PROPUESTA DE GUA DE EVALUACIN PARA LAS VISITAS EN EL REA DE

ASISTENCIA MDICA. FARMACIA.

Aspecto general:
1- Intercambio con los colaboradores.
Almacn de Medicamentos del ASIC
Aspecto a supervisar
a) DOCUMENTOS RECTORES:
Actas de entrega del farmacutico anterior: verificar la calidad, veracidad de la
informacin que se plasma (cronograma de entrega, informaciones del departamento,
inventario fsico del almacn, acta de estupefacientes, activos fijos). Existe la
constancia documental del acta y en las tarjetas de estiba.
Manuales de Normas y Procedimientos: (Procedimientos del Trabajo de los
Farmacuticos, Manual de Normas y Procedimientos de Estupefacientes, ltima
versin; Manual de Normas y Procedimientos Econmicos, ltima versin; Manual de
preparacin de Soluciones Desinfectantes y Antispticos). Comprobar la existencia y
conocimiento de los mismos en el ASIC.

Comunicaciones e Instrucciones de la Coordinacin Nacional y el Grupo de

Medicamentos del Estado: Comprobar la existencia y conocimiento de los mismos
en el ASIC.
Guas de Buenas Prcticas Clnicas: Comprobar la existencia y aplicacin.
Comit Farmacoteraputicos: comprobar su implementacin, si cumple con el
objetivo para el cual se dise y cuenta con las actas de las reuniones del mismo.
b) CUMPLIMIENTO DE LA INSTRUCCIN No. 1 DEL PRESIDENTE DE LOS
CONSEJOS DE ESTADO Y DE MINISTROS DE 2011.
Cuenta con el plan de trabajo individual: verificar el modelo oficial del plan, firmado
por el jefe de ASIC y chequeo del cumplimiento de las tareas al finalizar el mes.
c) ACTIVIDAD ECONMICA:
Nivel de acceso al almacn: comprobar la existencia del mismo, que est
actualizado y que tenga correspondencia con los datos de las personas con acceso
al Almacn de Medicamentos del ASIC.
Activos Fijos Tangibles, tiles y Herramientas; as como actas de
responsabilidad material de los mismos y de los recursos almacenados en el
local: comprobar la existencia de los Activos Fijos Tangibles y tiles y Herramientas
sin faltantes no sobrantes y firmados por el responsable del rea, actualizacin de las
actas de responsabilidad material de los mismos y de los recursos almacenados en el
local por el personal que custodia los mismos en el rea.
Plan de Prevencin de Riesgos: comprobar la existencia del plan de prevencin de
riesgo y su actualizacin.
Listado de firmas autorizadas actualizado: revisar el listado de las firmas
autorizadas para solicitar y recibir medicamentos, reactivos e insumos mdicos en el
ASIC y al Almacn Estadal. (Incluir la de estupefacientes).
Aspecto a supervisar

Tarjetas de estiba: comprobar si se lleva el control de las tarjetas de estiba y la

