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Presentacin

El presente documento constituye el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS de la Municipalidad de Santa


Catarina Pinula, elaborado por encargo del Alcalde Municipal, como un importante instrumento tcnico
para el fortalecimiento y mejora de la gestin de la Institucin.
El Manual se elabora en cumplimiento a lo establecido por la Contralora General de Cuentas de la
Nacin, referente a la obligatoriedad de las entidades pblicas del Estado de contar con Manuales
Administrativos actualizados para una eficiente gestin pblica.
El propsito del presente Manual es contar con un documento prctico de apoyo y consulta para el
desempeo de las labores diarias del personal dentro de la Institucin. El Manual incluye una
descripcin general, usuarios y requisitos para cada procedimiento as como los pasos a seguir para
el logro de resultados finales acorde a los parmetros de funcionamiento establecidos para cada
Direccin o Departamento de la Institucin, lo cual est reflejado en un flujograma para cada
procedimiento.
A partir de su aprobacin se establece un compromiso de proceder a su presentacin oficial a todo el
personal de la Institucin para dar inicio a su utilizacin y aplicacin diaria, debiendo asumir el
compromiso de aportar los conocimientos y experiencias necesarias para su actualizacin anual con
la cual se garantizar obtener un documento cada vez ms completo, as como mantener su vigencia
y aplicabilidad a travs de las revisiones peridicas y sistemticas por parte de la Direccin
Administrativa, dando cumplimiento a la poltica de mejora continua en los resultados de la gestin
pblica de sta Institucin.

Licenciado Jos Antonio Coro Garca


ALCALDE MUNICIPAL
2012-2016

I. Objetivos

GENERAL
Integrar y plasmar en un documento, los procedimientos administrativos estandarizados de acuerdo
a la legislacin vigente, siendo una gua y fuente de consulta que facilite el eficiente uso de los
recursos humanos, fsicos y financieros, optimizando los procesos y procedimientos de las Unidades
Organizativas, permitiendo un adecuado control, una debida observacin de las normas legales y de
probidad vigentes y el cumplimiento de las funciones en forma uniforme.

ESPECFICOS

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo,

Determinar en forma sencilla las responsabilidades de cada puesto de trabajo,

Facilitar las labores de control, auditora, evaluacin y seguimiento,

Aumentar la eficiencia de los empleados,

Facilitar la coordinacin de trabajo en la Institucin,

Orientar la manera de realizar el trabajo.

Construir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los procedimientos.

La implementacin de procesos y procedimientos de calidad.

II. Generalidades
2.1. Antecedentes
El 15 de Enero del ao 2000 tom posesin del cargo de Alcalde Municipal el Licenciado Jos
Antonio Coro Garca, impulsado por el Partido de Avanzada Nacional PAN - obtuvo 3,500 votos,
equivalentes al 35% de los mismos. Como parte del programa de modernizacin impulsado desde
sus inicios, efectu modificaciones administrativas, tanto en la estructura organizacional, como en el
funcionamiento de la Municipalidad, lo que dio como resultado una administracin moderna y efectiva,
para que los vecinos conocieran de cerca el quehacer municipal y que formaran parte integral del
desarrollo del Municipio. La estructura orgnica de la Municipalidad es cambiante, se crean nuevas
direcciones tcnicas y administrativas las cuales han contribuido a ofrecer una amplia gama de
servicios tanto internos como externos, y que coadyuvan a ofrecer un desempeo eficiente en las
funciones.
El Licenciado Jos Antonio Coro Garca, toma posesin del cargo de Alcalde Municipal por segundo
perodo consecutivo el 15 de Enero del ao 2004, obteniendo ms de 15,000 votos que representan
el 70% de los mismos, convirtindose en el alcalde con el mayor porcentaje de votos obtenidos a
nivel nacional; con la reeleccin se suscitaron mayores cambios tanto en la estructura como en la
organizacin, lo que conllev a crear y ampliar ms unidades tcnicas y administrativas, debido a que
los volmenes de trabajo eran extensos. Es en este segundo perodo cuando se ofreci empleo a
ms de 500 personas en las diferentes ramas de la administracin municipal, se contempl la
necesidad de establecer nuevos procedimientos de trabajo, as como documentar las funciones y
atribuciones de las unidades y puestos existentes.
El 15 de Enero del ao 2008 tom posesin del cargo de Alcalde Municipal el Licenciado Jos
Antonio Coro Garca, impulsado por el Partido Gran Alianza Nacional GANA - obtuvo 15,973 votos,
equivalentes al 77.39% de los mismos.
Se efectuaron mltiples y variados esfuerzos por recopilar la informacin de cada unidad
administrativa y presentarla para aprobacin del Honorable Concejo Municipal.

De esa cuenta se elabora el Manual de Normas y Procedimientos de la Municipalidad de Santa


Catarina Pinula, Municipio del departamento de Guatemala, el cual tiene como finalidad establecer y
dar a conocer paso a paso la secuencia a seguir para realizar eficientemente las actividades de
carcter administrativo y que sirva de herramienta administrativa en la ejecucin de las labores
encomendadas y coadyuve eficientemente al logro de los objetivos Institucionales.
Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 34 del Cdigo Municipal, se present el Manual de
Normas y Procedimientos para aprobacin de actualizacin del Honorable Concejo Municipal, en la
sesin ordinaria celebrada el da 15 de enero del ao 2009, segn consta en el punto 13
correspondiente a puntos varios del Acta No. 02-2009.
2.2. Alcance
El presente Manual ser de observancia y aplicacin obligatoria a todos los funcionarios y servidores
pblicos que ejecuten procedimientos administrativos en la Municipalidad de Santa Catarina Pinula en
la operacin diaria en su mbito de competencia.

III. Base Jurdica


LEGISLACIN DE CARCTER GENERAL
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala
Ley Electoral y de Partidos Polticos y su Reglamento
Cdigo Municipal
LEGISLACIN RELACIONADA CON EL ORGANISMO EJECUTIVO Y MODERNIZACIN DEL
ESTADO
Ley General de Descentralizacin y su Reglamento
Ley del Organismo Ejecutivo
Estatuto de la Asociacin Nacional de Municipalidades ANAM
LEGISLACIN EN MATERIA DE CONTROL DE LA LEGALIDAD DE LAS RESOLUCIONES DE
LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL
Ley de lo Contencioso Administrativo
LEGISLACIN EN MATERIA LABORAL
Ley de Servicio Municipal
Ley Orgnica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal y su Reglamento
Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Pblicos y su Reglamento
Ley del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
Ley de Dignificacin de la Mujer
Ley de Colegiacin Profesional Obligatoria
Cdigo de Trabajo
Cdigo de Salud
LEGISLACIN EN MATERIA DE REGISTRO CIVIL Y REGISTRO DE VECINDAD
Ley de Registro Nacional de las Personas
Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo
6

Ley de Accesibilidad a los Medicamentos y su Reglamento


Ley de Servicio Civil
Cdigo Civil
Cdigo Procesal Civil y Mercantil
Cdigo de Notariado
Reglamento para la aprobacin de los Estatutos, reconocimiento de la Personalidad Jurdica y
funcionamiento de los Comits Educativos
Reglamento de Inscripcin de Asociaciones Civiles
LEGISLACIN EN MATERIA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y DESARROLLO URBANO
Ley de Parcelamientos Urbanos
Ley Preliminar de Urbanismo
Ley Preliminar de Regionalizacin
Ley de Vivienda y Asentamientos Urbanos y su Reglamento
Ley de Trnsito y su Reglamento
Ley de Anuncios en Vas urbanas, Vas extraurbanas y similares
Ley de Titulacin Supletoria
Ley de inscripcin de bienes inmuebles
Ley del Registro de Informacin Catastral
Acuerdo Gubernativo de Traslado del Trnsito del Ministerio de Gobernacin a la Municipalidad
de Santa Catarina Pinula
Manual de Valuacin Inmobiliaria
EL ESTADO Y SUS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS O AUTNOMAS
Ley de Establecimientos abiertos al Pblico
Ley de Fomento Turstico Nacional
Ley de Expropiacin Forzosa
Ley Reguladora del Uso y Captacin de Seales Va Satlite y su Distribucin por Cable
Ley General de Electricidad y su Reglamento
Ley General de Telecomunicaciones
Ley de Minera y su Reglamento
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LEGISLACIN EN MATERIA DE PLANIFICACIN Y PARTICIPACIN CIUDADANA


Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y su Reglamento
Ley de Desarrollo Social
LEGISLACIN EN MATERIA DE EDUCACIN E INTERCULTURALIDAD
Programa Nacional de Autogestin para el Desarrollo Educativo - PRONADE Ley Nacional de Educacin
Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Fsica y del Deporte
Ley para la Proteccin del Patrimonio Cultural de la Nacin
Ley del Deporte , la Educacin Fsica y la Recreacin
LEGISLACIN FISCAL Y TRANSFERENCIAS GUBERNAMENTALES
Cdigo Tributario
Ley del Impuesto al Valor Agregado , IVA y su reglamento
Ley del Impuesto sobre Circulacin de Vehculos Terrestres, Martimos y Areos
Ley del Impuesto a la Distribucin de Petrleo Crudo y Combustibles derivados del Petrleo
Ley del Impuesto nico sobre Inmuebles IUSI
Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos
Ley del Impuesto sobre la Renta, ISR y su Reglamento
Ley del Arbitrio de Ornato Municipal
Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos y su reglamento
Ley Orgnica de la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT
Ley del Impuesto sobre Productos Financieros
Cdigo de Comercio
LEGISLACIN EN MATERIA DE ADMINISTRACIN FINANCIERA MUNICIPAL
Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal INFOM
Ley del Fondo de Inversin Social y su Reglamento
8

Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental SICOIN


Reglamento de Inventarios de Bienes Muebles de la Administracin Pblica
Manual de Clasificacin Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala
Manual de Administracin Financiera MAFIM
LEGISLACIN EN MATERIA DE CONTROL Y FISCALIZACIN
Ley Orgnica de la Contralora de Cuentas y su Reglamento
Ley del Tribunal de Cuentas
Ley Orgnica del Ministerio Pblico
Cdigo Procesal Penal
Normas de Carcter Tcnico y de Aplicacin obligatoria de la Contralora General de Cuentas
Normas de Auditora del Sector Gubernamental
Normas para el uso del Sistema de Informacin de control y auditora del Estado,
GUATECOMPRAS
LEGISLACION AMBIENTAL
Ley de reas Protegidas y su Reglamento
Ley de Proteccin y mejoramiento del Medio Ambiente
Ley Forestal y su Reglamento
Ley Reguladora de las reas de Reservas Territoriales del Estado de Guatemala
Reglamento sobre Estudios de Impacto Ambiental
OTRA DIVERSIDAD DE NORMAS
Ley de Proteccin para las Personas de la Tercera Edad
Ley del Programa de Aporte Econmico del Adulto Mayor
Ley del Caf
Ley de Arbitraje
Ley del Mercado de Valores y Mercancas
Ley de Tabacos y sus productos
Ley del Impuesto a las Empresas Mercantiles y Agropecuarias
Ley Orgnica del Organismo Legislativo
9

Reglamento para la Obtencin de Licencia para ejercer las funciones de Comisionista


Ley Orgnica del Instituto Guatemalteco de Turismo
Ley Orgnica de la Empresa Portuaria Quetzal
Ley Orgnica de la Empresa Portuaria Nacional Santo Tomas de Castilla
Ley Orgnica de la "Zona Libre de Industria y Comercio Santo Tomas de Castilla"
Ley Orgnica del Instituto Nacional de Electrificacin - INDE Ley de Alcoholes, Bebidas Alcohlicas y Fermentadas
Ley de Contribucin al funcionamiento de la Contralora General de Cuentas
Ley General de Pesca y Acuicultura
Ley de Armas y Municiones y su Reglamento
Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento
Ley de Fomento Industrial
Ley de Defensa del Idioma
Ley de Subsidio Estatal para el Pago de Incremento, Bonificacin y Reajuste al Salario mnimo
de los Trabajadores municipales del Pas
Ley de Derechos de Autor y Derechos conexos
Consolidacin de salarios de los servidores pblicos
ACUERDOS DE PAZ
Acuerdo sobre Identidad y Derechos de los Pueblos Indgenas
Acuerdo sobre Aspectos Econmicos y situacin agraria
Acuerdo para el Reasentamiento de las Poblaciones desarraigadas por el Enfrentamiento
Armado Interno
Acuerdo sobre Fortalecimiento del Poder Civil y funcin del Ejrcito en una Sociedad
Democrtica

DISPOSICIONES MUNICIPALES
Reglamento Interno de Desechos Slidos
Reglamento de Rastros para Bovinos, Porcinos y Aves
10

Reglamento Para la Autorizacin y Control Sanitario de Establecimientos de Alimentos


Preparados y Bebidas No Alcohlicas, en Mercados, Ferias y en La Va Pblica
Reglamento de Cementerios y Tratamiento de Cadveres
Reglamento Interno de Cementerios Municipales
Reglamento de las descargas y rehso de aguas residuales y de la disposicin de lodos
Reglamento de Construccin, Urbanizacin y Ornato del municipio de Santa Catarina Pinula Acta
63-2003 CM SCP DG 4/12/2003
Reglamento para el Manejo y Control de la Caja Chica
Reglamento Interno de la Polica Municipal
Reglamento de Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Plan de Tasas de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula, Acuerdo CM 29/11/07
Acta 14-2004 del Honorable Concejo Municipal de Santa Catarina Pinula
Acuerdo de Concejo No. 61/2007 punto 5to
Acuerdo de Concejo No. 01-2006 punto 9no
Nomenclatura contable

11

2.

IV. Organigrama Institucional

Concejo
Municipal
Unidad de
Auditoria
Interna

Secretaria
Municipal
Alcalda
Municipal

Departamento de
Asesora
Jurdica

Oficina Municipal
de la Mujer

Departamento de
Compras y
Contrataciones

Juzgado Asuntos
Municipales y
Trnsito

Departamento de
Comunicacin
Social

Departamento de
Informtica

Direccin
Municipal de
Planificacin

Direccin de
Obras

Direccin
Administrativa

Direccin de
Servicios
Pblicos

Direccin de
Desarrollo Social y
Econmico

Direccin
AFIM

Departamento de
Diseo y
Planificacin

Departamento de
Ejecucin de
Proyectos

Departamento de
Recursos
Humanos

Departamento de
Administracin
de Servicios

Departamento de
Desarrollo Social

Unidad de
Contabilidad

Departamento de
Licencias de
Construccin

Departamento de
Mantenimiento de
Infraestructura

Departamento de
Servicios
Generales

Departamento de
Limpieza

Departamento de
Desarrollo
Econmico

Unidad de
Presupuesto

Departamento de
Geomtica

Departamento de
Mantenimiento
Vial

Departamento de
Talleres

Departamento de
Rastro Municipal

Departamento de
Cultura y
Deportes

Unidad de
Gestin de
Cobros

Departamento de
Catastro

Departamento de
Mercado
Municipal

Departamento de
Tesorera

Departamento de
Agua y
Saneamiento
Departamento de
Alumbrado Pblico

12

Polica Municipal
de Seguridad

Polica Municipal
de Trnsito

Departamento de
Vigilancia

Departamento
Control de
Operaciones

Departamento de
Monitoreo

Departamento
Regulacin de
Trnsito

Departamento de
Asuntos Internos

Departamento de
Educacin Vial

V. Listado de Procedimientos

Alcalda Municipal

Revisin de despacho
Audiencias ante el Alcalde Municipal
Ingreso de tomos al archivo general

Secretara Municipal

Elaboracin de constancias de residencia, honorabilidad, cargas familiares y actas de


residencia
Recoleccin, archivo y conservacin del diario oficial
Diligenciamiento de expedientes

Departamento de Asesora Jurdica

Elaboracin de dictamen jurdico


Elaboracin de una opinin jurdica
Evacuacin de audiencia en los recursos de revocatoria y reposicin
Revisin de minuta
Elaboracin de instrumento escritura pblica
Contencioso Administrativo
Accin constitucional de amparo
Recurso de apelacin en materia de amparo
Recurso de aclaracin y ampliacin
Ocursos
Inconstitucionalidad de leyes, reglamentos y disposiciones de carcter general
Exhibicin personal
Procesos de conocimiento juicio ordinario
Conocimiento juicio oral
Conocimiento proceso sumario
Proceso ordinario Laboral Guatemalteco
Juicio oral penal y etapa preparatoria o de investigacin
Juicio oral penal etapa intermedia
13

Juicio oral penal y la preparacin del debate


Juicio oral penal y el debate
Juicio oral penal, deliberacin y sentencia
Impugnaciones reposicin
Impugnaciones apelacin
Recurso de queja
Apelacin especial
Especfico abreviado
Especfico especial de averiguacin
Especfico juicio por delito de accin privada
Especfico juicio para la aplicacin exclusiva de medidas de seguridad y correccin
Especfico juicio por faltas
Proceso sucesorio extrajudicial intestado fase notarial
Proceso sucesorio extrajudicial intestado fase administrativa
Proceso sucesorio extrajudicial intestado fase de titulacin y registro

Unidad de Unidad de Auditora Interna

Elaborar la gua general para la planificacin especfica


Elaboracin de la gua general para la ejecucin de la auditora interna municipal
Elaboracin de la gua general para la comunicacin de resultados
Revisin y evaluacin de expedientes por contrato de construccin de obras, adquisicin de
bienes y/o suministros
Evaluacin de rdenes de compra y pago
Registro, evaluacin fsica y medicin del tiempo en la ejecucin de obras por Administracin

Oficina Municipal de la Mujer

Supervisin de guarderas
Coordinacin de jornadas para guarderas
Cursos tcnicos de capacitacin
Organizacin de actividades afines a la mujer
Orientacin a la mujer en caso de ser vctima de violencia

14

Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito

Denuncias al Juzgado
Predio municipal
Solvencia de asuntos municipales
Solvencia de trnsito
Inspeccin ocular para titulacin supletoria
Junta conciliatoria por colisin de vehculos
Infraccin al reglamento de construccin, urbanizacin y ornato
Certificacin de expediente
Acta de Sindicatura

Departamentos de Compras y Contrataciones

Compra de bienes y/o servicios


Compras Directas
Compra y/o contratacin de bienes y/o servicios por contrato

Departamento de Comunicacin Social

Programa de cpsulas informativas


Montaje de eventos
Convocatoria de medios de comunicacin

Departamento de Informtica

Desarrollo de software
Mantenimiento de software municipal
Mantenimiento de equipo de cmputo
Reparacin de equipo de cmputo
Mantenimiento de Infraestructura
Generacin de Proyectos Tecnolgicos

15

Direccin Municipal de Planificacin

Proyecto con financiamiento de CODEDE


Proyecto con financiamiento propio u otras instituciones
Trmite de solicitudes de Alcaldes Auxiliares
Gestin de expedientes para construccin de vivienda con FOPAVI
Tala de rboles
Evaluacin de impacto ambiental

Departamento de Catastro

Recepcin de avisos notariales


Certificaciones catastrales
Auto avalo
Operacin de avisos notariales
Certificaciones de nomenclatura
Resoluciones
Certificacin de cobro de IUSI
Desmembraciones
Anlisis e investigacin de cartera morosa del impuesto nico sobre inmuebles
Notificacin avalos
Incremento avalos a base de datos
Rebajas de capital
Cobro Inmuebles FHA
Proyectos a catastrar
Resolucin de expedientes
Incremento de licencias vencidas a la base de datos
Licencias emitidas integradas al SAM
Operacin de avisos registrales
Dibujo y ubicacin de polgonos registrales
Anlisis de inmuebles para avalos
Consolidacin de polgonos registrales ubicados en la Planimetra

Departamento de Geomtica

Avalo fiscal
Impugnacin de avalo fiscal
Levantamiento topogrfico
16

Actualizacin cartogrfica

Departamento de Licencias de Construccin

Licencia de construccin de vivienda mnima


Licencia de construccin de vivienda formal
Licencia de urbanizacin

Direccin de Obras

Ejecucin de proyectos
Requisicin de materiales de proyectos en ejecucin
Procedimiento para elaborar planillas
Procedimiento para elaborar trabajos de bacheo

Direccin Administrativa

Abastecimiento de combustible
Liquidacin de consumo de combustible
Peritaje de vehculos municipales
Trmites de vehculos municipales
Reparacin de radios municipales
Reparacin y mantenimiento de vehculos municipales en talleres particulares
Liquidacin de caja chica
Ingreso de bienes y suministros a bodega
Egreso de bienes y suministros de bodega
Suscripcin de contratos administrativos
Emisin de nmina de personal en SAM
Emisin de nmina de personal en Sicoin GL
Suscripcin de acuerdos municipales
Ingreso datos del personal al SAM
Solicitud de vacaciones
Reclutamiento, seleccin y contratacin de personal
Elaboracin de certificacin del IGSS
Elaboracin de carta de ingresos o constancia laboral
Administracin de correspondencia/expedientes interna y externa
Autorizacin de prcticas supervisadas
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Solicitud de prstamos bancarios al personal

Direccin de Servicios Pblicos

Servicio de agua potable


Atencin por falta de servicio de agua
Cortes y reconexiones de agua
Servicio de drenaje
Registro de fierros
Extensin de guas de conduccin de semovientes
Arrendamiento de nichos
Inhumacin en mausoleo propio
Exhumacin
Arrendamiento de salones municipales. estadio, parques y polideportivos
Licencia de funcionamiento de negocios
Renovacin de licencia de funcionamiento de negocios
Autorizacin de instalacin de rtulos
Reparaciones en redes de construccin y distribucin
Mantenimiento de pozos y plantas de tratamiento de agua potable y residual

Direccin de Desarrollo Social y Econmico

Cursos Varios
Solicitud de subsidio municipal para institutos
Equipamiento de escuelas
Entrega de tela para uniforme
Inauguracin y clausura de programas
Eleccin de Nio Alcalde
Inauguracin de escuela
Celebracin de Fiestas Patrias
Compra de medicamentos
Servicio de ambulancia por labor social
Supervisin de puestos de salud, farmacias y ambulancias municipales
Donacin de medicamentos
Requisicin de combustible extra
Servicio de marimba
Servicio de biblioteca
Clase de gimnasia aerbica
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Servicio y/o prstamo de bus municipal


Realizacin de compras menores
Programa del adulto mayor
Donacin de silla de ruedas
Donacin de artculos para la movilidad (bastones, muletas, andadores)
Donacin de vveres y/o paales

Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal

Autorizacin de una orden de compra y pago en el SICOIN


Autorizar una orden de compra y pago en el SICOIN que no afecta el presupuesto - CUR
contable
Pagos de retenciones
Revisin de fondos rotativos o cajas chicas
Conciliaciones bancarias
Solvencia de bienes o finiquito
Solvencia municipal
Entrega de cheque a proveedores

Direccin Polica Municipal de Seguridad

Formacin de personal inicio de labores


Relevo del punto de servicio
Relevo de armas
Relevo de vehculos
Relevo en los puestos de servicios
Revisin de personas externas a las instalaciones municipales
Realizacin de patrullajes
Apoyo a los vecinos en servicios sociales
Accidente de trnsito
Incidentes de Seguridad
Reporte interno
Servicio en central de radio

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Direccin Polica Municipal de Trnsito

Reporte de faltas al reglamento del personal


Consignacin de vehculos
Emisin y anulacin de boletas de infraccin de trnsito
Anulacin de boletas por mala redaccin o por deterioro
Consignacin de documentos, tarjeta de circulacin y licencia de conducir
Vehculos con multas pendientes (insolventes)
Infraccin a vehculos con placas extranjeras
Accidentes de trnsito con daos materiales
Accidentes de trnsito con personas heridas o fallecidas
Accidentes de trnsito con vehculos de PMT con daos materiales
Accidentes de trnsito con vehculos de PMT con personas fallecidas
Apoyo a actividades en la va pblica
Regulacin de trnsito
Movilizacin de vehculos abandonados y chatarra
Conductores en estado de ebriedad
Obtencin de la tarjeta de rodaje

20

Alcalda Municipal

Revisin de Despacho

Audiencias ante el Alcalde Municipal

Ingreso de Tomos al Archivo General

21

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Alcalda Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Revisin de Despacho

3 horas

Descripcin General:
Es la revisin general de los expedientes que ingresan a la Alcalda Municipal.
Usuarios:

Vecinos del Municipio o interesados en alguna gestin municipal.

Requisitos:

Que los expedientes se hayan ingresados por la va oficial (recepcin)

Asignacin de nmero de expediente en el Sistema de Administracin Municipal SAM-

Asignacin de nmero de identificacin en el Registro de Informacin Municipal RIMNo.


1.

Descripcin Secuencial
Ingresa solicitud, verifica datos y asignacin de expediente en el Sistema de
Administracin Municipal SAM- y Registro de Informacin Municipal RIM-.
Entrega a la Secretaria de Alcalda Municipal los expedientes fsicos y un cuadro

2.

Responsable

Oficial de Recepcin

detallado de las solicitudes internas y externas as como los documentos para


visto bueno.

3.

Recibe y revisa el conocimiento y margina los expedientes a las diferentes


dependencias segn sea el caso.

4.

Traslada conocimiento.

5.

Recibe conocimiento

6.

Alcalde Municipal

Elabora las providencias y descarga de expediente en el Sistema de


Administracin Municipal SAM-.

22

Secretaria de Alcalda

Revisin de Despacho

Alcalde Municipal

Secretaria de Alcalda

Oficial de Recepcin

Inicio

Ingresa solicitud,
verifica datos y
asignacin de
expediente en
SAM- y -RIM-

Recibe y revisa el
conocimiento y
margina los
expedientes a las
diferentes
dependencias

Traslada conocimiento

Entrega cuadro
detallado de las
solicitudes internas,
externas y
documentos para
Visto Bueno

Recibe conocimiento

Elabora las
providencias y
descarga de
expediente en
SAM-

Fin

23

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Alcalda Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Audiencias ante el Alcalde Municipal

5 horas

Descripcin General:
Es la realizacin de audiencias de cualquier interesado con el Seor Alcalde para tratar asuntos de su inters.
Usuarios:

Vecinos del Municipio o interesados en alguna gestin municipal.

Requisitos:

Que los visitantes hayan registrado sus datos en Recepcin y hayan sido ingresados en el Registro de Informacin Municipal
RIM-.
No.

Descripcin Secuencial

1.

Recibe solicitud de audiencia en la entrada del edificio Municipal.

2.

Gua a los visitantes al mdulo de Recepcin.

3.

Solicita al visitante algn documento de identificacin

4.

Registra los datos en el Registro de Informacin Municipal RIM-

5.
6.

Agente de Polica

Oficial de Recepcin

Les indica que deben subir a la sala de espera en el tercer nivel del Edificio
Municipal.
Ingresa el visitante en el orden en que fueron anotados.
Si fuere el caso, remite a los visitantes con el Director de la Dependencia a

7.

Responsable

cargo de la solicitud previamente ingresada. O se redacta una solicitud y se


ingresa en Recepcin.

24

Secretaria de Alcalda

Audiencias ante el Seor Alcalde


Oficial de Seguridad de
Bienes Municipales

Oficial de Recepcin

Secretaria de Alcalda

Inicio

Recibe solicitud de
audiencia en la
entrada del edificio
Municipal

Guia a los visitantes a


la sala de espera

Solicita al visitante
algun documento de
identificacin

Registra los datos en


el -RIM-

Ingresa al visitante al
Despacho del Seor
Alcalde en el orden en
que fueron anotados

Remite a los visitantes


con el Director de la
Dependencia a cargo
de la solicitud
previamente ingresada

O redacta una
solicitud y se ingresa
en Recepcin

FIn

25

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Alcalda Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Ingreso de Tomos al Archivo General

5 horas

Descripcin General:
Es la realizacin de ingreso de un tomo de informacin recopilada al archivo general de la Municipalidad de Santa Catarina
Pinula.
Usuarios:

Secretaria de Alcalda.

Requisitos:

Tener lista informacin clasificada en cada tomo para archivo.


No.
1.
2.
3.

Descripcin Secuencial

Responsable

Prepara los tomos de archivo (leitz) forrndolos con papel y plstico,


identificndolos previamente con el nombre, ao y nmero de tomo.
Archiva los documentos, expedientes, providencias entre otros de manera
cronolgica ascendente.
Secretaria de Alcalda

Numera las pginas.


Ingresa cada tomo de archivo (leitz) al Sistema de Administracin Municipal

4.

SAM- asegurndose de identificar el nmero de tomo, nombre, contenido y


nmero de pginas.

5.

Ingresa fsicamente cada tomo al archivo general en el rea especfica asignada


a Alcalda Municipal por la Secretaria General.

26

Oficial de Secretara

Ingreso de Tomos al Archivo General

Secretaria de Alcalda

Oficial de Secretara

Inicio

Prepara los tomos de


archivo (leitz)
forrndolos con papel
y plstico,
identificndolos con el
nombre, ao y numero
de tomo

Archiva los
documentos,
expedientes,
providencias entre
otros de manera
cronolgica
ascendente

Numera las paginas

Ingresa fsicamente
cada tomo al archivo
general en el rea
especifica asignada a
Alcalda Municipal por
la Secretaria General

Ingresa cada tomo


(leitz) al -SAMasegurndose de
identificarlo

Fin

27

Secretara Municipal

Elaboracin de constancias de residencia, honorabilidad, cargas


familiares y actas de residencia
Recoleccin, archivo y conservacin del diario oficial
Diligenciamiento de expedientes

28

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Secretara Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Elaboracin de constancias de residencia, honorabilidad,


cargas familiares y actas de residencia

30 Minutos

Descripcin General:
Es la elaboracin de constancias de residencia, honorabilidad, cargas familiares y actas de supervivencia requeridas por los
vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Fotocopia de cdula de vecindad o Documento Personal de Identificacin

Fotocopia de boleto de ornato

Constancia y acta de residencia: despliegue emitido por el Departamento de Catastro

Constancia de cargas familiares: adjuntar certificacin de partida de nacimiento de hijos.

Constancia de honorabilidad: constancia original de carencia de antecedentes policacos y penales del interesado.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Para Constancia de Residencia:


1.

Confronta la ubicacin de la residencia del vecino interesado a la que aparece en el


despliegue catastral, si el inmueble no figura en la base de datos, el interesado lo deber
registrar, previo a extender la respectiva constancia.

Oficial de Recepcin

Para Constancia de cargas familiares, de honorabilidad y Actas de Supervivencia:


2.

Verifica los datos presentados con los documentos adjuntos y elaborar la constancia o
Acta.

3.

Somete la constancia solicitada a revisin y firma.

4.

Revisa y firma la constancia emitida

5.

Realiza pago de la tasa municipal en cajas y presenta el recibo a la Oficial de Secretara

6.

Verifica el recibo de pago previo hacer entrega del documento al interesado.

Secretaria Municipal

29

Interesado
Oficial de Recepcin

Elaboracin de Constancias de Residencia, Honorabilidad, Cargas Familiares y Actas de Residencia


Oficial de Recepcin

Oficial de Secretara

Secretaria Municipal

Oficial de Secretara

Revisa y firma la
constancia emitida

Entrega el documento
al interesado

Inicio

Recibe expediente en
Recepcin de
documentos y traslada

Recibe expediente

Confronta la ubicacin
de la residencia del
vecino interesado con
la que aparece en el
despliegue castastral

Para Constancia de
cargas familiares y de
honorabilidad: Verifica
los datos presentados
con los documentos
adjuntos y elaborar la
constancia

Si el inmueble no
figura en la base de
datos, el interesado lo
deber registrar,
previo a extender la
constancia

Somete la constancia
a revisin y firma

Fin

30

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Secretara Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Enero, 2012

Recoleccin, archivo y conservacin del diario oficial

20 minutos

Descripcin General:
Es realizar la recoleccin diaria del Diario Oficial recibido en la Municipalidad de Santa Catarina Pinula, organizar su archivo y
velar por su adecuada conservacin en un espacio adecuado para su consulta posterior.
Usuarios:

Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Diario Oficial diario.


No.
1.
2.
3.

Descripcin Secuencial
Lee diariamente a primera hora de la maana el Diario Oficial.
Verifica si existe algn Decreto, Acuerdo Gubernativo, o algn otro tipo de
publicacin de inters municipal.
Si se public algn documento de inters municipal, enva copia a cada

Secretario Municipal

Direccin o Departamento que tenga relacin con el tema.

4.

Rubrica el Diario Oficial ledo.

5.

Traslada el Diario Oficial ledo.

6.

Recibe el Diario Oficial rubricado.

7.

Archiva el Diario Oficial donde corresponda.

8.

Responsable

Oficial de Expedientes

Empasta el tomo de Diarios Oficiales cuando se complete la cantidad definida


en cada tomo.

31

Recoleccin, Archivo y Conservacin del Diario


Oficial
Secretario Municipal

Oficial de Secretara

Inicio

Lee diariamente a
primera hora de la
maana el Diario
Oficial

Verifica si existe algn


Decreto, Acuerdo
Gubernativo, u otra
publicacin de inters
Municipal

Si se public algn
documento de inters,
enva copia a cada
Direccin o
Departamento que
tenga relacin con el
tema

Rubrica el Diario
Oficial leido

Traslada el Diario
Oficial leido

Recibe el Diario Oficial


rubricado

Archiva el Diario
Oficial donde
corresponda

Empasta el tomo de
Diarios Oficiales
cuando se complete la
cantidad definida en
cada tomo

Fin

32

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Secretara Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Diligenciamiento de expedientes

30 minutos

Descripcin General:
Es realizar la revisin de expedientes que ingresan a la Municipalidad de Santa Catarina Pinula y determinar a qu Direccin o
Departamento deben de ser diligenciados para su resolucin.
Usuarios:

Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Expedientes externos.
No.

Descripcin Secuencial

1.

Realiza lectura de cada una de las solicitudes presentadas por los vecinos.

2.

Revisa la cartula del expediente, confrontando que concuerde con el asunto.

3.

Subraya el asunto principal.

4.

Traslada expediente para realizacin de providencia.

5.

Recibe expediente.

6.

Realiza providencia.

7.

Traslada para firma.

8.

Recibe y revisa providencia realizada.

9.

Firma la providencia manuscrita.

10.

Traslada expediente y providencia.

11.

Recibe expediente.

12.

Anota en el libro de control.

13.

Entrega expediente y providencia a la Direccin o Departamento.

14.

Solicita firma y sello de recibido en libro de control.

Responsable

Secretario Municipal

Oficial de Recepcin

Oficial de Expedientes

Oficial de Recepcin

33

Oficial de Recepcin

Diligenciamiento de Expedientes
Secretario Municipal

Oficial de Secretara

Inicio

Realiza lectura de
cada una de las
solicitudes
presentadas por los
vecinos
Revisa cartula del
expediente,
confrontando que
concuerde con el
asunto y subraya
asunto principal

Recibe expediente

Traslada expediente
para realizacin de
providencias

Realiza Providencia

Recibe y revisa
Providencia realizada

Traslada para firma

Firma la Providencia
manuscrita

Recibe expediente
Traslada expediente y
Providencia

Anota en el libro de
control

Entrega expediente y
Providencia a la
Direccin o
Departamento

Solicita firma y sello


de recibido en libro de
control

Fin

34

Departamento de Asesora Jurdica

Elaboracin de dictamen jurdico


Elaboracin de una opinin jurdica
Evacuacin de audiencia en los recursos de revocatoria y
reposicin
Revisin de minuta
Elaboracin de instrumento escritura pblica
Contencioso administrativo
Accin constitucional de amparo
Recurso de apelacin en materia de amparo
Recurso de aclaracin y ampliacin
Inconstitucionalidad de leyes, reglamentos y disposiciones de
carcter general
Exhibicin personal
Procesos de conocimiento juicio ordinario
Conocimiento juicio oral
Conocimiento proceso sumario
Proceso ordinario laboral guatemalteco
Juicio oral penal y etapa preparatoria o de investigacin
Juicio oral penal etapa intermedia
Juicio oral penal y la preparacin del debate
Juicio oral penal y el debate
Juicio oral penal, deliberacin y sentencia
Impugnaciones reposicin
Impugnaciones apelacin
Recurso de queja
Apelacin especial
35

Especfico especial de averiguacin


Especfico juicio por delito de accin privada
Especfico juicio para la aplicacin exclusiva de medidas de
seguridad y correccin
Especfico juicio por faltas
Proceso sucesorio extrajudicial intestado fase notarial
Proceso sucesorio extrajudicial intestado fase administrativa
Proceso sucesorio extrajudicial intestado fase de titulacin y registro

36

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Elaboracin de dictamen jurdico

5 das

Descripcin General:
Es el estudio jurdico o tcnico sobre un expediente o asunto determinado, emitido por una persona versada en la materia.
Usuarios:

Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Expedientes externos e internos.


No.

Descripcin Secuencial

1.

Recibe expediente para emisin de Dictamen Jurdico.

2.

Traslada expediente para definir asignacin para emisin de Dictamen Jurdico.

3.

Recibe expediente.

4.

Designa Asesor Jurdico para emisin de Dictamen Jurdico.

5.

Traslada expediente a Asesor Jurdico.

6.

Recibe expediente para emisin de Dictamen Jurdico

7.

Realiza anlisis general del expediente.

8.

Realiza anlisis de forma.

9.

Realiza anlisis de fondo.

10.

Determina el caso concreto.

11.

Determina las normas jurdicas a aplicar.

Responsable

Secretaria Asesora Jurdica

Jefe de Asesora Jurdica

Asesor Legal

37

12.

Relaciona las normas jurdicas a aplicar.

13.

Interpreta las normas jurdicas.

14.

Aplica las normas jurdicas.

15.

Elabora dictamen y firma.

16.

Traslada Dictamen Jurdico emitido con expediente para revisin.

17.

Recibe Dictamen Jurdico emitido con expediente.

18.

Revisa Dictamen Jurdico emitido y lo refrenda.

19.

Traslada expediente con Dictamen Jurdico.

20.

Recibe expediente con Dictamen Jurdico.

21.

Entrega expediente y Dictamen Jurdico a Unidad Organizativa solicitante.

Asesor Legal

Jefe de Asesora Jurdica

Oficial de Secretara

38

Elaboracin de Dictamen Jurdico


Secretaria Asesora
Jurdica

Jefe de Asesora
Jurdica

Inicio

Recibe expediente
para emisin de
Dictamen Jurdico

Recibe expediente
para emisin de
Dictamen Jurdico

Traslada expediente
para definir asignacin
para emisin de
Dictamen Jurdico

Asesor Legal

Realiza anlisis
general del expediente

Recibe expediente

Realiza anlisis de
forma

Designa Asesor
Jurdico para emisin
de Dictamen Jurdico

Realiza anlisis de
fondo

Determina el caso
concreto

Traslada expediente

Determina las normas


jurdicas a aplicar

Relaciona las normas


jurdicas a aplicas

Interpreta las normas


jurdicas a aplicar

Aplica las normas


jurdicas

Recibe dictamen
Jurdico emitido con
expediente

Recibe expediente con


Dictamen Juridico

Revisa Dictamen
Juridico emitido y lo
refrenda

Entrega expediente y
Dictamen Jurdico a
Unidad Organizativa
solicitante

Traslada expediente
con Dictamen Juridico

Fin

39

Oficial de Secretara

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Elaboracin de una opinin jurdica

5 das

Descripcin General:
Es el estudio y anlisis, tcnico jurdico sobre un expediente o asunto determinado, emitido por una persona versada en la
materia.
Usuarios:

Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Expedientes externos e internos.


No.

Descripcin Secuencial

1.

Recibe expediente para emisin de Opinin Jurdica.

2.

Traslada expediente para definir asignacin para emisin de Opinin Jurdica.

3.

Recibe expediente.

4.

Designa Asesor Jurdico para emisin de Opinin Jurdica.

5.

Traslada expediente a Asesor Jurdico.

6.

Recibe expediente para emisin de Opinin Jurdica.

Responsable

Secretaria Asesora Jurdica

7.

Determina la Opinin Jurdica que se solicita.

8.

Realiza el anlisis del caso concreto presentado.

9.

Jefe de Asesora Jurdica

Asesor Legal

Recopila los Cdigos que contengan las normas


Jurdicas a aplicar.

10.

Recopila la Doctrina Jurdica que coadyuve a la interpretacin de las normas.

11.

Interpreta la norma y doctrina jurdica.

Asesor Legal

40

12.

Aplica la norma jurdica al caso concreto.

13.

Interpreta las normas jurdicas.

14.

Elabora Opinin Jurdica y firma.

15.

Traslada Opinin Jurdica emitida con expediente para revisin.

16.

Recibe Opinin Jurdica emitida con expediente.

17.

Revisa Opinin Jurdica emitida y lo refrenda.

18.

Traslada expediente con Opinin Jurdica.

19.

Recibe expediente con Opinin Jurdica.

20.

Entrega expediente y Opinin Jurdica a Unidad Organizativa solicitante.

Jefe de Asesora Jurdica

Oficial de Secretara

41

Elaboracin de una Opinin Jurdica


Secretaria Asesora
Jurdica

Jefe de Asesora
Jurdica

Inicio

Recibe expediente
para emisin de
Opinin Jurdica

Recibe expediente
para emisin de
Opinin Juridica

Traslada expediente

Asesor Legal

Determina la Opinin
Jurdica que se solicita
y Realiza el anlisis
del caso presentado
Recibe expediente
Recopila los Cdigos
que contengan las
normas jurdicas a
aplicar
Designa Asesor
Jurdico para emisin
de Opinin Jurdica

Recopila la Doctrina
Jurdica que coadyuve
a la interpretacin de
las normas

Traslada expediente
Interpreta la norma y
doctrina jurdica

Aplica la norma
juridica al caso
concreto

Interpreta las normas


jurdicas

Elabora opinin
jurdica y firma

Traslada Opinin
Jurdica emitida con
expediente para
revisin
Recibe Opinin
Jurdica emitida con
expediente

Recibe expediente con


Opinin Jurdica

Revisa Opinin
Jurdica emitida y lo
refrenda

Entrega expediente y
Opinin Jurdica a
Unidad Organizativa
solicitante

Traslada expediente
con Opinin Jurdica
Fin

42

Oficial de Secretara

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Evacuacin de audiencia en los recursos de revocatoria y

5 das

reposicin

Descripcin General:
Es la evacuacin de un recurso de revocatoria o reposicin. Se entiende como recurso de revocatoria, el medio de impugnacin
que doctrinariamente se le denomina recurso jerrquico, el cual se plantea contra lo resuelto por un rgano subordinado, y el
superior jerrquico administrativo es el que debe resolver este recurso y como recurso de reposicin el medio de impugnacin, el
cual se plantea contra las resoluciones originarias del rgano superior jerrquico.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Expediente administrativo.
No.

Descripcin Secuencial

1.

Recibe expediente administrativo.

2.

Revisa si est debidamente conformado, ordenado cronolgicamente y foliado.

3.

Traslada expediente administrativo.

4.

Recibe expediente.

5.

Designa Asesor Jurdico.

6.

Traslada expediente a Asesor Jurdico.

7.

Recibe expediente.

Responsable

Secretaria Asesora Jurdica

Jefe de Asesora Jurdica

Asesor Legal
8.

Determinacin de la Opinin Jurdica que se solicita.

9.

Analiza el contenido del expediente, asimismo los argumentos del recurrente.

43

Evacua la audiencia conferida dentro del plazo de cinco das, contados a partir
10.

de un da despus de la notificacin, hecha por la Secretara Municipal, con la


argumentacin tcnica, jurdica y doctrinaria, aplicando las normas jurdicas al

Asesor Legal

caso concreto.
11.

Traslada expediente para revisin.

12.

Recibe expediente.

13.

Revisa evacuacin de audiencia.

14.

Aprueba el contenido planteado.

15.

Traslada expediente.

16.

Recibe expediente.

17.

Traslada expediente a donde corresponda.

Jefe de Asesora Jurdica

Secretario Municipal

44

Evacuacin de Audiencia en los Recursos de Revocatoria y Reposicin


Secretaria Asesora
Jurdica

Jefe de Asesora
Jurdica

Asesor Legal

Inicio

Recibe expediente
administrativo

Revisa si est
debidamente
conformado, ordenado
cronolgicamente y
foliado

Traslada expediente
administrativo

Recibe expediente

Recibe expediente

Designa Asesor
Jurdico

Determina la Opinin
Jurdica que se solicita
y analiza el contenido
del expediente

Determinacin de la
Opinin Jurdica que
se solicita

Traslada expediente

Analiza el contenido
del expediente, y los
argumentos del
recurrente

Evacua la audiencia
conferida dentro del
plazo de cinco dias
contados despus de
la notificacin

Recibe expediente

Revisa evacuacin de
audiencia

Traslada expediente
Recibe expediente
para revisin

Aprueba el contenido
planteado
Traslada expediente a
donde corresponda
Traslada expediente
Fin

45

Secretario Municipal

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Revisin de Minuta

1 da

Descripcin General:
Es la revisin del extracto o borrador que se hace de un contrato u otro documento, anotando las clusulas o partes esenciales,
para copiarlo despus y extenderlo con todas las formalidades necesarias a su perfeccin.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Contrato o documento administrativo.


No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Recibe expediente administrativo con minuta.


Secretaria Asesora Jurdica

2.

Traslada expediente administrativo y minuta.

3.

Recibe expediente y minuta.

4.

Designa Asesor Jurdico.

5.

Traslada expediente y minuta.

6.

Recibe expediente y minuta.

7.
8.
9.

Jefe de Asesora Jurdica

Revisa minuta o borrador, que consiste en revisar si en el cuerpo de la misma


se cumplen con las formalidades de forma y de fondo requeridas para el efecto.
Analiza y confronta las diligencias que dieron origen expediente, haciendo las
observaciones del caso.
Traslada expediente para revisin.

46

Asesor Legal

10.

Recibe expediente.

11.

Revisa y traslada observaciones planteadas.

12.

Recibe observaciones planteadas

13.

Aprueba el contenido planteado.

14.

Traslada expediente.

15.

Recibe expediente.

16.

Traslada expediente a donde corresponda.

Jefe de Asesora Jurdica

Asesor Legal

Secretaria Asesora Jurdica

47

Revisin de Minuta
Secretaria Asesora
Jurdica

Jefe de Asesora
Jurdica

Asesor Legal

Inicio
Recibe expediente y
minuta

Recibe expediente
administrativo con
minuta

Traslada expediente
administrativo y
minuta

Recibe expediente y
minuta

Revisa minuta o
borrador

Designa Asesor
Juridico

Analiza y confronta la
diligencias que dieron
origen al expediente

Traslada expediente y
minuta

Hace observaciones
del caso

Traslada expediente
para revisin

Recibe expediente

Revisa y traslada
observaciones
planteadas

Recibe observaciones
planteadas

Aprueba el contenido
planteado

Recibe expediente

Traslada expediente
Traslada expediente a
donde corresponda

Fin

48

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Elaboracin de instrumento escritura pblica

15 das

Descripcin General:
Es la elaboracin de un instrumento pblico el cual es el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por
notario, escribano, para acreditar algn hecho, la manifestacin de una o varias voluntades y la fecha en que se producen y/o una
escritura pblica la cual es autorizada por Notario en el protocolo a su cargo, a requerimiento de parte, en la que se hacen constar
negocios jurdicos y declaraciones de voluntad, obligndose sus otorgantes en los trminos pactados.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Informacin relaciona para la elaboracin de Instrumento y/o Escritura Pblica.


No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Recibe expediente administrativo.


Secretaria Asesora Jurdica

2.

Traslada expediente administrativo.

3.

Recibe expediente.

4.

Designa Asesor Jurdico.

5.

Traslada expediente.

6.

Recibe expediente.

Jefe de Asesora Jurdica

Revisa expediente, lo cual consiste en analizar si se dan todas las condiciones


7.

para la elaboracin del instrumento pblico solicitado. En virtud que acarrea


responsabilidad del Asesor Legal, toda vez que acta como NOTARIO, quien
tiene la autoridad para denegar un expediente, si el mismo no cumple con los

49

Asesor Legal

requisitos contenidos en el Artculo 29 del Cdigo de Notariado.


Elabora el instrumento pblico solicitado, velando bajo su responsabilidad que
se cumpla con los siguientes requisitos:
El nmero de orden, lugar, da, mes y ao del otorgamiento.
Los nombres, apellidos, edad, estado civil, nacionalidad, profesin,
ocupacin u oficio y domicilio de los otorgantes.
La fe de conocimiento de las personas que intervienen en el instrumento, y
d que los comparecientes aseguran hallarse en el libre ejercicio de sus
derechos civiles.
La identificacin de los otorgantes cuando no los conociere el notario, por
medio de la Cdula de Vecindad o el pasaporte, o por dos testigos
conocidos por el notario, o por ambos medios cuando as lo estimare
conveniente.
Razn de haber tenido a la vista los documentos fehacientes que acrediten
la representacin legal de los comparecientes en nombre de otro,
describindolos e indicando lugar, fecha y funcionario o notario que los
autoriza. Har constar que dicha representacin es suficiente conforme a la
ley y a su juicio, para el acto o contrato.
8.

La intervencin de un intrprete nombrado por la parte que ignore el idioma


espaol, el cual de ser posible, deber ser traductor jurado. Si el intrprete
no supiere o no pudiere firmar, lo har por l, un testigo.
La relacin fiel, concisa y clara del acto o contrato.
La fe de haber tenido a la vista los ttulos y comprobantes que corresponda,
segn la naturaleza del acto o contrato.

La trascripcin de las actuaciones ordenadas por la ley o que a juicio del


notario, sean pertinentes, cuando el acto o contrato haya sido precedido de
autorizacin u orden judicial o preceda de diligencias judiciales o
administrativas.

La fe de haber ledo el instrumento a los interesados y su ratificacin y


aceptacin.
La advertencia a los otorgantes de los efectos legales del acto o contrato y
de que deben presentar el testimonio a los registros respectivos; y
Las firmas de los otorgantes y de las dems personas que intervengan y la
del notario, precedida de las palabras "Ante m". Si el otorgante no supiere o
no pudiere firmar, pondr la impresin digital de su dedo pulgar derecho y
en su defecto, otro que especificar el notario firmando por l un testigo, y si

50

Asesor Legal

fueren varios los otorgantes que no supieren o no pudieren firmar, lo har


un testigo, por cada parte o grupo que represente un mismo derecho.
Cuando el propio notario fuere el otorgante pondr antes de firmar, la
expresin: "Por m y ante m".
9.

Autoriza el testimonio del instrumento pblico autorizado, y para el efecto la


Municipalidad asume el pago de honorarios e impuestos.

10.

Traslada instrumento escritura pblica.

11.

Recibe instrumento escritura pblica.

12.

Revisa contenido de instrumento escritura pblica.

13.

Aprueba el contenido planteado.

14.

Traslada expediente.

15.

Recibe expediente.

16.

Inscribe el instrumento pblico, en el Registro pertinente.

17.

Solicita y recibe constancia de inscripcin.

18.

Entrega constancia de inscripcin y adjunta a expediente.

Asesor Legal

Jefe de Asesora Jurdica

Procurador

Remite dentro de los VEINTICINCO das hbiles al Archivo de Protocolos, de la


19.

Corte Suprema de Justicia, el Testimonio Especial del instrumento pblico


autorizado, para el efecto debe pagar los impuestos respectivos. (PAGO QUE

Asesor Legal

DEBE ASUMIR LA MUNICIPALIDAD DE SANTA CATARINA PINULA)


20.
21.

Recibe constancia de inscripcin y expediente.


Remite a la el expediente respectivo adjuntando testimonio original de la

Secretaria Asesora Jurdica

Escritura Pblica de que se trate.

22.

Recibe expediente.

23.

Archiva o da cumplimiento a lo estipulado es la escritura.

Secretara Municipal

51

Elaboracin de Instrumento o Escritura Publica


Secretaria Asesora
Jurdica

Inicio

Recibe expediente
administrativo

Jefe de Asesora
Jurdica

Asesor Legal

Recibe expediente

Recibe expediente

Designa Asesor
Jurdico

Revisa expediente

Traslada expediente
administrativo
Traslada expediente

Procurador

Secretaria Municipal

Elabora el instrumento
publico solicitado,
cumpliendo con los
requisitos establecidos

Autoriza el testimonio
del instrumento
publico autorizado y la
Municipalidad asume
el pago de honorarios
e impuestos

Recibe instrumento
escritura pblica

Traslada instrumento
o escritura pblica

Recibe expediente
Aprueba el contenido
planteado

Traslada expediente

Recibe expediente

Recibe constancia de
inscripcin y
expediente

Remite dentro de
veinticinco dias
hbiles al archivo de
Protocolos de la CSJ

Inscribe el instrumento
pblico, en el Registro
pertinente

Solicita y recibe
constancia de
inscripcion

Entrega constancia de
inscripcin y adjunta a
expediente

Remite el expediente
adjuntando testimonio
original de la Escritura
Pblica

Recibe expediente

Archiva o da
cumplimiento a lo
estipulado en la
Escritura Pblica

Fin

52

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Contencioso administrativo

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento que es de nica instancia y su planteamiento carecer de efectos suspensivos, salvo para casos concretos
excepcionales en que el tribunal decida lo contrario, procede contra las resoluciones de los Recursos de Revocatoria y
Reposicin, dictadas por la Administracin Tributaria.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Recursos de Revocatoria y Reposicin.


No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Presenta demanda ante la Sala Segunda del Tribunal de Lo Contencioso


Administrativo. En un plazo de 3 meses, artculo 23 Ley de Lo Contencioso
Administrativo.
1.

Un Juzgado de Primera Instancia Departamental quien lo remitir a la Sala


Segunda del Tribunal de lo Contencioso Administrativo. Artculos 28, 29 y 30,
Ley de Lo Contencioso Administrativo. Artculos 28, 29 y 30 Ley de Lo
Contencioso Administrativo; 61, 106 y 107 CPCYM.

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Ofrece y acompaa toda prueba documental en la demanda, si los tiene.


Si no los tiene deber indicar el lugar donde se encuentran o persona que los
2.

tenga en su poder.
Corresponde al Tribunal requerirlos, en la resolucin que le d trmite a la
demanda.
Presenta providencias precautorias, lo cual es una potestad jurisdiccional para

3.

el Tribunal, como providencias urgentes o indispensables y de trascendencia

Asesor Legal

para la parte actora. Artculo 34 de la Ley de Lo Contencioso Administrativo; 47

Jefe Asesora Jurdica

de la Ley del Organismo Judicial; 530 y 534 del Cdigo Procesal Civil y

53

Mercantil.
Subsana errores o deficiencias a requerimiento del Tribunal que a su juicio sean
4.

subsanables.
Si no es subsanable el Tribunal a su juicio, rechazar de plano la demanda.
Est pendiente de que si la demanda contiene los requisitos de forma el
Tribunal:
Pide al rgano administrativo los antecedentes, en un plazo 5 das a la
presentacin de la misma.
Si as no fuere, se cometer el delito de desobediencia y, el tribunal entrar

5.

a conocer el recurso, teniendo como base lo dicho por el actor.


El rgano requerido enviar los antecedentes con el informe
circunstanciado dentro de los 10 das hbiles siguientes.
Si la autoridad no lo enva, el Tribunal admitir la demanda.
Recibidos los antecedentes el Tribunal examinar la demanda y la admite
para su trmite.
Plazo de 3 das.
Da seguimiento a que el TRIBUNAL, emplace o no al rgano Administrativo, a

6.

la Procuradura General de la Nacin, y a la Contralora General de Cuentas en


un plazo comn de 15 das.
Est pendiente de la actitud del demandado en funcin de:

7.

Allanarse a la demanda.

Interponer excepciones previas dentro de los 5 das.

Contesta la demanda en sentido Negativo e interpone excepciones


perentorias.

Contesta la demanda en sentido negativo y plantea la reconvencin.

Actitud pasiva: La no evacuacin de la audiencia conferida da lugar a la


rebelda que ser declarada a peticin de parte.

Contesta la demanda en el plazo de 15 das comunes a las partes, las


8.

Excepciones Perentorias, se interpondrn al contestar la demanda y se


resuelven en sentencia.

9.

Da seguimiento de la apertura a prueba una vez Contestada la demanda y la

Asesor Legal

reconvencin en su cargo en un plazo de 30 das o bien si se omitiera el periodo

Jefe Asesora Jurdica

de prueba cuando se trate de una cuestin de pleno derecho o cuando fuere


evidente suficientes medios de conviccin en el expediente.

10.

Est pendiente del da y hora para la vista dentro del plazo de 15 das.

54

11.

Constata de que el Tribunal dict o no AUTO PARA MEJOR FALLAR, despus


de transcurrida la vista, en un plazo que no exceda de 10 das.
Examina la Juridicidad de la resolucin cuestionada 15 das despus de la vista
o de llevar a cabo el auto para mejor fallar, en donde la sentencia puede ser:

12.

Revocar

Conformar

Modificar

Anular

Presenta recurso contra la Sentencia, que puede ser:

13.

Aclaracin

Se interpone dentro del plazo de 2 das siguientes a la ltima notificacin.

Ampliacin

Se interpone dentro del plazo de 2 das siguientes a la ltima notificacin:

Casacin

Interpone dentro del plazo de 15 das, despus de la notificacin, ante la Corte


Suprema de Justicia, o ante la Sala que emiti la Sentencia.
14.

La Corte califica la demanda si llena los requisitos y seala da y hora para la


vista de sentencia.
Resuelve dentro del trmino de 15 das.

15.

Archiva o da cumplimiento a lo estipulado es la escritura.

55

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Contencioso Administrativo
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
Inicio

Presenta demanda
ante la Sala Segunda
del Tribunal de lo
Contencioso
Administrativo

Ofrece y acompaa
toda prueba
documental en la
demanda, si las tiene

Si no tiene pruebas
deber indicar en
lugar donde se
encuentran o persona
que los tenga en su
poder

Presenta Providencias
precautorias

Subsana errores o
deficiencias a
requerimiento del
Tribunal que a su
juicio sean
subsanables

Si no son subsanables
el Tribunal, a su juicio
rechazara la
demanda

Est pendiente de que


si la demanda
contiene los requisitos
de forma el Tribunal

Pide al rgano
administrativo los
antecedentes en un
plazo de cinco das a
la presentacin de la
misma

56

Contencioso Administrativo
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Da seguimiento a que
el Tribunal, emplace o
no al rgano
Administrativo, a la
Procuradura General
de la Nacin y a la
Contralora General de
Cuentas en un plazo
comn de 15 das

Esta pendiente de la
actitud del demandado

Contesta la demanda
en el plazo de quince
dias

Da seguimiento de la
apertura a prueba una
vez contestada la
demanda

Est pendiente del dia


y hora para la vista
dentro del plazo de
quince dias

Constata que el
Tribunal dicto o no
Auto para mejor fallar,
despues de
transcurrida la vista,
en un plazo que no
exceda de 10 dias

Examina la Jurcidad
de la resolucin
cuestionada quince
dias despues de la
vista

57

Contencioso Administrativo
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Presenta recurso
contra la sentencia

Interpone dentro del


plazo de quince dias
despues de la
notificacion, ante la
CSJ, o ante la Sala
que emitio la
Sentencia

Archiva o da
cumplimiento a lo
estipulado en la
Escritura

Fin

58

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Accin constitucional de amparo

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento que tiene por objeto proteger a las personas contra las amenazas de violaciones a sus derechos o restaura el
imperio de los mismos cuando la violacin hubiere ocurrido. No hay mbito que no sea susceptible de amparo y proceder
siempre que los actos, resoluciones, disposiciones o leyes de autoridad lleven implcitos una amenaza, restriccin o violacin a los
derechos que la Constitucin y las leyes garantizan.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Actos, resoluciones, disposiciones o leyes de autoridad


No.
1.

2.

3.

4.

Descripcin Secuencial
Realiza la peticin de amparo, dentro del plazo de los treinta das siguientes al
de la ltima notificacin al afectado o de conocido por ste el hecho que a su
juicio, le perjudica. Sin embargo, durante el proceso electoral y nicamente en lo
concerniente a esta materia, el plazo ser de cinco das.
Cuando la persona que solicita un amparo haya omitido el sealamiento de uno
o ms requisitos en la interposicin o sea defectuosa la personera, el Tribunal
que conozca del caso resolver dndole trmite al amparo y ordenando al
interponente cumplir con los requisitos faltantes dentro del trmino de tres das,
pero, en lo posible, no suspender el trmite. Cuando el tribunal lo estime
pertinente podr agregarse a este trmino el de la distancia.
Los jueces y tribunales estn obligados a tramitar los amparos el mismo da en
que les fuesen presentados, mandando pedir los antecedentes o en su defecto
informe circunstanciado a la persona, autoridad, funcionario o empleado contra
el cual se haya pedido amparo.
Debern cumplir remitiendo los antecedentes o informando dentro del perentorio
trmino de cuarenta y ocho horas, ms el de la distancia, que fijar el tribunal en
la misma resolucin, a su prudente arbitrio.
Si dentro del indicado trmino no se hubiesen enviado los antecedentes o el
informe, el tribunal que conozca del caso, deber decretar la suspensin

59

Responsable

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Asesor Legal
Jefe de Asesora Jurdica

provisional del acto, resolucin o procedimiento reclamado.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.
12.

Si dentro del indicado trmino no se hubiesen enviado los antecedentes o el


informe, el Tribunal que conozca del caso, deber decretar la suspensin
provisional del acto, resolucin o procedimiento reclamado.
Recibidos los antecedentes o el informe, el tribunal deber confirmar o revocar
la suspensin provisional decretada en el auto inicial del procedimiento. De
estos antecedentes o del informe dar vista al solicitante, al Ministerio Pblico,
institucin que actuar mediante la seccin que corresponda segn la materia
de que se trate, a las personas comprendidas en el artculo anterior y a las que
a su juicio tambin tengan inters en la subsistencia o suspensin del acto,
resolucin o procedimiento, quienes podrn alegar dentro del trmino comn de
cuarenta y ocho horas.
Vencido dicho trmino, hayan o no alegado las partes, el tribunal estar
obligado a resolver, pero si hubiere hechos que establecer abrir a prueba el
amparo, por el improrrogable trmino de ocho das.
Concluido el trmino probatorio, el tribunal dictar providencia dando audiencia
a las partes y al Ministerio Pblico por el trmino comn de cuarenta y ocho
horas, transcurrido el cual, se haya o no pronunciado, dictar sentencia dentro
de tres das.
Si al evacuarse la audiencia a que se refiere el artculo anterior, o al notificarse
la resolucin que omite la apertura a prueba, alguna de las partes o el Ministerio
Pblico solicitan que se vea el caso en vista pblica, sta se efectuar el ltimo
de los tres das siguientes y a la hora que seale el tribunal.
Cuando se haya efectuado vista pblica, el tribunal dictar sentencia dentro del
plazo de los tres das siguientes.
Cuando la Corte de Constitucionalidad conociere, en nica instancia o en
apelacin, el plazo para pronunciar sentencia podr ampliarse por cinco das
ms, segn la gravedad del asunto.
El tribunal podr mandar practicar las diligencias y recabar los documentos que
estime convenientes para mejor fallar, dentro de un plazo no mayor de cinco
das.
Vencido el plazo del auto para mejor fallar, o practicadas las diligencias
ordenadas, el tribunal dictar su resolucin dentro de los trminos de los
artculos anteriores.
Informa al seor Alcalde, y se archiva el caso.

60

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Accin Constitucional de
Amparo
Asesor Legal
Jefe Asesora Juridica
Inicio

Realiza peticion de
amparo dentro del
plazo de los treinta
dias siguientes al de la
ultima notificacin al
afectado

Cuando la persona
que solicita un amparo
haya omitido el
sealamiento de uno o
mas requisitos en la
interposicin, deber
cumplir con los
requisitos faltantes

Los Jueces y
Tribunales estn
obligados a tramitar
los amparos el mismo
dia que les fueren
presentados

Deberan cumplir
remitiendo los
antecedentes o
informando dentro del
termino de cuarenta y
ocho horas

Si dentro del termino


no se envan los
antecedentes o
informe, el Tribunal
deber decretar la
suspensin provisional
del acto

Recibidos los
antecedentes o
informe, el tribunal
deber confirmar o
revocar la suspensin
provisional decretada
en el auto inicial del
procedimiento

61

Accin Constitucional de
Amparo
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
A

Vencido dicho trmino,


hayan o no alegado
las partes, el Tribunal
estar obligado a
resolver

Concluido el trmino
probatorio, el Tribunal
dictar providencia
dando audiencia a las
partes y al Ministerio
Pblico

Si al evacuarse la
audiencia a que se
refiere el articulo
anterior o al notificarse
la resolucin que
omite la apertura a
prueba, alguna de las
partes o el Ministerio
Pblico solicitan que
se vea el caso en vista
publica, est se
efectuara el ultimo de
los tres dias siguientes
y hora que seale el
Tribunal

Cuando se haya
efectuado vista
publica, el tribunal
dictara sentencia
podr ampliarse por
cinco dias mas, segn
la gravedad del asunto

El Tribunal podr
mandar practicar las
diligencias y recabar
los documentos que
estime convenientes
para mejor fallar,
dentro de un plazo no
mayor de cinco das

62

Accin Constitucional de
Amparo
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
B

Vencido el plazo del


auto para mejor fallar,
o practicadas las
diligencias ordenadas,
el Tribunal dictara su
resolucin dentro de
los trminos de los
artculos anteriores

Informa al Seor
Alcalde y se archiva el
caso

Fin

63

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Recurso de apelacin en materia de amparo

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se podr interponer contra las sentencias de amparo, autos que denieguen, concedan o
revoquen el amparo provisional, los autos que resuelvan la liquidacin de costas y de daos o perjuicios y los autos que pongan
fin al proceso.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Sentencias de amparo, autos que denieguen, concedan o revoquen el amparo provisional,


No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Interpone recurso de apelacin dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes


a la ltima notificacin.
Si la interposicin del recurso se hubiere efectuado directamente ante la Corte

2.

de Constitucionalidad, en forma inmediata sta pedir telegrfica o


telefnicamente los antecedentes.

Asesor Legal

El tribunal de apelacin podr mandar a practicar las diligencias que estime


3.

Jefe Asesora Jurdica

convenientes para mejor fallar, dentro de un trmino no mayor de tres das en


caso de apelacin de auto, y no mayor de cinco das en caso de apelacin de
sentencia.

4.
5.
6.

En caso de apelacin de auto, recibidos los antecedentes, el tribunal resolver


dentro de las treinta y seis horas siguientes.
Si fuere de apelacin la sentencia, se sealar da y hora para la vista dentro
de los tres das siguientes.
Y se resolver dentro de los cinco das inmediatos a est, salvo lo dispuesto en
el Artculo 65.

64

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Recurso de Apelacin en
Materia de Amparo
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Interpone recurso de
apelacin dentro de
los cuarenta y ocho
horas siguientes a la
ultima notificacin

Si la interposicin del
recurso se hubiere
efectuado
directamente ante la
Corte de
Constitucionalidad de
forma inmediata esta
pedir telegrfica o
telefnicamente los
antecedentes

El Tribunal de
Apelacin podr
mandar a practicar las
diligencias que estime
convenientes para
mejor fallar

En caso de Apelacion
de Auto, recibidos los
antecedentes, el
Tribunal resolvera
dentro de las treinta y
seis horas siguientes

Si fuere de Apelacin
la sentencia, se
sealara dia y hora
para la vista dentro de
los tres das siguientes

Y se resolvera dentro
de los cinco dias
inmediatos a est,
salvo lo dispuesto en
el Articulo 65

Fin

65

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Recurso de aclaracin y ampliacin

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento que procede contra las sentencias de primera, segunda e nica instancia y tambin contra los autos que le
pongan fin al proceso.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Sentencias de primera, segunda e nica instancia y tambin contra los autos que le pongan fin al proceso.
No.
1.

Descripcin Secuencial
Realiza el recurso de amparo y ampliacin.
La aclaracin y ampliacin, debern pedirse dentro de las veinticuatro horas

2.

siguientes de notificado el auto o la sentencia, y el tribunal deber resolverlos


sin ms trmite dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes.

3.

Responsable

Informa al Seor Alcalde del resultado del recurso presentado.

66

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Recurso de Aclaracin y
Ampliacin
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Realiza el Recurso de
Amparo y Ampliacin

La aclaracin y
ampliacin, debern
pedirse dentro de las
veinticuatro horas
siguientes de
notificado el auto o la
sentencia, y el tribunal
deber resolverlos sin
mas tramite dentro de
las cuarenta y ocho
horas siguientes

Informa al Seor
Alcalde del resultado
del recurso
presentado

Fin

67

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Ocursos

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento que se presenta cuando alguna de las partes afectadas estima que en el trmite y ejecucin del amparo el
tribunal no cumple lo previsto en la ley o lo previsto en sentencia y podr acudir a queja ante la Corte de Constitucionalidad quien
fijar audiencia en 24 horas al ocursado y resuelva lo procedente.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Trmite y ejecucin de amparo.


No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Realiza ocurso.
Si alguna de las partes afectadas estima que en el trmite y ejecucin del
amparo el tribunal no cumple lo previsto en la ley o lo resuelto en la sentencia,

2.

podr ocurrir en queja ante la Corte de Constitucionalidad, para que, previa


audiencia por veinticuatro horas al ocursado, resuelva lo procedente. Si hubiere
mrito para abrir procedimiento, se certificar lo conducente y enviar
inmediatamente el tribunal que corresponda.

3.

Informa al Seor Alcalde del resultado del recurso presentado.

68

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Ocursos
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
Inicio

Realiza Ocurso

Si alguna de las partes


afectadas estima que
el tramite y ejecucion
del amparo del
Tribunal no cumple lo
previsto en la ley o lo
resuelto en la
sentencia, podr
ocurrir queja ante la
Corte de
Constitucionalidad

Informa al Seor
Alcalde del resultado
del recurso
presentado

Fin

69

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Inconstitucionalidad de leyes, reglamentos y disposiciones de

Segn plazo de Ley

carcter general

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se pueden plantear a casos concretos hasta antes de dictarse sentencia.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Casos vigentes.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable

La inconstitucionalidad de las leyes, reglamentos o disposiciones de carcter


1.

general que contengan vicio parcial o total de inconstitucionalidad se plantearn


directamente ante la Corte de Constitucionalidad,

puede plantear la

Municipalidad u cualquier persona individual o jurdica.


En la accin de inconstitucionalidad en casos concretos, interpuesta la
2.

demanda, el tribunal dar audiencia al Ministerio Pblico y a las partes


(Municipalidad de Santa Catarina Pinula, quien a travs de la Asesora Jurdica,

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

se analiza el caso y se evacua la audiencia) por el trmino de nueve das.


3.
4.

Vencido el plazo de nueve das, podr celebrarse vista pblica, si alguna de las
partes lo pidiere.
El tribunal resolver dentro de los tres das siguientes. La resolucin ser
apelable ante la Corte de Constitucionalidad.
El tribunal resolver dentro de los tres das siguientes.

5.

La Municipalidad (a travs de la Asesora Jurdica) podr apelar la resolucin


ante Ia Corte de Constitucionalidad, esta deber ser en forma razonada dentro
del tercero da.

70

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Si el tribunal que conoce negare el recurso de apelacin (interpuesto por la


Municipalidad, a travs de la Asesora Jurdica), procediendo ste, la parte que
se tenga por agraviada, puede ocurrir de hecho a la Corte de Constitucionalidad,
dentro de los tres das de notificada la denegatoria, pidiendo se le conceda el
recurso.
La Corte de Constitucionalidad remitir original del ocurso al tribunal inferior
6.

para que informe dentro de las veinticuatro horas siguientes. Con vista del
informe, resolver el ocurso dentro de veinticuatro horas, declarando si es o no
apelable la providencia de la que se neg la apelacin. Si la Corte de
Constitucionalidad lo estima necesario pedir los autos originales.
En el primer caso pedir los autos originales y proceder de acuerdo con lo
dispuesto en el Artculo 130, y, en el segundo, declarar sin lugar el ocurso,
ordenando se archiven las diligencias respectivas e imponiendo al recurrente
una multa de cincuenta quetzales.
En el trmite de la apelacin recibida los autos, la Corte de Constitucionalidad

7.

sealar de oficio, da y hora para la vista dentro de un trmino que no podr


exceder de nueve das. (La Municipalidad, evacua la vista, ya sea por escrito, u
oral). La vista ser pblica si lo pidiere alguna de las partes.

8.

La sentencia deber dictarse dentro de los seis das siguientes a la vista.


Informa al Seor Alcalde Municipal, de lo resuelto, agotadas las instancias, y

9.

recomienda que se cumpla con la sentencia ya sea favorable o desfavorable


(cuando cause firmeza sta) y archiva las actuaciones

71

Inconstitucionalidad de
Leyes, Reglamentos y
Disposiciones de Carcter
General
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

La inconstitucionalidad
de las leyes,
reglamentos o
disposiciones de
carcter general que
contengan vicio parcial o
total de
inconstitucionalidad se
plantearan directamente
ante la Corte de
Constitucionalidad

Puede ser planteada


por la Municipalidad o
cualquier persona
individual o jurdica

En la accin de
Inconstitucionalidad en
casos concretos,
interpuesta la
demanda, el Tribuna
dar audiencia al
Ministerio Publico y a
las partes

Vencido el plazo de
nueve dias, podra
celebrarse vista
publica, si alguna de
las partes lo pidiere

El tribunal resolver
dentro de los tres das
siguientes

La resolucin ser
apelable ante la Corte
de Constitucionalidad

72

Inconstitucionalidad de Leyes,
Reglamentos y Disposiciones
de Carcter General
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

El Tribunal resolvera
dentro de los tres dias
siguientes

la Municipalidad a
travs de Asesora
Jurdica podr apelar
la resolucin ante la
Corte de
Constitucionalidad,
est deber ser en
forma razonada dentro
del tercer dia

Si el Tribunal que
conoce negare el
recurso de apelacin,
procediendo este la
parte que se tenga por
agraviada puede
ocurrir de hecho a la
Corte de
Constitucionalidad,
dentro de los tres das
de notificada la
denegatoria, pidiendo
se le conceda el
recurso

La corte de
Constitucionalidad
remitir original del
Ocurso al Tribunal
inferior para que
informe dentro de las
veinticuatro horas
siguientes declarando
si es apelable o no la
providencia de la que
se neg la apelacin

Si la Corte de
Constitucionalidad lo
estima pedir los
autos originales

73

Inconstitucionalidad de
Leyes, Reglamentos y
Disposiciones de Carcter
General
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

En el primer caso
pedir los autos
originales y proceder
de acuerdo con lo
dispuesto en el
articulo 130

En el segundo caso,
declarara sin lugar el
Ocurso, ordenando se
archiven las
diligencias respectivas
e imponiendo al
recurrente una multa
de cincuenta
quetzales

En el tramite de la
apelacin recibida los
autos, la Corte de
Constitucionalidad
sealara de oficio da
y hora para la vista
dentro de un termino
que no puede exceder
de nueve das

La Municipalidad,
evacua la vista, ya sea
por escrito u oral

La vista ser publica si


lo pidiera una de las
partes

La sentencia deber
dictarse dentro de los
seis das siguientes a
la vista

74

Inconstitucionalidad de
Leyes, Reglamentos y
Disposiciones de Carcter
General
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Informa al Seor
Alcalde de lo resuelto,
agotadas las
instancias y
recomienda que se
cumpla con la
sentencia ya sea
favorable o
desfavorable

Archiva las
actuaciones

Fin

75

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Exhibicin personal

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es la garanta procesal que tiene por objeto garantizar la libertad de una persona o bien los casos de vejmenes que esta sufra.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Casos vigentes de vejmenes.


No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Procede que se encuentre ilegalmente detenido, preso o cohibido del goce de


1.

su libertad o amenazado de la prdida de ella, o sufriera vejmenes aun cuando


su detencin fuera fundada en ley.
Legitimacin para pedir la exhibicin personal, puede hacerse por escrito,

2.

telefnica, verbal o por cualquier otra persona sin necesidad de acreditar


representacin alguna.

3.

Se le dar trmite inmediatamente, sin demora alguna.

4.

La presentacin del agraviado no debe de exceder de 24 horas.

5.
6.
7.

8.

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Si el resultado del informe y antecedentes resultare que es ilegal la detencin se


decretara la libertad de la persona.
Testigos, expertos e informes, que se conocern dentro de la misma audiencia
para esclarecer los hechos.
Acta y resolucin de la exhibicin, en la cual se declarar la procedencia o
improcedencia de la exhibicin.
Condena en costas, nicamente habr cuando se demuestre que el solicitante
realiz su peticin maliciosamente.

