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3.
4.
5.
6.
7.
II.
1.
INTRODUCCIN............................................................................................................. xxvi
ORIGEN DEL EXAMEN.................................................................................................... xxvi
NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN.................................................................xxvi
2.1
NATURALEZA.................................................................................................. xxvi
2.2
OBJETIVOS DEL EXAMEN..............................................................................xxvi
ALCANCE DEL EXAMEN............................................................................................... xxvii
ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD....................................................xxvii
PLIEGO DE HALLAZGOS................................................................................................ xxx
COMUNICACIN Y HALLAZGOS.................................................................................xxxiv
MEMORNDUM DE CONTROL INTERNO....................................................................xxxiv
5.
OBSERVACIONES......................................................................................................... xxxv
EXCESIVA COMPRA DE SUMINISTROS POR PARTE DEL AREA DE LOGISTICA DE LA
EMPRESA SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA LIBERTAD
SOCIEDAD ANONIMA.................................................................................................. xxxv
FALTA DE COMUNICACION ENTRE LAS AREAS DE LOGISTICA Y ALMACEN POR LA
DEMORA DE LOS PROVEEDORES DE ENTREGAR LOS SUMINISTROS COMPRADO
POR LA EMPRESA........................................................................................................ xxxvi
DEFICIENCIAS EN LAS ELABORACIONES Y APROBACIONES DE LAS BASES DE
PROCESO DE SELECCION POR LAS OBRAS DEL AO 2013 EJECUTADAS POR LA
EMPRESA SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA LIBERTAD
SOCIEDAD ANONIMA................................................................................................ xxxviii
CARENCIAS EN LA CONTRATACION DE PROVEEDORES PARA EL USO DE MATERIA
PRIMA UTILIZADAS EN LA OBRA EJECUTADAS POR LA EMPRESA SERVICIOS DE
AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA LIBERTAD SOCIEDAD ANONIMA......xli
FALTA DE CONTROL EN ALMACEN A CARGO DE LA OFICINA DE LOGISTICA.........xlii
III.
CONCLUSIONES............................................................................................................. xliii
IV.
RECOMENDACIONES..................................................................................................... xliv
2.
3.
4.
CARTA N053-2014
Chepen, 19 Septiembre del 2015
Seor.
Alcides Cesar Arellano Alvarado
Gerente de la Empresa de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado de Lima S.A.
(SEDAPAL)
Chepen
Presente.
Asunto: Presentacin de Equipo de Auditora
Estimado Seor:
Por intermedio de la presente, se hace de conocimiento que, le comunicamos nos
haremos cargo de realizar el Examen Especial al Rubro de Logistica y Almacen del ejercicio
2015, cuya fecha de ejecucin comprende del 29 de Septiembre del 2015 al 08 de Diciembre
del 2015, para lo cual presentamos al Equipo de Auditora solicitndole ordene a los
Funcionarios y Servidores de la Empresa a fin que presten las facilidades en la entrega de
Informacin.
El equipo de Auditora son los siguientes:
Atentamente,
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Auditor Principal
Auditor Junior
Auditor Junior
1. INTRODUCCIN
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2. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA
B. Estudio Preliminar
Para comenzar, el equipo auditor realiz la visita preliminar donde se
conoci:
a) Datos Generales:
SEDALIB S.A es una empresa pblica de derecho privado constituido bajo
la forma de sociedad annima por la Ley General de Servicio de
Saneamiento N 26338 y su reglamento.
