LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. SAIFUL ANWAR

MALANG

Tanggal 5 Oktober - 4 Desember 2015

DISUSUN OLEH:
Arini Rufaida, S. Farm.
Mytha Sabrina, S. Farm.
Wahyu Nur Isnaeni, S. Farm.
Dina Dwi Febriana, S. Farm.
Ardiansyah, S. Farm.
Yuliana Sari, S. Farm.
Nienies Nurika Setyani, S. Farm.
Widya Siswara Madda, S. Farm.
Septi Marta Sari, S. Farm.

1408062189
1408062198
1408062179
1408062157
1408062233
1408062168
1408062155
1408062248
1408062161

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN
YOGYAKARTA
2015

UPF RJ 1
A. Defenisi
UPF Rawat Jalan di RSUD. Dr. Saiful Anwar dibedakan atas Unit
Pelayanan Farmasi Rawat Jalan 1 (UPF RJ 1) dan Unit Pelayanan Farmasi Rawat
Jalan 2 (UPF RJ 2). Unit Pelayanan Farmasi Rawat Jalan 1 (UPF RJ 1) terletak di
gedung utama, lantai 2 (rawat jalan) sayap selatan RSUD Dr. Saiful Anwar.
Unit Pelayanan Farmasi Rawat Jalan (UPF RJ) adalah salah satu unit
pelayanan farmasi yang memberikan pelayanan kepada pasien rawat jalan
berdasarkan status dan area pelayanan. Berdasarkan status pasien, Unit Pelayanan
Farmasi Rawat Jalan 1 (UPF RJ 1) melayani pasien umum dan pasien ikatan kerja
sama (IKS) dengan rumah sakit, sedangkan berdasarkan area pelayanannya, UPF
RJ 1 memberikan pelayanan kefarmasian bagi pasien yang berasal dari:
1.

Poli Mata

2.

Poli THT

3.

Poli Ilmu Kesehatan Anak (IKA)

4.

Poli Bedah

5.

Poli Kebidanan dan Kandungan

6.

Poli Onkologi
Pelayanan kefarmasian di UPF-RJ beroperasi setiap hari senin-jumat pukul

07.00-14.00 WIB. Sistem pelayanan adalah individual prescription. Sistem

pelayanan di UPF RJ 1 adalah sistem satu pintu (non stop service) yaitu dari awal
sampai akhir pasien harus terlayani.
Apoteker Penanggung Jawab UPF IRNA 1

Ketua Pelaksana

Pelaksana UPF

Asisten Apoteker UPF

Caraka

Gambar 1. Struktur Organisasi UPF IRJ1

Permintaan resep di UPF RJ 1 ada dua macam yaitu permintaan resep secara
tertulis (manual) dan permintaan menggunakan elektronik resep (E-resep). E-resep
merupakan pengisian resep berbasis komputer untuk menggantikan penulisan pada
lembar resep, dimana dokter mengirimkan otoritas resep ke apotek secara
elektronik ke UPF IRJ 1.
Berikut alur pelayanan E-resep :

Gambar 2. Alur pelayanan E-resep

Keuntungan menggunakan E-resep adalah:
1.

Mengurangi kejadian kesalahan pembacaan resep

2.

Mengurangi waktu untuk konfirmasi ke dokter terkait tulisan yang ada di resep
manual.

3.

Mengurangi waktu tunggu pelayanan resep pasien.

4.

Recall data sebelumnya, meningkatkan pengawasan obat.

5.

Mengurangi jumlah pasien keluar rumah sakit tanpa membawa obat (pelayanan
paripurna)

6.

