Gestin de Proyectos

Gestin del Tiempo del Proyecto

Ernesto Calvo
PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, ITIL, MCTS, P6, CSM

6. Gestin del tiempo del proyecto

Cmo desperdiciamos las reservas
Dependencia de tareas
La ganancias se desperdician y las demoras se acumulan

Sndrome del estudiante

Empiezas a trabajar tarde

Ley Parkinson
El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible

Multi tasking
Alguien divide su tiempo entre dos o ms tareas

Ley de Murphy
Si algo puede salir mal, saldr mal"

6. Gestin del tiempo del proyecto

6.1 Planificar la Gestin del Cronograma: Se establecen las polticas, los
procedimientos y la documentacin para planificar, desarrollar, gestionar,
ejecutar y controlar el cronograma
6.2 Definir las Actividades: identifica las actividades especficas del cronograma
que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del
proyecto.
6.3 Secuenciar las Actividades: identifica y documenta las dependencias entre
las actividades del cronograma.
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de
recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.
6.5 Estimar la Duracin de las Actividades: estima la cantidad de perodos
laborables que sern necesarios para completar cada actividad del cronograma.
6.6 Desarrollar el Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la
duracin de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del
cronograma para crear el cronograma del proyecto.
6.7 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.

6. Gestin del tiempo del proyecto

Planificar la
Gestin del
Cronograma
6.1
Estimar los
Recursos de las
Actividades
6.4

Definir las
Actividades
6.2
Estimar la Duracin
de las Actividades
6.5
Controlar el
Cronograma
6.7

Secuenciar las
Actividades
6.3
Desarrollar el
Cronograma
6.6

Grupo de Procesos
de Planificacin

Grupo de Procesos
de
Seguimiento y Control

6.1 Planificar la Gestin del Cronograma

6.1 Planificar la Gestin del Cronograma

Entradas
1.
2.
3.
4.

Plan de Gestin del

Proyecto
Acta de Constitucin del
Proyecto
Factores Ambientales
de la Empresa
Activos de los procesos
de la organizacin

Herramientas y Tcnicas

1.
2.
3.

Juicio Experto
Tcnicas Analticas
Reuniones

Salidas
1.

Plan de Gestin del

Cronograma

El proceso de establecer las polticas, procedimientos y documentacin

para planear, desarrollar, administrar, ejecutar, y controlar el cronograma
del proyecto.

6.1 Planificar la Gestin del Cronograma

Entradas
.1 Plan de Gestin del Proyecto
- Lnea base del alcance.
- Otra informacin. Ejm: decisiones de costos, riesgo y comunicaciones.
.2 Acta de Constitucin del Proyecto
define el resumen del cronograma de hitos y los requisitos de aprobacin del
proyecto
.3 Factores Ambientales de la Empresa
- la cultura y la estructura de la organizacin,
- la disponibilidad de recursos y habilidades,
- el software de gestin de proyectos, que proporciona la herramienta de
planificacin
- informacin comercial de dominio pblico, ejm. productividad de los recursos,
- los sistemas de autorizacin de trabajos de la organizacin.

6.1 Planificar la Gestin del Cronograma

Entradas
.4 Activos de los procesos de la organizacin
- las herramientas de monitoreo e informacin que se van a utilizar;
- la informacin histrica;
- las herramientas de control del cronograma;
- las polticas, procedimientos y guas existentes;
- las plantillas;
- las guas para el cierre del proyecto;
- los procedimientos de control de cambios,
- Los procedimientos de control de riesgos, incluyendo categoras de riesgos,
y la matriz de probabilidad e impacto.

6.1 Planificar la Gestin del Cronograma

Herramientas y Tcnicas
.1 Juicio Experto
Sobre la base de la informacin histrica, el juicio de expertos aporta una
perspectiva valiosa sobre el entorno, as como informacin de proyectos
similares realizados con anterioridad.
.2 Tcnicas Analticas
tales como: metodologa de planificacin, herramientas y tcnicas de
planificacin, enfoques de estimacin, formatos y software de gestin de
proyectos.
.3 Reuniones
Los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificacin para
desarrollar el plan de gestin del cronograma.

6.1 Planificar la Gestin del Cronograma

Salidas
.1 Plan de Gestin del Cronograma.- El plan de gestin del cronograma, no slo
incluye una descripcin de los procesos que se utilizarn para la gestin del
cronograma, sino que consiste en tener respuestas por escrito a las siguientes
preguntas:
- Qu herramientas se utilizarn para realizar el cronograma?
- Cul ser el nivel de precisin en las estimaciones de tiempo?
- Cmo se estimar la reserva para contingencias?
- Cmo y cundo se actualizar la lnea base de tiempo?
- Cunto ser el nivel de tolerancia de los desvos del cronograma en relacin
a la lnea base?
- Qu reglas se utilizarn para definir el porcentaje de avance de una
actividad?
- Cules son las cuentas de control de la EDT para gestionar los avances?
- Qu metodologa y frmulas se utilizar para reportar los avances? Por
ejemplo, anlisis del valor ganado.
- Cmo y cundo se presentarn los informes de avance?

10

6.2 Definir las Actividades

11

6.2 Definir las Actividades

Entradas
1.

2.

