Introduccin a Excel 2010

QU ES EXCEL?
Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a
libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos
de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para
analizar datos, escribir frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas
maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional.
Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:
Contabilidad Se pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de Excel en muchos
informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de
ingresos o estados de resultados).
Definicin de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean personales o empresariales,
puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de
marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilacin).
Facturacin y ventas Excel tambin es til para administrar datos de ventas y facturacin, y
en ste se pueden crear fcilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de
ventas, albaranes u rdenes de compra).
Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resmenes o
anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que
muestran la variacin entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para
pronosticar datos).
Planeacin Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores
tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de
impuestos para fin de ao u organizadores para ayudarlo con la planificacin de comidas
semanales, fiestas o vacaciones).
Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de
horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o
listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).

Uso de calendarios Gracias a su rea de trabajo con cuadrcula, Excel se presta para crear
cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios acadmicos para hacer el seguimiento
de las actividades durante el ao escolar o calendarios del ao fiscal para hacer el seguimiento
de eventos empresariales e hitos).

TAREAS BSICAS DE EXCEL

Una de las mejores maneras de aprender a usar Excel es abrir el programa e intentar usar las diversas
caractersticas. Sin embargo, si desea aprender a usarlo de manera ms especfica, o si necesita un
poco de ayuda para comenzar a usarlo, puede consultar los siguientes artculos de "inicio rpido".
Crear un libro
Escribir datos en una hoja de clculo
Aplicar formato a una hoja de clculo
Aplicar formato a nmeros en una hoja de clculo
Imprimir una hoja de clculo
Crear una tabla de Excel
Filtrar datos con un Autofiltro
Ordenar datos con un Autofiltro
Aplicar formato condicional
Aplicar validacin de datos
Crear una frmula
Usar una funcin en una frmula
Crear un grfico con datos
Crear una macro
Crear un informe de tabla dinmica
Activar y usar un complemento

Crear un libro
Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una plantilla existente que ya
contenga algunos datos, diseo y formato que desee usar.

Cmo?
Haga clic en la pestaa Archivo.
Esto abrir la Vista Backstage de Microsoft Office, que oculta temporalmente la hoja de clculo.

Haga clic en Nuevo.

En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla de libro que desee usar.

Sugerencias
Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco.
Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a partir de un libro
existente, busque la ubicacin del libro que desee usar y, a continuacin, haga clic en Crear
nuevo.
Para crear un libro basado en una plantilla, haga clic en Plantillas de ejemplo o en Mis plantillas
y seleccione la plantilla que desee usar.

Escribir datos en una hoja de clculo

Para trabajar con datos en una hoja de clculo, primero debe escribir los datos en las celdas de la hoja
de clculo. Luego, quizs desee ajustar los datos de manera que puedan verse y se muestren del modo
en que prefiera.

Cmo?
Escriba los datos.
1.

Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda.

2.

Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Sugerencia Para escribir los datos en una nueva lnea dentro de una celda, inserte un salto de lnea
presionando ALT+ENTRAR.

3.

Para escribir una serie de datos, como por ejemplo das, meses o nmeros progresivos, escriba el
valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la celda siguiente para establecer un patrn.
Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas.
Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y luego arrastre el controlador de relleno
(control de relleno: pequeo cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la
seleccin. Cuando se sita el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambia
a una cruz negra.)

por el intervalo que desea rellenar.

Sugerencia Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar
en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Ajuste la configuracin.
1.

Para ajustar el texto en una celda, seleccione las celdas a las cuales desea aplicar el formato y luego,
en la pestaa Inicio en el grupo Alineacin, haga clic en Ajustar texto.

2.

Para ajustar el ancho de columna y el alto de fila de modo que se ajusten automticamente a los
contenidos de la celda, seleccione las columnas o filas que desea cambiar y luego, en la pestaa
Inicio en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

En Tamao de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna o Autoajustar alto de fila.
Sugerencia Para ajustar rpidamente todas las columnas o las filas en la hoja de clculo, haga clic
en el botn Seleccionar todo y luego haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados
de columna o de fila.

Aplique formato a los datos.

