INSTRUMENTOS DE GESTION MUNICIPAL.

DEFINICION
La Gestin Municipal, implica el desarrollo un conjunto de actividades,
estrategias y tcnicas idneas que permitan desarrollarse internamente y
proyectarse a la comunidad la imagen de un gobierno edil serio, responsable,
moderno, eficaz y eficiente a tono con las expectativas de la poblacin, es as
que los Instrumentos de Gestin, vienen a ser aquellos documentos en los que
se plasman todas las actividades de fortalecimiento y desarrollo Institucional,
transparencia en la gestin, desarrollo econmico local, servicios municipales,
democratizacin de la gestin, desarrollo humano y promocin social entre
otras.
Los Principales Instrumentos de Gestin utilizados por una Municipalidad son:
Reglamento Interno del Consejo Municipal.
El Organigrama
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
El Cuadro de Asignacin de Personal (CAP)
El Presupuesto Analtico de Personal (PAP)
El Presupuesto Nominativo de Personal (PNP)
El Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA)
El Plan Operativo Institucional (POI)
El Plan Estratgico Institucional (PEI)
EL Reglamento Interno de Control y Permanencia de Personal.
EL ORGANIGRAMA.Definicin.- Se trata de un instrumento tcnico de la organizacin municipal
que representa en forma grfica y esquematizada la estructura de la
Municipalidad.
Puede ser considerado como una fotografa de cuerpo entero de la
Municipalidad, y por tanto sujeto a la dinmica de su evolucin.
Se considera en el organigrama los rganos de Gobierno y Alta Direccin como
aquellas que ejercen la accin de gobierno de la Municipalidad y en
consecuencia fijan y disponen la ejecucin de polticas y objetivos de desarrollo

local que deben ejecutar en cumplimiento de sus atribuciones, entre ellos

tenemos el Consejo Municipal, LA Alcalda y la Gerencia Municipal. (Ver dibujo
abajo)
Son rganos Normativos y de fiscalizacin, las comisiones de regidores
(permanentes y especiales) que se conforman peridicamente en la
Municipalidad. (Ver dibujo abajo)
Es el rgano de control, aquel que efecta la verificacin los resultados de la
gestin en los aspectos administrativos, financieros y cumplimiento de los
objetivos y metas institucionales, tal como el rgano de Control Institucional
OCI. (Ver dibujo)
Existe un rgano de Defensa Judicial del Estado el mismo que se encarga de
defender judicialmente todos los intereses de la Municipalidad como
Institucin, este es la Procuradura Publica Municipal.
Existen rganos consultivos y de Coordinacin como son: El Consejo de
Coordinacin Local Provincial, La Junta de Delegados vecinales Comunales, El
Comit Provincial de Seguridad Ciudadana y Defensa Civil y El Comit
Multisectorial de Desarrollo. (Ver dibujo).
Son rganos de Asesoramiento los que se encargan de presentar sugerencias,
formular propuestas y orientar a la Alta Direccin en la Toma de decisiones. Por
lo general estos rganos satisfacen la necesidad del consejo, ayuda
especializada e informacin tcnica a la Alta Direccin y de los rganos de
Lnea, entre ellas tenemos a la Oficina de Asesora Jurdica y la Oficina de
Planificacin, con sus respectivas dependencias: Unidad de Planes, Inversin
Pblica y Cooperacin Internacional.
Los rganos de Apoyo son los que prestan servicios de carcter auxiliar o
complementario a todos los rganos de lnea y de asesoramiento de la
Municipalidad, la que viene a ser la Oficina de Administracin con sus
dependencias la Unidad de Recursos Humanos, Unidad de Abastecimiento,
Unidad de Contabilidad, Unidad de Tesorera y la Unidad de Logstica y
Patrimonio; adems de ello estn la Oficina de Secretaria General que es la
encargada de llevar el archivo de la Municipalidad, la proyeccin de
documentos normativos y todo lo que vea con el pronunciamiento de la Alta
Direccin y Gobierno.
Los rganos de lnea, son propiamente los que ejecutan los servicios locales y
los proyectos de inversin teniendo como marco general las competencia
sealadas en la Ley Orgnica de Municipalidades, y estn directamente
relacionadas con la comunidad y son la parte dinmica de la municipalidad, y
entre estas tenemos la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural con sus
dependencias: Unidad de Estudios, Proyectos de Inversin y Supervisin,

Unidad de Obras Pblicas, Liquidacin y Equipo Mecnico y la Unidad de

catastro y Habilitaciones Urbano Rural y tambin la Gerencia de Desarrollo
Social Rural Urbano, con sus respectivas dependencias: Unidad de Desarrollo
Econmico y Participacin Ciudadana, Unidad de Diversidad Cultura, Deporte y
Turismo, La Unidad de Seguridad Ciudadana, Transporte y Circulacin Vial y la
Unidad de proteccin Ambiental y Regulacin del comercio.

