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INDICE DE CONTENIDOS

PLAN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA SEDALIB S.A................................iii


1.
INTRODUCCIN.................................................................................................................. iii
2.
PLANIFICACIN DE LA AUDITORA.................................................................................iv
A.
Solicitud del Servicio......................................................................................................... iv
B.
Estudio Preliminar.............................................................................................................. iv
b)
Resea Histrica................................................................................................................. v
c)
Estructura Orgnica........................................................................................................... vi
C.
Formulacin del Proyecto de Auditora...........................................................................vii
D.
Diagnstico Preliminar....................................................................................................... x
2.1.
PROGRAMA DE AUDITORA............................................................................................. xii
2.2
INSTRUMENTACIN......................................................................................................... xiv
Evaluacin funcional de la empresa SEDALIB S.A...................................................................xix
PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA EMPRESA SEDALIB S.A.......................................................xxi
I.
1.
2.

3.
4.
5.
6.
7.
II.
1.

INTRODUCCIN............................................................................................................. xxvi
ORIGEN DEL EXAMEN.................................................................................................... xxvi
NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN.................................................................xxvi
2.1
NATURALEZA.................................................................................................. xxvi
2.2
OBJETIVOS DEL EXAMEN..............................................................................xxvi
ALCANCE DEL EXAMEN............................................................................................... xxvii
ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD....................................................xxvii
PLIEGO DE HALLAZGOS................................................................................................ xxx
COMUNICACIN Y HALLAZGOS.................................................................................xxxiv
MEMORNDUM DE CONTROL INTERNO....................................................................xxxiv

5.

OBSERVACIONES......................................................................................................... xxxv
EXCESIVA COMPRA DE SUMINISTROS POR PARTE DEL AREA DE LOGISTICA DE LA
EMPRESA SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA LIBERTAD
SOCIEDAD ANONIMA.................................................................................................. xxxv
FALTA DE COMUNICACION ENTRE LAS AREAS DE LOGISTICA Y ALMACEN POR LA
DEMORA DE LOS PROVEEDORES DE ENTREGAR LOS SUMINISTROS COMPRADO
POR LA EMPRESA........................................................................................................ xxxvi
DEFICIENCIAS EN LAS ELABORACIONES Y APROBACIONES DE LAS BASES DE
PROCESO DE SELECCION POR LAS OBRAS DEL AO 2013 EJECUTADAS POR LA
EMPRESA SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA LIBERTAD
SOCIEDAD ANONIMA................................................................................................ xxxviii
CARENCIAS EN LA CONTRATACION DE PROVEEDORES PARA EL USO DE MATERIA
PRIMA UTILIZADAS EN LA OBRA EJECUTADAS POR LA EMPRESA SERVICIOS DE
AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA LIBERTAD SOCIEDAD ANONIMA......xli
FALTA DE CONTROL EN ALMACEN A CARGO DE LA OFICINA DE LOGISTICA.........xlii

III.

CONCLUSIONES............................................................................................................. xliii

IV.

RECOMENDACIONES..................................................................................................... xliv

2.

3.

4.

CARTA N053-2014
Chepen, 19 Septiembre del 2015

Seor.
Alcides Cesar Arellano Alvarado
Gerente de la Empresa de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado de Lima S.A.
(SEDAPAL)
Chepen
Presente.
Asunto: Presentacin de Equipo de Auditora
Estimado Seor:
Por intermedio de la presente, se hace de conocimiento que, le comunicamos nos
haremos cargo de realizar el Examen Especial al Rubro de Logistica y Almacen del ejercicio
2015, cuya fecha de ejecucin comprende del 29 de Septiembre del 2015 al 08 de Diciembre
del 2015, para lo cual presentamos al Equipo de Auditora solicitndole ordene a los
Funcionarios y Servidores de la Empresa a fin que presten las facilidades en la entrega de
Informacin.
El equipo de Auditora son los siguientes:

Juan Antonio Chavez Alayo


Gonzalez Cancino Yuri Elizabeth
Torres Martines Magaly Angelica

Sin otro particular, quedamos de usted.

Atentamente,

Carlos Moreno Tume


Gerente General

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Auditor Principal
Auditor Junior
Auditor Junior

EMPRESA DE SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y


ALCANTARILLADO DE LA LIBERTAD SOCIEDAD ANONIMA
SEDALIB S.A.
PLAN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA
SEDALIB S.A

1. INTRODUCCIN

La auditora administrativa es revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y


procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran
el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que
puedan tener un impacto significativo en operacin de los reportes y asegurar que la
organizacin los est cumpliendo y respetando. La auditora administrativa es un
examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa, de su estructura
orgnica y de la utilizacin del elemento humano a fin de informar los hechos
investigados.

Su importancia: proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre


la forma cmo est siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y
operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas
administrativos revelados exigen una mayor o pronta atencin.

El control del desempeo empresarial es importante pues permite establecer si se


han alcanzado los objetivos organizacionales, adems se valora la capacidad y la
eficacia de la administracin. En el presenta trabajo se llevar a cabo esta evaluacin
en la empresa SEDALIB S.A.

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2. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA

A. Solicitud del Servicio


El equipo auditor realiz la solicitud al gerente general de la empresa
SEDALIB S.A para desarrollar la auditora administrativa en la misma.

B. Estudio Preliminar
Para comenzar, el equipo auditor realiz la visita preliminar donde se
conoci:

a) Datos Generales:
SEDALIB S.A es una empresa pblica de derecho privado constituido bajo
la forma de sociedad annima por la Ley General de Servicio de
Saneamiento N 26338 y su reglamento.

RUC: 20131911310
Razn Social: Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de La
Libertad
Pgina Web: http://www.sedalib.com.pe/
Nombre Comercial: SEDALIB SA
Tipo Empresa: Sociedad Annima
Gerente General:
Condicin: Activo
Fecha Inicio Actividades: 01/02/1977
Actividad de Comercio Exterior: Sin Actividad

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Tipo Contribuyente: Empresa de Derecho Publico


Direccin Legal: Av. Federico Villarreal N. 1300 Urb. Semi Rustica
El Bosque Chepn
Distrito / Ciudad: Chepn
Departamento: La Libertad

b) Resea Histrica
Chepn, es una ciudad cuyo crecimiento se hizo ms evidente a partir de
la dcada del 70, y con l aumentaron tambin las necesidades bsicas,
entre las cuales ocupaba una prioridad el saneamiento

La administracin de los servicios de agua potable y alcantarillado estaba


dispersa entre el Concejo Provincial, responsable de la ciudad; el Ministerio
de Vivienda encargado de los Pueblos Jvenes y EMADI PERU, para
administrar los servicios en el Parque Industrial.

La mejor alternativa era un manejo empresarial unificado consecuente con


el diagnstico realizado.

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As el 16 de noviembre de 1976, se dio la Ley N 21688 que cre la


Empresa de Saneamiento de Chepn ESAT, con el reto de remontar un
panorama difcil, caracterizado por una disminucin progresiva de la
produccin de agua, baja cobertura especialmente en pueblos jvenes, un
dficit del 43% en la curva de la oferta demanda de agua, proliferacin de
aniegos de desage y ausencia de medicin de consumo para los 34 mil
usuarios de entonces.

Al crearse SENAPA (Servicio de Agua Potable y alcantarillado), en 1981,


con Decreto Legislativo N 150, nuestra Empresa se convierte en su filial,
adoptando la denominacin de SEDAPAT, ampliando en 1985 su mbito a
las localidades de Chepn, Guadalupe, Pacasmayo, San Pedro de Lloc,
Puerto Malabrigo, Chocope, Moche y Vir.

En concordancia con los Decretos Legislativos N 574 y 601, a partir de


setiembre de 1993, SEDAPAT cambia la denominacin a SEDALIB e inicia
su transferencia a los gobiernos municipales, quedando en calidad de
accionistas

las

Municipalidades

de

Chepn,

Pacasmayo, Ascope y Chepn.

En el ao 1996, se suscribi la escritura pblica de constitucin de la


Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento-Empresa de Servicios de
Agua Potable y Alcantarillado de La Libertad Sociedad AnnimaSEDALIB S.A.; la misma que se encuentra inscrita en la ficha N 4936-C-2
del Registro de Sociedades Mercantiles de La Libertad.

