Comunidades

EN ACCIN
Gua para proyectos eficaces

La misin de Rotary
La misin de Rotary International, asociacin mundial de clubes rotarios, es servir
a los dems, promover la integridad y fomentar la comprensin, la buena voluntad
y la paz mediante las actividades de compaerismo de los lderes empresariales,
profesionales y cvicos.

ndice
Introduccin 1
Evaluacin de las necesidades

Seleccin del proyecto

Elaboracin de un plan

Alianzas de cooperacin

Recaudacin de fondos

11

Gestin del proyecto

13

Evaluacin de los logros

15

Lista de verificacin

17

INTRODUCCIN

Los clubes rotarios participan en proyectos de servicio en miles

de comunidades alrededor del mundo. Este diverso grupo de
socios trabaja unido en torno a un propsito comn: fomentar
la comprensin internacional, la buena voluntad y la paz a
travs del servicio.
Como miembros activos de sus respectivas comunidades, los
rotarios conocen las necesidades, prioridades, cultura y recursos
locales, factores que contribuyen al logro de proyectos de servicio eficaces, para lo cual se requieren otros elementos, adems
de la comprensin cabal de la comunidad. Sin embargo, los
proyectos eficaces van ms all del conocimiento de la comunidad. El club deber tener la capacidad de evaluar eficazmente
las necesidades de la comunidad, planificar proyectos relevantes
y administrar los recursos disponibles.

Por qu se prepar esta gua?

Comunidades en accin: Gua para el desarrollo de proyectos eficaces
se prepar para proporcionar a los clubes rotarios los recursos
necesarios para planificar, implementar y evaluar proyectos de
servicio eficaces. Los mtodos descritos en esta gua se seleccionaron de entre una gama de tcnicas utilizadas por los clubes
rotarios y los expertos en desarrollo de la comunidad de todo el
mundo. Los clubes rotarios podrn adaptar dichos mtodos a las
circunstancias locales especficas.
Al utilizar esta gua junto con Recursos para evaluar las necesidades
de la comunidad, (605C-ES) los clubes podrn implementar proyectos ms eficaces. La informacin y datos adicionales, incluidas
las publicaciones mencionadas en esta gua, estn disponibles en
www.rotary.org/es.

Gua para proyectos eficaces 1

Un idioma comn

Qu elementos se incluyen en esta gua?

La interpretacin de conceptos como comunidad, gnero y servicio est profundamente relacionada con el idioma, el bagaje
cultural, la formacin acadmica y las experiencias personales.
Para evitar confusin, definimos varios de los trminos clave
que se utilizan en esta gua:

Esta gua abarca todas las fases de un proyecto de servicio

eficaz: seleccin, planificacin, implementacin y evaluacin.
Tambin incluye informacin sobre varios de los recursos que
Rotary International pone a disposicin los clubes rotarios. Al
final encontrar una lista de verificacin de los pasos clave de
cada fase de un proyecto de servicio eficaz. Utilice la lista para
revisar los conceptos ms importantes que aprendi y para
garantizar que su club aplique estas mejores prcticas al
emprender un nuevo proyecto de servicio.

Activo: Todo elemento que contribuye al xito de un proyecto

de servicio, por ejemplo: conocimientos, experiencia, redes de
colaboracin y lugares de reunin.
Comunidad: Grupo de personas con intereses comunes. A
veces, la definicin de comunidad responde a elementos muy
tangibles, tales como un rea geogrfica o un gobierno especfico; en otras ocasiones, se define segn las creencias comunes,
como las costumbres sociales o las tradiciones culturales.
Gnero: Idea concebida por la sociedad y moldeada culturalmente, mediante la cual se establecen roles, conductas y relaciones entre hombres y mujeres, y entre nias y nios.
Participantes y beneficiarios del proyecto: Individuos, grupos u organizaciones que patrocinan un proyecto o que podran resultar afectados por el resultado de un proyecto.
Servicio: En sentido amplio, toda accin de una o varias personas que beneficia a otra(s) persona(s). Rotary ha establecido
cinco Avenidas de Servicio:
El Servicio en el Club procura afianzar el compaerismo y
asegurar el buen funcionamiento del club.
El Servicio a travs de la Ocupacin estimula a los rotarios
a servir a sus semejantes a travs de su labor profesional o
empresarial y promueve la puesta en prctica de elevadas
normas de tica.
El Servicio en la Comunidad abarca los proyectos y
actividades que el club emprende a fin de mejorar la calidad
de vida de la comunidad.
El Servicio Internacional abarca todas las acciones rotarias
emprendidas para ampliar el alcance de Rotary en todo el
mundo y fomentar la comprensin y la paz en el mbito
internacional.
El Servicio a las Nuevas Generaciones reconoce los cambios
positivos implementados por los jvenes y los adultos
jvenes a travs de actividades para el desarrollo del
liderazgo, la participacin en proyectos de servicio en la
comunidad e internacional y programas de intercambio.
Sostenibilidad: Capacidad de un proyecto o programa para
continuar operando sin apoyo ni intervencin exterior. Se usa
frecuentemente como parmetro para evaluar la eficacia a largo
plazo de un proyecto.

2 Comunidades en accin

Cules son las caractersticas de un

proyecto eficaz?
Los proyectos de servicio eficaces brindan muchos beneficios
permanentes, no solamente una solucin rpida a los problemas. Generalmente, los proyectos de servicio ms eficaces
de Rotary:

Abordan problemas reales de la comunidad.

Mejoran las condiciones de vida de los residentes de la

comunidad.

Incorporan las habilidades de los beneficiarios.

Reconocen que las contribuciones de todos los

participantes son importantes y necesarias.

Se basan en una evaluacin realista de los recursos

disponibles.

Establecen metas y objetivos especficos con resultados

mensurables.

Generan redes de contacto valiosas.

Potencian personas y comunidades.

EVALUACIN DE LAS NECESIDADES

La evaluacin de los aspectos positivos y negativos de la comunidad constituye el primer paso importante en la planificacin
de un proyecto de servicio eficaz. Si el club estudia detenidamente los problemas de la comunidad, podr descubrir nuevas
oportunidades para emprender iniciativas de servicio y evitar la
duplicacin de esfuerzos.