1.

Para aplicar formato de nmeros, haga clic en la celda que contiene los nmeros a los cuales desea
aplicar el formato. A continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Nmeros, haga clic en la flecha
junto a General y elija el formato que desee.

2.

Para cambiar la fuente, seleccione las celdas que contienen los datos a los cuales desea aplicar el
formato y luego, en la pestaa Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el formato que desee.

Aplicar formato a una hoja de clculo

Puede ayudar a mejorar la legibilidad de una hoja de clculo al aplicar distintos tipos de formatos. Por
ejemplo, puede aplicar bordes y sombreado para ayudar a definir las celdas en una hoja de clculo.

Cmo?
Aplicar bordes a la celda
1.

Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde.

Sugerencia Para seleccionar rpidamente la hoja de clculo completa, haga clic en el botn
Seleccionar todo.

2.

En el grupo Fuente de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Bordes

en el estilo de bordes que desee aplicar.

y luego haga clic

Sugerencia El botn Bordes muestra el estilo de borde usado ms recientemente. Para aplicar ese estilo,
puede hacer clic en el botn Bordes (no en la flecha).

Cambiar color y alineacin del texto

1.

Seleccione la celda o rango de celdas que contienen (o contendrn) el texto al que desea aplicar
formato. Tambin puede seleccionar una o ms partes del texto dentro de una celda y aplicar
distintos colores de texto a esas secciones.

2.

Para cambiar el color del texto en las celdas seleccionadas, en el grupo Fuente de la pestaa Inicio,
haga clic en la flecha junto a Color de fuente
y, a continuacin, bajo Colores del tema o
Colores estndar, haga clic en el color que desea usar.
Nota Para aplicar un color distinto al de los colores del tema y los colores estndar disponibles,
haga clic en Ms colores y defina el color que desea utilizar en la pestaa Estndar o
Personalizado del cuadro de dilogo Colores.

3.

Para cambiar la alineacin del texto de las celdas seleccionadas, en el grupo Alineacin de la

pestaa Inicio, haga clic en la opcin de alineacin que desee.

Por ejemplo, para cambiar la alineacin horizontal del contenido de las celdas, haga clic en Alinear
texto a la izquierda

, Centrar

o Alinear texto a la derecha

Aplicar sombreado a la celda

1.

Seleccione la celda o rango de celdas a las que desea aplicar el sombreado.

2.

En el grupo Fuente de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Color de relleno
continuacin, bajo Colores del tema o Colores estndar, haga clic en el color que desee.

y, a

Aplicar formato a los nmeros de una hoja de clculo

Al aplicar distintos formatos de nmero, se pueden mostrar los nmeros como porcentajes, fechas,
monedas, etc. Por ejemplo, si se est trabajando en un presupuesto trimestral, se puede usar el formato
de nmero de moneda para mostrar los valores monetarios.

Cmo?
Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

En el grupo Nmero de la pestaa Inicio, haga clic en el Selector de cuadro de dilogo situado junto a
Nmero (o slo presione CTRL+1).

En la lista Categora, haga clic en el formato que desee usar y, a continuacin, ajuste la configuracin si fuera
necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede seleccionar un smbolo de moneda diferente, mostrar
ms o menos posiciones decimales o cambiar la forma en que se muestran los nmeros negativos.

Imprimir una hoja de clculo

Antes de imprimir una hoja de clculo, se recomienda obtener una vista previa de sta para asegurarse
de que tenga la apariencia que desea. Cuando se ve una vista previa de una hoja de clculo en
Microsoft Excel, se abre en la Vista Backstage de Microsoft Office. En esta vista, puede cambiar la
configuracin de la pgina y el diseo antes de imprimir.

Ver una vista previa de la hoja de clculo

1.

Haga clic en la hoja de clculo o seleccione las hojas de clculo de las que desea obtener una vista
previa.

2.

Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.

Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+P.
Nota La ventana de vista previa se ver en blanco y negro, independientemente de si la hoja de
clculo incluye color, a menos que est configurada para imprimirse en una impresora en color.

3.

