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QU ES
LA DOCUMENTACIN ?
Manuel Guzman
Bert Verstappen
HURIDOCS CIP
TTULO: Qu es la documentacin?
AUTOR PERSONAL: Guzman, Manuel ; Verstappen, Bert
AUTOR CORPORATIVO: Sistemas de Informacin y de Documentacin sobre los
Derechos Humanos, Internacional - HURIDOCS
LUGAR DE PUBLICACIN: Versoix [Suiza]
EDITORIAL: HURIDOCS
DIRECCIN: 48, chemin du Grand-Montfleury, CH-1290 Versoix, Suiza
TELECOMUNICACIONES :Tel: 41.22.755.5252 fax 41.22.755.5260, correo electrnico:
info@huridocs.org
FECHA DE PUBLICACIN: 2002
PGINAS: 41 p.
REFERENCIA A LA SERIE: Documentacin y Vigilancia de los Derechos Humanos; vol. 2
ISBN: 92-95015-10-X
IDIOMA: spa
BIBLIOGRAFA: Y
NDICE: Procesamiento de la informacin/ Sistemas de informacin
TEXTO LIBRE: Este prctico manual va dirigido a los documentalistas y a los
responsables de la informacin de las organizaciones de defensa de los Derechos
Humanos. Los temas que trata el manual son Qu es la documentacin?, Qu es un
documento?, Por qu documentar?, cmo efectuar la bsqueda de la informacin, su la
adquisicin, la organizacin de los documentos, y los servicios al usuario.
QU ES LA DOCUMENTACIN?
TABLA DE CONTENIDOS
Prefacio
Agradecimientos
1.Qu es la Documentacin
2. Por qu documentar?
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3. Quin documenta?
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4. Qu es un Documento?
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Glosario de Trminos
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Bibliografa
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PREFACIO
Este volumen hace parte de la serie Documentacin y Vigilancia de los Derechos
Humanos producida por HURIDOCS. Esta serie est compuesta de manuales prcticos
destinados a reforzar las capacidades de los organismos de defensa de los derechos
humanos en lo relativo a la vigilancia y a la documentacin. Hay dos tipos de manual en
esta serie: el manual Qu es? da una visin conjunta sobre cierto tema y el manual
Cmo? define las tcnicas especficas.
El ttulo Qu es la documentacin? tiene como objetivo ayudar a los defensores de
los derechos humanos a comprender mejor todo lo referente a la documentacin. Este
manual no tiene por meta describir con los ms mnimos detalles las diferentes
herramientas y las tcnicas utilizadas en la documentacin, pues las otras obras lo harn.
Ms bien, presenta al lector un cierto nmero de conceptos y una terminologa
especializada en el tema y sirve como una introduccin apropiada para la lectura de otras
obras sobre la documentacin.
Los volmenes de esta serie han sido concebidos especialmente para las organizaciones
no-gubernamentales de defensa de los derechos humanos pequeas que a menudo
cuentan con recursos y personal limitado a quien se le asigna mltiples tareas. El tamao
prctico de los manuales los convierte en excelentes materiales de referencia. Adems,
estn escritos de una manera que facilita el aprendizaje y pueden utilizarse con eficacia
como herramientas para la formacin incluida la enseanza individualiza y autodidacta.
AGRADECIMIENTOS
Nuestros agradecimientos a Judith Dueck, a Ada Mara Noval y a Agnethe Olesen que
revisaron el texto e hicieron sugerencias muy tiles que contribuyeron considerablemente
a su mejora.
Los siguientes miembros del Comit de Seguimiento de HURIDOCS que han dirigido este
proyecto y han dado su apoyo:
Kofi Kumado, Presidente (Ghana)
Agnethe Olesen, Tesorera (Dinamarca)
James Lawson (Francia)
Aurora Javate De Dios (Filipinas)
Judith Dueck(Canad)
Jonathan Kuttab (Palestina)
Ada Mara Noval (Mxico)
Para la traduccin en espaol agradecemos a Mara Elena Rojas, traductora de la
Escuela de Traduccin de la Universidad de Ginebra.
