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Capitulo 1 La organizacin.
1.1
a ese trabajador no debe interesarle y si los otros cumplen o no con las suyas,
si las cumplen bien o mal, si conocen o no lo que el otro est haciendo o de lo
que necesita y mucho menos importante sera ayudar al otro a cumplir con sus
tareas. Esto da oportunidad de establecer patrones, capataces o jefes
despiadados que deben obligar a los desvalidos trabajadores a trabajar y a
defensores en contra de las injusticias en contra de los trabajadores.
1.2
Las organizaciones comunes dependen de los jefes, los que la fundan o los que
ocupan puestos de mayor poder mandan, organizan, controlan y deben
autorizar todo. Por sus manos deben pasar todas las acciones que la
organizacin realice. Sin sus rdenes directas muy poco se hace.
Esta situacin aparenta un mejor control del rumbo de la organizacin pero en
realidad es el mayor obstculo al desarrollo y mejoramiento. Este tipo de
control limita la creatividad e iniciativa de los trabajadores.
El concepto de estructura horizontal no es meramente grfico. Significa que
todos los miembros de la organizacin deben estar al mismo nivel en cuanto a
su poder de tomar decisiones por s mismos y hacer planes para mejorar sus
espacios, procedimientos de trabajo, incluirlos en su rutina diaria y programar
su oportuna ejecucin. La jerarqua se mantiene pero en trminos de
comunicacin y gestin.
Este tipo de organizacin permite que las organizaciones se desarrollen ms y
mejor, que sean ms eficientes y que rindan mejores resultados a la
comunidad y que compensen la falta de experiencia de algunos logrando que
todos conozcan lo que el otro est haciendo que logren compartir experiencias
y establecer las bases sobre criterios comprobados y varias veces mejorados.
En esta estructura se impulsa a los trabajadores para que lleguen a ser
autnomos. As las jerarquas superiores pueden dedicar su tiempo y esfuerzo
a sus verdaderas tareas de gestin e implementacin.
En este tipo de organizaciones donde no es necesario defenderse de los
abusos, la unin de trabajadores juega un muy importante rol, es la encargada
de negociar con sus miembros las condiciones en que se desarrollar la tarea,
es decir cuntos trabajadores habr disponibles, quienes realizarn cada tarea
en funcin de sus habilidades y capacidades, cuanta labor deber ser
encausada para cumplir con los objetivos, cules sern las compensaciones a
los trabajadores y algo muy importante el cmo se realizar la labor mediante
los estndares establecidos.
1.4
La organizacin autogestiva
alguna otra manera mejor de hacer que funcione y con base en las
caractersticas de la comunidad que se trate.
1. La inquietud de mejoramiento lleva a algn trabajador del sitio
(generalmente el jefe del departamento) a solicitar se ejecute en su
entorno de trabajo, el proceso de mejoramiento continuo. S la
estructura organizacional del sitio lo dicta as, entonces, solo puede ser
el jefe de departamento quien bajo alguna motivacin realice la solicitud
formal de mejoramiento. Tal vez, solo l sabe si su departamento entero
o solo una fraccin posee las condiciones propicias para ser mejorado.
2. El promotor realiza un patrullaje inicial para observar el estado actual y
recabar evidencias de ello para mostrarlas en una reunin a la persona
encargada del sitio con ms jerarqua. Juntos, observan y encuentran las
oportunidades de mejoramiento, determinan la factibilidad y prioridad
de cada una y a los posibles encargados de realizarlo y los tiempos de
los que dispondrn para ello por ejemplo, tiempos muertos u ociosos, 10
minutos siempre antes de comenzar, al terminar la jornada, en los
descansos, etc.. En este caso lo importante es establecer una actividad
que se integre a la rutina y que no sea considerado como un esfuerzo
temporal y pasajero. De esta forma, el mejoramiento ser continuo y se
evitar regresar al estado anterior cada vez. Esto cambia el solo
concepto de mantenimiento al de mejoramiento continuo.
Las solicitudes funcionan mejor que las asignaciones obligatorias sin
embargo, las arraigadas costumbres a no colaborar deben ser sobrepasadas
con instrucciones u rdenes directas y precisas.
3. El promotor de mejoramiento (externo a la clula) solicita que de entre
los miembros surja un lder que represente a la clula para acordar e
impulsar un plan que aborde con detalle las actividades necesarias para
alcanzar la mejora deseada. Este lder debe ser el jefe inmediato (o
alguien propuesto por l) ya que posee el poder de decisin, mando o
comunicacin o el acceso directo a las personas clave necesaria para
ejecutar la actividad.
4. De inmediato el promotor y el lder se renen para aclararle sus
funciones y la importancia de su participacin como impulsor de las
actividades que en un inicio suelen ser completamente desconocidas
para el resto del personal y por lo tanto se pierde el impulso, no se
cumplen los acuerdos, no se hacen propuestas, se falla en las fechas
lmite para el cumplimiento y terminan por abandonarse. Por todo lo
anterior, el lder debe ser una persona con amplia visin y entusiasmo ya
que debe persuadir a los otros miembros de realizar las tareas extras,
proponer actividades, acordar las maneras como deben ser hechas las
cosas, verificar los resultados e implementar medidas correctivas y
mantener comunicacin constante y plena con el promotor de
mejoramiento y con las otras personas clave que pueden facilitar las
tareas de la clula. El promotor mediante las preguntas qu, como,
cuando y donde cuestiona la factibilidad de intentar persuadir al lder
de ampliar o reducir el alcance de sus propuestas.
