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AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Lcda. Yendris Arcaya
14
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
Tabla de contenido
pg.
Introduccin....03
Objetivos del trabajo.04
Alcance..05
Normas del trabajo....06
Misin y Visin de ACOSENAR.....07
Organigrama Estructural de ACOSENAR...08
Procedimientos..09
Flujograma..18
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
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Lcda. Yendris Arcaya
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15
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
INTRODUCCION
El presente trabajo muestra las instrucciones y pasos a seguir que se deben
tomar para la realizacin de cada uno de los procedimientos del rea de
administracin de la cooperativa adaptando a las estrategias y reglamento de la
misma; lo que permitir tener a la mano un instructivo de fcil acceso para una mayor
eficiencia y eficacia en cada proceso.
Actualmente, la cooperativa exige la adecuacin constante de los sistemas,
mtodos y procedimientos; dentro de este contexto se requiere la ejecucin de la
misma para estandarizar cada uno de los procesos, con un mayor control de acuerdo a
los procesos y normativas de trabajo dentro del rea administrativa para as evitar
desperdicio del tiempo en cuanto a mala clasificacin y almacenaje de la
documentacin como tambin el extravo de material e informacin valiosa para la
organizacin.
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Br. Castillo Andrea
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Ing. Juan Daz
16
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
OBJETIVO GENERAL
Establecer normas y procedimientos que permita llevar el control de las actividades
descritas para el rea administrativa de la Cooperativa ACOSENAR, R.L, para lograr
de manera eficaz y efectiva el desempeo dentro del rea administrativa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
realizan.
Describir en forma clara y exprese la responsabilidad y funciones para lograr
mayor eficiencia en el proceso y evitar las demoras y los errores.
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Br. Castillo Andrea
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17
ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
ALCANCE
Este manual va dirigido al personal que labora en el rea de administracin as como a
los clientes de la cooperativa y a todas aquellas que intervienen en los procesos y
procedimientos para el logro de los objetivos planteados en la administracin de la
misma
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18
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
NORMAS DE TRABAJO
Este manual est diseado de manera que la informacin resulte accesible al mximo,
aun para quienes no han tenido un entrenamiento especializado o relacin cercana
con el mismo, sus normas de uso son las siguientes:
procedimientos.
Solo ser modificado por las personas autorizadas.
El trabajo se encuentra organizado para que el usuario pueda encontrar
informacin clara y precisa sobre las actividades que deben cumplirse durante
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Br. Castillo Andrea
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Ing. Juan Daz
19 AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM
PGINA:
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Lcda. Yendris Arcaya
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Ing. Juan Daz
CDIGO: MPT-ADM
20
PGINA:
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
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Lcda. Yendris Arcaya
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21
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
001
Responsable
Actividad N
Descripcin de Actividades
Elaboracin de factura PDVSA
a. Orden de factura (Gastos Reembolsable)
Departamento
administrativ
o
INEA (Alcuota-Pilotaje).
ASOPIPAR.
OCHINA.
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Lanchas adicionales.
Revisado por:
Lcda. Yendris Arcaya
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
22
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOSDE TRABAJO PARA EL
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
10
001
Responsable
Actividad N
Descripcin de Actividades
Elaboracin de factura PDVSA
b. Orden de factura (Gastos Reembolsable)
Departamento
administrativ
o
INEA (Alcuota-Pilotaje).
ASOPIPAR.
OCHINA.
Autoridades
(Aduana,
Capitana,
Sanidad,
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Lanchas adicionales.
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Lcda. Yendris Arcaya
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Ing. Juan Daz
23
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-EFResponsable
001
Actividad N
PGINA:
11
Descripcin de Actividades
Elaboracin de factura PDVSA
c.
Transcripcin de factura.
Miscelneos
(cobro
de
papelera
comunicaciones).
Departamento
administrativ
o
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24
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
CDIGO: MPT-ADM-EFResponsable
001
Actividad N
PGINA:
12
Descripcin de Actividades
Elaboracin de factura PDVSA
d. Sumario de gastos
Ingreso
(agenciamiento,
sobre-estada,
miscelneos, gestiones.
Departamento
administrativ
o
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Total a pagar.
Rif.
Contacto (nombre).
Telfono.
Correo electrnico.
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25
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOSDE TRABAJO PARA EL
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADMResponsable
EF002
Actividad N
PGINA:
13
Descripcin de Actividades
Elaboracin de factura PDVMARINA
(Agenciamiento)
a.
puerto de operaciones.
Departamento
administrativ
o
Ultimo puerto.
prximo puerto.
fecha de arribo.
fecha de atraque.
fecha de zarpe.
b. Orden de factura
c.
Agenciamiento.
Gestiones.
Gastos administrativos.
Sumario de gastos
sobre-estada,
administrativos).
Total a pagar.
gastos
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26
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOSDE TRABAJO PARA EL
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-EFResponsable
002
Actividad N
PGINA:
14
Descripcin de Actividades
Elaboracin de factura PDVMARINA
(Agenciamiento)
d. Datos del cliente
Departamento
administrativ
o
Rif.
Contacto (nombre).
Telfono.
Correo electrnico.
e. Certificacin de ingreso
Nombre de la empresa.
Descripcin de servicios.
Numero de factura.
Monto bruto.
Base imponible.
IVA facturado.
Total a pagar.
Numero de factura.
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Numero de viaje.
Fecha.