Este Manual ha sido editado gracias al apoyo de:
1. QU ES LA DOCUMENTACIN?
Introduccin
A comienzos de los aos 90, uno de los autores de este Manual particip en un taller de
formacin que tuvo lugar en un pas del sur y al que asistieron representantes de los
organismos locales de defensa de los derechos humanos. Este taller haba sido
presentado como un taller sobre la documentacin relativa a los derechos humanos. La
persona encargada de la formacin que vena de un centro internacional de
documentacin bastante desarrollado inici una discusin sobre los mtodos
fundamentales en la organizacin de los documentos de una biblioteca, para gran
sorpresa de los participantes que esperaban escuchar los elementos que hacen parte de
la investigacin de los casos relacionados con los derechos humanos.
Fue agradable constatar que la experiencia le permiti tanto a los instructores como a los
participantes del taller abrir los ojos. Si no se llenaron todas las expectativas iniciales, el
taller result beneficioso porque satisfizo otras necesidades. Sobre todo, hizo resaltar que
las personas utilizan el trmino documentacin de manera diferente segn la regin del
mundo de donde provengan.
Este Manual tuvo como punto de partida las diferentes acepciones que tiene el trmino
documentacin del cual hay dos tipos. No se trata de presentarlos aqu como dos
modelos opuestos. Las distinciones que se hacen pueden parecer algunas veces
exageradas pero son necesarias, en la medida que existen tcnicas especificas para cada
tipo de documentacin que es importantes aprende. Al mismo tiempo se mostrar qu
principios comunes rigen el funcionamiento de los centros de documentacin de
diferentes tipos. Cabe mencionar igualmente que los dos tipos de documentacin tal como
son presentados aqu, se complementan en lo que se refiere a la realizacin eficaz del
trabajo de informacin sobre los derechos humanos. De hecho, muchos organismos de
defensa de los derechos humanos combinan los dos tipos de documentacin presentados
en este manual.
El uso del trmino documentacin
El trmino documentacin es ampliamente utilizado, pues tiene diferentes significados
dependiendo del contexto en que lo utilicen los practicantes.
En algunas regiones del mundo, la sola mencin de la palabra documentacin conduce
directamente a la idea de una coleccin de documentos. Este significado tiende a darle
ms importancia a la coleccin propiamente dicha de los documentos que se poseen. El
trmino es utilizado en este sentido, por ejemplo, cuando se hace referencia a un centro
que dispone de una extensa documentacin sobre un tema preciso.
El uso del trmino centro de documentacin para designar un centro que rene
documentos publicados o no, como lo hace una biblioteca estuvo bastante expandido en
los aos 70. Esto fue estimulado por dos fenmenos. El primero fue el pretendido auge
repentino de documentos - el aumento espectacular de la produccin de documentos en
el mundo entero, una gran parte de este aumento estaba representado por el
conocimiento y la investigacin cientfica sobre diferentes temas. El segundo es el auge
tecnolgico - el rpido avance en las reas de las tecnologas de la informacin y la
comunicacin han aumentado de manera considerable la capacidad de producir,
multiplicar y distribuir la informacin y tener acceso a ella.
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Este periodo ha sido testigo del surgimiento de muchos centros especializados para hacer
frente al amplio abanico de documentos disponibles, aparecidos en formas diferentes
como las actas de los congresos, las tesis, los informes, los estudios, etc. Estos centros
han combinado las prcticas utilizadas en las bibliotecas bien desarrolladas y las tcnicas
ms innovadoras, con el fin de permitir un mejor acceso a la gran variedad de informacin
publicada o no.
La documentacin puede significar la
coleccin de documentos, por ejemplo,
obras publicadas...
acepcin ms amplia, sobre todo porque muchos principios idnticos rigen los dos tipos
de documentacin.
La documentacin definida
La documentacin es un proceso compuesto de varias actividades, a saber:
a. determinar qu informacin es necesaria e identificar los medios para conseguirla;
b. registrar la informacin descubierta y almacenarla en los contenidos apropiados
(llamados documentos) o reunir los documentos ya existentes que contienen la
informacin necesaria;
c. organizar los documentos para hacerlos ms accesibles; y
d. transmitir realmente los documentos al usuario que necesita la informacin.
La documentacin podra corresponder igualmente a una parte especfica de este
proceso. De esta manera, la documentacin podra significar el acto de registrar la
informacin, o el acto de reunir u organizar los documentos.
En este manual, cuando hagamos referencia a un tipo especfico de actividad,
utilizaremos los trminos documentacin de tipo biblioteca y documentacin sobre
los hechos (ste ltimo incluye la documentacin tipo investigacin).