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

76

Exhibicin Personal
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
Inicio

Procede si se
encuentra ilegalmente
detenido, preso o
cohibido del goce de
su libertad o
amenazado de la
perdida de ella, o
sufriera vejmenes
aun cuando su
detencin fuera
fundada en ley

Legitimacin para
pedir exhibicin
personal, puede
hacerse por escrito,
telefnica, verbal o or
cualquier otra persona
sin necesidad de
acreditar
representacin alguna

Se le dar trmite, sin


demora alguna

La presentacin del
agraviado no debe
exceder de
veinticuatro horas

Si el resultado del
informe y
antecedentes resultare
que es ilegal la
detencin se decretara
la libertad de la
persona

Testigos, expertos e
informes, que se
conocern dentro de
la misma audiencia
para esclarecer los
hechos

77

Exhibicin Personal
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Acta y Resolucin de
la exhibicin, en la
cual se declarara la
procedencia o
improcedencia de la
exhibicin

Condena en costas,
nicamente habr
cuando se demuestre
que el solicitante
realizo su peticin
maliciosamente

Fin

78

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Procesos de conocimiento

Segn plazo de Ley

Juicio ordinario
Descripcin General:
Es el procedimiento de conocimiento regulado por la ley civil adjetiva guatemalteca a travs del cual se ventilan las contiendas
que no est establecido un procedimiento especial en la Ley.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Casos vigentes en juicio ordinario.


No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Presenta demanda, que es el acto introductorio de la accin, por la cual


1.

mediante relatos de hechos e invocacin del derecho el actor determina su


pretensin e inicia la actividad jurisdiccional. Artculos 17, 61, 63, 79 y 106 del
Cdigo Procesal Civil y Mercantil.
Da seguimiento a emplazamiento, que es el tiempo que se les concede a la

2.

Municipalidad y a las partes confirindoles audiencia y se pronuncien frente a la


accin del actor, en un plazo comn por nueve das. Artculo 111 del Cdigo
Asesor Legal

Procesal Civil y Mercantil.


Presenta excepciones, que son un medio de defensa por medio del cual la
Municipalidad puede oponerse a la accin del demandante, las cuales pueden
ser:
3.

Incompetencia.
Litispendencia.
Demanda defectuosa.
Falta de capacidad legal.
Falta de Personalidad.
Falta de personera.
Falta de cumplimiento del plazo de la condicin a que estuviere sujeta

79

Jefe Asesora Jurdica

la obligacin o el derecho que se hagan valer.


Caducidad.
Prescripcin.
Cosa Juzgada.
Transaccin.
Artculo 116 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil.
Analiza que actitud puede optar la Municipalidad frente al demandante:

4.

Rebelda.
Allanamiento.
Contestacin Negativa de la demanda.
Interposicin de Excepciones perentorias.
Reconvencin.
Artculos 113, 114,115, 116 y 119 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil.
Est pendiente si se abre a prueba, lo cual sucede si hubiere hechos
controvertidos se abrir a prueba el proceso por el trmino de treinta das.
Este trmino podr ampliarse a diez das ms, cuando sin culpa del interesado

5.

no hayan podido practicarse las pruebas pedidas en tiempo.


La solicitud de prrroga deber hacerse, por lo menos, tres das antes de que
concluya el trmino ordinario y se tramitar como incidente. Artculo 123 del
Cdigo Procesal Civil y Mercantil.
Est pendiente de la sentencia, efectuada la vista, o vencido el plazo del auto

6.

para mejor fallar, conforme a lo dispuesto en la Ley Constitutiva del Organismo


Judicial. Artculo 198 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil.

7.

Informa al Seor Alcalde de lo sucedido.

80

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Procesos de Conocimiento
Juicio Ordinario
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Presenta demanda

Da seguimiento a
emplazamiento

Presenta excepciones,
que son un medio de
defensa por medio del
cual la Municipalidad
puede oponerse a la
accin del
demandante

Analiza que actitud


puede optar la
Municipalidad frente al
demandante

Est pendiente si se
abre a prueba, lo cual
sucede si hubiere
hechos controvertidos
se abrir a prueba el
proceso por el termino
de treinta das

El termino podr
ampliarse a diez das
mas, cuando sin culpa
del interesado no
hayan podido
practicarse las
pruebas pedidas en
tiempo

La solicitud de
prorroga deber
hacerse, por lo menos
tres das antes que
concluya el termino
ordinario y se tramita
como incidente

81

Procesos de Conocimiento
Juicio Ordinario
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Est pendiente de la
sentencia, efectuada
la vista o vencido el
plazo para mejor fallar

Informa al Seor
Alcalde de lo sucedido

Fin

82

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Conocimiento juicio oral

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual prevalecen los principios de oralidad, concentracin e inmediacin.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Juicio Oral.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Presenta demanda, que es el acto introductorio de la accin, por la cual


1.

mediante relatos de hechos e invocacin del derecho el actor determina su


pretensin e inicia la actividad jurisdiccional. Artculos 61, 63, 79 y 106 del
Cdigo Procesal Civil y Mercantil.
Se est pendiente del emplazamiento, si la demanda se ajusta a las
prescripciones legales, el Juez sealar da y hora para que la Municipalidad y
las comparezcan a juicio oral, previnindolas presentar sus pruebas en la

2.

audiencia, bajo apercibimiento de continuar el juicio en rebelda de la que no

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

compareciere.
Entre el emplazamiento del demandado y la audiencia deben mediar por lo
menos tres das, trmino que ser ampliado en razn de la distancia. Artculo
202 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil.

3.

Primera audiencia, intenta la conciliacin, la Municipalidad toma su actitud frente


a la demanda.
Conciliacin, en la primera audiencia, al iniciarse la diligencia, el Juez procurar

4.

avenir a la Municipalidad, proponindole frmula ecunimes de conciliacin y

Asesor Legal

aprobar cualquier forma de arreglo en que convinieren, siempre que no

Jefe Asesora Jurdica

contrare las leyes.


Si la conciliacin fuere parcial, el juicio continuar en cuanto a las peticiones no

83

comprendidas en el acuerdo. Artculo 203 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil.


Actitudes que la Municipalidad podr optar frente al demandante:

La incomparecencia de la Municipalidad se tiene por contestacin negativa,


salvo en la nfima cuanta, alimentos, rendicin de cuentas y jactancia en
que la Rebelda equivale a aceptacin.

5.

Allanamiento

Contestacin Negativa de la demanda

Interposicin de Excepciones previas y perentorias

Reconvencin.

Artculos 113, 114,115, 116 y 119 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil.
Prueba, la Municipalidad la ofrecer en la demanda, pero la proposicin y
diligenciamiento se desarrollan en audiencias, para el efecto se propone en la
6.

primera audiencia y procede a diligenciarse. Cuando no fuere posible rendirla en


la primera audiencia, se seala una segunda en un plazo no mayor de 15 das y
en caso extraordinario una tercera, solo para prueba, en un plazo de 10 das
despus de la segunda. Artculo 206 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil.
Sentencia, si la Municipalidad se allanare a la demanda o confesare los hechos
expuestos en la misma, el Juez dictar sentencia dentro de tercer da.

7.

Cuando la Municipalidad no comparezca a la primera audiencia, sin causa


justificada, el Juez fallar, siempre que se hubiere recibido la prueba ofrecida
por el actor.
Dentro de cinco das a partir de la ltima audiencia, el Juez dictar sentencia.
Recursos, la apelacin en este tipo de proceso slo ser apelable la sentencia.
El Juez o Tribunal Superior, sealar da para la vista, que se verificar dentro
de los ocho das siguientes.

8.

Verificada sta, si no se hubieren ordenado diligencias para mejor proveer, se


dictar sentencia dentro de los tres das siguientes.
No se excluyen los remedios procesales de nulidad, revocatoria, aclaracin y
ampliacin, NO PROCEDE CASACIN.

Asesor Legal

Incidentes y Nulidades, todos los incidentes que por su naturaleza no puedan o


no deban resolverse previamente, se decidirn en sentencia. En igual forma se
9.

resolvern las nulidades que se planteen. En todo caso se oir por veinticuatro
horas a la otra parte, salvo que el incidente o nulidad que se plantee deba
resolverse inmediatamente. Artculo 207 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil.

10.

Informa al Seor Alcalde de lo sucedido.

84

Jefe Asesora Jurdica

Conocimiento Juicio Oral


Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Presenta demanda

Se est pendiente del


emplazamiento, si la
demanda se ajusta a
las prescripciones
legales

El juez sealara da y
hora para que la
Municipalidad y las
partes comparezcan a
juicio oral,
previnindolas
presentas sus pruebas
en la audiencia

Entre el
emplazamiento del
demandado y la
audiencia deben
mediar por lo menos
tres das, trmino que
ser ampliado en
razn de la distancia

Primera audiencia,
intenta la conciliacin,
la Municipalidad toma
su actitud frente a la
demanda

85

Conocimiento Juicio Oral


Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Sentencia, si la
Municipalidad se
allanare a la demanda
o confesare los
hechos expuestos en
la misma, el Juez
dictara sentencia
dentro del tercer da

Cuando la
Municipalidad no
comparezca a la
primera audiencia, sin
causa justificada, el
Juez fallara siempre
que se hubiere
recibido la prueba
ofrecida por el actor

Dentro de cinco das a


partir de la ultima
audiencia, el Juez
dictara sentencia

Recursos, la apelacin
en este tipo de
proceso solo ser
apelable la sentencia

El Juez o Tribunal
Superior, sealara da
para la vista, que se
verificar dentro de los
ocho das siguientes

Verificada esta, si no
hubieren ordenado
diligencias para mejor
proveer, se dictara
sentencia dentro de
los tres das siguientes

86

Conocimiento Juicio Oral


Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

No se excluyen los
remedios procesales
de nulidad,
revocatoria, aclaracin
y ampliacin, NO
PROCEDE
CASACION

Incidentes y nulidades,
todos los incidentes
que por su naturaleza
no puedan o no deban
resolverse
previamente, se
decidirn en sentencia

En igual forma se
resolvern las
nulidades que se
planteen

En todo caso se oir


por veinticuatro horas
a la otra parte, salvo
que el incidente o
nulidad que se plantee
deba resolverse
inmediatamente

Informa al Seor
Alcalde de lo sucedido

Fin

87

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Conocimiento proceso sumario

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento de tramitacin abreviada, con rapidez superior y simplificacin de formas con respecto a los trmites del juicio
ordinario, pero los plazos ms cortos. Materia del juicio sumario

Los asuntos de arrendamiento y de desocupacin.

La entrega de bienes muebles, que no sean dinero.

La rescisin de contratos.

La deduccin de responsabilidad civil contra funcionarios y empleados pblicos.

Los interdictos.

Los que por disposicin de la Ley o por convenio de las partes, deban seguirse en esta va.

Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Juicio Ordinario.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Demanda, es el acto introductorio de la accin, por la cual mediante relatos de


1.

hechos e invocacin del derecho el actor determina su pretensin e inicia la


actividad jurisdiccional. Artculos 61, 106 y 107 del Cdigo Procesal Civil y
Mercantil.
Emplazamiento, es el tiempo que se les concede a la Municipalidad y a las

2.

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

partes confirindoles audiencia y se pronuncien frente a la accin del actor, en


un plazo comn por tres das contados a partir del da siguiente de la
notificacin.
Interposicin de excepciones previas, dentro de segundo da de emplazado,

3.

podr la Municipalidad hacer valer las excepciones previas a que se refiere el


artculo 116 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil las cuales se resolvern por el

88

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

trmite de los incidentes.


Sin embargo, en cualquier estado del proceso podr oponer las excepciones de
litispendencia, falta de capacidad legal, falta de personalidad, falta de
personera, cosa juzgada, caducidad, prescripcin y transaccin, las que sern
resueltas en sentencia.
Excepciones Perentorias y Reconvencin, se deben alegar en el momento de
4.

5.

contestar la demanda. Artculo 233 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil.


Prueba, se desarrolla en un plazo de 15 das. Artculo 233 del Cdigo Procesal
Civil y Mercantil.
Vista, se desarrolla dentro de un trmino no mayor de 10 das, contados a partir

6.

del vencimiento del periodo de prueba. Artculo 233 del Cdigo Procesal Civil y
Mercantil.

7.

Asesor Legal

Sentencia, debe pronunciarse dentro de los 5 das siguientes al de la vista.


La Municipalidad podr hacer sudo de los Recursos de apelacin de una
resolucin que no sea la sentencia, incurrir en el pago de las costas y en una

8.

multa de veinticinco quetzales que le impondr el Tribunal de Segunda


Instancia, si se confirma la resolucin o se declara improcedente el recurso.
Artculo 235 Cdigo Procesal Civil y Mercantil.

9.

Informa al Seor Alcalde de lo sucedido.

89

Jefe Asesora Jurdica

Conocimiento Proceso
Sumario
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
Inicio

Demanda, es el acto
introductorio por la
cual mediante relatos
de hechos e
invocacin del
derecho el actor
determina su
pretensin e inicia la
actividad jurisdiccional

Emplazamiento, es el
tiempo que se les
concede a la
Municipalidad y a las
partes confirindoles
audiencia y se
pronuncien frente a la
accin del actor, en un
plazo comn por tres
das contados a partir
del dia siguiente de la
notificacin

Interposicin de
excepciones previas
dentro del segundo dia
de emplazado, podr
la Municipalidad hacer
valer las excepciones
previas

En cualquier estado
del proceso podr
oponer las
excepciones de
litispendencia, falta de
capacidad legal, falta
de personalidad, falta
de personera, cosa
juzgada, caducidad,
prescripcin y
transaccin

90

Conocimiento Proceso
Sumario
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
A

Excepciones
perentorias y
reconvencin, se
deben alegar en el
momento de contestar
la demanda

Prueba, se desarrolla
en un plazo de quince
das

Vista, se desarrolla
dentro de un termino
no mayor de 10 das
contados a partir del
vencimiento del
periodo de prueba

Sentencia, debe
pronunciarse dentro
de los cinco das
siguientes al de la
vista

La Municipalidad
podra hacer uso de los
recursos de apelacion
de una resolucion que
no sea la sentencia

Incurrir en el pago de
las costas y en una
multa de veinticinco
quetzales que le
impondr el Tribunal
de Segunda Instancia,
si se confirma la
resolucin o se
declara improcedente
el recurso

Informa al Seor
Alcalde de lo sucedido

Fin

91

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Proceso ordinario laboral Guatemalteco

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es un proceso de cognicin, ya que tiende a declarar el derecho previo de fase de conocimiento, y se dan en los procesos de
condena los meramente declarativos.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Procesos de condena.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable

El trabajador de la Municipalidad que se sienta perjudicado por un acto


1.

administrativo (despido directo, indirecto, represalias), puede acudir a un


Juzgado de Trabajo y Previsin Social para plantear su pretensin, siempre y
cuando llene los requisitos legales.
La Municipalidad una vez emplazada, y previamente a contestar la demanda o
la reconvencin, y en la audiencia sealada para el efecto, se interpondrn las
excepciones DILATORIAS, salvo las nacidas con posterioridad. Las

2.

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Excepciones PERENTORIA se interpondrn con la contestacin de la demanda


o de la reconvencin. La Municipalidad puede tomar varias actitudes, a travs
de su Representante Legal, Sndico o Mandatario en su caso, contestar la
demanda en sentido afirmativo o negativo, reconvenir al actor, estas acciones
deben presentarse por escrito hasta el momento de la primera audiencia.
La Municipalidad tiene la facultad de conciliar, y para el efecto el Juez procurar

3.

avenir a las partes, proponindoles formas ecunimes de conciliacin y


aprobar en el acto cualquier frmula de arreglo en que convinieren, siempre y
cuando no se contraren las leyes, reglamentos y disposiciones.

4.

Si no hubiere avenimiento entre las partes, el Juez recibir inmediatamente las


pruebas ofrecidas. Toda prueba que no hubiere sido propuesta concretamente

92

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

en la demanda o que no se aduzca igualmente en la contestacin, en la


reconvencin, as como la impertinente o contra derecho, ser rechazada de
plano. Dentro de las veinticuatro horas siguientes a la audiencia, el actor puede
ofrecer las pruebas pertinentes para contradecir las excepciones del
demandado (municipalidad), si no lo hubiere hecho antes.
En caso de haberse dictado un auto para mejor proveer, la sentencia se
5.

pronunciar dentro del mismo plazo, que se contar a partir del vencimiento de
dicho auto.
Cuando el demandado no comparezca a la primera audiencia sin justificacin y
hubiere sido legalmente citado para prestar confesin judicial en la misma, bajo
los apercibimientos correspondientes, el Juez sin ms trmite, dictar sentencia
dentro de cuarenta y ocho horas de celebrada la audiencia respectiva.
En la misma forma se proceder en los supuestos del prrafo anterior, cuando

6.

se trate de demanda por despido injusto, aunque no hubiere sido ofrecida la


prueba de confesin judicial del demandado; pero si en el mismo juicio se
ventilaren otras acciones, el juicio proseguir en cuanto a stas conforme lo
prevenido en este ttulo.
Recibidas las pruebas, y dentro de un trmino no menor de cinco ni mayor de
diez das, el Juez dictar la sentencia. Implica responsabilidad para el Juez no
haber dictado su fallo dentro del trmino de diez das antes indicado.
Contra las resoluciones que no sean definitivas proceder el recurso de
revocatoria. Este deber interponerse en el momento de la resolucin, si la
misma hubiere sido dictada durante una audiencia o diligencia y dentro de
veinticuatro horas de notificada una resolucin, cuando sta hubiere sido
dictada por el tribunal sin la presencia de las partes.
Podr interponerse el Recurso de nulidad contra los actos y procedimientos en
que se infrinja la ley, cuando no sea procedente el Recurso de Apelacin. El
Recurso de nulidad se interpondr dentro del tercer da de conocida la

7.

infraccin, que se presumir conocida inmediatamente en caso de que sta se


hubiere verificado durante una audiencia o diligencia y a partir de la notificacin
de los dems casos. Las nulidades no aducidas oportunamente se estimarn
consentidas y las partes no podrn reclamarlas con posterioridad ni los
tribunales acordarlas de oficio.
El recurso de nulidad se interpondr ante el Tribunal que haya infringido el

Asesor Legal

procedimiento. El Tribunal le dar trmite inmediatamente mandando or por

Jefe Asesora Jurdica

veinticuatro horas a la otra parte y con su contestacin o sin ella resolver


dentro de las veinticuatro horas siguientes, bajo la estricta responsabilidad del

93

Juez.
Cuando se declare sin lugar el recurso se impondr al litigante que lo interpuso,
una multa de cinco a quinientos quetzales.
Contra la resolucin que resuelva el recurso, cuando fuere dictada en primera
instancia, cabe el Recurso de Apelacin que deber interponerse dentro de
veinticuatro horas de su notificacin y ser resuelto dentro de los tres das
siguientes a la recepcin de los autos en la sala respectiva, sin audiencia de las
partes.
En los procedimientos de trabajo proceden contra las sentencias o autos que
pongan fin al juicio, los recursos:
De aclaracin y ampliacin, que deben interponerse dentro de veinticuatro
horas de notificado el fallo. La aclaracin se pedir si los trminos de la
sentencia son obscuros, ambiguos o contradictorios, a efecto de que se
aclare o rectifique su tenor. La ampliacin se pedir si se omiti resolver
alguno o algunos de los puntos sometidos a juicio; y
De apelacin que debe interponerse dentro de tercero da de notificado el
fallo.
No procede el Recurso de Apelacin en los juicios cuya cuanta no exceda de
cien quetzales.
La sentencia de segunda instancia debe confirmar, revocar, enmendar o
8.

modificar, parcial o totalmente la sentencia de primera instancia.


Artculo 373.

Contra las sentencias de segunda instancia no caben ms

recursos que los de aclaracin y ampliacin.


9.

La Municipalidad puede presentar la accin procesal de amparo, dentro del


plazo de TREINTA DAS.
La Municipalidad si la sentencia sigue siendo adversa, tiene el derecho a travs

10.

de los Asesores Legales, el recurso de Apelacin, ante la Corte de


Constitucionalidad.
La Municipalidad puede interponer los recursos de Aclaracin y Ampliacin,

11.

cuando los conceptos de la sentencia, sean obscuros, ambiguos o


contradictorios.

12.

Informa al Seor Alcalde Municipal, de lo resuelto, agotadas las instancias y


recomienda que se cumpla con lo ordenado y archiva las actuaciones.

94

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Proceso Ordinario Laboral


Guatemalteco
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

El trabajador de la
Municipalidad que se
sienta perjudicado por
un acto administrativo,
puede acudir a un
Juzgado de Trabajo y
Previsin Social para
plantear su pretensin,
siempre y cuando
llene los requisitos
legales

La Municipalidad una
vez emplazada, y
previamente a
contestar la demanda
o la reconvencin y en
la audiencia sealada
para el efecto, se
interpondrn las
excepciones
Dilatorias, salvo las
nacidas con
anterioridad

Las excepciones
Perentorias se
interpondrn con la
contestacin de la
demanda o de la
reconvencin

La Municipalidad
puede tomar varias
actitudes, a travs de
su representante legal

Contestar la demanda
en sentido afirmativo o
negativo, reconvenir al
actor, estas acciones
deben presentarse por
escrito hasta el
momento de la
primera audiencia

95

Proceso Ordinario Laboral


Guatemalteco
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

La Municipalidad tiene
la facultad de conciliar,
y para el efecto el
Juez procurara avenir
a las partes
proponindoles formas
ecunimes de
conciliacin

Si no hubiere
avenimiento entre las
partes, el Juez recibir
inmediatamente las
pruebas ofrecidas

Toda prueba que no


hubiere sido propuesta
concretamente en la
demanda o que no se
aduzca igualmente en
la contestacin, en la
reconvencin, as
como la impertinente o
contra derecho, ser
rechazada de plano

Dentro de las
veinticuatro horas
siguientes a la
audiencia, el actor
puede ofrecer las
pruebas pertinentes
para contradecir las
excepciones del
demandado, si no lo
hubiere hecho antes

En caso de haberse
dictado un auto para
mejor proveer, la
sentencia se
pronunciara dentro del
mismo plazo, que se
contara a partir del
vencimiento de dicho
auto

96

Proceso Ordinario Laboral


Guatemalteco
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Cuando el demandado
no comparezca a la
primera audiencia sin
justificacin y hubiere
sido legalmente citado
para prestar confesin
judicial en la misma,
bajo los
apercibimientos
correspondientes, el
Juez sin mas tramite,
dictara sentencia
dentro de cuarenta y
ocho horas de
celebrada la audiencia
respectiva

Se proceder de la
misma forma cuando
se trate de demanda
por despido injusto

Aunque no hubiere
sido ofrecida la prueba
de confesin judicial
del demandado, pero
si en el mismo juicio
se ventilaren otras
acciones, el juicio
proseguir en cuanto
a estas conforme lo
prevenido en este
titulo

Recibidas las pruebas,


y dentro de un termino
no menor de cinco ni
mayor de diez dias, el
Juez dictara la
sentencia

97

Proceso Ordinario Laboral


Guatemalteco
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Implica
responsabilidad para
el Juez no haber
dictado su fallo dentro
del termino de diez
das

Contra las
resoluciones que no
sean definitivas
proceder el recurso
de revocatoria

Podr imponerse el
Recurso de nulidad
contra los actos y
procedimientos en que
se infrinja la ley,
cuando no sea
procedente el recurso
de apelacin

Contra la resolucin
que resuelva el
recurso cuando fuere
dictada en primera
instancia, cabe el
recurso de Apelacin

En los procedimientos
de trabajo proceden
contra las sentencias
o autos que pongan fin
al juicio, los recursos
de Aclaracin y
Ampliacin y de
Apelacin

No procede el recurso
de Apelacin en los
juicios cuya cuanta no
exceda de cien
quetzales

98

Proceso Ordinario Laboral


Guatemalteco
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

La Sentencia de
segunda instancia
debe confirmar,
revocar, enmendar o
modificar, parcial o
totalmente la
sentencia de primera
instancia

La Municipalidad
puede presentar la
accin procesal de
amparo, dentro del
plazo de treinta dias

La Municipalidad, si la
sentencia sigue siendo
adversa, tiene el
derecho a travs de
los Asesores Legales,
el recurso de
Apelacin, ante la
Corte de
Constitucionalidad

La Municipalidad
puede interponer los
recursos de Aclaracin
y Ampliacin, cuando
los conceptos de la
sentencia, sean
oscuros, ambiguos o
contradictorios

Informa al Seor
Alcalde de lo resuelto,
agotas las instancias y
recomienda que se
cumpla con lo
ordenado

Archiva las
actuaciones

Fin

99

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Juicio oral penal y etapa preparatoria o de investigacin

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento en el cual ser realiza la investigacin preliminar de un delito para reunir datos y elementos de prueba que
permitan plantear una pretensin fundada su objeto es preparar la accin pblica.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Juicio Oral.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable

La Municipalidad puede accionar por medio del:

1.

2.

Conocimiento o Noticia Hecho Delictivo.

Denuncia.

Querella.

Prevencin Policial.

Conocimiento oficioso

Detencin Legal del responsable.


Asesor Legal

3.

Declaracin del Sindicado.

4.

Auto de Procesamiento.

5.

Procedimiento preparatorio.

Jefe Asesora Jurdica

La Municipalidad puede solicitar la Conclusin del Procedimiento Preparatorio y


6.

entre las otras solicitudes los:

Procedimiento desjudicializador.

Criterio de Oportunidad.

100

Conversin.

Suspensin Condicional de la Persecucin Penal.

Entre los actos conclusivos que puede solicitar la Municipalidad tenemos:


6a.

Sobreseimiento.

Clausura Provisional.

Archivo

Asesor Legal

La Municipalidad podr solicitar los procedimientos especficos:


6b.

7.

Procedimiento abreviado.

Juicio para la aplicacin exclusiva de Medidas de Seguridad y Correccin.

La Municipalidad podr solicitar la Acusacin.

101

Jefe Asesora Jurdica

Juicio Oral Penal y Etapa


Preparatoria o de
Investigacin
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Puede accionar por


medio del
Conocimiento o
Noticia Hecho
Delictivo, Denuncia,
Querella, Prevencin
Policial, Conocimiento
oficioso

Detencin legal del


responsable

Declaracin del
sindicado

Auto de
procesamiento

Procedimiento
preparatorio

La Municipalidad
puede solicitar la
conclusin del
Procedimiento
Preparatorio y entre
otras solicitudes los
Procedimiento
Desjudicializador,
Criterio de
Oportunidad,
Conversin,
Suspensin
Condicional de la
Persecucin Penal

Entre los actos


conclusivos que puede
solicitar la
Municipalidad, estn el
Sobreseimiento,
Clausura Provisional,
Archivo

102

Juicio Oral Penal y Etapa


Preparatoria o de
Investigacin
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Puede solicitar los


procedimientos
especficos,
Procedimiento
Abreviado, Juicio para
la aplicacin exclusiva
de medidas de
Seguridad y
Correccin

Podr solicitar la
Acusacin

Fin

103

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Juicio oral penal etapa intermedia

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento que tiene como funcin evaluar y decidir judicialmente sobre las conclusiones planteadas por el Ministerio
Pblico con motivo de la investigacin su objeto es que el Juez evalu si existe o no fundamento para someter a una persona a
juicio oral y pblico y asimismo verificar la procedencia de otras solicitudes.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Juicio Oral.
No.

Descripcin Secuencial

1.

Solicitud de Acusacin.

2.

El Juez seala audiencia Oral.

3.

Notificacin del Requerimiento.


Audiencia: aqu se establecen las actitudes de la Municipalidad, querellantes
partes civiles y finaliza la intervencin de las partes, el Juez decidir:

4.

5.
6.

Responsable

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Apertura a juicio

De lo contrario:

Sobreseimiento.

Clausura del Procedimiento.

Archivo

Apertura del Juicio.


Dicta auto de apertura a juicio.

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

104

7.

Otras Solicitudes: El Ministerio Pblico puede solicitar: Sobreseimiento, clausura


u otra forma conclusiva.

7a.

Notificacin a las partes el da siguiente.

7b.

Examina las actuaciones, en un plazo comn de 5 das.

7c.

Audiencia Oral, en un plazo no menor de 5 ni mayor de 10 das.


Audiencia, aqu la Municipalidad y las partes fundamentan sus pretensiones; al
finalizar el juez resolver:
Decretar la clausura provisional.

7d.

Decretar el Sobreseimiento.
Suspender condicionalmente el proceso aplicara el criterio de
oportunidad.
Ratificar, revocar, substituir o impondr medidas cautelares.

8.

Procede a la Acusacin.

105

Juicio Oral Penal Etapa


Intermedia
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
Inicio

Solicitud de acusacin

El Juez seala
audiencia oral

Notificacion del
requerimiento

Audiencia, aqu se
establecen las
actitudes de la
Municipalidad,
querellantes, partes
civiles y finaliza la
intervencin de las
parte, el Juez decidira

Apertura del juicio

Dictar auto de
apertura a juicio

El Ministerio Publico
puede solicitar
Sobreseimiento,
clausura u otra forma
conclusiva

Notificacin a las
partes al dia siguiente

Examinar las
actuaciones en un
plazo comn de cinco
dias

106

Juicio Oral Penal Etapa


Intermedia
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Audiencia oral, en un
plazo no menor de
cinco ni mayor de diez
dias

Audiencia, la
Municipalidad y las
partes fundamentan
sus pretensiones, al
final el Juez resolvera

Procede a la
Acusacin

Fin

107

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Juicio oral penal y la preparacin del debate

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es la etapa plena y principal del proceso por medio del cual se comprueban y valoran los hechos atribuidos y se resuelve el
conflicto penal.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Juicio Oral Penal.


No.
1.
2.
3.
4.

Descripcin Secuencial

Responsable

Se le dar audiencia a la Municipalidad y a las partes, fase en el que se depura


el proceso en un plazo de 6 das.
Se podrn interponer recusaciones y excepciones fundadas sobre nuevos
hechos.
Ofrecimiento de Prueba, por un plazo de 8 das, esto se aplicar solo para los
nuevos hechos.
Resolucin y fijacin de audiencia.

108

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Juicio Oral y la Preparacion


del Debate
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Se le dar audiencia a
la Municipalidad y a
las partes,

Se podrn interponer
recusaciones y
excepciones fundadas
sobre nuevos hechos

Ofrecimiento de
prueba, por un plazo
de ocho das, esto se
aplicar solo para los
nuevos hechos

Resolucin y fijacin
de audiencia

Fin

109

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Juicio oral penal y el debate

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento que se realizar con la presencia ininterrumpida de los Jueces, el Ministerio Pblico, el acusado, si defensor y
las dems partes o sus mandatarios.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Juicio Oral Penal y Debate.


No.

Descripcin Secuencial

1.

Apertura del Debate.

2.

Declaracin del Acusado.

Responsable

Se realizar la recepcin de pruebas, en el siguiente orden salvo consideracin:

3.

4.
5.

Peritos.

Testigos.

Documentos.

Exhibicin de cosas y elementos de conviccin.

Grabaciones, audiovisuales y reconocimientos.

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Conclusiones, el presidente conceder la palabra al Ministerio Pblico,


querellante, actor civil, defensores y tercero civilmente demandado.
Cierre del debate.

110

Juicio Oral Penal y el Debate


Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Apertura del Debate

Declaracin del
acusado

Se realizara la
recepcin de pruebas
en orden

Conclusiones, el
presidente conceder
la palabra al Ministerio
Publico, querellante,
actor civil, defensores
y tercero civilmente
demandado

Cierre del debate

Fin

111

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Juicio oral penal, deliberacin y sentencia

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento de anlisis por medio del cual inmediatamente despus de clausurado el debate, los jueces que hayan
intervenido en l pasarn a deliberar en sesin secreta, a la cual solo podr asistir el secretario.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Juicio Oral Penal y Debate.


No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Deliberacin, se realiza en un sesin secreta, solo podr asistir el Secretario.


1.

1.

Reapertura del debate.

2.

Orden de Deliberacin.

3.

Valoracin de la Prueba.

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

2.

Votacin, la cual se resuelve por mayora.

3.

Se emite sentencia, la cual puede ser: absolutoria o condenatoria.

3.

Lectura de la Sentencia, la cual valdr como notificacin y se podr realizar


dentro de los 5 das posteriores

112

Juicio Oral Penal,


Deliberacin y Sentencia
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Deliberacin, se
realiza en una sesin
secreta, solo podr
asistir el Secretario

Reapertura del Debate

Orden de Deliberacin

Valoracin de la
prueba

Votacin, la cual se
resuelve por mayoria

Se emite sentencia, la
cual puede ser
absolutoria o
condenatoria

Lectura de la
sentencia, la cual
valdr como
notificacin y se podr
realizar dentro de los
cinco dias posteriores

Fin

113

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Impugnaciones reposicin

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Son los medios procesales de recurribles nicamente en los casos previstos en la ley y podrn hacerlo exclusivamente los que
tengan inters en el asunto.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Procesos vigentes.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Reposicin, procede contra las resoluciones dictadas sin audiencia previa y que
1.

no sean apelables, en un plazo de 3 das por escrito y el tribunal resuelve en un


lapso de 3 das.

2.

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Reposicin, contra las resoluciones emitidas durante el trmite del juicio, se


interpondr verbalmente y el tribunal resolver inmediatamente.

114

Impugnaciones Reposicin
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Reposicin, procede
contra las
resoluciones dictadas
sin audiencia previa y
que no sean apelables

Reposicin contra las


resoluciones emitidas
durante el trmite de
juicio, se interpondr
verbalmente y el
tribunal resolvera
inmediatamente

Fin

115

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Impugnaciones apelacin

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Son los medios procesales de recurribles nicamente en los casos previstos en la ley y podrn hacerlo exclusivamente los que
tengan inters en el asunto.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Procesos vigentes.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Procede contra autos dictados por los jueces de 1era. Instancia, de Ejecucin
1.

de Paz relativos al criterio de oportunidad, se planteara en un plazo de 3 das


por escrito ante el Juez de Primera Instancia, otorgado se elevarn las
actuaciones a la primera hora laborable del da siguiente.

2.

El tribunal resolver dentro del plazo de 3 das y, con la certificacin devolver


las actuaciones inmediatamente.
Apelacin de Sentencia por el Procedimiento Abreviado, se deber plantear

3.

dentro de un trmino de 3 das, por escrito ante el Juez de Primera Instancia

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

otorgado se elevarn las actuaciones a la primera hora laborable del da


siguiente.

4.
5.

El tribunal resolver dentro del plazo de 5 das, para que las partes expongan
sus alegatos. El tribunal delibera y emitir sentencia.
Apelacin, contra la sentencia dictada en Juicio por Faltas, se planteara en un
trmino de dos das por escrito o verbalmente ante el Juez de Paz.
Se elevaran las actuaciones al Juez de Primera Instancia, en la primera hora

6.

laborable del da siguiente.

Resolver dentro del plazo de 3 das, con

certificacin devolver las actuaciones inmediatamente.

116

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Impugnaciones Apelacin
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Procede contra autos


dictador por los
Jueces de Primera
Instancia, Ejecucin
de Paz relativos al
criterio de
oportunidad, se
planteara en un plazo
de tres dias

El Tribunal resolver
dentro del plazo de
tres dias y con la
certificacin devolver
las actuaciones
inmediatamente

Apelacin de
Sentencia por el
procedimiento
abreviado, se deber
plantear dentro de un
termino de tres das

El Tribunal resolver
dentro del plazo de
cinco dias, para que
las partes expongan
sus alegatos

El Tribunal delibera y
emitir sentencia

Apelacin, contra la
sentencia dictada en
juicio por faltas, se
planteara en un
termino de dos dias
por escrito o
verbalmente ante el
Juez de Paz

Se elevaran las
actuaciones al Juez de
Primera Instancia, en
la primera hora
laborable del dia
siguiente

Fin

117

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Recurso de queja

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es un remedio procesal que procede cuando el Juez correspondiente haya negado el Recurso de Apelacin, procediendo este, el
que se considere agraviado puede recurrir en queja ante el Tribunal de Apelacin, dentro de 3 das de notificada la denegatoria.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Recurso de Apelacin.
No.
1.
2.
3.

Descripcin Secuencial

Responsable

Procede cuando el Juez haya negado el Recurso de Apelacin.


En un trmino de tres das, ante el Tribunal de Apelacin, quien requerir
informe al Juez quien lo expedir dentro de 24 horas.
Se emitir resolucin dentro de 24 horas y si resolviere en forma negativa,
puede iniciarse la Accin de Amparo.

118

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Recurso de Queja
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Procede cuando el
Juez haya negado el
recurso de Apelacin

En un termino de tres
das, ante el Tribunal
de Apelacin, quien
requerir informe al
Juez quien lo expedir
dentro de veinticuatro
horas

Si resolviere en forma
negativa, puede
iniciarse la Accin de
amparo

Fin

119

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Apelacin especial

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Es el procedimiento que se podr interponer contra la sentencia o contra la resolucin de ese tribunal y el de ejecucin que ponga
fin a la accin, la pena o a una medida de seguridad y correccin.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Sentencia o Resolucin.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Procede contra la sentencia del Tribunal de Sentencia o contra resolucin de


1.

ese tribunal y el de ejecucin ponga fin a la accin, la pena o a una medida de


seguridad y correccin.

2.

3.
4.
5.
6.
7.

Se interpone en un lapso de 10 das por escrito ante el tribunal respectivo.


Se remitirn los oficios las actuaciones al Tribunal competente el da hbil
siguiente de haber notificado a todas las partes.
Se emplazar dentro del 5to da siguiente.
Se remitirn las actuaciones a la oficina del Tribunal para ser examinadas en un
plazo de 6 das.
Audiencia para el debate en un plazo de 10 das.
Terminada la audiencia se emitir sentencia esta se puede diferir en un plazo
que no exceda de 10 das.

120

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Apelacin Especial
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Procede contra la
sentencia del Tribunal de
Sentencia o contra
resolucin de ese Tribunal
y el de ejecucin ponga fin
a la accin, la pena o a una
medida de seguridad y
correccin

Se interpone en un lapso
de 10 das por escrito ante
el Tribunal respectivo

Se remitirn los oficios las


actuaciones al Tribunal
competente el da hbil
siguiente de haber
notificado a todas las
partes

Se emplazar dentro del


5to. da siguiente

Se remitirn las
actuaciones a la oficina del
Tribunal para ser
examinadas en un plazo de
6 das

Audiencia para el debate


en un plazo de 10 das

Terminada la audiencia se
emitir sentencia esta se
puede diferir en un plazo
que no exceda de 10 das

Fin

121

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Especfico abreviado

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Este procede cuando el Ministerio Pblico, estimare suficiente la imposicin de una pena no mayor de 5 aos de privacin de
libertad; Acuerdo del Imputado y su defensor; Admisin del hecho y su participacin; Aceptacin de la Va propuesta.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Sentencia o Resolucin.
No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

La Municipalidad deber presentar solicitud ante el Juez de Primera Instancia.


El Juez oir al imputado, aqu resuelve:

2.

3.
4.

Acepta la Va.

Rechaza la Va del Procedimiento Abreviado.

Asesor Legal

El Juez dicta la resolucin condenatoria o absolutoria; emplazar al Ministerio


Pblico para concluir la investigacin y formule la acusacin.
Contra la Sentencia cabe el Recurso de Apelacin.

122

Jefe Asesora Jurdica

Especifico Abreviado
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
Inicio

Deber presentar
solicitud ante el Juez
de Primera Instancia

El Juez oir al
imputado, aqu
resuelve: Acepta la
Va, Rechaza la Va
del Procedimiento
Abreviado

El Juez dicta
resolucin
condenatoria o
absolutoria emplazara
al Ministerio Publico
para concluir la
investigacin y formule
la acusacin

Contra la sentencia
cabe el Recurso de
Apelacin

Fin

123

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Especfico especial de averiguacin

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Este procedimiento procede, cuando se haya agotado el Recurso de Exhibicin Personal; existieren motivos de sospecha que ha
sido detenida por miembros de las fuerzas de seguridad del Estado; extensin o consecuencia necesaria del habeas corpus.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Recurso de Exhibicin Personal.


No.

Descripcin Secuencial

Responsable

La Municipalidad deber presentar solicitud ante la Corte Suprema de Justicia la


1.

cual podr intimar con el Ministerio Pblico en el plazo mximo de 5 das ( o


menor) informe al tribunal.
La Corte Suprema de Justicia encargar la investigacin a:

2.

Asesor Legal

Procurador de los Derechos Humanos.


Entidad o Asociacin jurdicamente establecida en el pas.
Al cnyuge o a los parientes de la vctima.

3.
4.

Admisibilidad en la Audiencia, al Ministerio Pblico quien insto e interesados con


medios de prueba.
El Rechazo de la Solicitud expedir mandado de averiguacin.

124

Jefe Asesora Jurdica

Especfico Especial de
Averiguacin
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
Inicio

Deber presentar
solicitud ante la corte
Suprema de Justicia

La Corte Suprema de
Justicia encargara la
investigacin a:
Procurador de los
Derechos Humanos,
Entidad o Asociacin
Jurdicamente
establecida en el pas,
Al cnyuge o a los
parientes de la victima

Admisibilidad en la
audiencia, al Ministerio
Publico quien insto a
interesados con
medios de prueba

El rechazo de la
solicitud o expedir
mandado de
averiguacin

Fin

125

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Especfico juicio por delito de accin privada

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Este procede cuando se haya cometido un delito que se encuentre tipificado como accin privada siempre y cuando no produzca
impacto social.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Juicio por Delito de Accin Privada.


No.

Descripcin Secuencial

1.

Se presenta la solicitud ante el Tribunal de Sentencia.

2.

Se admite o se desestima la querella.

3.

Se realiza la Audiencia Conciliatoria extrajudicial ante los centro de


Conciliacin y Mediacin.
Se realiza la Audiencia Conciliatoria Judicial ante el Tribunal de Sentencia para:

4.

Responsable

Aprobar conciliacin.

Desistimiento tcito o expreso.

Sobreseimiento.

5.

Si no hay conciliacin o no concurre una de las partes a juicio.

6.

Sentencia, contra esta se puede aplicar el Recurso de Apelacin Especial.

126

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Especifico Juicio por Delito


de Accin Privada
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Presenta la Solicitud
ante el Tribunal de
Sentencia

Se admite o se
desestima la querella

Se realiza audiencia
conciliatoria
extrajudicial ante los
Centros de
Conciliacin y
Mediacin

Se realiza la audiencia
conciliatoria judicial
ante el Tribunal de
Sentencia

Si no hay conciliacin
o no concurre una de
las partes a Juicio

Sentencia, contra esta


se puede aplicar el
Recurso de Apelacin
Especial

Fin

127

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Especfico juicio para la aplicacin exclusiva de medidas de

Segn plazo de Ley

seguridad y correccin
Descripcin General:
Este procede cuando el Ministerio Publico, despus del procedimiento preparatorio estime que solo corresponde aplicar una
medida de seguridad.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Juicio vigente.
No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable
Asesor Legal

Audiencia.

Jefe Asesora Jurdica


2.

Sentencia, la cual puede ser absolutoria o la aplicacin de la medida.

128

Especifico Juicio para la


Aplicacin Exclusiva de
Medidas de Seguridad y
Correccin
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Audiencia

Sentencia, la cual
puede ser absolutoria
o la aplicacin de la
medida

Fin

129

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Especfico juicio por faltas

Segn plazo de Ley

Descripcin General:
Este procede cuando se juzga las faltas, delitos contra la seguridad de transito y todas aquellas cuya sancin sea de multa.
Usuarios:
Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:
Juicio por Faltas.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Deber ser solicitada ante el Juez de Paz.

2.

El Juez oir al ofendido, autoridad e imputado.

3.

Si se reconoce culpable dicta sentencia y si no se abre juicio oral para recibir las
pruebas.

Responsable

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

4.

Se prorroga la audiencia en un plazo no mayor de 3 das.

Se dicta sentencia.

6.

Contra la sentencia cabe el Recurso de Apelacin.

130

Especifico Juicio por Faltas


Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Inicio

Debe ser solicitada


ante el Juez de Paz

El juez oira al
ofendido, autoridad o
imputado

Si se reconoce
culpable dicta
sentencia y sino se
abre juicio oral para
recibir las pruebas

Se prorroga la
audiencia en un plazo
no mayo de tres dias

Se dicta sentencia

Contra la sentencia
cabe el Recurso de
Apelacin

Fin

131

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Proceso sucesorio extrajudicial intestado fase notarial

1 ao

Descripcin General:
Es el aquel procedimiento sucesorio que se puede diligenciar en 2 formas extrajudicial ante notario siempre que todos los
herederos estn de acuerdo y, judicialmente radicndolo ante el Juez competente y este tiene como objeto determinar el
fallecimiento del causante, o su muerte presunta, los bienes relictos, las deudas que gravan.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Proceso Sucesorio Extrajudicial.


No.
1.
2.

Descripcin Secuencial
Acta notarial de requerimiento presentando los documentos esenciales para la
radicacin,
Certificacin de defuncin del causante y los justificativos del parentesco, si

Responsable
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

fuere el caso.
Primera resolucin, en la cual resuelve

3.

4.
5.

Declarar promovido el proceso sucesorio.


Avisar al Registro de procesos sucesorios.
Solicitar informes a los Registros de la Propiedad sobre si el causante
otorgo testamento o donaciones por causa de muerte.
Fijar el lugar, fecha y hora para la junta de herederos e interesados.
Publicar edictos citando a los que tengan inters.
Nombrar experto valuador.
Darle intervencin al Ministerio Pblico.
Establecer que lo dems solicitado ser resuelto en su oportunidad.

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Publicacin en el diario oficial.


Aviso al Registro de Procesos Sucesorios.

Asesor Legal

El mismo debe enviarse dentro de los ocho das siguientes contados a partir de

132

Jefe Asesora Jurdica

la radicacin, su envi extemporneo es sancionado con una multa al Notario.

6.

Solicitud de informes a los Registro de la Propiedad

7.

Acta Notarial de Junta de Presuntos Herederos.

8.

Acta Notarial de Inventario.

9.

Audiencia a la Procuradura General de la Nacin.

10.

Auto Declaratorio de Herederos.

133

Proceso Sucesorio
Extrajudicial Intestado Fase
Notarial
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
Inicio

Acta notarial de
requerimiento
presentando los
documentos
esenciales para la
radicacin

Certificacin de
defuncin del
causante y los
justificativos del
parentesco, si fuere el
caso

Primera resolucin en
la cual resuelve

Publicacin en el
Diario Oficial

Aviso en el Registro
de Procesos
Sucesorios

Solicitud de informes
al Registro de la
Propiedad

Acta Notarial de Junta


de Presuntos
Herederos

Acta Notarial de
Inventario

Audiencia a la
Procuradura General
de la Nacion

Auto Declaratorio de
Herederos

Fin

134

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Proceso sucesorio extrajudicial intestado fase administrativa

1 ao

Descripcin General:
Es el aquel procedimiento sucesorio que se puede diligenciar en 2 formas extrajudicial ante notario siempre que todos los
herederos estn de acuerdo y, judicialmente radicndolo ante juez competente y este tiene como objeto determinar el
fallecimiento del causante, o su muerte presunta, los bienes relictos, las deudas que gravan.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Proceso Sucesorio Extrajudicial.


No.

Descripcin Secuencial

Responsable

El notario entregar el expediente para que procedan a efectuar la liquidacin


1.

fiscal de acuerdo con las disposiciones de la Ley de Herencias, Legados y


Asesor Legal

Donaciones.
2.
3.

Esta liquidacin debe ser aprobada por la Contralora de Cuentas.


Una vez aprobada la liquidacin fiscal debe procederse a efectuar el pago de los
impuestos correspondientes.

135

Jefe Asesora Jurdica

Proceso Sucesorio
Extrajudicial Intestado Fase
Administrativa
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
inicio

El Notario entregara el
expediente para que
procedan a efectuar la
liquidacion fiscal

Esta liquidacin debe


ser probada por la
Contralora de
Cuentas

Una vez aprobada la


liquidacin fiscal debe
procederse a efectuar
el pago de los
impuestos
correspondientes

Inicio

136

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Asesora Jurdica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Proceso sucesorio extrajudicial intestado fase de titulacin y

1 ao

registro

Descripcin General:
Es aquel procedimiento sucesorio que se puede diligenciar en 2 formas extrajudicial ante notario siempre que todos los herederos
estn de acuerdo y judicialmente radicndolo ante Juez competente y este tiene como objeto determinar el fallecimiento del
causante, o su muerte presunta, los bienes relictos y las deudas que gravan.
Usuarios:

Alcalde Municipal y personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Proceso Sucesorio Extrajudicial.


No.
1.
2.
3.
4.
5.

Descripcin Secuencial

Responsable

El Notario est obligado a compulsar testimonio de las partes conducentes del


proceso.
Este testimonio con duplicado se debe presentar a los registros dentro de los
quince das siguientes a su compulsacin.

Asesor Legal

Dar adems los avisos que correspondan para los traspasos.


Una vez cumplidas todas las diligencias correspondientes, el notario remitir el
expediente al Archivo General de Protocolos.
El expediente finalmente queda en el Archivo General de Protocolos.

137

Jefe Asesora Jurdica

Proceso Sucesorio
Extrajudicial Intestado
Fase de Titulacin y
Registro
Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica
Inicio

El Notario est
obligado a compulsar
testimonio de las
partes conducentes
del proceso

Presentara duplicado
del testimonio a los
registros dentro de los
quince das siguientes
a su compulsacin

Dara los avisos que


correspondan para los
traspasos

Una vez cumplidas


todas las diligencias
correspondientes,
remitir el expediente
al Archivo General de
Protocolos

El expediente
finalmente queda en el
Archivo General de
Protocolos

Fin

138

Unidad de Auditora Interna

Elaborar la gua general para la planificacin especfica


Elaboracin de la gua general para la ejecucin de la auditora
interna municipal
Elaboracin de la gua general para la comunicacin de resultados
Revisin y evaluacin de expedientes por contrato de construccin
de obras, adquisicin de bienes y/o suministros
Evaluacin de rdenes de compra y pago
Registro, evaluacin fsica y medicin del tiempo en la ejecucin de
Obras por administracin

139

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Unidad de Auditora Interna

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Elaborar la gua general para la planificacin especfica

5 das

Descripcin General:
Es la elaboracin de la Gua General para la planificacin especfica de auditoras selectivas, financieras, de gestin, de
informtica, de obras, examen especial, integral y especializado.
Usuarios:

Dependencias de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Que exista la Unidad o Direccin de Auditora Interna Municipal, debidamente creada y establecida por el Concejo Municipal
a travs del acuerdo respectivo. No. Acuerdo y fecha: puntos Varios acta No. 52-2005 fecha 02-12-05.

Que el auditor interno, est debidamente nombrado por el Concejo Municipal, el cual puede ser contratado a tiempo
completo o parcial.

Que dentro del Plan Anual de Auditora Interna, debidamente autorizado por el concejo en el tiempo advertido por la ley,
estn previstas preferentemente las distintas actividades que ejecutar la auditora interna durante el proceso de labores a
realizarse en un periodo fiscal.

De acuerdo al tipo de auditora que se practicar y a la naturaleza de las funciones de la municipalidad, ser necesario
consultar las siguientes leyes: Ley orgnica del presupuesto, Ley de contrataciones del Estado reglamentos, normas,
manuales de funciones, procedimientos, contratos administrativos, convenios, acuerdos, reglamento orgnico interno y
decretos, que estn vigentes para el perodo a examinar y afecten la entidad a auditar.
No.

Descripcin Secuencial

1.

La planificacin especfica, es el desarrollo de una estrategia para la ejecucin


del trabajo de la Auditora Municipal, con el fin de asegurar que el auditor
municipal cuente con un adecuado y oportuno conocimiento y comprensin de
la Unidad o Direccin por auditar en cuanto a sus objetivos, organizacin,
actividades, sistemas de control e informacin y factores econmicos, sociales y
legales que afectan a la entidad, con lo cual permitir evaluar el nivel de riesgo
de la auditora, as como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y
alcance de los procedimientos de auditora a aplicar de acuerdo con las Normas
de Auditora Gubernamental.

140

Responsable

Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

2.

3.

4.

Para cumplir con los procesos de auditora debemos cumplir con los siguientes
objetivos:
Definir con toda claridad el trabajo a realizar y las metas a alcanzar.
Determinar prioridades, el tiempo y los recursos que se consideren
necesarios para ejecutar la auditora.
Proporcionar una gua de cmo realizar la auditora.
Facilitar el control sobre la realizacin de la auditora.
Cumplir adecuadamente con las Normas de Auditora Gubernamental.
Toda Planificacin tiene un proceso, el cual comprende: elaboracin,
modificacin, revisin, autorizacin y aprobacin, los responsables de cada
proceso son:
Elaboracin Supervisor y Encargado
Modificacin Supervisor y Encargado
Revisin Supervisor
Aprobacin Director de Auditora Interna Municipal.
Para la adecuada y oportuna planificacin de una auditora municipal, se deben
seguir los siguientes procedimientos:
Revisin del Archivo Permanente:
Se debe efectuar una revisin al archivo permanente para familiarizarse con la
organizacin, control interno, contratos, convenios, leyes, normas y reglamentos
aplicables que estn vigentes para el perodo a examinar.
Familiarizacin:
Comprende el conocimiento general de la entidad a auditar en cuanto a sus
objetivos, organizacin, actividades, sistemas de control e informacin y factores
econmicos, sociales y legales que la afectan. Para llevar a cabo esta actividad,
se deben realizar los siguientes procedimientos:
Revisin del Archivo Corriente:
Se debe efectuar esta revisin con el objeto de examinar el informe de la
auditora anterior, correspondencia emitida y la hoja de pendientes, para evaluar
y tomar en cuenta los hallazgos ms importantes y otros aspectos que puedan
servir de criterio para definir los alcances de la auditora que se est
planificando.
Visita Preliminar:
Se debe efectuar una visita preliminar a la entidad a auditar, con el objeto de
solicitar informacin y documentacin (financiera, legal, manuales, entre otros),
que servir de base para la planificacin. Esta visita se debe hacer con personal
responsable de las principales reas de la entidad, dependiendo de la cobertura
de la auditora (Tesorera, Presupuesto, Finanzas AFIM-, Contabilidad,
Recursos Humanos, Departamentos Tcnicos, entre otros).
Programa para la Obtencin de Informacin y Documentacin:
Se debe elaborar un programa que sirva de gua para asegurarse que se
obtendr la informacin y documentacin necesaria, que servir de base para la
planificacin.
Toda la informacin y documentacin requerida, servir para actualizar el
archivo permanente, de acuerdo a la Gua del Archivo Permanente.
Papeles de Trabajo:
Para dejar constancia del trabajo efectuado en la visita preliminar, se deben
elaborar papeles de trabajo de acuerdo a la metodologa establecida por la

141

Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Contralora General de Cuentas.

5.

6.

Como resultado de la visita preliminar, y para establecer el grado de eficiencia y


efectividad en la salvaguarda de los recursos de la entidad a auditar, la
confiabilidad de la informacin financiera, tcnica y administrativa, as como de
los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las transacciones,
se debe efectuar una revisin y anlisis preliminar del control interno.
La evaluacin preliminar del control interno, es un procedimiento necesario para
identificar las posibles reas crticas, y definir la naturaleza, oportunidad y
alcance de los procedimientos de auditora, para lo cual se debe seguir el
siguiente procedimiento:
Programa de Auditoria:
Este programa contendr una gua del trabajo a efectuar para la evaluacin
preliminar del control interno.
En el Programa de Auditora se incluyen los Medios de Evaluacin que pueden
utilizarse, siendo estos:
Medios de Evaluacin:
Cuestionarios de Control Interno:
Consisten en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor,
los cuales incluyen preguntas sobre los aspectos bsicos de la organizacin,
operacin, proceso u otro tipo de control y registro a evaluar.
Flujogramacin del Control Interno:
Consiste en la esquematizacin de la organizacin, operacin, proceso u otro
tipo de control y registro a evaluar. Este medio de evaluacin proporciona una
imagen de las operaciones mostrando su naturaleza, secuencia de los
procesos, divisin de responsabilidades, fuentes y distribucin de documentos,
tipos y situacin de los registros y archivos.
Narracin de Procedimientos:
Consiste en la explicacin por escrito de los procedimientos seguidos en la
ejecucin de las operaciones sujetas a revisin.
Otros:
De acuerdo a la naturaleza de las operaciones y antecedentes del ente pblico,
se podr utilizar una combinacin de los medios descritos en los puntos
anteriores.
Posibles reas Crticas:
Del resultado de la evaluacin preliminar del control interno, se debern
identificar posibles reas crticas que servirn de base para determinar el
alcance de la auditora y optimizar el uso de los recursos.
PROGRAMAS DE AUDITORA:
El Programa de Auditora es una relacin ordenada de procedimientos a ser
aplicados en la ejecucin de la auditora, que permite obtener la evidencia
suficiente, competente y pertinente para alcanzar los objetivos establecidos en
la planificacin especfica. Ayuda a desarrollar el trabajo con pasos especficos
para alcanzar los objetivos planteados, sirve de gua en la aplicacin de los
procedimientos de auditora y en la obtencin de evidencia y asegura la
aplicacin de los procedimientos mnimos, para alcanzar el grado requerido de
calidad de la auditora.
Para cada auditora, deben prepararse programas especficos o a la medida,

142

Asesor Legal
Jefe Asesora Jurdica

Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

que incluyan objetivos y procedimientos aplicables a las muestras establecidas.


Los programas de auditora deben elaborarse de acuerdo al siguiente
procedimiento:
Formato Contenido del encabezado:
ndice: Sirve para identificar el Programa y se ubica en la parte superior
derecha y corresponde al ndice del rea o cuenta a examinar.
Identificacin: Comprende: a) El nombre del documento a que se refiere
PROGRAMA DE AUDITORA, y b) El nombre de la unidad a auditar.
Entidad: Comprende el nombre completo de la unidad a examinar.
rea o Cuenta: Identifica el rea o cuenta a examinar.
Tipo de Auditora: Identifica el tipo de auditora que se va a efectuar.
Perodo: Identifica el perodo bajo examen.
No.: Identifica un nmero correlativo que se debe seguir de acuerdo al cuerpo
del programa.
Descripcin: Es la seccin donde se describe la definicin, objetivos y
procedimientos.
Ref. P/T: Sirve para hacer referencia a los papeles de trabajo en donde se
encuentra el trabajo efectuado, segn el procedimiento indicado en el programa.
Hecho por: Conforme el auditor municipal va concluyendo cada prueba de
acuerdo a los procedimientos indicados en el programa, debe firmar en este
espacio.
Fecha: El auditor municipal, debe anotar la fecha en que ha concluido la prueba
simultneamente despus de haber firmado en el espacio de Hecho por.
Revisado por: El Supervisor debe firmar como evidencia de haber revisado el
paso del programa.
Fecha: El Supervisor debe anotar la fecha en que efectu la revisin.
Cuerpo del Programa: El cuerpo del programa debe contener:
Definicin:
Se refiere a la descripcin del rea o cuenta a examinar (de acuerdo al manual
de clasificaciones presupuestarias, manual contable, organizacin de la entidad,
ley, reglamento, etc.).
Objetivos:
Son los objetivos especficos que se desean alcanzar de acuerdo a la
planificacin especfica.
Procedimientos:
Son los procedimientos de auditora que se aplicarn en el anlisis o evaluacin
del rea o cuenta bajo examen, segn el tipo de auditora y de acuerdo a los
objetivos especficos establecidos. Los procedimientos se deben definir de la
siguiente forma:
Alcance:
Aqu se define el alcance del trabajo a desarrollar de acuerdo a la
planificacin especfica y objetivos establecidos.
Seleccin de la Muestra:
De acuerdo al alcance definido, aqu se hace mencin al criterio seguido
para la seleccin de la muestra, la cual se debe efectuar en una cdula de
trabajo por aparte, en la que se deben incluir el criterio, clculos y fuentes
de evidencia que se utilizaron para su seleccin. En el respectivo programa
se debe hacer referencia a sta cdula.
Trabajo a Desarrollar:

143

Aqu se definen las tcnicas y procedimientos de auditora a seguir para ejecutar


el trabajo del rea o cuenta bajo examen, el que debe comprender:
a. La obtencin de evidencia (informacin financiera, leyes, reglamentos,
normas, manuales, organigramas, confirmaciones, circularizaciones,
contratos, convenios, documentos, etc.) que servir para el anlisis,
verificaciones, etc.
b. Detalle paso por paso del trabajo que se debe efectuar a travs de las
pruebas de auditora, que permitirn obtener evidencia suficiente,
competente y pertinente, para satisfacerse sobre la razonabilidad de las
cifras del rea o cuenta examinada o sobre lo adecuado del control interno
de un proceso, una actividad, etc. y emitir la opinin correspondiente.
Para una adecuada seleccin de procedimientos de auditora, se pueden utilizar
las siguientes tcnicas:
Estudio General:
Consiste en la apreciacin de las caractersticas generales de la Unidad o
Direccin, su informacin financiera y los aspectos importantes que puedan
requerir especial atencin, de acuerdo a los factores de riesgo identificados en
la planificacin especfica.
Anlisis:
Consiste en identificar, clasificar y agrupar los distintos elementos que forman
un rea o cuenta dentro de la informacin financiera y operacional de la unidad.
Inspeccin:
Consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles. La inspeccin
de registros y documentos proporciona la evidencia de diversos grados de
confiabilidad, dependiendo de su naturaleza y fuente, as como de la eficacia de
los controles internos probados a lo largo de la ejecucin del trabajo.
Confirmacin:
Consiste en solicitar, generalmente por escrito, a una persona institucin ajena a
la unidad, que informe sobre la validez, correccin o incorreccin de los datos
que se le envan, proporcionando los datos de conformidad con sus registros de
informacin.
Investigacin:
Consiste en buscar una informacin adecuada recurriendo a personas de otras
disciplinas, dentro o fuera de la unidad. Las investigaciones pueden abarcar
preguntas escritas dirigidas a terceros o entrevistas informales con personal de
la unidad y las respuestas recibidas, proporcionan nuevos datos o bien
proporcionan evidencia adicional para corroborar una existente.
Clculo:
Esta tcnica se refiere a la verificacin matemtica de los datos y montos, con el
objeto de asegurar que las operaciones realizadas y las cifras presentadas sean
razonables. Estos clculos pueden ser individuales, en el caso de examen
aislado de documentacin o globales en el caso de transacciones voluminosas;
cuando se realicen clculos globales y se presenten diferencias significativas,
stas deben investigarse.
Revisin Analtica:
Consiste en estudiar razones y tendencias financieras significativas, as como
en investigar fluctuaciones y partidas poco usuales.
Declaracin:

144

Es el aseguramiento de la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la


firma de una autoridad o profesional competente interno o externo.
Observacin:
Consiste en evaluar y examinar el proceso o procedimientos que se realizan
dentro de la unidad. Por ejemplo, observacin de la toma fsica de inventarios,
arqueos de efectivo y valores, pago de nminas, entre otros.
Fechas y Firmas de Responsabilidad:
El Programa de Auditora debe llevar firma y fecha en que se realiz la prueba o
examen por parte del auditor municipal, firma y fecha en que fueron revisados
los papeles de trabajo por parte del supervisor, fecha y firma en que se revis el
programa por parte del encargado y la aprobacin del programa por parte del
supervisor, previo a iniciar las pruebas.

7.

8.

9.

10.

PROCESO DE ELABORACIN:
Para un adecuado proceso de elaboracin de los Programas de Auditora, se
debe observar la metodologa establecida en el programa de Auditora.
AUTORIZACIN Y APROBACIN:
Una vez elaborado el Programa de Auditora, debe ser revisado y autorizado por
el Supervisor y aprobado por el Director de Auditora Municipal.
EJECUCIN DEL PROGRAMA:
De acuerdo al Cronograma definido en la Planificacin Especifica, los
programas son distribuidos a cada auditor municipal nombrado para la ejecucin
de la auditora, para lo cual se debe observar la metodologa establecida para la
Ejecucin de la Auditora Municipal.
SUPERVISIN:
La ejecucin de la auditora municipal, debe ser apropiadamente supervisada a
efecto de orientar y evaluar permanentemente las actividades del encargado y
de los auditores municipales, para asegurar la calidad tcnica y profesional del
trabajo y cumplir con los objetivos propuestos, de manera eficiente, efectiva y
econmica.

145

Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Elaborar la Gua General


para la Planificacin
Especifica
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Inicio

Desarrolla estrategia para la


ejecucin del trabajo de la
Auditoria Municipal

Define con claridad el trabajo


a realizar y las metas a
alcanzar

Determina prioridades, tiempo


y recursos que considere
necesarios para ejecutar la
auditoria

Proporciona una gua de


cmo realizar la auditoria

Facilita el control sobre la


realizacin de la auditoria

Cumple adecuadamente con


las normas de Auditoria
Gubernamental

Cumplir con el proceso de


Elaboracin, Modificacin,
Revisin, Autorizacin y
Aprobacin

Efecta revisin del Archivo


Permanente para
familiarizarse

Adquiere conocimiento
general de la entidad a auditar
en todos sus aspectos

Efecta revisin y examina el


informe de la Auditoria
anterior

146

Elaborar la Gua General


para la Planificacin
Especifica
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Realiza visita preliminar a la


entidad a auditar y solicita
informacin y documentacion

Elabora programa que sirva


de gua para asegurarse que
e obtendr la informacin y
documentacin necesaria, que
servir de base para la
planificacin

La informacin y
documentacin requerida
servir para actualizar el
Archivo Permanente

Elabora papeles de trabajo de


acuerdo a la metodologa
establecida por la Contralora
General de Cuentas para
dejar constancia

Establece el grado de
eficiencia y efectividad en la
salvaguarda de los recursos
de la entidad a auditar

Efectua una revisin y anlisis


preliminar del control interno

Sigue el procedimiento para


realizar control interno

Elabora programa de auditoria


interna, de acuerdo a
procedimiento establecido

147

Elaborar la Gua General


para la Planificacin
Especifica
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Elaborado el programa de
Auditoria, debe ser revisado y
autorizado por el Supervisor y
aprobado por el Director de
Auditora Municipal

Ejecuta el programa de
acuerdo al cronograma
definido en la Planificacin
Especifica

Supervisa la ejecucin de la
Auditoria municipal

Fin

148

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Unidad de Auditora Interna

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Elaboracin de la gua general para la ejecucin de la Unidad

5 das

de Auditora Interna municipal

Descripcin General:
Es la elaboracin de la Gua General para la ejecucin de la Auditora Interna Municipal.
Usuarios:

Dependencias de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Que exista la Unidad o Direccin de Auditora Interna Municipal, debidamente creada y establecida por el Concejo Municipal
a travs del acuerdo respectivo. No. Acuerdo y fecha: Puntos Varios acta No. 52-2005 fecha 02-12-05.

Que el auditor interno, est debidamente nombrado por el Concejo Municipal, el cual puede ser contratado a tiempo
completo o parcial.

Que dentro del Plan Anual de Auditora Interna, debidamente autorizado por el concejo en el tiempo advertido por la ley,
estn previstas preferentemente las distintas actividades que ejecutar la auditora interna durante el proceso de labores a
realizarse en un periodo fiscal.

De acuerdo al tipo de auditora que se practicar y a la naturaleza de las funciones de la municipalidad, ser necesario
consultar las siguientes Leyes: Ley orgnica del presupuesto, Ley de contrataciones del Estado reglamentos, normas,
manuales de funciones, procedimientos, contratos administrativos, convenios, acuerdos, reglamento orgnico interno y
decretos, que estn vigentes para el perodo a examinar y afecten la entidad a auditar.
No.

Descripcin Secuencial
Consiste en orientar la ejecucin de la auditora con base en la planificacin

1.

especfica, a travs de la seleccin y aplicacin adecuada de tcnicas y


procedimientos que permitan obtener evidencia suficiente, competente y
pertinente, para cumplir con los objetivos de cada auditora.

149

Responsable
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

La ejecucin de la auditora comprende las siguientes actividades:

2.

Estudio y evaluacin del control interno

Evaluacin del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias

Actualizacin del archivo permanente

Supervisin del trabajo de auditora

Obtencin de evidencia

Elaboracin de papeles de trabajo

Archivo y custodia de papeles de trabajo

Comunicacin y acciones legales y administrativas ante la identificacin de

Auxiliar de Auditora

hallazgos.

Obtencin de la carta de representacin.

150

Elaboracin de la Gua
General para la Ejecucin
de la Auditora Interna
Municipal
Auditor Interno Auxiliar
de Auditora

Inicio

Selecciona y aplica
adecuadamente tcnicas y
procedimientos que permitan
obtener evidencia suficiente
para cumplir con los objetivos
de cada auditoria

Estudia y evala el Control


Interno

Evala el cumplimiento de
disposiciones legales y
reglamentarias

Actualiza el archivo
permanente

Supervisa el trabajo de
auditoria

Obtiene evidencias

Elabora papeles de trabajo

Archiva y custodia papeles


de trabajo

Comunica acciones legales y


administrativas ante la
identificacion de hallazgos

Obtiene la carta de
representacin

Fin

151

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Unidad de Auditora Interna

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Elaboracin de la gua general para la comunicacin de

5 das

resultados

Descripcin General:
Es la elaboracin de la Gua General para la comunicacin de resultado dentro de la Municipalidad de Santa Catarina P
Pinula.
Usuarios:

Dependencias de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Que exista la Unidad o Direccin de Auditora Interna Municipal, debidamente creada y establecida por el Concejo Municipal
a travs del acuerdo respectivo. No. ACUERDO Y FECHA: Puntos Varios acta No. 52-2005 fecha 02-12-05.

Que el auditor interno, est debidamente nombrado por el Concejo Municipal, el cual puede ser contratado a tiempo
completo o parcial.

Que dentro del Plan Anual de Auditora Interna, debidamente autorizado por el concejo en el tiempo advertido por la ley,
estn previstas preferentemente las distintas actividades que ejecutar la auditora interna durante el proceso de labores a
realizarse en un periodo fiscal.

De acuerdo al tipo de auditora que se practicar y a la naturaleza de las funciones de la municipalidad, ser necesario
consultar las siguientes leyes: Ley orgnica del presupuesto, Ley de contrataciones del Estado reglamentos, normas,
manuales de funciones, procedimientos, contratos administrativos, convenios, acuerdos, reglamento orgnico interno y
decretos, que estn vigentes para el perodo a examinar y afecten la entidad a auditar.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable

El Informe es el documento formal en el que el auditor expresa su opinin sobre


el resultado del examen realizado, de acuerdo a Normas de Auditora Interna
1.

Gubernamental.
Es el producto final de la ejecucin de una auditora, el cual contiene un
dictamen en el que se emite opinin sobre la razonabilidad de las cifras
presentadas en los estados financieros, sobre lo adecuado del control interno, la

152

Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

calidad de la gestin de una entidad, de un programa, proyecto, actividad, etc.


Contiene adems los hallazgos de tipo monetario, incumplimientos legales y
deficiencias de control interno y sus correspondientes recomendaciones.
Es un documento que se debe elaborar tcnicamente y con alta calidad
profesional, que permita tomar acciones correctivas necesarias en forma
oportuna a travs de las recomendaciones que se sealan en el mismo.
Para que la presentacin del informe de auditora, se realice en forma tcnica,
se debe utilizar el siguiente procedimiento:
Forma Escrita:
Los informes de auditora deben prepararse por escrito. El informe de auditora
2.

en forma escrita tiene como propsito comunicar los resultados del trabajo, para
garantizar el entendimiento de su contenido y las acciones correctivas
necesarias por parte de los responsables de la entidad auditada.
Utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible, tratando los asuntos en
forma concreta y concisa, lo que debe coincidir de manera exacta y objetiva con
los hechos observados.
El contenido debe suministrar suficiente informacin, que permita al usuario una
adecuada interpretacin de los resultados.
Para cumplir con lo anterior, la estructura y contenido del informe debe ser la
siguiente:

3.

Auditor Interno

Cartula

Resumen Gerencial

Contenido (ndice)

Antecedentes

Objetivos

Alcance

Dictamen

Estados Financieros

Notas a los Estados Financieros

Hallazgos Monetarios y de Incumplimiento de aspectos legales

Hallazgos de Deficiencias de Control Interno

Comentarios sobre el estado actual de los hallazgos y las

Auxiliar de Auditora

recomendaciones de auditoras anteriores.

Detalle de Funcionarios y Personal Responsable de la Entidad


auditada.

153

El contenido de cada informe de auditora debe ser discutido con los


4.

responsables de la entidad auditada, para asegurar la aceptacin de los


hallazgos y el cumplimiento de las recomendaciones.
Aprobacin y Presentacin:

5.

Una vez cumplido el proceso de revisin y aprobacin se procede a realizar la


entrega oficial del informe a la mxima autoridad de la entidad auditada y a la
Contralora General de Cuentas.
Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones:
La Unidad de Auditora Interna, peridicamente debe realizar el seguimiento del
cumplimiento de las recomendaciones de los informes de auditora emitidos,
para asegurarse que se aplicaron las acciones correctivas segn los acuerdos

6.

convenidos en la fase de discusin.


El incumplimiento de las recomendaciones en donde hay una accin correctiva
por hallazgos que llevaron a una accin legal o administrativa, dar lugar a la

Auditor Interno

aplicacin de sanciones administrativas o econmicas por parte de las

Auxiliar de Auditora

autoridades superiores de la entidad o de la Contralora General de Cuentas,


segn corresponda.
Confidencialidad:
El informe de auditora, por la naturaleza de la informacin incluida, debe ser
destinado para el uso de las entidades auditadas y por la Contralora General de
7.

Cuentas, y en los casos de irregularidades, por las instancias legales, segn sea
el caso.
Sin embargo, un informe de auditora sobre gestin pblica, debe ser accesible
a la ciudadana, para que conozca cmo se manejan los recursos del Estado,
producto de sus impuestos.
Documento Legal:

8.

El informe de auditora constituye un documento de aplicacin legal,


especialmente cuando los hechos encontrados son constitutivos de
responsabilidad penal, tales como denuncias, irregularidades, fraudes, etc.

154

Elaboracion de la Guia
General para la
Comunicacin de
Resultados
Auditor Interno Auxiliar
de Auditora
Inicio

Presenta informe de auditoria


para comunicar los
resultados del trabajo

El informe debe contar con la


informacin previamente
establecida

El contenido de cada informe


debe ser aceptado por la
entidad auditada y aceptar
los hallazgos y el
cumplimiento de las
recomendaciones

Cumplido el proceso de
aprobacin y presentacin se
procede a realizar la entrega
oficial del informe a la
mxima autoridad de la
entidad auditada y a la
Contralora General de
Cuentas

Da seguimiento al
cumplimiento de las
recomendaciones de los
informes de auditoria
emitidos

Confidencialidad, el informe
de auditoria, por la
naturaleza de la informacin
incluida, debe ser destinado
para el uso de las entidades
auditadas y por la Contralora
General de Cuentas

El informe de auditoria
constituye un documento de
aplicacin legal

Fin

155

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Unidad de Auditora Interna

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Revisin y evaluacin de expedientes por contrato de

Segn el caso

construccin de obras, adquisicin de bienes y/o suministros

Descripcin General:
La integracin de expedientes, para la ejecucin de obras, proyectos, adquisicin de bienes y/o suministros, es muy importante,
porque a travs de los mismos, se obtiene la informacin que indica los pasos que sirven de base para seleccionar los criterios
que sustentarn la planificacin especfica del proyecto.
En esta fase se identifica la existencia de polticas y controles internos claves, relacionados con diferentes aspectos de la actividad
institucional, un expediente en este caso, es el documento de soporte que sirve de base para sustentar la inversin municipal.
Usuarios:

Dependencias de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:
Cuando se trate de un proyecto u obra especfica, es necesario tener presente lo siguiente:

Conocer la ubicacin geogrfica del proyecto

Conocer la legislacin y normas aplicables

Identificar controles internos inexistentes o deficientes

Identificar desviaciones o incumplimientos importantes de los objetivos y metas

Identificar reas crticas o de riesgo

Conocer los sistemas operativos y de informacin en ejecucin

Obtener informacin estadstica

Aplicar procedimientos analticos de revisin en el proyecto

Identificar actividades sustantivas

Conocer el ambiente de control

Conocer el pago de las estimaciones

Verificar las rdenes de cambio

Verificar las rdenes de trabajo suplementario

Verificar los trabajos extras

Revisar saldos finales o valor real del proyecto

156

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Revisa que el Perfil del Proyecto el cual contenga lo siguiente:

Formulario de identificacin general de una iniciativa de inversin que forma


capital fijo.

1.

Proyecto que forma capital fijo indicadores por etapas.

Programacin de inversiones y solicitud de financiamiento por etapas.

Perfil del proyecto cdigo SNIP.

Plano de Localizacin del proyecto u obra.

Planos de ubicacin del proyecto u obra.

Estudio hidrogeolgico.