Revisado por:
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Ing. Juan Daz
Responsable
CDIGO: MPT-ADM-EFPGINA: 15
27
003
Actividad N
Descripcin de Actividades
b. Armado de factura
Departamento
administrativ
o
2.1
c.
Carta de capitn.
SAV.
Factura de proveedores.
Correspondencias.
Elaboracin de factura
Elaborado por:
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Ing. Juan Daz
28
CDIGO: MPT-ADM-EF004
PGINA:
16
Responsable
Actividad N
Descripcin de Actividades
Elaboracin de factura PDVMARINA (Gastos
Reembolsable)
2.1
Departamento
administrativo
Factura de proveedores.
Correspondencias.
Habilitaciones.
b. Elaboracin de factura
Agenciamiento.
Sobre-estada.
Gestiones.
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Br . Castillo Andrea
Miscelneos.
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29
CDIGO: MPT-ADM-EF005
PGINA:
17
Responsable
Actividad N
Descripcin de Actividades
Ingreso a cuentas por pagar
Departamento
administrativ
o
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Br. Castillo Andrea
Nmero de viajes.
Puerto de operaciones.
Monto a cobrar.
Fecha de pago.
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30 AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
18
001
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboracin de factura PDVSA
a. Orden de factura ( Gastos reembolsable)
Inicio
Nominacin
Transporte de piloto
Aplica?
Permiso de fondeo
si
Aplica?
si
INEA
Habilitacin funcionario
Visita al fondeo
ASOPIPAR
Aplica?
Lanchas
si
Inspecciones antidrogas
OCHINA
Transporte de agencia
Autoridades
Lanchas adicionales
Habilitacion de aduana
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Br. Castillo Andrea
Fin
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Lcda. Yendris Arcaya
31
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CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
19
001
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboracin de factura PDVSA
b. Transcripcin de factura
Inicio
Miscelneos (cobro de
papelera y comunicaciones
Numero de viaje
segn PDVSA
Sobre estada
Aplica?
Fin
si
Unidad tributaria
A
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Aprobado por:
Ing. Juan Daz
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
20
001
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboracin de factura PDVSA
d. Datos del cliente
c. Sumario de gastos
Inicio
Inicio
Contacto (nombre)
Telfono
Correo electrnico
Total a pagar
Fecha de culminacin
de factura
Fin
Fin
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Br. Castillo Andrea
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CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
21
002
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboracin de factura PDVMARINA
(agenciamiento)
b.orden de factura
Inicio
Inicio
Agenciamiento
Puerto de operaciones
Tipos de operacin (carga,
descarga o protectorado)
Gestiones
Movimientos de embarque o
desembarque
Ultimo puerto
Prximo puerto
Fecha de arribo
Fecha de atraque
Gastos administrativos
Fecha de zarpe
Fin
Fin
Elaborado por:
Br . Castillo Andrea
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Lcda. Yendris Arcaya
34
Aprobado por:
Ing. Juan Daz
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
22
002
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboracin de factura PDVMARINA
(agenciamiento)
c..Sumario de gastos
Inicio
Inicio
Nombre del cliente
Fecha de culminacin
de factura
Fin
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Br. Castillo Andrea
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Lcda. Yendris Arcaya
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Ing. Juan Daz
35
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
23
002
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboracin de factura PDVMARINA
(agenciamiento)
e. Certificacin de ingreso
A
Inicio
Base imponible
IVA facturado
Nombre de la empresa
Total a pagar
Descripcin de servicios
Numero de factura
Numero de factura
Numero de viaje
Cantidad (nmero de
servicios segn factura
Fecha
Monto bruto
Fin
Elaborado por:
Br.Castillo Andrea
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Lcda. Yendris Arcaya
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Ing. Juan Daz
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MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-EF-
PGINA:
24
002
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboracin de factura PDVMARINA
(Gastos reembolsable)
b.Armado de factura
a. Orden de factura
Inicio
Inicio
Carta de capitn
Factura de proveedores
Fin
Correspondencias
Reporte de consignacin de
documentos
Fin
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Br. Castillo Andrea
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Lcda. Yendris Arcaya
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Ing. Juan Daz
37
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-E-002
PGINA:
25
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
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Lcda. Yendris Arcaya
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Ing. Juan Daz
38
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
PARA EL AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-003
PGINA: 26
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboracin de factura a terceros
a. orden de armado
b .Elaboracin de factura
Inicio
Inicio
Factura de proveedores
Agenciamiento
Correspondencias
Sobre estada
Habilitaciones
Gestiones
Fin
Gastos reembolsables
(factura de proveedores
Miscelneos
Fin
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
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Lcda. Yendris Arcaya
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Ing. Juan Daz
39
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-IC-
PGINA:
004
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
Ingreso a cuentas por pagar
Inicio
Fin
27
Elaborado por:
Br. Castillo Andrea
Revisado por:
Lcda. Yendris Arcaya
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Ing. Juan Daz
40
MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO PARA EL
AREA DE ADMINISTRACION
CDIGO: MPT-ADM-IC-
PGINA:
005
PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO
28
Numero de viaje
Puerto de operaciones
Monto a cobrar
Fecha de pago
Numero de transferencia y/o cheque
Numero de aviso de pago
Saldo pendiente por pagar
Elaborado por:
Andrea castillo
Fin
Revisado por:
Lcda. Yendris Arcaya
41
Aprobado por:
Ing. Juan Daz