Actualmente, la sociedad denominada ENTIDAD PRESTADORA DE


SERVICIOS DE SANEAMIENTO EMPRESA SERVICIO DE AGUA
POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA LIBERTAD SOCIEDAD ANONIMA,
SEDALIB S.A., es una sociedad annima en virtud de lo dispuesto por la

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Ley General de Servicios de Saneamiento, Ley N 26338 y su Reglamento


aprobado por Decreto Supremo N 09-95-PRES.

c) Estructura Orgnica
SEDALIB S.A. presenta la siguiente Estructura orgnica:

rganos de Gobierno y Direccin


Junta de Accionistas
Directorio
Gerencia General

rganos de Control
rgano de Control Institucional

rganos de Asesoramiento
Gerencia de Desarrollo Empresarial
Oficina de Cooperacin Tcnica y Mitigacin de Desastres
Oficina de Planificacin y Presupuesto
Oficina de Racionalizacin y Control de Gestin
Sub Gerencia de Asesora Jurdica

rganos de Apoyo
Oficina de Imagen Institucional
Gerencia de Administracin y Finanzas
Oficina de Contabilidad y Finanzas
Oficina de Logstica
Sub Gerencia de Informtica e Informacin
Sub Gerencia de Recursos Humanos

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rganos de Lnea
Gerencia de Operaciones y Mantenimiento
Sub Gerencia de Operaciones de Agua Potable
Sub Gerencia de Aguas Servidas
Sub Gerencia de Proyectos y Obras
Sub Gerencia de Sectorizacin y Control de Perdidas
Divisin Zonal Norte
Gerencia Comercial
Divisin de Clientes de Alto Consumo
Divisin de Marketing
Sub Gerencia Programacin y Control de Ventas
Sub Gerencia de Comercializacin y Atencin al Cliente

C. Formulacin del Proyecto de Auditora

a. Naturaleza del estudio


Auditora Administrativa.

b. Alcance
El presente informe se realizara a dos reas de la gerencia de
administracin y finanzas (logstica y almacn) de la empresa SEDALIB
S.A durante los periodos desde el 29 de setiembre del 2015 hasta el 8 de
diciembre del 2015

c. Antecedentes
Controlara General de la Republica
Ao de la Auditoria: 2006
Tipo de Auditoria: Balances financieros al interior de la empresa
Periodo a ejecutar: 2005

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mbito Geogrfico: Empresa general


Jimnez & Asociados Sociedad Civil (Sociedad de Auditoria)
Ao de la Auditoria: 2009
Tipo de Auditoria: Estado de cambios en el patrimonio neto
Periodo a ejecutar: 2007 y 2008
mbito Geogrfico: rea Contabilidad
Jimnez & Asociados Sociedad Civil (Sociedad de Auditoria)
Ao de la Auditoria: 2011
Tipo de Auditoria: Estado de Ganancias y Prdidas (Expresado
en nuevos soles)
Periodo a ejecutar: Ejercicio contable 2011
mbito

Geogrfico:

rea

Contabilidad

Gerencia

de

Administracin y Finanzas.
Controlara General de la Republica
Ao de la Auditoria: 2013
Tipo de Auditoria: Auditora Financiera y del Examen Especial a
la Informacin Presupuestaria
Periodo a ejecutar: Ejercicio Econmico 2012
mbito Geogrfico: Comprende las Oficinas de la Sede
Principal, las reas dependientes fuera de la jurisdiccin
(almacenes, obras en curso).

d. Objetivos

Recopilar y analizar la informacin disponible del rea de logstica y


almacn de la empresa.

Verificar el cumplimiento de los procesos internos de la empresa.

Determinar las posibles deficiencias administrativas de las reas de


almacn y logstica en la empresa.

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Proponer alternativas de solucin a problemas detectados durante la


auditoria.

Elaborar un plan de seguimiento de las recomendaciones propuestas.

e. Estrategias

Evaluar a la empresa con objetividad.

Detallar de forma clara y contundente los problemas encontrados.

Analizar los procesos internos durante las labores diarias.

Elaboracin de un plan de trabajo y programa de auditora.

f. Justificacin
La presente auditora busca encontrar deficiencias en las reas de
logstica y almacn de la empresa SEDALIB S.A para aumentar su
eficiencia de las reas correspondientes, apoyando a los miembros de la
empresa en el desempeo de sus actividades.

g. reas a revisar

Gerencia de administracin y finanzas.

Logstica.

Almacn.

h. Recursos:
Grupo auditor:
Burgos Mostacero, Adolfo
DAngelo Zelada, Gianmarco
Guevara Snchez, Evelyn
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Jara Rodrguez, Vctor


Leyva vila, Yudith
Neyra Ramos, Dante
Rodrguez Milla, Solange

Recursos Materiales:

tiles de escritorio.

Documentacin de la empresa.

Reglamentos de la empresa.

Recursos Tecnolgicos:

Computadora de escritorio.

Laptop.

Cmara fotogrfica

Tablet.

i. Fuentes de informacin:
Informacin Directa:

Observacin.

Entrevista.

Encuesta.

Apuntes.

Informacin Indirecta:

Investigacin documental.

Pgina web.

D. Diagnstico Preliminar
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El equipo auditor realiz una inspeccin preliminar de la situacin actual de la


empresa, mediante conversaciones con el gerente general y el gerente de
administracin y finanzas en funcin al proceso administrativo, se determin
que:

a. Planeacin

La empresa cuenta con un visin, misin de forma formalizada, tienen


claramente las estrategias establecidas, cuenta con los siguientes
reglamentos: Reglamento de Organizacin y Funciones, Manual de
Organizacin y Funciones y Manuales de Procedimiento Administrativos,
por lo tanto la empresa en el ejercicio 2014 encontraron hallazgos que
existen ordenes de compras pendientes de atencin, por ms de tres
meses y no cumplen con los plazos de entrega establecidos en las
ordenes de compras; situacin que genera que no se les puedan aplicar
las penalidades establecidas en la Ley de Contratacin del Estado.

b. Organizacin

SEDALIB SA para el cumplimiento de sus objetivos y fines cuenta con


una estructura orgnica.

c. Direccin

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La gerencia general tiene como objetivo, lograr una administracin


eficiente y eficaz de los recursos; obtener logros ptimos, promoviendo el
desarrollo de las operaciones realizadas en funcin a su giro social; as
como, fomentar y desarrollar una alta productividad tcnico-operativa y
administrativa de la Institucin.

d. Control

La empresa actualmente no cuenta con un software que permita controlar


la atencin oportuna de las rdenes de compras, ya que esto se realiza
de manera manual con los inconvenientes y demora de tiempo que de
ello se deriva para ejercer un mejor control.

2.1. PROGRAMA DE AUDITORA

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PROGRAMA DE AUDITORA
OBJETIVO DEL PROGRAMA: Recopilar, verificar y analizar la informacin
disponible de la Empresa SEDALIB S.A.
As mismo, supervisar el
cumplimiento de los procesos internos de la empresa con el fin de
determinar posibles deficiencias funcionales de las reas de logstica y
almacn y diagnosticar posibles problemas y dar alternativas de solucin a
problemas detectados durante la auditoria. Elaborar un plan de
seguimiento de las recomendaciones propuestas.
ALCANCE: El presente informe se realizara a dos reas de la gerencia de
administracin y finanzas (logstica y almacn) de la empresa SEDALIB S.A
durante los periodos desde el 29 de setiembre del 2015 hasta el 8 de
diciembre del 2015
RECURSOS: Humanos, materiales y tecnolgicos.
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
29/09/2015
PROCESOS
Realizar
la
preliminar.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Investigacin documental,


observacin directa, entrevistas, encuestas y apuntes.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

visita Entrevista
al
gerente
de
la
empresa.
Entrevista
al
Determinar
las gerente
de
la
empresa
y
reas a auditar.
observacin
directa.
Misin,
visin,
Obtener
la objetivos, valores,
informacin bsica Organigrama de la
Empresa.
de la empresa.
Revisar
las Manual
de
y
actividades
que Organizacin
realiza el personal Funciones.
Reglamento
(documentos
de
la
tcnicos y manuales Interno
empresa
administrativos).
Formular el proyecto Informacin
de
auditora recopilada.
(naturaleza,
alcance,
antecedentes,
objetivos, estrategias,
justificacin, reas a
auditar,
recursos
y
fuentes
de
informacin).
Elaborar el plan de Informacin
seguimiento
y/o recopilada.
diagnstico preliminar.
Disear instrumentos Informacin
de
recoleccin
de recopilada.

FECHA
CRONOGRAMA

RESPONSABLE

29 de Setiembre del
2015.

Grupo auditor.

29 de Setiembre del
2015.

Grupo auditor.

29 de Setiembre del
2015.

Grupo auditor.

29 de Setiembre del
2015.

Grupo auditor.

30 de Setiembre al
02 de Octubre del
2015.

Grupo auditor.

30 de Setiembre al
02 de Octubre del
2015.

Grupo auditor.
Grupo auditor.

05 al 06 de Octubre

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datos
(entrevistas,
encuestas y formato
de apuntes.).
Realizar la observacin
directa
y
tomar
apuntes
sobre
la
comunicacin efectiva,
clima organizacional,
condiciones de trabajo
y funciones realizadas.
Solicitar informacin
documental
disponible
de
la
organizacin, tanto
administrativa, legal
y contable.
Realizar la entrevista
al
gerente
de
Administracin
y
Finanzas la empresa.
Realizar entrevista al
jefe
del
rea
de
Logstica

del 2015.

Observacin
directa.

05 al 06 de Octubre
del 2015.

Informacin
documental.

07 al 09 de Octubre
del 2015.

Leyva Avila, Yudith.

Rodrguez Milla,
Solange

Instrumento
de
recoleccin
de
datos (entrevista).

07 al 09 de Octubre
del 2015.

Rodrguez Milla,
Solange

Instrumento
de
recoleccin
de
datos (entrevista).

11 al 16 de Octubre
del 2015.

Jara Rodrguez,
Vctor.
Burgos Mostacero,
Adolfo
Jara Rodrguez,
Vctor.
Burgos Mostacero,
Adolfo
Guevara Snchez,
Evelyn
Dngelo Zelada,
Gianmarco

Realizar entrevista al Instrumento


de
jefe de Almacn
recoleccin
de
datos (entrevista).
Realizar encuestas a Instrumento
de
los trabajadores de la recoleccin
de
datos (encuestas)
empresa
pertenecientes a las
reas a evaluar.
Elaborar un plan de Observacin
trabajo
de
los directa.
procesos
de
la
empresa.
Libros de diseo
Consultar
organizacional,
procesos
informacin
complementaria que administrativos,
ayude a realizar el auditora
administrativa,
examen.
entre otros.
Analizar los resultados
de
obtenidos
de
la Instrumento
de
recoleccin de datos y recoleccin
toda la informacin datos.
obtenida manualmente
Comparar y verificar
de
los
resultados Instrumento
de
obtenidos
de
la recoleccin

11 al 16 de Octubre
del 2015.
11 al 16 de Octubre
del 2015

19 al 23 de Octubre
del 2015.