Tipos de activos

Las evaluaciones formales de la comunidad pueden hacerse a

travs de encuestas en lnea, entrevistas telefnicas y grupos de
opinin. Las evaluaciones informales pueden ser tan sencillas
como una charla en una cafetera, leer el peridico local o discutir asuntos en una reunin comunitaria. Una manera eficaz
y econmica de estudiar una comunidad es usar una combinacin de evaluaciones formales e informales.

Uno de los ms importantes activos de una comunidad son sus

residentes. Todos tienen habilidades, conocimientos y experiencia singulares que pueden contribuir al xito del proyecto,
a veces de modo no previsto. A menudo, el xito o el fracaso de
un proyecto dependen de la manera cmo se involucra y potencia a la comunidad. La evaluacin examinar detenidamente los diferentes roles de los miembros de la comunidad, incluidos los sectores marginados como mujeres, jvenes, integrantes
de grupos minoritarios y personas de bajos recursos.

Las evaluaciones eficaces no solo proporcionan un cuadro preciso de los aspectos positivos y negativos de la comunidad, sino
que incrementan el apoyo y la buena voluntad de los residentes
hacia las iniciativas de servicio. Adems, deben ser sistemticas
y procurar la participacin significativa de una amplia gama de
miembros de la comunidad.

Propsito de la evaluacin y
participantes
La evaluacin lo ayudar a comprender mejor la dinmica de
su comunidad y a obtener la informacin que necesita para hacer decisiones que contribuirn al desarrollo de la comunidad
a largo plazo. Una evaluacin eficaz revelar informacin de la
cual usted no tena conocimiento.
Una evaluacin eficaz incluir a una amplia representacin de
las partes interesadas de la comunidad, especialmente a aquellos sectores a los que suele marginarse, como mujeres, jvenes,
adultos mayores y grupos de minoras tnicas o religiosas.
La inclusin de una amplia muestra representativa de tales
sectores es fundamental para captar una gama ms diversa de
perspectivas dentro de la comunidad e identificar recursos y
problemas que, de otro modo, hubieran pasado desapercibidos.

En general, toda comunidad cuenta con cuatro categoras

principales de activos: humanos, organizativos, fsicos y el club
rotario local.

Activos humanos

Activos organizativos
Tanto las organizaciones formales como las agrupaciones
informales proporcionan recursos esenciales para el xito de
un proyecto de servicio. Normalmente, las organizaciones
formales (dependencias gubernamentales, organizaciones no
gubernamentales y sin fines de lucro, instituciones religiosas,
escuelas y empresas) disponen de recursos econmicos, experiencia tcnica e informacin que pueden ser tiles para todo
proyecto de servicio. Es posible que las agrupaciones informales (equipos deportivos, asociaciones vecinales, cooperativas de
mujeres, grupo de amigos que se rene regularmente en una
cafetera) no sean tan notorias pero pueden desempear un
papel primordial respecto al apoyo y la promocin de los proyectos de servicio.

Activos materiales
Incluyen todo tipo de infraestructura que podra usarse para
apoyar el proyecto: edificios, parques, servicios de transporte
pblico, centros de atencin de la salud, instalaciones de suministro de agua potable y desage, centros de reciclaje y vertederos, bibliotecas, teatros y salones de reuniones. La informacin
que compile sobre los activos fsicos de una comunidad tambin le ayudar a encontrar ideas para proyectos que podran
mejorar la infraestructura existente en la comunidad.

Gua para proyectos eficaces 3

Activos del club rotario

La experiencia y capacidad profesional de los socios del club
constituyen recursos esenciales para los proyectos de servicio.
Un examen detallado de los recursos econmicos y humanos
del club ayudar a determinar los tipos de proyectos que puede
administrar con xito. Los clubes que disponen de recursos econmicos significativos, por ejemplo, es posible que no necesiten
recaudar muchos fondos para un proyecto, mientras que otros
clubes podran seleccionar actividades o proyectos que demanden una inversin mnima de fondos. Generalmente, a los clubes
rotarios que gozan de respeto en la comunidad les resulta ms
fcil implementar iniciativas de servicio de mayor magnitud.

Mtodos eficaces para la

evaluacin de necesidades
Uno de los riesgos de toda evaluacin de necesidades es la tendencia a examinar solamente los problemas o las deficiencias
de la comunidad, ya que stas suelen desviar la atencin de los
recursos y soluciones que podra haber en la comunidad y a
menudo resultan en proyectos que dependen del apoyo exterior.
Una evaluacin enfocada en las caractersticas positivas de la
comunidad contribuir a que el club aproveche recursos para
proyectos ms sostenibles y que las partes interesadas aporten los
mejores recursos disponibles en la comunidad. En este tipo de
evaluaciones se formulan las siguientes preguntas:
Cules son las mejores cualidades de nuestra comunidad?
Por qu?
Qu proyectos se han llevado a cabo con buenos resultados?
Por qu?
El xito de proyectos exitosos anteriores infunde confianza en
los miembros de la comunidad y los motiva a emprender nuevos
actividades e iniciativas.

Recursos para la evaluacin

Las siguientes opciones de evaluacin son eficaces y de bajo
costo que cada club rotario podr adaptar a las circunstancias
especficas de la comunidad En la publicacin Recursos para
evaluar las necesidades de la comunidad (605C-ES) podr encontrar descripciones detalladas de cada uno de estos mtodos
y modelos de planes para las sesiones.
Encuesta

Inventario de los activos de la comunidad

Mapeo de la comunidad

Actividades diarias en la comunidad

Calendario de actividades estacionales

Reunin informal en el caf o restaurante del barrio

Grupo de opinin

Panel de discusin

4 Comunidades en accin

Anlisis e informe de los resultados

Despus de concluida la evaluacin tendr que presentar los
resultados. Mediante un anlisis exhaustivo de la evaluacin de
la comunidad, podr seleccionar el mejor proyecto de servicio
y determinar si ser eficaz.

