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Rolando Juan Soliz Estrada1 , Gilberto Tim Flores2 e Cristiano Descovi Schimith3
Resumo
Este estudo parte do pressuposto de que a gesto do tempo pode auxiliar o planejamento estratgico pessoal, sistematizando sua implantao. Desta forma, o objetivo do trabalho consiste em propor um
modelo de gesto do tempo que contribua com a implantao do planejamento estratgico pessoal. Para
atingi-lo, o estudo tem seus fundamentos tericos no Planejamento Estratgico, no Planejamento Estratgico Pessoal e na Gesto do Tempo. A anlise da literatura permitiu identificar elementos essenciais para a
composio do modelo proposto. Os resultados obtidos revelam um Modelo de Gesto do Tempo, lgico
e sequencial, que envolve fatores tcnicos e comportamentais, composto por trs fases: auditoria do
tempo (situao real), alavancagem do tempo (situao ideal) e enquadramento do tempo (planejamento
semanal, planejamento dirio e priorizao).
Palavras-chave: Planejamento Estratgico. Planejamento Estratgico Pessoal. Gesto do Tempo.
Modelo de Gesto do Tempo.
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Abstract
This study assumes that time management can support the personal strategic planning, streamlining
its implementation. So the objective of this study is to propose a model of time management that contributes
to the implementation of the strategic planning personal. To achieve it, the study has its theoretical foundations
in Strategic Planning, Strategic Planning Personal and Time Management. The literature review identified key
elements in the composition of the proposed model. The results reveal a Model of Time Management, logical
and sequential, which involves technical and behavioral factors. The model consists of three phases: audit of
time (real situation), leverage the time (ideal situation) and the time frame (weekly planning, daily planning
and prioritizing).
Keywords: Strategic Planning. Personal Strategic Planning. Time Management. Time Management
Model.
1 INTRODUO
Em decorrncia da crescente importncia do fator humano nas organizaes, foram
criadas ferramentas para o aprimoramento e a gesto pessoal. Uma das principais o planejamento estratgico voltado para as pessoas, o qual passou a ser adotado e aplicado, mais incisivamente, a partir da dcada de 1990.
O Planejamento Estratgico Pessoal um mtodo de gesto de vida que envolve mudanas de hbitos e atitudes, propiciando maior organizao, potencializao do tempo e dos
recursos pessoais, assim como desenvolvimento de habilidades e talentos. (COSTA, 2005). Sua
principal funo consiste em fazer com que a pessoa planeje estratgias, tticas e aes de
forma sistematizada, conciliando vida pessoal e profissional e potencializando seus recursos
com suas oportunidades. (AUGUSTIN, 2008).
Para que acontea o desdobramento das metas em atividades executveis no dia a dia,
a fim de que os objetivos preestabelecidos sejam atingidos a contento, a gesto do tempo
configura-se como uma ferramenta que pode facilitar este processo e contribuir com a implantao do planejamento estratgico pessoal, pois todas as aes humanas esto vinculadas ao
contexto temporal.
A execuo otimizada de atividades importantes (que agregam valor) e a reduo de
urgncias e de desperdcio de tempo so exigncias nesta era do conhecimento, o que demanda a reavaliao individual do modo como se utiliza o tempo.
A gesto do tempo ganha, assim, crescente destaque nos dias atuais, devido necessidade de se obter um melhor aproveitamento do tempo (eficincia) e de se atingir objetivos e
melhores resultados (eficcia). Isto exige a melhoria de hbitos e comportamentos, bem como o
uso de tcnicas e instrumentos para gerir, com maior eficincia, as atividades no tempo.
Desse modo, o estudo est baseado no pressuposto que a gesto do tempo pode contribuir com a implementao do planejamento estratgico pessoal, no intuito de potencializar a
vida das pessoas.
Diante disso, a questo de pesquisa que direcionou este artigo embasou-se na seguinte
ponderao: De que modo a gesto do tempo pode contribuir com o planejamento estratgico
pessoal?
