Manual procesos educativa

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUCION EDUCATIVA
PARAISO, YOPAL CASANARE
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
INTRODUCCION
Los procesos y los procedimientos de gestin, conforman uno de los elementos principales del
Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prcticos que sirvan
como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los funcionarios de la Institucin,
permitindoles un mayor desarrollo en la bsqueda del Autocontrol.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y Procedimientos,
en el cual se define la gestin que agrupa las principales actividades y tareas dentro de la
Institucin. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para
la construccin por fases del Manual referido, soportando cada uno de los procesos especficos,
como son:
La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por rea
vinculada, as como, la informacin relacionada, sean totalmente auditables, para atender a los
requerimientos de la Contralora General de la Repblica; con el fin de verificar los
parmetros claves de los procedimientos del la Institucin, tomndolos como gua en
cualquier proceso de verificacin.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los

mecanismos de sensibilizacin, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la
cultura del Autocontrol y del mismo Sistema de Control Interno. Los Procesos que se dan a
conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visin en conjunto, de las actividades
misionales, con el fin de dotar la Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al
cumplimiento eficaz y eficiente de la misin y metas esenciales, contempladas en el Plan
Estratgico.
Es por ello que se disea un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un
mtodo estndar para ejecutar el trabajo de las dependencias, en razn de las necesidades que se
deriven de la realizacin de las actividades misionales de la institucin Educativa El Paraso.
Por lo tanto, el Manual de Procesos y Procedimientos est diseado para que los funcionarios
encuentren un elemento de apoyo til para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas,
aportando para el buen funcionamiento del Control Interno, en la consecucin de las metas de
desempeo y rentabilidad, asegurar la informacin y consolidar el cumplimiento normativo.
Este documento define los procesos administrativos, y expone en una secuencia ordenada las
principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo.
Contiene adems, diagramas de flujo, que expresan grficamente la trayectoria de las distintas
operaciones, e incluye las dependencias administrativas que intervienen, precisando sus
responsabilidades y la participacin de cada cual.
Este manual deber ser actualizado cuantas veces sea necesario para que tenga validez y
cumpla de la mejor manera con su objetivo, como sabemos un documento que tenga que ver con
calidad debe estar en mejora continua; sus modificaciones, deben ser sugeridas a la Oficina
de Control Interno, para su anlisis, presentacin a la instancia correspondiente, aprobacin
e implementacin.
Teniendo en cuenta que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del
mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, pues por medio de este manual nos
podemos dar cuenta que es un instrumento gua para los funcionarios de una institucin, no solo
para llegar a realizar bien los procesos, sino dentro de las
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
practicas definidas en la organizacin, aporta a la entidad ahorro de tiempo, dinero y en ocasiones

recurso humano de mas.
Este documento aporta al mejoramiento en la organizacin, integrando una serie de acciones que
permite agilizar el trabajo de la administracin, mejorando la calidad en la prestacin del
servicio, facilita el desarrollo en el control interno de la institucin.
ESTRUCTURA ORGANICA
CONS
EJO
DIREC
T IV O
RECT
OR
CONT
A DOR
CONSE
JO DE
PADR
ES
CONSEJ
O DE
ESTUDI
ANTES
UNIDA
D
ADMINIS
TRATIVA
PERSONERO
UNI
DAD
P
EDAGO
GICA
CORDIN
ADOR
SECRETARIA
ACADEMICA
PAGADORA
B IB
LIOTECA
RIO
DOCENTE DE
DISCIPLINA
CONS
E JO
ACAD
EMICO
SECRETARIA
DE
COORDINACIN
ACADMICA
U
A
COM IT
DE EVAL
CI
ON
Y P ROM
OCION
DOCE
NTES
AUX. A DT IV O
ESTUDI
ANTES
CELADOR
SERVI
CIOS
GENER
ALE S
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
METODOLOGIA
La metodologa a seguir se basa en el manual de implementacin del Modelo Estndar de
Control Interno MECI 1000:05. Los pasos a seguir fueron:
Establecer por cada Proceso (definidos en el Elemento Modelo de Operacin por Procesos) los
criterios y parmetros generales necesarios para tener en cuenta en el diseo de los
Procedimientos.
2. Instruir a todos los servidores de la entidad para que quede claramente comprendido y
asimilado el Modelo de Operacin por Procesos, los criterios y parmetros
establecidos por la Direccin y la metodologa a seguir para el diseo de los Procedimientos.
3. Describir y documentar para cada una de las Actividades de los Procesos la forma en que stas
se realizan, determinando responsables y, donde sea pertinente, puntos de control, formatos o
registros utilizados y tiempos. En caso de requerirse, se debe evaluar con criterios de
beneficio/ costo la necesidad de desagregar los procedimientos.
4. Disear los diagramas de flujo que se requieran con el fin de graficar los procedimientos.
5. Socializar la informacin a los servidores pblicos relacionados con el proceso con el fin de
recibir retroalimentacin.
6. Analizar y aprobar los Procedimientos sugeridos para cada Proceso, o solicitar que se
efecten los ajustes necesarios.
7. Revisar peridicamente la descripcin del (los) procedimiento(s), efectuar los ajustes
necesarios y socializar los cambios a los servidores pblicos relacionados con el proceso.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
SIMBOLOGIA
UTILIZADA
SMBOLO
DESCRIPCIN
Indicador de inicio de un procedimiento

Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una
tarea o actividad.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una
actividad de decisin o de conmutacin.
Conector. sese para representar en un diagrama de flujo una
entrada o una salida de una parte de un Diagrama de Flujo a otra
dentro de la misma pgina.
Documento. Representa la informacin escrita pertinente al
proceso.
Forma utilizada en un diagrama de flujo para representar un
almacenador interno.
Forma utilizada en un diagrama de flujo para representar un
archivo.
Conector. sese como referencia para indicar que el flujograma
continua en la siguiente pagina.
sese para anotaciones fuera de la forma utilizada en el
flujograma cuando no cabe el texto completo. O sea necesario
registrar ms informacin.
Conector utilizado para representar el fin de un procedimiento.
El presente manual se encuentra dividido en tres partes, as: los procesos estratgicos, misionales
y de apoyo.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Cada proceso estratgico, misional y de apoyo ha sido objeto de concertacin y mejoramiento

durante esta vigencia y adicionalmente se han establecido los puntos de control que determinan
las herramientas para efectuar el debido autocontrol y evaluacin por parte de cada
empleado y de verificacin por parte de los directivos, de la oficina de control interno.
PROCESOS ESTRATGICOS
NOMBRE DEL PROCESO
NOMENCLATURA
HERRAMIENTAS
PR-AEI-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
RESPOSABILIDADES POR
ACTIVIDADES.
SEGUIMIENTO Y
PR-SEI-001
EVALUACIN INSTITUCIONAL
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
SEGUIMIENO Y EVALUACION
DEL SISTEMA DE GESTION
PR-SESG-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
QUEJAS, RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y
FELICITACIONES
PR -SQR-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTRO
PR-ADR -001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
ALIANZAS ESTRATEGICAS
INTERINSITUCIONALES
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCESOS MISIONALES
NOMBRE DEL PROCESO
NOMENCLATURA
HERRAMIENTAS
PR-IM-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
EVALUACIN Y PROMOCIN,
ESTIMULOS Y GRADOS
PR-EPEG-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
EXPEDICIN DE
CERTIFICADOS
PR-EC-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
ORIENTACION ESCOLAR Y
REMISIONES
PR-OER-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIRECCIONES DE GRADO
PR-DG-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
ESCUELA DE PADRES
PR-EP-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
REMISION
PR-REM-001
INSCRIPCIN Y MATRICULA
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
INFORME ACADMICO
PR-IA-001
PLANES DE ESTUDIO Y
JUICIOS VALORATIVOS
PR-PEJV-001
PROCESO DISCIPLINARIO
ESTUDIANTES, DOCENTES Y
ADMINISTRATIVOS
PR-PDEDA-001
SEGUIMIENTO Y CONTROL
DE PERMISOS
PR-SCP-001
PROYECTOS
TRANSVERSALES
PR-PT-001
SEMILLEROS DE
INVESTIGACIN
PR-SI-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
PROCESOS DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO
NOMENCLATURA
COMPRAS
PR-COM-001
HERRAMIENTAS
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
ACTIVIDADES
INVENTARIO
PR-INV-001
ADMINISTRACIN DE
MATERIAL BIBLIOTECARIO
(PRESAMOS Y DEVOLUCIN)
PR-AMB-001
PRESTACION DE SERVICIOS
BIBLIOTECARIOS.
PR-PSB-001
DESARROLLO DE EVENTOS
Y REUNIONES
PR-DER-001
INDUCCIN Y REINDUCCIN
PR-INRE-001
EVALUACIN DE
DESEMPEO
PR-EDES-001
CAPACITACIN,ACTUALIZACI
N Y ESTIMULOS
PR-CAE-001
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE FLUJO,
PUNTOS DECONTROL Y
ACTIVIDADES
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
3.1.1 ALIANZAS ESTRATEGICAS
INTERINSITUCIONALES
Cdigo: AEI -001

Versin: 1.0
OBJETIVO:
Gestionar apoyo de las instituciones pblicas y privadas en el contexto, para el desarrollo y
mejoramientos de los procesos y proyectos institucionales.
ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde el momento en que se inicia la gestin de apoyo con las
diferentes instituciones hasta el seguimiento y aplicacin de los convenios realizados.
DEFINICIONES
CONVENIOS: Acuerdo entre dos o ms grupos sociales o instituciones por el que ambas
partes aceptan una serie de condiciones y derechos
ALIANZA ESTRATGICA: Posibilidad de desarrollar formas profundas de interconexin entre
las organizaciones, conexiones que, en la mayora de los casos implica un traspaso mutuo e
igualmente un beneficio.
PROYECTOS: Conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con
un cierto objetivo especfico, delimitando as mismo un tiempo previamente definido y
respetando un presupuesto.
PLAN DE MEJORAMIENTO: Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas
para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en el
direccionamiento estratgico.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Gua para el mejoramiento institucional

Ley General de Educacin (Ley 115)
Proyecto Educativo Institucional (PEI)
Decretos reglamentarios de la Ley 80 de 1993.
Decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008
Ley 715 del 2001
Ley 734 del 2002
CONTENIDO O DESARROLLO:
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Definir
las
necesidades en
cuanto
apoyo
Directivos y grupo
acadmico,
de Gestin de
proyectos
calidad de la
transversales,
Institucin
mejoramiento
administrativo
Seleccionar
entidades
de
acuerdo
a las
Directivos
necesidades y al
perfil
de
la
entidad.
Realizar
solicitudes
Directivos
mediante oficio
Solicitar
los
requisitos para el
Directivos
logro del apoyo
gestionado.
Mediante
oficio
Directivos,
enviar
la
personal de apoyo
documentacin
financiero.
requerida para la
REQUISITOS
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Identificar
las
Falta de objetividad en
falencias en las
el anlisis de las
diferentes reas de
necesidades.
gestin.
Tener
conocimiento
sobre el tipo de
apoyo
que
puede
brindar
cada Institucin
Las
entidades
seleccionadas no nos
brinden
el apoyo
requerido.
Descripcin
clara del apoyo
requerido
Verificacin
de
recibido, por parte
de las entidades.
Elaboracin del
oficio.
Verificar
documentos
enviar.
La documentacin no
los
cumpla
con
los
a
requerimientos de la
entidad que los
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
legalizacin
convenio
10
Verificacin
condiciones
trminos
convenio.
de las
y
del
Legalizacin
y
aprobacin
del
convenio.
Socializacin
del
convenio,
las
condiciones y los
trminos
pactados.
Asignacin por parte
de la Institucin de
la persona que va a
coordinar y hacer
seguimiento
al
convenio.
Seguimiento
desarrollo
convenio
11
Liquidacin
convenio.
12
Evaluacin
socializacin
convenio.
solicita.
del
del
del
del
y
del
Directivos,
profesionales de
apoyo
Anlisis de la
parte legal de las
condiciones
del
convenio
de
acuerdo
a
la
normatividad
que rige la
Institucin.
Firmas
correspondiente s
en la minuta.
Rector
Directivos y
delegados de la
Entidades de
apoyo
Coordinador
asignado
Rector y Entidad
de apoyo
Directivos
No existan las firmas

requeridas para la
legalizacin.
Conocimiento
No estn claros los
de los trminos y
trminos del convenio.
condiciones
del
convenio
Verificacin
del
perfil,
tiempo
requerido y el
compromiso de la
persona a asignar
como coordinador.
Rector
Las condiciones del