Adems se tiene los rganos desconcentrados, a fin de desconcentra los

servicios de la Municipalidad en bien de la comunidad, llamados programas, las
cuales son: Programa Instituto Vial Provincial, Programas Asistencia Social y
Seguridad, Programa DEMUNA y Asistencia a Discapacitados, programa
Terminales Terrestres de pasajeros, Programa camal Municipal, Programa de
centro de Produccin y Desarrollo y programa de Administracin Tributaria y
rentas.
Por ltimo se tiene las empresas Municipales que brindan servicios de manera
empresarial, conforma a normatividad especfica, entre ellas la Servicentro
Municipal S.A.C. y la Empresa EMUSEM S.A.C.
Importancia del organigrama:
Indica la divisin del trabajo.
Seala los niveles jerrquicos.
Establece las lneas de autoridad y responsabilidad.
Indica los canales formales de comunicacin.
Precisa la naturaleza lineal o Staff de los rganos.
Seala los jefes de cada rgano.
Da Una idea general sobre la organizacin actual y propuesta de una
municipalidad.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (ROF).Definicin.- Se trata de un instrumento normativo de Gestin que determina la
naturaleza, finalidad, competencias, estructura orgnica de la Municipalidad;
las funciones las competencias, la composicin de sus rganos de que la
conforman.
La Municipalidad aprueba este documento de gestin a partir de la facultad
que le confiere la Ley. Nro. 27972 Ley Orgnica de Municipalidades, el
decreto Supremo Nro. 043-2006-PCM que aprueba lineamientos para la

elaboracin y aprobacin del ROF por

Administracin Publica, previo diagnstico
Municipalidad e informe de cada uno de
estructura vigente, problemas que afronta,
propuesta

parte de las entidades de la

de la organizacin actual de la
los jefes de rganos indicando
posibles soluciones y estructura

El Reglamento de Organizacin y Funciones es elaborado por la Oficina

Planificacin de la Municipalidad, bajo el siguiente procedimiento:

Primero: Se disea en forma coordinada la nueva estructura Orgnica de la

Municipalidad, as como la jerarqua de los cargos tomando como base el
diagnstico organizacional o las informaciones disponibles.
Segundo: La Fundamentacin es por escrito, la estructura propuesta y
sustentada en reuniones con el Alcalde o Regidores. Es necesario recordar que
el ROF comprende a Unidades Orgnicas preferentemente hasta, el tercer nivel
Organizacional. Si hubiera necesidad de incluir aspectos de detalle, estos se
incluirn en los correspondientes Manuales.
Tercero: La discusin y definicin del contenido o Esquema del reglamento.
Cuarto: Se realiza la redaccin del Reglamento, tomando como referencia la
documentacin fuente y los Reglamentos de Municipalidades similares que se
pudieran reunir. Es necesario resaltar la capacidad de redaccin que deben
tener los encargados de formular el Reglamento. Cuando se cuenta con
personas que saben redactar se logra un documento ms entendible y en
plazos ms cortos.
En la secuencia anterior, no se ha incluido la etapa referida a la determinacin
de los objetivos y funciones municipales, porque en este caso, ya los determina
por un lado la Ley de Municipalidades y por otro los planes de desarrollo local.
La buena Aplicacin del ROF depende de los siguientes aspectos:
a) El ROF por s solo no es la solucin para el mejor funcionamiento de una
Municipalidad, depende mucho de la capacidad del nivel directivo.
b) Dicho Reglamento debe ir acompaado de una adecuada seleccin de
personal, especialmente para los niveles Directivos y/o Jefaturales. Este
personal debe ser gente calificada, honesta, disciplinada, trabajadora y con
capacidad de mando y dispuesta a trabajar en equipo.
c) El Gobierno de la Municipalidad tiene que basarse en un Plan de Accin
previamente aprobado y que recoja las necesidades de desarrollo de la

localidad. Aqu cabe recordar una clebre cita del Libertador Simn Bolvar que
motiva una reflexin: "El modo de gobernar bien es el emplear hombres
honrados, aunque sean enemigos",
d) El ROF tiene que enlazarse con el proceso de racionalizacin de
procedimientos y con la formulacin de los correspondientes Manuales.
Ambos son complementarios, mientras que el ROF indica cules son las
funciones que corresponde a cada RGANO de la Municipalidad, el Manual de
procedimientos seala cmo y en qu forma se debe ejecutar dichas funciones.
e) La Alta Direccin ver facilitada su labor, si pone en prctica la delegacin
de funciones,

Importancia del reglamento de organizacin y funciones (rof).

