seguimiento a los resultados de la reunin, acord
con su asistente administrativo, la Doctora Milena Siller, programar
una reunin con el ingeniero Fabian Andrade, titular de la
Subdireccin de Recursos Humanos, y con el Doctor Gustavo Turriago,
asesor administrativo de esta organizacin, para comentar las
deficiencias de sus reas.

Dicha reunin se tiene contemplada para el da viernes de la presente

semana a las 10 hrs., en la oficina de la Gerencia General, en donde
se dispone de lo necesario para desarrollar con comodidad este
evento importante en la agenda administrativa. Se aprovechar esta
ocasin para informar al asesor sobre las caractersticas generales de
la organizacin a efecto de que se compenetre ms con el concepto
de la misma, ya que es la primera vez que se requiere de su
presencia en una reunin de este tipo. De acuerdo con ello, se
plantean los siguientes aspectos:

1. Estructura organizacional.
La empresa est constituida legal y administrativamente de acuerdo
con las disposiciones mercantiles, tal como se muestra a
continuacin:
Aspecto legal
Asamblea General de Accionistas, Consejo de Administracin,
comisario, director general y servicio de auditora externa.
Aspecto administrativo o convencional
Auditora interna y las subdirecciones de finanzas, ventas y
mercadotecnia, operaciones y recursos humanos.
En el anexo nmero 1 se ilustra el organigrama estructural general
del rea indicada.

2. Resultados operativos anuales.

Aunque se han obtenido resultados positivos en los ltimos tres aos,
con un ascenso del orden de los 120 millones de pesos en el ms
reciente, la organizacin no est
satisfecha con ello, pues los
consejeros estiman que de acuerdo con los recursos disponibles debi
haber sido mayor.
Consciente de la relevancia en la utilizacin de las tcnicas de control,
la empresa se somete anualmente a auditoras de tipo financiero,
fiscal y de seguridad social, y con menos regularidad a las que
abarcan el rea informtica, operativa y administrativa, de calidad, y
ambiental, lo cual es til en gran medida para la toma de decisiones y
la puesta en marcha de acciones preventivas.

3. Participacin en el mercado nacional.

La empresa ocupa uno de los primeros lugares de su giro en el

mercado nacional, donde se ha sostenido gracias a su esfuerzo y al
trabajo en equipo; no obstante ello, le inquieta el futuro, ya que
reconoce que la competencia tambin se propone mejorar su
administracin.

4. Planta Laboral.
Actualmente la planta laboral est integrada por 1150 empleados,
ms aproximadamente 150 trabajadores eventuales dentro del rea
operativa, como se muestra en la tabla A.

Tabla A
Planta laboral.
Personal
Administrati
vo
Ventas
Obrero
TOTAL

Plaza
150

%
13

50
950
1150

4
83
100

Un sindicato independiente agrupa al personal obrero (de hecho se

firmar un nuevo contrato colectivo en los prximos meses), y su
intervencin ha favorecido las relaciones laborales.

5. Horario de trabajo establecido.

En la tabla B se muestran los horarios que se establecieron desde un
inicio para el personal administrativo y obrero.
Tabla B

Horarios del personal

Tipo de
Personal
Administrativo
Obrero

Horario
8:30 hrs. a 17:30
hrs.
6:00 hrs. a 14:30
hrs.
14:30 hrs. a 22:30
hrs.
22:30 hrs. a 6:00
hrs.

6. Decisin de practicar una auditora.

Como resultado de la auditora interna que se lleva a cabo
actualmente en la empresa, el ingeniero De la Hoz ha recibido
reportes de actividades propias de la Subdireccin de Recursos
Humanos que no se han realizado de forma apropiada y que
obstaculizan la eficiencia de la ejecucin de las operaciones.

Especficamente, estas actividades son: seleccin y contratacin

de personal, administracin de compensaciones y en cierta
medida, la administracin de prestaciones.
En la actividad de seleccin en ocasiones no se realiza el proceso
completo, pues se omiten o alteran etapas bsicas con el pretexto
de que se requiere de manera urgente la incorporacin de
personal; en el campo de las compensaciones, se suele dedicar la
mayora del tiempo al aspecto operativo de la nmina y su
liquidacin, y en el manejo de las prestaciones existen diversas
deficiencias.
Debido a las deficiencias detectadas mediante la auditora interna
en la Subdireccin de Recursos Humanos, ya que no hubo una
aclaracin apropiada al respecto por parte del Ingeniero Fabian
Andrade, que es quien est encargado de dicha rea, se toma la
decisin de practicar una auditora administrativa a efecto de
desahogar esta situacin. Tal actividad queda en manos de la
firma A.E. Auditores de Colombia Ltda., a quien se le solicita
adems una propuesta de definicin de organizacin interna, en
caso de ser necesario.