Salah satu upaya untuk mendorong e-Health / HIS

B. Tugas dan Fungsi

UPF-RJ bertugas melayani resep obat dan alat kesehatan dari dokter penulis
resep sampai obat dan alat kesehatan diterima langsung oleh pasien untuk
mendapatkan tindakan dan atau dikonsumsi. UPF dituntut untuk menyediakan
perbekalan farmasi secara cepat, tepat, efektif, dan efesien mengatasi kondisi
pasien.
Pelayanan di UPF RJ 1 dilakukan oleh tujuh sumber daya manusia (SDM)
yaitu satu apoteker penanggung jawab, satu apoteker pelaksana farmasi klinis, satu
TTK ketua pelaksana, 1 TTK pelaksana UPF dan 2 caraka dengan tugas masingmasing yang telah ditentukan:
1. Tugas seorang penanggung jawab UPF RJ 1 adalah sebagai berikut:
a) Membantu Kepala Urusan (kaur) Pelayanan Depo Farmasi dalam menyusun
program kerja dan rencana anggaran UPF
b) Mengusulkan rencana sarana, prasarana, dan tenaga yang dibutuhkan pada
lingkup UPF RJ 1
c) Menyusun prosedur kerja/prosedur tetap (SPO) dan sistem pelayanan
kefarmasian di UPF RJ 1
d) Menghimpun data yang berkait dengan pelayanan kefarmasian di UPF RJ 1
e) Mensosialisasikan kebijakan Rumah Sakit dan Instalasi Farmasi dalam
penyelenggaraan pelayanan kefarmasian
f) Mengkoordinasikan seluruh kebutuhan sumber daya dan perbaikan/
pemeliharaan sarana prasarana di UPF RJ 1
g) Memantau, mengawasi dan mengevaluasi penggunaan fasilitas dan
pelaksanaan kegiatan di UPF RJ 1
h) Membuat usulan barang farmasi yang dibutuhkan di UPF RJ 1
i) Membantu Kepala Urusan (kaur) Pelayanan Depo Farmasi dalam menyusun
prioritas rencana kebutuhan UPF RJ 1
j) Membantu Kepala Urusan (kaur) Pelayanan Depo Farmasi dalam membuat
perencanaan

kegiatan,

pendapatan

dan

penyelenggaraan pelayanan farmasi di UPF RJ 1

pengembangan

dalam

k) Memantau

daftar

harga

dan

menilai

realisasi

pendapatan

dalam

penyelenggaraan barang farmasi di UPF RJ 1

l) Membantu pengelolaan persediaan farmasi di UPF RJ 1
m) Memberi informasi obat serta konseling kepada pasien di UPF RJ 1
n) Membina dan memberi petunjuk kepada staf di UPF RJ 1
o) Memberi motivasi, semangat dan dorongan kepada seluruh sumber daya
manusia yang ada di UPF RJ 1 untuk meningkatkan dedikasi, loyalitas, serta
disiplin kerja
p) Menilai mutu cakupan dan efisiensi dalam penyelenggaraan Pelayanan
kefarmasian di UPF RJ 1
q) Menilai realisasi pendapatan dalam penyelenggaraan pelayanan kefarmasian
di UPF RJ 1
r) Membuat laporan dan evaluasi semua kegiatan UPF RJ 1
s) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala urusan depo farmasi dan
kepala Instalasi Farmasi.
2. Tugas seorang Ketua Pelaksana UPF RJ 1 adalah sebagai berikut:
a) Mencatat dan mengendalikan persediaan obat yang habis/akan habis sebagai
bahan untuk usulan pengadaan
b) Menilai realisasi pendapatan dalam penyelenggaraan pelayanan kefarmasian
di UPF
c) Membuat laporan evaluasi semua kegiatan UPF untuk perbaikan dan
peningkatan mutu pelayanan kefarmasian di UPF
d) Membuat telaah staf terkait dengan pelaksanaan pelayanan kefarmasian dan
berbagai permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan tugas
e) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Penanggung Jawab UPF, Kaur
Pelayanan, dan Koordinator Pelayanan.
3. Tugas dari seorang tenaga teknis kefarmasian pelaksanaan UPF RJ 1
adalah sebagai berikut:
a) Menyiapkan kotak ATK (etiket, plastic, plastic klip, pulpen, dsb)
b) Menyiapkan dan memeriksa stok, slow moving, dan ED obat/alkes

c) Melayani resep/permintaan obat dan alkes rawat inap/rawat jalan baik tunai
atau kredit
d) Memberikan informasi/KIE kepada pasien/keluarganya
e) Mencatat dan merekapitulasi resep yang dilayani meliputi nomor resep, nama
pasien, jumlah R/, jumlah lembar resep, dan total harga
f) Mencatat merekapitulasi macam dan jumlah barang farmasi dari resep yang
dilayani
g) Membuat laporan pendapatan tunai untuk disetor ke Bank Jatim sesuai jadwal
h) Membuat rekapan pasien kredit/asuransi yang sudah KRS untuk disetor ke
bagian klaim dan keuangan
i) Melaksanakan stok opname
j) Membantu mengecek dan membuat laporan narkotika dan psikotropika
k) Memeriksa dan mencatat suhu lemari pendingin dan suhu ruang
l) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
4. Tugas seorang caraka UPF RJ 1 adalah sebagai berikut:
a) Merencanakan dan membuat permintaan alat tulis kantor dan alat rumah
tangga ke gudang umum farmasi yang diketahui oleh PJ UPF, mengambilnya,
dan menyiapkan di UPF
b) Mengambil obat dan alkes kebutuhan UPF yang telah disiapkan petugas
gudang farmasi dengan mengecek dan menandatangani format serah terima
c) Menerima resep yang telah dikendalikan oleh tenaga teknis kefarmasian,
mengambil obat/alkes dan menyerahkan kembali ke tenaga teknis
kefarmasian
d) Membantu mengambil/mengirim obat/alkes ke UPF lain yang diminta
melalui proses transfer computer.
e) Mendistribusikan obat dan alkes pasien ke rawat inap melalui apoteker
ruang/perawat
f) Mengirim dan mengambil obat injeksi rekonstitusi di unit produksi farmasi
g) Mencatat dan merekapitulasi resep yang dilayani, meliputi nomor resep,
nama pasien, dan jumlah harga/keuangan

h) Membantu memverifikasi printout rekapitulasi resep penderita yang

ditagihkan dan rekapitulasi pengeluaran obat
i) Membantu mencatat dan merekapitulasi permintaan, pemasukan dan
pengeluaran perbekalan farmasi, ATK, dan ART di UPF serta stok opname
j) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

C. Pengelolaan Perbekalan Farmasi di UPF IGD

1. Perencanaan
Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan obat dengan
menggunaka metode antara lain konsumsi, epidemologi, atau kombinasi
epidemologi-konsumsi. Prosedur pencatatan dan dokumentasi perencanaan
pengadaan barang
a. Mencatat jumlah barang yang menipis dengan cara mengecek langsung jumlah
fisik barang atau dilihat pada stok minimum data computer dan atau buku
defekta
b. Mencatat persediaan barang yang fast moving
c. Memperhitungkan jumlah barang sesuai kebutuhan dalam jangka waktu yang
telah ditentukan (2 seminggu)
d. Dokumentasi data
2. Pengadaan
Pengadaan perbekalan farmasi di UPF-RJ dilakukan dengan menggunakan
surat pesanan (SP) online setiap 2 minggu sekali. Pengadaan perbekalan farmasi
langsung dari gudang farmasi dasar. Pengadaan dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan selama 2 minggu dan sudah termasuk buffer stock dan
leadtime. Prosedur permintaan barang ke gudang:
a. Petugas Unit pelayanan farmasi melihat stok minimal komputer dan perubahan
kebutuhan rata-rata tiap minggu.
b. Petugas UPF membuka form transaksi pemesanan barang ke gudang dari
komputer.
c. Petugas

UPF

memasukkan

data

permintaan

sediaan

kesehatan/bahan medis habis pakai (BMHP) ke Gudang Farmasi.

farmasi/alat

d. Petugas UPF memvalidasi proses pemesanan barang di komputer

3. Penerimaan
Barang farmasi yang telah dipesan oleh bagian pengadaan akan dikirim oleh
gudang ke UPF-RJ. Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian
jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam
kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima. Prosedur
penerimaan barang dari gudang:
a. Petugas Unit pelayanan farmasi (UPF) menerima dan memeriksa barang sesuai
dengan spesifikasi yang tertera pada surat pengisian barang yang dikeluarkan
dari Gudang Farmasi meliputi:
1) nama dan jenis barang
2) merk
3) jumlah
4) kemasan dan kualitas barang
5) tanggal kadaluarsa minimal 2 tahun atau sesuai kesepakatan
b. Petugas UPF dan gudang farmasi menandatangani surat pengisian barang
c. Bila terdapat ketidakcocokan antara barang yang dipesan dengan barang yang
datang, petugas UPF berhak meretur barang, dengan terlebih dahulu
berkoordinasi dengan petugas gudang farmasi.
d. Petugas UPF membawa barang farmasi yang sudah di cek dari Gudang Farmasi
ke UPF
e. Petugas UPF memeriksa kembali barang farmasi, menyimpan ditempat
penyimpanan dan mengisi kartu stok secara manual.
f. Petugas UPF menvalid penerimaan barang farmasi di komputer sehingga stok
barang farmasi di komputer terisi kembali.
g. Petugas UPF melakukan pengarsipan surat pengisian barang/dokumentasi data.
4. Penyimpanan
Barang yang sudah diterima perlu dilakukan penyimpanan sebelum
dilakukan pendistribusian. Penyimpanan perbekalan farmasi dilakukan sesuai
dengan persyaratan farmasetis (fisik kimia dari bahan) untuk memenuhi kriteria

aman tertib administrasi. Prosedur penyimpanan barang yang telah diterima dari
gudang:
a. Mengecek ulang barang yang datang dan dicocokkan dengan laporan
penerimaan barang pada komputer.
b. Penyimpanan barang berdasarkan jenis sediaan oral (tablet, sirup), topikal, infus,
dan alat kesehatan yang kemudian diurutkan berdasarkan alfabetis. Selain itu
penyimpanan juga dilakukan bedasarkan stabilitas fisik sediaan, kategori LASA
(Look Alike Sound Alike) dan High Alert.
c. Sediaan narkotik dan psikotropik disimpan dalam lemari khusus yang sesuai
standar.
d. Untuk obat dengan stabilitas penyimpanan pada suhu dingin (2-80C) disimpan
dalam lemari es, suhu dicek setiap hari oleh petugas, sedangkan obat dengan
stabilitas pada suhu ruangan disimpan pada suhu 250C.
e. Penataan barang dilakukan dengan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO
(First Expired First Out) dan dimasukkan dalam kartu stok masing-masing
f. Dokumentasi data.
5. Pendistribusian
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan menyalurkan/menyerahkan
sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai dari tempat
penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu,
stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu. Prosedur pelayanan resep:
a.

Penerimaan resep
1) Resep umum
a) Melakukan telaah resep dan memeriksa kelengkapan serta keabsahan
resep yang meliputi nama pasien, no.rekam medis, no.resep, kejelasan
tulisan resep, tepat obat, tepat dosis, tepat rute, tepat waktu pemberian,
duplikasi, alergi, interaksi obat, berat badan (anak), kontraindikasi,
penggunaan antibiotika > 2, penggunaan obat >5 (polifarmasi).
b) Memberi paraf bukti pengerjaan di resep
c) Menghitung dosis/jumlah obat dalam resep dengan tepat, cepat, dan
benar

d) Menghitung harga obat dalam resep sesuai dengan harga yang telah
ditetapkan, kemudian menandatangani resep sebagai bukti pengerjaan
resep
e) Kasir mengkonfirmasikan hasil perhitungan harga resep kepada
pasien/keluarga pasien, bila setuju maka dilakukan transaksi
f) Kasir menerima pembayaran dari pasien, stempel lunas dan member
paraf resep
2) Resep pasien ikatan kerja sama (IKS) dengan rumah sakit
a) Memeriksa kelengkapan dan keabsahan resep yang meliputi kop resep,
tanggal resep, nama dan paraf dokter, nama pasien, umur dan berat
badan, ruang/poli, serta alamat pasien, juga meminta persyaratan yang
dibutuhkan berupa kartu peserta dan surat rujukan
b) Memberi bukti pengerjaan resep
c) Memberi nomor resep (nomor tagihan) serta menentukan dosis dan
jumlah obat pada resep dengan tepat, cepat, dan benar
d) Menandatangani resep
b.

Pengerjaan resep
1) Menyiapkan obat sesuai resep, jika resep berupa racikan maka racikan
disiapkan sesuai dengan resep
2) Memberi etiket
a) E-Etiket berisi : No. Resep, tanggal pemberian obat, nama pasien, No.
RM, tanggal lahir, aturan pakai, asal ruang/klinik, nama obat, dosis, dan
waktu kadaluarsa.
b) Etiket manual berisi : No. Resep, tanggal pemberian obat, nama pasien,
aturan pakai, no. RM / tanggal lahir pasien, dan waktu kadaluarsa.
3) Melakukan pengemasan serta menandatangani resep

c.

Penyerahan obat dan pemberian informasi obat

1) Melakukan telaah obat (mengecek ulang kesesuaian resep dengan obat
yang akan telah disiapkan) meliputi kesesuaian nama pasien dengan resep,
kesesuaian obat dengan resep, kesesuaian jumlah dan dosis dengan resep,

kesesuaian waktu dan frekuensi pemberian obat dengan resep, serta

kesesuaian rute pemberian obat dengan resep.
2) Menyerahkan obat kepada pasien/keluarga pasien disertai informasi terkait
obat yang diterima, kemudian menandatangani resep
3) Pemberian informasi obat meliputi nama obat, bentuk sediaan, khasiat
obat, frekuensi pemberian serta cara penggunaan, kontra indikasi, interaksi
obat, efek samping dan penyimpanan obat.
4) Pada resep pasien ikatan kerja sama (IKS) dengan rumah sakit, pasien
diminta untuk membubuhkan tanda tangan pada resep sebagai bukti
penerimaan obat.
Adapun alur untuk pelayanan resep pada UPF RJ 1 sebagai berikut:
Pasien

Poli Mata

Poli IKA

Poli THT

Poli Bedah

Pasien Umum

Tidak ada
resep

Poli Kebidanan dan

Kandungan

Poli Onkologi

Pasien Asuransi/Tagihan

Resep Dokter

Resep Dokter

Tidak ada resep

Pulang
Pulang

E-resep

Resep Manual

Telaah resep

Belum lolos skrining

Konfirmasi dokter

Lolos skrining

Pembayaran

Penyiapan Obat

Pengecekan ulang oleh petugas

E-resep, resep
manual + cek
kelengkapan
persyaratan asuransi

Penyerahan Obat disertai KIE

Gambar
3. Alur Pelayanan Resep UPF RJ 1
\
6.

Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan perbekalan farmasi bertujuan untuk memonitor transaksi

perbekalan farmasi yang keluar dan masuk. Sedangkan pelaporan bertujuan untuk
melengkapi data sebagai bahan evaluasi dan tersedianya arsip yang memudahkan
penelusuran.
Pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan obat dan alat kesehatan yang
meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian.
Pelaporan dibuat secara periodik yang dilakukan Instalasi Farmasi dalam periode
waktu tertentu (bulanan, triwulanan, semester atau pertahun). Setiap hari setelah
selesai pelayanan, UPF RJ 1 melaporkan pendapatan harian, jumlah resep, dan
jumlah item resep. Setiap satu bulan sekali UPF RJ 1 membuat laporan beberapa
laporan untuk dilakukan evaluasi oleh Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit, yaitu:
a. Laporan suhu ruangan dan suhu kulkas
b. Laporan pendapatan total sebulan
c. Laporan jumlah pasien total sebulan
d. Laporan Narkotika dan Psikotropika setiap bulan (setiap tanggal 25)
e. Laporan jumlah resep total sebulan
f. Laporan barang yang mendekati kadaluarsa
g. Laporan stock opname setiap satu bulan sekali