19 al 23 de Octubre
del 2015.

Guevara Snchez,
Evelyn
Dngelo Zelada,
Gianmarco
Leyva Avila, Yudith
Jara Rodrguez,
Vctor
Rodrguez Milla,
Solange
Neyra Ramos, Dante

26 al 30 de Octubre
del 2015.

Grupo auditor.

02 al 06 de

Grupo auditor.

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recoleccin de datos y datos y material


toda la informacin bibliogrfico
recopilada
con
el
material bibliogrfico.
Informacin
Elaborar el informe recopilada,
analizada,
de auditora.
verificada
y
comparada.
Presentar el informe Informe
final al gerente de la auditora.
empresa.

Noviembre del 2015.

09 al 13 de
Noviembre del 2015.

Grupo auditor.

de 16 de Noviembre del
2015.

Grupo auditor.

Tomar
en
cuenta Informe
de
17 al 20 de
Grupo auditor.
Noviembre del 2015.
recomendaciones
u auditora.
observaciones
del
gerente de la empresa
para una revisin del
informe.
Realizar
el Informe
de
23 al 27 de
Grupo auditor.
Noviembre del 2015.
seguimiento de las auditora.
recomendaciones
planteadas
en
la
auditora a la empresa.
APROBADO: GERENTE DE LA FIRMA ELABORADO POR: Burgos Mostacero,
DE AUDITORES.
Adolfo; DAngelo Zelada, Gianmarco;
Guevara Snchez, Evelyn; Jara Rodrguez,
Vctor; Leyva Avila, Yudith; Neyra Ramos,
Dante; Rodrguez Milla, Solange

2.2

INSTRUMENTACIN

A. Observacin directa
El equipo auditor de forma discreta y objetiva observa las labores diarias de
los trabajadores de las reas a evaluar, tomando apuntes sobre las
relaciones laborales, clima organizacional, condiciones de trabajo y funciones
realizadas por los mismos, con el objetivo de recopilar informacin de
primera mano para analizarla y detectar posibles problemas entre reas.

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B. Investigacin documental
Se recopilar toda la informacin documental disponible de la organizacin,
tanto administrativa y legal.

a. Legal

Ley de Contrataciones del Estado

b. Administrativo

Informacin sobre proveedores.

Ordenes de compras y servicios

Plan Anual de Adquisiciones

Proceso de Seleccin

Requerimientos

Kardex

PECOSA (Pedido Comprobante de Salida)

C. Entrevista
a. Entrevista al gerente de administracin y finanzas
1. Cul es su profesin o grado de instruccin?
2. Cmo fue su experiencia al postular a SEDALIB?
3. Alguna experiencia previa cuando usted ingreso a SEDALIB?
4. Usted como gerente del rea administrativa y finanzas Qu tipo de
problemas se le presento en el transcurso del tiempo que labora en
SEDALIB?

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5. Usted considera que tiene buenas relaciones internas en la


empresa?
6. Qu tipo de procesos establecidos hay dentro de la empresa?
7. Cree usted que es suficiente los esfuerzos que se le atribuyen
dentro de sus labores en la empresa?
8. Con respecto al control de inventario Cules son los mtodos que
usted utiliza para lograr mantener todo en orden?
9. Usted es de brindar la oportunidad de darles la libertad a sus
trabajadores de tomar decisiones o aportar algunas opciones de
cambios para mejora de sus actividades?
10. Usted cree que los cambios en los procesos internos de la empresa
mejorara en su productividad?

b. Entrevista al jefe de logstica y almacn


1. Cul es su profesin o grado de instruccin?
2. En sus labores diarias que dificultades presenta cotidiamente?
3. Utiliza algn sistema tecnolgico para sus labores?
4. Ya que usted se encuentra en un puesto de confianza en la
empresa, como percibe usted el clima laboral dentro de la
organizacin?
5. Cmo coordina los procesos internos de su rea?
6. Usted est de acuerdo con su cargo laboral en funcin a sus
actividades?
7. En su rea reciben algn tipo de capacitaciones?

EL CONTROL INTERNO Y SU EVALUACION DE LA EMPRESA SEDALIB S.A


D. Cuestionario

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En la presente encuesta, tratamos de encontrar los posibles puntos que


generan problemticas en el rea de almacn y logstica, es totalmente
annima y de ante mano agradecerle por su participacin.

1) La estructura organizativa se encuentra debidamente establecida?


a) Si

b) No

2) Existe un archivo de la documentacin debidamente organizado?


a) Si

b) No

3) Tiene el archivo un instructivo de manejo?


a) Si

b) No

4) Se encuentran establecidas y delimitadas por escrito, las


responsabilidades?
a) Si

b) No

5) Existe una adecuada segregacin de funciones de los funcionarios y


empleados de la empresa?
a) Si

b) No

6) Existe un sistema adecuado de informacin entre la Junta Directiva y


personal ejecutivo?
a) Si

b) No

7) Se comunican las responsabilidades y consecuencias de los


incumplimientos a todos los empleados?
a) Si

b) No

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8) Se cuenta con un adecuado plan de entrenamiento al personal que


labora para la empresa, que responda a sus objetivos y necesidades?
a) Si

b) No

9) Existe un programa de capacitacin para el personal de la empresa?


a) Si

b)No

10) Se propician las condiciones y el ambiente adecuado al personal en el


desempeo de sus funciones?
a) Si

b) No

Tabulacin de Respuestas:
SEX
O

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

2
2
2
1
2
1
2
2
2
2
2
1
2
2

GRAD
EDAD O

25
28
22
21
45
27
37
41
31
29
28
58
40
28

2
2
2
2
1
1
2
2
2
2
1
1
2
1

CARGO

P1

P2

P3

P4

P5

P6

P7

P8

P9

P10

1
1
1
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2
1

RESUME
N
SEXO
Grado

1
2
Femenin
o
Masculino
Secunda Universita
ria
ria

Cargo
Logistica Personal
PreguntaPgina 20 de 73
s
Si
No

Evaluacin funcional de la empresa SEDALIB S.A


Instrumentacin:
Cuestionario a aplicar
Esta encuesta va dirigida a los trabajadores y directivos del rea de Logstica y Almacn,
con la finalidad de evaluar la funcionalidad de la empresa auditada.
PLANEACION
1. Cree usted que la planeacin del jefe de oficina de logstica es la adecuada?
2. Cree que el nivel jerrquico de la organizacin es la debida
3. Segn usted; Cul cree que es la mayor debilidad de su rea?
4. En su rea de trabajo; cree que la cantidad de trabajadores es la ptima?
Porque?
5. Cree usted que sus compaeros de trabajo tienen la debida experiencia y
conocimientos para ocupar el cargo correspondiente?
6. Los jefes de las distintas reas se capacitan?
7. Reciben capacitacin el personal a cargo?
8. Esta capacitacin cada cuanto tiempo se da?
9. Para la planificacin Con que base de datos los jefes realizan la planeacin del
rea?
10. Cul es el factor o factores ms determinantes para realizar el marco de
planeacin?
11. El proceso formal para formular los planes considera etapas tales como:
a) anlisis situacional
b) Metas y planes alternativos
c) Evaluacin de metas y planes
d) Seleccin de metas y planes
e) Implementacin
f) monitoreo y control?
12. Se apoya la planeacin con recursos tales como:
a) extrapolacin
b) Tcnica Delphi
c) simulacin
d) Realidad virtual
e) escenarios
f) Lluvia de ideas
g) otros
PROCESOS
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13. Existe un enfoque de procesos en la organizacin?


14. Estos procesos colaboran a alcanzar los objetivos organizacionales?
15. Cmo afront la organizacin la transicin de un enfoque funcional a uno
basado en procesos?
16. Qu estrategia se sigui para adoptar un enfoque de esta naturaleza?
17. Cree usted que la funcin del jefe de oficina de logstica maneja bien la
infraestructura tcnica de los procesos?
18. Existe un equipo de trabajo encargado de administrar los procesos?
19. Qu unidades de medida se emplean para determinar el desempeo de los
procesos:
a) indicadores de rentabilidad
b) indicadores de liquidez
c) indicadores de financiamiento
d) indicadores de produccin
e) indicadores de ventas
f) indicadores de abastecimiento
g) indicadores de fuerza laboral
h) otros
20. Cmo se ha afrontado la redefinicin de lmites o fronteras para evitar la
formacin de costos de poder en las reas?
21. De qu manera inciden los procesos en la toma de decisiones?
22. Ha permitido este enfoque elevar el desempeo del personal de la
organizacin?
23. Cmo se coordinan las acciones para monitorear los procesos?
24. Cmo se reportan los avances sobre el comportamiento de los procesos?

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PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA EMPRESA SEDALIB S.A


PLAN DE SEGUIMIENTO

Naturaleza del estudio


Auditora Administrativa.