Especificaciones Tcnicas del Proyecto.

Presupuesto del Proyecto u obra.

Cronograma del Proyecto

Evaluacin ambiental.

Planos de construccin del Proyecto.

Aspectos legales: Contiene la certificacin de acreditamiento, Punto

Auditor Interno

resolutivo del concejo municipal y acuerdo de la Junta Electoral del

Auxiliar de Auditora

Departamento de Guatemala, donde se especifica la toma de posesin del


cargo del seor alcalde.
2.
3.

Punto Resolutivo o Aprobacin del Perfil del proyecto por parte del concejo
Municipal y/o seor Alcalde.
Convenio de cofinanciamiento para ejecucin de Proyectos u obras del aporte a
los concejos departamentales de desarrollo (Cuando Proceda).
La municipalidad se obliga por el acto anterior a aperturar una cuenta bancaria
especfica a nombre del proyecto.

2 das despus de recibido el aporte se debe remitir copia del depsito


monetario con el fin de adjuntarlo al expediente. La cuenta ser

4.

mancomunada firmar la presidenta del concejo departamental de


desarrollo y el alcalde del municipio.

Fotocopia de cheque y forma 7B por el 20% de anticipo recibido por


tesorera de parte del concejo departamental de desarrollo (cuando
proceda).

Pedido suscrito por el jefe de la oficina, que corresponda, que justifique la


necesidad de la compra o contratacin de los bienes, suministros, obras o
5.

servicios. (Trmite Interno)

Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Para ejecutar la Obra Pblica se debe contar con la Bitcora autorizada por la
Contralora General de Cuentas.

157

6.

Bases de Cotizacin

7.

Solicitud de Aprobacin Bases de Cotizacin

8.

Aprobacin de las Bases de Cotizacin.

9.

Publicacin del Concurso Pblico (Guatecompras).

10.

Agrega documentos al concurso.

11.

Invitaciones de Participacin

12.

Orden de los requisitos de las bases de cotizacin (Copia adjunta).

13.

Ofertas
Integracin de la Junta de Cotizaciones (Artculos 10, 12, 16de la ley de

14.

contrataciones del Estado, 14, 15, 16, 17 del reglamento de la citada ley, 52, 53
del Cdigo Municipal.

15.

Cuadro de Adjudicacin.

16.

Acta de Adjudicacin.

17.

Punto resolutivo de adjudicacin de la Junta de Cotizaciones.

18.

Solicitud a Asesora Jurdica para emitir Dictamen de Adjudicacin.

19.

Dictamen de Adjudicacin emitido por asesora jurdica.

20.

Nota de evacuacin de dictamen de asesora.

21.

Solicitud ante Secretara para Aprobacin de Adjudicacin.

22.

Aprobacin de Adjudicacin por parte de alcalda.

23.

Notificacin a Oferentes

24.

Publicacin del Listado de Oferentes.

158

25.

Publicacin de la Evaluacin.

26.

Publicacin de la Finalizacin del Concurso.

27.

Elaboracin de la Minuta del Contrato Administrativo de obra.


Auditor Interno

28.
29.
30.

Solicitud de Aprobacin de la Minuta ante la Asesora Jurdica.


Providencia que hace constar que la minuta ha sido revisada y debidamente
aprobada.
Contrato Administrativo de Obra y/o Escritura Pblica del contrato de la obra
relacionada (todas las hojas deben estar debidamente firmadas y selladas).

31.

Fianza de Cumplimiento ( Clase C-2 x 10 % )

32

Fianza de Anticipo ( Clase C-5 x 20 % )

33.

Solicitud para aprobacin del contrato.

34.

Publicacin del contrato de un concurso en Guatecompras.

35

Aprobacin del Contrato Administrativo por parte de alcalda.

36.
37.

Auxiliar de Auditora

Notificacin al oferente ganador de la aprobacin del contrato y aviso de quin


ser el supervisor del proyecto.
Carta de nombramiento del supervisor del proyecto.
Carta del oferente notificando fecha para el inicio de la Obra, programa de

38.

trabajo e inversin y nombramiento del superintendente responsable del


proyecto.

39.

Programa de trabajo e inversin.

40.

Carta de aceptacin, revisin y aprobacin del programa.

41.
42.
43.

Orden de Compra y Pago para cancelar el anticipo del 20% Sobre el Valor total
aprobado para la obra.
Factura por el 20% del anticipo.
Fotocopia del cheque de anticipo 20% y datos personales de quien recibi el
pago.

159

Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

44.

Acta de inicio de obra.

45.

Carta del oferente para solicitud de cambios (Cuando sea necesario).

46.

Nota de autorizacin de cambios.

47.

Resolucin y aprobacin de la autorizacin de cambios por parte del alcalde.

48.

Orden de trabajo suplementario (Cuando se necesario).

49.

Resolucin y aprobacin de la orden de trabajo suplementario por parte del


alcalde.

50.

Nota informativa adjuntando nuevo programa de trabo e inversin.

51.

Nuevo programa de trabajo e inversin.

52.

Documento de aviso que el nuevo programa fue revisado y aprobado.

53.

Acuerdo de trabajo extra (Cuando proceda).

54.

Resolucin y aprobacin de trabajo extra por parte de alcalda.

55.

Carta de emisin del nuevo programa de trabajo

56.

Nuevo programa de trabajo e inversin

57.

Carta de confirmacin de aprobacin del nuevo programa de trabajo.

58.

Perfil estratgico (Cuando se trata de una perforacin de pozo).

59.

Datos de la prueba de bombeo

Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

60.

Informe de anlisis de microbiologa

61.

Informe de anlisis de agua potable

62.
63.

Pago de la primera o nica estimacin

Carta de aviso de finalizacin del proyecto (Cuando se trata de nica

160

estimacin).

64.
65.
66.
67.
68.
69.
70.
71.

Carta de trabajos recibidos de conformidad por el supervisor del proyecto y


traslado al seor Alcalde.
Informe de la estimacin
Acuerdo de alcalda para la integracin de la comisin receptora y liquidadora.
(Art.9, 55, 56 y 57 L. de Cont. 30,31 del Rrg.).
Acta de recepcin
Fianza de conservacin de la Obra (Clase C-3)
Por el 15% sobre el monto pactado al inicio.
Fianza de pago de saldos deudores (Clase C-5)
Por el 5% sobre el monto pactado al inicio.
Acta de liquidacin del proyecto
Carta de informacin de haber cumplido con la comisin receptora y liquidadora
en la labor referida

72.

Informe de la comisin receptora liquidadora

73.

Aprobacin de la liquidacin del proyecto

74.

Orden de Compra, para efectos de pago

Auditor Interno

Finiquitos: Aprobada la liquidacin como lo establece el artculo 57 de la ley, se


75.

otorgar finiquito recproco entre las partes, que los libera de sus obligaciones,
Salvo lo dispuesto en artculo 67.

161

Auxiliar de Auditora

Revisin y Evaluacin de
expedientes por Contrato
de Construccion de Obras,
Adquisicin de Bienes y/o
Suministros
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Inicio

Revisa que el perfil del


Proyecto contenga los
requisitos establecidos

Aprobacin del Perfil del


Proyecto por parte del
Concejo Municipal y/o Seor
Alcalde

Convenio de
cofinanciamiento para
ejecucin de proyectos u
obras del aporte a los
Concejos Departamentales
de Desarrollo

La Municipalidad se obliga a
aperturar una cuenta
bancaria especifica a nombre
del Proyecto

Pedido suscrito por el Jefe de


la oficina que corresponda,
que justifique la necesidad de
la compra o contratacin de
los bienes, suministros, obras
o servicios

Para ejecutar la obra Publica


se debe contar con la
Bitcora autorizada por la
Contralora general de
Cuentas

Bases de Cotizacin

162

Revisin y Evaluacin de
expedientes por Contrato de
Construccin de Obras,
Adquisicin de Bienes y/o
Suministros
Auditor Interno Auxiliar
de Auditora

Solicitud de Aprobacin de
Bases de Cotizacin

Aprobacin de las Bases de


Cotizacin

Publicacin del Concurso


Pblico

Agregar documentos al
Concurso

Invitaciones de Participacin

Orden de los requisitos de


las bases de cotizacin

Ofertas

Integracion de la Junta de
Cotizaciones

Cuadro de Adjudicacin

Acta de Adjudicacin

Punto resolutivo de
adjudicacin de la Junta de
Cotizaciones

163

Revisin y Evaluacin de
expedientes por Contrato
de Construccin de Obras,
Adquisicin de Bienes y/o
Suministros
Auditor Interno Auxiliar
de Auditora

Solicitud a Asesora Jurdica


para emitir Dictamen de
Adjudicacin

Dictamen de Adjudicacin
emitido por Asesora Juridica

Nota de Evacuacin de
Dictamen de Asesora

Solicitud ante Secretaria para


Aprobacin de Adjudicacion

Aprobacin de Adjudicacin
por parte de Alcalda

Notificacion a oferentes

Publicacion del listado de


Oferentes

Publicacin de la Evaluacin

Publicacin de la finalizacin
del Concurso

164

Revisin y Evaluacin de
expedientes por Contrato
de Construccin de Obras,
Adquisicin de Bienes y/o
Suministros
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Elaboracin de la minuta del


Contrato Administrativo de
obras

Solicitud de Aprobacin de la
Minuta ante la Asesora
Juridica

Providencia que hace constar


que la minuta ha sido
revisada y debidamente
aprobada

Contrato Administrativo de
Obra y/o Escritura Publica
del contrato de la obra
relacionada

Fianza de Cumplimiento

Fianza de Anticipo

Solicitud de Aprobacin del


contrato

Publicacin del Contrato de


un concurso en
Guatecompras

Aprobacin del Contrato


Administrativo por parte de
Alcalda

165

Revisin y Evaluacin de
expedientes por Contrato
de Construccin de Obras,
Adquisicin de Bienes y/o
Suministros
Auditor Interno Auxiliar
de Auditora

Notifica al oferente ganador


de la aprobacin del contrato
y aviso de quien sera el
Supervisor del Proyecto

Carta de nombramiento del


Supervisor del Proyecto

Carta del Oferente


notificando la fecha para el
inicio de la obra, programa
de Trabajo e Inversin y
nombramiento del
superintendente responsable
del proyecto

Programa de Trabajo e
Inversin

Carta de aceptacin, revisin


y aprobacin del programa

Orden de compra y pago


para cancelar el anticipo del
veinte por ciento sobre el
valor total aprobado para la
obra

Factura por el 20% del


anticipo

166

Revisin y Evaluacin de
expedientes por Contrato
de Construccin de Obras,
Adquisicin de Bienes y/o
Suministros
Auditor Interno Auxiliar
de Auditora

Fotocopia el cheque de
anticipo y datos personales
de quien recibi el pago

Acta de inicio de Obra

Carta del Oferente para


solicitud de cambio

Nota de autorizacin de
cambios

Resolucin y aprobacin de
la autorizacin de cambios
por parte del Alcalde

Orden de trabajo
suplementario

Resolucin y aprobacin de
la orden de trabajo
suplementario por parte del
Alcalde

Nota informativa adjuntando


nuevo programa de trabajo e
inversion

Documento de aviso que el


nuevo programa fue revisado
y aprobado

167

Revisin y Evaluacin de
expedientes por Contrato
de Construccin de Obras,
Adquisicin de Bienes y/o
Suministros
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Acuerdo de trabajo extra

Resolucin y aprobacin de
trabajo extra por parte de
Alcalda

Carta de emisin del nuevo


programa de trabajo

Nuevo programa de trabajo e


inversion

Carta de confirmacin de
aprobacin del nuevo
programa de trabajo

Perfil estratgico (Perforacin


de pozo)

Datos de la prueba de
bombeo

Informe de anlisis de
microbiologa

Informe de analisis de agua


potable

Pago de la primera o nica


estimacin

168

Revisin y Evaluacin de
expedientes por Contrato
de Construccin de Obras,
Adquisicin de Bienes y/o
Suministros
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Carta de aviso de finalizacin


del proyecto

Carta de trabajos recibidos


de conformidad por el
supervisor de Proyecto y
traslado al Seor Alcalde

Informe de la estimacin

Acuerdo de Alcalda para la


integracin de la Comisin
receptora y liquidadora

Acta de recepcin

Fianza de Conservacin de
la Obra

Fianza de pago de saldos


deudores

Carta de aviso de finalizacin


del proyecto

Acta de liquidacin del


proyecto

169

Revisin y Evaluacin de
expedientes por Contrato
de Construccin de Obras,
Adquisicin de Bienes y/o
Suministros
Auditor Interno Auxiliar
de Auditora

Carta de informacin de
haber cumplido con la
comisin receptora y
liquidadora en la labor
referida
Informe de la Comision
receptora liquidadora

Aprobacin de la liquidacin
del proyecto

Orden de compra para


efectos de pago

Finiquitos

Fin

170

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Unidad de Auditora Interna

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Evaluacin de rdenes de compra y pago

5 minutos

Descripcin General:
El uso y descripcin del formulario tiene como finalidad tramitar la adquisicin de bienes, servicios, materiales y equipos a un
determinado proveedor, afectando diferentes renglones de una misma categora programtica, para el cumplimiento de las metas
de la municipalidad.
Sirve adems como documento de soporte en los diferentes momentos del gasto: Compromiso, devengado y pagado en el
SIAFITO MUNI, SIAF MUNI y/o SICOIN WEB.
Usuarios:

Dependencias de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Cuando se trate de la adquisicin de bienes, materiales, suministros y/o servicios, es necesario tener presente lo siguiente:

Que exista un formulario debidamente autorizado por la contralora General de Cuentas.

Que tenga su nmero correlativo visible con el fin de tener una referencia interna del documento mencionado.

Que las cotizaciones presentadas, se encuentren debidamente autorizadas por la autoridad superior.

Que el formulario, se encuentre debidamente autorizado con los nombres y firmas de los responsables del proceso de
compras.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Se verifica el nombre del proveedor, en donde se consigna el nombre


personal o comercial.

1.

Se verifica la direccin comercial del proveedor.

Se verifica la fecha, da, mes y ao en que se elabora el formulario.

Se verifica el rgimen de pagos de impuesto sobre la renta a la que est


afecto el proveedor.

Se verifica que los Bienes Materiales, Suministros y Servicios a adquirir


correspondan al rubro normal de operaciones del proveedor.

171

Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

En la columna de cantidad se verifica la cantidad de unidades solicitadas.

Se verifica la unidad de medida que se utiliza en los productos o servicios


que se adquieren.

Se procede a los clculos matemticos.


Se verifica el valor unitario que corresponda a cada unidad, de los
productos o servicios a adquirir.
Se verifica el valor total que resulta de multiplicar el nmero de unidades a
recibir por el valor unitario de cada una, esta columna ser sumada en
forma vertical, para obtener el valor total de la recepcin, que debe ser igual
2.

al monto de la factura que extienda el proveedor.


Se verifica el cdigo programtico, el cual ser llenado por el encargado de
presupuesto a solicitud del encargado de compras, lo cual suceder slo en

Auditor Interno

aquellos casos en los que no haya existencia de bienes, materiales y

Auxiliar de Auditora

suministros en el almacn y su adquisicin se tenga que hacer por medio de


orden de compra.
Se verifica el rengln presupuestario consignado por parte de la unidad de
presupuesto, el nmero de rengln que se afecte con la compra.
3.

Si el documento objeto de revisin llena los pasos establecidos, se firma y sella


para que contine con su trmite posterior.
Si el documento objeto de revisin no llena los pasos establecidos, no se firma

4.

y se devuelve al interesado para su reelaboracin para lo cual se elabora una


nota de devolucin.

172

Evaluacin de Ordenes de
Compra y Pago
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Inicio

Verifica el nombre del


Proveedor, en donde se
consigna el nombre personal
o comercial

Verifica la direccin
comercial del Proveedor

Verifica la fecha, dia, mes, y


ao en que se elabora el
formulario

Verifica el rgimen de pagos


de impuesto sobre la renta a
la que esta afecto el
Proveedor

Verifica que los bienes


materiales, suministros y
servicios a adquirir
correspondan al rubro normal
de operaciones del
proveedor

Verifica la cantidad de
unidades solicitadas

Verifica la unidad de medida


que se utiliza en los
productos o servicios que se
adquieren

Procede a los calculos


matemticos

Verifica el valor unitario que


corresponda a cada unidad,
de los productos o servicios a
adquirir

173

Evaluacin de Ordenes de
Compra y Pago
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

Verifica el valor total que


resulta de multiplicar el
numero de unidades a recibir
por el valor unitario de cada
una

Verifica el cdigo
programtico, el cual ser
llenado por el encargado de
compras

Verifica el rengln
presupuestario consignado
por parte de la Unidad de
Presupuesto

Si el documento objeto de
revisin llena los pasos
establecidos, se firma y sella
para que continue con su
tramite posterior

Si el documento no llena los


pasos establecidos, no se
firma y se devuelve al
interesado para su
reelaboracin

Elabora una nota de


devolucin

Fin

174

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Unidad de Auditora Interna

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Registro, evaluacin fsica y medicin del tiempo en la

Segn cada caso.

ejecucin de obras por administracin


Descripcin General:
Son todos aquellos trabajos, obras y proyectos previamente definidos y planificados durante un periodo determinado que
ejecutar directamente, la municipalidad de Santa Catarina Pinula a travs de la direccin de obras, quin responsablemente debe
llevar registro y control de la calidad y cantidad de materiales utilizados en la construccin de cada proyecto desde su inicio hasta
su finalizacin, de manera que sea fcil establecer el costo real de cada obra, el porcentaje de avance fsico del trabajo y el tiempo
empleado en el mismo.
La Direccin de obras, es la encargada de evaluar a travs de los supervisores o maestros de obra nombrados para el efecto, los
procedimientos utilizados para el control, registro y consumo de materiales en obra.
Usuarios:

Dependencias de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Que exista La Direccin de Obras Municipales, debidamente creada y establecida por el Concejo Municipal a travs del
acuerdo respectivo.

Que exista, una planificacin adecuada de las obras a ejecutar por parte de la Direccin por mnimas que sean.

Que cada obra o proyecto, sea debidamente identificado por su nombre.

Que cada obra o proyecto, posea un costo estimado o probable del mismo.

Que cada obra o proyecto, cuente con un presupuesto debidamente autorizado por el honorable concejo municipal, para
evitar procedimientos ilegales de fraccionamiento en compras.

No mezclar gastos de mantenimiento de obras, con los gastos directos de un proyecto especfico.

Adjuntar en cada obra o proyecto por administracin municipal, los documentos necesarios de respaldo, con el objeto de
cumplir con lo establecido en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, el cual instituye literalmente en
el numeral 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualquiera sea su
naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde.

La documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos

175

legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendr la informacin adecuada, por cualquier
medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada obra en construccin por
administracin para facilitar su anlisis

Aplicar adecuadamente el manual de clasificaciones presupuestarias, el cual permite ejercer el control interno y externo
de las transacciones del sector pblico.

Dependiendo de la envergadura de la obra, se deben tener presente las leyes afines al proyecto, Ley de contrataciones
del estado, impacto ambiental, pruebas de laboratorio, etc.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Elaborar la ficha tcnica de proyectos por administracin:


Es un documento que permite identificar con claridad y transparencia los bienes
1.

y servicios que se adquieren internamente, las transferencias que se realizan y


las aplicaciones financieras previstas para la ejecucin de un proyecto
determinado.

2.

En la ficha tcnica, debidamente elaborada, (copia adjunta), se procede a


registrar y controlar todos los gastos del proyecto por rengln presupuestario.
La columna identificada como rengln: Sirve para facilitar el registro nico de

3.

todas las transacciones con incidencia econmica financiera que realizan las
instituciones pblicas, sirve como clasificador analtico o primario del sistema de

Auxiliar de Auditora

clasificaciones presupuestarias.
4.
5.

Auditor Interno

En la columna de Cantidad, se suscribir el acumulado de bienes, servicios y


materiales adquiridos para la construccin de la obra.
En la columna Descripcin/producto: Se registran las generalidades del
producto adquirido, para la construccin del proyecto.
En la columna Proveedor: Se suscribe la razn social, nombre del proveedor o

6.

casa comercial que suministr el bien o materiales empleados en la


construccin de la obra.
En la columna de OCP No.: Se registra, el nmero de la orden de compra y

7.

pago, (soporte interno), que se utiliz y autoriz para el trmite interno de


compra.

8.
9.
10.

En la columna identificada como Fecha: Se registrar el momento y fecha en


que se inici el trmite interno de compra.
En la columna Transferencias: Se registrarn los cambios efectuados como
producto de limitaciones y ampliaciones de presupuesto.
En la columna de Precio Unitario, se suscribir detalladamente, la integracin de
costos de todos y cada uno de los precios unitarios que se aplicarn a los

176

Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

diferentes conceptos o renglones de trabajo.

11.

Valor: En esta columna se asentarn numrica y exclusivamente, los gastos


efectuados en la obra o proyecto, por cualquier concepto.
En la columna identificada como Saldo: Se registrar el resultado final
disponible, el cual debera ser cero, si la planificacin fue acertada y con esto,

12.

se estara en capacidad de evaluar en qu rengln presupuestario, se centraliz


la mayor parte del gasto y en que producto, el avance fsico de la obra en
porcentajes, as como determinar el costo real del proyecto.

177

Registro, Evaluacin
Fsica y Medicin del
Tiempo en la Ejecucin de
Obras por Administracin
Auditor Interno Auxiliar
de Auditora

Inicio

Elabora Ficha Tcnica de


proyectos por administracin

Registra y controla todos los


gastos del proyecto por
rengln presupuestario

La columna identificada
como rengln, facilita el
registro nico de todas las
transacciones con incidencia
econmico financiera que
realizan las instituciones
publicas

En la columna cantidad
suscribir el acumulado de
bienes, servicios y materiales
adquiridos para la
construccin de la obra

En la columna Descripcin/
producto se registran las
generalidades del producto
adquirido para la
construccin del proyecto

En la columna proveedor se
suscribe la razn social,
nombre del proveedor o casa
comercial que suministro el
bien o materiales empleados
en la construccin de la obra

178

Registro, Evaluacin
Fsica y Medicin del
Tiempo en la Ejecucin de
Obras por Administracin
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora

En la columna OCP No.


Registra el numero de la
orden de pago que se utilizo
y autorizo para el trmite
interno de compra

En la columna identificada
como Fecha, registra el
momento y fecha en que se
inicio el tramite interno de
compra

En la columna
Transferencias, registra los
cambios efectuados como
producto de limitaciones y
ampliaciones de presupuesto

En la columna de Precio
Unitario, se suscribir
detalladamente la integracion
de costos de todos y cada
uno de los precions unitarios
que se aplicaran a los
diferentes conceptos o
renglones de trabajo

En la columna Valor, se
asentaran numerica y
exclusivamente los gastos
efectuados en la obra o
proyecto por cualquier
concepto

En la columna Saldo,
registrara el resultado final
disponible

Fin

179

Oficina Municipal de la Mujer

Supervisin de guarderas

Cursos Tcnicos de Capacitacin

Organizacin de Actividades a fines a la mujer

Orientacin a la Mujer en caso de ser vctima de violencia

180

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Oficina Municipal de la Mujer
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Supervisin de guarderas

30 minutos.

Descripcin General:
Es la realizacin de supervisin a las guarderas del Municipio con el objeto de establecer su condicin de funcionamiento.
Usuarios:

Oficina Municipal de la Mujer

Requisitos:

No.

Ninguno.
Descripcin Secuencial

1.

Asiste a cada una de las guarderas.

2.

Observa limpieza de nios e instalaciones.

3.

Verifica higiene en el rea de cocina y elaboracin de alimentos.

4.

Observa el trato de las madres cuidadoras hacia los nios

5.

Elabora informe de supervisin

181

Responsable

Oficina Municipal de la Mujer

Supervisin de Guarderas
Jefe Oficina Municipal
de la Mujer

Inicio

Asiste a cada una de


las guarderias

Observa limpieza de
nios e istalaciones

Verifica higiene en el
rea de cocina y
elaboracin de
alimentos

Observa el trato de las


madres cuidadoras
hacia los nios

Elabora informe de
Supervisin

Fin

182

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Oficina Municipal de la Mujer
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Coordinacin de jornadas para Guarderas

Segn el caso.

Descripcin General:
Es la realizacin de gestiones ante instituciones pblicas como privadas para crear beneficios en equipamiento y capacitacin a
personal de las guarderas del Municipio con el objeto de establecer su condicin de funcionamiento.
Usuarios:

Oficina Municipal de la Mujer

Requisitos:

Ninguno.

No.
1.
2.
3.
4.
5.

Descripcin Secuencial

Responsable

Elaboracin de instrumentos de evaluacin que identifiquen las debilidades y


fortalezas que caracterizan las guarderas.
Elaboracin de Proyecto para dar a conocer las debilidades y fortalezas de la
guardera.
Envo de proyecto a secretara para autorizacin del Seor Alcalde.

Oficina Municipal de la Mujer

Gestin para presentacin de proyecto a instituciones pblicas y privadas que


patrocinen el desarrollo del proyecto en las guarderas.
Se le da seguimiento al proyecto.
Se realiza y entrega un reconocimiento a la institucin que apoyo el proyecto.

183

Comunicacin Social y Protocolo

Coordinacin de Jornadas
para Guarderas
Jefe Oficina Municipal
de la Mujer

Inicio

Elaboracin de
instrumentos de
evaluacin.

Elaboracin de
FODA.
Envo de proyecto
a secretara para
autorizacin del
Seor Alcalde.
Gestin de
patrocinio..
Se entrega
reconocimiento a
la institucin que
patrocin..
Fin

184

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Oficina Municipal de la Mujer
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Cursos Tcnicos de Capacitacin

Segn el caso.

Descripcin General:
Cursos varios que se identifican de inters para la poblacin pinulteca.
Usuarios:

Vecinos (a) del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Fotocopio de DPI y/o Partida de Nacimiento.

Inscripcin Q. 25.00, segn sea la institucin de apoyo

No.
1.
2

Descripcin Secuencial
Elabora el programa anual de cursos.
Define duracin, contenido, fechas, horarios, nmero de participantes y centros
de capacitacin.

Oficina Municipal de la Mujer

Cuenta con materiales e insumos requeridos para el curso.

4.

Determina los recursos e insumos que sern necesarios durante los cursos.

Coordina con Alcalde Auxiliar el lugar para llevar a cabo la preinscripcin.

6.

Responsable

Elaboracin del audio para el parlanteo, publicacin en la pgina web y la


realizacin de la capsula informativa.

Comunicacin Social y Protocolo

7.

Elaboracin de afiches y volantes.

8.

Distribuye y coloca afiches y volantes.

9.

Requiere fotocopia de cedula de las (os) participantes.

Pilotos

185

Jefe Oficina Municipal de la Mujer

10.

Imparte un taller corto de motivacin.

11.

Procede a preinscribir.

12.

Cuenta con materiales e insumos requeridos para el curso.

13.

Entrega ficha de inscripcin a los participantes para su llenado.

14.

Lleva a cabo el taller de Lnea Base.

15.
16.
17.
18.

Elabora programacin de supervisin anual, en cursos de 6 meses se supervisa


2 veces durante el trimestre y en curso corto en el intermedio del mismo.
Realiza informe de supervisin y se enva a Coordinadora y Director de la
Direccin.
Elabora tabulacin/matriz general con el resultado de todas las supervisiones
por curso
Determina la fecha de las clausuras segn la duracin del curso

19

Elaboracin del Proyecto

20

Envo de proyecto a secretara para autorizacin del Seor Alcalde.

21

Coordina con instructor (a) la fecha y horario.

22

Coordinaciones varias
Servicios Pblicos y Desarrollo
Social

23

Solicitud del saln y la Marimba.

24

Verifica presupuesto y solicitud a travs de Caja chica para las refacciones.

25

Coordina equipo audiovisual, banderas y medios de comunicacin.

26

Elaboracin de invitaciones, diplomas y agenda.

27

Realiza el montaje del evento.

AFIM

Departamento de Comunicacin

186

Social

Cursos
Departamento de
Jefe Oficina Municipal
Comunicacin Social y
de la Mujer
Protocolo
Inicio

Elabora el programa
anual de cursos

Define duracin, contenido,


fechas, horarios, nmero
de participantes y centros
de capacitacin

Determina los recursos e


insumos que sern
necesarios durante los
cursos
Eelaboracin de audio para
el parlanteo, publicacin en
pagina web y realizacin de
capsula informativa

Publica en pagina web,


realiza la capsula
informativa, elaboracin de
audio y parlanteo

Elabora afiches y volantes

Distribuye y coloca afiches


y volantes

Coordina con Alcalde /


Auxiliar el lugar para llevar
a cabo la preinscripcin

Requiere fotocopia de
cedula de las (os)
participantes

Imparte un taller corto de


motivacin

187

Cursos Tcnicos
Jefe Oficina Municipal
de la Mujer

Jefe Departamento de
Relaciones Pblicas

Procede a inscribir
Cuenta con materiales e
insumos requeridos para el
curso
Entrega ficha de inscripcin
a los participantes para su
llenado

Lleva a cabo el taller de


Linea Base
Elabora programacin de
supervisin anual, en
cursos de 6 meses
supervisa dos veces
durante el trimestre, y en
curso corto en el intermedio
del mismo

Realiza informe de
supervisin y enva a
Coordinadora y Director de
la Direccin

Elabora tabulacin / matriz


general con resultados de
todas las supervisiones por
curso

Determina la fecha de las


clausuras segn la
duracion del curso

Coordina equipo
audiovisual, banderas y
medios de comunicacin

Coordina con instructor la


fecha y horario
Elabora invitaciones,
diplomas y agenda

Solicitud del saln y


marimba

Realiza el montaje del


evento

Verifica presupuesto y
solicitud a caja chica para
refacciones

Fin

Coordina las sillas

188

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Oficina Municipal de la Mujer
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Organizacin de Actividades afines a la Mujer

Segn el caso.

Descripcin General:
Es la realizacin de actividades que reconocen el esfuerzo de las mujeres pinultecas como eje primordial de la familia (Da
Internacional de Mujer, Da de la Madre y bazar de mujeres emprendedoras), brindndole un momento de sano esparcimiento en
el que se ofrecer distraccin sana y agradable, contribuyendo a elevar la autoestima y liderazgo.
Usuarios:

Oficina Municipal de la Mujer.

Requisitos:

Estar avecindadas en el Municipio de Santa Catarina Pinula.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Define duracin, contenido, fechas, horarios y nmero de participantes.

Elaboracin de proyecto segn la actividad que se llevara a cabo.

Envo de proyecto a secretara para autorizacin del Seor Alcalde.

4.

Determinar los recursos e insumos que sern necesarios durante la actividad.

5.
6.

Responsable

Oficina Municipal de la Mujer

Elaboracin y envo de instructivo a las direcciones Municipales que apoyaran el


evento.
Elaboracin del audio para el parlanteo, publicacin en la pgina web y la
realizacin de la capsula informativa.

Comunicacin Social y Protocolo

7.

Elaboracin de afiches y volantes.

8.

Distribucin y colocacin de afiches y volantes.

9.

Solicitud de saln y marimba

Pilotos
Servicios Pblicos y Desarrollo
Social y Econmico.

189

10.

Verifica presupuesto y solicitud a travs de Caja chica para las refacciones.

11.

Coordina equipo audiovisual, banderas y medios de comunicacin.

12.

Elaboracin de invitaciones, reconocimientos, diplomas y puntos de agenda.

13.

Realiza montaje del evento.

14.

Elaboracin de informe general segn el evento.

190

Oficina Municipal de la Mujer

Comunicacin Social y Protocolo

Oficina Municipal de la Mujer

Actividades afines a la Mujer


Jefe Oficina Municipal
de la Mujer

Jefe Departamento de
Comunicacin Social

Define logstica de la
actividad.
Elaboracin de proyecto
segn la actividad que se
llevara a cabo.
Envo de proyecto a
secretara para
autorizacin del Seor
Alcalde.
Determinar los recursos e
insumos que sern
necesarios durante la
actividad.
Elaboracin y envo de
instructivo a las direcciones
Municipales que apoyaran el
evento.

Elaboracin del audio para el


parlanteo, publicacin en la
pgina web y la realizacin de
la capsula informativa.

Elaboracin de afiches y
volantes.

Distribucin y colocacin
de afiches y volantes.

Solicitud de saln y
marimba

Verifica presupuesto y solicitud


a travs de Caja chica para las
refacciones.

Coordina equipo
audiovisual, banderas y
medios de comunicacin.

Elaboracin de
invitaciones,
reconocimientos, diplomas
y puntos de agenda.

Realiza el montaje del


evento

Fin

191

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Oficina Municipal de la Mujer
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Orientacin a la Mujer en caso de ser

Segn el caso.

Vctima de Violencia
Descripcin General:
Escuchar el problema, dar informacin dependiendo del problema, hacer reflexin a las mujeres, particularmente sobre lo que
desean hacer o resolver.
Usuarios:

Oficina Municipal de la Mujer.

Requisitos:

Presentar fotocopia de DPI y llenar ficha de registro.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Brindar atencin personal o va telefnica a la vctima.

Escuchar la problemtica que tiene la vctima.

3
4.
5.
6.

Solicitar fotocopia de documento de identificacin a la persona que requiere del


servicio.

Responsable

Oficina Municipal de la Mujer

Se le entrega a la persona que requiere de los servicios una ficha de registro,


para obtener datos que sern de utilidad para iniciar el proceso de orientacin.
Segn sea la problemtica que tiene la vctima, se le sugiere la institucin la
cual debe asistir.
Si el agresor golpea, es importante pedir una medida de proteccin para evitar

Institucin asignada

el maltrato.
Oficina Municipal de la Mujer e

7.

Es importante hacerle ver sus derechos a la persona afectada.

8.

Se le brinda seguimiento al caso.

Institucin asignada
Oficina Municipal de la Mujer

192

Orientacin a Mujer en caso de ser Vctima de


Violencia
Jefe Oficina Municipal
de la Mujer

Institucin

Brindar atencin personal o va


telefnica a la vctima.

Escuchar la problemtica
que tiene la vctima.
Solicitar fotocopia de
documento de
identificacin a la persona
que requiere del servicio.
Se le entrega a la persona que
requiere de los servicios una
ficha de registro, para obtener
datos que sern de utilidad
para iniciar el proceso de
orientacin.

Segn sea la problemtica


que tiene la vctima, se le
sugiere la institucin la cual
debe asistir.
Si el agresor golpea, es
importante pedir una
medida de proteccin para
evitar el maltrato.
Es importante hacerle ver
sus derechos a la persona
afectada.

Se le brinda
seguimiento al caso.

Fin

193

Juzgado de
Asuntos Municipales y de Trnsito

Denuncias al Juzgado

Predio municipal

Solvencia de asuntos municipales

Solvencia de trnsito

Inspeccin ocular para titulacin supletoria

Junta conciliatoria por colisin de vehculos

Infraccin al reglamento de construccin, urbanizacin y ornato

Certificacin de expediente

Acta de sindicatura

194

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Denuncias al Juzgado

30 minutos

Descripcin General:
Atencin al vecino de las denuncias que desea hacer en el Juzgado de Asuntos Municipales y Trnsito.
Usuarios:

Vecinos del Municipio

Requisitos:

Plantear la denuncia (escrita u oral).

La denuncia deber cumplir con los requisitos que seala el Artculo 167 del Cdigo Municipal

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Solicita al vecino que exponga el problema que quiere plantear al Juzgado.


1.

Establece si es competencia del Juzgado de Asuntos Municipales y o si se debe


remitir el caso al Juzgado jurisdiccional competente.
Proporciona al vecino un formulario de denuncia y deber llenar todos los datos
que se le requieren y entregarla en original y copias (dependiendo del nmero

2.

de personas que denuncia, mas una copia para el Juzgado), en base a lo que

Comisario

seala el Artculo 167 literal c del Cdigo Municipal, y copias de la misma para
notificar a todas las partes interesadas dentro del expediente o declarar ante
un oficial de trmite del Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito
Sella de recibida la denuncia y procede a formar expediente con un nmero

3.

correlativo asignado por el sistema de control de expedientes y se lo


proporcionar al denunciante.

4.

El oficial asignado procede a elaborar la primera resolucin la cual notificar en

Oficial de Trnsito

el momento al denunciante, dndole a partir de ese momento seguimiento al

Oficial de Construcciones

expediente.

Oficial de Denuncias Varias

Emite resolucin en la cual se corre audiencia por el trmino de cinco das


5.

hbiles a la o las personas denunciadas para que evacuen en relacin a los


hechos expuestos por la parte denunciante, pudiendo el Juez dentro de la

195

Juez de Asuntos Municipales


y de Trnsito

misma resolucin ordenar la realizacin de una diligencia con carcter de


urgencia o la suspensin de la ejecucin o acto denunciado cuando considere
que existe riesgo de producirse un dao eminente.
Con la evacuacin de la audiencia, resuelve ordenando los actos y/o diligencias
6.

que estime convenientes, solicitando informes tcnicos, dictmenes jurdicos e


inspecciones oculares, entre otros
Puede diligenciar un auto para mejor fallar, resuelve en un plazo que no exceda
de quince das hbiles, ordenando se lleve a cabo la realizacin de un acto o

7.

procedimiento necesario, o la imposicin de una multa

cuando se determina

que existe falta a las ordenanzas y reglamentos municipales; o procediendo a


ordenar el archivo de las actuaciones cuando se determina que no existieron
faltas correspondientes.

196

Juez de Asuntos Municipales


y de Trnsito

Denuncias al Juzgado

Comisario

Oficial de Trnsito
Juez de Asuntos Municipales
Oficial de Construcciones
y de Trnsito
Oficial de Denuncias Varias

Inicio

Solicita al vecino que


exponga el problema que
quiere plantear al Juzgado

Establece si es
competencia del Juzgado
de Asuntos Municipales y o
si se debe remitir el caso al
Juzgado Jurisdiccional
competente
Proporciona al vecino un
formulario de denuncia y
deber llenar todos los
datos que se le requieren y
entregarla en original y
copias
Sella de recibida la
denuncia y procede a
formar expediente con un
numero correlativo dado
por el sistema de control de
expedientes y se lo
proporciona al denunciante

Procede a elaborar la
primera resolucin la cual
notificara en el momento al
denunciante, dndole a
partir de ese momento
seguimiento al expediente

Emite resolucin en la cual


se corre audiencia por el
termino de cinco das
hbiles a la o las personas
denunciadas para que
evacuen en relacin a los
hechos expuestos por la
parte denunciante

Evacuada la audiencia,
resuelve ordenando los
actos y/o diligencias
convenientes, solicitando
informes, dictmenes e
inspecciones oculares,
entre otros

Puede diligenciar un auto


para mejor fallar

Fin

197

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Predio Municipal

2 horas

Descripcin General:
Servicio de resguardo y custodia de vehculos consignados por la Polica Nacional Civil y la Polica Municipal de Trnsito, as
como otros bienes consignados por parte de la Municipalidad
Usuarios:

Direccin de Polica Municipal de Trnsito.

Requisitos:

Orden de devolucin de vehculos emitido por el Organismo Judicial o el Ministerio Pblico.

Original y fotocopia de Cdula de Vecindad del interesado.

En caso que fuera una sociedad, copia del nombramiento de representacin legal.

El interesado efecta pago en las cajas de Tesorera Municipal de la tasa municipal en vigencia por el depsito del
vehculo en el predio municipal.

Solvencia de remisiones del vehculo consignado.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Requiere al interesado la orden de devolucin de vehculo emitido por el


Juzgado de Paz, o Juzgado de Primera Instancia del Ramo Penal o el oficio del
1.

Ministerio Pblico y dos fotocopias de la misma, verificando cuidadosamente


que la persona que retira el vehculo sea la misma que se encuentra en la orden
de devolucin de vehculo.

Oficial de Trnsito

Verifica que el vehculo no tenga multas pendientes, calcula el tiempo que lleva
2.

el vehculo en el predio y se le entrega al interesado orden de pago para que


cancele en la Tesorera Municipal, de acuerdo al plan de tasas municipal en
vigencia.

3.
4.

Una vez cancelada la orden de pago, firma la orden devolucin y se le entrega


al interesado.

Juez de Asuntos Municipales y de


Trnsito

El interesado se dirige con el encargado del predio del vehculo, quien le pone a

198

Agente Polica Municipal

la vista el peritaje realizado en la oportunidad que ingreso el vehculo al predio


para su confrontacin.
Con la orden de devolucin se le entrega el vehculo previo firma de recibido.
5.

Se archiva el expediente.

Oficial de Trnsito

199

Predio Municipal

Oficial de Trnsito

Juez de Asuntos
Municipales y de
Trnsito

Agente Polica Municipal

Una vez cancelada la


orden de pago, firma orden
de devolucin y se le
entrega al interesado

El interesado se dirige con


el encargado del Predio,
quien le pone a la vista el
peritaje realizado en la
oportunidad que ingreso el
vehculo al predio para su
confrontacin

Inicio

Requiere al interesado la
orden de devolucin de
vehculo emitido por el
Juzgado de Paz, o Juzgado
de Primera Instancia del
Ramo Penal o por el oficio
del Ministerio Publico y dos
fotocopias de la misma

Verifica que el vehculo no


tenga multas pendientes,
calcula el tiempo que lleva
el vehculo en el predio y
se le entrega al interesado
orden de pago para que
cancele en la Tesorera.

Con la orden de devolucin


se le entrega el vehculo
previo firma de recibido

Archiva el expediente

Fin

200

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Solvencia de asuntos municipales

5 minutos

Descripcin General:
Requisito que seala el Reglamento de Construccin, Urbanizacin y Ornato.
Usuarios:

Vecinos del Municipio.

Requisitos:

Cancelar en Tesorera Municipal la Tasa Municipal vigente.

No tener pendientes multas o asuntos por resolver en el Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Solicita el nombre de la persona que necesita la solvencia verificando si el


1.

inmueble se encuentra registrado en la Direccin de Catastro a travs de un


desplegado del Impuesto nico sobre Inmuebles.
Verifica en el control de expedientes internos si la persona interesada no tiene

2.

Comisario

ninguna multa pendiente o asunto por resolver.


Traslada la informacin al oficial de construcciones.

3.
4.

Entrega al interesado orden de pago para cancelar en la Tesorera Municipal la


tasa en vigencia.
Recibe informacin y elabora la solvencia del Juzgado de Asuntos Municipales y
de Trnsito.

Interesado
Comisario

Una vez el interesado ha efectuado el pago, se le entrega la solvencia


5.

debidamente firmada por el Juez de Asuntos Municipales y el oficial de


Comisario

Construcciones.
6.

Se procede a archivar copia de dicha solvencia.

201

Solvencia de Asuntos Municipales

Comisario

Interesado

Oficial de
Construcciones

Inicio

Solicita el nombre de la
persona que necesita la
solvencia verificando si el
inmueble se encuentra
registrado en la Direccin
de Catastro a travs de un
desplegado del IUSI

Verifica el control de
expedientes internos si la
persona interesada no tiene
ninguna multa pendiente o
asunto por resolver

Traslada informacin al
Oficial de Construcciones.
Entrega al interesado orden
de pago para cancelar en la
Tesorera Municipal

Cancela en Tesorera el
valor de la Solvencia
Municipal.
Entrega al Comisario.

Recibe informacin

Elabora solvencia del


Juzgado de Asuntos
Municipales y de Trnsito

Recibe solvencia

Traslada solvencia

Una vez efectuado el pago


por el interesado, se le
entrega solvencia
debidamente firmada por el
Juez de Asuntos
Municipales y el Oficial de
Construcciones

Procede a archivar copia


de dicha solvencia

Fin

202

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Solvencia de trnsito

5 minutos

Descripcin General:
Requisito establecido en el Reglamento de Trnsito.
Usuarios:

Vecinos del Municipio.

Requisitos:

Cancelar en Tesorera Municipal la Tasa vigente.

No tener pendientes multas o asuntos por resolver en el Juzgado de Asuntos Municipales y de Transito.

No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Solicita al vecino el nmero de placa del vehculo que necesita la solvencia de


trnsito.
Verifica en el control de expedientes internos si el vehculo tiene alguna
Comisario

infraccin pendiente de pago.


2.

Entrega al interesado orden de pago para cancelar en la Tesorera Municipal la


tasa en vigencia Traslada la informacin al oficial de trnsito para que proceda a
elaborar la solvencia de trnsito.

3.
4.
5.

Recibe informacin y elabora la solvencia de trnsito.

Oficial de Trnsito

Una vez el interesado ha efectuado el pago, se le entrega la solvencia


debidamente firmada por el Juez de Asuntos Municipales y el oficial de Trnsito.
Procede a archivar copia de dicha solvencia de trnsito.

203

Comisario

Solvencia de Trnsito

Comisario

Oficial de Trnsito

Inicio

Solicita al Vecino el nmero


de placa del vehculo que
necesita la solvencia de
trnsito

Verifica en el control de
expedientes internos si el
vehculo tiene alguna
infraccin pendiente de
pago.

Entrega al interesado orden


de pago para cancelar en
la Tesorera Municipal la
tasa en vigencia

Traslada informacin

Recibe informacin

Una vez el interesado ha


pagado, se le entrega
solvencia debidamente
firmada por el Juez de
Asuntos Municipales y el
Oficial de Trnsito

Procede a archivar copia


de dicha solvencia de
trnsito

Fin

204

Elabora solvencia

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Inspeccin ocular para titulacin supletoria

5 das

Descripcin General:
La titulacin supletoria tiene por objeto que los poseedores de bienes inmuebles que carezcan de titulo inscribible en el Registro
de la Propiedad, puedan solicitar su titulacin supletoria ante un Juez de Primera Instancia del Ramo Civil.
La Ley de Titulacin Supletoria regula que la Municipalidad del lugar, por medio del Alcalde Municipal rinda informe respecto al
inmueble.
El Cdigo Municipal confiere la facultad al Juez de Asuntos Municipales para efectuar la inspeccin para efectos de rendir
informe.
Usuarios:

Vecinos del Municipio.

Requisitos:

Tener a la vista con el expediente de las Diligencias Voluntarias de Titulacin Supletoria.

Contactar con la parte interesada para fijar da para comparecer a la diligencia.

Efectuar pago de tasa municipal en vigencia

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Recibe las diligencias voluntarias de titulacin supletoria, proveniente de


1.

Secretara General y se lo traslada al Secretario del Juzgado de Asuntos

Comisario

Municipales y Trnsito.
Recibe diligencias y examina detenidamente el expediente e informa al Juez
2.

sobre las diligencias de Titulacin Supletoria, luego procede a contactar a la

Secretario del Juzgado de Asuntos

parte interesada y al abogado, para que efecte el pago de la tasa municipal

Municipales y Trnsito

correspondiente en concepto de inspeccin ocular, as mismo para comparecer


al lugar en que se encuentra el inmueble o se acude directamente al mismo.
El da de la diligencia comparece el Juez y Secretario del Juzgado de Asuntos
3.

Municipales y de Trnsito, y se procede a efectuar inspeccin ocular al inmueble


y se procede a toman fotografas.

205

Juez y Secretario del Juzgado de


Asuntos Municipales y Trnsito

Se facciona acta de la inspeccin ocular efectuada, con todos los requisitos que
4.

para el efecto seala el Artculo 8 del Decreto nmero 49-79 (Ley de Titulacin
Supletoria), y se enva por medio de providencia a Secretara General con el
expediente completo para que contine el trmite respectivo.

206

Secretario del Juzgado de Asuntos


Municipales y Trnsito

Inspeccin Ocular para Titulacin Supletoria

Comisario

Secretario del Juzgado


de Asuntos Municipales
y de Trnsito

Juez y Secretario de
Asuntos Municipales y
Trnsito

Inicio

Recibe las diligencias


voluntarias de Titulacin
Supletoria, proveniente de
Secretaria General y

Traslada diligencias de
Titulacin Supletoria

Recibe diligencias de
Titulacin Supletoria

Examina detenidamente el
expediente e informa al
Juez sobre las diligencias
de Titulacin Supletoria

Procede a contactar a la
parte interesada y al
abogado, para que efectu
el pago, as mismo para
comparecer al lugar en que
se encuentra el inmueble o
se acude directamente al
mismo

Facciona el acta de la
inspeccin ocular
efectuada, con todos los
requisitos establecidos

Fin

207

El da de la diligencia
comparecen y proceden a
efectuar inspeccin ocular al
inmueble y proceden a tomar
fotografas

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Junta conciliatoria por colisin de vehculos

72 horas

Descripcin General:
El Juez de Asuntos Municipales y de Trnsito tiene la facultad en base a la Ley y Reglamento de Trnsito para llevar a cabo junta
conciliatoria con las personas que hayan sido parte de una colisin de vehculos y no se hayan puesto de acuerdo, a efecto de
tener como ltima instancia una conciliacin entre las partes. Con excepcin de los casos en que existan personas heridas o
fallecidas.
Usuarios:

Conductores de todo tipo de vehculo terrestre.

Requisitos:

Tener a la vista el informe emitido por la Polica Municipal de Trnsito de esta jurisdiccin.

Que ambas partes estn presentes.

Solvencia de Trnsito.

Peritaje de los vehculos consignados.

No.
1.

Descripcin Secuencial
Recibe el informe proveniente de la Polica Municipal de Trnsito el cual lo
traslada al oficial de trnsito, asignndole nmero de expediente.

Responsable
Comisario

Contacta a los involucrados en la colisin de los vehculos a efecto de verificar


2.

en la agenda del Juez para fijar

fecha y hora para junta conciliatoria,

Oficial de Trnsito

solicitndoles que presenten solvencia de trnsito.


El da de la audiencia con la presencia del Juez, Secretario de Asuntos
3.

Municipales, oficial de trmite y los involucrados en el hecho de trnsito se


proceder a efectuar junta conciliatoria a efecto de la reparacin de los
vehculos involucrados.

4.

Si las partes llegan o no a un acuerdo se faccionar acta del compromiso


alcanzado y se les notificar para los efectos legales correspondientes.

208

Juez de Asuntos Municipales y de


Trnsito/Secretario/Oficial de
Trnsito/Involucrados
Oficial de Trnsito

5.
6.

Se procede a la devolucin de los vehculos de conformidad al procedimiento


correspondiente
Archivo del expediente.

Interesados
Oficial de Trnsito

209

Junta Conciliatoria por Colisin de Vehculos

Comisario

Oficial de Trnsito

Juez de Asuntos
Municipales y de
Trnsito/Secretario/
Oficial de Trnsito/
Involucrados

Interesados

Inicio

Recibe el informe
proveniente de la PMT y
asigna nmero de
expediente.
Traslada informe

Recibe informe.
Contacta a los involucrados
en la colisin de los
vehculos.

Verifica en la agenda de
Juez para fijar fecha y hora
para junta conciliatoria,
solicitndoles que
presenten solvencia de
trnsito

Proceden a efectuar junta


conciliatoria a efecto de la
reparacin de los vehculos
involucrados

Si las partes llegan o no a


un acuerdo, facciona el
Acta del compromiso
alcanzado y se les
notificara para los efectos
legales correspondientes
Procede a la devolucin de
los vehculos de
conformidad al
procedimiento
correspondiente

Archiva el expediente

Fin

210

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Infraccin al reglamento de construccin, urbanizacin y ornato

30 das hbiles

Descripcin General:
Objeto de sancionar a las personas o entidades que infrinjan el Reglamento de construccin, al no tramitar la respectiva
autorizacin municipal para efectuar trabajos de construccin, movimientos de tierra, urbanizacin, entre otros.
Usuarios:

Vecinos del Municipio.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Por la denuncia de algn vecino dependencia interna de la Municipalidad o de


oficio el inspector-notificador del Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito
1.

procede a realizar inspeccin ocular del inmueble en el que se realiza una


construccin, solicita al encargado de la obra que le muestre licencia de
construccin vigente que ampare los trabajos que se ejecutan.
Al no presentar la licencia, el inspector del Juzgado procede a solicitarle a la

2.

Direccin de Planificacin informacin si dicho inmueble posee autorizacin


municipal

Inspector-Notificador de
Construcciones

De no contar con la autorizacin municipal el inspector del juzgado procede a


notificar, haciendo constar el nombre del propietario del inmueble, el lugar,
3.

fecha, hora, el tipo de trabajo que se ejecuta, toma de fotografas, suspendiendo


en dicha resolucin la obra y corriendo audiencia por el plazo de cinco das para
que se presenten al Juzgado a efecto de evacuar audiencia con relacin a la
carencia de la misma.
La persona emplazada evacuar la audiencia exponiendo los motivos del por

4.

qu carece de licencia o en su caso la presenta y expone los motivos por los


cuales no se encontraba en el inmueble de construccin.

211

Interesado

En caso de incomparecencia contina el trmite administrativo.


De acuerdo a los autos el Juez de Asuntos Municipales efecta anlisis de los
5.

hechos y en caso de existir infraccin procede a imponer sancin de multa que


podr oscilar entre Q.50.00 a Q.500,000.00 y en caso de ser una falta grave

Juez de Asuntos Municipales y de


Trnsito

podr aplicar el doble de la sancin.


6.
7.
8.

Al resolverse la imposicin de la multa procede a redactarla.


Se le otorga un plazo de 05 das para el pago de la multa en la Tesorera
Municipal y 15 das para la obtencin de la licencia de construccin respectiva.

Oficial de Construcciones
Interesado

De no cancelarse la multa se requiere del pago a los cinco das posteriores.


De reiterarse la negativa del pago se certifica al Secretario de Asuntos

9.

Municipales y de Trnsito para que remita las actuaciones a Secretaria


Municipal para que se inicie el proceso econmico coactivo.

10.

De efectuarse el pago en cualquier etapa se archivar el expediente, caso


contrario se espera el pago en la va econmica coactiva.

212

Oficial de Construcciones

Infraccin al Reglamento de Construccin, Urbanizacin y Ornato

Inspector Notificador
de Construcciones

Interesado

Juez de Asuntos
Municipales y de
Trnsito

Evaca la audiencia
exponiendo los motivos o
en su caso la presenta y
expone los motivos por los
cuales no se encontraba en
el inmueble

Efecta anlisis de los


hechos y en caso de no
existir infraccin procede a
imponer sancin de multa

Oficial de
Construcciones

Inicio

Por la denuncia de algn


vecino, dependencia
interna o de oficio el
Inspector-Notificador,
procede a la inspeccin
ocular del inmueble
Solicita al encargado de la
obra que le muestre la
licencia de construccin
vigente que ampare los
trabajos que se ejecutan
Al no presentar licencia,
procede a solicitarle a la
Direccin de Planificacin
informacin si dicho
inmueble posee
autorizacin Municipal
De no contar con la
autorizacin Municipal,
procede a notificar, toma
fotografas, suspendiendo
la obra y audiencia por el
plazo de cinco das

En caso de
incomparecencia continua
el trmite administrativo

Se le otorga un plazo de 5
das para el pago de la multa
en la Tesorera Municipal, y
15 dias para la obtencin de la
licencia de construccin
respectiva

Al resolverse la imposicin de
multa procede a redactarla

De no cancelarse la multa
se requiere del pago a los
cinco das posteriores

De reiterarse la negativa
del pago se certifica al
Secretario del Juzgado
para que remita las
actuaciones a Secretaria
Municipal para que se inicie
el proceso econmico
coactivo
De efectuarse el pago en
cualquier etapa se
archivara el expediente,
caso contrario se espera el
pago en la via econmica
coactiva

Fin

213

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Certificacin de expediente

3 das hbiles

Descripcin General:
En base a lo establecido por la Ley del Organismo Judicial, los expedientes no deben salir fuera de la oficina, pudiendo darse a
quienes lo soliciten, fotocopias simples o certificaciones, cuando se trate de certificaciones y fotocopias parciales de los
expedientes, ser obligatoria la notificacin de la parte contraria, si la hubiere, teniendo sta derecho a que a su costa se
complete la certificacin o fotocopia solicitada
Usuarios:

Direcciones y departamentos de la institucin.

Requisitos:

Escrito presentado por el interesado solicitando certificacin total o parcial del expediente diligenciado dentro del
Juzgado de Asuntos Municipales.

Identificar el nmero del expediente.

Efectuar pago de la certificacin, de conformidad al Art. 27 del Decreto 111-96 del Congreso de la Repblica.

No.
1.

2.

3.

Descripcin Secuencial
Recibe memorial de solicitud que deber identificar el nmero de expediente del
que requiere la certificacin.
La solicitud y el expediente los traslada al Juez de Asuntos Municipales y de
Trnsito, para que resuelva si es procedente acceder a lo solicitado.
Si es procedente, se remite al Secretario del Juzgado para que proceda a
efectuar la certificacin respectiva.
En caso se solicite certificacin parcial del expediente o determinados folios, se
notifican a la otra u otras partes que intervienen, si las hubieren, para que en
plazo de 24 horas sealen a su costa si requieren certificacin total del
expediente.
Cada hoja reproducida deber ir rubricada y sellada, la certificacin deber ser
firmada por el Secretario del Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito con
visto del bueno del Juez, posteriormente se procede a entregar la certificacin al
interesado, previo al pago de la misma.

214

Responsable
Comisario

Juez de Asuntos Municipales y de


Trnsito

Secretario Juzgado de Asuntos


Municipales y de Trnsito

Certificacin de Expediente

Comisario

Juez de Asuntos
Municipales y de
Trnsito

Secretario Juzgado de
Asuntos Municipales y
de Trnsito

Recibe solicitud y
expediente.
Si es procedente, remite
para que proceda a
efectuar la certificacin
respectiva

Cada hoja reproducida


deber ir ubicada y sellada,
la certificacin deber ser
firmada y con visto bueno
del Juez

En caso se solicite
certificacin parcial del
expediente o determinados
folios, se notifica a las otras
partes que intervienen

Procede a entregar la
certificacin al interesado,
previo al pago de la misma

Inicio

Recibe memorial de
solicitud que deber
identificar el nmero de
expediente del que
requiere la certificacin

Traslada solicitud y
expediente para que
resuelva si es procedente
acceder a lo solicitado

Fin

215

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento

Tiempo:

Agosto, 2013

Acta de sindicatura

1 da

Descripcin General:
Acta por medio del cual se requiere que el Sndico Municipal haga constar un acto de la institucin.
Usuarios:

Direcciones/Unidades y Departamentos.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Recabar informacin para la redaccin del acta.

2.

Redaccin de acta.

3.

Remitir al interesado para su revisin.

4.

Impresin del acta corregida y remitir al interesado para su autorizacin (firma)

5.

Remitir al Sindico para su autorizacin (firma)

6.

Sacar copia del acta para el interesado.

7.

Responsable

Secretario del Juzgado de Asuntos


Municipales y de Trnsito

Interesado
Sndico Municipal

Secretario del Juzgado de Asuntos

Trasladar al departamento que corresponda segn el trabajo que se tenga que


realizar

216

Municipales y de Trnsito

Acta de Sindicatura
Secretario Juzgado de
Asuntos Municipales y
de Trnsito

Interesado

Sndico Municipal

Inicio

Recaba informacin para la


redaccin del acta

Redacta el Acta

Remite al interesado para


su revisin

Recibe acta

Revisa, autoriza y firma

Saca copia del acta para el


interesado

Traslada al Departamento
que corresponda segn el
trabajo que se tenga que
realizar

Fin

217

Autoriza y firma Acta

Departamentos de Compras
y Contrataciones

Compra de bienes y/o servicios


Compras y Contrataciones Directas
Compra y/o contratacin de bienes y/o servicios por contrato

218

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Compras y Contrataciones

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Compra de bienes y/o servicios

3 horas

Descripcin General:
Es la gestin para la compra de bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento de la institucin municipal.
Usuarios:

Departamento de Compras y Contrataciones.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Creacin de la solicitud de requerimiento


Realiza solicitud de requerimiento para la adquisicin de bienes, materiales,
suministros o servicios, en el sistema interno INTRANET.
1.

Debe incluir todas las caractersticas generales y la traslada de forma virtual al

Funcionario/empleado Municipal

encargado de bodega, para que certifique la existencia o inexistencia de lo


solicitado. En el caso de los servicios la solicitud pasar directamente al mdulo
pendiente de cotizacin del departamento de Compras y Contrataciones.
Asignacin de cdigos de bodega
2.

Verifica existencias o inexistencias y asigna cdigos de bodega a la solicitud de

Encargado de Bodega

requerimiento.
Solicitud de cotizaciones
Recibe del almacn o persona interesada la solicitud de compra indicando la
existencia o inexistencia de lo solicitado.
Previo a cotizar verifica en el portal de GuateCompras y Contrataciones, si
3.

existe contrato abierto para la compra que se requiere, en caso contrario de


acuerdo al requerimiento, se procede a obtener de los proveedores del giro
comercial relacionado con los bienes, materiales, y/o suministros que se
solicitan las pro formas o

cotizaciones correspondientes (2 cotizaciones

mnimo).

219

Encargada rea de Compras

En el caso de servicios y/o repuestos se cotizar en un solo lugar. En esta parte


del procedimiento se evala que las cotizaciones cumplan con los siguientes
requisitos:

Dirigidas a la Municipalidad de Santa Catarina Pnula, con fecha (mes y

Encargada rea de Compras

ao),

Con las generales de la empresa (direccin, telfono y NIT), que indiquen


cantidades cotizadas, descripcin correcta del producto, valores unitarios y
valor total). Se deber evaluar: tiempo de entrega, precio y calidad.

Ingreso de valores a solicitud de requerimiento


4.

Contando con la cotizacin indicada, se ingresan valores unitarios a la solicitud


y se traslada a presupuesto para verificar la disponibilidad Presupuestaria.

Auxiliar de Compras y
Contrataciones

Codificacin de renglones presupuestarios a solicitud de requerimiento


Recibe la solicitud de compra, codifica, como
5.

indicacin de que existe

disponibilidad en los renglones a afectar, aprueba y devuelve a Compras y

Analista de Presupuesto

Contrataciones. (El tiempo depender de la cantidad de productos que se


ingresen).
Impresin de solicitud de requerimiento
6.

Recibe la solicitud de requerimiento codificada por presupuesto.


Imprime solicitud, se adjuntan cotizaciones, y se enva a aprobacin de la

Auxiliar de Compras y
Contrataciones

Autoridad Administrativa Superior para su autorizacin.


Autorizacin de la Compra
7.

Autoriza la compra, firmando cotizacin y solicitud de requerimiento y devuelve

Alcalde Municipal

al Departamento de Compras y Contrataciones.


Aprobacin de solicitud de requerimiento
8.

Recibe de la Alcalda Municipal la documentacin debidamente firmada, para


sustentar la aprobacin de la compra y procede a aprobar la solicitud de
requerimiento en el sistema interno INTRANET.

Encargada rea de Compras

Emisin de Orden de Compra y Pago


9.

Generar la orden de compra y pago, obteniendo las firmas del Jefe solicitante,
Director autorizante y encargado de presupuesto. (El tiempo depender de la
cantidad de productos que se ingresaron)
Orden de Compra y pago - Confirma la compra y solicita al proveedor
seleccionado, que proceda a entregar

10.

a la bodega municipal los bienes,

materiales o suministros requeridos, as como la factura contable original


correspondiente.

Auxiliar de Compras y
Contrataciones

Entrega una copia de la orden de compra y pago a la bodega municipal, para


que confirme el material solicitado antes de recibir el producto.

220

Ingreso a bodega
11.

Confirma al departamento de Compras y Contrataciones, el ingreso de bienes.


Recibe los materiales y/o suministros de acuerdo a las especificaciones

Encargado de Bodega

contenidas en la orden de compra y pago.


Creacin de gasto
Ingresa al Sistema Integrado de Administracin Financiera -SICOIN- , para crear
12.

el comprobante de ejecucin de gastos, estructura presupuestaria y se ingresa

Encargada rea de Compras

factura contable. Anota el gasto a la orden de compra y pago.


Traslada documentacin al Auxiliar de Compras y Contrataciones.
13.
14.
15.

Archivo documentacin - Escanea la documentacin de soporte de la orden de


compra y pago y archiva de forma digital.

Auxiliar de Compras y

Conocimiento - Realiza conocimiento para trasladar a AFIM la orden de compra

Contrataciones

y pago y entrega para su respectiva revisin.


Pagadura de cheques
Se cancela al proveedor de acuerdo a los procedimientos internos.

DAFIM

Confirmacin de la publicacin GuateCompras y Contrataciones


16.

Imprime 2 copias del comprobante de confirmacin de la publicacin generado


por el sistema GuateCompras y Contrataciones, y deber adjuntar una copia al
expediente original y una copia para archivo.
Listado de Cheques SICOIN

17.

Solicita el listado de cheques emitidos segn el SICOIN, al encargado de


emisin de cheques para publicar los anexos a las Compras y Contrataciones
sin concurso.
Anexos a Compras y Contrataciones sin concurso

18.

Se autentica el usuario e ingresa al sistema GuateCompras y Contrataciones

Auxiliar de Compras y

para adjuntar documentos de respaldo (ingresos a bodega, notas de recepcin,

Contrataciones

facturas contables y recibos de caja cuando proceda) al vnculo E generado en


el SICOIN y, publicar los documentos de soporte a las Compras y
Contrataciones mayores a Q. 10,001.00
Confirmacin de la publicacin GuateCompras y Contrataciones

19.

Imprime 2 copias del comprobante de confirmacin de la publicacin generado


por el sistema GuateCompras y Contrataciones, y deber adjuntar una copia al
expediente original y una copia para archivo.

20.

Archivo documentacin - Devuelve el expediente original al encargado de


emisin de cheques para su resguardo.

221

Compra de Bienes y / o Servicios


Funcionario / Empleado
Encargado de Bodega
Municipal

Encargada rea de
Compras

Auxiliar de Compras

Analista de
Presupuesto

Solicita cotizaciones

Ingresa valores a solicitud de


requerimiento

Realiza codificacin de
renglones presupuestarios a
solicitud de requerimiento

Inicio

Crea solicitud de
requerimiento

Realiza Asignacin de
cdigos de bodega

Imprime solicitud de
requerimiento

222

Compra de Bienes y / o Servicios

Alcalde Municipal

Encargada rea de
Compras

Auxiliar de Compras y
Encargado de Bodega
Contrataciones

DAFIM

Autoriza la compra

Emite orden de compra y


pago

Confirma la compra y solicita


el producto

Da ingreso de bienes a
bodega

Archiva documentacin

Realiza conocimiento para


trasladar orden de compra y
pago

Confirma la publicacin en
Guatecompras

Solicita listado de cheques


emitidos en SICOIN

Se autentica el usuario e
ingresa a Guatecompras
para adjuntar documentos de
respaldo

Confirma la publicacin en
Guatecompras

Archiva documentacin

Fin

223

Cancela al proveedor de
acuerdo a procedimiento
internos

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Compras y Contrataciones

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Compras Directas

1 da

Descripcin General:
Es la gestin para la compra directa de bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento de la institucin municipal.
Usuarios:

Direcciones y Unidades de la institucin municipal.

Requisitos:

Fecha exacta del periodo impositivo en que se gener la necesidad de compra.

Deben ser emitidas a nombre de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

NIT correcto sin enmiendas 618069-8.

Direccin y telfono necesarios ms no imprescindibles.

Cantidad del producto despachado.

Descripcin detallada de lo adquirido. (Debe coincidir con la cotizacin preferentemente)

Precio unitario del producto o servicio.

Valor total del producto o servicio.

Sello de cancelado.

Sello de Casa Comercial.

Sello del rgimen de impuesto al que estn afectos los proveedores.

Valor en nmeros y letras del gran total.

Firma de la persona que recibi el pago efectuado por la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

No deben aceptarse borrones ni tachones que comprometan la credibilidad de lo expresado en cada factura.

Los descuentos otorgados por el proveedor, deben reflejarse en la factura de compra.

En el caso de las facturas cambiarias, debe exigirse el respectivo recibo de caja cuando legalmente, as proceda.

Es necesario efectuar operaciones matemticas, cuando existe ms de un producto adquirido.

Se prohbe efectuar Compras y Contrataciones con tarjeta de crdito o dbito.

Lo anteriormente expuesto, es con el objeto de mejorar nuestros controles internos, y presentar una rendicin de
cuentas ms transparente

224

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Generacin del pedido orden de compra y pago


-ComprometidoLlena el requerimiento para la compra y/o contratacin de bienes, suministros o
1.

servicios, el interesado deber incluir todas las caractersticas generales y


firmar el director y/o jefe, luego trasladar al encargado de almacn, para que

Unidad solicitante

certifique la existencia o inexistencia de lo solicitado.


Recibe del almacn o persona interesada, la solicitud de compra indicando la
2.

existencia o inexistencia de lo solicitado y lo traslada a presupuestos para

Encargada rea de Compras

verificar la disponibilidad presupuestaria.


Recibe la solicitud de compra, codifica, firma y sella como indicacin de que
3.

existe disponibilidad en los renglones a afectar y devuelve a Compras y

Encargado de Presupuesto

Contrataciones.
Trmite de Autorizacin de Compra
Recibe la solicitud de compra codificada por presupuesto y procede a solicitar a
4.

los proveedores la proforma de cotizacin, segn el giro comercial de las


entidades y/o empresas correspondientes.

Auxiliar de Compras y
Contrataciones

Selecciona el proveedor de acuerdo a los intereses que ms convengan a la


5.

institucin, verifica calidad, precio garanta y tiempo de entrega. Formula la

Encargada rea de Compras

orden de compra y pago, obteniendo las firmas del jefe solicitante, director
autorizante y encargado de presupuesto.
Solicita al proveedor seleccionado, que haga entrega de los bienes, y/o

6.

suministros requeridos, en almacn municipal y presente la factura contable


original correspondiente.

Auxiliar de Compras y
Contrataciones

Confirma a la AFIM el ingreso de bienes y/o suministros recibidos de acuerdo a


7.

las especificaciones contenidas en la orden de compra y pago. No entrega


ningn bien, que sea objeto de inventario o de tarjeta de responsabilidad, si no

Encargado de Bodega

est debidamente registrado en la unidad correspondiente.


Trmite de pago a proveedores
-DevengadoEn el caso de ser un bien, se recibe el expediente pero si fuera un servicio, la
unidad solicitante deber adjuntar la constancia de conformidad del servicio
8.

prestado.

Auxiliar de Compras y

Verifica que los datos facturados sean los correctos, en cualquiera de los dos
casos, firma la factura y traslada al Departamento de Contabilidad, para la
ejecucin del gasto.

225

Contrataciones

Verifica los documentos, si estn de acuerdo a lo normado, registra el


9.

devengado y lo pasa al estado de pendiente de pago al Departamento de

Auxiliar de Contabilidad

Tesorera para el pago correspondiente.


Pago a Proveedores
Imprime listado generado por el sistema de los documentos pendientes de pago
y lo traslada al Jefe de Tesorera para su autorizacin.
10.

Con la lista autorizada, se procede a la elaboracin de cheques voucher y se

Auxiliar de Pagos

remiten nuevamente al Jefe de Tesorera para la firma correspondiente, luego


son trasladados al Alcalde Municipal para firma.
Recibe la orden de compra y pago con su respectivo cheque para efectos de
11.

firma de ambos documentos y traslada a la Unidad de Tesorera para que se

Alcalde Municipal

realice el pago correspondiente al proveedor.


Recibe la orden de pago y cheque firmado por el Alcalde Municipal, y de
12.

acuerdo a la programacin de pagos traslada los cheques al Auxiliar de Pagos


para que de aviso a los proveedores y efecte el pago correspondiente.

Jefe Unidad de Tesorera

Verifica que los proveedores cancelen factura y si es factura cambiaria adjunten


13.

el recibo de caja.

Auxiliar de Pagos

Enva el expediente al Departamento de Contabilidad para su archivo.


Liquidacin de pedido orden de compra y pago
Recibe la orden de compra y pago debidamente cancelada con la
documentacin de soporte que establece la ley para su registro correspondiente
14.

en la caja fiscal.

Auxiliar de Contabilidad

La documentacin debidamente depurada, se enva a la Unidad de Auditora


Interna para la glosa final.
Recibe la caja fiscal con sus documentos de soporte, para la glosa final, y
15.

debidamente auditada traslada nuevamente a contabilidad quien remite


oportunamente el original a la Contralora General de Cuentas y las copias
quedan en resguardo para la revisin de auditoras posteriores.

226

Auxiliar de Auditora

Compras Directas
Unidad solicitante

Encargada rea de
Compras

Encargado de
Presupuesto

Auxiliar de Compras y
Contrataciones

Encargado de Bodega

Inicio

Llena el requerimiento para


la compra y/o contratacin
de bienes, suministros o
servicios, deber incluir
todas las caractersticas
generales y firmara el
Director y/o Jefe, luego
trasladara al encargado de
bodega para que certifique
la existencia de lo
solicitado

Recibe de Bodega o
persona interesada, la
solicitud de compra
indicando la existencia o no
de los solicitado

Recibe la solicitud de
compra

Traslada a presupuestos
para verificar la
disponibilidad
presupuestaria

Codifica, firma y sella como


indicacin de que existe
disponibilidad en los
renglones a afectar y
devuelve a compras

Recibe la solicitud de
compra codificada por
presupuesto y procede a
solicitar a los proveedores
la proforma de cotizacin,
segn el giro comercial de
las entidades y/o empresas
correspondientes

Selecciona el proveedor de
acuerdo a los intereses que
mas convengan a la
institucin, verifica calidad,
precio, garanta y tiempo
de entrega

Formula la orden de
compra y pago, obteniendo
las firmas del Jefe
solicitante, Director
autorizante y encargado de
presupuesto

Solicita al proveedor
seleccionado que haga
entrega de los bienes, y/o
suministros requeridos, en
Bodega Municipal, y
presente la factura cantable
original correspondiente

Confirma a la DAFIM el
ingreso de bienes y/o
suministros recibidos de
acuerdo a las
especificaciones
contenidas en la orden de
compra y pago

En el caso de ser un bien,


recibe el expediente pero si
fuera un servicio, la unidad
solicitante deber adjuntar
la constancia de
conformidad del servicio
prestado

No entrega ningn bien,


que sea objeto de
inventario o tarjeta de
responsabilidad si no esta
debidamente registrado en
la unidad correspondiente

227

Compras Directas
Auxiliar de Pagos

Alcalde Municipal

Jefe Unidad de
Tesorera

Auxiliar de
Contabilidad

Imprime listado generado


por el sistema de los
documentos pendientes de
pago y lo traslada al Jefe
de Tesorera para su
autorizacin

Con la lista autorizada,


procede a la elaboracin de
cheques voucher y se
remiten nuevamente al Jefe
de Tesorera para la firma.
Luego traslada al Alcalde
Municipal para su firma.

Auxiliar de Compras y
Contrataciones

Recibe la orden de compra


y pago con su respectivo
cheque para efectos de
firma de ambos
documentos y traslada al
Departamento de Tesorera
para que se realice el pago
correspondiente al
proveedor

Recibe la orden de pago y


cheque firmado por el
Alcalde Municipal, y de
acuerdo a la programacin
de pagos traslada los
cheques al Auxiliar de
Pagos para que de aviso a
los proveedores y efectu
el pago correspondiente

Verifica que los datos


facturados sean los
correctos, en cualquiera de
los dos casos, firma la
factura y traslada al
Departamento de
Contabilidad, para la
ejecucin del gasto

Verifica los documentos, si


estan de acuerdo a lo
normado, registra el
devengado y lo pasa al
estado de pendiente de
pago al Departamento de
Tesorera para el pago
correspondiente

Verifica que los


proveedores cancelen
factura y si es factura
cambiaria adjunten el
recibo de caja

Enva expediente para su


archivo

Recibe la orden de compra


y pago debidamente
cancelada con la
documentacin de soporte
que establece la ley para
su registro correspondiente
en la caja fiscal

La documentacin
debidamente depurada, se
enva a la Unidad de
Auditoria Interna para la
glosa final

228

Compras Directas
Auxiliar de Auditoria

Recibe la caja fiscal con


sus documentos de
soporte, para la glosa final,
y debidamente auditada
traslada nuevamente a
contabilidad quien remite
oportunamente el original a
la Contralora General de
Cuentas y las copias
quedan en resguardo para
la revisin de auditorias
posteriores

Fin

229

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Compras y Contrataciones

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Compra y/o contratacin de bienes y/o servicios por contrato

variable

Descripcin General:
Es la gestin para la compra directa de bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento de la institucin municipal.
Usuarios:
Departamento de Compras y Contrataciones
Requisitos:
Documentos fundamentales que deben contener los perfiles de proyectos:
o Formulario de identificacin general de una iniciativa de inversin que forma capital fijo.
o Proyecto que forma capital fijo indicadores por etapas.
o Programacin de inversiones y solicitud de financiamiento por etapas
o Perfil del proyecto cdigo SNIP.
o Plano de Localizacin del proyecto u obra
o Planos de ubicacin del proyecto u obra
o Especificaciones Tcnicas del Proyecto
o Presupuesto del Proyecto u obra
o Cronograma del Proyecto
o Planos de construccin del Proyecto
o Aspectos legales: Contiene la certificacin de acreditamiento, Punto resolutivo del Concejo Municipal y acuerdo de la
Junta Electoral del Departamento de Guatemala, donde se especifica la toma de posesin del cargo del Alcalde
Municipal

Punto Resolutivo o Aprobacin del Perfil del proyecto por parte del Concejo Municipal y/o Alcalde Municipal

Convenio de cofinanciamiento para ejecucin de Proyectos u obras del aporte de otras instituciones (Cuando Proceda

La Municipalidad se obliga por el acto anterior a aperturar una cuenta bancaria especfica a nombre del proyecto
o 2 das despus de recibido el aporte se debe remitir copia del depsito monetario con el fin de adjuntarlo al
expediente. La cuenta ser mancomunada (Otra institucin de gobierno y Alcalde municipal
o Fotocopia de cheque y forma 7B por el 20% de anticipo recibido por tesorera (cuando proceda).