Algunas Diferencias
Los dos tipos de documentacin abordados anteriormente pueden distinguirse el uno del
otro en diferentes puntos, a saber:
Objetivo general
Naturaleza de la informacin manejada
Clientela
Naturaleza de la tarea
Autores del documento
Evaluacin de la informacin reunida
a) Objetivo general
Las dos formas de documentacin se distinguen primero por su objetivo general. Las
bibliotecas y centros de documentacin similares son establecidos generalmente para
facilitar el estudio y la investigacin. Por consiguiente, un documentalista rene un
mximo de documentos sobre cada uno de los temas que engloban el rea de
conocimientos propios del centro.
Por otro lado, los centros que se ocupan de la documentacin sobre los hechos tienen
generalmente objetivos precisos. La informacin que ellos renen se relaciona con los
hechos que han ocurrido en el lugar mismo, y utilizan en general la informacin para
organizar diferentes tipos de intervencin en esos hechos. Este tipo de informacin gira,
sobre todo, alrededor de la accin.
b) Naturaleza de la informacin manejada
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2. POR QU DOCUMENTAR?
Razn general
Existe un cierto nmero de razones por las cuales la documentacin es importante.
Primero que todo, los hechos se producen y se terminan en el tiempo. Tambin, hay
hechos cuya informacin puede resultar importante pero que suceden en otro lugar.
Adems, las personas pueden percibir y analizar de diferentes maneras los hechos. Si no
hay ninguna documentacin sobre estos hechos, esta informacin puede desaparecer
para siempre, y en este caso, los beneficios que podran obtenerse se perderan.
El objetivo de la documentacin es el de
registrar las acciones de un hecho y
conservarlas para utilizarlas posteriormente.
Los materiales de informacin tales como los tratados sobre derechos humanos, los
manuales sobre el Sistema de las Naciones Unidas para la proteccin de los derechos
humanos, las legislaciones nacionales y los informes peridicos de las organizaciones
internacionales y nacionales que trabajan en este campo, se utilizan bastante en la
educacin de los derechos humanos.
Este mismo tipo de material es tambin muy importante para la elaboracin de normas.
En el mbito regional y nacional, se pueden emitir normas al examinar los tratados
internacionales relativos a los derechos humanos, haciendo campaa por su adopcin en
el mbito nacional, analizando las leyes nacionales, y controlando la sinceridad del
gobierno con respecto a sus compromisos.
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Por otro lado, los organismos que suministran una ayuda directa a las vctimas y los que
trabajan por la justicia necesitan informacin sobre los hechos relacionados con la
violacin de los derechos humanos. Por ejemplo, la ayuda inmediata incluye la bsqueda
de una vctima que ha sido secuestrada, el depsito de una peticin para un habeas
corpus o la interposicin de una denuncia que podra evitar otras posibles violaciones. En
estos casos, una presentacin clara de los hechos que rodean la supuesta violacin
contribuir a que los grupos interesados sean capaces de proporcionar una ayuda
inmediata. Pero existen tambin otras formas de ayuda: asistencia mdica, terapia
psicosocial, ayuda financiera, etc.
Trabajar por la justicia en favor de las vctimas de violaciones de derechos humanos,
significa buscar el alivio y la reparacin de los daos sufridos, por ejemplo, la liberacin de
una persona que ha sido detenida arbitrariamente y el pago de una compensacin cuando
sea necesario. Las ONGs que luchan por el respeto de los derechos humanos pueden
lanzar campaas de informacin y ejercer presin sobre las autoridades con el fin de que
hagan justicia con las vctimas. En lo relativo a los autores, la justicia se restablece
cuando stos son juzgados responsables y son penalizados en consecuencia.
Las ONGs de defensa de los derechos humanos deben esforzarse para obtener las
pruebas tangibles para demostrar que las violaciones de los derechos humanos han
ocurrido y en qu grado. Esto necesita a la vez de una documentacin sistemtica caso
por caso y de una compilacin de las tendencias y de las estadsticas basadas en una
gran cantidad de informacin reunida y registrada a medida que vayan ocurriendo. Esta
informacin se puede utilizar para actuar en el mbito nacional, regional e internacional.
Por ejemplo, la Comisin de Derechos Humanos de las Naciones Unidas considerar
como serias las violaciones perpetradas en un pas, slo si los relatores Especiales y/o las
ONGs de defensa de derechos humanos pueden suministrar la prueba tangible de que
dichas violaciones hayan ocurrido en masa y de manera sistemtica.
