ESTUDIOS DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS:

METODOLOGA
CONCEPTOS Y DEFINICIONES PREVIAS:
Metodologa: Proceso o conjunto de mtodos desarrollados
organizados en etapas para implantar una actividad o sistema.

Sistemas: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre

s, y previamente coordinados, que contribuyen a realizar
una funcin con el propsito de obtener un objetivo comn.

Anlisis: Accin y el efecto de separar un todo en los elementos que

lo componen con el objeto de estudiar su naturaleza, funcin o
significado. El anlisis es una de las etapas del ciclo de un sistema, en
esta se recopilan, identifican, clasifican, y documentan los
requerimientos del sistema.
Datos: Representacin simblica de una caracterstica, estos no
pueden generar informacin por si mismos pero si al procesarlos.
Informacin: Proporciona significado o sentido a las cosas. Es un
conjunto organizado de datos y cdigos procesados, que se integran y
se generan constituyendo el conocimiento necesario para desarrollar
sistemas.

METODOLOGA DE LOS ESTUDIOS DE ORGANIZACIN

Y SISTEMAS
Concepto:
Es el procedimiento sistemtico y ordenado a seguir para desarrollar
estudios de mejoramiento administrativo, y que posee como
caracterstica principal la retroalimentacin permanente, esto
significa que el avance de cada etapa del trabajo va permitiendo
obtener nuevos conocimientos que ratifican o rectifican informaciones
obtenidas previamente o definiciones ya realizadas.
Para que los Estudios de Organizacin y sistemas obtengan los xitos
deseados es importante contar con la aprobacin y apoyo de la alta
Gerencia, y sobre todo con la participacin del personal involucrado
dentro del rea, lo cual solamente se lograr si se les comunica
adecuadamente, de lo contrario ser inevitable encontrar resistencia
al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio que se
lleguen a formular.
til para cualquier empresa, ya sea esta Industrial, comercial o de
servicios.
Etapas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Preparacin del estudio.

Relevamiento de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Diseo de soluciones.
Informe final.
Implantacin y seguimiento.

1. Preparacin del estudio:

Ningn esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin
una cuidadosa planificacin y preparacin previa del curso de accin
que habr de seguirse para alcanzar su propsito.
La etapa de Preparacin comprende tres Pasos:
a) Definicin del objetivo:
El primer paso dentro de la planificacin del Estudio de
Organizacin y Mtodos es definir la naturaleza del problema y
detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar
con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos
entendidos que obstaculicen el trabajo.

Si bien muchas veces se posee una idea ms o menos concreta

de lo que se desea, en otras se hace referencia a las
consecuencias de un problema sin poder identificar con
precisin la causa que lo provoca.
Para conocer los motivos que determinaron la decisin de
realizar el estudio, se desarrollan entrevistas personales con la
direccin de la empresa, en las cuales se busca obtener
informacin suficiente que permita al analista conocer:
Cul es el problema y de dnde proviene?
En qu se basa el deseo de la empresa de fomentar un
cambio?
Cules son las motivaciones reales o potenciales de la
empresa en pro o en contra del cambio?
Cul es la meta u objetivo que la empresa persigue con el
estudio?
Las respuestas a estas preguntas permiten conocer el origen del
estudio y definir metas u objetivos primarios, provisorios,
tentativos, que se irn ratificando con los pasos sucesivos de la
metodologa a seguir.
b) Examen preliminar o pre diagnstico.
Una vez definido el objetivo del estudio debe llevarse a cabo
una investigacin preliminar para determinar la situacin actual
y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad
de la investigacin, las tcnicas ms apropiadas para realizarlo
y los posibles costos de las propuestas de solucin.
El examen preliminar que debe ser suficientemente completo,
se efecta a travs de entrevistas con los responsables del rea
del objeto de estudio, las mismas le permitirn definir el marco
de trabajo para la ejecucin del estudio.
En trminos generales los objetivos del examen preliminar son:
Determinar las necesidades especficas que existen
dentro del campo de aplicacin y la identificacin del
problema que requiere atencin prioritaria.
Descripcin detallada de la ubicacin, naturaleza y
extensin del problema.
Establecer el tipo de conocimientos tcnicos o habilidades
que se requerirn para resolver el problema.
Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que
sern necesarios para resolver el problema, as como las
tcnicas administrativas.

c) Planificacin del Trabajo.