5. Al inicio, la clula realiza una reunin para proponer, discutir y acordar:
a. Define la mejora deseada como el objetivo del grupo
b. Las metas que debe alcanzar cada miembro de la clula
c. Las actividades que cada quien deber realizar
d. La programacin estricta del momento en que se entregarn
resultados
6. El promotor acuerda con el lder de la clula, una sesin rpida de
capacitacin para todos sus miembros a modo de unificar la visin,
criterios y ver modelos y conocer tcnicas especificas para la realizacin
ms fcil y sencilla de las actividades e inclusive aprender a ver ms
oportunidades de mejoramiento.
7. Las metas de mejoramiento deben ser programadas para observar
resultados finales en 5 semanas o menos. Los miembros de la clula
quedan comprometidos con la clula misma, con su jefe y con el
promotor. Sin embargo, el gran poder y resistencia de esta tcnica de
mejoramiento permite una gran flexibilidad para que si a caso no se dan
las condiciones para realizar las actividades de mejoramiento, la clula,
a travs de su lder re negocie los tiempos establecidos y pida una
prorroga. Recurdese que lo ms importante cuando se requiere que sea
realmente continuo el mejoramiento es que la actitud cambie y que se
formen nuevos hbitos que puedan introducirse a las rutinas de cada
trabajador, de modo que la mejora ocurre cada vez que los miembros de
cada clula piensan en la mejor forma de hacer las cosas no tan solo si
la infraestructura fsica parece haber mejorado. En ocasiones, se hacen
mejoras que parecen empeorar la situacin pero son el producto de
esfuerzos mentales y fsicos de los trabajadores y son positivos si es que
ellos pensaron en la mejor forma de hacerlas y definitivamente deben
ser bien valoradas. Estos casos son unas excelentes nuevas
oportunidades de mejoramiento y el proceso debe repetirse por la
misma clula varias veces ms para corregir-mejorar lo que ella misma
cre. Se debe desarrollar algn mecanismo para que esta clula
comparta sus experiencias, logros y fracasos con otras clulas y as se
emparejen sus experiencias y que las otras eviten pasar por el
irremediable error lo que resultar en ahorros y en ms y mejor
participacin.
1.8Comunicacin de alto nivel (HO-REN-SO) y la agenda compartida
Es posible mejorar la comunicacin a niveles medios y altos entre ellos
mismos, hacia jerarquas abajo y hacia jerarquas arriba y as elevar el nivel
del dialogo entre las partes de modo que se logre una organizacin interna
altamente efectiva.
Informar-contactar-consultar son las tres actividades fundamentales para
una comunicar eficazmente a otros en la organizacin los acontecimientos.
El eslabn entre informar y consultar es el establecer contacto. Una vez
creado este vnculo es posible informar y recibir informaciones y por
supuesto consultar y ser consultado.
A veces, parece no ser importante conocer de lo que otro departamento
est haciendo o har, o de participar en las decisiones que para ese
departamento parecen no importantes pero que afectarn directa e
importantemente al trabajo de otro u otros departamentos.
Cuando la toma de decisiones se concentra en una sola persona del
departamento, entonces, basta que esa persona piense y considere a que
otras personas alcanzaran los efectos de alguna medida si fuese decidida
y que les informe y consulte a los involucrados. As muchos malos
entendidos que provoquen gastos y conflictos innecesarios podran ser
evitados.
El elemento mas notorio, tal vez no el mas importante, es la falta de una
un sistema de agenda estandarizado y con posibilidad de ser consultada
por otras personas en la organizacin. La importancia de llevar una agenda
radica en que la programacin de actividades habilita el uso eficiente del
tiempo ya que es un recurso muy valioso y limitado. Esto no significa que
agendar las actividades las haga mas importantes o que las mejore. Si a
caso surgen actividades extraordinarias (que deben ser evitadas al
mximo) el titular de la agenda tan solo deber disculparse con unas
cuantas personas y re programar las reuniones que sean necesarias, tarea
que generalmente realiza su asistente, de modo que no implica trabajo
extra y facilita la gestin de las tareas.
Al programar cada quien sus propias tareas y asignarles una hora de inicio,
termino y un lapso de duracin se hace posible saber con precisin cuanto
podr ser hecho o deber ser promovido, impulsado o supervisado
sabiendo de antemano y con gran detalle la cantidad de recursos humanos
y materiales suficientes o necesarios para cumplir con los objetivos
educativos trazados.
Actualmente es fcil acceder a muchos recursos electrnicos hasta
gratuitos para la gestin de una agenda que se sincronizan entre por
ejemplo el telfono y la PC para un mismo usuario o que puedan ser
consultados por personas a las que les ha sido conferido tal derecho o
hasta para solicitar una cita.
Es necesario y muy conveniente en cualquier organizacin delegar a otras
personas la realizacin o verificacin de ciertas tareas que no exigen
4.11.
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