Para obtener una vista previa de las pginas siguientes y anteriores, en la parte inferior de la
ventana Vista preliminar, haga clic en Pgina siguiente y Pgina anterior.
Nota Pgina siguiente y Pgina anterior solo estn disponibles cuando se selecciona ms de una
hoja de clculo o cuando una hoja de clculo contiene ms de una pgina de datos. Para ver varias
hojas de clculo, haga clic en Imprimir todo el libro en Configuracin.

Configurar opciones de impresin

Siga uno o varios de estos procedimientos:
1.

Para cambiar la impresora, haga clic en el cuadro desplegable en Impresora y seleccione la

impresora que desee.

2.

Para realizar cambios en la configuracin de la pgina, incluida la orientacin de la pgina, el

tamao del papel y los mrgenes de la pgina, seleccione las opciones que desee en
Configuracin.

3.

Para aplicar una escala a la hoja de clculo para que entre en una sola hoja impresa, en
Configuracin, haga clic en la opcin que desee en el cuadro desplegable de opciones de escala.

Sugerencia Para obtener informacin para especificar encabezados y pies de pgina, vea el tema sobre
cmo usar encabezados y pies en hojas de clculo impresas. Para obtener informacin para repetir filas o
columnas especficas en pginas impresas, vea el tema sobre cmo repetir filas o columnas especficas en
cada pgina impresa

Imprimir toda la hoja de clculo o una parte

1.

2.

Siga uno de estos pasos:

Para imprimir una parte de una hoja de clculo, haga clic en la hoja de clculo y a
continuacin, seleccione el rango de datos que desee imprimir.

Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.

Haga clic en Imprimir.
Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+P.

3.

En Configuracin, seleccione una opcin para imprimir la seleccin, la hoja u hojas activas o todo
el libro.

Nota Si la hoja de clculo cuenta con un rea de impresin definida, Excel solo imprimir dicha
rea. Si no desea imprimir solo un rea definida, active la casilla de verificacin Omitir el rea de
impresin.

Crear una tabla de Excel

Para que trabajar con datos sea ms fcil, puede organizar los datos con formato de tabla en una hoja
de clculo.

Las tablas permiten filtrar fcilmente los datos y, adems, proporcionan columnas calculadas y filas de
totales, que facilitan los clculos.

En una hoja de clculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar
vacas o contener datos.

En la ficha Inicio en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla y a continuacin seleccione el
estilo de tabla que desee.

Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+L o CTRL+T.

Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de
verificacin La tabla tiene encabezados en el cuadro de dilogoDar formato como tabla.
NOTAS

Si no se activa la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados, los encabezados de tabla

muestran nombres predeterminados. Para cambiar estos nombres seleccione el encabezado
predeterminado que desee sustituir y a continuacin escriba el texto que desee.
A diferencia de las listas de Microsoft Office Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial
(marcada con *) para agregar rpidamente nuevas filas.

Filtrar datos con un filtro automtico

Al filtrar informacin en una hoja de clculo, puede encontrar valores rpidamente. Puede filtrar una o
ms columnas de datos. Con el filtrado, no solo puede controlar lo que desea ver, sino que adems
puede controlar qu desea excluir. Puede aplicar un filtro en base a opciones elegidas en una lista o
crear filtros especficos para centrarse exactamente en los datos que desea ver.
Al filtrar, puede buscar texto y nmeros mediante el Cuadro de bsqueda en la interfaz del filtro.
Cuando se filtran datos y los valores en una o ms columnas no renen los criterios de filtrado, se
ocultan las filas completas. Puede filtrar segn valores numricos o de texto o bien puede filtrar por color
en el caso de las celdas que tienen aplicado un formato de color en el fondo o en el texto.

Cmo?
Seleccione los datos que desea filtrar.

1.

En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Inicio, haga clic en Filtro.

2.

Haga clic en la flecha

seleccionar filtros.

en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede

Nota Segn el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel muestra en la lista Filtros de
nmero o Filtros de texto.

Seleccione valores o realice bsquedas para filtrar.

Seleccionar valores en una lista y realizar bsquedas son los mtodos ms rpidos para filtrar.
Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores en

esa columna aparecen en una lista.