Una documentacin sistemtica que permita a los grupos combinar las informaciones de
origen diverso es igualmente de importancia capital para conducir a los criminales ante la
justicia. Por ejemplo: a finales de 1986 en Argentina, el gobierno aprob la Ley de Punto
Final que estipulaba un plazo de 60 das para depositar toda acusacin referente a las
violaciones de los derechos humanos cometida en los aos precedentes. Despus de ese
plazo, toda accin punitiva contra las personas implicadas cesara, lo que eliminara toda
perspectiva de investigacin de la situacin de los detenidos y de las personas
desaparecidas. Los organismos de defensa de los derechos humanos se dirigieron hacia
el sistema de documentacin utilizado en Buenos Aires por le CELS (Centro de Estudios
Jurdicos y Sociales). En los formatos del CELS, los autores de los crmenes fueron
identificados en funcin de la fecha, de los incidentes sealados, del lugar, del papel de
las personas implicadas y de los ttulos oficiales. La utilizacin de los formatos en el
marco de un anlisis profundo mejor considerablemente la evaluacin del grado de
responsabilidad personal de los sospechosos.
Los grupos de defensa de los derechos humanos pueden incluso hacer otra cosa:
construir una memoria de violaciones de los derechos humanos tales como ocurrieron en
el pasado bajo un rgimen represivo, porque no hay que olvidar que la represin hace
parte de la historia de un pas. Por ejemplo, la organizacin rusa de derechos humanos
Memorial, dio una visin general de las violaciones de los derechos humanos cometidas
en la Unin Sovitica bajo el rgimen de Stalin. Igualmente, los grupos de defensa de los
derechos humanos de Ruanda realizaron una documentacin sobre las masacres en
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3. QUIN DOCUMENTA?
La documentacin la realizan los organismos de defensa de los derechos humanos
siguiendo instrucciones especficas, las cuales pueden corresponder a uno de los
objetivos de la documentacin presentados en el captulo anterior o una combinacin de
muchos de ellos. La organizacin del centro o de la unidad de documentacin vara de
una organizacin a otra, segn la naturaleza de los servicios suministrados.
Los centros de documentacin sobre los derechos humanos tipo biblioteca que renen
una amplia variedad de materiales de origen gubernamental, intergubernamental, y no
gubernamental (regionales o internacionales) son muy funcionales en lo que se refiere a
la emisin de normas y a la educacin sobre los derechos humanos. Estos centros
pueden igualmente suministrar informacin til en las campaas de informacin y de
acciones jurdicas que tengan como objetivos auxiliar a las vctimas y el perseguimiento
judicial de los autores de las violaciones. Por otro lado, los organismos autorizados para
aportar una ayuda directa a las vctimas, para hacer justicia, o para registrar con precisin
la historia, deben necesariamente producir un documento de tipo encuesta.
Una organizacin de defensa de los derechos humanos puede ser exclusivamente un
centro de documentacin. Esto es posible si se trata de un centro de documentacin de
tipo biblioteca, que suministra servicios a otros organismos y a individuos que luchan por
el respeto de los derechos humanos y que lanzan campaas, ejercen presiones
(lobbying), realizan actividades jurdicas y otros tipos de tareas relacionadas con los
derechos humanos, etc. Sin embargo, esto es muy raro de encontrar.
El caso ms comn es el del centro de documentacin que funciona como una unidad de
una organizacin ms grande. Por ejemplo, esto podra corresponder a una organizacin
especializada en la educacin de los derechos humanos y que posee una importante
coleccin de libros, peridicos, ayudas pedaggicas audiovisuales y otros materiales de
informacin.
Los organismos que vigilan las violaciones de los derechos humanos disponen
generalmente de un cierto nmero de unidades departamentales. La unidad de
documentacin que realiza las investigaciones y que actualiza el registro de los resultados
es el nervio de la unidad de investigacin. Esta unidad transmite la informacin a otros
servicios, entre otros, a aquellos que proporcionan ayuda directa, prestaciones jurdicas y
se ocupan de las campaas de informacin y de las publicaciones. Adems, una unidad
de documentacin de este tipo posee generalmente una coleccin de libros y de recortes
de prensa, y rene otros tipos de informacin, todos estos documentos estn organizados
segn el modelo de tipo biblioteca. Si este no es el caso, esta unidad de documentacin
mantiene relaciones de trabajo funcionales con las bibliotecas jurdicas y especializadas
en los derechos humanos.