convenio no se ajusten
a las necesidades de
la Institucin.
Realizar auditora
interna al
convenio.
El
coordinador
asignado
no cumpla
con el perfil requerido.
Realizar
asignacin
mediante oficio.
Obviar
algunos
trminos del contrato.
No exista el acta de
Cumplimiento
liquidacin o no se
de los trminos y verifique
el
condiciones
del cumplimiento de las
convenio.
condiciones
del
convenio
No se realice el
Determinar las
anlisis de forma
dificultades,
objetiva.
No se
fortalezas
y
invite
a
las
oportunidades
personas interesadas
de
Dejar constancia de la
mejoramiento
evaluacin
y
en la ejecucin
socializacin
del
del convenio
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
convenio.
FLUJOGRAMA
In
ici
o
y
No
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
REGISTROS
Convenio
Oficio de solicitud de apoyo.
Oficio de remisin de documentos
Formato de seguimiento a convenio, diligenciado.
Acta de liquidacin de convenio
Acta de evaluacin y socializacin del convenio
ANEXOS
Anexo No.1 Formato. Seguimiento a convenio.
Anexo No.2 Formato. Acta de liquidacin.
Anexo No.3 Formato. Acata de evaluacin y socializacin del convenio
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
3.1.2 SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
INSTITUCIONAL
Cdigo: PR-SEI-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Orientar las acciones escolares hacia el logro de los propsitos y las metas definidas por el
equipo directivo y la comunidad educativa.
ALCANCE
Este procedimiento aplica desde el momento en que se inicia la revisin de la identidad
institucional hasta la comunicacin de los resultados del plan de mejoramiento.
DEFINICIONES
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: Es un conjunto
de medidas
establecidas por el rector o director y su equipo de gestin para producir, en un periodo
determinado, cambios significativos en los objetivos estratgicos de la institucin.
AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL: Consiste en la recopilacin, recoleccin y valoracin
sistematizacin de toda la informacin relacionada con el desarrollo de sus acciones y sus
resultados en cada una de las reas de gestin. Permite a la institucin identificar sus fortalezas y
oportunidades, con lo que podr definir y poner en marcha su Plan de mejoramiento.
VERACIDAD: se define como la Honestidad, coherencia y responsabilidad en la recopilacin,
manejo y anlisis de la informacin para garantizar la calidad de los resultados de la
autoevaluacin.
CONTINUIDAD: Es el avance en las acciones del mejoramiento, por lo tanto es un ejercicio que
debe adelantarse peridicamente, siempre sobre la base de la mejor informacin disponible.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
LEGITIMIDAD: Hace referencia a los resultados de la autoevaluacin los cuales deben ser
conocidos y compartidos por todos los estamentos de la comunidad educativa para que cada
integrante se comprometa con la realizacin de las acciones de mejoramiento.
RESULTADOS: Miden los efectos de los procesos, es decir, permiten establecer si las acciones
ejecutadas sirvieron para lograr la meta y objetivos registrados en el plan de mejoramiento.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Gua para el mejoramiento institucional
Proyecto Educativo Institucional (PEI)
CONTENIDO O DESARROLLO
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Recopilacin,
recoleccin
Equipo directivo y
anlisis y valoracin comit Gestin de
de la informacin.
calidad.
Comparacin entre
los planteamientos
del
PEI
y el
funcionamiento del
establecimiento
educativo.
REQUISITOS
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Conocer
las
diferentes
herramientas e
instrumentos
establecidos
Formatos mal
para
la
diligenciados.
recoleccin
de
informacin.
Equipo directivo y
comit Gestin de
calidad
Tener
conocimiento
del PEI de la
institucin.
No tener horizonte
institucional.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Anlisis de la
pertinencia del
PEI con relacin al
contexto.
Evaluacin de cada
una de las reas de
gestin.
Elaboracin del
perfil institucional.
Establecimiento de
las fortalezas y
oportunidades de
mejoramiento.
Equipo directivo y
comit Gestin de
calidad
Equipo directivo y
comit Gestin de
calidad
Equipo directivo y
comit Gestin de
calidad
Equipo directivo y
comit Gestin
de calidad
Diagnostico
sociocultural
de la
comunidad
estudiantil.
Deficiencias en la
elaboracin del
diagnostico.
Inconsistencia en la
evaluacin de
alguna rea de
gestin.
Solicitar a cada jefe
Aplicacin de
de gestin el informe
instrumentos
de evaluacin.
sugeridos.
Conformacin de
equipos por reas de
gestin.
Organizacin
de resultados y
valoracin de
los procesos y
componentes
de las reas de
gestin.
Identificar y
analizar las
fortalezas y
debilidades
institucionale
s.
Determinar las
oportunidade s
de
Mejoramiento
* Diligenciamiento
incompleto de los
instrumentos.
Control
* Visualizacin de
los aspectos crticos de
los procesos y reas de
gestin.
Diligenciamiento
incompleto de los
formatos que
identifican fortalezas y
debilidades
institucionales.
(Matriz)
Elaboracin de la
matriz.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Formulacin
de objetivos.
7
Equipo directivo y
comit Gestin
de calidad
Elaboracin del
Plan de
Mejoramiento.
Formulacin de las
metas
Equipo directivo y
comit Gestin
de calidad
Equipo directivo y
comit Gestin
de calidad
Definicin de los
indicadores de
resultados.
10
Definicin de
actividades
y
responsables.
Equipo directivo y
comit Gestin
de calidad.
11
Elaboracin
cronograma
actividades.
Equipo directivo y
comit Gestin
de calidad.
12
del
de
Divulgacin del
Plan de
Mejoramiento a la
comunidad
educativa.
Equipo directivo y
comit Gestin
de calidad.
Anlisis y
priorizacin
de los
factores
crticos.
Planteamient o
de metas del
Plan de
Mejoramiento
Conocer las
actividades a
desarrollar y
sus puntos
crticos.
Definir las
actividades
necesarias para
dar
cumplimiento a
las metas y
objetivos del
Plan de
Mejoramiento
Conocimiento
de la
totalidad de las
actividades a
realizar.
Socializacin
del Plan de
Mejoramiento
La no formulacin de
objetivos claros.
La no priorizacin de
factores crticos.
Seguimiento a los
responsables de la
recoleccin de la
informacin.
La no articulacin de
las metas con el PEI.
El indicador no
responda a la actividad
planteada.
Asignacin de
responsables para
cada actividad.
Incumplimiento del
desarrollo de las
actividades en las
fechas previstas.
Control de
asistencia para la
socializacin del
plan.
La comunidad
desconoce el plan de
mejoramiento.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
13
Seguimiento y
Equipo directivo y
evaluacin de los
comit Gestin
resultados del plan de
de calidad.
mejoramiento.
14
Revisin del
cumplimiento de
objetivos y metas
del plan de
mejoramiento.
15
Comunicacin de
resultados de
evaluacin.
Equipo directivo y
comit Gestin
de calidad.
Equipo directivo y
comit Gestin
de calidad.
Definicin de
los
mecanismos
de recoleccin
de
informacin.
Realizacin del
seguimiento y
evaluacin
del plan de
mejoramiento
Diligenciamiento
incompleto de los
instrumentos de
recoleccin de
informacin.
Deficiencia en la
evaluacin del plan
de mejoramiento.
Manejo adecuado de
la informacin
obtenida.
Comunicar a la
comunidad
Asistencia de todos los
educativa los
integrantes de la
resultados de la comunidad educativa.
evaluacin del
plan de
mejoramiento
.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA 1
Inicio
Autoeval
uacin
instituci
onal
fin
Revisin de la
identidad
institucional
Fin
Evaluacin de
reas de gestin
Fin
Fortalezas
y
oportunida
des de
mejoramie
nto
gestin
fi
n
FLUJOGRAMA 2
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
FLUJOGRAMA 2
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA 3
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
REGISTROS
Documento impreso Plan de Mejoramiento Instituto Educativo El Paraso.
ANEXOS
Anexo No.1 Formato. Procesos y componentes.
Anexo No.2 Formato. Fortalezas y Debilidades
Anexo No.3 Formato. Matriz diligenciada.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
3.1.3 SEGUIMIENO Y
EVALUACION DEL SISTEMA DE
GESTION
Cdigo: PR-SESG-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Lograr el mejoramiento en la calidad de los servicios de la entidad y alcanzar la satisfaccin de la
comunidad educativa; a travs de procesos normalizados y controlados sistemticamente.
ALCANCE
Este procedimiento aplica desde la elaboracin del diagnstico hasta su evaluacin.
RESPONSABLE
Equipo directivo
Comit gestin de calidad
DEFINICIONES
SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan con el fin de
lograr un propsito.
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA ENTIDADES: herramienta de gestin
sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos
de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est
enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades.
PLANIFICACION DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad enfocada al
establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificacin de los procesos operativos
necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los

requisitos de la calidad.
MEJORA CONTINUA: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: Identificacin y gestin sistemtica de los procesos
funcionales en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conoce como:
Enfoque basado en los procesos.
PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
PROCESO ESTRATGICO: Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y
estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad
de recursos necesarios y revisiones por la direccin.
PROCESOS MISIONALES: Incluye todos los procesos que proporcionan el resultado previsto
por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser.
PROCESO DE APOYO: Incluye todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que
son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora.
PROCESOS DE EVALUACION: Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar
datos destinados a realizar el anlisis de desempeo y al mejora de la eficacia y la eficiencia.
DIAGNOSTICO: Es la fase inicial del proyecto, la cual se convierte en la radiografa de la
entidad respecto al grado de aplicacin de la norma NTCGP 1000:2004.
PLANIFICACION DEL DIAGNOSTICO: Identifica de manera cualitativa o cuantitativa el
estado actual de la entidad respecto a los requisitos de la norma.
DISEO: Definicin de soluciones y puesta en marcha de metodologas para implementar un
sistema de gestin de calidad coherente con el estndar nacional NTCGP 1000:2004 y garantizar
el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios propios de las entidades del estado.
AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL: Consiste en la recopilacin, recoleccin y valoracin
sistematizacin de toda la informacin relacionada con el desarrollo de sus acciones y sus
resultados en cada una de las reas de gestin. Permite a la institucin identificar sus fortalezas y
oportunidades, con lo que podr definir y poner en marcha su Plan de mejoramiento.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Gua de diagnstico para implementar el sistema de gestin de la calidad en la gestin
pblica. NTCGP 1000:2004.
Gua de planeacin para implementar el sistema de gestin de la calidad de la gestin
pblica. NTCGP 1000:2004.
Gua de diseo para implementar el sistema de gestin de la calidad bajo la norma
tcnica de calidad para gestin pblica. NTCGP 1000:2004.
No.
DESCRIPCION
Planificar
realizacin
diagnstico.
RESPONSABLE
Equipo Directivo
la
y Comit Gestin
del
de Calidad.
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
REQUISITOS
Elaboracin de la
agendapara realizar
el
diagnstico.
Conocimiento
de
la
Gua
de
diagnstico
para
implementar
el
sistema de gestin de
calidad.
Desconocimiento
de la norma.
Cumplimiento de la
agenda.
Equipo directivo y Recoleccin de la

comit Gestin de informacin a travs
calidad
de la aplicacin de
la encuesta.
La no recoleccin
de la informacin
en
las
fechas
previstas.
Validacin del
informe del
diagnstico
Socializacin del
Equipo directivo y informe preliminar
comit Gestin de a la comunidad
calidad
educativa.
Inconsistencias en el
informe que eviten
su aprobacin.
Planificacin de la
realizacin de la
fase de
Equipo directivo y Definir el medio en

comit Gestin de que se va a elaborar
calidad
y
Incumplimiento en
los tiempos de
ejecucin y
Ejecucin
diagnstico.
del
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
planeacin.
establecer el
tiempo que se
destinar para su
ejecucin y su
entrega.
Elaboracin de la
estructura
organizativa del
proyecto.
Elaboracin del
plan de
comunicaciones
para el proyecto.
entrega. Realizar
seguimiento a
responsables de la
actividad.
Definicin del
grupo directivo,
Equipo directivo y
operativo y
comit Gestin de
evaluador para la el
calidad
desarrollo del
proyecto.
Deficiencia en la
definicin de la
estructura
organizativa del
proyecto.
Seguimiento y
supervisin en el
desarrollo de las
funciones de cada
grupo.
Equipo directivo y Divulgacin del

comit Gestin de plan de
calidad
comunicaciones.
Incumplimiento del
plan de
comunicaciones.
Seguimiento a los
canales de
comunicacin.
Elaboracin
del Equipo directivo y
plan detallado del comit Gestin de
proyecto.
calidad
Aprobacin de
los resultados de
planeacin.
Identificar
los Equipo directivo y
procesos de SGC.
comit Gestin de
calidad
Equipo directivo y
comit Gestin de
calidad
Describir
las
actividades
y
subactividades
que
se
deben
desarrollar
para
lograr
el
cumplimiento de los
requisitos
que
estipula la norma
NTCGP
1000:2004
Realizacin y
ajuste pertinente
de los
documentos.
Clasificar los
procesos de la
entidad en las
cuatro categoras
Incumplimiento en el
desarrollo de las
actividades. Revisin
a los resultados de
cada actividad.
Presentacin de
documento
impreso.
Identificacin y
socializacin del
mapa de procesos.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
10
Describir
los
procesos
(Caracterizar)
11
Establecer
poltica
y
objetivos
calidad.
12
Documentar los
procesos.
13
14
bsica del sistema de La no inclusin de

gestin de calidad.
alguno de los
procesos de la
institucin.
La caracterizacin
Conocer las
Equipo directivo y
no corresponda a los
actividades que se
comit Gestin de
procesos de la
desarrollan en cada
calidad
institucin.
proceso.
la
Conocer la visin.
Equipo directivo y
los
Misin y directrices
comit Gestin de
de
de la institucin.
calidad
Conocer los
Equipo directivo y
documentos
comit Gestin de
internos y
calidad
externos.
Definir indicadores
Equipo directivo y
de
comit Gestin de
seguimiento
a
calidad
los procesos.
Identificar
los
riesgos
y los
controles
operacionales.
Determinar las
actividades a
desarrollar en
cada proceso.
Equipo directivo y Realizar inventario

comit Gestin de de los riesgos
calidad
institucionales.
Realizar el
seguimiento a los
responsables de la
planificacin
estratgica de la
calidad.
Revisin de
documentos
impresos.
Revisar la coherencia
entre la actividad y el
indicador.
Planteamiento
deficiente de los
indicadores.
Riesgos de
importancia sin
identificar en el
inventario.
Priorizacin de
riesgos
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
INICIO
ALE
S SO
LOS
SULT
ADO
PLANIFI
CACION,
EJECUCIO
N Y
VALIDA
CION
DEL
DIAGNOS
TICO
PLANIFICA
CION,
EJECUCION
Y
APROBACIO
N DE LA
FASE DE
PLANEACIO
N
IDENTIFIC
ACION DE
LOS
PROCESOS
DEL SGC
DISEiiO
DESCRIBIR
LOS
PROCESOS
(CARACTE
RIZACION)
ESTABLE
CER LA
POLITIC
AY
QUE
RESUL
TADOS
OBTIE
N
OBJE
TIVO
S DE
CALI
DAD
DOCU
MENTA
R LOS
PROCE
SOS,
DEFINI
R
INDIC
ADORE
'CRONOGRA
MA
GENERAL
*PLAN DE
COMUNICACI
N PARA EL
PROYECTO
PLAN
DETALLA
DO
LISTA DE
RECURSOS
NECESARIO
S PARA EL
PROYECT
O
S DE SEGUIMIENTO DE LOS
PROCESOS
IDENTIFICACION DE RIESGOS Y
CONTROLES OPERACIONALES

M
A
P
A
D
E
P
R
O
C
E
S
O
S
QUE RESULTADOS E
OBTIENEN
CA
RA
CT
ER
IZ
AC
IO
N
D
E
PROCESOS
*DECLARACION
DOCUMENTA
L DE
POLITICAS Y
OBJETIVOS
DE
CALIDAD
'
PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCTI
VOS.
MANUALES
Y FORMATOS
*MANUAL DE CALIDAD
r- z::::::::":L,I' FICHA DE
INDICADORES
1RIESGOS MAPA DE
DIVULGA
CION Y
APLICACI
N DEL
SOPORTE
DOCUME
NTAL
ELABORA
DO EN LA
FASE DE
DISEO
EVALUACI
ON DE LA
IMPLEMEN
TACION
DEL SGC
MEDIANTE
LAAUDITO
RIA
INTERNA Y
EXTERNA
ELABORACION
REVISADO
SUGEREN
CIAS Y
RECOMEN
DACIONES
APROBADO
FIN
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
REGISTROS
Documento impreso del diagnstico, planeacin y diseo de la institucin para la
implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.
ANEXOS
Anexo No.1 Inventario de riesgos.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
3.2.1 QUEJAS, RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y FELICITACIONES
Cdigo: PR -SQR001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Generar espacios de participacin de la comunidad en general, a travs de las quejas, reclamos,
sugerencias y felicitaciones, determinando debilidades, oportunidades de mejoramiento y
fortalezas para buscar los mecanismos correctivos y estmulos de prevencin y atencin en
bsqueda de la satisfaccin del usuario del servicio educativo y el logro de la misin
institucional.
ALCANCE
Recepcin de la queja, hasta lograr compromisos y poder dar una finalizacin al proceso
RESPONSABLE
Personas encargada del manejo de la comunicacin, Coordinadores Acadmicos, Rectora.
DEFINICIONES
Peticin: Es el Derecho de toda persona para presentar solicitudes respetuosas ante las autoridades
o ante ciertos particulares y obtener de ellos una pronta solucin sobre lo solicitado.
Queja: Es la manifestacin de inconformidad generada en el comportamiento, en la atencin
o por conductas irregulares de los empleados.
Reclamo: Oposiciones que se formulan a una decisin considerada injusta. Exigencia de los
derechos del usuario, relacionada con la prestacin de los servicios que se ofrecen al pblico y que
tiene el objeto de que se revise una actuacin administrativa motivo de su inconformidad y se tome
una decisin.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Sugerencia: Es la insinuacin o formulacin de ideas tendientes al mejoramiento de un servicio

o de la misma entidad.
Felicitacin: Es el reconocimiento que se hace a la labor desempeada por la institucin o por sus
funcionarios.
Asunto: Narrar los hechos causas o consecuencias sucedidas, que se debe tratar, se piensa o se
interesa.
Respuesta: Resultado de una peticin.
Compromiso: Son hechos pactados que se deben cumplir en su debido momento.
Obligacin contrada por medio de acuerdo.
Seguimiento: monitorear el logro de los objetivos.
Internos: Manual de convivencia, observador del estudiante, manual de tica,
procedimientos.
Externos: Ley 734, Ley 115, Cdigo de infancia y adolescencia, Decreto 230, Contrato de
prestacin de servicios.
No
1
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REQUISITOS
Se recibe la queja que

