SERIES, SUBSERIES,

TIPOS DOCUMENTALES Y
EXPENDIENTES

Integrantes:
MARY ANDREA PEA ROMERO
OSCAR JAVIER MORA CALDERON
WILMAR RAMIRO RIVERA PARRA
FERNANDO MIRANDA

Docente:
Jairo Hernn Daz
Profesional en Ciencias de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y
Archivstica

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
BOGOTA D.C.
2013

En la produccin documental como en la

administracin, se debe tener en cuenta las
funciones llevadas a cabo, ya que este material
documental se desarrolla por un tipo productor.
Estas a su vez corroboraran el desarrollo de una
unidad administrativa. Las Series y Subseries
documentales se obtienen del conocimiento total
de aquella unidad administrativa y requieren de
evaluacin, profundizacin y anlisis dentro de los
fondos documentales.

Es el conjunto de Unidades Documentales de estructura y

contenido homogneos, producidos por una Unidad
Administrativa en cumplimiento de sus funciones.

La serie documental est integrada por documentos, resultado

de la repetitividad de los procesos y procedimientos
administrativos o tcnicos en las oficinas, generalmente estn
formados por el mismo tipo documental (unidades
documentales) que tambin responden a unos asuntos
similares, generando como resultado una informacin seriada.

Ejemplo de Serie Documental

IDENTIFICACION DE SERIES DOCUMENTALES

Para realizar la identificacin de series documentales, se debe

tener en cuenta la estructura orgnico- funcional de la entidad
productora.
Dentro de la identificacin de series, hay algunos errores que se
cometen, a continuacin vamos a identificarlos:

1. Nombres que no tienen que ver nada con la unidad documental

2. No llevar un diagnstico y su correspondiente entrevista con el rea

productora.

3. Nombres mal asignados : como correspondencia enviada y

recibida

La base para una forma correcta de identificar las unidades documentales es la

aplicacin de los principios por los que se rige, para la organizacin de documentos,
teniendo en cuenta lo siguiente:
El respeto al origen o procedencia de la documentacin.

CARACTERISTICAS DE LAS SERIES

Nacen de los archivos de unidades administrativas y su organizacin consiste
en respetar su orden de creacin.
Su estudio y valoracin se realizan en el archivo central
Suelen ser transferidos al archivo central cuando ha perdido su valor
administrativo y a su vez evaluar si posee otros valores de conservacin.
Cada serie ser razn de anlisis o evaluacin tanto de la informacin
individual como de todos los documentos que integren el legajo.
Fsicamente se separan por legajos o expedientes, y su respectivo archivo o
modulo.

Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una

serie y se jerarquizan e identifican en
forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que
varan de acuerdo con el trmite
de cada asunto.
La ordenacin de la subserie no difiere de la ordenacin de las series;
siguen los mismo lineamientos establecidos para la ordenacin de la
serie.

Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse

segn su origen y caractersticas diplomticas.
La unidad documental, es el elemento fundamental de una serie
documental, la cual puede ser simple o compleja.

La simple, constituida por el mismo tipo documental.

La compleja, con la que ms estamos familiarizados, es el expediente,
est integrada por tipos documentales de diversa ndole y que responden a
una secuencia dentro del trmite respectivo.

La unidad documental es el resultado fsico de una actividad

llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones
que le han sido asignadas; sin embargo, no todas las actividades
generan tipos documentales. Cada unidad documental tiene una
estructura formal propia que la diferencia de las dems y un
contenido informativo homogneo. Por ejemplo:
Un Informe, es el documento que registra los hechos o
investigaciones realizadas; da a conocer el estado de cualquier
actividad.
Estudio o proyecto; en su contenido se registra en primer lugar la
razn social, seguido de la dependencia que lo origina, ttulo,
fecha, autor o responsable, texto y firma.

SERIES CON UNIDADES

DOCUMENTALES SIMPLES
1. Son series conformadas por unidades documentales simples
(tipos documentales), donde cada una es independiente de las
otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son
suficientes en s mismas en cuanto a contenido, aunque comparten
entre s los mismos rasgos estructurales o formales.
2. Los tipos documentales que integran las series
documentales simples son similares y se colocan
sistemticamente unos a continuacin de otros, pero ningn
documento tiene relacin con el anterior ni con el siguiente; el
contenido de cada uno es particular y la informacin es
diversa. Su ordenacin permite controlar su produccin.

