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Las entrevistas deberdn ser planificadas por el jefe del equipo auditor, quien sclec-
cionaré las personas a entrevistar y, dependiendo del tema, elegira a directivos, jefes de
proyectos, responsables de mantenimiento, personal de produccién, control de calidad,
14D, ete,
‘Aunque realmente no existen motivos para ello, por lo general las personas que se van
« entrevistar suelen manifestar cierta predisposicién en contra, probablemente motivado por
los rechazos subconscientes frente a los interrogatorios; por lo que antes de preparar una
entrevista, se recomienda:
1, Analizar previamente si !a informacién deseada no esti disponible por otros medios,
con el propésito de evitar molestias al entrevistado.
2. Identificar previamente a las personas a entrevista. Su situacién en el organigrama,
antigtedad y cargos desde su incorporacién a la empresa, ete.
3. Identifivar los puntos a investigat, elaburar v seleceiouar un listado de preguntas
y planificar el tiempo y {ugar. Preferiblemente las entrevistas se deben programar
para la media maiiana, eviténdose las horas de las comidas y el tiempo inmediato
siguiente.
4, Recordar el cardeter de confidencialidad y tomar notas durante la entrevista. Evitar
a grabacion magnetofonica y realizarla de forma que el entrevistado no se sienta
coaccionado, procurando crear un ambiente relajado,
10.5.3. Postauditorio
Durante la realizacién de la auditoria se habrén ido recogiendo todas las observaciones
hhechas por los auditores, que habrin quedado reflejadas en sus informes “diarios" de cam-
po, quienes los habriin chequeado y corroborado aplicando los controles de calidad que los
mismos requicren. Pero la labor no finaliza aqut, sino que se tequiere la presentacién de un
“informe final” que recoja las conclusiones de Ia auditoria y que, en su caso, establezca un
plan de seguimiento sobre las acciones que se vayan a adoptar para mejorar la situacién
encontrada,
‘Antes de emitir el informe, es imprescindible mantener una reunién con la direccién de
la empresa para aclarar posibles dudas surgidas en la autora, e informar y llegar a un acuer-
do sobre las desviaciones encontradss.
A) Elaboracién de informes
‘Como ya ha sido indicado, al termino de cada auditoria 0 ciclo de auditorias, los audi-
tores presentarin un informe escrito a la direccién de la empresa donde se comuniquen for-
malmente los resultados y conclusiones de la misma.
Este informe seré un documento de uso interno de la compaiiia y serviré como base,
‘convenientemente resumido y redactado de forma comprensible, para que pueda presentar
su “declaracion ambiental” que serviré expresamente para informacién al piblico o para ser
presentada 2 los organismos de las Administraciones que fueran menester, siendo sus obje-
tivos fundamentales:330 LOS RESIDUOS FEUGROSOS: CARACTERIZACION, TRATAMIENTO ¥ GESTION
4) Exponer el alcance de la auditoria.
) Proporcionar a la direccién de la empresa informacion sobre el cumplimiento de su
politica ambiental y los avances ambientales observados.
) Proporcionar a la direccién de la empresa informacién sobre Is eficacia y la fiabili-
dad de las medidas adoptadas para verificar las repercusiones ambientales.
4) Demostrar la necesidad de aplicar medidas correctoras, cuando resulte apropiado.
Conviene insistir una vez mds en que la realizacién de la auditoria y, en consecuencia,
la presentacién del informe final, se haga en un tiempo razonable, para que el contenido del
mismo sea de actualidad. Adernés, en la redaccién del informe deberdn adoptarse los crite-
ios necesarios para que resulte preciso, claro y conciso.
El informe debera ser preciso, haciendo referencia a las evidencias objetivas que el audi-
tor puede probar, sin entrar en divagaciones; sera claro, para facilitar su comprensién, evi-
téndose la utilizacién de una jerga 0 términos demasiado técnicos: y sera conciso, procu-
rando ceAirse a lo estrictamente necesario y de verdadero interés para los destinatarios del
mismo. También deberd procurarse la utilizacién de un Lenguaje tranquilo, en un tono cor-
‘és, evitindose la dramatizacién ante las deficiencias encontradas.
