GESTIN INTEGRAL CON ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS

DIPLOMADO EN SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN H.S.E.Q.

ING. VICTOR JOS ANGARITA RIOS

ING. VICTOR JOS ANGARITA RIOS

Objetivos:

Reconocer el concepto de Sistema y su relacin

con las organizaciones.
Repasar y clarificar los conceptos de eficacia,
eficiencia y efectividad.
Identificar el concepto de gestin por procesos y su
importancia en las organizaciones modernas.
Identificar el concepto de Proceso y reconocer
cmo se caracterizan los componentes bsicos de un
proceso en un Sistema de Gestin Integral.
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Reglas bsicas:

Duracin: 10 horas
Horario del curso: Viernes 7 a 10 p.m. y Sbado
de 7 a.m. a 1 p.m.

ING. VICTOR JOS ANGARITA RIOS

Sistema:

Conjunto de elementos
mutuamente
relacionados o que
interactan con el fin de
lograr un propsito.

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PROCESO
SISTEMA

MAPA DE
PROCESOS

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Gestin:
Actividades coordinadas para planificar,
controlar, asegurar y mejorar una entidad.

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EFICACIA

Grado en el que se
realizan las actividades
planificadas
y
se
alcanzan los resultados
planificados.

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EFICIENCIA

Relacin entre el
resultado alcanzado
y
los
recursos
utilizados.

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EFECTIVIDAD

Medida del impacto de la

gestin tanto en el logro de los
resultados planificados, como
en el manejo de los recursos
utilizados y disponibles.

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La escalera era
necesaria y se
tena proyectada
para subir al otro
nivel.
Se hizo en tiempo
rcord (5 das) y
la hizo un solo
maestro.
Se utiliz menos
cemento que el
calculado.

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Definicin de un sistema de
gestin
Un sistema de gestin es una estructura
probada para la gestin y mejora continua de
las polticas, los procedimientos y procesos
de la organizacin.

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Desarrollo del potencial

Las mejores empresas funcionan como unidades
completas con una visin compartida.

informacin
compartida

evaluaciones
comparativas

Funcionamiento
trabajo en
equipo

Acorde con
Calidad y
Gestin
Ambiental

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Por qu es necesario un sistema

de gestin?
Las empresas que operan en el siglo XXI se enfrentan a
muchos retos, significativos, entre ellos:
Rentabilidad
Competitividad
Globalizacin
Velocidad de los cambios
Capacidad de adaptacin
Crecimiento
Tecnologa

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La implementacin de un sistema de gestin eficaz

puede ayudar a:
Gestionar los riesgos sociales, medioambientales y
financieros
Mejorar la efectividad operativa
Reducir costos
Aumentar la satisfaccin de clientes y partes
interesadas
Proteger la marca y la reputacin
Lograr mejoras continuas
Potenciar la innovacin
Eliminar las barreras al comercio
Aportar claridad al mercado
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ISO 9000
ISO
14000
OHSAS
18000
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Principios de los Sistemas de

Gestin
Organizacin enfocada al cliente
Liderazgo
Participacin del personal

Enfoque basado en procesos

Gestin basada en sistemas
Mejora continua
Toma

de

decisiones

basada

en

hechos
Relacin mutuamente beneficiosa con
el Proveedor
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Enfoque basado en
procesos:
El enfoque de procesos aplica a cualquier sistema de
gestin independientemente del tipo o tamao de la
organizacin:
Medio ambiente (familia ISO 14000)
Seguridad y salud ocupacional
Riesgo de los negocios
Responsabilidad social

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Enfoque basado en
procesos:
El propsito del enfoque
basado en procesos es mejorar
la eficacia y eficiencia de la
organizacin para lograr los
objetivos definidos.

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Estructura tradicional Vs.

Enfoque por procesos

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Vnculo entre procesos

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Qu es un proceso?

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o

que interactan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
ENTRADAS
Insumos
Materiales
Informacin

ACTIVIDADES
Actividades
Procedimientos
rdenes

Retroalimentacin

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SALIDAS
Productos
terminados
Resultados

TALLER
ENFOQUE DE SISTEMA
Realice la lectura CASO ESPUMAX S.A.
Considerando el concepto de SISTEMA trabajado
durante el mdulo, resuelva las siguientes preguntas:

1. Cul es el estado actual del Sistema

organizacional de Espumax S.A.?
2. Qu situaciones problemticas encuentra en la
organizacin que le afecten el funcionamiento
como un Sistema?
3. Disee el organigrama de la organizacin.
4. Qu recomendaciones dara usted a la empresa?
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PROCEDIMIENTO:
Es la descripcin de las actividades que se
desarrollan dentro de un proceso e incluyen el
qu, el cmo y a quin corresponde el desarrollo
de la tarea, involucrando el alcance, las normas y
los elementos tcnicos entre otros.

Enfoque de
Procesos

PROCESO:

Entrada
(Incluye
Recursos)

Es un conjunto de fases o
etapas secuenciales e
interdependientes que
agregan valor a unos
elementos de entrada para
suministrar un resultado a un
usuario externo o interno

Salida

MEDICIN Y
SEGUIMIENTO
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ANGARITA RIOS
(Antes, durante y despus
delJOSproceso)

PRODUCTO
(Resultado del proceso)

Qu es un proceso?

ING. VICTOR JOS ANGARITA RIOS

 QU ES UN PROCESO ?
AREA 1

AREA 2

AREA 3

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x

Para qu?

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x

Para Ahorrar recursos

Mejorar el clima Laboral

Garantizar la efectividad
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x
x

Resultado

EJEMPLO DE PROCESO
Controlar Medir
Entradas

Actividades

Salidas

Harina
Huevos
Agua
Sal

Mezclar
Moldear
Hornear
Empacar

Pan

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EJEMPLO PROCESO DE COMPRA COMPUTADOR

Indicadores de gestin:
Solicitudes

gestionadas oportunamente

Calidad de bienes y
servicios adquiridos
Divisin de
Personal

Divisin
Financiera

Divisin de
compras

Elaborar
solicitud de
adquisicin
compra
computador
identificando
caractersticas
tcnicas

Dar
disponibilidad
presupuestal
para la compra
del computador

Solicitar
cotizacin
para la
compra del
computador

Divisin de
compras

Divisin de
Personal

Divisin
Financiera

Contratar la
compra del
computador

Recibir a
satisfaccin el
computador

Pagar factura
por la compra
del
computador

Compra menor
cuanta
Compra mayor
cuanta

Entradas

Conjunto de actividades
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Salidas

GESTIN

P
r
o
v
e
e
d
o
r
e
s

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Enfoque basado en
procesos:

Todos los procesos deberan estar

alineados con los objetivos de la
organizacin y disearse para aportar
valor, teniendo en cuenta el alcance y la
complejidad de la organizacin.

ING. VICTOR JOS ANGARITA RIOS

Enfoque basado en
procesos:

Un enfoque basado en procesos es una

excelente va para organizar y gestionar la
forma en que las actividades de trabajo
crean valor para el cliente y otras partes
interesadas.

ING. VICTOR JOS ANGARITA RIOS

Beneficios del enfoque

basado en procesos:
Integra y alinea los procesos para permitir el logro de
los resultados planificados.
Capacidad para centrar los esfuerzos en la eficacia y
eficiencia de los procesos.
Proporciona confianza a los clientes y otras partes
interesadas, respecto al desempeo coherente de la
organizacin.
Transparencia de las operaciones dentro de la
organizacin.
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Beneficios del enfoque

basado en procesos:

Reduce costos y tiempos de ciclo a travs del uso

eficaz de los recursos.
Mejores resultados, coherentes y predecibles.
Proporciona oportunidades para enfocar y priorizar
las iniciativas de mejora.
Estimula la participacin del personal
clarificacin de sus responsabilidades.

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la

Sistema de Gestin:

PROCEDIMIENTOS

EFICACIA

PROCESOS

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

RECURSOS

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Tipos de procesos

Para la gestin de una

organizacin

Para la gestin de recursos

Planificacin estratgica
Establecimiento de polticas
Fijacin de objetivos
Provisin de comunicacin
Presupuesto
Revisiones por la direccin.

Provisin de los recursos

Fabricacin
Ensamble
Prestacin de servicios

De realizacin

De medicin, anlisis y
mejora

Medicin
seguimiento y auditora
acciones correctivas y preventivas

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Tipos de procesos:

GERENCIALES O
ESTRATGICOS

OPERATIVOS O MISIONALES

Planificacin y toma de
decisiones.

Razn de ser del negocio.

APOYO O SOPORTE

Soportan el que hacer

cotidiano del negocio.

EVALUACIN

Evalan, monitorean y
sugieren la mejora.

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Mapa de procesos:

Representacin grfica de la interaccin

existente entre los diferentes procesos que
se desarrollan al interior de un sistema
organizacional.

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Laboratorio Clnico:

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Corporacin Autnoma
Regional:

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Defensa Civil:

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Ministerio de Minas y
Energa:

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Institucin de Educacin:

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TALLER
DEFINICIN DE PROCESOS

1. Realice un listado de las actividades que se

realizan en una empresa Licorera.

2. Realice grupos con las actividades que considere

similares y que tienen cabida en un Proceso de
la organizacin.
3. Elabore el mapa de procesos.

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Caracterizacin de un
proceso:
Caracterizar un proceso es la representacin grfica de sus
componentes bsicos para lograr la mayor comprensin del
mismo por parte de todos los que interactan en l.

Proveedores

Insumos
Materias
Primas

Actividades

Para qu y por qu existe?

Bienes o
Servicios

Clientes

Con qu recursos se ejecuta?

Qu normas lo regulan?

Quin responde por l y quines

participan?

Cmo se asegura que se cumplen

los objetivos?

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Quin responde por los

resultados planificados?
Quin responde porque el
objetivo se cumpla?

Qu tipo de proceso es?

Dnde se ubica en el mapa
de procesos?

Para qu existe el proceso

en la entidad? Cul es su
finalidad?

Qu procesos suministran
Qu actividades se realizan
Qu procesos se benefician
los insumos requeridos para
Qu
insumos
son
en el proceso?
de los bienes y/o servicios
realizar las actividades del
Qu
bienes
o servicios se
necesarios para realizar las
resultantes de la ejecucin
proceso?
generan como producto de
actividades del proceso?
de las actividades del
la realizacin de las
proceso?
actividades del proceso?
Qu procedimientos
registros
generan
Qu otrosdocumentados
procesos apoyan
Qu indicadores se hanQuQu
Qu
requisitos
o normas
describen
recursos
son
Quines
participan
en
el
evidencia
de
la
ejecucin
de
la ejecucin
de las realizadas
establecido
para determinar
la ejecucin del
las actividades
en
necesarios pararegulan
la ejecucin
proceso?
las
actividades del proceso?
actividades del el
proceso?
la
eficacia,
eficiencia
y
proceso?
proceso?
de las actividades del
efectividad del proceso?
proceso?

ING. VICTOR JOS ANGARITA RIOS

Caracterizacin de un
proceso:

ING. VICTOR JOS ANGARITA RIOS

vjangarita@gmail.com
3204918889
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