7. Resultados preliminares de la auditora.

Luego de planear y desarrollar el proceso de auditora, esta firma
obtiene los siguientes resultados preliminares:

Organizacin inadecuada del rea.

Dispersin de funciones.
Falta de calendarizacin de actividades.
Servicio ineficiente a las reas.
Falta de atencin a los aspectos sindicales.
Denominacin del rea.

Aunado a lo anterior, tambin se precisan situaciones particulares en

la operacin, las cuales se describen enseguida.

Seleccin y contratacin de personal.

El proceso en esta funcin no est debidamente estructurado ni
documentado, y falta difusin para su aplicacin.

 El subdirector del rea cubre un amplio rango de actividades,

entre las cuales se incluyen las relaciones pblicas y los
eventos recreativos, pero no le dedica tiempo suficiente a su
actividad bsica operativa.

Los perfiles de puestos no estn actualizados.

Las pruebas, entre ellas la de personalidad y la de
conocimiento, no son aplicadas de manera consistente; de esta
manera, debido a la falta de informacin no se contrata al
personal ms apto.

La evidencia documental del personal de nuevo ingreso no es la

adecuada.

La planeacin de futuras necesidades de personal es una

funcin que no se tiene asignada.

El programa de induccin al personal, as como los de

capacitacin y seguridad e higiene, cuentan con demasiadas
carencias, por lo que frecuentemente se presentan problemas y
accidentes de trabajo.

Administracin de compensaciones.

El procedimiento que se utiliza en la fijacin de la compensacin

es arbitrario y se basa en preferencias que existen hacia el
personal.
Los salarios tienen un peso significativo en la compensacin en
general, sin haberse manifestado ninguna innovacin en su
composicin.
Continuamente ocurren contratiempos con el sistema
computarizado de nmina, adems de que ste no procesa
informacin fiscal adicional.
Con frecuencia se presentan problemas para capturar con
oportunidad tanto el tiempo trabajado en la jornada normal
como el tiempo extra, lo cual repercute en la liquidacin del
pago.
Los incentivos se liquidan fuera de las fechas estipuladas
contractualmente, lo que ocasiona molestias innecesarias.
No se toman como referencia los estudios oficiales y privados
de compensaciones.

Administracin de prestaciones.

No se respeta la calendarizacin de las prestaciones

contractuales.
Existen diferencias al proporcionar el uniforme de trabajo y
equipo protector al trabajador.
El programa de becas instrumentado en beneficio de los
trabajadores y sus hijos resulta insuficiente, adems de contar
con deficiencias en su reglamentacin.
El uso de las instalaciones recreativas de la empresa para
eventos personales es restringida y selectiva.
El titular de esta rea participa de tiempo completo como
facilitador en los programas de calidad, por lo que en ocasiones
descuida su actividad funcional.
El control en la administracin de descuentos no es el
adecuado, ya que peridicamente los trabajadores presentan
reclamos.
La promocin deportiva, recreativa y cultural es limitada, aun
cuando el trabajador insistentemente pide que se ample.

8. Requerimiento del caso.

Luego de revisar los resultados preliminares, La Dra. Sonia Carolina
Ramrez solicita a los Doctores de la asignatura Auditoria
administrativa de la CUC, representantes de la firma A.E. Auditores
de Colombia Ltda., le presente en tiempo apremiante los siguientes
aspectos:
a) Elaborar un informe de auditora administrativa que contemple
las recomendaciones para la subdireccin evaluada, de acuerdo
con los hechos reportados.
b) Adjuntar las cdulas de trabajo, soportes, programas de trabajo
y dems documentacin que consideren necesaria.
c) Opinin y sugerencias sobre la organizacin interna de la
empresa. (Organigrama)
d) Presentacin por escrito del informe contemplando todas las
caractersticas que este posee.
Deben asumir los roles de
auditores, hacer la presentacin de la firma que representan,
excelente presentacin personal, preparacin y asignacin de
roles de cada uno de los integrantes del grupo, recuerden que
representan la firma A.E. Auditores de Colombia Ltda.
Anexo 1
Calzado Industrial, S.A.

Organigrama estructural.

Asamblea General de
Accionistas

Auditora Externa

Comisario

Consejo de
Administracin

Direccin General

Auditora
Interna

Subdirecci
n de
Finanzas.

Subdireccin
de Ventas y
Mercadotecnia.

Subdireccin
de
Operaciones.

Subdireccin
de Recursos
Humanos.