Tcnicas para el manejo eficiente

del Tiempo
Csar Montoya Ramrez
Master Coach

Agenda: Tcnicas para el

manejo eficiente del tiempo
Administrar o Gestionar el Tiempo hoy.
Eficiencia vs Eficacia
Las Esferas del Tiempo. Autoevaluacin en el uso del
Tiempo.
Ladrones de Tiempo Fuentes de prdida de tiempo
laboral y frases hechas.
Sentido de Urgencia (Por qu el tiempo es un recurso
clave?.
6 pasos para la planificacin efectiva (Cmo conseguir
los resultados de manera eficiente y efectiva?).
EL modelo POIDS.

Qu tienes en comn con estos personajes?

Como t

Horas
al da
60 segundos en un minuto
60 minutos en una hora
24 horas en un da
168 horas en una semana

El Tiempo:
Reflexionemos

El tiempo se
ahorra o
almacena?

Se trata de cunto
tenemos o
cmo lo
utilizamos?

Csar Montoya Ramrez

Master Coach Experto

1. Administrar o Gestionar el
Tiempo?

LAS ESFERAS DEL TIEMPO

Lista de Relaciones
T= Yo y mi Trabajo
C= Yo y mis colaboradores
P1= Yo y mis proyectos
J= Yo y mi Jefe
Pr= Yo y mis proveedores/clientes
F = Yo y mi familia
Y = Yo y yo mismo

P1

Pr

T
J

F
Csar Montoya Ramrez
Master Coach Experto

Eficiencia o Eficacia?

Productividad

Eficaz

Eficiente

Csar Montoya Ramrez

Master Coach Experto

Productividad

Eficaz

Eficiente

Para el logro de objetivos o metas, deber utilizarse la menor

cantidad de recursos, manteniendo un alto nivel de calidad y
cantidad
Csar Montoya Ramrez
Master Coach Experto

Productividad

Eficaz

Eficiente

Es la capacidad que tienen la organizaciones y personas de

poder alcanzar sus objetivos o metas.
Csar Montoya Ramrez
Master Coach Experto

Productividad

Eficaz

Eficiente

Es la relacin que existe entre los productos obtenidos y los

Insumos utilizados en un perodo de tiempo definido sin alterar
la calidad
Csar Montoya Ramrez
Master Coach Experto

Productividad = Eficacia + Eficiencia

Inteligencia
Emocional

Trabajo en
Equipo
Gestin de
Relaciones

Creatividad e
Innovacin
Comunicacin
Integral

DIAGNSTICO:
Cules son mis ladrones
del tiempo?

Demasiados descansos

Chismes de oficina

Llamadas telefnicas a amigos

Juegos

Comunicacin deficiente

Mala coordinacin interpersonal

Intrigas

Vicios intiles

Todas estas son

acciones
innecesarias que
te retrasan en la
consecucin de
tus objetivos.

Diferenciar entre lo
Urgente y lo Importante

ayuda a gestionar mejor el

tiempo?

Csar Montoya Ramrez

Master Coach Experto

Hacia una estrategia inteligente:

Importante

NO
SI

Urgente

NO

Irresponsabilidad
Dependencia de otros

Fuera de control
Sentimiento de
victimizacin
Enfoque al corto plazo

SI

Visin
Perspectiva
Equilibrio
Control

Reto = planificar, anticipar.

Gestionar las tareas
importantes antes que
estas devengan urgentes.

Nos estresamos
Nos quemamos

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

Cmo establecer prioridades?

Importante

NO

Descartadas

SI

Urgente

NO

Delegarlas

SI

Fijar una
fecha lmite
y realizarlas
personalmente

Realizar
inmediatamente y de
forma personal

Cul es el aliado de la
Gestin eficaz del tiempo?

La
Planificacin
Csar Montoya Ramrez
Master Coach Experto

Porqu Planificar?

Cul es el ciclo de la planificacin?

Csar Montoya Ramrez

Master Coach Experto

Qu pasos seguir en la planificacin?