calidad del llenado de las mismas (todos los escaques completos, con unidad de
medida, sin borrones ni tachaduras)
Inventario fsico del Almacn de Medicamentos del ASIC: comprobar mediante un
muestreo la coincide del saldo en la tarjeta de estiba con la existencia fsica del
producto. (No existencia de sobrantes ni faltantes)
Informes de recepcin y facturas: verificar que los informes de recepcin y las
facturas de los medicamentos, reactivos e insumos mdicos cuenten con sus
referencias cruzadas y las firmas correspondientes.
Vales de solicitud y entrega: verificar que los vales de solicitud y entrega de los
medicamentos, reactivos e insumos mdicos cuenten con las referencias cruzadas y
las firmas correspondientes.
Transferencias emitidas: comprobar que las mismas tienen su nmero consecutivo,
con todos los datos y las firmas correspondientes.
Transferencias recibidas: comprobar que las mismas cuenten con las referencias
cruzadas con el informe de recepcin y las firmas correspondientes.
STOCK de los servicios: comprobar que los STOCK de los servicios estn firmados
por jefes de los mismos, precisando frecuencia y horarios de despachos; as como la
determinacin en la consulta del CDMI de los productos a utilizar y sus consumos.
Conciliaciones de facturas: verificar si se realiza la conciliacin de las facturas
recibidas del Almacn Estadal y que las mismas estn firmadas por los especialistas
de este.
Reclamaciones al Almacn Estadal: comprobar que se realicen las reclamaciones
de faltantes y/o sobrantes de medicamentos, reactivos e insumos mdicos al
Almacn Estadal, que las mismas estn impresas y firmadas por los especialistas de
este.
Devoluciones realizadas al Almacn Estadal: comprobar que se realicen las
devoluciones de medicamentos, reactivos e insumos mdicos con sus dictmenes
tcnicos al Almacn Estadal, que las mismas tengan nmero consecutivo, estn
impresas y firmadas por los especialistas de este.
Devoluciones realizadas por los servicios, CMP y PO: verificar que las
devoluciones de medicamentos, reactivos e insumos mdicos realizadas por los
servicios, CMP y PO tengan nmero consecutivo y las firmas correspondientes.
Pedidos del ASIC: verificar que los pedidos del ASIC estn impresos, con la casilla
Asignado llena y firmados por el Jefe de ASIC.
Calidad de los pedidos y despacho de CMP y PO: comprobar que los pedidos
estn enumerados, que tengan las 5 firmas (quien solicita, ejecuta, autoriza, recibe);
reflejando la fecha del despacho y las casillas de los medicamentos que no se
asignan bloqueadas).
Entrega a CMP y PO de los medicamentos e insumos mdicos para cubrir
faltas: verificar que la entrega de los medicamentos e insumos mdicos para cubrir
faltas se efectan teniendo en cuenta lo que no fue asignado desde el ltimo pedido
hasta el momento de la disponibilidad del producto a travs del Modelo Multipropsito
(Se hace doble para que el servicio se quede con una copia). Este modelo debe tener
como referencia cruzada el nmero del ltimo pedido.
Renglones de lento movimiento con ms de 45 das de cobertura: comprobar
que no existen renglones con lento movimiento ni ms de 45 das de cobertura.
Plan anual y actas del inventario mensual del 10 %: comprobar que cuenten con
el plan anual de inventario del 10% y las actas de los realizados hasta la fecha;
reflejado el mismo en las tarjetas de estiba.
Aspecto a supervisar

