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Manual de Calida d
Sistema de Gestin de Calidad
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Manual de Calidad

HCDP.MA.

ndice
Introduccin...4
Antecedentes5
Conformacin Administrativa..6
Aspectos Generales del Sistema de Gestin de Calidad..7
Esquema Documental.8
Control de Documentos...8
Control de Registros....8
Compromiso de la Alta Direccin..9
Enfoque al Cliente9
Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin..9
Comunicacin Interna...10
Provisin de Recursos..10
Recursos Humanos10
Infraestructura....11
Ambiente de Trabajo.11
Planificacin de la Realizacin del Producto.11
Procesos Relacionados con el Cliente...12
Revisin de los Requisitos12
Comunicacin con el Cliente....12
Produccin y Prestacin del Servicio..12
Medicin, Anlisis y Mejora..13
Satisfaccin del Cliente.13
Auditoras Internas.13

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Fecha: 09/10/2015

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Control del Producto No Conforme.13

Mejora..14
Accin Correctiva y/o Preventiva.13

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Introduccin
El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar es el poder deliberativo municipal cuya funcin
principal es representar a la comunidad en la que est inmerso y satisfacer sus necesidades para
mejorar la calidad de vida en general, a partir de los diversos temas sobre los que puede legislar e
intervenir. Para esto el Honorable Concejo Deliberante de Pinamar sancionar Ordenanzas,
Resoluciones, Comunicaciones y Decretos, segn lo indicado en la Ley Orgnica de las
Municipalidades de la Provincia de Buenos Aires.
Al implementar un Sistema de Gestin de Calidad sobre los procesos legislativos y administrativos
de los asuntos ingresados, intenta demostrar la eficacia y la eficiencia en un cuerpo colegiado,
donde su principal funcin es representar y legislar. Este Sistema de Gestin de Calidad cumple con
las Normas Internacionales ISO 9001:2008. En un marco de integracin y de trabajo es objetivo
principal brindar mejores servicios a vecinos/contribuyentes, a travs de la herramienta de Gestin
de Calidad.
Este manual deber instruir, guiar, capacitar y verificar a todo el personal que realiza tareas
relacionadas con el tratamiento de los asuntos que ingresan al Honorable Concejo Deliberante de
Pinamar para su tratamiento, para as lograr el xito en la implementacin y la mejora constante de
este Sistema de Gestin de Calidad cuyo objetivo fundamental es asegurar que los asuntos tratados
tengan la calidad y efectividad que la comunidad necesita y valora.

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Antecedentes
El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar naci el 5 de diciembre de 1983, luego de que las
elecciones del 30 de octubre marcaron la vuelta a la democracia, y se instaurara nuevamente el
Poder Deliberativo. En su primer acta se detalla:

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Conformacin Administrativa:

El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar est conformado por una planta administrativa que
encabeza la Secretara Administrativa, y de la cual dependen cinco reas:
Taquigrafa, a cargo de las Actas de las Sesiones;
Cmputos, responsable del equipo informtico del HCDP y de cuestiones administrativas;
Mesa de Entrada, a cargo de la recepcin de los asuntos ingresados;
Prensa, responsable de la comunicacin interna y externa del HCDP;
Maestranza: dos agentes a cargo del mantenimiento de limpieza de las instalaciones.

Organizacin en comisiones
El anlisis de los proyectos y notas de los ciudadanos se desarrolla en el marco de seis comisiones de trabajo
ms un Consejo Asesor Urbanstico (CAU) que tiene las mismas que las anteriores.
Comisin de Turismo, Cultura, Educacin, Deportes y de la Produccin.
Comisin de Seguridad.
Comisin de Planeamiento, Obras y Servicios Pblicos.
Comisin de Interpretacin de Asuntos Legales y Especiales

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Comisin de Salud, Accin Social, Ecologa y Medio Ambiente

Comisin de Presupuesto, Hacienda y Cuentas.

Compromiso de la Alta Direccin

El Presidente del Concejo Deliberante es la mxima autoridad del Honorable Concejo Deliberante de
Pinamar, quien delega la responsabilidad del Sistema de Gestin de Calidad en el rea de
Comunicacin. Estableciendo como criterio el grado de intervencin en todos los procesos que
integran el Sistema de Gestin de Calidad.