Pasos metodolgicos para su ordenacin:

Anlisis de las caractersticas formales de las unidades documentales para
comprobar su
pertenencia a la serie documental.
Seleccin del sistema de ordenacin: numrico simple o numricocronolgico que convenga de acuerdo con las caractersticas de la serie.
Aplicacin del sistema de ordenacin acordado.
Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de
conservacin.
Foliacin de los documentos en cada unidad de conservacin.
Identificacin de cada una de las unidades de conservacin.

SERIES CON UNIDADES

DOCUMENTALES COMPLEJAS

Son series conformadas por unidades documentales complejas

comnmente llamadas expedientes.
Cada uno est compuesto por varios tipos documentales
diferentes entre s pero relacionados en razn de un trmite
determinado. Cada expediente es diferente de otro de su
misma serie y por lo general se almacenan en unidades de
conservacin (carpetas) separadas.

Pasos metodolgicos para su ordenacin:

Anlisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al
trmite o proceso ya sea administrativo o tcnico.
Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original
del trmite.
Seleccin del sistema de ordenacin de acuerdo con las caractersticas de la serie.
Aplicacin del sistema de ordenacin de la serie.

Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservacin de

acuerdo con el sistema de ordenacin seleccionado.
Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservacin.

Foliacin de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.

Identificacin de las diferentes unidades de conservacin.

El expediente es un conjunto de tipos documentales que

tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida
que se desarrollan los trmites. Cada pieza, es decir, cada
tipo documental individual e indivisible, es un eslabn en
una cadena que est inserta en un contexto que le da un
valor que no tendra el documento visto aisladamente. El
expediente comporta una nocin funcional y probatoria, da
fe, y debe ser conservado en su integridad.

El desarrollo de gran parte de los trmites generan expedientes, que

constituyen las unidades documentales complejas. Entre dichos
expedientes podemos mencionar:
Historia Laboral, una Historia Clnica
Investigacin disciplinaria
Derecho de Peticin
Programa de Capacitacin
Plan Anual de Caja, etc., entre otros.

Ordenacin del expediente

El expediente debe ser ordenado
siguiendo los pasos que se han dado
durante su trmite; el primer
documento ser aquel que le ha dado
origen, bien sea a travs de una
solicitud o un trmite de oficio,
posteriormente se irn aadiendo los
documentos que segn el orden y uso
se vayan produciendo hasta el que
concluye el trmite, lo cual es

imprescindible para que el expediente

tenga una disposicin coherente, de
manera que pueda reconstruirse el

asunto de que trata.

FONDO

SECCIN

SERIE

SUBSECCIN

SUBSERIE

UNIDAD
DOCUMENTAL

A continuacin el enlace de nuestro grupo por VOXOPOP

http://www.voxopop.com/topic/fa42ba06-5a7d-46bf-964f7fd7f3c7e839

En el presente trabajo aprendimos y aprehendimos las definiciones

de Series, Subseries, Tipos Documentales y Expedientes, de acuerdo
a los conceptos establecidos por el Archivo General de la Nacin.
Tambin investigamos sobre la normatividad vigente y la
metodologa aplicable, con ejemplos concretos de documentos reales
tomando las Series, Subseries, Tipos Documentales y Expedientes
de nuestros lugares de trabajo.
Conocimos el orden categrico de las Series, Subseries y Tipos
Documentales.
Conocimos la diferencia entre unidad documental simple y compleja.
Estudiamos la estructura jerrquica de las distintas agrupaciones
documentales.

Archivo General de la Nacin

Recuperado el 09 de mayo de 2013, de

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=
1147
Archivo General de la Nacin Colombia. Acuerdo 07 del 29 de junio
de 1994.
Reglamento General de Archivos. Santaf de
Bogot. 43 p.
Archivo General de la Nacin Colombia. Diccionario de
terminologa archivstica. Santaf de Bogot. 1992.

Sociedad Colombiana de Archivistas

Recuperado el 10 de mayo de 2013, de
http://www.scarchivistas.org/acuerdos/