Determinada la magnitud del problema, definido el objetivo del
estudio y realizado el examen preliminar, debe formularse el
plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo,
examinando las diferentes opciones para efectuar la
investigacin definitiva y fijar las normativas y condiciones
generales que regirn su desarrollo.

Esta planificacin Implica determinar la secuencia y el tiempo

que demandar cada una de las actividades a realizar, los
productos a obtener en cada etapa del trabajo, los mtodos a
utilizar, as como los recursos humanos, materiales,
tecnolgicos, y financieros necesarios.
A continuacin se confecciona la propuesta de trabajo que ser
elevada para la aprobacin por parte la alta gerencia, quienes
determinarn el costo-beneficio del proyecto, as como las
implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se
realiza.
Debe presentarse en un informe que indique la apreciacin del
problema y el plan de trabajo que se utilizar para resolverlo,
especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por
qu, en donde, cmo, cundo y quienes lo harn, as como las
acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboracin e
implementacin.
La misma se compone de los siguientes captulos:

Antecedentes y justificacin del estudio.

Propsito y objetivos del estudio y los resultados que se
esperan obtener.
Alcance y limitaciones del estudio.
Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo.
Los recursos humanos, materiales y financieros
necesarios en cada accin o fase del estudio.
El cronograma de actividades que indique las fechas de
inicio o terminacin de cada accin o fase del estudio.
Las estrategias y tcticas administrativas que se
adoptarn para conducir la investigacin.
La delimitacin de responsabilidades para cada una de las
fases del estudio.
Los programas auxiliares de informacin y orientacin
acerca de la naturaleza y propsitos del plan.

2. Relevamiento de Informacin:

o Importancia y necesidad del relevamiento.

La razn que determina la necesidad de obtener informacin es
que con ella se recogen los elementos que permitirn deducir si
es correcto el diagnstico de la situacin que se arribe y si son
acertadas las recomendaciones o sugerencias de solucin que
se propongan.
Es importante recopilar informacin general de tipo documental
sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos,
informes, estadsticas, anuarios y estudios anteriores sobre el
rea o problema a evaluar, as como informacin especfica del
campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de
puestos, expedientes del personal, datos sobre volmenes de
trabajo, descripcin de los principales procesos, relacin con
otras dependencias, condiciones y caractersticas de la
ubicacin, espacios fsicos, mobiliario y equipo; en general toda
aquella informacin que especfica del rea objeto de estudio.
El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al
momento de la observacin de los hechos, para disponer de un
historial completo del caso que permita:

Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas

de cambio que se implementen.
Comparar en cualquier fase de la investigacin los
resultados parciales con los planes y programas
respectivos.
Facilitar la informacin al personal para que conozca los
objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por
hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o
recomendaciones para mejorarlo.
Archivar los informes o estudios sobre los trabajos
realizados, constituyen la mejor fuente de informacin
para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de
esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera
cambio del personal que realiza el estudio.

Para lograr informacin en la cantidad y calidad requeridas,

debe evitarse aceptar declaraciones de tipo general que pueden
llevar a falsas interpretaciones y tener en cuenta la importancia
de obtener la informacin de fuentes originales y autorizadas.
o Mtodos para el relevamiento de informacin
Existen diferentes mtodos para obtener la informacin. La
eleccin del mtodo a utilizar deber ser producto del anlisis
de cada situacin en particular, est en funcin de los objetivos

de la investigacin, de la naturaleza del problema de estudio,

de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visin y
criterio del Analista y de la consideracin de las siguientes
variables:

Tiempo y oportunidad.
Costos. Requisitos.
Caractersticas y tamao de la empresa.
Objeto de la investigacin.