Debe tenerse en cuenta que el informe lo tienen que leer y entender tanto la direccién
de la compaiiia como los técnicos de las diferentes reas, que seran quienes interpreten la
parte técnica del mismo; resultando mas conveniente elaborar un informe para la direccién,
‘ms corto y escueto, extractado del informe global, donde se manifieste la situacién actual
de las instalaciones y las conclusiones de la auditoria,
En el informe final necesariamente deberin indicarse todas las areas que son deficien-
tes y todas aquellas que son correctas en sus pricticas ambientales. Por otra parte, las freas
con prcticas correctas podrin usarse como modelo de referencia para servir de ayuda a las
areas deficientes.
Enel informe se hara constar lo que se ha averiguado en la auditori, explicando su impor-
tancia, Indicandose los aspectos positivos encontrados, asi como los negativos. Ademis, si se
hubieran corregido deficiencias sefialadas en anteriores auditorias, se deberd hacer constar en el
informe. Es conveniente recoger un pérrafo donde se reflejen la limitaciones o inconvenientes
hhabidos durante la realizacin de la auditoria, ya que pueden limitar la validez del informe. Tarnbién
‘se deberd indicar cuales han sido las personas entrevistadas v los cuestionarios realizadas. asi
‘como, al final, agradecer la cooperacién recibida por parte del personal de la empresa,
Nunca deben hacerse suposiciones sobre lo averiguado en la auditoria, pero si se indi
carin prioridades para el establecimiento de medidas tendentes a mejorar la situacién exis-
tente, indicando los puntos significativos, importantes y deseables. Normalmente, salvo que
la direccién de la empresa asi lo solicite, en el informe de auditoria no se hace un desarro-
To de las recomendaciones; éstas serian objeto de un documento aparte. Por iltimo, indicar
que el informe deberd ir fechado y firmado por el auditor jefe.
B) Conelusiones
Las conclusiones que se obtengan en la realizacién de la auditoria deben reflejarse en el
informe, al que anteriormente se ha hecho referencia, apareciendo como resultado de inter-
pretar los datos mancjados y las evidencias obtenidas durante la realizacién de la auditoria.AuproRias DE RESDUOS 331
Dichas conclusiones se recogerdn en un primer informe, o borrador, que se entregaré a
la direcci6n de la empresa auditada, con quien se mantendrd posteriormente una reunién
para comentar y justificar las conclusiones presentadas, reviséndose los resultados que sean
requeridos, y establecer las conclusiones definitivas de manera que quede asegurado que se
comprenden claramente y que la direccién de la empresa estd de acuerdo con ellas.
Estas conclusiones servirdn a su vez para establecer los planes de seguimiento y control
de las actividades correctivas que se citan seguidamente.
©) Plan de seguimiento
Con las conclusiones de Ia auditoria, recogidas en el informe, y las recomendaciones
«dadas acerca de las prioridades que deben establecerse para corregir las deficiencias detec~
tadas, la empresa auditada puede comenzar acciones cortectivas. Estas acciones correctivas
serin por cuenta de la empresa auditada, ya que la responsabilidad del auditor queda limi-
tada a la idemtficacién de las deficiencias.
Si asi se acuerda, la compafiia auditora puede confeccionar un plan de seguimiento que
permita comprobar la adopeidn y ejecucién de tales acciones correctivas. Para ello se esta-
‘blece un programa donde se marcan objetivos y plazos que, con la periodicidad que se esta-
blezea, deberin ser verificados por el auditor, quien realizard un informe de cada segui-
miento. Estas labores de seguimiento pueden quedar enmarcadas en el establecimiento de
un ciclo periddico de auditorias.
10.6. Gestién de la calidad de la auditoria
Para que un programa de auditoria ambiental alcance sus objetivos, deberd de disefiar-
se y gestionarse con un alto nivel de calidad. Durante la realizacién de la auditoria, serd nece-
sario disponer de algin procedimiento que garantice fa veracidad y la fiabilidad de Ta pro-
pia auditoria, Al auditor no podré havérsele responsable, en sus conclusiones, si se le facilitan
datos falsos o manipulados.
Tas procediiminntos mis elementales para desarrollar tin buen control de calidad
ren el chequeo y la comprobacién de la veracidad de los datos recogidos por cada miembro
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