Establece claramente las funciones y las responsabilidades que corresponde a
los diferentes rganos de la Municipalidad.
Clasifica y ordena las funciones de acuerdo a los tipos de rganos de Alta
Direccin, Coordinacin y de Participacin; Normativos y de Fiscalizacin
Asesoramiento Apoyo Control de Lnea Desconcentrados y Descentralizados.
Tipifica la jerarqua de los cargos jefaturales.
Facilita la formulacin del Cuadro para Asignacin del Personal (CAP) de la
Municipalidad y de los Manuales de Organizacin y Funciones (MOF), de cada
uno de sus rganos.
Constituye un documento base para efectuar los procesos de reestructuracin
que estime conveniente la Alta Direccin de la Municipalidad.
EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF).Definicin y Contenido
Es un instrumento normativo de gestin municipal que detalla y especifica las
funciones que corresponde desarrollara una determinada Oficina; los rganos
que comprende y sus funciones; los cargos que conforman cada rgano, sus
funciones, sus lneas de autoridad y responsabilidad y sus requisitos mnimos.
Es decir, para el caso de las Municipalidades grandes y medianas cada Oficina,
Direccin o Departamento de la Municipalidad deber contar obligatoriamente
con su respectivo MOF.
En la elaboracin del MOF, Preferentemente cuando la Municipalidad es grande
o mediana porque en este caso el volumen de funciones y de personal es

mayor y se hace necesario desagregar con ms detalle las funciones y la

composicin orgnica interna de cada Oficina, Direccin o Unidad.
En las Municipalidades Pequeas no es necesario elaborar el MOF. Es suficiente
contar solo con el ROF pero con la particularidad de incluir endicho documento,
la descripcin de todos los cargos de la Municipalidad. Esto es posible porque
las funciones que desarrollen las Municipalidades Pequeas que son de escaso
volumen y el nmero de su personal es reducido.
Los documentos tomados en cuenta para la elaboracin del MOF es el
Reglamento de Organizacin y Funciones porque es en dicho documento donde
se establece previamente las funciones bsicas de cada una de las Oficinas de
la Municipalidad, as como la naturaleza y denominacin estructural.
Las semejanzas y las diferencias entre el ROF y el MOF son:

a) Semejanzas
Ambos constituyen una respuesta a la pregunta Qu se va hacer?
Ambos documentos recogen para su aplicacin, los principios de organizacin.
b) Diferencias
El ROF es a nivel de toda la Municipalidad y describe las funciones generales de
cada uno de sus rganos.
El MOF, en cambio comprende especficamente a un rgano determinado,
llmese Oficina, Direccin, Departamento, etc. y describe las funciones al
detalle de cada uno de sus cargos.
Importancia Del Manual De Organizacin Y Funciones (Mof)
Seala las funciones que corresponde desempear al personal, el jefe a quien
deben reportar y los subordinados a quienes se debe mandar.
Sirve como elemento de referencia para realizar concursos de personal para
efectos de ascensos o promociones,
Facilita a cada dependencia de la Municipalidad poner en prctica la
organizacin interna que ms se adeca a sus necesidades a fin de cumplir
mejor las funciones que le compete.
EL CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL (CAP)
Definicin

Si se tratara de ponerle un nombre ms adecuado, este sera "Cuadro de

Necesidades de Cargos". El CAP es un documento de gestin municipal que
prev los cargos que una Municipalidad requiere para su normal
funcionamiento en un perodo determinado en que rija la organizacin vigente.
El CAP, es pues, una planificacin de los cargos que necesita una
Municipalidad, sea grande, mediana o pequea.
La base Legal para su elaboracin obligatoria, segn lo dispone el numeral 1,7
del Cap. VI de la Directiva No 004-82-INAP-DNR 'Normas para la Formulacin,
Aprobacin, Revisin y Modificacin del Cuadro para la Asignacin de Personal
(CAP)", aprobado por Decreto Supremo No 002- 83-PCM;y asimismo, D.S. No
043-2004-PCM.
Se tiene en cuenta para su elaboracin los siguientes documentos:
a) El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) aprobado
b) La Directiva No 004-82-INAP/DNR, aprobada por Decreto Supremo No002-83PCM del 31-01-83.