Auxiliar
Diligenciamie
interpone el usuario, esta
Administrativo de nto del formato
queja puede ser por la
Atencin al usuario
de Queja,
actuacin de algn
reclamos,
funcionario de la
sugerencias y
institucin o por la forma y
felicitaciones.
condiciones que se le ha
prestado el servicio.
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
No diligenciar el
formato, para su
seguimiento.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Se enva el informe de la
queja a la Rectora de la
Institucin
para
que
investigue las razones que
motivaron la queja y tome
las medidas de acuerdo al
tipo de queja segn el
reglamento interno de la
institucin.
Se da a conocer al
usuario sobre la queja
presentada, manifestando
que se deriva al
procedimiento para su
gestin.
Se archiva la queja y
proceso sugerido en la
carpeta de Queja, reclamos,
sugerencias
y
felicitaciones.
Auxiliar
Administrativo de
Atencin al
usuario.
Rectora de la
Institucin
Coordinadores
Acadmicos
Formato
diligenciado
de Queja,
reclamos,
sugerencias y
felicitaciones.
Auxiliar
Administrativo de
Atencin al usuario Conocimiento
al suscriptor.
Auxiliar
Administrativo de
Atencin al usuario
Firma una vez

conocido el
procedimient
o.
Seguimiento de la
queja.
No presentar
informe de
seguimiento.
Que se archive la
queja una vez
realizado el
procedimiento.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
Inicio
Atencin
de la queja,
reclamo o
sugerencia
Formato de
quejas,
sugerencias y
reclamos
La
solicitud
requiere
seguimie
nto?
Respuesta
inmediata
de la
No queja,
reclamo o
sugerenc
ia.
Suscriptor
Si
Remisin
de la queja a
comit de
quejas y
reclamos
Respuesta
de la queja,
reclamo y
sugerencia
1 2
Respuesta de
queja por escrito
Archi
vo
Suscriptor
fi
n
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
REGISTROS
Diligenciamiento del formato

Resolucin de suspensin
Oficios
Circular
memorandos
ANEXOS
Formato de quejas
Reclamos y sugerencias
Felicitaciones con el instructivo.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
3.2.2 ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS Y REGISTRO
Pgina: de 150
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Entregar a los funcionarios responsables de los archivos de gestin del Instituto, una herramienta
que les permita dar aplicacin a la tabla de retencin documental de su unidad acadmica o
administrativa, normalizando de esta forma la funcin archivstica.
ALCANCE
Desde los archivos de gestin hasta la conservacin permanente o eliminacin de las series
documentales.
RESPONSABLE
Auxiliar Administrativo de Archivo, Rectora
DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o
institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo central o intermedio: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su
tramit, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares
en general.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Archivo de Gestin o de oficina: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca

de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por
las mismas oficinas.
Ley 594 de 2000

Circular Externa No. 01 de 2001
Acuerdo No. 038 de 2002
Acuerdo No. 039 de 2002.
Circular No. 04 de 2003
Decreto 173 de 2004.
Normas Icontec
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REQUISITOS
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Dependencia identifica
Auxiliar
el
Administrativo de
documento
a
Archivo, Rectora
realizar.
Se elabora documento
de acuerdo
a
las
normas NTC 3393, y
del
servicio
que
solicita el usuario.
Documentaci n
Elaborada
No conocer las normas

de elaboracin.
Conocer
las
directrices
para
su
elaboracin.
Se
aporta
como ejemplo
el manual de
procedimiento de
actas,
memorando,
circular,
comunes de toda
entidad.
Diseo inadecuado en
la elaboracin
del
documento de acuerdo a
la implementacin del
programa de gestin
documental.
Auxiliar
Administrativo de
Archivo, Rectora
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
La dependencia elige
los
medios
de
elaboracin,
registro, impresin y
tipo de soporte que
requiere.
Elaboracin
del
documento,
imprimiendo
el
nmero de copias
requeridas.
Auxiliar
Administrativo de
Archivo, Rectora
Auxiliar
Administrativo de
Archivo, Rectora
Papel,
medio
magntico,
electrnico,
otros.
Que se cumpla con

las caractersticas
propias del
documento.
Marcar sobre y No se cuente con los

elaborar rotulo o anexos
etiqueta
y correspondientes.
Adjuntar
los
anexos.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
REGISTROS
Documentacin realizada
ANEXOS
N/A
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
No
1
DESCRIPCION
La
unidad
de
correspondencia recibe
los
documentos externos
por
diferentes
medios.
La
unidad de
correspondencia
devuelve
el
documento
al
remitente o
lo
redirecciona
a
la
entidad competente,
dejando constancia.
La unidad de
correspondencia hace la
revisin de los
documentos que
ingresan a la entidad
para verificar la
competencia, los
anexos, destino y los
datos de origen del
ciudadano o entidad
que las remite.
La
unidad
de
correspondencia analiza
el documento con base
en la Tabla de
Retencin
Documental
para
determinar
su
direccionamiento
e
imprime el rotulo de
radicacin y consigna en
la planilla de registro y
radicacin los datos.
RESPONSABL
E
Auxiliar
Administrativo
de Archivo,
Rectora
Auxiliar
Administrativo
de Archivo,
Rectora
Auxiliar
Administrativo
de Archivo,
Rectora
REQUISITOS
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
la Diligenciar planilla o
o constancia de recibido.
de
Firma
de
planilla
constancia
recibido
Firma
de
planilla
constancia
recibido
copia
documento
recibido.
la Dejar constancia del

o documento.
de
y/o
del
Soporte de
direccin de
envo,
respuesta y
asunto
correspondiente
.
Que se olvide
priorizar la
correspondencia.
Conocimiento
de la tabla de
Retencin
documental.
Remitente, nombre
o cdigo delas
dependencias
competentes, nmero
de
radicacin,
fecha,
hora
de
recibo,
nombre
del
funcionario
responsable
del
trmite.
Auxiliar
Administrativo
de Archivo,
Rectora
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
La
unidadde
correspondencia excluye
de radicacin las
comunicaciones
de
carcter
informativo.
Auxiliar
Administrativo
de Archivo,
Rectora
La
unidad
de
correspondencia
clasifica y organiza
los
documentos
recibidos.
Auxiliar
Administrativo
de Archivo,
Rectora
Se debe excluir los

libros, revistas,
folletos,
peridicos,
invitaciones,
tarjetas, entre otros
que no
hayan
sido
remitidos
con
una comunicacin.
Diseo
de
formatos
de
control
de
entrega.
Archivo
de
la
informacin
mediante
una
planilla de registro.
Diligenciamiento del
formato de control.
Deben
ser Perdida
de
la
ubicados en las
informacin por falta
unidades
de de radicado.
conservacin
destinadas para
cada dependencia.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
REGISTROS:
A-z correspondencia recibida y enviada

Memorandos
Circulares
Resoluciones externas
Libro de registro de radicacin
ANEXOS:
Formatos de solicitudes
ELABORACION REVISADO
Fecha
Fecha
APROBADO
VIGENCIA
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
3.3.1 INSCRIPCIN Y MATRICULA
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Inscribir y realizar el proceso de matrcula en forma oportuna
ALCANCE
Este procedimiento aplica desde la solicitud del cupo hasta la asignacin de curso y director
de grado.
RESPONSABLE
Secretaria Acadmica
DEFINICIONES
PROCESO DE INDUCCION: actividades encaminadas a ofrecer al estudiante informacin sobre
el funcionamiento de la institucin, de su PEI, sus normas y su dinmica para ofrecer un servicio
de calidad.
SIMAT: Es el sistema integrado de matrcula, que da apoyo al proceso de matrcula
estudiantil y a las tareas correspondientes en las diferentes Secretaras de Educacin
departamentales, distritales y municipales.
RESULTADOS: Miden los efectos de los procesos, es decir, permiten establecer si las acciones
ejecutadas sirvieron para lograr la meta y objetivos registrados en el plan de mejoramiento.
Base de datos (SIMAT)
PEI. Proyecto Educativo Institucional
Manual proceso de induccin y reinduccin.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
No.
REQUISITOS
DESCRIPCION
1
RESPONSABLE
Entrega de formato
de solicitud de cupo.
Recepcin
carpetas
documentos
requeridos.
de
con
Publicacin
del
listado
de
aspirantes aceptados.
Proceso
induccin
Entrega
consignacin
diligenciada
estudiante
de
al
Registro en base de
datos interna y Simat
Asignacin de curso
y director de grado.
Secretaria
acadmica
Secretaria
acadmica
Secretaria
acadmica
Directivos
Auxiliar de
pagadura
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Claridad en la Formato incompleto.
solicitud de la * Codificacin de
informacin.
formatos.
Formatos
Recepcin
de
debidamente
carpetas incompletas.
diligenciados y *Revisin de los
total
de requisitos
solicitados.
documentos
solicitados
Revisin tcnica
de Un estudiante cumpla
con requisitos y quede
documentos
por parte de fuera del listado de
aceptados.
los
coordinadores
Conocimiento
del manual de
induccin
y
reinduccin.
Conocimiento
del
estado
socioeconmic o
del
estudiante.
Secretaria
acadmica
Documentaci
n completa del
estudiante.
Manejo
del
sistema
Coordinadores
Documentaci n
del
estudiante.
La falta de claridad en
la informacin que se
proporciona
al
estudiante.
Cobro de mayor o
menor
valor
de
matricula
Verificacin
del
Sisben.
La no liberacin de
cupo para ingreso
de estudiante
en
esta I.E. Inconsistencia
en la digitacin
de informacin
ingresada
en las
bases de datos.
*Verificacin
listado
de
asignados.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
del
grupos
Impresin
formato
matrcula.
del
de
Secretaria
acadmica
Archivar en la
carpeta
correspondient e
Inconsistencia en la
ubicacin
de
las
carpetas dentro del
archivo.
FLUJOGRAMA
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
REGISTROS
Formato de matricula
Formato de solicitud de cupo
Carpeta de documentos anexos por estudiante.
ANEXOS
Anexo No.1 Formato de solicitud de cupo
Anexo No.2 Formato de matricula
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
3.3.2 EVALUACIN Y PROMOCIN,
ESTIMULOS Y GRADOS
Pgina: de 150
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Analizar los casos de superacin o insuficiencia Acadmica, en la obtencin de los logros
previstos en cada una de las reas y asignaturas del Plan de Estudios y plantear las estrategias
pedaggico formativas para la superacin de las mismas
ALCANCE
Involucra todos los integrantes del proceso educativo (Docentes, Educandos, Padres de Familias).
Comprende desde la Constitucin de la Comisin de Evaluacin y Promocin, el
Anlisis de rendimiento Acadmico por grados, la Promocin anticipada de Educando, hasta la
elaboracin de los listados de excelencia acadmica y estmulos.
RESPONSABLE
Consejo Acadmico e Integrantes de la Comisin de E y P.
DEFINICIONES
Comisin de Evaluacin y Promocin: La Comisin de Evaluacin y Promocin es la
instancia donde se define la promocin de los educandos, se hacen recomendaciones en
relacin con las actividades de refuerzo y superacin que deben cumplir los estudiantes que
presentan dificultades en la obtencin de los logros mnimos o competencias definidas para cada
rea en el plan de estudios.
Define adems los casos de promocin anticipados. Est conformada por el Consejo
Acadmico, segn Decreto 230 del 11 de febrero del 2002.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Promocin de los Educandos: Avance del educando segn sus capacidades y aptitudes personales
al grado siguiente.
Reprobacin: El estudiante no es promovido al grado siguiente.
Promocin anticipada: Promocin de estudiantes con desempeo excepcionalmente alto antes
de finalizar el segundo periodo acadmico.
Constitucin Poltica: Artculo 189, numeral 11.

Ley 115 de 1994: Artculo 79; Artculo 148, Literal d), numeral 2.
Ley 715 de 2001:
Artculo 5, numeral 5.5 y 5.6
Decreto 230 del 11 de febrero de 2002.
Evaluacin del Rendimiento Acadmico de los estudiantes por periodos.
Relacin de estudiantes con dificultades acadmicas
Relacin de estudiantes con excelencia acadmica
Relacin de estudiantes con promocin anticipada.
Relacin de estudiantes reprobados y promocionados durante el ao lectivo.
REGISTROS Y ANEXOS
Actas emitidas en desarrollo de de cada Comisin

Consolidados de Rendimiento Acadmico
Solicitudes de Promocin de Educandos
Formatos a diligenciar
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Conformacin
de las comisiones
de promocin y
evaluacin.
Taller
Induccin a
Integrantes de
Comisiones
Evaluacin
Promocin.
Elaborar
cronograma
Comisiones
Evaluacin
Promocin.
de
los
las
de
y
de
de
y
Convocar a los
diferentes
integrantes
de
las Comisiones
de Evaluacin y
Promocin.
Consejo
Acadmico
Directivos y
Docentes
REQUISITOS
Artculo 8 del
Decreto 0230
del
11
de
Febrero de
2002
Criterios de
Evaluacin
de
la
Institucin
Educativa
Decreto 0230
del 11 de
febrero
de
2002.
Coordinador
Acadmico y
secretaria
Fecha|
Fecha
La
inexistencia
de
directrices que establezcan
fechas lmites para entrega
de informes por parte de los
docentes.
Retraso
en
la
sistematizacin
de
los
informes.
Cronograma de
Comisin Incumplimiento de entrega
de
de Informes de rendimiento
Evaluacin y acadmico.
Promocin
Fecha
No tener definidos los