RUC: 20131911310
Razn Social: Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de La
Libertad
Pgina Web: http://www.sedalib.com.pe/
Nombre Comercial: SEDALIB SA
Tipo Empresa: Sociedad Annima
Gerente General:
Condicin: Activo
Fecha Inicio Actividades: 01/02/1977
Actividad de Comercio Exterior: Sin Actividad
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b) Resea Histrica
Chepn, es una ciudad cuyo crecimiento se hizo ms evidente a partir de
la dcada del 70, y con l aumentaron tambin las necesidades bsicas,
entre las cuales ocupaba una prioridad el saneamiento
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las
Municipalidades
de
Chepn,
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c) Estructura Orgnica
SEDALIB S.A. presenta la siguiente Estructura orgnica:
rganos de Control
rgano de Control Institucional
rganos de Asesoramiento
Gerencia de Desarrollo Empresarial
Oficina de Cooperacin Tcnica y Mitigacin de Desastres
Oficina de Planificacin y Presupuesto
Oficina de Racionalizacin y Control de Gestin
Sub Gerencia de Asesora Jurdica
rganos de Apoyo
Oficina de Imagen Institucional
Gerencia de Administracin y Finanzas
Oficina de Contabilidad y Finanzas
Oficina de Logstica
Sub Gerencia de Informtica e Informacin
Sub Gerencia de Recursos Humanos
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rganos de Lnea
Gerencia de Operaciones y Mantenimiento
Sub Gerencia de Operaciones de Agua Potable
Sub Gerencia de Aguas Servidas
Sub Gerencia de Proyectos y Obras
Sub Gerencia de Sectorizacin y Control de Perdidas
Divisin Zonal Norte
Gerencia Comercial
Divisin de Clientes de Alto Consumo
Divisin de Marketing
Sub Gerencia Programacin y Control de Ventas
Sub Gerencia de Comercializacin y Atencin al Cliente
b. Alcance
El presente informe se realizara a dos reas de la gerencia de
administracin y finanzas (logstica y almacn) de la empresa SEDALIB
S.A durante los periodos desde el 29 de setiembre del 2015 hasta el 8 de
diciembre del 2015
c. Antecedentes
Controlara General de la Republica
Ao de la Auditoria: 2006
Tipo de Auditoria: Balances financieros al interior de la empresa
Periodo a ejecutar: 2005
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Geogrfico:
rea
Contabilidad
Gerencia
de
Administracin y Finanzas.
Controlara General de la Republica
Ao de la Auditoria: 2013
Tipo de Auditoria: Auditora Financiera y del Examen Especial a
la Informacin Presupuestaria
Periodo a ejecutar: Ejercicio Econmico 2012
mbito Geogrfico: Comprende las Oficinas de la Sede
Principal, las reas dependientes fuera de la jurisdiccin
(almacenes, obras en curso).
d. Objetivos
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e. Estrategias
f. Justificacin
La presente auditora busca encontrar deficiencias en las reas de
logstica y almacn de la empresa SEDALIB S.A para aumentar su
eficiencia de las reas correspondientes, apoyando a los miembros de la
empresa en el desempeo de sus actividades.
g. reas a revisar
Logstica.
Almacn.
h. Recursos:
Grupo auditor:
Burgos Mostacero, Adolfo
DAngelo Zelada, Gianmarco
Guevara Snchez, Evelyn
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Recursos Materiales:
tiles de escritorio.
Documentacin de la empresa.
Reglamentos de la empresa.
Recursos Tecnolgicos:
Computadora de escritorio.
Laptop.
Cmara fotogrfica
Tablet.
i. Fuentes de informacin:
Informacin Directa:
Observacin.
Entrevista.
Encuesta.
Apuntes.
Informacin Indirecta:
Investigacin documental.
Pgina web.
D. Diagnstico Preliminar
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a. Planeacin
b. Organizacin
c. Direccin
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d. Control
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PROGRAMA DE AUDITORA
OBJETIVO DEL PROGRAMA: Recopilar, verificar y analizar la informacin
disponible de la Empresa SEDALIB S.A.
As mismo, supervisar el
cumplimiento de los procesos internos de la empresa con el fin de
determinar posibles deficiencias funcionales de las reas de logstica y
almacn y diagnosticar posibles problemas y dar alternativas de solucin a
problemas detectados durante la auditoria. Elaborar un plan de
seguimiento de las recomendaciones propuestas.
ALCANCE: El presente informe se realizara a dos reas de la gerencia de
administracin y finanzas (logstica y almacn) de la empresa SEDALIB S.A
durante los periodos desde el 29 de setiembre del 2015 hasta el 8 de
diciembre del 2015
RECURSOS: Humanos, materiales y tecnolgicos.
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
29/09/2015
PROCESOS
Realizar
la
preliminar.
visita Entrevista
al
gerente
de
la
empresa.
Entrevista
al
Determinar
las gerente
de
la
empresa
y
reas a auditar.
observacin
directa.
Misin,
visin,
Obtener
la objetivos, valores,
informacin bsica Organigrama de la
Empresa.
de la empresa.
Revisar
las Manual
de
y
actividades
que Organizacin
realiza el personal Funciones.