Pedido suscrito por el jefe de la oficina, que corresponda, que justifique la necesidad de la compra o contratacin de los

230

bienes, suministros, obras o servicios. (Trmite Interno con base al sistema vigente)

Bases de Cotizacin.

Solicitud de Aprobacin Bases de Cotizacin y/o Licitacin

Resolucin para aprobacin de las Bases de Cotizacin y/o Licitacin.

Publicacin del Concurso Pblico en ( GuateCompras y Contrataciones)

Agregar documentos al concurso.

Entrega de Invitaciones para Participacin en el evento.

Orden de los requisitos de las bases de cotizacin (Copia adjunta).

Ofertas.

DOCUMENTOS FUNDAMENTALES QUE DEBEN CONTENER LAS OFERTAS:


o Formulario de oferta emitido por la municipalidad, debidamente firmado y sellado. Adjuntar carta pro forma del
oferente.
o Cuadro de las cantidades estimadas de trabajo, con precios unitarios y totales, (Ley de contrataciones del Estado
Artculo 6).
o Anlisis detallado de la integracin de precios unitarios de cada uno de los renglones. (Ley de contrataciones del
Estado Artculo 19, inciso 11).
o Programa preliminar de inversin y ejecucin de los trabajos.
o Listado de la maquinaria propiedad de la empresa oferente.
o Listado del personal administrativo y planillas de empleados de campo de la empresa oferente
o Currculum laboral de la empresa oferente. (Listado y fotografas de los proyectos realizados en los ltimos 4 aos).
o Acta notarial, declaracin jurada inciso No. 10, artculo 19 de la Ley de Contrataciones del Estado.
o Acta notarial declaracin jurada artculo 26 de la ley de Contrataciones del Estado.
o Acta notarial, declaracin jurada de la aceptacin de las bases de cotizacin, por parte del oferente.
o Fotocopia autenticada Cdula de vecindad del representante legal (Completa).
o Para extranjero domiciliado (fotocopia completa de pasaporte).
o Fotocopia de la personalidad jurdica de la entidad oferente (Escritura Constitutiva de la Sociedad). (Cuando proceda).
o Fotocopia autenticada personera jurdica de la entidad (Acta notarial de nombramiento). (Cuando proceda)
o Fotocopia autenticada del carn del Nmero de Identificacin Tributaria (NIT):
o Fotocopia autenticada patente de Comercio de la Empresa
o Fotocopia autenticada Patente de Comercio de Sociedad. (Cuando proceda).
o Fotocopia certificada por el Contador, ltimos tres pagos del impuesto al

valor agregado (IVA).

o Fotocopia certificada de los ltimos tres pagos del Impuesto Sobre la Renta (ISR)
o Fotocopia certificada por el Contador, de la inscripcin y modificacin al Registro Tributario Unificado de la
Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT)
o Fianza de Sostenimiento de Oferta
o Constancia Especfica de Precalificado de Obra.

Integracin de la Junta de Cotizaciones (Artculos 10, 12, 16de la ley de contrataciones del Estado, 14, 15, 16, 17 del

231

reglamento de la citada ley, 52, 53 del Cdigo Municipal

Acuerdo de nombramiento para la Junta de Cotizaciones

Publicacin del Listado de Oferentes.

Cuadro de Adjudicacin.

Acta de calificacin y adjudicacin

Solicitud a Asesora Jurdica para emitir Dictamen de Adjudicacin

Dictamen de Adjudicacin emitido por asesora jurdica.

Nota de evacuacin de dictamen de asesora.

Solicitud para aprobacin y/o desaprobacin de la Adjudicacin.

Resolucin aprobando la Adjudicacin.

Notificacin a los Oferentes que participaron en el proceso

Publicacin de la Evaluacin.

Publicacin de la Finalizacin del Concurso.

Elaboracin de la Minuta del Contrato de Obra.

Solicitud de Aprobacin de la Minuta ante la Asesora Jurdica

Providencia del Jurdico, trasladando minuta de contrato revisada

Contrato Administrativo y/o Escritura Pblica del Contrato de Obra. (Todas las hojas deben estar debidamente firmadas
y selladas

REQUISITOS FUNDAMENTALES PARA LA APROBACIN DE CONTRATOS:

Fianza de Cumplimiento de Contrato. (Emitida por el 10% del monto contratado).

Fianza de Anticipo. (Emitida por el 20% del monto contratado)

Solicitud para aprobacin del contrato

Resolucin aprobando el Contrato de Obra.

Publicacin del contrato de un concurso en GuateCompras y Contrataciones

Notificacin del contrato, aviso de quin ser el supervisor del proyecto y solicitud de bitcora. (Al contratista

Para ejecutar la Obra Pblica se debe contar con la Bitcora autorizada por la Contralora General de Cuentas.

Nombramiento del supervisor del proyecto.

REQUISITOS FUNDAMENTALES PARA PAGO DE ESTIMACIONES Y LIQUIDACIONES:

Contratista informa fecha para dar inicio a los trabajos contratados, enva Programa de Trabajo e Inversin, informa
quien ser Delegado Residente del proyecto

Carta del Supervisor, manifiesta que revis, acept y aprueba Programa de Trabajo e Inversin

Orden de Compra y Pago para cancelar anticipo del 20% Sobre el Valor total aprobado para la obra

Factura por pago del 20% de anticipo

Fotocopia del voucher cheque por pago anticipo del 20%.

Acta de inicio de obra.

Solicitud del delegado residente del proyecto, para cambios en la ejecucin. (Cuando proceda).

232

Autorizacin del Supervisor del Proyecto, para cambios

Resolucin y aprobacin de la autorizacin de cambios

Orden de Trabajo Suplementario (Cuando proceda

Resolucin aprobando Orden de Trabajo Suplementario

Nota del Delegado Residente, adjuntando Nuevo Programa de Trabajo e Inversin

Autoriza Supervisor del Proyecto, Nuevo Programa de Trabajo e Inversin

Acuerdo de Trabajo Extra (Cuando proceda)

Resolucin aprobando Acuerdo de Trabajo Extra

Nota del Delegado Residente, adjuntando Nuevo Programa de Trabajo e Inversin.

Autoriza Supervisor del Proyecto, Nuevo Programa de Trabajo e Inversin

Pruebas de laboratorio.

Pago de estimaciones

Aviso del Delegado Residente, indicando finalizacin del proyecto

Informe del Supervisor del Proyecto

Acuerdo nombramiento Comisin Receptora y Liquidadora

Acta de recepcin de la Obra.

Fianza de conservacin de Obra (Emitida por el 15% del monto del contrato).

Fianza de Saldos Deudores (Emitida por el 5% del monto del contrato

Acta de liquidacin de la Obra

Informe de la comisin receptora y liquidadora

Aprobacin de la liquidacin del proyecto.

Finiquito de la Obra. (Si qued estipulado dentro del Contrato de la Obra).

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Solicitud del proyecto:


Inicia con la solicitud de los vecinos a beneficiarse con la ejecucin del
1.

proyecto, que incluye nombre de los solicitantes, firma y nmero de cdula de

Alcalde Auxiliar

vecindad, para determinar la cantidad de vecinos a beneficiarse y el costo


beneficio.
Perfil:
Elabora el perfil del proyecto que contenga las especificaciones generales,
2.

tcnicas, disposiciones especiales, planos de construccin, mismo que debe


contener un costo estimado. (Fundamento legal: artculos 18 y 29 de la Ley de

Jefe Departamento de Diseo y


Planificacin

contrataciones del estado).


Concejo Municipal /

Aprobacin del perfil:


3.

Corresponde la aprobacin del perfil y costo estimado a la autoridad


administrativa superior (Alcalde Municipal) cuando el monto NO exceda de Q.

233

Alcalde Municipal

900,000.00, y a la autoridad superior (Concejo Municipal) cuando el monto


exceda de Q. 900,000.00. (Fundamento legal: artculo 9, numeral 5, sub
numerales 5.1 y 5.2 de la ley de contrataciones del estado)
Bases de cotizacin y o licitacin:
Elabora bases de cotizacin y/o licitacin,
4.

(requisitos indicados en el artculo 19 de la ley de contrataciones del estado,


artculo 9 del reglamento de la ley de contrataciones del estado y artculo 7 del

Jefe Departamento de Compras y


Contrataciones

mismo reformado segn acuerdo gubernativo nmero 644-2005, de fecha 06 de


diciembre de 2005)
Aprobacin de bases de cotizacin y/o licitacin:
5.

Aprueba las bases de cotizacin y/o licitacin. (Fundamento legal: artculo 21 de


la ley de contrataciones del estado).

Alcalde Municipal

Junta de licitacin y/o cotizacin:


6.

Recibe, calificar ofertas y adjudicar el negocio. (Fundamento legal: artculo 10


de la ley de contrataciones del estado)
Integracin de la junta de cotizacin y/o licitacin:
Se conforma por 3 miembros que sean servidores pblicos de la entidad
contratante y los debe nombrar la autoridad administrativa superior (Alcalde

7.

Municipal).
De conformidad con lo establecido en el artculo 15 de la ley de contrataciones
del estado, y no podrn ser miembros de la junta de cotizacin las personas que
tengan los impedimentos indicados en el artculo 12 de la ley de contrataciones

Junta de licitacin y/o cotizacin

del estado.
Competencia de la junta de cotizacin y/o licitacin:
La junta de cotizacin tendr competencia para recibir, calificar y adjudicar la
cotizacin.
8.

Sus decisiones las tomar por mayora de sus miembros, quienes no podrn
abstenerse de votar, dejando constancia en acta de lo actuado.
La junta de cotizacin tendr las mismas facultades, atribuciones,
responsabilidades y obligaciones que se fijan para la junta de licitacin.
(Fundamento legal: artculo 16 de la ley de contrataciones del estado).
Formulario de cotizacin y oficio de invitacin:
Mediante formulario de cotizacin debe obtenerse un mnimo de 3 ofertas firmes

9.

solicitadas a proveedores que se dediquen en forma permanente al giro


comercial del proyecto a ejecutar.
El formulario debe contener todos los renglones de trabajo a cotizar, precio

234

Jefe Departamento de Compras y


Contrataciones

unitario, valor total por rengln, valor total ofertado y plazo de ejecucin de la
obra.
(Fundamento legal: artculo 39 de la ley de contrataciones del estado)

Jefe Departamento de Compras y


Contrataciones

Publicacin del concurso:


Debe realizarse en la pgina electrnica del portal www.guateCompras y
Contrataciones.gt, previo a enviar las invitaciones a cotizar, y debe
10.

permanecer como mnimo 8 das hbiles, contados al da siguiente de la


publicacin.

Auxiliar de Compras y
Contrataciones

(Fundamento legal: artculo 8 del reglamento de la ley de contrataciones del


estado reformado segn acuerdo gubernativo nmero 644-2005, de fecha 06 de
diciembre de 2005)
Pago por entrega de bases:
Las bases se entregarn a quien las solicite, siempre que acredite estar inscrito
en el registro de precalificados correspondiente y demuestre haber efectuado el
pago, el cual en ningn caso exceder del cero punto cero cinco por ciento
(0.05%).
(Fundamento legal: artculo 22 de la ley de contrataciones del estado y artculo 7
11.

del reglamento de la ley de contrataciones del estado reformado segn acuerdo


gubernativo nmero 644-2005, de fecha 06 de diciembre de 2005, en el cual
dice: que si el oferente opta por bajar electrnicamente las bases de cotizacin y
dems especificaciones, ste pagar nicamente el 5% del precio fijado para la
compra de las mismas. Siendo la autoridad administrativa superior la que

Oferente

establezca si se venden los planos de construccin de la obra en papel o en


medio electrnico)
Precalificacin:
Requisito previo para que toda persona jurdica o individual, nacional o
extranjera pueda participar en el evento debe presentar copia actualizada de la
constancia de inscripcin en el registro de precalificados para obras, extendida
12.

por el ministerio de comunicaciones infraestructura y vivienda, misma que debe


indicar capacidad econmica y tener las especialidades solicitadas a travs de
las bases de cotizacin.
(Fundamento legal: artculo 22, 71, 76 y 78 de la ley de contrataciones del
estado)
Presentacin de una sola oferta por persona:

13.

Cada persona individual o jurdica, nacional o extranjera, podr presentar una


sola oferta.

235

Oferente

En ningn caso se permitir a un compareciente la representacin de ms de un


oferente.
Quien acte por s no puede participar representando a un tercero.
Si se determinare la existencia de colusin entre oferentes, sern rechazadas

Oferente

las ofertas involucradas, sin perjuicio de la adopcin de las medidas que


determine el reglamente de la ley en materia.
(Fundamento legal: artculo 25 de la ley de contrataciones del estado)
Colusin:
Para la aplicacin del artculo 25 de la ley, se entiende por colusin la existencia
de acuerdo entre dos o ms oferentes para lograr en forma ilcita la adjudicacin
determinada fehacientemente la existencia de colusin entre oferentes, las
14.

ofertas presentadas por ellos sern rechazadas y la junta de cotizacin queda


obligada a dar los avisos respectivos para cancelar la inscripcin en el registro
de precalificados correspondiente, sin perjuicio de otras sanciones
contempladas en leyes especiales.
(Fundamento legal: artculo 11 del reglamento de la ley de contrataciones del

Oferente

estado).
Presentacin de ofertas y apertura de ofertas:
Las ofertas y dems documentos de cotizacin debern entregarse
directamente a la junta de cotizacin, en el lugar, direccin, fecha, hora y en la
15.

forma que sealen las bases de cotizacin. Transcurridos 30 minutos de la hora


sealada para la presentacin y recepcin de ofertas, no se aceptar alguna
ms y debe procederse al acto pblico de apertura de ofertas.
(Fundamento legal: artculo 24 de la ley de contrataciones del estado)
Recepcin y apertura de ofertas:
La recepcin y apertura de ofertas debe hacerse en acto pblico y dar lectura al
monto total de cada oferta recibida hacindolo constar en acta, siendo
competencia de la junta de cotizaciones numerar y rubricar las hojas que
contengan las ofertas propiamente dichas, y al da siguiente de la recepcin y

16.

apertura de ofertas debe publicarse en la pgina electrnica del portal


www.guateCompras y Contrataciones.gt con el # de NOG que corresponde a
la oferta, el listado de oferentes invitados, listado de ofertas recibidas y el acta
de recepcin.
(Artculo 10 del reglamento de la ley de contrataciones del estado reformado
segn acuerdo gubernativo 644-2005, de fecha 06 de diciembre de 2005)

17.

Aclaraciones y muestras:
Podr exigir a los oferentes las aclaraciones y muestras que considere

236

Junta de Cotizaciones

pertinentes, an cuando no estuviere incluido este requisito en las bases,


siempre que sea econmica y fsicamente posible.
(Fundamento legal: artculo 27 de la ley de contrataciones del estado).
Criterios de calificacin de ofertas:
Para determinar cul es la oferta ms conveniente y favorable para los intereses
del estado, se utilizarn los criterios siguientes: calidad, precio, tiempo de
entrega, caractersticas y dems condiciones que se fijan en las bases en los
18.

cuales tambin se determinar el porcentaje en que se estimar cada uno de los


referidos elementos, salvo que en estas se solicite nicamente el precio, en
cuyo caso, la decisin se tomar con base en el precio ms bajo.
Cuando se trate de obras, la junta tomar en cuenta el costo total oficial
estimado.
(Fundamento legal: artculo 28 de la ley de contrataciones del estado)
Integracin del precio oficial:
Tratndose de obras, despus de la apertura de ofertas, calcular en definitiva
el costo total oficial estimado que servir de base para fijar la franja de
fluctuacin y lo dar a conocer de inmediato a los oferentes. Para este clculo
tomar el 40% del costo estimado por la entidad interesada, al cual se sumar el
60% del promedio del costo de las ofertas presentadas que cumplan con los
requisitos fundamentales de las bases y que estn comprendidas dentro de la
franja del 25% arriba y el 25% abajo del costo estimado por dicha entidad.
Los lmites mximos de fluctuacin con respecto al costo total oficial estimado,
se establecen en un 10% hacia arriba y en un 15% hacia abajo.
Los porcentajes indicados en ms y en menos respecto al costo total oficial

19.

estimado, darn la franja lmite entre la cual debern estar comprendidas las
ofertas para que sean aceptadas por la junta para su calificacin.
Las ofertas recibidas que estn fuera de la franja establecida sern
descalificadas.
El costo estimado por la entidad interesada ser aprobado por la autoridad
administrativa superior de dicha entidad, el cual debe darse a conocer despus
de la presentacin de ofertas y antes de abrir la primera oferta.
De los errores que se detecten en el clculo de este costo, sern responsables
quienes lo elaboraron.
Estas infracciones se sancionarn de conformidad con lo dispuesto en los
artculos 83 y 87 de la ley de contrataciones del estado.
En el acta que se levante debern hacerse constar los extremos a que se refiere
el presente artculo, en su orden. (Fundamento legal: artculo 29 de la ley de

237

Junta de Cotizaciones

contrataciones del estado)


Rechazo de ofertas:
Rechaza sin responsabilidad de su parte, las ofertas que no se ajusten a los
requisitos fundamentales definidos como tales en las bases o cuando los
precios, calidades u otras condiciones ofrecidas sean inconvenientes para los
20.

intereses del estado.


Los requisitos no fundamentales contemplados en las bases podrn satisfacerse
en la propia oferta o dentro del plazo comn que fija la junta.
Dentro de este mismo plazo se llenar los requisitos formales que no se
hubieren cumplido satisfactoriamente al presentar la oferta.

Junta de Cotizaciones

(Fundamento legal: artculo 30 de la ley de contrataciones del estado)


Un solo oferente:
Si a la convocatoria de cotizacin se presentare nicamente un oferente, a este
se podr adjudicar la misma, siempre que a juicio de la junta de cotizacin la
21.

oferta satisfaga los requisitos exigidos en las bases y que la proposicin sea
conveniente para los intereses del estado.
En caso contrario, est facultada para abstenerse de adjudicar.
(Fundamento legal: artculo 31 de la ley de contrataciones del estado)
Ausencia de ofertas:
En el caso de que a la convocatoria a la cotizacin no concurriere ningn
oferente, levantar el acta correspondiente y lo har del conocimiento de la
autoridad administrativa superior respectiva, para que se prorrogue el plazo para

22.

recibir ofertas.
Si an as no concurriere algn oferente, la autoridad superior quedar facultada

Junta de Cotizaciones y
Alcalde Municipal

a realizar la compra directa a que se refiere el artculo 43 de la ley de


contrataciones del estado.
(Fundamento legal: artculo 32 de la ley de contrataciones del estado)
Adjudicacin:
Dentro del plazo que sealen las bases, adjudicar la cotizacin al oferente que
ajustndose a los requisitos y condiciones de las bases, haya hecho la
proposicin ms conveniente para los intereses del estado.
23.

Har tambin una calificacin de los oferentes que clasifiquen sucesivamente.


En el caso de que el adjudicatario no suscribiere el contrato, la negociacin
podr llevarse a cabo con solo el subsiguiente clasificado en su orden.
(Fundamento legal: artculo 33 de la ley de contrataciones del estado y artculo
12 del reglamento de ley de contrataciones del estado reformado segn acuerdo
gubernativo 644-2005, de fecha 06 de diciembre de 2005, en el cual dice: si las

238

Junta de Cotizaciones

bases de cotizacin no indican el plazo para la adjudicacin ste ser de 5 das


hbiles contados a partir del da sealado para la recepcin y apertura de
ofertas, emitiendo el punto resolutivo correspondiente de la adjudicacin)
Adjudicacin parcial:
Cuando proceda adjudicar parcialmente la cotizacin:
a) si as se estableci en las bases;
24.

b) siempre que convenga a los intereses de la institucin;


c) atendiendo a la naturaleza de los bienes, suministros, obras o servicios;
Junta de Cotizaciones

d) si no forma parte de una obra unitaria.


(Fundamento legal: artculo 34 de la ley de contrataciones del estado).
Notificacin:
25.

Dentro del plazo de 3 das de dictaminada la resolucin razonada, debe hacer la


notificacin a cada uno de los oferentes.
(artculo 35 de la ley de contrataciones del estado)
Aprobacin de la adjudicacin:
Dentro del plazo de 2 das siguientes a que quede firme lo resuelto por la junta

26.

de cotizaciones, esta cursar el expediente a la autoridad correspondiente, la


que aprobar o improbar lo actuado.
(Fundamento legal: artculo 36 de la ley de contrataciones del estado)
Derecho de prescindir:
Los organismos del estado y las entidades a que se refiere el artculo 1 de la ley
de contrataciones del estado, pueden por intermedio de las autoridades que
determina el artculo 9 de la misma ley prescindir de la negociacin en cualquier
fase en que sta se encuentre, pero antes de la suscripcin del contrato
respectivo.
Bajo la responsabilidad de la autoridad que corresponda, la decisin de
prescindir slo puede adoptarse si ocurriere un caso fortuito o de fuerza mayor

27.

debidamente comprobado, que diere lugar a la imposibilidad de continuar con la


negociacin.
Si la decisin de prescindir se adopta con posterioridad una presentacin de
ofertas y antes de la adjudicacin la junta deber hacer una calificacin para el
slo efecto de compensar a los oferentes que ocupen los 3 primeros lugares, de
los gastos incurridos en la elaboracin de su oferta, por el equivalente al dos y
medio por millar del monto de la misma.
Pero si la decisin de prescindir se adopta despus de la adjudicacin, pero
antes de la suscripcin del contrato respectivo, se deber compensar al oferente
ganador que ocup el primer lugar, de los gastos incurridos en la elaboracin de

239

Concejo Municipal

Alcalde Municipal

su oferta y otros trmites, por el equivalente al cinco por millar.


(Fundamento legal: artculo 37 de la ley de contrataciones del estado)
Compensacin en caso de prescindir:
En los casos en que se prescinda de la negociacin, la dependencia interesada
28

calcular el importe de la compensacin y pagar su valor con cargo a la partida


presupuestaria que se asigne, otorgndose los finiquitos correspondientes.
(Fundamento legal: artculo 13 del reglamento de la ley de contrataciones del
estado)

Concejo Municipal

Alcalde Municipal

Suscripcin del contrato:


29.

Dentro del plazo de 10 das contados a partir de la adjudicacin definitiva,


deber suscribirse el contrato respectivo del proyecto.
(Fundamento legal: artculo 47 de la ley de contrataciones del estado)
Fianza de cumplimiento de contrato:
Para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en el

30.

contrato, el contratista deber presentar fianza en un porcentaje del 10% al


20%, segn se indique en el contrato.
(Fundamento legal: artculo 65 de la ley de contrataciones del estado, artculo
38 numeral 2, del reglamento de la ley de contrataciones del estado).
Vigencia de la fianza de cumplimiento de contrato:
Ser segn sea el caso:
a) Cuando se trate de bienes, suministros y servicios hasta que la entidad
interesada extienda la constancia de haber recibido a su satisfaccin la fianza

31.

de calidad o de funcionamiento, o haberse prestado el servicio, en su caso, y

Contratista

b) Cuando se trate de obras, hasta que la entidad interesada extienda la


constancia de haber recibido a su entera satisfaccin la fianza de conservacin
de obra.
(Fundamento legal: artculo 39 inciso a) y b) del reglamento de la ley de
contrataciones del estado)
Fianza de anticipo:

32.

Previo a pagar cualquier suma en concepto de anticipo, el contratista debe


presentar una fianza de anticipo por un monto de un 100% del mismo.
(artculo 66 de la Ley de contrataciones del estado)
Aprobacin del contrato:
Teniendo las fianzas de cumplimiento de contrato y anticipo corresponde la

33.

aprobacin del contrato.


(autoridad que determina el artculo 9 de la ley de contrataciones del estado,
segn sea el caso)

240

Concejo Municipal

Alcalde Municipal

Autorizacin de los pagos:


Todos los pagos derivados de la ejecucin de los contratos deben ser
34.

autorizados por la autoridad administrativa superior (Alcalde Municipal) de la


entidad interesada.

Alcalde Municipal

(Fundamento legal: artculo 33 del reglamento de la ley de contrataciones del


estado)
Pago de anticipo:
En el caso de obras puede otorgarse un anticipo supervisado hasta del 20% del
valor contratado, y en caso de que el contratista no inicie la obra e invierta el
35.

anticipo recibido dentro de los trminos contractuales, pagar el inters legal


(tasa activa), sobre el anticipo recibido, a favor del estado o reintegrar el
anticipo.
(Fundamento legal: artculo 58 de ley de contrataciones del estado, artculo 34
del reglamento de la ley de contrataciones del estado)
Reduccin de la garanta de anticipo y saldo del mismo en caso de
rescisin, resolucin o terminacin del contrato:

Contratista

Conforme se amortice el anticipo otorgado al contratista, se podr reducir en la


misma medida la garanta de anticipo.
Al concluir el plazo contractual original, el supervisor o su equivalente extender
36.

una certificacin donde conste el saldo del anticipo pendiente de amortizar, para
que el contratista gestione el endoso de reduccin de la fianza respectiva.
En caso de rescisin, resolucin o terminacin del contrato, el saldo del anticipo
ser tomado en cuenta en la liquidacin del contrato.
(Fundamento legal: artculo 40 del reglamento de la ley de contrataciones del
estado).
Pago de estimaciones:
Realiza pagos parciales al contratista contra estimaciones peridicas de trabajo

37.

ejecutado y aceptado, y pueden efectuarse mensualmente o segn el avance de


los trabajos.

Supervisor de Proyectos/
Supervisor de Obras

(Fundamento legal: artculo 59 de la ley de contrataciones del estado, artculo


35 del reglamento de la ley de contrataciones del estado)
Plazo para pagos:
Los pagos por estimaciones de trabajo se harn al contratista dentro del plazo
38.

de 30 das posteriores a la fecha en que fuere presentado el cuadro de


estimacin, si as se estipula en el contrato.

Supervisor de Proyectos/
Supervisor de Obras

(Fundamento legal: artculo 62 de la ley de contrataciones del estado)


39.

Prrroga del contrato:

Alcalde Municipal

241

Cuando la entidad contratante ordene la ejecucin de cantidades adicionales se


har constar en el documento que se emita la prrroga del plazo.
(Fundamento legal: artculo 51 de la ley de contrataciones del estado y artculo
27 del reglamento de la ley de contrataciones del estado
Ampliacin del monto del contrato:
Las variaciones del valor de los contratos de obra o de suministro de equipo
instalado, pueden efectuarse hasta un 20% en ms o en menos del valor
original del contrato, y para el efecto deben emitirse: ordenes de cambio,
40.

ordenes de trabajo suplementario o acuerdos de trabajo extra, segn sea el


caso, aprobados por la autoridad administrativa superior (alcalde). Sin embargo,
cuando las variaciones excedan del 40% del valor original del contrato, se
celebrar un nuevo contrato adicional.
(Fundamento legal: artculo 52 de la ley de contrataciones del estado, artculo
28 del reglamento de la ley de contrataciones del estado).
Orden de cambio:
Elabora orden de cambio para modificar los planos o especificaciones o bien

41.

para suprimir o disminuir las cantidades de trabajo de uno o ms renglones.


(Fundamento legal: artculo 28 numeral 1, del reglamento de la ley de
contrataciones del estado)
Orden de trabajo suplementario:
Elabora orden de trabajo suplementario, para ejecutar unidades adicionales en

42.

cualquiera de los renglones, a los precios unitarios segn contrato.


(Fundamento legal: artculo 28 numeral 2, del reglamento de la ley de
contrataciones del estado)
Acuerdo de trabajo extra:
Elabora acuerdo de trabajo extra, cuando por mutuo acuerdo de la entidad
interesada y el contratista se ejecuten trabajos con base en precios unitarios o

43.

suma global, para los cuales no existen renglones ni precios establecidos en la


oferta presentada, ni en el contrato.
(Fundamento legal: artculo 28 numeral 3, del reglamento de la ley de
contrataciones del estado)
Inspeccin final:
Hace la inspeccin final dentro de los siguientes 15 das hbiles siguientes a la

44.

recepcin y liquidacin de la obra, plazo dentro del cual si el proyecto no est


conforme a planos y especificaciones, manifestar por escrito sus
observaciones al contratista para que ste proceda a corregir las diferencias, y
si los trabajos se concluyeron a satisfaccin, el supervisor rendir informe

242

Supervisor de Proyectos /
Supervisor de Obras

pormenorizado a la autoridad administrativa superior (Alcalde Municipal), la que


en un trmino de 5 das

nombrar la comisin receptora y liquidadora.

(Fundamento legal: artculo 55 de la ley de contrataciones del estado).


Nombramiento de la comisin receptora y liquidadora:
45.

Corresponde a la autoridad administrativa superior (Alcalde Municipal).


(Fundamento legal: artculo 30 del reglamento de la ley de contrataciones del

Alcalde Municipal

estado)
Recepcin y liquidacin de la obra:
Finalizada la obra, deber constituir las fianzas de conservacin de obra o de
46.

calidad, o de funcionamiento, segn sea el contrato, y de saldos deudores y dar

Contratista

aviso por escrito al supervisor o su equivalente de la conclusin de los trabajos y


con esta diligencia se interrumpir el plazo de ejecucin.
(Fundamento legal: artculo 55 de la ley de contrataciones del estado).
Suscripcin del acta de recepcin:

48.

Dentro del plazo de 35 das siguientes a la fecha de notificacin de su


nombramiento, suscribe el acta de recepcin final de los trabajos.
(Fundamento legal: artculo 55 de la ley de contrataciones del estado)
Comisin Receptora y Liquidadora

Certificacin acta de recepcin:


Proporciona una certificacin del acta de recepcin de la obra al contratista
49.

para que ste gestione las fianzas de conservacin de obra y de saldos


deudores, segn sea el caso.
(Fundamento legal: artculo 55 de la ley de contrataciones del estado)
Fianza de conservacin de obra:
Presenta fianza de conservacin de obra, la cual debe ser emitida por una

50.

institucin legalmente autorizada para operar en Guatemala, otorgada por un


equivalente al 15% del monto contratado y por un plazo de 18 meses contados
a partir de la fecha del acta de recepcin final de la obra.
(Fundamento legal: artculo 67 de la ley de contrataciones del estado)

Contratista

Fianza de saldos deudores:


Presenta fianza de saldos deudores, la cual debe ser emitida por una institucin
51.

legalmente autorizada para operar en Guatemala, otorgada por un equivalente


al 5% del monto original contratado.
(Fundamento legal: artculo 68 de la ley de contrataciones del estado).
De la liquidacin:

52.

En un plazo de 90 das, luego de recibidas las fianzas de conservacin de obra


y de saldos deudores, debe efectuar la liquidacin del contrato y establecer el
importe de los pagos o cobros que deban hacerse al contratista.

243

Comisin receptora y liquidadora

(Fundamento legal: artculo 56 de la ley de contrataciones del estado y 31 del


reglamento de la ley de contrataciones del estado).
Aprobacin de la liquidacin:
53.

Debe liquidar el contrato dentro de los 90 das siguientes a la fecha del acta de
recepcin definitiva de la obra y suscribe el acta de liquidacin final.
(Fundamento legal: artculo 57 de la ley de contrataciones del estado)

244

Comisin receptora y liquidadora

Compra y/o Contratacin de Bienes y/o Servicios por Contrato

Alcalde Auxiliar

Jefe Departamento
Jefe Departamento
Concejo Municipal/
Junta de Licitacin
de Diseo y
de Compras y
Alcalde Municipal
y/o Cotizacin
Planificacin
Contrataciones

Inicio

Recibe solicitud de los


vecinos a beneficiarse
con la ejecucin del
proyecto,

Elabora perfil del


proyecto, incluye las
especificaciones
tcnicas

Traslada perfil del


proyecto

Recibe perfil del


proyecto

Aprueba el perfil

Traslada expediente

Recibe expediente

Elabora bases de
cotizacin

Recibe bases de
cotizacin

Traslada bases de
cotizacin

Aprueba bases de
cotizacin

Traslada expediente

Recibe expediente

Califica ofertas y
adjudica el negocio

Conformada por 3
miembros que sean
servidores pblicos,
quienes son
nombrados por el
Alcalde Municipal

245

Compra y/o Contratacin de Bienes y/o Servicios por Contrato

Alcalde Auxiliar

Oferente

Auxiliar de Compras

Jefe Departamento de
Junta de Licitacin y/o
Compras y
Cotizacin
Contrataciones
A

Realiza pago por entrega


de bases

Realiza publicacin del


concurso

Elabora Formulario de
Cotizacin y Oficio de
Invitacin

Tendr competencia para


recibir, calificar y adjudicar
la cotizacin

Realiza el proceso de
precalificacin

La recepcin y apertura de
ofertas debe hacerse en
acto publico y dar lectura al
monto total de cada oferta
recibida, hacindolo
constar en acta

Cada persona individual o


jurdica, nacional o
extranjera, nicamente
podr presentar una sola
oferta

Podr exigir a los oferentes


las aclaraciones y muestras
que considere pertinentes

Entre dos o mas oferentes


podrn realizar una
Colusin

Determina cual es la oferta


mas conveniente, utilizando
criterios previamente
establecidos

Deber entregar su oferta y


dems documentacin,
directamente a la Junta de
Cotizacin en el lugar y
fecha establecidas en las
bases de cotizacin

Calcula es costo total oficial


estimado que servir de
base para fijar la franja de
fluctuacin y lo dar a
conocer de inmediato a los
oferentes

Rechaza ofertas que no se


ajusten a los requisitos
fundamentales definidos en
las bases de cotizacin, o
no sean convenientes para
el estado

Si solo se presenta un
oferente, podr
adjudicrsele, siempre que
satisfaga los requisitos
exigidos en las bases

246

Compra y/o Contratacin de Bienes y/o Servicios por Contrato

Alcalde Municipal

Supervisor de
Proyectos /
Supervisor de
Obras

Contratista

Concejo Municipal
Alcalde Municipal

Junta de
Cotizacines

Si no concurre ningn
oferente, levanta acta
correspondiente y lo
hace de conocimiento
de la autoridad
Administrativa
Superior respectiva

Tienen el Derecho de
Prescindir de la
negociacin en
cualquier fase, pero
antes de la
suscripcin del
contrato respectivo
Realiza pago de
fianza de
cumplimiento en un
porcentaje de 10% al
20% segn se indique
en el contrato

La fianza de
cumplimiento tendr
una vigencia segn
sea establecido
previamente

Debe pagar una fianza


de anticipo por un
monto de un 100% del
mismo

Cuando ordene la
ejecucin de
cantidades adicionales
se har constar en el
documento que se
emita la prorroga del
plazo
Las variaciones del
valor de los contratos
de obra o de
suministro de equipo
instalado, pueden
efectuarse hasta un
20% en mas o menos
del valor original del
contrato

Realiza pagos al
contratista contra
estimaciones
peridicas de trabajo
ejecutado y aceptado

Realiza pago por


estimaciones dentro
del plazo de 30 das
posteriores a la fecha
en que fue presentado
el cuadro de
estimacin, si as se
estipula en el contrato

En caso de que no
inicie la obra e invierta
el anticipo recibido
dentro de los trminos
contractuales, pagara
el inters legal

Conforme se amortice
el anticipo otorgado,
se podr reducir en la
misma medida la
garanta de anticipo

247

En el caso de
prescindir la
negociacin, calculara
el importe de la
compensacin y
pagara su valor con
cargo a la partida
presupuestaria que se
asigne

Suscribe el contrato
respectivo del
proyecto

Teniendo las fianzas


corresponde la
aprobacin del
Contrato

Debe autorizar todos


los pagos

Dentro del plazo


establecido, adjudica
la cotizacin al
oferente que se ajusta
a los requisitos
establecidos en las
bases, y que haya
hecho la proposicin
mas conveniente para
los intereses del
estado

Cuando proceda,
adjudicara
parcialmente la
cotizacin

Notifica a cada uno de


los oferentes en el
plazo establecido

Cursara el expediente
a la Autoridad
correspondiente, la
que aprobar o
improbar lo actuado

Compra y/o Contratacin de Bienes y/o Servicios por Contrato


Supervisor de
Proyectos / Supervisor
de Obras

Alcalde Municipal

Contratista

Comisin Receptora y
Liquidadora

Elabora Orden de Cambio


para modificar los planos o
especificaciones o bien
para suprimir o disminuir
las cantidades de trabajo
de uno o mas renglones

Elabora Orden de Trabajo


Suplementario, para
ejecutar unidades
adicionales en cualquiera
de los renglones, a los
precios unitarios segn
contrato

Elabora Acuerdo de trabajo


extra, cuando por mutuo
acuerdo de la entidad
interesada y el contratista,
ejecuten trabajos para los
cuales no existen
renglones ni precios
establecidos en la oferta
presentada, ni en el
contrato

Hace inspeccin final


dentro de 15 das hbiles
siguientes a la recepcin y
liquidacin de la obra

Nombra a la comisin
receptora y liquidadora

Presenta fianza de
conservacin de obra

Recibidas la fianzas de ,
efecta liquidacin del
contrato y establece el
importe de los pagos o
cobros que deban hacerse
al contratista

Presenta fianza de saldos


deudores

Liquida el contrato dentro


de los 90 das siguientes a
la fecha del acta de
recepcin definitiva de la
obra y suscribe liquidacin
final

Fin

248

Departamento de Comunicacin Social

Programa de cpsulas informativas

Montaje de eventos

Convocatoria de medios de comunicacin

249

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Comunicacin Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Programa de Cpsulas Informativas

4 das.

Descripcin General:
Dar a conocer el trabajo que la Municipalidad de Santa Catarina Pinula realiza en beneficio de la poblacin en general, con la
intencin de generar confianza en el vecino y para que con el aporte de sus impuestos se contine con la ejecucin de los
proyectos.
Usuarios:

Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Actividades diarias.

No.
1.

2.

Descripcin Secuencial
Planifica el trabajo durante la semana previa a la transmisin del Programa.
Verifica con las distintas dependencias de la Institucin los trabajos que
realizarn con la intencin de grabar el proceso de los mismos.
Llega directamente al rea de trabajo a filmar con videocmara el avance de

3.

Responsable

ejecucin de cada proyecto. As como una entrevista a los vecinos

Asistente de Comunicacin Social

beneficiados.
4.
5.

Captura las imgenes de formato Mini DVD a la computadora para poder hacer
la edicin de video y transformarlo a formato Dvd con una mejor resolucin.
Elabora el texto del guin y se incorpora la locucin al video.
El martes al medio da, el trabajo ya finalizado se traslada a la Alcalda

6.

Municipal para su visto bueno y si no tiene ningn cambio se lleva a la estacin


de cable para ser trasmitido ese mismo da a las 20:00 horas.

250

Asistente de Comunicacin Social

Programa de cpsulas
Informativas
Organizador de
Eventos

Inicio

Planifica el trabajo durante


la semana previa a la
transmisin del programa

Verifica con las diferentes


dependencias de la
Institucin los trabajos que
realizaran con la intencin
de grabar el proceso de los
mismos

Llega directamente al rea


de trabajo a filmar con
videocmara el avance de
ejecucin de cada proyecto

Realiza entrevista a
vecinos beneficiados

Captura las imgenes de


formato Mini DV a la
computadora para poder
hacer la edicin de video y
transformarlo a formato
DVD con una mejor
resolucin

Elabora el texto del guion y


se incorpora la locucin al
video

El martes a medio da,


finalizado el trabajo,
traslada a Alcalda
Municipal para Visto
Bueno, si no se tiene
ningn cambio se lleva a la
estacin de cable para ser
transmitido ese da a las
veinte horas

Fin

251

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Comunicacin Social

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Montaje de eventos

2 horas.

Descripcin General:
Para cada actividad pblica que realiza la Municipalidad, se hace necesario programar el montaje de los eventos, buscando con
ello mantener una mejor comunicacin con los vecinos.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Eventos.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Cuando cada dependencia de la Municipalidad programe un evento, deber


1.

coordinar conjuntamente con Comunicacin Social y Protocolo como mnimo

Personal del Departamento

con cinco das de anticipacin el trabajo a realizar.


2.

Hace llegar al Departamento de Comunicacin Social el instructivo en donde se


describe la actividad, da, hora y lugar del evento.
Elabora la Agenda con el siguiente contenido bsico:

3.

Palabras de bienvenida

Historial del proyecto

Palabras de agradecimiento

Entrega de reconocimientos

Palabras de autoridades y

Corte de la cinta simblica

Organizador de Eventos

Lleva el da del evento:


4.

Sonido principal (Comunicacin Social)

Sonido auxiliar (Dependencia coordinadora del evento)

Maestro de Ceremonias

Podium

252

Personal del Departamento

Banderas

Estandarte

Himnos

Cinta

Tijeras

Cmara de video y

Cmara fotogrfica

253

Montaje de Eventos
Personal de la Direccin Organizador de Eventos

Inicio

Cuando cada dependencia de


la Municipalidad programe un
evento, deber coordinar con
Relaciones Publicas como
mnimo con tres das de
anticipacin el trabajo a
realizar

Hace llegar a Relaciones


Publicas el instructivo en
donde se describe la
actividad, da, hora y lugar del
evento

Elabora la agenda con el


contenido bsico para el
evento

Lleva el equipo necesario para


el desarrollo del evento

Fin

254

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Comunicacin Social

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Convocatoria de medios de comunicacin

2 das.

Descripcin General:
Es la convocatoria a los medios de comunicacin con la intencin de dar a conocer a todo el Pueblo de Guatemala el
trabajo que se ejecuta dentro de la Municipalidad.
Usuarios:

Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

No.
1.
2.

Establecer medios de comunicacin.


Descripcin Secuencial

Responsable

Elabora un comunicado de prensa y se hace llegar al jefe


de redaccin de los medios de comunicacin.
Verifica va telfono la recepcin del comunicado y se
recuerda fecha hora y lugar del evento.
Antes de llevar a cabo el evento se rene a los enviados de

3.

los medios de comunicacin y se hace de su conocimiento


el desarrollo de la actividad programada.

4.

Lograr que los medios de comunicacin entrevisten a las


autoridades presentes y principalmente al Sr. Alcalde.

255

Jefe Departamento de Comunicacin Social

Convocatoria a Medios de
Comunicacin
Jefe Departamento de
Comunicacin Soca

Inicio

Elabora un comunicado de
prensa y lo hace llegar al
Jefe de Redaccin de los
medios de comunicacin

Verifica va telfono la
recepcin del comunicado y
se recuerda fecha hora y lugar
del evento

Antes del evento, rene a los


enviados de los medios de
comunicacin y hace de su
conocimiento el desarrollo de
la actividad programada

Lograr que los medios de


comunicacin entrevisten a
las autoridades presentes y
principalmente al Seor
Alcalde

Fin

256

Departamento de Informtica

Desarrollo de Software
Mantenimiento de Software Municipal
Mantenimiento de equipo de cmputo
Reparacin de equipo de computo
Mantenimiento de Infraestructura Informtica
Generacin de Proyectos Tecnolgicos

257

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Informtica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Desarrollo de Software

Indefinido

Descripcin General:
Creacin de reportes y mdulos en los Sistemas Municipales.
Usuarios:

Jefe, programador, tcnico programador y tcnico de bases de datos (equipo de programacin).

Requisitos:

No.
1.

Ninguno.
Descripcin Secuencial
Evala la modificacin o el sistema requerido. Solicita por escrito la
modificacin al sistema (software) con el Vo. Bo. Del Alcalde Municipal.

2.

Recibe solicitud de modificacin al sistema. Analiza la estructura y la razn


por la cual requiere el cambio o actualizacin. De ser aprobado da su Vo.Bo.
a la solicitud. Traslada a Direccin de Informtica la solicitud.

3.

Recibe solicitud y procede a programar el trabajo.

4.

Al completar el trabajo segn requerimientos se le informa al usuario


solicitante para su previa evaluacin.

Responsable
Usuario del Sistema

Alcalde Municipal
Jefe de Departamento de
Informtica

Equipo de programacin
5.
6.

Da la capacitacin requerida al usuario del sistema y se actualizan los


manuales.
De no tener modificaciones segn lo previamente requerido (autorizado)
se enva notificacin de entrega al Alcalde Municipal.

258

Jefe de Informtica

Desarrollo de Software
Usuario

Alcalde Municipal

Jefe de Informtica

Equipo de
programacin

Inicio

Evala la
modificacin o el
sistema requerido.
Solicita por escrito la
modificacin al
sistema (software)
con el Vo. Bo. Del
Alcalde Municipal.

Recibe solicitud de
modificacin al
sistema. Analiza la
estructura y la razn
por la cual requiere el
cambio o
actualizacin. De ser
aprobado da su
Vo.Bo. a la solicitud.
Traslada a Direccin
de Informtica la
solicitud.

Recibe solicitud y
procede a programar
el trabajo.

Al completar el
trabajo segn
requerimientos se le
informa al usuario
solicitante para su
previa evaluacin.

Da la capacitacin
requerida al usuario
del sistema.
De no tener
modificaciones segn
lo previamente
requerido
(autorizado) se enva
notificacin de
entrega al Alcalde
Municipal.

FIn

259

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Informtica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Mantenimiento de Software
Municipal

variable

Descripcin General:
Es la modificacin o correccin de Sistemas Municipales.
Usuarios:

Jefe, programador, tcnico programador y tcnico de bases de datos (equipo de programacin).

Requisitos:

No.

Ninguno.
Descripcin Secuencial

Evala la modificacin o correccin requerida del sistema.

En caso de tratarse de una correccin se notificara de inmediato al


Departamento de Informtica. Si fuera una modificacin se notificara por
escrito al Departamento de Informtica.
El equipo de programacin evaluara el requerimiento para verificar el error
en el sistema o si la modificacin fuera valida.

Responsable

Usuario

Equipo de programacin

Si es confirmado el error o la modificacin se procede a programar el trabajo.

Al completar el trabajo segn el requerimiento se le informa al usuario


solicitante para su previa evaluacin.
Tcnico Programador

De no tener modificaciones segn lo previamente requerido se procede a


actualizar los manuales y a brindar las capacitaciones necesarias.

260

Mantenimiento de Software Municipal


Usuario

Equipo de
Programacin

Tcnico programador

Inicio

Evala la modificacin o
correccin requerida del
sistema.

En caso de tratarse de
una correccin se
notificara de inmediato al
Departamento de
Informtica. Si fuera una
modificacin se notificara
por escrito al
Departamento de
Informtica.

El equipo de
programacin evaluara el
requerimiento para
verificar el error en el
sistema o si la
modificacin fuera valida.
Si es confirmado el
error o la
modificacin se
procede a
programar el
trabajo.

Al completar el trabajo
segn el requerimiento se
le informa al usuario
solicitante para su previa
evaluacin.

De no tener
modificaciones segn lo
previamente requerido se
procede a actualizar los
manuales y a brindar las
capacitaciones
necesarias.

Fin

261

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Informtica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Agosto, 2013

Mantenimiento de equipo de cmputo

Tiempo:
4 horas

Descripcin General:
Mantenimiento del equipo de cmputo de toda la institucin (CPU, Monitor, Teclado, Mouse) para mantener su vida til.
Usuarios:

Direcciones y Unidades de la institucin.

Requisitos:

No.
1.

Materiales para limpieza de equipos (espuma, limpia contactos, remover).


Descripcin Secuencial

Responsable

Elabora un calendario en el cual se describe el mes y los das en los


cuales estarn realizando el mantenimiento de los equipos de cmputo
en cada Direccin/Unidad.

Jefe Departamento de
Informtica

2.

Redacta un oficio en el cual es entregado a cada Direccin/Unidad


para informacin de las fechas de mantenimiento del equipo de cmputo.

3.

Al llegarse la fecha del mantenimiento del equipo de cmputo en


cada Direccin, coordina con cada Director/Jefe de Unidad para
evaluar si el mantenimiento se realiza dentro de la Direccin/Unidad o
cada equipo es trasladado a la Direccin de Informtica para limpieza del
mismo.

4.

Al llegarse a un acuerdo se procede a realizar la limpieza de equipo a


cada usuario que pertenece a la direccin contactada.

5.

Al finalizar dicho mantenimiento completa el formulario por cada equipo


realizado en cada Direccin, colocando la Fecha, Direccin,
Usuario, Descripcin del Trabajo, hora de Inicio, y hora de finalizacin del
mantenimiento.

6.

El formulario es llevado a cada usuario para que firme; luego de tener la


firma del usuario es trasladado al Director para su firma correspondiente.

260

Administrativo
Jefe Departamento de
Infraestructura

Tcnico en soporte

Mantenimiento de Equipo de Computo


Jefe de Informtica

Administrativo

Tcnico de Soporte

Redacta un oficio en el
cual es entregado a cada
Direccin/Unidad para
informacin de las fechas de
mantenimiento del equipo de
cmputo.

Realiza un chequeo del


mismo y evala las causas
por las que el sistema
presento dicho problema

Inicio
Elabora un calendario en el
cual se describe el mes y
los das en los cuales
estarn realizando el
mantenimiento de los
equipos de cmputo en
cada Direccin/Unidad

Al llegarse la fecha del


mantenimiento del equipo
de cmputo en cada
Direccin, coordina con
cada Director/Jefe de
Unidad para evaluar si el
mantenimiento se realiza
dentro de la Direccin/
Unidad o cada equipo es
trasladado a la Direccin de
Informtica para limpieza del
mismo.

Al finalizar dicho
mantenimiento
completa el formulario
por cada equipo
realizado en cada
Direccin, colocando
la Fecha, Direccin,
Usuario, Descripcin
del Trabajo, hora de
Inicio, y hora de
finalizacin del
mantenimiento.

El formulario es llevado a
cada usuario para que firme;
luego de tener la firma del
usuario es trasladado al
Director para su firma
correspondiente.

Fin

261

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Informtica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Reparacin de equipo de cmputo

variable

Descripcin General:
Es la reparacin del equipo de cmputo de todas las Direcciones/Unidades de la institucin que se encuentran en mal estado.
Usuarios:

Direcciones/Unidades.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Informa a la Direccin de Informtica el problema que se le est presentando


al equipo bajo su cargo.

Usuario

Recurre al Departamento solicitante para observar las fallas que se le est


presentado al equipo de cmputo.

Realiza un chequeo del mismo y se evalan las causas por las que el
sistema presento el dicho problema

Al ser evaluado el equipo, se le informa al usuario si se traslada a Direccin


de Informtica o si se puede realizar dicha reparacin en su lugar de trabajo.

Si es necesario trasladar el equipo a Direccin de Informtica, se realiza de


antemano back up de los archivos que se encuentren en el equipo
colocndolos en una carpeta del escritorio.

Tcnico
de Soporte
Usuario

Si
necesario
realizaruna
formateo
notifica
al usuariosiysese
up fuera
del mismo
realizando
llamadadel
al equipo
usuariose
para
que notifique
procede
a
instalar
sistema
operativo,
sistemas
Municipales,
se ingresa a
procede a realizar formato al equipo.
dominio se instala antivirus y se ingresa el Back-up que anteriormente se le
haba realizado.

Tcnico de Soporte

Al ser reparado el equipo se le notifica a la unidad por medio de un Oficio,


acerca del problema y las causas que presente dicho equipo y se realiza
ficha de reparacin.

262

Tcnico de Soporte

Administrativo

Reparacin de Equipo de Cmputo


Usuario del Sistema

Tcnico de Soporte

Jefe Departamento de
Infraestructura

Inicio

Informa al Departamento de
Informtica el problema que
se le est presentando al
equipo bajo su cargo.

Recurre al Departamento
solicitante para observar
las fallas que se le esta
presentando al equipo de
cmputo

Realiza un chequeo del


mismo y evala las causas
por las que el sistema
presento dicho problema

Si es necesario
trasladar el equipo a
Direccin de
Informtica, se realiza
de antemano back up
de los archivos que se
encuentren en el
equipo colocndolos en
una carpeta del
escritorio.

Al ser evaluado el equipo


se informa al usuario si se
traslada a Direccin de
Informtica o si se puede
realizar en su lugar de
trabajo

Si fuera necesario realizar


formateo del equipo se
notifica al usuario y se
procede a instalar sistema
operativo, sistemas
Municipales, se ingresa a
dominio se instala antivirus y
se ingresa el Back-up que
anteriormente se le haba
realizado.

Al ser reparado el equipo se le


notifica a la unidad por medio de
un Oficio, acerca del problema y
las causas que presente dicho
equipo y se realiza ficha de
reparacin.

Fin

263

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Informtica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Agosto, 2013

Mantenimiento de Infraestructura

Tiempo:
Diario

Descripcin General:

Es la verificacin de la Infraestructura Informtica y proteccin peridica de los activos intangibles.

Usuarios:

Jefe, Tcnico de Soporte

Requisitos:

No.

Ninguno.
Descripcin Secuencial

Verificar la elaboracin de Back up de bases de datos y espacio en las


unidades de respaldo.

Cotejo de imgenes de sistema de los servidores de dominio de aplicacin.

Revisin y supervisin de enlaces externos y servicios de internet.

Revisin de alimentacin elctrica de equipo activo y servidores.

Verificacin de funcionamiento de equipo en general de Data Center.

Verificacin de integridad de la red a nivel lgico y fsico

Mantenimiento de Dominio y Usuarios

Evaluacin y verificacin de existencia de insumos tecnolgicos necesarios


en cada oficina.

264

Responsable
Jefe de Informtica

Tcnicos de Soporte

Mantenimiento de Infraestructura
Jefe de Infromtica

Tcnico de Soporte

Inicio

Verificar la elaboracin de Back up


de bases de datos y espacio en las
unidades de respaldo.

Cotejo de imgenes de sistema de


los servidores de dominio de
aplicacin.

Revisin y supervisin de enlaces


externos y servicios de internet.

Revisin de alimentacin elctrica de


equipo activo y servidores.

Verificacin de funcionamiento de
equipo en general de Data Center.

Verificacin de integridad de la red a


nivel lgico y fsico

Mantenimiento de Dominio y
Usuarios

Evaluacin y verificacin de
existencia de insumos
tecnolgicos necesarios en
cada oficina.

Fin

265

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Departamento de Informtica

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Generacin de Proyectos
Tecnolgicos

variable

Descripcin General:

Es la generacin de ideas y proyectos de avance tecnolgico de avance para la gestin Municipal

Usuarios:

Personal del Departamento de informtica.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

Esquematizacin de la idea.

Establecer los recursos necesarios, tiempo de ejecucin para llevarla a cabo


y verificacin de presupuesto asignado al Departamento de Informtica.

Elaboracin de propuesta del proyecto, la cual ser presentada al Alcalde


Municipal.

El Alcalde Municipal recibe la propuesta para su anlisis y consideracin


para aprobacin de proyecto.

Si la propuesta contara con el Vo. Bo. Del Alcalde Municipal se procede a


realizar las gestiones correspondientes en cuanto a contraccin y/o compra
de materiales y equipo.

Ejecucin de Proyecto.

Responsable
Personal de informtica
Jefe de Informtica y
Administrativo

Alcalde Municipal
Jefe de Informtica,
Administrativo y Departamento
de Compras y Contrataciones
Personal de Informtica

266

Generacin de Proyectos Tcnologicos

Personal de
Informtica

Jefe de
Informtica y
Adminitrativo

Alcalde
Municipal

Jefe de
Informtica,
Administrativo y
Departamento
de Compras y
Contrataciones

Inicio

Esquematizacin
de la idea

Establecer los
recursos
necesarios,
tiempo de
ejecucin
para llevarla a
cabo y
verificacin de
presupuesto
asignado al
Departamento
de
Informtica.

Elaboracin de
propuesta del
proyecto, la cual
ser presentada al
Alcalde Municipal.

Ejecucin de
Proyecto.

Inicio

267

El Alcalde Municipal
recibe la propuesta
para su anlisis y
consideracin para
aprobacin de
proyecto.

Si la propuesta
contara con el Vo.
Bo. Del Alcalde
Municipal se
procede a realizar
las gestiones
correspondientes en
cuanto a
contraccin y/o
compra de
materiales y equipo.

Direccin Municipal de Planificacin

Proyecto con financiamiento de CODEDE


Proyecto con financiamiento propio u otras
instituciones
Tala de rboles
Evaluacin de impacto ambiental
Trmite de solicitudes de Alcaldes Auxiliares
Gestin de expedientes para construccin de vivienda
con FOPAVI

268

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Proyecto con financiamiento de CODEDE

30 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se realiza el trmite de financiamiento requerido por el CODEDE.
en copropiedad.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Listado de Proyectos.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Con el apoyo de Alcalda Municipal elabora el listado de proyectos con


financiamiento de CODEDE para el prximo ao.

2.

Aprobado el listado se elaboran los perfiles incluyendo todos los requisitos que
CODEDE solicita.

3.

Traslada listado de proyectos aprobados.

4.

Recibe listado de proyectos aprobados.

5.

Enva los perfiles para su aprobacin.

6.

Recibe perfiles para aprobacin.

7.

Realiza las correcciones necesarias.

8.

Traslada perfilesles aprobados.

9.

Recibe perfiles.

Responsable
Director Direccin Municipal de
Planificacin

Alcalde Municipal

Director Direccin Municipal de


Planificacin

Alcalde Municipal

Director de la Direccin Municipal

269

de Planificacin

10.

Aprobados los perfiles y cumpliendo con todos los requisitos, se ingresan


fsicamente a CODEDE, ( para solicitud de financiamiento).

11.

Traslada perfiles aprobados.

12.

Recibe perfiles aprobados.

13.

En un plazo variable de 1 a 6 meses, CODEDE enva a Alcalda el listado de


proyectos aprobados.

14.

Recibe listado de proyectos aprobados por CODEDE para su planificacin.

15.

Traslada listado de proyectos aprobados para su planificacin.

16.

Asigna al rea Tcnica la planificacin de los proyectos los cuales se planifican


dependiendo la complejidad de los proyectos en un plazo aproximado de 2 a 5
meses.

17.

Cuando los proyectos lo requieren se solicitan los estudios necesarios:


levantamiento Topogrfico, estudio Hidrogeolgico, etc.

18.

Revisa los proyectos ya planificados y aprueba o indica correcciones al mismo.

19.

Si hay correcciones se realizan en el rea Tcnica y se repite el paso 8.

20.

Evaluados y aprobados los proyectos por el Director Municipal de Planificacin,


se envan a Alcalda para su evaluacin y aprobacin.

21.

Recibe los proyectos aprobados.

22.

Aprueba los proyectos yo realiza correcciones.

23.

Traslada proyectos aprobados.

24.

Recibe proyectos aprobados.

Director de la Direccin Municipal


de Planificacin

25.

Ingresa fsicamente a Consejo de Desarrollo para su financiamiento.

Director de la Direccin Municipal


de Planificacin

26.

CODEDE evala y aprueba el proyecto, o indica correcciones necesarias.

27.

Una vez aprobados por CODEDE se elabora convenio del proyecto y se le da


seguimiento para entrega de financiamiento.

CODEDE

Alcalde Municipal

Director de la Direccin Municipal


de Planificacin

Jefe Departamento de Diseo y


Planificacin
Director de la Direccin Municipal
de Planificacin

Alcalde Municipal

270

CODEDE
Jefe de Asesora Jurdica

Proyecto con Financiamiento de CODEDE


Director Direccin
Municipal de
Planificacin

Alcalde Municipal

CODEDE

Inicio

Con apoyo de la Alcalda


elabra listado de proyectos
con financiamiento de
CODEDE para el prximo
ao

Aprobado el listado se
elaboran los perfiles
incluyendo todos los
requisitos que CODEDE
solicita

Recibe listado de proyectos


aprobados

Traslada listado de proyectos


aprobados

Enva los perfiles para su


aprobacin

Recibe perfiles para


aprobacion

Realiza las correcciones


necesarias

Recibe perfiles

Traslada perfiles

Aprobados los perfiles y


cumpliendo todos los
requisitos, se ingresan
fsicamente a CODEDE, para
solicitud de financiamiento

Recibe perfiles aprobados

Traslada perfiles aprobados


Recibe listado de proyectos
aprobados

En un plazo variable de 1 a 6
meses enva a Alcalda el
listado de proyectos
aprobados

271

Jefe Departamento de
Jefe Asesora Juridica
Diseo y Planificacin

Proyecto con Financiamiento de CODEDE

CODEDE

Alcalde Municipal

Director Direccin
Municipal de
Planificacin

Jefe Departamento de
Diseo y Planificacin

Jefe Asesora Juridica

Traslada listado de proyectos


aprobados por CODEDE,
para su planificacin

Asigna al Area Tcnica la


planificacin de los proyectos

Cuando los proyectos lo


requieren se solicitan los
estudios necesarios,
levantamiento Topogrfica,
Estudio Hidrogeolgico, etc.

Revisa los proyectos ya


planificados

Recibe proyectos aprobados


para financiamiento

Si hay correcciones ser


realizan en el rea tcnica y
repite el paso 8

Evaluados y aprobados los


proyectos, traslada para su
aprobacin
Recibe proyectos aprobados

Evalua y aprueba el
proyecto, o indica
correcciones necesarias

Recibe los proyectos


aprobados

Aprueba los proyectos o


realiza correcciones
Traslada proyectos
aprobados

Recibe proyectos aprobados

Una vez aprobados los


proyectos se elabora
convenio del proyecto y se le
da seguimiento para entrega
de financiamiento

Fin

Traslada proyectos
aprobados

Ingresa fsicamente a
Consejo de Desarrollo para
su financiamiento

272

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Proyecto con financiamiento propio u otras instituciones

40 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se realiza un proyecto con fondos propios u otras Instituciones.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Listado de Proyectos.

No.
1.

Descripcin Secuencial
La solicitud es presentada por la comunidad en la ventanilla de Recepcin de
Documentos.

2.

Traslada solicitud.

3.

Recibe solicitud.

4.

Evala y aprueba solicitud.

5.

Traslada solicitud aprobada.

6.

Recibe solicitud.

7.

Responsable

Oficial de Recepcin

Alcalde Municipal

Da ingreso al banco de proyectos en base al presupuesto de cada ao y para


que realice la planificacin correspondiente.

8.

Traslada solicitud.

9.

Recibe solicitud.

Director Direccin Municipal de


Planificacin

Tcnico en Planificacin

273

10.

Le es asignado el proyecto y

realiza inspeccin de campo y coordina

levantamiento topogrfico cuando es necesario.


Con la informacin recabada se procede a la elaboracin del Perfil y Propuesta

11.

de Diseo la cual es presentada al Director Municipal de Planificacin para la


revisin correspondiente.

12.

Traslada informacin.

13.

Recibe informacin.

14.

Revisa el Perfil y la Propuesta de Diseo y da aprobacin final.

15.

Traslada Perfil y propuesta de diseo aprobada con la firma de aprobacin

Tcnico en Planificacin

Alcalde Municipal

Luego de aprobada la propuesta de diseo se procede a la planificacin


16.

completa del proyecto (esto incluye perfil, juego de planos, especificaciones,


presupuesto, cronograma de ejecucin e inversin etc.)

17.

Completo el expediente (original y copias) es revisado y firmado por el Director

Director Direccin Municipal de


Planificacin

Municipal de Planificacin y enviado a Alcalda para la revisin y aprobacin


final.
Director Direccin de

18.

Una vez planificado y aprobado el proyecto se establece la fuente de


financiamiento del mismo.

19.

Administracin Financiera
Integrada Municipal

Establecida la fuente de financiamiento del proyecto es enviado a la Direccin


de Obras para su Ejecucin.

274

Director de Obras

Proyecto con Financiamiento Propio u Otras Instituciones

Oficial de Recepcin

Alcalde Municipal

Director Direccin
Municipal de
Planificacin

Tcnico en
Planificacin

Inicio

La solicitud es presentada
por la comunidad en la
ventanilla de recepcin de
documentos

Traslada solicitud

Recibe solicitud

Evala y aprueba solicitud

Traslada solicitud aprobada

Recibe solicitud aprobada

Da ingreso a la solicitud al
banco de proyectos en base
al presupuesto de cada ao y
para que realice la
planificacin correspondiente

Recibe solicitud

Traslada solicitud

Le es asignado el proyecto y
realiza inspeccin de campo
y coordina levantamiento
topogrfico cuando es
necesario

Recibe informacin
Con la informacin recabada
se procede a la elaboracin
del perfil y propuesta de
diseo, la cual es presentada
al Director Municipal de
Planificacin para la revisin
correspondiente

Revisa el perfil y la propuesta


de diseo, da aprobacin
final

Traslada informacin

275

Director de la Direccin
de Administracin
Financiera Integrada
Municipal

Proyecto con Financiamiento Propio u Otras Instituciones

Alcalde Municipal

Director Direccin
Municipal de
Planificacin

Director de la Direccin
de Administracin
Financiera Integrada
Municipal

Director de Obras

Una vez planificado y


aprobado el proyecto se
establece la fuente de
financiamiento del mismo

Establecida la fuente de
financiamiento del proyecto
es enviado a la Direccin de
Obras para su ejecucin

Traslada perfil y propuesta


de diseo aprobada

Procede a la planificacin
completa del proyecto

Completo el expediente es
revisado y firmado

Traslada expediente a
Director Municipal de
Planificacin

Fin

276

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Trmite de solicitudes de Alcaldes Auxiliares

10-20 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se reciben de manera mensual los reportes y/o solicitudes de Alcaldes Auxiliares, para el
trmite correspondiente.
Usuarios:

Alcaldes Auxiliares o comunitarios del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Reporte de Actividades de Alcaldes Auxiliares o comunitarios.

No.
1.

Descripcin Secuencial
Entrega reportes y/o solicitudes.

Responsable
Alcalde Auxiliar
Auxiliar de Organizacin

2.

Revisa el reporte, y verifica que se encuentre debidamente firmado y sellado.

3.

Recepcin de reporte, firma y sello del mismo.

Comunitaria
Auxiliar de Organizacin

4.

Comunitaria

Informa al alcalde que se dar trmite a sus planteamientos y se trasladar a

Auxiliar de Organizacin
Comunitaria

donde corresponda.

Auxiliar de Organizacin
5.

Se evalan cada una de las solicitudes y se clasifican en formato Excel.

Comunitaria
Encargado de Seccin de

6.

Organizacin Comunitaria y

Supervisa

Estadstica

277

7.

Remite las solicitudes a los directores y jefes que correspondan, sealando fecha
lmite para la entrega del informe correspondiente.

8.

Solicita que se informe a cada alcalde auxiliar las respuestas.

9.

Recibe informes con las respuestas a cada planteamiento o solicitud.

Auxiliar de Organizacin
Comunitaria
Director o jefe
Auxiliar de Organizacin

10.

Compila todas las solicitudes con las respectivas respuestas para conocimiento

Comunitaria
Auxiliar de Organizacin
Comunitaria

del Alcalde Municipal

278

Trmites de Solicitudes de Alcaldes Auxiliares

Alcalde Auxiliar

Auxiliar de Organizacin
Comunitaria

Encargado de Seccin de
Organizacin Comunitaria y
Estadstica

Director o Jefe

Entrega reportes y/o


solicitudes.

Revisa el reporte, y
verifica que se
encuentre debidamente
firmado y sellado.

Recepcin de reporte,
firma y sello del mismo.

Informa al alcalde que


se dar trmite a sus
planteamientos y se
trasladar a donde
corresponda.

Se evalan cada una


de las solicitudes y se
clasifican en formato
Excel.

Supervisa

Remite las solicitudes a los


directores y jefes que
correspondan, sealando
fecha lmite para la entrega
del informe correspondiente.

Solicita que se informe


a cada alcalde auxiliar
las respuestas.

Recibe informes con


las respuestas a cada
planteamiento o
solicitud.

Compila todas las


solicitudes con las
respectivas respuestas
para conocimiento del
Alcalde Municipal

Fin

279

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Nombre del procedimiento:
Fecha:

Gestin de expedientes para construccin de vivienda con

Tiempo:

Agosto, 2013

FOPAVI

Indefinido

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se apoya a los vecinos interesados en obtener un subsidio otorgado por el Fondo para la
Vivienda FOPAVI-, para Construccin de Vivienda en Lote Propio.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Los establecidos en el Reglamento de FOPAVI, siendo estos los siguientes:

Requisitos de postulacin al subsidio directo.


Para postularse para la obtencin del subsidio directo, los postulantes deben cumplir con los requisitos siguientes:
a)

b)
c)
d)
e)
f)

Demostrar la existencia de un grupo familiar conformado por guatemaltecos. En los casos de las personas de la tercera edad
o con capacidades diferenciadas que no cuenten con cargas familiares, debern demostrar ser guatemaltecos y no contar
con grupo familiar constituido.
Demostrar ingresos de hasta cuatro salarios mnimos.
Para el caso de construccin de vivienda, mejoramiento, ampliacin o reparacin de vivienda e introduccin de servicios
bsicos, deber poseer o ser propietario de un solo bien inmueble en el cual se desarrollar la obra.
La vivienda a que se destine el subsidio deber ser ocupada por la familia beneficiada en un plazo no mayor de seis meses
contado desde el momento del ltimo desembolso.
La familia beneficiaria deber residir y mantener la vivienda bajo su dominio por lo menos durante un plazo de 5 aos.
No haber sido beneficiado anteriormente con subsidio directo o con prstamos otorgados por los Fideicomisos de Soluciones
Habitacionales (FISOHA), salvo en los casos que el integrante del grupo familiar hubiere sido menor de edad al constituir el
grupo familiar original y conformare posteriormente un grupo familiar diferente.

Documentos requeridos para solicitud de subsidio de los postulantes


Los postulantes debern acreditar la documentacin siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Solicitud por escrito del Subsidio. (Vigencia de 6 meses)


Certificacin de ingresos mensuales del postulante o postulantes emitida por el patrono o perito contador debidamente
registrado en la Superintendencia de Administracin Tributaria. (vigencia 6 meses)
Fotocopias de documento de identificacin personal (DPI o cdula de vecindad mientras est vigente) de los miembros
mayores de edad de los postulantes.
Fotocopia de Certificacin de partidas de nacimiento de todos los miembros adultos y menores de edad del grupo familiar
postulante extendida por el RENAP, con vigencia no mayor de seis meses.
Declaracin simple de no haber sido anteriormente beneficiado con subsidio del FOGUAVI/FOPAVI. Vigencia 6 meses.
En los casos de matrimonio o unin de hecho, en los cuales la pareja no tenga vida en comn por ausencia o separacin, se

280

requerir Declaracin Jurada en la que se haga constar dicho extremo. Vigencia 6 meses
a) Para los casos de adquisicin de bien inmueble (lote con servicios, lote con vivienda o mdulo habitacional en propiedad
horizontal) adicionalmente deber presentar Constancia de Carencia de Bienes Inmuebles, de los mayores de edad de
la familia postulante, extendida por la Direccin de Catastro y Avalos de Bienes Inmuebles del Ministerio de Finanzas
Pblicas, con fecha de emisin no mayor a seis meses contados a partir del da de solicitud del subsidio.
b) Para construccin, mejoramiento, reparacin, ampliacin o introduccin de servicios bsicos, adicionalmente deber
presentar Consulta Electrnica o Certificacin del Registro de la Propiedad o declaracin simple que el postulante
o su grupo familiar es poseedor de un nico bien inmueble en el que se realizar la obra, avalada por el alcalde
municipal o alcalde auxiliar de la localidad o, por la Unidad para el Desarrollo de Vivienda Popular UDEVIPO-. Vigencia
6 meses.
Todo el expediente deber estar completamente foliado y acompaado de su respectivo ndice.
No.

Descripcin Secuencial

Responsable
Auxiliar de Organizacin

1.

Se informa y entrega al vecino los requisitos.

2.

Entrega la documentacin para la conformacin del expediente

Comunitaria
vecino

Recibe y verifica que cumple con los requisitos establecidos. Si cumple elabora 4
3.

notas adicionales las cuales adjunta al expediente requiriendo la firma del


solicitante. Si no cumple se indica al vecino lo que hace falta y se devuelve el

Auxiliar de Organizacin
Comunitaria

expediente.
4.

Completo el expediente se recibe y agrega al listado general de solicitantes, el

Auxiliar de Organizacin

cual contiene nombre completo, direccin, nmero de identificacin personal del

Comunitaria

solicitante, nmero de telfono y cantidad de folios del expediente.


5.

Conformado un mnimo de 20 expedientes se remiten al Fondo para la Vivienda

Director Municipal de
Planificacin

para el anlisis y estudios correspondientes.

281

Gestin para Construccin de Viviendas con Fopavi

Alcalde Auxiliar

Vecino

Auxiliar de Organizacin
Comunitaria

Entrega la
documentacin para la
conformacin del
expediente

Recibe y verifica que


cumple con los
requisitos establecidos.

Director DMP

Se informa y entrega al
vecino los requisitos.

Completo el expediente
se recibe y agrega al
listado general de
solicitantes

Conformado un mnimo de
20 expedientes se remiten al
Fondo para la Vivienda para
el anlisis y estudios
correspondientes.

Fin

282

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Tala de rboles

3-5 das.

Descripcin General:
Es la autorizacin municipal para tala de rboles en terrenos privados y estatales en la circunscripcin del territorio municipal
regulado por la Oficina de Planificacin a travs de la Seccin de Gestin Ambiental Municipal.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Formulario establecido.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Entrega requisitos al solicitante, e informa del procedimiento, para que forme su


expediente.

2.

Con documentacin requerida, Procede a asignar un nmero de expediente a


dicha solicitud y traslada a DMP.

3.

Entrega papelera para su revisin.

4.

5.

Oficial de Recepcin

Vecino

Al haber verificado que dicha papelera est en orden y que cumple con los
requisitos establecidos; se le solicita ingrese solicitud en recepcin.

Oficial de Recepcin

Recibe el expediente.
Procede a programar visita para verificar el rea de tala, la cantidad de rboles

6.

Responsable

a cortar, su estado fitosanitario y su respectiva medicin para poder analizar y

Jefe Departamento de Gestin


Ambienta

determinar si la solicitud aplica o no para autorizar la tala.


7.

De acuerdo a parmetros establecidos en manual para talas del INAB se har el


respectivo clculo para determinar el volumen de rboles.
Dictamina por medio de un informe tcnico, elaborado por el tcnico ambiental,

8.

en el cual deber figurar:

Nmero de informe (correlativo para talas)

283

Tcnico en Gestin Ambiental

9.

Nmero de expediente (Recepcin)

Nombre del propietario

Direccin del lugar de tala

Descripcin y/o justificacin de la tala

Anlisis de la inspeccin

Conclusiones

Valor a pagar

Firmas de autorizacin

Recibe dictamen con informe tcnico.


Si los clculos realizados determinan que el volumen de los rboles es menor o
igual a diez metros cbicos, se procede a notificar va telefnica y escrita al
solicitante para que proceda a:
Dirigirse a la DMP, en la Seccin de Gestin Ambiental para hacerle entrega
del recibo para que proceda a realizar el pago.
Pasar al departamento de caja a cancelar la cantidad establecida en el
Tcnico en Planificacin

informe.
10.

Sacar fotocopia de recibo de pago y entregarlo en la Seccin de Gestin


Ambiental.
Se hace entrega de la respectiva licencia para tala de rboles
Se le recuerda al solicitante que despus de efectuada la tala deber
devolver la licencia a la Seccin de Gestin Ambiental.
Una vez vencida y devuelta la licencia se proceder a realizar una segunda
inspeccin para verificar que se hayan talado nicamente la cantidad de
rboles autorizados.
Si los clculos realizados determinan que el volumen de los rboles es mayor de
diez metros cbicos se procede a notificar va telefnica o escrita al solicitante
para que proceda a:

11.

Dirigirse al Instituto Nacional de Bosque (INAB) para hacer su solicitud y los


trmites respectivos que en esa institucin se requieran.

