Detail Planning in SAP

Amersfoort, September 29, 1997

A.J.Teuns
Document
:
Project No. : 12121

Page 2 of 24

Table of Contents
1. Inleiding...................................................................................................................
2. De planningsheet....................................................................................................
3. Planning Line akties................................................................................................
3.1 Up......................................................................................................................
3.2 Down.................................................................................................................
3.3 Move lines.........................................................................................................
3.4 Change line.......................................................................................................
3.5 New line.............................................................................................................
3.6 (Un)delete line...................................................................................................
3.7 Toggle firmed.....................................................................................................
4. Planning sheet akties..............................................................................................
4.1 Start Date..........................................................................................................
4.2 Show Firmed Orders..........................................................................................
4.3 Show Changes..................................................................................................
4.4 Remove Planned Orders...................................................................................
4.5 Load CapDetail..................................................................................................
4.6 Upload to SAP...................................................................................................
4.6.1 Upload in SAP............................................................................................
5. Routings Sheet........................................................................................................

Detailplanning SAP, Versie 1.1

Inleiding
Het Excel Workbook SAP-PLAN.XLS is een hulpmiddel om de in SAP aanwezige
planned en production orders gedetailleerd te schedulen. De file bestaat uit een
aantal sheets, planningsheets per work center en de Routings-sheet.
De planningsgegevens voor het workbook worden ontleend aan de Capacity Detail
gegevens van een Work center (transaktie CM07, Logistics/Production/Capacity
PlanningEvaluations/Variable kies DETAILPLAN).

Na het indrukken van de button <Continue> verschijnt het volgende selectiescherm:

Hier kan voor n Work center gekozen worden door de naam in het veld in te
geven of voor alle Work centers van een plant door het eerste veld leeg te laten.
Druk vervolgens de button <Cap.Details List>, dan verschijnt een overzicht als op
de volgende pagina.

Op dit overzicht worden alle planned en produktie-orders per Work Center per
week, waarin de order op het Work center capaciteit vergt, afgedrukt.
Kies nu voor menu optie Environment/More/Excel Interface/Cap.Detail list .
Het systeem vraagt dan om een bestandsnaam van maximaal 8 letters:

Vul hier bij voorkeur de naam van het Work center zelf in of de naam van de plant
igv. meerdere Work centers, bijvoorbeeld CHE1. Hierdoor wordt op de lokale
schijf in directory C:\temp de file CHE1.SLK aangemaakt. SAP zal dit resultaat
terugmelden. Zie verder Load CapDetail op pag. 18.

De planningsheet
Bij het laden van SAP-PLAN.XLS in Excel verschijnt de planning-sheet in de
toestand waaronder hij de laatste keer gesaved is.

Op deze sheet staat in cel B3 de startdatum van de planning op dit Work center en
in cel E3 de naam van het betreffende Work Center. Merk op dat de naam van de
sheet (op de tab onderaan) overeenkomt met de naam van het Work center, met
dien verstande dat om technische redenen het teken - vervangen moet zijn door
een _.
Voor iedere planned of production order in SAP wordt een regel afgedrukt met in
kolom B het materiaal nummer
kolom C de materiaal omschrijving
kolom D de geplande hoeveelheid in Kg.
kolom E het ordernummer van de planned of production order
kolom F het ordertype wanneer het een production order betreft

kolom G het benodigd aantal uren

kolom I het benodigd aantal minuten per ton.

In kolom J kan het (verwachte of bekende) aantal minuten uitloop (Delay) van een
lopende produktie order ingegeven worden.
Kolom A, de startdatum, is gelijk aan kolom H, de eindtijd van de vorige regel.
Alleen op de eerste planregel is de startdatum gelijk aan de datum uit het veld B3.
Kolom H wordt berekend aan de hand van het benodigd aantal uren en de
eventuele uitloop. Hierbij kan eventueel rekening gehouden worden met de
dagelijkse aanvangstijd en het aantal werkuren op een dag op het betreffende
Work Center. Daartoe moeten bij installatie van de planningsheet de gegevens in
de kolommen M tot en met T onderhouden worden.