Reglamento
(documentos
de
la
tcnicos y manuales Interno
empresa
administrativos).
Formular el proyecto Informacin
de
auditora recopilada.
(naturaleza,
alcance,
antecedentes,
objetivos, estrategias,
justificacin, reas a
auditar,
recursos
y
fuentes
de
informacin).
Elaborar el plan de Informacin
seguimiento
y/o recopilada.
diagnstico preliminar.
Disear instrumentos Informacin
de
recoleccin
de recopilada.
FECHA
CRONOGRAMA
RESPONSABLE
29 de Setiembre del
2015.
Grupo auditor.
29 de Setiembre del
2015.
Grupo auditor.
29 de Setiembre del
2015.
Grupo auditor.
29 de Setiembre del
2015.
Grupo auditor.
30 de Setiembre al
02 de Octubre del
2015.
Grupo auditor.
30 de Setiembre al
02 de Octubre del
2015.
Grupo auditor.
Grupo auditor.
05 al 06 de Octubre
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datos
(entrevistas,
encuestas y formato
de apuntes.).
Realizar la observacin
directa
y
tomar
apuntes
sobre
la
comunicacin efectiva,
clima organizacional,
condiciones de trabajo
y funciones realizadas.
Solicitar informacin
documental
disponible
de
la
organizacin, tanto
administrativa, legal
y contable.
Realizar la entrevista
al
gerente
de
Administracin
y
Finanzas la empresa.
Realizar entrevista al
jefe
del
rea
de
Logstica
del 2015.
Observacin
directa.
05 al 06 de Octubre
del 2015.
Informacin
documental.
07 al 09 de Octubre
del 2015.
Rodrguez Milla,
Solange
Instrumento
de
recoleccin
de
datos (entrevista).
07 al 09 de Octubre
del 2015.
Rodrguez Milla,
Solange
Instrumento
de
recoleccin
de
datos (entrevista).
11 al 16 de Octubre
del 2015.
Jara Rodrguez,
Vctor.
Burgos Mostacero,
Adolfo
Jara Rodrguez,
Vctor.
Burgos Mostacero,
Adolfo
Guevara Snchez,
Evelyn
Dngelo Zelada,
Gianmarco
11 al 16 de Octubre
del 2015.
11 al 16 de Octubre
del 2015
19 al 23 de Octubre
del 2015.
19 al 23 de Octubre
del 2015.
Guevara Snchez,
Evelyn
Dngelo Zelada,
Gianmarco
Leyva Avila, Yudith
Jara Rodrguez,
Vctor
Rodrguez Milla,
Solange
Neyra Ramos, Dante
26 al 30 de Octubre
del 2015.
Grupo auditor.
02 al 06 de
Grupo auditor.
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09 al 13 de
Noviembre del 2015.
Grupo auditor.
de 16 de Noviembre del
2015.
Grupo auditor.
Tomar
en
cuenta Informe
de
17 al 20 de
Grupo auditor.
Noviembre del 2015.
recomendaciones
u auditora.
observaciones
del
gerente de la empresa
para una revisin del
informe.
Realizar
el Informe
de
23 al 27 de
Grupo auditor.
Noviembre del 2015.
seguimiento de las auditora.
recomendaciones
planteadas
en
la
auditora a la empresa.
APROBADO: GERENTE DE LA FIRMA ELABORADO POR: Burgos Mostacero,
DE AUDITORES.
Adolfo; DAngelo Zelada, Gianmarco;
Guevara Snchez, Evelyn; Jara Rodrguez,
Vctor; Leyva Avila, Yudith; Neyra Ramos,
Dante; Rodrguez Milla, Solange
2.2
INSTRUMENTACIN
A. Observacin directa
El equipo auditor de forma discreta y objetiva observa las labores diarias de
los trabajadores de las reas a evaluar, tomando apuntes sobre las
relaciones laborales, clima organizacional, condiciones de trabajo y funciones
realizadas por los mismos, con el objetivo de recopilar informacin de
primera mano para analizarla y detectar posibles problemas entre reas.