Alcance
El presente informe se realizara a dos reas de la gerencia de
administracin y finanzas (logstica y almacn) de la empresa SEDALIB
S.A durante los periodos desde el 29 de setiembre del 2015 hasta el 8 de
diciembre del 2015

Antecedentes
Controlara General de la Republica
Ao de la Auditoria: 2006
Tipo de Auditoria: Balances financieros al interior de la empresa
Periodo a ejecutar: 2005
mbito Geogrfico: Empresa general
Jimnez & Asociados Sociedad Civil (Sociedad de Auditoria)
Ao de la Auditoria: 2009
Tipo de Auditoria: Estado de cambios en el patrimonio neto
Periodo a ejecutar: 2007 y 2008
mbito Geogrfico: rea Contabilidad
Jimnez & Asociados Sociedad Civil (Sociedad de Auditoria)
Ao de la Auditoria: 2011
Tipo de Auditoria: Estado de Ganancias y Prdidas (Expresado
en nuevos soles)
Periodo a ejecutar: Ejercicio contable 2011
mbito

Geogrfico:

rea

Administracin y Finanzas.

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Contabilidad

Gerencia

de

Controlara General de la Republica


Ao de la Auditoria: 2013
Tipo de Auditoria: Auditora Financiera y del Examen Especial a
la Informacin Presupuestaria
Periodo a ejecutar: Ejercicio Econmico 2012
mbito Geogrfico: Comprende las Oficinas de la Sede
Principal, las reas dependientes fuera de la jurisdiccin
(almacenes, obras en curso).

Objetivos

Recopilar y analizar la informacin disponible del rea de logstica y


almacn de la empresa.

Verificar el cumplimiento de los procesos internos de la empresa.

Determinar las posibles deficiencias administrativas de las reas de


almacn y logstica en la empresa.

Proponer alternativas de solucin a problemas detectados durante la


auditoria.

Elaborar un plan de seguimiento de las recomendaciones propuestas.

Estrategias

Evaluar a la empresa con objetividad.

Detallar de forma clara y contundente los problemas encontrados.

Analizar los procesos internos durante las labores diarias.

Elaboracin de un plan de trabajo y programa de auditora.

Justificacin
La presente auditora busca encontrar deficiencias en las reas de
logstica y almacn de la empresa SEDALIB S.A para aumentar su

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eficiencia de las reas correspondientes, apoyando a los miembros de la


empresa en el desempeo de sus actividades.

reas a revisar

Gerencia de administracin y finanzas.

Logstica.

Almacn.

Recursos:
Grupo auditor:

Burgos Mostacero, Adolfo


DAngelo Zelada, Gianmarco
Guevara Snchez, Evelyn
Jara Rodrguez, Vctor
Leyva vila, Yudith
Neyra Ramos, Dante
Rodrguez Milla, Solange

Recursos Materiales:

tiles de escritorio.

Documentacin de la empresa.

Reglamentos de la empresa.

Recursos Tecnolgicos:

Computadora de escritorio.

Laptop.

Cmara fotogrfica

Tablet.

Fuentes de informacin:
Informacin Directa:

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Observacin.

Entrevista.

Encuesta.

Apuntes.

Informacin Indirecta:

Investigacin documental.

Pgina web.

Programa
PROGRAMA DE AUDITORA
OBJETIVO DEL PROGRAMA: Facilitar el logro de los objetivos trazados en la
formulacin de del plan de seguimiento en la empresa SEDALIB S.A,
mediante el detalle de los procesos o acciones que se realizarn.
ALCANCE: El presente plan de seguimiento se realizar en la empresa
SEDALIB S.A, durante los periodos desde el 24 de noviembre del 2015
hasta el 8 de diciembre del 2015.
RECURSOS: Humanos, materiales y tecnolgicos.
FECHA DE
ACTUALIZACIN:
24/06/14
PROCESOS
Elaborar el plan de
seguimiento.
Disear instrumentos
de
recoleccin
de
datos (encuestas).
Coordinar
el
cronograma de visitas
a la empresa auditada.

DOCUMENTOS
apuntes.

DE

REFERENCIA:

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Informe final
auditora.
Informe final
auditora.

de

Plan
seguimiento.

de

de

Observacin

directa

FECHA
CRONOGRAMA

RESPONSABLE

25 de Noviembre del
2015.
25 de Noviembre del
2015.

Grupo auditor.

26 de Noviembre del
2015.

Grupo auditor.

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Grupo auditor.

Primera visita a la
empresa
auditada
(aplicacin
de
los
instrumentos
de
recoleccin de datos).
Corroborar
en
qu
medida
las
recomendaciones
dadas en el informe de
auditora estn siendo
implementadas
y
verificar
posibles
errores.
Replantear o adecuar
la implementacin de
las recomendaciones
dadas en el informe de
auditora siempre y
cuando
se
hayan
encontrado errores.
Informar a la empresa
las
correcciones
observadas sobre la
implementacin de las
recomendaciones,
siempre y cuando se
hayan
encontrado
errores.
Segunda visita a la
empresa
auditada
(verificar la correccin
de la implementacin
de
las
recomendaciones).
Reformular el informe
final de auditora.

Formato
instrumentos
recoleccin
dato.

de
de
de

26 de Noviembre del
2015.

Grupo auditor.

Informacin
recolectada
e
Informe
final de
auditora.

27 de Noviembre al
30 de Noviembre
del 2015..

Grupo auditor.

Informe final
auditora.

de

30 de Noviembre al
02 de Diciembre del
2015.

Grupo auditor.

Informe final
auditora.

de

03 de Diciembre del
2015.

Grupo auditor.

Plan
seguimiento.

de

04 de Diciembre del
2015.

Grupo auditor.

Informe final
auditora.

de

07 de Diciembre del
2015.

Grupo auditor.

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INFORME LARGO DEL EXAMEN ESPECIAL DE LAS AREAS DE


LOGISTICA Y DE ALMACEN

Chepn, 27 de Noviembre del 2015


Chepn Per

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I.

INTRODUCCIN

1. ORIGEN DEL EXAMEN


La presente accin de control se realiza Examen Especial al rea de Logstica y
de Almacn de la Empresa de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado de La
Libertad Sociedad Annima SEDALIB S.A, se realiza en cumplimiento al Plan
Anual de Control 2015 de la dicha empresa.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN


2.1 NATURALEZA
La naturaleza del examen corresponde a una Auditoria de la parte
administrativa y examen especial a la informacin de documentos de la
Empresa de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado de La Libertad
Sociedad Annima SEDALIB S.A.,

2.2 OBJETIVOS DEL EXAMEN


El presente examen especial corresponde a una accin de la parte
administrativa de la Gerencia de Administracin y Finanzas y sus reas de
Logstica y Almacn, cuyos objetivos fueron los siguientes:

OBJETIVO GENERAL:
Determinar las deficiencias en las reas de logstica y almacn de la empresa
SEDALIB S.A para aumentar su eficiencia de las reas correspondientes.

OBJETIVOS ESPECFICOS:
1. Recopilar y analizar la informacin disponible del rea de logstica y
almacn de la empresa.
2. Verificar el cumplimiento de los procesos internos de la empresa.
3. Determinar las posibles deficiencias administrativas de las reas de
almacn y logstica en la empresa.

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4. Proponer alternativas de solucin a problemas detectados durante la


auditoria.
5. Elaborar un plan de seguimiento de las recomendaciones propuestas.

3. ALCANCE DEL EXAMEN


El examen comprendi el anlisis y revisin selectiva de la documentacin de
dichas reas sustento a las irregularidades que se viene dando con los
proveedores y la seguridad en almacn. Esta accin de control se realizado en la
sede central de la Empresa de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado de La
Libertad Sociedad Annima SEDALIB S.A de acuerdo al Manual de Auditoria
Gubernamental MAGU, basados en la documentacin recibida y proporcionada
por la Administracin de la Empresa.

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD


Chepn, es una ciudad cuyo crecimiento se hizo ms evidente a partir de la
dcada del 70, y con l aumentaron tambin las necesidades bsicas, entre las
cuales ocupaba una prioridad evidente: el saneamiento.
La administracin de los servicios de agua potable y alcantarillado estaba dispersa
entre el Concejo Provincial responsable de la ciudad. El Ministerio de Vivienda
encargado de los Pueblos Jvenes y EMADI PERU, para administrar los servicios
en el Parque Industrial.
La mejor alternativa era un manejo empresarial unificado consecuente con el
diagnstico realizado. As el 16 de noviembre de 1976, se dio la Ley que cre la
Empresa de Saneamiento de Chepn ESAT con el reto de remontar un
panorama difcil, caracterizado por una disminucin progresiva de la produccin
de agua, baja cobertura especialmente en pueblos jvenes, un dficit del 43% en
la curva de la oferta demanda de agua, proliferacin de aniegos de desage y
ausencia de medicin de consumo para los 34 mil usuarios de entonces.
Al crearse SENAPA (Servicio de Agua Potable y Alcantarillado) en 1981, nuestra
Empresa se convierte en su filial, adoptando la denominacin de SEDAPAT,
ampliando su mbito en 1985 a las localidades de CHEPEN, GUADALUPE,
PACASMAYO, SAN PEDRO DE LLOC, PUERTO MALABRIGO, CHOCOPE,
MOCHE Y VIR.