Plan de Gestin del

cronograma

Herramientas y Tcnicas

Salidas

1.

Descomposicin

1.

Lista de Actividades

2.

Planificacin Gradual

2.

Atributos de la Actividad

3.

Juicio de Expertos

3.

Lista de Hitos

Lnea Base del Alcance

3.

Factores Ambientales
de la Empresa

4.

Activos de los Procesos

de la Organizacin

Este proceso consiste en definir todas las actividades a realizar por

cada uno de los entregables (paquetes de trabajo) de la EDT a
realizar.

12

6.2 Definir las Actividades

Entradas
.1 Plan de Gestin del cronograma.El nivel especificado de detalle que es necesario para gestionar el trabajo
constituye una entrada fundamental para el plan de gestin del cronograma
.2 Lnea Base del Alcance.- Los entregables, restricciones y supuestos deben
considerarse explcitamente al definir las actividades.
.3 Factores Ambientales de la Empresa.- Incluye el sistema de informacin de la
gestin de proyectos (PMIS).
- cultura y estructura de la organizacin;
- informacin comercial de dominio pblico de bases de datos comerciales,
- sistema de informacin para la direccin de proyectos (PMIS).

13

6.2 Definir las Actividades

Entradas
.4 Activos de los Procesos de la Organizacin.- Incluye:
- la base de conocimiento de lecciones aprendidas;
- procesos estandarizados;
- plantillas que contengan una lista de actividades estndar
- polticas, procedimientos y guas

14

6.2 Definir las Actividades

Herramientas y Tcnicas
.1 Descomposicin .- Consiste en subdividir los paquetes de trabajo del proyecto
en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar, denominados
actividades.
.2 Planificacin Gradual .- Es una planificacin mediante elaboracin gradual,
donde se planifica en detalle el trabajo que debe desarrollarse en el corto plazo y
el trabajo futuro se planifica a un nivel superior de la EDT
.3 Juicio de Expertos .- Los miembros del equipo del proyecto u otros expertos
con experiencia y habilidades en el tema

15

6.2 Definir las Actividades

Salidas
.1 Lista de Actividades .- Es una lista exhaustiva que abarca todas las
actividades del cronograma necesarias para el proyecto.
.2 Atributos de la Actividad .- Amplan la descripcin de la actividad,
identificando los mltiples componentes relacionados con cada una de ellas.
Pueden usarse para identificar al responsable de ejecutar el trabajo, el lugar
donde debe realizarse el trabajo y el tipo de actividad y nivel de esfuerzo
.3 Lista de Hitos .- Un hito es un punto o evento significativo dentro del
proyecto.

16

Proyecto: El sitio Web

1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.4.4
1.4.5
1.4.6

Desarrollo de la Pgina Web

Definicin y anlisis
Evaluar sistemas actuales
Definir requerimientos
Definir funcionalidad especfica
Definir riesgos y enfoques de administracin de riesgo
Desarrollar plan de Proyecto
Expedientes de equipo de desarrollo de web
Diseo del Sitio Web
Diseo de Interface de Usuario
Diseo de Arreglo de Servidor
Desarrollo de Infraestructura de soporte del Servidor
Desarrollo del Sitio Web
Desarrollo de paginas y enlaces
Desarrollo de funcionalidad
Contenido de Migracin
Prueba del sistema
Implementacin
Colocar sitio en el servidor.
Determinar programa de entrenamiento
Comunicar plan de entrenamiento a usuarios
Realizar entrenamiento de usuario
Liberacin interna
Puesta en marcha

85 das
14 das
5 das
5 das
1 da
4 das
2 das
1 da
12 das
12 das
6 das
6 das
27 das
18 das
19 das
27 das
23 das
32 das
2 das
5 das
10 das
10 das
10 das
0 das

17

6.3 Secuenciar las Actividades

18

6.3 Secuenciar las Actividades

Entradas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Plan de Gestin del

Cronograma
Lista de Actividades
Atributos de la Actividad
Lista de Hitos
Enunciado del Alcance
del Proyecto
Factores Ambientales
de la Empresa
Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y Tcnicas

Salidas

1.

Mtodo de
Diagramacin por
Precedencia (PDM)

1.

Diagramas de Red del

Cronograma del
Proyecto

2.

Determinacin de
Dependencias

2.

Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto

3.

Aplicacin de Adelantos
y Retrasos

Consiste en identificar y documentar las dependencias entre las

actividades del proyecto. Las actividades del cronograma pueden estar
ordenadas de forma lgica con relaciones de precedencia adecuadas, as
como tambin de adelantos y atrasos, para respaldar el desarrollo posterior
de un cronograma de proyecto realista y confiable.

