M. Fitri Hernadi, A.P, M.

Si

Sharing TIPS and TRICK

Mengetik dan menyelesaikan dokumen lebih cepat, mau?

Sharing kali ini sekedar membuat kustomisasi pada beberapa komponen dari aplikasi olah kata Microsoft
Word baik di sistem operasi Windows maupun OSX. Capcussss.

1. KUSTOMISASI KEYBOARD SHORCUT

Banyak dari teman-teman sudah familiar dengan shortcut berikut ini, yang biasa kita pakai untuk
membantu mempermudah melakukan suatu jenis format pada kalimat atau paragraf. Sebagiannya
sebagai berikut :

Ctrl+L
Ctrl+J
Ctrl+E
Ctrl+R
Ctrl+P

(Left = rata kiri)

Ctrl+B
Ctrl+I
Ctrl+U

(Bold = huruf tebal)

Ctrl+C
Ctrl+V
Ctrl+X

(Copy = Mengopi kata, kalimat atau bagian-bagian tertentu)

(Paste = Menempel kata, kalimat atau bagian-bagian tertentu yang telah kita kopi
sebelumnya)
Asal katanya Voila, tetapi supaya mudah mengingat, jadikan vaste saja deh
(Cut = memotong kata yang dikopi)

Ctrl+1
Ctrl+2
Ctrl+5

(Spasi 1)

Ctrl+N
Ctrl+O
Ctrl+S
Ctrl+A
Ctrl+D
Ctrl+Z

(New = membuka dokumen baru)

(Justify = rata kanan dan kiri)

(cEnter = rata tengah)
(Right = rata kanan, biasanya untuk penyebutan nominal dan sejenisnya)
(Print = Memprint)

(Italic = huruf miring)

(Underline = huruf bergaris di bawah)

(Spasi 2)
(Spasi 1,5)

(Open = membuka dokumen yang sudah ada sebelumnya)

(Save = menyimpan dokumen)
(All = memilih semua dari isi dokumen untuk selanjutnya diedit)
(Format Font = edit jenis dan ukuran huruf)
(Undo last action)

Pintasan di keyboard akan lebih capet daripada bergeser menggerakkan mouse..

tapi, males menghapal?
Jangan dihapal, saat teman-teman ditugaskan mengetik atau membuat surat
gunakan.. biasakan.
Kesempatan pertama memang agak ribet dan membuat kesulitan bagi sebagian orang, tetapi
berusahalah. Jadikan kebiasaan dan lama-kelamaan akan menjadi habit

Gunakan shortcuts di atas setelah sebelumnya kalimat atau paragraf yang ingin kita modifikasi kita pilih
(select), baik dengan menggerakkan mouse sambil menahan klik maupun dengan memilih
menggunakan shift+panah, bisa juga kita lakukan hanya dengan meletakkan cursor pada kata yang
ingin kita modifikasi (tidak perlu di-select)

Cara lain untuk memilih :

Memilih satu kata
Double click

Triple click

Memilih satu paragraf

Nah, ada beberapa shortcut yang sangat sering kita butuhkan tetapi tidak familiar bahkan shortcut tidak
tersedia, untuk itulah diperlukan kustomisasi keyboard shortcut untuk memudahkan teman-teman
dalam pengetikan.

Apa saja shortcut yang kita perlukan :

Format Paragraf baik di dalam tabel maupun dalam paragraf biasa,
Menambah baris (row) dalam tabel,
Mengurangi baris (row) dalam tabel,
Menggabungkan cell dalam tabel,
Merubah secara cepat kapitalisasi kata/kalimat

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

a. Pada Word 2013/2016 klik File ! Options ! Customize Ribbon ! Keyboard Shotcuts ! Customize
Pada Word 2007 klik lambang Office Buttons di atas kiri layar !Word Options ! Customize !
Keyboard Shotcuts ! Customize
Pada Word 2003 demikian pula, tidak jauh berbeda
Pada Word for Mac, Tools ! Customize Keyboard

2013/2016

2010

2007

b. Format Paragraf baik di dalam tabel maupun dalam paragraf biasa

1. Categories : Format
2. Commands : FormatParagraphs
3. Press New Keyboard Shortcut :

Alt+P

4. Assign

c. Menambah baris (row) dalam tabel

1. Categories : Table
2. Commands : TableInsertRowBelow
atau TableInsertRowAbove
Rekomendasi : RowBelow karena
format tabel yang di atas akan
diikuti oleh baris yang baru
3. Press New Keyboard Shortcut :

Alt+Return /
Alt+Enter
4. Assign

d. Mengurangi baris (row) dalam tabel

1. Categories : Table
2. Commands : TableIDeleteRow
3. Press New Keyboard Shortcut :

Alt+Delete /
Alt+Backspace

4. Assign

e. Menggabungkan cell dalam tabel

1. Categories : Table
2. Commands : TableIMergeCell
3. Press New Keyboard Shortcut :

Alt+M

4. Assign

f. Merubah secara cepat kapitalisasi kata/kalimat

Umumnya dipakai Shift+F3 tetapi agar mudah mengingat kita gunakan shortcut kustom sebagai
berikut :

