Unidad 3

Porqu se evala a la empresa

Porqu se evala a la empresa

NECESIDAD DE LA EVALUACIN
Toda empresa en general, sea pequea, mediana o grande, y que pertenezca a
cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con la
necesidad de evaluar su situacin. Muchas son las razones para que esto se efecte.
Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse a
nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son los periodos de crisis, sino
tambin los de xito a los que necesariamente tendr que adaptarse.
En muchas ocasiones resulta no slo necesario, sino imprescindible, analizar
con detalle los problemas que estn dificultando el desarrollo de la empresa y, por
tanto, sus causas. El periodo de cambio para pasar ele una empresa pequea a
mediana o de sta a grande, es crtico y puede prolongarse. Es necesario analizar
todas las consecuencias; pero primordialmente se requiere llegar a la certeza de que la
base de sustentacin de la realidad actual es la adecuada y facilita el cambio, para lo
cual la empresa debe ser analizada en todos sus mbitos.
En otros casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar
representado por: la necesidad de diversificacin de productos, necesidad de una
nueva estructura orgnica, necesidad de reducir costos, etc. y muchas otras razones
requerirn de este tipo de estudio. Uno de los problemas que surgirn en estos casos
es el de la evaluacin de la empresa, la cual deber ser analizada en todos sus
aspectos.
En todos los casos antes citados -que se dan con mayor o menor frecuencia en
todas las empresas- es necesario examinar la situacin, detectar las verdaderas causas
de los problemas, evaluar la importancia de cada una y encontrar o seleccionar las
soluciones adecuadas. En cada caso y segn quien aplique la evaluacin, el mtodo a
utilizar ser diferente. Tambin variar la profundidad del anlisis, dependiendo
fundamentalmente del objeto del mismo; pero en todos los casos se trata de realizar un
anlisis sistemtico e integral de la empresa, determinando sus efectos, sus causas y
las soluciones posibles.

ANLISIS SISTEMTICO, INTEGRAL Y PERIDICO

Sistemtico
Normalmente todas las empresas analizan los problemas que van encontrando y
que dificultan o traban su desarrollo. En las empresas medianas y pequeas, es el
dueo el que debe hacerlo en forma directa o quiz slo orientar el anlisis.
En este aspecto, muchas veces se ha podido observar que el origen, los
conocimientos, la formacin o tambin las inclinaciones del director de la empresa,
condicionan en gran medida la forma de examinar los problemas. Es decir, que el
anlisis se orientar hacia ese aspecto en cierta forma favorito o familiar. El enfoque
resultar entonces parcial, y tambin participarn de esta caracterstica la obtencin de
conclusiones y la posterior formulacin de las soluciones o caminos a tomar.
Si el empresario es de formacin tcnica o si tiene una inclinacin marcada hacia
dichos aspectos; si sus primeros trabajos fueron netamente productivos; o si su escuela
fue el taller, tender a buscar la solucin de sus problemas en la eliminacin de
ineficiencias en el sector productivo.
De la misma manera, si el director de la empresa reconoce una formacin
administrativa o financiera; centrar sus actuaciones en dichos aspectos y considerar
que los problemas se resolvern solucionando la falta de informacin contable, el
inadecuado sistema de costos, la carencia de liquidez, etc.
Lo que se quiere ejemplificar es que de esta manera el resultado seguramente
ser un anlisis fragmentado de la realidad. Obviamente las soluciones que se adopten
con base en dichos anlisis, no respondern exactamente a las necesidades de la
empresa.
Adems, los diferentes miembros de la empresa no coincidirn, como es lgico,
con las conclusiones parciales. Menos aun coincidirn las reas directamente
afectadas; ya que pensarn que el anlisis ha sido orientado en forma parcial.
Con todo lo expuesto, slo se requiere decir y demostrar la necesidad de
analizar la empresa utilizando un cierto enfoque. Existir una forma de recoger la
informacin, una forma para procesarla y analizarla, un cierto criterio para obtener
conclusiones y adoptar las soluciones adecuadas. No se trata de conocer en forma
intuitiva la realidad ni de enfocar parcialmente la misma, sino de adoptar un cierto
sistema para hacerlo. Por eso se habla del anlisis sistemtico.
Integral
La aplicacin concreta del enfoque a utilizar en el anlisis, implica que se debe
abarcar con el mismo todos los aspectos de la actividad de la empresa. No slo por el
hecho de que obviamente en todas las reas pueden existir problemas importantes;
sino tambin, porque muchas veces ocurre que el problema que se manifiesta en un

sector es un reflejo de errores localizados en otro.