Qu caractersticas tiene mi equipo? Cmo son? Qu estamos
en posibilidad de hacer? Cul es el contexto?

1) Diagnstico

Qu quiero lograr? Qu necesitan que logre? De qu forma

ser visible el resultado?

2) Objetivos o metas

Qu acciones debo hacer? Qu hitos existen en la realizacin

del objetivo? Cules son los elementos clave?

3) Actividades

Qu y a quines necesito para hacerlo? Con qu y quines

cuento?

Qu, quin y cundo se harn?

Se est haciendo conforme lo establecido? Este momento y sus

resultados corresponden al previsto? Todos los actores y
elementos se estn realizando?

4) Recursos
5) Distribucin de tareas y
plazos
6) Ejecucin y Control
Csar Montoya Ramrez
Master Coach Experto

Ejemplo de Programa semanal

Desarrollo
Personal

Desarrollo
Profesional
Pareja
Madre/
Padre

Deporte Lunes, Mircoles y Viernes por las maanas

Organizar reunin reencuentro con amigos del colegio

Clases de Ingls Martes y Jueves por las noches

Inscribirme en el Diplomado de Logstica de Agosto a Diciembre
Sbado noche cena juntos
Domingo noche cuadrar cuentas de gastos mensuales
Salir con mi hijo al cine el Viernes por la noche
Pasear en bicicleta con mi hija el Domingo por la maana

Jefe de rea

Lunes reunin con equipo sobre planificacin de vacaciones del rea

Mircoles am revisar informes sobre mermas del producto UVW
Mircoles pm conversacin sobre aumento de sueldo para EFG y JHI

Desarrollo de
colaboradores

Martes pm Revisin del rendimiento de ABC

Jueves pm Conversacin con area de RRHH sobre satisfaccin laboral
Viernes reunin caf con DEF sobre su primer mes de casada.

Cules son las barreras o

facilitadores de la administracin
eficaz del tiempo?

Csar Montoya Ramrez

Master Coach Experto

Barreras:
Miedo a cambiar los propios hbitos.

Incertidumbre sobre cmo y cuando empezar.

Presin del tiempo, ya que para ahorrar tiempo futuro
debes invertir tiempo presente (y el da a da ya sabemos
como es).
Falta de voluntad.

Buenas prcticas de la gestin eficaz del

tiempo
1. No crear situaciones imposibles:
2. Definir prioridades:
3. Evitar distracciones (ladrones del tiempo):
4. Evitar ser sobrepasado por un objetivo o por un plazo:

Buenas prcticas de la gestin eficaz del

tiempo
5. Las barreras emocionales (dispersin, estrs, ansiedad,
frustracin) afectan tu productividad:
Busca tu bienestar fsico, desconecta de estas barreras
El ejercicio o cualquier otra distraccin que te relaje son
perfectos antdotos para desconectar

Csar Montoya Ramrez

Master Coach Experto

Buenas prcticas de la gestin eficaz del

tiempo
6. Asumir responsabilidad sobre la gestin de tu tiempo:
Busca ambientes de trabajo propicios
Limita tus distracciones o ladrones del tiempo (revisar
mails, llamar compulsivamente)
Prevencin frente a amigos, compaeros que pasan por
encima de tus prioridades
Csar Montoya Ramrez
Master Coach Experto

MODELO POIDS

Que conlleva el xito

Usted es el resultado de si mismo

Asume responsabilidad por los resultados no

alcanzados

No culpe a nadie por los resultados

Aprenda a convertir las adversidades en

oportunidades

Enriqucete de aquellos modelos positivos,

que aceptan retos y no se rinden frente a
situaciones difciles

Conzcase a s mismo

Los nicos que no fracasan son los que no intentan nada en su vida

Gracias!
Csar Montoya Ramrez
cesarmontoyar2009@hotmail.com
cesarmontoya@cicompetencias.com
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Cel. 994596880
26 de Abril de 2016