Las respuestas a estas preguntas servirn para determinar el o

los mtodos a utilizar para el relevamiento de informacin.
Dichos mtodos pueden ser:
o
o
o
o
o

Entrevista personal.
Encuesta escrita.
Encuesta grupal.
Observacin directa.
Estudio de documentacin.

La entrevista personal: Consiste en un intercambio directo

de informacin entre el Analista y un integrante de la
organizacin. Caractersticas: flexibilidad a la bsqueda de
datos y brinda la oportunidad de entrar en contacto directo
con el personal. Insume costos elevados de tiempo por la
cantidad de hora de trabajo que insumen las entrevistas.
La encuesta escrita: Se desarrolla mediante el diseo de
cuestionarios especficos que se dirigen a los empleados de
la empresa vinculados con la investigacin. Rapidez en la
obtencin
de
informacin,
posibilidad
de
aplicarlo
simultneamente a un nmero elevado de personas. No
permite la obtencin de informacin adicional, reticencia de
los encuestados.
La encuesta grupal: Brinda mayor uniformidad en las
respuestas de los entrevistados ya que el analista brinda
orientacin.
La observacin directa: Se obtiene informacin, por
simple visualizacin. Como ventaja se puede decir que la
informacin es directa pues es el analista el que observa.
Desventajas que tiene este mtodo son la falta de
objetividad, y las inexactitudes que pueden surgir por
modificaciones de comportamiento del personal frente a la
observacin a la que es sometido.
o Relacionamiento con el personal.
En la realizacin de entrevistas personales debe tenerse
especial cuidado en las formas de relacionamiento con el

personal. El no atender este aspecto puede determinar su nocolaboracin, su indiferencia o, inclusive, que proporcione
informacin no ajustada a la realidad.
o El estudio de documentacin:
Involucra la bsqueda y anlisis de documentos existentes
vinculados al estudio.
o Validacin y sistematizacin de la informacin relevada.
Para poder iniciar el anlisis de la situacin actual, es necesario
asegurarse que se cuenta con informacin completa, exacta y
suficiente de manera de evitar que las conclusiones que se
obtengan no respondan a la realidad.
La sistematizacin de la informacin relevada implica, tambin,
la utilizacin de los instrumentos aplicables a las distintas
tcnicas involucradas en los estudios de mejoramiento
administrativo. (Organigrama, Manual de Organizacin, Cuadro
de distribucin de tareas, curso gramas, Planos de distribucin
espacial, etc.)
3. Anlisis de la informacin
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los
objetivos del estudio de Organizacin y Sistemas, para
someterlos a un proceso de anlisis o examen crtico que
permita descubrir los problemas y establecer cules son las
causas que impiden la operacin normal del sistema,
procedimiento o mtodo de trabajo, generando deficiencias,
errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.
Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de
solucin a los problemas detectados y/o que originalmente
generaron la necesidad de realizar el estudio y para la
formulacin
de
recomendaciones
de
mejoramiento
administrativo en general.
El anlisis de una situacin o evento administrativo consiste en
dividir o separar sus elementos componentes hasta llegar a
conocer la naturaleza, las caractersticas y las causas que
originan los problemas detectados, sin perder de vista la
relacin de interdependencia e interaccin que debe existir
dentro de ellos.
El propsito del anlisis es establecer las bases para proponer
opciones de solucin al problema que se estudia, con el fin de
evaluarlas y establecer las acciones o medidas correctivas que
permitan la eliminacin del problema y el mejoramiento
administrativo del rea objeto de estudio.