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En concordancia con los D. Leg. Nro. 574 y 601, a partir de setiembre de 1993,
SEDAPAT cambia de denominacin a SEDALIB y es con la entrada en vigencia de
la Ley N 26338 Ley General de Servicios de Saneamiento en que se convierte en
SEDALIB S.A.
En 1994, se marca el inicio de una nueva modalidad o esquema en la
organizacin de la Empresa, pues sta; desde 1993 inicia su transferencia a los
Gobiernos Municipales de las provincias donde cuenta con sedes administrativas.
De esta manera el 02-12-1993, se firma la transferencia de SEDALIB S.A. a los
gobiernos municipales, quedando la propiedad compuesta por el siguiente
accionariado:
Municipalidad Provincial de Chepn

82.34%

Municipalidad Provincial de Pacasmayo

8.92%

Municipalidad Provincial de Chepen

6.85%

Municipalidad Provincial de Ascope

1.89%

SEDALIB S.A. es inscrita con fecha 01.10.94 en los Registros Pblicos


Sociedades de la Libertad, Ficha N4936.
SEDALIB S.A. tiene como finalidad brindar el servicio de Agua Potable y
Alcantarillado en La Libertad

SEDALIB S.A PRESENTA LA SIGUIENTE ESTRUCTURA ORGANICA:


RGANOS DE GOBIERNO Y DIRECCIN
Junta de Accionistas
Directorio
Gerencia General

RGANOS DE CONTROL
rgano de Control Institucional

RGANOS DE ASESORAMIENTO
Gerencia de Desarrollo Empresarial
Oficina de Cooperacin Tcnica y Mitigacin de Desastres
Oficina de Planificacin y Presupuesto
Oficina de Racionalizacin y Control de Gestin
Sub Gerencia de Asesora Jurdica

RGANOS DE APOYO
Oficina de Imagen Institucional
Gerencia de Administracin y Finanzas
Oficina de Contabilidad y Finanzas
Oficina de Logstica
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Sub Gerencia de Informtica e Informacin


Sub Gerencia de Recursos Humanos

RGANOS DE LNEA
Gerencia de Operaciones y Mantenimiento
Sub Gerencia de Operaciones de Agua Potable
Sub Gerencia de Aguas Servidas
Sub Gerencia de Proyectos y Obras
Sub Gerencia de Sectorizacin y Control de Perdidas
Divisin Zonal Norte
Gerencia Comercial
Divisin de Clientes de Alto Consumo
Divisin de Marketing
Sub Gerencia Programacin y Control de Ventas
Sub Gerencia de Comercializacin y Atencin al Cliente
Se rige principalmente por la siguiente Base Legal:
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
Ley N 28927- Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal
2007.
Decreto Legislativo N 1017 Aprueba la Ley de Contrataciones del
Estado.
Decreto Supremo N 184-2008-EF Aprueba el Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.
Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N 27143 Ley de Promocin Temporal de Desarrollo Productivo
Nacional.
Ley 27633 Ley que modifica la Ley 27143 - D.S. N 003-2001-PCM
Norma que establece Disposiciones para aplicacin del D.U. N64-2000
R.M. 043-2001-ITINCI/DM Norma que precisa criterios para determinar el
concepto de operaciones sustanciales.
Ley 27806 Ley de Transparencia y de Acceso a la Informacin Pblica.
Directiva N 001-2004-CONSUCODE/PRE, Reporte de Informacin sobre
procesos de seleccin y sus contratos al Sistema de Informacin de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado SEACE.
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Normativa en materia de Contratacin Pblica.

5. PLIEGO DE HALLAZGOS

IRREGULARIDADES EN LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS


BRINDADOS POR LA EMPRESA GRUPO PERU SAC, POR EL
IMPORTE DE S/.5,600.00
o

De la revisin selectiva a la rendicin de los anticipos otorgados, se ha


evidenciado irregularidades en la adquisicin de bienes y servicios brindado
por la empresa GRUPO PERU SAC por el concepto de suministro de
materiales y servicios de revisin y mantenimiento del sistema elctrico en el
Almacn Central, servicio que no se acredit y por el cual se pag el importe

de S/.5,600.00.
Al respecto, mediante Memorndum N178-2011-SEDALIB/GAF, el entonces
Gerente de Administracin y Finanzas remiti al rea de Contabilidad la
solicitud de anticipo con cargo a rendir cuenta a nombre del Sr. Julio Zavaleta
entonces Jefe del rea de Logstica por el importe de S/.5,600.00 a fin de
cubrir gastos administrativos de urgencia, otorgndose el anticipo mediante
el Comprobante de Pago N01285 por dicho importe, sin haberse precisado el
detalle del concepto del egreso, ni la fecha de inicio y culminacin del trabajo

a actividad a realizar.
En tal sentido el Sr. Julio Zavaleta, en ese periodo jefe del rea de logstica
rindi dicho anticipo de fondos mediante el informe de rendicin de cuenta por
anticipo S/N, con las facturas que se detallan en el siguiente cuadro, por
concepto de suministro de materiales necesarios y servicios de revisin y
mantenimiento del sistema elctrico del almacn central, actividades que por
su naturaleza corresponda realizar a la entonces rea de Servicios Generales
quien se le afecto sin acreditarse autorizacin de dicha rea.

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FACTURA
FECHA

001000767

25.05.2011

001000768

25.05.2011

PROVEEDOR

GRUPO
SAC

GRUPO
SAC

PERU

PERU

DESCRIPCION

IMPORTE S/.

SUMINISTRO
DE
MATERIALES
NECESARIOS PARA
EL MANTENIMIENTO
DEL
SISTEMA
ELECTRICO
DEL
ALMACEN CENTRAL

2,600.00

SERVICIO
DE
REVISION
Y
MANTENIMIENTO
DEL
SISTEMA
ELECTRICO
DEL
ALMACEN CENTRAL

3,000.00

Asimismo, se advierte que dicho anticipo no se efectu ante una supuesta


urgencia toda vez que desde que se otorgo ha transcurrido setenta (70) das
hbiles. Adems, se ha constatado que los gastos rendidos no contaban con
asignacin presupuestal, toda vez que en la fecha que se rindi, se efectu la
modificacin presupuestal de gastos corrientes bienes y servicios otros
servicios de terceros, tal como consta en la nota presupuestaria S/N por el
importe de S/.3,000.00, lo cual afecta el cumplimiento de metas por un gasto

que no se ha acreditado.
Sin embargo, respecto a los suministros de materiales y servicios brindado por
la empresa GRUPO PERU SAC, el encargado de almacn central, manifest
que ninguna empresa ha efectuado trabajos de revisin y mantenimiento del
sistema elctrico del almacn, indicando adems que el mantenimiento del
sistema elctrico del almacn central, siempre lo ha efectuado la entonces rea
de servicios generales; asimismo agrego que la empresa nunca entreg material
elctrico ni documentacin que acredite su entrega y que durante su
permanencia en el cargo no se le comunico que se realizara dicho trabajo;
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hecho que incluso fue ratificado mediante Informe N1178-2011-OLGAF/SEDALIB por la actual el rea de logstica mediante el cual sealo que
no se acredita documento donde Almacn Central haya requerido el servicio
de suministro de materiales, as como revisin y mantenimiento del sistema
o

elctrico
Por otro lado, se ha evidenciado que las facturas no se encuentran firmadas,
selladas ni canceladas por el proveedor, incluso dicho proveedor de la
empresa tiene como actividad econmica Construccin y Pavimentacin,
tal como consta en el Registro nico del Contribuyente RUC lo cual no
guarda relacin con el servicio descrito en las facturas, como es el suministro
de materiales y la revisin y mantenimiento del sistema elctrico; asimismo la
Factura N001-000767 no detalla los materiales que utilizo para el citado

mantenimiento y que genero un egreso de S/.2,600.00.


Adems, no es concordante con los numerales 5.1, 5.3 y 5.4 de la Directiva
N002-2011-SEDALIB aprobada mediante Resolucin Gerencial N010-2011GG/SEDALIB denominada Normas para el otorgamiento de Anticipos y

Rendicin de Cuentas, que establece:


Numeral 5.1. Se denomina anticipo de fondos, al dinero que se entrega a un
funcionario o trabajador, para que se efectu una actividad o trabajo especial,
de carcter ocasional en el mbito de su competencia funcional. Dicha
actividad o trabajo debe tener como caractersticas, que el egreso no pueda

predeterminarse con exactitud y que su ejecucin requiera urgente atencin.


Numeral 5.3 Las solicitudes de anticipo, sern aprobadas solo si el concepto
del egreso est presupuestado, siendo responsabilidad del funcionario que
aprueba la solicitud, cautelar que el egreso, no supere lo presupuestado para

dicho concepto.
Numeral 5.4 Los anticipos debern adjuntar un presupuesto de gastos,

indicando la fecha de inicio y culminacin del trabajo o actividad a realizar.


Al respecto, se precisa que la Gerencia de Administracin y Finanzas, no ha
remitido sus comentarios ni aclaraciones, sobre el hallazgo comunicado

mediante Oficio N248-2011-OCI/SEDALIB.


Asimismo, el rea de Logstica, no ha remitido sus comentarios ni aclaraciones

sobre el hallazgo comunicado mediante Oficio N250-2011-OCI/SEDALIB.


Dichos funcionarios de ambas reas no presentaron sus comentarios y/o
aclaraciones, la observacin no ha sido desvirtuada por lo que se ha
identificado responsabilidad administrativa.

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EL AREA DE ALMACEN NO CUENTA CON LA MAYORIA DE LAS


NORMAS DE SEGURIDAD REQUERIDAS POR DEFENSA CIVIL
o

El problema principal de esta rea de almacn dirigido por el Sr. Juan


Arce es que no cuenta con la mayora de las normas de seguridad
requeridas por defensa civil, ya no dicha unidad no tiene botiqun,
camilla de emergencia, adems que la distribucin de los suministros
son incomodas para la seguridad del empleado.

