objeto de inscripcin en el Registro Mercantil y lo mismo aplica para
Registro de Entidades sin nimo de Lucro.
La revisin no implica la inscripcin de los documentos. No se garantiza la inscripcin del documento si: No se atienden las observaciones del abogado. Se modifica el documento aprobado por el abogado. Despus de enviar su acta para revisin, la Cmara de Comercio de Ccuta, podr generar alguna de las siguientes observaciones: Documento adecuado para inscripcin. Documento con observaciones. Documento fuera de los trminos de uso del Servicio de Revisin Previa de Actas. Solo deber asociar un archivo por solicitud. Los archivos se deben nombrar en minsculas. No se deben usar caracteres especiales como: (*?')(/&%$#!;:, ), ni espacios. El nombre del archivo debe tener un mximo de 20 caracteres. El archivo a asociar no puede exceder el peso de 1.5 Mb. La respuesta ser enviada al mail de la sociedad y al registrado en el formato. No aplica para documentos devueltos que hayan sido ingresados para estudio. Por este medio no se tramitan peticiones, consultas, solicitudes de informacin, etc.
Por qu es importante matricular y registrar la sociedad?
Matricular e inscribir la sociedad es cumplir con un deber legal y permite hacer oposicin a terceros la existencia de la persona jurdica (SAS). Si la sociedad no se encuentra matriculada e inscribe el acto de constitucin, la sociedad no existe.
Con el certificado expedido por las cmaras de comercio se acredita la
existencia de la sociedad y los nombres de los administradores representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.).
La matrcula mercantil es una fuente de informacin comercial a la que
pueden acudir quienes deseen conocer informacin detallada de la sociedad, como actividad econmica y patrimonio.
La inscripcin en el registro mercantil impide que otras sociedades
o establecimientos de comercio, a nivel nacional, tengan el mismo nombre.
Facilita el proceso de inscripcin en el Registro de Proponentes.
Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
Permite ingresar a la gran base de datos de la Cmara de Comercio de
Ccuta.
Facilita la obtencin de crditos en el sector financiero.
Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y
Comercio.
Facilita la celebracin de negocios con los sectores pblico y privado.
Lo acredita como comerciante en cumplimiento de sus deberes legales.
NO OLVIDE QUE:
Antes de asignarle un nombre a la sociedad verifique que no exista
registrado un nombre igual o similar al que se va a utilizar.
Si las personas designadas para ocupar los cargos de junta directiva,
representante legal, revisor fiscal, no son socios o comparecientes al acto de constitucin, se debern anexar las cartas de aceptacin con el nmero del documento de identidad de cada persona designada, el nombre como aparece en el documento de identificacin y la fecha de expedicin del documento.
En caso de existir aportes de bienes inmuebles al capital social, deber
hacerse una descripcin clara de cada inmueble que incluya linderos y
nmero de matrcula inmobiliaria, en estos casos, deber acreditarse el pago del impuesto de registro que es liquidado y recaudado en la correspondiente Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos y la constitucin de la sociedad deber realizarse a travs de escritura pblica. Si el Subgerente o el Suplente del Gerente van a ejercer funciones de representacin legal, deber indicarse expresamente en los estatutos. Si los socios son sociedades nacionales o extranjeras, es necesario indicar el nmero de identificacin tributaria, NIT, domicilio, documento de constitucin y nombre del representante legal. Salvo pacto estatutario en contrario las prohibiciones de los artculos 155, 185, 202, 404, 435, y 454 del Cdigo de Comercio no se aplican a las SAS. Las SAS tienen prohibicin legal para acceder al mercado pblico de valores. Las sociedades de regmenes especiales se seguirn rigiendo por las leyes especiales, en lo que sea incompatible con esta nueva forma societaria. (Intermediarios financieros, emisores de valores, entre otros).
Qu debo tener en cuenta despus del registro?