Al obtener el dictamen del INAB el solicitante deber informar y presentar a


la Oficina Municipal de Planificacin de Santa Catarina Pinula la
documentacin que haga constar la autorizacin para hacer la tala y as
evitar posteriores sanciones.

284

Tcnico en Planificacin

Tala de Arboles

Oficial de Recepcin

Vecino

Jefe Departamento de
Gestin Ambiental

Tcnico en Gestin
Ambiental

Tcnico en
Planificacin

Inicio

Entrega requisitos al
solicitante, e informa del
procedimiento, para que
forme su expediente

Procede a asignar numero de


expediente a dicha solicitud y
traslada a DMP

Recibe expediente y traslada

Entrega papeleria para su


revision, si cumple con los
requisitos se le solicita
ingrese solicitud en recepcion

Recibe expediente

Procede a programar visita


para verificar el rea de tala,
la cantidad de arboles a
cortar, etc.

De acuerdo a parmetros
establecidos en manual para
talas del INAB, hace el
respectivo calculo para
determinar el volumen de
arboles

Dictamina por medio de


informe tcnico, tomando en
cuenta los datos establecidos

Recibe dictamen con informe


tecnico

Si los clculos determinan


que el volumen de los
arboles es menor o igual a
diez metros cbicos, procede
a notificar via telefnica y
escrita al solicitante para que
proceda con los pasos
establecidos

Si los clculos determinan


que el volumen de los
arboles es mayor de diez
metros cbicos, procede a
notificar via telefonica o
escrita al solicitante que
proceda segn los pasos
establecidos

Fin

285

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Evaluacin de impacto ambiental

30 das.

Descripcin General:
Es la actividad relacionada con evaluar ambientalmente un proyecto, siendo un instrumento que se utiliza para determinar si un
proyecto, obra, industria o actividad, conforme lo indicado en el Listado Taxativo, el procedimiento establecido y en virtud de su
condicin de significancia de impacto ambiental, requiere o no de un anlisis ms profundo por medio de otro instrumento de
evaluacin ambiental, para su aprobacin por parte del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales (MARN)
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

No.
1.
2.

Proyectos a construir.
Descripcin Secuencial
Elabora Evaluacin Inicial de Impacto.
Revisa el perfil de proyecto el cual es elaborado por un tcnico de la DMP para
familiarizarse y conocer a fondo el proyecto a desarrollar.
Solicita al tcnico encargado de la planificacin del

3.

Responsable

proyecto: Perfil del

Jefe Departamento de Gestin


Ambiental

Proyecto, Planos de localizacin y ubicacin y coordenadas UTM y geogrficas.


Cronograma. Esta informacin se deber adjuntar al expediente a ingresar.
Procede a llenar el formulario de EVALUACION AMBIENTAL INICIAL EAI

4.

del MARN que est grabado en el sistema y se procede a ingresar los datos de

Vecino

acuerdo a la informacin que figura en el perfil del proyecto.


En el formulario, Parte II. Informacin General, II.4 Actividades Colindantes al
5.

proyecto, de preferencia; se deber hacer una visita al lugar, para hacer un


reconocimiento de la zona y poder completar la informacin que se pide en este
formulario, para el efecto se solicita apoyo a la direccin de catastro.

6.

En la parte II.8 Proyeccin de Uso y Consumo de Agua, Combustibles,

286

Tcnico en Gestin Ambiental

Lubricantes, Refrigerantes, Otros y en la parte III. Transporte: se solicitar al


tcnico encargado del proyecto proporcionar los datos para completar la
informacin.
7.

Luego de conocer el rea en donde se realizar el proyecto municipal quedar a


criterio del tcnico encargado de gestionar el ingreso de la documentacin.
Corrobora los procesos de construccin, para identificar los impactos que el

8.

proyecto crear en el rea y de la forma en que se mitigarn dichos impactos;


previendo cualquier posible malestar que se pueda crear en la zona debido a los
trabajos que se realizarn durante la construccin y operacin del proyecto.
Procede a adjuntar la informacin que aparece listada al final del formulario:
Plano de localizacin
Tcnico en Gestin Ambiental

Plano de ubicacin
Plano de distribucin
Plano de los sistemas hidrulicos sanitarios (agua, potable, aguas pluviales,
drenajes, planta de tratamiento)
Presentar original y copia completa del formato al MARN y una copia para
sellar de recibido.
Presentar documento foliado
Fotocopia de cdula de vecindad
Declaracin jurada **
9.

NOTA: El tamao para la presentacin de planos debe hacerse en carta, oficio o


doble carta.
Se disean e imprimen dos cartulas identificando el nombre del proyecto.
La presentacin de cada juego es:
Original en sobre manila debidamente rotulado con su cartula.
Copia que se entregar en ventanilla nica en flder tamao oficio con
gancho.
Copia que se firmar de recibido en Manila debidamente identificado.
** La declaracin jurada deber contener los datos relacionados al proyecto y
luego deber ser autenticada por el Asesor del Departamento Jurdico, quien
devolver el documento debidamente autenticado y firmado por el Seor Alcalde
que en este caso es el Representante Legal.
Teniendo listos los tres juegos de copias debidamente foliadas, se procede a

10.

ingresarlos a Ventanilla nica del MARN en donde sern revisados y de estar


todo en orden se le asignar un nmero de expediente.(Extendida por el MARN)

11.

Luego se procede a efectuar el pago en el departamento de Caja del MARN.

287

Jefe Departamento Gestin


Ambiental
Director de Direccin
Administracin Financiera

Integrada Municipal
Se procede a incorporar al perfil del proyecto una copia del formulario ambiental
12.

con el sello de recibido para que figure en el mismo que ya se inici con el
tramite ya que es requisito indispensable. La copia original del formulario debe

Tcnico en Gestin Ambiental

ser archivada por Jefe de Departamento de Gestin Ambiental de la DMP.


La notificacin de la resolucin del Estudio Ambiental Inicial EAI se recibir
13.

aproximadamente en 20

das hbiles, por lo que se le deber dar el

seguimiento correspondiente.

Director Direccin Municipal de

Si hay algn inconveniente con el expediente ingresado. De ser as se deben


14.

Planificacin

realizar las modificaciones correspondientes e ingresarlas nuevamente al


MARN.(Estas pueden ser Ampliacin voluntaria)

15.

Inicia trmite interno de liquidacin del pago hecho en el departamento de caja


del MARN por el ingreso del expediente.
Entrega el recibo a la Secretaria de DMP para que se encargue de hacer los

16.

trmites respectivos de reembolso por el gasto efectuado en el departamento de

Secretaria Direccin Municipal de


Planificacin

Compras y/o Administracin Financiera de la Municipalidad.


Despus del plazo establecido por el MARN para la obtencin de las
resoluciones (aprobado o no aprobado) por los EAIs ingresados se realiza el
siguiente procedimiento:
Se investiga va telefnica o personal en el departamento de Resoluciones,
extensin 2135 del MARN si las resoluciones ya estn listas.
Se realiza una carta dirigida al MARN firmada por el Representante Legal en
donde autoriza a la persona encargada a recoger las resoluciones de los
EAIs.
Se informa al Departamento de Notificaciones del MARN para que tengan
17.

listas las resoluciones y poder programar la fecha de entrega de las mismas.


Se revisan los expedientes y se procede a darle seguimiento segn las
indicaciones hechas por el MARN. Estas indicaciones pueden variar segn
las caractersticas del proyecto y dentro de la resolucin se puede dar lo
siguiente:
- Aprobacin total del proyecto para su ejecucin.
- Aprobacin del proyecto pero tomando en cuenta las recomendaciones
hechas por el MARN
- Pago de Licencias Ambientales
**Pago de Fianzas a Nombre del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.

288

Tcnico en Gestin Ambiental

- La No Aprobacin por no cumplir con presentar la informacin necesaria


requerida por el MARN por medio del Asesor Ambiental, en el plazo
estipulado.
- La No Aprobacin del proyecto y abstencin para su realizacin.
- Para lo anterior se deber investigar con el Asesor del MARN que revis el
expediente, cules sern las medidas a tomar o el procedimiento a seguir
para poder ejecutar el proyecto.
- Se notificar al Coordinador de la DMP los resultados obtenidos de cada EAIs
y Resoluciones para hacer las modificaciones al proyecto o a la
documentacin presentada, segn sea el requerimiento hecho por el MARN
18.

para la ejecucin del mismo.


- Para algunos proyectos dependiendo de su impacto, el MARN solicita algn
tipo de ampliacin:
o Estudio de Impacto Ambiental
o Plan de Gestin Ambiental, entre otros
- Para lo anterior, se realizarn las gestiones necesarias para la elaboracin de
las ampliaciones al proyecto el cual ser revisado desde la OMP-UGAM.
- ** Para el pago de fianzas, se enva el expediente a Alcalda para que gire
instrucciones a donde corresponda y se emita el trmite de pago de fianza
correspondiente al proyecto, el cual se entrega al MARN y se deber dar
seguimiento correspondiente dependiente del tiempo de duracin del
proyecto versus vigencia de la fianza.

289

Tcnico en Gestin Ambiental

Evaluacion de Impacto Ambiental


Jefe Departamento de
Gestin Ambiental

Vecino

Tcnico en Gestin
Ambiental

Director Direccin
Municipal de
Planificacin

Director de Direccin de
Administracin Financiera
Integrada Municipal

Inicio

Elabora Evaluacin inicial de


Impacto Ambiental

Revisa el perfil de proyecto el


cual es elaborado por un
tcnico de la DMP para
familiarizarse y conocer a
fondo el proyecto a
desarrollar

Solicita al Tcnico encargado


de la planificacin del
proyecto los mapas de
localizacin y ubicacin y
coordenadas geogrficas, y
adjunta informacin al
expediente a ingresar

Solicita al tcnico encargado


del proyecto proporcionar los
datos para completar la
informacin
Procede a llenar el formulario
de Evaluacin Ambiental EAI- que esta grabado en el
sistema y procede a ingresar
los datos de acuerdo a la
informacin que figura en el
perfil de proyecto

Realiza visita al lugar para


hacer reconocimiento de la
zona y poder completar
informacin que se pide en el
formulario, para esto solicita
apoyo de la Direccin de
Catastro

Luego de conocer el area,


quedara a criterio del tcnico
encargado gestionar el
ingreso de la documentacin,
realizar las consultar
necesarias al Departamento
de Obras

Corrobora los procesos de


construccin para identificar
los impactos que el proyecto
creara en el rea y prev
malestares que puedan
crearse debido a los trabajos
durante la construccin y
operacin del proyecto

Procede a adjuntar la
informacin que aparece
listada al final del formulario

Procede a incorporar al perfil


del proyecto una copia del
formulario ambiental con el
sello de recibido para que
figure en el mismo que ya se
inicio el tramite

290

Tiene listos tres juegos de


copias debidamente foliadas
y procede a ingresarlos a
ventanilla nica del MARN en
donde sern revisados y de
estar todo en orden se le
asignara un numero de
expediente

Procede a efectuar el pago


en el Departamento de Caja
en el MARN

Evaluacion de Impacto Ambiental


Jefe Departamento de
Gestin Ambiental

Tcnico en Gestin
Ambiental

Director Direccin
Municipal de
Planificacin

Secretaria Direccin
Municipal de Planificacin

A
La notificacin de la
resolucin del Estudio
Ambiental Inicial -EAI- se
recibir en 15 das hbiles,
por lo que da seguimiento
correspondiente para saber
si hubo algn inconveniente
con el expediente ingresado

Si hay algn inconveniente


realiza las modificaciones
correspondientes y las
ingresa nuevamente al
MARN

Inicia tramite interno de


liquidacin del pago hecho
en el Departamento de Caja
del MARN por ingreso de
expediente

Entrega el recibo a la
Secretaria de DMP para que
se encargue de hacer los
tramites respectivos de
reembolso por el gasto
efectuado en el
Departamento de Compras y/
o Administracin Financiera
de la Municipalidad

Despus del plazo


establecido por el MARN
para la obtencin de
resoluciones (aprobado o no
aprobado) por los -EAIingresados realiza el
procedimiento establecido

De no cumplirse con lo
establecido por el MARN
debern de pagarse las
fianzas establecidas

Fin

291

Departamento de Catastro

Recepcin de avisos notariales

Certificaciones catastrales

Auto avalo

Operacin de avisos notariales

Certificaciones de nomenclatura

Resoluciones

Certificacin de cobro de IUSI

Desmembraciones

Anlisis e investigacin de cartera morosa del impuesto nico sobre inmuebles


(IUSI)

Notificacin avalos

Incremento de avalos notificados base de datos en sistema municipal

Rebaja de capital

Inmuebles afectos a FHA

Proyectos a Catastrar

Resolucin de Expedientes

Incremento de Licencias Vencidas

Licencias Emitidas Integradas

Operacin de Avisos Registrales

Dibujo y ubicacin de polgonos registrales

Anlisis de Inmuebles para Avalo

Consolidacin de Polgonos Registrales

292

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Recepcin de avisos notariales

10 minutos.

Descripcin General:
Es la actividad que implica la recepcin de avisos notariales
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Inmueble registrado en el Municipio.

No.
1.
2.

Descripcin Secuencial

Responsable

Recibe el aviso notarial.


Revisa el aviso notarial para constatar que el inmueble sea jurisdiccin del
municipio.

3.

Registra en el libro de control de ingreso de avisos notariales.

4.

Coloca sello al aviso notarial, en original y copia de recibido al interesado.

Encargado de Atencin al Pblico

5.
6.

Asigna un nmero de correlativo interno segn trimestre y ao que le


corresponde.
Entrega copia al interesado.

293

Recepcin de Avisos
Notariales
Encargado de Atencin
al Pblico

Inicio

Recibe el Aviso
Notarial

Revisa el Aviso
Notarial para constatar
que el inmueble sea
jurisdiccin del
Municipio

Registra en el Libro de
control de ingreso de
avisos notariales

Coloca sello al Aviso


Notarial, en original y
copia de recibido al
interesado

Asigna un njmero
correlativo interno
segn trimestre y ao
que le corresponde

Entrega copia al
interesado

Fin

294

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Certificaciones catastrales

10 minutos.

Descripcin General:
Es el acto por medio del cual se extiende una certificacin que acredita la veracidad de la inscripcin de un inmueble en la
matricula municipal
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Inmueble registrado en el Municipio.

Solvente en la Matricula Municipal

Boleto de Ornato

Fotocopia de Cedula de Vecindad o DPI

No.

Descripcin Secuencial

1.

Si es el propietario la solicita verbalmente.

2.

Si no es el propietario el interesado tiene que presentar carta de autorizacin.

3.

Carga en el sistema ndigo el costo de la certificacin (Q 25.00)

4.

Entrega orden de pago, para que cancele en caja

5.

Elabora e imprime Certificacin, original y copia.

6.

Revisin de la Certificacin (copia) por parte del vecino.

7.

Traslada para su firma y visto bueno, al Jefe del Departamento.

8.

Entrega al interesado la Certificacin original y se procede a archivar la copia


firmada de recibido por el interesado, anotando nmero de recibo con el que se
realiz el pago

295

Responsable

Encargado de Atencin al Pblico

Certificaciones
Catastrales
Encargado de Atencin
al Pblico
Inicio

Si es el propietario la
solicita verbalmente

Si no es el propietario el
interesado tiene que
presentar carta de
autorizacin

Carga en el sistema Indigo


el costo de la certificacin
(Q 25.00)

Entrega orden de pago,


para que cancele en caja

Elabora e imprime
Certificacin, en
original y copia

Revisin de la
Certificacin (copia)
por parte del vecino

Traslada para su
firma y visto bueno al
Jefe del
Departamento
Entrega al propietario o
interesado el documento
original y se procede a
archivar la copia firmada
de recibido por el
interesado, anotando
nmero de recibo con el
que se realiz el pago

Fin

296

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Auto avalo

15 minutos.

Descripcin General:
Es la actividad que promueve que el vecino pueda realizar un autoavalo del o los inmuebles de su propiedad.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Inmueble registrado en el Municipio.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Informa al vecino que el valor del terreno est exento.

2.

Le dice al vecino que no puede estar exento y que hay que actualizar el valor.

3.
4.
5.

Responsable

El valor se le propone segn el sector, si es residencial, condominio, aldea,


Encargado de Atencin al Pblico

lotificacin, casero.
Si est de acuerdo con el valor propuesto se le llena el formulario FORMA PC-2.
Firma el propietario y se le entrega la contrasea del mismo, se ingresa al
sistema ndigo y se archiva.

297

Autoavalo
Encargado de Atencin
al Pblico

Inicio

Informa al vecino que


el valor del terreno
est exento

Le dice al vecino que


no puede estar exento
y que hay que
actualizar el valor

El valor se le propone
segn el sector, si es
residencial,
condominio, aldea,
lotificacin, casero.

Si est de acuerdo
con el valor propuesto
se le llena el
Formulario FORMA
PC-2

Firma el propietario y
se le entrega la
contrasea del mismo,
luego se ingresa al
sistema Indigo y se
archiva

Fin

298

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Operacin de avisos notariales

25 minutos.

Descripcin General:
Es la actividad en la que se realiza el movimiento en la base de datos segn lo indicado en el aviso notarial, puede ser, Traspaso,
Ampliacin, predios nuevos, desmembracin, actualizacin de valor, Rectificacin de rea.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

No.

Aviso Notarial, Fotocopia de Escritura, Certificacin del Registro de la Propiedad y Consulta electrnica.
Descripcin Secuencial

1.

Identifica si el inmueble pertenece a la jurisdiccin municipal.

2.

Verifica que los datos consignados en el aviso notarial correspondan con el testimonio adjunto.

3.

Posterior al anlisis y revisin se procede a identificar la operacin que debe efectuar las cuales
pueden ser: Traspaso, Ampliacin, Predios Nuevos, desmembracin, actualizacin de valor,
Rectificacin de rea, direccin.

4.

Verifica si el inmueble se encuentra registrado en el sistema, ingresando finca, folio y libro o


nombre del comprador, si est inscripto antes de cualquier operacin y posteriormente se
verifican los datos y se actualizan, de lo contrario se inscribe como nuevo y al finalizar se anota el
RIM del contribuyente y el ID Inmueble en un lugar visible del aviso notarial.

5.

De ser un Inmueble que no se encuentre registrad se verifican los datos del comprador con el
objetivo de establecer si el comprador posee RIM para no duplicar datos, de lo contrario si la
persona no est inscrito se le crea su RIM, as mismo con el inmueble para obtener el ID
Inmueble, se coloca sello de operado con la fecha actual del da que se realiz la operacin y
firma del operador responsable del movimiento y se archiva.

299

Responsable

Encargado de
Atencin al
Pblico

Operacin de Avisos
Notariales
Encargado de Atencin
al Pblico

Inicio

Identifica si el
inmueble pertenece a
la jurisdiccin
Municipal

Verifica que los datos


consignados en el
aviso notarial
correspondan con el
testimonio adjunto

Posterior al anlisis y
revisin, procede a
identificar la operacin
que debe efectuar

Verifica si el inmueble
se encuentra
registrado en el
sistema

Si no se encuentra
registrado, lo inscribe
como nuevo y al
finalizar anota el RIM
del contribuyente y el
ID Inmueble en un
lugar visible del aviso
notarial

Si es un inmueble
nuevo, verifica los
datos del comprador
con el objetivo de
establecer si el
comprador posee RIM
para no duplicar datos

Coloca sello de
operado con la fecha
actual del dia que se
realizo la operacin y
firma del responsable
del movimiento y se
archiva

Fin

300

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Certificaciones de nomenclatura

45 minutos.

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se asigna e identifican alfanumricamente los inmuebles dentro de la jurisdiccin
municipal.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Inmueble registrado en la base de datos del INDIGO

Solvente en matricula Municipal

No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Si es propietario puede realizar una solicitud verbal.


En caso que la persona sea la propietaria, en caso que no sea el propietario la

2.

persona deber presentar una carta donde el propietario autoriza la entrega de


la Nomenclatura.

3.
4.
5.

Verifica en el sistema que el Inmueble, de cual solicitan la Nomenclatura, que


este al da en el pago del IUSI.
Realiza el trabajo de campo conjuntamente con el vecino, efectuando las
mediciones correspondientes, cuando el caso lo amerite.
En caso de Nomenclatura de Aldea o Residencial el vecino proporciona la
identificacin de su Inmueble (Numero de casa o Lote.)

6.

Elabora e imprime Certificacin de Nomenclatura Municipal, original y copia.

7.

Revisin de la Certificacin de Nomenclatura (copia) por parte del vecino.


Carga en el sistema el servicio de Nomenclatura, luego se elabora la boleta de
pago para que el interesado pase a cancelar a cajas Municipales (Aldeas
Q.50.00, Residenciales Q.100.00).
Traslada para su firma y visto bueno, al Jefe del Departamento

8.
9.

Entrega al interesado la Certificacin de Nomenclatura original y se procede a


10.

archivar la copia firmada de recibido por el interesado, anotando nmero de


recibo con el que se realiz el pago

301

Encargado de Atencin al Pblico

Certificaciones de
Nomenclatura
Encargado de Atencin
al Pblico

Inicio

Si es el propietario,
puede hacer solicitud
verbal

Si no es el propietario,
debe presentar una
carta donde el
propietario autoriza la
entrega de
nomenclatura

Verifica en el sistema
que el inmueble est
al dia en el pago de
IUSI

Realiza trabajo de
campo en conjunto
con el vecino,
efectuando
mediciones cuando el
caso lo amerite

En caso de
nomenclatura de
Aldea o Residencial, el
vecino proporciona la
identificacin de su
inmueble

Elabora e imprime
Certificacin de
Nomenclatura
Municipal, original y
copia.

Revisin de la
Certificacin de
nomenclatura por
parte del vecino

302

Certificaciones de
Nomenclatura
Encargado de Atencin
al Pblico

Carga en el sistema el
servicio de
nomenclatura, luego
elabora la boleta de
pago para que el
interesado para a
cancelar a cajas
Municipales

Traslada para firma y


Visto Bueno al Jefe
del Departamento

Entrega al interesado
la Certificacin de
Nomenclatura original
y procede a archivar la
copia firmada de
recibido por el
interesado

Anota nmero de
recibo con el que se
realizo el pago

Fin

303

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Resoluciones

20 minutos.

Descripcin General:
Es el documento que se emite de no presentarse el contribuyente a cancelar en el plazo establecido.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Certificacin inicio de cobro judicial

No.

1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Emite la resolucin respectiva, confirmando la liquidacin con los datos


mencionados en la liquidacin de cobro.

2.

Imprime la resolucin.

3.

Traslada la resolucin para revisin y firma.

Administrativo I

304

Resoluciones

Administrativo I

Inicio

Emite resolucin
respectiva, confirmando
la liquidacin con los
datos mencionados en
la liquidacin de cobro

Imprime la
Resolucin

Anota nmero de
recibo con el que se
realizo el pago

Fin

305

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Certificacin de cobro de IUSI

10 minutos

Descripcin General:
Es el documento que se emite de no presentarse el contribuyente a cancelar en el plazo establecido.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Resolucin de falta de pago.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Realiza la certificacin de la Resolucin, la cual constituir ttulo ejecutivo


suficiente, el que ser usado para el cobro econmico coactivo, la que se
constituir de los datos mencionados en la resolucin realizada anteriormente.

2.

Emite la certificacin respectiva, confirmando los datos de la liquidacin y


Resolucin.

3.

Imprime la resolucin.

4.

Traslada la resolucin para revisin y firma.

5.

Recibe resolucin.

6.

Revisa y firma resolucin.

7.

Traslada resolucin.

8.

Firmados los documentos se trasladan al mandatario Judicial para el


procedimiento de cobro por la va econmico coactivas.

Responsable

Administrativo I

Jefe Departamento de Catastro

306

Asesora Jurdica

Certificacin de Cobro de IUSI


Administrativo I

Jefe Departamento
de Catastro

Asesora Juridica

Inicio

Realiza Certificacin
de la Resolucin

Emite la Certificacin
respectiva,
confirmando los datos
de la liquidacin y
resolucin

Imprime la resolucin

Traslada resolucin

Recibe resolucin

Revisa y firma
resolucin

Traslada resolucin

Firmados y sellador
los documentos se
trasladan al
mandatario Judicial
para el procedimiento
de cobro por la via
econmico coactiva

Fin

307

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Desmembraciones

10 minutos

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual, se concede autorizacin para el fraccionamiento de un terreno, que solicita el interesado
previa suscripcin en el Registro General de la Propiedad
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Formulario nico de Autorizacin o Licencia Municipal de Desmembracin y Formacin de Fincas Nuevas

No.

Descripcin Secuencial

1.

Revisa la solicitud presentada por el interesado as como los documentos


adjuntos.

2.

Ingresa los documentos por recepcin.

3.

Asignacin de nmero de expediente

4.

Traslado de expediente

5.

Se recibe el expediente

6.

Traslada a la persona en cargada de realizar la inspeccin.

7.

Realiza la inspeccin de la finca a desmembrar y anlisis de la finca

8.

Traslada informacin.

9.

Recibe informacin.

10.

Procede a la resolucin de desmembracin, por medio del formulario nico de


desmembracin.

11.

Traslada resolucin para firma del Seor Alcalde

12.
13.
14.

Responsable

Oficial de Recepcin

Secretaria de Catastro

Tcnico Analista

Administrativo I

Recibe resolucin.
Alcalde Municipal

Firma resolucin.
Traslada resolucin.

308

15.

Recibe resolucin.

16.

Llama al interesado para notificarle la resolucin correspondiente.

17.

Se presenta el vecino para notificarle.

18.

Cancela el costo del mismo, (aldea Q, 150.00 residenciales Q, 500.00).

Administrativo I

Vecino
19.

Firma de recibido.

20.

Se ingresa al control de desmembracin.


Tcnico Administrativo

21.

Recibe copia del formulario y recibo de pago para su archivo

22.

Recibe copia del formulario y recibo de pago.

23.

Jefe Departamento Catastro

Archiva el expediente original en la direccin de catastro. Traslada a Secretaria


Municipal copia del formulario y recibo de pago

309

Secretaria de Catastro

Desmembraciones
Oficial de
Recepcin

Tcnico Analista

Jefe Departamento
Alcalde Municipal
de Catastro

Inicio

Revisa la solicitud
presentada por el
interesado, asi como
los documentos
adjuntos

Ingresa los
documentos por
recepcin

Traslada documentos

Recibe documentos

Asigna el nmero de
expediente respectivo

Traslada a la persona
encargada de realizar
la inspeccin

Realiza la inspeccin
de la finca a
desmembrar

Traslada informacin

Recibe resolucin

Llama al interesado
para notificarle la
resolucin
correspondiente

Recibe informacin

Procede a la
resolucin de
desmembracin, por
medio del formulario
nico de
desmembracin

Traslada resolucin

Recibe resolucin

Firma resolucin

Se presenta el vecino
para notificarle
Traslada resolucin

310

Desmembraciones
Tcnico Analista

Jefe Departamento
de Catastro

Vecino

Secretaria de Catastro

A
Cancela el costo

Ingresa al control de
desmembracin
Firma de recibido

Traslada copia de
formulario y recibo de
pago

Recibe copia de
formulario y recibo de
pago

Archiva el expediente
original en la Direccin
de Catastro

Fin

311

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Anlisis e investigacin de cartera morosa del

6 meses.

Impuesto nico sobre Inmuebles (IUSI)

Descripcin General:
Es el acto por medio del cual se procede al anlisis e investigacin de los inmuebles que han dejado de pagar el Impuesto nico
Sobre Inmuebles, dentro del plazo establecido por la ley.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Que el propietario de los inmuebles adeude ms de cuatro trimestres.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Imprime listados de Inmuebles que adeudan ms de cuatro trimestres.

2.

Imprime de requerimientos de cobro, para formar el expediente respectivo.

3.

Traslada notificaciones.

4.

Recibe notificaciones.

Responsable

Secretaria de Catastro

Investiga sobre la direccin de notificaciones, direccin del inmueble,


5.

procedencia del capital afecto y actual propietario, (Avisos notariales, licencias

Administrativo I

de construccin, consultas electrnicas, Infornet, Gua telefnica, Empresa


Elctrica.)

6.

7.

Realiza clculo manual del Impuesto vencido y la mora correspondiente con el


objeto de requerir el pago.
Realiza una liquidacin profesional del impuesto atrasado la cual deber estar
firmada por el Jefe del Departamento de Catastro
Deber notificar al contribuyente, quien tendr 20 das hbiles despus de la

8.

Tcnico Analista

fecha de notificacin para impugnar el cobro o presentarse a cancelar lo


adeudado.

312

Administrativo I

9.

10.

Si el contribuyente se presenta a cancelar ya sea al contado o por medio de un


convenio de pago el caso se concluye.
Si el contribuyente no se pronuncia sobre el cobro durante los 20 das hbiles
correspondientes.
Certifica la resolucin confirmando la liquidacin y por ltimo se certifica la

11.

Atencin al Pblico

Administrativo I

resolucin, la cual constituye ttulo ejecutivo suficiente para el cobro econmicocoactivo.

12.

Enva a Alcalda el expediente para su aprobacin, previo a enviar al Asesora


Jurdica.
Enva a Asesora Jurdica el expediente y se bloquea el inmueble en el sistema

13.

Jefe de Departamento de Catastro

de administracin municipal, para que ya no se pueda cobrar, nicamente con


autorizacin del departamento jurdico.
Cuando Asesora Jurdica establece un acuerdo para el pago del impuesto

14.

vencido, enva un oficio a esta dependencia, indicando que el contribuyente


pagar el impuesto ya sea al contado o por medio de un convenio de pago. Se
libera en el sistema el inmueble y se enva a caja para el pago correspondiente.

313

Vecino

Anlisis e Investigacin de Cartera Morosa del IUSI


Secretaria de Catastro

Administrativo I

Inicio

Atencin al Pblico

Jefe Departamento
de Catastro

Realiza calculo
manual del impuesto
vencido y la mora
correspondiente con el
objeto de requerir el
pago

Imprime listados de
Inmuebles que
adeudan mas de
cuatro meses

Imprime
requerimientos de
cobro, para formar el
expediente respectivo

Traslada
notificaciones

Tcnico Analista

Realiza una
liquidacin profesional
del impuesto atrasado
la cual deber estar
firmada por el
Tesorero Municipal
Recibe notificaciones

Investiga sobre la
direccin de
notificaciones,
direccin del
inmueble, procedencia
del capital afecto y
actual propietario

Deber notificar al
contribuyente, quien
tendr veinte das
hbiles despus de la
fecha de notificacin
para impugnar el
cobro o presentarse a
cancelar lo adeudado

Si el contribuyente se
presenta a cancelar ya
sea al contado o por
medio de convenio de
pago el caso se
concluye

Si el contribuyente no
se pronuncia sobre el
cobro durante los
veinte das hbiles
correspondiente, emite
una resolucin
confirmando la
liquidacin

Certifica la resolucin,
la cual constituye titulo
ejecutivo suficiente
para el cobro
econmico coactivo

Enva a Alcalda el
expediente para su
aprobacin, previo a
enviar a Asesora
Jurdica

314

Anlisis e Investigacin de Cartera Morosa del IUSI

Tcnico Analista

Atencin al Pblico

Jefe Departamento
de Catastro

Vecino

Enva expediente
a Asesora
Jurdica el
expediente y se
bloquea el
Inmueble en el
sistema de
Administracin
Municipal, para
que ya no se
pueda cobrar,
nicamente con
autorizacin del
Depto. Jurdico

Solicita a
Tesorera
solvencia del IUSI
y se enva a
Jurdico para que
desista de la
demanda, y se
archiva el caso

Fin

315

Cuando Asesora
Jurdica establece
un acuerdo para el
pago del impuesto
vencido, enva un
oficio a esta
dependencia,
indicando que el
contribuyente
pagar el
impuesto, se
libera en el
sistema el
inmueble y se
enva a caja para
el pago
correspondiente

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Notificacin Avalos

6 meses.

Descripcin General:
Es el acto por medio del cual se notifican los avalos fiscales realizados.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Inmueble registrado en el Municipio.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Se reciben avalos firmados por jefe del Departamento

2.

Se entregan a notificador.

3.

Recibe avalos

4.

Se organiza Ruta

5.

Ubica lugar de notificacin

6.

Elabora Cedula de Notificacin

7.

Notifica al Vecino

8.

Recibe cdula firmada por vecino

9.

Devuelve cdula notificada para su archivo

10.

Recibe cdula notificada para su archivo

Autorizado Por:

Responsable
Secretaria de Catastro

Notificador

Administrativo I

Alcalde Municipal
Municipalidad de Santa Catarina Pinula

316

Notificacin de Avalo
Secretaria

Notificador

Administrativo I

Inicio

Recibe avaluos
Firmados por el Jefe
del Departamento

Entrega a notificador

Recibe Avaluo

Organiza la ruta

Ubica lugar de
notificacion

Elabora cdula de
notificacin

Notifica
a Vecino

Recibe cedula firmada


por vecino

Devuelve cedula
firmada por vecino

Recibe cedula firmada


por vecino

317

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Incremento Avalos a Base de Datos

10
minutos.

Descripcin General:
Es el acto por medio del cual se actualiza el valor reflejado en el certificado de valuacin al sistema municipal
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

No.

Inmueble registrado en el Municipio.

Descripcin Secuencial

1.

Se verifica el plazo de notificacin (8 das previo a incrementar a la base de datos)

2.
3.

Se ubica en el sistema el inmueble por nmero de inmueble, finca folio y libro o nombre del
propietario.
Se ingresa al mdulo de actualizacin de valor en el sistema municipal

4.

Se modifica los valores segn certificado de avalu

5.

Se trascribe descripcin del certificado de avalu, para referencia interna

6.

Se ingresa a cuadro de control de avalos incrementados

7.

Se procede al archivo respectivo.

Responsable

Administrativo I

318

INCREMENTO AVALUOS BASE DE DATOS


ADMINISTRATIVO 1

Inicio

Se verifica el plazo de
notificacin (8 das previo a
incrementar a la base de
datos).

Se ubica en el sistema el
inmueble por numero de
inmueble, finca, folio y libro
o nombre del propietario

Se ingresa al modulo de
actualizacin de valor en el
sistema municipal

Se modifica los los valores


segn certificado de avalu

Se transcribe descripcin del


certificado de avalu

Se ingresa a cuadro de
control de avalos
incrementados

Se procede al archivo
respectivo

Inicio

319

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Rebajas de capital

45 minutos.

Descripcin General:
Es el acto por medio del cual el vecino solicita revisin al capital afecto de su propiedad.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Inmueble registrado en el Municipio

Solvente en la matricula municipal

No.
1.

Descripcin Secuencial
Revisin y recepcin de los documentos adjuntos a la solicitud segn los
requisitos establecidos por esta comuna

2.

Se reciben documentos con su respectivo nmero de expediente.

3.

Se realiza la inspeccin Fsica

4.

Traslada fotografas del inmueble para su informe

5.

Revisin en el Sistema de donde proviene el valor actual de dicho inmueble,


(valor de licencia de construccin o aviso notarial.)

5.

Se realiza el informe donde se hacen constar las caractersticas fsicas del


inmueble, y la propuesta si procede o no la rebaja de capital, adjuntando
fotografas, ficha de inmueble y documentos de referencia.

6.

Se traslada el informe para la revisin de Jefe del Departamento de Catastro

7.

Revisa informe y hace observaciones si considera necesarias

8.

Impresin del informe con las observaciones realizadas por el Jefe


Departamento

Responsable
Oficial Secretaria
Secretaria Catastro
Tcnico Catastral

320

Jefe de IUSI

Jefe Departamento
Jefe de IUSI

9.

Se traslada expediente para elaboracin de providencia para el movimiento del


expediente a la Secretaria General, para conocimiento del Honorable Concejo
Municipal

10.

Copia de providencia firmada y sellada, se procede al archivo correspondiente

321

Secretaria Departamento

REBAJAS DE CAPITAL
Oficial de Secretara

Secretaria de Catastro

Tcnico Analista

Jefe de Iusi

Jefe Departamento de Catastro

Inivio

Revision y recepcion de
los documentos adjuntos a
la solicitud segn lo
requisitos establecidos por
esta comuna

Se reciben documentos con


su respectivo numero de
expediente

Se realiza la inspeccion fisica

Revision en el sistema de don


proviene el balor actual de
dicho inmueble,
(valor de licencia de
construccion o aviso notarial.)

Se realiza el onform de donde


se hacen constar las
caracteristicas fisica del
inmueble, y la propuesta si
procede o no la rebaja capital,
adjunto fotografias, ficha de
inmuebkle y documentgos de
referencia

Se traslada el informe para la


revision de Jefe del
Departamento de Catastro
Revisa informe y hace
observaciones si considera
necesarias

Se traslada expediente para


la elaboracion de
porvidencia para el
movimiento del expediente
a la Secretaria General,
para conocimiento del
Honorable Concejo
Municipal

Impresin del informe con las


observaciones realizadas por
el Jefe de Departamento

Copia de providencia
firmada y sellada, se
procede al archivo
correspondiente

Fin

322

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Cobro de IUSI a inmuebles sujetos a FHA

45 minutos.

Descripcin General:
Es el acto por medio del cual se recauda el impuesto nico sobre inmuebles de las propiedades adquiridas por terceros, por
medio del crdito hipotecario otorgado por los bancos del sistema.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Inmueble registrado en el Municipio

No.

Descripcin Secuencial

1.

Recepcin de informacin actualizada proporcionada por el Banco en forma trimestral .

2.

Verificar en el ndigo, los datos proporcionados por el banco con el objeto de


establecer si el inmueble se encuentra inscrito. Si se encuentra inscrito se asigna el
cdigo correspondiente, para darle de alta o de baja al inmueble.

3.

Si el inmueble no est inscrito, se efecta la consulta a distancia al Registro


General de la Propiedad con la que se obtiene toda la informacin registral y se
rectifique el capital consignado por el banco sea el mismo que el registro de la
propiedad y se procede a la inscripcin del inmueble en el Sistema Municipal.

4.

Se realiza un intercambio de informacin con el banco para determinar el pago


correspondiente, se imprime un reporte se enva al banco para la emisin del cheque.

5.

Va a recoger el cheque al banco

6.

Entrega cheque a Jefe de IUSI.

7.

Se traslada el listado y cheque a la Tesorera Municipal, para la emisin de


Recibos.

8.

Tesorera emite los recibos correspondientes.

9.

Se envan los recibos del pago efectuado, al banco correspondiente, por medio de un
oficio.

Responsable

Jefe de Iusi

Notificador

Jefe de IUSI
Tesorera Municipal

323

10.

Encargado FHA firma de recibido


Notificador

11.

Traslada copia firmada y sellada

12.

Recibe copia de oficio y procede al archivo correspondiente.

324

Jefe de IUSI

COBRO DE IUSI A INMUEBLES SUJETOS FHA


JEFE DE IUSI

NOTIFICADOR

TESORERA MUNICIPAL

Inicio

Recepcin de informacin
actualizada por el Banco en forma
trimestral

Verificar en el ndigo, los datos


proporcionados por el banco con
el objeto de establecer si el
inmueble se encuentra inscrito.

Si el inmueble no esta inscrito, se


efecta la consulta a distancia al
Registro General de la Propiedad
con la que se obtiene toda la
informacin registral y se rectifique
el capital consignado por el banco
sea el mismo que el registro de la
propiedad y se procede a la
inscripcin del inmueble en el
Sistema Municipal.

Se realiza un tercambio de informacion con


el banco para determinar el pago
correspondiente, se imprime un reporte se
envia para la emision del Chque.

Se envia a traer el Cheque al


Banco

Entrega cheque a Jefe de IUSI


Tesoreria emite los recibos
corespondietes
Se traslada el listado y cheque a la
Tesoreria Municipal, para la
emision de Recibos

Se envia los recibos del pago


efectuado, al banco
corerspondiente, por medio de un
oficio

Encargado de FHA firma de


recibido

Recibe copia de oficio y procede al


archivo correspondiente

Traslada copia formada y sellada

Fin

325

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Proyectos a Catastrar

Segn el caso

Descripcin General:

Ubicar e identificar todas las propiedades que se encuentran dentro de la jurisdiccin del municipio de Santa Catarina
Pinula.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

No.

Los inmuebles debern estar inscritos en el Registro General de la Propiedad


Descripcin Secuencial

1.

Descarga de listado zona cdigo de proyecto a catastrar

2.

Identificar dentro del listado zona cdigo del proyecto cual es la finca matriz

3.

Descarga de la pgina Web del Registro General de la Propiedad la


informacin registral de la finca matriz.

4.

Descarga de la pgina Web del Registro General de la Propiedad la


informacin registral de las desmembraciones que sufri dicha finca

5.

Dibujo de la finca matriz del proyecto

6.
7.

8.

9.

Responsable

Analista Catastral

Tcnico Dibujante

Dibujo de cada una de las desmembraciones que sufri la finca matriz del
proyecto a catastrar
Ubicacin, homologacin, consolidacin y alineacin de los polgonos
dibujados a la planimetra del proyecto a catastrar
Preparacin de archivo en dwg siguiendo cada uno de los lineamientos
establecidos donde se incluirn los polgonos ubicados del proyecto a
catastrar
Actualizacin de la base de datos del INDIGO, utilizando la informacin
registral del proyecto a catastrar

326

10.
11.

12.

13
14

Preparacin de reporte de operaciones del proyecto catastrado


Crear la carpeta con los archivos digitales, la cual incluir el archivo en dwg, la
carpeta con toda la informacin registral del proyecto y el reporte de
operaciones
Actualizacin de la base de datos del departamento (Access) con las
operaciones realizadas en el INDIGO y con la cantidad de inmuebles
catastrados
Entregar al tcnico dibujante encargado el archivo dwg con los polgonos del
proyecto debidamente ubicados para agregar a la planimetra del municipio
Recibe el tcnico dibujante encargado, el archivo dwg con los polgonos del
proyecto debidamente ubicados para agregar a la planimetra del municipio

327

Tcnico Dibujante

Proyectos a Catastrar
Analista Catastral

Tcnico Dibujante

Inicio

Descarga de listado
zona codigo de proyecto
a catastrar

Identificar dentro del


listado zona codigo del
proyecto cual es la
finca matriz

Descarga de la pgina
Web del Registro General
de la Propiedad la
informacin registral de la
finca matriz

Descarga de la pgina
Web del Registro General
de la Propiedad la
informacin registral de las
desmembraciones que
sufrio dicha finca

Dibujo de la finca
matriz del proyecto

Dibujo de cada una de las


desmembraciones que
sufrio la finca matriz del
proyecto a catastrar

Ubicacin, homologacin,
consolidacin y alineacin
de los poligonos dibujados
a la planimetria del
proyecto a catastrar

Preparacin de archivo en
dwg siguiendo cada uno de
los lineamientos establecidos
donde se incluiran los
poligonos ubicados del
proyecto a catastrar

Actualizacin de la base de
datos del INDIGO,
utilizando la informacin
registral del proyecto a
catastrar

Preparacin de reporte de
operaciones del proyecto
catastrado

Crear la carpeta con los


archivos digitales, la cual
incluira el archivo en dwg, la
carpeta con toda la informacin
registral del proyecto y el
reporte de operaciones

Actualizacion de la base de
datos del departamento
(access) con las
operaciones realizadas en el
INDIGO y con la cantidad
de inmuebles catastrados

Entregar al tcnico dibujante


encargado el archivo dwg
con los poligonos del
proyecto debidamente
ubicados para agregar a la
planimetria del municipio

Recibe el archivo dwg con


los poligonos del proyecto
debidamente ubicados
para agregar a la
planimetria del municipio

Fin

328

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del Procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Resolucin de Expedientes

Segn el caso

Descripcin General:
Solucin de inconvenientes varios, tales como ubicacin de inmuebles, jurisdiccin municipal, investigaciones
de propiedades si son de uso pblico o privado, investigacin registral de expedientes de titulacin supletoria,
expedientes de solicitud de Licencia de construccin con derechos posesorios
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula y personas de otros municipios
Requisitos:
Fotocopia de Cdula o DPI
Solvencia Municipal
Boleto de Ornato

No.

Descripcin Secuencial

Descarga de la pgina Web del Registro General de la Propiedad la


informacin registral de la(s) finca(s) objeto de estudio

Dibujo de cada uno del (los) polgono(s) de la finca(s) objeto de estudio

Ubicacin de cada uno del (los) polgono(s) de la finca(s) objeto de estudio

4
5

Anlisis de la informacin registral, documentos histricos y duplicados de la(s)


finca(s) objeto de estudio y sus colindantes de ser necesario
Preparacin del archivo dwg con toda la informacin realizada durante el
estudio

Preparacin del archivo en dwg del plano de localizacin

Impresin del plano de localizacin

Impresin de la informacin registral de la(s) finca(s) objeto de estudio

Actualizacin de la base de datos del departamento (Access) con la


informacin de los expedientes resueltos

329

Responsable

Tcnico de Expedientes

Resolucin de Expedientes
Tcnico de Expedientes
Inicio

Descarga de la pgina Web


del Registro General de la
Propiedad la informacin
registral de la(s) finca(s)
objeto de estudio

Dibujo de cada uno del


(los) poligono(s) de la
finca(s) objeto de
estudio

Ubicacin de cada uno


del (los) poligono(s) de
la finca(s) objeto de
estudio

Anlisis de la informacin
registral, documentos
histricos y duplicados de
la(s) finca(s) objeto de
estudio y sus colindantes
de ser necesario

Preparacin del archivo


dwg con toda la
informacin realizada
durante el estudio

Preparacin del archivo


en dwg del plano de
localizacin

Impresin del plano de


localizacin

Impresin de la
informacin registral
de la(s) finca(s) objeto
de estudio

Actualizacion de la base
de datos del
departamento (access)
con la informacin de los
expedientes resueltos

Fin

330

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del Procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Incremento de Licencias vencidas a la Base de Datos INDIGO

10 minutos.

Descripcin General:
Incrementar el costo de licencia de construccin vencida al inmueble que corresponda en la base de datos del
Impuesto nico sobre inmuebles IUSI.
Usuarios:
Vecinos del municipio de Santa Catarina Pinula
Requisitos:
Que la fecha de vencimientos de la licencia de construccin se haya cumplido

No.

Descripcin Secuencial

Descarga de listado de licencias vencidas del programa del Departamento de


Licencias de Construccin

Impresin del listado de licencias vencidas

Depuracin y revisin de listado para determinar que licencias se van a


incrementar al INDIGO

Incrementar las licencias al sistema de administracin municipal INDIGO

Preparacin de reporte de licencias vencidas

Actualizacin de la base de datos del departamento (Access) con las


operaciones realizadas en el INDIGO

331

Responsable

Tcnico de Mantenimiento

Incremento de Licencias Vencidas a la Base de Datos


Tcnico de Mantenimiento
Inicio

Descarga de listado de
licencias vencidas del
programa del
Departamento de
Licencias de Construccin

Impresin de listado
de Licencias Vencidas

Depuracin y revisin de
listado para determinar
que licencias se van a
incrementar al INDIGO

Incrementar las
licencias al sistema de
administracin
municipal INDIGO

Preparacin de reporte
de licencias vencidas

Actualizacion de la base
de datos del
departamento (access)
con las operaciones
realizadas en el INDIGO

Fin

332

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del Procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Licencias Emitidas Integradas al Sistema de Administracin Municipal

10 minutos.

Descripcin General:
Integracin de licencias emitidas al inmueble correspondiente a fin de que el sistema INDIGO las incremente a la
fecha de vencimiento de las mismas
Usuarios:
Vecinos del municipio de Santa Catarina Pinula
Requisitos:
Entrega del listado de licencias emitidas del mes por el departamento de Licencias de
Construccin

No.

Descripcin Secuencial

Recibe listado de licencias emitidas al Departamento de Licencias

Agregado de licencias emitidas al sistema de administracin municipal INDIGO

Responsable

Tcnico de Mantenimiento
3

Preparacin de reporte de licencias emitidas integradas al sistema

Actualizacin de la base de datos del departamento (Access) con listado de


licencias de construccin integradas no vencidas

333

Licencias Emitidas Integradas al Sistema de


Administracin Municipal
Tcnico de Mantenimiento
Inicio

Recibe listado de
licencias emitidas del
Departamento de
Licencias

Agregado de licencias
emitidas al sistema de
administracin municipal
INDIGO

Preparacin de
reporte de licencias
emitidas integradas
al sistema

Actualizacion de la base de
datos del departamento
(access) con listado de
licencias de construccin
integradas no vencidas

Fin

334

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del Procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Operacin de Avisos Registrales

35 minutos.

Descripcin General:
Operacin de los distintos movimientos en el Registro General de la Propiedad en la base de datos del INDIGO
tales como traspasos, desmembraciones y gravmenes al inmueble
Usuarios:
Vecinos del municipio de Santa Catarina Pinula
Requisitos:
Informacin registral de las propiedades descargada de la pgina Web del Registro General de
La Propiedad
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Descripcin Secuencial
Buscar el ID INMUEBLE en la base de datos del INDIGO y agregarlo al cuadro con el listado de
avisos registrales del da a operar
Buscar en la planimetra del municipio si estn ubicadas en la misma cada una de las fincas que
estn en el listado de avisos registrales a operar
Descarga de la pgina Web del Registro General de la Propiedad la informacin registral de cada
una de las fincas listadas en el cuadro de avisos registrales a operar
Agregar al cuadro que contiene el listado de avisos registrales si la informacin registral tiene plano
de registro

Responsable

Tcnico de
Mantenimiento

Actualizacin de la base de datos del INDIGO, utilizando los avisos registrales descargados
Entrega al Tcnico Dibujante los planos de registro encontrados en el listado de avisos registrales
del da a operar para su dibujo y ubicacin
Recibe el Tcnico Dibujante los planos de registro encontrados en el listado de avisos registrales
para su dibujo y ubicacin
Tcnico dibujante, dibuja y ubica los polgonos de registro provenientes de los avisos registrales
operados
Actualizacin de la base de datos del departamento (Access) con las operaciones realizadas en el
INDIGO
Archivo fsico de los listados de avisos registrales operados

335

Tcnico Dibujante

Tcnico de
Mantenimiento

Operacin de Avisos Registrales


Tcnico de Mantenimiento

Tcnico Dibujante

Inicio

Buscar el ID INMUEBLE en
la base de datos del INDIGO
y agregarlo al cuadro con el
listado de avisos registrales
del dia a operar

Buscar en la planimetra
del municipio si estan
ubicadas en la misma cada
una de las fincas que estan
en el listado de avisos
registrales a operar

Descarga de la pgina Web


del Registro General de la
Propiedad la informacin
registral de cada una de las
fincas listadas en el cuadro
de avisos registrales a operar

Agregar al cuadro que


contiene el listado de
avisos registrales si la
informacin registral tiene
plano de registro

Actualizacin de la
base de datos del
INDIGO, utilizando los
avisos registrales
descargados

Entrega al Tcnico
Dibujante los planos de
registro encontrados en el
listado de avisos registrales
del dia a operar para su
dibujo y ubicacin

Recibe los planos de


registro encontrados en el
listado de avisos
registrales para su dibujo y
ubicacin

Actualizacion de la base de
datos del departamento
(access) con las
operaciones realizadas en
el INDIGO

Tcnico dibujante, dibuja


y ubica los poligonos de
registro provenientes de
los avisos registrales
operados

Archivo fsico de los


listados de avisos
registrales operados

Fin

336

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del Procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Dibujo y Ubicacin de Polgonos Registrales

Segn el caso

Descripcin General:
Consiste en el dibujo y ubicacin geogrfica de los polgonos obtenidos a travs de planos del Registro
General de la Propiedad, los proporcionados por los vecinos del municipio y los adjuntos a los avisos
notariales ingresados al departamento
Usuarios:
Vecinos del municipio de Santa Catarina Pinula
Requisitos:
Planos de registro

No.

Descripcin Secuencial

Descarga de la pgina Web del Registro General de la Propiedad la


informacin registral de la(s) finca(s) asignadas

Dibujar el polgono en base a derrotero que se encuentra en el plano de


registro

Ubicar el polgono registral dibujado en la planimetra del municipio

Conformar el polgono dibujado y ubicado en un archivo dwg consolidando


los polgonos trabajados durante el mes en curso

Actualizacin de la base de datos del departamento (Access) en el formulario


de casos especiales, especificando la cantidad de polgonos dibujados y
ubicados durante el mes

337

Responsable

Tcnico Dibujante

Dibujo y ubicacin de Poligonos


Tcnico Dibujante
Inicio

Descarga de la pgina
Web del Registro General
de la Propiedad la
informacin registral de
la(s) finca(s) asignadas

Dibujar el poligono en
base a derrotero que se
encuentra en el plano de
registro

Ubicar el poligono
registral dibujado en
la planimetria del
municipio

Conformar el poligono
dibujado y ubicado en un
archivo dwg consolidando
los poligonos trabajados
durante el mes en curso

Actualizacion de la base de
datos del departamento
(access) en el formulario de
casos especiales,
especificando la cantidad de
poligonos dibujados y
ubicados durante el mes

Fin

338

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del Procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Anlisis de Inmuebles para Avalos

30 minutos.

Descripcin General:
Confrontar la informacin registral de las propiedades del municipio con la inscrita en el sistema INDIGO previo
a someter el inmueble al proceso valuacin
Usuarios:
Vecinos y propietarios de inmuebles dentro de la jurisdiccin del municipio de Santa Catarina Pinula
Requisitos:
Los inmuebles debern estar inscritos en la base de datos del sistema INDIGO
Los inmuebles deben estar ubicados en jurisdiccin del municipio de Santa Catarina Pinula

No.

Descripcin Secuencial

Buscar en la planimetra si el inmueble a analizar para avalo ya est ubicado

Buscar la informacin registral del inmueble a analizar, o descargarla si la que se encuentra


ya est desactualizada

Verificar que concuerde la informacin registral de la propiedad con lo que se tiene en la


base de datos del INDIGO y realizar los cambios necesarios

Cotejar informacin de campo con la informacin registral (colindantes, rea) para confirmar
que este ubicado correctamente

Actualizar la informacin del contribuyente para una notificacin ms certera y exacta

Actualizar la informacin del inmueble en la aplicacin de avalos en base a lo actualizado


en la base de datos del INDIGO

Impresin de la ficha de inmueble de la propiedad analizada

Entrega de Ficha a Encargada de Investigacin y Anlisis

339

Responsable

Tcnico de Avalos

Encargada de Anlisis recibe la ficha del inmueble a valuar


Encargada de
Unidad de
Investigacin y
Anlisis

10

Se agrega el # de ID del inmueble al listado de inmuebles analizados durante el mes

11

Se entrega la ficha del inmueble analizado al Tcnico de Geomtica encargado de


Valuaciones

12

El Tcnico de Geomtica recibe la ficha del inmueble a valuar

13

Actualizacin de la base de datos del departamento (Access) con las operaciones realizadas
Tcnico de Avalos
en el INDIGO y formulario de fincas analizadas para avalo

340

Tcnico de
Geomtica

Anlisis de Inmuebles para Avaluos


Encargada de Unidad
Tcnico de Avaluos
de Investigacin y
Tcnico de Geomtica
Anlisis
Inicio

Buscar en la
planimetria si el
inmueble a analizar
para avaluo ya esta
ubicado

Buscar la informacin
registral del inmueble a
analizar, o descargarla
si la que se encuentra
ya esta desactualizda

Verificar que concuerde la


informacin registral de la
propiedad con lo que se
tiene en la base de datos
del INDIGO y realizar los
cambios necesarios

Cotejar informacin de
campo con la informacin
registral (colindantes, area)
para confirmar que este
ubicado correctamente

Actualizar la informacin
del contribuyente para
una notificacin mas
certera y exacta

Actualizar la informacin
del inmueble en la
aplicacin de avaluos en
base a lo actualizado en la
base de datos del INDIGO

Impresin de la ficha
de inmueble de la
propiedad analizada

Entrega de Ficha de
inmueble a Encargada
de Investigacin y
Anlisis

Actualizacion de la base de
datos del departamento
(access) con las operaciones
realizadas en el INDIGO y
formulario de fincas
analizadas para avaluo

Fin

Recibe la ficha
del Inmueble a
Valuar

Se agrega el # de ID
Inmueble al listado de
inmuebles analizados
durante el mes

Se entrega al Tnico
de Geomtica
encargado de
Valuaciones

341

Recibe la ficha
del Inmueble a
Valuar

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Catastro
Fecha:

Nombre del Procedimiento:

Agosto, 2013

Consolidacin de Polgonos Registrales ubicados en la Planimetra del Municipio

Tiempo:
5 minutos
por polgono

Descripcin General:
Dar certeza de la ubicacin geogrfica de los polgonos registrales dibujados y ubicados durante el mes para
luego agregarlos al archivo dwg Planimetra del municipio
Usuarios:
Vecinos y propietarios de inmuebles dentro de la jurisdiccin del municipio de Santa Catarina
Pinula
Requisitos:
Planos de registro
Dibujados y ubicados

No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Descripcin Secuencial
Solicitar al Analista Catastral archivo dwg con el grupo de polgonos dibujados y ubicados del
proyecto a catastrar
Entrega el Analista Catastral archivo dwg con el grupo de polgonos dibujados y ubicados del
proyecto catastrado
Recibe del Analista Catastral archivo dwg con el grupo de polgonos dibujados y ubicados del
proyecto catastrado
Solicitar al Tcnico de Expedientes el archivo dwg con el grupo de polgonos dibujados y ubicados
durante el proceso de resolucin de expedientes
Entrega del Tcnico de Expedientes archivo dwg con el grupo de polgonos dibujados y ubicados
durante el proceso de resolucin de expedientes
Recibe del Tcnico de Expedientes el archivo dwg con el grupo de polgonos dibujados y ubicados
durante el proceso de resolucin de expedientes
Agrega en un solo archivo dwg los polgonos dibujados y ubicados por el Analista Catastral durante
el mes en curso, verificando que no estn aun incluidos en el archivo de la planimetra del municipio
Agrega en un solo archivo dwg los polgonos dibujados y ubicados por el Tcnico de Expedientes
durante el mes en curso, verificando que no estn aun incluidos en el archivo de la planimetra del
municipio
Agrega en un solo archivo dwg los polgonos dibujados y ubicados por el mismo Tcnico Dibujante
que fueron dibujados en base a los planos registrales durante el mes en curso
Agregar el grupo de polgonos dibujados y ubicados que fueron consolidados y depurados en un solo
archivo, a la planimetra del municipio
Actualizacin de la base de datos del departamento (Access) en el formulario de casos especiales,
especificando la cantidad de polgonos dibujados y ubicados durante el mes

342

Responsable
Tcnico Dibujante
Analista Catastral

Tcnico Dibujante
Tcnico de
Expedientes

Tcnico Dibujante

Consolidacin de Poligonos Registrales ubicados


Tcnico Dibujante

Analista Catastral

Analista de
Expedientes

Inicio

Solicita archivo dwg con


el grupo de poligonos
dibujados y ubicados del
proyecto a catastrar

Recibe archivo dwg con


el grupo de poligonos
dibujados y ubicados del
proyecto catastrado

Entrega archivo dwg


con el grupo de
poligonso dibujados y
ubicados del
proyecto catastrado

Solicita el archivo dwg con


el grupo de poligonos
dibujados y ubicados
durante el proceso de
resolucin de expedientes

Recibe el archivo dwg con


el grupo de poligonos
dibujados y ubicados
durante el proceso de
resolucin de expedientes

Entrega archivo dwg


con el grupo de
poligonos dibujados y
ubicados del
proyecto catastrado

Agrega en un solo archivo dwg


los poligonos dibujados y
ubicados por el Analista
Catastral durante el mes en
curso, verificando que no esten
aun incluidos en el archivo de la
planimetria del municipio

Agrega en un solo archivo dwg


los poligonos dibujados y
ubicados por el Tcnico de
Expedientes durante el mes en
curso, verificando que no esten
aun incluidos en el archivo de la
planimetria del municipio

Agrega en un solo archivo dwg


los poligonos dibujados y
ubicados por el mismo Tcnico
Dibujante que fueron dibujados
en base a los planos registrales
durante el mes en curso

Agregar el grupo de
poligonos dibujados y
ubicados que fueron
consolidados y depurados
en un solo archivo, a la
planimetria del municipio

Actualizacion de la base de
datos del departamento (access)
en el formulario de casos
especiales, especificando la
cantidad de poligonos dibujados
y ubicados durante el mes

Fin

343

Departamento de Geomtica

Avalu Fiscal

Impugnacin Avalu Fiscal

Levantamiento Topogrfico

Actualizacin Cartogrfica

344

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Geomtica
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Avalu Fiscal

1 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se determina los valores fiscales de las construcciones y la tierra la cual se
considera el uso de la edificacin, calidad, estado de conservacin y tipificacin de la misma, zona
econmica y fsica.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pnula.

Requisitos:

Inscrito en el registro general de la propiedad, sea jurisdiccin del municipio de Santa Catarina Pnula.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Anlisis, identificacin y ubicacin geogrfica

2.

Verificacin y/o creacin de registros en programa de valuacin

3.

Inspeccin Fsica (campo)

4.

Anlisis, descripcin y propuestas tericas del avalu (cuadro certificacin)

5.

Traslado de expediente

6.

Recibe Expediente

7.

Resolucin por parte del departamento de catastro

8.

Notificacin del Avalu Fiscal

9.

Recibe Avalu Fiscal

Responsable

Departamento de Geomtica

Departamento de Catastro

Vecino

345

346

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Geomtica
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Impugnacin de Avalu Fiscal

8 das.

Descripcin General:
Rechazo o inconformidad del vecino sobre los valores establecidos en el avalu fiscal.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pnula.

Requisitos:

Ser legtimo propietario o representante legal, solicitud escrita indicando su rechazo o inconformidad del mismo,
presentar dicha solicitud dentro del plazo establecido segn ley.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Solicitud del vecino de inconformidad o duda con respecto del avalu Notificado.

2.

Autorizacin Secretaria municipal

6.

Traslada expediente.

7.

Recibe Expediente

8.

Notificacin de Resolucin para inspeccin de campo

9.

Responsable
Recepcin Secretaria Municipal

Corroboracin en campo de infraestructura instalada para comparacin de


Departamento de Geomtica

factores

10.

Se rectifica o ratifica el avalu segn corroboracin en campo

11.

Se emite dictamen final.

12.

Notificacin de dicho dictamen

13

Reciben dictamen final emitido

Vecino

347

348

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Geomtica
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Levantamiento Topogrfico

5-8 das.

Descripcin General:
Procedimiento por el cual se representa un objeto de la superficie terrestre con sus formas y detalles tanto naturales como
artificiales, en forma plana.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pnula.

Requisitos:

Formularios establecidos.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Ingreso de solicitud del vecino escrito

2.

Autorizacin Secretaria Municipal

3.

Traslado de Expediente

7.

Recibe expediente.

8.

Programacin fecha inspeccin preliminar

9.

Elaboracin de planos preliminares para apoyo al Levantamiento topogrfico

10.

Toma de puntos de referencia con equipo de alta precisin GPS, para amarre de
apoyo a levantamiento topogrfico.

12.

Levantamiento Topogrfico con equipo de alta precisin ESTACION TOTAL

13.

Descarga de daos

14.

Ubicacin Geogrfica del levantamiento Topogrfico

15.

Digitalizacin de linderos del Levantamiento topogrfico.

16.

Elaboracin de planos de levantamiento Topogrfico e impresin de planos

17.

Traslado de Expediente o entrega de planos a Vecino

Responsable

Recepcin Secretaria Municipal

Departamento de Geomtica

Departamento de Geomtica

Vecino
18.

Recibe planos

349

350

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Geomtica
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Actualizacin Cartogrfica

30 das.

Descripcin General: Proceso que consiste en actualizar y generar informacin de la infraestructura instalada y accidentes
naturales apoyados con productos de sensores remotos como la fotografa area y ortofotos rectificadas esto con el fin de
proporcionar la informacin grfica y alfanumrica del territorios debidamente georeferenciadas y que cumplan con las normas
tcnicas vigentes.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pnula.

Requisitos:

Programacin segn la capa temtica a desarrollar, actualizar o mantener.

No.
1.

2.

3.
4.

Descripcin Secuencial

Responsable

Primer chequeo de campo, captura de datos o integracin grfica y descriptiva


de los inmuebles de rea sujeta a estudio.
Primera Actividad de Gabinete, se corrige y actualiza planimetra informacin de
campo en programa AutoCAD map.
Transformacin de planimetra a planos digitales para su asociacin a bases de

Departamento de Geomtica

datos
Ingreso de informacin de campo a las coberturas por medio de los archivos Gis
10

5.

Generacin de mapas temticos preliminares con informacin de campo.

6.

Se traslada informacin

7.

Programacin de registro en base a trabajo de campo plano base.

Departamento de Geomtica

Departamento de Catastro
8.

Investigacin de inmuebles, Identificacin de finca matriz, determinar las


desmembraciones efectuadas e investigar desmembraciones efectuadas.

351

9.

Anlisis de la informacin con el fin de ubicar los datos registrados con la


informacin en campo
Actualizacin en sistema de administracin (INDIGO), cambiar zonas, cdigos,

10.

rea, valores, propietarios, correcciones de finca, folio y libro depuracin de la


base.

11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.

actualizacin plano de polgonos registrales con polgonos de inmuebles de


campo
Actualizacin plano base segundo chequeo de Campo
Tabla de anlisis Econmico
Incorporacin de licencias construccin a tabla de anlisis econmico casos
especiales.
Elaboracin de planos digitales con base de datos, tabla de anlisis Econmico
Estructuracin de base de datos de catastro. Tabla de reportes para el
programa de catastro.
Generacin de boletas por inmueble certificado de valuacin por programa de
Catastro

352

Departamento de Geomtica

353

Departamento de Licencias De Construccin

Licencia de construccin de vivienda mnima

Licencia de construccin de vivienda formal

Licencia de urbanizacin

354

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Licencias de Construccin
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Licencia de construccin de vivienda mnima

8 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se autoriza a una persona individual propietaria de un bien inmueble dentro de la
jurisdiccin municipal, para la construccin, ampliacin o remodelacin menor de90m2 de un inmueble.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pnula.

Requisitos:

Formulario y requisitos establecidos en el artculo 120 del reglamento de construccin.

No.
1.
2.

Descripcin Secuencial
Entrega de formulario (M) y lista de requisitos para solicitud de licencia de
construccin vivienda mnima.
Revisin del formulario M. lleno y firmado por propietario y de los requisitos
solicitados.

Tcnico de atencin al pblico

3.

Emisin de orden de pago por servicios previos a la obtencin de la licencia.

4.

Recibe y asigna nmero de expediente y entrega de contrasea al vecino.

5.

Informa que deber esperar aproximadamente 6 a 8 das hbiles.

6.

Traslada expediente al supervisor para anlisis catastral e inspeccin.

7.

Recibe expediente.

8.
9.

Responsable

Enva a evaluacin al departamento de catastro, donde se evala la informacin

Supervisor

registral.
Recibe el expediente del departamento de catastro y programa ruta para realizar
Supervisor

la visita de campo

10

Traslada expediente al tcnico inspector

11.

Recibe expediente

12.

Revisa la documentacin y planificacin se realiza la visita de campo

13.

Emite dictamen y la licencia de construccin respectiva

14.

Traslada expediente.

15.

Recibe expediente.

16.

Revisa dictamen, licencia y calcomana del expediente.

17.

Elabora reporte y notas de envo para firma de licencia a la alcalda municipal

355

Tcnico Inspector

Supervisor

18.

Traslada expediente.

19.

Recibe expediente

20.

Revisin final y firma de dictamen de licencia

21.

Traslada expediente para firma de licencia a alcalda

22.

Recibe expediente

Jefe de licencias

Entrega de licencia de construccin y calcomana al vecino, a quien se le informa


23.

la fecha de vencimiento de la licencia y de devolucin de la misma as como


tambin la correcta ubicacin de la calcomana.

24.

Se procede a escanear y a digitar la licencia de construccin en el programa

Tcnico de atencin al pblico

predeterminado y a su archivo correspondiente segn correlativo.


Al vencer el tiempo autorizado el vecino entrega la licencia de construccin en la

25.

fecha indicada a quien se le firma una copia de recibido y se da por concluida la


licencia.
Realiza inspeccin de licencia vencida, en donde se determina si termino o no la

26.

construccin y que haya sido devuelta la licencia a la Direccin Municipal de

Tcnico Inspector

Planificacin, de no haberla devuelto o no haber terminado o construido ms a lo


autorizado se emite la citacin correspondiente para que regularicen su situacin.
OPCIONAL: Cuando el vecino solicita renovacin de la licencia o legalizacin de

27.

construccin adicional se le solicita nuevamente los requisitos y formulario e inicia


el proceso en el paso No. 1

356

Vecino

Licencia de Construccin de Vivienda Mnima


Tcnico de atencion al
TECNICO INSPECTOR
publico

SUPERVISOR

JEFE

Inicio

Entrega formulario (M) y


lista de requisitos para
solicitud de licencia de
construccin vivienda
mnima

Revisin del
formulario M. lleno y
firmado por
propietario y de los
requisitos solicitados.
Emisin de orden de
pago por servicios
previos a la obtencin
de la licencia.
Recibe expediente
Recibe expediente

Recibe y asigna numero de


expediente y entrega
contrasea al vecino

Informa al vecino que debe


esperar entre 6 a 8 dias
Recibe expediente

Traslada expediente

Recibe expediente de
alcaldia municipal

Revisa la
documentacin y
planificacin se realiza
la visita de campo, se
emite dictamen y
licencia de
construccin

Entrega de licencia
autorizada al vecino
Traslada expediente

Enva a evaluacin al
departamento de
catastro, donde se
evala la informacin
registral recibe y
traslada nuevamente el
expediente al tecnico
inspector

Recibe expediente

Revisa dictamen,
licencia y calcomana
del expediente.Elabora
reporte y notas de
envo para firma de
licencia a la alcalda
municipal

Traslada expediente

Archivo final de expediente

357

Revisin final y firma


de dictamen de licencia

Traslada expediente a firma


alcaldia municipal

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Licencias de Construccin
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Licencia de construccin de vivienda formal

8 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se autoriza a una persona individual propietaria de un bien inmueble dentro de la
jurisdiccin municipal, para la construccin, ampliacin o remodelacin mayor de 90m2 de un inmueble.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pnula.

Requisitos:

Formulario y requisitos establecidos en el artculo 121 del reglamento de construccin.

No.
1.
2.

Descripcin Secuencial
Entrega de formulario (F) y lista de requisitos para solicitud de licencia de
construccin vivienda formal.
Revisin del formulario F. lleno y firmado por propietario y de los requisitos
solicitados.

Tcnico de atencin al pblico

3.

Emisin de orden de pago por servicios previos a la obtencin de la licencia.

4.

Recibe y asigna nmero de expediente y entrega de contrasea al vecino.

5.

Informa que deber esperar aproximadamente 6 a 8 das hbiles.

6.

Traslada expediente al supervisor para anlisis catastral e inspeccin.

7.

Recibe expediente.

8.
9.

Responsable

Enva a evaluacin al departamento de catastro, donde se evala la informacin

Supervisor

registral.
Recibe el expediente del departamento de catastro y programa ruta para realizar
Supervisor

la visita de campo

10.

Traslada expediente al tcnico inspector

11.

Recibe expediente

12

Se realiza la visita de campo

13.

Se revisa la documentacin y se realiza clculo de reas de la planificacin

14.

Emite dictamen y la licencia de construccin respectiva

15.

Traslada expediente.

16.

Recibe expediente.

17.

Revisa dictamen, licencia y calcomana del expediente.

Tcnico Inspector

Supervisor

358

18.

Elabora reporte y notas de envo para firma de licencia a la alcalda municipal

19.

Traslada expediente.

20.

Recibe expediente

21.

Revisin final y firma de dictamen de licencia

22.

Traslada expediente para firma de licencia a alcalda

23.

Recibe expediente

Jefe de licencias

Entrega de licencia de construccin y calcomana al vecino, a quien se le informa


24.

la fecha de vencimiento de la licencia y de devolucin de la misma as como


tambin la correcta ubicacin de la calcomana.

25

Se procede a escanear y a digitar la licencia de construccin en el programa

Tcnico de atencin al pblico

predeterminado y a su archivo correspondiente segn correlativo.


Al vencer el tiempo autorizado el vecino entrega la licencia de construccin en la

26.

fecha indicada a quien se le firma una copia de recibido y se da por concluida la


licencia.
Realiza inspeccin de licencia vencida, en donde se determina si termino o no la
construccin y que haya sido devuelta la licencia a la Direccin Municipal de

27.

Planificacin, de no haberla devuelto o no haber terminado o construido de ms a


lo autorizado se

Tcnico Inspector

emite la citacin correspondiente para que regularicen su

situacin.
OPCIONAL: Cuando el vecino solicita renovacin de la licencia o legalizacin de
28.

construccin adicional se le solicita nuevamente los requisitos y formulario e inicia

Vecino

el proceso en el paso No. 1


29.

Si el vecino no se presenta a regular su situacin se emiten las sanciones que


considere.

359

Jefe de licencias

Licencia de Construccin de Vivienda Mnima


Tcnico de atencion al
TECNICO INSPECTOR
publico

SUPERVISOR

JEFE

Inicio

Entrega formulario (F)) y


lista de requisitos para
solicitud de licencia de
construccin vivienda
mnima

Revisin del
formulario (F). lleno y
firmado por
propietario y de los
requisitos solicitados.
Emisin de orden de
pago por servicios
previos a la obtencin
de la licencia.
Recibe expediente
Recibe expediente

Recibe y asigna numero de


expediente y entrega
contrasea al vecino

Informa al vecino que debe


esperar entre 6 a 8 dias
Recibe expediente

Traslada expediente

Recibe expediente de
alcaldia municipal

Revisa la
documentacin y
planificacin se realiza
la visita de campo, se
emite dictamen y
licencia de
construccin

Entrega de licencia
autorizada al vecino
Traslada expediente

Enva a evaluacin al
departamento de
catastro, donde se
evala la informacin
registral recibe y
traslada nuevamente el
expediente al tecnico
inspector

Recibe expediente

Revisa dictamen,
licencia y calcomana
del expediente.Elabora
reporte y notas de
envo para firma de
licencia a la alcalda
municipal

Traslada expediente

Archivo final de expediente

360

Revisin final y firma


de dictamen de licencia

Traslada expediente a firma


alcaldia municipal

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Municipal de Planificacin
Departamento de Licencias de Construccin
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Licencia de urbanizacin

30 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se autoriza a una persona individual o jurdica, propietaria de un bien inmueble dentro de la
jurisdiccin municipal, la construccin de proyectos urbansticos de vivienda en copropiedad, de uso comercial, industrial, oficinas,
educativos, de salud, mixtos y otros.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pnula.

Requisitos:

Requisitos establecidos en el artculo 122 del reglamento de construccin y ornato del Municipio de Santa Catarina
Pinula

No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Entrega de formulario (F) y lista de requisitos para solicitud de licencia de


urbanizacin.
Recepcin, revisin del formulario lleno y firmado por el propietario o

2.

representante legal, planificador y ejecutor de la obra y de los requisitos


solicitados.

3.
4.

Recepcin y asignacin de nmero de expediente y entrega de contrasea al


vecino.
Se informa que se revisara el expediente para lo cual deber esperar
aproximadamente 20 das hbiles.

5.

Traslada expediente.

6.

Recibe expediente.

7.

Se enva a evaluacin al departamento de catastro, donde se evala la


Tcnico de evaluacin de

informacin registral.
Se realiza la revisin de la planificacin, la documentacin y visita de campo;
si todo est bien se emite dictamen, se realizan los costos de licencia de

8.

Tcnico de atencin al pblico

construccin, fines escolares e infraestructura vial, si todo est bien es


autorizado por el Jefe del departamento, si no se traslada al vecino para que
realice los cambios que sean considerados y dictaminados, si el expediente es

361

expedientes

trasladado al vecino para correccin de documentos se regresa al tem No.1.

9.

Se traslada expediente al jefe de licencias para revisin y aprobacin de


dictamen

10.

Recibe expediente.

11.

Se realiza la revisin de dictamen, y costos.

12.

Se realiza la autorizacin del dictamen final.

Jefe de Licencias de Construccin

Traslada expediente a Secretara municipal para emisin de dictamen Jurdico,


13.

Dictamen de Comisin de Urbanismo y aprobacin del Honorable Concejo


Municipal.
Se recibe expediente, para conocimiento del Concejo Municipal y posible

14.

aprobacin, as como elaboracin del dictamen Jurdico por la Asesora Jurdica


de la Municipalidad. Elaboracin de Dictamen de la Comisin de Urbanismo del
Concejo Municipal.
Eleva a conocimiento de Concejo Municipal y somete a aprobacin el

15.

expediente de solicitud de licencia de urbanizacin autoriza o no autoriza la

Secretaria Municipal

licencia, o solicita otros requisitos segn estipule para continuar su aprobacin.