El anlisis de la informacin provee de una descripcin

ordenada de los datos, para someterlos a un examen crtico que
permita conocer todos sus aspectos y detalles, y logre conducir
los esfuerzos de racionalizacin a diagnosticar los problemas.
Las actividades que conforman la fase del anlisis de la
informacin deben desarrollarse en la siguiente secuencia:
o Conocer el hecho o la situacin que se analiza, o sea
tener en mente el objetivo del estudio.
o Describir claramente el problema o los problemas
principales detectados.
o Descomponer cada uno de los problemas para conocer
todos sus detalles o particularidades.
o Examinarlo crticamente y comprender cada uno de sus
elementos componentes.
o Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de
clasificacin elegido, realizando comparaciones y
buscando analogas o discrepancias con otros hechos
similares.
o Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
considerndolos individualmente y en conjunto, tomando
en cuenta que los fenmenos administrativos no se
comportan en forma aislada y por s solos, sino que son
tambin causa-efecto de las circunstancias del ambiente
interno y externo que los rodea.
o Formular un diagnstico de la situacin, identificando y
explicando las deficiencias y sus causas con el fin de
resolverlos.
Para el anlisis de la informacin debe adoptarse un enfoque
amplio e integral, relacionando el problema con toda la
organizacin y cada una de sus unidades componentes.
Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el anlisis
consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de
manera sistemtica una serie de preguntas que resumen la
justificacin de las actividades administrativas. Es
importante que las preguntas se realicen con mucha
objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas
adecuadas y lograr que la persona que responde a las
preguntas tambin llegue a cuestionarlas.
Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio
deben adecuarse al evento o situacin que se est
evaluando, la aplicacin queda a criterio del Analista pero no
debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo ms simple
posible, por ejemplo:

o
o
o
o
o
o
o

Qu se hace?
Para qu se hace?
En dnde se hace?
Cundo se hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Cunto cuesta hacerlo?, etc.

Despus de obtener para cada una de las preguntas,

respuestas claras y precisas, estas debern someterse a
un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta Por qu
se hace?, a partir de ese momento se iniciar el examen
crtico de los datos y las nuevas respuestas que se
obtengan darn la pauta para la formulacin de acciones
de mejoramiento. Esto ser posible mediante la
eliminacin, combinacin, cambio o simplificacin de
alguno o todos los elementos objeto de anlisis.
Este sencillo procedimiento para el anlisis administrativo
persigue la finalidad de sugerir las bases para el examen
crtico que debe aplicarse en un estudio de Organizacin y
sistemas. Es evidente que el rigor con el que se analicen
los datos estar en relacin directa con el tipo de estudio
que el Analista sea capaz de emprender y del grado de
desarrollo en que se encuentre el rea objeto de estudio.
La eleccin de las tcnicas e instrumentos de anlisis
obedecer a la factibilidad de su aplicacin, a los estudios
que se van a realizar, al apoyo financiero y los recursos
que sean accesibles, pero sobre todo a los conocimientos
y grado de preparacin del personal que realice las
funciones de Analista de Organizacin y Sistemas.

4. Diseo de soluciones
El diseo implica adoptar decisiones entre posibles alternativas
de cambio que permitan resolverlas situaciones planteadas.
Una de las tcnicas ms utilizadas para la evaluacin de las
ventajas y desventajas que presentan las distintas alternativas
es el anlisis costo - beneficio. Algunas de ellas son:
o Considerar los elementos afectados por la decisin y slo
ellos.
o Considerar slo lo esperado y nunca lo histrico
o Considerar los costos y beneficios directos e indirectos.

o Considerar el concepto de costo de oportunidad.