Proceso de evaluacin
La mayora de las evaluaciones de las necesidades de la comunidad siguen un ciclo similar al descrito a continuacin.
1. Nombrar un comit que supervise la labor de evaluacin.
(Dicho comit tendr a su cargo los pasos restantes del
proceso)
2. Establecer el propsito y los objetivos de la evaluacin.
3. Decidir qu mtodos de evaluacin se usarn, en base a
los recursos disponibles del club.
4. Identificar a las partes interesadas de la comunidad que
participarn, incluidos docentes, funcionarios gubernamentales, agentes policiales, administradores de hospitales, trabajadores sociales, lderes de organizaciones cvicas
y estudiantes. Cerciorarse de incluir a los sectores que
suelen marginarse de este tipo de evaluaciones.
5. Fijar un calendario con plazos especficos para completar
y revisar la evaluacin, as como para difundir los resultados entre los socios del club, y todos los grupos y personas
que participaron en dicha evaluacin.
6. Llevar a cabo la evaluacin.
7. Examinar los resultados de la evaluacin. Determinar qu
problemas fueron detectados con mayor frecuencia y qu
problemas abordan otros clubes y organizaciones comunitarias. Existe una duplicacin de esfuerzos? Al llegar a
este punto, sera conveniente reunirse con un grupo reducido de lderes de la comunidad a efectos de analizar los
resultados.
8. Redactar un breve informe con sus conclusiones para
compartirlo con el club y las partes interesadas que
participaron.

SELECCIN DEL PROYECTO

Despus de que el club rotario haya completado la evaluacin,

deber seleccionar un proyecto de servicio, sobre la base de los
problemas relevantes de la comunidad, los recursos disponibles
y los intereses de servicio de los socios del club, los cuales se
determinaron en la evaluacin.
La seleccin de un proyecto puede ser difcil. No es posible que
un proyecto aborde todos los problemas o carencias de la comunidad, y los clubes debern decidir qu proyecto posibilitar
que la labor rotaria ejerza la mayor influencia posible. Algunos
seleccionan por consenso el proyecto que se implementarn,
otros clubes debaten y votan sobre el tipo de problema o carencia que se abordar, y en otros clubes, la tarea queda a cargo de
los comits de servicio. Independientemente del mtodo que
se utilice para tomar tal decisin, los clubes debern tener en
cuenta los desafos comunes antes de seleccionar un proyecto.

Las reas de inters de Rotary

Rotary International y La Fundacin Rotaria han adoptado como
prioridades organizativas seis reas de inters:

Fomento de la paz, prevencin y resolucin de conflictos

Prevencin y tratamiento de enfermedades

Suministro de agua y saneamiento

Salud materno-infantil

Alfabetizacin y educacin bsica

Desarrollo econmico y cvico

Los clubes rotarios tienen a su disposicin un sinnmero de

opciones para abordar estos asuntos tanto en el mbito local
como el internacional, y la publicacin reas de inters de
Rotary (965-ES) es un excelente recurso.

Gua para proyectos eficaces 5

Participacin y apoyo de la
comunidad
El desarrollo de una slida red de apoyo y participacin de la
comunidad en los proyectos de servicio del club redunda en
numerosos beneficios, tales como el acceso a recursos locales
y el fomento de amistades y de buena voluntad. Adems, aumenta las posibilidades de que el proyecto resulte exitoso y que
satisfaga las necesidades de la comunidad. Recuerde que un
proyecto exitoso requiere el respaldo de todos los participantes.

Trayectoria de servicio
Los clubes debern considerar detenidamente el tipo de proyectos que implementaron exitosamente y las razones de dicho
xito. Prefieren los socios participar activamente en la implementacin del proyecto o concentrarse en recaudar y donar
fondos a proyectos comunitarios existentes? Al reflexionar
sobre estas preguntas, el club tendr una idea ms clara de sus
fortalezas y debilidades en cuanto a servicio para seleccionar
el proyecto ms adecuado. Pero los antecedentes histricos
tampoco debern limitar las opciones del club. Para asegurarse
de que un proyecto tenga xito, seleccione uno que capte el
inters del club.

Tiempo, recursos y duracin del

proyecto
En vista de que los recursos del club y el tiempo que los socios pueden dedicar a un proyecto son limitados, los clubes
deben seleccionar con detenimiento los proyectos en base a
los recursos disponibles. El xito de un proyecto no siempre
lo determina su duracin. Los proyectos a largo plazo generalmente requieren ms planificacin y una mayor participacin
de los socios del club, por lo que es importante determinar
anticipadamente el tiempo que los socios van a dedicar a la
implementacin del mismo. El establecimiento de metas realistas contribuir al xito del proyecto.

6 Comunidades en accin

Ayuda para casos de desastre

Los rotarios cuentan con un largo historial de ayuda a vctimas
de desastres. A travs de los esfuerzos realizados por los clubes y distritos, los rotarios donan a fondos de socorro, envan
alimentos, ropa y medicinas, trabajan con organizaciones
locales de ayuda humanitaria y participan en proyectos de
reconstruccin a largo plazo.
A fin de brindar ayuda inmediata tras un desastre, se insta a
los clubes a cooperar con organizaciones internacionales de
ayuda reconocidas, las cuales estn equipadas para distribuir
las donaciones rpida y eficazmente.

Sostenibilidad
Los proyectos sostenibles aumentan la capacidad de la comunidad para abordar problemas o carencias sin depender de apoyo
externo. Al seleccionar un proyecto, piense detenidamente
sobre la influencia que ste ejercer a corto y largo plazo. Por
ejemplo, la instalacin moderna de un pozo y una bomba de
agua en un vecindario sin acceso al agua potable puede resolver
los problemas inmediatos de la comunidad, pero si sta no tiene la capacidad para efectuar el mantenimiento de dichas instalaciones, los problemas resurgirn rpidamente. Los mismos
parmetros pueden aplicarse a un proyecto de embellecimiento
de la comunidad. El club puede construir un parque, realizar
tareas de limpieza o cubrir con pintura los grafitti en un vecindario pobre. Sin embargo, si los vecinos no colaboran con
el proyecto, seguramente el grafitti y la basura reaparecern. A
travs de los proyectos sostenibles se abordan estos factores y se
brindan soluciones a largo plazo para los problemas crnicos.