Criterios de Evaluacin de
la Institucin.
P.C: Verificacin asistencia.
Informes de
Rendimiento
Acadmicos
Anlisis de los
Comisin de
Informes
de
Evaluacin y
ELABORACION
REVISADO
de
otro
Desconocimiento de las
Normas relacionadas.
Rector y
Coordinador
Acadmico
Entrega
del
Docente del
Informe
Acadmico por
reas.
Informes de
Rendimiento
APROBADO
Preparacin
Informes y
por Periodo.
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Coordinador
Acadmico y
secretaria
El incumplimiento de las
fechas establecidas para
rendir
los
informes
acadmicos
Incumplimiento
de
entrega de Informes de
VIGENCIA
2009
Rendimiento
Acadmico
solicitudes
promocin
y
Relacin
de
Estudiantes con
deficiencia
y/o
Excelencia
acadmica
Comisin de
Evaluacin y
Promocin
Reunin
con
padres
de
familia
para
notificacin
resultados
obtenidos en el
Comisin
de
Evaluacin
y
Promocin.
Notificacin
a
estudiantes
y
aplicacin de la
Prueba
de
Promocin
anticipada
por
los
docentes
responsables, y
elaboracin
de
Resolucin
de
resultados.
10
Integracin
del
estudiante
al
grado
correspondiente.
Rector y
Coordinador
Acadmico
11
Preparacin
de
documentos
5
Informe, citacin
reunin comit
Coordinador
Acadmico y
Secretaria
Rector y
Coordinador
Acadmico
Coordinador
Acadmico
Acadmicos
y solicitudes
de
promocin.
Informes de
Rendimiento
Acadmicos.
y solicitudes
de
promocin.
Informes de
Comits
de
Evaluacin y
Relacin de
Estudiantes con
deficiencia
y/o Exce
lencia
acadmica
Informe de la
Comisin de
Evaluacin y
promocin
respectiva.
Resultados
de
las
Pruebas
promocin
anticipada.
Entrega
del
Docente del
Informe
Acadmico
rendimiento acadmico.
Seguimiento y control
acadmico
Inasistencia del padre de
familia a la citacin.
Control en la elaboracin y
aplicacin de las Pruebas de
promocin anticipada.
Adaptabilidad del docente

al nuevo grado.
El incumplimiento de las
fechas establecidas para
rendir
los
informes
acadmicos
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
por reas.
de evaluacin y
Promocin;
emisin
de
listado
de
estudiantes
promocionados,
reprobados
y
ACES.
12
Programacin
desarrollo
ACES
13
Listado
Excelencia
Acadmica
estmulos
14
15
y
de
de
y
Elaboracin
del
Cuadro de Honor.
Elaboracin
listado
graduandos.
del
de
Comit de
Evaluacin y
Docentes
Responsables
Comit de
Evaluacin y
Promocin
Listado
de
estudiantes que
Control en el desarrollo de
deben
ACES
cumplir con
las ACES.
Inexistencia de listados
por grados.
Informe
del
Comit
de
Evaluacin.
Coordinacin
Acadmica
Publicacin
de
los
estudiantes
en el cuadro
de honor.
Coordinacin
Acadmica
Informes de las Error en la publicacin del

cinco
listado. Verificacin
del
comisiones
listado de graduandos con
de
diplomas expedidos por la
Evaluacin y institucin.
promocin.
No publicacin de los
estudiantes en el cuadro de
honor.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
INICIO
Prep
arac
in
de
Infa
mes
y
otro
s
por
peri
odo
REALIZA
R
FORMAT
OS
REMISIO
N DE
ESTUDIA
NTES A
COMISIOr4
ACTIVIDA
DES DE
REFUERZQ
DILIGENCIAMIENTO ACTA
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
PROCEDIMIENTOS
3.3.3 EXPEDICIN DE
CERTIFICADOS
Pgina: de 150
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Suministrar informacin acadmica a padres de familia y estudiantes que sea coherente y
confiable con los archivos de la institucin
ALCANCE
Desde la solicitud del documento hasta la entrega del mismo.
RESPONSABLE
Pagadura
Secretaria Acadmica
DEFINICIONES
Archivo: Documentos organizados de forma cronolgica y alfabticamente, en los cuales
reposa informacin detallada de los estudiantes de la institucin educativa.
Instituto Colombiano De Normas Tcnicas Normas Colombianas
Registros de aos anteriores en archivo
Formato estndar de expedicin de certificados y/o constancias.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
NO.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
El interesado hace la
solicitud
del
documento (certificado Pagadura
o
constancia).
En
pagadura.
Diligenciar formato de Pagadura
solicitud de certificado
y/o constancia.
REQUISISTOS
Tener historial en
la institucin
Aplicar las
normas
establecidas
OBSERVACIO
NES RIESGOS
Y
CONTROLES
Que el
certificado
solicitado sea
de una vigencia
anterior a 1998
Formato
diligenciado con
los datos del
solicitante.
Que el usuario no
cuente con el
dinero.
Formato
diligenciado
correctamente
Recepcin del formato Pagadura

diligenciado y entrega
del recibo de caja menor
por concepto del valor
del
certificado. y/o
constancia
Entrega de formato de
solicitud con el sello de
autorizado a secretaria
acadmica.
Pagadura
Contar con el
sello de
autorizacin.
Solicitud no
entregada a
tiempo
Verificacin de
informacin por parte
de la secretaria
acadmica para la
generacin del
certificado y/o
constancia
Expedicin del
certificado y/o
constancia.
Secretaria
Acadmica
Contar con los

datos
necesarios para la
elaboracin del
documento.
La informacin
no existe.
Formato de
solicitud
diligenciado y
autorizado.
Secretaria
Acadmica
Confrontar y
verificar los
datos en el
registro.
Diligenciar en
forma legible el
formato.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
Datos
diligenciados de
forma incorrecta
que retrasen el
proceso de
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Firma de autorizado
por parte del
Representante o
Rector.
Entrega del
certificado y/o
constancia al
interesado.
Secretaria
Acadmica
Certificado
elaborado
correctamente.
Secretaria
Acadmica
Certificado y/o
constancia
firmada por el
Rector.
entrega al
usuario final.
Que no
coincidan los
datos del
solicitante
Que no
coincidan los
datos del
solicitante
FLUJOGRAMA
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
REGISTROS
Recibo de caja menor

Archivos Informe Acadmico Final.
Software DLOGROS de la institucin.
Certificado y/o constancia expedida.
ANEXOS
Formato Solicitud I.E.E.P - FS EC -001
Formato de solicitud de documento.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
3.4.1ORIENTACION ESCOLAR Y
REMISIONES
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Desarrollar acciones integradas de promocin de salud brindando al estudiante asesoras
psicolgicas y de aprendizaje para facilitarle un adecuado desarrollo personal, correcta
orientacin y una positiva integracin al medio escolar, familiar y social.
ALCANCE
Desde la remisin de coordinacin, profesores y padres de familia hasta el servicio de entidades
externas.
RESPONSABLE
Coordinacin acadmica, docentes y psicoorientacion.
DEFINICIONES
Remisin: Documento escrito dirigido a psicoorientacion describiendo la dificultad que presenta
el estudiante.
Psicoorientacion: Proceso de ayuda al individuo para conocerse as mismo y la sociedad
en que vive a fin de que pueda lograr su mxima orientacin interna y la mejor contribucin a la
sociedad.
Valoracin: Seguimiento realizado al estudiante sobre su comportamiento y actitud en el quehacer
diario.
Entrevista: Conversacin personal que persigue que el entrevistado exprese de una forma
espontanea sus intereses, ilusiones y esperanzas, y en definitiva la opinin de si mismo y de las
cosas que lo rodea.
Cuestionario: Herramienta que permite valorar el estado en que se encuentra el estudiante.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Test: Mide el grado de capacidad que tiene cada estudiante en su personalidad por medio de
grficos, dibujos y textos.
Ficha de registro: documento que permite registrar los datos personales y familiares del
estudiante.
Problemas de aprendizaje: Dificultad que presenta el estudiante en diferentes reas.
Remisin
Informe acadmico
Libros de consulta
No.
1.
2.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Remisin por parte

Coordinacin
de coordinacin a
Docentes
psicoorientacion.
Recoleccin
de
informacin
del
estudiante, mediante
entrevista, registro
acumulativo,
Psicoorientacion
encuesta, cuestionario
o
ficha.
REQUISITOS
Que
el
estudiante
presente
dificultades.
Diligenciamie
nto correcto
de
la
remisin.
Disponibilida
d por parte
del
estudiante.
Elaboracin
correcta
de
las fichas.
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Que no se de importancia a
la problemtica
presentada
por
el
estudiante.
Citacin al estudiante
remitido.
Que
el
estudiante
incumpla la cita.
Falta de apoyo por
parte
de
psicoorientacion. Falsedad
o temor en el suministro
de
la
informacin por parte
del estudiante para su
respectivo diagnostico.
Que no asista a las
citas.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Diligenciamiento de las
fichas en cada cita.
Valoracin
del
estudiante suspendido
por
agresividad.
Coordinacin
Psicoorientacion.
3.
5.
6.
Valoracin
estudiante
determinar
problemtica.
al
para
su Psicoorientacion
Psicoorientacion
Citacin al padre
Coordinacin
de
familia
del
Rectora.
estudiante que lo
Bienestar familiar.
requiera.
Seguimiento
a
estudiantes a travs
de talleres, tcnicas
de
estudio y manejo
Psicoorientacion
de
atencin
y
memoria.
Remisin
estudiantes
a
con
Psicoorientacion
Coordinacin
Asistencia del
estudiante
suspendido.
Cumplir con
la
elaboracin
de
talleres
durante toda
la jornada.
Asistencia de
padres de
familia para
la realizacin
de
taller
durante
la
suspensin.
Presencia
continua por
parte
del
estudiante.
Citacin con
anticipacin
al padre de
familia.
La
inasistencia
del
estudiante suspendido a
la institucin. Inasistencia
del padre de familia.
Que no se desarrollen los
talleres establecidos.
En caso de inasistencia
Informar a coordinacin.
Listado de asistencia.
Que no se cuente con el

apoyo y el inters del
estudiante.
Que no desarrolle los
talleres aplicados.
Que el padre no asista a
la cita.
Que el padre de familia no
acuda continuamente a los
talleres asignados por
psicoorientacion.
Que
no
puedan
desarrollar los talleres.
Que el estudiante no
Dar
cuente con el apoyo de
continuidad
los padres de familia en
en el proceso
la ejecucin de los
de seguimiento.
talleres.
Control permanente de la
realizacin de talleres.
Ser un caso
que no se
Que
las
donde se
entidades
remite el
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
dificultades
mas Docentes
agravantes
(abuso Directivas
sexual, intento de
suicidio, duelo por la
prdida de alguien
muy
cercano,
maltrato
fsico,
violencia continua).
puede manejar
por
psicoorientaci
on.
Seguimiento
al
estudiante remitido a
entidades externas.
No
presenten
el
seguimiento que se est
realizando en la entidad
que asiste el estudiante.
Presentar
Que el padre de familia no
control
de colabore en llevar al
seguimiento
estudiante a la cita con el
por parte de la especialista.
entidad La falta de recursos de los
externa firmada padres de familia para el
por el
pago de la cita. El
profesional,
cambio
de
indicando
profesional
asistencia
y constantemente. Asistencia
control
de
del estudiante a
comportamie
la entidad remitida.
nto.
Constancia de asistencia
a
las
citas con el
profesional.
8.
Psicoorientacion
estudiante no apoyen la
institucin.
Que la entidad donde se
remite el estudiante no
cuente
con
una
oportunidad en citas y se
pierda la continuidad del
proceso.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
INI
CI
O
Solicitud de
remisin del
estudiante
por parte de
coordinaci
na
psicoorienta
cion.
Si el estudiante no
asiste se
No enva
por
escrito la
notificaci
n
a Coordinacin .
Si al
segundo
llamado
no asiste
se remite
a
Rector
a
Valoracin
de la
Psicoorienta
dora Segn
la
informaci
n obtenida
del
estudiante.
Entrevistas
Registros acumulativos
Encuestas
Fichas de seguimiento.
No Asiste
solo
el
estudi
ante
s
i
Segn el
caso de
dificultad
del
estudiante
se asignan
talleres.
Seguimie
nto al
estudiante
a travs de
tcnicas de
estudio y
talleres.
Realizacin
de charlas
Teniendo en
cuenta las
dificultades
existentes
en la
comunidad
educativa..
Se hace la
remisin de
estudiantes
a entidades
Se hace un
control sobre
las
notificacione
s o citaciones
del
seguimiento
de cada
estudiante.
Si la
problemti
ca es de
abuso
sexual,
maltrato
fsico se
remite a la
casa de
justicia.
fi
n
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
REGISTROS
Memorias
Actas
Cuestionarios
Test
Entrevistas
Listado de asistencia de estudiantes y padres de familia. Ficha
acumulativa.
ANEXOS
Formato de Remisin
Formato de entrevista
Formato de cuestionarios
Test.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
3.4.2 DIRECCIONES DE GRADO
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO:
Orientar las direcciones de grado segn directrices del consejo acadmico, registrando el
desarrollo de las actividades en los formatos establecidos, con el fin de fortalecer la convivencia
escolar.
ALCANCE:
Desde asignacin de las funciones de director de grado por parte del representante de la
institucin hasta la culminacin del ao escolar.
DEFINICIONES
Director de grado: Docente que adems de cumplir con sus funciones propias de su cargo
para el cual fue nombrado, tiene como responsabilidad la direccin de un curso.
PEI.
Manual de Convivencia. Manual
de funciones Cronograma de
actividades Ley de infancia y
adolescencia
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REQUISITOS
Rector
Ser
docente
legalmente
vinculado a la
institucin
Asignacin
de
funciones
de
director de grado.
Presentacin del
docente a los
Rector y
estudiantes del
coordinadores
curso respectivo.
Socializacin del
manual
de Docente director
convivencia a los
de grado.
estudiantes
Asignacin de
funciones de
direccin.
Diligenciar
el
formato
del Docente director
observador de los
de grado.
estudiantes.
Eleccin
del
representante de los Docente director
estudiantes
del
de grado.
curso
Contar con el
Formato de acta
de eleccin
Desarrollo
ejecucin
actividades
y
Docente director
de
de grado.
Dejar constancia de
esta actividad.
Adquirir y conocer
Inexactitud
en aspectos
el
manual
de
del
manual de
convivencia.
convivencia.
Contar con el
formato
del
observador.
Conocer
los
datos
personales
del
estudiante.
Desarrollo
de
charlas establecidas
Docente director
segn cronograma.
de grado.
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Que no haya suficientes
docentes para cada uno de
los grados.
No diligenciar en su
totalidad el observador.
Observador desactualizado
en
cuanto
a
datos
personales
del
estudiante.
Registrar
comportamientos
del
estudiante
en
el
formato observador.
Que
no
exista
el
registro de la eleccin
de representante.
Verificacin
de
las
actas de eleccin.
Incumplimiento
del
cronograma
de
actividades.
Verificacin de las actas
de direccin de grado.
Conocer
con
anticipacin
el
cronograma
de
actividades
y
temticas
a
desarrollar.
Tener
Que no se lleve a cabo el
conocimientos
desarrollo de todas las
sobre
las actividades.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
asignadas
durante las semanas
de disciplina.
actividades
establecidas en el
manual de
convivencia.
Desarrollo
de
actividades mensual
por
reconocimientos
personales
y
fechas
especiales en izada
de bandera.
Contar con el
listado
de
estudiantes
a
izar la bandera.
Programar
anticipadamente el
evento.
Contar con el
libro de actas
Entrega
de
informes
acadmicos
por
cada
periodo
acadmico.
Docente director
de grado.
Estudiantes.
Logstica
Docente director
de grado.
Por exceso de actividades