d) SUPERVISIONES:
Visitas a los CMP, PO y servicios del CMDI: comprobar que se realicen
supervisiones y visitas a los CMP, PO y servicios del CMDI para evaluar las normas
de almacenamiento de los medicamentos, riesgos de vencimientos y destino final de
los mismos, reflejando por escrito el resultado de estas.
Verificar que se realiza la capacitacin referente a los pedidos de los insumos
mdicos, las normas de almacenamiento de los medicamentos, riesgos de
vencimientos y destino final de los mismos para los mdicos, estomatlogos y jefes
de los servicios del CMDI.
e) ACTIVIDAD TCNICA:
Cumplimiento de las normas de almacenamiento de los medicamentos,
reactivos e insumos mdicos: verificar que se cumple lo ms acertadamente
posible con los requerimientos tcnicos, segn las posibilidades del rea. (Tener
identificados todos los problemas y evitando que los productos almacenados sufran
agresiones ni cambios de sus propiedades organolpticas)
Libro de control de vencimiento: comprobar mediante muestreo de los productos
que se encuentren en el Almacn de Medicamentos que el libro de vencimiento est
actualizado.
Control de Retenidos y vencidos: comprobar los medicamentos retenidos y
vencidos, las causas que lo ocasionaron y los dictmenes tcnicos de los mismos.
(Plan de accin y medidas tomadas)
f) ESTUPEFACIENTES:
Documentacin de estupefacientes: comprobar que se cuenta con la
documentacin actualizada, archivada por meses en el modelo oficial.
g) PAMUSE:
Completamiento del PAMUSE: comprobar que el PAMUSE del ASIC est completo,
con correcto almacenamiento, sin productos vencidos y bien identificados.
h) Farmacoepidemiologa:
Reportes de Reacciones Adversas a los Medicamentos: comprobar que se cuenta
con el modelo oficial (o se hace manuscrito con todos los aspectos del formato) para
el reporte en los servicios y que existan las copias de los reportes en caso de
ocurrencia de RAM.
Apoyo Vital
Aspecto a supervisar
STOCK de medicamentos del servicio: comprobar que el STOCK del servicio est
firmado por jefe del mismo, el farmacutico y jefe de ASIC, el modelo oficial y los
mismos estn organizados alfabticamente en la vitrina.
Reportes de Reacciones Adversas a los Medicamentos: comprobar que se cuenta
con el modelo oficial (o se hace manuscrito con todos los aspectos del formato) para
el reporte en los servicios.
Vales de solicitud y entrega: verificar que los vales de solicitud y entrega de los
medicamentos, reactivos e insumos mdicos cuenten con las referencias cruzadas,
las firmas correspondientes y se correspondan con el existente en el Almacn de
Medicamentos del CMDI.

Aspecto a supervisar
Devoluciones realizadas por el servicio: verificar que las devoluciones de
medicamentos e insumos mdicos realizadas por el servicio tengan nmero
consecutivo, las firmas correspondientes y coincidan con la existente en el Almacn

de Medicamentos del CMDI.

Visitas realizadas por la farmacutica: comprobar que se realicen supervisiones y
visitas al servicio del CMDI, dejando por escrito copia del resultado de estas
Cumplimiento de las normas de almacenamiento de los medicamentos e
insumos mdicos: verificar que se cumple lo ms acertadamente posible con los
requerimientos tcnicos para el almacenamiento de los medicamentos e insumos
mdicos.
Vencimiento: No existencia de medicamentos vencidos.
Reportes de Reacciones Adversas a los Medicamentos: comprobar que se cuenta
con el modelo oficial (o se hace manuscrito con todos los aspectos del formato) para
el reporte en los servicios.
Sala de Hospitalizacin
Aspecto a supervisar
STOCK de medicamentos del servicio: comprobar que el STOCK del servicio est
firmado por jefe del mismo, en el modelo oficial y los mismos estn organizados
alfabticamente en la vitrina.
Vales de solicitud y entrega: verificar que los vales de solicitud y entrega de los
medicamentos e insumos mdicos cuenten con las referencias cruzadas, las firmas
correspondientes y se correspondan con el existente en el Almacn de Medicamentos
del CMDI.
Devoluciones realizadas por el servicio: verificar que las devoluciones de
medicamentos e insumos mdicos realizadas por el servicio tengan nmero
consecutivo, las firmas correspondientes y coincidan con la existente en el Almacn
de Medicamentos del CMDI.
Visitas realizadas por la farmacutica: comprobar que se realicen supervisiones y
visitas al servicio del CMDI, reflejando por escrito el resultado de estas.
Cumplimiento de las normas de almacenamiento de los medicamentos e
insumos mdicos: verificar que se cumple lo ms acertadamente posible con los
requerimientos tcnicos para el almacenamiento de los medicamentos e insumos
mdicos.
Vencimiento: No existencia de medicamentos vencidos.
Modelo de Vigilancia Intensiva: comprobar que se cuenta con el modelo oficial y el
mismo est actualizado, con los tratamientos cerrados en caso de alta del paciente.
Reportes de Reacciones Adversas a los Medicamentos: comprobar que se cuenta
con el modelo oficial para el reporte en los servicios.