Aspectos Generales del Sistema de Gestin de Calidad

El sistema de Gestin de Calidad adoptado por el Honorable Concejo Deliberante de Pinamar est
acorde a los requisitos especificados por las Normas ISO 9001:2008.
Para el alcance de los procesos definidos no es aplicable el punto 7.6 Control de los dispositivos
de seguimiento y de medicin dado que no existen instrumentos de medicin para dar la
conformidad de las Ordenanzas, Resoluciones, Comunicaciones y Decretos. Asimismo, se excluye
el punto 7.3 Diseo y desarrollo, ya que la naturaleza estrictamente reglamentada del proceso de
elaboracin de normas no comprende un margen para la creatividad relativa a la elaboracin del
producto (ordenanza) o a la modificacin de las estructuras. Del mismo modo, el marco
reglamentario vigente no contempla instancias de validacin posible. Tampoco es aplicable el punto
7.4 Compras, puesto que si bien los recursos son provistos por el HCD de Pinamar a travs de su
propio presupuesto autrquico, pero dado que no se evalan proveedores ni se concretan bajo la
rbita del HCD, sino del Ejecutivo Municipal.
El tratamiento legislativo y administrativo de los asuntos entrados del Honorable Concejo Deliberante
se gestiona a travs de la mejora continua, partiendo de la definicin de la Poltica de Calidad y las
estrategias por la Alta Direccin del Concejo, quienes aseguran los recursos mnimos e
indispensables para llevar adelante las actividades y as lograr al producto final que son las
Ordenanzas, Resoluciones, Comunicaciones y Decretos, dependiendo del caso.
Este sistema incluye los siguientes Procesos de Realizacin:
Recepcin, ingreso, procesamiento y derivacin de expedientes/notas.
Tratamiento en comisin, elaboracin de proyectos y Orden del da.
Protocolizacin de la Sesin, comunicacin al Ejecutivo y Archivo.

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Y los siguientes Procesos de Apoyo:

Elaboracin de Actas de Comisin
Elaboracin de Actas de Sesin

Para este sistema se adopta un esquema documental definiendo los siguientes niveles:
NIVEL 1 - Poltica de Calidad:
Abarca un compromiso con el cumplimiento de los requisitos, la mejora continua de la eficacia del
sistema y la satisfaccin del ciudadano.
NIVEL 2 - Manual de Calidad:
ste establece los lineamientos bsicos del Sistema de Gestin de Calidad, en donde se describe la
estructura institucional y los mtodos utilizados para que la ejecucin y el control de los procesos
para que sean eficaces.
NIVEL 3 - Procedimientos:
Estos procedimientos son utilizados para especificar quien hace alguna actividad, como se hace y
que registros se generan en la misma.
NIVEL 4 - Registros
Son los documentos donde se registran las distintas actividades realizadas como consecuencia de
aplicar el sistema. Proveen las evidencias objetivas que indican el funcionamiento del sistema.

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La Conduccin del Concejo Deliberante asegura la disponibilidad de recursos mnimos e informacin

necesarias para apoyar la operatividad y seguimiento del proceso. Como as tambin el seguimiento,
la medicin y el anlisis de ste y la implementacin de las acciones necesarias, con el objetivo de
alcanzar los resultados planificados y la mejora continua del Sistema de Gestin de Calidad.

Control de Documentos del Sistema de Gestin de Calidad

El responsable del Sistema de Calidad es el encargado de establecer el mecanismo de control de la
documentacin que se utiliza en los procesos. Para esto se genera un procedimiento documentado
HCDP.PM.01 - Control de Documentos, que indica las actividades de preparacin, aprobacin,
identificacin, emisin, distribucin y archivo de los documentos del sistema.

Control de los Registros

Los documentos definidos por la Alta Direccin del HCDP, el responsable de los procesos y el
Responsable del Sistema de Gestin de Calidad como registros de calidad, son identificados y
conservados para demostrar el cumplimiento de los procedimientos e instrucciones establecidas y la
eficacia del Sistema de Gestin de Calidad, de acuerdo al procedimiento de Control de
Documentos, HCDP.PM.01
Cada sector involucrado define los registros que considera necesario llevar en cada actividad que se
realiza en los procesos establecidos.
Los procedimientos documentados brindan los lineamientos generales para:
-

Dar confianza de que los requisitos de calidad establecidos fueron cumplidos.

Mostrar el funcionamiento adecuado del sistema.
Proporcionar una base firme para medir y alimentar el funcionamiento del sistema, esto
ltimo esencialmente para la mejora continua.
Los registros son llevados en forma de minimizar deterioros, disponibilidad de los mismos y que
sean recuperables cuando desee.

Enfoque al Ciudadano
La Alta Direccin se asegura del cumplimiento de las normas vigentes, con el propsito de aumentar
la satisfaccin del cliente. Adems se ocupa que los requerimientos y consultas sean ledas y
analizadas en tiempo y forma, dndoles as una respuesta eficiente a la comunidad.

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La satisfaccin del Cliente se mide mediante la informacin recibida en nuestras redes sociales,
pgina web y correos electrnicos del HCDP. La pgina web del HCDP tiene un espacio para el
contacto con el vecino, que es redirigido directamente a la Alta Direccin.

Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin

La Alta Direccin establece la siguiente estructura del Sistema de Gestin Calidad, con sus
correspondientes responsabilidades.
Representante de la Direccin: es el Secretario del Concejo Deliberante, representa ante
partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema de Gestin de Calidad, quien tiene la
responsabilidad de establecer la Poltica de Calidad, asegurar los recursos mnimos e
indispensables para el funcionamiento del sistema y verificar el Sistema de gestin a travs de las
reuniones de revisin por la direccin.
Responsable del Sistema de Calidad: Es la Prensa del HCDP, quien tiene la responsabilidad
de definir, comunicar y revisar los objetivos de calidad y definir el procedimiento de revisin por la
direccin y cumplirlo en forma conjunta con el Presidente. Adems, debe difundir externamente el
Sistema de Gestin de Calidad cuando sea requerido.

Comunicacin Interna
Correos Electrnicos: para citacin a reuniones, envo de actas, actualizar agenda y
comunicar novedades. Los correos son enviados desde el rea de Prensa y
Comunicacin.
Minutas de Revisin por la Direccin: para informar sobre los resultados del Sistema
de Gestin de Calidad.
Actas de Reuniones: en toda ocasin que los concejales se renan en comisin
(interna o externa) o que reciban visitantes se realizan actas a cargo del rea de
Prensa y Comunicacin, que se archivan en el libro de actas correspondientes.

Provisin de Recursos
El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar gestiona los recursos para llevar adelante las
actividades a travs del Presupuesto del HCDP, segn lo determinado en la Ley Orgnica de las

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Municipalidades y la Ley de Contabilidad. Cada proceso tiene establecido los recursos necesarios
para su implementacin. Los recursos son controlados y registrados por planilla a tal fin por la
Secretara del Cuerpo.

Recursos Humanos
La Organizacin cuenta la totalidad de su recurso humano (administrativos y de planta poltica) que
darn complimiento con los procedimientos documentados respondiendo a los requisitos
establecidos por la Norma ISO 9001:2008 en cuanto a competencia, toma de conciencia y
formacin. Su contratacin y designacin sigue lo normado en la ley 14566.

Infraestructura
El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar cuenta con edificio propio, y dado que en el ltimo
ao se han realizado reformas de envergadura para dar cabida a todos los bloques presentes, en la
actualidad los espacios y mobiliarios son suficientes para desarrollar e implementar el Sistema de
Gestin de Calidad. A partir de la ltima compra de equipamiento informtico, se cuenta con las
condiciones ptimas para el desarrollo de las actividades propias de su accionar.

Ambiente de Trabajo
El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar provee los requerimientos mnimos para que el
personal desarrolle sus actividades en el cumplimiento de los objetivos previstos. Cuenta con las
coberturas necesarias e imprescindibles para el normal desempeo de sus funciones, todo esto
establecido por la legislacin vigente.

Planificacin de la Realizacin del Producto

El alcance definido del Sistema de Gestin de Calidad es el tratamiento legislativo y administrativo
de los asuntos ingresados al Concejo Deliberante.
La planificacin parte de los objetivos definidos por la Alta Direccin. Los responsables de los
distintos procesos planifican las actividades operativas a partir del conocimiento de la normativa
vigente, de la capacidad operativa para el tratamiento de los asuntos y de los recursos asignados al
proceso.