los eventos programados
no se lleven a cabo.
No
contar con
cronograma para las
izadas de bandera.
Diligenciar el libro de
actas de izadas de
bandera.
Que
los
informes
acadmicos no estn
totalmente diligenciados.
Contar con los
Informes
acadmicos
informes
incompletos. Inasistencia
acadmicos
en
de padres de familia a la
medio fsico. Lista
entrega de informes.
de
Listado de recibido de
asistencia.
informes.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
REGISTROS
Libro de actas de izadas de bandera. Acta
de direccin de grado
Acta de induccin y reinduccin.
Acta de eleccin representante de curso
ANEXOS
Anexo No.1 Formato de acta de eleccin de representante de curso
Anexo No.2 Formato de acta de direccin de grado
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
3.4.3 ESCUELA DE PADRES
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Mejorar y facilitar la relacin entre padres e hijos logrando que la convivencia sea ms amena,
dando la debida importancia tanto en el entorno familiar como acadmico, inculcando valores
como el respeto, la confianza y la tolerancia.
ALCANCE: desde la elaboracin de talleres hasta la aplicacin con los padres de familia.
RESPONSABLE
Psicoorientacion
Coordinacin
Directivos
Comit resolucin de conflictos
DEFINICIONES
Escuela de padres: es un proceso sistmico y progresivo de educacin continuada, que ofrece a la
familia elementos y medios que le permitan asumir de forma consciente y responsable su
vocacin y misin de educar integralmente a los hijos.
Conflicto: Ocurre cuando dos o ms valores, perspectivas u opiniones son
contradictorias por naturaleza o no pueden ser reconciliadas.
Convivencia: Condicin de relacionarse con las dems personas a travs de una comunicacin
permanente fundamentada en el afecto, respeto y tolerancia que permita convivir y compartir en
armona con los dems.
Respeto: Es aceptar y comprender tal y como son los dems, aceptar y comprender su forma de
pensar aunque no sea igual que la nuestra.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Tolerancia: Es el respeto a las ideas, creencias o prcticas de los dems cuando son diferentes
o contrarias a las propias.
Actas de reunin
Talleres
No.
DESCRIPCION
Psicoorientacion
Elaboracin
del
Comit
proyecto escuela de
resolucin
de
padres.
conflictos.
REQUISITOS
Establecer
Falta de compromiso
temas afines a la
por parte del comit.
problemtica de la
institucin.
Psicoorientacion
Comit resolucin Convocar a los
de conflictos.
padres de familia
2.
Invitacin a la
reunin
3.
Socializacin de
talleres y
desarrollo de
actividades.
4.
RESPONSABLE
Psicoorientacion
Comit resolucin
de conflictos.
En
caso
de
inasistencia
de
padres de familia se
notifica a
Psicoorientacion
coordinacin y se
toman
las
medidas
correspondientes.
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Asistencia de
padres de
familia.
Presentar la lista
de asistencia.
Que no se
convoque a todo
los padres de
familia.
Inasistencia por parte
de los padres de
familia.
Listado de asistencia
de padres de familia.
Que
definitivamente el
acudiente no asista.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
REGISTROS
Videos
Fotos
Memorias
ANEXOS
N/A
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
REMISION DE ESTUDIANTES
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Determinar las pautas que garanticen el control y seguimiento de las remisiones que se les hacen
a los estudiantes a las diferentes instancias de la institucin educativa o a otras instituciones
externas que prestan apoyo.
ALCANCE
Desde la remisin del estudiante por parte del docente hasta la instancia pertinente.
DEFINICIONES
INSTANCIAS INTERNAS: Son las dependencias con que cuenta la institucin a donde se
remiten los estudiantes para dar apoyo o solucin a las diferentes problemticas que se presentan
por parte de estos.
INSTANCIAS EXTERNAS: Entidades que no hacen parte de la institucin, las cuales brindan
apoyo en aspectos educativos, salud, recreacin y bienestar social.
REMISIN: Envo de estudiantes por parte de algn miembro de la comunidad
educativa a una instancia interna o externa.
PEI.
Manual de Convivencia.
Ley de Infancia y Adolescencia.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Remisin
del
estudiante por la
persona
que
conoce
la
situacin
problemtica.
Docente,
Director
de
grado, coordinador,
psicoorientacion,
rector.
Diligenciamiento
del formato
de
remisin.
Anlisis
de
la
remisin y citacin
del estudiante por
parte
de
la
dependencia
asignada.
Realizar
registro
correspondiente
de los acuerdos y
compromisos
establecidos
con
el
estudiante
remitido.
Docente,
Director
de
grado, coordinador,
psicorientador,
rector
REQUISITOS
Conocer
la
situacin
o
problemtica
que amerita la
remisin.
Hacer un anlisis a la situacin

que presenta el estudiante.
Que el formato no
totalmente diligenciado.
est
Conocer
el
formato
y
Verificar la informacin del
diligenciarlo
formato antes de enviarlo a la
en su totalidad.
dependencia correspondiente
Que se recepcione
la
remisin y no se cite el
estudiante.
la
Hacer
seguimiento
del
peridicamente
de
las
remisiones enviadas a las
diferentes dependencias.
Funcionario de la
dependencia
asignada.
Tener
remisin
estudiante.
Funcionario de la
dependencia
asignada.
Conocer
los
instrumentos de
registro.
Determinar si es
necesario
Funcionario de la
continuar con el caso
dependencia
del estudiante en otra
asignada
instancia.
OBSERVACIONES
RIESGOS Y CONTROLES
La remisin del estudiante se
haga a una dependencia que
no corresponde.
Que no quede soporte del

seguimiento al estudiante.
Conocer
las
funciones
de
Que no se haga la remisin a
cada una de las
otra instancia cuando el caso lo
instancias que
amerit.
prestan
el
apoyo.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Archivar el historial
del
seguimiento
realizado al caso del
estudiante.
Funcionario de la
dependencia
que
hace el cierre del
caso.
Tener
todos
los soportes
del seguimiento
hecho durante la
remisin.
Verificar que los documentos

anexos carpeta de seguimiento
del estudiante sean los
correspondientes.
FLUJOGRAMA
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
REGISTROS
Formatos de remisin.
Formato Observador del estudiante
Formato de seguimiento de Psicoorientacion.
Actas de compromiso.
Resoluciones internas.
Carpeta de archivo de documentos.
ANEXOS
Anexo No.1 Formato de remisin.

Anexo No.2 Formato Acta de compromiso.
Anexo No.3 Formato de seguimiento
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
INFORME ACADEMICO
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Disear, planear y evaluar todas las actividades que se desarrollan dentro y fuera del aula de
clase, ejerciendo mecanismos de control que permitan ofrecer un servicio de calidad a estudiantes
y padres de familia.
ALCANCE
Desde la organizacin y adaptacin de los planes de estudio, los juicios valorativos hasta su
aplicacin, seguimiento y entrega de informe acadmico final.
RESPONSABLE
Coordinacin acadmica, Secretaria acadmica, Coordinacin de disciplina y Rectora
DEFINICIONES
Plan de estudio: Es el diseo curricular que se aplica a determinadas enseanzas
impartidas por un centro de estudio.
Juicios valorativos: logros establecidos por la institucin que el estudiante debe cumplir durante
el periodo acadmico, lo cual aplica para todos los grados.
Consolidados: planilla de reporte acadmico de todas las reas.
Informe acadmico: reporte detallado del comportamiento y rendimiento acadmico de los
estudiantes en los periodos establecidos por la institucin.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Formato. Plan de estudio

Formato: Juicios valorativos
Formato. Planilla de reporte acadmico por reas en medio magntico.
Formato. Consolidados
Formato Informe acadmico por periodo.
Formato. Seguimiento al plan de estudios.
NO.
1
DESCRIPCION
Reunin de docentes
por reas y grados para
organizacin
y
adaptacin de plan de
estudios
y
juicios
valorativos
Recepcin de carpeta
de juicios valorativos y
plan
de
estudios
adaptado
Verificacin y control
de adaptaciones al Plan
de estudios y juicios
valorativos.
Socializacin de Plan
de estudios, juicios
valorativos y proyectos
de rea
RESPONSABLE
Directivas
Coordinacin
acadmica
Auxiliar de
archivo
Coordinacin
acadmica
Directivas
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
REQUISITOS
Contar con el
borrador de
documentos a
trabajar.
Formatos para
diligenciar
adaptaciones.
Entrega de
carpeta plan de
estudios y
juicios
valorativos
adaptado.
Listado de
control de
actividades
desarrolladas.
Ausencia de
docentes a las
reuniones
convocadas.
Verificacin de la
asistencia.
Programacin
de reunin de
docentes.
Asignacin de tiempo
insuficiente para el
desarrollo de todas las
actividades.
Informacin
incompleta.
Entrega del trabajo
realizado.
Entrega de informacin
no actualizada.
Correccin de
informacin con
errores en redaccin y
ortografa.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
en
asamblea
docentes.
5
de
Entrega de juicios
valorativos a secretaria
acadmica para su
respectiva
sistematizacin.
Docentes
Secretaria
acadmica
Entrega de planillas
con juicios valorativos
incluidos en medio
magntico a docentes.
Docentes digitan
informacin
acadmica para
cada estudiante.
Docentes
Directores
grado
Docentes entregan a
Secretaria acadmica
informacin
diligenciada de los
estudiantes en medio
magntico, segn
cronograma
establecido por
periodo.
Verificacin y control
de informacin
acadmica entregada.
Entregar en
medio
magntico o
fsico los
formatos
diligenciados de
juicios
valorativos por
reas y
grados.
Informacin
pertinente para
cada docente.
Secretaria
acadmica
Verificacin de
asistencia.
Acta de reunin.
Los juicios valorativos
no fueron unificados.
Entrega inoportuna
del material.
Firma de Planilla de
entrega de juicios
valorativos.
Informacin
incompleta.
Valoracin de
todos los
estudiantes en
las reas
correspondient
es.
El estudiante no esta
registrado en el
sistema.
Asignar valoracin a
estudiantes ausentes
pero que aparecen
en planilla. Asignar
escala porcentual a
cada estudiante.
Secretaria
acadmica
Planillas
diligenciadas
en su totalidad.
Escalas
valorativas
diligenciadas.
Retraso de procesos
secuenciales por
demora en la entrega de
informacin.
Firma de Planilla de
entrega de valoracin
acadmica y
comportamental por
grados.
Secretaria
acadmica
Coordinacin
acadmica
Boletines con
todas las reas
diligenciadas.
Suministro de
informacin
incompleta.
Priorizacin de
funciones por parte
de
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
10
Impresin de
informes,
consolidados
acadmicos y
formatos escala
porcentual.
Secretaria
acadmica
Informacin
acadmica por
grados.
11
Entrega de informes
acadmicos a los
directores de grado,
para registro de
observaciones y
recomendaciones
personalizadas.
Secretaria
acadmica Director
de
grado
12
Validacin de
informes
acadmicos por
periodo por parte de
rectora.
Observador
del estudiante.
Informes
acadmicos.
Planilla de
escala
porcentual.
Informe de
reunin de
comportamient o
escolar.
Informe
acadmico con
observaciones
personalizadas
.
13
Organizar carpetas de
Comisin de
Evaluacin y
Promocin con
Formato I.EEP- FRCEP-001
consolidados y
planillas de
porcentajes
Coordinacin
acadmica
Secretaria
acadmica
14
Publicacin de
cronograma de
comisiones de
Coordinacin
acadmica
Docentes
Rectora
Carpetas de
comisiones por
grado.
Consolidados
por grados
Planillas de
escala
porcentual.
Cronograma
de Comisiones
de Evaluacin.
Establecer
fecha, lugar
Listados de
de los docentes segn

cronogramas
establecidos por la
institucin.
Ausencia de
informacin
acadmica de
estudiantes.
Confrontacin de
listados contra
boletines impresos.
No se asign escala
porcentual en una o
ms reas.
Entrega de informes
despus de la fecha
acordada.
El informe se entrega
sin validar al padre
de familia.
Listado de entrega.
Retraso en la
organizacin de
carpetas.
Modificacin del
cronograma por
imprevistos.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
evaluacin y
promocin.
padres
integrantes de
cada comisin.
Cronograma de
comisiones de
evaluacin y
promocin.
Listado de
padres
integrantes a las
comisiones.
15
Convocatoria de padres
de familia a comisiones
de evaluacin y
promocin, mediante
citacin por escrito y
va telefnica.
Coordinacin
acadmica
16
Desarrollo de las
Comisiones de
Evaluacin y
Promocin segn
cronograma
establecido por la
institucin.
Convocatoria a reunin
general de padres de
familia y/o acudientes
para entrega de
informe acadmico.
Directivos
Docentes
Padres
Carpeta de
Comisiones
Asistencia
puntual a la
reunin.
Ausencia de
integrantes de la
comisin.
Acta de reunin.
Directivas
Entrega de
citacin por
escrito a
estudiantes.
No llega la
informacin al padre
de familia.
17
No llegue la
informacin al padre
de familia.
18
Entrega de informe
acadmico a padres de
familia.
Directivas
Docentes
Informe
acadmico de
todos los
estudiantes.
El director de grado
no asiste a la reunin.
Ausencia de padres de
familia.
19
Seguimiento al plan
de estudios.
Directivas
Control de
clase
diligenciado
por periodo.
Plan de
estudios por
reas. Planilla
para
consolidar
informacin.
La proyeccin no
corresponde con la
aplicacin.
No existe unificacin de
criterios en la aplicacin
del plan de estudios por
reas. Socializacin del
consolidado con los
docentes de rea.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
REGISTROS
Archivos Informe Acadmico Final.
Software DLOGROS de la institucin.
ANEXOS
Formato Solicitud I.E.E.P - FS EC -001
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DISCIPLINARIO
ADMINISTRATIVOS
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO:
Determinar el proceso disciplinario que se aplicara en el Instituto Educativo El paraso
a los estudiantes que incumplan las normas establecidas en el Manual de convivencia.
ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde el momento en que se reporta la falta por algn miembro de la
comunidad educativa hasta que se de un cambio en el comportamiento o hasta que el consejo
directivo tome una decisin.
Este proceso se aplicara en la sede central y la sede llano lindo y estar enmarcado en las leyes
constitucionales y dems normas reglamentarias.
RESPONSABLE: Coordinacin de disciplina.
DEFINICIONES:
MANUAL DE CONVIVENCIA: Documento que traza todas las polticas para una sana
convivencia en el Instituto educativo El Paraso
FICHA DE OBSERVACIN: Formato en el cual se consignan las faltas que son consideradas
leves por el manual de convivencia.
OBSERVADOR: Instrumento en el cual se hace un registro o seguimiento de los aspectos tanto
positivos como negativos (faltas Graves) de convivencia y acadmicos de los estudiantes
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
Pgina: de 150
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
3.6.1 PROCESO DISCIPLINARIO

