Manual de Inventarios 10

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http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=9863
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PRESENTACION
Los manuales en especial los de procedimientos, constituyen instrumentos bsicos para el
desarrollo de actividades institucionales puesto que son herramientas tanto de orientacin y
permanente consulta sobre determinada materia, de control interno.
La expedicin y actualizacin de los manuales en las entidades de carcter pblico es una
funcin de la alta direccin derivada de diferentes normas en especial las leyes 42 y 87 del 93
sobre el control de gestin interno; ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la funcin
administrativa y define los principios y reglas bsicos de la organizacin y funcionamiento de la
administracin pblica, la ley 872 de 2003 y decreto reglamentario 4110 de 2004 referido al
sistema de calidad en las entidades del Estado del Decreto 1599 de 2015, mediante el cual se
adopta el modelo estndar de control interno para el Estado Colombia.
Cdigo de Comercio
El objetivo del Cdigo de Comercio es recopilar la informacin bsica sobre las cuestiones
comerciales, los asuntos mercantiles, los contratos y tratados que rigen para las personas que
ejecutan actividades mercantiles y conexas al comercio.
Todas estas actividades mercantiles y sociedades con personas jurdicas naturales, se
encuentran bajo vigilancia, inspeccin y control de la Superintendencia de Sociedades la cual
se encarga de ejercer las funciones de cumplimiento de normas y leyes que rigen la actividad
comercial.
El cdigo de Comercio reconoce para algunas personas la siguiente calificacin de
comerciante:
Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan a actividades que la ley
considere mercantiles.
Toda persona que ejecute operaciones mercantiles est sujeta a las normas comerciales.
Toda persona que segn las leyes comunes tenga capacidad para contratar y obligarse.
Obligaciones de todo comerciante:
Matricularse en el registro mercantil.
Inscribirse en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos de los cuales la ley
exija esa formalidad.
Llevar contabilidad regular de sus negocios.
Conservar correspondencia y dems documentos relacionados con sus negocios o actividades.
Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
Registro Mercantil:
Tiene por objeto llevar la matrcula de todos los comerciantes y de los establecimientos de
comercio, as como la inscripcin de todos los actos, libros y documentos.
Este registro es llevado por las Cmaras de Comercio, pero la superintendencia de industria y
comercio determina los libros necesarios para cumplir la finalidad, a la hora de realizar las
inscripciones.
Segn el Cdigo de Comercio es necesario para todos los comerciantes inscribir en el registro
mercantil lo siguiente:
Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y auxiliares, debern inscribirse 1 mes
despus de la fecha de iniciacin de actividades.
Capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales.
Las autorizaciones que genere la ley ante un menor para ejercer el comercio.
Todas aquellas modificaciones de los negocios del comerciante.
La apertura de establecimientos de comercio, sucursales.
Los libros de contabilidad, el registro de accionistas, las actas de asamblea y juntas de socios.
Los embargos y demandas.
Liquidacin de sociedades.
La peticin de la matricula indicara:
El nombre del comerciante, el documento de identidad, nacionalidad, actividad o negocios a
los que se dedique, domicilio y direccin, lugares donde desarrolle sus negocios de manera
permanente, su patrimonio liquido, detalle de los bienes
races que posea, nombre de la persona autorizada los negocios, y si se trata de un
establecimiento de comercio se pedir:
Denominacin, direccin y actividad principal a que se dedique, nombre y direccin del
propietario y si el local es propio o ajeno.
Libros de Comercio
Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y
estados financieros en general a las disposiciones y normas del Cdigo de Comercio.
Estos libros de comercio son los que determina la ley como obligatorios, y los auxiliares son los
libros necesarios para completar el entendimiento de aquellos.
La contabilidad solo podr llevarse por el idioma castellano, y con el sistema de partida doble
en los libros registrados de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de
los negocios del comerciante.
Al iniciar las actividades comerciales por lo menos una vez al ao todo comerciante deber
elaborar un inventario y un balance general que permita conocer la situacin de su patrimonio.
En los libros de comercio se asentarn en un orden cronolgico y las operaciones mercantiles
estarn todas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, con un comprobante de
contabilidad el cual se debe elaborar previamente al registro de cualquier operacin y en el

cual se indica una fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin.
El comerciante deber tener una copia fiel de la correspondencia que dirija con relacin a sus
negocios.
El comerciante debe conservar archivados y ordenados los comprobantes de los asientos en
sus libros de contabilidad.
En los libros de comercio se prohbe:
Alterar en los asientos el orden y la fecha.

Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto.
Hacer raspaduras o correcciones.
Borrar o tachar los asientos.
Arrancar hojas o alterar el orden del consecutivo.
Las Cmaras de Comercio

Son instituciones de orden legal con personera jurdica, creadas por el gobierno nacional, de
oficio o a peticin de los comerciantes del territorio donde operan. Cada cmara de comercio
est integrada por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil. Est
compuesta por un grupo de directores de seis a doce miembros, con sus respectivos suplentes.
Las funciones de las Cmaras de Comercio son las siguientes:
Servir de rgano de comercio.

Adelantar investigaciones econmicas sobre aspectos del comercio.
Llevar el registro mercantil.
Recuperar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes.
Servir de tribunal de arbitramiento para resolver diferencias.
Prestar sus buenos oficios a los comerciantes.
Organizar exposiciones y conferencias relacionadas con sus objetivos.
Estatuto Tributario
COSTO DE LOS ACTIVOS MOVIBLES.
ARTICULO 62. SISTEMA PARA ESTABLECER EL COSTO DE LOS ACTIVOS MOVIBLES
ENAJENADOS. <Fuente original compilada: D.2053/74 Art. 21> El costo de la enajenacin de
los activos movibles debe establecerse con base en alguno de los siguientes sistemas:
1. El juego de inventarios.
2. El de inventarios permanentes o continuos.
3. Cualquier otro sistema de reconocido valor tcnico dentro de las prcticas contables,
autorizado por la Direccin General de Impuestos Nacionales.
El inventario de fin de ao o perodo gravable es el inventario inicial del ao o perodo gravable
siguiente.
PARAGRAFO. <Pargrafo adicionado por el artculo 2 de la Ley 174 de 1994. El nuevo texto es
el siguiente Para los efectos de la determinacin del impuesto sobre la renta, los
contribuyentes que de acuerdo con el artculo 596 de este Estatuto estn obligados a
presentar su declaracin tributaria firmada por Revisor Fiscal o Contador Pblico, debern
establecer el costo de la enajenacin de los activos movibles por el sistema de inventarios
permanentes o continuos, o por cualquier otro sistema de reconocido valor tcnico dentro de
las prcticas contables, autorizado por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.
<Notas de Vigencia> <Inciso adicionado por el artculo 267 de la Ley 223 de 1995. El nuevo
texto es el siguiente:> Cuando se trate de inventarios en proceso, bastara con mantener un
sistema regular y permanente, que permita verificar mensualmente el movimiento y saldo
final, por unidades o por grupos homogneos.
<Notas de Vigencia> <Inciso adicionado por el artculo 267 de la Ley 223 de 1995. El nuevo
texto es el siguiente:> La asignacin de los costos indirectos de fabricacin podr igualmente
hacerse en forma mensual y por unidades o grupos homogneos.
ARTICULO 63. LIMITACIN A LA VALUACIN EN EL SISTEMA DE JUEGO DE INVENTARIOS. En

el caso de juego de inventarios, las unidades del inventario final no pueden ser inferiores a la
diferencia que resulte de restar, de la suma de las unidades del inventario inicial, ms las
compradas, las unidades vendidas durante el ao o perodo gravable.
ARTICULO 64. DISMINUCIN DEL INVENTARIO FINAL POR FALTANTES DE MERCANCIA.