Al respecto, mediante Memorndum N3759-2014-SEDALIB/GAF, el


Gerente de Administracin y Finanzas informa al rea de Almacn que
debe de cumplir con el Reglamento de Organizacin y Funciones,
aprobada mediante Resolucin Gerencial N010-2009-SEDALIB en la
cual dicho reglamento est inspirado en la misin empresarial, polticas
y objetivos para el desarrollo de los servicios en el corto, mediano y
largo plazo, dentro del marco legal de la Resolucin Jefatural N18279-INAP/DNR Normas Generales del Sistema de Racionalizacin y
Decreto Supremo N002-83-PCM, que aprueba la Directiva N005-82INAP/DNR

Normas

para

la

Formulacin

del

Reglamento

de

Organizacin y Funciones de los Organismos de la Administracin


Publica.
o

En tal sentido, el Jefe del rea de Almacn solicita a la Gerencia de


Administracin y Finanzas con copia a la Gerencia General que
coordine con la unidad de Defensa Civil para que haya una inspeccin
para ver qu es lo que necesita para mejorar esta seguridad ya que los
trabajadores se estn poniendo en peligro, es ms los estantes
obstaculizan los movimientos tanto de personal como de materiales,
adems no ayuda al control y seguridad de los mismos; es por esto
que se requiere una re acomodacin.

El aquel jefe del rea de Almacn mediante Oficio N168-2014-SEDALIB/OA


informa a la Gerencia de Administracin y Finanzas por austeridad econmica
por parte de la empresa no se coordin con la unidad de Defensa Civil ya que
se iba a generar un costo y no contaba con presupuesto.

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Por la cual, se identific responsabilidades administrativas al aquel Gerente de


Administracin y Finanzas y Jefe de Almacn en la cual se tom las acciones
correspondientes y al margen de las obligaciones establecidas en el Art. 21 del
Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases del Procedimientos Administrativo
del Sector Pblico

6.COMUNICACIN Y HALLAZGOS
En cumplimiento de la Norma de Auditora Gubernamental NAGU 3.60
Comunicacin de Hallazgos- aprobada mediante Resolucin de Contralora N
162-95-CG, sustituida por la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, se
procedi a comunicar los hallazgos determinados en el presente Informe, con la
finalidad que cada uno de las reas tengan la oportunidad de ejercitar su derecho
de defensa y presenten sus aclaraciones y/o comentarios debidamente
documentados, los mismos que han sido evaluados y considerados al emitir el
presente Informe.

7. MEMORNDUM DE CONTROL INTERNO


Se emiti el Memorando de Control Interno emergente del Examen Especial a las
irregularidades de las reas de Logstica y de Almacn por SEDALIB SA
alcanzado con Oficio N1510-2015-SEDALIB/OCI comunicando las debilidades
del Control Interno. Con Memorando N 3510-2015-SEDALIB/GG, la Gerencia
General de SEDALIB SA dispuso la implementacin de las sugerencias del
Memorndum de Control Interno.

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II.

OBSERVACIONES

Como resultado del Examen Especial al rea de Logstica y de Almacn se formulan las
siguientes observaciones.

1. EXCESIVA COMPRA DE SUMINISTROS POR PARTE DEL AREA DE


LOGISTICA DE LA EMPRESA SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y
ALCANTARILLADO DE LA LIBERTAD SOCIEDAD ANONIMA
Desde el ao 2014 el rea de logstica dirigida por su CPC. Silvia Azabache viene
existiendo excesiva compra de suministros en la cual existiendo varios
requerimientos de las diversas gerencias y/o departamentos de la empresa, en la
cual el rea de almacn no cuenta con mucho espacio ya que hay una excesiva
compra de suministro en la cual hay muchos productos en dicha rea, por el cual
no existe un adecuado control sobre los ingresos y salidas de los bienes de
almacn central, as como la existencia de mecanismo de control sobre el
almacenamiento, proteccin y conservacin, que permitan salvaguardar de
manera ptima los bienes almacenados y no estn cumpliendo con la Directiva
N003-2011-SEDALIB aprobada mediante Resolucin Gerencial N017-2011SEDALIB/GG que trata sobre la administracin de los almacenes de dicha
empresa.
Que, mediante Informe N1109-2014-SEDALIB/OP la Oficina de Presupuesto y
Planeamiento informa a la Gerencia de Administracin y Finanzas que hay poco
presupuesto para la compra de bienes y servicios de suministro con conocimiento
a la Gerencia General.
El proceso de Adquisiciones no trata solo de comprar bienes y servicios al precio
ms bajo, con la mayor calidad y menor tiempo sino de la Administracin eficiente,
total, honesta y tica, de la documentacin y actividades en la cadena de
suministro a fin comprar los bienes y servicios al mejor costo total de adquisicin,
incluyendo

costos

de

almacenaje,

seguros,

fletes,

impuestos,

costos

administrativos de manejo del inventario, etc., en la cantidad mnima correcta, el


menor tiempo y la mejor calidad coadyuvando con la mejora continua y desarrollo
de los proveedores de la empresa.
En la actualidad la empresa ha empezado a reconocer el gran impacto que tiene
la logstica en la realizacin de su actividad y en la obtencin de una ventaja
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competitiva, pues la logstica constituye un proceso importante del cual se deriva


la coordinacin de las diversas actividades organizacionales.
En dicha observacin encontramos vulnerable transacciones fraudulentas debido
a que involucra transacciones econmicas altamente importantes, tambin
encontrarnos

con

transacciones

no

ticas

de

agentes

de

compras

superintendentes quienes proveen informacin confidencial y rangos de precios,


que reciben beneficios directos y se involucran en precios especiales arriba del
costo, los proveedores causan sobrefacturacin; algunas otras actividades de
compras no ticas involucran los conflictos de intereses, facturas ficticias y
acciones de corrupcin con los funcionarios ya que hay favoritismo de algunos
proveedores y no hacen procesos de adjudicacin de menor cuanta para bienes y
servicios.
Se identific responsabilidades administrativas a la CPC. Silvia Azabache Jefa
de Logstica en la cual se tom acciones correspondientes y al margen de las
obligaciones establecidas en el Art. 21 del Decreto Legislativo N 276 Ley de
Bases del Procedimientos Administrativo del Sector Pblico.

2. FALTA DE COMUNICACION ENTRE LAS AREAS DE LOGISTICA Y


ALMACEN POR LA DEMORA DE LOS PROVEEDORES DE ENTREGAR
LOS SUMINISTROS COMPRADO POR LA EMPRESA
Actualmente en dicha empresa hay un problema en la cual se viene dando desde
el ejercicio 2014 la falta de comunicacin entre las reas de Logstica y Almacn,
se ha determinado que los proveedores tienen un plazo para entregar los
suministros comprados

ya que en la cual en la normativa del Organismo

Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) precisa que los plazos que
corresponden a la fase de ejecucin contractual se determinan y se contabilizan
en das calendario. Es de aplicacin lo expuesto por el artculo 184 del Cdigo
Civil, respecto al cumplimiento de plazos en das inhbiles. Por tanto, si bien la
normativa ha previsto un plazo no menor a dos (02) das ni mayor a diez (10) das
calendario, ello est supeditado al elemento cumplimiento, el cual es de previo
conocimiento del contratado.
Los hallazgos determinados fueron comunicados a los funcionarios de la empresa
Servicios de Agua Potable y Alcantarillado de La Libertad Sociedad Annima, a fin
de que formulen sus aclaraciones y/o comentarios debidamente documentados,
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cuya evaluacin ha sido considerada al emitir el presente informe dando de esta


manera cumplimiento de los dispuestos a la Norma de Auditoria Gubernamental
(NAGU) 3.60 Comunicacin de Hallazgos, aprobada con Resolucin de
Contralora N162-2000
Lo expuesto en el Art. 197 Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento aprobado mediante D.S N084-2010-PCM que indica Que toda
entidad pblica tiene que informar al proveedor mediante un documento y/o orden
de compra en la cual se le seala que tiene como plazo dos (02) das hbiles para
entregar los productos que requiera dicha entidad, por lo expuesto si dicho
proveedor

no

entrega

los

insumos

correspondientes

dentro

del

plazo

correspondiente queda suspendido por doce (12) meses para proveer a una
entidad del estado, el contrato se podr perfeccionar con la recepcin de a orden
de compra o de servicio.
Asimismo, el Art. 204 vigencia del contrato que indica El contrato tiene vigencia
desde el da siguiente de la suscripcin del documento que lo contiene o, en su
caso, desde la recepcin de la orden de compra o de servicio
El proveedor sabe si va a cumplir o no con el plazo; por tanto, los mecanismos de
cumplimiento deben de ser cuidadosamente verificados al momento de hacer la
orden de servicio. Si el proveedor no cumple con el plazo establecido dado por la
Entidad puede optar por resolver el contrato por, incumplimiento, para lo cual
deber cumplir con las formalidades establecidas en el los artculos 168 y 169
del Reglamento.
Las consideraciones sobre este problema que viene existiendo el control interno
no revelan necesariamente todos los aspectos que podran ser reportables, y
consecuentemente no revelara todos los hechos que tambin pudieran ser
considerados como debilidades, debido a la selectividad de la evaluacin de las
operaciones, siendo la Gerencia de Administracin y Finanzas responsable de
este problema ya que tiene a cargo a esta dos reas en la cual tome las medidas
pertinentes sobre este problema.
El departamento de logstica es responsable del abastecimiento adecuado
(calidad y cantidad) y oportuno de bienes y servicios a las otras reas para que
puedan cumplir con sus actividades y finalmente se alcancen los objetivos de la
empresa. En ese sentido una de las actividades principales del rea logstica es el
desarrollar una adecuada relacin con sus proveedores para poder satisfacer las
necesidades de cada una de las reas de la organizacin.

