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GUA PARA LA ELABORACIN Y

CODIFICACION DE DOCUMENTOS

GUIA DE CODIFICACION DE DOCUMENTACION


Elaborado por:
Darwin Pizarro Cornejo
Supervisor SST

Revisado por:
Odn Montaez Rojas
Gerente de Produccin

COD:HM-SST-GU-001

REV.
:
01
Aprobado por:
Herminio Montaez Yaac FECHA. :19/01/2016
Gerente General
PAGINA : 1 de 8

CONTROL DE EMISIN
Revisin

Fecha

Descripcin

Elaborado

Revisado

01

19/01/2016

Descripcin de la
Revisin

Darwin Jos Pizarro Cornejo

Odn Montaez Rojas

Herminio Montaez

Supervisor SST

Gerente de Produccin

Gerente Gene

Firma de Revisin Vigente

Aprobador

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1. OBJETO.
Indicar de forma detallada la estructura metodolgica para la elaboracin y
codificacin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin de HM
Servicios Industriales S.R.L
2. ALCANCE
Esta gua aplica para todos los documentos del Sistema Integrado de
Gestin de HM Servicios Industriales S.R.L
3. DEFINICIONES
3.1. Diagrama de flujo
Es la representacin grfica de las etapas de un proceso o
procedimiento de acuerdo a unas convenciones universales.
3.2. Documento:
Segn la norma NTC-ISO 9000: Informacin y su medio de soporte.
3.3. Formato
Documento empleado para el registro de informacin necesaria para
realizar unos procesos o actividad.
3.4. Manual de calidad.
Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una
Entidad.
3.5. Norma Institucional.
Documento generado dentro del proceso de normalizacin de una
institucin que presenta la forma de realizar un proceso, procedimiento o
actividad y que se obtiene a travs del consenso entre los responsables
del mismo.
3.6. Proceso.
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las
cuales transforman elementos de entradas en resultados.
3.7. Procedimiento.

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Forma especfica para llevar a cabo una actividad o proceso.


3.8. Registro.
Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
3.9. Revisin.
Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento o
documentos corresponde a lo que se hace.
4. CONDICONES GENERALES
Esta gua establece los lineamientos que deben acatar los colaboradores de
HM Servicios Industriales S.R.L para la elaboracin de documentos del
Sistema Integrado de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
5. CONTENIDO
5.1. Documentos Del Sistema Integrado De Gestin
DOCUMENTOS
Poltica
Objetivos
Procedimientos
Planes
Guas
Formatos
Instructivos
Registros

CODIGOS
PO
OB
PR
PL
GU
FO
IN
RE

5.2. Contenido De Los Documentos Del Sistema Integrado De Gestin


Se especifica el contenido de los documentos del Sistema Integrado de
Gestin de HM Servicios Industriales S.R.L

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5.3. Codificacin De Los Documentos


La codificacin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin de HM
Servicios Industriales S.R.L se har en una combinacin de nmeros
arbigos y letras maysculas, tomando como referencia los tipos de
procesos y los procesos como se detalla a continuacin:
Todo documento se inicia con las Iniciales de la Empresa (HM), seguida de
las iniciales del proceso administrativo, las dos primeras letras del Tipo de
documento y por ltimo el nmero consecutivo del Documento a tres
dgitos.
Tabla 1: Codificacin de Documentacin
Empresa

CODIFICACION DE DOCUMENTACION
Proceso
Tipo de
Numero

Codificacin

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Administrativo
Documento Consecutivo
HM Servicios
Seguridad y Salud
Procedimiento
001
HM-SST-PR-001
Industriales S.R.L
en el Trabajo
5.4. Procesos Administrativos
1.
2.
3.
4.

Seguridad y salud en el trabajo. (SST)


Produccin. (PRO)
Ingeniera. (ING)
Calidad. (CAL)

5.5. Aspectos De Forma


Para elaborar los documentos del Sistema Integrado de Gestin- SIG de
HM Servicios Industriales S.R.L, debe tenerse en cuenta los siguientes
criterios:
5.5.1.

Control de Emisin

Todo documento inmediatamente despus de la Portada debe contener


el Control de emisin Segn Tabla 1.

Revisin

Fecha

(01)

(02)

CONTROL DE EMISIN
Descripcin Elaborado Revisado

Aprobador

(03)

(04)

(05)

(06)

Firma de Revisin Vigente

(07)

(07)

(07)

Tabla 2 Control de Emisin


(1) Numero de Revisin del Documento
(2) Fecha de Aprobacin del Documento
(3) Descripcin del Documento
(4) Nombre y Cargo de la Persona que Elabora el Documento
(5) Nombre y Cargo de la Persona que Revisa el Documento
(6) Nombre y Cargo de la Persona que Aprueba el Documento
(7) Firma de las Personas Correspondientes (Elaborado, Revisado,
Aprobado)

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5.5.2. Encabezado
5.5.3.
En todas las hojas debe aparecer el cuadro, que identifica el documento
Tabla 3 Encabezado

(1)

Elaborado
por:
(3)

(2)
Revisado
por:
(4)

Aprobado
por:
(5)

COD:

(6)

REV.:

(7)

FECHA:

(8)

PAGINA : (9)

Contenido:
(1) El logo de la empresa HM SERVICIOS INDUSTRIALES S.R.L.
(2) Ttulo del documento
(3) Elaborado por y cargo correspondiente
(4) Revisado Por y Cargo Correspondiente
(5) Aprobador por y cargo correspondiente.
(6) El cdigo del documento.
(7) Numero de Revisin.
(8) Fecha de Aprobacin.
(9) Pgina1

INDICE
1.OBJETO.............................................................................2
2. ALCANCE........................................................................2
3. DEFINICIONES..................................................................2
4. CONDICONES GENERALES..................................................3
5. CONTENIDO.....................................................................3
1 Este punto es opcional para algn documento.

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5.1.

Documentos Del Sistema Integrado De Gestin..............................3

5.2.

Contenido De Los Documentos Del Sistema Integrado De Gestin.......4

5.3.

Codificacin De Los Documentos...............................................4

5.4.

Procesos Administrativos........................................................5

5.5.

Aspectos De Forma................................................................5

5.5.1.
5.5.2.

Control de Emisin.................................................................................5
Encabezado........................................................................................... 6

INDICE................................................................................. 7
TABLAS...............................................................................7
TABLAS
Tabla 1 Codificacin de Documentacin.......................................................................5
Tabla 2 Control de Emisin..........................................................................................5
Tabla 3 Encabezado....................................................................................6

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