<Artculo modificado por el artculo 2 de la Ley 1111 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando se trate de mercancas de fcil destruccin o prdida, las unidades del inventario final
pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial ms las
compras. Si se demostrare la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso
fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores.
Cuando el costo de las mercancas vendidas se determine por el sistema de inventario
permanente, sern deducibles las disminuciones ocurridas en mercancas de fcil destruccin
o prdida, siempre que se demuestre el hecho que dio lugar a la prdida o destruccin, hasta
en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial ms las compras.
La disminucin que afecta el costo, excluye la posibilidad de solicitar dicho valor como
deduccin.
ARTICULO 65. GRADUALIDAD EN EL DESMONTE DE LA PROVISION UEPS O LIFO. <Artculo
modificado por el artculo 3 de la Ley 174 de 1994. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos
fiscales, los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que tengan
diferencias entre el inventario final declarado valorado con base en la utilizacin de
modalidades UEPS o LIFO (ltimas entradas, primeras salidas) y el inventario final valorado por
otros sistemas para sus efectos internos, debern desmontar el saldo de dichas diferencias,
existente al 31 de diciembre de 1994, en sus declaraciones de renta a partir del ao gravable
de 1995, a ms tardar hasta el ao gravable de 1999, utilizando como mnimo tasas del 20%
anual.
Los valores obtenidos con base en los parmetros aqu establecidos, tendrn como efecto un
aumento en el valor de los inventarios del respectivo perodo y un ingreso por correccin
monetaria fiscal.
Decreto 2649 de 1993
ARTICULO 129. INVENTARIO DE MERCANCIAS. El control de las mercancas para la venta se
debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogneos,
por lo menos los siguientes datos:
1. Clase y denominacin de los artculos.
2. Fecha de la operacin que se registre.
3. Nmero del comprobante que respalda la operacin asentada.
4. Nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o
trasladadas.
5. Existencia en valores y unidad de medida.

6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.
7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del
inventario fsico con las unidades registradas en las tarjetas de control.
En todos los casos cuando en los procesos de produccin o transformacin se dificulte el
registro por unidades, se har por grupos homogneos. Al terminar cada ejercicio, debe
efectuarse el inventario de mercancas para la venta el cual contendr una relacin detallada
de las existencias con indicacin de su costo unitario y total.
Cuando la cantidad y diversidad de artculos dificulte su registro detallado, este puede
efectuarse por resmenes o grupos de artculos, siempre y cuando aparezcan discriminados en
registros auxiliares.
Dicho inventario debe ser certificado por contador pblico para que preste mrito probatorio,
a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.
CONSIDERANDO SEGN LAS LEYES ANTERIORES

ARTCULO PRIMERO: ADOPTAR EL SIGUIENTE MANUAL PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS DE
ELECTRODOMESTICOS DE LINEA BLANCA, LINEA DIGITAL Y MUEBLES, PARA CUSTODIA Y
ADMINISTRACION DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE ELECTROMUEBLES UNIVERSAL
ARTCULO SEGUNDO: el manual tiene por objeto, establecer normas y procedimientos de
obligatorio cumplimiento, que permita unificar criterios en el manejo de los bienes del
instituto y as disponer de una gua e instrumento de consulta permanente, dirigido a la
totalidad de los funcionarios y en especial a los responsables de la administracin, custodia,
manejo y control de la mercanca de Almacn ELECTROMUEBLES UNIVERSAL.
QUE HAY QUE TENER EN CUENTA A LA HORA DE

COMPRAR
Precio
Cantidad de mercancas
pensar en las necesidades de sus
Tiempo de entregas
clientes y que es lo que se vende.
Calidad
A la hora de escoger el
proveedor se debe tener en
cuenta al que mejor precio da y
mejor calidad.
Usted como comerciante debe
Asegrese de que nunca falte

mercanca. As cuando usted
vaya adquirir mercanca ya
sabr que cantidad debe
adquirir.
Al momento de elegir los
A la hora de elaborar la compra debe
proveedores adecuados hay que
tener en cuenta que le den factura y
establecer los trminos de compra
al momento de entregarla debe mirar
antes de realizarla. Su proveedor
si la cantidad y el pago estn
debe ser serio y cumplir con los
correctas, si tiene algn problema
trminos del pedido.
hgaselo saber a su proveedor

inmediatamente no espere hasta el
otro da.
Revisar el proceso de compra:

1. hacer una lista de lo que necesito.
2. Siempre tener a la mano los datos de mis
proveedores.
3. Llevar un registro detallado de la cantidad de
mercanca vendida y el tiempo que tardo en
desplazarse.
4. Llevar un registro de cuales mercancas son las
que se venden ms y cuales se venden menos.
UNA COMPRA ES UNA DECISIN QUE,

PRCTICAMENTE EST TOMANDO
SOLO. USTED ES EL QUE EST
TOMANDO EL RIESGO.
POLITICAS DE COMPRA
1. No tenga un solo proveedor
2. Antes de comprar revisar precios, calidad, cantidad de mercanca,
tiempos de entrega.
3. Cuando hagas un trato con el proveedor, asegrate de la seriedad del
mismo.
4. Buscar proveedores que le den un buen servicio.
5. No comprar mercanca de ms.
6. Que nunca le haga falta mercanca para evitar decir a un cliente que
no la tiene.
7. Antes de comprar verificar la cantidad de mercanca que tiene en
existencia.
8. Observar y estudiar a la competencia.
No hay que seguir al pie de la letra las polticas, pero son referencia que le
ayudaran y es muy importante que lleve un registro de toda la informacin
respecto de las compras.
CONSEJOS PRACTICOS
Es muy importante guardar sus facturas, esto servir ms adelante para
realizar sus declaraciones de impuestos y para sus inventarios, tambin
para ver si la entrega est completa y en buenas condiciones; siempre que
le entreguen la mercanca debe verificar: los datos en la orden de compra
con los de la factura que le dar su proveedor y que usted firmara de
conformidad.
Antes y despus de la compra debe tener en cuenta las condiciones de pago:

al contado, por crdito, por anticipado en la cantidad a pagar y la fecha de
pago.
Las ofertas son una forma de atraer clientes, pero hay que publicarlas ya
sea con volantes o letreros llamativos.
CONTROL DE MERCANCIAS
Controlando sus mercancas evitan que se agoten antes de tiempo o que se

acumulen. Si se le agotan es porque se le olvido pedirla, la solicito tarde o no
saba que se haban agotado las existencias , imagnese que viene un cliente
preguntando por un artculo y usted no lo tiene, eso le de ventaja a sus
competidores, por lo tanto perder la venta y hasta el cliente.
Tener mucha mercanca en existencia implica tener dinero quieto que podra
utilizar en otras necesidades. Este punto se llama tener control de
inventarios. Le ayudara a contar con la mercanca necesaria, en el momento
preciso.
4 REGLAS BASICAS PARA CONTROLAR SU INVENTARIO
Primera regla revisar frecuentemente los

niveles de existencia de mercanca: la frecuencia con que
revise la existencia a diario, por semana, por mes o por ao,
depender de su tipo de comercio y del movimiento de la mercanca
Segunda regla y tercera: acomodar
bien sus mercancas y acomodarlas por tamao si las

ordena por proveedor o tipo de artculo, las podr ver fcilmente y
controlarlas con rapidez, si las acomoda por tamao podr ver cunto
tiene de un mismo artculo.
Cuarta regla: llevar un registro de
existencias de las mercancas que tiene: llevar un inventario

de bodega. Registre cuantas cajas hay en cada estante o pasillo as
como las entradas y las salidas. Cuando son muchos artculos le puede
llevar mucho tiempo contarlos y ubicarlos con rapidez. Por eso hay
que llevar un control sistematizado e sus inventarios para registrar la
existencia de cada uno.
Para controlar el registro de existencias cuente por unidades, lleve una informacin
detallada de los artculos; por ejemplo la fecha de la compra y la descripcin del producto
y precio. Escriba en la columna de ingresos cuantos artculos compro. En salidas vaya
escribiendo cuantos vendi y que da. La columna de saldo le mostrara cuanto le queda de
cada artculo.
Sabiendo la cantidad que se vende de cada artculo por semana o por mes, podr calcular,
ms o menos con tiempo cuando debe volver a reponerlo.
Tambin puede llevar un control de existencias. Pero en cantidades de dinero, no de

mercanca. Usted adquiere mercancas a precio de costo y la revende a un precio ms alto,
a precio de venta. As podra saber cunto ganara su negocio si todas las mercancas que
poseen se vendieran.
Apuntar la fecha con la que est ingresando el artculo, haga lo mismo con las salidas y el
saldo, cuando vea que ya tiene la unidad mnima de mercanca que usted ya ha fijado con
anterioridad reponga.
No todo se puede almacenar por siempre, hay artculos que a lo mejor estn ocupando
espacio vital que puede usar para otras cosas para estos artculos es ideal hacer unos
letreros de ofertas
especiales.
PASO A PASO DEL SISTEMA DE INVENTARIOS

1. MENU PRINCIPAL
En esta parte el comerciante podr realizar el ingreso y salida de las
mercancas.
1 FECHA: automticamente en este recuadro aparece la fecha actualizada.