ELABORACIN DE UN PLAN

Una vez seleccionado el proyecto, la prxima etapa es trazar un

plan. Un plan eficaz ayudar al club a administrar los recursos
con ms eficacia, prever posibles problemas o dificultades y
evaluar cun exitoso fue el proyecto.

Comit de Proyectos de Servicio

El Comit de Proyectos de Servicio es uno de los cinco comi-

ts permanentes del club que se recomiendan en la publicacin

Cmo ser un club dinmico: plan de liderazgo (245-ES). Los
integrantes de dicho comit supervisan el proyecto desde el comienzo hasta el final y son responsables de motivar a los socios
del club y encontrar nuevas oportunidades para el servicio. Las
tareas del comit tambin estn vinculadas con la planificacin
estratgica del club, la captacin y conservacin del cuadro

Caractersticas de las metas eficaces

social, la recaudacin de fondos y las actividades de imagen

pblica. Consulte el Manual del Comit de Proyectos de Servicio
del Club (226D-ES).

Fijacin de metas y objetivos del

proyecto
Una de las tareas ms importantes del Comit de Proyectos de
Servicio del club es la fijacin de metas y objetivos eficaces para
el proyecto. Las metas son una descripcin general del propsito del proyecto mientras que los objetivos son aspiraciones
concretas basadas en tales metas. Las metas son importantes
para organizar, definir el alcance y medir el xito del proyecto.

Ejemplos

Compartidas representan las aspiraciones de

todos los participantes.

El plan de nuestro club de establecer un banco de alimentos fue el resultado

de una reunin con actores de la comunidad como empresarios locales, organizaciones benficas, agencias cvicas y con las familias de escasos recursos
que se beneficiarn de este servicio.

Estimulantes son ambiciosas y deben superar

los logros realizados por el club en aos anteriores.

Anteriormente organizbamos colectas de alimentos durante los feriados principales, pero nos hemos propuesto ahora establecer un banco de alimentos
permanente en la comunidad.

Alcanzables se establecen teniendo en cuenta

los recursos y tiempo disponibles.

Ya contamos con patrocinadores para el proyecto (empresas locales que suministrarn los alimentos y el almacenaje) y con beneficiarios (organizaciones
locales de caridad y centros de apoyo) que distribuirn la comida a las personas necesitadas. Nuestros socios, en colaboracin con los clubes Interact y
Rotaract y el Grupo de Rotary para Fomento de la Comunidad que patrocinamos, participarn como voluntarios.

Mensurables tienen un fin tangible y cuantificable.

Una vez en funcionamiento, el banco distribuir 5 kilos de alimentos no perecederos por semana a 100 familias.

Tienen un plazo especfico siguen un plazo o

cronograma para la conclusin del proyecto.

El banco de alimentos estar en funcionamiento en 12 meses, bajo la gestin

de una organizacin de caridad local. Nuestros socios seguirn apoyando al
banco a travs de campaas de promocin, recaudacin de fondos y trabajo
voluntario.

Gua para proyectos eficaces 7

Preparacin del plan de trabajo

Teniendo en cuenta las metas, prepare un plan de trabajo, es
decir un cronograma sencillo y fcil de comprender que documente cada una de las tareas necesarias para lograr los objetivos
del proyecto. El plan deber incluir:
Tareas especficas.
Responsabilidades individuales
Presupuesto para recursos
Cronograma y plazos del proyecto
Resultados previstos
El club podr tambin nombrar a una persona o un subcomit
para monitorear el progreso del plan, enviar recordatorios, y
alentar y recompensar a las personas que toman parte en cada
tarea.

Preparacin del presupuesto

Para evitar gastos imprevistos durante el proyecto deber elaborarse un presupuesto detallado con expectativas financieras
realistas y en base al plan de trabajo. Determine anticipadamente los gastos e ingresos, por ejemplo:

Gastos
Impresin de materiales promocionales
Franqueo de materiales promocionales
Transporte para los voluntarios
Refrigerios para los voluntarios
Materiales y suministros

Ingresos
Bienes y servicios donados
Fondos recaudados para el proyecto
Subvenciones

Transparencia y rendicin de
cuentas
Un presupuesto bien elaborado no solo ayuda al club a administrar eficazmente los recursos del proyecto, sino que fomenta
el apoyo de la comunidad, evita el uso inadecuado de los
recursos y facilita la planificacin de proyectos futuros. Generalmente, los donantes, organizaciones y fundaciones solicitan
la presentacin de un informe financiero detallado antes de
emitir fondos a un proyecto. Al establecer un sistema
transparente de contabilidad, considere las siguientes
recomendaciones:
Familiarcese con las leyes y ordenanzas locales que pudiera
regir para el proyecto.
Redacte una declaracin de custodia de fondos y rendicin
de cuentas.
Abra una cuenta bancaria para los fondos del proyecto.

8 Comunidades en accin

Conserve los comprobantes de todos los gastos relacionados

con el proyecto, y entregue recibos a todo donante de
fondos o materiales para el proyecto.
Reconcilie peridicamente los recibos con las cuentas
financieras.
Establezca un sistema para facilitar la auditora de las
finanzas del proyecto a cargo de una firma independiente
reconocida.
Enve informes peridicos a las partes interesadas del
proyecto y la comunidad, incluido un desglose de gastos e
ingresos.

