Professional Documents
Culture Documents
Lgica.
Rigor.
Sencillez.
Inequvocos.
Explcitos.
Objetivos.
Existencia de un ndice.
Instalaciones.
1. Introduccin general.
2. Relacin de tipos de documentos ms corrientes.
3. Proceso de llegada del documento al archivo.
4. Normas y sistemas de clasificacin.
5. Tipos y niveles de archivos.
6. Tipos y criterios para documentos.
7. Conservacin de la documentacin en cada nivel.
8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histrico.
9. Normas de eliminacin y conservacin.
10. Normas de retencin o caducidad.
11. Normas de solicitud de documentacin.
12. Normas para prstamos.
13. Medios materiales necesarios.
14. Medios personales necesarios.
Un ndice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos
nuestra documentacin, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminacin.
Tenemos diferentes clases de archivo:
-
Centralizado.
Descentralizado.
Mixto.
Orden y control.
Asequible a todos.
Economiza duplicados.
El procedimiento es uniforme.
Sus inconvenientes:
-
Es esttico.
Retrasa la informacin.
Riguroso en el prstamo.
Mayor autonoma.
Ajuste permanente.
Rapidez de acceso.
Mayor elasticidad.
Creacin y clasificacin.
Orden y conservacin.
Transferencia.
Eliminacin
SISTEMAS DE CLASIFICACIN
Reglas bsicas de los sistemas de archivo
Los conceptos bsicos del archivo son:
-
Ttulo.
Alfabtico.
Numrico.
Alfanumrico.
Unidad.
Clasificar.
Alfabetizar.
La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y
de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un nico
sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetizacin de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y
despus el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como
aparecen registrados.
Los sistemas de clasificacin de archivos son los siguientes:
-
Alfabticos.
Nominal.
Geogrfico.
Temtico.
Numricos.
Natural.
Cronolgico.
Codificado.
Terminal.
Alfanumricos.
Nombre de la empresa.
Las ventajas del archivo alfabtico son que es sencillo de ordenar y permite una fcil
ampliacin y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la
bsqueda y la creacin de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.
La organizacin fsica es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:
1. Guas primarias.
2. Guas secundarias.
3. Carpetas individuales.
Las guas primarias dividen el archivo en secciones alfabticas y las guas secundarias
se usan para subdividir una seccin y destacar los nombres importantes.
El archivo alfabtico por temas puede ser diccionario o enciclopdico.
El archivo geogrfico es una colocacin alfabtica de acuerdo con la divisin geogrfica
y el nombre o tema.
En el archivo numrico los documentos se ordenan segn un cdigo.
Las ventajas del archivo numrico son que permite aadir carpetas, grandes
ampliaciones, ampliar archivos, rpida identificacin e indicar temas relacionados y un
gran inconveniente es que necesita un ndice auxiliar alfabtico.
El archivo numrico consta de:
1. ndice numrico.
2. ndice auxiliar.
3. ndice alfabtico.
El ndice numrico contiene guas primarias, secundarias y especiales y carpetas
individuales.
Un archivo alfanumrico es un archivo con combinacin de nmeros y letras.
MECANICA DEL ARCHIVO
Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:
1. Inspeccin.
2. Clasificacin.
3. Codificacin.
4. Prearchivo.
5. Archivo.
En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categoras. En el ordenador se
tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
1. Archivar sobre la marcha.
2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
3. Usar separadores.
4. Colocar informacin reciente en la parte delantera de las carpetas.
5. Sujetar los papeles con grapas.
6. Unir las copias de las respuestas.
7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan.
8. No recargar cajones.
9. Archivar la correspondencia por asuntos.
10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.
11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.
12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.
Archivo recordatorio.
Formulario de comprobante.
Hojas de colores.
Archivo recordatorio.
Archivo de pendiente.
Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un perodo de
transferencia. Se suelen hacer cada ao pero depender del tipo de empresa y del tipo de
documentos. Esto implicar decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y
expurgar los archivos antes de transferir.
Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que
expurgar. Se tiene que guardar un ndice de los archivos transferidos. Los pasos para la
transferencia son:
1. Preparar lista de carpetas transferidas.
2. Preparar cajas de transferencia.
3. Sacar un ndice de lo que se transfiere.
El ltimo paso en la vida de un documento es la eliminacin o el paso al archivo
histrico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar.
El archivo de departamento est formado por documentos recientes, en plena vigencia
jurdica y administrativa, de consulta continua.
El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen
menor vigencia jurdica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.
El archivo intermedio forma parte del archivo central y est formado por los
documentos que tienen menos uso.
El archivo histrico recibe los documentos con ms de 25 aos y su misin principal es
servir de fuente para la investigacin histrica.
EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente
algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:
Tipo de documentos.
La durabilidad.
La esttica.
Archivos verticales.
Archivos horizontales.
Archivos de anillas.
Carpetas colgantes.
Subcarpetas.
Tambin tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes
ventajas:
1. La informacin puede ser intercalada.
2. Se puede suprimir informacin.
3. Se puede arreglar la informacin.
La microfilmacin es un sistema de conservacin de documentos que permite ahorrar
espacios. Sus ventajas son:
Ahorro de tiempo.
Mayor seguridad.
Mayor economa.
Es un procedimiento costoso.