Wanneer de velden N3 en N4 (start en aantal uren op zondag) leeg zijn wordt bij
de berekening uitgegaan van 7 dagen per week 24 uur per dag. Wanneer, zoals in
bovenstaand voorbeeld is aangegegeven, op een Work center slechts vijf dagen
van 8 uur wordt gewerkt, wordt hiermee bij de berekening van de doorlooptijd van
orders rekening gehouden.

Planning Line akties

Wanneer de cursor op een van de cellen van een planningsregel wordt geplaatst
en de rechter muisknop wordt ingedrukt, verschijnt het zogenaamde context-menu
waarmee akties gestart kunnen worden die deze planningsregel beinvloeden.

Up
Wanneer deze aktie op planningsregel 11 wordt uitgevoerd zullen de
planningsregels 10 en 11 van plaats wisselen, de order wordt 1 regel omhoog
geduwd. Begin- en eindtijden van de beide orders worden aangepast.
Down
Wanneer deze aktie op planningsregel 11 wordt uitgevoerd zullen de
planningsregels 11 en 12 van plaats wisselen, de order wordt 1 regel omlaag
geduwd. Begin- en eindtijden van de beide orders worden aangepast.

Move lines
Met deze aktie is het mogelijk meerdere aaneengesloten regels tegelijk te
verplaatsen. De betreffende regelnummers moeten in onderstaand dialoogscherm
worden ingevuld:

In dit voorbeeld zullen de orders op de regels 11 t/m 15 geplaatst worden tussen de

orders op regel 19 en 20.
Change line
Met de aktie Change line kunnen de hoeveelheid, de uitloop en, in het geval van
planned orders, het ordertype aangepast worden:

Planned orders zijn in de planningsheet alle orders, waarvan het ordertype niet
overeenkomt met de in SAP gedefinieerde ordertypes. Bij planned orders kan door
ingave van een ordertype anders dan None aangegeven worden dat de planned
order later geconverteerd moet worden naar een produktie-order van het gewenste
type. In het veld ordertype zal dan het gekozen ordertype verschijnen met als
eerste teken een letter c, dus bijvoorbeeld cPP01 (de c helpt de
programmatuur de order als een planned order te blijven herkennen).

Welke ordertypes gekozen kunnen worden hangt af van de ordertypes die voor het
Work center gedefinieerd zijn in de cel N5 en volgende cellen.
Verandering van hoeveelheid (quantity) en uitloop (delay) leidt tot een aanpassing
van de einddatum van deze order en de start- en einddatums van alle volgende
orders.
Van bestaande orders kan het materiaal (Product) niet gewijzigd worden, dus dit
veld is gedimd.
New line
Met de aktie New line kan een planningregel toegevoegd worden. De huidige regel
en alle volgende regels worden 1 regel naar onder geduwd:

In dit geval moet voor een materiaal gekozen worden; in de lijst verschijnen alle
materialen, die op het Work center gemaakt kunnen worden, mits de Routing-data
van het betreffende Work center op de Routings-sheet goed zijn onderhouden (zie
hfdst Routings Sheet). Het ordertype kan hier niet ingegeven worden, dwz. er
kunnen alleen planned orders gecreerd worden.
(Un)delete line
Met de aktie (Un)delete line kan aangegeven worden dat een order gedelete moet
worden. De hoeveelheid (quantity) wordt dan op 0 Kg. gezet zodat de order geen
tijd meer in beslag neemt; het veld Changes wordt gevuld met de tekst Deleted en
de regel wordt met behulp van een andere kleur gedimd:

Om er zeker van te zijn dat de juiste order gedelete wordt, wordt eerst nog om een
bevestiging gevraagd:

Met dezelfde aktie kan een gedelete order ook weer teruggehaald worden; de
hoeveelheid wordt weer aangepast (en daarmee ook de einddatum), het veld
Changes wordt leeggemaakt en de kleur wordt weer teruggezet.
De menu-optie werkt dus als een aan/uit-schakelaar.