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B. Investigacin documental
Se recopilar toda la informacin documental disponible de la organizacin,
tanto administrativa y legal.
a. Legal
b. Administrativo
Proceso de Seleccin
Requerimientos
Kardex
C. Entrevista
a. Entrevista al gerente de administracin y finanzas
1. Cul es su profesin o grado de instruccin?
2. Cmo fue su experiencia al postular a SEDALIB?
3. Alguna experiencia previa cuando usted ingreso a SEDALIB?
4. Usted como gerente del rea administrativa y finanzas Qu tipo de
problemas se le presento en el transcurso del tiempo que labora en
SEDALIB?
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b) No
b) No
b) No
b) No
b) No
b) No
b) No
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b) No
b)No
b) No
Tabulacin de Respuestas:
SEX
O
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
2
2
2
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2
2
GRAD
EDAD O
25
28
22
21
45
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58
40
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CARGO
P1
P2
P3
P4
P5
P6
P7
P8
P9
P10
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2
1
2
2
1
RESUME
N
SEXO
Grado
1
2
Femenin
o
Masculino
Secunda Universita
ria
ria
Cargo
Logistica Personal
PreguntaPgina 20 de 73
s
Si
No
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Alcance
El presente informe se realizara a dos reas de la gerencia de
administracin y finanzas (logstica y almacn) de la empresa SEDALIB
S.A durante los periodos desde el 29 de setiembre del 2015 hasta el 8 de
diciembre del 2015
Antecedentes
Controlara General de la Republica
Ao de la Auditoria: 2006
Tipo de Auditoria: Balances financieros al interior de la empresa
Periodo a ejecutar: 2005
mbito Geogrfico: Empresa general
Jimnez & Asociados Sociedad Civil (Sociedad de Auditoria)
Ao de la Auditoria: 2009
Tipo de Auditoria: Estado de cambios en el patrimonio neto
Periodo a ejecutar: 2007 y 2008
mbito Geogrfico: rea Contabilidad
Jimnez & Asociados Sociedad Civil (Sociedad de Auditoria)
Ao de la Auditoria: 2011
Tipo de Auditoria: Estado de Ganancias y Prdidas (Expresado
en nuevos soles)
Periodo a ejecutar: Ejercicio contable 2011
mbito
Geogrfico:
rea
Administracin y Finanzas.
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Contabilidad
Gerencia
de
Objetivos
Estrategias
Justificacin
La presente auditora busca encontrar deficiencias en las reas de
logstica y almacn de la empresa SEDALIB S.A para aumentar su
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reas a revisar
Logstica.
Almacn.
Recursos:
Grupo auditor:
Recursos Materiales:
tiles de escritorio.
Documentacin de la empresa.
Reglamentos de la empresa.
Recursos Tecnolgicos:
Computadora de escritorio.
Laptop.
Cmara fotogrfica
Tablet.
Fuentes de informacin:
Informacin Directa:
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Observacin.
Entrevista.
Encuesta.
Apuntes.
Informacin Indirecta:
Investigacin documental.
Pgina web.
Programa
PROGRAMA DE AUDITORA
OBJETIVO DEL PROGRAMA: Facilitar el logro de los objetivos trazados en la
formulacin de del plan de seguimiento en la empresa SEDALIB S.A,
mediante el detalle de los procesos o acciones que se realizarn.
ALCANCE: El presente plan de seguimiento se realizar en la empresa
SEDALIB S.A, durante los periodos desde el 24 de noviembre del 2015
hasta el 8 de diciembre del 2015.
RECURSOS: Humanos, materiales y tecnolgicos.
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
24/06/14
PROCESOS
Elaborar el plan de
seguimiento.
Disear instrumentos
de
recoleccin
de
datos (encuestas).
Coordinar
el
cronograma de visitas
a la empresa auditada.
DOCUMENTOS
apuntes.
DE
REFERENCIA:
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Informe final
auditora.
Informe final
auditora.
de
Plan
seguimiento.
de
de
Observacin
directa
FECHA
CRONOGRAMA
RESPONSABLE
25 de Noviembre del
2015.
25 de Noviembre del
2015.
Grupo auditor.
26 de Noviembre del
2015.
Grupo auditor.
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Grupo auditor.
Primera visita a la
empresa
auditada
(aplicacin
de
los
instrumentos
de
recoleccin de datos).
Corroborar
en
qu
medida
las
recomendaciones
dadas en el informe de
auditora estn siendo
implementadas
y
verificar
posibles
errores.