ROLANDO JUAN SOLIZ ESTRADA , GILBERTO TIM FLORES E CRISTIANO DESCOVI SCHIMITH
2 OBJETIVOS
Propor um modelo de gesto do tempo que apoie a implantao do planejamento estratgico pessoal.
3 FUNDAMENTAO TERICA
O trabalho tem como fundamentao terica o Planejamento Estratgico Pessoal e a
Gesto do Tempo.
4 METODOLOGIA
Levando-se em conta os objetivos, este estudo foi classificado como uma pesquisa
exploratria, com abordagem qualitativa e, de acordo com os procedimentos tcnicos para
coleta e anlise dos dados, como uma pesquisa bibliogrfica. (GIL, 2009).
Para pesquisar sobre Planejamento Estratgico e Planejamento Estratgico Pessoal, foi
feito um levantamento bibliogrfico preliminar.
No que diz respeito gesto do tempo, alm do levantamento bibliogrfico preliminar
que serviu para compor a reviso de literatura, foi realizada tambm uma pesquisa bibliogrfica
sistemtica, a qual possibilitou conhecer o que est sendo produzido e publicado sobre o problema e, principalmente, sobre o objetivo da pesquisa, analisando-se estudos e modelos existentes, o que tornou possvel criar uma proposta de Modelo.
Para a elaborao da pesquisa bibliogrfica sobre gesto do tempo, foram percorridas
trs etapas: a) definio dos critrios de incluso e excluso dos modelos que seriam analisados;
b) coleta de dados; e c) organizao, anlise e discusso dos dados.
Os trabalhos selecionados e aproveitados atenderam aos seguintes critrios de incluso:
artigos, dissertaes, teses e livros com enfoque especfico no objeto da pesquisa. Foram excludas da pesquisa publicaes que, aps leitura do ttulo, do resumo e/ou do material completo,
no convergiam com o objetivo do estudo ou estavam em duplicidade.
Por fim, foi realizada uma leitura interpretativa, a fim de aproximar o que os autores
afirmam com o objetivo deste trabalho. Com isso, foi possvel aproveitar informaes para a
construo da proposta de Modelo de Gesto do Tempo integrada ao Planejamento Estratgico
Pessoal, no sentido de contribuir com a sua implantao.
ROLANDO JUAN SOLIZ ESTRADA , GILBERTO TIM FLORES E CRISTIANO DESCOVI SCHIMITH
6.1 Planejamento
O plano operacional representa a primeira etapa do Modelo, e possui a funo de lidar
com as metas e os projetos anuais e suas aes, as quais so desdobradas em atividades
executveis no cotidiano semanal e dirio. Este raciocnio conduz ao entendimento de que
este planejamento trata da operacionalizao das estratgias e tticas, transformando misso e
objetivos de longo prazo em tarefas e compromissos dirios.
As metas e os projetos anuais devem estar vinculados aos papis que a pessoa pretenda
desempenhar, com maior nfase, no respectivo ano. Esta medida visa equilibrar as reas da
vida, definidas como mais importantes para o perodo. Porm, isto no quer dizer que se deva
dedicar tempo igual a todos os papis. Ademais, o nmero de papis pessoais depende do que
cada pessoa desejar para o ano, havendo a necessidade de considerar a exequibilidade das
atividades. As metas devem ser estabelecidas em um nmero suficiente, para que os papis
sejam desempenhados sem sobrecarga de afazeres.
O planejamento compe-se de trs fases: auditoria, alavancagem e enquadramento do
tempo.
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aferio de grande valia, por servir de referncia e permitir as mudanas necessrias para
melhorar a aplicao do tempo.
No quadro 1, demonstra-se um modelo que exemplifica a ferramenta de auditoria do
tempo, a qual usada para registrar e verificar o total de tempo empregado em cada papel que
a pessoa desempenha. Para isso, preciso, primeiro, anotar o tempo gasto na realizao de
cada tarefa e, depois, somar as horas dedicadas s tarefas de cada papel correspondente.