Si se piensa que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones
y procedimientos aislados, se tiene el mejor argumento para asegurar que el anlisis
debe ser integral. La empresa en su totalidad ser sometida a examen y revisin, y se
estar seguro de detectar las verdaderas causas de los problemas.
Peridico
La empresa est sometida a cambios. Se incrementan las ventas y la capacidad
de produccin -nuevos productos son lanzados al mercado, nuevos mtodos de
fabricacin y equipos reemplazan a los ya obsoletos, se incorpora el procesamiento
mecnico o electrnico de datos- tambin se incorporan personas y otras dejan la
empresa; el exterior modifica la demanda y los precios; varan los impuestos, el rgimen
de cambios, los recargos, etc.
De lo anterior se deduce que otra caracterstica y necesidad de la auditora
administrativa es su periodicidad. A intervalos ms o menos regulares de tiempo se
debe evaluar a la empresa y deducir la evolucin de la misma en el lapso transcurrido,
analizando los resultados obtenidos de las medidas tomadas. Muchas empresas han
convertido esta actividad de examen y revisin en una actividad permanente.
CONCEPTO DE EVALUAR
La evaluacin consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado.
Refirindose a la administracin, pretende considerar las actividades de acuerdo
con los principios de esta ciencia, o sea, llegar a determinar el grado de eficiencia y
llevar con la extensin necesaria el desarrollo de la auditora.
Se van a apreciar los resultados de la accin, comparndola con el plan
establecido, causas de las desviaciones y posibles medidas de correccin que ameriten
nuevos planes y, por tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de
vista de la participacin individual.
El procedimiento de auditora para una evaluacin administrativa consiste en
hacer el anlisis de los cuestionarios generales por reas y otros procedimientos
necesarios, de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto
es: examinar cuidadosamente las hojas de anlisis, formar un criterio de las mismas y
hacer las consideraciones que se estimen convenientes para hacer una evaluacin
sistemtica, de acuerdo con las tcnicas de auditora y principios de la administracin.
En el momento de ser creados y puestos en prctica, los sistemas pueden ser
apropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo, y debido a los
cambios de importancia que puede experimentar la empresa, siempre habr necesidad
de modificaciones de los mismos. Cualquiera que sea la empresa, los procedimientos y
funciones debern ser sometidos a ,revisin constante; porque los errores no

encontrados a tiempo en los procedimientos y controles pueden resultar en fuertes

prdidas.
Necesidades de la evaluacin
La evaluacin constituye un elemento esencial, porque permite conocer la
medida y el modo en que se van alcanzando los objetivos. Esto identifica
incongruencias, desviaciones, definiciones, incumplimientos y diferencias en el
desarrollo y el resultado de las acciones, y hace posible adoptar las medidas correctivas
a que haya lugar.
En su sentido prctico, la evaluacin es la base para la toma de decisiones en la
reformulacin y actualizacin de planes y programas, as como de la elaboracin de
presupuestos y su ejercicio, conforme a los resultados intermedios y finales.
El papel de la evaluacin es confrontar medios con fines, propsitos con
realizaciones, y es tambin conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos; es un
ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de elementos tanto cuantitativos
como cualitativos.
La evaluacin es til en la planeacin, porque al ser una base para la toma de
decisiones, permite la reformulacin y actualizacin de los planes y programas al igual
que en la realizacin y el ejercicio de los mismos, en funcin de los resultados
intermedios y finales, los efectos producidos y la vida til del objetivo previsto.
Qu mide la evaluacin?
La evaluacin confronta los objetivos con realizaciones, y es tambin conocer la
forma en que se alcanzan estos objetivos; que sirve de elementos tanto cuantitativos
como cualitativos.
La evaluacin tiene como base tres variables principales: los objetivos, los
programas destinados a alcanzarlos y el presupuesto que provee los medios de su
concretizacin.
En este contexto, la evaluacin mide los aspectos siguientes:
- La contribucin efectiva al cumplimiento de objetivos.
- El apego a los programas establecidos.
- El uso ptimo de los recursos (humanos, financieros, materiales, tcnicos).
- La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten
la accin de la direccin superior.
Aspectos concretos de la evaluacin. El control proporciona las bases para llevar
a cabo la evaluacin de la accin de la organizacin; control y evaluacin se ligan de la
misma manera que la planeacin y el control dentro del sistema administrativo. La

evaluacin permite al final retroalimentar dicho proceso para superar las desviaciones
de los objetivos originales.
Existen, sin embargo, diferencias sustanciales entre la evaluacin de la accin
de una organizacin privada y una pblica.
La evaluacin en una organizacin privada se relaciona con el margen de utilidad
y la recuperacin econmica de la inversin, considerndose, adems, aspectos tales
como la calidad de los planes y objetivos, la medicin de la efectividad en la realizacin
de los objetivos.
La evaluacin en una organizacin pblica se relaciona con el logro de objetivos
sociales y de servicio, as como el nmero de beneficiarios por la accin pblica y su
repercusin en la sociedad.
Tipos de evaluacin
Dado que la evaluacin es una tarea compleja y variada, conviene clasificarla en
varios tipos, de acuerdo con su amplitud y con el momento en que se aplica. En el
cuadro 4.1 se muestran los tipos de evaluacin.
Criterios
Por su amplitud