o Identificar los costos involucrados en la decisin.
o Identificar los beneficios asociados.
A. Diseo general.
El diseo general contiene los lineamientos bsicos de solucin
a
las
fallas
detectadas.
Dicho
diseo
incluye
las
recomendaciones de modificaciones agregados o eliminaciones
que se sugieren para cambiar la realidad actual.
B. Diseo detallado
Aprobado el modelo general presentado se procede a disear
las soluciones en forma detallada. Dicho diseo involucra la
confeccin de grficos y la redaccin de manuales, de acuerdo
con el objeto de estudio y las recomendaciones planteadas.
5. Informe Final
Al terminar la formulacin del diseo detallado, se ha de
redactar un informe que sintetice el informe en su totalidad.
El informe final debe contener los problemas detectados y las
soluciones sugeridas presentadas en forma orgnica e
inteligente, distinguiendo lo principal de lo secundario, incluye
las conclusiones y recomendaciones que a criterio del
investigador permitirn un mejor desarrollo administrativo
dentro del rea evaluada.
La bsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se
inicia en la fase de la planificacin o construccin del estudio de
Organizacin y sistemas, la cual presupone una labor inversa a
la efectuada durante el proceso de anlisis, es decir, que los
elementos separados y desagregados en el proceso anterior se
combinan mediante una labor de sntesis, formando nuevas
unidades, integradas en tal forma que proporcionen las
respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo
de la investigacin, lo cual no es ms que llegar a las
conclusiones del estudio.
Como resultado de las conclusiones a las que se llegue despus
del anlisis de los datos y de la formulacin del diagnstico de
la situacin que origin el estudio, pero sobre todo utilizando los
conocimientos tcnicos, la imaginacin y creatividad, el Analista
estar en posibilidad de formular por lo menos dos alternativas
de solucin al problema evaluado, para presentarlas a manera
de sugerencia o recomendacin.

La redaccin de recomendaciones no debe incluir todas las

opciones posibles que se hayan detectado cuando estas sean
muy numerosas, sino que conviene seleccionar solamente las
ms viables y las que puedan ocasionar mayor impacto en los
interesados. Cada opcin debe ser acompaada de la
estimacin de costos, los requerimientos de recursos, as como
la descripcin de sus ventajas y limitaciones.
En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseo de un
nuevo sistema de trabajo es necesario combinar los insumos
( inputs ) con los productos ( outputs ), procesamiento,
requerimiento y flujo de informacin, as como tambin
considerar la estructura de la organizacin, los objetivos, las
polticas, los planes de operacin, las funciones, los procesos,
los recursos, la distribucin del espacio y los controles que cada
una de las alternativas requieren para la implementacin del
cambio.
Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un
estudio de Organizacin y sistemas, se deben tener presentes
las siguientes consideraciones y/o sugerencias:
o No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la
realizacin del estudio.
o La experiencia de trabajos realizados con anterioridad
pueden ser valiosas, pero debe combatirse la tendencia a
apegarse a soluciones que sigan ciertos patrones
establecidos dentro de la organizacin.
o Es de suma importancia que a quienes resulten
directamente
afectados
por
los
cambios
y
recomendaciones se les d oportunidad de participacin
en las evaluaciones antes de que se tomen las decisiones
finales.
o Dar preferencia a las recomendaciones prcticas o
viables, entendindose por ellas las que dentro de las
condiciones que prevalecen dentro del rea objeto de
estudio sean las ms factibles de aproximarse a la
realidad.
o Considerar las limitaciones que puedan emanar de
disposiciones
jurdicas
y
administrativas
cuando
presenten dificultades para su modificacin.
o Descartar soluciones que requieran de complejos
esquemas de cooperacin por parte de ms de una
unidad, cuando esta sea difcil de lograr.
o Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de
llegar a mejores resultados, atendiendo las inquietudes,
comentarios y opiniones del personal que labora dentro