Inscribir los libros exigidos por la ley para cada tipo societario. Dirigirse a la DIAN para obtener la resolucin de facturacin. Si la sociedad tiene como domicilio un municipio distinto a Ccuta, deber realizar la inscripcin en el registro local de impuesto de industria y comercio del respectivo municipio. Si la sociedad es propietaria de establecimientos de comercio, debe solicitar la matrcula de cada uno de ellos (ver gua del Registro Mercantil). Realizar los trmites de seguridad laboral e industrial, ante: - Entidades promotoras de salud. - Cajas de compensacin familiar. - Ministerio de la Proteccin Social. Si es del caso, solicitar la licencia ambiental ante CORPONOR. Cundo debe renovarse la matrcula mercantil de una sociedad? Todos los empresarios (persona natural o jurdica) debern renovar su matrcula mercantil entre los meses de enero a marzo de cada ao (cualquiera sea la fecha de matrcula), para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. Para la renovacin de la matrcula, usted deber diligenciar el formulario correspondiente, presentarlo en cualquiera de nuestras sedes y cancelar los derechos respectivos. Recuerde que la informacin financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior. Consulte ms informacin sobre la renovacin por internet en www.cccucuta.org.co (Servicios en lnea/ Renovacin de Matrcula Mercantil). Qu debo hacer para modificar la informacin de la matrcula mercantil? Cualquier modificacin que afecte el contenido del formulario de matrcula o renovacin, debe solicitarse por escrito en las ventanillas de atencin al pblico de cualquiera de las sedes de la Cmara de Comercio de Ccuta. En caso de que la modificacin se refiera a la informacin financiera, usted deber diligenciar un nuevo formulario que contenga el estado actualizado de estos datos, y acompaar certificacin o balance suscrito por el Contador o el Revisor Fiscal de la sociedad. La solicitud de modificacin podr ser presentada en cualquiera de nuestras sedes y si es del caso, se reajustar y cancelar el valor de la matrcula.
CONSTITUCION DE UNA
S.A.S.
Qu ES UNA SOCIEDAD POR
ACCIONES SIMPLIFICADA?
La Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) es un tipo societario
creado por la Ley 1258 de 2008, caracterizado por ser una estructura societaria de capital, con autonoma y tipicidad definida, regulada por normas de carcter dispositivo que permiten no slo una amplia autonoma contractual en el diseo del contrato social, sino adems la posibilidad de que los asociados definan las pautas bajo las cuales han de gobernarse sus relaciones jurdicas. El registro de la SAS es constitutivo, lo que implica que una vez inscrita la sociedad, forma una persona jurdica distinta de los socios. Mientras no se inscriba debidamente la sociedad, si es pluripersonal, funciona como una sociedad de hecho y si es unipersonal, el accionista responde personalmente por las obligaciones contradas.
CMARA DE
COMERCIO DE CCUTA 1 0 0
A O S
Qu DEBE CONSULTAR ANTES DE REALIZAR LA INSCRIPCIN DE LA
CONSTITUCIN DE UNA SOCIEDAD? Las consultas que se sugieren a continuacin no son obligatorias pero permiten tener acceso a informacin importante para el buen funcionamiento de su sociedad, as como para el correcto diligenciamiento de los documentos y formularios. Consulta de nombre Usted podr validar si el nombre de la sociedad que va a crear no ha sido registrado anteriormente, en las terminales de autoservicio ubicadas en nuestras sedes y en la pgina web de la Cmara de Comercio de Ccuta: www.cccucuta.org.co (Servicios en lnea/ Consulta nombres -Homonimia nacional) o por nuestra seccin de Consulta en www.crearempresa.com.co. Consulta de actividad econmica (CIIU) Usted podr identificar el cdigo que corresponde a la actividad econmica que va a desarrollar, de acuerdo a los sistemas internacionales CIIU. Este requisito es necesario para el diligenciamiento de los formularios, y puede ser consultado: En las terminales de autoservicio ubicadas en nuestras sedes.
En la seccin de Consulta en nuestro portal de creacin de empresas:
www.crearempresa.com.co. Consulta de uso de suelo Verifique que la actividad econmica que va a desarrollar est permitida en la ubicacin elegida (direccin) para el establecimiento comercial. Usted podr realizar esta consulta a travs de los siguientes medios:
En las terminales de autoservicio ubicadas en nuestra sedes.