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Esta observacin se viene dando desde el ejercicio 2014 donde existen ordenes
de compras pendientes de atencin, por ms de tres meses y no cumplen con los
plazos de entrega establecidos en las ordenes de compras; situacin que genera
que no se les puede aplicar las penalidades establecidas en la Ley de
Contratacin del Estado, no se lleva un registro de proveedores para manejar
adecuadamente sus inventarios y sus sistemas de produccin, la rea de logstica
no informa las caractersticas del producto (peso, dimensiones, presentacin,
lugar de origen, cualidades organolpticas, etc.) por lo tanto deben estar
especificadas ya que, si el proveedor no cumple las condiciones, se le puede
reclamar fcilmente y almacn se basa de la orden de compra. La empresa
actualmente no cuenta con un software que permita controlar la atencin oportuna
de las rdenes de compras, ya que esto se realiza de manera manual con los
inconvenientes y demora de tiempo que de ello se deriva para ejercer un mejor
control. En efecto no cumplen con el Decreto Supremo N184-2008-EF
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Que mediante, Memorndum N 3510-2014-GG/SEDALIB, se llam la atencin a
la Gerencia de Administracin y Finanzas y haga su descargo correspondiente
sobre los hallazgos de auditora donde los proveedores no cumplen con la entrega
de suministro dentro del plazo establecido.
Se identific responsabilidades administrativas en los seores CPC. Silvia
Azabache Jefa de Logstica; Sr. Juan Arce Jefe de la Unidad de Almacn en la
cual se

tom las acciones correspondientes y al margen de las obligaciones

establecidas en el Art. 21 del Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases del


Procedimientos Administrativo del Sector Pblico

3. DEFICIENCIAS EN LAS ELABORACIONES Y APROBACIONES DE LAS


BASES DE PROCESO DE SELECCION POR LAS OBRAS DEL AO
2013 EJECUTADAS POR LA EMPRESA SERVICIOS DE AGUA
POTABLE

Y ALCANTARILLADO

DE

LA LIBERTAD

SOCIEDAD

ANONIMA
De la evaluacin realizada a la documentacin sustentatoria de la ejecucin
contractual por partes de la obras por el periodo comprendido desde el 01 de
Enero del 2013 al 31 de diciembre del 2013, se ha determinado

que la

elaboraciones y aprobaciones de las bases del proceso de seleccin est mal


elaborado, falta de monitoreo y supervisin de parte de funcionarios y/o servidores
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de dicha empresa en la ejecucin contractual de la obras, as como inadecuado


deductivo, falta de aprobacin, mala conformidad, falta de celeridad de los
procesos de seleccin programados en el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones de la Entidad inexistencia de cuadernos de obra y perdida de
plata. Dichas obras que tuvieron estas deficiencias en las elaboraciones de las
bases del ao 2013 son:

Se han aprobado expedientes de contrataciones, con Trminos de Referencia, en


las que los requerimientos no han sustentado la Finalidad Publica que refleje la
atencin de una necesidad que concretamente beneficie a la poblacin de la
Provincia de Chepn o que contribuya a la gestin administrativa de la empresa.
Lo explicado, irradia claramente que se vienen dando malos manejos en los
procesos de seleccin ya que las elaboraciones y aprobaciones de las bases de
procesos de seleccin estn mal formulados y no se cumple con el margen de lo
establecido por la Resolucin N101-2013-OSCE/PRE que aprueba la Directiva
N018-2013-OSCE/CD de Bases Estndar de Licitacin Pblica para la
contratacin de la Ejecucin de Obras y consultores de obras en el Registro
Nacional de Proveedores (RNP) de la dicha Directiva antes mencionada
aprobada por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.
Las Bases integradas constituyen las reglas definitivas del proceso de seleccin
por lo que debern contener las correcciones, precisiones y/o modificaciones
producidas como consecuencia de la absolucin de las consultas y de las
observaciones, las dispuestas por el pronunciamiento, as como las requeridas por
el OSCE en el marco de sus acciones de supervisin. Una vez integradas, las
Bases no podrn ser cuestionadas en ninguna otra va ni modificadas por
autoridad administrativa alguna, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad.
Esta restriccin no afecta la competencia del Tribunal para declarar la nulidad del
proceso por deficiencias en las Bases.
La auditora desarrollada tiene la naturaleza de un examen especial y tuvo por
objetivo la revisin y evaluacin de los Procesos de Adjudicacin Directa y
Adjudicacin de Mayor Cuanta para obras, as como de los puntos de atencin y
la estructura de control interno de la oficina de Logstica de SEDALIB SA por el
periodo comprendido desde el 01 de Enero del 2013 al 31 de diciembre del 2013,
con el fin de verificar el grado de confiabilidad de los controles internos y la
correcta, eficiente, eficaz, econmica y transparente utilizacin de las obras con la
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poltica institucional y dispositivos legales vigentes; as como la participacin de


los funciones de dicha empresa.
Los hallazgos determinados fueron comunicados a los funcionarios de la empresa
Servicios de Agua Potable y Alcantarillado de La Libertad Sociedad Annima, a fin
de que formulen sus aclaraciones y/o comentarios debidamente documentados,
cuya evaluacin ha sido considerada al emitir el presente informe dando de esta
manera cumplimiento de los dispuestos a la Norma de Auditoria Gubernamental
(NAGU) 3.60 Comunicacin de Hallazgos, aprobada con Resolucin de
Contralora N162-2000.
Con Oficio N 2530-2013-CG/DC, se comunicaron los hallazgos de auditora al
entonces

Gerente de Administracin y Finanzas de SEDALIB SA, donde se

alcanza los comentarios y aclaraciones siguientes:


Esta observacin se viene dando desde ejercicios anteriores y tal desviacin es
ocasionada debido a que las elaboraciones y aprobaciones de las bases del
proceso de seleccin para la adquisicin directa y adjudicacin de mayor cuanta
para obras que se encuentran contemplados en el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones de la entidad y que es aprobado por la gerencia general de dicha
empresa, no se realiza de manera eficiente y oportuna notndose la falta de
seriedad por parte de los comits que conforman cada proceso de
seleccin, lo cual hace incurrir en errores de esta ndole, originando una
deficiencia para la empresa en la cual no cumplen con el Decreto Legislativo
N1017 Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley. En efecto, es
un riesgo ya que en virtud del carcter de prueba constituida otorgada por el literal
f) del artculo 15 de la citada Ley 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Control y de la Contralora General de la Republica, se emite como resultado del
presente examen especial, de acuerdo a los procedimientos establecidos en la
normativa de control y con el correspondiente sustento tcnico legal;
constituyendo elemento de prueba para ser empleado en la investigacin fiscal
y/o proceso judicial correspondiente.
Mediante Informe N 1565-2013-GAF/SEDALIB se hizo de conocimiento los
hallazgos de auditora al CPC. Silvia Azabache, Jefe del rea de Logstica de la
SEDALIB, para que haga llegar sus comentarios y aclaraciones, los mismos que
refieren en trminos iguales a lo expuesto por el Gerente de Administracin y
Finanzas, lo que demuestra que en su oportunidad se advirtiera de tales hechos a

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la Gerencia General, a efectos de que se adopten las medidas correctivas


correspondientes, por cuanto a la ejecucin de elaboraciones y aprobaciones de
las bases del proceso de seleccin para la adquisicin directa y adjudicacin de
mayor cuanta para obras, en tal sentido la observacin se mantiene.
Los funcionarios ha sido su preocupacin en subsanar todo este procedimiento
emitiendo

los

informes

correspondientes.

Asimismo,

coordinaba

los

procedimientos de acuerdo a ley. Por otro lado, seala que siempre estuvo
coordinando, presentaban informes para que se abale, a fin de que se tome
medidas correctivas para la ejecucin oportuna de la elaboracin de las bases, de
tales acciones tomadas inform en su oportunidad a la Comisin de la Contralora.
Por la cual, se identific responsabilidades administrativas en los seores CPC.
Juan Pretell Gerente de Administracin y Finanzas; CPC. Silvia Azabache Jefa
de Logstica en la cual se tom las acciones correspondientes y al margen de las
obligaciones establecidas en el Art. 21 del Decreto Legislativo N 276 Ley de
Bases del Procedimientos Administrativo del Sector Pblico.

4. CARENCIAS EN LA CONTRATACION DE PROVEEDORES PARA EL


USO DE MATERIA PRIMA UTILIZADAS EN LA OBRA EJECUTADAS
POR

LA

EMPRESA

SERVICIOS

DE

AGUA

POTABLE

ALCANTARILLADO DE LA LIBERTAD SOCIEDAD ANONIMA


A partir de la evaluacin realizada, se puede apreciar en los documentos
correspondientes a los contratos que realiza la empresa con los proveedores que
estos tienen deficiencias contractuales. Esto sucede, al revisar contratos con
diversos proveedores del mismo material en cuestin, en el cual los precios
varan.
Esto sucede, al parecer, que por parte de la comisin encargada de realizar estas
contrataciones, se tienen preferencias en cuanto a los proveedores. Descartando
as la posibilidad de buscar opciones ms viables para la reduccin de costos por
parte de la empresa.
Las contrataciones al ser arbitrarias, no permite un mejor manejo de precios a la
hora de hacer estas contrataciones en las cuales se presentan diferentes
opciones de proveedores. Este inadecuado manejo de precios, llevados por la
preferencia de la administracin encargada de la contratacin de proveedores,
repercute directamente en los costos de la empresa, y, por consiguiente, en el
presupuesto encargado a cada rea afectada por este.
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Los presupuestos son manejados de acuerdo a los costos que se tienen en la


contratacin de estos proveedores, as que un mal manejo de costos y la falta de
evaluacin previa o proceso no arbitrario por parte de la empresa a la hora de
elegir el proveedor ms provechoso para la empresa, termina en la generacin de
un dficit entre presupuesto y costos.