Estos dos tipos de documentacin se complementan y estn necesariamente presentes
en la mayora de las actividades relacionadas con los derechos humanos. Por ejemplo, en
una campaa de informacin sobre la situacin de los derechos humanos en un pas, es
necesario incluir la informacin sobre casos reales de derechos humanos pero tambin,
las normas internacionales de derechos humanos apropiadas, as como la legislacin
nacional.
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4. QU ES UN DOCUMENTO ?
Tipos de Documentos
Un documento se puede definir como algo que contiene informacin. Material de
informacin o simplemente material son los trminos equivalentes. Un documento o
material puede ser:
1. textual o no textual
2. publicado o no publicado
Documentos textuales o no textuales
Un documento o un material es textual si est escrito. En esta categora podemos
encontrar: los libros, los peridicos, los informes estadsticos, los documentos jurdicos
como las declaraciones hechas bajo juramento, los catlogos, las patentes, y los registros
administrativos. Generalmente, la informacin est impresa en papel. Sin embargo,
actualmente es muy comn encontrar documentos almacenados de manera electrnica
como los archivos grabados en disquetes de computadores.
Los documentos no textuales son aquellos que contienen una informacin pero la mayor
parte de sta se encuentra en otra forma. Ejemplos de documentos no textuales son: la
fotografas, los mapas, esquemas, bandas sonoras, video grabaciones, obras artsticas,
monumentos, pelculas y diapositivas.
Documentos publicados y no publicados
Un documento puede estar publicado o no. Generalmente un documento publicado
tiene las siguientes caractersticas:
1. Estar a disposicin del pblico, por ejemplo a la venta.
2. Estar impreso o encuadernado en una forma reconocida como la de un libro, una
revista o en otra forma de publicacin.
3. Tener muchas copias o varias ediciones.
4. Estar disponible en los medios de distribucin ya establecidos como en las libreras
quioscos
5. Tener un nmero de informaciones como el ttulo, el nombre del autor,
el editor o cualquier informacin que proporcione una descripcin nica y precisa del
documento como portador de informacin. Este conjunto de informacin se conoce con el
nombre de descripcin bibliogrfica.
Algunos documentos pueden no estar impresos o distribuidos pero pueden estar a
disposicin del pblico por Internet, un proceso que se designa con el nombre de edicin
electrnica.
Existen muchas formas de documentos no publicados; cada forma es utilizada con un
objetivo especfico. Por ejemplo, una declaracin bajo juramento se utiliza principalmente
en los procesos jurdicos. En cambio, un formulario de entrada de datos, facilita la
extraccin de datos y la clasificacin de las estadsticas. Si existen varias copias de los
documentos, esto sera, sobre todo, una forma de salvaguardar dichos documentos y as
evitar su prdida o destruccin.
La literatura gris se refiere a los documentos, que aunque estando a disposicin del
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DETERMINAR
QU TIPO DE
INFORMACIN
SE DEBE
REUNIR
Y CMO
ORGANIZAR
EL
MATERIAL
ADQUIRIR
EL
MATERIAL
SUMINISTRAR
LOS
SERVICIOS
AL USUARIO
DETERMINAR
QU TIPO DE
INFORMACIN
SE DEBE
REUNIR
Y CMO
ADQUIRIR
LA
INFORMACIN
Y LOS
MATERIALES
DEL HECHO
ORGANIZAR
LA
INFORMACIN
Y LOS
MATERIALES
DEL HECHO
SUMINISTRAR
LOS
SERVICIOS
AL USUARIO
Adems de la diferencia entre las fases, las tcnicas especficas utilizadas en cada una
de ellas tambin difieren, algunas veces en los dos tipos de documentacin. Las
diferentes fases y tcnicas as como los principios que las gobiernan, sern discutidas en
los prximos captulos.
Nota: En bibliotecologa, trminos como desarrollo de la coleccin y organizacin de la
coleccin se utilizan para designar la adquisicin y la organizacin de los materiales de
informacin. Sin embargo, las fases mencionadas anteriormente corresponden a estos
conceptos. Los autores prefirieron utilizar trminos ms generales puesto que los temas
abordados en este Manual sobrepasan el campo de la bibliotecologa; no obstante, cabe
sealar que principios similares gobiernan los diferentes tipos de documentacin.