Replantear o adecuar
la implementacin de
las recomendaciones
dadas en el informe de
auditora siempre y
cuando
se
hayan
encontrado errores.
Informar a la empresa
las
correcciones
observadas sobre la
implementacin de las
recomendaciones,
siempre y cuando se
hayan
encontrado
errores.
Segunda visita a la
empresa
auditada
(verificar la correccin
de la implementacin
de
las
recomendaciones).
Reformular el informe
final de auditora.
Formato
instrumentos
recoleccin
dato.
de
de
de
26 de Noviembre del
2015.
Grupo auditor.
Informacin
recolectada
e
Informe
final de
auditora.
27 de Noviembre al
30 de Noviembre
del 2015..
Grupo auditor.
Informe final
auditora.
de
30 de Noviembre al
02 de Diciembre del
2015.
Grupo auditor.
Informe final
auditora.
de
03 de Diciembre del
2015.
Grupo auditor.
Plan
seguimiento.
de
04 de Diciembre del
2015.
Grupo auditor.
Informe final
auditora.
de
07 de Diciembre del
2015.
Grupo auditor.
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I.
INTRODUCCIN
OBJETIVO GENERAL:
Determinar las deficiencias en las reas de logstica y almacn de la empresa
SEDALIB S.A para aumentar su eficiencia de las reas correspondientes.
OBJETIVOS ESPECFICOS:
1. Recopilar y analizar la informacin disponible del rea de logstica y
almacn de la empresa.
2. Verificar el cumplimiento de los procesos internos de la empresa.
3. Determinar las posibles deficiencias administrativas de las reas de
almacn y logstica en la empresa.
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En concordancia con los D. Leg. Nro. 574 y 601, a partir de setiembre de 1993,
SEDAPAT cambia de denominacin a SEDALIB y es con la entrada en vigencia de
la Ley N 26338 Ley General de Servicios de Saneamiento en que se convierte en
SEDALIB S.A.
En 1994, se marca el inicio de una nueva modalidad o esquema en la
organizacin de la Empresa, pues sta; desde 1993 inicia su transferencia a los
Gobiernos Municipales de las provincias donde cuenta con sedes administrativas.
De esta manera el 02-12-1993, se firma la transferencia de SEDALIB S.A. a los
gobiernos municipales, quedando la propiedad compuesta por el siguiente
accionariado:
Municipalidad Provincial de Chepn
82.34%
8.92%
6.85%
1.89%
RGANOS DE CONTROL
rgano de Control Institucional
RGANOS DE ASESORAMIENTO
Gerencia de Desarrollo Empresarial
Oficina de Cooperacin Tcnica y Mitigacin de Desastres
Oficina de Planificacin y Presupuesto
Oficina de Racionalizacin y Control de Gestin
Sub Gerencia de Asesora Jurdica
RGANOS DE APOYO
Oficina de Imagen Institucional
Gerencia de Administracin y Finanzas
Oficina de Contabilidad y Finanzas
Oficina de Logstica
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RGANOS DE LNEA
Gerencia de Operaciones y Mantenimiento
Sub Gerencia de Operaciones de Agua Potable
Sub Gerencia de Aguas Servidas
Sub Gerencia de Proyectos y Obras
Sub Gerencia de Sectorizacin y Control de Perdidas
Divisin Zonal Norte
Gerencia Comercial
Divisin de Clientes de Alto Consumo
Divisin de Marketing
Sub Gerencia Programacin y Control de Ventas
Sub Gerencia de Comercializacin y Atencin al Cliente
Se rige principalmente por la siguiente Base Legal:
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
Ley N 28927- Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal
2007.
Decreto Legislativo N 1017 Aprueba la Ley de Contrataciones del
Estado.
Decreto Supremo N 184-2008-EF Aprueba el Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.
Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N 27143 Ley de Promocin Temporal de Desarrollo Productivo
Nacional.
Ley 27633 Ley que modifica la Ley 27143 - D.S. N 003-2001-PCM
Norma que establece Disposiciones para aplicacin del D.U. N64-2000
R.M. 043-2001-ITINCI/DM Norma que precisa criterios para determinar el
concepto de operaciones sustanciales.
Ley 27806 Ley de Transparencia y de Acceso a la Informacin Pblica.