ADMINISTRATIVOS
COMIT DE CONVIVENCIA: Grupo conformado para mediar en la solucin de

problemas graves entre estudiantes, estudiantes y docentes, padres de familia y docentes, padres
de familia y directivos, docentes, docentes y directivos.
FICHA DE CITACIN: formato con el cual se cita a los padres de familia o acudientes de los
estudiantes para que comparezcan en la institucin en la fecha y hora establecida.
FICHA DE REMISIN: Formato con el cual se remiten a los estudiantes a
Psicoorientacion o psicologa.
MANUAL DE CONVIVENCIA
LEY GENERAL DE EDUCACIN (LEY 115)
LEY DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA
LEY 734 CDIGO DISCIPLINARIO NICO
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REQUISITOS
Se determina la falta, y se
clasifica en leve, grave o
gravsima.
Docente, director
de grado,
coordinador
Aplicacin del
manual de
convivencia.
Si es leve se diligencia
formato IEEP/SGC/FR02
Diligenciar
Director de grado o formato y
docente de rea
hacerlo firmar
por el
estudiante
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Diligenciamiento del
formato
IEEP/SGC/FR-02
Perdida de la
informacin.
Diligenciamiento
incorrecto por parte
del docente.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Si es reincidente o grave
se diligencia formato
IEEP/SGC/FR01, El docente o director
de grado diligencia los
campos correspondientes
del observador, fecha, si
es aspecto acadmico o
disciplinario,
compromisos
y
observaciones y firmas,
el docente debe escribir su
nombre.
Se enva nota de citacin
al padre de familia o
acudiente, especificando
fecha y
hora de la cita.
Se levanta acta de
compromiso y se firma
por padre de familia o
acudiente,
por el
estudiante, por el director
de grado y por el
coordinador
Se hace remisin a
Psicoorientacion,
con
formato IEEP/SGC/FR04 El
docente
o
director de grado hace
remisin por escrito a
Psicoorientacion,
detallando las causas y
correctivos
aplicados
con anterioridad
Si se reincide se aplica
suspensin de tres das
mediante resolucin,
Durante este tiempo el
estudiante, debe
Coordinador De
disciplina y
docente
Citar al
acudiente con
formato
IEEP/SGC/F
R-05
No este firmado por el

padre de familia o
acudiente
Coordinador De
disciplina y
docente
Tener el
debido
proceso
No este firmado por el

padre de familia o
acudiente o el
estudiante
Coordinador de
disciplina
Diligenciar
ficha de
remisin
Que el estudiante no
asista a la cita con
Psicoorientacion
Tener el
informe de
Psicoorientac
ion y el debido
seguimiento
No tener el informe
de Psicoorientacion o no
haber hecho el debido
proceso.
Rectora y
coordinador de
disciplina
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
10
realizar actividades: con

la psicoorientadora y
trabajo social
Se remite a comit de
convivencia, El comit de
convivencia se rene con
las partes, analiza el
expediente y recomienda
el
correctivo
o
procedimiento a seguir.
Se expide resolucin de
matricula condicional que
ser notificada al padre de
familia o acudiente.
Rectora
hace remisin
al consejo
directivo,
anexando
informe de todo el proceso
adelantado
Rectora,
coordinador de
disciplina y
comit de
convivencia
Tener el
informe de
psicorientaci n
y el debido
seguimiento
Rectora
Toda
la Que la resolucin no sea
documentaci n firmada por todos los
anterior
interesados
Rectora
Que en la remisin no se
Anexar
adjunte
los
documentos de
correspondientes
todos los
informes
o
procedimient os
documentos
que
anteriores.
soporten el procesos
Consejo
Directivo
determina si al estudiante
hay que cancelar el cupo
Consejo Directivo
para el ao siguiente o
inmediatamente.
Anexar
documentos de No tener todos los
todos los
registros del debido
procedimient os proceso
anteriores
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA 1
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA 2
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
REGISTROS
Fichas de observacin
Fichas de remisin
Fichas de citacin
Actas de conciliacin
Actas, resoluciones
ANEXOS
Observador del Estudiante
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE
PERMISOS
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO:
Orientar a los docentes y administrativos en la solicitud de permisos, y dar a conocer cada una
de las dependencias a las cuales deben dirigirse las respectivas solicitudes.
ALCANCE:
Desde que se genera la necesidad por parte del estudiante, docente y/o administrativo hasta
aprobar el permiso por parte de la dependencia correspondiente.
DEFINICIONES
Permiso: Autorizacin que se da a un funcionario, docente, directivo docente o
estudiante para ausentarse o para no asistir a la jornada laboral o acadmica.
Permiso Prioritario: Es aquel que obedece a un imprevisto y se hace necesario tomarlo de manera
inmediata, como urgencia mdica, calamidad domstica, reunin extraordinaria, etc.
Certificacin mdica: Constancia expedida por la entidad de salud en la cual
diagnostica y certifica la incapacidad para no asistir a la jornada laboral o acadmica.
Autorizacin: Documento escrito en el cual se autoriza la salida de docentes y
administrativos durante la jornada acadmica.
PEI.
Manual de Convivencia.
Salud ocupacional Ley 100/93
Cdigo sustantivo de trabajo
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha|
2009
Fecha
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Rector,
coordinador,
docente
disciplina.
Solicitud de permiso
Radicacin
de
solicitud
en
dependencia
correspondiente y
dirigirlo
destinatario.
Anlisis de la solicitud
de
permiso
para
determinar
si
es Rector
coordinador.
conveniente
o
no
aprobarlo.
REQUISITOS
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Verificar
el
Que en la solicitud no
y diligenciamiento
se
especifique
el
de total
de
la
motivo del permiso.
solicitud.
la
la Auxiliar
administrativo de
archivo
y
al correspondencia.
Asignar
consecutivo de
radicado
y
entrega de la
solicitud.
Tener
el
historial
de
y permisos
concedidos
de
la
persona
solicitante.
Que la solicitud
tenga el visto
Auxiliar
bueno
de
Archivar la solicitud
administrativo
de
aprobacin
o
la
en la respectiva carpeta.
archivo
y observacin por la
correspondencia.
cual no se otorga
el permiso.
Que se extravi la
solicitud o que la
solicitud no llegue al
destinatario.
Que no se cuente con
el archivo de los
permisos solicitados.
Verificacin
archivo.
de
Que no se archive la
solicitud en la
carpeta
correspondiente.
Hacer seguimiento
de archivo.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
IN
ICI
O
No
El
estudiante
diligencia
el
formato,
lo firman
docente
del rea,
docente de
disciplina
y el
coordinad
or
permiso
se pasa
por
escrtio y
se radica
con sus
respecti
vos so
ortes.
anticipacin y se radica en auxiliar de

Fin
certificac
iones
mdica
sy
dems
consta
ncias
del
motivo del permiso.
F
in
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
REGISTROS
Formatos de permiso diligenciado
Certificacin medica.
Carpeta de archivo de documentos.
ANEXOS
Anexo No.1 Formato de permiso
Anexo No.2 Formato de autorizacin
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
PROYECTOS TRANSVERSALES
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Contribuir con la formacin de valores a los estudiantes, dndoles la oportunidad de ser participes
de los diversos proyectos, enfocados al bienestar educativo.
ALCANCE
El presente procedimiento aplica para todas las actividades propuestas en el plan de estudios de
cada una de las reas del conocimiento especialmente en el rea de gestin a la comunidad, el
cual se desarrollara durante el ao lectivo.
RESPONSABLE
Directivos, psicoorientacion y equipo de gestin a la comunidad.
DEFINICIONES
Proyecto: Conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un
cierto objetivo especfico. Este generalmente debe ser alcanzado en un periodo de tiempo
previamente definido y respetando un presupuesto.
Evaluacin: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con
que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la
determinacin de las desviaciones y la adopcin de medidas correctivas que garanticen el
cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas
Escuela de padres: Es un proyecto en el cual se busca mejorar la relacin entre padres e hijos con
el propsito de desarrollar buenas relaciones familiares y desempeo acadmico.
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Educacin sexual y construccin de la ciudadana: Informar y formar a los nios, nias y

jvenes en actitudes y valores brindando elementos que permitan la toma de decisiones
frente a la salud sexual y reproductiva.
Gobierno escolar: Es un proyecto en el cual se preparan lderes para el mejoramiento escolar e
institucional y se participa de manera democrtica.
Escuelas de paz: Este proyecto se desarrolla con el firme propsito de crear un clima de
convivencia y armona que favorece las buenas relaciones interpersonales y contribuye a la
solucin de problemas y conflictos.
Prevencin y atencin de desastres: sensibilizar a la comunidad educativa a travs de
capacitaciones, simulacros, sealizacin, ruta de evacuacin, la forma de reaccionar frente a
situaciones de emergencia.
Uso adecuado del tiempo libre: proyecto orientado a uso adecuado del tiempo libre de los
estudiantes en actividades que contribuyan a la formacin integral de los estudiantes
evitando en los estudiantes hbitos inadecuados.
PRAE: Proyectos ambientales escolares, proyectos cuyo objetivo es sensibilizar a los
estudiantes y comunidad en general en el cuidado, uso racional de los recursos naturales y
preservacin del medio ambiente, a travs del proyecto Institucional Paraisito.
DOCUMENOS DE REFERENCIA
El proceso se desarrolla teniendo como documento de referencia el Plan de Estudios y su
articulacin con cada uno de los proyectos a desarrollar.
Ley 115 /94 art. 14.
Mdulos de educacin sexual y construccin de la Ciudadana. MEN.
LEY N 46 DE 1988(2 DE NOVIEMBRE) POR LA CUAL SE CREA Y ORGANIZA EL
SISTEMA NACIONAL PARA LA PREVENCION Y ATENCION DE
DESASTRES
El decreto 1860 de 1994, como parte del Proyecto Educativo Institucional PEI
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Decreto 1286 del 2005: por el cual se establecen normas sobre la participacin de los
padres de familia en el mejoramiento de los procesos
educativos de los
establecimientos oficiales y privados y se adoptan otras disposiciones
Proyecto de educacin sexual y construccin de la ciudadana.
Ley 1013 del 2006: por la cual se modifica el art.14 de la ley 115/94
No.
DESCRIPCION
1.
Conformacin
los comits.
RESPONSABLE
de
Directivos
docentes
REQUISITOS
OBSERVACIONES
RIESGOS
Y
CONTROLES
Ser docentes
Asistencia del personal.
El
desconocimiento de los
objetivos
de cada
proyecto.
Falta de compromiso.
Presentacin de Las
personas
cada unos de los responsables lleven a
planes y
cabo el proyecto de
necesidades.
acuerdo a lo planeado. El
incumplimiento del
cronograma
de
actividades establecidas.
Cada comit al
iniciar
el
ao
escolar disea el
proyecto transversal
correspondiente.
Comit y directivos
docentes
Revisin
y
exposicin de los
proyectos
transversales
en
la
asamblea
general.
Ejecucin de los
proyectos
y
cumplimiento de las
actividades
propuestas en el
cronograma.
Directivos
comits
y Bien
Se
creen
falsas
documentado
expectativas en cuanto al
y sustentado,
desarrollo del proyecto
proyecto factible
Docentes
directivos
ELABORACION
REVISADO
y Entregar
los Que no se lleven a cabo
informes
de las
actividades en el
gestin de cada tiempo requerido para la
comit,
de ejecucin.
acuerdo a las No alcanza los niveles
fechas
requeridos
para
dar
establecidas
constancia de su calidad.
en
el
cronograma.
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
5
6
Seguimiento
control
de
proyectos.
Evaluacin
sustentacin
resultados
y Directivos
los docentes
y Directivos
de
y Demostracin y
practica
Presentacin de avances
de cada proyecto
Dominio
y
manejo da la
problemtica
tratada.
Incurrir en los mismos

errores a pesar de las
recomendaciones.
Flexibilidad
en
la
calificacin.
FLUJOGRAMA
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
REGISTROS
Proyectos aprovechamiento del tiempo libre

La enseanza de la proteccin del ambiente
La educacin para la justicia y la paz
La educacin sexual.
ANEXOS
Formato de presentacin de los proyectos.

Formato de seguimiento de los proyectos
Formato de solicitud de materiales.
Formato de evaluacin de actividades.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
SEMILLEROS DE
INVESTIGACIN
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Los semilleros de investigacin tienen como finalidad promover la capacidad investigativa,
propiciar la interaccin entre profesores, investigadores y estudiantes con miras al fortalecimiento
de la excelencia acadmica, el desarrollo social y el progreso cientfico de la comunidad,
ALCANCE
Desde la creacin del grupo hasta el desarrollo de la investigacin.
RESPONSABLE
Docentes y Directivos y Bienestar Estudiantil
DEFINICIONES
Investigacin: Es el estudio de los mtodos, procedimientos y tcnicas utilizados para obtener
nuevos conocimientos, explicaciones y comprensin cientfica de los problemas y fenmenos
planteados y, por consiguiente, que nos puedan llevar a la solucin de los mismos.
Semillero de investigacin: Es el espacio para la formacin en investigacin y el cultivo del
talento estudiantil y garantizar su continuidad.
Ciencia: Es un proceso de investigacin metdico y la descripcin de los resultados y mtodos de
investigacin con la finalidad de proveer conocimiento de una materia.
Protocolo de investigacin: Es un documento escrito que relata, detalladamente, el objetivo de la
investigacin y como planifica todas las actividades que sern necesarias para obtener resultados
que expliquen nuestra pregunta original
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
El rincn de los experimentos: En esta seccin se recoge actividades prcticas y experimentos

realizados, La mayora de los experimentos pueden realizarse en casa con utensilios caseros.
Laboratorio: Lugar dotado de todo lo necesario para hacer experimentos
investigaciones tcnicas o cientficas.
o realizar
Manual de convivencia
Manual de uso del laboratorio
NO.
DESCRIPCION
Se
realiza
la Docentes y
convocatoria a los Directivos
estudiantes, con el fin
de organizar el grupo
(estudiantes de tercero
a once).
Formacin
del
equipo de trabajo,
compromisos
y
planeacin
de
actividades
complementarias a
realizar.
Asignacin
de
responsabilidades por
equipos.
(Capacitaciones
y
gestin
de
DOCUMENTOS
DE
REFERENCIA
RESPONSABLE
Diligenciamiento
del proyecto e
inclusin en el plan
de estudios.
Listado de los
nombres, telfonos
y direccin de los
estudiantes.
Docentes y
Directivos
Normatividad
vigente.
Docentes y
Directivos
Libros de
investigacin,
correos
electrnicos y
fuentes de
Estudiantes
vinculados
al
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
El proyecto no este
correlacionado con el
plan de estudios.
Listado de asistencia de
los estudiantes.
Controlar la asistencia de
los
integrantes
del
grupo.
El riesgo que se corre es
no incluir temas
importantes en el plan de
estudio.
Las temticas no estn
adecuadas al nivel de
aprendizaje de los
integrantes del grupo.
Toda fuente debe ser
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
recursos).
proyecto.
consulta.
revisada y aprobada por

los directivos. (Fuentes
confiables).
No se cumpla con las
actividades propuestas
para las fechas
establecidas. Verificacin
de cumplimiento del
cronograma.
Establecimientos
Docentes y
de fechas lmites Directivos
para
la
presentacin de
avances
de los
proyectos
a los
directivos, revisiones,
sugerencias
y
correcciones.
Cronograma de
actividades.
Presentacin y
sustentacin del
anteproyecto a
directivos,
profesores y
estudiantes.
Participacin de los
integrantes del
semillero con sus
proyectos en jornadas
de ciencias,
participando tanto en
el mismo
colegio como en
otros.
Docentes y
Directivos
Miembros
semillero
Hojas de
evaluacin
Anlisis
estadsticos.
Falta de informacin
Reglamentos
internos.
Que se generen
expectativas que no se
puedan cumplir.
Creacin de un sitio
donde reposaran los
proyectos realizados,
llamado el rincn de
los
experimentos,
disponibles para el
pblico con destino
investigativo.
Docentes y
Directivos
del
Docentes y
Directivos
Miembros
semillero
Miembros
semillero
del
del
Listado de
asistencia.
Proyectos
anteriores y
libros de
investigacin.
Registro de estudiantes
que consulten el sitio.
Maltrato de los libros.
Mala disposicin de los
elementos utilizados en el
desarrollo del proyecto.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
INI
CI
O
CONVOC
ATORIA
AL
SEMILLE
RO DE
INVESTI
GACION
PLANEA
MIENTO
DE
ACTIVID
ADES A
REALIZA
R
ACTAS,
COMPRO
MISOS Y
LISTADO
S DE
LOS
MIEMBR
OS
CAPACIT
ACIONES
Y
EXPERIM
ENTACIO
N
ESTABLECI
MIENTO DE
FECHAS DE
CORRECCIO
NY
REALIZACIO
N DEL
CRONOGRA
MA
ES VIABLE EL
PROYECTO?
NO
SE
REPLANTE
A LA IDEA
DEL
PROYECT
O O SE
BUSCA
OTRA
OPCION
S
I
PRESEN
TACION
y
SUSTE
NTACIO
N DEL
PROYE
CTO
INVITA
CIONES
A
PARTICI
PAR EN
JORNA
DAS DE
CIENCI
A
CREAC
ION
DEL
RINCO
N
DE
LOS
EXPERI
MENTO
S
LIBR
OS
DE
CONS
ULTA,
NOTA
SY
REVI
STAS
FIN
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
REGISTROS
Diligenciamiento de listas de asistencia

