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TN 39- 1
Rdaction de procdures
Le travail danalyse est maintenant presque termin. Il
reste sassurer que les instructions crites dcrivent
exactement ce qui se produit en ralit. Cest alors que
de nombreuses entreprises dcouvrent que ce qui se
droule effectivement ne correspond pas aux
perceptions de la direction. Cest galement une bonne
occasion de vrifier sil ny a pas dtapes inutiles ou
une meilleure faon daccomplir la tche. De tels
examens des procdures permettent de nombreuses
entreprises daccrotre leur efficacit et de rduire leurs
frais dexploitation.
Jusquici, nous avons rpondu aux questions
quoi? et comment? . Pour parachever la
procdure, nous devons nous poser les questions
pourquoi? et qui? , et nous pencher sur dautres
dtails. Le fait de formuler la procdure sous un format
standard, comme le suivant, se rvle habituellement
utile.
Titre : Identifier la procdure.
Objet : Raison pour laquelle nous rdigeons la
procdure.
Porte : Ce que la procdure couvre et ne couvre pas.
Responsabilits : Qui fait quoi.
Procdure : Ce qui doit tre fait.
Rfrences : Tous les documents utiliss ou viss par
la procdure.
Dossiers : Tous les dossiers gnrs par la procdure.
Si la procdure de rception de marchandises
donne en exemple tait exprime sous ce format, elle
pourrait prendre la forme suivante :
Titre : Procdure de rception de marchandises
Objet :
Sassurer que les marchandises reues :
sont traites de faon cohrente;
font lobjet dune inspection afin de dtecter les
ventuels dommages;
sont contrles par rapport la liste des articles
commands;
sont traites laide des documents appropris.
Porte :
Cette procdure sapplique toutes les
marchandises reues par lentreprise.
Responsabilits :
Lexpditeur/rceptionnaire est responsable de la
rception de tous les articles expdis par lentreprise
et du traitement des documents. Le service des achats
est responsable de la solution de toutes les irrgularits
perues par lexpditeur/ rceptionnaire.
Rfrences :
Lettre de transport.
Bon de commande pour lexpdition.
Bordereau dexpdition.
Procdure :
1. Les marchandises sont dcharges par le conducteur
dans laire de rception.
2. On procde au comptage des botes.
Dbut ou Fin
Processus
Dcision
Chaque sous-tche est habituellement facile
dcrire, et la procdure se rvle tre un ensemble de
sous-tches. Lorganigramme devrait indiquer chaque
point de la tche, y compris la faon de lexcuter,
lidentit de la personne responsable de son excution
et les autres renseignements pertinents.
tablissement de lorganigramme dun processus
1. Dterminer la porte du processus en dfinissant
clairement le dbut et la fin de la tche.
2. Dterminer le niveau de dtail ncessaire pour
comprendre clairement le processus et indiquer les
zones problmes.
3. Dterminer les tapes composant le processus.
numrer toutes les activits importantes, les
intrants, les extrants et les dcisions du dbut la
fin.
4. Ordonner les tapes en arrangeant les sous-tches
dans lordre dans lequel elles sont excutes.
moins dtablir lorganigramme dun nouveau
processus, ordonner les tches telles quelles sont
accomplies dans la ralit, et non selon un schma
idal.
5. Tracer lorganigramme en utilisant les symboles
appropris (voir la figure 1).
6. tiqueter chaque processus en utilisant des termes
compris par tous.
7. Vrifier lintgralit de lorganigramme en sassurant
que toutes les tapes du processus sont clairement
indiques. Sassurer que toutes les boucles de
raction dcisionnelles sont fermes.
8. Valider lorganigramme avec les personnes qui
accomplissent rellement les tches.
Certaines procdures gagnent tre exprimes
sous forme dorganigramme. Exposer les choses selon
la logique la plus vidente, en fonction de la facilit de
comprhension. Pour voir lorganigramme luvre
, reprenons la procdure de rception des
marchandises (voir figure 2).
Certains trouvent la reprsentation graphique offerte
par lorganigramme plus efficace quun ensemble de
procdures crites parce quelle procure
une vue densemble du processus. De nombreuses
entreprises incluent dans leurs procdures aussi bien
DOCUMENTS CONTRLS
Si les procdures doivent tre intgres un
programme de contrle de la qualit officiel, comme
ISO 9000, ou si elles sont susceptibles de ltre
lavenir, inclure les points suivants pour obtenir une
vrification de document efficace lintrieur du
systme de contrle de la qualit.