Toggle firmed
Firmed planned orders zijn planned orders die door MRP niet meer gewijzigd
worden. Met deze menu-aktie kan in de planningsheet aangegeven worden dat de
planned order op deze regel gefirmed moet worden; na uitvoering verschijnt er een
X in de cel Type.
Ook deze aktie werkt als een aan/uit-schakelaar. Wanneer de aktie wordt
uitgevoerd op een gefirmde order verandert de X in ~X~ ten teken dat de order
ge-unfirmed (?) moet worden:

Deze aktie kan uiteraard niet uitgevoerd worden op regels met produktie-orders; er
verschijnt dan de waarschuwing:

Planning sheet akties

Via de optie Planning in de hoofdmenubalk kunnen akties geselekteerd worden die
de gehele sheet of zelfs meerdere sheets beinvloeden:

Start Date
Met deze aktie kan de eerste startdatum (de datum in cel B3) van de betreffende
sheet gewijzigd worden. Deze datum wordt na iedere download van de Capacity
detail gegevens gevuld met de startdatum van de eerste order. Aangezien in deze
datum geen tijd-informatie staat zal de tijd altijd gelijk aan 00:00 uur zijn of aan de
starttijd van de betreffende werkdag.
Na het kiezen voor deze aktie verschijnt onderstaand scherm, waarop de werkelijke
startdatum- en tijd van de eerste order ingegeven kunnen worden:

Let er bij de ingave op dat het voorgeschreven formaat (dd/mm/yy hh:mm)

gehandhaafd blijft. Wanneer hier tegen wordt gezondigd verschijnt de
foutboodschap:

Show Firmed Orders

In de Capacity details ontbreekt de informatie of een planned order al gefirmed is in
SAP. Om deze informatie toch zichtbaar te maken in de planningsheet moet
alsvolgt te werk worden gegaan:
1. Kies in SAP de menu-optie Logistics/Production/MRP Planned Order/Display/
Collective Display (transaktie MD16):

Vul hier de plant en de MRP-controller van het betreffende Work center in

en druk op <Enter> (na eventueel ook nog een begrenzende einddatum
ingegeven te hebben). Er verschijnt dan een lijst van alle planned planned
orders op het betreffende Work center:

2. Kies nu de menu-optie System/List/Download en vul een geldige bestandsnaam

in, bij voorkeur de drie letters van de MRP-controller met als extensie .TXT:

Druk vervolgens op de button <Send>. Na download verschijnt de

mededeling

3. Keer terug naar Excel en kies de menu-optie Planning/Show Firmed Orders . De in

Excel gebruikelijke File/Open dialoog zal dan opgestart worden in de directory
C:\Temp en alle bestanden met extensie .TXT zullen getoond worden:

Kies het zojuist gedownloade bestand en druk op de button <Open>; het

bestand wordt nu ingelezen en bij alle planned orders in de planningsheet die
in SAP reeds gefirmed zijn verschijnt nu een X in het veld Type ten teken dat
het een gefirmde order betreft.

Show Changes
Na het inlezen van de planninggegevens uit SAP worden deze niet alleen op de
planningsheet afgedrukt, maar ook nog bewaard op een andere sheet. Wanneer
door de gebruiker allerlei wijzigingen zijn aangebracht, kunnen deze zichtbaar
gemaakt worden door de oorspronkelijke planninggegevens te vergelijken met de
regels op de planningsheet. Kies menu-optie Planning/Show Changes; als resultaat
zullen de gewijzigde items opgesomd worden in de kolom Changes:

Remove Planned Orders

Door MRP gecreerde planned orders claimen ook capaciteit, hoewel men in een
aantal gevallen niet de intentie heeft de planned order daadwerkelijk uit te voeren.
Met de menu-optie Planning/Remove Planned Orders kunnen alle regels met planned
orders, die niet gefirmed zijn of aangemerkt zijn om geconverteerd te worden naar
produktie orders, worden verwijderd. Voordat de verwijdering start wordt eerst nog
om een bevestiging gevraagd:

N.B. een ge-unfirmde planned order (~X~) wordt niet verwijderd ten teken dat de
planned order in SAP nog ge-unfirmed moet worden. Als de planningregel toch
verwijderd moet worden verander met de context-menu-optie Change line dan het
ordertype in none en voer dan nog een keer de menu-optie Remove Planned Orders
uit.