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Mediante la definicin de procedimientos especficos e instructivos de trabajo que responden

(cuando sea aplicable) a los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y a los propios de la funcin de
representar, legislar y controlar, se formalizan las distintas actividades del proceso.
En los distintos procedimientos, se identifican las actividades de verificacin, validacin,
seguimiento, especfica para el tratamiento legislativo y administrativo as como los criterios para la
aceptacin del mismo, cuando sea aplicable.
En cada procedimiento especfico se definen los registros que dan evidencia a los procesos de
realizacin.

Proceso Relacionado con el Ciudadano

Determinacin de los requisitos relacionados con el tratamiento de los asunto.
El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar determina los requisitos para las actividades del
tratamiento legislativo y administrativo a travs de:
Conocimiento de la normativa vigente, dado que se trata de un cuerpo colegiado del
Gobierno municipal.
Reuniones con los sectores involucrados (Ejecutivo Municipal, Equipos Tcnicos,
Asociaciones intermedias, vecinos, etc.)
Informes

Revisin de los Requisitos

El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar legisla en funcin de lo establecido en la Ley
Orgnica de las Municipalidades y en su Reglamento Interno.

Comunicacin con el Ciudadano

El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar se comunica con la comunidad por medio de:
-

Publicaciones en su pgina web y en la fanpage de Facebook

Gacetillas a los Medios de comunicacin masivos

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Reuniones especficas con los sectores de la comunidad involucrados

Reuniones con los distintos sectores involucrados con los proyectos de ordenanzas
presentados en las comisiones.

Produccin y Prestacin del Servicio

El control del tratamiento legislativo y administrativo de los asuntos entrados se realiza mediante
procedimientos e instructivos documentados determinndose las caractersticas del tratamiento,
disponibilidad, instructivos de trabajo, la implementacin del seguimiento y la medicin de la
normativa legislada.
Toda informacin ingresada ya sea por los vecinos o por el Departamento Ejecutivo, debe ser
registrada en el Sistema Informtico y resguardada en los biblioratos correspondientes que
encuentran en la Secretara del Cuerpo; la prdida o el deterioro ser registrado y comunicado a los
proveedores de la informacin.
El Concejo establece a travs del Archivo la preservacin del asunto tratado, identificndolo,
almacenndolo y protegindolo de deterioros.

Medicin, Anlisis y Mejora

El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar a travs de un procedimiento documentado planifica e
implementa las actividades de seguimiento, medicin y mejora para demostrar la conformidad del
tratamiento legislativo y administrativo como as tambin del Sistema de Gestin Calidad y la
eficiencia del mismo.

Satisfaccin del Cliente

El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar medir el desempeo del Sistema de Gestin de
Calidad mediante la percepcin de los usuarios en las redes sociales, que se analizarn
bimestralmente en un informe elevado por el rea de Comunicacin.

Auditoras Internas

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Mediante el procedimiento documentado Auditoras Internas, se establece la metodologa para

llevar a cabo las auditoras internas conforme los requisitos de la Norma ISO 9001:2008

Control del Producto No Conforme

A travs del procedimiento documentado Tratamiento del Control del Producto No Conforme se
establece la metodologa para identificar y controlar el producto no conforme de acuerdo a los
requisitos establecidos por la Norma ISO 9001:2008

Mejora
El Honorable Concejo Deliberante de Pinamar mejora continuamente la eficiencia de su Sistema de
Gestin de Calidad mediante el uso de la Poltica de Calidad, los Objetivos de Calidad, los
Resultados de la Auditora, el Anlisis de Datos, las Acciones Correctivas y Preventivas y la Revisin
por la Direccin.

Accin Correctiva y/o Preventiva

El Concejo establece a travs del procedimiento documentado Acciones Correctivas y Preventivas
la metodologa para la identificacin de desvos reales y potenciales en la operacin del Sistema de
Gestin de Calidad, su posterior tratamiento y definicin de acciones correctivas y/o preventivas
respondiendo a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008.

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