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y los autores.
b. Las autoridades gubernamentales tales como los oficiales del ejrcito o el personal
carcelario.
c. Cualquier otra persona que suministre informacin sobre la situacin, como los colegas
de
las vctimas.
d. Los lugares de los hechos.
e. Las oficinas gubernamentales, tales como las oficinas de estadsticas.
f. Los informes que se encuentran en las morgues, los hospitales, las crceles, etc.
La seleccin
La seleccin es una etapa fundamental en el trabajo del bibliotecario y se refiere a la tarea
de escoger los materiales que el centro de documentacin quisiera incluir en su coleccin.
Para esto es necesario determinar qu tipo de material se encuentra disponible y decidir
cuales se deben adquirir y cmo. Generalmente, los bibliotecarios / documentalistas son
secundados por los responsables del centro en la seleccin de las publicaciones ms
apropiadas para la coleccin del centro.
En la documentacin tipo investigacin se realiza algunas veces un proceso similar de
seleccin. Por ejemplo, por razones de costo, un centro puede optar por reunir solamente
los testimonios pero no las pruebas de tipo forense. Sin embargo, generalmente, el
objetivo de las actividades de investigacin es el criterio ms importante para decidir qu
informacin y qu documentos son los apropiados. Por ejemplo, si el objetivo es
denunciar penalmente los autores de un crimen, ser necesario reunir lo mximo de
testimonios y de pruebas materiales.
Determinar cmo obtener la informacin y los personales
En el caso de la documentacin tipo biblioteca, despus de seleccionar los materiales, la
siguiente etapa consiste en decidir cmo adquirirlos: comprndolos, intercambindolos o
por donacin. Ver el volumen 3 de esta serie Cmo instalar un centro de documentacin
para conocer ms detalladamente los siguientes temas: fuentes de informacin, seleccin
y adquisicin de materiales.
En el caso de la documentacin tipo biblioteca, una vez que una organizacin ha decidido
hacerle un seguimiento a la informacin ms importante de todas las recibidas, organiza
generalmente una actividad de investigacin. Est podra consistir en una misin de la
cual todo el mundo tuviera conocimiento o en el envo de investigadores discretos a los
lugares de los hechos o incluso se puede hacer un arreglo para que los informantes se
renan en otra parte. El siguiente captulo trata de las diferentes formas de investigacin.
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INFORMES EN
FORMA DE
TEXTO LIBRE
DOCUMENTOS
QUE SIRVEN
COMO
PRUEBAS Y
OTROS
DOCUMENTOS
PRIMARIOS
DOCUMENTOS
SECUNDARIOS
REGISTROS
EN
FORMATOS
ESTNDAR
INFORMERS
Y OTROS
PRODUCTOS
c. despus de reunir los datos sobre un nmero suficiente de hechos para redactar
informes generales.
Evidentemente, es necesario conocer dos tipos de tcnicas para organizar la informacin,
la primera se refiere a la redaccin de informes; la segunda, al trabajo con la informacin
estructurada, es decir, la base de datos. El Manual Handbook on Fact-Finding and
Documentation explica, en particular, las diferentes consideraciones que se deben tener
en cuenta al preparar los informes sobre las investigaciones. Otro libro til es Data
Analysis for Monitoring Human Rights, pues, aconseja sobre la manera de estudiar los
datos sobre los derechos humanos y la manera de presentar los datos estadsticos. El
libro Getting the Facts Down explica cmo utilizar la informacin estructurada en el rea
de los derechos humanos.
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Clasificacin
La clasificacin es un mtodo cuyo fin es atribuir a los documentos referencias
relacionadas con los temas principales de un documento. Este mtodo tiene sus ventajas:
a. Todos los documentos importantes sobre un tema especfico son puestos en el mismo
lugar en la coleccin para de esta manera encontrarlos fcilmente.
b. Se puede evitar el proceso intermediario de bsqueda de los documentos en un
catlogo o en una base de datos.
c. Los documentos que no han sido procesados pueden ser separados o registrados de
manera temporal o permanente y luego poder encontrarlos fcilmente por materia.
d. Los usuarios pueden localizar documentos especficos ojeando un tema en particular o
incluso encontrar documentos pertinentes en los cuales no hubieran jams pensado
sin la ayuda de un documentalista.