c) El Manual Normativo de Clasificacin de Cargos, que podra utilizarse como

elemento exclusivamente referencial para la nomenclatura de los cargos.
d) El Decreto Supremo No 043-2004-PCM, que aprueba los Lineamientos para
la elaboracin y aprobacin del Cuadro para Asignacin de Personal - CAP.
La dependencia encargada de elaborar el CAP, son las mismas personas que se
encargan de formular el Reglamento de Organizacin y funciones, es decir por
la Oficina de Racionalizacin de la Municipalidad o la que haga sus veces, o por
una Comisin presidida por el Gerente Municipal e integrada por los jefes de
Planificacin y Racionalizacin, Jefe de Administracin y el Jefe de Recursos
Humanos.
EL Procedimiento para la elaboracin del CAP es el siguiente:
Primero: Tener a la mano el Reglamento de Organizacin y Funciones de la
Municipalidad o por lo menos el Organigrama estructural y las funciones de los
rganos que comprende. El CAP se formula a partir de una estructura orgnica
de la Municipalidad aprobada o aceptada.
Segundo: Si se decidiera establecer cargos directivos, asesores especializados,
ser necesario consultar con los encargados del Presupuesto, la disponibilidad
econmica existente para pagar las remuneraciones respectivas dentro de los
lmites establecidos por las disposiciones legales vigentes.

Tercero: Determinar la necesidad que tienen de contar con cargos

profesionales, tcnicos o auxiliares y luego de analizar si tienen relacin con las
funciones asignadas, registrarlos en el formato del CAP con la denominacin
ms adecuada de cargo clasificado o estructural.
Cuarto: El CAP se elabora en forma ordenada procurando que cada hoja o
conjunto de hojas corresponde a cada un solo rgano.
Quinto; Al final el nmero de cargos consignados en el CAP no debe ser menor
que el del Presupuesto Analtico de Personal (PAP), y en ambos documentos la
denominacin de los cargos debe ser la misma.
Es necesario tener presente que las plazas del PAP, es decir, los cargos con sus
remuneraciones bsicas, no pueden ser modificados ni recategorizadas salvo
que exista una autorizacin legal para ello,
Importancia Del Cuadro De Asignacin De Personal (Cap)
Determina los cargos, a travs de los cuales ser posible cumplir las funciones
sealadas en el Reglamento de Organizacin y Funciones y las metas indicadas
en los planes de trabajo.
Es el punto de partida para elaborar el Presupuesto de Personal. La elaboracin
del CAP debe obedecer a las necesidades reales de los cargos que tiene una
Municipalidad de acuerdo con sus objetivos, funciones, estructura orgnica y
relaciones.
Seala las Remuneraciones que se debe otorgar al Personal, tomando como
base la normatividad vigente y la disponibilidad presupuestal con que cuenta la
Municipalidad.
Siendo el CAP un documento que contiene el listado de cargos necesarios en la
Municipalidad, permite efectuar la descripcin de los cargos para efectos de
clasificarlos y de elaborar el Manual de Organizacin y Funciones.
EL PRESUPUESTO ANALITICO DE PERSONAL (PAP).Definicin.- Constituye el detalle de la disponibilidad presupuestal para el pago
de haberes del personal, y el monto, techos salariales y dems ligadas a pagos
de obligaciones de personal.
El Presupuesto Analtico de Personal (PAP), es un documento de Gestin
Institucional, que considera el presupuesto del personal nombrado y
contratado, en funcin de la disponibilidad presupuestal, conforme a la Ley.
EL TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA)

Definicin.- Es el documento unificado de cada entidad de la Administracin

Pblica que contiene toda la informacin relativa a la tramitacin de los
procedimientos administrativos que se realicen ante las distintas
dependencias.
Importancia del TUPA.
Permite identificar los procedimientos ante la Municipalidad.
Permite identificar los costos de los procedimientos.
Permite identificar los plazos de los procedimientos.
Permite simplificar los procedimientos.
Permite identificar los requisitos de los procedimientos.
EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)
La Planificacin Operativa es la actividad que tiene por finalidad establecer las
caractersticas operacionales de ejecucin de los Proyectos de Desarrollo.
Sirve para planificar al detalle la ejecucin de los proyectos y actividades
previstos en los planes.
Es un instrumento indispensable de organizacin, en el cual se deben
contemplar todos los detalles para la realizacin de las actividades contenidas
en todo Proyecto: La formulacin precisa de tareas, las unidades de medida, el
cronograma, el responsable, los requerimientos y el costo total de su ejecucin.