Use el Cuadro de bsqueda para escribir el texto o los nmeros que desea usar para realizar
la bsqueda.
Active y desactive las casillas de verificacin para mostrar los valores que se encuentran en la
columna de datos.
Use criterios avanzados para buscar valores que renen condiciones especficas.

1.

Para seleccionar segn valores, desactive la casilla de verificacin (Seleccionar todo) en

la lista. Mediante esta accin se desactivan todas las casillas de verificacin. Luego
seleccione nicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los
resultados.

2.

Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los nmeros en el Cuadro de
bsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodn, como el asterisco (*) o el signo de
interrogacin (?). Presione ENTRAR para ver los resultados.

Filtre los datos mediante la especificacin de condiciones.

Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten los datos exactamente del modo
en que desea. Para ello, se crea un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le
resultar familiar.
1.

Seleccione Filtros de nmero o Filtros de texto en la lista. Aparece un men que le permite filtrar
segn diferentes condiciones.

2.

Elija una condicin y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic en el botn Y para combinar
criterios (es decir, dos o ms criterios que se deben cumplir), o en el botn O para requerir que se
cumpla solo una de varias condiciones.

3.

Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados que espera.

Ordenar datos mediante un filtro automtico

Cuando ordena informacin en una hoja de clculo, puede ver los datos en la forma que desee y
encontrar valores rpidamente. Puede ordenar un intervalo o una tabla de datos en una o ms columnas
de datos; por ejemplo, puede ordenar los empleados primero por departamento y luego, por apellido.

Cmo?
Seleccionar los datos que desea ordenar
Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El
rango puede incluir ttulos creados para identificar las filas o las columnas.

Ordenacin rpida
1.

Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

2.

Haga clic en
mayor).

para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del nmero menor al

3.

Haga clic en
menor).

para clasificar en orden descendente (de Z a A o del nmero mayor al

Especificar criterios para ordenar

Puede hacer clic en el comando Ordenar del grupo Ordenar y filtrar en la pestaa Datos para elegir las
columnas en las que desea realizar la ordenacin.
1.

Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar.

2.

En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar.

3.

En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar.

4.

En la lista Ordenar segn, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

5.

En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operacin de ordenacin: en forma
alfabtica o numrica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o
bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los nmeros).

Aplicar formato condicional

Mediante la aplicacin de formato condicional a los datos, es posible identificar rpidamente varianzas
en un intervalo de valores con solo echar un vistazo.

Este grfico muestra datos de temperatura con un formato condicional que usa una escala de colores
para diferenciar valores altos, medios y bajos. El siguiente procedimiento usa esos datos.

Cmo?
Seleccione los datos a los cuales desea aplicar un formato condicional.

Aplique el formato condicional.

1.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, a continuacin, en Escalas de color.

2.

Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de colores para ver una vista previa de los
datos con formato condicional aplicado.
En una escala de tres colores, el color de arriba representa valores ms altos, el color del
medio representa valores medios y el color de abajo representa valores ms bajos. Este
ejemplo usa la escala Rojo - Amarillo - Azul.

Pruebe el formato condicional.

En la pestaa Inicio en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y luego pruebe
con los estilos disponibles.

Aplicar validacin de datos

La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden
escribir en una celda. Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para restringir la entrada de datos
a un intervalo de fechas determinado, para limitar las opciones usando una lista o para asegurarse de
que solo se escriben nmeros enteros positivos.

Cmo?
Seleccione una o ms celdas para validar y luego, en la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos,
haga clic en Validacin de datos.

Problema: El comando Validacin de datos no est disponible.

Es posible que una tabla de Microsoft Excel est vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede
agregar una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio de SharePoint. Para
agregar una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un
rango.
Es posible que est escribiendo datos en este momento. El comando Validacin de datos no se
encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para terminar de escribir
datos, presione ENTRAR o ESC.
Es posible que la hoja de clculo est protegida o que sea una hoja de clculo compartida. No se
puede cambiar la configuracin de validacin de datos si el libro es un libro compartido o est protegido.
Para saber cmo dejar de compartir o proteger un libro, consulte los vnculos en la seccin Vea tambin.