Por el momento de su
aplicacin

Tipos
General

Explicacin
- Explora el contenido de
toda la organizacin. Por
ejemplo: evaluacin de la
efectividad organizacional

Particular

- Explora una porte del

organismo social. Por
ejemplo:
evaluacin de la eficacia
gerencial; evaluacin del
rendimiento individual

Inmediata

- Se realiza durante la ejecucin de un programa o a su

trmino

Mediato

- Se efecta al volver el
partici
pante a su trabajo

CUADRO 4.1. Tipos de Evaluacin.

La evaluacin de un gerente es relativamente fcil, pero mucho ms arduos son
los problemas relacionados con una correcta apreciacin del rendimiento de toda la
organizacin.

Ejecucin de la evaluacin
Trabajo en equipo. La realizacin de la evaluacin depende de la investigacin
y del anlisis integral. En este caso debe captarse la informacin, especialmente la no
cuantitativa. Por tanto, es fundamental el apoyo y la participacin de la direccin en la
obtencin y anlisis de la informacin, colaborando con el auditor administrativo o con
el consultor a cargo de la misma. Normalmente, efectuar la evaluacin implica el trabajo
en equipo del director con sus principales colaboradores y del auditor con su equipo.
Este trabajo en equipo es necesario, porque el mayor aporte que puede hacer el
auditor consiste en su enfoque y en su experiencia en casos muy diferentes. Pero el
conocimiento especfico acerca de la empresa debe aportarlo el director y sus
colaboradores. En la prctica, se trata de una preparacin mental previa del director y
sus colaboradores.
Relevamiento de la informacin. La primera etapa de la evaluacin consiste en
recoger informacin. Es una etapa clave, ya que las conclusiones debern basarse en
la misma. Los errores de informacin o informacin parcial darn como resultado
conclusiones errneas.
En este caso, la bsqueda de informacin es en lo que difieren las formas de
analizar una situacin. En muchas ocasiones, la experiencia del auditor y su buena
apreciacin reemplazan integralmente la bsqueda y utilizacin de informacin objetiva.
Se debe tener en cuenta que el origen y las caractersticas de la informacin a
utilizar en el anlisis son variados. Respecto a este origen, la figura 3.1 resume las
posibles fuentes, cada una de las cuales tiene su valor.
En el cuadro se ve una parte de informacin por tomar en forma directa. El otro
tipo de informacin es la existente. La externa a la empresa dar el marco de
referencia, es decir, indicar las caractersticas, posibilidades y situacin particular del
medio en que se mueve la empresa. La informacin interna es fundamentalmente de
dos tipos: La que ha sido registrada y las experiencias que han acumulado personas
que pertenecen a la empresa. Este ltimo tipo de informacin deber recogerse a
travs de conversaciones o entrevistas, planeadas y ejecutadas ordenadamente. En
cuanto a la informacin que existe en forma de registro, se debe analizar su utilidad y
cobertura.
Por otra parte, existe la tendencia de muchas empresas, especialmente
pequeas, a reducir a niveles mnimos su administracin, y a veces esto origina una
carencia casi absoluta de informacin para el manejo de la empresa.

Figura 4.1
Causas comunas de una administracin dbil e inefiiciente
Los motivos ordinarios que dan origen a una administracin deficiente son los
siguientes:
a) Visin y creatividad deficientes para determinar planes y objetivos a corto y
largo plazo.
b) Ineptitud en la toma de decisiones.
c) Tiempo y trabajo insuficiente para coordinar actividades.
d) Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad.
e) Falta de capacidad para conducir al personal en forma adecuada.
f ) Falta de capacidad o negligencia para reconocer, analizar y dar solucin a
problemas de importancia.

OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

El objetivo primordial de la auditora administrativa consiste en descubrir
deficiencias e irregularidades en alguna funcin del organismo social examinado e
indicar sus probables correcciones. En otras palabras, cl objetivo bsico es ayudar a la
direccin superior, a fin de que logre una administracin eficaz y eficiente.
La intencin de la auditora administrativa es examinar y evaluar los mtodos y
desempeo en todas las reas y valorar el panorama administrativo (lo apropiado de los
objetivos y planes, polticas y procedimientos organizacin, recursos, exactitud y
confiabilidad de los controles, etc.).