La direccin electrnica www.crearempresa.com.co en la seccin
Consulte / Uso de Suelos.
En la Alcalda respectiva en la oficina de Planeacin Municipal.
Consulta de marca Si la sociedad va a utilizar una marca para un servicio o un producto, verifique que no est ya registrada. Usted podr realizar esta consulta a travs de los siguientes medios:
En las terminales de autoservicio ubicadas en nuestras sedes.
La direccin electrnica www.crearempresa.com.co.
Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante la Superintendencia de Industria y Comercio la cual tiene un costo establecido por dicha entidad. Si usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios dirjase a nuestro Centro de Atencin Empresarial CAE y consulte con uno de nuestros asesores quien le ofrecer informacin sobre este CMO SE CONSTITUYE UNA SAS? Toda SAS puede constituirse por una o varias personas, mediante la inscripcin de cualquiera de los siguientes documentos: a) Mediante documento privado, autenticado, reconocido o con presentacin personal por sus signatarios (Prrafo 1 artculo 5 Ley 1258 de 2008, Artculo 40 Ccio). b) Mediante escritura pblica de constitucin, cuando hay aporte de inmuebles (Pargrafo 2 Artculo 5, Artculos 6 y 7), o cuando los accionistas lo consideren de utilidad. CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE CONSTITUCION Nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas (ciudad o municipio).
Razn social seguida de las palabras Sociedad por Acciones Simplificada o
SAS. Domicilio principal: ciudad o municipio elegido para desarrollar la actividad de la sociedad. Si en el acto de constitucin se establecen sucursales se debe indicar el municipio donde estarn ubicadas. Trmino de duracin: la SAS podr tener trmino de duracin indefinido. En todo caso, en ausencia de estipulacin contractual el trmino de duracin ser indefinido. Enunciacin de actividades principales: las SAS permite establecer un objeto indeterminado. En todo caso, si nada se dice en los estatutos, se entender que la sociedad podr realizar cualquier actividad lcita. Capital autorizado, suscrito y pagado: se debe expresar el capital que se aporta y la forma en que ste estar distribuido. Clase, nmero y valor nominal de las acciones. Nota: si su capital pagado es cero pesos ($0), usted deber indicarlo as en el documento de constitucin. El capital se pagar en los plazos establecidos en los estatutos. Este plazo no podr exceder el trmino de dos (2) aos. Las SAS permite pactar la prohibicin de negociar acciones, que en todo caso, no podr exceder el trmino de diez (10) aos, prorrogables por perodos de diez (10) aos. Forma de administracin: establecer en forma clara y precisa la forma de administracin de los negocios sociales, con indicacin de las atribuciones y facultades de los representantes legales y administradores. Nombre, identificacin y facultades de los administradores. Se debe designar, cuando menos un Representante Legal. Nombramientos: indicacin del nombre, apellidos e identificacin de los representantes legales, miembros de junta directiva (si esta creado el rgano en sus estatutos), revisores fiscales, segn el caso. Clusula compromisoria: permite administrar los conflictos que puedan surgir. Se recomienda la siguiente redaccin: Toda controversia o diferencia relativa a este contrato, se resolver por un Tribunal de Arbitramento presentado ante el Centro de Arbitraje y Conciliacin de la Cmara de Comercio de Ccuta, el cual estar sujeto a sus reglamentos, de acuerdo con las siguientes reglas: 1. El Tribunal estar integrado por: (Indique nmero impar de rbitros 1 o 3) designados por las partes de comn acuerdo. En caso de que no fuere posible, los rbitros sern designados por el Centro de Arbitraje y Conciliacin de la Cmara de Comercio, a solicitud de cualquiera de las partes. 2. El Tribunal decidir en: (indique si se decidir en derecho o en equidad). 3. El Tribunal sesionar en las instalaciones del Centro de Arbitraje y Conciliacin de la Cmara de Comercio de Ccuta. 4. La secretaria del Tribunal estar integrada por un miembro de la lista oficial de secretarios del Centro de Arbitraje y Conciliacin de la Cmara de Comercio de Ccuta.