ROLANDO JUAN SOLIZ ESTRADA , GILBERTO TIM FLORES E CRISTIANO DESCOVI SCHIMITH
ROLANDO JUAN SOLIZ ESTRADA , GILBERTO TIM FLORES E CRISTIANO DESCOVI SCHIMITH
6.1.3.3 Priorizao
Administrar o tempo no consiste, apenas, em ser eficiente, perseguindo a execuo
de mais tarefas no decorrer do tempo, mas utiliz-lo melhor. Significa ser eficaz, enfatizando e
realizando as coisas que interessem e propiciem resultados eficazes. (COVEY, 2007).
A gesto do tempo consiste em fazer uma srie de escolhas e requer a definio de
prioridades. Ao priorizar tarefas, para melhor gerir o dia, ocorre uma reduo da tenso e da
ansiedade e um aumento da confiana e da autoestima. Assim, lidar com as diversas tarefas do
dia, no trabalho e na vida pessoal, exige escolher o que fazer primeiro e o que fazer depois.
Refere-se determinao da ordem na qual as tarefas dirias sero planejadas e executadas.
As tarefas, para serem priorizadas a contento, precisam estar relacionadas entre si e
fazer parte de um mesmo contexto temporal. Devem estar conectadas misso pessoal e contemplar o paradigma da importncia e o equilbrio dos diversos papis e dimenses da vida.
Com esta abordagem, entende-se que priorizar consiste em um exerccio de escolha das tarefas a serem realizadas em um determinado perodo de tempo e de definio da ordem em que
elas devem ser executadas no dia. Entende-se, aqui, que a priorizao de tarefas propriamente
dita deva ter nfase no contexto dirio.
Com essa viso, a presente proposio de Modelo de Gesto do Tempo recomenda o
uso da priorizao numrica, por ser simples, rpida e objetiva. Ela consiste em colocar um
nmero para cada uma das tarefas da lista diria, na sequncia em que devero ser executadas.
7.2 Gerenciamento
Atualmente, existem muitos livros, softwares e tecnologias disponveis no mercado para auxiliar
as pessoas a gerenciar suas tarefas eficientemente. No entanto, estas ferramentas ainda no so
suficientes para fornecer suporte eficaz ao planejamento e ao gerenciamento das tarefas cotidianas, pois, embora permitam maior controle do tempo e acesso rpido s informaes, a maior
parte delas no considera adequadamente os elementos estratgicos importantes. Alm disso,
muitas delas demandam esforo e tempo excessivos em seu manuseio.
Neste estudo, com o objetivo de contribuir com a implantao do planejamento estratgico pessoal, por meio da superao de obstculos e do melhor aproveitamento do tempo,
para atingir resultados positivos, prope-se que a etapa de gerenciamento das aes contenha
duas fases: execuo e controle.
7.2.1 Execuo
Na execuo diria, necessrio reconhecer e enfrentar os obstculos comuns do
gerenciamento do tempo. Consiste em aprender a lidar com os desperdiadores de tempo, tais
como: desorganizao, interrupes, reunies e viagens improdutivas ou desnecessrias,
procrastinao e uso inadequado da tecnologia.
Os obstculos da gesto do tempo dividem-se em trs categorias:
a) erros tcnicos: falta de objetivos e de prioridades bem definidos; execuo de uma
tarefa na hora errada, por no serem considerados os ciclos individuais de concentrao e de energia; tempo de execuo de uma tarefa mal calculado; tarefa muito com-
plexa que no foi dividida; e desorganizao e mau uso dos recursos da tecnologia (email, telefone, internet etc.);
b) realidades externas que afetam a energia: interrupes, reunies improdutivas, parceiros desorganizados e carga de tarefas no realista;
c) obstculos psicolgicos: pensamento negativo, medo da inatividade, medo do fracasso
ou do sucesso, procrastinao, indisciplina, irresponsabilidade e perfeccionismo.
(BABAKHANLOU et al., 2009).
Portanto, aprender a lidar com esses obstculos e com o excesso de tarefas, para melhor
aproveitar o tempo, essencial no gerenciamento de atividades, o que exige dedicao maior
ao que realmente importante.
Assim, entende-se que so as competncias, as atitudes e os hbitos de cada pessoa que
fazem a diferena. Portanto, a execuo eficiente das tarefas dirias deve combinar o uso de
tcnicas e de comportamentos adequados.