1. Categories : Format
2. Commands : ChangeCase
3. Press New Keyboard Shortcut :

Alt+C

4. Assign
5. Untuk menuntaskan perubahan
point b sampai dengan point f
klik OK

Penggunaan shorcut b, c, d, dan e dapat dicoba dengan contoh tabel berikut :

No Uraian
Tahun






2014
2015
2016
Persentase Keterangan







menjadi sebagai berikut :
No

Uraian

Tahun
2014

2015

2016

Persentase Keterangan

Header sebuah tabel, selalu gunakan format sebagai berikut :

1. Alt+P
2. Spacing
Before : 0 pt
After : 0 pt
Line spacing : single
3. OK

Tujuannya agar memudahkan pengaturan header
yang rapi dan mudah di-setting. Lebar kolom dan
tinggi baris dapat disesuaikan dengan mudah,
penyusunan alignment pada header juga menjadi
indah





a. Pilih
header
dengan meletakkan
panah di kiri tabel
pada baris yang
kita inginkan
b. Klik kanan
c. Pilih Cell Alignment
d. Align Center atau
pilihan lain yang
kita inginkan



Atau pada penggunaan body tabel seperti contoh berikut :

No
1.
2.
3.
4.
5.

10.

Nama
Adul
Makmun
Rozak
Joshua
Remond
dst
Marzuki

Jumlah
Kegiatan
30
120
5
80
171

21

menjadi :
No

Jumlah
Kegiatan
30

1.

Adul

2.

Makmun

3.

Rozak

4.

Joshua

80

5.

Remond

10.

Nama

dst
Marzuki

120

171

21

1. Header pilih Align Center

2. Untuk isian No dan Jumlah Kegiatan, pilih
semua baris dari 1 s.d. 10 dan lanjutkan
Ctrl+R,
Paragraf TIDAK BISA DIATUR dalam tabel
Gunakan Alt+P, Indentation !Right
- pada kolom No nilainya 0,3 cm
- pada kolom Jumlah kegiatan nilainya 0,6
cm
3. Tarik garis paling bawah dari tabel hingga
mencapai batas akhir halaman atau pada
dokumen hingga mencapai bentuk tabel yang
proporsional dan cantik
4. Pilih baris nomor 1 s.d. 10 dari sisi kanan
halaman atau saat kursor berubah menjadi
ikon anak panah
5. Klik kanan
6. Klik Distribute Rows Evenly
7. Maka tinggi baris akan menyesuaikan dan
seragam, isian juga tersebar rapi di tengah
baris
8. Terakhir, sesuaikan paragraf per kolom,
gunakan Alt+P.

Penggunaan shortcut ChangeCase pada point f : merubah secara cepat kapitalisasi kata/kalimat,
dapat digunakan misal saat kita terlanjur menuliskan huruf kecil pada sebuah kata yang semestinya
memiliki huruf kapital di awal, maka tidak perlu menghapus huruf awal kata untuk mengganti
dengan huruf kapital, cukup dengan Alt+C
Contoh :
diklat ! Alt+C ! Diklat ! Alt+C ! DIKLAT ! Alt+C ! diklat ! Alt+C ! Diklat dst.

2. PENGGUNAAN FORMAT TABEL PADA BERBAGAI FORMAT SURAT

Penggunaan tabel pada format surat sebenarnya hanya untuk mempermudah proses editing serta
mempercepat proses pengetikan surat pada kesempatan selanjutnya.

Sebelum menggunakan bantuan format tabel, ada baiknya teman-teman memunculkan opsi text
boundaries sebagai berikut :
Pada Word 2010/2013 klik File ! Options ! Advanced ! Show Text Boundaries
Pada Word 2007 klik lambang Office Buttons di atas kiri layar !Word Options ! Advanced !Text
Boundaries
Pada Word for Mac klik Word ! Preferences ! View ! Text Boundaries



2007






2003














Mac











Text Boundaries hanya akan membatasi garis margin halaman (atas, bawah, kanan dan kiri) serta akan
memperlihatkan batas/border dari tabel yang kita hilangkan (invisible border)

Pada Word 2013 dan 2016, ternyata text boundaries juga memperlihatkan batas per baris dan sangat
mengganggu tentunya. Untuk menghilangkan text boundaries yang mengganggu tersebut tanpa
mengurangi peranan text boundaries sebagaimana harapan kita, silakan baca link berikut :
http://winpoin.com/cara-mengatasi-masalah-text-boundaries-yang-lebay-di-word-2013/

Ingat, setelah mengikuti prosedur pada link di atas, ada beberapa kustomisasi yang mungkin hilang,
segera perbaiki dengan mengulang kustomisasi terdahulu yang telah dibuat.

Contoh :















































GUNAKAN pintasan-pintasan (shortcuts) yang telah kita buat sebelumnya, khususnya dalam
pengaturan tabel.

Cara-cara pembuatan shortcut, penggunaan tabel dan sejenisnya sebagaimana dijelaskan di atas tidak mengikat,
silakan berkreasi dan menentukan sendiri apa yang penting dan paling mudah, intinya adalah bagaimana temanteman memperoleh suasana kerja yang menyenangkan serta saling berbagi ilmu.

3. PENGUNAAN AUTOCORRECT, IMPOR DAN KUSTOMISASI AUTOCORRECT ANTAR PC/LAPTOP
Menyusul minggu depan ya