Responsabilidad civil y proteccin

Cuenta el club con un plan para casos de accidentes o urgencias? Cuenta usted con proteccin legal? Al planificar un proyecto de servicio, tenga en cuenta estas preguntas y las medidas
indicadas a continuacin a fin de que todas las partes involucradas estn debidamente protegidas en caso de accidente u
otra situacin de urgencia.
Despus de consultar con el cuerpo de polica, bomberos,
paramdicos y otros expertos locales en seguridad, elabore
un plan de accin para casos de accidente, lesiones o daos
a la propiedad.
Lleve un telfono mvil y un botiqun de primeros auxilios
a la sede del proyecto.
Obtenga de los participantes los datos del contacto para
casos de emergencia.
Busque asesoramiento legal sobre responsabilidad civil y
riesgos asociados con la implementacin de proyectos y
actividades del club.
Si lo permite las leyes locales, obtenga personera jurdica
para el club o el proyecto, si se tratase de una actividad
de envergadura, para contar con mayor proteccin de
responsabilidad civil.
La escritura de constitucin en sociedad del club o del proyecto no debe contravenir las disposiciones de los Estatutos ni del
Reglamento de RI, e incluir una clusula al respecto. Remita la
escritura constitutiva a su representante de Apoyo a los Clubes
y Distritos, quien podr suministrarle mayor informacin
sobre la normativa de RI en materia de personera jurdica.

ALIANZAS DE COOPERACIN

La cooperacin con otros grupos u organizaciones, dentro y

fuera de Rotary, realza los proyectos de servicio del club. El uso
de los recursos existentes de la comunidad y la participacin
grupos comunitarios o empresas generan en los residentes de
la comunidad un sentido de pertenencia y propician cambios
tangibles y significativos. Ms informacin y sugerencias sobre
cmo colaborar con otras organizaciones en www.rotary.org/
colabore. Consulte la publicacin Introduccin al Servicio a las
Nuevas Generaciones (735-ES) para trabajar con los jvenes.

Grupos de Accin Rotaria

Los Grupos de Accin Rotaria participan directamente en
proyectos de servicio internacional que promueven el objetivo
de Rotary. Son agrupaciones autnomas de carcter internacionalcompuestas por rotarios, cnyuges de rotarios y rotaractianos con amplios conocimientos y pasin por un tipo de
servicio determinado. Ms en www.rotary.org/es.

Grupos de Rotary para Fomento de

la Comunidad
Los Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad
(GRFC)estn integrados por hombres y mujeres queno pertenecen a un club rotario, pero que comparten los valores y la
consagracin al servicio de Rotary. Graciasalapoyo y orientacin brindada por sus clubes rotarios patrocinadores,stos
planifican e implementan proyectos queabordan los problemas
de sus comunidades. Los grupos tambin pueden apoyar los
proyectos de servicio del club rotario. El patrocinio de los
GRFC es una manera eficaz de involucrar a los miembros de la
comunidad en la planificacin e implementacin de proyectos
y garantizar la sostenibilidad de los mismos. Ms informacin
en www.rotary.org/grfc.

Gua para proyectos eficaces 9

Otros clubes rotarios

Comunquese con colaboradores potenciales:
Planee un Intercambio Rotario de Amistad una visita
recproca entre su club y un club de otro pas.
Establezca un hermanamiento con un club en el exterior.
Participe en una feria de proyectos para encontrar a un
colaborador para un proyecto de servicio internacional.
Ms sugerencias sobre cmo conectarse con otros clubes en
www.rotary.org/conexiones.

Organizaciones externas
Antes de colaborar en un proyecto conjunto con una organizacin externa, la entidad sea reconocida y compatible con las
metas de su proyecto.
Averige:
Cul es la misin de la organizacin?
Es dicha misin compatible con los objetivos del club?
Cules son los antecedentes y reputacin de la
organizacin?
Tiene disponible la organizacin informes financieros
disponibles?
Est la entidad dispuesta a colaborar con los rotarios y
compartir las oportunidades de relaciones pblicas que se
presenten?
Qu entidad de servicio tendran los socios del club al
colaborar con la organizacin?

10 Comunidades en accin

Departamento de Servicio de Rotary

Requiere su club ayuda para encontrar un club, distrito u
otra entidad rotaria para colaborar en un proyecto de servicio?
Comunquese con el Departamento de Servicio de Rotary en
rotary.service@rotary.org y entrese sobre los recursos a su
disposicin.

RECAUDACIN DE FONDOS

Las grandes ideas y el entusiasmo ilimitado son recursos magnficos, pero el proyecto no ser eficaz si usted no cuenta con el
dinero necesario para que sea viable. La recaudacin de fondos
requiere un plan en el cual se detallen los propsitos del proyecto y de qu manera usted espera reunir el dinero necesario
para que funcione. Su club bien podra financiar enteramente
un proyecto a travs de cenas de beneficencia, subastas, caminatas, venta de artesanas o pasteles, o lavado de vehculos. No
obstante, en otras ocasiones deber recurrir a fuentes externas
de financiacin.
Donantes
Negocios
Fundaciones (incluida La Fundacin Rotaria)
Organizaciones no gubernamentales o sin fines de lucro
Dependencias gubernamentales
Otros clubes rotarios

Elaboracin del plan de

recaudacin de fondos
La mayora de las campaas exitosas son detenidamente planificadas e implementadas. El Comit de Proyectos de Servicio
deber coordinar las actividades de recaudacin de fondos con
el tesorero o el Comit de la Fundacin del club. Analice qu
tipos de eventos se adecuan mejor a las circunstancias de su
comunidad y prepare un mensaje claro y conciso en el cual se
les comunique a los posibles donantes las metas de servicio y
los planes del club. Asegrese de que el plan cumpla con las
normas y leyes locales.
Proceso general para la elaboracin de un plan de recaudacin
de fondos:
1. Determinar las necesidades econmicas.
2. Establecer un presupuesto.
3. Determinar los recursos disponibles.
4. Establecer los arreglos logsticos de la campaa.
5. Organizar a los voluntarios.
6. Publicitar el evento.
7. Implementar la campaa de recaudacin de fondos.

9. Brindar reconocimiento a los voluntarios y donantes

(segn las costumbres locales).
10. Informar a la comunidad de los resultados a travs de
medios de comunicacin.
11. Evaluar la actividad con el comit de recaudacin de fondos, el presidente y otros lderes del club.
12. Revisar los resultados de la campaa con los funcionarios
de club entrantes o el tesorero para garantizar la continuidad de futuras campaas.