Enva el expediente al departamento de Licencias de Construccin y la
16.

Resolucin del Concejo Municipal en donde autoriza o no la licencia de


urbanizacin, para emisin por parte del departamento de Licencias de
Construccin.

17.

Tcnico de atencin al pblico

Recibe expediente

Tcnico de evaluacin de
18.

19.

Se emite licencia de construccin

expedientes

Entrega al solicitante contrasea para realizar los pagos correspondientes de


Licencia de Construccin, Fines Escolares e Infraestructura Vial.
Si la licencia de urbanizacin es autorizada: Entrega de licencia de urbanizacin

20.

Tcnico de atencin al pblico

y calcomana al interesado, a quien se le informa la fecha de vencimiento de la


licencia y de devolucin de la misma as como la correcta ubicacin de la
calcomana.

21.

Realiza visita al 50% del avance fsico del proyecto y ms constantes

Tcnico de evaluacin de

dependiendo de la magnitud de este, en donde se firma la licencia de

expedientes

construccin.

362

Al finalizar el plazo de vigencia de la licencia de construccin se realiza


22.

inspeccin de licencia vencida, en donde se determina si termino o no la


construccin y que haya sido devuelta la licencia al departamento de Licencias
de Construccin
So solicita la devolucin de la licencia, legalizacin de construccin adicional o

23.

renovacin segn sea el caso de lo observado por el tcnico en campo y se


emite la citacin correspondiente para que regularicen su situacin si amerita.

24.
25.

Devuelve la licencia de construccin en la fecha indicada a quien se le firma una

Vecino

copia de recibido y se da por concluida la licencia.


Se procede con el archivo del expediente fsico y digital de la licencia de

Tcnico de atencin al pblico

construccin
Cuando no se finaliza la construccin y se solicita renovacin de la licencia o

26.

legalizacin de construccin adicional se le solicita requisitos de acuerdo al

Tcnico de atencin al pblico

reglamento de construccin y se procede con la renovacin.


27.

De no presentarse a regular su situacin se traslada el caso al Juzgado de


Asuntos Municipales y de Transito para las sanciones que considere.

363

Juzgado de Asuntos Municipales

Licencia de Urbanizacin
TECNICO DE
ATENCION AL
PUBLICO

TECNICO DE
EVALUACION DE
EXPEDIENTES

JEFE DE LICENCIAS DE
CONSTRUCCIN

Recibe expediente

Recepcin y revisin del


formulario (F) lleno y firmado
por propietario o
representante legal,
planificador y ejecutor de la
obra y de los requisitos
solicitados

Recepcin y asignacin de
numero de expediente y
entrega de contrasea al
vecino

Vecino

Se recibe expediente,
para conocimiento del
Concejo Municipal y
posible aprobacin, as
como elaboracin del
dictamen Jurdico por
la Asesora Jurdica de
la Municipalidad.
Elaboracin de
Dictamen de la
Comisin de
Urbanismo del Concejo
Municipal.

Inicio

Entrega formulario (F) y lista


de requisitos para solicitud
de licencia de urbanizacin

SECRETARIA
MUNICIPAL

Se enva a evaluacin
al departamento de
catastro, donde se
evala la informacin
registral.
Se revisa la
planificacin y
documentacin y vista
de campo, emision de
dictamen y calculo de
costos de licencia

Enva el expediente al
departamento de
Licencias de
Construccin y la
Resolucin del Concejo
Municipal en donde
autoriza o no la licencia
de urbanizacin,

Emite Dictamen en donde se


incluye los costos de la
licencia de construccin
Informa al vecino que se
revisara el expediente y debe
esperar aproximadamente
veinte dias
Traslada expediente
Traslada expediente

Recibe expediente

Entrega de contrasea de
pago al vecino, despues del
pago se entrega licencia de
construccin

Se emite licencia de
construccion

Recibe expediente

Revision de dictamen y
costos, autorizacin de
dictamen

Traslada expediente

Recibe licencia de
construccin

364

Direccin de Obras

Ejecucin de proyectos

Requisicin de materiales de proyectos en ejecucin

Procedimiento para elaborar planillas

Procedimiento para realizar trabajos de bacheo

365

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Obras
Fecha:

Nombre del procedimiento

Tiempo:

Agosto, 2013

Ejecucin de proyectos

Segn el caso.

Descripcin General:
Es el procedimiento por el cual la Direccin de Obras se encarga de construir toda la infraestructura para beneficio de la poblacin.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Proyectos a construir.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

1.

Realiza el listado para la ejecucin de obras segn las necesidades


identificadas en campo.

Director Jefe de Departamento

2.

Traslada listado.

3.

Recibe listado.

4.
5.

Consulta sobre la prioridad de los proyectos con las autoridades superiores para
su inicio, basados en el POA y en la temporada del ao en que se encuentre.
Traslada Informacin

6.

Recibe informacin.

7.

8.
9.
10.

Director Direccin Municipal de

Una vez autorizado el proyecto se verifica el rea de trabajo con el supervisor


del rea para acordar el da de inicio, personal, material y juego de planos
aprobado que utilizarn en el proceso de construccin.

Planificacin

Director de Obras

Supervisor de Obras, Director de

Realiza supervisin constante en los proyectos

Obras y Alcalde Municipal.

Si es necesario realizar cambios significativos en la obra se procede a


consultarlo con la autoridad superior.
Informa sobre la finalizacin del proyecto a la autoridad superior y se realiza la
supervisin correspondiente.

366

Director de Obras

Ejecucin de Proyectos
Director o Jefe de
Departamento

Director Direccin
Municipal de
Planificacin

Director de Obras

Supervisor de Obras,
Director de Obras y
Alcalde Municipal

Inicio
Recibe listado

Realiza el listado
para la ejecucin
de obras

Traslada listado

Consulta sobre la
prioridad de los
proyectos con las
autoridades superiores
para su inicio,
basados en el POA y
en la temporada del
ao en que se
encuente

Traslada informacin

Recibe informacin

Una vez autorizado el


proyecto verifica el
rea de trabajo con el
supervisor del rea
para acordar el dia de
inicio, personal.
Material, y juego de
planos aprobados que
utilizaran en el
proceso de
construccin

Si es necesario realiza
cambios significativos
en la obra y procede a
consultarlo con la
autoridad superior

Informa sobre la
finalizacin del
proyecto a la autoridad
superior y realiza la
supervisin
correspondiente

Fin

367

Realiza supervisin
constante en los
proyectos

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Obras

Fecha:
Agosto, 2013

Nombre del procedimiento

Requisicin de materiales de proyectos en ejecucin

Tiempo:
3-8 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento por el cual la Direccin de Obras se encarga de solicitar los materiales que se utilizaran en los proyectos
ejecutados por administracin, al departamento de compras y contrataciones.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.
Requisitos:

Proyectos en construccin.

No.
1.

2.

Descripcin Secuencial

Responsable

Verifica en la obra, las cantidades de materiales necesarios para el desarrollo


del proyecto, durante los siguientes 15 das.
Llena una ficha de requisicin de materiales y la traslada al tcnico de la

Supervisor de Obras

Direccin de Obras.
En caso de no existir materiales en bodega, con el visto bueno del Director de
Obras, procede a enviar la requisicin al Departamento de Compras y

3.

Contrataciones, para que los mismos sean adquiridos con las especificaciones

Tcnico de Obras

tcnicas establecidas y el plazo necesario para que el material sea entregado en


la obra.
Una vez adquirido el material, se procede a ingresarlo a bodega y verificar que
4.

las cantidades que ingresan sean las que corresponden segn la factura del

Bodeguero

proveedor.
5.

6.

Tramita con el Bodeguero la salida para que el material le sea entregado en

Tcnico de Obras

bodega.
El material es entregado por el bodeguero y se traslada el material a la obra.

368

Maestro de Obras

Requisicin de Materiales de Proyectos en Ejecucin


Supervisor de Obras

Tcnico de Obras

Bodeguero

Maestro de Obras

Inicio

Verifica en la obra, las


cantidades de
materiales necesarios
para el desarrollo del
proyecto, durante los
siguiente quince dias

Llena una ficha


de requisicin de
materiales y la
traslada al tcnico
de la Direccin de
Obras.

En caso de no existir
materiales en bodega, con el
visto bueno del Director de
Obras, procede a enviar
requisicion al Departamento
de Compras, para que los
mismos sean adquiridos con
las especificaciones tecnicas
establecidas y el plazo
necesario para que el
material sea entregado en la
obra

Una vez adquirido el


material, se procede a
ingresarlo a bodega y
verificar que las
cantidades que
ingresan sean las que
corresponden segn la
factura del proveedor

Tramita con el
Bodeguero la
salida para que el
material le sea
entregado en
bodega.
El material es
entregado por el
bodeguero y se
traslada el material a
la obra

Fin

369

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Obras

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Procedimiento para elaborar planillas

3 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento por el cual se miden las cantidades de trabajo realizadas por los albailes cada quincena, calculando con
estas el sueldo y con ello se inicie el trmite para generacin de nmina.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Proyectos en construccin.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Junto al supervisor de obras, se dirigen al lugar donde se encuentra la obra, se


1.

miden las cantidades de trabajo realizados por el albail con el consentimiento


de ste y del supervisor.

2.

En oficina se calcula el salario devengado por el trabajador en base a la tabla


de valores de trabajo.

3.

El documento pasa para visto bueno del supervisor y Director de Obras.

4.

Traslada informacin.

5.

Recibe informacin.

6.

Inicia el trmite de generacin de nmina.

7.

Planillero

Director Administrativo

Cada quincena o fin de mes se procede a solicitar los cheques en cajas para
que sean entregados al respectivo trabajador.

Personal de campo de la Direccin


de Obras

370

Procedimiento para Elaborar Planillas


Planillero

Director Administrativo

Personal de Campo de
la Direccin de Obras

Inicio

Junto al supervisor de
obras, se dirigen al
lugar donde se
encuentra la obra,
miden las cantidades
de trabajos realizados
por el albail con el
consentimiento de
este y del supervisor

Calcula el salario
devengado por el
trabajador en base a
la tabla de valores de
trabajo

El documento pasa
por visto bueno del
supervisor y Director
de Obras

Traslada informacin

Recibe informacin

Inicia el tramite de
generacin de nomina

Cada quincena o fin


de mes procede a
solicitar los cheques
en cajas para que
sean entregados al
respectivo trabajador

Fin

371

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Obras

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Procedimiento para realizar trabajos de bacheo

8 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se identifica, se programa y ejecutan los trabajos de bacheo ms urgentes en el municipio,
en funcin de las solicitudes priorizadas de los vecinos y los lugares identificados por los vecinos.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Suministro de Mezcla Asfltica.

No.
1.

Descripcin Secuencial
Se debe dejar previsto el presupuesto desde el ao anterior para la suscripcin
del contrato de suministro de mezcla asfltica.

2.

Elabora el Perfil del Suministro de Mezcla Asfltica.

3.

Traslada el Perfil al Departamento de Contrataciones

4.

Recibe informacin.

5.

Se suscribe el contrato para el suministro.

6.
7.

Responsable

Director de Obras

Jefe de Contrataciones

Con suministro de mezcla activo se priorizan los lugares donde es necesario


realizar el bacheo y se hace la programacin de los trabajos semanalmente.
Se enva solicitud de suministro semanal de mezcla asfltica y emulsin al

Jefe Departamento de
Mantenimiento de Proyectos y Vial

proveedor.

8.

Se procede a realizar los trabajos de bacheo segn la programacin definida

9.

Se entrega al Jefe del Departamento de Mantenimiento de Proyectos y Vial el


informe diario de los metros cuadrados de bacheo realizados as como la
informacin de las cantidades de material utilizadas.

Encargado de Bacheo

10.

Elabora el informe mensual de los trabajos de bacheo realizados y se traslada al


departamento de contrataciones para el pago al proveedor.

Jefe Departamento de

372

Mantenimiento de Proyectos y Vial

Trabajos de Bacheo
Director de Obras

Jefe de Contrataciones

Jefe Departamento de
Mantenimiento de
Proyectos y Vial

Encargado de Bacheo

Inicio
Recibe Perfil
Se planifica en el
anteproyecto del
presupuesto la
suscripcion del
contrato anual de
suministro de mezcla
asfaltica
Suscribe Contrato

Se priorizan los
lugares donde es
necesario realizar
el bacheo y se
hace la
programacin de
los trabajos
semanalmente

Elabora Perfil del


Suministro de Mezcla
Asfaltica

Traslada Perfil

Notifica la
Adjudicacion del
Contrato

Se enva solicitud
de suministro
semanal de
mezcla asfltica y
emulsin al
proveedor

Se procede a realizar
los trabajos de bacheo
segn la programacion
definida

Se entrega al Jefe
del Departamento
de Mantenimiento
de Proyectos y
Vial el informe
diario de los
metros cuadrados
de bacheo
realizados as
como la
informacin de las
cantidades de
material utilizadas
Elabora el informe
mensual de los
trabajos de
bacheo realizados
y se traslada al
departamento de
contrataciones
para el pago al
proveedor

Fin

373

Direccin Administrativa

Abastecimiento de Combustible

Liquidacin de consumo de combustible

Peritaje de vehculos municipales

Trmites de vehculos municipales

Reparacin de radios municipales

Reparacin y mantenimiento de vehculos municipales en talleres


particulares

Liquidacin de caja chica

Ingreso de bienes y suministros a bodega

Egreso de bienes y suministros de bodega

Suscripcin de contratos administrativos

Emisin de nmina de Personal

Suscripcin de acuerdos municipales

Ingreso datos de personal al SAM

Ingreso datos de personal Sicoin GL

Solicitud de vacaciones

Reclutamiento, seleccin y contratacin de personal

Emisin de certificacin del IGSS

Emisin de certificaciones de ingresos o constancia laboral

Manejo de correspondencia/expedientes interna y externa

Autorizacin de prcticas supervisadas

Solicitud de prstamos bancarios al personal

374

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Servicios Generales
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Abastecimiento de Combustible

5 das

Descripcin General:
Proporcionar a las distintas Direcciones de la Municipalidad combustible.
Usuarios:

Direcciones de la Institucin.

Requisitos:
El encargado de cada vehculo deber cumplir con los siguientes requisitos:

Tarjeta para despacho de combustible

Licencia Vigente

Copia de Llaves del vehculo

Peritaje de Talleres que pertenece a la Direccin Administrativa

Copia de Tarjeta de Circulacin autenticada

Compromiso por vehculo asignado

Vehculo sin remisiones

No.
1.
2.
3.

Descripcin Secuencial
Cada mircoles de semana, se elabora una nmina general, en la que se
detallan datos como: Dependencia, descripcin de vehculo, placas, piloto, tipo
de combustibles y cantidad solicitada, la cual es autorizada por Alcalda.
Al recibir la nmina de combustible con el Vo.Bo. de Alcalda, se enva
escaneada por correo electrnico a la Gasolinera asignada.
La gasolinera asigna el combustible autorizado para cada unidad en su sistema
y coloca la fecha de autorizacin para consumo de combustible.

4.

El piloto se presenta en la gasolinera, muestra su tarjeta.

5.

El encargado de la caseta, verifica que los datos de la tarjeta coincidan con el


sistema y placa del vehculo; y la fotografa sea del piloto que se presenta. Si
coinciden los datos, proceden al despacho de combustible e impresin de ticket.

6.

El piloto verifica los datos impresos en el ticket y lo firma.

7.

Elaboracin de informe semanal.

Responsable

Encargado de Vehculos

Gasolinera Asignada
Piloto Asignado a Vehculo
Gasolinera Asignada
Piloto Asignado
Gasolinera Asignada

375

Abastecimiento de Combustible
Encargado Vehculos

Gasolinera Asignada

Piloto

La gasolinera asigna el
combustible autorizado
para cada unidad en su
sistema y coloca la fecha
de autorizacin para
consumo de combustible.

El piloto se
presenta en la
gasolinera,
muestra su
tarjeta.

Inicio

Cada mircoles de
semana, se elabora
una nmina general,
en la que se detallan
datos como:
Dependencia,
descripcin de
vehculo, placas,
piloto, tipo de
combustibles y
cantidad solicitada, la
cual es autorizada por
Alcalda.
Al recibir la nmina de
combustible con el
Vo.Bo. de Alcalda, se
enva escaneada por
correo electrnico a la
Gasolinera asignada.

El encargado de la
caseta, verifica que los
datos de la tarjeta
coincidan con el sistema y
placa del vehculo; y la
fotografa sea del piloto
que se presenta. Si
coinciden los datos,
proceden al despacho de
combustible e impresin
de ticket.

Elaboracin de
informe semanal.

Fin

376

El piloto verifica
los datos
impresos en el
ticket y lo firma.

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Servicios Generales
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Liquidacin de consumo de combustible

1 mes

Descripcin General:
Revisin de las liquidaciones semanales del suministro de combustible.
Usuarios:

Departamento de Contrataciones

Requisitos:

No.

1.

2.

Tickets de consumo
Descripcin Secuencial
Gasolinera entrega a la Direccin Administrativa un informe cada semana de
consumo, que debe contener los siguientes datos:
Fecha de emisin
Lugar de consumo
Nmero de tarjeta
Nmero de placa o modelo de maquinaria
Cantidad consumida
Tipo de combustible
Nmero de comprobante
Revisa que el informe contenga todos los datos requeridos. Asimismo, que la
cantidad de combustible suministrada a los vehculos no sobre pase las
autorizadas a cada vehculo o maquinaria en la requisicin semanal.

3.

Revisa que cada ticket coincida con los datos del informe.

3.

A final de cada mes, la gasolinera emite un informe final de consumo, que debe
contener los siguientes datos:
Fecha de emisin
Lugar de consumo
Nmero de tarjeta
Nmero de placa
Cantidad consumida
Tipo de combustible
Cargo a la factura

377

Responsable

Gasolinera Asignada

Encargado de Vehculos

Gasolinera Asignada

4.

5.

6.

Revisa que el informe contenga todos los datos requeridos. Asimismo, que la
cantidad de combustible reportado coincida con los reportes semanales y que
las cantidades finales coincidan.
Conformar el expediente mensual, para su entrega al Departamento de
Contrataciones, el cual debe incluir:
Requisiciones semanales
Informes de consumo semanales
Comprobantes de despacho
Informe mensual firmado por el Contador de la Empresa
Resumen de consumo
Oficio de solicitud de pago

Encargada de Vehculos

Director Administrativo

Revisin de expediente y firma en informe y oficio.

378

Liquidacin de Combustible

Gasolinera

Encargado de Vehculos Director Administrativo

Inicio

Gasolinera entrega a la
Direccin Administrativa
un informe cada
semana de consumo.

A final de cada mes, la


gasolinera emite un
informe final de
consumo

Revisa que el informe contenga


todos los datos requeridos.
Asimismo, que la cantidad de
combustible suministrada a los
vehculos no sobre pase las
autorizadas a cada vehculo o
maquinaria en la requisicin
semanal.

Revisa que cada ticket


coincida con los datos
del informe.

Revisa que el informe


contenga todos los datos
requeridos. Asimismo, que la
cantidad de combustible
reportado coincida con los
reportes semanales y que
las cantidades finales
coincidan.

Conformar el
expediente mensual,
para su entrega al
Departamento de
Contrataciones

Revisin de expediente y
firma de informe y oficio

Fin

379

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Servicios Generales
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Peritaje de vehculos municipales

5 a 8 minutos

Descripcin General:
Verificar las condiciones fsicas y de funcionamiento que se mantiene de cada vehculo municipal.
Usuarios:

Pilotos encargados de vehculos de la Institucin.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Procede a verificar que los vehculos municipales no tengan multas y


1.

remisiones de trnsito de lo contrario se proceder a informar con una nota al


encargado de dicho vehculo sobre el pago que realizar para poder

Encargado de Vehculos

proporcionarle combustible semanal.


Convoca a todos los encargados de vehculos municipales para el Peritaje
2.

correspondiente y donde se har efectivo. Indicarles a todas las personas que

Director Administrativo

utilizan vehculos municipales, el da que se va a llevar a cabo el peritaje


3.

Prepara los formatos en los cuales se anotan los aspectos fsicos del vehculo y
piloto del mismo

Encargado de Vehculos

Realiza el peritaje correspondiente a cada vehculo verificando la informacin


solicitada por la Direccin Administrativa la cual se lleva bajo un formulario para
la revisin correspondiente, la cual contiene los datos siguientes:
Formulario de Peritaje:
4.

Encargado de Vehculos/Jefe de

Descripcin del vehculo,

Talleres

Placa del vehculo,


Piloto del vehculo,
Dependencia,
Pago de circulacin,

380

Tarjeta de circulacin,
Informacin del vehculo,
Herramientas del vehculo,
Funcionamiento del vehculo
Se toman datos al piloto y tambin se procede a pedirle una firma al piloto con
5.

la cual se da por enterado de todo lo anotado en el formato del peritaje

Jefe de Talleres

realizado.
Procede a archivar todos los datos tomados en el peritaje y se realiza un
6.

resumen del peritaje tomando en cuenta toda la informacin recaudada, en el


cual se informa el estado en el que se encuentra cada vehculo

7.
8.

Encargado de Vehculos

Realiza el reporte de cada vehculo e informa a la Direccin Administrativa


sobre el peritaje realizado.
La Direccin Administrativa procede a informar a la Alcalda Municipal si existe
alguna anomala en el funcionamiento de los vehculos municipales.

381

Director Administrativo

Peritaje de Vehculos Municipales

Encargado de Vehculos Director Administrativo

Inicio

Procede a verificar que los


vehculos Municipales no
tengan multas y remisiones de
trnsito de lo contrario,
proceder a informar con una
nota al encargado de dicho
vehculo sobre el pago que
realizar para poder
proporcionarle combustible
semanal

Prepara los formatos en los


cuales se anotan los aspectos
fsicos del vehculo y piloto del
mismo

Realiza el peritaje
correspondiente a cada
vehculo, verificando la
informacin solicitada por la
Direccin Administrativa la
cual se lleva bajo un
formulario para la revisin
correspondiente
Toma datos del piloto y
tambin procede a pedir la
firma con la cual se da por
enterado de todo lo anotado
en el formato del peritaje
realizado
Toma datos del piloto y
tambin procede a pedir la
firma con la cual se da por
enterado de todo lo anotado
en el formato del peritaje
realizado

Procede a archivar todos los


datos tomados en el peritaje

Realiza un resumen del


peritaje tomando en cuenta
toda la informacin
recaudada, en el cual se
informa el estado en el que se
encuentra cada vehiculo

382

Convoca a todos los


encargados de vehculos
municipales para el peritaje
correspondiente y donde ser
efectivo, indica el da que se
va a llevar a cabo el peritaje

Peritaje de Vehiculos Municipales

Encargado de Vehculos

Sub Director
Administrativo

Realizado el peritaje
correspondiente a cada
vehculo Municipal, la persona
encargada procede a realizar
el reporte de cada vehculo

Traslada resultados de
peritaje realizado

Recibe resultados de peritaje


realizado

Procede a informar a la
Alcalda Municipal si existe
alguna anomala en el
funcionamiento de los
vehculos Municipales

Fin

383

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Servicios Generales
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Trmites de vehculos municipales

3 das

Descripcin General:
La Direccin Administrativa es la encargada de verificar que todos los vehculos municipales cuenten con la documentacin
requerida por el registro fiscal de vehculos
Usuarios:

Direccin Administrativa

Requisitos:

Ninguno

No.

Descripcin Secuencial
Verifica

la

documentacin

pendiente

de

cada

Responsable
vehculo

municipal

correspondiente a:

1.

2.

Tarjetas de Circulacin

Pago de Impuesto de circulacin

Reposicin de Ttulos

Reposicin de tarjeta de circulacin

Cambio de color de vehculos

Traspaso de vehculos

Solicita los servicios del mensajero para llevar la documentacin


correspondiente al registro fiscal.
Procede a llenar la documentacin necesaria para el trmite establecido
correspondiente a:

3.

Formulario 4021

Formulario 3021

Nombramiento del representante Legal autenticado

Fotocopia de cdula del representante Legal

Carta de autorizacin por el representante legal al tramitador

384

Encargado de Vehculos

Carta de denuncia segn el trmite correspondiente

Pago de impuesto de circulacin

Informa al Sub Director Administrativo sobre el importe que se cancelar por el


4.

servicio prestado y costo de trmite ante la Superintendencia de Administracin


Tributaria (SAT).

5.
6.
7.

Recibe, revisa y traslada el informe a la Alcalda Municipal indicando el importe


total a pagar sobre el trmite y documentacin necesaria.
Recibe, revisa, autoriza y traslada la documentacin a la Sub Direccin
Administrativa para realizar el trmite correspondiente.
Recibe la documentacin y traslada al Encargado de Vehculos para que
proceda a realizar la emisin de la documentacin.

Director Administrativo
Alcalde Municipal
Director Administrativo

Informa sobre proceso de trmite e indica el tiempo estipulado de emisin de


8.

papelera.
Coordina con el mensajero los trmites correspondientes.

9.

La documentacin ya terminada es entregada a la Sub Direccin Administrativa


para el archivo correspondiente

385

Encargado de Vehculos

Trmites de Vehculos Municipales

Encargado de Vehculos Director Administrativo

Alcalde Municipal

Inicio

Verifica la documentacin
pendiente de cada vehculo
Municipal

Solicita los servicios del


mensajero para llevar la
documentacin
correspondiente al registro
fiscal

Procede a llenar la
documentacin necesaria
para el trmite establecido

Traslada informacin sobre el


importe que se cancelar por
el servicio prestado y costo de
trmite ante la SAT

Recibe informacin

Revisa informe

Informa sobre proceso de


tramite e indica el tiempo
estipulado de emisin de
papeleria

Coordina con el mensajero los


trmites correspondientes

Traslada informe indicando el


importe total a pagar sobre el
tramite y documentacin
necesaria

Recibe la documentacin y
traslada al Encargado de
Vehculos para que proceda a
realizar la emisin de la
documentacin

La documentacin ya
terminada es entregada a la
Sub Direccin Administrativa
para el archivo
correspondiente

Fin

386

Recibe, revisa, autoriza y


traslada la documentacin
para realizar el tramite
correspondiente

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Servicios Generales
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Reparacin de radios municipales

2 das

Descripcin General:
Control y reparacin de radios municipales para su buen funcionamiento.
Usuarios:

Direccin Administrativa.

Requisitos:

No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
10.
11.

Ninguno.
Descripcin Secuencial

Responsable

Reporta el mal funcionamiento del radio transmisor a travs de una nota


indicando el problema a la Direccin Administrativa.
Recibe radio transmisor en mal estado y enva el mismo con nota autorizada
por el Director Administrativo, indicando el problema del aparato a la
empresa contratada para la prestacin del servicio.
Enva orden de trabajo para la recepcin del radiotransmisor en cuanto el
mismo queda reparado.
Recibe cotizacin va correo electrnico de la empresa que presta el servicio
indicando el problema del radio y monto de la reparacin.

Usuario
Encargado de Vehculos
Empresa prestadora del servicio de
Radiocomunicacin
Encargado de Vehculos

Enva cotizacin al Director Administrativo para su autorizacin


Recibe cotizacin de reparacin y enva la autorizacin al Encargado de
Vehculos para proceder con la reparacin.
Enva la autorizacin a la empresa que presta el servicio para la reparacin
del radio.
Entrega radio al encargado del mismo en buen estado, firmando el mismo en
nota entregada de reparacin.
Ingresa factura a solicitud de caja chica por Intranet, solicita el ingreso y
egreso de bodega, firmas, para la emisin de cheque. Adjuntando carta de
aceptacin del servicio y justificacin de pago.
La encargada de Caja Chica procede a autorizar la emisin del cheque y
procede con el pago al proveedor.

387

Director Administrativo

Encargado de Vehculos

Encargada de Caja Chica

Reparacin de Radios Municipales

Usuario

Encargado de Vehculos

Empresa Prestadora del


Servicio de
Director Administrativo
Radiocomunicacin

Encargada de Caja
Chica

Inicio

Reporta el mal funcionamiento


del radio transmisor a travs
de una nota indicando el
problema a la Direccin
Administrativa

Recibe radio transmisor en


mal estado y enva el mismo
con nota autorizada por el
Director Administrativo,
indicando el problema del
aparato

Enva orden de trabajo para la


recepcin del radiotransmisor
en cuanto el mismo queda
reparado

Recibe cotizacin via correo


electrnico de la empresa que
presta el servicio indicando el
problema del radio y monto de
la reparacin

Enva cotizacin

Recibe cotizacin y autoriza

Enva cotizacin de
reparacin a la empresa que
presta el servicio para la
reparacin del radio

Enva autorizacin para


proceder con la reparacin

Entrega radio al encargado


del mismo en buen estado,
firmando el mismo en nota
entregada de reparacin

Ingresa factura a solicitud de


caja chica por Intranet, solicita
el ingreso y egreso de
bodega, firmas para la
emisin de cheque,
adjuntando carta de
aceptacin del servicio y
justificacin de pago

Procede a autorizar la emisin


del cheque y procede con el
pago al proveedor

Fin

388

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Servicios Generales
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Reparacin y mantenimiento de vehculos municipales en talleres

2 das

particulares
Descripcin General:
Servicios o reparaciones en vehculos o maquinaria municipal en algn taller particular por no poseer la herramienta o equipo
adecuado en el taller municipal.
Usuarios:

Departamento de Talleres

Requisitos:

Ninguno.

No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Enva una nota al Departamento de Talleres informando que el vehculo

Direccin o Departamento

necesita reparacin o mantenimiento.

solicitante

Recibe nota y vehculo para realizar diagnstico del vehculo. Determina que es
2.

necesario la reparacin o mantenimiento en un taller externo. Emite nota


indicando que es necesario llevarlo a un taller externo y entrega a piloto del

Jefe de Taller

vehculo.
Traslada el vehculo a la agencia o taller externo correspondiente, para realizar
3.

el servicio Solicita presupuesto del servicio y lo traslada a la secretaria de su

Piloto

dependencia para que proceda a ingresar la solicitud en Intranet.


Traslada el presupuesto con el nmero de solicitud en el presupuesto y la
4.

secretaria de Direccin Administrativa le proporciona una carta de autorizacin


para retirar el vehculo de la agencia.

389

Encargado de Vehculos

Reparacin y Mantenimiento de Vehculos Municipales en Talleres Particulares


Direccin o
Departamento
Solicitante

Jefe de Taller

Piloto

Secretaria Administrativa

Inicio

Enva una nota al


Departamento de Talleres,
informando que el vehculo
necesita reparacin o
mantenimiento

Recibe nota y vehculo para


realizar diagnostico

Determina si es necesaria la
reparacin o mantenimiento
en un taller externo

Emite nota indicando que es


necesario llevarlo a un taller
externo y entrega a piloto de
vehculo

Traslada el vehculo a la
agencia o taller externo
correspondiente para realizar
el servicio

Solicita presupuesto del


servicio y lo traslada a la
secretaria de su dependencia
para que proceda a ingresar la
solicitud en Intranet

Traslada el presupuesto con


el numero de solicitud en el
presupuesto y proporciona
una carta de autorizacin para
retirar el vehculo de la
agencia

Fin

390

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Servicios Generales
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Liquidacin de caja chica

2 das

Descripcin General:
Liquidacin de la Caja Chica por medio del sistema SICOIN GL.
Usuarios:

Encargado de Caja Chica.

Requisitos:

Facturas originales.

No.
1.

Descripcin Secuencial
Solicitar nmero de vale que corresponda a la Encargada de caja chica.
Impresin de vale segn el formato. El cual deber contener la firma y sello de

2.

Responsable

Dependencia Solicitante

presupuesto, solicitante y Director o Jefe de la Dependencia solicitante. Entrega


Encargada de Caja Chica.

3.

Emisin de cheque y entrega al solicitante.

Encargada Caja Chica

Entregar a la Encargada de Caja Chica, factura con todos los datos requeridos,
al dorso deber tener firma y sello de bodega y Director o Jefe. Si se adquiri un
4.

bien o insumo deber adjuntar ingreso a bodega. De ser un servicio, adjuntar

Dependencia Solicitante

carta de recepcin de conformidad. Y si fue por alimentos, listado con nombres


y firmas de las personas que recibieron la alimentacin.
Elaborar solicitud de caja chica en el formato establecido de acuerdo a los datos
5.

consignados en la factura. Y enviar al analista de presupuesto para la

Encargada Caja Chica

asignacin de partida presupuestaria.


6.

Enva la solicitud de caja chica a firma del Seor Alcalde.

391

Encargada Caja Chica

7.

Revisin de nmero de resolucin de impresin de facturas en el portal SAT.

Encargada Caja Chica

Elaboracin de liquidacin semanal para reintegro.

5.

Ingreso de datos de la solicitud de caja chica en el Sicoin GL.

Ingreso de nmero de factura al Sicoin GL.

Bsqueda del nmero de factura creado y registro de partida


presupuestaria, descripcin y costo.

Impresin del reporte.

Colocar en un flder cada factura en el orden que se describe en el reporte


generado por el Sicoin GL.

392

Encargada Caja Chica

Liquidacin de Caja Chica

Dependencia Solicitante Encargada Caja Chica

Inicio

Solicitar nmero de vale


que corresponda a la
Encargada de caja
chica.
Impresin de vale segn el
formato. El cual deber
contener la firma y sello de
presupuesto, solicitante y
Director o Jefe de la
Dependencia solicitante.
Entrega Encargada de Caja
Chica.

Entregar a la Encargada
de Caja Chica, factura
con todos los datos y
documentos requeridos

Elaborar solicitud de caja


chica en el formato
establecido de acuerdo a los
datos consignados en la
factura. Y enviar al analista de
presupuesto para la
asignacin de partida
presupuestaria.

Enva la solicitud de
caja chica a firma del
Seor Alcalde.

Revisin de nmero de
resolucin de impresin
de facturas en el portal
SAT.

Elaboracin de
liquidacin semanal
para reintegro.

Fin

393

Emisin de cheque y
entrega al solicitante.

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Servicios Generales
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Ingreso de bienes y suministros a bodega

1 hora

Descripcin General:
Recepcin de los bienes y suministros en la bodega en calidad de depsito.
Usuarios:

Bodega.

Requisitos:

Corroborar que lo est ingresando corresponda con lo descrito en la factura.

Verificar funcionamiento del producto segn sea el caso.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Recibe orden de compra, solicitud de requerimiento, cotizacin, factura original,


1.

o envi y producto. Por medio de caja chica, la factura original y copia, el bien o
producto que se compr.
Verifica que el producto o el bien cumpla con las caractersticas que se

2.

especifican en la factura, as mismo que se encuentre completo y en buen


estado.

3.
4.
5.

Ingresa el producto al sistema de bodega.


Bodeguero

Elabora el ingreso a bodega.


Elabora la solicitud de bienes y/o materiales de bodega (en caso de ser compra
por caja chica).
Ingresa al sistema para el control de las tarjetas de inventario, as como su
saldo de existencia.

6.

Coloca en forma ordenada en las estanteras o lugares asignados los productos.

7.

Actualiza la tarjeta krdex cuando sea necesario.

394

Ingreso de Bienes y
Suministros a Bodega

Bodeguero

Inicio

Recibe orden de compra,


solicitud de requerimiento,
cotizacin, factura original, o
envo y producto Por medio de
caja chica, la factura original y
copia, el bien o producto que
se compr

Verifica que el producto o el


bien cumpla con las
caractersticas que se
especifican en la factura, as
mismo que se encuentre
completo y en buen estado

Elabora la constancia de
ingreso a bodega

Elabora la solicitud de bienes


y/o materiales de bodega

Ingresa al sistema para el


control de las tarjetas de
inventario, as como su saldo
de existencia

Coloca en forma ordenada en


las estanteras o lugares
asignados los productos

Realiza impresiones
peridicas de la tarjeta kardex
cuando sea necesario

Fin

395

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Servicios Generales
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Egreso de bienes y suministros de bodega

30 minutos

Descripcin General:
Entrega de bienes y suministros de la bodega.
Usuarios:

Bodega.

Requisitos:

No.
1.

Requisicin de bodega firmada por el solicitante, director o jefe, bodeguero y asistente de alcalda.
Descripcin Secuencial
Genera por medio del sistema una solicitud de bienes y/o materiales.
Imprime la solicitud de bienes y / o materiales generada por medio del sistema y

2.

Responsable

Empleado Municipal

solicita firmas y sellos correspondientes para su autorizacin.


Entrega solicitud autorizada al Bodeguero.

3.

Entrega del producto despus de revisar que la solicitud de bienes y/o


materiales cuente con las firmas y sellos correspondientes.

Bodeguero

4.

Verifica el producto y firma de recibido.

Empleado Municipal

5.

Luego el descargo de la tarjeta krdex.

Bodeguero

396

Egreso de Bienes y Suministros de Bodega

Empleado Municipal

Bodeguero

Inicio

Genera por medio del sistema


una solicitud de bienes y/o
materiales

Imprime la solicitud de bienes


y/o materiales generada por
medio del sistema y solicta
firmas correspondientes para
su autorizacin

Entrega solicitud autorizada al


Bodeguero

Recibe solicitud

Entrega el producto despus


de revisar que la solicitud de
bienes y/o materiales venga
debidamente firmada
Verifica el producto y firma de
recibido

Luego realiza descargo de la


tarjeta kardex

Fin

397

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Suscripcin de contratos administrativos

5 das hbiles

Descripcin General:
Suscripcin de los contratos del personal de nuevo ingreso, bajo los renglones presupuestarios 022, 029 y 189 debiendo tomar
como base legal las Leyes y Reglamentos relacionadas con la materia que regulan en nuestro pas.
Usuarios:

Direccin Administrativa.

Requisitos:

Contratos de Personal.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Recibe expediente del Jefe de Recursos Humanos o Director


1.

Administrativo, con la autorizacin del Alcalde Municipal para proceder a

Jefe de Recursos Humanos o

suscribir el contrato correspondiente segn el rengln presupuestario

Director Administrativo

asignado.
2.

Procede a verificar la partida presupuestaria correspondiente, funciones


y/o atribuciones, puesto, salario u honorarios, plazo etc.
Procede a la suscripcin del contrato administrativo debiendo
consignarse la siguiente informacin:

3.

Nmero de correlativo

Fecha

Datos personales del empleado (nombre completo del empleado,

Encargado de Nminas

direccin exacta, nmero de dpi, edad, estado civil, lugar de


residencia, profesin u oficio),

Partida Presupuestaria

Ttulo del puesto sueldo

Salario u Honorarios y Bonificacin


398

Plazo del contrato

Atribuciones que tendr a su cargo las cuales el director de cada


dependencia ser responsable de remitir a la Direccin
Administrativa.

Impreso el contrato administrativo solicita al empleado comparezca para


la firma correspondiente y registro de datos en el SAM.
4.

Imprime el gafete y se le entrega al empleado para su uso diario.


Traslada el contrato a la Alcalda Municipal para la firma
correspondiente.
En el caso de los contratos administrativos bajo el rengln
presupuestario 029 y 189, luego de firmados y sellados se entrega una

5.

fotocopia al interesado para el trmite de la fianza de cumplimiento de


contrato, para lo cual el interesado tiene 15 das calendario para la
presentacin de la fianza.
Cuando el interesado presenta su fianza se procede a suscribir la
aprobacin del contrato, el cual debe estar firmado y aprobado por el

6.

Alcalde Municipal y el Secretario Municipal dentro del plazo de tres das


hbiles de recibida la fianza de cumplimiento, ya aprobado el contrato se
notifica al interesado.
Deber remitirse dentro del plazo de treinta das contados a partir de su

7.

aprobacin, una fotocopia a la Contralora General de Cuentas, para


efectos de registro, control y fiscalizacin

399

Suscripcin de Contratos Administrativos


Jefe de Recursos
Humanos o Director
Administrativo

Encargado de Nminas

Inicio

Recibe expediente con la


autorizacin del Alcalde
Municipal para proceder a
suscribir el contrato
correspondiente segn
rengln presupuestario

Procede a verificar la partida


presupuestaria correspondiente,
funciones y/o atribuciones, puesto,
salario u honorarios, plazo etc.

Procede a la suscripcin del


contrato administrativo
consignando la informacin
necesaria

Impreso el contrato administrativo,


solicita al empleado comparezca
para la firma correspondiente y
registro de datos en el SAM

Imprime el gafete y entrega al


empleado para su uso diario

Traslada el contrato a la Alcalda


Municipal para la firma
correspondiente

En el caso de los contratos


administrativos bajo el rengln
presupuestario 029 y 189, luego
de firmados y sellados se entrega
fotocopia al interesado para el
tramite de la fianza de
cumplimiento

Cuando el interesado presenta su


fianza se procede a suscribir la
aprobacin del contrato, el cual
debe estar firmado y aprobado por
el Alcalde Municipal y el Secretario
Municipal en el plazo establecido

Deber remitirse en el plazo


establecido una fotocopia a la
Contralora General de
Cuentas, para efectos de
registro, control y fiscalizacin

Fin

400

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Emisin de nmina de personal en SAM

5 das hbiles

Descripcin General:
Es la generacin de las nminas quincenales y mensuales del personal que labora para la Municipalidad a destajo, administrativo
presupuestado, por contrato, servicios profesionales y tcnicos, contratado para la prestacin de sus servicios en esta
Municipalidad
Usuarios:

Departamento de Recursos Humanos.

Requisitos:

El da cinco de cada mes se debe elaborar los reportes de horas extras debidamente sellados y firmados por el Director
que tenga bajo su jerarqua al empleado que trabajo tiempo extraordinario en el mes anterior a la presentacin de los
reportes, para la suscripcin del acuerdo de horas extras correspondiente.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Recibe durante la segunda y tercera semana del mes, los reportes debidamente
firmados y sellados por los supervisores de Obra y el Director de la Direccin de
1.

Obras de los trabajos realizados por el personal a destajo a su cargo de los


diferentes proyectos por administracin que est realizando la Municipalidad
para el pago de la quincena correspondiente.
Antes de la generacin de nminas debe llevar un estricto control de los
movimientos o cambios que haya habido, tomando en cuenta si hay personal
suspendido por el IGSS, inasistencias, amonestaciones, sanciones,

2.

destituciones y/o contrataciones, para realizar los descuentos correspondientes


al momento de generar la nmina.

Las suspensiones del IGSS deben registrarse en el SAM.

Las amonestaciones o sanciones que se le hagan al empleado tambin


deben registrarse en el SAM.

Realiza los descuentos o movimientos en la ficha de cada empleado y se


3.

procede con la generacin de la nmina en el sistema, la cual se emite por tipo


de nmina, proyecto, direccin y rengln presupuestario.

401

Encargado de Nmina

Procede a seleccionar a cada uno de los empleados para ingresar la cantidad


de dinero que devengarn segn el reporte enviado por la Direccin de Obras,
4.

siendo el sistema el que calcula las deducciones correspondientes (IGSS y Plan


de Prestaciones del Empleado Municipal).
Para la generacin de la nmina de horas extras deber ingresarse los
siguientes datos: tipo de nmina, proyecto, direccin y rengln presupuestario
de la direccin (01110, 02210, 03120), se procede a seleccionar a cada uno de

5.

los empleados para ingresar la cantidad de horas que labor segn el reporte
recibido y acuerdo suscrito (siendo el sistema el que calcula la deduccin
correspondiente (IGSS). La nmina deber incluir los datos siguientes: nmero
del correlativo de la nmina, tipo de nmina (3), proyecto (0), direccin y rengln
presupuestario, siendo para el personal administrativo (02210 01110)
Traslada las nminas a la Direccin de Administracin Financiera Integrada
Municipal para su revisin, adjuntando lo siguiente:

6.

Listado donde se detallan las suspensiones por el IGSS, amonestaciones,


sanciones, destituciones y/o contrataciones, suscitadas durante el mes.

Traslada las nminas al Departamento de Tesorera quien se encarga de la


emisin de los cheques.

402

Emisin de Nmina de
Personal en SAM

Encargado e Nmna

Inicio

Recibe durante la segunda y


tercera semana del mes, los
reportes debidamente
firmados y sellados por los
supervisores de obra y el
Director de la Direccin de
Obras de los trabajos
realizados por el personal a
destajo a su cargo de los
diferentes proyectos por
administracin que este
realizando la Municipalidad
para el pago de la quincena
correspondiente

Antes de la generacin de
nominas, debe llevar un
estricto control de los
movimientos o cambios que
haya habido durante la
quincena en el personal

Realiza los descuentos o


movimientos en la ficha de
cada empleado y se procede
con la generacin de la
nomina en el sistema

Procede a seleccionar a cada


uno de los empleados para
ingresar la cantidad de dinero
que devengaran, segn
reportes recibidos

Traslada nominas a la
Direccin de Administracin
Financiera para su revisin y
traslada al departamento de
Tesorera para la emisin de
cheques.

Fin

403

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Emisin de nmina de personal en Sicoin GL

5 das hbiles

Descripcin General:
Es la generacin de las nminas quincenales y mensuales del personal que labora para la Municipalidad a destajo, administrativo
presupuestado, por contrato, servicios profesionales y tcnicos, contratado para la prestacin de sus servicios en esta
Municipalidad
Usuarios:

Departamento de Recursos Humanos.

Requisitos:

El da cinco de cada mes se debe elaborar los reportes de horas extras debidamente sellados y firmados por el Director
que tenga bajo su jerarqua al empleado que trabajo tiempo extraordinario en el mes anterior a la presentacin de los
reportes, para la suscripcin del acuerdo de horas extras correspondiente.

No.

1.

2.

3.

Descripcin Secuencial
Ingresar a la pgina de internet https://sicoingl.minfin.gob.gt. Click en:
Men de opciones
Gobiernos locales
Gestin
Egresos
Planillas
Crear
Llenar los campos requeridos y cargar a cada empleado en la nmina que
corresponda de la siguiente manera, click en:
Ingresos
Seleccionar empleado
Crear
Detalle (crear estructura programtica)
Crear
Si hay alguna modificacin se realizar lo siguiente:
Seleccionar al empleado
Eliminar el actual cargo o deduccin (desde la estructura programtica)
Crear nuevo cargo o deduccin (desde la estructura programtica)

404

Responsable

Encargado de Nmina

4.

Revisar y verificar que las cantidades coincidas con las generadas en el SAM.
Imprimir las nminas.

5.

Revisa que coincidan las cantidades.

6.

Traslada las nminas a la Direccin de Administracin Financiera Integrada


Municipal para su revisin.

Jefe de Recursos Humanos o


Director Administrativo

405

Encargado de Nmina

Elaboracin de Nmina en Sicoin GL

Encargado de Nminas

Jefe de Recursos
Humanos o Director
Administrativo

Inicio

Ingresar a la pgina de
internet https://
sicoingl.minfin.gob.gt y
seguir todos los pasos

Llenar los campos requeridos


y cargar a cada empleado en
la nmina que corresponda

Si hay alguna modificacin se


realizar:
Seleccionar al empleado.
Eliminar el actual cargo o
deduccin (desde la
estructura programtica)
Crear nuevo cargo o
deduccin (desde la
estructura programtica)

Revisar y verificar que las


cantidades coincidas con las
generadas en el SAM.
Imprimir las nminas.

Traslada las nminas a la


Direccin de Administracin
Financiera Integrada
Municipal para su revisin.

Fin

406

Revisa que coincidan


las cantidades.

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Suscripcin de acuerdos municipales

3 das hbiles

Descripcin General:
Suscripcin de acuerdos de contrataciones, destituciones, ascensos, traslados y horas extras que surjan durante el mes.
Usuarios:

Departamento de Recursos Humanos

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Suscribe los acuerdos de contrataciones, segn expedientes de currcula


trasladadas por el Jefe de Recursos Humanos o Director Administrativo.
Los acuerdos de traslados o ascensos se suscriben luego de haber recibido la
1.

instruccin del Alcalde Municipal y notificado al empleado del traslado o


ascenso.
Los acuerdos de destitucin se suscriben en base a la carta de despido o
renuncia y la ficha laboral.
Una vez elaborados los acuerdos de traslados o ascensos se efectan los

2.

cambios en el SAM.
Una vez elaborado los acuerdos de destitucin, se realiza el cambio e
inactivacin correspondiente en la ficha del trabajador en el SAM.
Recibe y verifica que los reporte de horas extras contengan como mnimo lo
siguiente:

3.

Nombre completo del trabajador

Da, mes y ao

Cantidad de horas laboradas

Justificacin del por qu se labor tiempo extraordinario

Firma y sello del Director responsable

La necesidad de realizar trabajos extraordinarios, depender de situaciones

407

Encargada de Nminas

especiales o de emergencia calificadas por el Alcalde Municipal.


Imprime los diferentes acuerdos suscritos durante el mes.
Jefe de Recursos Humanos o
4.

4.

Revisa los datos consignados en el Acuerdo.

Director Administrativo

Se trasladan a la Alcalda Municipal y al Secretario Municipal para las firmas y

Encargada de Nmina

sellos correspondientes, se archivan cronolgicamente para cualquier consulta.

408

Suscripcin de Acuerdos Municipales

Secretario Municipal

Jefe de Recursos
Humanos o Director
Administrtivo

Inicio

Suscribe los acuerdos de


contrataciones, segn
expedientes de curricula
trasladadas por el Jefe de
Recursos Humanos.

Los acuerdos de traslados o


ascensos se suscriben luego
de haber recibido la
instruccin del Alcalde
Municipal y notificado al
empleado

Recibe y revisa reporte de


horas extras que debe
contener datos minimos

Imprime los diferentes


acuerdos suscritos durante el
mes.

Se trasladan a la Alcalda
Municipal y al Secretario
Municipal para las firmas y
sellos correspondientes, se
archivan cronolgicamente
para cualquier consulta

Fin

409

Revisa los datos consignados


en el Acuerdo.

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Ingreso datos del personal al SAM

20 minutos

Descripcin General:
Ingreso a la base de datos del personal administrativo, del personal de nuevo ingreso.
Usuarios:

Departamento de Recursos Humanos.

Requisitos:

Es necesario ingresar cualquier informacin adicional que se presente diariamente para mantener actualizada la base
de datos.

No.
1.
2.
3.

Descripcin Secuencial

Responsable

Ingresa los datos personales y laborales del personal de recin ingreso al


mdulo de recursos humanos y llena las casillas de todas las pestaas.
Registrar la huella digital, firma y fotografa.

Encargada de Nmina

Registra su huella digital en el sistema de marcaje y le muestra al empleado


como registrar su huella en los diferentes horarios.

410

Ingreso del Personal al SAM


Encargada de
Nmina

Inicio

Ingresa los datos


personales y laborales
del personal recin
ingresado,

Registrar la huella
digital, firma y fotografa

Registra la huella del


empleado en el sistema
de marcaje

Fin

411

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Solicitud de vacaciones

2 das

Descripcin General:
Gestin que realizan los funcionarios y empleados Municipales para solicitar el goce de vacaciones.
Usuarios:

Departamento de Recursos Humanos.

Requisitos:

Ninguno.

No.
1.
2.

Descripcin Secuencial

Responsable

Elabora e imprime su formulario, verificando con la encargada de nmina los


datos laborales. Y solicita las firmas y sellos correspondientes.
Enva a Vo.Bo. del Seor Alcalde el formulario. Ya con las autorizaciones

Funcionario o empleado Municipal


Jefe de Personal

completas, entrega el formulario a la Encargada de Nmina.


Recibe formulario de solicitud de goce de vacaciones debidamente firmado y

5.

sellado. Procede a ingresar en el SAM del perodo correspondiente y fechas en


que gozar las vacaciones.

Encargado de Nmina

Procede a entregar el formulario al Director Administrativo para su firma y


6.

proceder a la entrega de la copia del formulario al interesado, archivando el


original del funcionario o empleado municipal.

412

Solicitud de Vacaciones
Funcionario o Empleado
Encargado de Nmina
Municipal

Inicio

Elabora e imprime su
formulario, verificando con la
encargada de nmina los
datos laborales. Y solicita las
firmas y sellos
correspondientes.

Enva a Vo.Bo. del Seor


Alcalde el formulario. Ya con
las autorizaciones completas,
entrega el formulario a la
Encargada de Nmina.

Recibe formulario de solicitud


de goce de vacaciones
debidamente firmado y
sellado. Procede a ingresar en
el SAM del perodo
correspondiente y fechas en
que gozar las vacaciones.

Procede a entregar el
formulario al Director
Administrativo para su revisin
y firma y proceder a la entrega
de la copia del formulario al
interesado, archivando el
original del funcionario o
empleado municipal.

Fin

413

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Reclutamiento, seleccin y contratacin de personal

5 das hbiles

Descripcin General:
Es la gestin para llevar a cabo el reclutamiento, seleccin y contratacin de personal para la institucin Municipal, en
cumplimiento a lo establecido en Leyes y Reglamentos Municipales.
Usuarios:

Departamento de Recursos Humanos.

Requisitos:

Ser ciudadano guatemalteco y encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles.

Ser de reconocida honorabilidad.

Mayor de Edad

Llenar formulario de solicitud de empleo y proporcionar toda la informacin y documentacin que se le solicite.

Aprobar con un mnimo de 65 puntos las evaluaciones respectivas.

Poseer las aptitudes morales, fsicas e intelectuales que exige el desempeo del puesto.

Satisfacer los requisitos mnimos especiales que establezca el reglamento de personal de la municipalidad.

Someterse y aprobar las pruebas psicomtricas.

No encontrarse inhabilitado de conformidad con la Ley.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

1.

Recibe la currcula de las personas que solicitan empleo en esta Institucin.


Asigna nmero de expediente, los carga en el ndigo y los traslada por medio de
providencia a la Direccin Administrativa.

Oficial de Recepcin

2.

Recibe el expediente y lo ingresa al Despacho de la Direccin.

3.

Ingresa el currculo vitae al Banco de Datos digital y lo archiva fsicamente.

4.

Solicita a la Direccin Administrativa currcula de los aspirantes que cumplan


con el perfil del puesto segn el Manual de Puestos, para ocupar una plaza
vacante en su rea de trabajo.

414

Secretaria de Direccin
Administrativa
Secretaria de Direccin
Administrativa
Director/Jefe de Unidad

5.

6.

7.

8.

9.

Procede a realizar la convocatoria interna. As mismo, busca en el Banco de


Datos, los expedientes de las personas que apliquen a la plaza vacante y los
traslada a la Direccin solicitante.
El Director solicitante selecciona algunas opciones para ser entrevistados y
evaluados, se realizan las pruebas psicomtricas, dependiendo el nivel
educativo del candidato.
Si el aspirante supera las pruebas psicomtricas procede a confirmar las
referencias laborales y personales presentadas por el mismo.
Si el aspirante supera las referencias, procede a realizar las entrevistas que
sean necesarias, dependiendo de la plaza vacante, de las cuales se dejar
constancia llenando un formato de entrevista.
Se llama a los referentes y se llena una ficha con los datos de las personas que
brindaron referencias del solicitante y se incorpora al expediente.
Si se confirma que el solicitante posee buenas referencias laborales y
personales, se elabora una ficha de ingreso y se enva a Vo.Bo. del Seor
Alcalde.

Jefe de Recursos Humanos o


Director Administrativo

10.

Si el aspirante es aprobado por el Alcalde Municipal se elabora el acuerdo y


contrato respectivos.

Encargado de Nmina

11.

Se convoca al empleado para corroborar datos ingresados en el SAM y firma de


contrato.

Encargado de Nmina

12.

Realiza la induccin general y especfica al puesto, as como el recorrido por las


instalaciones y presentacin al personal.

13.

Se le hace entrega de una bolsa que contiene material informativo: listado de


funciones y atribuciones, memoria de labores del ao anterior, monografa del
municipio, plan de gobierno municipal, entre otras cosas.

14.

Se entrega gafete, playeras con logo de la Municipalidad, gorra y la camisa


especial para uso de los viernes.

415

Jefe de Personal o Director


Administrativo

Reclutamiento, Seleccin y Contratacin de Personal

Oficial de Recepcin

Secretaria de Direccin
Administrativa

Director / Jefe de
Dependencia

Jefe de Recursos
Humanos o Director
Adminiatrativo

Inicio

Recibe la currcula de las


personas
que
solicitan
empleo en esta Institucin.
Asigna nmero de expediente,
los carga en el ndigo y los
traslada por medio de
providencia a la Direccin
Administrativa.

Recibe el expediente y
lo ingresa al Despacho
de la Direccin.

Ingresa el currculo vitae


al Banco de Datos
digital y lo archiva
fsicamente.

Solicita a la Direccin
Administrativa currcula de los
aspirantes que cumplan con el
perfil del puesto segn el
Manual de Puestos, para
ocupar una plaza vacante en
su rea de trabajo.

Procede a realizar la
convocatoria interna. As
mismo, busca en el Banco
de Datos, los expedientes
de las personas que
apliquen a la plaza vacante
y los traslada a la
Direccin solicitante.

El Director solicitante
selecciona algunas opciones
para ser entrevistados y
evaluados, se realizan las
pruebas psicomtricas,
dependiendo el nivel
educativo del candidato.

El Director solicitante
selecciona algunas opciones
para ser entrevistados y
evaluados, se realizan las
pruebas psicomtricas
dependiendo del nivel
educativo del candidato

Si el aspirante supera las


referencias, procede a realizar
las entrevistas que sean
necesarias, dependiendo de la
plaza vacante, de las cuales
se dejar constancia llenando
un formato de entrevista.
Se llama a los referentes y se
llena una ficha con los datos
de las personas que brindaron
referencias del solicitante y se
incorpora al expediente.

Si se confirma que el
solicitante posee buenas
referencias laborales y
personales, se elabora una
ficha de ingreso y se enva
a Vo.Bo. del Seor
Alcalde.

416

Reclutamiento, Seleccin y Contratacin de Personal


Oficial Encargada
del RIM

Director / Jefe de
Unidad

Jefe de Recursos
Humanos o Director
Administrativo

Encargado de
Nmina

Si el aspirante es
aprobado por el
Alcalde Municipal se
elabora el acuerdo y
contrato respectivos.

Realiza la induccin
general y especfica al
puesto, as como el
recorrido por las
instalaciones y
presentacin al
personal.

Se le hace entrega de una


bolsa que contiene material
informativo: listado de
funciones y atribuciones,
memoria de labores del ao
anterior, monografa del
municipio, plan de gobierno
municipal, entre otras cosas.

Se entrega gafete,
playeras con logo de la
Municipalidad, gorra y la
camisa especial para
uso de los viernes.

Fin

417

Se convoca al
empleado para
corroborar datos
ingresados en el SAM y
firma de contrato.

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Elaboracin certificacin del IGSS

1 hora

Descripcin General:
Actividad que se realiza para la elaboracin de certificados para asistir al IGSS por enfermedad comn, maternidad, accidentes y
pediatra.
Usuarios:

Departamento de Recursos Humanos.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Ingresa al SAM al mdulo de Recursos Humanos, luego a la base de datos de


empleados y buscar los datos del empleado, ya sea por su ID o por nombre, se
anotan los siguientes datos:

1.

Nombre completo,

No. de afiliacin al IGSS,

Direccin,

CUI de DPI,

Fecha de ingreso a la Institucin,

Los ltimos 4 salarios devengados

Secretaria Direccin Administrativa

Se le pregunta al empleado para qu necesita el certificado, porque existen


varios motivos:

2.

Para enfermedad comn; solamente es necesario confirmar con el


empleado la fecha con que se debe extender el certificado.

Para maternidad; si el empleado desea inscribir a su esposa a maternidad,


solamente debe indicar el nombre completo de su esposa.

Para pediatra; solamente se solicita el nombre completo del menor y se


confirma con el empleado que la edad del mismo sea menor de siete

418

aos.

Por accidente; se solicita al empleado la fecha del accidente.

En todos los casos anteriores, se corrobora si el empleado est de vacaciones


o activo en el SAM, o bien se confirma con ellos.
Se ingresa al formato elaborado para trabajar los certificados del IGSS, y se
3.

procede a llenar todos los datos, con la informacin recolectada, se imprime y


se revisan los datos con el empleado.
Si los datos son correctos, se le traslada al Director Administrativo para su

4.

firma, se le coloca el sello de la Municipalidad y se le entrega al empleado la


original y la copia rosada.

5.

Se archiva copia en el expediente del empleado.

419

Certificacin del IGSS


Secretariade Direccin
Administrativa

Inicio

Ingresa al SAM al modulo de


Recursos Humanos, luego a
la base de datos de
empleados y busca los datos
del empleado, ya sea por su
ID o por nombre, y anota los
datos

Pregunta al empleado el
motivo por el cual necesita el
certificado del IGSS

Ingresa al formato elaborado


para trabajar los certificados
del IGSS, y se procede a
llenar todos los datos, con la
informacin recolectada, se
imprime y se revisan los datos
con el empleado

Si los datos son correctos, se


traslada para su firma, coloca
sello de la Municipalidad y
entrega al empleado la original
y la copia rosada

Archiva copia en el expediente


del empleado

Fin

420

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Elaboracin de carta de ingresos o constancia laboral

30 minutos

Descripcin General:
Actividad que se realiza cuando un empleado solicita una constancia laboral y/o carta de ingresos, para realizar algn trmite
personal.
Usuarios:

Departamento de Recursos Humanos.

Requisitos:

Tener un mnimo de 3 meses laborados.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Ingresa al SAM al mdulo de Recursos Humanos, luego a la base de datos del


personal y buscar los datos del empleado, ya sea por su ID o por nombre, se
anotan los siguientes datos:

1.

Nombre completo,

CUI de DPI,

Puesto,

Fecha de ingreso,

Fecha de egreso (en el caso de las personas que ya no laboren en la

Secretaria Direccin Administrativa

Institucin),

Salario mensual y bonificacin

Ingresa al formato para trabajar las cartas de ingresos o constancia laboral, y se


2.

procede a completar los datos del empleado, con la informacin recolectada, se


imprimen la carta y se revisa los datos con el empleado.

3.

Recibe Constancia Laboral o Carta de Ingresos y si los datos estn correctos,


firma y coloca el sello de la Direccin Administrativa.

421

Director Administrativo

Carta de Ingresos o Constancia Laboral


Secretaria Direccin
Administrativa

Director Administrativo

Inicio

Ingresa al SAM al modulo de


Recursos Humanos, luego a
la base de datos del personal
y busca los datos del
empleado, ya sea por su ID o
por nombre, y anota los datos

Ingresa al formato para


trabajar las cartas de ingresos
o constancia laboral, y se
procede a completar los datos
del empleado, con la
informacin recolectada, se
imprime la carta y revisa los
datos del empelado

Recibe constancia laboral o


Carta de Ingresos y si los
datos estn correctos, firma y
coloca el sello de la Direccin
Administrativa

Fin

422

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Administracin de correspondencia/expedientes interna y externa

1 da

Descripcin General:
Actividad que se realiza para el manejo ordenado y eficiente de los expedientes y de la correspondencia interna y externa.
Usuarios:

Direccin Administrativa.

Requisitos:

No.
1.

2.

3.

Ninguno.
Descripcin Secuencial
Recibe los expedientes colocndoles el sello de recibido de la Direccin,
fecha, hora y nombre, y los incorporar a la carpeta de Despacho del Director
Administrativo, la cual trasladar al final de la tarde al mismo para su revisin.
Despus de haber revisado la correspondencia el Director Administrativo,
elabora las providencias, oficios, circulares, y notas varias, y los trasladar
nuevamente al Director Administrativo para su revisin.
En el caso de expedientes se ingresa al mdulo de expedientes en el ndigo,
para su traslado.
As mismo se distribuye al personal de la Direccin Administrativa que
corresponda para su diligenciamiento
Firma y devuelve la documentacin para que se enve a donde corresponda, o
lo devuelve para su correccin, indicando las modificaciones que considere
necesarias.

4.

Cuando se trate de correspondencia interna, se distribuir solicitando que le


firmen una copia de recibido y hace la descarga en el mdulo del ndigo.

5.

Si se trata de correspondencia externa de la Municipalidad de Santa Catarina


Pinula, la Secretaria solicitar apoyo de mensajera con las dependencias que
cuenten con mensajero, facilitndole a este copia para que le firmen de recibido,
posteriormente proceder a archivar las copias.

423

Responsable

Secretaria Direccin Administrativa

Director Administrativo
Secretaria Direccin Administrativa

Mensajero

Manejo de Correspondencia / Expedientes Interna y Externa


Secretaria Direccin
Administrativa

Director Administrativo

Mensajero

Inicio

Recibe los expedientes


colocndoles el sello de
recibido de la Direccin,
fecha, hora y nombre, y los
incorporar a la carpeta de
Despacho del Director
Administrativo, la cual
trasladar al final de la tarde
al mismo para su revisin.

Despus de haber revisado la


correspondencia el Director
Administrativo, elabora las
providencias,
oficios,
circulares, y notas varias.

Cuando se trate de
correspondencia
interna, se distribuir
solicitando que le firmen
una copia de recibido y
hace la descarga en el
mdulo del ndigo.

Firma y devuelve la
documentacin para que se
enve a donde corresponda, o
lo devuelve para su
correccin, indicando las
modificaciones que considere
necesarias.

Si se trata de correspondencia
externa de la Municipalidad, la
Secretaria solicitara apoyo de
mensajera con las
dependencias que cuenten
con mensajero, facilitndole a
este una copia para que le
firmen de recibido,
posteriormente proceder a
archivar las copias

Fin

424

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Autorizacin de prcticas supervisadas

2 das

Descripcin General:
Es el procedimiento que define los pasos a seguir para la autorizacin de realizacin de prcticas supervisadas de las diferentes
carreras de diversificado a realizarse en las diferentes Direcciones o Departamentos de la Municipalidad.
Requisitos:

Autorizacin del establecimiento educativo.

Cartas de recomendacin.

No.
1.
2.
4.

Descripcin Secuencial
La Direccin Administrativa por medio del Departamento de Recursos Humanos
solicita a todas las Dependencias que informen si consideran conveniente
recibir practicantes en su oficina, el nmero y el perfil de los mismos.
De acuerdo a la informacin trasladada por los Jefes y Directores, elabora un
cuadro separado por dependencias indicando las carreras solicitadas.
A los estudiantes que se les dar la oportunidad de realizar su prctica
supervisada en esta Municipalidad, se les informa a travs de un oficio dirigido
al Director del Establecimiento.

Responsable
Jefe de Personal o Director
Administrativo

Jefe de Personal o Director


Administrativo

5.

Se les llama a los estudiantes para que reciban el oficio y se archiva la copia del
mismo.

Secretaria Direccin Administrativa

6.

El da que inician las prcticas, se les proporciona induccin general sobre la


Municipalidad y se les entrega su gafete y presenta con la persona que ser su
jefe inmediato.

Jefe de Personal o Director

7.

Se informa a los agentes de seguridad de la entrada y salida de los practicantes


al Edificio Municipal, para llevar el control de horas de prcticas.

Secretaria Direccin Administrativa

8.

Al terminar las horas de prctica supervisada el jefe inmediato deber rendir un


informe al establecimiento educativo, en cuanto horario, actitudes, puntuacin y
otros aspectos, y de cualquier situacin suscitada para agregarla en la ficha del
practicante.

425

Administrativo

Director/Jefe Departamento

Autorizacin de Prcticas Supervisadas


Jefe de Recursos
Humanos o Director
Administrativo

Secretaria Direccin
Administrativa

Director / Jefe Unidad

Inicio

Solicita a todas las


Dependencias que informen si
consideran conveniente recibir
practicantes en su oficina, el
numero y el perfil de los
mismos

De acuerdo a la informacin
traslada por los Jefes y
Directores, elabora un cuadro
separado por dependencias
indicando las carreras
solicitadas

A los estudiantes que se les


dar la oportunidad de realizar
su practica supervisada en
esta Municipalidad, se les
informa a travs de un oficio
dirigido al Director del
Establecimiento

Llama a los estudiantes para


que reciban el oficio y se
archiva la copia del mismo

El da que inician las


practicas, llena una ficha con
los datos personales de los
estudiantes y del
establecimiento educativo y
proporciona induccin general

Informa a los agentes de


seguridad de la entrada y
salida de los practicantes al
edificio Municipal, para llevar
el control de horas de
prcticas

Al terminar las horas de


prctica supervisada el Jefe
Inmediato deber rendir un
informe al establecimiento
educativo, en cuanto horario y
cualquier situacin suscitada

Fin

426

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Administrativa
Departamento de Recursos Humanos
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Solicitud de prstamos bancarios al personal

1 hora

Descripcin General:
La Direccin Administrativa tendr a su cargo la elaboracin del formulario de solicitud de prstamos bancarios al personal de la
Municipalidad.
Usuarios:

Personal de la institucin municipal.

Requisitos:

Fotocopia de cdula completa

Fotocopia carn IGSS

Fotocopia carn de NIT

2 Referencias con direccin, telfono y parentesco

El monto solicitado y por cunto tiempo lo requiere

Fotocopia de recibo de agua, luz o telfono

Si caso tuviere cuenta de ahorro se solicita fotocopia de la misma

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

1.

Llena el formulario manualmente y adjunta todos los requisitos que se requieren.

Empleado Municipal

2.

3.

Se adjunta carta de ingreso, que en el caso que sea el prstamo sin fiador
solamente se imprime la carta de la persona interesada.
En caso que el prstamo sea con fiador o mancomunado, siendo empleados

Secretaria Direccin

municipales, se llenan dos formularios y se adjunta una carta por cada uno de

Administrativa

los prestamistas, esto quiere decir que se adjuntar a cada formulario dos cartas
de ingreso.

4.

Recibe los formularios llenos con la papelera de soporte y las cartas de ingreso,
revisa y firma de autorizacin.
Al tener los formularios debidamente firmados y sellados por el Director

5.

Administrativo se entregan a la persona interesada para que proceda tramitar el


prstamo en el banco.

427

Director Administrativo
Secretaria Direccin
Administrativa

En caso que le hayan autorizado el prstamo al empleado, se encargar de


6.

remitir a la Direccin Administrativa la Orden de Descuento que el banco enva


para que sea firmada y sellada por el Director Administrativo
La orden de descuento emitida por el banco y firmada por el Director

7.

Administrativo se remite a DAFIM para que procedan con el descuento


respectivo en la nmina.

428

DAFIM

Solicitud de Prstamos Bancarios al Personal

Empleado Municipal

Secretaria Direccin
Administrativa

Director Administrativo

DAFIM

Inicio

Llena el formulario
manualmente y adjunta todos
los requisitos que se requieren

Adjunta cartas de ingreso, que


en el caso que sea el prstamo
sin fiador solamente se
imprime la carta de la persona
interesada

En caso que el prstamo sea


con fiador o mancomunado,
siendo empleados Municipales,
se llenan dos formularios y se
adjunta una carta por cada uno
de los prestamistas, adjuntara
a cada formulario dos cartas de
ingreso

Recibe los formularios llenos


con la papelera de soporte y
las cartas de ingreso, revisa y
firma de autorizacin

Recibe los formularios llenos


con la papelera de soporte y
las cartas de ingreso, revisa y
firma de autorizacin

En caso que le hayan


autorizado el prstamo al
empleado, se encarga de
remitir a la Direccin
Administrativa la Orden de
Descuento que el banco enva
para que sea firmada y sellada
por el Director Administrativo

La orden de descuento emitida


por el banco y firmada por el
Director Administrativo se
remite a DAFIM para que
procedan con el descuento
respectivo en la nmina

Fin

429

Direccin de Servicios Pblicos

Servicio de agua potable


Atencin de falta de servicio de agua
Servicio de drenaje
Mantenimiento de pozos y plantas de tratamiento de agua potable y
residual
Destace de ganado porcino por unidad
Registro de fierros
Extensin de guas de conduccin de semovientes
Arrendamiento de nichos
Inhumacin en mausoleo propio
Exhumacin
Licencia de funcionamiento de negocios
Renovacin de licencia de funcionamiento de negocios
Arrendamiento de salones municipales, estadio, parques,
polideportivos,
Autorizacin de instalacin de rtulos

430

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Servicio de agua potable

8 das

Descripcin General:
Es el servicio de registro y autorizacin de concesin de agua que se realiza en las oficinas de Servicios Pblicos.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Formulario de Solicitud

Fotocopia de Cdula de Vecindad o DPI (Ser vecino de Santa Catarina Pinula)

Tasa municipal por concesin de agua al contado Q 2,500.00

Tasa municipal por concesin de agua a plazos Q 3,000.00

Conexin de agua potable Q 100.00

Por emisin de ttulo de agua Q. 100.00

Solvencia municipal

Certificacin de Catastro

No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Ingresa expediente de solicitud de agua potable.


Vecino

2.

Entrega expediente a Secretaria Municipal

3.

Recibe expediente

4.

Notifica con providencia.

5.

Traslada expediente y providencia

6.

Recibe expediente de solicitud con providencia

Secretaria Municipal

Secretaria de Servicios Pblicos

431

7.

Traslada expediente y providencia

8.

Recibe expediente y providencia

9.

Conoce y traslada para que proceda.

10.

Traslada expediente y providencia

11.

Recibe expediente y providencia

12.

Traslada orden de inspeccin impresa.

13.

Recibe orden de inspeccin

14.

Designa a personal para realizar la supervisin.

15.

Traslada orden de inspeccin

16.

Realiza inspeccin y regresa orden a Direccin.

17.

Recibe resultado de inspeccin realizada.

Director de Servicios Pblicos

Encargada de Servicios Pblicos


Comunitarios

Supervisor III

Fontanero

Notifica al vecino:

18.

Si el resultado es positivo se informa al vecino que tiene 3 das para realizar el

Encargada de Servicios Pblicos

pago por concepto de concesin de agua, conexin de agua y ttulo, en lugares

Comunitarios

necesarios reparacin de asfalto, mejoramiento de calle, perforacin de pozo.


Si el resultado el negativo, se informa al vecino que no es posible acceder.
Se archiva el expediente y se da por terminado el proceso.

19.

Recibe notificacin
Vecino

20.

Emite pago

21.

Recibe pago
Receptor

22.

Emite constancia (Recibo forma 7E)

23.

Recibe constancia (Recibo forma 7E)

Vecino

432

24.

Entrega constancia

25.

Recibe constancia

26.

Recibe contador

27.

Genera orden de conexin

28.

Imprime ttulo de agua

29.
30.
31.
30.

Encargado de atencin al pblico

Entrega orden de conexin y contador


Enva ttulo de agua para firma de autoridades (Alcalde Municipal y Director de
la DAFlM)

Encargada de Servicios Pblicos


Comunitarios

Recibe ttulo de agua firmado por autoridades


Recibe orden de conexin y contador
Supervisor de Agua y Saneamiento

31.

Entrega orden de conexin y contador

32.

Recibe orden de conexin y contador

33.

Realiza conexin de servicio de agua potable.

34.

Traslada informe de conexin de servicio de agua potable

35.

Recibe informe de conexin de servicio de agua potable

35.

Avisa al vecino para que se presente a recibir ttulo de agua

36.

Archiva expediente

Fontanero

433

Encargada de Servicios Pblicos


Comunitarios

Servicio de Agua Potable


Vecino

Secretaria
Municipal

Secretaria de
Director de
Servicios Pblicos Servicios Publicos

Encargada de
de Servicios
Pblicos
Comuntarios

Supervisor de
Agua y
Saneamiento

Inicio

Ingresa expediente de
solicitud de agua
potable

Entrega expediente

Recibe expediente

Notifica con
providencia

Traslada expediente y
providencia

Recibe expediente de
solicitud con
providencia

Traslada expediente y
providencia

Recibe expediente y
providencia

Conoce para que


proceda

Traslada expediente y
providencia

Recibe expediente y
providencia

Traslada orden de
inspeccion impresa

Recibe orden de
inspeccin

Designa al personal
para realizar la
supervisin

Traslada orden de
inspeccion

434

Servicio de Agua Potable


Fontanero

Encargada de Servicios
Pblicos Comunitarios

Vecino

Receptor

Encargado de
Atencin al Pblico

Supervisor de
Agua y
Saneamiento

Recibe orden de
inspeccin

Recibe resultado de
inspeccin

Realiza Inspeccin

Si el resultado es
positivo informa al
vecino para que
realice el pago por
concesin de agua

Recibe Notificacin

Si el resultado es
negativo, informa al
vecino que no es
posible acceder

Emite Pago

Recibe Pago

Se archiva el
expediente y se da por
terminado el proceso

Recibe Constancia

Emite Constancia

Fin

Entrega Constancia

Traslada resultado de
inspeccin

Recibe constancia

Recibe contador

Genera orden de
conexin

Imprime Titulo de
Agua
Enva Titulo de Agua
para firma de
autoridades

Recibe Titulo de agua


firmado por
autoridades

Entrega orden de
conexin y contador

Recibe orden de
conexin y contador

Realiza conexin de
servicio de agua
potable

Traslada informe de
conexin de servicio
de agua potable

Recibe informe de
conexin de servicio
de agua potable

Avisa al vecino para


que se presente a
recibir titulo de agua

Archiva expediente

Fin

435

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Atencin de falta de servicio de agua

30-40 minutos.