En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin y luego seleccione el
tipo de validacin de datos que desee.
Por ejemplo, si desea que los usuarios especifiquen un nmero de cuenta de 5 dgitos, en el cuadro
Permitir, seleccione Longitud del texto, en el cuadro Datos seleccione igual a y en el cuadro Longitud
escriba 5.

Siga uno o ambos procedimientos:

Para mostrar un mensaje de entrada cuando se hace clic en la celda, haga clic en la pestaa
Mensaje de entrada, active la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar
la celda y luego escriba las opciones de mensaje de entrada que desee.
Para especificar una respuesta cuando los usuarios escriben datos no vlidos en la celda, haga clic
en la pestaa Mensaje de error, active la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si se
introducen datos no vlidos y luego especifique las opciones de alerta que desee.

Crear una frmula

Las frmulas son ecuaciones que pueden realizar clculos, devolver informacin, manipular los
contenidos de otras celdas, probar las condiciones y mucho ms. Una frmula siempre comienza con el
signo igual (=).
En la tabla siguiente se muestran algunos ejemplos de frmulas y sus descripciones.
Frmula

Descripcin

=5+2*3

Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.

=RAIZ(A1)

Usa la funcin RAZ para devolver la raz cuadrada del valor en A1.

=HOY()

Devuelve la fecha actual.

=IF(A1>0,"Ms","Menos")

Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0. Si el resultado es verdadero, se

muestra el texto "Ms" en la celda; si el resultado es falso, se muestra el texto "Menos".

Cmo?
Seleccione una celda y comience a escribir.
En una celda, escriba el signo igual (=) para iniciar la frmula.

Complete el resto de la frmula.

Siga uno de los procedimientos siguientes:
Escriba una combinacin de nmeros y operadores; por ejemplo 3+7.
Use el mouse para seleccionar otras celdas (insertando un operador entre ellos). Por
ejemplo, seleccione B1 y luego escriba un signo ms (+), seleccione C1 y escriba + y
luego seleccione D1.
Escriba una letra para elegir de una lista de funciones de hoja de clculo. Por ejemplo, si
se escribe "a", aparecen todas las funciones que comienzan con la letra "a" que estn
disponibles.

Complete la frmula.
Para completar una frmula que usa una combinacin de nmeros, referencias de celda y operadores,
presione ENTRAR.
Para completar una frmula que usa una funcin, complete la informacin requerida para la funcin y
luego presione ENTRAR. Por ejemplo, la funcin ABS requiere un valor numrico que puede ser un
nmero que se escriba o una celda seleccionada que contenga un nmero.
El aspecto de las frmulas completas puede ser como en los siguientes ejemplos:

Frmula

Descripcin

=3+7

Suma dos nmeros.

=B1+C1+D1

Agrega los valores en tres celdas.

=ABS(-3)

Convierte un nmero en su valor positivo.

Usar una funcin en una frmula

Adems de escribir frmulas que ejecutan operaciones matemticas bsicas, como sumar, restar,
multiplicar y dividir , puede usar una amplia biblioteca de funciones de hoja de clculo integradas en
Microsoft Excel para hacer muchas otras cosas.

Estas funciones se pueden usar para devolver informacin, como por ejemplo:
Obtener la fecha actual.
Buscar el nmero de caracteres en una celda.
Manipular texto; por ejemplo, convertir "hola" en "Hola" o incluso en "HOLA".
Calcular el pago de un prstamo.
Probar los contenidos de dos celdas para determinar cul es ms grande o si son idnticos.

Cmo?
Empiece a escribir en una celda.
En una celda, escriba el signo igual (=) y luego escriba una letra, por ejemplo "a", para ver una lista de
las funciones disponibles.
Use la tecla de flecha abajo para bajar por la lista.
A medida que se desplaza por la lista, ver una informacin en pantalla (una descripcin breve) para
cada funcin. Por ejemplo, la descripcin en pantalla para la funcin ABS es "Devuelve el valor absoluto
de un nmero, es decir, un nmero sin signo."