1. Numro de document (identificateur unique tel que
Procdure de bureau 001 ).
2. Indicateur de rvision (par exemple rv. A ).
3. Numro de page (par exemple Page 1 sur 3 ).
4. Date de publication ou de rvision.
5. Prpar ou publi par (nom et poste de lauteur).
6. Approuv par (nom ou signature de la personne qui
a approuv le document).
ASSEMBLAGE DES LMENTS
Pour voir lapparence que prendra la procdure de
rception des marchandises dans un format contrl
qui comprend un organigramme, voir la figure 3 la
page 4.
CONSEILS
POUR
PROCDURES
LA
RDACTION
DE
Rdaction de procdures
Start
Unload shipment.
Count boxes.
Inspect boxes for
damage.
Damage
Inspect goods in box.
Dbut
Dcharger les marchandises.
Compter les botes.
Inspecter les botes afin dy
dtecter dventuels dommages.
Dommage
Inspecter les marchandises dans
les botes.
Damage
Dommage
File claim with carrier. Faire rclamation auprs du
transporteur.
No damage
Aucun dommage
No damage
Aucun dommage
Sign bill of lading and
Signer la lettre de transport et
get copy.
obtenir copie.
Inspect each item for
Inspecter chaque article afin de
damage.
dtecter les ventuels
dommages.
Damage
Dommage
Notify purchasing to file Demande au service des achats
claim.
de faire une rclamation.
No damage.
Aucun dommage.
Check items off
Cocher les articles sur le
packing slip &
bordereau dexpdition et le bon
purchase order.
de commande.
All packing slip items
Est-ce que tous les articles
accounted for?
mentionns sur le bordereau
dexpdition ont bel et bien t
livrs?
No
Non
Notify purchasing to
Demander au service des achats
resolve
de rsoudre le problme.
Yes
Oui
Sign & date packing & Signer et dater le bordereau
picking slip; forward to dexpdition et le bordereau de
purchasing with bill of prlvement; acheminer au
lading.
service des achats avec la lettre
de transport.
Place items in
Placer les articles aux endroits
inventory locations.
convenables. Mettre les
Place damaged goods marchandises endommages
in hold area.
dans laire dattente.
End
Fin
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Rdaction de procdures
Objet :
Sassurer que les marchandises reues :
sont traites de faon cohrente;
font lobjet dune inspection afin de dtecter les
ventuels dommages;
sont contrles par rapport la liste des articles
commands;
sont traites laide des documents appropris.
Porte :
Cette procdure sapplique toutes les marchandises reues
par lentreprise.
Responsabilits :
Lexpditeur/rceptionnaire est responsable de la rception de
tous les articles expdis par lentreprise et du traitement des
documents. Le service des achats est responsable de la
solution de toutes les irrgularits perues par lexpditeur/
rceptionnaire.
Rfrences :
Bon de commande pour lexpdition.
Lettre de transport.
Bordereau dexpdition.
Procdure :
1. Les marchandises sont dcharges par le conducteur dans
laire de rception.
2. On procde au comptage des botes.
3. On inspecte les botes afin de dtecter les ventuels
dommages.
Si les botes sont en bon tat, on signe les papiers du
conducteur et on conserve une copie de la lettre de
transport.
Si des dommages sont apparents, on inspecte
lintrieur de la bote.
Si les marchandises sont endommages, on fait une
rclamation cet effet auprs du transporteur.
4. On ouvre le bordereau dexpdition et on conserve une
copie du bon de commande.
5. On ouvre chaque bote et, pour chaque article contenu dans
la bote,
on inspecte larticle afin de dtecter les ventuels
dommages;
on coche larticle sur le bordereau dexpdition;
on coche larticle sur le bon de commande.
6. On sassure que tous les articles mentionns sur le
bordereau dexpdition ont bel et bien t livrs.
Si tous les articles sont cochs sur le bordereau
dexpdition, on signe et on date le bordereau
dexpdition et le bon de commande, et on achemine
ces documents au service des achats.
On demande au service des achats de tirer au clair
les irrgularits concernant les quantits, les
dommages ou les autres problmes.
7. On place les articles acceptables aux endroits convenables.
On met les marchandises endommages dans une aire
dattente jusqu ce que les problmes soient rsolus.
Dossiers :
Le bordereau dexpdition coch et le bon de commande sont conservs comme dossiers
par le service des achats.
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