Sala de Terapia Intensiva

Aspecto a supervisar
STOCK de medicamentos del servicio: comprobar que el stock del servicio est
firmado por jefe del mismo, en el modelo oficial y los mismos estn organizados
alfabticamente en la vitrina.
Vales de solicitud y entrega: verificar que los vales de solicitud y entrega de los
medicamentos e insumos mdicos cuenten con las referencias cruzadas, las firmas
correspondientes y se correspondan con el existente en el Almacn de Medicamentos
del CMDI.
Aspecto a supervisar
Devoluciones realizadas por el servicio: verificar que las devoluciones de
medicamentos e insumos mdicos realizadas por el servicio tengan nmero
consecutivo, las firmas correspondientes y coincidan con la existente en el Almacn
de Medicamentos del CMDI.
Visitas realizadas por la farmacutica: comprobar que se realicen supervisiones y

visitas al servicio del CMDI, reflejando por escrito el resultado de estas.

Documentacin de estupefacientes: comprobar que se cuenta con la
documentacin actualizada, archivada en el modelo oficial.
Ubicacin de los estupefacientes: comprobar que los estupefacientes estn
ubicados en la UCI y/o el saln de operaciones, segn corresponda; bajo llave, con
mxima seguridad y toda la documentacin que se requiere oficialmente, actas de
responsabilidad, informes de consumo, recetas en blanco, firmas de entregas y
recibos de cada turno de trabajo.
Vencimiento: No existencia de medicamentos vencidos.
Modelo de Vigilancia Intensiva: comprobar que se cuenta con el modelo oficial y el
mismo est actualizado, con los tratamientos cerrados en caso de alta del paciente.
Reportes de Reacciones Adversas a los Medicamentos: comprobar que se cuenta
con el modelo oficial para el reporte en los servicios.
Laboratorio Clnico
Aspecto a supervisar
STOCK de reactivos e insumos mdicos del servicio: comprobar que el STOCK
del servicio est firmado por jefe del mismo y en el modelo oficial.
Vales de solicitud y entrega: verificar que los vales de solicitud y entrega de los
reactivos e insumos mdicos cuenten con las referencias cruzadas, las firmas
correspondientes y se correspondan con el existente en el Almacn de Medicamentos
del CMDI.
Devoluciones realizadas por el servicio: verificar que las devoluciones de reactivos
realizadas por el servicio tengan nmero consecutivo, las firmas correspondientes y
coincidan con la existente en el Almacn de Medicamentos del CMDI.
Visitas realizadas por la farmacutica: comprobar que se realicen supervisiones y
visitas al servicio del CMDI, reflejando por escrito el resultado de estas.
Cumplimiento de las normas de almacenamiento de los reactivos e insumos
mdicos: verificar que se cumple lo ms acertadamente posible con los
requerimientos tcnicos para el almacenamiento de los reactivos e insumos mdicos.
Vencimiento: No existencia de reactivos vencidos.

Aspecto a supervisar
STOCK de medicamentos del servicio: comprobar que el STOCK del servicio est
firmado por jefe del mismo, en el modelo oficial y los mismos estn organizados
alfabticamente en la vitrina.
Vales de solicitud y entrega: verificar que los vales de solicitud y entrega de los
medicamentos cuenten con las referencias cruzadas, las firmas correspondientes y
se correspondan con el existente en el Almacn de Medicamentos del CMDI.
Visitas realizadas por la farmacutica: comprobar que se realicen supervisiones y
visitas al servicio del CMDI, reflejando por escrito el resultado de estas.
Vencimiento: No existencia de medicamentos vencidos.

Aspecto a supervisar
Control del destino final de los medicamentos: verificar que se realiza el control
del destino final de los medicamentos mediante la hoja de cargo del mdico,
reflejando en la misma el nombre del medicamento y la cantidad entregada.
Reportes de Reacciones Adversas a los Medicamentos: comprobar que se cuenta
con el modelo oficial para el reporte en los servicios.
Protocolos de tratamientos: verificar que cuenten con los protocolos de tratamiento
establecidos para la misin.