Directiva N 001-2004-CONSUCODE/PRE, Reporte de Informacin sobre
procesos de seleccin y sus contratos al Sistema de Informacin de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado SEACE.
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5. PLIEGO DE HALLAZGOS
de S/.5,600.00.
Al respecto, mediante Memorndum N178-2011-SEDALIB/GAF, el entonces
Gerente de Administracin y Finanzas remiti al rea de Contabilidad la
solicitud de anticipo con cargo a rendir cuenta a nombre del Sr. Julio Zavaleta
entonces Jefe del rea de Logstica por el importe de S/.5,600.00 a fin de
cubrir gastos administrativos de urgencia, otorgndose el anticipo mediante
el Comprobante de Pago N01285 por dicho importe, sin haberse precisado el
detalle del concepto del egreso, ni la fecha de inicio y culminacin del trabajo
a actividad a realizar.
En tal sentido el Sr. Julio Zavaleta, en ese periodo jefe del rea de logstica
rindi dicho anticipo de fondos mediante el informe de rendicin de cuenta por
anticipo S/N, con las facturas que se detallan en el siguiente cuadro, por
concepto de suministro de materiales necesarios y servicios de revisin y
mantenimiento del sistema elctrico del almacn central, actividades que por
su naturaleza corresponda realizar a la entonces rea de Servicios Generales
quien se le afecto sin acreditarse autorizacin de dicha rea.
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FACTURA
FECHA
001000767
25.05.2011
001000768
25.05.2011
PROVEEDOR
GRUPO
SAC
GRUPO
SAC
PERU
PERU
DESCRIPCION
IMPORTE S/.
SUMINISTRO
DE
MATERIALES
NECESARIOS PARA
EL MANTENIMIENTO
DEL
SISTEMA
ELECTRICO
DEL
ALMACEN CENTRAL
2,600.00
SERVICIO
DE
REVISION
Y
MANTENIMIENTO
DEL
SISTEMA
ELECTRICO
DEL
ALMACEN CENTRAL
3,000.00
que no se ha acreditado.
Sin embargo, respecto a los suministros de materiales y servicios brindado por
la empresa GRUPO PERU SAC, el encargado de almacn central, manifest
que ninguna empresa ha efectuado trabajos de revisin y mantenimiento del
sistema elctrico del almacn, indicando adems que el mantenimiento del
sistema elctrico del almacn central, siempre lo ha efectuado la entonces rea
de servicios generales; asimismo agrego que la empresa nunca entreg material
elctrico ni documentacin que acredite su entrega y que durante su
permanencia en el cargo no se le comunico que se realizara dicho trabajo;
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hecho que incluso fue ratificado mediante Informe N1178-2011-OLGAF/SEDALIB por la actual el rea de logstica mediante el cual sealo que
no se acredita documento donde Almacn Central haya requerido el servicio
de suministro de materiales, as como revisin y mantenimiento del sistema
o
elctrico
Por otro lado, se ha evidenciado que las facturas no se encuentran firmadas,
selladas ni canceladas por el proveedor, incluso dicho proveedor de la
empresa tiene como actividad econmica Construccin y Pavimentacin,
tal como consta en el Registro nico del Contribuyente RUC lo cual no
guarda relacin con el servicio descrito en las facturas, como es el suministro
de materiales y la revisin y mantenimiento del sistema elctrico; asimismo la
Factura N001-000767 no detalla los materiales que utilizo para el citado
dicho concepto.
Numeral 5.4 Los anticipos debern adjuntar un presupuesto de gastos,
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Normas
para
la
Formulacin
del
Reglamento
de
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6.COMUNICACIN Y HALLAZGOS
En cumplimiento de la Norma de Auditora Gubernamental NAGU 3.60
Comunicacin de Hallazgos- aprobada mediante Resolucin de Contralora N
162-95-CG, sustituida por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, se
procedi a comunicar los hallazgos determinados en el presente Informe, con la
finalidad que cada uno de las reas tengan la oportunidad de ejercitar su derecho
de defensa y presenten sus aclaraciones y/o comentarios debidamente
documentados, los mismos que han sido evaluados y considerados al emitir el
presente Informe.
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II.
