LIBROS DE COMERCIO

DEFINICIN
Libros de comercio:
Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de
comercio, se entendern por tales los que determine la ley como
obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de
aquellos (Artculo 49 Cdigo de Comercio).
El tema de los libros y papeles del comerciante est regulado por el Cdigo
de Comercio en los artculos 48 a 74, Decreto 2649/93 artculos 56, 123 a
131 y en el Estatuto Tributario artculos 654 y 655.

Libros que se registran en la Cmara de Comercio:

Por disposicin del artculo 175 del Decreto Ley 019 de 2012 se inscriben
ante la Cmara de Comercio, los siguientes libros:
Libro de Actas de asamblea y junta de socios.
Libro de registro de accionistas para sociedades por acciones.
Libro de registro de socios para sociedades de responsabilidad limitada y
asimiladas
Para las entidades sin nimo de lucro:
Libros de Registro de Asociados
Libros de Actas del mximo rgano social.

INSCRIPCION DE LIBROS DE COMERCIO FSICOS

Requisitos para la inscripcin del libro por primera vez:
1. Solicitud de registro de libros o Formato F-RG-0018, formato que
suministra de manera gratuita la Cmara de Comercio de Cali. En este
documento se deber indicar los siguientes datos:
Nombre del propietario
Destino del libro
Nmero de hojas tiles a registrar (folio inicial y folio fina).
El documento deber estar suscrito por el representante legal o su
apoderado con presentacin personal ante el funcionario autorizado de la
Cmara de Comercio o reconocimiento de contenido y firma ante notario o
juez.
2. Presentacin del libro con hojas en blanco, debidamente numerado en
forma consecutiva y rotulado con el nombre del propietario y el destino de
libro.

Requisitos para la inscripcin del libro por segunda o ms

veces:
1. Solicitud de registro de libros o Formato F-RG-0018 formato que
suministra de manera gratuita la Cmara de Comercio de Cali. En este
documento se deber indicar los siguientes datos:
Nombre del propietario
Destino del libro
Nmero de hojas tiles a registrar (folio inicial y folio fina).
Certificacin del revisor fiscal (cuando exista el cargo) o Contador Pblico
indicando el motivo por el cual se genera la sustitucin del libro.
El documento deber estar suscrito por el representante legal o su
apoderado con presentacin personal ante el funcionario autorizado de la
Cmara de Comercio o reconocimiento de contenido y firma ante notario o
juez.
Se debe tener en cuenta que de acuerdo al artculo 126 del Decreto 2649 de
1993, para que los libros puedan servir de prueba libros deben haberse
registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o
entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.
En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar
ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el
establecimiento, a nombre del ente econmico e identificndolos con la
ensea del establecimiento.
Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un
certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un
contador pblico. Si la falta del libro se debe a prdida, extravo o
destruccin,
se
debe
presentar
copia
autntica del
denuncio
correspondiente.
Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series
continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de
seguridad impuesto en cada uno de ellas.

Venta de hojas
La Cmara de Comercio de Cali ofrece el servicio de venta de hojas preimpresas tamao carta, en forma continua o en hoja suelta. Para acceder a
este servicio, debe indicarlo en la solicitud de registro.

LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRNICOS

Definicin
Libros de comercio en medios electrnicos: documentos en forma
de mensajes de datos, de conformidad con la definicin de la Ley 527 de
1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus
operaciones mercantiles, en los trminos del Decreto 805 de 2013 y la

Circular Externa No. 001 de 2014 de la Superintendencia de Industria y

Comercio. Archivo Electrnico: cualquier documento en forma de
mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o
comunicado en medios electrnicos, pticos o similares, garantizando las
condiciones y requisitos para su conservacin de conformidad con el
artculo 12 de la Ley 527 de 1999.
Registro de libros electrnicos
Los artculos 173 y 175 del Decreto 019 de 2012, modificaron el artculo
56 y el numeral 7 del artculo 28 del Cdigo de Comercio, con la nueva
disposicin se autoriz a los comerciantes para llevar los libros de
comercio en medios electrnicos.
Conformacin de los libros registrados en medios electrnicos
(Circular Externa 01 del 17 de Enero de 2014 SIC):
Efectuada la inscripcin del libro electrnicos, el comerciante o inscrito
tendr derecho a remitir a la Cmara de Comercio, archivos electrnicos,
destinados a ese libro.
Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de
accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro,
adicional a su asiento en el respectivo libro electrnico, el usuario deber
realizar el trmite de registro individual de las mismas ante la
correspondiente Cmara de Comercio.

Servicio para la inscripcin de Libros electrnicos y el

asentamiento de archivos de Libros Electrnicos
A travs del sitio web www.ccc.org.co usted podr diligenciar la solicitud y
pago del trmite del registro de libros electrnicos y asentamiento en los
mismos.
Para utilizar este servicio se debe contar con un certificado de firma digital
del representante legal, expedido por una entidad de certificacin digital
abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia.
Tambin se requerir el certificado de firma digital del revisor fiscal o
contador pblico, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el
libro fsico que antecede el libro electrnico, posea hojas que no hubieren
sido empleadas, con el fin de certificar su anulacin de acuerdo con lo
previsto en el artculo 126 del Decreto 2649 de 1993.
En este link podr consultar las entidades debidamente autorizada o
acreditada en Colombia: http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=455

Costos de la inscripcin
Para proceder a realizar la inscripcin de libros se deber cancelar los
derechos que la inscripcin origina (Artculo 45 del C.Co).

Mayores informes en la lnea de atencin 8861329 o en la

pgina web
www.ccc.org.co