DNDE DEBE MATRICULARSE UNA SAS?
Para efectos de la matrcula de la SAS, usted deber presentar la solicitud de matrcula en la cmara de comercio con jurisdiccin en el lugar donde va a tener su domicilio principal. CMO REALIZAR EL REGISTRO DEL DOCUMENTO DE CONSTITUCIN Y LA MATRCULA DE LA SAS? Para realizar la inscripcin del documento de constitucin y la matrcula de la SAS usted deber seguir los siguientes pasos:
Presentar el documento de constitucin
El formulario de matrcula de sociedades, diligenciado con la
informacin solicitada, de manera exacta y fidedigna. Evite tachones y enmendaduras. (Lea las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo). Realizar el pago del impuesto de registro: La inscripcin de este documento causa un impuesto de registro a favor del Departamento, el cual puede ser cancelado en el mdulo que se encuentra en la oficina principal de nuestra sede o en la esquina de la Avenida 5 con Calle 11, Secretaria de Hacienda Departamental, a una tarifa del 0.75% sobre el valor del capital suscrito. Este rubro no ser recaudado por la Cmara de Comercio de Ccuta, si se aport un bien inmueble al capital de la sociedad; en este caso usted deber cancelar el valor del impuesto en la Oficina de Instrumentos Pblicos y anexar a los documentos de inscripcin en el registro mercantil, el documento en el cual se acredite la cancelacin del impuesto de registro. Cancelar el valor de los derechos de inscripcin correspondientes al documento de constitucin y la matrcula mercantil de la sociedad, los cuales liquidar el cajero de la respectiva cmara de comercio, con base en el capital de la sociedad. Diligenciar el formulario adicional de registro para fines tributarios, con el propsito de tramitar el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT), quedar inscrito en el Registro nico Tributario (RUT) que lleva la DIAN, y en Industria y Comercio del municipio, si el domicilio fuese en Ccuta. Para la inscripcin de la sociedad en el registro mercantil, cancele el valor de los derechos de inscripcin por la escritura pblica o el documento privado y por la matrcula mercantil de la sociedad, los cuales liquidar el cajero de la cmara de comercio, con base en el capital de la sociedad.
TENGA EN CUENTA QUE:
La falta del documento de constitucin y la falta de uno de los formularios o su mal diligenciamiento impiden la radicacin de la solicitud.
La falta de alguno de los requisitos del documento de constitucin,
impide la inscripcin de la constitucin y ocasiona la devolucin del trmite por parte de la Cmara de Comercio.
La falta de pago de los derechos de inscripcin correspondientes impide
el registro de la constitucin y genera la devolucin del trmite por parte de la Cmara de Comercio.
La Cmara de Comercio de Ccuta al efectuar la matrcula, remitir a la
DIAN la informacin para que la asignacin de NIT, el cual quedar consignado en el certificado de matrcula. Recuerde que para quedar formalizado en la DIAN deber obtener el certificado original del RUT que expide esa entidad.
Cuando solicite ante el secretario de la Cmara de Comercio la diligencia
de presentacin personal debe presentar el original del documento de identificacin. Cmo Solicitar la Revisin del Documento de Constitucin? La Cmara de Comercio de Ccuta, ofrece el nuevo servicio de revisin virtual de actas para el Registro Mercantil y Registro de Entidades sin nimo de lucro, cuando sean objeto de registro. Un abogado la estudiar y le entregar el concepto al correo electrnico que diligencio en la ficha de formulario. Usted puede solicitar sta revisin ingresando al portal www.cccucuta.org.co, //Servicios en Lnea, de clic en el cono Revisin de Actas y tenga en cuenta lo siguiente: Trminos y condiciones de uso del servicio:
Aplica nicamente para sociedades comerciales cuyas decisiones sean