5. FALTA DE CONTROL EN ALMACEN A CARGO DE LA OFICINA DE


LOGISTICA
El rea de logstica no est haciendo un buen control de los bienes, ya que se
realiza mediante KARDEX, Notas de Entradas a Almacn y PECOSA, existiendo
saldos de bienes que no coinciden con la cantidad el fsico, considerando la
demora del trmite documentario entre las reas ya que existe una demora por
parte del personal administrativo, por lo que se les facilita el suministro del bien
registrando la entrega con un cuaderno de cargo, pendiente de posterior
regularizacin.
No cuenta con el inventario actualizado, ms aun se ha indicado que por malas
condiciones de la computadora asignada al rea se ha perdido toda la informacin
del presente ao, sin tener una copia al respecto. En el almacn de bienes
muebles su infraestructura necesita urgente mejoras, as como tomar medidas de
seguridad y control de todos los bienes muebles inclusive los que ya no se usan.
No se cuenta con un control digital del inventario, solo maneja un cuaderno de
cargo para un control bsico, adems la cantidad de bienes almacenados no
concuerda exactamente con la cantidad de bienes que han recibido, debido a la
mala conduccin del personal a cargo, que recepcionan bienes pero sin conformar
la cantidad que se adquirieron segn contratos y/o rdenes de compra.

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III.

CONCLUSIONES

La empresa SEDALIB S.A al ser auditada se encontraron hallazgos, los cuales,


uno de ellos, se llega a concluir que quedan ordenes de compras pendientes, por
ms de tres meses, es decir, que no cumplen con los plazos de entrega
establecidos en las ordenes de compras; situacin que conlleva que no se les
puede aplicar las penalidades establecidas en la Ley de Contratacin del Estado.

Adems, se pudo apreciar contrataciones arbitrarias a la hora de la toma de


decisiones por parte de la comisin encargada de este proceso. Esto pasa al
considerar nicamente una opcin y descartar al resto de proveedores de materia
prima, segn nos indican datos de facturacin del rea de Logstica.

Por otro lado, se aprecia la falta de comunicacin entre las reas de logstica y
almacn por la demora de los proveedores de entregar los suministros comprados
por la empresa, claramente que se vienen dando malos manejos en los procesos
de seleccin ya que las elaboraciones y aprobaciones de las bases de procesos
de seleccin estn mal formulados.

Tambin, se pudo encontrar irregularidades en la adquisicin de bienes y


servicios; el cual causo el anticipo de rendir cuentas a nombre del Jefe del rea de
Logstica, que a la vez evidencio disconformidades en las facturas entregadas por
el proveedor el cual tena otra actividad econmica que no guardaba vnculo
alguno con la actividad a la cual se le contrat.

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IV.

RECOMENDACIONES

Hacer un seguimiento a la empresa SEDALIB S.A para corregir los hallazgos y la


mala gestin administrativa.

Coordinar una comprobacin de stock segn lo que figura en fsico y as mismo


hacer el ajuste necesario para tener en claro un stock real y correcto.

Gestionar una mejor organizacin del almacn, promoviendo una buena


organizacin y limpieza del rea.

Disponer las medidas preventivas segn fijan las normas de Defensa Civil para
prevenir cualquier altercado que pueda suceder y adems tener una evacuacin
optima del rea.

Analizar evidencias pasadas para hacer una comparacin del plan de auditoria
evaluado por mi equipo de trabajo.

El rea de almacn y logstica deben mejorar su comunicacin efectiva para dar


un buen manejo a la empresa.

Se debe lograr una mayor supervisin debido a las contrataciones arbitrarias por
parte de la comisin encargada de la contratacin de proveedores de materia
prima, logrando una mayor reduccin de costos y variedad de precios a la hora de
contratar a estos, permitiendo adquirir mayores beneficios por parte de los
proveedores al no tener aseguradas las licitaciones.

Mejorar el clima laboral en todas las reas ya que eso ayudara a que la
comunicacin mejore y todo el procedimiento a seguir sea de manera ordenada.

Realizar capacitaciones a cada rea para que el personal no pierda ilusin ni


relacin de lo que les corresponde hacer eso ayudara a que mejoren en sus
labores.

Los jefes de cada rea deben de mejorar su liderazgo, de esa manera mejorar su
plan de trabajo y realizar un mejor organigrama de los procesos que realizan para
llevar una mejor organizacin.

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ANEXOS

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ENFOQUES EN LA EVALUACION DE LA EMPRESA SEDALIB S.A

Enfoques en evaluacin SEDALIB SA


Anlisis situacional

Proceso de recabar, interpretar y resumir toda la informacin relevante para


efectos de planeacin dentro del tiempo estimado y los recursos disponibles.
Como se pudo apreciar, en la empresa SEDALIB, se recolecto la informacin
necesaria mediante los recursos que se cuenta para hacer el anlisis de los datos,
mediante la observacin y la interpretacin de estos resultados.
Se apreci una carente falta de organizacin y un inadecuado manejo de control
de inventarios al observar los materiales antiguos a los cuales, ya no requieren de
mantenimiento. Estos materiales se acumulan y provocan una excesiva
acumulacin de existencias en el rea de almacn.

Anlisis FODA
DEBILIDADES
Los materiales no se encuentran en
un buen estado respecto a la
limpieza .
No existe una comunicacion
efectiva entre el area logistica y
almacen, esto genera existencias
sobrecaragadas.
No se cuenta con personal
capacitado.

FORTALEZAS
Amplitud en los espacios de la
empresa en las areas de logistica y
almacenaje.
Cuenta con stock de mercaderia
seleccionado y ordenado en sus
estanterias.

FODA

AMENAZAS
Cambio de directiva y politicas de la
empresa.
Reabastecimiento de inventario
frente a fenomenos naturales
(Fenomeno del Nino)

OPORTUNIDADES
Mayor ingreso presupuestal por
parte de la gerencia de Finanzas.
Reorganizar el area de almacen
para un mejor control inventarios.

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Tcnica de anlisis que toma su nombre de las palabras fortalezas/debilidades


internas y de las amenazas/oportunidades externas.
Equipos de trabajo

El personal debe estar en el centro de trabajo a la hora acordada con un tiempo


de 30 minutos de tolerancia con previo aviso o justificacin.

En caso de no poder asistir al centro de labores, esto tiene que ser informado al
gerente en un plazo de 2 das, el da perdido tomar como da de descanso. De
no informar su paradero o de forma arbitraria falta a sus labores diarias, se
notificar con una llamada de atencin, si el personal recibe hasta 3
memorndums, este ser despedido automticamente.

El personal al ser contratado, entra en un periodo de prueba de 3 meses, si


durante este tiempo el colaborador demuestra un buen desempeo, se le otorgar
la posibilidad de firmar un contrato con la empresa donde se le reconocer todos
sus beneficios como empleado.

En el rea de logstica de la empresa Sedalib S.A se aplica de la siguiente


manera:
Tiene normas y procedimientos totalmente definidos centralizados en una poltica,
existe una gua del usuario o el manual de reglas y reglamentos de nivel
administrativo. Los colaboradores trabajan con eficiencia, transparencia, eficacia y
bsqueda de resultados positivos.
Dentro de dicha rea se encuentran muchos practicantes, lo cual dificulta que
haya una buena cohesin por parte de los equipos de trabajo, ya que trabajan 4
horas y tienden a rotar muy seguido.
Su distribucin del rea de logstica se distribuye de la siguiente forma:

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Cuatro (4) mesas de melamine que pertenece a dos (2) auxiliares administrativos,
una (1) secretaria y un (1) asesor en contrataciones de bienes y servicios
Dos (2) escritorios gerenciales que pertenecen a la Jefa de Logistica y al Jefe de
Compras

Su distribucin del rea de almacn se distribuye de la siguiente forma:


Tres (3) mesas de melamine que pertenece a un (2) asistente administrativos, una
(1) secretaria y un (1) auxiliar administrativo y un (1) escritorio gerencial que
pertenecen a la Jefe de Almacn
El principal problema es que no hay colaboradores especializados, que tengan
conocimientos y habilidades especficas para los procesos y trabajos que el rea
requiere.
Existe una falta de equipamiento en oficinas, las oficinas de equipo de transporte
suficiente para atender los requerimientos de sus funciones.
Grupos cuyos integrantes trabajan para el logro de fines u objetivos especficos
mediante el empleo de sus conocimientos, habilidades y destrezas de manera
coordinada.

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La empresa cuenta con una buena cantidad de empleados, tanto para el rea de
almacn y logstica, por eso pueden abarcar diversos aspectos laborales y
distribuirse

las

responsabilidades

de

manera

adecuada.

Adems,

los

colaboradores del rea de almacn cuentan con materiales o inventario necesario


para cumplir con los objetivos requeridos de la empresa.
Por otro lado, el rea de logstica cuenta con los procesos adecuados para llevar
acabo la gestin de la empresa.

FLUJOGRAMA DEL AREA DEL ALMACEN

ASISTENTE DE ALMACEN

JEFE DE ALMACEN

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JEFE DE LOGISTICA

FUNCIONES DEL GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

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FUNCIONES DEL JEFE DE LOGISTICA

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FUNCIONES DEL ASISTENTE DE ALMACEN

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FACTURA

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GUA DE REMISIN

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COMPROBANTE DE PAGO

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COMPROBANTE DE RETENCIN

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PROCESO DE COMPRA

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FOTOS

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