A etapa de gerenciamento do presente Modelo prope o domnio e o emprego dos
seguintes aspectos tcnicos e comportamentais: organizao de ambientes e informaes; delegao de tarefas e compromissos; negao de atividades; outras tcnicas e atitudes para superar obstculos, como urgncias, interrupes, reunies ou viagens improdutivas e desnecessrias; falta de mtodo e uso inadequado de e-mails, internet e televiso; e aspectos
comportamentais, como a procrastinao e o perfeccionismo.
7.2.1.1 Organizao
Prope-se, neste Modelo, que um processo de organizao deva considerar o seguinte:
a) planejar um lugar para guardar cada coisa; b) selecionar o material, livrando-se de tudo o que
for desnecessrio (lixo); c) classificar o material a ser guardado; d) colocar cada coisa em seu
devido lugar, utilizando material de expediente necessrio; e e) aperfeioar e fazer adaptaes, continuamente, para manter em dia e melhorar a organizao. Para auxiliar na organizao, sugere-se o uso de uma tabela com duas colunas: na primeira coluna, indicam-se as categorias ou o tipo de material arquivado (contas a pagar, revistas, CDs etc.), e, na segunda, os
locais onde est guardado cada item.
7.2.1.2 Delegao
Delegar corretamente envolve saber transferir autoridade para outra pessoa e exigir
dela responsabilidade parcial pela execuo da tarefa, pois o sucesso ou o fracasso pela realizao de uma tarefa delegada ser sempre de quem a delegou.
O primeiro passo para delegar corretamente saber o que deve e o que no deve ser
delegado. Entre as atividades que podem ser delegadas esto trabalhos rotineiros, procedimentos operacionais e atividades ligadas aptido especfica de outra pessoa. Dentre as tarefas que
no devem ser delegadas esto o desenvolvimento de metas especficas, tarefas relacionadas
individualidade da pessoa e tarefas de alto risco.
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psito, a uma misso, a uma direo. O ideal trabalhar buscando a antecipao, a preveno
e a soluo prvia de possveis problemas ou dificuldades, a fim de evitar as urgncias nocivas,
que causam o estresse prejudicial. (COVEY, 2007).
7.2.2 Controle
O controle ou a avaliao de desempenho do nvel operacional consiste em um processo contnuo de aprendizagem, essencial para a efetiva execuo das atividades no cotidiano e
para a manuteno da sintonia dessas aes dirias com os objetivos e as estratgias. Este processo gera um estado de permanente mobilizao, baseado na reviso constante da estratgia
formulada, na correo de direes e na readequao contnua de aes especficas do dia a
dia, para minimizar incertezas e fracassos. Este crculo virtuoso de aprendizagem, que envolve
planejamento, priorizao, execuo e avaliao, propicia a obteno de eficincia e eficcia.
O controle realizado por meio da comparao entre as metas pr-estabelecidas para
determinado prazo os resultados alcanados no mesmo perodo de tempo. Esta avaliao permite verificar se as tarefas priorizadas e executadas esto sendo realizadas e se esto produzindo os efeitos e benefcios desejados. Para isso, deve ser considerado o equilbrio entre as diversas reas e os vrios papis definidos como importantes na fase de formulao estratgica do
planejamento.
Para o efetivo controle de atividades, importante saber mensurar o tempo gasto em
cada uma delas, a fim de que se possa program-las e execut-las a contento. Por isso, necessrio destinar, no planejamento, um tempo para a execuo de cada tarefa, registrando o tempo consumido. Aos poucos, com a prtica, possvel desenvolver a capacidade de avaliar o
tempo com maior facilidade. Isto fundamental para fazer os ajustes indispensveis no planejamento e manter uma execuo otimizada. Portanto, devem-se acompanhar as realizaes, anotando o que tenha ou no sido concludo, para depois examinar e verificar se o tempo gasto
com cada tarefa est correto.
O processo de controle de tarefas e compromissos dirios e semanais consiste, portanto,
na fase de avaliao contnua e serve para comparar o que est sendo executado com o que foi
planejado. A funo principal do controle medir o desempenho e os resultados, para poder
melhor-los. A fase de controle composta de duas subfases contnuas e permanentes:
monitoramento dirio e avaliao semanal.