19

6.3 Secuenciar las Actividades

Entradas
.1 Plan de Gestin del Cronograma..2 Lista de Actividades..3 Atributos de la Actividad..4 Lista de Hitos..5 Enunciado del Alcance del Proyecto.- Contiene la descripcin del alcance
del producto, que incluye las caractersticas del producto que pueden afectar la
secuencia de las actividades
.6 Factores Ambientales de la Empresa..7 Activos de los Procesos de la Organizacin.- Incluye los archivos de proyecto
provenientes de la base de conocimiento de la empresa

20

6.3 Secuenciar las Actividades

Herramientas y Tcnicas
.1 Mtodo de Diagramacin por Precedencia (PDM).- Es utilizado en el mtodo
de la ruta crtica (CPM) para crear un diagrama de red del cronograma del
proyecto. Tambin se denomina actividad en el nodo (AON)
Tipos de Precedencia:
Fin Inicio: Inicio de la act. sucesora depende del fin de la act.
predecesora.
Fin Fin: Fin de la act. sucesora depende del fin de la act. predecesora.
Inicio Inicio: Inicio de la act. sucesora depende del inicio de la act.
predecesora.
Inicio Fin: Fin de la act. sucesora depende del inicio de la act.
predecesora

21

6.3 Secuenciar las Actividades

Herramientas y Tcnicas
.2 Determinacin de Dependencias.- Para definir la secuencia entre las
actividades, se emplean tres tipos de dependencias:
Dependencias obligatorias (lgica dura).- Las dependencias obligatorias
son aqullas requeridas por contrato, o inherentes a la naturaleza del
trabajo.
Dependencias discrecionales (lgica blanda).- .- El equipo del proyecto
determina qu dependencias son discrecionales.
Dependencias externas.- El equipo de direccin del proyecto determina
qu dependencias son externas. Implican una relacin de precedencia entre
actividades del proyecto y las que no pertenecen al mbito del mismo.
Dependencias internas.- Implican una relacin de precedencia entre
actividades del proyecto y estn bajo control del equipo del proyecto.

22

6.3 Secuenciar las Actividades

Herramientas y Tcnicas

.3 Aplicacin de Adelantos y Retrasos.- El equipo de direccin de proyecto

determina las dependencias que pueden necesitar un adelanto o un retraso.
.4 Plantillas de Red del Cronograma.- Para acelerar la preparacin de las redes
de actividades, pueden emplearse plantillas normalizadas del diagrama de red
del cronograma del proyecto.

23

6.3 Secuenciar las Actividades

Salidas
.1 Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto.- Son una representacin
esquemtica de las actividades del cronograma del proyecto y de sus relaciones
lgicas, tambin denominadas dependencias.
.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluye:
las listas de actividades
los atributos de la actividad
el registro de riesgos

Diagrama PERT / CPM

24

BEST Management
Books
1.

1. Start with the WBS

2. Develop the Activity List.

WBS
1.1
1.1.1.1.1
1.1.1.1.2
1.1.1.1.3
1.1.1.2.1
1.1.1.2.2
1.1.1.2.3
1.1.1.3.1
1.1.1.3.2
1.1.2.1
1.1.2.2
1.1.2.3
1.1.3
1.1

Project Management
- A n Introduction
1.1

Writing
Text Book
1.1.1

Chapter 2
1.1.1.2

Chapter 1
1.1.1.1

Project
Selection
1.1.1.1.1

Project
Organization

1.1.1.1.2

Project
Planning
1.1.1.1.3

Budget &
Cost
1.1.1.2.1

Scheduling
1.1.1.2.2

Writing Project
Organization section for
Chapter 1

Chapter 3
1.1.1.3

Project
Controls
1.1.1.2.3

Auditing
1.1.1.3.1

Editing
Chapter 1
1.1.2.1

Editing
Text Book
1.1.2

Publishing
Text Book
1.1.3

Editing
Chapter 2
1.1.2.2

Editing
Chapter 3
1.1.2.3

Administrative
Closeout

Activity List
Start Development of Project Management Book
Writing Project Selection section for Chapter 1
Writing Project Organization section for Chapter 1
Writing Project Planning section for Chapter 1
Writing Budget and Cost section for Chapter 2
Writing Scheduling section for Chapter 2
Writing Project Controls section for Chapter 2
Writing Auditing section for Chapter 3
Writing Administrative Closeout section for Chapter 3
Editing Chapter 1
Editing Chapter 2
Editing Chapter 3
Publishing Project Management Book
Finished Development of the Project Management Book

1.1.1.3.2

Writing Project
Planning section for
Chapter 1

Editing Chapter 1
Publishing Project
Management Book

Writing Project
Selection section for
Chapter 1
Writing Budget and
Cost section for
Chapter 2

Writing Scheduling
section for Chapter 2

3. Use the WBS and Activity List to

develop the project activity sequence
or logic

Writing Project Controls

section for Chapter 2

Editing Chapter 2

Writing Auditing section

for Chapter 3

Writing Administrative
Closeout section for
Chapter 3

Editing Chapter 3

25

6.3 Secuenciar las Actividades

Tipos de Relaciones
(FS) Trmino Inicio. La actividad A debe de terminar para que la actividad B inicie

o La anestesia debe de hacer efecto antes de iniciar la operacin.

(SS) Inicio Inicio. La actividad A debe de iniciar en conjunto con la actividad B

o El lanzamiento de campaas de vacunacin TV y radio.

26

6.3 Secuenciar las Actividades

Tipos de Relaciones
(FF) Trmino Trmino. La actividad A debe terminar en conjunto con el trmino de la
actividad B

o Cierre de contratos para cerrar el proyecto.