Solicitudes
Circulares
Invitaciones.
ANEXOS
Proyectos premiados
Felicitaciones
Honores
Fotos
Recordatorios
Memorias
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
COMPRAS
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Satisfacer oportunamente las necesidades de los funcionarios que requieran un producto
o servicio para el desarrollo de sus funciones dentro de la institucin, abasteciendo un inventario
de bienes.
ALCANCE
El alcance de este procedimiento va desde la solicitud del pedido hasta el despacho del producto.
RESPONSABLE Rectora
y contabilidad.
DEFINICIONES
Factura de compra: La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los
datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados, los
fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Inventario: sistema mediante el cual se registra o se controla las entradas y salidas de los
artculos existentes en la entidad.
Pedido: documento mediante el cual se solicita los artculos necesarios o escasos en el inventario,
especificando: cantidad de cada artculo y sus caractersticas.
Comprobante de baja: Documento de constancia en el cual se saca del inventario el bien que
ha sido considerado obsoleto o depreciado el 100%.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Software contable
Libros de contabilidad
Facturas de compra
rdenes de compra
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Se radica la solicitud
de compra
Auxiliar contable
Solicitud
faltantes
de
Registro
inventarios y
de
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Solicitud de artculos
innecesarios
Verificacin fsica del
inventario
para
validar existencia del
artculo.
Demora en la radicacin
Visto bueno de la
de solicitud de compra.
rectora.
Solicitar
implementos
para el uso de la
institucin.
Se solicita el pedido
a la rectora
Rectora
Recepcin de pedido
y
factura de
compra.
REQUISITOS
Auxiliar contable
Auxiliar contable
Revisar
minuciosament e
el pedido
fsicamente as
como
la
factura.
Radicacin
de
solicitud
de
faltantes
al
proveedor.
Faltantes de artculos de
suma urgencia. Validar
solicitud de
pedido con factura.
Demora
en
la
devolucin de faltantes
por parte del proveedor.
Recibido de la solicitud
ELABORACION
Inconsistencia en las
referencias del artculo
Actualizacin
Auxiliar contable
ingresado al sistema
de inventarios
con
relacin a la
factura.
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Salida del articulo

del inventario a las
diferentes
Auxiliar contable
dependencias.
Descargue de
artculo en el
sistema.
Constancia de
entrega
del
artculo.
Registro de artculos al
sistema con la factura de
compra
Que se olvide descargar
el artculo en el sistema.
Planilla
de
entrega
firmada.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
ESPER A
D E 1-3
DI AS
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
COMPRAS
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
REGISTROS
Solicitud de pedido
Orden de compra
Facturas de compra
Sistematizacin de inventarios
ANEXOS
Recibidos de entrega
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
PROCEDIMIENTOS
INVENTARIO
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Registrar de forma ordenada cada uno de los activos de la institucin para mantener un mayor
control de los mismos.
ALCANCE
Desde que se recibe el pedido hasta la salida del artculo de la inventario.
RESPONSABLE
Auxiliar de almacn
DEFINICIONES
Inventario: sistema mediante el cual se registra o se controla las entradas y salidas de los
artculos existentes en la entidad.
Pedido: documento mediante el cual se solicita los artculos necesarios o escasos en el inventario,
especificando: cantidad de cada artculo y sus caractersticas.
Comprobante de baja: Documento de constancia en el cual se saca del inventario el bien que
ha sido considerado obsoleto o depreciado el 100%.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Software contable
Facturas de compra
No.
DESCRIPCION
Recepcin
pedido
del
Auxiliar
almacn
Que llegue incompleto el

pedido.
Validar
los
Desperfectos
en los
artculos con la
artculos.
factura
Verificacin fsica de
los artculos.
de
de
de
segn
Auxiliar
almacn
REQUISITOS
Ingreso al sistema
y elaboracin de
hoja de vida a los Auxiliar
activos
que
lo almacn
requieren.
Descargue
inventario
remisin.
RESPONSABLE
Hacer pedido de
artculos
agotados
en
inventario.
Auxiliar
almacn
Dar de baja a los

artculos que lo
Auxiliar
requieren.
almacn
de
de
de
Ingresar
los
datos
correctament e
Contar con el
inventario
actualizado
Verificacin
de stock de
inventario.
Rotacin de
inventario.
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Que las referencias de los

artculos ingresados al
sistema no correspondan
al fsico.
Que no se cuente con
soportes fsicos de la
salida de inventario.
Hacer tomas fsica de
inventario y validarla
con el informe del
sistema.
Agotamiento de artculos
de suma importancia en el
manejo diario.
Hacer los pedidos con
anticipacin.
Que no haya justificacin
de la baja de los artculos.
Anexar constancia de
baja de artculos.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
REGISTROS
Sistematizacin de inventarios
Hoja de vida de activos
Libro auxiliar de inventario.
Evidencias fsicas del inventario
ANEXOS
Formato de entradas y salidas de inventario
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIN DE MATERIAL
BIBLIOTECARIO (PRSTAMO Y
DEVOLUCIN)
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO:
S
ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde el momento en que se solicita el servicio hasta que se el usuario
ha culminado su investigacin.
RESPONSABLE: Bibliotecaria
Manual de Convivencia
Manuales de Funciones
Libro de registros de prstamo de libros
OBSERVACIONES
RIESGOS Y CONTROLES
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REQUISITOS
Solicitud
de
prstamo de libros
Bibliotecaria
Documento de
identidad.
Registro de control de libros

prestados.
Bibliotecaria
Estudiantes
Docentes
Entregar los
elementos tal
como se
prestaron
Que se pierda un libro prestado

dentro de la clase.
Desarrollo de las
actividades
y
tareas dentro de la
biblioteca
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Si es el docente
quien necesita el
libro
se
hace
prstamo por das
o
el
tiempo
estimado
para
desarrollar
las
clases.
Bibliotecaria
Docente
Los docentes al
terminar la
clase
o al
finalizar
el
ao
deben
devolver los
elementos
prestados.
Se diligencia el libro de
anotaciones y la ficha tcnica
de cada libro, quedando esta en
el fichero.
FLUJOGRAMA
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2011
REGISTROS
Libro de anotaciones
Ficha tcnica de cada libro.
ANEXOS
Ficha tcnica diligenciada
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
PRESTACIN DE SERVICIO
TRAJES, INSTRUMENTOS
MUSICALES
OBJETIVO:
Apoyar la cultura, el folklor y el sentido de pertenencia por medio de la facilidad de acceso y
variedad de trajes y dems instrumentos artsticos como son cuatro, arpa y maracas a los
estudiantes de la institucin.
ALCANCE:
Desde la solicitud del prstamo hasta la realizacin del evento, bien sea horas e incluso das.
RESPONSABLE: Lic. Maritza Prez, Lic. Alonso Nuez, Lic. Gerson Jara
DEFINICIONES:
TRAJE: Vestuario utilizado para eventos como bailes, danzas u obras de teatro. CUATRO: Es
un instrumento de la familia de la guitarra. Se utiliza en toda
Latinoamrica, pero adquiere un papel relevante en los conjuntos musicales en donde forma
parte del folklor.
Manuales de funciones
Libro de registros de prstamo de libros
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Solicitud
de
prstamo del traje
o instrumento
Desarrollo de las
actividades y tareas
dentro
de la
biblioteca
Si es el docente
quien necesita el
libro
se
hace
prstamo por das
o
el
tiempo
estimado
para
desarrollar
las
clases.
Bibliotecaria
Bibliotecaria
Bibliotecaria
REQUISITOS
Documento
Entregar los
elementos tal
como se
prestaron
Los docentes al
terminar la
clase
o al
finalizar
el
ao
deben
devolver los
elementos
prestados.
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Registro en libro de
control de libros
prestados.
Dotacin insuficiente
para la cantidad de
estudiantes
Dao de los implementos
prestados
Se diligencia el libro de
anotaciones y la ficha tcnica
de cada libro, quedando esta
en el fichero.
REGISTROS
Libro de anotaciones
ANEXOS
N/A
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
ln1
cio
SOLICITUD
DE LOS
TRAJES
TIPICOS O
INSTRUMENT
OS
MUSICALES
DE LA
BIBLIOTECA
EL
ELEMENTO
SOLICITADO
ESTA EN
BIBLIOTECA
?
No(
F_IN )
SI
PRESTAMO DE
INSTRUMENTOS
MUSICALES O
TRAJES TIPICOS
DE
IDENTIDAD Y CANCELAR
,_;>-----i og g: :J LQUILER
FACTURA
CONTABILIDAD
PRESENTACION
LIBR
DEL
O DE
CARNET DEL
REGI
COLEGIO Y
STR
CANCELAR $5.000 O
POR ELf-----o
ALQUILER
DE CADA TRAJE l
.-----J
O INSTRUMENTO
SI
ES
UN
EVENTO
DEL
COLEGIO,
EL
DOCENTE
SE
HACE
RESPONSABLE
DE
LOS
TRAJES
E
INSTRUMENTO
S
Y SE LE
REGISTRA EN
EL LIBRO DE
CONTROL
LOS
ELEMENTOS
PRESTADOS
RECEPCI
ON DE
LOS
ELEME
NTOS
PRESTA
DOS
FIRMA EL
LIBRO DE
REGISTRO
POR
DEVOLUCIO
N
FIN
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
PROCEDIMIENTOS
DESARROLLO DE EVENTOS Y
REUNIONES
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Planear, dirigir, organizar y gestionar las diferentes actividades y eventos a desarrollar en la
institucin.
ALCANCE
Desde la programacin de las actividades hasta el desarrollo y evaluacin.
DEFINICIONES
Evento: Un evento se refiere a una actividad social, circunstancia, suceso o caso posible.
Como una actividad social de cierta relevancia, tal como: Un festival, un evento musical, una
ceremonia, una competencia, un torneo deportivo, una fiesta, entre otros.
Reunin: evento realizado por un grupo de personas, para analizar los diferentes aspectos de un
tema, aclarar controversias o tratar de resolver problemas de su inters.
Actividad: Conjunto de acciones planificadas llevadas a cabo por administrativos, docentes y
estudiantes, dentro o fuera del aula, de carcter individual o grupal, que tienen como finalidad
alcanzar los objetivos.
Logstica: Se define como el conjunto de medios y mtodos necesarios para la organizacin de un
evento.
Cronograma de actividades.
Formato de solicitud de materiales y mantenimiento.
Inventario de los elementos de la Institucin.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Programacin
de
la
actividad o del evento a Equipo directivo
desarrollar.
Socializacin
evento o actividad
del
Recepcin
sugerencias
de
Constitucin del comit

organizador del evento.
Equipo directivo
Equipo directivo
Equipo directivo
y/o docentes
REQUISITOS
Cronograma
general
de
actividades
de
la
Institucin
Conocer
las
actividades
a
desarrollar
Haber
socializado
las
actividades
Tener en cuenta
el perfil.
Planear: definir recursos,

invitados, lugar,
hora,
Conocer
el
equipo de apoyo logstico,
cronograma, la
y
el
definir
las
funciones, Comit
temtica y el
equipo
directivo.
metodologa a seguir,
objetivo de la
orden del da o agenda.
actividad.
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
No contar
cronograma
con
el
No contar con el
personal
para
la
socializacin.
Las sugerencias no
estn acorde a la
actividad a desarrollar.
Deficiencia
en
la
seleccin del personal.
Que las actividades se
crucen, no asistan los
invitados, falta de
materiales,
incumplimiento de
las
funciones
establecidas
ELABORACION
Comit
personal
REVISADO
No solicitar todo el
material necesario y a
tiempo, no llegue el
Diligenciar
material cuando sea
formato
requerido o no cumpla
con
las
especificaciones.
No
exista
los
materiales
en
la
Contar con el
Institucin o no exista
presupuesto.
el recurso para la
adquisicin.
y Conocer
la No se entreguen
lista
de todas
las
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
Solicitud de materiales de
Comit
apoyo
Aprobacin
materiales de apoyo
Enviar invitaciones
de
Rector
2009
administrativo
Comit
personal
administrativo
Confirmar asistencia
invitados
invitaciones a los
destinatarios.
Falta de mecanismos
y Conocer la lista de comunicacin para
de invitados.
confirmar la asistencia.
Comit
y
el Conocer
la
equipo directivo
planeacin
Incumplimiento de
las funciones, que
asistan los invitados o
que no se tenga
planes
de
contingencia frente
a imprevistos. Perdida
de los
elementos. Verificacin
de lo que
se recibe con lo que se
prest.
10
Desarrollo del evento
11
Levantar el acta
evento o actividad.
12
No asista el personal
Contar con el
Evaluacin
de
las
a
realizar
la
y
el personal idneo
actividades o
eventos Comit
evaluacin, que sea
equipo directivo.
para
subjetiva la evaluacin.
desarrollados.
la evaluacin.
del
Desarrollo
evento
actividad.
Comit
del
Mal
redactada,
o
falten datos.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
Ini
ci
o
Arc
hiv
o
Si
Fin
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
REGISTROS
Cronograma de actividades.
Formato de solicitud y entrega de materiales.
Invitaciones
Formato diligenciado de planeacin.
Acta de eventos o reunin
Formato de evaluacin de actividades diligenciado.
ANEXOS
Anexo No.1 Formato. Solicitud y entrega de materiales.