OBSERVACIONES
Como resultado del Examen Especial al rea de Logstica y de Almacn se formulan las
siguientes observaciones.
costos
de
almacenaje,
seguros,
fletes,
impuestos,
costos
con
transacciones
no
ticas
de
agentes
de
compras
Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) precisa que los plazos que
corresponden a la fase de ejecucin contractual se determinan y se contabilizan
en das calendario. Es de aplicacin lo expuesto por el artculo 184 del Cdigo
Civil, respecto al cumplimiento de plazos en das inhbiles. Por tanto, si bien la
normativa ha previsto un plazo no menor a dos (02) das ni mayor a diez (10) das
calendario, ello est supeditado al elemento cumplimiento, el cual es de previo
conocimiento del contratado.
Los hallazgos determinados fueron comunicados a los funcionarios de la empresa
Servicios de Agua Potable y Alcantarillado de La Libertad Sociedad Annima, a fin
de que formulen sus aclaraciones y/o comentarios debidamente documentados,
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no
entrega
los
insumos
correspondientes
dentro
del
plazo
correspondiente queda suspendido por doce (12) meses para proveer a una
entidad del estado, el contrato se podr perfeccionar con la recepcin de a orden
de compra o de servicio.
Asimismo, el Art. 204 vigencia del contrato que indica El contrato tiene vigencia
desde el da siguiente de la suscripcin del documento que lo contiene o, en su
caso, desde la recepcin de la orden de compra o de servicio
El proveedor sabe si va a cumplir o no con el plazo; por tanto, los mecanismos de
cumplimiento deben de ser cuidadosamente verificados al momento de hacer la
orden de servicio. Si el proveedor no cumple con el plazo establecido dado por la
Entidad puede optar por resolver el contrato por, incumplimiento, para lo cual
deber cumplir con las formalidades establecidas en el los artculos 168 y 169
del Reglamento.
Las consideraciones sobre este problema que viene existiendo el control interno
no revelan necesariamente todos los aspectos que podran ser reportables, y
consecuentemente no revelara todos los hechos que tambin pudieran ser
considerados como debilidades, debido a la selectividad de la evaluacin de las
operaciones, siendo la Gerencia de Administracin y Finanzas responsable de
este problema ya que tiene a cargo a esta dos reas en la cual tome las medidas
pertinentes sobre este problema.
El departamento de logstica es responsable del abastecimiento adecuado
(calidad y cantidad) y oportuno de bienes y servicios a las otras reas para que
puedan cumplir con sus actividades y finalmente se alcancen los objetivos de la
empresa. En ese sentido una de las actividades principales del rea logstica es el
desarrollar una adecuada relacin con sus proveedores para poder satisfacer las
necesidades de cada una de las reas de la organizacin.
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Esta observacin se viene dando desde el ejercicio 2014 donde existen ordenes
de compras pendientes de atencin, por ms de tres meses y no cumplen con los
plazos de entrega establecidos en las ordenes de compras; situacin que genera
que no se les puede aplicar las penalidades establecidas en la Ley de
Contratacin del Estado, no se lleva un registro de proveedores para manejar
adecuadamente sus inventarios y sus sistemas de produccin, la rea de logstica
no informa las caractersticas del producto (peso, dimensiones, presentacin,
lugar de origen, cualidades organolpticas, etc.) por lo tanto deben estar
especificadas ya que, si el proveedor no cumple las condiciones, se le puede
reclamar fcilmente y almacn se basa de la orden de compra. La empresa
actualmente no cuenta con un software que permita controlar la atencin oportuna
de las rdenes de compras, ya que esto se realiza de manera manual con los
inconvenientes y demora de tiempo que de ello se deriva para ejercer un mejor
control. En efecto no cumplen con el Decreto Supremo N184-2008-EF
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Que mediante, Memorndum N 3510-2014-GG/SEDALIB, se llam la atencin a
la Gerencia de Administracin y Finanzas y haga su descargo correspondiente
sobre los hallazgos de auditora donde los proveedores no cumplen con la entrega
de suministro dentro del plazo establecido.
Se identific responsabilidades administrativas en los seores CPC. Silvia
Azabache Jefa de Logstica; Sr. Juan Arce Jefe de la Unidad de Almacn en la
cual se
Y ALCANTARILLADO
DE
LA LIBERTAD
SOCIEDAD
ANONIMA
De la evaluacin realizada a la documentacin sustentatoria de la ejecucin
contractual por partes de la obras por el periodo comprendido desde el 01 de
Enero del 2013 al 31 de diciembre del 2013, se ha determinado
que la
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los
informes
correspondientes.