A La actividad A debe de iniciar antes

B del trmino de la actividad B
(SF) Inicio Trmino.

o La llegada de una central telefnica antes de retirar la primera

27

6.3 Secuenciar las Actividades

Diagramas de red del cronograma del proyecto
Actividad

Sucesor

Duracin

Inicio

A, B

---

C, D

Fin

Fin

Fin

Fin

---

---

D
6

28

Diagrama de Gantt
HOY
ENE FEB

ACTIVIDAD

MAR

ABR MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

WBS 1.0 PLANEAR SISTEMA

Especificacin aprobada

1.1 Revisar especificacin

1.2 Revisar presupuesto

Presupuesto aprobado
Calendario aprobado

1.3 Revisar calendario

1.4 Desarrollar plan

Plan aprobado

WBS 2.0 DISEAR SISTEMA

Diseo
aprobado

2.1 Diseo de alto nivel

2.2 Prototipar
2.3 Interfaz de usuario
2.4 Diseo detallado
Completada

Duracin

Flotante

Crtica

Diseo
aprobado

Deslizamiento Inicio Tarea Fin Ttarea

29

30

Duracin del Proyecto Ruta Crtica

Early Start

Start Development
of Project
Management Book
0 days
1/1/ 2002 1/1/ 2002
1/1/ 2002 1/1/ 2002

W riting Project
Selection section
for Chapter 1
8 wks
1/1/ 2002 2/25/2002
1/1/ 2002 2/25/2002

Late Start
W riting Project
Organization section
for Chapter 1
10 wks
2/26/2002 5/6/ 2002
3/12/2002 5/20/2002

W riting Project
Planning section for
Chapter 1
9 wks
5/7/ 2002 7/8/ 2002
5/21/2002 7/22/2002

Editing Chapter 1
8 wks
7/9/2002 9/2/2002
7/23/2002 9/16/2002

W riting Budget and

Cost section for
Chapter 2
9 wks
2/26/2002 4/29/2002
2/26/2002 4/29/2002

W riting Scheduling
section for Chapter 2
5 wks
4/30/2002 6/3/2002
4/30/2002 6/3/2002

W riting Proj ect

Controls section for
Chapter 2
7 wks
6/4/ 2002 7/22/2002
6/4/ 2002 7/22/2002

Writing
WritingProject
Project
Organization
Organization section
section
for Chapter 1
10wks
wks
10
5/6/2002
2/26/2002
2/26/2002 5/6/2002
3/12/2002
5/20/2002
3/12/2002 5/20/2002

Duration
Early Finish
Late Finish
Publishing Proj ect
Management Book
4 wks
9/17/2002 10/14/ 2002
9/17/2002 10/14/ 2002

W riting Auditing
section for Chapter 3
2 wks
7/23/2002 8/5/2002
7/30/2002 8/12/2002

W riting
Administr ative
Closeout section
for Chapter 3
1 wk
8/6/ 2002 8/12/2002
8/13/2002 8/19/2002

Editing Chapter 3
4 wks
8/13/2002 9/9/2002
8/20/2002 9/16/2002

Finish Development
of the Proj ect
Management Book
0 days
10/ 14/ 2002 10/ 14/ 2002
10/ 14/ 2002 10/ 14/ 2002

Editing Chapter 2
8 wks
7/23/2002 9/16/2002
7/23/2002 9/16/2002

31

6.4 Estimar los Recursos de las Actividades

32

6.4 Estimar los Recursos de las Actividades

Entradas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Plan de Gestin del

Cronograma
Lista de Actividades
Atributos de la Actividad
Calendarios de
Recursos
Registro de Riesgos
Estimados de Costo de
Actividades
Factores Ambientales
de la Empresa
Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y Tcnicas

1.

Juicio de Expertos

2.

Anlisis de Alternativas

3.

Salidas
1.

Requisitos de Recursos
de la Actividad

2.

Estructura de Desglose
de Recursos

3.

Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto

Datos de Estimacin
Publicados

4.

Estimacin Ascendente

5.

Software de Gestin de
Proyectos

Consiste en determinar cuales son los recursos (personas, equipos, o

material) y que cantidad de cada recurso se utilizar, y cuando estar
disponible cada recurso para realizar las actividades del proyecto.

33

6.4 Estimar los Recursos de las Actividades

Entradas
.1 Plan de Gestin del Cronograma..2 Lista de Actividades.- Identifica las actividades que necesitarn recursos.
.3 Atributos de la Actividad .- Proporcionan la entrada de datos principal que se
utilizar para estimar los recursos necesarios para cada una de las actividades
de la lista.
.4 Calendarios de Recursos .- La informacin sobre los recursos (personas,
equipos y material) disponibles durante la ejecucin de las actividades
planificadas, permite estimar la utilizacin de recursos.
.5 Registro de Riesgos..6 Estimados de Costo de Actividades..7 Factores Ambientales de la Empresa .- Incluye la disponibilidad y las
habilidades de los recursos
.8 Activos de los Procesos de la Organizacin .- Incluyen:
las polticas y procedimientos relativos a los rrhh
las polticas y procedimientos relacionados con el alquiler y la adquisicin
de suministros y equipos
la informacin histrica

34

6.4 Estimar los Recursos de las Actividades

Herramientas y Tcnicas
.1 Juicio de Expertos .- Cualquier grupo o persona con conocimientos
especializados en planificacin y estimacin de recursos
.2 Anlisis de Alternativas .- Muchas actividades del cronograma cuentan con
mtodos alternativos de realizacin.
.3 Datos de Estimacin Publicados .- Muchas empresas publican
peridicamente los ndices de produccin actualizados y los costos unitarios de
los recursos para una gran variedad de industrias, materiales y equipos
.4 Estimacin Ascendente .- Cuando una actividad no puede estimarse con un
grado razonable de confianza, el trabajo dentro de esa actividad se
descompone a un nivel mayor de detalle.
.5 Software de Gestin de Proyectos .- Tiene la capacidad de ayudar a
planificar, organizar y gestionar los grupos de recursos, y de desarrollar
estimados de los mismos.

35

6.4 Estimar los Recursos de las Actividades

Salidas
.1 Requisitos de Recursos de la Actividad .- Identifica los tipos y la cantidad de
recursos necesarios para cada actividad de un paquete de trabajo.
.2 Estructura de Desglose de Recursos .- Es una estructura jerrquica de los
recursos, identificados por categora y tipo de recurso.
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto .- Incluye:
la lista de actividades
los atributos de la actividad
los calendarios de recursos

36

Histograma del Recursos

352

264

Mximo

176

Normal

88

0
ENE

MAR
FEB

MAY
ABR

JUL
JUN

SET
AGO

NOV
OCT

37

Perfil de Uso de Recursos

Un diagrama de Gantt tiene asociado (de forma explcita o no) una
utilizacin de recursos (personas, maquinaria, etc.) para cumplir las
actividades
El Perfil de Uso permite evaluar si el plan del diagrama es factible (no hay
sobre-utilizacin) y si hay sobre-costos derivados de perodos de ocio
El plan final resulta de revisar y ajustar Gantt y Recursos

Sub-utilizacin

Nivel
de
uso

Sobreutilizacin
Recurso
Ocioso

Capacidad
del Recurso

t
38
38

6.5 Estimar la Duracin de las Actividades

39

6.5 Estimar la Duracin de las Actividades

Entradas
1. Plan de Gestin del
Cronograma
2. Lista de Actividades
3. Atributos de la Actividad
4. Requisitos de Recursos
de la Actividad
5. Calendarios de
Recursos
6. Declaracin del Alcance
del Proyecto
7. Registro de Riesgos
8. Estructura de Desglose
de Recursos (RBS)
9. Factores Ambientales
de la Empresa
10. Activos de los Procesos
de la Organizacin

Herramientas y Tcnicas

1.

Juicio de Expertos

2.

Estimacin Anloga

3.

Estimacin Paramtrica

4.

Estimacin por Tres

Valores
Tcnicas de Grupo de
Decisin

5.

6.

Salidas
1.

Estimados de la
Duracin de la Actividad

2.

Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto

Anlisis de Reserva

Para determinar las duraciones de las actividades se debe tomar en cuenta :

Los recursos asignados a la actividad
La capacidad (productividad) de dichos recursos
Informacin histrica (proyectos anteriores similares, BD comerciales,
conocimientos y experiencia del equipo).
40

6.5 Estimar la Duracin de las Actividades

Entradas
.1 Plan de Gestin del Cronograma
.2 Lista de Actividades..3 Atributos de la Actividad ..4 Requisitos de Recursos de la Actividad .- Los recursos asignados a cada
actividad y la disponibilidad de los mismos influirn en la duracin de la mayora de
las actividades
.5 Calendarios de Recursos .- Puede abarcar el tipo de recursos humanos, su
disponibilidad y su capacidad. Ejemplo cuando se asigna con dedicacin completa a
un miembro del personal junior y a uno senior.
.6 Declaracin del Alcance del Proyecto .- Contiene las restricciones y supuestos:
las condiciones existentes (S)
las disponibilidad de informacin (S)
la frecuencia de los periodos de presentacin de informes (S)
la disponibilidad de recursos capacitados (R)
los trminos y requisitos del contrato (R)
.7 Registro de Riesgos
.8 Estructura de Desglose de Recursos (RBS)
41

6.5 Estimar la Duracin de las Actividades

Entradas
.9 Factores Ambientales de la Empresa .- Incluye:
Bases de datos de estimados de la duracin y otros datos
las mtricas de productividad
la informacin comercial publicada
.10 Activos de los Procesos de la Organizacin .- Incluye:
la informacin histrica relativa a la duracin
los calendarios del proyecto
la metodologa de planificacin
las lecciones aprendidas

42

6.5 Estimar la Duracin de las Actividades

Herramientas y Tcnicas
.1 Juicio de Expertos .- Puede proporcionar informacin sobre el estimado de la
duracin o las duraciones mximas recomendadas
.2 Estimacin Anloga .- Utiliza parmetros de un proyecto anterior similar, tales
como la duracin, el presupuesto, el tamao, la carga y la complejidad
.3 Estimacin Paramtrica .- Utiliza una relacin estadstica entre los datos
histricos y otras variables (ej., m2 en la construccin) para calcular una
estimacin de parmetros de una actividad tales como costo y duracin.
.4 Estimacin por Tres Valores .- La precisin de los estimados de la duracin de
la actividad puede mejorarse tomando en consideracin el grado de incertidumbre
y de riesgo de la estimacin. El mtodo PERT utiliza tres estimados
Ms probable
Optimista
Pesimista
.5 Tcnicas de Grupo de Decisin..6 Anlisis de Reserva .- Los estimados de la duracin pueden incluir reservas
para contingencias en el cronograma global del proyecto.