2 CONSECUTIVO: en este recuadro se lleva el orden total de compras y ventas.}
3 CLIENTES, PROVEEDORES, NOMBRES: es una barra de seleccin. En clientes
automticamente aparece el nombre de los clientes registrados, proveedores
automticamente aparece el nombre de los proveedores exclusivos del almacn, nombres
aparece automticamente cuando no hay ni una venta ni una compra y por tal motivo no
permite modificacin.
4 NIT: aparece segn el tipo de movimiento ya sea cliente o proveedor.
5 TIPO DE MOVIMIENTO: es una barra de seleccin da opcin ya sea de venta o compra o
ninguno.
6, 7: estas secciones automticamente se modifican con el numeral 3 y 5
8 COMPRAVENTA: es una barra de seleccin en la cual se elige la opcin de la compra o venta
ya sea crdito o contado.
9 MENU PRINCIPAL: este botn tiene como funcin hacer el traslado de otras pginas a esta
misma.
10 VENTAS/ SALIDAS: por medio de este botn se puede visualizar las ventas realizadas en el
periodo.
11 COMPRAS/ ENTRADAS: por medio de este botn se puede visualizar el ingreso de

mercanca realizado en el periodo.
12 INVENTARIOS: por medio de este botn se puede visualizar el control de mercancas en

existencia y lo que hay en stock que en total son 3.
12.1 NUEVO PRODUCTO/ORDENAR: al dar click en este botn nos indica que fila est
disponible y as mismo ingresar un nuevo producto y la misma tabla se pone en rojo cuando el
producto ya est en existencia.
12.2 MENU PRINCIPAL: al dar click en este botn nos direcciona automticamente a la
remisin o pgina principal.
13 PROVEEDOR: por medio de este botn se puede visualizar la base de datos de los
proveedores del almacn ELECTROMUEBLES UNIVERSAL.
13.1 GRABAR PROVEEDOR: al dar click en este botn nos permite ordenar e ingresar un nuevo
proveedor.
14 CLIENTES: por medio de este botn se puede visualizar la base de datos de los clientes del
almacn ELECTROMUEBLES UNIVERSAL.
14.1 GRABAR CLIENTE: al dar click en este botn nos permite ordenar e ingresar un nuevo
cliente.
15 GRABAR: despus de diligenciar el formato de la remision dependiendo del tipo de

movimiento que se haga se graba automticamente ya se sea en venta, compra e inventarios.

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contabilidad el cual se debe elaborar previamente al registro de cualquier operacin y en el

Alterar en los asientos el orden y la fecha.

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ARTICULO 63. LIMITACIN A LA VALUACIN EN EL SISTEMA DE JUEGO DE INVENTARIOS. En

ARTICULO 64. DISMINUCIN DEL INVENTARIO FINAL POR FALTANTES DE MERCANCIA.

5. Existencia en valores y unidad de medida.

CONSIDERANDO SEGN LAS LEYES ANTERIORES

QUE HAY QUE TENER EN CUENTA A LA HORA DE

pensar en las necesidades de sus

clientes y que es lo que se vende.

Usted como comerciante debe

Asegrese de que nunca falte

Al momento de elegir los

A la hora de elaborar la compra debe

proveedores adecuados hay que

tener en cuenta que le den factura y

establecer los trminos de compra

al momento de entregarla debe mirar

antes de realizarla. Su proveedor

si la cantidad y el pago estn

debe ser serio y cumplir con los

correctas, si tiene algn problema

trminos del pedido.

hgaselo saber a su proveedor

Revisar el proceso de compra:

UNA COMPRA ES UNA DECISIN QUE,

Antes y despus de la compra debe tener en cuenta las condiciones de pago:

Controlando sus mercancas evitan que se agoten antes de tiempo o que se

4 REGLAS BASICAS PARA CONTROLAR SU INVENTARIO

Primera regla revisar frecuentemente los

Segunda regla y tercera: acomodar

bien sus mercancas y acomodarlas por tamao si las

Cuarta regla: llevar un registro de

existencias de las mercancas que tiene: llevar un inventario

Tambin puede llevar un control de existencias. Pero en cantidades de dinero, no de

PASO A PASO DEL SISTEMA DE INVENTARIOS

1 FECHA: automticamente en este recuadro aparece la fecha actualizada.

11 COMPRAS/ ENTRADAS: por medio de este botn se puede visualizar el ingreso de

12 INVENTARIOS: por medio de este botn se puede visualizar el control de mercancas en

15 GRABAR: despus de diligenciar el formato de la remision dependiendo del tipo de

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