Elija una funcin y rellene sus argumentos.

En la lista, haga doble clic en la funcin que desee usar. Excel especifica el nombre de la
funcin en la celda seguido de un parntesis de apertura; por ejemplo, =SUMA(.
Escriba uno o varios argumentos despus del parntesis de apertura, si es necesario. Un
argumento es un trozo de informacin que usa la funcin. Excel muestra el tipo de informacin
que debe escribir como argumento. Unas veces es un nmero, otras es un texto, y otras veces es
una referencia a otra celda.
Por ejemplo, la funcin ABS requiere un nmero como argumento. La funcin MAYUSC (que
convierte todo el texto en minscula en texto en mayscula) requiere una cadena de texto como
argumento. La funcin PI no requiere argumentos porque simplemente devuelve el valor de pi
(3,14159...).

Complete la frmula y observe los resultados.

Presione la tecla ENTRAR.
Excel se encarga de agregar el parntesis de cierre y la celda muestra el resultado de la funcin que ha usado
en la frmula. Seleccione la celda y observe la barra de frmulas; podr ver que la frmula aparece all.

Representar datos en un grfico

Un grfico es una representacin visual de los datos. Al usar elementos como columnas (en un grfico
de columnas) o lneas (en un grfico de lneas), el grfico muestra series de datos numricos en un
formato grfico.

El formato grfico de un grfico facilita la comprensin de grandes cantidades de datos y la relacin

entre diferentes series de datos. Un grfico tambin puede mostrar las ideas generales para que pueda
analizar sus datos y buscar tendencias importantes.

Cmo?
Seleccione los datos que desea representar.

Sugerencia Los datos deben estar organizados en filas y columnas, con etiquetas de fila a la derecha y
etiquetas de columna sobre los datos. Excel determina automticamente la mejor manera de representar los
datos en el grfico.

En la pestaa Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en el tipo de grfico que desea usar y luego haga
clic en un subtipo de grfico.

Sugerencia Para ver todos los tipos de grfico disponibles, haga clic en
para iniciar el cuadro de
dilogo Insertar grfico y, a continuacin, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de
grfico.

Cuando coloca el puntero del mouse sobre algn tipo de grfico, aparece la informacin en pantalla con el
nombre.
Para obtener ms informacin acerca de cualquier tipo de grfico, vea el tema sobre tipos de grfico
disponibles.

Use las Herramientas de grficos para agregar elementos de grficos como ttulos y etiquetas de datos, y
para modificar el diseo, la presentacin o el formato del grfico.

Sugerencia Si se muestran las Herramientas de grficos, haga clic en cualquier punto dentro del grfico para
activarlas.

Representar datos en un grfico

Un grfico es una representacin visual de los datos. Al usar elementos como columnas (en un grfico
de columnas) o lneas (en un grfico de lneas), el grfico muestra series de datos numricos en un
formato grfico.

El formato grfico de un grfico facilita la comprensin de grandes cantidades de datos y la relacin

entre diferentes series de datos. Un grfico tambin puede mostrar las ideas generales para que pueda
analizar sus datos y buscar tendencias importantes.

Cmo?
Seleccione los datos que desea representar.

Sugerencia Los datos deben estar organizados en filas y columnas, con etiquetas de fila a la derecha y
etiquetas de columna sobre los datos. Excel determina automticamente la mejor manera de representar los
datos en el grfico.

En la pestaa Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en el tipo de grfico que desea usar y luego haga
clic en un subtipo de grfico.

Sugerencia Para ver todos los tipos de grfico disponibles, haga clic en
para iniciar el cuadro de
dilogo Insertar grfico y, a continuacin, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de
grfico.

Cuando coloca el puntero del mouse sobre algn tipo de grfico, aparece la informacin en pantalla con el
nombre.
Para obtener ms informacin acerca de cualquier tipo de grfico, vea el tema sobre tipos de grfico
disponibles.

Use las Herramientas de grficos para agregar elementos de grficos como ttulos y etiquetas de datos, y
para modificar el diseo, la presentacin o el formato del grfico.