En trminos generales, la auditora administrativa nos proporciona una

evaluacin cuantificada de la eficiencia con la que cada rgano de la institucin
desarrolla sus funciones administrativas y las diferentes etapas del proceso
administrativo. En otras palabras, nos presenta un panorama administrativo generad de
la institucin auditada y seala aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor
atencin de parte de la direccin del organismo.

Figura 4.2
Objetivos secundarios
Como objetivos secundarios de la auditora administrativa, podemos considerar los
siguientes:
a ) Determinar las reas que requieren economas o prcticas mejores, y valorar
su repercusin en el funcionamiento total del organismo.
b) Descubrir las causas de una baja productividad a fin de facilitar una accin
dirigida que la aumente.
c) Auxiliar en la determinacin de la amplitud, variedad y localizacin de los
mtodos de control.
d) Ayudar a la determinacin de mtodos deficientes, precisar prdidas y
deficiencias y, en su (aso, resaltar oportunidades.
e) Verificar la habilidad administrativa de la direccin y el grado mximo en que
los resultados se asemejen a los objetivos.
f) Descubrir las deficiencias que limitan el desarrollo de las organizaciones.
La importancia de estos objetivos secundarios estriba en los estudios que se

realizan para determinar las deficiencias e irregularidades, las causantes de

dificultades, sean actuales o en potencia, los descuidos, fallas, errores, desperdicios
exagerados y una falta general de conocimiento o desdn de lo que es una buena
organizacin.
Podemos decir que la auditora administrativa es un anlisis de las funciones
administrativas y su intercalacin; va ms all de la funcin contable para incluir la
administracin, las operaciones, las funciones, el personal, y para mejorar la
administracin aplicada, al descubrir las deficiencias que limitan el desarrollo del
organismo social, mediante el anlisis de una manera racional y en lo posible objetiva
de todas y cada una de las funciones operativas que se realizan en el organismo. Es
muy probable que una sola funcin operativa mal ejecutada mantenga en un nivel
inferior a todo el organismo, por lo tanto hay que procurar un desempeo equilibrado en
todas las funciones, a fin de que pueda elevar algunas de ellas sobre el nivel general de
operacin, aparte de que puede ser oneroso no mejorar el trabajo del conjunto de las
funciones.
Una auditora administrativa puede abarcar totalmente a un organisino social o a
uno de los componentes de su organismo, as como tambin a algunos de los objetivos
que se hayan planeado de antemano.

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.
ADMINISTRACIN

UN

SERVICIO

ESPECIALIZADO

PARA

LA

Las auditoras sirven como comprobacin de la capacidad de la administracin a

todos los niveles. Es un servicio proyectado para determinar, los puntos que entraan
peligro potencial o, por el contrario, hacer resaltar las posibles oportunidades
favorables: reducir costos, eliminar desperdicios y prdidas innecesarias; observar los
desempeos y evaluar la eficacia de los controles; asegurar a la direccin que las
polticas y procedimientos estn siendo observados; aportar a la gerencia mejores
sistemas de registro y de rendir informes; revisar los planes generales y objetivos de la
empresa; estudiar nuevas ideas, desarrollos y equipos; determinar si la empresa est
operando con las utilidades que debera, etc.
La naturaleza de la auditora administrativa es tal, que proporciona un servicio
especializado a la administracin, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo de
servicio. En su conocimiento detallado de la empresa, a travs de las funciones
investigadas, el auditor administrativo se convierte en uno, de los escasos individuos
que ven desde un punto de vista imparcial e independiente las necesidades ntimas,
capacidad y mtodos de una variedad de departamentos. En ese carcter, se convierte
en una fuente importante de informacin y asesoramiento cuando se trata de cambiar o
planear los programas administrativos de las reas que l conoce perfectamente.
Se transforma, en consecuencia, en una fuente importante de informacin y
consulta en relacin con planes futuros de la direccin; constituyndose, a su vez, en

un especialista capaz de rendir crecientes beneficios a la empresa y de practicar

auditoras administrativas sobre reas en cada oportunidad, en razn de su experiencia
adquirida. La direccin superior puede volcarse as sobre otras materias, y descargarse
de funciones que, de otra manera, debera cumplir ella misma. En otras palabras: se
trata de un verdadero servicio de consultora de direccin perteneciente a la empresa.
La auditora administrativa es una herramienta especializada para la evaluacin
continua de los mtodos y actuacin en todas las reas de la empresa.