Existen tres esquemas de clasificacin utilizados ampliamente en el mundo: la
clasificacin de la biblioteca del Congreso de Estados Unidos, la Clasificacin Decimal
Universal y la clasificacin Decimal de Dewey. Todos son esquemas generales cuyo
objetivo es cubrir todas las ramas del saber. Estos esquemas podran resultar muy
generales si se aplican a un centro de documentacin especializado; sin embargo, es
posible utilizar algunos conceptos y adaptarlos al uso local. Los centros de documentacin
sobre derechos humanos desarrollan a menudo sus propios esquemas. Un ejemplo de
Sclassification Scheme for Human Rights Documentation (Sistema de Clasificacin para
la Documentacin sobre los Derechos Humanos) ha sido desarrollado por Iva Caccia, una
biblioteca canadiense especializada en derechos humanos. Este documento est
disponible en HURIDOCS.
Registro nico ID (identificacin)
Generalmente, cuando se trabaja con algunos tipos de documentos, es necesario
asegurarse de que cada signatura sea nica y para de esta manera utilizarla slo una vez
y para un slo documento. Esto es especialmente necesario cuando se utilizan bases de
datos informatizadas para almacenar la informacin relativa a los documentos de la
coleccin. En la terminologa informtica, dichas signaturas de documentos se denominan
registros nicos ID. La mayora de las aplicaciones de software tienen un dispositivo que
realiza la numeracin automtica de los registros nicos.
Generalmente, a los elementos bibliogrficos de una base de datos informatizada se les
atribuyen registros nicos ID y llevan al mismo tiempo otras referencias que indican en
donde encontrar los documentos principales. Esto ocurre sobre todo, cuando se utiliza un
esquema de clasificacin para organizar documentos primarios.
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utilizando, por ejemplo, fichas o un programa informtico con remisin a los hechos
referidos.
La mayora de los documentos en papel se pueden conservar en carpetas de cartn. Una
solucin sera la de reagrupar los documentos por hechos, una carpeta por cada hecho.
Los formatos estndar ya completos pueden ser el contenido principal de la carpeta, a la
cual se le agregar los documentos sobre los hechos como los testimonios y los informes
de las investigaciones. Igualmente, los formatos estndar se referirn a otros materiales
sobre el tema, por ejemplo, las fotos y los recortes de prensa.
Los documentos publicados, como por ejemplo los informes anuales, se pueden organizar
de acuerdo a las tcnicas comunes de la documentacin tipo biblioteca.
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GLOSARIO DE TRMINOS
Base de datos - conjunto de datos, organizados de manera que facilite la bsqueda de
un registro en particular o de un conjunto de registro o incluso datos especficos
contenidos en esos registros. Una base de datos bien construida permite la
produccin de diferentes tipos de datos, en trmino de contenido (desde el mnimo de
datos a todo el conjunto de ellos) y en trmino de formatos de presentacin.
Catalogacin - proceso de produccin de un registro sobre un documento como registrar
su descripcin bibliogrfica y su contenido y luego incluir el registro corto que resulte
en una lista (catlogo) que los usuarios en bsqueda de informacin pueden
consultar.
Catlogo - lista de documentos contenidos en una coleccin, una biblioteca, un grupo de
bibliotecas o de centros de documentacin y dispuestos segn un mtodo definido.
Catlogo en forma de fichas / fichero - catlogo en el cual se registra cada cdigo o
referencia en una ficha diferente.
Campo - espacio en el cual se registra una informacin, como por ejemplo, el ttulo del
documento, el nombre del autor y el nmero de pginas.
Clasificacin - proceso que sirve para identificar el trmino (escogido entre una lista de
trminos) que refleja los temas principales del documento y para utilizar el cdigo
correspondiente y as facilitar el almacenamiento fsico del documento, por ejemplo,
en una repisa.
Clasificar - mtodo de descripcin del contenido que contiene la seleccin de los
descriptores para presentar los temas o los conceptos contenidos en un documento.
Descripcin bibliogrfica - conjunto de datos (como el ttulo, el lugar y la fecha de
publicacin, el autor, el editor, etc.) que forman una descripcin nica y precisa de un
documento como portador fsico de informacin.
Descripcin de contenido - proceso que consiste a describir los temas y los conceptos
principales de un documento, por ejemplo, redactando los ndices y los resmenes
analticos.
Descriptor - trmino utilizado para describir un aspecto particular de un hecho, de una
persona, de un documento, de un lugar o de cualquier otra cosa.