Sugerencia Si se muestran las Herramientas de grficos, haga clic en cualquier punto dentro del grfico para
activarlas.

Crear un informe de tabla dinmica

Con un informe de tabla dinmica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos
de la hoja de clculo o un origen de datos externos. Un informe de tabla dinmica es especialmente til
cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podran servir para
mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares.
Por ejemplo, el siguiente informe de tabla dinmica muestra cmo se comparan las ventas totales del
departamento de golf correspondientes al tercer trimestre (que se encuentran en la celda F3) con las
ventas de otro deporte o trimestre, o con las ventas totales de todos los departamentos.

Datos de origen, en este caso, de una hoja de clculo

Valores de origen del resumen del Trim3 de golf en el informe de tabla
dinmica
Informe de tabla dinmica
Resumen de los valores de origen en C2 y C8 de los datos de origen

IMPORTANTE Si bien tambin puede crear un informe de tabla dinmica para un origen de datos

externos, en este artculo de inicio rpido se describe cmo crear uno para los datos de la hoja de
clculo.

Cmo?
Definir el origen de datos del informe de tabla dinmica
Para usar datos de la hoja de clculo como origen de datos, haga clic en una celda del rango de
celdas que contiene los datos.
Para usar los datos de una tabla de Microsoft Excel como origen de datos, haga clic en una celda
dentro de la tabla de Excel.
Nota Asegrese de que el rango tiene encabezados de columna o que se muestran los encabezados en la
tabla y, asimismo, que no hay filas en blanco en el rango o tabla.

Crear el informe de tabla dinmica

1.

En el grupo Tablas de la pestaa Insertar, haga clic en Tabla dinmica.

SUGERENCIA Para crear un grfico dinmico basado en el informe de tabla dinmica, haga clic en

la flecha situada debajo de Tabla dinmica y, a continuacin, haga clic en Grfico dinmico.

2.

En el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica, asegrese de que Seleccione una tabla o rango
est seleccionado y, a continuacin, en el cuadro Tabla o rango, compruebe el rango de las celdas.

Excel determina automticamente el rango del informe de tabla dinmica, pero puede reemplazarlo
por otro rango diferente o por un nombre que haya definido para el rango.
Para los datos en otra hoja de clculo u otro libro, incluya el nombre del libro y hoja de clculo
usando la sintaxis [nombreDeLibro]nombreDeHoja!rango.

Sugerencia Tambin puede hacer clic en Contraer dilogo

para ocultar el cuadro de dilogo
de forma temporal, seleccionar el rango en la hoja de clculo y, a continuacin, hacer clic en
Expandir dilogo
3.

4.

Realice una de las siguientes acciones:

Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva empezando por la
celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo.

Para colocar el informe de tabla dinmica en una ubicacin especfica en una hoja de clculo
existente, seleccione Hoja de clculo existente y, a continuacin, en el cuadro Ubicacin,
escriba la primera celda del rango de celdas en la que desea ubicar el informe de tabla
dinmica.
Haga clic en Aceptar.
Excel agrega un informe de tabla dinmica vaco en la ubicacin especificada y muestra la Lista de
campos de tabla dinmica para que pueda agregar campos, crear un diseo o personalizar el
informe de tabla dinmica.

Nota Si tambin ha creado un grfico dinmico, ste se muestra encima del informe de tabla
dinmica asociado. Un informe de tabla dinmica y su grfico dinmico asociado correspondiente
siempre deben estar en el mismo libro.

Agregar campos al informe de tabla dinmica

En Lista de campos de tabla dinmica, realice uno o varios de los siguientes procedimientos:
Para colocar un campo en el rea predeterminada de la seccin de diseo, active la casilla junto al
nombre del campo en la seccin del campo.
De forma predeterminada, los campos no numricos se agregan al rea Etiquetas de fila, los
campos numricos se agregan al rea Valores y las jerarquas de fecha y hora de procesamiento
analtico en lnea (OLAP) se agregan al rea Etiquetas de columna.