del rea de estudio y de otras personas ajenas a ella, as

como la asesora de especialistas en campos
determinados.
o La mejor solucin ser aquella que permita realizar un
trabajo o tomar una decisin dentro del tiempo mnimo
requerido y con el aprovechamiento adecuado de los
recursos disponibles, para obtener resultados en un corto
plazo.
Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe
final deben incluir la formulacin del programa para su
implementacin que determine las actividades que deben
desarrollarse y la secuencia de su realizacin, acompaado del
cronograma que indique las fechas en las cuales deber iniciar
y terminar cada una de las actividades del programa, dejando
establecido quien debe ser el responsable del control total del
proyecto y de cada una de sus actividades componentes.
Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por
escrito, redactndose para ello un informe que adems de
exponer las razones que fundamentan los cambios propuestos
faciliten la toma de decisiones al respecto.
El informe debe ser redactado de acuerdo a la naturaleza y
caractersticas de los lectores, lo cual har variar la forma y el
contenido del mismo dependiendo a quien vaya dirigido. Los
funcionarios de alto nivel requieren informes condensados que
les permitan tomar con cierta seguridad decisiones correctas y
oportunas, los cuales deben ser redactados en lenguaje exento
de tecnicismos y detalles muy particulares. Los informes
tcnicos y detallados debern reservarse para aquellas
personas que se vern involucradas en la implementacin de
los cambios sugeridos.
Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe grficas,
diagramas, cuadros y dems instrumentos de anlisis
administrativos que se consideren elementos auxiliares para
apoyar las propuestas y recomendaciones, pero que sobretodo
faciliten la interpretacin y anlisis de las alternativas de
solucin.
Los resultados de los estudios de Organizacin y sistemas
deben ser presentados directamente al Gerente general y al
personal involucrado en su aprobacin y en su ejecucin. La
presentacin no debe ser extensa ni tediosa, por lo que debe
ponerse mucho empeo en su contenido y apoyarse con ayudas
audiovisuales y materiales para hacerla ms atractiva.

Los resultados deben ser diseados, preparados y presentados

por los Analistas encargados de la evaluacin, para que las
recomendaciones sean comprendidas y las dudas sean
aclaradas en el mismo momento.
El objetivo de la preparacin del informe es dar a conocer los
resultados del estudio de Organizacin y sistemas al nivel
gerencial y a las autoridades del rea objeto de estudio, para
obtener la aprobacin y apoyo necesarios para su
implementacin.
Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la
alternativa a implementar, se estar en condicin de disear el
nuevo sistema y la implementacin del mismo.
Un contenido standard de informe puede ser el siguiente:

Introduccin.
Diagnstico de la situacin actual.
Diseo detallado de las soluciones
Programacin de la implantacin.
Conclusiones
Anexos.

6. Implantacin y seguimiento.
Se refiere a la puesta en prctica del nuevo sistema y
comprende la integracin de los recursos humanos y materiales
necesarios y la ejecucin del programa previsto bajo la
supervisin y asesora del Analista creador del sistema.
Constituye una etapa de significativa relevancia, la ms
importante de las fases, pues si el trabajo queda a nivel de
propuesta no tendr utilidad real y no producir los resultados
esperados por la organizacin. As mismo, una ejecucin
inadecuada de la implantacin puede hacer fracasar la mejor de
las propuestas.
La etapa de implantacin comprende cuatro fases:
Programacin de la implantacin.
Esta fase se dirige a identificar las actividades que deben
ejecutarse durante la implantacin, a determinar el tiempo que
requerir cada una de ellas y a establecer la necesaria
interrelacin que deben mantener las diversas tareas
preparatorias, estas pueden representarse a travs de un
diagrama o cronograma de actividades.
En lo que respecta a la integracin de los recursos humanos y
materiales es importante considerar todos los requerimientos

que sern necesarios para cumplir adecuadamente con la

implementacin del nuevo diseo, tales como caractersticas
del personal, de las instalaciones, del mobiliario y equipo,
formularios y papelera en general, as como los documentos
administrativos de soporte al cambio entre los que se pueden
mencionar,
manuales
administrativos,
reglamentos
e
instructivos entre otros.
Descripcin del nuevo diseo y capacitacin sobre el
programa de implementacin a los responsables de la
ejecucin del programa. Definitivamente no basta con
formular un programa de implementacin e integrar los
recursos humanos y materiales necesarios, si no se describe y
capacita sobre el nuevo diseo y el programa de
implementacin a los responsables de la ejecucin del mismo.
Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa
de implementacin que se decida utilizar se debe seleccionar y
capacitar al personal que vaya a estar involucrado con los
nuevos procedimientos y mtodos de trabajo. Tomando como
base los manuales e instructivos que se desarrollen para que
pueda ejecutar sus labores correctamente y adquiera el
conocimiento mnimo necesario de las actividades que le
corresponder desarrollar dentro del proceso total.
En este aspecto es importante resaltar que el logro de la
implementacin del nuevo sistema no es responsabilidad del
Analista que tuvo a su cargo la evaluacin, los implementadores
deben ser los integrantes del rea de desarrollo, por lo que la
adecuada capacitacin y convencimiento de cada uno de ellos
es de suma importancia para lograr establecer quin o quines
sern los responsables directos de la ejecucin del programa
total y de cada una de las etapas que lo integran.
La participacin del Analista de Organizacin y sistemas
al momento de poner en prctica sus recomendaciones,
constituye un requisito esencial, ya que su misin no concluye
con la formulacin de propuestas de mejoramiento y la
preparacin del programa de implementacin. Deber estar
presente en el lugar en donde se realicen los cambios durante
todo el tiempo que se requiera y de ser necesario regresar
eventualmente en forma planificada y espordica al lugar de
implementacin del nuevo sistema.
Puesta en prctica o ejecucin del programa.
La puesta en prctica es el momento en el cual se inicia
efectivamente la implantacin. La misma puede ser total o