Anexo No.2 Formato. Acta reunin.
Anexo No.3 Formato. Evaluacin de actividades
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
INDUCCIN Y REINDUCCIN
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Orientar, capacitar y dar a conocer las directrices institucionales a los funcionarios y estudiantes
de la institucin.
ALCANCE
Este procedimiento aplica desde el momento en que ingresa el funcionario y el estudiante al
iniciar el ao escolar, hasta que abandona la institucin.
RESPONSABLE
Directivos y docentes
DEFINICIONES
Induccin: proceso mediante el cual se le da a conocer al personal nuevo sean docentes,
administrativos, estudiantes, todos los aspectos relacionados con el funcionamiento de la
institucin y en especial los relacionados con su cargo o roll desempeado.
Reinduccin: proceso mediante el cual se hace actualizacin del personal que conforma la
institucin sobre los cambios y avances que se hayan adelantado en los procesos de la institucin.
Manual de Funciones: documento en el cual estn consignadas las responsabilidades del cargo
respectivo.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PEI: Proyecto Educativo institucional- documento

educativas y organizativas que caracteriza y diferencia
de las dems instituciones educativas.
que traza todas las polticas

al Instituto educativo El Paraso
Manual de Convivencia: Documento que traza todas las polticas para una sana convivencia en el
Instituto educativo El Paraso
PEI
Manual de Funciones
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Se presenta un
funcionario Nuevo
Directivos
docentes
Se inicia proceso de
Induccin
Directivos
docentes
OBSERVACIONES
REQUISITOS RIESGOS Y
CONTROLES
Presentar copia
Listado de asistencia
acto
y cargo.
administrativo
Entregar
Que la carpeta este
carpeta con
incompleta
documentos
Se hace charla y se da a
Que la lista de
conocer la misin, la
chequeo no est
visin, las polticas y
Verificar lista
Directivos
firmada por el
3
objetivos de calidad, el
de chequeo
docentes
funcionario al que
manual de funciones del
induccin
se le hace la
cargo y las normas de la
induccin
institucin
Si son aspirantes a
Diligenciar
estudiantes nuevos se
formato de pre Que el padre de
hace reunin con los
Directivos
4
matrcula
familia no firme la
padres y jvenes y se da a docentes
Tener lista de
asistencia
conocer el manual de
asistencia
convivencia
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
A todos los estudiantes se

les hace reinduccin al
iniciar el ao escolar
haciendo anlisis del
manual de convivencia
Directivos
docentes
En todos los casos se

levantan actas o firmas de
Directivos
asistencia a los eventos de
docentes
induccin y reinduccin.
Tener el
manual de
convivencia
actualizado
Haber
legalizado la
matrcula
No diligenciar las
listas de asistencia
Tener
formato de
asistencia
No diligenciar las
listas de asistencia
FLUJOGRAMA 1
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA 2
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
REGISTROS
Listas de chequeo
Formatos diligenciados de asistencia.
ANEXOS
Formato de asistencia
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
EVALUACIN DE DESEMPEO
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO:
El objetivo de la evaluacin anual de desempeo de los docentes del Instituto Educativo El
Paraso busca identificar fortalezas y oportunidades de mejoramiento, y propiciar acciones para el
desarrollo personal y profesional,
ALCANCE:
Aplica a todos los docentes del nuevo estatuto Decreto 1278 de Junio 19 de 2002, inicia desde el
requerimiento de la Secretara de Educacin hasta que se hace el reporte de los docentes a la
Secretara de Educacin y se implementan acciones al plan de mejoramiento Institucional.
RESPONSABLE:
Rectora y equipo Directivo.
DEFINICIONES:
EVALUACIN ANUAL DE DESEMPEO LABORAL: Para docentes y directivos docentes
que hayan superado la evaluacin de perodo de prueba y laborado durante ms de tres (3) meses
en una institucin educativa oficial, para ponderar el grado de cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades.
EVALUACIN DE COMPETENCIAS: para docentes y directivos docentes inscritos en el
escalafn, que desean ascender de grado o cambiar de nivel salarial en el mismo grado
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
COMPETENCIAS FUNCIONALES: Corresponden al desempeo de las responsabilidades

especficas del cargo (docente o directivo docente) definidas en la ley y los reglamentos.
Son diferentes para docentes y directivos docentes, y equivalen al 70% de la evaluacin total
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES: Se refieren a las actitudes, los valores, los
intereses y las motivaciones con que los educadores cumplen sus funciones.
Son comunes al desempeo de docentes y directivos docentes y representan el 30% de la
evaluacin.
EVIDENCIA: son productos o registros (demostraciones objetivas y pertinentes) del desempeo
laboral del docente o directivo docente evaluado, en relacin con las competencias, las
actuaciones intencionales y las contribuciones individuales definidas para este proceso.
EVIDENCIAS DOCUMENTALES: estn constituidas por informacin escrita que
certifica las acciones del evaluado, en relacin con el desempeo demostrado en cumplimiento de
sus funciones y contribuciones individuales
EVIDENCIAS TESTIMONIALES: constituyen pruebas sobre las percepciones y la valoracin
de los resultados y del desempeo laboral del docente o directivo docente por parte de
diferentes miembros de la comunidad educativa (incluida su propia evaluacin). Este tipo de
evidencias debe provenir de instrumentos diseados para tal fin.
CARPETA DE EVIDENCIAS: en la que se guardarn las diferentes evidencias recolectadas lo
largo del proceso de evaluacin. Esta carpeta podr ser consultada y enriquecida por el evaluado
y por el evaluador durante el proceso
CATEGORA DE DESEMPEO SOBRESALIENTE: Porcentaje que est entre 90 y 100
puntos.
CATEGORA DE DESEMPEO SATISFACTORIO: Porcentaje que est Entre 60 y 89
puntos.
CATEGORA DE DESEMPEO NO SATISFACTORIO: Porcentaje que est Entre 1 y
59 puntos.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Gua Metodolgica
Evaluacin Anual de Desempeo Laboral de Docentes y Directivos, Docentes del
Estatuto de profesionalizacin.
Decreto Ley 1278 de 2002.
Circulares de la Secretara de Educacin Departamental.
Decreto Ley 1278 del 2002.
Ley 734 del 2002. Cdigo nico disciplinario.
Manual de funciones de la Institucin.
Manual de Convivencia de la Institucin.
PEI Proyecto Educativo Institucional
No.
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REQUISITOS
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Se hace la convocatoria
Rectora
y Pertenecer a la Incumplimiento de los
para la reunin de
directivos docentes institucin. Ser docentes a la reunin.
evaluacin.
docente.
ELABORACION
REVISADO
Estar de acuerdo con lo

Conocimiento
y
establecido en
el
de
la
cronograma (fechas de
institucin.
evaluacin y otros.)
Conocimiento
Diligenciamiento
del
formato incorrecto del formato
para
su resumen
de
respectivo
competencias,
diligenciamie
contribuciones,
nto.
criterios y evidencias
emanado del MEN
Evidencia por escrito
de la reunin.
No levantar acta de la
reunin.
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
Socializacin
de
cronograma
y Rectora
planeamiento de las docentes.
directrices.
Se
hace
reunin
individual
para
diligenciamiento
del
formato resumen de
competencias,
contribuciones, criterios Rectora
y evidencias emanado
del MEN
2009
Consignacin de las
evidencias en el formato
(tabla
resumen
de Rectora
evidencias).
Diligenciamie
nto correcto
de la tabla.
Evidencia por escrito

de la reunin. (Tabla).
Diseo, planeacin y
aplicacin de encuestas
a padres de familia y
estudiantes.
Elaboracin
correcta
de
encuestas.
Fraudes
en
el
diligenciamiento de las
encuestas.
Rectora
docentes
Encuestas
confiables. El
y
encuestador
debe
conocer
muy bien el
tema a tratar en
las encuestas.
Socializacin
de
evaluacin a docentes
Rectora
Elaboracin del plan de

desarrollo personal y
profesional.
Notificacin
resultados
docentes.
de
a
Conocer
correctament
e
los
parmetros
establecidos por
el MEN.
Rectora
los
los
Diligenciamiento del total

de
las
encuestas
necesarias
para
la
investigacin.
Calificacin
Incumplimiento
del
correcta
al desarrollo
de
las
docente.
actividades por parte del
docente.
Asistencia
Listado de asistencia con
completa de firma de los docentes.
todos
los
Firmar el documento
docentes
de evaluacin.
evaluados.
Seguimiento de clases a
cada
uno
de
los Rectora
docentes.
Verificacin de encuestas
una vez entregadas.
Desvinculacin
de
docentes
por
inconsistencias en la
elaboracin del plan.
Remisin
documentos
ELABORACION
de
Rectora
a
la
REVISADO
Notificacin
de
resultados inoportuna a
Previo aviso de
los docentes.
resultados
a
los docentes
Recibido de notificacin
por
parte de cada
docente.
Entrega
Recibido
de
oportuna
de constancia de entrega
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
10
Rectora
2009
Secretara
de
Educacindepartame
ntal:anexo5:
Resumen competencias,
contribuciones, criterios
y evidencias,
, formato diligenciado
de la evaluacin anual
de desempeo laboral,
protocolo
para
la
evaluacin
de
los
docentes,
tabla
de
resumen de evidencias.
los documentos
a la secretara
de educacin
departamenta l,
debidamente
diligenciados
y firmados
de la informacin, por
parte de la Secretara de
Educacin
departamental.
Incumplimiento de la
entrega
de la
informacin
en las
fechas establecidas.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Diligenciamiento
Protocol
del protocolo
o de
para f------- evaluac
j
in
la
diligen
evaluaci
ciado
n de los
docentes
Listad
o de
archivo
Reunion
para
notifica
cion
Plan de desarrollo personal

y profesional
No
Es la
primera
valoraci
n ?
Notificacin de
Si
Envi
correspond
encia a la
Secretaria
de
Educacin
Departame
ntal
Reuni
n de
docent
es
diligenciami
ento del
protocolo
para
evaluacin
de los
docentes.
Docentes
El docente
instituto?si-{)
fin
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fechal
2009
PROCEDIMIENTOS
EVALUACIN DE DESEMPEO
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
REGISTROS
Carpeta de evidencias
Evidencias testimoniales
Evidencias documentales
Instrumentos de apoyo
Encuestas (padres y estudiantes)
Formatos de entrevista
Pautas de observacin en clase
Protocolo
ANEXOS
Autoevaluacin
Diarios de campo
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
PROCEDIMIENTOS
CAPACITACIN, ACTUALIZACIN
Y ESTIMULOS
Cdigo: MPP-001
Versin: 1.0
OBJETIVO
Propiciar espacios para el desarrollo personal y profesional de los funcionarios de la
Institucin, con el fin de mejorar el desempeo de las funciones asignadas.
ALCANCE
Desde la recepcin y/o gestin de la capacitacin hasta la multiplicacin y evaluacin de la
informacin.
RESPONSABLE
Auxiliar de archivo, Coordinacin Acadmica, y Rectora.
DEFINICIONES
Capacitacin: Actividad realizada en una organizacin, respondiendo a sus necesidades, que
busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal.
Gestin: Gestionar es realizar actividades oportunos al logro de un proyecto. Gobernar,
dirigir, ordenar, disponer u organizar.
Programacin: Consiste en elaborar los programas considerados en el diseo para cumplir
con lo especificado por el usuario.
Anlisis: Consiste en determinar las especificaciones del usuario del sistema pronosticar los
recursos que sern necesarios y determinar el tiempo que se tardaran en desarrollarlo.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
Planes
Programas
Manuales
Norma ICONTEC
Decretos
Leyes

No.
DESCRIPCION
Diagnosticar
necesidades
de
capacitacin
del
personal administrativo
de la
institucin.
RESPONSABLE
REQUISITOS
Apoyo logstico
Directivos
Aplicacin
de
encuestas,
observacin
directa y entrevista
con el personal.
Anlisis y evaluacin
de resultados.
Apoyo logstico
Directivos
Definicin de lneas
de capacitacin para el
personal administrativo.
Apoyo logstico
Directivas
Solicitud de capacitacin
a entidades del sector Apoyo Logstico,
privado y pblico.
Rectora
Elaboracin
cronograma
capacitacin.
de
de Apoyo Logstico,
Rectora
OBSERVACIONES
RIESGOS Y
CONTROLES
Encuesta
mal
direccionada.
Consolidado de la
informacin
recolectada.
Documento. Anlisis
de
resultados.
No existe anlisis
objetivo
de
la
informacin.
No tener en cuenta el
anlisis
de
la
informacin.
Contar
con los
respectivos recibidos
de
solicitud.
Socializacin a travs
de
circular
del
cronograma.
Gestin sin apoyo.
Recibido
de
la
circular. Confirmacin
telefnica.
6 Desarrollo
de
la Apoyo Logstico,
Asistencia de todo
Ausencia
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
de
capacitacin prevista.
Rectora
Profesionales
Control y evaluacin
de la capacitacin
Apoyo Logstico,
Rectora
Definicin
de
estmulos
para
el
personal administrativo
y
docente.
Reconocimiento
pblico.
Apoyo Logstico,
Rectora
en
Apoyo Logstico,
Rectora
el personal.
Cumplimiento,
rendimiento
eficiencia
en
desarrollo
obligaciones
laborales.
algunos
funcionarios
a la
capacitacin.
Verificacin de la
asistencia. Secuencia
en las
capacitaciones
programadas.
La capacitacin no
con
los
y cumpli
objetivos.
el
de
Cambio de actitud
en la atencin de
los integrantes de la
comunidad educativa.
Ser elegido por el

comit de gestin
de calidad.
Las personas elegidas

debern ser informadas
a travs de resolucin
emitida por el consejo
directivo.
Asistencia de las
personas
seleccionadas
para estmulos.
Publicacin
de
resolucin en cartelera
y
edicin
del
peridico
escolar.
Copia de la resolucin
a la hoja de vida del
docente
o
administrativo.
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
FLUJOGRAMA
REGISTROS
Herramientas de recoleccin de datos.
ANEXOS
Memorias y evidencias de capacitacin y estmulos. (Fotos y firmas de capacitacin).
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGENCIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009
ELABORACION
REVISADO
APROBADO
VIGEN
CIA
Fecha
Fecha
Fecha|
2009

Manual procesos educativa

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Archivo de Gestin o de oficina: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca

Ley 594 de 2000

No conocer las normas

Que se cumpla con

Marcar sobre y No se cuente con los

la Dejar constancia del

Se debe excluir los

A-z correspondencia recibida y enviada

Constitucin Poltica: Artculo 189, numeral 11.

Actas emitidas en desarrollo de de cada Comisin

No tener definidos los

Adaptabilidad del docente

Informes de las Error en la publicacin del

CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Recepcin del formato Pagadura

Contar con los

Recibo de caja menor

Remisin por parte

Que no se cuente con el

Por exceso de actividades

3.4.3 ESCUELA DE PADRES

Hacer un anlisis a la situacin

Que no quede soporte del

Verificar que los documentos

Anexo No.1 Formato de remisin.

Formato. Plan de estudio

CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

de los docentes segn

3.6.1 PROCESO DISCIPLINARIO

COMIT DE CONVIVENCIA: Grupo conformado para mediar en la solucin de

No este firmado por el

No este firmado por el

realizar actividades: con

anticipacin y se radica en auxiliar de

Directivos, psicoorientacion y equipo de gestin a la comunidad.

Educacin sexual y construccin de la ciudadana: Informar y formar a los nios, nias y

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