La seccin de campo contiene los nombres de campo de los

campos que se pueden agregar a la seccin de diseo
La seccin de diseo contiene las reas Filtro de informe,
Etiquetas de columna, Etiquetas de fila y Valores.

Para colocar un campo en un rea especfica de la seccin de diseo, haga clic con el botn
secundario en el nombre de campo en la seccin del campo y, a continuacin, seleccione Agregar
a filtro de informe, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a
valores.
Para arrastrar un campo al rea que desea, haga clic y mantenga presionado en el nombre del
campo en la seccin de campo y, a continuacin, arrstrelo hasta un rea en la seccin de diseo.
Sugerencia Puede usar la lista de campos de tabla dinmica para reorganizar los campos ms tarde
segn sea necesario; para ello, deber hacer clic con el botn secundario en los campos de la seccin de
diseo y seleccionar el rea que desee, o bien arrastrar los campos entre las reas de la seccin de diseo.

Activar y usar un complemento

Los complementos son una caracterstica de Microsoft Excel que proporcionan caractersticas y
comandos adicionales. Dos de los complementos ms conocidos son Herramientas para anlisis y
Solver, que ofrecen una capacidad ampliada de anlisis de datos para la planeacin de "Y si". Para usar
estos complementos, debe instalarlos y activarlos.
En este tema se incluyen los procedimientos que muestran cmo instalar y activar Herramientas para
anlisis y Solver, y cmo comenzar a analizar los datos con cada una de ellas. Puede usar este mismo
proceso general para instalar y activar muchos otros complementos. Es posible que algunos de estos
complementos, como los creados por terceros, dispongan de su propio programa de instalacin.

Cmo?
Instale y active Herramientas para anlisis y Solver.

Instalar y activar Herramientas para anlisis y Solver.

1.

Haga clic en la pestaa Archivo.

2.

Haga clic en Opciones y, a continuacin, elija la categora Complementos.

3.

Casi al final del cuadro de dilogo Opciones de Excel, asegrese de que la opcin Complementos de
Excel est seleccionada en el cuadro Administrar y luego haga clic en Ir.

4.

En el cuadro de dilogo Complementos, active las casillas de verificacin Herramientas para anlisis y
Solver Add-in. A continuacin, haga clic en Aceptar.

5.

Si Excel muestra un mensaje que indica que no puede ejecutar este complemento y le pide que lo
instale, haga clic en S para instalar los complementos.
Nota En este caso, como est instalando dos complementos, Excel le pide dos veces que instale un
complemento; una vez para Herramientas para anlisis y una vez para Solver.
Observe que se ha agregado un grupo Anlisis en la pestaa Datos. Este grupo contiene botones de
comando para Anlisis de datos y para Solver.

Ya est listo para comenzar a usar estos complementos.

Introduccin al uso de Herramientas de anlisis

1.

En una hoja de clculo, haga clic en una celda.

2.

En la pestaa Datos en el grupo Anlisis, haga clic en Anlisis de datos.

3.

En el cuadro de dilogo Anlisis de datos, haga clic en la herramienta que desea usar y elija
Aceptar.

4.

En el cuadro de dilogo que aparece para la herramienta que ha elegido, especifique los
parmetros y seleccione las opciones segn sea necesario.

Introduccin al uso de Solver

1.

En una hoja de clculo, escriba la frmula y asegrese de que la celda que contiene dicha frmula
permanece seleccionada.

2.

En la pestaa Datos en el grupo Anlisis, haga clic en Solver.

3.

En el cuadro de dilogo Parmetros de Solver, elija entre Mx., Mn. y Valor de. Si selecciona Valor
de, escriba un valor en el cuadro.

4.

En el cuadro Cambiando las celdas de variables, especifique una celda o un rango para las celdas para
las cuales desea resolver.

5.

Haga clic en Agregar para agregar una restriccin a la celda y especifique la condicin para esa celda.

6.

Haga clic en Agregar nuevamente para agregar ms restricciones de celda (puede haber varias
restricciones para una sola celda) y, cuando haya terminado, haga clic en Aceptar. Luego haga clic en
Resolver.
Aparece el cuadro de dilogo Resultados de Solver con un mensaje de xito o error.