43

6.5 Estimar la Duracin de las Actividades

Salidas
.1 Estimados de la Duracin de la Actividad .- Son valoraciones cuantitativas de
la cantidad probable de periodos de trabajo que se necesitarn para completar
una actividad
.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto .- Incluye:
los atributos de la actividad
los supuestos hechos durante el desarrollo del estimado de la duracin

44

45

46

47

6.6 Desarrollar
el Cronograma

48

6.6 Desarrollar el Cronograma

Entradas
1.

Plan de Gestin del

Cronograma
2. Lista de Actividades
3. Atributos de la Actividad
4. Diagramas de Red del
Cronograma del Proyecto
5. Requisitos de Recursos de
la Actividad
6. Calendarios de Recursos
7. Estimados de la Duracin
de la Actividad
8. Declaracin del Alcance del
Proyecto Registro de
Riesgos
9. Asignaciones del Personal
del Proyecto
10. Estructura de Desglose de
Recursos (RBS)
11. Factores Ambientales de la
Empresa
12. Activos de los Procesos de
la Organizacin

Herramientas y Tcnicas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Anlisis de la Red del

Cronograma
Mtodo de la Ruta Crtica
Mtodo de la cadena crtica
Tcnicas de Optimizacin
de recursos
Tcnicas de Modelado
Aplicacin de Adelantos y
Retrasos
Compresin del
Cronograma
Herramienta de
Planificacin

Salidas
1.
2.
3.
4.

Cronograma del Proyecto

Lnea base del Cronograma
Datos del Cronograma
Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

Consiste en determinar las fechas de inicio y fin planificadas para

las actividades del proyecto. Para ello se analiza las secuencias de
las actividades, la duracin de las actividades, los requisitos de los
recursos y las restricciones; todo esto con el fin de crear un
cronograma realista y efectivo.

49

6.6 Desarrollar el Cronograma

Entradas
.1 Plan de Gestin del Cronograma..2 Lista de Actividades..3 Atributos de la Actividad..4 Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto..5 Requisitos de Recursos de la Actividad..6 Calendarios de Recursos..7 Estimados de la Duracin de la Actividad..8 Declaracin del Alcance del Proyecto.contiene supuestos y restricciones que pueden causar un impacto en el
desarrollo del cronograma del proyecto
.9 Factores Ambientales de la Empresa.- Incluyen herramientas de planificacin
.10 Activos de los Procesos de la Organizacin.- Incluyen:
la metodologa de planificacin
el calendario del proyecto

50

6.6 Desarrollar el Cronograma

Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de la Red del Cronograma.- Es una tcnica utilizada para generar el
cronograma del proyecto. Emplea diversas tcnicas analticas, como el mtodo
de la ruta crtica, el mtodo de la cadena crtica, el anlisis Qu pasa si? y
la nivelacin de recursos, para calcular las fechas de inicio y finalizacin
.2 Mtodo de la Ruta Crtica .- Calcula las fechas tericas de inicio y finalizacin
tempranas y tardas para las actividades, sin considerar las limitaciones de
recursos
.3 Mtodo de la cadena crtica
.4 Tcnicas de Optimizacin de recursos
.5 Tcnicas de Modelado

51

6.6 Desarrollar el Cronograma

Herramientas y Tcnicas
..6 Aplicacin de Adelantos y Retrasos .- Los adelantos y retrasos son
refinamientos que se aplican durante el anlisis de la red para desarrollar un
cronograma viable.
.7 Compresin del Cronograma .- La compresin del cronograma reduce el
calendario del proyecto sin modificar el alcance del mismo, para cumplir con las
restricciones o las fechas impuestas del cronograma. Incluye:
Compresin.
Ejecucin rpida.
.8 Herramienta de Planificacin .- Aceleran el proceso de planificacin,
generando fechas de inicio y finalizacin basadas en las entradas de
actividades, los diagramas de red, los recursos y las duraciones de las
actividades

52

6.6 Desarrollar el Cronograma

Salidas
.1 Cronograma del Proyecto .- Debe contener, como mnimo, una fecha de
inicio y una fecha de finalizacin programadas para cada actividad, se
representa como:
Diagramas de hitos.
Diagramas de barras.
Diagramas de red
.2 Lnea base del Cronograma .- Es una versin especfica del cronograma del
proyecto desarrollada a partir del anlisis de la red del cronograma
.3 Datos del Cronograma .- abarcan, los hitos del cronograma, las actividades
del cronograma, los atributos de las actividades y la documentacin de todas
los supuestos y restricciones identificados.
.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto .- Incluyen:
Requisitos de recursos de la actividad.
Atributos de las actividades.
Calendario.
Registro de riesgos.
T a re a s

T ie m p o

53

6.6 Desarrollar el Cronograma

Pasos para el uso del PERT con estimados de tiempo

1. Identificar cada actividad a realizarse como parte del proyecto.

2. Determinar la secuencia de las actividades a realizarse y
representarlo mediante una red (network).
3. Establecer los tres estimados de tiempo.
4. Calcular el tiempo esperado para cada actividad.
5. Determinar la ruta crtica.
6. Calcular la varianza de los estimados de tiempo.
7. Determinar la probabilidad de completar el proyecto en un perodo
de tiempo especfico.

54

6.6 Desarrollar el Cronograma

Preguntas contestadas con PERT y CPM

Est el proyecto al da, adelantado o atrasado con relacin al

crongrama (schedule)?
Est el proyecto cumpliendo con el presupuesto designado para este?
Hay disponibles suficientes recursos para completar el proyecto a
tiempo?
Si el proyecto se terminar antes de tiempo, de qu manera se
lograr a un menor costo?

55

6.6 Desarrollar el Cronograma

Modelos de costo (Crashing)
La estrategia de crashing pretende reducir el tiempo de la actividad de
la Ruta Crtica de manera que el tiempo total para completar el proyecto
se reduzca.
Crash time es el tiempo de ms corta duracin de una actividad. Se
pretende encontrar la forma ms costo efectiva para completar el
proyecto en una fecha previa a la establecida originalmente.
Usualmente se logra aadiendo recursos al proyecto, lo cual pudiera
implicar un costo mayor.

56

6.6 Desarrollar el Cronograma

Mtodo del camino crtico - CPM
Calcula, para todas las actividades del cronograma, sin considerar las limitaciones de
los recurso:

o las fechas tericas de inicio y trmino ms tempranas

(mediante el recorrido hacia delante).
o las fechas de inicio y trmino ms tarde (mediante el
recorrido hacia atrs, usando la fecha de finalizacin ms
temprana)
Calcula la holgura para cada actividad

57

6.6 Desarrollar el Cronograma - CPM

Actividad
PFI UFI
Primera
fecha de
inicio

ltima
fecha de
inicio

Duracin
PFT
UFT
Primera
fecha de
trmino

ltima
fecha de
trmino

58

6.6 Desarrollar el Cronograma

Ejemplo
Actividad

Sucesor

Duracin

B,C,D

15

10

12

---

59

6.6 Desarrollar el Cronograma

Ejemplo

PFT=PFI+Dur
UFI=UFT-Dur

f=6
B
7

15
22
f=0
C
10
7
17
f=19
D
3
7
10

f=0
A
0

7
7

Activ
PFI UFI

f=6
E
22
F
17

1
23
f=0

f=0
12

29

G
29

5
34

A-C-F-G : Camino Crtico

Dur
PFT UFT

60

6.6 Desarrollar el Cronograma

Ejemplo

PFT=PFI+Dur
UFI=UFT-Dur

f=0
A
0 0

Activ
PFI UFI

7
7

Dur

f=6

f=6

B
15
7 13 22 28
f=0
C
10
7 7 17 17
f=19
D
3
7 26 10 29

E
1
22 28 23 29
f=0
F
12
17 17 29 29

f=0
G
5
29 29 34 34

A-C-F-G : Camino Crtico

PFT UFT

61

6.6 Desarrollar el Cronograma

Reduccin del cronograma
Busca alternativas para reducir el cronograma del proyecto sin alterar su
alcance (se acta en las actividades del camino crtico)

Reduccin (crashing). Asigna ms recursos para las actividades del camino

crtico.

Paralelismo (Fast Tracking). Realiza actividades en paralelo que normalmente

deberan de ser ejecutadas en secuencia

Generalmente resultan en re-trabajos y riesgos para el proyecto

62

Nivelacin de recursos
Se efecta modificaciones en el cronograma en funcin a la
disponibilidad de los recursos con el objeto de disminuir los
costos del proyecto.
Busca el equilibrio en el uso de los recursos tratando de atenuar
los picos y los valles de utilizacin, tratando de minimizar
respectivamente las necesidad de recursos adicionales y la
ociosidad de los recursos asignados.

Se puede utilizar algunas reglas heursticas o modelos de

optimizacin automtica de nivelacin de recursos

63

64

Formatos de Cronogramas
Gantt

Hitos

Red

65

Integrando Alcance, Tiempo y Costo

ACME Project X
1.0

Design
1.1

Prelim Design
1.1.1

Title I Design
1.1.2

Procurement
1.2

Construction
1.3

Project Mgmt
1.4

Final Design
1.1.3

Preliminary Design 1.1.1 Hours

1.1.1.1 Define Specifications & Req.
1.1.1.2 Develop Preliminary Design
1.1.1.3 Review Preliminary Design
1.1.1.4 Incorporate Comments
1.1.1.5 Preliminary Design Complete

Jan
1,500

Feb

Mar

Apr

May

1,000
2,000

2,000
500

500
320

320
1,000

66

6.7 Controlar el Cronograma

67

6.7 Controlar el Cronograma

Entradas
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Plan para la Direccin del

Proyecto
Cronograma del Proyecto
Datos de desempeo del
trabajo
Calendario de proyecto
Datos del cronograma
Activos de los Procesos de
la Organizacin

Herramientas y Tcnicas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Revisiones del Desempeo

Software de Gestin de
Proyectos
Tcnicas de optimizacin
de recursos
Tcnicas de Modelado
Ajuste de Adelantos y
Retrasos
Compresin del
Cronograma
Herramienta de
Planificacin

Salidas
1.
2.
3.