Documentacin - proceso compuesto de varias tareas, a saber:
a) determinar cual informacin es necesaria e identificar los medios para adquirirla.
b) registrar la informacin descubierta y almacenarla en los contenedores apropiados
(llamados documentos) o reagrupar los documentos ya existentes que contienen la
informacin necesaria.
c) organizar los documentos par hacerlos ms fcilmente accesibles.
d) transmitir de manera concreta los documentos a los usuarios que tiene necesidad
de informacin a cualquier parte especfica de este proceso.
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BIBLIOGRAFA
Caccia, Iva. Human Rights Thesaurus y Thesaurus: Droits de lHomme. Ottawa: Human Rights
Internet, 1993. Disponible en ingls y en francs en el Centro de Documentacin sobre los
Derechos Humanos / Centro de investigacin y de enseanza de los derechos de la persona, 57
Louis Pasteur, Ottawa, Canad, K1N6N5.
Caccia, Iva. Classification Scheme for Human Rights Documentation. Versoix: HURIDOCS, 1998.
Dueck, Judith. Setting Up a Human Rights Education Resource Centre, en Human Rights
Education for the Twenty-First Century, publicado por George Andreopoulos y Richard Pierre
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Dueck, Judith, Manuel Guzman y Bert Verstappen. HURIDOCS Events Standard Formats: A Tool
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Dueck, Judith, Manuel Guzman y Bert Verstappen. Micro-thesauri: A Tool for Documenting Human
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Guzman, Manuel. Getting the Facts Down: Documenting Human Rights violations. Bangkok:
Forum-Asia, 1996. Disponible en Forum-Asia, 109 Suthisarnwinichai Road, Samsennock,
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about Using the Internet in Human Rights Work. Washington, D.C.: AAAS, 1999.
(http://shr.aaag.org/online/cover.htm)
Formatos estndar HURIDOCS para el Registro e Intercambio de la Informacin Bibliogrfica
sobre los Derechos Humanos. 2 ed., compilados por el grupo de trabajo de HURIDOCS con la
direccin de Ada Mara Noval HURIDOCS: Oslo, 1993. ISBN 82-992816-3-6 Disponible en
HURIDOCS
Formatos Estndar HURIDOCS: Documentos de Apoyo. Compilados por Judith Dueck y Ada
Mara Noval junto con los miembros del equipo de trabajo de HURIDOCS. HURIDOCS: Oslo,
1993. ISBN 82-992816-01. 133 p.. Disponible en HURIDOCS.
Kannapiran, Chandra, y al. Basics of Documentation. New Delhi: Voluntary Health Association of
India, 1988. 89 p. Disponible en Voluntary Health Association of India, 40 Institutional Area, South
of I.T.T., New Delhi 110 016 India.
Pallinder Agneta (ed.) Information for Human Rights: A HURIDOCS Reader for Information
Workers. Oslo: HURIDOCS, 1993.
Ravindran, D.J. Training on Fact-Finding and Documentation of Human Rights Violations: A
Trainers Manual. Bangkok 10310, Tailandia.
Ravindran, D.J., Manuel Guzmn and Babes Ignacio. Handbook on Fact-Finding and
Documentation of Human Rights Violations. Manila: Forum-Asia, 1994. Disponible en Forum-Asia,
109 Suthisarnwinichai Road, Samsennok, Huwaykwang, Bangkok 10310, Tailandia.
Spirer, Herbert; Spirer, Louise, Data Analysis for Monitoring Human Rights. Washington D.C. :
American Association for the Advancement of Science con la cooperacin de HURIDOCS, 1993.
Disponible en AAAS Distribution Center, PO Box 521, Annapolis Junction, MD 20701, Estados
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Unidos.
Nueva
edicin
disponible
https://courseworks.columbia.edu/cms/outview/courseenter.cfm?no=INAFU8165_001_2002_3
en
Este volumen forma parte de una serie de manuales prcticos titulados Cmo? cuyo fin
es reforzar las capacidades de los organismos de defensa de los derechos humanos en lo
relativo a la supervisin y a la documentacin.
La serie corresponde a los manuales siguientes:
Volumen 1: Qu es la vigilancia?
Volumen 2 : Qu es la Documentacin?
Volumen 3: Cmo instalar un centro de documentacin?
Volumen 4: Cmo indexar?
Volumen 5 : Cmo buscar informacin?
Volumen 6 : Cmo manipular los tipos especficos de informacin?
Volumen 7: Cmo utilizar la meta informacin?
Volumen 8 : Cmo utilizar el motor de bsqueda de HURIDOCS?
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