Cooperacin con los donantes

Antes de solicitar fondos, infrmese sobre los donantes para
determinar el monto adecuado que su club podra solicitar. De
esta manera tendr mayores posibilidades de recibir la suma solicitada (o una cifra aproximada) puesto que los donantes respondern mejor a una solicitud razonable que a una cifra ambigua o arbitraria. Al solicitar fondos, destaque los beneficios y
no las necesidades. Puesto que la mayora de donantes aportan
para marcar una diferencia, explqueles en trminos cuantificables cul ser su retorno en la inversin, especificando claramente quines sern los beneficiarios de su generosidad.
Organice un sistema para registrar todas las contribuciones
y donaciones para el proyecto. Estos registros lo ayudarn a
determinar el tipo de contribucin que el donante estara dispuesto a efectuar en el futuro y a no solicitar aportaciones a las
mismas personas o instituciones con demasiada frecuencia.
Una estrecha relacin de trabajo con los donantes podra significar un aumento de fondos para proyectos futuros. Suministre
a los donantes informes peridicos sobre el uso de los fondos,
no solo porque a stos les interesa estar al tanto del destino de
sus aportaciones sino porque, a la larga, beneficiar a su club al
utilizar dichos fondos con mxima transparencia y responsabilidad. Tambin es recomendable mantenerlos informados sobre
el avance del proyecto, e invitarlos a concurrir a celebraciones y
eventos relacionados con el proyecto.
Recomendamos, adems, agradecer a los donantes. Por lo
general una nota de agradecimiento es lo adecuado para una
donacin pequea, mientras que algunos clubes reconocen las
contribuciones considerables a su manera.

8. Administrar los fondos segn las prcticas comerciales.

Gua para proyectos eficaces 11

Donantes particulares
Al solicitar aportaciones a un donante particular, no baje sus
expectativas, pida un monto elevado pero que sea razonable y
realista. Ofrezca al posible donante una idea clara de la cifra
que debe recaudarse, del papel que jugar en la campaa y la
cantidad de dinero que podra aportar. Al hacer la solicitud,
sea considerado y corts, y deje que el propio donante decida
el monto de la donacin. Averige, adems, si la empresa del
posible donante otorga fondos paralelos a los aportados por los
empleados.

Empresas
Consulte los registros pblicos para determinar el historial
de contribuciones de una empresa en particular y obtener los
datos de la persona de contacto. Recalque las ventajas que
les reportar auspiciar el proyecto, especialmente en cuanto
a publicidad. El presupuesto de marketing de las empresas
generalmente es mayor que el destinado a causas sociales; por
tal motivo, si la empresa considera que al auspiciar el proyecto
recibir ms publicidad, es ms probable que asignen fondos
de la partida de marketing a dicho propsito.
Si una empresa est interesada en la labor del club pero no
el patrocinio de un proyecto, sugiera otro tipo de aportacin
como mano de obra, equipo o suministros. La aportacin de
servicio voluntario o donaciones en especie contribuir a la
imagen positiva de la empresa, lo que sera mucho ms difcil
de lograr con publicidad.

Fundaciones
Consulte los registros pblicos para averiguar qu fundaciones
ofrecen recursos y financiamiento. Una vez identificada la posible fuente de financiacin, designe a un socio del club como
contacto principal para cultivar la relacin con la organizacin
en cuestin. Por lo general, se le pedir que presente una solicitud de fondos. Las propuestas deben ser de buena calidad ya
que las solicitudes incompletas o deficientemente redactadas
tienen menos probabilidades de ser aprobadas.
Si su solicitud es aprobada, remita una carta de agradecimiento
y averige sobre los informes que debe presentar, puesto que
es posible que la fundacin desee llevar un control del avance
del proyecto. Si la solicitud no es aprobada, averige por qu.
Asimismo, procure determinar si el club podra ser tenido en
cuenta para recibir fondos para proyectos futuros. De ser as,
sera una ocasin para establecer vnculos con dicha
organizacin.

Financiacin a travs de La Fundacin Rotaria

La Fundacin Rotaria ofrece varias subvenciones para financiar proyectos de servicio a nivel del club y distrito. Para ms
informacin sobre estas oportunidades, comunquese con el
presidente del Comit Distrital de La Fundacin Rotaria. La publicacin La Fundacin Rotaria: Gua de consulta rpida
(219-ES) contiene datos generales sobre las subvenciones u
otros recursos.

12 Comunidades en accin

Organizaciones no gubernamentales y sin fines

de lucro
En general, podr aplicar la misma metodologa utilizada con
las fundaciones y empresas con las entidades sin fines de lucro,
tambin conocidas como organizaciones no gubernamentales
(ONG). Una diferencia es que las ONG por lo general proporcionan asistencia tcnica, capacitacin o donaciones en especie
para potenciar la capacidad de una comunidad. Si una ONG
no otorga subvenciones o subsidios a otras organizaciones,
averige si suministra algn tipo de asistencia tcnica para proyectos comunitarios.

Agencias gubernamentales
Los gobiernos municipales, regionales y nacionales a menudo otorgan fondos. Contacte con la oficina gubernamental
para averiguar sobre los recursos disponibles. Muchos pases
cuentan con agencias de desarrollo internacional mediante las
cuales brindan asistencia a otras naciones. La mayora de las
agencias tienen requisitos especficos para el otorgamiento de
fondos como la presentacin de solicitudes detalladas, similares
a las solicitudes de subvenciones o subsidios de una fundacin.

GESTIN DEL PROYECTO

Si bien la implementacin de un proyecto vara de un proyecto

al otro, el uso de estas mejores prcticas garantizar que su
proyecto funcione eficazmente.

Uso de donaciones en especie

Los materiales donados a proyectos comunitarios podrn tener
un gran impacto. Pero acurdese que los proyectos debern
centrarse en abordar necesidades y no en proporcionar materiales. Cuando su club descubre la necesidad por un suministro
especfico, primero deber tratar de satisfacer dicha necesidad
con la ayuda de la comunidad local. A menudo es menos
costoso comprar los suministros en la comunidad local que
transportarlos de otro lugar y, adems, comprarlos localmente
ayuda a la economa de esa zona. Si decide aceptar suministros de un patrocinador del exterior, asegrese de que todos
los participantes en el proyecto comprendan que tendrn que
tratar con aduanas, con requisitos de procedimiento y con el
costo de transporte.