4.
5.
6.

Informacin de desempeo
del trabajo
Proyecciones de
cronograma
Actualizaciones a los
Activos de los Procesos de
la Organizacin
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para
la Direccin del Proyecto
Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

Controla los cambios del cronograma y es parte del control integrado de los
cambios. Los cambios a los cronogramas implican:
Determinar el estado actual del cronograma del proyecto
Influir sobre los factores que crean cambios en el cronograma
Determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado
Gestionar los cambios reales a medida que suceden.

68

6.7 Controlar el Cronograma

Entradas
.1 Plan para la Direccin del Proyecto.- Contiene el plan de gestin del
cronograma y la lnea base del cronograma. El plan de gestin del cronograma
describe cmo se gestionar y controlar el cronograma
.2 Cronograma del Proyecto .- Cronograma con anotaciones que indican las
actualizaciones, las actividades terminadas y las actividades iniciadas a la
fecha de los datos indicada.
.3 Datos de desempeo del trabajo
consisten en la informacin sobre el avance del proyecto, ejem. qu actividades
se han iniciado, su avance (p.ej., duracin real, duracin pendiente y porcentaje
fsicamente completado), y qu actividades se han completado.

69

6.7 Controlar el Cronograma

Entradas
.4 Calendario de proyecto
Un modelo de programacin podra requerir ms de un calendario del proyecto
para permitir considerar diferentes periodos de trabajo
.5 Datos del cronograma
Los datos del cronograma se revisarn y actualizarn en el proceso de
Controlar el Cronograma
.6 Activos de los Procesos de la Organizacin .- Incluye:
las polticas, procedimientos y lineamientos existentes
las herramientas de control del cronograma
los mtodos de seguimiento e informacin que se utilizarn

70

6.7 Controlar el Cronograma

Herramientas y Tcnicas
.1 Revisiones del Desempeo .- Permiten medir, comparar y analizar el
desempeo del cronograma, en las fechas reales de inicio y finalizacin, el
porcentaje completado y la duracin restante. Contempla:
Anlisis de tendencias.
Mtodo de la ruta crtica
Mtodo de la cadena crtica
Gestin del valor ganado
.2 Software de Gestin de Proyectos .- Permite hacer un seguimiento de las
fechas planificadas en comparacin con las fechas reales, y de proyectar los
efectos de los cambios al cronograma del proyecto.

71

6.7 Controlar el Cronograma

Herramientas y Tcnicas
.3 Tcnicas de optimizacin de recursos
implican la planificacin de actividades y recursos necesarios por las
actividades teniendo en cuenta tanto la disponibilidad de los recursos como el
tiempo
.4 Tcnicas de Modelado
se utilizan para revisar diferentes escenarios, sobre la base del monitoreo del
riesgo, con objeto de alinear el modelo de programacin con el plan para la
direccin del proyecto y la lnea base aprobada

72

6.7 Controlar el Cronograma

Herramientas y Tcnicas
.5 Ajuste de Adelantos y Retrasos .- El ajuste de adelantos y retrasos se usa
para encontrar maneras de realinear con el plan las actividades retrasadas del
proyecto.
.6 Compresin del Cronograma .- Las tcnicas de compresin del cronograma
se usan para encontrar maneras de realinear con el plan las actividades
retrasadas del proyecto.
.7 Herramienta de Planificacin .- Los datos del cronograma se actualizan y
compilan en el cronograma para reflejar el avance real del proyecto y el trabajo
que queda pendiente.

73

6.7 Controlar el Cronograma

Salidas
.1 Informacin de desempeo del trabajo.Los valores calculados de los indicadores SV y SPI para los componentes de la
EDT, y los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y
comunican a los interesados.
.2 Pronstico del Cronograma.Los pronsticos del cronograma son estimaciones o predicciones de condiciones
y eventos en el futuro del proyecto, basadas en la informacin y el conocimiento
disponibles en el momento de realizar el pronstico.

74

6.7 Controlar el Cronograma

Salidas
.3 Solicitudes de Cambio .- El anlisis de la variacin, la revisin de los
informes de avance, resultados de las medidas de desempeo y las
modificaciones al cronograma pueden generar solicitudes de cambio a la lnea
base del cronograma
.4 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto .- Contiene:
Lnea base del cronograma.
Plan de gestin del cronograma.
Lnea base de costo.

75

6.7 Controlar el Cronograma

Salidas

.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Datos del cronograma.
Cronograma del proyecto.
Registro de Riesgos
.6 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin .- Incluyen:
las causas de las variaciones
las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin
otros tipos de lecciones aprendidas

76

77

Preguntas:
1.- Cul de todas es un lugar para ubicar una cuenta de control?
a) En un punto del sistema de control de cambios.
b) En un punto del sistema de costos.
c) En puntos de gestin seleccionados.
d) En un punto del sistema de riesgos de costos.
2.- Cul de todas NO es una dependencia para definir la secuencia
entre las actividades?
a) Dependencias obligatorias.
b) Dependencias discrecionales.
c) Dependencias concurrentes.
d) Dependencias externas.

78