Descripcin General:
Es la actividad de limpieza correccin o reparacin que se necesite realizar por un problema de falta de servicio de agua.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Autorizacin de Jefe de Departamento de Agua y Saneamiento.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

1.

Recepcin de aviso. El aviso de la existencia de una falta de agua llega a la


Direccin por tres vas:
Aviso telefnico
Aviso por radio
Aviso personal

2.

Traslada aviso

3.

Recibe aviso

4.

Contacta al fontanero para que se proceda a la solucin del problema de falta


de servicio de agua de forma inmediata.

5.

Traslada orden

6.

Recibe orden

7.

El fontanero soluciona el problema inmediatamente

8.

Da aviso a la superioridad de la finalizacin del trabajo.

9.

Recibe aviso

Encargado de Atencin al Pblico

10.

Archivar la informacin del fontanero y el procesamiento de datos para el


informe del mes.

Encargado de Atencin al Pblico

436

Encargado de Atencin al Pblico

Jefe de Agua y Drenajes

Fontanero

Atencin de Falta de Servicio de Agua


Encargado de Atencin
al Pblico

Jefe de Aguas y
Drenajes

Fontanero

Inicio

Recibe aviso de falta


de servicio de agua

Traslada aviso

Recibe aviso

Contacta para que se


proceda a la solucion
del problema de falta
de servicio de agua de
forma inmediata

Traslada orden

Recibe orden

Soluciona el problema
inmediatamente

Da aviso de la
finalizacin del trabajo

Recibe aviso

Archiva la informacin
y procesa los datos
para el informe del
mes

Fin

437

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Cortes y reconexiones de agua

3 das.

Descripcin General:
Son las actividades complementarias al rea administrativa de agua de la Direccin que completan el procedimiento de las
actividades de Cortes y Reconexiones de Agua.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

La orden de conexin, corte o instalacin nueva por parte de la Direccin.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

1.

Emite la orden de instalacin del servicio.

2.

Traslada orden.

3.

Recibe orden.

4.

Programa y enviar las respectivas rdenes a los diferentes fontaneros.

5.

Traslada rdenes.

6.

Recibe la orden.
Fontanero

7.

Si no hay problema (extensin de ramal, medidor y algn otro material necesario


as como la necesidad de cortar asfalto), procede a efectuar la instalacin, el
corte o la reconexin en el tiempo prudencial

8.

Realiza informe de lo acontecido.

Fontanero

9.

Recibe informe.

10.

Archiva orden.

Encargado de Atencin al Pblico

Supervisor de Agua y Drenajes

Encargada de Servicios Pblicos


Comunitarios

438

Cortes y Reconexiones de
Agua
Encargado de
Supervisor de Agua
Atencin al Pblico
y Drenajes

Fontanero

Encargado Servicios
Publicos
Comunitarios

Inicio

Emite la orden de
instalacin del
servicio

Traslada orden

Recibe ordenes

Programa y enva
las respectivas
ordenes a los
diferentes
fontaneros

Traslada ordenes

Recibe ordenes

Procede a
efectuar la
instalacin, el
corte o la
reconexin

Realiza informe de
lo acontecido

Recibe informe

Archiva orden

Fin

439

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Servicio de drenaje

8 das

Descripcin General:
Es el servicio de registro y autorizacin de uso del drenaje efectuado en las oficinas de Servicios Pblicos.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Formulario lleno por el Interesado

Fotocopia de Cedula de Vecindad o DPI(Ser vecino de Santa Catarina Pinula)

Tasa municipal por uso de drenaje al contado Q 2,000.00

Tasa municipal por uso de drenaje a plazos Q 2,400.00

Conexin de drenaje Q 100.00

Solvencia municipal

Certificacin de Catastro

No.

Descripcin Secuencial

1.

Ingresa expediente de solicitud de drenaje.

2.

Recibe expediente

3.

Notifica con providencia.

4.

Traslada expediente con solicitud de providencia

5.

Recibe expediente de solicitud con providencia

6.

Traslada a Director.

7.

Recibe expediente de solicitud con providencia

8.

Conoce y traslada para que proceda.

9.

Recibe expediente autorizado.

10.

Traslada orden de inspeccin impresa.

Responsable
Vecino

Secretaria Municipal

Secretaria de Servicios Pblicos

Director de Servicios Pblicos


Encargada de Servicios Pblicos
Comunitarios

440

11.

Recibe orden de inspeccin

12

Designa a personal para realizar la supervisin.

13.

Traslada orden de inspeccin

14.

Recibe orden de inspeccin

15.

Realiza inspeccin

16.

Regresa orden a Direccin.

17.

Recibe resultado de inspeccin realizada.

18.

Informa al vecino:
Si el resultado es positivo se informa al vecino que tiene 3 das para realizar el
pago por concepto de servicio de drenaje.
Si el resultado el negativo, se informa al vecino que no es posible acceder.
Se archiva el expediente y se da por terminado el proceso.

19.

Recibe informacin

20.

Emite pago

21.

Recibe constancia

22.

Recibe pago

23.

Emite constancia

24.

Entrega constancia

25.

Recibe constancia contador

26.

Genera orden de conexin

27.

Traslada orden de conexin

28.

Recibe orden de conexin

29.

Entrega orden de conexin

30.

Recibe orden de conexin

31.

Realiza conexin de servicio de drenaje

30.

Traslada informe de conexin de servicio de drenaje

31.

Recibe informe de conexin de servicio de drenaje

32.

Archiva expediente.

Supervisor de Agua y Saneamiento

Fontanero

Encargada de Servicios Pblicos


Comunitarios

Vecino

Receptor
Vecino

Encargado de atencin al pblico

Supervisor de Agua y Saneamiento

Fontanero

441

Encargada de Servicios Pblicos


Comunitarios

Servicio de Drenaje
Vecino

Secretaria
Municipal

Encargada de
Secretaria de
Director de
Servicios Pblicos
Servicios Pblicos Servicios Pblicos
Comunitarios

Supervisor de
Agua y
Saneamiento

Incio

Ingresa expediente de
solicitud de drenaje

Recibe expediente de
solicitud de drenaje

Notifica con
providencia

Traslada expediente
de solicitud con
providencia

Recibe expediente y
solicitud con
providencia

Traslada expediente
de solicitud con
providencia

Recibe expediente de
solicitud con
providencia

Conoce y traslada
para que proceda

Recibe expediente
autorizado

Traslada orden de
inspeccin

Recibe orden de
inspeccin

Designa al personal
para realizar la
supervisin

Traslada orden de
inspeccin

442

Servicio de Drenaje
Fontanero

Encargada de
Servicios Pblicos
Comunitarios

Vecino

Receptor

Encargado de
Atencin al pblico

Recibe orden de
inspeccin

Realiza inspeccin y
regresa orden a
Direccion

Traslada resultado de
inspeccin realizada

Recibe resultado de
inspeccin realizada

Resultado de
inspeccion?
SI
Informa al vecino que
tiene tres das para
realizar el pago

NO

Recibe informacin

Emite pago

Si el resultado es
negativo, informa al
vecino que no es
posible acceder

Archiva el expediente

Recibe constancia

Recibe pago

Emite constancia

Entrega constancia

Recibe constancia

FIn

443

Servicio de Drenaje
Encargado de Atencin Supervisor de Agua y
al Pblico
Saneamiento

Fontanero

Encargada
Servicios
Pblicos
Comunitarios

Genera orden de
conexin y ficha
tcnica

Traslada orden de
conexion

Recibe orden de
conexion

Entrega orden de
conexion

Recibe orden de
conexion

Realiza conexin de
servicio de drenaje

Traslada informe de
conexin de drenaje

Recibe informe de
conexin de drenaje

Archiva expediente

Fin

444

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Registro de fierros

2 das

Descripcin General:
Es el servicio de registro de fierro se realiza para identificar la propiedad del ganado: bovino, porcinos, caprino, y caballar.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Fotocopia de Cdula de Vecindad o DPI

Fotocopia de Boleto de Ornato

Solvencia Municipal

Tasa Municipal Q. 50.00

Presentar fsicamente el fierro a registrar

Comprobar residencia y habitacin en el municipio

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Informa al usuario que para adquirir el servicio es necesario cumplir con los
1.

requisitos e indicarle al usuario que el costo de la tasa municipal es de Q. 50.00

Encargado de Atencin al Pblico

por ao y que debe presentar el fierro.


2.

Ingresa el formulario dirigido al Sr. Alcalde Municipal, por medio de la cual se


solicita el registro del fierro que corresponda.

3.

Traslada formulario.

4.

Recibe formulario.

Oficial de Recepcin

Solicita al encargado que verifique generales y pormenores del solicitante y del


5.

fierro a registrar, describiendo qu tipo de ganado va a marcar, de qu lugar


proviene el ganado e imprimir el dibujo del fierro en la solicitud.

445

Encargado de Atencin al Pblico

6.
7.
8.
9.
10.

Traslada la solicitud al Director para su autorizacin y firma respectiva.


Comprueba la forma registrada de hierro, efectuando para ello una impresin
fsica del mismo
Extiende la orden de pago para que cancele en caja el valor de la tasa municipal
y se le indica que debe regresar a la ventanilla de Servicios Pblicos.
Al regresar a la ventanilla se le entrega carta de autorizacin con firma y sello
del Director de Servicios Pblicos con la aprobacin correspondiente.
Archiva el documento.

446

Encargado de Atencin al Pblico

Registro de Fierros
Encargado de Atencin
al Pblico

Oficial de Recepcin

Inicio

Informa al usuario que para


adquirir el servicio es
necesario cumplir con los
requisitos e indicar el costo de
Q 50.00 por ao y que debe
presentar el fierro

Ingresa el formulario
dirigido al Seor
Alcalde, por medio de
la cual se solicita el
registro del fierro que
corresponda

Recibe formulario

Solicita pormenores del


solicitante y del fierro a
registrar

Solicita descripcin de que


tipo de ganado va a marcar,
de que lugar proviene el
ganado a imprimir el dibujo del
fierro en la solicitud

Traslada solicitud al Director


para su autorizacin y firma
respectiva

Comprueba la forma
registrada de hierro,
efectuando para ello una
impresin fisica del mismo

Extiende orden de pago para


que cancele en caja el valor
de la Tasa Municipal y se le
indica que debe regresar a la
ventanilla de Servicios
Pblicos

Al regresar entrega carta de


autorizacion con firma y sello
del Director de Servicios
Pblicos con la aprobacin
correspondiente

Archiva el documento

Fin

447

Traslada formulario

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Extensin de guas de conduccin de semovientes

2 das

Descripcin General:
Es el servicio de extensin de gua de conduccin que se presta en las oficinas de Servicios Pblicos para el traslado de Ganados
semovientes de diversas especies (Bovinos, Caprinos, Porcinos, Equinos, entre otros.)
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Fotocopia de Cdula de Vecindad o DPI

Fotocopia de Boleto de Ornato

Solvencia Municipal

Tasa Municipal Q. 50.00

Licencia de Conducir (Fotocopia)

Documentos del Vehculo

Residente en el Municipio.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Informa al usuario que para adquirir el servicio es necesario cumplir con los
1.

requisitos e indicarle al usuario que el costo de la tasa municipal es de Q. 50.00


gua

2.

Solicita informacin de qu clase y cantidad de animales va a trasladar.

3.

Traslada informacin.

4.

Recibe informacin.

5.

Ingresa la solicitud dirigido al Sr. Alcalde Municipal, por medio de la cual se


solicita la extensin de guas de conduccin.

448

Encargado de Atencin al Pblico

Oficial de Recepcin

Una vez trasladado el expediente a Servicios Pblicos el Director solicitara al


6.

encargado que verifique generales y pormenores del solicitante, describiendo el


tipo de ganado va a trasladar y cantidad del mismo.
El encargado de ventanilla procede a solicitarle la siguiente informacin:

7.

Datos del conductor

Datos del vehculo

Fotocopia de licencia de conducir

Encargado de Atencin al Pblico

Una vez, completos los requisitos establecidos se procede a extender la orden,


8.

para que se dirija a cajas a realizar el pago respectivo, debiendo retornar a la


ventanilla de Servicios Pblicos.

9.
10.

Al regresar a la ventanilla se procede a extender el permiso correspondiente,


debidamente sellado y firmado por el Director de Servicios Pblicos.
Archiva el documento.

449

Extensin de Guas de Conduccin de


Semovientes
Encargado de Atencin
al Pblico

Oficial de Recepcin

Inicio

Informa al usuario de los


requisitos y el costo para
adquirir el servicio

Solicita informacin de que


clase y cantidad de animales
va a trasladar

Traslada informacin

Recibe informacin

El Director solicitara que


verifique generales y
pormenores del solicitante,
describiendo el tipo y
cantidad de ganado a
trasladar

Solicita informacin del


conductor, del vehculo y
fotocopia de la licencia de
conducir

Completos los requisitos


establecidos se procede a
extender la orden para que
realice el pago respectivo

Al regresar a ventanilla, se
procede a extender el
permiso correspondiente,
debidamente sellado y
firmado por el Director de
Servicios Pblicos

Archiva el documento

Fin

450

Ingresa la solicitud dirigida


al Seor Alcalde Municipal,
por medio de la cual se
solicita la extensin de
guas de conduccin

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Arrendamiento de nichos

30 minutos

Descripcin General:
Es el servicio de arrendamiento de nicho por el plazo de seis aos que se presta en los Cementerios Municipales.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Fotocopia de Cdula de Vecindad o DPI (Ser Vecino de Santa Catarina Pinula)

Fotocopia de Boleto de Ornato

Solvencia Municipal

Tener un inmueble registrado en el Municipio

Fotocopia de Inscripcin de Defuncin

Tasa Municipal Q.2,000.00

No.
1.
2.

Descripcin Secuencial

Responsable

Verifica en el sistema si hay nichos disponibles.


Informa al interesado que para adquirir el servicio es necesario haber cumplido
con los requisitos establecidos.
Si existe nicho disponible informa al interesado cumple con los requisitos se
ingresa al mdulo de nichos (sistema) el nmero de cdula del interesado que

3.

4.
5.

se presente a hacer el trmite, para obtener la siguiente informacin:

Verificar pago de Boleto de Ornato.

Solvencia Municipal.

Si no cumple con alguno de los pasos anteriores indicarle que tiene que
solventar su situacin para continuar con el proceso.
Si cumple con los requisitos, se procede a extenderle la orden de pago para que
se dirija a cajas a realizar el pago correspondiente, debiendo retornar a la

451

Encargado de Atencin al Pblico

ventanilla.

6.
7.

Al retornar a la ventanilla, se le indica cual es la letra del mdulo y el nmero de


nicho asignado.
Si el servicio fuera a travs de un convenio de pago se le entrega copia del
convenio firmado a dos das de suscrito.
El vecino se retira y proceder a realizar la inhumacin solicitada,

8.

informndosele que el horario es de 7:00 a 17:00 horas, y deber solicitar la


apertura del Cementerio a travs del polica del anexo municipal.

452

Encargado de Atencin al Pblico

Arrendamiento de Nichos
Encargado de Atencin
al Pblico

Receptor

Inicio

Verifica en el sistema si hay


nichos disponibles

Informa al interesado que


para adquirir el servicio, debe
cumplir con los requisitos
establecidos

Si existe nicho disponible y el


interesado cumple con los
requisitos se ingresa al
modulo de nichos el numero
de cedula del interesado que
se presente a hacer el
trmite

Verifica el pago de Boleto de


Ornato y solvencia Municipal

Si no cumple con alguno de


los pasos anteriores, indica
que debe solventar su
situacion para continuar con
el proceso

Al retornar a la ventanilla se
le indica cual es la letra del
modulo y el numero de nicho
asignado

Si el servicio fuera a travs


de un convenio de pago se le
entrega copia del convenio
firmado a dos dias de
suscrito

El vecino se retira y procede


a realizar la inhumacin
solicitada, indicndole el
horario y la solicitud de
apertura del cementerio

Fin

453

Si cumple con los requisitos,


procede a extenderle la
orden de pago

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Inhumacin en mausoleo propio

10 minutos

Descripcin General:
Es el servicio de Inhumacin en Mausoleo propio que se presta en los cementerios municipales.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Solicitud del interesado (Vecino de Santa Catarina Pinula)

Fotocopia de Cdula de Vecindad o DPI

Fotocopia de Boleto de Ornato

Solvencia Municipal

Fotocopia de Inscripcin de Defuncin

Presentar Ttulo de propiedad del Mausoleo (Fotocopia)

Tasa Municipal Q. 50.00

No.

Descripcin Secuencial

1.

Verifica en el sistema la propiedad del inmueble luego informarle al usuario que


para adquirir el servicio es necesario cumplir con lo siguiente:
Fotocopia del Certificado de defuncin
Fotocopia del ttulo de propiedad del mausoleo
Tasa municipal por inhumacin en mausoleo propio.

2.

Ingresa al sistema el nmero de cdula del pariente o familiar que se presente


a hacer el trmite, para obtener la siguiente informacin:
Verificar pago de Boleto de Ornato.

3.
4.

5.

Responsable

Encargado de Atencin al Pblico

Si no cumple con alguno de los pasos anteriores indicarle que tiene que
solventar su situacin para continuar con el proceso.
Si cumple con los requisitos, se procede a extenderle la orden para que se dirija
a cajas a realizar el pago correspondiente, debiendo retornar a la ventanilla de
Servicios Pblicos para dejar copia del recibo.
Archivo de papelera.

Encargado de Atencin al Pblico

454

Inhumacin en Mausoleo Propio


Encargado de
Atencin al Pblico
Inicio

Verifica en el sistema la
propiedad del inmueble,
luego informa al usuario que
para adquirir el servicio debe
cumplir con los requisitos
establecidos

Ingresa al sistema el numero


de cedula del pariente o
familiar que se presente a
hacer el tramite, para obtener
la informacin del pago de
boleto de ornato

Si no cumple con alguno de


los pasos anteriores,
indicarle que tiene que
solventar su situacin para
continuar con el proceso

Si cumple con los requisitos,


se procede a extenderle la
orden para que se dirija a
cajas a realizar el pago
correspondiente, debiendo
retornar a la ventanilla de
Servicios Pblicos para dejar
copia del recibo

Archivo de papeleria

Fin

455

Receptor

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Exhumacin

3 das

Descripcin General:
Es el servicio de exhumacin que se presta en los cementerios municipales luego de 6 aos de ocurrido el deceso de la persona
segn sea el caso.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Solicitud del interesado (Vecino de Santa Catarina Pinula)

Fotocopia de Cdula de Vecindad

Fotocopia de Boleto de Ornato

Solvencia Municipal

Fotocopia de Certificacin de Defuncin

Presentar autorizacin por centro de salud del rea y Polica Nacional Civil

Presentar Ttulo de propiedad del Mausoleo (Fotocopia)

Tasa Municipal Q100.00

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Informa al vecino acerca de requisitos que debe llenar para exhumacin de


restos de personas fallecidas:

1.

Solicitud escrita por familiar en lnea directa.

Fotocopia del Certificado de defuncin o en su defecto Certificacin


extendida por el Registrador Civil.

Si la muerte fue por causas naturales, un mnimo de tiempo de 6 aos y si


fue por enfermedad contagiosa 14 aos.

Permiso de exhumacin extendido por el Centro de Salud.

Fotocopia del ttulo de propiedad del mausoleo.

Tasa municipal por exhumacin de Q 100.00.

456

Encargado de Atencin al Pblico

Ingresa al sistema el nmero de cdula del pariente o familiar que se presente


2.

a hacer el trmite, para obtener la siguiente informacin:

3.

Verificar pago de Boleto de Ornato.

Si no cumple con alguno de los pasos anteriores indicarle que tiene que
solventar su situacin para continuar con el proceso.
Si cumple con los requisitos, se procede a extenderle la orden para que se dirija

4.

a cajas a realizar el pago correspondiente, debiendo retornar a la ventanilla de

Encargado de Atencin al Pblico

Servicios Pblicos.
5.
6.
7.

Recibe orden de pago


Entrega al interesado la Certificacin que autoriza la exhumacin, indicndoles
que deben informar a la Polica Nacional Civil.
Traslada informacin
Procede a nombrar a una persona encargada

8.

exhumacin y un encargado de limpieza, para


conjuntamente con el interesado.

457

de

la supervisin de la

asistir a la exhumacin

Director de Servicios Pblicos

Exhumacin
Encargado de Atencin
al Pblico

Receptor

Director de Servicios
Pblicos

Inicio

Informa al vecino
acerca de los
requisitos que debe
llenar para
exhumacin de restos
de personas fallecidas

Ingresa al sistema
numero de cedula del
pariente o familiar que
se presenta a hacer el
tramite, para obtener
informacin del pago
de boleto de ornato

Cumple con los


requisito?

Procede a extenderle
la orden, para que se
dirija a caja a realizar
el pago
correspondiente

NO

indica que debe


solventar su situacin
para continuar con el
proceso

Retorna a ventanilla
de Servicios Pblicos

Recibe orden de pago

Entrega la
Certificacin que
autoriza la
exhumacion,
indicando que debe
informar a la Polica
Nacional Civil

Procede a nombrar
una persona
encargada de la
supervisin de la
exhumacin y
encargado de limpieza
para asistir a la
exhumacin

Traslada informacin

Fin

458

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Arrendamiento de salones municipales, estadio, parques y

3 das.

polideportivos

Descripcin General:
Son los servicios de arrendamiento de inmuebles y bienes de propiedad municipal.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Carta de solicitud

Fotocopia de Cdula de Vecindad o DPI

Boleto de Ornato

Solvencia Municipal

No.

Descripcin Secuencial

1.

Ingresa la solicitud a recepcin de documentos.

2.

Recibe solicitud

3.

Responsable
Vecino

Una vez el vecino ha indicado el tipo de servicio que necesita, se procede a


verificar en el registro de cada mes,
Encargada de Servicios Pblicos

4.

5.

6.

Si la fecha en que se desea la prestacin se encuentra libre.

Comunitarios

Procede a brindar la informacin respectiva a cerca de los costos y las


condiciones bajo las que se prestar el servicio.
La solicitud que el vecino deber presentar, puede ser una solicitud escrita o
bien un formato previamente elaborado que se encuentra a disposicin de los

459

Oficial de Recepcin

vecinos en la Recepcin de documentos.


7.
8.

La solicitud deber previamente ser verificada en el sistema de administracin


municipal.

Oficial de Recepcin

Verifica si el solicitante es vecino del municipio, y si ha cumplido con sus


obligaciones municipales.
El pago por los servicios deber realizarse en los tres das previos a la

9.

realizacin del evento, debiendo presentar fotocopia del pago, para que la

Encargado de Atencin al Pblico

encargada de los servicios le extienda copia de la autorizacin.


10.

El encargado de los servicios, procede a enviar las notas de coordinacin para

Encargada de Servicios Pblicos

que las instalaciones y los servicios sean entregados en perfecto estado de

Comunitarios

limpieza.
11.

El vecino tiene derecho a solicitar que le permitan el ingreso previo a las

Vecino

instalaciones para el adorno respectivo para el evento.


El costo de los servicios incluye el pago de un depsito por el uso de las

12.

instalaciones, el que ser reintegrado, caso contrario se proceder a realizar el


descuento respectivo que corresponda al dao causado.

13.

La Municipalidad de Santa Catarina no se hace responsable de la devolucin


de los pagos realizados, si por causas personales la actividad no se realizara.

460

Encargado de Atencin al Pblico

Arrendamiento de Salones Municipales, Estadio, Parques, Polideportivos, Marimba, Sillas y


Toldos
Vecino

Inicio

Ingresa solicitud a
recepcin de
documentos

Encargado de Atencin
al Pblico

Receptor

Recibe solicitud

Procede a verificar en el
registro de cada mes

Si la fecha en que se desea


la prestacin se encuentra
libre
Tiene derecho a
solicitar que le
permitan el ingreso
previo a las
instalaciones para el
adorno del evento

Oficial de Recepcin

Procede a brindar
informacin acerca de los
costos y condiciones bajo las
que se prestara el servicio

Procede a enviar las notas


de coordinacin para que
las instalaciones y los
servicios sean entregados
en perfecto estado de
limpieza

El costo de los servicios


incluye el pago de un
deposito por el uso de las
instalaciones, el cual ser
reintegrado, caso contrario
se proceder a realizar el
descuento respectivo que
corresponda al dao
causado

La Municipalidad no se
hace responsable de la
devolucin de los pagos
realizados, si por causas
personales la actividad no
se realizara

En el prstamo de sillas y
toldos, si sufrieran algn
dao, deber cancelarse
por los mismos el valor al
costo del mercado

Fin

461

La informacin que el
vecino deber
presentar, puede ser
una solicitud escrita o
formato previamente
elaborado

La solicitud debera
previamente sr
verificada en el
sistema de
Administracin
Municipal

Verifica si el solicitante
es vecino del
Municipio y si ha
cumplido con sus
obligaciones
Municipales

El pago debe
realizarse en los tres
das previos a la
realizacin del evento,
debiendo presentar
fotocopia del pago,
para que la encargada
de los servicios le
extienda copia de la
autorizacin

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos
Nombre del procedimiento:

Fecha:

Licencia de funcionamiento de negocios

Agosto, 2013

Tiempo:
3 das

Descripcin General:
Es el servicio extensin de Licencia de Funcionamiento de establecimientos Comerciales que autoriza la Direccin de Servicios
pblicos.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Solicitud del interesado

Fotocopia de DPI Cedula.

Fotocopia de Boleto de Ornato.

Solvencia Municipal.

Recibo de IUSI del Inmueble donde estar instalado el Negocio

Tarjeta de Salud (cuando aplique)

Licencia Sanitaria (cuando aplique)

No.

Descripcin Secuencial
Informa al vecino acerca de requisitos que debe llenar para solicitar licencia de

Responsable

funcionamiento de negocios:

Llenar formulario en el cual deber anotar la informacin solicitada.

Presentar licencia sanitaria para proceder a la investigacin


correspondiente con el supervisor del rea y determinar la categora a
la que pertenece el negocio, para el pago de la licencia por un plazo de

1.

un ao calendario y cuando se trate de negocios nuevos el primer


pago ser en forma proporcional al mes de inicio de operaciones :

Clase A

Q.6,000.00

Clase B

Q.4,000.00

Clase C

Q.2,000.00

Clase D

Q.1,000.00

Clase E y F

Q. 500.00 / Q.120.00

462

Encargado de Atencin al Pblico

2.

Ingresa al sistema el nombre del vecino, para obtener la siguiente informacin:


Verificar pago de Boleto de Ornato.
Si en el negocio se expendiera licor, deber el interesado firmar una carta

3.

compromiso en la cual se especifica que al existir alguna queja por parte de los
Encargado de Atencin al Pblico

vecinos, acepta el cierre del negocio.


4.

Si no cumple con alguno de los pasos anteriores indicarle que tiene que
solventar su situacin para continuar con el proceso.
Si cumple con los requisitos, se procede a indicarle que la autorizacin de la

5.

licencia solicitada, deber ser notificada al interesado en un plazo no mayor de 3


das hbiles

6.

Si dicha notificacin es afirmativa se le solicita que se presente a la Direccin de


Servicios Pblicos
Procede a extenderle la orden de pago para que se dirija a cajas a realizar el

7.

Receptor

pago correspondiente, debiendo retornar a la ventanilla de Servicios Pblicos


para entregar una fotocopia del recibo emitido.
Al retornar a la ventanilla,

8.

se le entrega la licencia de funcionamiento

respectiva, con autorizacin y firma del Director de Servicios Pblicos.

463

Encargado de Atencin al Pblico

Licencia de Funcionamiento de Negocios


Encargado de
Atencin al Pblico

Receptor

Inicio

Informa al vecino
acerca de los
requisitos que debe
llenar para solicitar
licencia de
funcionamiento de
negocios

Ingresa el numero de
cedula del vecino,
para verificar el pago
de boleto de ornato

Si en el negocio se
expender licor, el
interesado debera
firmar una carta
compromiso en la cual
se especifica que al
existir alguna queja
por parte de los
vecinos, acepta el
cierre del negocio

Solicita que se
presente a la
Direccin de Servicios
Pblicos

Cumple con los


requisitos?
NO
Indicarle que debe
solventar su situacin
para continuar con el
proceso

SI

Procede a indicarle
que la autorizacin de
la licencia solicitada,
deber ser notificada
al interesado en un
plazo de tres das
hbiles

Entrega la licencia de
funcionamiento con
autorizacin y firma
del Director de
Servicios Pblicos

Fin

464

Extiende la orden de
pago para que se dirija
a caja a realizar el
pago correspondiente

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Renovacin de licencia de funcionamiento de negocios

7 minutos

Descripcin General:
Es el servicio de renovacin de extensin de Licencia de Funcionamiento de establecimientos abiertos al pblico que autoriza la
Direccin de Servicios pblicos.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.
Requisitos:
Presentar Licencia Anterior Original o recibo anterior
Fotocopia de Boleto de Ornato
Solvencia Municipal

No.

1.

2.
3.
4.

Descripcin Secuencial
Informa al vecino acerca de requisitos que debe llenar para solicitar licencia de
funcionamiento de negocios:
Clase A
Q.6,000.00
Clase B
Q.4,000.00
Clase C
Q.2,000.00
Clase D
Q.1,000.00
Clase E y F Q. 500.00 / Q.120.00

Responsable

Encargado de Servicios
Comerciales

Ingresa al sistema el nmero de cdula del vecino , para obtener la siguiente


informacin: Verificar pago de Boleto de Ornato.
Si no cumple con alguno de los pasos anteriores indicarle que tiene que
solventar su situacin para continuar con el proceso.
Si cumple con los requisitos, procede a extenderle la orden de pago para que se
dirija a cajas a realizar el pago correspondiente, debiendo retornar a la ventanilla
de Servicios Pblicos.

5.

Entrega orden pagada.

6.

Recibe orden pagada.

7.

Al retornar a la ventanilla, se le entrega la licencia de funcionamiento


respectiva, con autorizacin y firma del Director de Servicios Pblicos.

Auxiliar Servicios Pblicos


Comunitarios
Encargado de Servicios
comerciales

465

Vecino

Renovacion de Licencia de Funcionamiento de


Negocios
Encargado de Atencin
al Pblico

Receptor

Inicio

Informa al vecino
acerca de los
requisitos que debe
llenar para solicitar
licencia de
funcionamiento de
negocios

Ingresa al sistema el
nmero de cedula del
vecino para verificar el
pago de boleto de
ornato

Cumple con los


requisitos?

SI

Procede a extenderle
la orden de pago para
que se dirija a caja a
realizar el pago
correspondiente y
retornar a ventanilla
de Servicios Pblicos

NO
Indica que debe
solventar su situacin
para continuar con el
proceso

Entrega orden pagada

Recibe orden pagada

Entrega la licencia de
funcionamiento
respectiva, con
autorizacin y firma
del Director de
Servicios Pblicos

Fin

466

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Autorizacin de instalacin de rtulos

8 das.

Descripcin General:
Es la autorizacin municipal para instalacin de rtulos en terrenos municipales y privados en la circunscripcin del territorio
municipal.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Carta Dirigida al Alcalde Municipal Solicitando La Autorizacin para la instalacin del Rotulo o Valla.
Ubicacin del Rotulo o Valla, indicando Medidas exactas, Metros Cuadrados y Tipo de Estructura.
REQUISITOS DE LA EMPRESA:

Fotocopia de Patentes de Comercio.


Fotocopia de Escritura de la Empresa.
Nombramiento del Representante Legal.
Copia de Cedula del Representante Legal.
Copia de Boleto de Ornato del Representante Legal.
Solvencia del Juzgado de Asuntos Municipales de Santa Catarina Pinula.
Fotocopia del Seguro de Responsabilidad Civil por la Valla Instalada con cobertura hasta finales del ao a pagar.
Carta de Exoneracin de responsabilidad a la Municipalidad de Santa Catarina Pinula en caso de daos ocasionados
por el colapso de las estructuras.
Carta con Visto Bueno de la Gremial de Vallas.
REQUISITOS DEL INMUEBLE:

Fotocopia de la Escritura del Inmueble donde se instalara el Rotulo o Valla.


Certificacin de la Finca extendida recientemente por el Registro General de la Propiedad.
Certificacin Catastral, extendida por la Direccin de Catastro de la Municipalidad.
Declaracin Jurada del Propietario del Inmueble, donde Certifique que est de acuerdo con la Instalacin de la Valla.
Contrato de arrendamiento del rea del Inmueble donde se instalara la Valla.
REQUISITOS DE LA ESTRUCTURA:

Fotomontaje de la Valla, con vista del Flujo y Contra Flujo Vehicular.


Planos de la Estructura, Firmados, Sellados y Timbrados por Ing. Colegiado Activo.
Memoria de Clculo estructural firmado por Ing. Colegiado Activo.
Adjuntar un CD con la misma informacin escaneada para elaborar el archivo digital.

467

No.

Descripcin Secuencial
Informa al interesado acerca de los requisitos que debe llenar para la instalacin

Responsable

de rtulo o Valla:

Carta Dirigida al Alcalde Municipal Solicitando La Autorizacin para la


instalacin del Rotulo o Valla.
Ubicacin del Rotulo o Valla, indicando Medidas exactas, Metros
Cuadrados y Tipo de Estructura.
REQUISITOS DE LA EMPRESA:

1.

Fotocopia de Patentes de Comercio.


Fotocopia de Escritura de la Empresa.
Nombramiento del Representante Legal.
Copia de Cedula del Representante Legal.
Copia de Boleto de Ornato del Representante Legal.
Solvencia del Juzgado de Asuntos Municipales de Santa Catarina
Pinula.
Fotocopia del Seguro de Responsabilidad Civil por la Valla Instalada
con cobertura hasta finales del ao a pagar.
Carta de Exoneracin de responsabilidad a la Municipalidad de Santa
Catarina Pinula en caso de daos ocasionados por el colapso de las
estructuras.
Carta con Visto Bueno de la Gremial de Vallas.

Comerciales

REQUISITOS DEL INMUEBLE:

Encargado de Servicios

Fotocopia de la Escritura del Inmueble donde se instalara el Rotulo o


Valla.
Certificacin de la Finca extendida recientemente por el Registro
General de la Propiedad.
Certificacin Catastral, extendida por la Direccin de Catastro de la
Municipalidad.
Declaracin Jurada del Propietario del Inmueble, donde Certifique que
est de acuerdo con la Instalacin de la Valla.
Contrato de arrendamiento del rea del Inmueble donde se instalara la
Valla.
REQUISITOS DE LA ESTRUCTURA:

Fotomontaje de la Valla, con vista del Flujo y Contra Flujo Vehicular.


Planos de la Estructura, Firmados, Sellados y Timbrados por Ing.
Colegiado Activo.
Memoria de Clculo estructural firmado por Ing. Colegiado Activo.
Adjuntar un CD con la misma informacin escaneada para elaborar el
archivo digital.

2.

Ingresa la solicitud a recepcin de documentos y marginado por el despacho


central se traslada a la Direccin de Servicios Pblicos.

3.

Traslada solicitud.

4.

Recibe solicitud.

Encargado de Atencin al Pblico


Inspector

468

5.

Realiza la supervisin para la aprobacin correspondiente.

6.

Traslada resultado de supervisin.

7.

Recibe resultado de supervisin.

8.

Notifica al interesado que est aprobada la instalacin de su valla.

9.

Indica que debe hacer efectivo el pago correspondiente en las cajas de la


Tesorera Municipal entregndole la boleta de pago correspondiente.

10.

Entrega boleta de pago.

11.

Recibe boleta y pago.

12.

Emite recibo correspondiente.

13.

Recibe recibo de pago realizado-

14.

Encargado de Atencin al Pblico

Receptor

Verifica la realizacin del pago y hace entrega de su calcomana y la


autorizacin correspondiente.

469

Encargado de Atencin al Pblico

Autorizacin de Instalaciones de Rtulos


Encargado de
Atencin al Pblico

Supervisor de
Establecimientos

Receptor

Inicio

Informa al interesado
acerca de los
requisitos que debe
llenar para la
instalacin de rotulo o
valla

Ingresa la solicitud a
recepcin de
documentos y
marginado por el
despacho central se
traslada a la Direccin
de Servicios Pblicos

Traslada solicitud

Recibe solicitud

Recibe resultado de
supervisin

Realiza la supervisin
para la aprobacin
correspondiente

Notifica al interesado
que esta aprobada la
instalacin de su valla

Traslada resultado de
supervisin

Indica que debe hacer


efectivo el pago
correspondiente en las
cajas de Tesorera
Municipal

Entrega boleta de
pago

Recibe boleta de pago

Emite recibo de pago

Recibe recibo de pago


realizado

Verifica el pago y
entrega calcomana y
autorizacin
correspondiente

Fin

470

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos
Departamento de Agua y Saneamiento

Fecha:

Nombre del procedimiento

Tiempo:

Agosto, 2013

Reparaciones en redes de conduccin y distribucin

Segn el caso.

Descripcin General:

Realizar los trabajos correctivos necesarios para mantener en condiciones ptimas las redes de conduccin y
distribucin de agua.

Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:
No.

Descripcin Secuencial

1.

Notificar al Depto. de Agua y Saneamiento sobre el problema observado.

3.

Revisar rdenes para priorizar los trabajos a realizar.

4.

Asignar tareas a los fontaneros.

6.

Evaluar la situacin que se debe corregir.

7.

Realizar trabajos correctivos y/o reparativos.

8.

Informar al finalizar reparaciones.

Responsable
Vecino, personal municipal, etc.
Director, Jefe Depto. Agua y
Saneamiento y Supervisor.
Fontaneros
Fontaneros
Director, Jefe Depto. Agua y

10.

Informa sobre la finalizacin del proyecto a la autoridad superior

471

Saneamiento y Supervisor.

Ejecucin de
Proyectos
Director, Jefe de
Departamento o
supervisor

Fontanero

Inicio

Notificar al Depto.
de Agua y
Saneamiento
sobre el problema
observado.
Revisa ordenes
para priorizar los
trabajos a realizar

Asignar tareas a
los fonteneros

Evaluar la
situacin que se
debe corregir

Realizar trabajos
correctivos y/o
reparativos

Informar al
finalizar
reparaciones

Informar sobre la
finalizacion del
proyecto a las
autoridades
superiores

Fin

472

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Servicios Pblicos
Departamento de Agua y Saneamiento

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Mantenimiento de pozos y plantas de tratamiento de agua

3-5 das.

potable y residual

Descripcin General:
Es el mantenimiento preventivo y correctivo necesario para que los pozos y plantas tengan un ptimo estado de funcionamiento.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Autorizacin de Jefe de Departamento de Agua y Saneamiento.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Da aviso cualquier tipo de falla mecnica o elctrica a la Direccin.

2.

Recibe aviso.

Responsable
Supervisor o Fontanero

Notifica a la Alcalda el problema sucedido y con su autorizacin procede a


3.

coordinar con la empresa encargada, la reparacin o mantenimiento

Jefe Depto. Agua y Saneamiento

correspondiente.
4.

Traslada orden

5.

Recibe orden

6.
7.

Realiza la supervisin al mantenimiento necesario y al terminar, el equipo se

Supervisor

pone en operacin de nuevo.


Auxiliar de Pagos

Realiza el pago respectivo.

473

Mantenimiento de Pozos y Plantas de Tratamiento de agua


Potable y Residual
Supervisor
Fontanero

Jefe Depto. Agua y


Saneamiento.

Supervisor

Auxiliar de Pagos

Inicio

Da aviso de
cualquier tipo de
falla mecnica o
elctrica

Recibe aviso

Notifica a la
Alcalda el
problema
sucedido y con su
autorizacin
procede a
coordinar con la
empresa
encargada la
reparacin o
mantenimiento
correspondiente

Traslada orden

Recibe orden

Realiza la
supervisin al
mantenimiento
necesario y al
terminar, el equipo
se pone en
operacin de
nuevo

Realiza el pago
respectivo

Fin

474

Direccin de Desarrollo Social y Econmico

Cursos varios
Solicitud de Subsidio Municipal para Institutos por Cooperativa
Equipamiento de escuelas
Entrega de Tela para Uniforme
Inauguracin y Clausura de programas
Eleccin de nio alcalde
Inauguracin de Escuelas
Celebracin de fiestas patrias
Compra de medicamentos
Servicio de Ambulancia en Labor Social
Supervisin de puestos de salud y farmacias municipales
Donacin de Medicina
Requisicin de combustible Extra
Servicio de Marimba
Servicio de Biblioteca
Clases de Gimnasia Arobica
Servicio y/o prstamo de Bus Municipal
Entrega de Correspondencia
Realizacin de Compras Menores
Programa del adulto mayor
Solicitud y entrega de Silla de Ruedas
Solicitud y entrega de artculos para la movilidad
Donacin de Vveres y Paales

475

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Cursos varios

Segn el caso.

Descripcin General:
Son los cursos de capacitacin que se identifican de inters para la poblacin pinulteca.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Ninguno.

No.
1.

Descripcin Secuencial
Define duracin, contenido, fechas, horarios, nmero de participantes y centros
de capacitacin.

2.

Elabora el programa anual de cursos.

3.

Determina los recursos e insumos que sern necesarios durante los cursos.

4.
5.

Responsable

Enva oficio a Relaciones Pblicas la elaboracin del audio para el parlanteo,


publicacin en la pgina web y la realizacin de la capsula informativa.
Publica en pagina web, realizarse capsula informativa y elaboracin del audio y
parlanteo.

6.

Elabora de afiches y volantes.

7.

Distribuye y coloca afiches y volantes.

8.

Coordina con Alcalde/sa Auxiliar el lugar para llevar a cabo la preinscripcin.

9.

Requiere fotocopia de cedula de las (os) participantes.

476

Jefe Departamento de Educacin

10.

Imparte un taller corto de motivacin.

11.

Procede a preinscribir.

12.

Cuenta con materiales e insumos requeridos para el curso.

13.

Entrega ficha de inscripcin a los participantes para su llenado.

14.

Lleva a cabo el taller de Lnea Base.

15.
16.
17.

Elabora programacin de supervisin anual, en cursos de 6 meses se supervisa


2 veces durante el trimestre y en curso corto en el intermedio del mismo.
Realiza informe de supervisin y se enva a Coordinadora y Director de la
Direccin.

Jefe Departamento de Educacin

Elabora tabulacin/matriz general con el resultado de todas las supervisiones


por curso.

18.

Determina la fecha de las clausuras segn la duracin del curso.

19.

Coordina con instructor (a) la fecha y horario.

20.

Solicitud del saln y la Marimba.

21.

Verifica presupuesto y solicitud a travs de Caja chica para las refacciones

22.

Coordinan las sillas.

23.

Coordina equipo audiovisual, banderas y medios de comunicacin.

24.

Elaboracin de invitaciones, diplomas y agenda.

25.

Realiza el montaje del evento.

Jefe Departamento de Relaciones

477

Pblicas

Cursos
Jefe Departamento de Jefe Departamento de
Educacin
Relaciones Pblicas

Inicio

Define duracin, contenido,


fechas, horarios, nmero
de participantes y centros
de capacitacin

Elabora el programa anual


de cursos

Determina los recursos e


insumos que sern
necesarios durante los
cursos

Enva oficio de elaboracin


de audio para el parlanteo,
publicacin en pagina web
y realizacin de capsula
informativa

Publica en pagina web,


realiza la capsula
informativa, elaboracin de
audio y parlanteo

Elabora afiches y volantes

Distribuye y coloca afiches


y volantes

Coordina con Alcalde /


Auxiliar el lugar para llevar
a cabo la preinscripcin

Requiere fotocopia de
cedula de las (os)
participantes

Imparte un taller corto de


motivacin

478

Cursos
Jefe Departamento de
Educacin

Jefe Departamento de
Relaciones Pblicas

Procede a inscribir
Cuenta con materiales e
insumos requeridos para el
curso

Entrega ficha de inscripcin


a los participantes para su
llenado

Lleva a cabo el taller de


Linea Base
Elabora programacin de
supervisin anual, en
cursos de 6 meses
supervisa dos veces
durante el trimestre, y en
curso corto en el intermedio
del mismo

Realiza informe de
supervisin y enva a
Coordinadora y Director de
la Direccin

Elabora tabulacin / matriz


general con resultados de
todas las supervisiones por
curso

Determina la fecha de las


clausuras segn la
duracion del curso

Coordina equipo
audiovisual, banderas y
medios de comunicacin

Coordina con instructor la


fecha y horario
Elabora invitaciones,
diplomas y agenda

Solicitud del saln y


marimba

Verifica presupuesto y
solicitud a caja chica para
refacciones

Realiza el montaje del


evento

Fin

Coordina las sillas

479

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Solicitud de Subsidio Municipal para Institutos

3 das.

Descripcin General:
Es el procedimiento para optar a ser inscritos en los Institutos por Cooperativa.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Presentar solicitud completa.

No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Verifica solicitud.
Jefe Departamento rea Educacin

2.

Traslada solicitud.

3.

Recibe solicitud.

4.

Ingresa solicitud a recepcin.

5.

Traslada solicitud.

6.

Recibe solicitud.

7.

Revisa y ordena solicitud.

8.

Traslada solicitud.

9.

Recibe solicitud.

10.

Revisa y aprueba solicitud.

11.

Traslada solicitud a Desarrollo Social

Oficial de Recepcin y Secretaria


Municipal

Jefe Departamento rea Educacin

Jefe Auditora Interna

480

12

Recibe solicitud

13

Traslada solicitud

14.

Recibe solicitud.

15.

Revisa y emite orden de pago.

16.

Traslada solicitud.

17.

Recibe solicitud.

18.

Revisa solicitud y emite cheque.

19.

Realiza pago.

Desarrollo Social

Jefe Departamento de Compras y


Contrataciones.

Director de Administracin
Financiera Integrada Municipal
Auxiliar de Pagos

481

Solicitud de Institutos por Cooperativa


Jefe Departamento
rea Educacin

Oficial de
Recepcin y
Secretaria
Municipal

Jefe Auditoria
Interna

Jefe Departamento
de Compras

Director de
Administracin
Auxiliar de Pagos
Financiera
Integrada Municipal

Inicio

Verifica Solicitud

Traslada solicitud

Recibe solicitud

Ingresa solicitud a
recepcin

Traslada solicitud

Recibe solicitud
Recibe solicitud

Revisa y ordena
solicitud

Traslada solicitud

Revisa y ordena
solicitud

Traslada solicitud

Recibe solicitud

Recibe solicitud

Recibe solicitud

Revisa y emite orden


de pago

Revisa solicitud y
emite cheque

Realizapago

Traslada solicitud

Fin
Traslada solicitud

482

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Equipamiento de escuelas

30 das.

Descripcin General:
Es la actividad que se realiza para equipar las escuelas del Municipio con el objeto de que las mismas cuenten con las
condiciones de confort para los alumnos de las mimas.
Usuarios:

Estudiantes del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Diagnstico de la demanda de cada escuela.

No.
1.

Descripcin Secuencial
Se rene con autoridades de la Escuela y Direccin de Desarrollo Social para
determinar las necesidades.

2.

Realiza el proyecto de solicitud de equipamiento.

3.

Traslada solicitud.

4.

Eleva el proyecto al Concejo Municipal para su aprobacin.

5.

Enva notas de solicitud de donacin a empresas privadas y publicas

6.

Confirma recepcin de notas de solicitud y de donacin.


Recibe el equipo o mobiliario dado en donacin
Se solicita al Concejo Municipal autorizacin para realizar donacin

7.

Responsable

Coordina con autoridades de la escuela para confirmacin del mobiliario


recibido y envo a la escuela.

483

Jefe Departamento rea Educacin

Secretaria Municipal

Jefe Departamento rea Educativa

Equipamiento de Escuelas

Jefe Departamento rea


Educacin

Secretaria Municipal

Inicio

Se rene con
autoridades de la
Escuela y Direccin de
Desarrollo Social para
determinar las
necesidades

Realiza documento de
solicitud de
equipamiento

Eleva documento a
Concejo Municipal
para su aprobacin

Traslada solicitud

Enva notas de
solicitud a empresas
privadas para solicitar
aporte

Confirma recepcin de
notas de solicitud y de
donacin

Coordina con
autoridades de la
Escuela para
confirmacin de
mobiliario recibido y
envio a la escuela

Fin

484

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Entrega de tela para uniforme

30 das.

Descripcin General:
Son las actividades necesarias de realizar para la entrega de tela para uniforme de los estudiantes del Municipio de Santa
Catarina Pinula.
Usuarios:

Estudiantes del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Estar inscritos en las escuelas del Municipio de Santa Catarina Pinula.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Envi de notas de solicitud de listados a todas las escuelas del municipio.

2.

Recepcin de listados de tela.

Responsable

Director de Desarrollo Social y


Econmico

Realiza informe de datos estadsticos.

Realiza proyecto para elevar a Concejo Municipal.

Traslada proyecto de realizacin

6.
7.
8.

Secretaria Municipal

Recibe proyecto de realizacin


Concejo Municipal

Autorizacin del proyecto.


Recopila listados de establecimientos pblicos, privados y maestros para
invitarles.

9.

Cotiza y realiza proceso de compra de servicios y productos necesarios


(Servicio de comida, montaje, sonido, invitaciones, florales, mantas y otros).

485

Director de Desarrollo Social y


Econmico

10
11
12
13

Prepara invitaciones.
Realiza programa de actividades.
Piloto

Entrega invitaciones.

Director de Desarrollo Social y

Elabora instructivo.

Econmico
14

Realiza actividad de entrega de tela

486

Entrega de Tela para Uniforme


Director de
Desarrollo Social y Secretaria Municipal Concejo Municipal
Econmico

Inicio

Envi de notas de
solicitud de
listados a todas
las escuelas del
municipio

Recepcin de
listados de tela.

Realiza informe
de datos
estadsticos
Realiza proyecto
para elevar a
Concejo
Municipal.

Recibe proyecto
de realizacin

Traslada proyecto de
realizacin

Recopilacin de
listados de
establecimientos
pblicos y privados y
maestros para
invitarles

Recibe proyecto de
realizacin

Autorizacin del
proyecto
A

487

Piloto

Entrega de Tela para Uniforme


Director de Desarrollo
Social y Econmico

Secretaria Municipal

Concejo Municipal

Piloto

Cotiza y realiza
proceso de compra de
servicios y productos
necesarios (Servicio de
comida, montaje,
sonido, invitaciones,
florales, mantas y
otros).

Prepara invitaciones

Realiza programa de
actividades
Entrega invitaciones

Realiza Actividad de
entrega de tela

Fin

488

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Inauguracin y Clausura de Programas

8 das.

Descripcin General:
Son las actividades necesarias de realizar en el momento de clausurar programas realizados por la Direccin.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Programa finalizado.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Solicita a entidad participante resultados del proyecto realizado.

2.

Coordinacin de Actividades, previa solicitud a autoridades.

3.

Elaboracin de proyecto para autorizacin.

4.

Coordinacin general de la actividad

5.

Elabora invitaciones.

6.

Elabora agenda.

7.

Entrega de invitaciones

8.

Solicita a compras y caja chica.

9.

Solicita tiles a bodega.

10.

Realiza Montaje de escenario y orden saln.

11.

Solicita refrigerio para el da del evento.

Responsable
Director de Desarrollo Social y
Econmico

Coordinador de Programa

Piloto
Director de Desarrollo Social y
Econmico
Jefe Departamento de Relaciones
Pblicas
Director de Desarrollo Social y
Econmico

489

Inauguracin y Clausura de Programas


Director de Desarrollo
Social y Econmico

Coordinador de
Programa

Piloto

Jefe Departamento de
Relaciones Pblicas

Inicio

Solicita a entidad
participante
resultados del
proyecto
realizado
Coordinacin de
actividades,
previa solicitud a
autoridades.

Elaboracin de
proyecto para
autorizacin

Coordinacin
general de la
actividad

Elabora invitaciones

Elabora agenda

Entrega de
invitaciones

Realiza solicitud a
compras y caja chica

Realiza montaje de
escenario y orden de
saln

Solicita tiles a
bodega

Solicita refrigerio para


el dia del evento

Fin

490

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Eleccin de nio Alcalde

15 das.

Descripcin General:
Son las actividades necesarias para poder realizar la eleccin del nio Alcalde dentro del Municipio.
Usuarios:

Estudiantes del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Cumplir con lo definido para participar.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Realiza proyecto de eleccin nio alcalde y solicitud de aprobacin de Alcalde.

2.

Convocar a escuelas oficiales de nivel primario.

3.

Realiza programa del evento y solicitud de aprobacin de Alcalde.

4.

Seleccin e invitacin a jurado calificador.

5.

Cotiza y procesa compra de servicios y productos necesarios (Medalla y vara

Director de Desarrollo Social y

edilicia, almuerzo, regalo para ganador del concurso).


6.

Responsable

Reunin de candidatos para eleccin nio alcalde.

7.

Realiza actividad de eleccin.

8.

Recorrido por las instalaciones municipales con el estudiante electo.

491

Econmico

Eleccin de Nio Alcalde


Director de
Desarrollo Social y
Econmico

Inicio

Realiza el proyecto de
eleccin Nio Alcalde
y solicita aprobacin
de Alcalde

Convocar a Escuelas
Oficiales de nivel
Primario

Realiza programa del


evento y solicita
aprobacin de Alcalde

Seleccin e invitacin
a Jurado Calificador

Cotiza y procesa la
compra de servicios y
productos necesarios

Convoca a reunin de
candidatos para
eleccin de Nio
Alcalde

Realiza actividad de
seleccin

Recorrido las
instalaciones
Municipales con el
Estudiante Electo

Fin

492

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Inauguracin de Escuelas

8 das.

Descripcin General:
Son las actividades necesarias de realizar para inaugurar las escuelas nuevas dentro del Municipio.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Haber finalizado la construccin/remodelacin de la escuela.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Reunin con directores y representantes de la Municipalidad.

2.

Informe de distribucin de responsabilidades para la escuela y la municipalidad.

3.

Recibe informe.

4.

Determina fecha para la inauguracin.

5.

Traslada informacin.

6.

Recibe informacin.

7.

Elabora Programa de actividades.

8.

Elabora instructivo para da de inauguracin.

9.

Distribuye a las Direcciones o Jefaturas involucradas instructivo

Responsable
Jefe Departamento de rea
Educativa

Alcalde Municipal
Director de Obras

Direccin de Desarrollo Social y


Econmico

493

11.

Realiza solicitud a compras y caja chica, (plaquetas, invitaciones, fotos, maestro

Jefe Departamento de rea


Educativa

ceremonias).

Piloto

12.

Entrega de invitaciones.

13.

Reuniones de seguimiento con comisiones responsables y Municipalidad.

14.

Elaboracin de cuadro de responsabilidad.

15.

Montaje de escenario y orden saln.

Jefe Departamento de rea


Educativa

Jefe Departamento Relaciones


16.

Realizacin del protocolo.

Pblicas

494

Inauguracion de Escuelas
Jefe
Departamento de
rea Educativa

Jefe Direccin de
Alcalde Municipal
Desarrollo Social y
Director de Obras
Econmico

Piloto

Jefe
Departamento
Relaciones
Pblicas

Inicio

Reunin con
Directoras y
representantes
Municipalidad

Informe de
distribucin de
responsabilidades
para la Escuela y la
Municipalidad

Recibe informe

Determina la fecha
para la inauguracin

Traslada informacin

Recibe informacin

Elabora programa de
actividades

Elabora instructivo
para da de
inauguracin

Recibe instructivo

Traslada instructivo

Aprueba instructivo

Realiza solicitud a
compras y caja chica

Sostiene reuniones de
seguimiento con
comisiones
responsables y
Municipalidad

Realiza etiquetado y
entrega de
invitaciones

Montaje de escenario
y orden de saln

Realizacin del
protocolo
Realiza cuadro de
responsabilidad

Fin

495

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Celebracin de fiestas patrias

15 das.

Descripcin General:
Son las actividades que se requieren realizar para la celebracin de las Fiestas Patrias.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Fiestas Patrias.

No.
1.

2.

3.

Descripcin Secuencial

Responsable

Realiza reunin con directores de establecimientos educativos de la cabecera


municipal.
Realiza programa de actividades de acuerdo a solicitud de establecimientos
educativos.
Elaboracin de instructivo y solicitud de aprobacin.
Director de Desarrollo Social y

4.
5.

Invitacin a autoridades municipales y educativas.


Cotiza y procesa compra de servicios y productos necesarios (Refrigerio, agua,
maestro de ceremonias, playeras y otros).

6.

Realiza cuadro de responsabilidades.

7.

Realiza actividades programadas.

496

Econmico

Celebracin de Fiestas
Patrias
Director de Desarrollo
Social y Econmico

Inicio

Realiza reunin con


Directores de
establecimientos
educativos de la
cabecera municipal

Realiza programa de
actividades de
acuerdo a solicitud de
establecimientos
educativos

Elaboracin de
instructivo y solicitud
de aprobacin

Invitacin a
autoridades
municipales y
educativas

Cotiza y procesa
compra de servicios y
productos necesarios

Realiza cuadro de
responsabilidades

Realiza actividades
programadas

Fin

497

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Compra de medicamentos

30 das.

Descripcin General:
Es la realizacin de gestin de compra de medicamentos para disponer en las Farmacias Municipales.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

No.

Inventario de medicamentos en Farmacias Municipales.


Descripcin Secuencial

Realizar solicitud de Medicamentos, por encargados de farmacias.

Traslada solicitud a encargada de salud de Desarrollo Social y Econmico.

Cotiza medicamentos existentes en PROAM.

Encargada de rea de Salud recibe la facturacin de PROAM.

Se traslada la facturacin al departamento de compras

Realiza la orden de compra y los cheques para efectuar el depsito.

Realiza gestin para el depsito de cheques en el banco, de la compra de


medicamento.

Se informa a PROAM que ya fue depositado.

Indicado el da de venta en PROAM, se procede a realizar la compra.

10

Da ingreso de medicamento a bodega municipal

11

Entrega medicamentos a Farmacias Municipales

12

Liquidacin de cheques de compra de medicina

498

Responsable
Encargado de Farmacias

Encargada del rea de Salud

Jefe de Compras
Encargada del rea de Salud
Encargada del rea de Salud
Encargado de Bodega
Departamento de Auditoria
Encargado de Bodega
Encargada del rea de Salud

Municipalidad de Santa Catarina Pinula


Compra de Medicamentos

Encargado de Farmacia

Encargada de area de
Salud

Jefe Departamento de
Compras

Inicio
Recibe solicitud
Realiza solicitud de
Medicamentos
Cotiza medicamentos
existente en PROAM
Traslada solicitud
Recibe facturacin en
PROAM

Entrega facturacin a
Compras

Recibe el pedido

Realiza gestin para el


pago del medicamento

Reciben cheques

Entrega de
Cheques

Realiza el deposito de
cheques en el banco

Informa en PROAM
que se realizo el
deposito

Procede a realizar la
compra

Ingresan
medicamentos en
bodega municipal

Entregan
medicamentos en
farmacia

Recibe
medicamentos

Liquidacin de
cheques de
compra de
medicina
Fin

499

Encargado de Bodega

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Servicio de ambulancia por labor social

10 minutos.

Descripcin General:
Servicio de ambulancia por labor social hacia los diferentes centros de atencin
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Carne de citas

Tener algn impedimento para movilizarse y ser adulto mayor de 65 aos.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Asistir a la Municipalidad, al departamento de Desarrollo Social y Econmico

2.

Presentar carne de citas

3.

Verificar en el calendario si hay disponibilidad para realizar el traslado.

4.

Agregamos al paciente en el calendario.

5.

Se indica al paramdico del traslado

Se realiza el traslado del paciente.

500

Responsable

Encargada del rea de Salud

Servicios de
ambulancia por labor
social
Encargada del rea
de Salud

Inicio

Asistir a al
Municipalidad,
Desarrollo Social y
Econmico

Presentar carne de
citas del hospital

Verificar el calendario,
para revisar
disponibilidad

Agregar al calendario
al paciente

Indicarle al
paramdico del
traslado

Se procede hacer el
traslado

Fin

501

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Supervisin de puestos de salud, farmacias y ambulancias

30 minutos.

municipales

Descripcin General:
Son las actividades de supervisin necesarias de realizar para verificar el funcionamiento de los Puestos de Salud, Farmacias y
ambulancias Municipales.
Usuarios:

Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Programa de supervisin.

No.
1.

2.

Descripcin Secuencial

Responsable

Asiste a los Puestos de Salud Fortalecidos, Farmacias y ambulancias


Municipales.
Verifica de la atencin brindada a los vecinos, por parte del personal
responsable.

3.

Verifica que cuenten con los suministros necesarios para la atencin del vecino.

4.

Verificar que el equipo mdico se encuentre en buen estado

Verifica la limpieza de las instalaciones.

6.

Elabora informe

502

Encargado Departamento de Salud

Supervisin de Puestos de
Salud, Farmacias y
ambulancias Municipales
Encargada del rea
de Salud

Inicio

Asiste a los Puestos


de Salud fortalecidos,
Farmacias y
ambulancnias
Municipales

Verifica la atencin
brindada a los vecinos
por parte del personal
responsable

Verifica que cuenten


con los suministros
necesarios para la
atencin del vecino

Verificar que el
equipo medico se
encuentre en buen
estado

Verifica la limpieza de
las instalaciones

Elabora informe

Fin

503

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Donacin de Medicamentos

2 das.

Descripcin General:
Donacin de medicamentos a personas que no cuentan con los recursos para comprarla
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Receta de medicamentos.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Asistir a la Municipalidad, al departamento de Desarrollo Social y Econmico

2.

Presentar su receta mdica reciente.

3.

Responsable

Verificar en farmacia Municipal si tenemos en existencia el medicamento


Encargada del rea de Salud

solicitado

4.

Solicitar medicamento en farmacia

Recibe medicamento de farmacia

6.

Se contacta al solicitante y se hace entrega de su medicamento

504

Donacin de
medicamentos a vecinos
de Municipio
Encargada del rea
de Salud

Inicio

Asistir a la
Municipalidad,
Desarrollo Social y
Econmico

Presentar receta
medica reciente

Verificar en farmacia si
contamos con
medicamento

Solicitar
medicamento en
farmacia

Recibe medicamento y
verifica que este
completo

Se contacta al
solicitante y se hace
entrega del
medicamentos

Fin

505

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Requisicin de combustible extra

2 das.

Descripcin General:
Requisicin de combustible extra para realizar diferentes actividades de la direccin.
Usuarios:

Personal de la Municipalidad Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Cuota de combustible aprobada

No.
1

Descripcin Secuencial
Se pide en el departamento de Administracin numero de correlativo de
requisiciones

Se realiza la solicitud de combustible extra

La requisicin es revisada y firmada por la directora de la direccin

Se enva la requisicin a firma del alcalde Municipal

5
6
7

Autorizada la requisicin por el alcalde es llevada al departamento de


Administracin
Administracin revisa e indica el da que el piloto o paramdico puede ir
abastecer a la gasolinera.
Se realiza la liquidacin de combustible

506

Responsable

Requisicin de
combustible extra
Encargada del rea
de Salud

Inicio

Piloto o paramdico
indica que no cuenta
con combustible

Solicita nmero de
correlativo de
requisicin en
Administracin

Se realiza la
requisicin de
combustible extra

La directora revisa
y firma requisicion

Requisicin es
enviada a autorizacin
del alcalde

Autorizada la
requisicin es llevada
hacia administracin

Administracin revisa
e indica cuando se
debe ir abastecer

Piloto o paramdico
proceden abastecer
combustible

Fin

507

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Cultura y Deportes
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Servicio de Marimba

15 Das.

Descripcin General:
Procedimiento de Solicitud y Contratacin de la Marimba, para eventos sociales de los vecinos de Santa Catarina Pinula,
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Eventos Sociales y Culturales.

No.

Descripcin Secuencial

Llenar Solicitud y entregarla en Recepcin, con los datos que corresponda

Traslado de Expediente

Recepcin del Expediente

Verificacin de Disponibilidad en el Calendario

Notificacin de la Disponibilidad al Vecino y su Costo

Ingreso al Calendario de Actividades.

Cancelacin de la cuota Correspondiente por el vecino, la Contratacin de la


Marimba.

Responsable
Recepcin
Secretaria Municipal

Direccin de Desarrollo Social y


Econmico

Tesorera
Direccin de Desarrollo Social y

Coordinacin con los seores de la Marimba

Econmico

Coordinacin del transporte para la Marimba y Marimbistas

10

Realizacin del Evento

11

Recepcion de Nota de Conformidad

Direccin de Desarrollo Social y


Econmico

508

SERVICIO DE MARIMBA

Recepcin

Secretaria

Desarrollo Social y
Economico

Tesoreria

Inicio

Llenar Solicitud y
Entrega

Creacion de
Experiente

Traslado de
experiente a
Secretaria

Secretaria Recibe el
Exoeriente y lo enva a
Desarrollo Social

Desarrollo Social y
Economico, recibe el
experiente

Verificacion de
Disponibilidad

Notificacion de
Disponibilidad al
Vecino

Ingreso de Expediente
en Calendario de
Actividades

Coordinacin con los


Seores de la
Marimba

Coordinacin de
Transporte de
Marimba y
Marimbistas

Realizacin del
Evento

Nota de
Conformidad del
Servicio

Fin

509

Cancelacion del
Servicio de Marimba
en Cajas de Tesoreria

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Cultura y Deportes
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Servicio de Biblioteca

Indefinido.

Descripcin General:
Procedimiento de Uso de Biblioteca para jvenes y nios estudiantes de Santa Catarina Pinula,
Usuarios:

Estudiantes del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

No se permite el ingreso de bebidas y mochilas

Permanecer en Silencio

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Se solicita Carn Escolar

Encargada rea de Biblioteca

Solicitad informacin a Investigar

Solicitante

Se busca en el fichero cdigo de libro requerido

Solicitante

Entregar informacin y/o libro al solicitante

Encargada rea de Biblioteca

Si la informacin solicitada no se encuentra se busca en el Internet

Encargada rea de Biblioteca

Al finalizar investigacin se coloca Libro y/o informacin en su lugar

Encargada rea de Biblioteca

Se anota en el Libro de Control diario la salida del solicitante

510

Solicitante

Servicio de Biblioteca
Desarrollo Social y
Economico

Inicio

Presentar Cane de
Identificacin Escolar

Solicitar Informacin
y/o Libro a Investigar

No ingresar
Mochilas, Maletines
Otros Similares a
la Biblioteca

Mantener Silencio
Dentro de la
Biblioteca

Avisar a la
Encargada, Cuando
ya no haga uso de
los Libros, o
Solicitar Otros

Fin

511

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Cultura y Deportes
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Clase de Gimnasia Aerbica

Indefinido

Descripcin General:
Procedimiento de Inscripcin y Participacin de las clases de Gimnasia Aerbica
Usuarios:

Seoras del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Participacin Constante de las Clases de Gimnasia Aerbica.

No.

Descripcin Secuencial

Divulgacin de Clases de Gimnasia Aerbica

Llenado de Ficha de Inscripcin

Realizacin de Calendario de Clases por Aldea

Coordinaciones con las Instructoras

Supervisin de Actividades

Organizacin de la Super Clase

Solicitud de Donaciones (Hidratacin, Sonido, Regalos e Instructores)

Coordinacin con el Ministerio de Cultura y Deporte

Realizacin de Instructivo

10

Ejecucin de la Actividad

Responsable
Comunicacin Social y Protocolo
Instructoras

Encargado del rea de Cultura y

512

Deportes

Clases de Gimnasia Aerbica


Comunicacin Social y
Protocolo

Instructoras

Encargado de cultura y Direccion de Desarrollo


Deporte
Social y Economico

Inicio

Divulgacin de
Clases de Gimnasia
Aerbica

Llenado de Ficha de
Inscripcin
Realizacin de
Calendario de Clases
por Aldea

Coordinaciones con
las Instructoras

Supervisin de
Actividades

Organizacin de la
Super Clase

Solicitud de
Donaciones
(Hidratacin, Sonido,
Regalos e
Instructores)

Coordinacin con el
Ministerio de Cultura
y Deporte

Realizacin de
Instructivo

Ejecucin de la
Actividad

Fin

513

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Servicio y/o prstamo de Bus Municipal

1 da

Descripcin General:
Servicio que se brinda como apoyo en el traslado de personas, nicamente dentro de la ciudad capital.
Usuarios:

Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula, entidades pblicas y privadas.

Requisitos:

Presentar solicitud escrita a este Edificio Municipal.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Se recibe solicitud por medio de expediente en fsico.

2.

Recibe solicitud

3.

Se verifica en el calendario de servicios si hay disponibilidad del mismo.

4.

Se solicita autorizacin para brindar el servicio

5.

Notificar al interesado si se brindar el servicio.

Responsable
Secretara Municipal

Direccin de Desarrollo Social y

6.

Econmico

Informar al piloto, del servicio que se brindar indicndole, lugar, fecha, hora del
traslado y su destino.
Piloto

7.

Brindar el servicio.

8.

Entregar expediente a Secretara Municipal para su resguardo y archivo final.

514

Direccin de Desarrollo Social

Servicio de bus Municipal

Secretaria

Direccin de Desarrollo
Social y Econmico

Piloto

Inicio

Se recibe solicitud
por medio de
expediente en
fsico.

Recibe solicitud

Se verifica en el
calendario de
servicios si hay
disponibilidad del
mismo.

Se solicita
autorizacin para
brindar el servicio

Informar al piloto,
del servicio que
se brindar
indicndole, lugar,
fecha, hora del
traslado y su
destino.

Notificar al
interesado si se
brindar el
servicio.

Brindar el
servicio.

Entregar
expediente a
Secretara
Municipal para su
resguardo y
archivo final.

Fin

515

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Realizacin de compras menores

2 da.

Descripcin General:
Son las compras menores que realiza la Direccin de Desarrollo Social y Econmico.
Usuarios:

Personal de la Municipalidad de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Autorizacin superior para poder realizar la compra.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Realizar Cotizacin

2.

Solicitar nmero de vale a Direccin Administrativa

Responsable

Direccin de Desarrollo Social y


Econmico

3.

Realizar vale

4.

Entregar Vale en Direccin Administrativa

5.

Notificacin y entrega de cheque

6.

Realizacin de la compra

7.

Entrega de Carta de Recepcin y Factura para liquidacin del mismo.

Personal Administrativo

Direccin de Desarrollo Social y


Econmico

516

Realizacin de Compras Menores

Direccin de Desarrollo
Personal Administrativo
Social

Inicio

Realizar
Cotizacin

Entrega
correspondencia

Solicitar nmero
de vale a
Direccin
Administrativa

Realizar vale

Entregar Vale en
Direccin
Administrativa

Notificacin y
entrega de
cheque

Realizacin de la
compra

Realizacin de la
compra

Fin

517

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Programa del Adulto Mayor

Indefinido.

Descripcin General:
Es el programa dirigido al adulto mayor con el objeto de mejorar sus condiciones de vida.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:
1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.

Tener 65 aos de edad cumplidos


Presentar Certificacin de Nacimiento original reciente extendida por el RENAP
Declaracin Jurada, extendida por el alcalde municipal, gobernacin o notario, en la que se haga constar:
Su sobrevivencia y residencia
No haber perdido la nacionalidad guatemalteca
No estar gozando de ninguna pensin o jubilacin de las entidades del estado o sector privado.
No estar prestando sus servicios a una dependencia del Estado o del sector privado.
Presentar una fotocopia de DPI legalizada por abogado.
Identificarse con DPI
Recibo de agua o luz con direccin exacta.
Nmero telefnico.
Q.15.00 para timbres, los que servirn para la legalizacin del DPI.

No.

Descripcin Secuencial

Brinda informacin al adulto mayor, sobre los requisitos que deben llenar para la

Responsable

recepcin de la papelera.
2
3
4
5

Recibe y revisa papelera.


Encargada rea Social
Elabora Acta de Sobrevivencia.
Elabora autentica.
Se entrega autentica y Certificado de Nacimiento en Original a Asesora Jurdica
para firma y timbres

518

Asesora Jurdica

6
7
8
9
10
11

12

13

Se recibe expediente de Asesora Jurdica

Desarrollo Social y Econmico

Traslada actas de Sobrevivencia a firma de seor alcalde.


Encargada rea Social

Reproduce expedientes.
Elabora listados.
Inscribe Adultos Mayores, en el Ministerio de Trabajo.

Entrega de constancias de inscripcin en el programa del adulto mayor.

Seguimiento a los expedientes

Ministerio de Trabajo y Prevencin


Social

Encargada rea Social

Elaboracin de Informe

519

Programa del Adulto Mayor

Encargada rea Social

Asesora Jurdica

Desarrollo Social y
Econmico

Ministerio de Trabajo y
Prevencin Social

Inicio

Brinda informacin al
adulto mayor, sobre los
requisitos que deben
llenar para la recepcin de
la papelera.

Recibe y revisa
papelera
Elabora Acta de
Sobrevivencia.

Elabora autentica.

Se entrega autentica y
Certificado de Nacimiento
en Original a Asesora
Jurdica para firma y
timbres
Se recibe expediente
de Asesora Jurdica

Traslada actas de
Sobrevivencia a firma de
seor alcalde
Reproduce expedientes.

Elabora listados
Inscribe Adultos Mayores,
en el Ministerio de Trabajo

Entrega de constancias de
inscripcin en el programa
del adulto mayor.

Seguimiento a los
expedientes
Elaboracin de Informe
Fin

520

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Donacin de Silla de Ruedas

Indefinido

Descripcin General:
Es el apoyo dirigido al vecino pinulteco de escasos recursos, con algn impedimento fsico y/o enfermedad, con el objetivo de
brindar mejores condiciones de vida.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Fotocopia de DPI o Cdula de solicitante


Fotocopia de DPI o Cdula de beneficiario (a) si fuera menor de edad certificacin de nacimiento
Certificado mdico
Carta de solicitud
Recibo de agua o luz
(Deber entregar papelera los primeros 5 das de cada mes)

No.

Descripcin Secuencial

1.

Brindar informacin al vecino (a), sobre los requisitos que deben llenar para optar
al beneficio.

2.

Recibir y revisar papelera.

3.

Gestin de certificado mdico si l o la interesado (a) no tiene los medios para


hacerlo.

4.

Elaboracin y entrega de carta de solicitud a la institucin donante

5.

Entrega de papelera solicitada a la institucin donante

5.

Visita domiciliaria de parte de la institucin donante al beneficiario

6.

De ser caso positivo para la donacin de silla de ruedas, se brinda el traslado al


paciente y un acompaante al lugar donde se le es entregada la misma.

521

Responsable

Encargado de rea Social

Donacin Sillas de Ruedas


Desarrollo Social y
Econmico

Inicio

Brindar informacin al
vecino (a), sobre los
requisitos que deben
llenar para optar al
beneficio.

Recibir y revisar
papelera.

Gestin de certificado
mdico si l o la
interesado (a) no tiene
los medios para
hacerlo

Elaboracin y entrega
de carta de solicitud a
la institucin donante

Entrega de papelera
solicitada, a la
institucin donante

Visita domiciliaria de
parte de la institucin
donante al beneficiario

De ser caso
positivo para la
donacin de silla
de ruedas, se
brinda traslado al
paciente y un
acompaante al
lugar donde se le
es entregada la
misma

Fin

522

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Donacin de artculos para la movilidad

Indefinido

(bastones, muletas y andadores)

Descripcin General:
Es el apoyo dirigido al vecino pinulteco de escasos recursos, con algn impedimento fsico y/o enfermedad, con el objetivo de
brindar mejores condiciones de vida.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Dos fotografas del vecino que opta al beneficio

Recibo de agua o luz para verificacin de direccin

Nmero de telfono

Dos fotografas del vecino beneficiado con su artculo de movilidad

Efectuar costo de donacin

No.

Descripcin Secuencial

1.

Brindar informacin al vecino (a), sobre los requisitos que deben llenar para
optar al beneficio.

2.

Toma de fotografas del vecino, recepcin y revisin de papelera.

Entrega de requisitos solicitados a la institucin donante y recepcin del artculo


de movilidad

Entrega de artculo de movilidad y toma de fotografas al vecino ya con el


artculo donado

Envo de fotografas de entrega de artculo de movilidad a la institucin donante

523

Responsable

Direccin de Desarrollo Social y


Econmico y Encargada de rea
Social

Donacin de artculos para la


mobilidad (bastones, muletas y
andadores)
Desarrollo Social y
Econmico

Inicio

Brindar informacin al
vecino (a), sobre los
requisitos que deben
llenar para optar al
beneficio.