Voluntarios
Invite a los voluntarios a participar en los proyectos de servicio
de su club. Cuando ellos se comprometen a apoyar al proyecto,
su xito est prcticamente garantizado. A fin de sostener el tipo
de accin eficaz que requiere un proyecto para tener xito, los
participantes tienen que sentirse motivados, no solo al comienzo
sino durante toda la duracin del proyecto. Una experiencia
positiva inicial suele animar a la gente a intervenir en otras actividades de servicio.

Gua para proyectos eficaces 13

Sugerencias para motivar a los voluntarios

Asigne a los participantes tareas adecuadas a sus aptitudes,
intereses o experiencia.
Ofrezca una visin de las consecuencias positivas que tendr
el proyecto.
Ponga de relieve la significancia de la funcin que cumple
cada persona.
Delegue responsabilidades.
Estructure equipos eficaces.
Una de las maneras ms eficaces de mantener la motivacin y
dedicacin de los voluntarios es hacer que las actividades sean
entretenidas y dinmicas, en las cuales se incluya la capacidad
y participacin directa de todos. Sera conveniente nombrar un
coordinador de voluntarios, que servir de persona de contacto
para aquellos voluntarios que deseen formular preguntas o
comentarios.

Mantenga contacto con los voluntarios. Al final del

proyecto, siga dndoles a los voluntarios informacin
actualizada sobre el proyecto y sobre nuevas oportunidades
de servir como voluntario.

Comunicaciones peridicas
La comunicacin durante todo el desarrollo del proyecto es
fundamental para la motivacin de los socios del club y de todas las partes interesadas directa o indirectamente en el proyecto. No se debern guardar secretos sobre el proyecto. Todos los
participantes debern recibir regularmente noticias sobre ste.
Algunos recursos para mantener informados a los rotarios:
Difusin de informacin actualizada en las reuniones del
club.
Celebracin de logros importantes.
Otorgamiento de reconocimiento a los socios del club y
otras personas a medida que se desarrolla el proyecto.

Sugerencias para los coordinadores

de voluntarios

Visitas de representantes de organizaciones colaboradoras.

Prepare las tareas de los voluntarios con antelacin. Al

efectuar ciertos preparativos antes de iniciar el proyecto (por
ejemplo, crear una lista de actividades y pedir a los socios
del club que firmen al lado de la tarea que prefieren realizar)
el coordinador se asegurar de que cada etapa del proyecto
cuente con el apoyo de voluntarios.

Relaciones pblicas

Brinde informacin a los voluntarios. Informe a los

voluntarios de los elementos que debern llevar al lugar
donde se realizar la actividad, a fin de ayudarlos a
prepararse para la jornada de trabajo. Efecte una sencilla
presentacin acerca de la actividad que realizarn y
pregnteles sobre sus expectativas y necesidades.
Preprese para los imprevistos. Como es imposible prever
todas las circunstancias, se recomienda contar con un
plan para contingencias. Si las actividades del proyecto se
realizarn al aire libre, prepare un plan en caso de que surjan
condiciones climticas desfavorables, en el cual se indique
a los voluntarios adnde dirigirse y qu hacer. Adems,
siempre es posible que ocurra un accidente. Cercirese de
que los voluntarios sepan con quin contactar y qu hacer si
sufren un accidente, se pierden o necesitan atencin mdica.
Motive la reflexin. Una manera de hacer que el servicio
voluntario sea ms significativo es reflexionar despus de
completar una actividad de servicio. Puede tratarse de una
actividad muy sencilla, como una discusin de las impresiones
y las actividades preferidas de los voluntarios, o pedirles a los
voluntarios que anoten su opinin en un diario personal o
completen formularios de evaluacin del proyecto.
Brinde reconocimiento a las contribuciones de los
voluntarios. Cuando las personas sienten que se valora su
trabajo y que han contribuido positivamente a un proyecto,
se animan a intervenir en otras actividades. Al concluir una
actividad de servicio, agradezca a todos los participantes.
Reconozca el servicio brindado por los voluntarios a ttulo
individual durante las reuniones del club o pida a los
rotarios que participaron que relaten sus experiencias.

14 Comunidades en accin

Eventos del club en la sede del proyecto.

Para garantizar el xito del proyecto de su club, tiene que

contar con el apoyo de la comunidad local. El desarrollo de
un plan de relaciones pblicas le dar la mejor oportunidad
de difundir el proyecto y de lograr el apoyo de la comunidad.
Y al mismo tiempo estar realzando la imagen de Rotary en la
comunidad. Vea la publicacin Relaciones pblicas eficaces: Gua
para los clubes rotarios (257-ES), y visite www.rotary.org/es,
donde encontrar:
Informacin sobre cmo redactar un comunicado de prensa
eficaz
Maneras de colaborar con los medios de comunicacin
Anuncios y materiales multimedios para descargar
Imgenes para descargar
Informacin sobre cmo conectarse con las redes sociales
de RI

Uso de las marcas registradas de

Rotary
El uso del nombre Rotary, el emblema de Rotary y otras marcas registradas de propiedad de RI (conocidas como las marcas
de Rotary) en su proyecto permitir promover eficazmente la
misin de Rotary. Asegrese de que en los materiales publicitarios se indique claramente el nombre del club o distrito rotario
que planific e implement el proyecto.
Antes de preparar los materiales promocionales, consulte las
pautas de RI para el uso correcto de las marcas de Rotary, las
cuales se describen en el Manual de identidad visual de RI
(547-ES). Para mayor informacin, contacte con su representante de Apoyo a Clubes y Distritos o con la Seccin de Tramitacin de Licencias en la Sede de RI.

EVALUCIN DE LOS LOGROS

La evaluacin es clave para la implementacin de los proyectos

de servicio. Hay que saber cules aspectos del proyecto resultaron adecuados y cules no. El proceso de evaluacin no tiene
por qu ser costoso ni prolongado. Gran parte de la labor ya
est cumplida cuando usted establece las metas y los objetivos
durante la fase de planificacin. La finalizacin de la evaluacin no significa ms que reunir los datos relacionados con
cada uno de los objetivos del proyecto y determinar si stos se
lograron o no.