parcial, as como por sustitucin completa o iniciada en

paralelo.
En lo concerniente a la ejecucin del programa, la funcin del
Analista de Organizacin y sistemas es nicamente de asesora
y asistencia al personal involucrado, quien deber participar
solamente como orientador del Jefe de la Unidad en desarrollo y
del personal que deber ejecutarlo, durante el proceso de
implementacin de las recomendaciones hasta que las mismas
funcionen adecuadamente y a la vez retroalimentarse con los
problemas y las dificultades que puedan surgir en esta fase.
Para prevenir los obstculos y la resistencia al cambio de
quienes se vean afectados por los nuevos mtodos de trabajo
es necesario incluir programas de informacin y orientacin
sobre la naturaleza, propsito y bondades del nuevo sistema.
Despus de cumplir con las actividades anteriores se procede a
ejecuta el programa, que no es ms que proceder a poner en
operacin el nuevo sistema, aplicando el mtodo de
implementacin que previamente se haya seleccionado,
realizando las actividades programadas para el efecto y
siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e
instructivos respectivos.
La ejecucin del programa debe responder adecuadamente a la
sencillez o complejidad de los nuevos sistemas, no existe una
sola metodologa para realizarla, por lo que dependiendo de los
cambios que se deseen implementar se deber elegir entre
alguna o varias de los mtodos que se describen a
continuacin:

El mtodo instantneo
El proyecto piloto
La implementacin en paralelo
El mtodo parcial o por aproximaciones sucesivas

Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no

involucra un gran volumen de operaciones o un nmero
excesivo de unidades administrativas, el mtodo de
implementacin instantneo es el ms aconsejable y el ms
aceptado en la prctica.
Es una forma fcil de implementar los nuevos sistemas a menos
de que los cambios por sencillos que sean impliquen utilizacin
de equipo diferente y desconocido para el personal o exista alto
grado de resistencia al cambio.