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8 RESULTADOS E CONCLUSES
O planejamento estratgico pessoal permite que a pessoa reflita sobre as reas de sua
vida e formule uma situao futura ideal, definindo misso, valores e objetivos e analisando seus
aspectos internos e o ambiente externo, para, a partir da, estabelecer estratgias, metas e
aes, a fim de obter os resultados esperados e enfrentar as incertezas com mais preparo e
equilbrio. No entanto, so frequentes as dificuldades de implantao do Planejamento Estratgico Pessoal, o que motivou a elaborao deste trabalho, ao vislumbrar-se a possibilidade de se
utilizar a gesto do tempo como ferramenta de auxlio satisfao desta demanda, por meio da
otimizao das atividades pessoais e profissionais no cotidiano.
A partir desse contexto, definiu-se, como objetivo principal deste estudo, propor um
Modelo de Gesto do Tempo, para detalhar e sistematizar a implantao do Planejamento Estratgico Pessoal.
A ideia central foi congregar, em um s modelo, os aspectos positivos e os principais
elementos tcnicos e comportamentais encontrados no conjunto da bibliografia, ordenando-os
de forma didtica, lgica, sequencial e explicativa, no intuito de facilitar e simplificar a sua
compreenso e aplicao. Um modelo assim construdo pode servir como guia metodolgico
para sistematizar o planejamento e o gerenciamento efetivo das atividades pessoais e profissionais, por meio de etapas e fases bem definidas.
Houve preocupao no sentido de que os principais elementos tcnicos e
comportamentais, observados no conjunto da literatura de Gesto do Tempo, estivessem presentes no Modelo proposto, sendo capazes de operarem melhorias no exerccio de atividades
da vida cotidiana das pessoas, no que se refere a aproveitamento do tempo, equilbrio das reas
em que atuam e obteno de resultados positivos.
A fundamentao terica e metodolgica permitiu atingir os objetivos especficos deste
estudo, que eram analisar e descrever os modelos desses trs constructos, bem como alcanar o
objetivo principal do trabalho, j mencionado anteriormente.
As etapas e as fases do Modelo proposto foram dispostas em sequncia lgica, facilitando a compreenso e a aplicao do processo. Assim, o Mtodo compe-se das etapas de planejamento e de gerenciamento de atividades na vida diria das pessoas.
possvel mencionar trs contribuies principais do trabalho:
ROLANDO JUAN SOLIZ ESTRADA , GILBERTO TIM FLORES E CRISTIANO DESCOVI SCHIMITH
Convm salientar que o Modelo de Gesto do Tempo proposto neste estudo serve para
guiar o processo de implantao do planejamento estratgico pessoal. Entretanto, ele no deve
ser visto como uma verdade absoluta, podendo ser adaptado para cada situao particular e
aperfeioado por pesquisas futuras.
9 LIMITAES
Para que o Modelo se torne uma ferramenta eficaz, deve-se levar em conta que:
no seu desenvolvimento, foram aplicados pr-testes, e o Modelo ainda necessita de
aplicao em larga escala;
existe necessidade de deciso, disciplina e firmeza de propsito das pessoas que o
utilizam. Devem ser aplicadas as tcnicas e os comportamentos que o Mtodo prope,
para que possa enfrentar e superar os obstculos da lida diria e melhor aproveitar o
tempo, com atividades importantes.
h uma necessidade de adaptao, ajuste e personalizao do Modelo a cada pessoa.
10 RECOMENDAES FINAIS
Como a explorao do tema no se finda, salientam-se algumas sugestes a respeito
deste estudo:
reviso, complementao e aprofundamento do estudo por meio de novas pesquisas;
validao do Modelo, a partir do teste-piloto, por meio da aplicao a outras pessoas,
elaborando indicadores de resultados e avaliando os seus efeitos;
utilizao do Modelo como referncia acadmica para cursos e consultorias que trabalhem com planejamento estratgico pessoal e gesto do tempo.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS