Aspel Sae3.0

PORTADA
VERSIN MAYO/2004
TEMARIO
I.
INTRODUCCIN
I.1 Objetivo del curso
II.
Instalacin en diversas Plataformas de Windows
II.1 Tipos de Instalacin
II.2 Configuracin del BDE Administrator para el trabajo en red
III.
Archivos de Configuracin
IV.
Controladores de Bases de Datos
IV.1 Conversin y Avanzado
IV.2 Manejo de Bases de Datos Abierta
IV.2.1 Manejo en MS ACCESS
IV.2.2 Manejo en MS SQL
V.
Operaciones con Base de Datos Abierta
V.1 Interpretacin de Layout
V.2 Desbloqueo de Documentos
V.3 Afectaciones entre Mdulos
V.4 Interfase con ASPEL-SAE
V.5 Interfase con ASPEL-BANCO
VI.
Clculos en el Sistema
VI.1 Tipos de costeo
VI.2 Clculos de Impuestos
VI.3 Manejo de Descuento Comercial y Descuento Financiero
VI.4 Prorrateo de Gastos Indirectos
VI.5 Asientos contables en las Plizas de la Interfase ASPEL-COI.
VI.6 Intereses Moratorios.
VI.7 Ventas y Compras a Plazos
VII.
Integridad de Bases de Datos
VII.1
Instrucciones SQL.
VII.1.1 Instrucciones de Consulta
VII.1.2 Instrucciones de Accin
VII.2
Anlisis y solucin de problemas
I. INTRODUCCIN
I.1 OBJETIVO DEL CURSO
Al trmino del curso, el Consultor podr proporcionar servicios de asesora del sistema
ASPEL-SAE, resolver problemas que se presenten a los usuarios en la operacin del sistema, as
como ayudar a una ptima implementacin del sistema en una empresa.
Conocer los procesos y las operaciones avanzadas del Sistema ASPEL-SAE 3.0.
Diferenciar la instalacin en las diferentes plataformas de Windows, as como la
configuracin del BDE Administrator para el trabajo en Red. Emplear el manejo de la base
de datos en diferentes formatos. Analizar el funcionamiento de diversos procesos por medio
de base de datos abierta a nivel de archivos, tales como las afectaciones entre los Mdulos
y las Interfases con ASPEL-COI y ASPEL-BANCO. Aprender a realizar clculos de Impuestos,
Tipos de Costeo, Prorrateo de Gastos Indirectos, y a determinar los Asientos Contables
generados en las Plizas de la Interfase con ASPEL-COI. Utilizar sentencias SQL para la
solucin de problemas y anlisis de la informacin e integridad de las bases de datos.
Explotar la informacin mediante los reportes predefinidos y aprender la elaboracin de
reportes nuevos.
II. INSTALACIN EN DIVERSAS PLATAFORMAS DE WINDOWS
Es de gran importancia considerar el tipo y versin de plataforma de Windows
donde se realizar la instalacin del sistema ASPEL-SAE 3.0, para el correcto funcionamiento
del mismo. Es por ello que debemos tener en mente los siguientes puntos al momento de
realizar la instalacin.
Consideraciones Generales para la Instalacin
Durante la ejecucin del Asistente de Instalacin existen dos posibilidades para
seleccionar el tipo de Instalacin de acuerdo a los trminos de la Licencia, los cuales son:
a) Instalacin completa y registrada: Cuando ya contamos con el Nmero de Serie y
Cdigo de Activacin de la Licencia de uso del sistema.
b) Como paquete demostrativo: Cuando deseamos realizar la instalacin del sistema
para verificar el funcionamiento y adaptabilidad del sistema a las operaciones de
la empresa y an no se ha adquirido una Licencia de uso del mismo. Es
importante sealar que existen dos restricciones respecto al uso del sistema como
paquete demostrativo:
No se permite el manejo de ms de 100 registros en cualquier Mdulo.
Tiene una caducidad de 30 das, al trmino de la cual el sistema no
permite su operacin.
II.1 TIPOS DE INSTALACIONES

En la seleccin del Tipo de Instalacin existen tres modalidades, el cual depende de
la funcionalidad y las Licencias de uso del sistema.
a) Automtica. Se utiliza cuando se desea instalar el sistema completamente en la
PC como cualquier aplicacin local de Windows . En ste tipo de instalacin se
copian todas la libreras de programa (archivos DLL) necesarias para el correcto
funcionamiento de la aplicacin, incluyendo el ejecutable del sistema
saewin.exe. Dichos archivos se copian principalmente en dos rutas: el directorio
de instalacin del sistema ASPEL-SAE 3.0 (indicada en el Paso 6) y en el directorio
de Libreras compartidas de Windows (C:\Windows\System para Windows 98
C:\Windows\System32 para Windows 2k o Windows NT, Windows XP).
Adicionalmente se instala el BDE Administrator. sta es la instalacin que debemos
realizar en el Servidor bajo un esquema de trabajo en red.
b) Definida por el Usuario. Cuando slo se desean instalar ciertos componentes del
sistema, teniendo la posibilidad de instalar slo lo requerido por el sistema.
c) Estacin de trabajo. En este caso, slo se instalan libreras compartidas dentro del
directorio
de
Windows,
(C:\Windows\System
para
Windows
98
y
C:\Windows\System32 para Windows 2k, Windows NT, Windows XP), y el sistema
NO se instala completamente en la PC, y tampoco se instala el ejecutable del
sistema saewin.exe de manera local. Cabe mencionar que el BDE Administrator
SI es instalado en la PC donde se realiza ste tipo de instalacin. Bajo un esquema
de trabajo en red, este tipo de instalacin debe realizarse en las PCs que
trabajaran como estaciones de trabajo.
Al ser instalado ASPEL-SAE 3.0, ya sea como estacin de trabajo o como instalacin
automtica, se copia el BDE (Borland Data Base Engine ) para permitir el uso de otro tipo de
archivos en las bases de datos y se instala en el mismo directorio donde se instala el sistema,
y a la vez realizan algunas modificaciones en los registros de configuracin del equipo.
En el registro de Windows se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta
de donde tiene que ejecutar el BDEAdmin. Esto es, en: \\HKEY_LOCAL_MACHINE \Software
\Borland \Database Engine, donde se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la ruta
donde se encuentran los archivos con extensin *.dll correspondientes al BDE, y la entrada
CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene
la configuracin de los drivers y alias.
Las definiciones de instalacin las hace el sistema de manera automtica; sin
embargo, si se detecta una instalacin previa del BDE , slo se actualizarn los drivers. El
sistema mediante el Regedit (registro de configuracin) verifica si existe o no un BDE
instalado, el cual puede ser modificado.
Para comprender un poco mejor el esquema de trabajo en red, se muestra en la

siguiente figura, un diagrama para el trabajo en red.
INSTALACIN
COMPLETA EN EL
SERVIDOR.
INSTALACIN COMO
ESTACION DE TRABAJO EN
CADA MAQUINA.
Figura 2. Diagrama de Tipos de Instalacin para trabajo en red.

II.2
CONFIGURACIN DEL BDE ADMINISTRATOR PARA TRABAJO EN RED
La configuracin para trabajo en red est estrictamente ligado al formato en que se

maneja la base de datos. En caso de manejar la base de datos en formato ASPEL (archivos
binarios) no se necesita configuracin adicional a la que conocemos. En caso de manejar
cualquier otro driver es indispensable que se haya asignado un alias dentro del BDE
Administrator para dicho driver.
Cuando se trabaja la base de datos en formato PARADOX , adicionalmente ASPEL-SAE
3.0, al igual que cualquier otra aplicacin que maneje bases de datos en dicho formato, se
deber realizar la configuracin adicional que se indica a continuacin.
1. Al instalar la base de datos para comenzar a trabajar ASPEL-SAE 3.0, se crea por
default en formato PARADOX , lo cual podemos constatar mediante la opcin
Utileras, Control de archivos.
2. En caso de manejar la base de datos en formato PARADOX , se crean ciertos
archivos temporales con extensiones .LCK y .NET, los cuales se albergan en el
directorio definido dentro del BDE Administrator de cada PC.
NOTA: Es recomendable que todos los archivos de la base de datos se encuentren en el
mismo formato y no se combinen archivos de diferentes formatos en la misma carpeta, lo
cual amerita un control de archivos muy exhaustivo, que de no realizarse implica desorden
en el manejo de la base de datos.
3. Para un correcto funcionamiento debemos verificar en el Servidor la existencia de la

carpeta denominada ASPELCACHE (creada automticamente por el sistema en
C:\ASPELCACHE) y cuya ruta est definida en el BDE Administrator, Configuration,
Drivers, Native, Paradox, NETDIR.
Figura 3. Configuracin del BDE Administrator en el Servidor.

4. Debemos compartir la carpeta donde se cre la carpeta ASPELCACHE y la carpeta
donde est instalado el sistema, considerando lo siguiente al momento de compartir
ambas carpetas desde el Servidor:
Si es Windows 98. Simplemente compartir la carpeta y asignar Lectura y Escritura al
recurso compartido.
Si es Windows 2000, NT. Adems de crear los Usuarios de la red dentro del Dominio, en
el Administrador de Usuarios en el Panel de Control, se deben asignar los permisos de
control total a los usuarios que fungirn como estacin de trabajo.
Figura. Compartir la carpeta donde est instalado el SAE.
Figura 4. Asignar la propiedad Control total sobre los archivos a los usuarios de las
estaciones de trabajo.
Si es Windows XP. Debemos asignar la propiedad de Permitir que otros usuarios de la red
cambien mis archivos.
Figura 5. Habilitar Permitir que usuarios de la red cambien mis archivos.
5. Desde la estacin de trabajo se debe realizar la conexin de las unidades de red de

la carpeta ASPELCACHE del Servidor y de la carpeta de instalacin del Sistema ASPELSAE 3.0 en el Servidor, y configurar dentro del BDE Administrator de todas y cada una
de las terminales como ruta dentro de Configuration, Drivers, Native, Paradox, NETDIR
la ruta del ASPELCACHE del Servidor (conectado mediante la unidad de red), de tal
manera que la unidad lgica y direccin de ASPELCACHE dentro del BDE
Administrator sea homognea en todas las terminales (incluyendo el mismo servidor).
En otras palabras la carpeta ASPELCACHE debe ser nica para toda la red, y definirse
dentro del BDE Administrator como carpeta para guardar los archivos temporales
dentro de Configuration / Drivers / Native / Paradox.
NOTA: No es completamente necesario que la carpeta ASPELCACHE se conecte
mediante otra unidad de red, incluso puede crearse dentro de la carpeta de Instalacin
de los sistemas ASPEL (para evitar conectar otra unidad de red), y estipular las rutas de
ASPELCACHE homogneas tanto en las terminales como en el servidor.
Cmo saber de donde se est leyendo el BDE Administrator?
a) Acceder al Regedit de Windows desde: Inicio\Ejecutar\Regedit.
Figura. Verificacin del BDE Administrator dentro del Editor del Registro.
b) Ubicarse en HKEY_LOCAL_MACHINE\.Software\Borland\Database Engine. En la parte
derecha de la ventana se puede observar la ruta de dnde se est leyendo el BDE.
Figura. DLLPATH y CONFIGFILE01 para las rutas del BDE y Drivers dentro del Editor del Registro.
III. ARCHIVOS DE CONFIGURACIN DEL SISTEMA

Saewin.ini
Al instalar el sistema, ya sea mediante la instalacin automtica o estacin de trabajo, se
crea el archivo denominado saewin.ini, ubicado dentro de la carpeta C:\Windows, al igual
que todos los archivos de configuracin de Windows. Cabe mencionar que ste archivo
contiene informacin como:
Ruta de los datos
Status de Ejecucin del programa (Maximize)
Ruta de las Aplicaciones Asociadas
Tamaos para etiquetas
Tamaos para Cdigos de barras
Fechas sugeridas para Reportes
Personalizacin de las Barras de Herramientas
Aduanas para el manejo de Pedimentos aduanales
Impresora predeterminada
Impresoras utilizadas en el sistema
Cualquier informacin referente a dichos parmetros es configurable dentro del archivo
saewin.ini y puede modificarse en cualquier momento. Recordemos que para que las
modificaciones realizadas en archivos de Inicio surtan efecto debemos reiniciar la PC.
El archivo saewin.ini es creado an en las PCs con instalacin como estacin de trabajo.
Por mencionar algn ejemplo. Si al ingresar a facturas en la ventana de filtrar, al elegir las
opciones Este mes, Esta semana el sistema indica fechas muy raras! Esto se debe a un dao
en el saewin.ini, por lo que habra que verificar la seccin de fechas de dicho archivo.
[Fechas]
Total=22
Fch1=Hoy, ?/?/?, ?/?/?
Fch2=Esta Semana, -6/?/?, ?/?/?
Fch3=Este Mes, 01/?/?, 31/?/?
Fch4=Mes Anterior, 01/-1/?, 31/-1/?
Fch5=1Quincena, 01/?/?, 15/?/?
Fch6=2Quincena, 16/?/?, 31/?/?
Fch7=Enero, 01/01/?, 31/01/?
Fch8=Febrero, 01/02/?, 29/02/?
Fch9=Marzo, 01/03/?, 31/03/?
Fch10=Abril, 01/04/?, 30/04/?
Fch11=Mayo, 01/05/?, 31/05/?
Fch12=Junio, 01/06/?, 30/06/?
Fch13=Julio, 01/07/?, 31/07/?
Fch14=Agosto, 01/08/?, 31/08/?
Fch15=Septiembre, 01/09/?, 30/09/?
Fch16=Octubre, 01/10/?, 31/10/?
Fch17=Noviembre, 01/11/?, 30/11/?
Fch18=Diciembre, 01/12/?, 31/12/?
Fch19=1er Semestre, 01/01/?, 31/06/?
Fch20=2Semestre, 01/07/?, 31/12/?
Fch21=Este ao, 01/01/?, 31/12/?
Fch22=Ao Anterior, 01/01/-1, 31/12/-1
Saewin.01
Cuando se ha realizado el proceso de Avanzado, desde la opcin Utileras-Control de
Archivos, se crea automticamente el archivo saewin.# # en el directorio de Instalacin del
Sistema Aspel-SAE 3.0, donde # # es el nmero de empresa con que se realiz el proceso de
Avanzado. El objetivo de ste archivo es indicar al sistema el formato en el cual sern ledos
los diferentes archivos de la base de datos.
Una vez creado el archivo puede editarse mediante el bloc de notas a fin de cambiar el
driver de lectura de los archivos. Si se edita el archivo saewin.# # los archivos no son
convertidos al formato indicado, sino que slo estaramos modificando el formato en el que
el sistema buscar los archivos dentro del directorio de trabajo. Para realizar la conversin
real de los archivos, desde el sistema Utileras-Control de Archivos, debemos cambiar el
formato e indicar que SI deseamos exportar la informacin al nuevo formato.
NOTA: Cuando se realiza la exportacin de la informacin, sern sustituidos los archivos del
formato destino y mismo nmero de empresa, en caso de que stos existan.
Por ejemplo, un usuario viene de la versin 2.6 de SAE y su base de datos estaba en formato
ASPEL, el archivo saewin.01 despus de traducir queda como:
Figura. Edicin del archivo saewin.01

Al direccionar el sistema a la base de datos Ejemplos de la versin 3.0, el sistema
enva errores de apertura de archivos, esto se debe a que la base de datos est en formato
Paradox y el sistema est buscando archivos en formato ASPEL por la lectura del archivo
saewin.01-, al no encontrarlos enva mensajes de error.
Este es el motivo por el que algunos usuarios comentan haber perdido su
informacin, por lo que les recomendamos consultar siempre la constitucin del archivo
saewin.01 antes de proceder a bajar respaldos.
Tambin es importante mencionar que ASPEL-COI 4.0 crea el archivo de Histrico de
tipos de cambio en formato Paradox y no puede exportarse a formato ASPEL, por lo que la
definicin del NET DIR es indispensable si se trabaja en red.
En caso de que en la misma PC se tenga SAE 3.0 en formato Paradox y COI 4.0, la
ruta definida en el campo NET DIR puede ser una ruta comn para el Servidor y las terminales
como la carpeta ASPELCACHE, considerando siempre que mientras la ruta sea vlida y el
usuario tenga acceso a ella no habr problema alguno.
SAE3_00.ver
ste archivo contiene informacin de versiones del sistema. Debido al control estricto
necesario para la administracin de los archivos de extensin de programa DLL viene
indicada la nomenclatura utilizada y detectada por los sistemas, y que stas a su vez puedan
ser interpretadas por ASPEL-AL por lo que es recomendable no modificarlo.
Archivos de Consultas
A partir de la versin de ASPEL-SAE 3.0 la Personalizacin de Consultas se lleva a cabo
por Usuario, es decir, cada usuario puede personalizar sus propias consultas sin afectar ni ser
afectado por los dems usuarios. Los archivos de consultas tienen la siguiente estructura:
CONSUL00.C01
Es el archivo que contiene la lista de consultas . Se crea automticamente por cada
empresa y contiene el nombre del archivo donde se almacena la configuracin de cada
consulta y su descripcin dentro del sistema.
Por ejemplo, al interpretar el archivo de consulta:
SAE02001.C01
indicara lo siguiente:
Archivo de consulta del Usuario:
Nmero de consulta consecutivo:
Nmero de empresa:
02
001
01
El cliente llama e indica que al acceder al sistema en el mdulo de clientes le

aparece el mensaje: Error en el archivo de Configuracin qu le recomendaras?
IV. CONTROLADORES DE BASES DE DATOS
En el sistema de ASPEL-SAE 3.0 existe la posibilidad de manejar la base de datos en
diferentes formatos. No existe un formato de datos recomendado y debe definirse en funcin
de las necesidades de control y explotacin de informacin del sistema. En aquellos casos en
que no se tiene un control y conocimiento de mantenimiento de base de datos, y
adicionalmente no se requiere de reportes adicionales, es recomendable manejar la base
de datos en formato nativo como ASPEL o PARADOX . Si por el contrario, se tiene un
conocimiento en el manejo de bases de datos, mantenimiento y verificacin de la
integridad de la informacin, o se requiere de reportes adicionales para una mejor
explotacin de la informacin existe la posibilidad de manejar los archivos en los siguientes
formatos:
ASPEL
PARADOX
DB2
DBASE
SQL SERVER
ORACLE
MS ACCESS a travs de los drivers ODBC .
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IV.1
CONVERSIN Y AVANZADO
Conversin.- El proceso de Conversin permite exportar o convertir la base de datos a

otros formatos, tales como Paradox , DBase , SQL Server , ODBC, ASPEL por mencionar
algunos, obteniendo as una copia de los archivos, sin modificar el contenido propio de los
datos. En otras palabras, la conversin nicamente genera archivos con el formato elegido,
sin ser stos los que actualice el sistema en su operacin posterior a la conversin.
Avanzado.- Mediante sta opcin se puede cambiar el formato en que el sistema ASPELSAE manejar los datos. Se pueden seleccionar diferentes formatos de manejadores de
bases de datos, como lo son: Paradox , DBase , SQL Server , ODBC, ASPEL, etc. Al poder
manejar los archivos de datos en diferentes formatos se puede proporcionar mayor
potencialidad al sistema, ya que se permite explotar la informacin administrativa al mximo
mediante aplicaciones o controles externos propios para la empresa utilizando la
informacin generada desde ASPEL-SAE. A diferencia de la conversin, mediante sta
opcin, el sistema si podr leer y actualizar la informacin en todo momento. Recordemos
que cuando se realiza el proceso de cambio de formato de Base de datos al menos una vez,
mediante la opcin de Avanzado, se crea automticamente en el directorio de instalacin
del programa el archivo saewin.## (Vase archivos de Configuracin), donde # # es el
nmero de la empresa. Al realizar el cambio de formato, el sistema realiza la pregunta sobre
si deseamos exportar la informacin, lo cual depende del proceso que se desee realizar.
Figura 18. Dilogo para confirmar o no la exportacin de la informacin.

En caso de indicar que no deseamos exportar la informacin slo cambiar el
formato en que el sistema busque los archivos dentro del Directorio especificado para los
Datos y que podremos observar dentro de la ventana de Utileras Control de archivos al
seleccionar el archivo del que se desee consultar el formato. En caso de no desear exportar
la informacin a un manejador diferente y slo se desee cambiar el formato en que se
desean leer los archivos desde ASPEL-SAE se puede editar el archivo saewin.# # y reemplazar
en las lneas donde dice Tipo=, el formato a utilizar.
Al direccionar el sistema a la base de datos Ejemplos de la versin 3.0, el sistema
enva errores de apertura de archivos, esto se debe a que la base de datos est en formato
Paradox y el sistema est buscando archivos en formato ASPEL por la lectura del archivo
saewin.01, al no encontrarlos enva mensajes de error.
Un usuario llama y dice haber perdido su informacin. Qu le indicaras verificar
antes de reinstalar algn respaldo?
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IV.2 MANEJO DE BASE DE DATOS ABIERTA

Para definir acertadamente el formato recomendado para el manejo de la base de datos
es necesario evaluar los siguientes puntos.
Requerimientos adicionales o extras del sistema.
Conocimiento del manejo de base de datos con algn manejador externo.
Mantenimiento de bases de datos mediante utileras externas.
Es necesario control de acceso a la base de datos.
Se conoce el manejo de Reporteador externo.
Verificar la versin de los drivers soportados.
o
o
o
o
o
o
Dentro del Sistema de ASPEL-SAE 3.0 existen dos puntos importantes que hay que
diferenciar para el manejo de diferentes formatos de bases de datos: Conversin y
Avanzado. Como ya se mencion , la opcin Avanzado es la que nos permite el cambio de
Driver para el manejo de la base de datos.
Figura 6. Control de Archivos- Avanzado.

CONTROL DE ARCHIVOS- AVANZADO
Nombre:
Es el formato por default que respetan los archivos, donde ee es el nmero de
empresa que se trata.
Tipo:
Se refiere al driver utilizado para el manejo de la base de datos.
Ruta o alas: Se refiere a la ruta de los archivos de la base de datos o al alas asociado
previamente a la base de datos, desde el BDE Administrator.
NOTA: Recordemos que Microsoft Access permite abrir y operar las Bases de Datos en
formato DBASE o PARADOX sin la configuracin de Driver alas alguno.
A continuacin se analizarn y detallaran el cambio a dos formatos de bases de datos
comnmente utilizados: MS ACCESS, y MS SQL .
IV.2.1 MANEJO EN MS ACCESS
Para trabajar al base de datos de ASPEL-SAE 3.0 en formato Access debemos seguir el
siguiente procedimiento.
1. Desde Windows en Inicio / Configuracin / Panel de Control, Fuentes de datos ODBC
(32 bits) (Open Database Connectivity), en WIN 2000 en panel de control /
Herramientas administrativas / Fuentes de datos ODBC32, en la carpeta de DSN de
usuario Agregar, se elige Microsoft Access Driver (*.mdb), despus se define el
nombre del origen de datos, (por ej. SAEACCESS ) y la Descripcin (por ej. SAEACC).
Recordemos que para Windows XP , Windows NT o Windows 2k el acceso a ODBC
12
se encuentra dentro de Inicio / Configuracin / Panel de Control / Herramientas

administrativas, Orgenes de datos (ODBC).
Figura 6. Administrador de Orgenes de base de datos ODBC.
Figura. Configuracin de ODBC Microsoft Access
y creacin de la Base de datos.
13
2. A continuacin, en la seccin de Base de datos al dar un clic en el botn de Crear

definimos la ruta y nombre de la base de datos que manejaremos.
Figura 8. Ruta y nombre de la nueva base de datos.

En seguida aparecer una ventana como la siguiente, confirmando la creacin de la
base de datos.
Figura 9. creacin satisfactoria de la base de datos.

3. En caso que desear restringir el acceso a la base de datos debemos asignar Usuarios
y contraseas desde el botn Avanzadas que se indica en la Figura 7.
Figura 10. Asignar nombre de usuario y contrasea para acceso a la base de datos.
14
4. Posteriormente dentro de Inicio / Configuracin/ Panel de Control / BDE Administrator,

en la pestaa de Configuration / Drivers / ODBC, con un clic secundario indicamos
New.. para agregar el Alias de la base de datos.
Figura 11. Alta del Alas en el BDE Administrator.
Figura 12. Seleccin de la Fuente de Datos ODBC.
15
5. En ODBC Driver Name debemos seleccionar Microsoft Access Driver (*.mdb), y

automticamente en la parte inferior se mostrar el origen creado desde Orgenes de
Datos ODBC en el Panel de Control, como lo muestra la figura 12. Por ltimo
asignamos un nombre al Driver con el cual lo identificaremos al momento de realizar
al conversin desde ASPEL-SAE 3.0 (CURSO_C2 en el ejemplo).
6. Por ltimo, desde el sistema ASPEL-SAE 3.0, en Utileras / Control de Archivos,
seleccionamos cada uno de los archivos, damos un clic en Avanzado, e indicamos
en Tipo: CURSO_C2 que fue el nombre que asignamos al alas dentro del BDE
Administrator, y en Ruta o alas el nombre del Origen de Datos que indicamos en el
ODBC.
Figura 13. Proceso de Avanzado desde ASPEL-SAE 3.0

Recordemos que para realizar el cambio de formato de la informacin debemos
indicar que SI deseamos exportar la informacin en la ventana correspondiente.
Figura 14. Exportacin de la informacin a formato Access.

En caso de no haber asignado Usuario y contrasea a la base de datos, bastar con
Aceptar la ventana cuando el sistema nos solicite el Nombre de Usuario y contrasea.
IV.2.2 MANEJO EN MS SQL
Antes de realizar la conversin de la Base de datos a MSSQL se deben cumplir los
siguientes requisitos:
o Instalar Microsoft SQL Server bajo ambiente Windows NT o Windows 2000 .
Nota: en Windows XP solo se podr instalar los Componentes de Clientes para
Microsoft SQL Server.
o Definir los perfiles de usuarios en Windows NT o 2000 , los cuales accedern a la
base de datos desde las terminales.
16
Para manejar la Base de datos en formato MSSQL debemos seguir el siguiente

procedimiento.
1. Acceder al SQL Server Enterprise Manager y crear la base de datos, como lo
muestra al siguiente figura:
Figura 15. Creacin de la Base de Datos desde SQL Server Enterprise Manager.
Dentro de las propiedades al generar la Base de datos, indicamos el nombre y la ruta
deseados, dejando las dems propiedades con el valor predeterminado.
Figura 16. Propiedades de la Base de datos en SQL.
17
2. El siguiente paso es probar la conexin de los Usuarios con el Servidor SQL Server. Existen
dos maneras de realizar la conexin al Servidor SQL Server:
Usuarios SQL Server .
Usuarios Windows NT .
En ambos casos deber agregar los Usuarios que tendrn acceso a la base de datos
de SAE dentro de SQL Server Enterprise Manager / Seguridad / Inicios de sesin, clic
secundario Nuevo inicio de sesin.
a) Autenticacin Usuarios de SQL Server
La configuracin del Usuario utilizando Autenticacin con Usuario de SQL Server se
muestra en las Figuras 17 y 18.
Habilitar el check de Autenticacin de SQL Server.
Figura 17. Usuario utilizando autenticacin de SQL Server.

En la pestaa Acceso a base de datos seleccionar la Base de datos creada, y en
Funciones de base de datos para la Base de datos creada, en el ejemplo SAE_SQL, activar
db_owner.
18
Figura 18. Asignacin de Permisos al Usuario sobre la Base de datos.
b) Autenticacin con Usuarios Windows NT

La configuracin del Usuario utilizando Autenticacin con Usuario de SQL Server se
muestra en las Figuras 19 y 20.
Habilitar el check de Autenticacin Windows NT y establecer el dominio donde ser
valido el Nombre de Usuario.
Figura. Autenticacin con Usuario y password de Windows.
19
En la pestaa Acceso a base de datos seleccionar la Base de datos creada, y en Funciones

de base de datos para la Base de datos creada, en el ejemplo SAE_SQL, activar db_owner.
Con clic secundario, ingresar a las propiedades de la Base de datos y asignar los
permisos para Crear Tabla al usuario registrado dentro de la pestaa de Permisos.
Figura. Acceso a las propiedades de la Base de Datos.
20
Figura. Asignacin de permisos para Crear tablas al Usuario SOPORTE.

CONFIGURACIN DEL BDE ADMINISTRATOR
Ingresar al BDE Administrator desde el Panel de Control. Agregar la Base de datos
dentro del BDE Administrator en la pestaa de Databases.
Figura. Agregar Base de datos.

En seguida el sistema solicita el nombre del Driver para la Base de datos, donde
debemos seleccionar MSSQL.
21
Figura. Seleccin del Driver para la Base de datos.

Al agregar la Base de Datos, el sistema solicita el nombre de Usuario y la contrasea
del Usuario para Autenticacin por SQL Server.
Figura. Autenticacin por SQL Server.

Al agregar la base de datos el sistema reconoce automticamente el Nombre del
Servidor, el Schema Cache Dir para los Archivos temporales, as como el Usuario que nosotros
ingresemos al realizar la Autentificacin.
Figura. Base de datos con conexin activa al Servidor de SQL Server dentro del BDE
Administrator.
22
Nota: En caso de haber problemas en la conexin con el Servidor SQL Server debern
verificar los permisos del Usuario, adems de corroborar que el Servidor est Activo dentro del
Administrador de Servicios.
Finalmente, desde ASPEL-SAE 3.0 se deber ingresar a Utileras / Control de Archivos,
seleccionar cada uno de los archivos, seleccionar en Tipo MSSQL, y en ruta o alas la base de
datos que se registro y se cre dentro de Enterprise Manager SQL Server.
Figura. Cambio de driver mediante la opcin Avanzado desde Utileras Control de archivos.
Para corroborar el correcto funcionamiento podramos ingresar al Enterprise Manager
de SQL Server, y verificar que las Tablas para las que ya se realiz el proceso de Avanzado y
cambio de driver ya deben existir, con la informacin de la base de datos original como lo
muestran las siguientes dos imgenes.
Figura. Tablas creadas despus de ejecutar el proceso de Avanzado para el cambio

de driver.
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Figura. Desde el Analizador de Consultas ejecutar alguna peticin sobre la Base de

datos.
DESDE LA PC CLIENTE
Adicionalmente debe realizarse cierta Configuracin en la PC Cliente como se
describe a continuacin.
Acceder al BDE Administrator y agregar en la pestaa de Configuration / Drivers /
ODBC, clic secundario New, agregando el alias para la base de datos. Para ello se deben
especificar los parmetros como se muestra en siguiente imagen.
Figura. Alta del alias para la Base de Datos desde el BDE Administrator de la terminal.
Es importante indicar que el alias indicado debe coincidir con el nombre de la base
de datos del Servidor.
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Figura. Driver ODBC para acceso a la base de datos de SQL.
Figura. Proceso de Avanzado desde el Men Utileras Control de Archivos.

V.
OPERACIONES CON BASE DE DATOS ABIERTA

Cuando se ha optado por manejar la base de datos en un formato diferente a ASPEL, se
tiene la potencialidad de poder realizar operaciones u obtener reportes adicionales con
ayuda de alguna aplicacin externa al sistema. ste captulo est orientado a mostrar el
funcionamiento interno de algunos procesos del sistema.
NOTA: Debido al compromiso de hacer el sistema lo ms completo y adaptable posible para
cubrir las necesidades de las empresas, cualquier comentario, sugerencia sobre procesos
y/o reportes agradeceremos su contacto con el departamento de Soporte Tcnico.
25
V.1
INTERPRETACIN DE LAYOUT
Para comprender el funcionamiento del sistema a nivel de archivos y poder realizar

operaciones sobre los datos, es importante conocer la estructura de las tablas del sistema, as
como los tipos de datos y nombre de todos y cada uno de los campos. A continuacin se
muestra el Layout o estructura de cada uno de los archivos o tablas de ASPEL-SAE 3.0, los
campos que las componen, los tipos de datos y longitud de cada uno de ellos.
Es importante especificar que los nombres de los campos se deben respetar al hacer
referencia a alguno de ellos desde cualquier otra aplicacin externa, como se muestra en la
estructura de cada uno de los archivos (Ver Tabla 1).
Los tipos de datos que pueden contenerse son los siguientes:
Descripcin
Cadena
Carcter
Entero
Entero largo
Fecha
Flotante corto
Flotante
Tipo de dato
String
TyChar
TyInt2
TyInt4
TyDate
TyDbl4
TyDbl8
Longitud en Bytes
Especificada
1
2
4
3
4
8
Cuando la base de datos est en formato ASPEL (Archivos binarios) cabe sealar que la
fecha se conforma de 3 bytes, siendo el primer byte para el da, el segundo byte para el mes
y el tercer byte para el ao. Cuando la base de datos est en un formato diferente a ASPEL,
cualquier campo de Fecha es manejado como tal, Fecha/Hora con una longitud de 8 bytes.
Debido a que un byte es conformado por 8 bits. slo puede tomar como valor mximo en
decimal 255, el sistema asigna un valor de 100 como equivalente al ao 2000, 101 al ao
2001 y as sucesivamente.
La longitud de cualquier registro es fija independientemente del formato en que se
maneje la base de datos.
26
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
Campo
Cclie*
Status
Nombre
RFC
Dir
Pob
Codigo
Telefono
Atencion
Aten_cob
Rev_pag
Clasific
Dias_cre
Fch_ultcom
Vend
Descuento
Lim_cred
Saldo
Vtas
Obser
Colonia
Fax
Email
CURP
Cve_Zona
Telefonos
ult_pagoD
ult_ventD
CamLibre1
CamLibre2
CamLibre3
ultpagoF
RetxFlete
CamLibre4
PorcReten
CamLibre5
ult_pagoM
ult_ventM
CamLibre6
CLIENTES
Tipo
Tamao (Bytes) Nombre en consultas
Rango
STRING
5
<Clie-Clave>
A' activo, 'S'
TYCHAR
1
<Clie-Status>
STRING
60
<Clie-Nombre>
STRING
15
<Clie-RFC>
STRING
40
<Clie-Direccion>
STRING
30
<Clie-Poblacion>
STRING
5
<Clie-Codigo_Postal>
STRING
25
<Clie-Telfono>
STRING
20
<Clie-Atencion>
STRING
20
<Clie-Atn_Cobranza>
STRING
4
<Clie-Rev_y_Pago>
STRING
5
<Clie-Clasificacion>
TYINT2
2
<Clie-Dias_de_credito>
0-365
TYDATE
3
<Clie-Fech_Ult_Vta>
STRING
5
<Clie-Vendedor>
TYDBL4
4
<Clie-Descuento>
TYDBL8
8
<Clie-Lmite_credito>
TYDBL8
8
<Clie-Saldo>
TYDBL8
8
<Clie-Ventas_Anuales>
TYINT4
4
<Clie-Observaciones>
STRING
20
<Clie-Colonia>
STRING
25
<Clie-Fax>
STRING
60
<Clie-Email>
STRING
18
<Clie-CURP>
STRING
6
<Clie-Clave_Zona>
STRING
75
<Clie-Telfonos>
STRING
9
<Clie-DocUltPago>
STRING
7
<Clie-DocUltVent>
STRING
10
<Clie-CampLibre1>
STRING
15
<Clie-CampLibre2>
STRING
25
<Clie-CampLibre3>
TYDATE
3
<Clie-Fech_Ult_Pago>
TYCHAR
1
<Clie-Ret_Flete>
TYINT2
2
<Clie-CampLibre4>
TYDBL4
4
<Clie-Porc_Retencion>
TYDBL4
4
<Clie-CampLibre5>
TYDBL8
8
<Clie-MonUltPago>
TYDBL8
8
<Clie-MonUltVent>
TYDBL8
8
<Clie-CampLibre6>
580
Valor inicial
blancos
A'
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
blancos
Parmetro
blancos
blancos
blancos
Tabla 1. Estructura del archivo de Clientes en ASPEL-SAE 3.0.

NOTA: Cualquier informacin sobre el Layout slo es informativa, ya que no puede
cambiarse la estructura de las tablas, debido a la programacin del sistema.
27
V.2
DESBLOQUEO DE DOCUMENTOS
Los Documentos de Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones, del

Mdulo de Facturas, son contenidos en un solo archivo denominado FACT01.DBF
FACT01.DB, dependiendo el formato (DBase o PARADOX respectivamente). ste archivo
slo contiene las cabeceras de dichos documentos, ya que las partidas se encuentran en
otro archivo cuyo nombre es FA0TY1.DBF o FA0TY1.DB, dependiendo el formato (DBase o
PARADOX respectivamente). De igual manera ocurre con los documentos del Mdulo de
Compras, las Recepciones, rdenes de compra y Devoluciones son contenidas dentro de un
solo archivo denominado COMP01.DBF o COMP01.DB, dependiendo el formato (DBase o
PARADOX respectivamente), el cual slo contiene las cabeceras de los documentos. El
archivo que contiene las partidas de dichos documentos es llamado COM0Y1.DBF o
COM0Y1.DB, dependiendo el formato (DBase o PARADOX respectivamente).
Dentro de los archivos de cabeceras de los documentos de ambos Mdulos, existe un
campo denominado BLOQ, el cual puede tomar 4 valores dependiendo de la situacin que
se muestran en la Tabla 2.
BLOQ (Valor)
-1
0
1
2
Descripcin
Cuando el documento se genero y no se tienen pendientes por surtir.
Cuando el documento se gener y an tiene apartados pendientes por surtir.
Cuando el documento manejaba apartados o pendientes por surtir y ya fue
saldado.
Cuando al generar el documento hubo problemas de energa y se bloqueo.
Tabla 2. Descripcin de los posibles valores del campo BLOQ en las cabeceras de los
documentos.
Cuando un documento queda totalmente enlazado, las banderas de todos los
documentos implicados sern 1, debido a que ya no tienen pendientes por surtir. En caso de
que hubiese una devolucin sobre una factura, la bandera de la factura se actualiza como
0, debido a que an quedan apartados. El proceso de vencimiento de apartados no
actualiza el campo de todos los documentos, debido a que slo recorre documentos
Pedido. El desbloqueo de Documentos recorre el tipo de Documentos indicado, validando
si es un 2 el valor de la bandera BLOQ y cambindolo por un 0. Respecto a las Compras
funciona de manera similar. Cuando se genera una Orden la bandera de dicho documento
es 1. Si se realiza una Recepcin parcial enlazada a esa orden la bandera BLOQ quedara
con status 0. Si se realiza una Recepcin completa la bandera de los documentos implicados
se colocara como 1.
Es por ello que es importante antes de realizar operacin alguna con la bandera de
Bloqueo contemplar si los documentos estaban enlazados o no, si manejaban o no
apartados, y/o si tenan algn pendiente por surtir.
Un usuario llama y dice que al ingresar a la consulta de Facturas no aparecen todas
las facturas,Qu recomendaciones referentes a la bandera de bloqueo le haras?
28
V.3
AFECTACIONES ENTRE MODULOS
La integracin entre los Facturas, CxC, Compras, CxP, e Inventarios basan su

funcionamiento en Campos denominados Banderas cuyo objetivo es indicar si se realiz o no
la actualizacin entre los diferentes Mdulos. Las banderas de Afectacin entro los Mdulos
solamente pueden tomar dos valores: blancos en caso de que la actualizacin no se haya
realizado y una A en caso de haberse realizado la afectacin correspondiente.
Afectaciones de Facturas a Inventarios
Debido a que la afectacin de Facturas hacia el Mdulo de Inventarios se realiza por
cada producto y en una Factura Remisin pueden venderse uno o ms productos, el
archivo que contiene el campo de Afectacin de Facturas a Inventarios, llamado ACT_INV
se encuentra en el archivo FA0TY1.DBF o FA0TY1.DB, dependiendo el formato (DBase o
PARADOX respectivamente). Existen dos documentos que pueden generar los movimientos
al Inventario desde el Mdulo de Facturas a Inventarios, las Facturas y las Remisiones. En caso
de realizar la cancelacin de documentos se realizan automticamente las afectaciones al
inventario generndose movimientos contrarios por el concepto correspondiente.
Existen slo tres casos en que no se afecta el Mdulo de Inventarios:
Se tiene desactivado el parmetro de Integrado a Facturas dentro de Parmetros del

sistema.
Se tiene activado el parmetro de Facturar sin existencias.
Al generar la Factura o Remisin no exista la cantidad suficiente para generar el
movimiento de tipo salida.
En cualquier caso se puede generar posteriormente el movimiento no actualizado

ejecutando la Actualizacin de Facturas a Inventarios desde el Men Utileras, Actualizacin
de Archivos.
Afectaciones de Facturas a Cuentas por Cobrar
La afectacin de Facturas hacia el Mdulo de CxC se realiza por cada Documento. El
nico tipo de Documento que genera un movimiento de CxC son las Facturas. El campo que
funciona como bandera es ACT_CXC, y se encuentra dentro del archivo de cabeceras
FACT01.DBF o FACT01.DB, dependiendo el formato (DBase o PARADOX respectivamente).
Slo existe una causa para que la Factura no genere la CxC correspondiente, y es que el
parmetro de CxC integrado est desactivado.
En caso de no generarse los movimientos de CxC o haber manejado el parmetro de
Integrado a CxC desactivado podrn generarse los movimientos correspondientes mediante
el proceso de Actualizacin de Facturas a Cuentas por Cobrar, desde el men de Utileras,
Actualizacin de archivos.
Afectaciones de Compras a Inventarios
La afectacin de Compras hacia el Mdulo de Inventarios se realiza por cada
Producto que se incluya dentro de la Recepcin, por lo que la bandera de afectacin,
ACT_INV se encuentra dentro del archivo de las partidas de los documentos en el archivo
COM0Y1.DBF o COM0Y1.DB, dependiendo el formato (DBase
o PARADOX
respectivamente).
La nica causa por la cual puede no afectarse el Mdulo de Inventarios por alguna
Recepcin es que el parmetro de Integrado a Compras dentro de los Parmetros de
Configuracin este desactivado.
29
En caso de haber manejado desactivado el parmetro de integracin de Compras

a Inventarios pueden generarse los movimientos al inventario ejecutando la Actualizacin de
Compras a Inventarios desde el men Utileras Actualizacin de Compras a Inventarios.
Afectaciones de Compras a CxP
La afectacin de Compras hacia el Mdulo de CxP se realiza por cada Recepcin
generada desde el Mdulo de Compras. El campo se llama ACT_CXP y se encuentra en el
archivo de cabeceras de los documentos de Compras COM0Y1.DBF o COM0Y1.DB,
dependiendo el formato (DBase o PARADOX respectivamente). La nica razn por la cual
no puede generarse el movimiento de CXP correspondiente es tener desactivado el
parmetro de Cuentas por pagar integrado.
En caso de haber manejado el parmetro de Cuentas por pagar integrado
desactivado se podr ejecutar la actualizacin de Compras a Cuentas por Pagar desde el
men de Utileras, Actualizacin de Archivos.
NOTA: Los procesos de Actualizacin desde el Mdulo de Utileras slo generaran las
afectaciones correspondientes a los Mdulos slo si la bandera est en blanco. En caso de
tener status de A, no se realizar ninguna afectacin entre los diferentes mdulos.
Un usuario llama diciendo que no se realiz la afectacin de una Factura a CxC,
que le recomendaras?
V.4 INTERFASE CON ASPEL-COI
La interfase entre los sistemas ASPEL-SAE y ASPEL-COI tiene como objetivo principal facilitar
el asiento contable en Aspel-COI de todos los Movimientos por los Conceptos de Ventas,
Compras, Devoluciones de Ventas, Devoluciones de Compras, Movimientos al Inventario,
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar generados desde el Sistema Aspel-SAE. Las ventajas
son:
Ahorro en el tiempo de captura y registro de documentos.
Disminuir la probabilidad de error en la captura de dichas plizas .
Es posible generar plizas a detalle las cuales desglosan los Montos por
Cliente/Proveedor, Moneda o Lnea de Producto (dependiendo del tipo de Pliza).
Las Plizas que podemos generar desde ASPEL-SAE son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
30
Ventas
Devolucin de Ventas
Compras
Devolucin de Compras
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Pagar
Movimientos al Inventario
Definicin de las Cuentas Contables involucradas en la Interfase Aspel-SAE y Aspel-COI

1) Desde el Sistema de SAE debemos indicar las siguientes Cuentas Contables :
Desde el Men Utileras/ Configuracin / Cuentas Contables
Figura. Definicin de las Cuentas Contables Maestras desde ASPEL-SAE 3.0

Las Cuentas Contables Maestras tiene mayor Prioridad al momento de generar
cualquier Pliza, es decir, slo en aquellos casos cuando al momento de generar la Pliza
indiquemos Detalle se anexar algn dato (Nivel a la Cuenta Contable) o Cuenta Adicional.
Notas:
Las Cuentas en la imagen anterior son las sugeridas de acuerdo al Catlogo estndar
de COI, aunque no todas se crean automticamente dentro de un Catlogo
estndar, como la de Compra de Servicios, Venta de Servicios, Descuento Financiero
en Compras, Descuento Financiero en Ventas (ya que no todas las compaas las
utilizan en su Contabilidad).
Si se desean obtener las Pliza de Clientes y Proveedores a detalle no deber
indicarse el ltimo Nivel de las Cuentas Contables dentro de las Maestras e incluso no
debe especificarse el ltimo guin de dicha Cuenta, ya que de lo contrario el Sistema
de Aspel-COI no valida la Cuenta Contable.
2) Desde el Mdulo de Clientes y CxC, Men Archivos/ Conceptos de Cuentas por
Cobrar debemos definir la Cuenta Contable para cada concepto, ya que al
momento de generar la Pliza de CxC sern consideradas dichas Cuentas Contables.
31
Figura. Definicin de Cuentas Contables para cada Concepto desde el Mdulo de CxC.
3) Desde el Mdulo de Proveedores y Cuentas por Pagar, Men Archivos / Conceptos
de CxP, las cuales sern consideradas al generar la Pliza de CxP. En caso de no
indicar cuenta alguna la pliza ser generada incompleta con blancos en el campo
de Cuenta contable para la partida correspondiente al movimiento del concepto.
Figura. Definicin de Cuentas Contables para cada Concepto desde el Mdulo de CxP.
4) Desde el Mdulo de Inventarios, Men Archivos / Conceptos de Movimientos al
Inventario, las cuales a su vez sern contempladas al momento de generar la Pliza
de Movimientos al Inventario. En caso de no indicar la Cuenta contable la pliza se
generar en blanco en las partidas correspondientes a dichos movimientos.
32
Figura. Definicin de Cuentas Contables para cada Concepto desde el Mdulo de

Inventarios.
5) Dentro del Mdulo de Inventarios, en el Catlogo de Lneas de Producto,
Figura. Definicin de Cuentas Contables para cada Lnea de Productos desde el Mdulo
de Inventarios.
NOTA: Se sugiere que se especifique slo al ltimo nivel de la Cuenta Contable, ya que en
caso de generar la Pliza de Movimientos al Inventario Compras a detalle se concatenar
la Cuenta Maestra definida para Almacn con lo que se especifique en Cuenta Contable
de cada Lnea de Producto.
POLIZA DE VENTAS
Cuando se genera una Venta (Factura) mediante ASPEL SAE se generan los Siguientes
Asientos Contables:
Nota: Las Remisiones no afectan en la Pliza de Ventas.
Total por
Cliente
Con Dscto
e Imp
incluidos
Clientes
Cargo
Ventas
Abono
Precio Unit X
Cantidad
Descto
Comercial
33
Retencin
del Flete
IVA (Impuestos por Pagar)

Cargo
Abono Desglosado
y
Acumulado
por Tasa de
Impuesto
Abono Impuesto
Flete
Bancos
Abono
Descuen
to
Financie
ro Total
Venta de Servicios
Abono
Abono
Monto
Flete
Sin
Impuestos
Servicios
Descuento Financiero Ventas

Descuento
Cargo
Financiero
Total
Cuentas Contables involucradas

Las Cuentas Contables Maestras involucradas son:
Descripcin
Numero de Cuenta
COI Catalogo Estndar
Ventas
4100-001-000
Clientes
1150-001-000
Descuento Financiero 7500-004-000
Predefinida
Predefinida
Predefinida
Bancos
1120-001-000
Venta de Servicios
4100-005-000
Impuesto por Pagar 2170-003-000
Predefinida
Predefinida
Predefinida
Se puede obtener a Detalle

No
Si, (Clave Cliente, Moneda)
Solo en Descripcin de la
Partida (Moneda)
No
No (Incluye Flete)
Si, Tasa de Impuesto (Slo en
Descripcin de la Partida).
NOTA: El abono a la Cuenta de Bancos slo se realiza cuando el Cliente es MOSTR.

Afectaciones a Nivel de Banderas
Archivo
AFEC_COI
FACT.D01
MINV.D01
No.
Concepto
F
51
CUEN.D01
34
Utilidad de la Bandera
Indica si la Interfase ya fue realizada
Indica que los Movimientos a Inventarios no fueron
contabilizados al momento de generar la Factura.
Indica que los Movimientos a CxC ya sern
contabilizados dentro de la Pliza de Ventas,
afectando a la Cuenta correspondiente de Clientes, y
evitar su duplicidad al generar la Pliza de CxC.
DEVOLUCIN DE VENTAS
Cuando se genera una Venta (Factura) mediante ASPEL SAE se generan los Siguientes
Asientos Contables:
Nota: Las Remisiones no afectan en la Pliza de Ventas.
Clientes
Abono
Total por
Cliente
Con Dscto e
Imp
incluidos

Cargo
Abono
Retencin
Desglosado
y
del Flete
Acumulado
por Tasa de
Impuesto
Impuesto
Cargo
Flete
Precio
Unit X
Cantidad
Descto
Comercial
Devolucin de Ventas
Cargo
Venta de Servicios
Monto
Flete
Sin
Impuestos
Cargo

Descuento
Abono
Financiero
Total
Descripcin
Numero de Cuenta COI Catalogo Estndar Detalle
Devolucin de Ventas 4200-001-000

Clientes
1150-001-000
moneda
Venta de Servicios
4100-005-000
Impuesto por Pagar
2170-003-000
Predefinida
Predefinida
NO
SI, Clave
Predefinida
Predefinida
Predefinida
NO
NO
SI, Tasa de Impuesto,
Flete, Retencin.
del
Cliente,

Archivo
FACT.D01
MINV.D01
No.
Concepto
D
2
AFEC_COI
La interfase ya fue realizada o no.

Los Movimientos al Inventario generados por la
Devolucin solo sern contemplados en la Pliza de
Movimientos al Inventario.
CUEN.D01
8/12
A
El movimiento ser de tipo Devolucin, y ser tomado
en cuenta hasta generar la Pliza de CxC.
8 Nota de Crdito por aplicar o 12 Nota de Crdito.
35
CANCELACIN DE UNA VENTA

Archivo
FACT.D01
No.
Concepto
F/Status C
MINV.D01
CUEN.D01
AFEC_COI
Indica si la Interfase ya fue realizada, es decir, se
contabilizara hasta generar la Pliza de Ventas
(ACT_COI).
No activa el campo para que sea considerado al
generar la Pliza de Inventarios.
Elimina completamente el registro.
Elimina el Registro
CANCELACION DE UNA DEVOLUCION DE VENTA

Archivo
FACT.D01
MINV.D01
CUEN.D01
No.
Concepto
D/ Status
C
AFEC_COI
56
Elimina el registro
Indica si la Interfase ya fue realizada, es decir, se
contabilizara hasta generar la Pliza de Devoluciones de
Ventas.(ACT_COI).
No activa el campo para que sea considerado al
generar la Pliza de Inventarios.
Elimina completamente el registro
PLIZA DE COMPRAS
Cuando se genera una Recepcin de Compra desde ASPEL SAE se generan los
siguientes Asientos Contables:
Nota: Las Ordenes de Compra no afectan en la Pliza de Compras.
Proveedores
Abono
Total por
Proveedor
IVA (Impuestos por Acreditar)

Desglosado y
Cargo
Abono
Retencin
Acumulado
del Flete
por Tasa de
Impuesto
Impuesto Flete Cargo
Costo del
Movimiento
Sin Impuestos y
Desc.Financiero
Compra de Servicios
Monto
Flete
Sin
Impuestos
Sin Desc
Financiero
Descuento Financiero
Abono
36
Almacn
Cargo
Cargo
Descuento
Financiero
Total

Descripcin
Numero de Cuenta
2110-001-000
Proveedores

1160-003-000
Almacn
Compra de Servicios 7750-001-000

Impuesto por Acreditar 1190-005-000
COI Catalogo Estndar Detalle

Predefinida
No
Predefinida
No
Predefinida
SI
(Clave Proveedor, Moneda)
Solo en Desc. Partida
(Moneda)
(Lnea de Producto)
No
(Tasa, Retencin, Flete)
NOTA: No afectan las Cuentas Contables de los Conceptos de Movimientos al

Inventario, ni los Conceptos de CxC y CxP en la generacin de la Pliza de Compras.
Afectaciones a Nivel de Banderas de los Archivos Implicados.
Archivo
AFEC_COI
ACT_COI
COMP.D01
MINV.D01
No.
Concepto
C
1
PAGA.D01
Indica si la Interfase ya fue realizada ACT_COI.
Indica que los Movimientos a Inventarios ya sern
contabilizados dentro de la Pliza de Compras,
afectando la Cuenta correspondiente de
Almacn y evitar as la Duplicidad del registro de
Movimientos al Inventario, al generar la Pliza de
Movimientos al Inventario.
Indica que los Movimientos a CxP ya sern
afectando a la Cuenta correspondiente de
Proveedores, y evitar su duplicidad al generar la
Pliza de CxP (Slo se genera el Abono).
DETALLADO. Si habilitamos la Opcin Detallado tiene las siguientes afectaciones en la

Generacin de la Pliza.
37
En la Cuenta de Proveedores se anexa al final de la Cuenta Especificada dentro de las

Cuentas Maestras como Proveedores, el nmero de Proveedor que hayamos asignado al
proveedor dentro del Catlogo de Proveedores. Se anexa dentro de la Cuenta Contable.
Dentro de la Cuenta de Almacn especificada dentro de las Cuentas Maestras se
agrega la Cuenta Contable que hayamos especificado para la Lnea de Producto. Se
anexa slo dentro de la Descripcin de la Partida.
Dentro de la Cuenta de Impuesto se realiza el siguiente Desglose. Se anexa al final de la
Cuenta estipulada en las Cuentas Maestras como Impuesto por Pagar el valor de la Tasa
de Impuesto, por ejemplo 15.00 para Impuesto de productos sobre 15%, 15.00F para
cuando manejamos Impuesto sobre Flete del 15%, 4.00R Para cuando realiza Retencin
del Flete. Se anexa slo dentro de la Descripcin de la Partida.
CON MONEDA.- Si habilitamos la opcin Con Moneda en la generacin de la Pliza
veremos los siguientes cambios.
Realiza los cambios tal cual como cuando se genera la Pliza habilitando la opcin
Detallado, slo que adicionalmente en la Partida correspondiente Proveedores se anexa el
Tipo de Cambio (slo antes de grabar la pliza) y por consecuencia los Montos de la Pliza
de Compras aparecern en Moneda Base. Cuando no se activa se genera la pliza de igual
forma slo que sin el detalle del Tipo de Cambio.
Cuando ya se elabor la Pliza Modelo de Compras, se activa la Bandera ACT_COI
dentro del Archivo de COMP.D01 (Encabezados de las Compras).
38
POLIZA DEVOLUCION DE COMPRAS

Cuando se genera una Devolucin de una Recepcin de Compra desde ASPEL SAE
se generan los siguientes Asientos Contables:
Nota: Las Ordenes de Compra no afectan en la Pliza de Compras.
Total de
Movimie
nto
Almacn Devolucin de Compras

Abono
Costo del
Movimiento
Sin Impuestos
y Desc
Financiero
Proveedores
Cargo

Retencin
Cargo
Abono
Desglosado
del Flete
y
Acumulado
por Tasa
Abono
Impuesto
Flete
Descuento
Financiero
Total
Cargo
Compra de Servicios
Abono
Monto Flete
Sin Impuestos
Servicios Sin Desc.
Financiero
Diferencia Costo de Compras

Diferencia
entre
Capas
disponibles
Si fue
Perdida es
Cargo
Cargo
Si fue
ganancia es
Abono

Descripcin
Proveedores
Numero de Cuenta
2110-001-000
COI Catalogo
Estndar
Predefinida
No
1160-003-000
Predefinida
Compra de Servicios 7750-001-000

Impuesto por Acreditar1190-005-000
No
Predefinida
5000-000-000
Predefinida
Almacn
Dif. Costo Compras
Detalle
SI
(Clave Proveedor,Moneda)
(Moneda)
(Lnea de Producto)
No
(Tasa, Retencin, Flete)
No
NOTA: No afectan las Cuentas Contables de los Conceptos de Movimientos al Inventario, ni

los Conceptos de CxC y CxP en la generacin de la pliza de Devolucin de Compras.
39

Archivo
COMP.D01
MINV.D01
PAGA.D01
No.
Concepto
D
52
AFEC_COI
Indica si la Interfase ya fue realizada
contabilizados dentro de la Pliza de Dev.Compras,
afectando al Cuenta correspondiente de Almacn y
evitar as la Duplicidad del registro de Movimientos al
Inventario, al generar la Pliza de Movimientos al
Inventario.
Indica que los Movimientos a CxP ya sern
contabilizados dentro de la Pliza de Dev. De
Compras, afectando a la Cuenta correspondiente de
Proveedores, y evitar su duplicidad al generar la Pliza
de CxP
NOTA: La Diferencia entre una Pliza de Compras y Devolucin de Compras, adems de la

naturaleza de los Movimientos Cargo/Abono, es que de acuerdo al Tipo de Costeo que se
maneje (UEPS PEPS), puede generarse una diferencia por la disponibilidad de las Capas
existentes, en referencia a la Capa de la cual se est Devolviendo Mercanca realmente,
debido a que una Venta provoco la salida del Inventario de las Unidades de la Capa Real
de la cual se estn Devolviendo Productos, separando el monto de dicha diferencia en la
Cuenta establecida como Diferencia Costo de Compras dentro de las Cuentas Maestras.
DETALLADO. Si habilitamos la Opcin Detallado tiene las siguientes afectaciones en la
Generacin de la Pliza.
En la Cuenta de Proveedores se anexa al final de la Cuenta Especificada dentro de las

Cuentas Maestras como Proveedores, el nmero de Proveedor que hayamos asignado al
40
proveedor dentro del Catlogo de Proveedores. Se anexa dentro de la Cuenta Contable.

Slo por el Monto de lo que estemos devolviendo.
Dentro de la Cuenta de Almacn especificada dentro de las Cuentas Maestras se
agrega la Cuenta Contable que hayamos especificado para la Lnea de Producto. Se
anexa slo dentro de la Descripcin de la Partida. Slo por el Monto de la Mercanca que
estemos devolviendo.
Dentro de la Cuenta de Impuesto se realiza el siguiente Desglose. Se anexa al final de la
Cuenta estipulada en las Cuentas Maestras como Impuesto por Pagar el valor de la Tasa
de Impuesto, por ejemplo 15.00 para Impuesto de productos sobre 15%, 15.00F para
cuando manejamos Impuesto sobre Flete del 15%, 4.00R Para cuando realiza Retencin
del Flete. Se anexa slo dentro de la Descripcin de la Partida. Lo correspondiente a los
Montos especificados al momento de realizar la devolucin en los encabezados del
Documento.
CON MONEDA.- Si habilitamos la opcin Con Moneda en la generacin de la Pliza
veremos los siguientes cambios.
Se generan los cambios tal cual como cuando se genera la Pliza habilitando la opcin
Detallado, slo que adicionalmente en la Partida correspondiente Proveedores se anexa el
Tipo de Cambio (slo antes de grabar la pliza) y por consecuencia los Montos de la Pliza
de Compras aparecern en Moneda Base. Cuando no se activa se genera la pliza de igual
forma (En Moneda Base) slo que sin el detalle del Tipo de Cambio.
Nota: Cuando ya se elabor la Pliza Modelo de Compras, se activa la Bandera ACT_COI
dentro del Archivo de COMP.D01 (Encabezados de las Compras y Devoluciones de
Compras).
CANCELACIN DE UNA COMPRA CANCELACIN DE UNA DEVOLUCIN DE COMPRA
Los efectos de una Cancelacin de Compra afectan de la siguiente manera en la
elaboracin de las plizas.
Si se elabor la Compra Devolucin de Compra, y antes de realizar al Interfase se
Cancel el Documento de la Compra, NO existe afectacin en ninguna Pliza.
Si se elabor la Compra y se gener al Interfase (internamente se activo la bandera
de ACT_COI). Si posteriormente se intenta Cancelar el Documento el Sistema Valida
ste Campo y despliega el mensaje:
En otras palabras, contablemente el movimiento ya se afecto, por lo que slo es posible

mediante una devolucin de Compra, tomando las consideraciones pertinentes. Para poder
visualizar el detalle de los movimientos que ya fueron contabilizados podemos ingresar a
Inventarios/ Movimientos al Inventario/ y dar doble clic sobre el Movimiento que deseemos
consultar:
41
Bandera De Afectacin a COI de los Movimientos al Inventario
Afectaciones a Nivel de Archivo, como producto de la Cancelacin de una Compra

o Devolucin de Compra.
Archivo
COMP.D01
MINV.D01
PAGA.D01
42
No.
Concepto
C
57
AFEC_COI
Elimina el Registro
Indica si la Interfase ya fue realizada (ACT_COI).
Inventario.
Elimina completamente el registro.
CANCELACION DE UNA DEVOLUCION DE COMPRA

Archivo
COMP.D01
MINV.D01
No.
Concepto
D
5
PAGA.D01
AFEC_COI
Elimina el registro
Indica si la Interfase ya fue realizada (ACT_COI).
contabilizados dentro de la Pliza de Dev. Compras,
Inventario.
Elimina completamente el registro
NOTA: No se pueden incluir en una pliza de compras aquellos movimientos que

hayan sido generados desde movimientos al inventario, aunque la bandera de AFEC_COI se
active y se hayan generado bajo el concepto 1 compras, ya que los movimientos a su vez
fueron generados por un Documento del Mdulo de Compras.
POLIZA DE CUENTAS POR COBRAR
Cuando se genera la Pliza de Cuentas por Cobrar se generan los siguiente
Movimientos.
Clientes
Cargo
Cuando
se genera
una
Venta
Totales
de la CxC
(Importe)
Abono
Cuando se
genera
una
Devolucin
Totales de
la CxC
(Importe)
Naturaleza
contraria a
Clientes
CxC Concepto
Cargo
Cuenta
Descripcin
Detalle
1150-001-000
Concepto
Clientes
Clientes/ CxC
SI Numero De Cliente, Moneda

No (Operacin del dia .....)
Naturaleza
contraria a
Clientes
POLIZA DE CUENTAS POR PAGAR

Cuando se genera la Pliza de Cuentas por Cobrar se generan los siguiente
Movimientos.
Proveedores
Cuando se
genera
una Venta
Cargo
Abono
Total por
Cliente
Cuando se
genera una
Devolucion
Precio
Unit X
Cantidad
Descto
Comercial
CxC Concepto
Cargo
43
Cuenta
Descripcin
Detalle
1150-001-000
Concepto
Proveedores
Concepto/ CxP
SI Numero De Proveedor, Moneda

No (Operacin del dia .....)
POLIZA DE MOVIMIENTOS AL INVENTARIO

La pliza de Movimientos al Inventario realiza los siguientes Asientos Contables:
Almacen
Cargo
Abono
Cargo si el
Movimiento es de
Entrada
Costo del
Movimiento
Naturaleza
contraria al
Movimiento de
Almacn
Costo del
Movimiento
Almacn Concepto
Cargo
Abono
Abono si el
movimiento es
de salida
Costo del
Movimiento
Naturaleza
contraria al
Movimiento de
Almacn
Costo del
Movimiento
Cuentas Contables Involucradas:

Cuentas Contables Maestras
Descripcin
Cuenta
Almacn
1160-003-000
Status
Predefinida
Detalle
(Lnea de Producto)
Cuentas Contables definidas dentro del Catalogo de Conceptos de Movimientos al Inventario

La pliza generada siempre toma la siguiente estructura:
Cuenta Contable
Concepto ENTRADA
Cargo
Cuenta del No. De Concepto

Cuenta Contable Maestra
Producto
Abono
Descripcion
Detalle por Lnea de
Concepto SALIDA
Cuenta del No. De Concepto
Cuenta Contable Maestra
Producto
X
X
Detalle por Lnea de
Nota: Si se generan diversos Movimientos de Entrada y Salida, se generan los asientos

contables correspondientes dentro de la Cuenta de Cada Concepto de Movimientos al
Inventario, quedando la diferencia en la Cuenta Maestra de Almacn.
44
Consideraciones:
La pliza se puede generar por Numero de Almacn, donde slo se tomaran en
cuenta los Movimientos para el Almacn especificado. En caso de no manejar
Multialmacn slo deber dejarse en blanco indicar un 1.
Se pueden filtrar los movimientos al almacn por cada Concepto de Movimiento al
Inventario. En caso de dejar en blanco dicho campo, sern tomados en cuenta todos
los movimientos de cualquier Concepto.
DETALLADO
Si activamos la casilla de Detallado obtendremos en caso de haber alguna diferencia
entre los movimientos de entrada y salida de todos los conceptos, un movimiento en la
cuenta de almacn especificada en las Cuentas Maestras, y detallada considerando la
Cuenta de la Lnea de producto (Slo en la descripcin de la Partida).
NOTA:
No sern contabilizados nuevamente en la Pliza de Movimientos al Inventario
aquellas Operaciones que se hayan generado desde Compras, ya que la Bandera fue
activada al Momento de haber generado la Compra y solo podr ser Contabilizada al
momento de generar la Pliza de Compra o Venta, segn sea el caso; o de lo contrario
habr que eliminar manualmente la bandera de A en todos los registros.
NOTA:
Para identificar aquellos Movimientos que ya fueron contabilizados mediante la Pliza
de Compra se puede ingresar al Modulo de Inventarios, Movimientos al Inventario, Detalle
del Movimiento, existe un Campo llamado: Afectacin COI, el cual se va marcando cada
que alguna de las Plizas, ya sea de Compras, Ventas o Movimientos al Inventario se
ejecutan y el Movimiento es contabilizado, cumpliendo la bandera con el objetivo de Evitar
la duplicidad de Movimientos.
45
V.5
INTERFASE CON ASPEL-BANCO
La interfase entre ASPEL- SAE y ASPEL- BANCO tiene como objetivo principal facilitar el
registro de los Movimientos llevados a cabo mediante alguna Operacin controlada con el
Sistema ASPEL-SAE (Compra-Venta) en el Sistema que controla la Cuenta Bancaria. En otras
palabras, se pueden registrar los Pagos realizados por Clientes de SAE, podemos registrar los
Pagos que realizamos a los Proveedores registrados en SAE. Las ventajas son:
Ahorro en el tiempo de captura y registro de documentos.
Disminuir la probabilidad de error en la captura de los Movimientos Bancarios.
Integracin entre los diferentes Mdulos, de manera fcil y sencilla ya que la Interfase
se lleva a cabo en Lnea.
1.- Para poder a operar la Interfase es necesario indicar los siguiente. El sistema de ASPEL
BANCO es el Sistema que accesa a los Archivos de ASPEL-SAE, por lo que habr que definir
desde el Sistema de Banco 2.5 la Ruta del Programa (archivo empresaw.sae, as como la
Ruta de los Datos y alguno parmetros de configuracin adicionales).
Figura. Definicin de parmetros para la interfase entre ASPEL-BANCO y ASPEL-SAE.

Nota: El sistema de ASPEL-Banco no puede hacer interfase con ASPEL-SAE cuando se
manejan cuentas de tipo Caja.
Integracin con SAE
Si se desea generar los Pagos a los Proveedores y afectar las Cuentas por Pagar
correspondientes en el Sistema ASPEL SAE debemos activar la Integracin con
Cuentas por Pagar.
46
Si se desea recibir Pagos de Clientes y realizar las Afectaciones correspondientes a

Clientes y CxC en el Sistema de ASPEL SAE debemos activar la integracin a Cuentas
por Cobrar.
Nota: Los parmetros de Aplicar Conversin cambiaria a Cuentas por Cobrar y Cuentas por
Pagar, slo se activar si en la empresa con que se est interfazando en el ASPEL SAE no
tenga activo el Parmetro de Multimoneda. Ya que este parmetro realizara la Afectacin
del Movimiento generado desde Banco (ya sea un Pago de un Cliente o el Pago a un
Proveedor realizando la conversin de acuerdo a la Moneda Base y el tipo de cambio
vigente, si la Cuenta Bancaria con que se trabaja es diferente a la moneda del documento).
Es importante que para que se lleve cabo correctamente la Interfase se respeten los
Conceptos sugeridos, o de mnimo se debe respetar la Configuracin de dichos Conceptos,
ya que el sistema realiza las Validaciones de la Configuracin que se muestran en la
siguiente Tabla:
Concepto
Numero de Concepto Sugerido
Abonos a Cuentas
11 Cheques
por Pagar
Anticipos a
9 Anticipo
Proveedores
Abonos a Cuentas
11 Cheques
por Cobrar
Anticipos a Clientes
9 Anticipo
Cheques
13 Ch Posfecha
Posfechados a CxC
caria con la que se deseen registrar.
Tipo
Abono
Referencia
SI
Abono
NO
Abono
SI
Abono
Abono
NO
SI
2.- El siguiente punto de configuracin para trabajar la Interfase de ASPEL-SAE con

ASPEL- BANCO es el Catlogo de Conceptos. Dentro del Catlogo de Conceptos/ en el
Detalle de cada Concepto, en la ceja de Propiedades, debemos activar el parmetro
Interfase SAE, como lo muestra la siguiente figura:
47
De sta manera cuando generemos algn movimiento utilizando estos conceptos veremos
las tres posibles ventanas siguientes:
Movimiento Tipo Abono (Pago de un Cliente)
Al agregar un Movimiento de Tipo Abono y seleccionar un Concepto que tenga
activado el Check (Interfase SAE), veremos una ventana como la siguiente:.
Movimiento Tipo Cargo (Pago a un Proveedor)

Al agregar un Movimiento de Tipo Cargo y seleccionar un Concepto que tenga
activado el Check (Interfase SAE) veremos una ventana como al siguiente:
48
Movimiento Tipo Cheque (Pago)

Al agregar un Movimiento de Tipo Cheque y seleccionar un Concepto que tenga
activado el Check (Interfase SAE), veremos una ventana como la siguiente.
Adicionalmente se anexa una seccin donde debemos especificar el Proveedor, la

Referencia, y la Factura.
!" #
% $ & '(!
"
Afectaciones a Nivel de Archivo, al grabar un Movimiento Cargo/ Cheque/ Abono

en Banco con Interfase con SAE. Las afectaciones correspondientes a la programacin de
un movimiento a la Agenda.
Archivo
MOVSW01.D01
Campo
ACT_SAE
Valor
A
MOVSW01.D01
MOVSW01.D01
MOVSW01.D01
MOVSW01.D01
CLPV
FACT
REFER
MONDIFSAE
CCCCC
CCCCCCC
CCCCCCCCC
S
MOVSW01.D01
TCAMBIO_SAE
Dbl8
Sae_coi
OVSW01.D01
Indica si el Movimiento fue A Actualizado
en SAE.
Clave del Cliente o Proveedor
Numero de Factura en Sae.
Referencia del Documento en SAE.
Cuando se realizo un Movimiento en SAE
con monedas extranjeras tanto en Banco y
SAE.
Tipo de Cambio con el que se grabo el
Movimiento en SAE.
Bandera para el Status de las Interfases SAECOI
49
Existen dos maneras de integrar los Pagos de Clientes y Pagos a Proveedores de ASPEL
SAE desde el Sistema de ASPEL Banco.
1. Mediante la generacin de un Movimiento:
Archivos / Movimientos Bancarios / Movimientos: Depsitos y Retiros.
Archivos / Movimientos Bancarios / Movimientos: Movimientos de Tipo Cheque
2. Mediante la Integracin de dichos Movimientos a la Agenda de Movimientos (Slo
Pagos a Proveedores).
Edicin / Movimientos a la Agenda / Integracin de Pagos / de Aspel SAE.
Los movimientos que anexemos desde el Mdulo de Bancos a la Agenda de
Movimientos tiene dos posibles status Programados y Autorizados, dependiendo de si
ya fueron no autorizados dichos movimientos y se integren a los movimientos de la
Cuenta Bancaria.
DESDE ASPEL SAE

Para ello, Previamente desde el Sistema de SAE debe generarse desde el Mdulo de
Proveedores y Cuentas por Pagar, en el men Herramientas el archivo para la Interfase
BANCO, y as poder generar un Cheque Programado por cada Cuenta por Pagar que se
tenga en el Mdulo de Proveedores y CxP, pudiendo filtrar por Nmero de Proveedor y
Fechas de Vencimiento de los Movimientos.
50
Para poder integrar dichos movimientos generados desde el archivo de Interfase SAE de
ASPEL BANCO, debemos ingresar desde ASPEL BANCO al men Edicin/ Movimientos a la
Agenda/ Integracin de Pagos/ de ASPEL SAE. De sta manera se agregan los movimientos
correspondientes a la Agenda de Movimientos.
Para ello es Importante Recordar el Ciclo que siguen los Movimientos dentro de Aspel
Banco dentro de la Agenda de Movimientos:
Tipo de Movimientos
CARGO
Status en al Agenda Programado
ABONO
Programado
Autorizado
Proceso
Confirmacin
CHEQUE
Programado
Autorizado
Confirmacin
Asignar No Cheque
REGISTRO EN LA CONSULTA DE MOVIMIENTOS CON LA AFECTACION AL SALDO DE LA CUENTA

MOVIMIENTOS UNICONCEPTO O MULTICONCEPTO
Mediante la Opcin de Movimientos Bancarios o Movimientos a la Agenda de
Movimientos tenemos la opcin de utilizar Movimientos Un concepto o Multiconcepto, es
decir, mediante un mismo Movimiento de Tipo Cargo o Cheque realizar el pago de varias
Compras de CxP, todas ellas a aun Mismo Proveedor, como lo muestra la ventana siguiente:
El Modo Un concepto sirve para integrar un solo concepto con el movimiento
bancario.
Modo Multiconcepto
Uniconcepto / Multiconcepto
51
Nota: Debido a que los Documentos de Tipo Compra son Documentos Padres (Es decir, no
requieren de ninguna referencia adicional ), no deben tener activado el Parmetro de
Referencia, dentro del Catlogo de Conceptos y CxP en el Sistema de Aspel-SAE, o de lo
contrario los Movimientos no sern desplegados al Seleccionar los Cargos.
De igual forma, podemos integrar Movimientos de Tipo Abono de Diferentes Clientes
mediante una misma ventana de Captura. Mediante sta opcin podremos integrar pagos
de diferentes Clientes diferentes facturas.
VI.
CLCULOS EN EL SISTEMA
VI.1 TIPOS DE COSTEO
Para determinar la Utilidad neta de la empresa es determinante restar a los ingresos

(Precio de venta) el costo real de los productos. Es por ello que cuando agregamos un
producto dentro del Catlogo de Inventarios, existen cuatro opciones de acuerdo al Costeo
que se desee manejar y que ms convenga de acuerdo a la naturaleza de los productos:
Es muy importante conocer la diferencia entre todos los tipos de costeo, y las
implicaciones que tienen los movimientos al inventario para cada uno de ellos. Para una
mejor comprensin se realizar un ejercicio con cada tipo de costeo.
52
NOTA: Es importante recalcar que el costo seleccionado fiscalmente es nico para todo el
ao, por lo que no es recomendable cambiar el tipo de costeo cuando ya se generaron
movimientos.
COSTEO UEPS (ltimas Entradas- Primeras Salidas)
ste tipo de Costeo consiste en determinar el costo de Venta considerando el costo de las
ltimas entradas a almacn, formando capas tal cual como funciona una PILA.
ENTRADAS
SALIDAS
Venta 1, 15 Unidades
Compra 3, 10 Unidades a $11
Capa 3
Compra 2, 25 Unidades a $ 8
Capa 2
Capa 1
Figura .PILA para ejemplificar el Costeo UEPS.

NOTA: Se podra considerar como una nueva capa aquella entrada de mercanca que
difiera en costo de la capa inmediata anterior. Por ejemplo, si el costo de las 10 unidades de
la capa 3 hubiese sido de $8, en realidad se tendra una capa 2 con un total de 35 Unidades
a un costo de $8.
Para determinar el costo de la Venta 1 se tendra que tomar las existencias al costo de la
ltima capa y as en las capas sucesivamente hasta alcanzar las unidades de venta de los
productos. En el ejercicio, se retiraran 10 unidades de la Capa 3, agotando las existencias de
dicha capa, y 5 unidades de la Capa 2 para completar las unidades de venta, quedando
an 20 unidades a la capa 2.
Costo de Venta
Capa 3
Capa 2
Costo Operado = (10 Unidades)*($11) + (5 Unidades) * ($8)

Costo Operado = $ 150
53
COSTEO PEPS (Primeras Entradas- Primeras Salidas)

ste tipo de Costeo consiste en determinar el costo de Venta considerando el costo de las
primeras entradas a almacn, siendo stas las primeras unidades en salir, emulando el
funcionamiento de una Cola. Continuando con el ejercicio anterior, se tendra que:
ENTRADAS
SALIDAS
Capa 3 Capa 2 Capa 1
Venta 1, 15 Unidades
Compra 2, 25 Unidades a $ 8
Figura .PILA para ejemplificar el Costeo UEPS.

Para determinar el costo de la Venta 1 se tendra que tomar las existencias al costo
comenzando con la primera capa y tomando las faltantes de las siguientes capas en el
orden en que fueron ingresando al almacn hasta alcanzar en su totalidad las unidades de
venta de los productos. En el ejercicio, se retiraran 10 unidades de la Capa 1, agotando las
existencias de dicha capa, y 5 unidades de la Capa 2 para completar las unidades de
venta, quedando an 20 unidades a la capa 2.
Costo de Venta
Capa 1
Capa 2
Costo Operado = (10 Unidades)*($10) + (5 Unidades) * ($8)

Costo Operado = $ 140
Consideraciones
Suponiendo que en la Venta 1, se dio un precio por unidad de $15, Al determinar la
utilidad dependiendo del tipo de costeo cambiara.
Utilidad = Precio de Venta Costo de Venta

Costeo UEPS
Utilidad = (15 Unidades)*($15) - $150 = $225 - $150 = $ 75
Costeo PEPS
Utilidad = (15 Unidades)*($15) - $140 = $225 - $140 = $ 85
Como podemos darnos cuenta la Utilidad vara dependiendo del tipo de costeo y tiene
importantes repercusiones en diversas cuestiones fiscales.
54
COSTEO PROMEDIO
ste tipo de Costeo consiste en determinar el costo de Venta considerando el costo
promedio entre las unidades existentes y su costo y las unidades de entrada o salida con su
propio costo. En otras palabras, en cada movimiento de entrada y salida se calcula el costo
de acuerdo a la cantidad y costo actuales en el almacn. La frmula general empleada es:
Costopromedio =
(Existencias actuales * Costopromedioactual ) (ExistenciasdelMov * CostodelMov )

Existencias actuales ExistenciasdelMov
En el ejercicio propuesto quedara:

Compra 1
Costopromedio =
Compra 2
Costopromedio =
Compra 3
Costopromedio =
(0 * 0) + (10Unidades * $10) = $10

0 + 10Unidades
(10Unidades * $10) + (25Unidades * $8) = 300 = $8.5714

10 + 25Unidades
35
(35Unidades * $8.5714) + (10Unidades * $11) = 410 = $9.1111

35 + 10Unidades
45
As de sta manera la Utilidad de la venta se determinara a partir del precio total de

venta $15 y el costo de $9.11 por cada unidad.
COSTEO ESTNDAR
Mediante el costeo estndar no se calcula monto alguno por el concepto de Costo y la
utilidad es calculada en base al costo de la venta.
VI.2 CLCULOS DE IMPUESTOS
El sistema maneja diferentes Esquemas de Impuestos, los cuales se definen en Leyenda y
Porcentaje dentro de los Parmetros del Sistema.
Figura. Definicin de la Leyenda y Porcentaje para los Impuestos sugeridos.
55
Es importante mencionar que se debe respetar el orden de alta de los impuestos dentro
de los parmetros del sistema, ya que de ello dependen algunos clculos internos del
sistema.
Dentro del Mdulo de Inventarios, en el men Archivos Catlogo de esquemas de
impuestos, se definen los porcentajes de acuerdo a los impuestos que se vayan a manejar. El
sistema ASPEL-SAE 3.0 puede manejar cuatro Impuestos:
I.E.P.S.
Estatal
I.V.B.S.S.
I.V.A.
Impuesto Especial sobre la Produccin y Servicios

Impuesto Estatal
Impuesto Suntuario
Impuesto al Valor agregado
Figura. Definicin de los Esquemas de Impuestos.

Los Impuestos pueden aplicarse directamente sobre el Precio base de los productos
definido como Precio Pblico en el detalle de cada producto o sobre el Acumulado restante
de aplicar los impuestos anteriores.
En caso de elegir la aplicacin sobre Acumulado la precedencia respetada es en orden
descendente empezando por el Impuesto 1, y el impuesto 2 se aplica al resultado de aplicar
el Impuesto 1, y as sucesivamente.
56
Aplicando lo anterior a un ejercicio.

Un producto P001 maneja un esquema de Impuestos 10, el cual fue personalizado por el
Usuario como se muestra a continuacin:
Figura Definicin del Esquema de Impuestos.

Suponiendo una Compra de P001 por 10 Unidades a un Costo unitario de $150. Cul sera el
monto total a pagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?
Debido a que todos los Impuestos se aplican sobre el Precio base tendramos que:
Subtotal antes de Impuestos = Cantidad * Costo Unitario
Subtotal antes de Impuestos = 10 * $150 = $1500
Impuesto 1 I.E.P.S.
Impuesto 2 Estatal
Impuesto 3 I.V.B.S.S.
Impuesto 4 I.V.A.
Impuesto total
= 10% * $1500 = 150.00

= 0% * $1500 = 0.00
= 10% * $1500 = 150.00
= 15% * $1500 = 225.00
= 35% * $1500 = 525.00
Comparando los clculos contra el sistema,

Total = Subtotal + Impuestos
Total = $1500 + $525 = $2025
Figura. Subtotal del Documento con Impuestos sobre Precio Base.
57
Un producto P002 maneja el esquema de

Impuestos 11, el cual fue personalizado por el Usuario como se muestra a continuacin:
Suponiendo una Compra de P002 por 10 Unidades a un Costo unitario de $150. Cul sera el
monto total a pagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?
Debido a que todos los Impuestos se aplican sobre el Precio base tendramos que:
Subtotal antes de Impuestos = Cantidad * Costo Unitario
Subtotal antes de Impuestos = 10 * $150 = $1500
Impuesto 1 I.E.P.S.
= 10% * $1500 = $ 150.00
Subtotal despus de Impuesto 1
= $ 1650.00 (Acumulado 1)
Impuesto 2 Estatal
= 0% * $1500 = $
0.00
= $ 1500.00 (Acumulado 2)
Impuesto 3 I.V.B.S.S. = 10% * $1500 = $ 150.00
= $ 1650.00 (Acumulado 3)
Impuesto 4 I.V.A.
= 15% * $1650 = $ 247.50
= $ 1897.50
Impuesto total = Imp1+ Imp2 + Imp3 + Imp4
Impuesto total = $ 150 + $ 0 $ 150 + $ 247.50 = $ 547.50
Comparando los clculos contra el sistema,
Total = Subtotal + Impuestos
Total = $1500 + $547.50 = $2047.50
Figura. Subtotal del Documento con Impuestos sobre Precio Acumulado.
58
VI.3
MANEJO DE DESCUENTO COMERCIAL Y DESCUENTO FINANCIERO
Dentro del sistema ASPEL-SAE se tiene la posibilidad de manejar dos tipos de

descuentos: Descuento comercial y Descuento Financiero.
Descuento Comercial
Debe manejarse cuando se desea aplicar directamente algn descuento sobre el
costo directo de la materia prima (para las Compras) producto terminado (para las
Ventas) al realizar el asiento contable mediante la pliza de Compras o ventas
respectivamente.
El descuento comercial se puede definir en el detalle de cada Cliente o Proveedor.
Indicando el porcentaje que se utilizar al momento de elaborar los documentos, aunque
puede modificarse en el encabezado al generar el documento.
El descuento comercial definido en los parmetros del sistema es el que se sugerir
como descuento al dar de alta algn Cliente.
Figura. Definicin del descuento Comercial dentro de Parmetros generales.

Es importante mencionar que las Polticas de Oferta definidas dentro del Mdulo de
Facturas y Vendedores / Polticas / Catlogo de polticas sern aplicadas como descuento
comercial, es decir, se afecta el costo de los productos (ya sean materias primas en una
compra o productos terminados en una venta) directamente en los documentos.
Polticas de Oferta
Existen algunas caractersticas de las Polticas de Oferta que vale la pena mencionar:
Las Polticas de Oferta se leen en el orden en que fueron registradas en el
sistema, siendo las primeras las que se aplican primero.
Al aplicar una poltica de oferta se compara contra el precio mnimo
establecido en el detalle del producto, si el precio final despus de aplicar la
poltica de oferta es menor que el precio mnimo la poltica no se aplica sin
importar si esta es acumulativa o sustitutiva.
En caso de existir una polticas sustitutiva, sta reemplaza cualquier poltica de
descuento que se hubiese aplicado con anterioridad, aplicndose slo la
poltica sustitutiva y las subsecuentes a sta.
59
Las polticas acumulativas no sustituyen ningn descuento previo, incluyendo

el descuento comercial otorgado al cliente.
El descuento financiero es aqul que no se afecta directamente sobre el costo de la
compra o la venta, y se considera contablemente como un producto o gasto financiero,
segn sea el caso. Es por ello que antes de capturar documentos se debe decidir el tipo
de descuentos que se manejarn o en caso de manejar ambos, se debe considerar todo
los descrito tanto para el descuento comercial como para el descuento financiero.
Las consideraciones importantes sobre el manejo de descuento financiero son:
Se define en la cabecera de cada documento.
En la generacin de las plizas de Ventas y Compras de la Interfase con
ASPEL-COI Se puede desglosar el monto por descuento de financiero, en un
movimiento de cargo a la cuenta de Descuento Financiero en el caso de una
Venta y un abono en el caso de una Compra.
VI.4 PRORRATEO DE GASTOS INDIRECTOS
Los gastos indirectos son todos aquellos gastos que estuvieron implicados en la
compra de la mercanca y se capturan de manera general por documento. Los gastos
indirectos se capturan al agregar una Recepcin y sirven para determinar dos montos
principalmente: El costo total de la mercanca y el monto total de la CxP.
La determinacin del monto total de la CxP depende de la configuracin del
parmetro de acumular indirectos a Cuentas por Pagar de manera: automtica,
manual o como nunca.
Figura. Configuracin de Acumular indirectos a CxP.

a) Automtico: El sistema activa automticamente el parmetro: Se acumulan a CxP
al grabar la Recepcin y no hay manera de desactivarlo.
Figura. Afectacin del parmetro de Acumula indirectos a CxP de manera

automtica.
60
b) Manual: De sta manera el sistema permite activar manualmente que los Indirectos
se acumulen a la CxP, pudiendo nosotros elegir solo aqullos que si se desee
acumular.
Figura. Afectacin del parmetro de Acumula indirectos a CxP de manera manual.

c) Nunca: El sistema no permite acumular en ningn caso el parmetro de Se
acumulan a CxP.
Figura. Afectacin del parmetro de Acumula indirectos a CxP configurado como

nunca.
La determinacin del costo del movimiento depende del prorrateo de los gastos
indirectos que se hayan capturado al grabar el documento. El sistema realiza el
prorrateo de gastos indirectos de manera proporcional considerando el monto total por
cada movimiento considerando la cantidad total por el costo unitario menos el
descuento comercial, menos el descuento financiero, ms los impuestos de cada
producto.
61
EJEMPLO
Si generamos la siguiente Compra dentro de ASPEL-SAE:
TIPO DE COSTEO:
PROMEDIO
Documento:
COMPRA
Descuento Financiero:
10%
Descuento Comercial:
5%
Monto Flete:
$100
Impuesto Flete:
15%
% de Retencin Flete:
4%
Gastos Indirectos
$150 .00
Unidades
Producto Costo Unitario
20
20
1
2
10
18
Desc Comercial Descuento Fin.

5%
5%
10%
10%
0%
15%
Subtotal:
Descuento:
Des. Fin.
IVA:
Indirectos
560.00
28.00
53.20
46.17
150.00
Flete
Impuesto +
Retencin Total Flete:
100.00
15.00
4.00
111.00
Total:
635.97
Figura. Recepcin para ejemplificar el Prorrateo de Gastos indirectos.
62
IVA
COSTO DEL MOVIMIENTO

Producto 1
Costo del Mv.= (Unidades)X(Costo Unitario)-Desc. Comercial - Desc. Financiero + IVA
$171
$190
$200
Costo del Mv.=
(20)
(10)
$10
5%
$19
10%
+ $0
= $171
+ 0%
= $171
Producto 2
Costo del Mv.= (Unidades)X(Costo Unitario)-Desc. Comercial - Desc. Financiero + IVA
$307.8
$342
$360
Costo del Mv.=
(20)
(18)
$18
5%
+$46.17=$353.97
-
$34.2
10%
+ 15% =$353.97
PRORATEO DE GASTOS INDIRECTOS

El prorrateo de Gastos indirectos se realiza en base a la cantidad por el costo unitario menos
el descuento comercial menos el descuento financiero, mas el importe de los impuestos.
Para Producto 1
$171
x
$524.97
$150
X= 48.8599
Gasto Indirecto Proporcional
Para Producto 2
$353.97
X
$524.97
$150
X= 101.1407
Gasto Indirecto Proporcional
Y dividiendo el monto proporcional de cada producto entre el total de piezas de cada

producto se obtiene el total de indirectos individualmente por cada producto.
NOTA: Al decir cada producto se puede mencionar que hablamos de cada partida ya que
se puede capturar partidas diferentes de un mismo producto a diferentes costos o inclusive al
mismo costo.
63

CM = (Cantidad X Costo Unitario ) Descuento Comercial + Gastos Indirectos Proporcionales
Para el Producto 1
CM =
$ 200
$10
+ 48.8599
238.8599
(20X10)
5%
+ 48.8599
238.8599
$ 360
$18
+ 101.1407
443.1407
(20X18)
5%
+ 101.1407
443.1407
Para el Producto 2
CM =
Figura. Especificacin de los gastos Indirectos al momento de grabar la Recepcin.
Figura. Subtotales del ejemplo de Prorrateo de Gastos Indirectos.
64
Figura. Totales del ejemplo de Prorrateo de Gastos Indirectos.

Para corroborar los montos y el prorrateo de los gastos indirectos, se puede ingresar al
Mdulo de Inventarios, Movimientos al inventario o a la consulta del Krdex de los productos
implicados en la Recepcin y verificar los Costos operados de los movimientos generados.
Figura. Detalle del movimiento para corroborar el costo y el prorrateo de gastos indirectos del
Producto 1.
65
Figura. Detalle del movimiento para corroborar el costo y el prorrateo de gastos indirectos del
Producto 2.
VI.5
ASIENTOS CONTABLES EN LAS PLIZAS DE LA INTERFASE CON ASPEL-COI
PLIZA DE VENTAS
Ejemplo:
Se realiza una Venta por:
Flete
Descuento Comercial
Descuento financiero
Cantidad
4
4
$ 50.00
5%
10%
Producto Precio
A001
A002
20
35
Subtotal
80
140
Desc Subtotal
Comercial
4
76
7
133
Desc
Subtotal
Financiero
7.60
68.4
13.3
119.7
20.9
66
188.10
IVA
68.400
137.655
206.055
Subtotal:
Descuento:
Des. Fin.
IVA:
Indirectos
Subtotal
220.00
11.00
20.90
17.96
75.00
206.06
Flete
Impuesto +
50.00
7.50
7.50
50.00
Total:
256.06
Nota: Cuando se realiza una Retencin por flete dentro de CxC se generan dos
movimientos, el primero por concepto del Monto de la Factura + IVA FLETE TIPO CARGO, y el
segundo Movimiento un ABONO por Concepto de Retencin de Impuesto.
Movimiento
1
2
Concepto
Monto
Tipo
Venta
Total de la factura + IVA Flete CARGO
Retencin por flete IVA Retencin Flete
ABONO
BANDERA
A
Observaciones
La bandera indica que el Movimiento ser ya contemplado dentro de la generacin
de la Pliza de Ventas, y ya no sea considerado al generar la Pliza de CxC.
Entonces, as se evitara contabilizar dos veces el mismo movimiento.
La bandera indica que ser contemplado al generar la Pliza de CxC.
NOTA: Al momento de generar la Pliza tenemos la Opcin de generar la Pliza por el
Filtro Clasificacin del Cliente.
Generndose los Siguientes Asientos Contables
Total por
Cliente
Con Dscto
e Imp
incluidos
Clientes
256.06

Retencin
7.50
17.96
Desglosado y
del Flete
Acumulado
por Tasa de
Impuesto
7.50
Impuesto
Flete
Ventas
209
Precio Unit X Cantidad

Descto Comercial
Venta de Servicios
50.00
Monto
Flete
Sin
Impuestos

Descuento
20.90
Financiero
Total
67
POLIZA DE COMPRAS
EJEMPLO
Si generamos la siguiente Compra dentro de SAE:
TIPO DE COSTEO:
Documento:
Descuento Financiero:
Flete:
PROMEDIO
COMPRA
10%
$50
Unidades
Producto Costo Unitario
10
10
A001
A002
Retencin de Flete:
Gastos Indirectos
15
25
Desc Comercial 5%
5%
5%
15%
$ 75 .00
COSTO PROMEDIO
A001
(Unidades)X(Costo Unitario)-Descuento Comercial
(10x15)
7.50=
$142.50
IVA
Costo Promedio
0%
15%
128.25
245.8125
Subtotal:
Descuento:
Des. Fin.
IVA:
Indirectos
400.00
20.00
38.00
32.06
75.00
Flete
Impuesto +
50.00
7.50
7.50
50.00
Total:
499.06
- Desc. Financiero
+ IVA
10% $128.25
0%
$ 0 = $ 128.25
A002
(Unidades)X(Costo Unitario)-Descuento Comercial
(10X25)-12.50=
$237.50
10% $213.75
15%
$32.06
=$
245.81
Subtotal (con IVA) = $ 374.0625

PRORATEO DE GASTOS INDIRECTOS
Para A001
$128.25
$374.0625
x
$75
X= 25.714285 Gasto Indirecto Proporcional
X
$75
X= 49.285714 Gasto Indirecto Proporcional
Para A002
$245.8125
$374.0625
68

CM = (Cantidad X Costo Unitario ) Descuento Comercial + Gastos Indirectos Proporcionales
Para A001
CM = (10X15) - 5% + 25.71429=
Para A002
CM = (10X25) 5% + 49.28571=
142.50+ 25.71429 =
168.21429
237.50+ 49.28571 =
286.78571
Generndose los Siguientes Asientos Contables:

Proveedores
499.06
Proveedor 1

Iva 15%
7.50
7.50
Retencin
Flete
Flete
Iva 15 %
Compra
Linea 1
Almacn
286.79
Linea 2
168.21
Flete
Compra de Servicios
50.00
32.06
38.00
69
VI.6
APLICACIN DE INTERESES MORATORIOS

Cuando se desea calcular inters debido a la premura en el pago de algn Cliente,
el sistema permite calcular dicho inters a partir de la fecha de vencimiento del
documento y de acuerdo a ciertos criterios que se establecen al realizar el proceso.
El sistema realiza el clculo de los intereses moratorios, dependiendo de la fecha de
vencimiento de los documentos en relacin al rango de fechas a considerar. Si la fecha
de vencimiento del documento se localiza:
Dentro del rango de fechas a considerar: el sistema calcular los intereses a partir de
la fecha de vencimiento hasta la fecha indicada en la ventana de la aplicacin.
Antes del rango de fechas a considerar: el sistema calcular los intereses por todo el
perodo sealado.
Despus del rango de fechas a considerar: el sistema no aplica ningn inters
moratorio, debido a que los documentos an no estn vencidos.
Ahora bien en caso de que sea cualquiera de las dos primera situaciones el sistema
calcula los intereses en base a la siguiente frmula:
Inters = Saldo insoluto * Das transcurridos * (Tasa de inters sealada * 100 / 30)
Saldo insoluto: es el resultado de sumar todos los cargos y restar los abonos en un
periodo determinado.
Si se realizaron pagos parciales dentro del perodo de calculo de intereses, el
sistema aplicar los intereses correspondientes a los das antes del pago y
posteriormente se aplicarn los intereses correspondientes a los das restantes,
tomando en cuenta la aplicacin del anticipos o los abonos que se hubiesen
generado.
En caso de llevar un manejo de Cuentas por Cobrar contra saldo, el sistema
obtiene el saldo correspondiente a cada da, y considerando la suma de todos los
cargos y abonos se obtiene un saldo promedio sobre el cual se aplicarn los
intereses moratorios.
Dentro del Mdulo de Clientes y CxC en el men Herramientas, tenemos dos opciones
para la aplicacin de intereses moratorios: Aplicacin manual y aplicacin automtica.
Aplicacin Manual. El proceso de intereses moratorios se realiza por un cliente a la
vez. Al indicar todos los parmetros al ejecutar el proceso se presenta una ventana previa
donde se muestra un listado de todos los documentos que cumplieron con los filtros. Para
aplicar efectivamente los movimientos debemos seleccionar uno a uno y presionar ENTER
para su aplicacin definitiva, entonces el sistema an presenta una ventana de
confirmacin de aplicacin del movimiento.
Aplicacin Automtica. El proceso de intereses moratorios se puede realizar por varios
clientes a la vez con una misma tasa de intereses y las mismas fechas para todos los
clientes. En este caso el sistema ya no presenta una ventana previa con los movimientos
que cumplieron con los filtros, simplemente presenta la ventana de confirmacin.
70
Supongamos el siguiente ejemplo. Existen cinco facturas con las siguientes fechas de
Vencimiento:
No de Documento Fecha de Elaboracin Fecha de Vencimiento
Factura 1
1/Abril/2004
16/Mayo/2004
Factura 2
15/Abril/2004
30/Mayo/2004
Factura 3
30/Abril/2004
14/Junio/2004
Factura 4
1/Mayo/2004
15/Junio/2004
Factura 5
15/Mayo/2004
29/Junio/2004
Saldo
1150.00
920.00
805.00
1150.00
920.00
Ahora bien, para verificar el comportamiento bajo cualquier caso, se realizarn abonos a
las Facturas 2 y 3.
Figura. Aplicacin de un abono por $460 a la Factura 2.
71
Figura. Aplicacin de un abono por $402.50 a la Factura 3.

Debido a la aplicacin de los abonos se tendra que los documentos antes de realizar el
proceso de intereses moratorios seran los siguientes:
No de Documento Fecha de Elaboracin Fecha de Vencimiento
Factura 1
1/Abril/2004
16/Mayo/2004
Factura 2
15/Abril/2004
30/Mayo/2004
Factura 3
30/Abril/2004
14/Junio/2004
Factura 4
1/Mayo/2004
15/Junio/2004
Factura 5
15/Mayo/2004
29/Junio/2004
Saldo
1150.00
460.00
402.50
1150.00
920.00
Figura. Saldos de los documentos despus de la aplicacin de los abonos a la Factura 2 y

3.
Para la aplicacin de los Intereses moratorios, debemos acceder al Mdulo de
Clientes y Cuentas por Cobrar, en la opcin: Intereses moratorios (Aplicacin Manual) en el
men Herramientas. Los filtros que se indicaron son los siguientes:
72
El periodo sobre el cual se calcularn intereses moratorios ser del 20 de Mayo al 25

de Junio del 2004, bajo el supuesto de que:
La Factura 1 tiene fecha de vencimiento anterior a la fecha del rango.
La factura 2, 3 y 4, cuyas fechas de vencimiento caen dentro del rango.
La factura 5 con fecha de vencimiento posterior a rango estipulado.
Das a calcular: 36 das comprendidos entre el 20 de Mayo y 25 de Junio del 2004.
Tasa de inters mensual
Figura. Aplicacin Manual de intereses moratorios.

Al aceptar la ventana el sistema mostrara los siguientes movimientos con el calculo
correspondiente a los intereses moratorios de cada documento de acuerdo a los das del
rango y la fecha de vencimiento de las facturas.
Figura. Movimientos generados por la Aplicacin manual de Intereses moratorios.
73
Clculo de Intereses Moratorios

Factura 1
Antes del perodo estipulado. El sistema calcula los intereses moratorios en base a los
das del rango.
Intereses = Saldo insoluto * Das transcurridos * ((Tasa de inters sealada / 100) / 30)
Intereses = 1150 * 37 * (0.10/30) = $ 141.83
Factura 2
Dentro del perodo estipulado. El sistema calcula los intereses moratorios en base a los
das de la fecha de vencimiento a la fecha final del rango.
Intereses = Saldo insoluto * Das transcurridos * ((Tasa de inters sealada /100) / 30)
Intereses = (460*26)* (0.10/30) = $39.87
Factura 3
Dentro del perodo estipulado. El sistema calcula los intereses moratorios en base a los
das de la fecha de vencimiento a la fecha final del rango.
Intereses = Saldo insoluto * Das transcurridos * ((Tasa de inters sealada / 100) / 30)
Intereses = (402.50*11)* (0.10/30) = (4427.50)* (0.10/30) = $14.76
(805*6)+(402.5*5)
Factura 4
La fecha de vencimiento es posterior a las fechas del rango por lo que el sistema no
calcula ningn inters.
VI.7 VENTAS Y COMPRAS A PLAZOS
Mediante la opcin de Ventas o Compras a Plazos podemos realizar la divisin de cargos
y realizar el clculo de Amortizaciones al Capital considerando una Tasa de inters
establecida. Mediante el proceso de ventas o compras a plazos el sistema permite que stos
sean generados en la moneda del documento.
VENTAS A PLAZOS
La venta a plazos consiste en determinar el monto de los pagos a diferentes plazos,
30,60 90 das, o indicando el nmero de pagos y su periodicidad, incluso considerando un
inters aplicable a los cargos que se vayan a realizar al Cliente.
Figura. Seleccin de Pago a plazos.
74
Para dicho clculo el sistema utiliza la siguiente frmula:
R=A
r
1 (1 + r ) n
Donde:
R = Monto del pago por perodo
A = Monto del enganche
r= Tasa de Inters dividida entre el nmero de perodos
n = Nmero de perodos
Figura. Ejemplo de Venta a Plazos.
Figura. Captura de un enganche para la Venta a plazos.
75
Clculo del monto de los pagos.
r=
% Interes 0.12
=
= 0.01
n
12
obteniendo as:
R = 1500 150
0.01
0.01
0.01
= 1000
= 1000
= 88.84879
12
12
1 0.88745
1 (1 + 0.01)
1 (1.01)
Figura. Monto fijo de los pagos de una Venta a Plazos.

VI.8
POCESO DE AJUSTE CAMBIARIO

El proceso de Ajuste cambiario tiene como finalidad calcular la diferencia provocada
por las fluctuaciones cambiarias. Cuando existe un cambio entre la paridad de dos
monedas se provoca una prdida o ganancia cambiaria la cual se considera
contablemente como Productos o Gastos Financieros. Recordemos que el proceso de
ajuste cambiario de puede registrar tanto en operaciones con Clientes como con
Proveedores.
Cuando hablamos de una CxC
Al grabar una Factura se genera la CxC la cual fue generada a X tipo de cambio y
se registra el pago de a un tipo de cambio Y.
Si X>Y se registra una Ganancia cambiaria.
Si X=Y no se registra perdida o ganancia alguna.
Si X<Y se registra una Prdida cambiaria.
76
Cuando hablamos de una CxP

Al grabar una Factura se genera la CxP la cual fue generada a X tipo de cambio y se
registra el pago de a un tipo de cambio Y.
Si X>Y se registra una perdida cambiaria.
Si X=Y no se registra perdida o ganancia alguna.
Si X<Y se registra una ganancia cambiaria.
Para ejemplificar el caso veamos el siguiente caso:
Se genera una Factura con las siguientes caractersticas:
Figura. Generacin de la Factura 1.

Al consultar el Saldo general del Cliente en Dlares se puede observar que:
Figura. Consulta del Saldo general del Cliente en Multimoneda.
77
Al consultar el Saldo general del Cliente en Moneda Base se puede observar que:
Figura. Consulta del Saldo general del Cliente en Moneda Base.

Posteriormente se realiza el pago de dicha Factura a un tipo de cambio de 11.50:
78
Quedando de sta manera saldada la Factura 1.
Consideraciones en la ventana de Ajuste cambiario.

El proceso de Ajuste cambiario se puede realizar cuando los documentos ya fueron
saldados cuando an no han sido saldados.
Debemos estipular las fechas en base a la fecha de elaboracin de los documentos,
tanto el cargo como el abono en caso de que se haya pagado al factura.
Si slo se desea sobre un documento saldado de deber activar el check e indicar el
documento correspondiente.
El tipo de cambio para realizar el proceso de Ajuste cambiario se toma del Catlogo
de Monedas.
Se puede realizar el proceso de ajuste cambiario sobre documentos de alguna
moneda en especfico.
Figura. Proceso de ajuste cambiario y sus parmetros.
79
En base al ejemplo, al realizar el proceso de ajuste cambiario, desde la opcin Ajuste

cambiario del men Herramientas en el Mdulo de CxC, se generara una ganancia
cambiara por:
Recordemos que el Movimiento de Ajuste cambiario deber visualizarse slo en

moneda base, debido a que la fluctuacin fue provocada slo por una diferencia
en al paridad de la moneda base y la moneda extranjera.
NOTA: Es importante verificar las fechas con que se realiza el proceso de Ajuste cambiario,
sera recomendable realizarlo al final del mes, para determinar as los Productos o gastos
financieros, debido a que no se almacena un histrico de tipos de cambio dentro del
catlogo de cuentas.
VII.
INTEGRIDAD DE BASE DE DATOS

VII.1 INSTRUCCIONES SQL
Las instrucciones en Lenguaje SQL son de gran utilidad cuando se maneja la base
de datos de ASPEL-SAE en un formato diferente a ASPEL. Se debe ser cuidadoso en el
manejo de sentencias SQL ya que existen sentencias que realizan cambios directamente
sobre la base de datos, y puede llegarse a alterar a informacin de manera inapropiada.
Las potencialidades del uso del Sentencias SQL son muy diversas:
Elaboracin externa de Reportes.
Consultas personalizadas.
Modificaciones internas y correcciones de actualizacin de bases de datos.
Correccin de falta de integridad de datos.
Desbloqueo de documentos.
80
VII.1.1 INSTRUCCIONES DE CONSULTA

Son aqullas instrucciones SQL que nos permiten seleccionar un conjunto de registros
estableciendo filtros.
SELECT * FROM
WHERE
BETWEEN
GROUP BY
Ejemplos:
Bsqueda de registros en base al cdigo postal.
select * from clie01
where
codigo between "03000" and "07000";
Bsqueda de Movimientos tipo Venta
SELECT DISTINCT M.CLV_ART, M.FECHA_DOCU, M.REFER FROM MINV01.DBF M,
INVE01.DBF I
WHERE
M.CLV_ART = I.CLV_ART AND
(M.CLV_ART >= '
AZ495
'
) AND
(M.CLV_ART <= '
AZ495
'
) AND
(M.TIPO_MOV = 51)
Bsqueda de registros en Movimientos al Inventario indicando los productos del Inventario,
devolvindonos la clave del artculo, la fecha de los documentos y la referencia.
Bsqueda de registros Duplicados
SELECT DISTINCT C.CCLIE, C.NOMBRE FROM CLIE01.DB C
WHERE C.NOMBRE IN
(SELECT Nombre FROM CLIE01.DB
GROUP BY NOMBRE
HAVING Count(*)>1)
ORDER BY C.NOMBRE
Busca registros duplicados en base a un contador.
Bsqueda Fontica
SELECT * FROM PROV01.DB
WHERE
TELEFONO LIKE "%73%"
Regresa los registros de Proveedores que contengan un 73 en el telfono, sin importar
los nmeros que tengan antes o despus.
Ordenar
select clv_art, descr, precio1 from inve01
order by precio1 desc, descr asc
Ordena de manera descendente por precio y de manera ascendente por
descripcin los productos del inventario.
81
Sumar y Agrupar
SELECT CVE_ART, SUM(CANT)*SUM(PREC)/1.15 AS T1 from fa0ty1
GROUP BY CVE_ART
Suma en la variable T1 la venta total menos el impuesto de las partidas de las facturas
agrupndolos por producto.
VII.1.2 INSTRUCCIONES DE ACCIN
Son aqullas instrucciones SQL que nos permiten seleccionar un conjunto de registros
estableciendo filtros, as como modificar los datos.
UPDATE
SET
WHERE
BETWEEN
GROUP BY
Ejemplos:
Actualizar un Campo.
Coloca la bandera a 1 de los documentos que estaban bloqueados por fallos de
energa.
update FACT01
set bloq=-1
where bloq=2
Eliminar registros
DELETE FROM CUEN03.DBF
WHERE
(DOCTO BETWEEN " 2225" AND " 2289") /* BORRA REGISTROS POR UN CAMPO
ALFANUMERICO*/
AND COB IS NULL
Elimina todos los documentos de Cuentas por Cobrar que tengan como nmero de
Documento " 2225" y " 2289".
VII.2 ANLISIS Y SOLUCIN DE PROBLEMAS
Solucin de una base de datos.
Planteamiento.
Un usuario maneja la base de datos de ASPEL-SAE 3.0 en formato DBase pero al parecer por
falta de mantenimiento tiene problemas en la informacin y desconoce del uso de base de
datos abierta. El usuario desea que la base de datos se regrese a formato ASPEL ya que no
haba tenido problema alguno cuando la manejaba en dicho formato. El inconveniente que
se presenta es que el sistema al realizar el proceso de Avanzado despliega un mensaje que
dice: Inconsistencia en la base de datos, Cmo corregiras el problema?
82

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PORTADA

II.1 TIPOS DE INSTALACIONES

Para comprender un poco mejor el esquema de trabajo en red, se muestra en la

Figura 2. Diagrama de Tipos de Instalacin para trabajo en red.

CONFIGURACIN DEL BDE ADMINISTRATOR PARA TRABAJO EN RED

La configuracin para trabajo en red est estrictamente ligado al formato en que se

3. Para un correcto funcionamiento debemos verificar en el Servidor la existencia de la

Figura 3. Configuracin del BDE Administrator en el Servidor.

Figura. Compartir la carpeta donde est instalado el SAE.

Figura 5. Habilitar Permitir que usuarios de la red cambien mis archivos.

5. Desde la estacin de trabajo se debe realizar la conexin de las unidades de red de

III. ARCHIVOS DE CONFIGURACIN DEL SISTEMA

Figura. Edicin del archivo saewin.01

El cliente llama e indica que al acceder al sistema en el mdulo de clientes le

Conversin.- El proceso de Conversin permite exportar o convertir la base de datos a

Figura 18. Dilogo para confirmar o no la exportacin de la informacin.

IV.2 MANEJO DE BASE DE DATOS ABIERTA

Figura 6. Control de Archivos- Avanzado.

se encuentra dentro de Inicio / Configuracin / Panel de Control / Herramientas

Figura 6. Administrador de Orgenes de base de datos ODBC.

Figura. Configuracin de ODBC Microsoft Access

y creacin de la Base de datos.

2. A continuacin, en la seccin de Base de datos al dar un clic en el botn de Crear

Figura 8. Ruta y nombre de la nueva base de datos.

Figura 9. creacin satisfactoria de la base de datos.

4. Posteriormente dentro de Inicio / Configuracin/ Panel de Control / BDE Administrator,

Figura 11. Alta del Alas en el BDE Administrator.

Figura 12. Seleccin de la Fuente de Datos ODBC.

5. En ODBC Driver Name debemos seleccionar Microsoft Access Driver (*.mdb), y

Figura 13. Proceso de Avanzado desde ASPEL-SAE 3.0

Figura 14. Exportacin de la informacin a formato Access.

Para manejar la Base de datos en formato MSSQL debemos seguir el siguiente

Figura 16. Propiedades de la Base de datos en SQL.

Figura 17. Usuario utilizando autenticacin de SQL Server.

Figura 18. Asignacin de Permisos al Usuario sobre la Base de datos.

b) Autenticacin con Usuarios Windows NT

Figura. Autenticacin con Usuario y password de Windows.

En la pestaa Acceso a base de datos seleccionar la Base de datos creada, y en Funciones

Figura. Acceso a las propiedades de la Base de Datos.

Figura. Asignacin de permisos para Crear tablas al Usuario SOPORTE.

Figura. Agregar Base de datos.

Figura. Seleccin del Driver para la Base de datos.

Figura. Autenticacin por SQL Server.

Figura. Tablas creadas despus de ejecutar el proceso de Avanzado para el cambio

Figura. Desde el Analizador de Consultas ejecutar alguna peticin sobre la Base de

Figura. Driver ODBC para acceso a la base de datos de SQL.

Figura. Proceso de Avanzado desde el Men Utileras Control de Archivos.

OPERACIONES CON BASE DE DATOS ABIERTA

Para comprender el funcionamiento del sistema a nivel de archivos y poder realizar

Tabla 1. Estructura del archivo de Clientes en ASPEL-SAE 3.0.

Los Documentos de Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones, del

AFECTACIONES ENTRE MODULOS

La integracin entre los Facturas, CxC, Compras, CxP, e Inventarios basan su

Se tiene desactivado el parmetro de Integrado a Facturas dentro de Parmetros del

En cualquier caso se puede generar posteriormente el movimiento no actualizado

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Costo Operado = (10 Unidades)($10) + (5 Unidades) ($8)