El mtodo de implementacin a travs del proyecto piloto

consiste en realizar un ensayo del nuevo sistema en tan solo
una parte del total de la organizacin, con la finalidad de medir
su eficacia. Debe entenderse por esto que slo es posible
cuando existe una relativa semejanza en las condiciones que
imperan dentro del rea objeto de estudio o de la organizacin
como un todo.
Su principal utilidad radica en que permite introducir los
cambios en una escala reducida, realizando cuantas pruebas
sean necesarias para determinar la validez y efectividad del
sistema propuesto antes de operarlo en forma global. Sin
embargo sus desventajas no pueden generalizarse ya que no es
posible asegurar que lo que es vlido para una parte del todo, lo
es tambin para las partes restantes. Adems generalmente al
proyecto piloto se destinan recursos fuera de lo normal y
atencin especial que no puede ampliarse posteriormente a
toda la organizacin.
Cuando se trata de la implementacin de proyectos complejos y
riesgosos para la organizacin, es recomendable utilizar el
mtodo de implementacin en paralelo, el cual consiste en la
operacin simultnea por un perodo determinado de tiempo
tanto del sistema tradicional como del que se va a implementar.
Esto permite realizar modificaciones y ajustes sin crear graves
problemas hasta que el nuevo sistema est funcionando
normalmente antes de que se suspenda la operacin del
anterior.
Este mtodo garantiza mayor seguridad en las operaciones que
se realizan durante el cambio, ya que cualquier contingencia
puede afrontarse sin precipitaciones, tambin permite que el
personal que se encargar del nuevo sistema pueda
familiarizarse con sus nuevas atribuciones sin la presin de
trabajar con la posibilidad de contener errores. Pero su mayor
virtud est en que permite realizar comparaciones de los
nuevos mtodos contra los mtodos tradicionales y
verdaderamente medir su impacto.
El mtodo de implementacin parcial o de aproximaciones
sucesivas es el ms adecuado para implementar sistemas de
gran magnitud y riesgo para la organizacin, puede afirmarse
que para estos casos es el nico que permite realizarla con
xito. Consiste en seleccionar parte del nuevo sistema o
pequeas porciones del mismo e implementarlas procurando no
causar graves alteraciones y avanzar al siguiente paso
solamente hasta que se haya consolidado suficientemente el
anterior.

Se trata de un mtodo ms lento y cmodo que los anteriores,

por lo que en ocasiones requerira ms tiempo que el previsto
inicialmente. Sin embargo esta aparente desventaja se
compensa ya que asegura un cambio gradual perfectamente
controlado.
Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su
funcionamiento con el propsito de determinar que los objetivos
del sistema se estn logrando, cerciorarse de que todos sus
elementos componentes estn operando adecuadamente,
realizar los afinamientos o modificaciones necesarias y
confirmar que todas las rutinas reemplazadas estn
efectivamente descontinuadas.
Los mecanismos para obtener la informacin que se utilice para
comprobar la eficacia de las mejoras implementadas son
sumamente variables de acuerdo a las caractersticas
particulares del rea objeto de estudio, por lo que su
recopilacin y anlisis debe quedar a criterio del Analista de
Organizacin & Mtodos y de los responsables de dar
seguimiento y control a los cambios implementados.
A partir de las observaciones que se realicen y del anlisis de la
informacin que se pueda obtener, durante un lapso de tiempo
indefinido se podrn analizar y adoptar cambios para alguna de
las etapas componentes o para el sistema en general. Es
conveniente conocer los resultados del nuevo sistema antes de
intentar introducir las medidas correctivas de manera
precipitada en el momento y lugar en el que se presenten, a
menos de que las deficiencias detectadas sean muy evidentes y
las medidas correctivas lleguen a considerarse estrictamente
necesarias.
Es recomendable tomar en cuenta que la adopcin de medidas
correctivas es un evento que surge constantemente ya que en
muchos casos, la solucin a un problema particular resulta
parcial si no se modifican las causas que lo generan, y estas
pueden detectarse posteriormente a la fase de ejecucin del
estudio inicial.
Los cambios implementados no deben permanecer estticos,
por el contrario deben ser adaptados constantemente de
acuerdo con las necesidades cambiantes de la empresa. La
experiencia ha demostrado la necesidad de poner especial
atencin a la revisin peridica de los sistemas, lo cual permite
evitar la obsolescencia de los mismos que afectan en forma
directa a la organizacin en general.

Evaluacin de resultados. Esta fase implica la retroalimentacin

de la aplicacin de los cambios para confirmar lo diseado o
realizar los ajustes que fueran necesarios.

REFERENCIAS
http://www.gestiopolis.com/estudio-de-organizacion-y-metodos/

http://es.slideshare.net/luisquisimalin/metodologa-de-los-estudios-deorganizacin-y-sistemas

http://www.monografias.com/trabajos81/metodologia-desarrollar-trabajosistemas/metodologia-desarrollar-trabajo-sistemas2.shtml

https://es.scribd.com/doc/63071791/Metodologia-Para-El-Desarrollo-deEstudios-Organizacionales

http://es.slideshare.net/pochaca61/organizacion-y-metodos-unidad-1