Consulta de Cuerpo de Guardia

Consultorio Mdico Popular

Aspecto a supervisar
Calidad de los pedidos y despacho: comprobar
que los pedidos estn
enumerados, que tengan las firmas de la persona que solicita, ejecuta y autoriza;
reflejando la fecha del despacho y las casillas de los medicamentos que no se
asignan bloqueadas)
Devoluciones realizadas por el servicio: verificar que las devoluciones de
medicamentos e insumos realizadas por el servicio tengan nmero consecutivo, las
firmas correspondientes y coincidan con la existente en el Almacn de Medicamentos
del CMDI.
Renglones de lento movimiento con ms de 45 das de cobertura: comprobar
que no existen renglones con lento movimiento ni ms de 45 das de cobertura.
Control del destino final de los medicamentos: verificar que se realiza el control
del destino final de los medicamentos mediante la hoja de cargo del mdico,
reflejando en la misma el nombre del medicamento y la cantidad entregada.
Visitas realizadas por la farmacutica: comprobar que se realicen supervisiones y
visitas al servicio, reflejando por escrito el resultado de estas.
Vencimiento: No existencia de medicamentos vencidos.
Cumplimiento de las normas de almacenamiento de los medicamentos e
insumos mdicos: verificar que se cumple lo ms acertadamente posible con los
requerimientos tcnicos para el almacenamiento de los medicamentos e insumos
mdicos.
Modelo de Vigilancia Intensiva: comprobar que se cuenta con el modelo oficial y el
mismo est actualizado (en los CMP seleccionados)
Reportes de Reacciones Adversas a los Medicamentos: comprobar que se cuenta
con el modelo oficial para el reporte en los servicios.
Protocolos de tratamientos: verificar que cuenten con los protocolos de tratamiento
establecidos para la misin.

Punto Estomatolgico
Aspecto a supervisar
Calidad de los pedidos y despacho: comprobar
que los pedidos estn
enumerados, que tengan las firmas de la persona que solicita, ejecuta y autoriza;
reflejando la fecha del despacho y las casillas de los medicamentos que no se
asignan bloqueadas)
Devoluciones realizadas por el servicio: verificar que las devoluciones de
medicamentos e insumos realizadas por el servicio tengan nmero consecutivo, las
firmas correspondientes y coincidan con la existente en el Almacn de Medicamentos
del CMDI.
Aspecto a supervisar
Renglones de lento movimiento con ms de 45 das de cobertura: comprobar
que no existen renglones con lento movimiento ni ms de 45 das de cobertura.
Visitas realizadas por la farmacutica: comprobar que se realicen supervisiones y
visitas al servicio del CMDI, reflejando por escrito el resultado de estas.
Cumplimiento de las normas de almacenamiento de los medicamentos e
insumos mdicos: verificar que se cumple lo ms acertadamente posible con los
requerimientos tcnicos para el almacenamiento de los medicamentos e insumos
mdicos.
Vencimiento: No existencia de medicamentos vencidos.
Reportes de Reacciones Adversas a los Medicamentos: comprobar que se cuenta
con el modelo oficial para el reporte en los servicios.

Evaluacin:
Bien: 90 % de los aspectos evaluadas de bien. (Siempre que las que se evalen de
mal no sean invalidantes)
Regular: Entre el 80- 90% de los aspectos evaluadas de bien y el resto de mal.
(Siempre que las que se evalen de mal no sean invalidantes).
Mal: Menos del 80% evaluado de bien, y el resto de mal.

Aspectos que invalidan la evaluacin:

Incumplir con las normas de almacenamiento, rotacin de lote y vencimiento de

los medicamentos.

No contar con las evidencias de los controles econmicos establecidos.

Incorrecto control para estupefacientes.