Informacin necesaria
Fuentes de informacin
Mtodo ms eficaz para recolectar informacin
Fecha en que se debe presentar la evaluacin
Recursos disponibles para recolectar informacin
Mtodo para informar de los resultados

Seleccin del mtodo de

evaluacin
Para comenzar, defina los siguientes parmetros:
Propsito de la evaluacin
Sector del pblico (socios del club, patrocinadores, medios
de difusin, etc.)

Gua para proyectos eficaces 15

Existen varios mtodos para evaluar un proyecto. A continuacin, se indican los ms usuales:

Anlisis de datos
El anlisis de datos consiste en una comparacin de estadsticas
anteriores y posteriores al proyecto. Un proyecto de alfabetizacin para adultos podra incluir una prueba que los alumnos
deban superar a comienzos y a finales del curso para comprobar su avance.

Encuesta
Para obtener resultados que puedan cuantificarse con facilidad,
una encuesta podra detectar ciertos niveles de cambio. Ejemplo: una encuesta para evaluar la incidencia de SIDA en una
comunidad dada, efectuada antes y despus de un proyecto
de concienciacin sobre dicha enfermedad desarrollado por el
club rotario local.

Estudio de casos
Un estudio de casos registra los efectos de un proyecto en un
nmero limitado de personas. El establecimiento de un Grupo
de Rotary para Fomento de la Comunidad (GRFC), por ejemplo, podra ejercer una profunda influencia en un pequeo
sector de la comunidad. Un estudio de aquellas personas cuya
vida se ha visto afectada podra ofrecer un panorama ms claro
sobre el nivel de los cambios que han tenido lugar despus de
comenzada la labor del GRFC. Asimismo, podran efectuarse
entrevistas detalladas a los participantes, a efectos de tener
constancia del aprendizaje registrado a travs del proyecto.
Para efectuar una evaluacin con el mayor nivel posible de
amplitud y eficacia, se recomienda combinar varios mtodos.
Por ejemplo, al constatar la influencia positiva de un fondo
rotatorio de prstamos en una comunidad dada, se podra
indicar que el nmero de personas con ingresos inferiores a
500 dlares mensuales disminuy en un 20%, que aument la
cantidad de residentes que tienen una cuenta de ahorro, y que
la calidad de vida de dos mujeres ha mejorado (indican que
confan ms en ellas mismas y que sus familias disfrutan de
una mejor situacin).

Redaccin del informe

de evaluacin
El informe deber ser conciso, atractivo, til y fcil de comprender. Tenga presente las siguientes sugerencias:
El informe deber ser breve.
Realce el impacto del informe recurriendo a la voz activa y
el tiempo presente.
Incluya los aspectos ms importantes al principio y
destaque los puntos clave.
Incluya citas, ancdotas, grficas y fotografas.
Recomiende medidas especficas que pueden
implementarse en otros proyectos e incluya sugerencias
sobre procedimientos distintos a los que usted ha utilizado.

16 Comunidades en accin

Comparta su proyecto con RI

Rotary International acepta historias de proyectos que han
tenido xito para luego ofrecerlos como proyectos modelo para
inspirar e instruir a los dems clubes rotarios. Contacte al Departamento de Servicio de Rotary en rotary.service@rotary.org
para compartir informacin sobre su proyecto. Es posible que
utilicemos datos sobre su proyecto en el sitio web de RI u otras
publicaciones rotarias.

LISTA DE VERIFICACIN

Consulte esta lista para asegurarse de que su club est siguiendo las mejores prcticas mencionadas en esta gua. Refirase a
los nmeros de pginas en parntesis para revisar pasos especficos.
Conteste esta preguntas previa a la evaluacin
(pginas 3-4):

Prepare un plan de trabajo y un presupuesto (pgina 8).

Ha identificado tareas especficas para lograr
las metas y objetivos de su proyecto y preparado
cronogramas para finalizarlo?
Ha identificado los recursos financieros y materiales
necesarios para realizar estas tareas?

Qu tipo de informacin desea obtener sobre su

comunidad?

Cuenta con un plan para asegurar la transparencia

y la responsabilidad?

Cmo planea incluir en su evaluacin a todos los

sectores de la comunidad?

Tiene un plan para abordar casos de responsabilidad y proteccin legal?

Describa los recursos que utilizar para evaluar las

necesidades de la comunidad?
Efecte una evaluacin de las necesidades de una
comunidad (pgina 4).
Relate las necesidades y puntos positivos revelados
por su evaluacin.
Describa los proyectos realizados por su club
ltimamente.
Mencione los proyectos que interesan a los
miembros del club.
Seleccione un proyecto (pginas 5-6).
Indique los compromisos de tiempo y financieros
que se espera de su club.
Indique la duracin del proyecto.
Ser sostenible el proyecto?
Nombre a un Comit de Proyectos de Servicio
(pgina 7).
Fije las metas y objetivos del proyecto (pgina 7).
Son metas compartidas, estimulantes, alcanzables,
mensurables y capaces de lograrse dentro de un
plazo especfico?

Identifique a los posibles colaboradores (pginas 9-10).

Indique las organizaciones del exterior que
colaborarn con su club.
Indique otros grupos rotarios que colaborarn con
su club.
Elabore un plan de recaudacin de fondos (pgina 11).
Comunquese con posibles donantes y solicite
subvenciones (pginas 11-12).
Designe a un coordinador voluntario y haga que los
voluntarios participen activamente (pginas 13-14).
Facilite la comunicacin entre las personas involucradas
en el proyecto (pgina 14).
Participe en actividades de relaciones pblicas durante y
despus de concluido el proyecto (pgina 14).
Efecte una evaluacin (pginas 15-16).
Las metas y objetivos del proyecto se lograron?
Por qu s o no?
Qu ha aprendido su club de este proyecto?

Gua para proyectos eficaces 17

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 EE.UU.
www.rotary.org

605A-ES(112)