Toma de fotografas
del vecino, recepcin
y revisin de
papelera

Entrega de requisitos
solicitados a la
institucin donante y
recepcin del artculo
de movilidad

Entrega de artculo de
movilidad y toma de
fotografas al vecino
ya con el artculo
donado

Envo de fotografas
de entrega de artculo
de movilidad a la
institucin donante

Fin

524

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Desarrollo Social y Econmico
Departamento de Desarrollo Social

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Donacin de vveres y/o paales

8 das.

Descripcin General:
Es el apoyo dirigido al vecino pinulteco de escasos recursos, con el objetivo de suplir algunas de las necesidades bsicas y
brindar mejores condiciones de vida.
Usuarios:

Vecinos del Municipio de Santa Catarina Pinula.

Requisitos:

Asistir a audiencia los das martes o jueves y exponer su situacin actual

No recibir bolsa de vveres del Programa impulsado por el gobierno

No.

Descripcin Secuencial

1.

Ingresar a audiencia con el Seor Alcalde

2.
3.

Presentarse a Direccin de Desarrollo Social y Econmico con nota de trabajo


referida por Alcalda Municipal
Firmar o poner huella en oficio y recepcin de bolsa de vveres.

525

Responsable

Direccin de Desarrollo Social y


Econmico

Donacin de vveres y/o


paales
Desarrollo Social y
Econmico

Inicio

Ingresar a audiencia
con el Seor Alcalde

Presentarse a
Direccin de
Desarrollo Social y
Econmico con nota
de trabajo referida por
Alcalda Municipal

Firmar o poner huella


en oficio y recepcin
de bolsa de vveres

Fin

526

Direccin de Administracin Financiera


Integrada Municipal

Autorizacin de una orden de compra y pago en el SICOIN

Autorizar una orden de compra y pago en el SICOIN que no afecta el


presupuesto - CUR contable

Pagos de retenciones

Revisin de fondos rotativos o cajas chicas

Conciliaciones bancarias

Solvencia de bienes o finiquito

Solvencia municipal

Entrega de cheque a proveedores

527

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Autorizacin de una orden de compra y pago en el SICOIN

05 minutos

Descripcin General:
Procedimiento para el registro del gasto en el SICOIN (las operaciones efectuadas a travs de este sistema tendrn que ser
realizada en lnea, a travs de Internet), por medio de la verificacin de lo realizado por el Departamento de Compras en cuanto a
ingresar correctamente la partida presupuestaria y asignado el gasto.
Usuarios:
Departamento de Compras
Requisitos:
La orden de compra y pago debe de contar con lo siguiente:
o Pro-forma o cotizacin autorizada por Alcalda.
o Solicitud de requerimiento autorizada por el Alcalde Municipal.
o Orden de compra con todas las firmas correspondientes.
o Fotocopia de la factura.
o Ingreso a bodega o constancia de recepcin del producto o servicio.
No.
1.
2.

Descripcin Secuencial
Recibe las rdenes de compra y pago.
Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrado Sistema

Ingresa al mdulo de ejecucin de gastos.

4.

Ingresa a la opcin registro de gasto.

5.

Ingresa a la opcin comprobante de gasto

7.

de Contabilidad

Integrado (SICOIN).

3.

6.

Responsable

Analista de Presupuesto

Ingresa a la opcin 121102 Santa Catarina Pinula


Selecciona el Comprobante nico de Registro (CUR) de gasto de la orden de
compra

528

8.

Revisa la partida presupuestaria y la cabecera del CUR

Jefe Departamento de
Presupuesto

9.

Aprueba el CUR cuando los datos estn correctos

529

Autorizacin de una Orden de Compra y Pago en el


SICOIN

Analista de Presupuesto

Jefe Departamento de
Presupuesto

Inicio

Recibe ordenes de compra


y pago

Ingresa al Sistema de
Contabilidad Integrado
SICOIN

Ingresa al modulo de
Ejecucin de gastos

Ingresa a la opcin registro


de gasto

Ingresa a la opcin
comprobante de gasto

Ingresa a la opcin 121101


Santa Catarina Pinula

Selecciona el Comprobante
nico de Registro CUR de
gasto de la orden de
compra

Revisa la partida
presupuestaria y la
cabecera del CUR

Aprueba el CUR cuando


los datos estn correctos

Fin

530

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Autorizar una orden de compra y pago en el SICOIN que no afecta

3 a 5 minutos

el presupuesto - CUR contable


Descripcin General:
Registro en el SICOIN de la operacin del CUR.
Usuarios:
Departamento de Contabilidad y Departamento de Presupuesto
Requisitos:
La orden de compra y pago debe de contar:
o Resolucin del Concejo segn sea el caso.
o Todas las firmas correspondientes en la orden de compra y pago.
No.

Descripcin Secuencial

1.

Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrado SICOIN.

2.

Ingresa al mdulo de contabilidad.

3.

Ingresa a la opcin registro contable.

4.

Ingresa a la opcin comprobante contable.

5.

Ingresa a la opcin 121102 Santa Catarina Pinula.

6.

Crea el registro contable.

7.

Aprueba el registro contable.

Responsable

Auxiliar de Contabilidad

Jefe Departamento de Contabilidad

531

Autorizar una Orden de Compra y Pago en el SICOIN


que no Afecta el Presupuesto CUR contable

Auxiliar de Contabilidad

Jefe Departamento de
Contabilidad

Inicio

Ingresa al Sistema de
Contabilidad Integrado
SICOIN

Ingresa al modulo de
contabilidad

Ingresa a la opcin registro


contable

Ingresa a la opcin
comprobante contable

Ingresa a la opcin 121102


Santa Catarina Pinula

Aprueba el registro
contable

Crea registro contable

Fin

532

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Agosto, 2013

Pagos de retenciones

Tiempo:
De 5 a 8 minutos

Descripcin General:
Registrar contablemente el pago de las retenciones que se realizan a los sueldos y salarios del personal.
Usuarios:
Departamento de Contabilidad
Requisitos:
Contar con todas las firmas correspondientes en la orden de compra y pago.
No.

Descripcin Secuencial

1.

Recibe las rdenes de compra del encargado de las nminas de contabilidad.

2.

Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrado SICOIN.

3.

Ingresa al mdulo de Tesorera.

4.

Ingresa a operaciones de caja.

5.

Ingresa a ejecucin de pago a acreedores.

Responsable

Auxiliar de Pagos

6.
7.

Revisa los totales y cuentas de retenciones comparando con las rdenes de


compra.
Aprueba el pago de retenciones.

Jefe Departamento de Tesorera

533

Pagos de Retenciones

Auxiliar de Pagos

Jefe Departamento de
Tesorera

Inicio

Recibe las ordenes de


compra del encargado de
las nominas de contabilidad

Ingresa a SICOIN

Ingresa al modulo de
Tesorera

Ingresa a operaciones de
caja

Ingresa a ejecucin de
pago a acreedores

Revisa los totales y


cuentas de retenciones
comparando con las
ordenes de compra

Aprueba el pago de
retenciones

Fin

534

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Revisin de fondos rotativos o cajas chicas

30 minutos

Descripcin General:
Es el procedimiento por medio del cual se revisa la conformacin de los fondos rotativos o cajas chicas en el sistema de SICOIN.
Usuarios:
Departamento de Contabilidad.
Requisitos:
Orden de compra y pago
Facturas autorizadas
Orden de compra y pago con firmas respectivas
Ingreso a bodega cuando sea necesario.
Cargos a inventario cuando sea necesario.
No.

Descripcin Secuencial

1.

Elabora el CUR contable de constitucin de fondo rotativo para iniciar.

2.

Revisa que los gastos estn aplicados correctamente en cada reposicin.

3.

Revisa las partidas y cabecera del CUR de gasto.

4.

Aprueba el CUR de gasto.

5.

Solicita reposicin del fondo rotativo.

Responsable
Auxiliar de Contabilidad

Jefe Departamento de Contabilidad

Auxiliar de Contabilidad
6.

Registra el CUR contable para la reposicin del fondo rotativo solicitado

7.

Aprueba el CUR contable de reposicin de fondo rotativo.

535

Jefe Departamento de Contabilidad

Revisin de Fondos Rotativos o Cajas Chicas

Auxiliar de Contabilidad

Jefe Departamento de
Contabilidad

Inicio

Elabora el CUR contable


de constitucin de fondo
rotativo para iniciar

Revisa que los gastos


estn aplicados
correctamente en cada
reposicin

Revisa las partidas y


cabecera del CUR de gasto

Aprueba el CUR de gasto

Solicita reposicin del


fondo rotativo

Registra el CUR contable


para la reposicin del fondo
rotativo solicitado

Aprueba el CUR contable


de reposicin de fondo
rotativo

Fin

536

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Conciliaciones bancarias

De 3 a 10 horas

Descripcin General:
Consiste en comparar y confrontar los registros contables y bancarios para determinar la veracidad de los datos.
Usuarios:
Departamento de Contabilidad
Requisitos:
Estado de cuenta del banco en original.
Documentacin de respaldo original.
No.

Descripcin Secuencial

1.

Ingresar el saldo final del mes anterior como saldo inicial del mes actual.

2.

Imprimir el estado de cuenta del mes.

3.

Registro y revisin de notas de crdito y dbito.

Responsable

Auxiliar de Contabilidad
4.

Registro y revisin de cheques emitidos y depsitos efectuados

5.

Registro y revisin de documentos en circulacin (dbitos, crditos y cheques).

6.

Ingresar el saldo final del estado de cuenta para su cuadre.

537

Conciliaciones Bancarias

Auxiliar de Contabilidad

Inicio

Ingresa el saldo final del


mes anterior como saldo
inicial del mes actual

Imprime el estado de
cuenta del mes

Registra y revisa las notas


de crdito y dbito

Registra y revisa los


cheques emitidos y
depsitos efectuados

Registra y revisa los


documentos en circulacin

Ingresa el saldo final del


estado de cuenta para su
cuadre

Fin

538

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Solvencia de bienes o finiquito

3 a 5 minutos

Descripcin General:
Es la constancia de solvencia que se extiende al personal municipal de haber entregado los bienes asignados en su totalidad, al
dar por concluida la relacin laboral.
Usuarios:

Departamento de Contabilidad

Requisitos:

Notificacin de la baja de un empleado.

Solvencia de la Direccin Administrativa.

Solvencia del jefe inmediato superior.

Solvencia de multas de trnsito, en caso de tener asignado vehculo.

No.
1.
2.
3.
4.
5.

Descripcin Secuencial

Responsable

Verifica en la tarjeta de responsabilidad los bienes que tiene asignados el


empleado.
Constata que los bienes se encuentren fsicamente en el lugar de trabajo.

Auxiliar de Inventario

Extiende solvencia de inventario o finiquito correspondiente y firma el mismo.


Traslada al Director de DAFIM para su visto bueno.
Recibe, revisa y firma solvencia de inventario o finiquito.
Traslada al Auxiliar de Inventario.
Proporciona original al interesado y archiva la copia.

539

Director DAFIM
Auxiliar de Inventario

Solvencia de Bienes o Finiquito

Auxiliar de Inventario

Director DAFIM

Inicio

Verifica en la tarjeta de
responsabilidad los bienes
que tiene asignados el
empleado

Constata que los bienes se


encuentren fsicamente en
el lugar de trabajo

Extiende Solvencia de
inventario o finiquito
correspondiente y firma el
mismo

Traslada solvencia de
Inventario o finiquito para
Visto Bueno

Recibe solvencia de
Inventario o finiquito

Revisa y firma solvencia de


inventario o finiquito

Proporciona original al
interesado y archiva la
copia

Fin

540

Traslada solvencia de
Inventario o finiquito

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Solvencia Municipal

5 a 10 minutos

Descripcin General:
Es el procedimiento por el cual las personas individuales o jurdicas solicitan se les extienda Solvencia Municipal.
Usuarios:

Vecinos del Municipio.

Requisitos:

No.
1.

Solicitud formal de la persona interesada.


Descripcin Secuencial

Responsable

Se solicita al interesado a nombre de quien necesita la Solvencia Municipal.


Solicita a la Direccin de Catastro, Servicios Pblicos, Juzgado Municipal y

2.

Planificacin y Trnsito, informen si la persona tiene algn pendiente y en el


caso de Catastro se desglose cuantas propiedades tiene y si adeuda alguna
cantidad por concepto de IUSI.

3.

Al recibir la informacin, siempre se revisa nuevamente en el mdulo de

Receptor

Consultas del SAM e INDIGO 2.0

4.

Si la persona o institucin tuviera algo pendiente de cancelar a la Municipalidad


se le informa para que haga efectivo su pago

5.

Procede a realizar la Solvencia respectiva

6.

Se traslada a caja y se le informa a la persona que se sirva pasar a cancelar.

Vecino

Entrega Solvencia Municipal, previo pago, le firman la copia de recibido, en


7.

dicha copia anotan el nmero de recibo con el cual cancelaron y trasladan la

Receptor

copia a Encargada de Ingresos


8.

Se archiva la copia en file de Solvencias Municipales

541

Auxiliar de Ingresos

Solvencia Municipal

Receptor

Vecino

Auxiliar de Ingresos

Inicio

Solicita al interesado a
nombre de quien necesita
la Solvencia Municipal

Solicita a Direccin de
Catastro, Servicios
Pblicos, Juzgado
Municipal, Planificacin y
Transito, informen si la
persona tiene algn
pendiente

En el caso de Catastro se
desglosa cuantas
propiedades tiene y si
adeuda alguna cantidad
por concepto de IUSI

Al recibir la informacin,
siempre se revisa
nuevamente en el modulo
de Consultas del SAM e
INDIGO 2.0

Si la persona o institucin
tuviera algo pendiente de
cancelar a la Municipalidad
se le informa para que
haga efectivo su pago

Procede a elaborar la
solvencia respectiva

Traslada solvencia

Recibe solvencia

Recibe copia

Entrega solvencia
Municipal, previo pago, le
firman la copia de recibido,
en dicha copia anotan el
nmero de recibo con el
cual cancelaron

Realiza pago
correspondiente

Archiva la copia en file de


Solvencias Municipales

Traslada copia

Fin

542

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Administracin Financiera Integrada Municipal
Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Entrega de cheque a proveedores

3 a 5 minutos

Descripcin General:
Es el proceso final para pago a proveedores en ventanilla.
Usuarios:

Proveedores

Requisitos:

Se solicita al proveedor identificacin para entregar el cheque.

Sello de la empresa.

Fecha, Firma, No. de Cdula, de quien recibe el pago

No.

Descripcin Secuencial

1.

Responsable

Busca el cheque para que la persona firme y anote nmero de cdula de


vecindad y el sello de la empresa.
Revisa que la factura sea el mismo nmero que fue registrada en el SICOIN, as
como el valor sea el correcto en nmeros y letras y que est a nombre de la

2.

Municipalidad, que el NIT sea el correcto, que no tenga ninguna enmienda o


correccin, que el producto que se describe en la orden de compra y pago sea
el mismo de la factura

3.
4.

Si la factura es cambiaria debern de emitir el recibo de caja, si no es cambiaria


que tenga su respectivo sello de cancelado
Entrega cheque original al interesado.

543

Auxiliar de Pagos

Entrega de Cheque a
Proveedores

Auxiliar de Pagos

Inicio

Busca el cheque para que


la persona firme y anote
numero de cedula de
vecindad y el sello de la
empresa

Revisa que la factura sea el


mismo nmero que fue
registrado en el SICOIN, y
verifica que los datos esten
correctos

Si la factura es cambiaria
debern emitir el recibo de
caja, si no es cambiaria
que tenga su respectivo
sello de cancelado

Entrega cheque original al


interesado

Fin

544

Direccin de Polica Municipal


de Seguridad

Formacin de personal inicio de labores

Relevo del punto de servicio

Relevo de armas

Relevo de vehculos

Relevo en los puestos de servicios

Revisin de personas externas a las instalaciones municipales

Realizacin de patrullajes

Apoyo a los vecinos en servicios sociales

Accidente de trnsito

Incidentes de seguridad

Reporte interno

Servicio en central de radio

545

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Formacin de personal inicio de labores

30 minutos

Descripcin General:
Formacin del personal al inicio de las labores para darles las instrucciones del da.
Usuarios:
Personal de la PM.
Requisitos:

Uniforme impecable.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Se llama a formacin a los agentes, por orden de mando verbal y se pasa lista.

2.
3.
4.

Se da inicio con una oracin al rey de reyes y seor de seores. (Dios todo
poderoso)
Si hay algn agente faltando se reporta por escrito a la direccin para la
notificacin a Direccin Administrativa.
Se manda abrir filas para revisin fsica de los agentes.
Se revisa que todos los agentes cuenten con el equipo bsico que a

Oficial Seguridad de Bienes


Municipales

continuacin se detalla:

5.

Responsable

Completamente uniformado
Chapa e insignias
Libreta
Lapicero
Gorgorito
Reloj
Batn
Pauelo
Suter o Chumpa
Peine
Espejo

546

Corta uas

Revista de higiene personal consistente en:


Pelo recortado
6.

Uas cortas y limpias.


Barba recortada
Bigote recortado.
Y que no se encuentre bajo ningn efecto de estupefacientes o alcohol.
Revista de la presentacin del personal, consistente en:
Uniforme limpio y planchado

7.

Oficial Seguridad de Bienes

Playera blanca en buen estado

Municipales

Insignias completas
Zapatos lustrados
8.

En la formacin se hacen las recomendaciones y refresco de consignas en cada


uno de los puestos de servicio.

9.

Se delega un tiempo a los agentes por cualquier duda, pregunta o sugerencia.

10.

Se manda a romper filas para los respectivos relevos de puestos fijos.

11.

Se traslada a los agentes a cada uno de los puestos de servicio.

547

Formacin de Personal Inicio


de Labores
Oficial Seguridad de
Bienes Municipales

Inicio

Llama a formacin a los


agentes, por orden de mando
verbal y pasa lista

Inicia con oracin

Si falta algn agente, realiza


reporte escrito a la Direccin
para la notificacin a Direccin
Administrativa

Manda a abrir filas para


revisin fsica de los agentes

Revisa que todos los agentes


cuenten con el equipo bsico
establecido

Revisa higiene personal

Revisa presentacin personal

Hace las recomendaciones y


refresco de consignas en cada
uno de los puestos de servicio

Delega un tiempo a los


agentes por cualquier duda,
pregunta o sugerencia

Manda a romper filas para los


respectivos relevos de
puestos fijos

Se traslada a los agentes a


cada uno de los puestos de
servicio

Fin

548

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Relevo del punto de servicio

05 minutos

Descripcin General:
Son las instrucciones a la hora del relevo sobre aspectos de seguridad y consignas del puesto asignado.
Usuarios:
Personal de la Polica Municipal.
Requisitos:
Ninguno
No.

Descripcin Secuencial

1.

Se releva el puesto asignado.

2.

Se reciben consignas e informacin del puesto de servicio de forma verbal.

3.

Se revisa el libro de conocimientos.

4.

Se recibe el arma se cuentan los cartuchos y el estado de la misma.

5.

Recibe el radio porttil, revisando su estado y funcionamiento.

6.
7.
8.
9.

Cualquier anomala se reporta al mando inmediato superior de forma verbal y


este procede a donde corresponde por escrito.
Entrega de otros en el puesto de servicio: llaves, candados y cualquier otro
accesorio.
Revisin general del puesto de servicio.
Si se encuentran irregularidades se reporta al mando inmediato superior de
forma verbal y este procede a donde corresponde por escrito.

549

Responsable

Agente Polica Municipal

Relevo del Punto de Servicio

Agente Polica Municipal

Inicio

Se releva el puesto asignado

Recibe consignas e
informacin del puesto de
servicio de forma verbal

Revisa el libro de
conocimientos

Recibe el arma, cuenta los


cartuchos y el estado de la
misma

Recibe el radio porttil,


revisando su estado y
funcionamiento

Cualquier anomala la reporta


al mando inmediato superior
de forma verbal y este
procede a donde corresponde
por escrito

Entrega cualquier otro


accesorio necesario en el
puesto de servicio

Realiza revisin general del


puesto de servicio

Si encuentra irregularidades,
las reporta al mando superior
de forma verbal y este
procede a donde corresponde
por escrito

Fin

550

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Relevo de armas

05 minutos

Descripcin General:
Se realiza el relevo de armas, dando las recomendaciones para la prevencin de cualquier accidente con el manejo de las
mismas.
Usuarios:
Personal de la Polica Municipal.
Requisitos:
Ninguno.
No.

Descripcin Secuencial

1.

Solicita el arma.

2.

Retira el cargador del arma.

3.

Abre la recmara y verificar que no tenga cartucho la misma.

4.
5.

Nunca maniobrar el arma cuando no se encuentre en un polgono y reciba la


orden de fuego.
Si existe algn desperfecto se informa a su mando inmediato superior y este
procede con reporte por escrito a donde corresponde.

551

Responsable

Agente Polica Municipal

Relevo de Armas

Agente Polica Municipal

Inicio

Solicita el arma

Retira el cargador del arma

Abre la recamara y verifica


que no tenga cartucho la
misma

Nunca maniobra el arma


cuando no se encuentre en un
polgono y reciba la orden de
fuego

Si existe algn desperfecto,


informa a su mando inmediato
superior y este procede con
reporte por escrito a donde
corresponde

Fin

552

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Relevo de vehculos

10 minutos

Descripcin General:
Entrega y recepcin de vehculos de la Direccin de la Polica Municipal en cada turno.
Usuarios:
Personal de la PM.
Requisitos:
Ninguno.
No.

Descripcin Secuencial

1.

Recepcin de la unidad asignada.

2.

Revisin de la limpieza interna y externa de la unidad.

3.

Verifica el estado de la unidad (pintura, tapicera llantas y luces).

4.
5.
6.
7.
8.
9.

Responsable

Si tiene algn golpe o desperfecto se informa a su mando inmediato superior y


este procede con reporte interno a donde corresponde.
Se revisan los niveles de lquidos de la unidad (agua, aceite, hidrulico y

Agente de Patrulla

combustible).

Polica Municipal

Si le faltar alguno de estos lquidos informar al mando inmediato superior y


este procede por escrito a donde corresponde, para su requerimiento.
Verifica el equipamiento bsico (llanta de repuesto, tricket y su llave, cables para
corriente y tringulos de emergencia).
Si faltara algo del equipamiento informar al mando inmediato superior y este
proceder con reporte por escrito a donde corresponde.
Inicia sus labores.

553

Relevo de Vehculos
Agente de Patrulla
Polica Municipal

Inicio

Recibe la unidad asignada

Revisa limpieza interna y


externa de la unidad

Verifica el estado externo de


la unidad

Si tiene algn golpe o


desperfecto, informa a su
mando superior, y este
procede con reporte interno a
donde corresponde

Revisa los niveles de lquidos


de la unidad

Si falta alguno de estos


lquidos, informa al mando
inmediato superior y este
procede por escrito a donde
corresponde para su
requerimiento

Verifica el equipamiento
bsico

Si falta algo del equipamiento


informa al mando inmediato
superior y este procede por
escrito a donde corresponde

Inicia sus labores

Fin

554

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Relevo en los puestos de servicios

12 24 horas

Descripcin General:
Procedimiento para relevar al Agente de Polica Municipal en su puesto de servicio.
Usuarios:

Personal de la Polica Municipal.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Llega al puesto de servicio.

2.

Releva el puesto recibiendo el equipo y verificacin del estado del mismo.

3.

Esta siempre atento de todo lo que pasa y de las personas estn a su alrededor.

4.
5.

Si hubiera algn percance, se informa al mando inmediato superior y este


procede con reporte por escrito a donde corresponde.
Lleva los controles escritos de lo que ingresa y sale del puesto de servicio.

555

Responsable

Agente Polica Municipal

Relevo en los Puestos de


Servicio

Agente Polica Municipal

Inicio

Llega al puesto de servicio

Releva el puesto recibiendo el


equipo y verificacin del
estado del mismo

Esta siempre atento de todo lo


que pasa y de las personas
que estn a su alrededor

Si hubiera algn percance,


informa al mando inmediato
superior y este procede con
reporte por escrito a donde
corresponde

Lleva los controles escritos de


lo que ingresa y sale del
puesto de servicio

Fin

556

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Revisin de personas externas a las instalaciones municipales

1 minuto

Descripcin General:
Mantener el estricto control para que no ingresen armas de fuego a las instalaciones municipales u otro tipo de artefacto que
ponga en riesgo las vidas humanas o bienes municipales.
Usuarios:

Personal de la Polica Municipal.

Requisitos:

Ninguno.

No.
1.
2.

Descripcin Secuencial

Responsable

Saluda al visitante con educacin y amabilidad en alto a la entidad que


representa.
Est siempre atento al control de detector de metales si existe en el puesto de
servicio.
Revisa todo objeto de visitantes si fuera necesario a la persona dependiendo del

3.

alto nivel que represente de sospecha.


(Un agente masculino no puede registrar a una persona femenina segn artculo
25 de la Constitucin de la Repblica.)

4.
5.
6.

Las armas deben ser depositadas en un mueble especial para tal efecto
ubicado en los puestos de servicio.
Si se encuentra algo fuera de lo normal toma las medidas necesarias e informa
al mando superior inmediato por la va ms rpida.
Cuando el cliente finalice el trmite a realizar, se le entrega el arma para
retirarse del lugar.

557

Agente Polica Municipal

Revisin de Personas
Externas a las Instalaciones
Municipales

Agente Polica Municipal

Inicio

Saluda al visitante con


educacin y amabilidad

Esta siempre atento al control


del detector de metales

Revisa todo objeto de


visitantes si fuera necesario a
la persona dependiendo del
nivel de sospecha que
represente

Un agente masculino no
puede registrar a una persona
femenina

Las armas debern ser


depositadas en un mueble
especial para tal efecto
ubicado en los puestos de
servicio

Si encuentra algo fuera de lo


normal, tomar las medidas
necesarias e informara al
mando superior inmediato por
la via mas rapida

Cuando el cliente finalice el


tramite a realizar, se le
entregara el arma para
retirarse del lugar

Fin

558

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Realizacin de patrullajes

12 24 horas

Descripcin General:
Verificacin de todos los puestos de servicio e informar cualquier anomala a la central de radio.
Usuarios:

Personal de la Polica Municipal.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Est pendiente de todo lo que sucede en el recorrido que realice e informa a la


1.

central de radio de sobre: accidentes de trnsito, fugas de agua, carros


descompuestos, basureros clandestinos.

2.
3.

Agente de Polica Municipal/

Central de radio har las coordinaciones a la Direccin que corresponda lo


reportado.
Documenta con fotografas los bienes municipales que supervise con el fin de
evidenciar la presencia en el rea.

559

Agente de Patrulla

Realizacin de Patrullajes
Agente Polica Municipal
Agente de Patrulla

Inicio

Est al pendiente de todo lo


que sucede en el recorrido
que realice e informa a la
central de radio sobre
accidentes de transito, fugas
de agua, carros
descompuestos, basureros
clandestinos

Central de Radio har las


coordinaciones a la Direccin
que corresponda lo reportado

Documenta con fotografas los


bienes Municipales que
supervise con el fin de
evidenciar la presencia en el
rea

Fin

560

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Apoyo a los vecinos en servicios sociales

Variable

Descripcin General:
Colaborar en cuanto sea posible con vecinos del Municipio en cualquier actividad o incidente que sea solicitado, usando criterio
dependiendo de la situacin.
Usuarios:

Personal de la Polica Municipal.

Requisitos:

Ninguno.

No.
1.
2.
3.

Descripcin Secuencial

Responsable

Al momento de encontrar un incidente, toma las medidas de seguridad


necesarias, reporta a central de radio para las respectivas coordinaciones.
Central de Radio lleva su propio control en la bitcora diaria.
Al retirarse del lugar despus de cualquier situacin reporta a la Central de
Radio.

561

Agente Municipal/
Agente de Patrulla

Apoyo a los Vecinos en


Servicios Sociales
Agente Polica
Municipal
Agente de Patrulla

Inicio

Al momento de
encontrar un incidente,
toma las medidas de
seguridad necesarias

Reporta a Central de
Radio para las
respectivas
coordinaciones

Central de Radio llevara


su propio control en la
bitcora diaria

Al retirarse del lugar


despus de cualquier
situacin reporta a la
Central de Radio

Fin

562

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Accidente de trnsito

Variable

Descripcin General:
Procedimiento para coordinar, informar y controlar la situacin en el lugar del accidente de trnsito.
Usuarios:

Personal de la Polica Municipal.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

En el momento de encontrar un accidente toma las medidas de necesarias en


1.

cuanto a seguridad se refiere asegurar el rea personal y para la persona o


personas que encuentren en riesgo de perder la vida.
Si en el lugar hay personas heridas o fallecidas hacer las coordinaciones con

2.

central para el respectivo trmite (Cuerpos de socorro, PNC y MP si la situacin


lo amerita).

3.

De todos los procedimientos se presenta reporte escrito de lo sucedido.

563

Agente de Patrulla

Accidente de Trnsito
Agente de Patrulla

Inicio

En el momento de
encontrar un accidente
toma las medidas
necesarias en cuanto a
seguridad
Asegura el rea personal
y para la persona o
personas que se
encuentren en riesgo de
perder la vida

Si en el lugar hay
personas heridas o
fallecidas, hace las
coordinaciones con
Central para el
respectivo trmite

De todos los
procedimientos,
presenta reporte escrito
de lo sucedido

Fin

564

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Incidentes de seguridad

Variable

Descripcin General:
Estar preparado para cualquier eventualidad en su punto de servicio y los alrededores.
Usuarios:

Personal de la Polica Municipal.

Requisitos:

Ninguno.

No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

Informa al mando inmediato superior y a Central de Radio en el momento de


encontrar un accidente tomar las medidas de seguridad.
Verifica si cerca del lugar hay personas sospechosas e informar a Central de
radio lo siguiente:

2.

3.
4.

Direccin exacta con punto de referencia

Cantidad de personas

Como estn vestidas

Si esta a su alcance si portan armas

En que se conducen

Que rumbo tomaron

Agente de Polica Municipal/


Agente de Patrulla

Coordina con PNC y unidades de emergencia (bomberos, ambulancia, entre


otros).
Documenta con fotografas.

565

Incidentes de Seguridad
Agente de Polica
Municipal
Agente de Patrulla

Inicio

Informa al Mando
Superior y a Central de
Radio en el momento de
encontrar un accidente,
tomando todas las
medidas de seguridad

Verifica si cerca del lugar


hay personas
sospechosas e informa a
Central de Radio los
datos necesarios

Coordina con PNC y


unidades de emergencia

Documenta con
fotografias

Fin

566

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Reporte interno

10 a 15 minutos

Descripcin General:
Elaboracin de Reporte Interno para llevar control de todos los incidentes en forma diaria.
Usuarios:

Personal de la Polica Municipal.

Requisitos:

Ninguno.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Redacta el reporte interno y escribir como mnimo lo siguiente:


Cundo sucedi
Dnde sucedi
1.

Hora de lo sucedido

Agente Polica Municipal/

Qu sucedi

Agente de Patrulla

Quin fue la victima


Que le sucedi
2.

Entregar

el reporte interno al jefe inmediato superior para su trmite

correspondiente

567

Reporte Interno
Agente de Polica
Municipal
Agente de Patrulla

Inicio

Redacta el reporte interno y


escribe datos generales
mnimos.

Entrega el reporte interno al


Jefe Inmediato Superior para
su trmite correspondiente

Fin

568

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin de Polica Municipal de Seguridad

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Servicio en central de radio

12 24 horas

Descripcin General:
Informar a donde corresponda todo lo reportado e ingresado a la Central de Radio.
Usuarios:

Dependencias de la Institucin.

Requisitos:

No.

Ninguno.
Descripcin Secuencial

Responsable

Releva el puesto recibiendo el equipo y verificando que se encuentre en buen


1.

estado, de no ser as informar a su inmediato superior, este reportar por


escrito a la Direccin de la Polica Municipal.
Recibe todas las consignas relacionadas a Central de Radio, as como las

2.

ordenadas por la superioridad, directores, vecinos del municipio y pblico en


general, con el fin de demostrar el buen desarrollo municipal, y con esto
asegurar el servicio cinco estrellas.

569

Agente Polica Municipal

Servicio en Central de Radio

Agente Polica Municipal

Inicio

Releva el puesto recibiendo el


equipo y verificando que se
encuentre en buen estado, de
no ser as, informa a su
Inmediato Superior, este
reportara por escrito a la
Direccin de la Polica
Municipal

Recibe todas las consignas


relacionadas a Central de
Radio, asi como las
ordenadas por la superioridad

FIn

570

Direccin de Polica Municipal de Trnsito

Reporte de faltas al reglamento del personal

Consignacin de vehculos con gra

Emisin y anulacin de boletas de infraccin de trnsito

Anulacin de boletas por mala redaccin o por deterioro

Consignacin de documentos, tarjeta de circulacin y licencia de


conducir

Vehculos con multas pendientes (insolventes)

Infraccin a vehculos con placas extranjeras

Accidentes de trnsito con daos materiales

Accidentes de trnsito con personas heridas o fallecidas

Accidentes de trnsito con vehculos de PMT con daos materiales

Apoyo a actividades en la va pblica

Regulacin de trnsito

Movilizacin de vehculos abandonados y chatarra

Conductores en estado de ebriedad

Obtencin de la tarjeta de rodaje

571

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:
Agosto, 2013

Nombre del procedimiento:

Reporte de Faltas al reglamento del personal

Tiempo:
1 da

Descripcin General:
Indica que cualquier elemento que cometa una falta, cualquiera que esta sea, debe ser reportado inmediatamente por el mando
superior, para que ste reporte y siga los conductos respectivos hasta llegar a la direccin donde se analizar y se proceder
conforme lo indica el reglamento Interno.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Es obligatorio que todo agente de la Polica Municipal de Trnsito conozca todas las reglas disciplinarias a cumplir
dentro de la institucin y las sanciones que cada una conlleva. Deben conocer sus obligaciones y responsabilidades
para evitar en lo posible caer en faltas y ser reportados por sus mandos superiores.

No.

Descripcin Secuencial

1.

En el momento que un agente es sorprendido cometiendo una falta al


Reglamento Interno Disciplinario, se procede a redactar un reporte, el cual debe
contener los datos bsicos:
A quien se dirige el reporte.
Nombre y chapa del agente que se reporta.
Falta cometida.
Fecha Hora y Lugar.
Si se nombran otras personas ya sea como testigos o como cmplices
(nombres completos, cdula de vecindad u otro documento de
identificacin y chapa).
Nombre completo de quien reporta.
Firma de enterado del agente que se reporta.

2.

QUIEN AUTORIZA Y D TRMITE:


Corresponde al Jefe de grupo, firmar de visto bueno el reporte y remitirlo al
conducto correspondiente para hacerlo llegar hasta la instancia encargada de
analizar y dictaminar respecto a estos reportes.

3.

Se traslada a Direccin Administrativa para que proceda como corresponde.

572

Responsable

Director

Vecino

Reporte de Faltas al Reglamento del


Personal
Director
Administrativo o
Jefe de Recursos
Humaos

Director

Inicio

Si sorprende a un
Agente
cometiendo una
falta al
Reglamento
Interno
Disciplinario,
procede a
redactar un
reporte, el cual
debe contener los
datos bsicos

Corresponde al
Jefe de Grupo
autorizar y dar
tramite, adems
firmar de visto
bueno el reporte y
remitirlo al
conducto
correspondiente,
para hacerlo llegar
hasta la instancia
encargada de
analizar y
dictaminar
respecto a estos
reportes

Se traslada a
Direccin
Administrativa
para que proceda
como corresponde

Fin

573

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Consignacin de Vehculos

30 min a 4 horas.

Descripcin General:
En este procedimiento se debe procurar que el vehculo que se consigna sea debidamente enganchado tomando todas las
precauciones, realizando un peritaje completo antes de movilizarlo del lugar donde se encuentra, dejndolo en el predio municipal
sin dao alguno, en donde el encargado del predio corroborar los datos de la hoja de peritaje que consign el encargado de gra,
y el propietario del vehculo, si estuviere presente, firmar de enterado, evitando posteriores reclamos por supuestos daos
causados en este movimiento.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Falta al Reglamento de Trnsito que amerite consignacin del vehculo.

No.
1.

2.

3.

Descripcin Secuencial
Define la causa de la posible consignacin del vehculo y de ser posible ubicar
al conductor del mismo.
Realiza revisin general del vehculo antes de engancharlo. (Para no consignar
vehculos involucrados en actos fuera de la ley).
Solicita solvencia de Trnsito PMTSCP y PNC a travs de Central de Radio.
Si el vehculo tiene problema con PNC se coordinar con la sub-estacin

4.

encargada del sector donde se genere la situacin a efecto de que se hagan


cargo del procedimiento
Si en dado caso fuera la sub-estacin de la cabecera municipal, Cristo Rey o

5.

Responsable

El Carmen, se dar seguimiento posterior a efecto de que no se dejen los


vehculos en la va pblica, si no que utilicen el predio municipal.

574

Agente de Trnsito

6.

Documenta con fotografas elocuentes la falta cometida y el procedimiento


completo.

7.

Enganchar el vehculo y trasladarlo al predio municipal.

8.

Informa a Central de Radio de la consignacin.

9.
10.
11.

Informa al piloto del vehculo a consignar, el porqu de la consignacin.


Agente de Trnsito

(Artculo y numeral).
Informa al piloto de la gra y al conductor del vehculo, hacia donde se
trasladara el mismo.
Informa los trmites que debe hacer para la recuperacin de su vehculo
Si el vehculo resulte daado durante el proceso de enganche y traslado

12.

indicarle que deber presentar inconformidad en el Juzgado de Asuntos


Municipales de Trnsito.

13.
14.

Firma el peritaje, mostrando conformidad del estado en el que deja el vehculo.


Realiza reporte y entrega el formulario de consignacin a la secretaria de PMT
para enviarlo a donde corresponde.

575

Vecino
Agente de Trnsito

Consignacin de Vehculos con Gra


Agente de Trnsito

Inicio

Define la causa de la
posible consignacin
del vehculo y de ser
posible ubica al
conductor del mismo

Realiza revisin general


del vehculo antes de
engancharlo

Solicita solvencia de
Trnsito PMTSCP y
PNC a travs de central
de radio

Si el vehculo tiene
problema con PNC, se
coordinara con la subestacin encargada del
sector

Si en dado caso fuera


Sub-estacion de la
Cabecera Municipal,
Cristo Rey o El Carmen,
se dar seguimiento
posterior a efecto de no
dejar vehculos en la va
publica, si no que
utilicen el Predio
Municipal

Documenta con
fotografas elocuentes
la falta cometida y el
procedimiento completo

Engancha el vehculo y
traslada al Predio
Municipal

Informa a Central de
Radio de la
consignacin

Informa al piloto del


vehculo a consignar, el
por que de la
consignacin

576

Vecino

Consignacin de Vehculos con Gra


Agente de Trnsito

Vecino

Informa al piloto de la
gra y al conductor del
vehculo, hacia donde
se trasladara el mismo

Informa los tramites que


debe hacer para la
recuperacin de su
vehculo

Si el vehculo resultare
daado durante el
proceso de enganche y
traslado indicar que
deber presentarse la
inconformidad al
Juzgado de Asuntos
Municipales de Trnsito

Realiza reporte y
entrega el formulario de
consignacin a la
Secretaria de PMT para
enviarlo a donde
corresponde

Fin

577

Firma el peritaje,
mostrando conformidad
del estado en el que
deja el vehiculo

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Emisin y Anulacin de boletas de infraccin de trnsito

10 min.

Descripcin General:
La nica persona con potestad de dejar sin validez, rebajar, modificar una boleta de remisin, alterar el monto o cambiar algn
dato, es el Juez de Asuntos Municipales y de Trnsito y asimismo, nicamente se podr solicitar anulacin de boleta cuando se
cometa un error de redaccin o por deterioro de la boleta en el momento de la imposicin.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Falta al Reglamento de Trnsito que amerite consignacin del vehculo y/o error en la emisin de boleta de remisin..

No.
1.

2.

Descripcin Secuencial
El mando responsable entrega al agente de PMT su talonario de boletas de
infraccin.

Responsable
Oficial de Regulacin de Trnsito

Recibe talonario de boletas de infraccin.


Agente de Trnsito
Se presenta con el conductor del vehculo, dar su nombre, nmero de chapa y

3.

posteriormente le indica la falta cometida (artculo infringido de la ley y


reglamento de trnsito) y la sancin correspondiente.
Informa desde el inicio a central de radio de la colocacin, indicando No. De

4.

boleta a colocar, placa del vehculo, articulo sancionador a utilizar, el radio

Agente de Trnsito

operador le asignara un numero reporte radial (R-R), para llevar el control de


multas impuestas.
Si el conductor no est de acuerdo con la infraccin recibida, el agente le

5.

deber indicar que est en todo su derecho de impugnar la misma en el


Juzgado de Asuntos Municipales de Trnsito dentro de los prximos cinco das
hbiles.

578

Agente de Trnsito

El Juez abrir expediente por cada boleta y despus de dictaminar, proceder a


6.

realizar las modificaciones respectivas en el sistema de infracciones; todo pago


de boletas de infraccin se deber realizar en las cajas municipales o en bancos
autorizados.

7.

Al finalizar su turno el agente deber entregar al jefe de turno o encargado del


control y cierre de boletas impuestas su talonario.

8.

El mando encargado tomara las copias de las boletas impuestas y proceder a


realizar su informe y remitirlo al centro de operaciones; lugar donde son
digitadas las boletas en la base de datos de infracciones

579

Oficial de Regulacin de Trnsito

Emisin y Anulacin de Boletas de


Infraccin de Trnsito
Oficial de
Regulacin de
Trnsito

Agente de Trnsito

Inicio

El mando responsable
entrega al Agente de
PMT su talonario de
boletas de infraccin

Recibe talonario de
boletas de infraccin

Se presenta con el
conductor del vehculo,
emite la boleta de
infraccin e indica la
falta cometida

Informa desde el inicio


a central de radio de la
colocacin, indicando
No. De boleta, placa del
vehculo, articulo
sancionador

Si el conductor no esta
de acuerdo con la
infraccin recibida, el
Agente indica al
conductor que esta en
todo el derecho de
impugnar la misma en
el Juzgado de Asuntos
Municipales de Trnsito

El Juez abrir
expediente por cada
boleta y despus de
dictaminar proceder a
realizar las
modificaciones
respectiva en el sistema
de infracciones

El mando encargado
tomara las copias de las
boletas impuestas y
proceder a realizar
informe y remitirlo al
centro de operaciones,
donde son digitadas la
boletas en la base de
datos de infracciones

Fin

580

Al finalizar el turno
entrega al Jefe o
Encargado del control y
cierre de boletas
impuestas su talonario

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:
Agosto, 2013

Nombre del procedimiento:

Anulacin de boletas por mala redaccin o por deterioro

Tiempo:
10 min.

Descripcin General:
nicamente se podr solicitar al mando superior inmediato la anulacin de una boleta de infraccin cuando se cometa un error de
redaccin o por deterioro de la boleta en el momento de la imposicin y solamente se har por un monto igual o mayor al de la
boleta que se anulara.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

No.

Boleta de remisin emitida.


Descripcin Secuencial

Responsable

Cuando el agente comete un error en la redaccin de la boleta o por otras


1.

causas se deteriora la misma, deber de informar al Oficial o Sub-Oficial para


solicitar la autorizacin de anulacin de la boleta.
Solicita autorizacin para anular la boleta, indicando el porqu de la anulacin y

2.

el nmero de boleta sustituida la cual deber contener los mismos datos de la


boleta anulada (En caso contrario se abre proceso de investigacin).
Al concluir el turno el agente procede a elaborar el informe correspondiente

3.

indicando la situacin que origin la sustitucin, adjuntando para el efecto el


original y las copias de la boleta que fue anulada.

581

Agente de Trnsito

Anulacion de Boletas
por mala Redaccion o
por Deterioro
Agente de Trnsito

Inicio

Cuando el Agente
comete un error en la
redaccin de la boleta o
o por otras causas se
deteriora la misma,
deber informar al
Oficial o Sub-Oficial
para solicitar la
autorizacin de
anulacin de la boleta
Solicita autorizacin
para anular la boleta,
indicando el porque de
la anulacin y el
numero de boleta
sustituida la cual deber
contener los mismos
datos de la boleta
anulada, en caso
contrario se abre
proceso de
investigacin

Al concluir el turno
procede a elaborar
informe correspondiente
indicando la situacin
que origino la
sustitucin, adjuntando
para el efecto el original
y las copias de la boleta
que fue anulada

Fin

582

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Consignacin de documentos, tarjeta de circulacin y licencia

10 min.

de conducir

Descripcin General:
nicamente se podr solicitar al mando superior inmediato la anulacin de una boleta de infraccin cuando se cometa un error de
redaccin o por deterioro de la boleta en el momento de la imposicin y solamente se har por un monto igual o mayor al de la
boleta que se anulara.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Falta al Reglamento de Trnsito que amerite consignacin del vehculo.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

En el momento que una situacin amerite la consignacin de documentos, de


1.

inmediato se debe informar al conductor el motivo de la consignacin y el


artculo que ha infringido.

El agente que consigna los documentos es el responsable de los mismos


mientras finaliza el turno.
Al final del turno procede a elaborar el informe respectivo, describiendo cada

3.

documento, luego los entrega al Oficial o Sub-Oficial para que sean anotados
en el cierre correspondiente de novedades y los anote en el libro.
El Jefe del turno verifica que estn correctos los datos, envindolos

4.

posteriormente a secretaria de PMT para el trmite a Juzgado de Asuntos


Municipales de Trnsito.

583

Agente de Trnsito

Consignacin de
Documentos, Tarjeta de
Circulacin y Licencia de
Conducir

Agente de Trnsito

Inicio

En el momento que unas


situacin amerite
consignacin de
documentos, de inmediato
informa al conductor el
motivo de la consignacin y
el articulo que ha infringido

Es responsable de los
documentos consignados
mientras finaliza el turno

Al finalizar el turno, procede


a elaborar el informe
respectivo, describiendo
cada documento, y entrega al
Oficial o Sub-Oficial para que
sean anotados en el cierre
correspondiente de
novedades y os anote en el
libro

El Jefe de turno verificara


que estn correctos los
datos, posteriormente los
enva a Secretaria de PMT
para el tramite a Juzgado de
Asuntos Municipales de
Trnsito

Fin

584

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Vehculos con multas pendientes (insolventes)

20 min.

Descripcin General:
En este proceso se describe el procedimiento que se debe tener al momento de encontrar un vehculo con multas pendientes de
pago y a ms de 30 das sin efectuar pago correspondiente.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Falta al Reglamento de Trnsito que amerite consignacin del vehculo.

No.
1.

Descripcin Secuencial
Detiene

el vehculo y se solicitan documentos por cualquier

Responsable
falta al

Reglamento.
Con los documentos en nuestra posesin se solicita solvencia de Trnsito de

2.

Santa Catarina Pnula, (en caso de ser sospechoso tambin solvencia de la


PNC va telefnica).
S Central de Radio indica que tiene multas pendiente con ms de 30 das sin

3.

haber sido cancelada, (cantidad de multas, monto, lugar, fecha, hora y nombre

Agente de Trnsito

del conductor) si el agente lo requiere.


Informa al conductor de lo anterior y a la vez, que ser consignado el vehculo,
4.

sobre la base del artculo arriba mencionado, informando hacia donde ser
trasladado.

5.

6.

Informa a su mando superior para que le sea coordinada una unidad para que
escolte al vehculo que se consigna al predio municipal.
Nunca subir el agente al vehculo para conducirlo o bien para acompaar al
conductor del mismo.

585

Agente de Trnsito

Si el conductor presenta renuencia, se coordinara una gra para trasladar el


7.

vehculo y el monto ser cancelado por el mismo. (Ver procedimiento de


traslado de vehculos con gra).

8.

9.

Elabora informe y llenara el formulario correspondiente al finalizar el turno


entregndolo al oficial de turno.
Enva los documentos del vehculo al Juzgado de Asuntos Municipales de
Trnsito.

586

Secretaria Direccin PMT

Vehculos con Multas Pendientes (Insolventes

Agente de Trnsito

Secretaria Direccin
PMT

Inicio

Detiene el vehculo y solicita


documentos por cualquier
falta al reglamento

Con los documentos en su


posesin, solicita solvencia
de transito de Santa Catarina
Pnula, y en caso de ser
sospechoso, solicita
solvencia de PNC

Si Central de Radio indica


que tiene multas pendientes
con mas de 30 dias sin haber
sido cancelada, si el agente
lo requiere

Informa al conductor de las


multas pendientes y que el
vehculo ser consignado e
informa a donde ser
trasladado

Informa al mando superior


para que le sea coordinada
una unidad para que escolte
el vehculo que se consigna
al predio Municipal

Nunca subir al vehculo


para conducirlo o bien para
acompaar al conductor del
mismo

Si el conductor est
renuente, coordina gra para
trasladar el vehculo y el
monto ser cancelado por el
mismo

Elabora informe y llena el


formulario correspondiente al
finalizar el turno,
entregndolo al oficial de
turno

587

Enva los documentos del


vehculo al Juzgado de
Asuntos Municipales de
Trnsito

Fin

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Infraccin a vehculos con placas extranjeras

4 min 2 horas.

Descripcin General:
En este proceso se describe el procedimiento que se debe de cumplir al extender una boleta de remisin a un vehculo que porte
placas extranjeras.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Falta al Reglamento de Trnsito.

No.

Descripcin Secuencial

1.

El procedimiento para infraccionar este tipo de vehculos, es el mismo que para


vehculos nacionales; con la nica diferencia que a estos se les retienen los
documentos del vehculo hasta que procedan a hacer efectivo el pago de la
boleta de remisin que se le extiende, esto debido a que no se tiene un control
de conversin, ya sea de las placas extranjeras que sern cambiadas por
nacionales o los sistemas de multas no estn preparados para el registro de
placas de otros pases; si el conductor porta licencia Nacional no ser
necesario obligarlo a cancelar en el momento, considerando el enlace
con MAYCOM, por lo que se deber llenar los datos correctos de la licencia.

2.

Proporciona tiempo mximo para que cancele y poder devolverle los


documentos es de 2 horas, el vehculo debe de estacionarse en un lugar
seguro.

3.

El conductor del vehculo debe presentar el recibo y fotocopia de pago de dicha


boleta como prueba de que cancelo.

Responsable

Agente de Trnsito

Agente de Trnsito
4.

Adjunta copia de la boleta, al cierre normal de boletas y el recibo de pago al


informe para que este sea enviado al Departamento de Digita.

588

Infraccin a Vehculos con


Placas Extranjeras

Agente de Trnsito

Inicio

El procedimiento para
infraccionar este tipo de
vehculos, es el mismo que
para vehculos nacionales, la
nica diferencia que a estos
se les retienen los
documentos hasta que hagan
efectivo el pago de la boleta
de remisin

Proporciona tiempo mximo


para que cancele de dos
horas, y pedir que estacione
el vehculo en un lugar
seguro

El conductor del vehculo


debe presentar el recibo y
fotocopia de pago de dicha
boleta como prueba de que
cancelo

Adjunta la copia de la boleta


al cierre normal de boletas y
el recibo de pago al informe
para que este sea enviado al
Departamento de Digitacin

FIn

589

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Accidentes de Trnsito con daos materiales

25 min.

Descripcin General:
Existen casos donde se debe actuar como autoridad en accidentes de trnsito a continuacin se describen los procesos a seguir
en un accidente de Trnsito, tanto cuando existen solo daos materiales como cuando tambin son personales.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

No.

Accidente de trnsito.
Descripcin Secuencial

Responsable

Invita a los involucrados a llegar a un mutuo acuerdo sobre el pago de los daos
1.

ocasionados, otorgndoles un tiempo prudencial de 15 minutos para que se


presente su abogado o ajustador de seguro.

2.
3.
4.

Solicitar solvencias de los vehculos a central de radio Trnsito SCP y con PNC.
Si hay orden de captura por parte de esta, se coordina apoyo de los mismos,
cedindoles el procedimiento.

Agente de Trnsito

Realiza informe de la situacin, indicando la unidad de PNC, el nombre y rango


del agente que tomara el procedimiento.
De resultar con multas pendientes de Trnsito SCP, alguno de los vehculos, se
proceder a informarle al piloto que su vehculo ser trasladado al predio

5.

municipal, (esto se hace, se pongan o no, de acuerdo) y como nos caracteriza


ser condescendientes con la poblacin se consignara la tarjeta de circulacin
con autorizacin del conductor involucrado.
En caso de que los involucrados no lleguen a un acuerdo, los agentes de

6.

Trnsito SCP, que conozcan el hecho, deben de proceder a trasladar los


vehculos al predio municipal por medio de los conductores de ambos vehculos

590

Agente de Trnsito

y si alguno se niega al traslado, se coordinara gra y se le notificara que el costo


de traslado ser a cuenta del mismo.
7.
8.
9.
10.

Realiza peritajes correspondientes.


Consigna la tarjeta de circulacin y al finalizar el turno efectuara informe de lo
sucedido.
Llena formulario de consignacin y colisin y entregara el documento a el oficial
de turno.
Enva documentacin consignada al Juzgado de Trnsito.

591

Secretaria Direccin PMT

Accidentes de Trnsito con Daos Materiales


Agente de Trnsito

Inicio

Invita a los involucrados a


llegar a un mutuo acuerdo
sobre el pago de los daos
ocasionados, otorgndoles
tiempo prudencial de 15
minutos para que se
presente su abogado o
ajustador de seguro

Solicita solvencias de los


vehculos a Central de Radio
Trnsito SCP y con PNC

Si hay orden de captura,


coordina apoyo de PNC,
cedindoles el procedimiento

Realiza un informe de la
situacin, indicando la unidad
de PNC, el nombre y rango
del agente que tomar el
procedimiento

De resultar con multas


pendientes en SCP, se
procede a informar al piloto
que su vehculo ser
trasladado al Predio
Municipal

En caso que los involucrados


no lleguen a un acuerdo,
procede a trasladar los
vehculos al predio Municipal
por medio de los
conductores, si alguno se
niega, se coordina grua

592

Secretaria Direccin
PMT

Accidentes de Trnsito con Daos Materiales


Agente de Trnsito

Secretaria Direccin
PMT

Enva documentacin
consignada al Juzgado de
Trnsito

Realiza peritajes a los


vehiculos

Consigna tarjeta de
circulacin y al finalizar el
turno, efectuara informe de lo
sucedido

Llena formulario de
consignacin y colisin y
entrega documento al oficial
de turno

593

Fin

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Accidentes de Trnsito con personas heridas o fallecidas

25 min.

Descripcin General:
Existen casos donde se debe actuar como autoridad en accidentes de trnsito a continuacin se describen los procesos a seguir
en un accidente de Trnsito, tanto cuando existen solo daos materiales como cuando tambin son personales.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Accidente de trnsito.

No.
1.
2.

Descripcin Secuencial
Constata que existen personas lesionadas en un accidente de trnsito, o un
fallecido.
Solicita a central de radio que coordine PNC y/o Ministerio Pblico.
Asegura el rea para evitar otro accidente colocando cualquier dispositivo de

3.

sealizacin y ceder el procedimiento a las autoridades competentes.

4.

Recauda toda la informacin necesaria para elevar el informe respectivo.

5.

Responsable

Traslada datos a central de radio y si es necesario se quedara en el lugar


brindando seguridad vial a las unidades que se encuentren en el lugar.

594

Agente de Trnsito

Accidente de Trnsito con


Personas Heridas o Fallecidas

Agente de Trnsito

Inicio

Constata si existen personas


lesionadas o fallecidas en el
accidente de trnsito

Solicita a Central de Radio


que coordine con PNC y/o
Ministerio Pblico

Asegura el rea para evitar


otro accidente, colocando
cualquier dispositivo de
sealizacin y cede el
procedimiento a autoridades
competentes

Recauda informacin
necesaria para elevar
informe respectivo

Traslada datos a Central de


Radio y si es necesario se
queda en el lugar brindando
seguridad vial a las unidades
que se encuentren en el
lugar

Fin

595

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Accidentes de Trnsito con Vehculos de PMT con daos

25 min.

materiales

Descripcin General:
Cuando un vehculo de Trnsito SCP resultara colisionado mientras se encuentra de servicio se proceder de la siguiente manera:
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Accidente de trnsito con vehculos de PMT con daos materiales.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Informa a Central de Radio inmediatamente y al departamento de Logstica,


solicitando la presencia de esta ltima as como la coordinacin de otro agente
1.

de Trnsito SCP para que se encargue del procedimiento, siempre que el


accidente haya ocurrido dentro de la jurisdiccin del municipio, o bien para el
apoyo correspondiente.

2.

Al llegar el representante de Logstica, ser esta quien coordine la llegada del

Agente de Trnsito

ajustador de la aseguradora y decidirn como se va a resolver la situacin.


Si no hay acuerdo en el momento, el agente de apoyo solicitar la consignacin

3.

de ambos vehculos al depsito municipal.


De igual manera que en los procedimientos normales, se agotarn los medios
para la consignacin ya sea voluntaria o por medio de gra.

4.

Entrega al encargado del predio los vehculos para que queden a disposicin del
Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito.
Los documentos de los involucrados en la colisin tambin sern puestos a

5.

disposicin del Juzgado de Asuntos Municipales y de Trnsito por medio del


procedimiento de consignacin de documentos.

596

Agente de Trnsito

El agente Trnsito SCP a cargo y presente en el lugar levantar el informe


6.

correspondiente conteniendo lo bsico que sera:


Fecha, Hora y Lugar exacto, Datos de los Involucrados, (personas y vehculos).
El agente involucrado no podr conducir ningn vehculo del mismo tipo que el

7.

del accidente hasta solventada la situacin y recuperada su licencia del Juzgado


de Asuntos Municipales de Trnsito.

597

Accidente de Trnsito con


Vehculos de PMT con Daos
Materiales

Agente de Trnsito

Inicio

Informa a Central de Radio


inmediatamente y al
Departamento de Logstica,
solicitando la presencia y la
coordinacion de otro Agente
para que se encargue del
procedimiento, siempre que
el accidente haya ocurrido en
jurisdiccin del Municipio, o
para el apoyo
correspondiente

Al llegar el representante de
Logstica, este ser quien
coordine la llegada del
ajustador de la aseguradora
y decidirn como resolver la
situacin

Si no hay acuerdo en el
momento, el Agente de
apoyo solicitara la
consignacin de ambos
vehculos al deposito
Municipal

Se agotaran los medios para


la consignacin, ya sea
voluntaria o por medio de
gra

Entrega al encargado del


predio los vehculos para que
queden a disposicin del
Juzgado de Asuntos
Municipales y Trnsito

Los documentos de los


involucrados en la colisin
tambin sern puestos a
disposicin del Juzgado de
Asuntos Municipales y
Trnsito

598

Accidente de Trnsito con


Vehculos de PMT con Daos
Materiales

Agente de Trnsito

Levantara informe
correspondiente conteniendo
los datos basicos

El agente involucrado no
podra conducir ningun
vehiculo del mismo tipo que
el del accidente hasta
solventada la situacion y
recuperada su licencia del
Juzgado de Asuntos
Municipales de Trnsito

Fin

599

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Accidentes de Trnsito con Vehculos de PMT con personas

25 min.

fallecidas

Descripcin General:
Cuando un vehculo de la Direccin de la Polica Municipal de Trnsito resultara colisionado mientras se encuentra de servicio.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Accidente de trnsito con vehculos de PMT con personas fallecidas.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Informa de inmediato a la Central de Radio y esta proceder a hacer lo


siguiente:

2.

Informa al encargado de turno

3.

Informa al Director de PMT

4.

Solicita presencia de PNC, y MP (solo si hay fallecidos), para que sean ellos
quienes tomen el procedimiento

5.

6.

Coordina la presencia de agentes de Trnsito SCP en el lugar, para que estn


presentes cuando PNC tome el procedimiento y para la agilizacin del trnsito
vehicular.
El agente de Trnsito SCP de apoyo a cargo y presente en el lugar levantar el
informe correspondiente conteniendo lo bsico que sera:
Fecha, Hora y Lugar exactos. Datos de los Involucrados, (personas y vehculos),
situacin que se dio, (de ser posible realizar un croquis de la posicin en que
quedaron los vehculos luego de la colisin).
Que daos materiales y fsicos se observan, nombres No. De unidad de PNC
que toma el procedimiento, as como de Bomberos y MP que lleguen al
lugar del hecho.

600

Responsable

Agente de Trnsito

Accidentes de Trnsito con


Vehiculos de PMT con
Personas Fallecidas

Agente de Trnsito

Inicio

Informa de inmediato a
Central de Radio y esta
procede a los siguiente

Informa al encargado de
turno

Informa al Director de PMT

Solicita presencia de PNC y


MP, para que tomen el
procedimiento

Coordina la presencia de
Agentes PMT en el lugar,
para que estn presentes
cuando PNC tome el
procedimiento y para
agilizacin del Trnsito
vehicular

El agente de apoyo levantara


informe correspondiente
conteniendo los datos
bsicos

Fin

601

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:
Agosto, 2013

Nombre del procedimiento:

Apoyo a actividades en la va pblica

Tiempo:
10 min.

Descripcin General:
Este procedimiento es cuando existe la necesidad de cubrir apoyos donde se necesite la intervencin de la Polica Municipal de
Trnsito. Para apoyar actividades ya sean estas de carcter social, cultural, religioso, deportivo y otros. Siempre y cuando sea en
la va pblica y exista riesgo de que el desarrollo de la misma cause un impacto en la circulacin vial tanto de personas como de
vehculos.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Para brindar apoyo con agentes y equipo de Trnsito SCP, se deber recibir primeramente la orden del mando superior
(Director o Jefe de Operaciones), en forma escrita, enviando con dos das de anticipacin el expediente completo
conteniendo el procedimiento administrativo que se agota previo a la autorizacin del apoyo, adjuntando nota de trabajo
firmada por el Jefe de Operaciones; sin embargo puede ser una orden verbal del Director o Jefe de Operaciones hacia
el jefe del turno que prestar el apoyo.

No.

Descripcin Secuencial

Responsable

Adquiere informacin necesaria del evento.


El da del evento.
Hora de inicio.
1.

Hora de finalizacin. (si se puede definir).


Agente de Trnsito

Direccin exacta del lugar.


Tipo de apoyo (regulacin, estacionamiento, conificacin, escolta, corredores,
cierre de calles, etc.)
Nombre de la persona que lo solicito, con direccin y No. De telfono.
Solicita al jefe de turno deber proceder a asignar el personal y equipo, dando a

2.

conocer al personal ejecutor (mandos medios y agentes peatonales), su misin


y entregando el expediente para que se acte tal como lo solicitan.

602

Informa a central de radio que ya se est dando el apoyo, se debe


3.

documentar, tomando una fotografa al inicio y una al final de la actividad, (se


adjuntara al expediente).
Ubica al encargado del evento para llenar la hoja de apoyo la cual debe ser

4.

firmada por quien solicit el servicio o su representante, (se adjuntara al


expediente).
Despus de brindado el apoyo, (al final de turno), el encargado del mismo, debe

5.

elaborar un informe final que tambin se adjuntara al expediente, adems de las


fotografas.
Luego que el oficial revise el informe, este ser remitido a la misma Intendencia

6.

de donde lo enviaron para el control y respuesta a quien solicit el apoyo


(Atencin al Vecino). La unidad que ejecuta la nota de trabajo debe quedarse
con una copia de ese expediente.
Las respuestas a las notas de trabajo no deben de tardar ms de 24 horas luego

7.

de brindado el apoyo.
Nota: Cuando se reciba una orden verbal de dar apoyo a determinado evento,
se proceder de igual forma que si se hubiera recibido un expediente completo.

603

Agente de Trnsito

Apoyo a actividades en la va
pblica

Agente de Trnsito

Inicio

Adquiere informacin
necesaria del evento

Solicita al jefe de turno


proceder a asignar el
personal y equipo, dando a
conocer su misin y
entregando el expediente
para que se actu tal como lo
solicitan

Informa a Central de Radio


que ya se esta dando el
apoyo, debe documentar
tomando una fotografia al
inicio y una al final de la
actividad

Ubica al encargado del


evento para llenar la hoja de
apoyo la cual debe ser
firmada por quien solicito el
servicio o su representante

Despues de brindado el
apoyo el encargado del
mismo debe elaborar un
informe final que se adjuntara
al expediente

Luego que el oficial revise el


informe, sera remitido a la
misma intendencia de donde
lo enviaron para el control y
respuesta a quien solicito el
apoyo

Las respuestas no pueden


tardar mas de 24 horas luego
de brindado el apoyo

Fin

604

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Agosto, 2013

Regulacin de Trnsito

Tiempo:
10 min.

Descripcin General:
En este procedimiento se describe la forma correcta de actuar en la regulacin del Trnsito.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

No.
1.

Identificacin de trnsito bloqueado o lento por causa especfica.


Descripcin Secuencial

Responsable

Utiliza el uniforme con el reflectivo reglamentario, gorgorito en buen estado y si


es de noche debe portar linterna o batn luminoso.
Se ubica en el punto de seguridad en el crucero que regula donde le sea difcil

2.

ser alcanzado y lastimado por algn vehculo (punto muerto o nulo).


La posicin del agente debe ser erguida con movimientos enrgicos.
Adopta las posiciones correctas de Alto (de frente), seala los vehculos que va

4.

a detener, levanta la mano bien extendida, al mismo tiempo que ejecuta un

Agente de Trnsito

sonido fuerte y prolongado con el gorgorito.


Al abrir la va: se cerciora de que no hay ninguna persona o vehculo dentro del
rea del crucero que corra algn peligro; se coloca de perfil (de lado), extiende
5.

un brazo indicando hacia dnde va la va, y con la otra mano agiliza el trnsito,
haciendo movimientos constantes a la altura del pecho; al mismo tiempo
ejecuta dos sonidos fuertes y prolongados con el gorgorito para indicar que
circulen. Ver anexo de fotografas.

6.

Da fluidez al lado donde est ms congestionado.


Agente de Trnsito

7.

Mantiene concentracin en el trabajo que est realizando.

605

Regulacin de trnsito

Agente de Trnsito

Inicio

Utiliza el uniforme con el


reflectivo reglamentario,
gorgorito en buen estado y si
es de noche, debe portar
linterna o batn luminoso

Se ubica en el punto de
seguridad en el crucero que
regula donde sea difcil ser
alcanzado y lastimado por
algn vehiculo

La posicin del Agente debe


ser erguida con movimientos
enrgicos y bien definidos

Adopta las posiciones


correctas de alto, seala los
vehculos que va a detener,
levanta la mano bien
extendida, al mismo tiempo
que ejecuta un sonido fuerte
y prolongado con el gorgorito

Al abrir la va se cerciora que


no haya ninguna persona o
vehculo dentro del rea del
crucero que corra algn
peligro

Da fluidez al lado donde esta


mas congestionado

Mantiene la concentracin en
el trabajo que esta realizando

Fin

606

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Movilizacin de vehculos abandonados y chatarra

20 min.

Descripcin General:
A Trnsito SCP le corresponde la movilizacin de cualquier vehculo abandonado o chatarra que se encuentre sobre la va pblica
con el fin de mantener expedita la va y sin ningn obstculo tanto para vehculos como para los peatones.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Vehculos abandonados y/o chatarra.

No.
1.
2.
3.

Descripcin Secuencial

Responsable

Central de radio deber recibir la denuncia va telefnica o bien los vecinos


informaran a los agentes durante los patrullajes.
Verifica documentan con fotografas y colocan la boleta preventiva, e informa
central de radio, al mando superior y al Centro de Operaciones.
Informa por medio de la Boleta Preventiva que tiene 36 horas para movilizar el
vehculo o chatarra.
Pasadas las 36 horas el personal de la PMT proceder al lugar de la denuncia

Agente de Trnsito

y de encontrarse los vehculos abandonados o chatarra se coordinara la Gra y


4.

se movilizaran con la misma, de ser muy grandes y no poderse movilizar, se


documentara con informe y fotos, que se remitir al Centro de Operaciones, en
donde se coordinara la Gra grande para efectuar la movilizacin.

5.

Si la gra particular o de la institucin, siempre est presente un agente.

6.

Elabora el informe final que se adjunta a todo el expediente.

607

Agente de Trnsito

Movilizacin de Vehculos
Abandonados y Chatarra

Agente de Trnsito

Inicio

Central de Radio, debera


recibir la denuncia via
telefonica o bien los vecinos
informaran a los agentes
durante los patrullajes

Verifica y documenta con


fotografas y colocan la
boleta preventiva, e informa a
Central de Radio , al Mando
superior y al Centro de
Operaciones

Informa a travs de la boleta


preventiva, que tiene 36
horas para movilizar el
vehculo o chatarra

Pasadas las 36 horas,


procede al lugar y de
encontrarse los vehculos
abandonados o chatarra, se
coordina la gra y se
movilizan

Si la grua es particular o de
la institucin, siempre debe
estar presente un agente

Elabora informe final que


adjunta a todo el expediente

Fin

608

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pinula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Conductores en Estado de Ebriedad

20 min.

Descripcin General:
Con el fin de evitar accidentes y salvar vidas la PMT de SCP, tendr dentro de sus funciones el verificar por medio de patrullajes o
puestos de fiscalizacin de vehculos, la no conduccin de automotores por pilotos en estado de ebriedad, y de tal manera evitar
que pongan en riesgo su vida y las de los dems usuarios de la va pblica.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Identificacin de un conductor en estado de ebriedad.

No.

Descripcin Secuencial

1.

Observa o recibe denuncia verbal de una persona que conduce un vehculo en estado
de ebriedad,

2.

3.

4.

De forma inmediata debe solicitar a central que se le coordine apoyo de la Polica


Nacional Civil, ya que se est conociendo de un hecho tipificado en el artculo 157 del
Cdigo Penal, como un delito de responsabilidad de conductores, hecho del cual no es
competencia de Trnsito SCP proceder.
Retiene los documentos del conductor y del vehculo (licencia de conducir y tarjeta de
circulacin), hasta que se presenten agentes de PNC, para que estos realicen el
procedimiento que les corresponde,
Elabora el respectivo informe de tal situacin, debiendo anotar los datos relevantes de
la (las) unidades que toman el procedimiento, para salvaguardar cualquier
responsabilidad.

5.

Si la PNC, ignorara el procedimiento que por orden legal debe conocer, sern nuestros
agentes quienes tomen el control.

6.

Da la oportunidad al conductor que se encuentre en estado de ebriedad, de ubicarlo en


un lugar seguro para que algn tercero de su confianza se lleve el vehculo y conductor
a su residencia.

7.

Identifica plenamente al tercero con su licencia de conducir vigente y en perfecto


estado volitivo.

609

Responsable

Agente de Trnsito

Agente de Trnsito

Conductores en Estado de
Ebriedad

Agente de Trnsito

Fin

Observa o recibe denuncia


verbal de una persona que
conduce un vehculo en
estado de ebriedad

De forma inmediata, solicita a


Central de Radio que se
coordine apoyo con PNC, ya
que es un hecho tipificado en
el cdigo penal

Retiene los documentos del


conductor y del vehculo,
hasta que se presenten
agentes de PNC

Elabora informe de la
situacin, anotando los datos
relevantes

Si PNC ignora el
procedimiento, toma el
control del mismo

Da la oportunidad al
conductor ebrio de ubicarse
en un lugar seguro para que
un tercero de confianza lleve
el vehculo a su residencia

Identifica plenamente al
tercero con su licencia de
conducir vigente y en
perfecto estado volitivo

Fin

610

Manual de Procedimientos
Municipalidad de Santa Catarina Pnula
Direccin Polica Municipal de Trnsito

Fecha:

Nombre del procedimiento:

Tiempo:

Agosto, 2013

Obtencin de la Tarjeta de Rodaje

2-30 das.

Descripcin General:
La tarjeta de rodaje es el documento que autoriza a los vehculos de transporte Colectivo, (escolar, fleteros y otros), para poder
operar dentro del municipio de Santa Catarina Pinula.
Usuarios:

Personal de la PMT.

Requisitos:

Es obligatorio que toda persona que solicite la tarjeta de rodaje llene los requisitos necesarios para poder conocer cules
sern sus beneficios y obligaciones en la obtencin de la tarjeta de rodaje, entre los cuales estn los siguientes:

Formulario de solicitud de autorizacin de transporte; al cual debern adjuntar los siguientes requisitos:

Direccin para recibir notificaciones.

Fotografas.

Fotocopias de licencia del piloto.

Pliza de seguro de pasajeros.

Fotocopia de cedula del propietario.

Fotocopia de tarjeta de circulacin.

Boleto de ornato.

NIT

Solvencia municipal y de trnsito de Santa Catarina Pnula.

Tipo y ubicacin de la ruta cubrir.

Formulario de peritaje de la unidad que prestara el servicio y el encargado del centro de operaciones:

Tipo de transporte: (escolares, colectivos, fleteros, etc.)

Que el estado fsico de la unida sea ptimo.

Que cuente con su correcta iluminacin.

Que cuente con el equipamiento bsico en caso de emergencias.

Que no est polarizado.

611

No.
1.

Descripcin Secuencial

Responsable

El encargado del centro de operaciones ser quien verifique que todos los
requisitos estn en orden.
El encargado del centro de operaciones ser quien se encargue de investigar si

2.

toda la papelera presentada est en orden y que corresponde al vehculo en


proceso.

3.

Da ingreso al expediente y lo pondr a disposicin para su autorizacin.


QUIEN AUTORIZA Y D TRMITE:

4.

El Director de Polica Transporte y Trnsito certificar el expediente y ser el


encargado de dar la autorizacin y la orden para que la tarjeta de rodaje sea
extendida.
Si no existiera ningn inconveniente (si ya tiene autorizacin de la Direccin

5.

Agente de Trnsito

General de Transporte) de no tener ese permiso, es necesario que saquen aval


municipal el cual nicamente lo puede autorizar el Concejo Municipal.
Si es transporte Interno del Municipio (Ruta Nueva), el expediente debe enviarse

6.

al Honorable Consejo Municipal para que sea autorizada la ruta de lnea y se


asigne precio por el derecho.
El propietario o encargado har efectivo el pago en cajas de tesorera de la

5.

Municipalidad de Santa Catarina pinula, de tratarse de ruta interna del municipio


deber cancelar el derecho de lnea tambin.

6.

Se extiende una tarjeta de rodaje por vehculo.


Monta operativos de fiscalizacin para la verificacin de tarjetas de rodaje y con

7.

ello chequear que todos los vehculos que deben tener la misma, la porten y
estn debidamente autorizadas, vigentes.
Aquellos que incumplan con no tener su tarjeta de rodaje se proceder a remitir

8.

los automotores al predio Municipal y el Juzgado de Asuntos Municipales de


Trnsito le impondr una sancin administrativa la cual determinara el
Honorable Concejo Municipal.

612

Agente de Trnsito

Obtencin de la Tarjeta de
Rodaje

Agente de Trnsito

Inicio

El encargado del Centro de


Operaciones verifica que los
requisitos estn en orden

El encargado del Centro de


Operaciones, se encarga de
investigar si toda la papeleria
presentada esta en oren y
que corresponde al vehiculo
en proceso

Da ingreso al expediente y lo
pone a disposicin para su
autorizacin

El Director de Polica
Transporte y Trnsito
certifica el expediente, y es el
encargado de dar
autorizacin y la orden para
que la tarjeta de rodaje sea
extendida

Si no tiene ese permiso es


necesario sacar aval
Municipal el cual nicamente
lo puede autorizar el Concejo
Municipal

Si es transporte interno del


Municipio, el expediente
debe enviarse al Concejo
Municipal para que sea
autorizada la ruta de lnea y
se asigne precio por el
derecho

613

Obtencin de la Tarjeta de
Rodaje

Agente de Trnsito

El propietario o encargado
hara efectivo el pago en
cajas de Tesorera de la
Municipalidad, de tratarse
de ruta interna, deber
cancelar el derecho de
lnea tambien

Se extiende una tarjeta de


rodaje por vehculo

Monta operativos de
fiscalizacin para la
verificacin de tarjetas de
rodaje y con ello chequear
que todos los vehculos
tengan la misma

Aquellos que no cumplan


con tener su tarjeta de
rodaje se proceder a
remitir los automotores al
Predio Municipal y el
Juzgado de Asuntos
Municipales de Trnsito
impondr una sancin
administrativa, la cual
determina el Concejo
Municipal

Fin

614

VII. Hoja de Edicin

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Municipalidad de Santa Catarina Pinula

Autorizado por medio del punto 11 correspondiente a puntos varios


del Acta No. 48-2013

615