Asimismo,
coordinaba
los
procedimientos de acuerdo a ley. Por otro lado, seala que siempre estuvo
coordinando, presentaban informes para que se abale, a fin de que se tome
medidas correctivas para la ejecucin oportuna de la elaboracin de las bases, de
tales acciones tomadas inform en su oportunidad a la Comisin de la Contralora.
Por la cual, se identific responsabilidades administrativas en los seores CPC.
Juan Pretell Gerente de Administracin y Finanzas; CPC. Silvia Azabache Jefa
de Logstica en la cual se tom las acciones correspondientes y al margen de las
obligaciones establecidas en el Art. 21 del Decreto Legislativo N 276 Ley de
Bases del Procedimientos Administrativo del Sector Pblico.
LA
EMPRESA
SERVICIOS
DE
AGUA
POTABLE
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III.
CONCLUSIONES
Por otro lado, se aprecia la falta de comunicacin entre las reas de logstica y
almacn por la demora de los proveedores de entregar los suministros comprados
por la empresa, claramente que se vienen dando malos manejos en los procesos
de seleccin ya que las elaboraciones y aprobaciones de las bases de procesos
de seleccin estn mal formulados.
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IV.
RECOMENDACIONES
Disponer las medidas preventivas segn fijan las normas de Defensa Civil para
prevenir cualquier altercado que pueda suceder y adems tener una evacuacin
optima del rea.
Analizar evidencias pasadas para hacer una comparacin del plan de auditoria
evaluado por mi equipo de trabajo.
Se debe lograr una mayor supervisin debido a las contrataciones arbitrarias por
parte de la comisin encargada de la contratacin de proveedores de materia
prima, logrando una mayor reduccin de costos y variedad de precios a la hora de
contratar a estos, permitiendo adquirir mayores beneficios por parte de los
proveedores al no tener aseguradas las licitaciones.
Mejorar el clima laboral en todas las reas ya que eso ayudara a que la
comunicacin mejore y todo el procedimiento a seguir sea de manera ordenada.
Los jefes de cada rea deben de mejorar su liderazgo, de esa manera mejorar su
plan de trabajo y realizar un mejor organigrama de los procesos que realizan para
llevar una mejor organizacin.
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ANEXOS
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Anlisis FODA
DEBILIDADES
Los materiales no se encuentran en
un buen estado respecto a la
limpieza .
No existe una comunicacion
efectiva entre el area logistica y
almacen, esto genera existencias
sobrecaragadas.
No se cuenta con personal
capacitado.
FORTALEZAS
Amplitud en los espacios de la
empresa en las areas de logistica y
almacenaje.
Cuenta con stock de mercaderia
seleccionado y ordenado en sus
estanterias.
FODA
AMENAZAS
Cambio de directiva y politicas de la
empresa.
Reabastecimiento de inventario
frente a fenomenos naturales
(Fenomeno del Nino)
OPORTUNIDADES
Mayor ingreso presupuestal por
parte de la gerencia de Finanzas.
Reorganizar el area de almacen
para un mejor control inventarios.
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En caso de no poder asistir al centro de labores, esto tiene que ser informado al
gerente en un plazo de 2 das, el da perdido tomar como da de descanso. De
no informar su paradero o de forma arbitraria falta a sus labores diarias, se
notificar con una llamada de atencin, si el personal recibe hasta 3
memorndums, este ser despedido automticamente.
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Cuatro (4) mesas de melamine que pertenece a dos (2) auxiliares administrativos,
una (1) secretaria y un (1) asesor en contrataciones de bienes y servicios
Dos (2) escritorios gerenciales que pertenecen a la Jefa de Logistica y al Jefe de
Compras
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La empresa cuenta con una buena cantidad de empleados, tanto para el rea de
almacn y logstica, por eso pueden abarcar diversos aspectos laborales y
distribuirse
las
responsabilidades
de
manera
adecuada.
Adems,
los
ASISTENTE DE ALMACEN
JEFE DE ALMACEN
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JEFE DE LOGISTICA
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FACTURA
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GUA DE REMISIN
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COMPROBANTE DE PAGO
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COMPROBANTE DE RETENCIN
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PROCESO DE COMPRA
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FOTOS
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