Load CapDetail
Met de menu-optie Load CapDetail kunnen de uit SAP gedownloade planningsgegevens ingelezen worden. Aangezien alle bestaande gegevens overschreven
worden wordt eerst om een bevestiging gevraagd:

Na bevestiging zal de in Excel gebruikelijke File/Open dialoog opgestart worden in

de directory C:\Temp en alle bestanden met extensie .SLK (Symbolic Link Files)
zullen getoond worden:

Kies de gewenste beandsnaam en druk op de button <Open>.

Wanneer het sylk-bestand planninggegevens van meer dan n Work center bevat
of van een ander Work center dan op de huidige sheet, wordt de vraag gesteld of
de planninggegevens van het gevonden Work center geladen moeten worden:

Na bevestiging worden de planninggegevens ingelezen in de betreffende sheet of

sheets, waarna het wijzigen kan beginnen.

Upload to SAP
De belangrijkste wijziging ten opzichte van de vorige versie van SAP-PLAN.XLS is
de menu-optie Planning/Upload to SAP. Hiermee kunnen de op planned en produktie
orders aangebrachte wijzigingen ge-upload worden naar SAP en daar automatisch
worden doorgevoerd.
De in Excel gebruikelijke File/Open dialoog zal opgestart worden in de directory
C:\Temp en alle bestanden met extensie .UPL zullen getoond worden:

Kies een bestaand bestand of geef een nieuwe naam in en druk op de button
<Save>.
Vervolgens wordt dan gevraagd welke Work centers ge-upload moeten worden:

Met de gebruikelijke windows-techniek kunnen in deze lijst meerdere Work centers

tegelijk geselecteerd worden; als AR-11RUN al geselecteerd is en de cursor op
Work center Packing wordt gezet, worden met de Shift-toets alle tussenliggende
Work centers mee geselecteerd terwijl met de Ctrl-toets alleen het Work center
Packing wordt meegeselecteerd.

Per geselecteerd Work center worden de wijzigingen weggeschreven naar het

opgegeven bestand.
Ter bevestiging wordt tenslotte de volgende mededeling getoond:

Upload in SAP
Selecteer in SAP de menu-optie System/User Profile/FCMenu:

Selecteer vervolgens rapport ZCFCRC1A Sap Planning - Upload planning from Excel sheet .
Geef vervolgens de gewenste plant in en druk op de button <Execute>:

Vervolgens wordt om de naam gevraagd van het bestand met de te uploaden

gegevens:

Geef de naam in van het bestand dat in Excel is aangemaakt en druk op de button
<Send>. Na upload verschijnt de bevestiging

Druk op de button <Continue>.

Vanaf dat moment worden de wijzigingen in SAP aangebracht. Als resultaat wordt
tenslotte een rapport afgedrukt met de gewijzigde orders en eventuele
foutmeldingen:

Routings Sheet
Op de Routings Sheet staan per Work Center de volgende gegevens:

Kolom A bevat het materiaalnummer van het materiaal dat in SAP een Routing
heeft op dit Work center.
Kolom B bevat de naam van het materiaal.
Kolom C bevat het aantal benodigde minuten op het Work center om 1000 Kg van
het materiaal te produceren.
In het voorbeeld staat op regel 16 Hierboven inserten!!!. Wanneer een nieuw
materiaal toegevoegd moet worden aan een Work center moet de zgn. rij-selector
van deze regel geselecteerd worden, zodat de gehele regel geselecteerd wordt; zet
de cursor op het grijze vlak met het regelnummer, druk vervolgens op de rechtermuisknop (het context-menu) en kies voor de optie Insert.

Hierdoor wordt de bestaande regel 16 naar beneden geduwd en ontstaat er een

nieuwe lege regel 16 waarop de materiaalgegevens kunnen worden ingevuld.