La formulacin precisa de las tareas que contienen las actividades

consideradas en el Proyecto, facilita su cumplimiento en los trminos deseados.
Una cosa es programar: construccin de local y otra formularlo como
construir local para el Programa Vaso de Leche. La segunda formulacin
genera la imagen que se utilizar para contrastar con el resultado al concluir la
actividad y adems es el marco cualitativo para la precisin de la meta y su
evaluacin correspondiente.
La unidad de medida identifica las metas fsicas de los productos o servicios
que se van a elaborar o generar, con precisin de cantidad, calidad y tiempo.
En el ejemplo utilizado se podr establecer la meta como: Tres ambientes en
funcionamiento en seis meses.
El cronograma ayuda a ubicar las principales tareas de la actividad a lo largo
del tiempo definido en la meta; en caso que venimos utilizando como ejemplo,
ser la ubicacin de las tareas a desarrollarse durante los seis meses previstos

para su cumplimiento. Precisando las tareas en forma secuencial as como

indicando si hay actividades precedentes.
El responsable es la persona individualizada para asegurare! Cumplimiento de
las diferentes tareas que contienen las actividades; esta definicin ayuda a
precisar el conjunto de tareas y actividades encargadas a cada una de las
personas involucradas en el cumplimiento del Plan Operativo, ms all de dejar
la responsabilidad a una seccin o departamento.
Los requerimientos son todos los insumos y condiciones necesarios para el
cumplimiento de una tarea o actividad y su identificacin cuidadosa es un
requisito indispensable para el costeo integral de las mismas.
Finalmente, se debe precisar el costo de las tareas para obtener el costo de la
actividad, con la indicacin del momento oportuno del gasto calendario
valorizado para las previsiones tcnico administrativas correspondientes.
El Plan Operativo es un proceso que se desarrolla inmediatamente despus de
aprobada la ejecucin de un determinado proyecto. Debe ser anual, porque
ayuda a considerar las actividades desagregadas en tareas para un ao de
ejercicio.
Importancia del plan operativo:
Garantiza la unidad de criterios y contenidos definidos en la Planificacin
Estratgica y el Diseo de Proyectos.
Permite organizar en secuencia lgica las actividades previstas para la
obtencin de los resultados definidos en los proyectos.

EL REGLAMENTO INTERNO DE CONTROL Y PERMANENCIA DE PERSONAL.

Est constituido por un conjunto de normas sustantivas y de procedimientos
debidamente estructurados de conformidad a las disposiciones legales
vigentes y los lineamientos de poltica del Concejo Municipal.
Determina los derechos y obligaciones de los servidores de la Municipalidad
con respecto a las labores que desempean; su conocimiento, permitir
cumplir las funciones dentro de un ambiente laboral de comprensin y
procedimientos orgnicos debidamente ordenados y regulados. Constituye un
instrumento normativo que regula las relaciones jurdico-laborales entre la
Municipalidad y sus trabajadores, siendo su observancia de cumplimiento
obligatorio.

Importancia reglamento interno de control y permanencia.

Orientar las acciones de la administracin municipal
Determina los derechos y obligaciones de los servidores de la Municipalidad
Delimita respecto a las labores que desempean permitir cumplir las
funciones dentro de un ambiente laboral de comprensin y procedimientos
orgnicos debidamente ordenados y regulados.
Constituye un instrumento normativo que regula las relaciones jurdicolaborales
Encarga velar por el estricto cumplimiento de las normas
Atiende con sujecin a las normas legales vigentes, los asuntos que se deriven
de las relaciones de trabajo.
EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONCEJO MUNICIPAL (RIC)
Es un documento interno de vital importancia para el Concejo Municipal,el cual
precisa las competencias que la Ley establece, el mbito de lasatribuciones de
sus miembros, el desarrollo de las sesiones, y el funcionamientode las
Comisiones de Trabajo.
Importancia Reglamento Del Consejo Municipal
Regula la organizacin y funcionamiento del Concejo Municipal precisa las
atribuciones y funciones que la Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades
establece para sus miembros.
Establece la correspondencia del ejercicio de las competencias, atribuciones y
funciones que establece la Constitucin Poltica del Estado, la Ley Orgnica de
Municipalidades y dems normas legales que as lo expresen.
Ordena el desarrollo de las sesiones de Concejo Municipal.
Determina la legitimidad de presidir la sesin.
Delimita acciones que afecten derechos fundamentales al honor, la intimidad
personal o familiar y la propia imagen de la Municipalidad.